Đề tài Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH Thanh Phong

P KHO Số: 01N01 Nợ: 155 Có: 154 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 10 tháng 01 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Bá Túc Nhập tại kho: Thành phẩm Địa điểm: Lô 1 - CN 3 cụm CN Ngọc Hồi - Thanh Trì - Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Động cơ diesel 1100 LR01 Cái 200 200 1.600.000 320.000.000 2 Động cơ diesel 1100N LR02 Cái 200 200 1.620.000 324.000.000 Cộng 644.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm bốn mươi bốn triệu đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 10 tháng 01 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng III. HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG Bán hàng là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bán hàng là cơ sở sinh ra lợi nhuận. Các doanh nghiệp luôn luôn mong muốn tìm kiếm lợi nhuận và tăng lợi nhuận. Có nhiều các để doanh nghiệp tăng lợi nhuận có thể là tăng doanh thu hoặc giảm chi phí hoặc vừa tăng doanh thu vừa tăng chi phí nhưng tăng doanh thu nhanh hơn Biện pháp mà các doanh nghiệp thường dùng đó là tăng doanh thu. Để tăng doanh thu thì doanh nghiệp phải tiêu thụ được nhiều hàng hoá, đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá. Nhận thức được tầm quan trọng của bán hàng công ty luôn phải cố gắng tìm mọi cách để không ngừng mở rộng khả năng tiêu thụ bán được thật nhiều sản phẩm để tăng doanh thu bán hàng lên. Vì vậy mà công ty luôn phải có những biện pháp để thúc đẩy tiêu thụ như: Tăng cường các biện pháp marketing quảng cáo, giới thiệu sản phẩm có chính sách giá phù hợp với từng khách hàng khuyến khích người mua, áp dụng các phương thức thanh toán đa dạng giúp người mua thuận tiện cho việc thanh toán, có các dịch vụ đi kèm như: hướng dẫn sử dụng, cách thức sử dụng sản phẩm an toàn, hiệu quả, nếu có hàng hỏng hóc có thể cử chuyên viên kỹ thuật sửa chữa miễn phí với những hỏng hóc thuộc về lỗi kỹ thuật và trong thời gian bảo hành Tất cả những phương pháp này là nhằm vào khách hàng: tối đa hoá lợi ích của khách hàng thúc đẩy họ mua nhiều hàng và thông qua đó tăng doanh số bán ra mà vẫn đảm bảo lợi ích của công ty không ngừng lớn mạnh. 1. Các phương thức, hình thức bán hàng của công ty: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay sản xuất ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khó tính nhất của người tiêu dùng đã khó nhưng việc đưa sản phẩm ấy đến tay người tiêu dùng, được người tiêu dùng chấp nhận lại càng khó hơn. Do đó công tác bán hàng của công ty phải có những phương thức, hình thức phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh đồng thời thuận tiện đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Trước tình hình này, công ty đã và đang đa dạng phương thức, hình thức bán hàng. Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán hàng đó là: + Bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng. + Bán lẻ thu tiền trực tiếp Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng: Doanh thu của công ty chủ yếu do phương thức bán này tạo ra và đây là phương thức bán chủ yếu của công ty và khối lượng bán ra mỗi lần là lớn. Thành phẩm của Công ty sau khi sản xuất lắp ráp ra sẽ được nhập kho để chờ tiêu thụ. Theo các hợp đồng thương mại đã kí kết bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng. Theo hợp đồng công ty sẽ giao hàng cho người mua, tuỳ theo quy định trả tiền trong hợp đồng mà thu tiền của người mua hoặc yêu cầu người mua kí nhận nợ. Khi giao hàng nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu - đối với khách hàng trả tiền mặt hoặc mở tài khoản 131 nếu khách hàng chưa trả tiền chấp nhận thanh toán. Hầu như tất cả khách hàng của công ty khi đến lấy hàng thì mang phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê ngoài đến nhưng nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển thì công ty có thể đáp ứng và vận chuyển thuê cho khách . Thủ tục giao hàng của công ty là nhanh gọn khiến không mất thời gian của khách hàng. Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Công ty có một quầy bán lẻ tại công ty. Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Đây là hình thức bán hàng không chủ yếu của công ty nhưng nó cũng làm tăng doanh thu bán hàng của công ty lên. Mà hơn nữa giá bán lẻ của công ty lại tương đối “mềm” so với giá bán của các cửa hàng khác nên cũng thu hút một lượng khách hàng mua lẻ lớn đến với công ty. Do vậy mà công ty luôn coi trọng và quan tâm đến phương thức bán này. Tuy nhiên thứ tự ưu tiên vẫn là phương thức bán buôn trước 2. Các phương thức và hình thức thanh toán Trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ hàng hoá công ty có quan hệ với nhiều khách hàng và mức độ quan hệ với từng khách hàng là khác nhau. Công ty có khách hàng ở hầu khắp các tỉnh thành trong cả nước. Trong số này có nhiều khách hàng thường xuyên và có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Chính vì tập khách hàng của công ty tương đối lớn và mối quan hệ phức tạp nên công ty phải hết sức chú ý và cần thiết khi phân loại khách hàng mà có những phương thức thanh toán hợp lý. Đối với khách hàng là công ty lớn có quan hệ thường xuyên liên tục có tín nhiệm thì có thể nợ lại. Đối với khách hàng không thường xuyên mua lần đầu thì phải trả tiền ngay . Các phương thức và hình thức thanh toán mà công ty áp dụng là phong phú như: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đối với khách hàng mua lần đầu, khách hàng mua với số lượng nhỏ (mua lẻ). - Thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản): Với các khách hàng thường xuyên có tín nhiệm trên thị trường. Sau khi giao hàng công ty nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng hoặc chấp nhận séc do khách hàng trả. - Chấp nhận nợ: Đối với công ty có mối quan hệ lâu dài, thường xuyên với công ty, công ty cung cấp một khoản tín dụng tạo điều kiện cho khách hàng kinh doanh mặt hàng của công ty. Đối với khách hàng không thường xuyên muốn nợ lại thì phải ký cược một tài sản tương đương. 2.1. Giá cả hàng bán: Công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng mà áp dụng mức giá trong một khoảng tối thiểu và tối đa phù hợp với mục đích của công ty và phù hợp với thị trường. Khi khách hàng mua với số lượng lớn có thể sẽ có những biện pháp khuyến khích khách hàng mua nhiều bằng cách giảm giá. Do điều kiện hoạt động kinh doanh trong điều kiện thị trường tự do cạnh tranh nên việc định giá bán cho sản phẩm của mình là một yếu tố hết sức quan trọng đảm bảo kết hợp hài hoà giữa lợi ích doanh nghiệp với lợi ích người tiêu dùng. Song song với chất lượng cao phải là giá cả hợp lý, phù hợp. Giá là một yếu tố cạnh tranh khá quan trọng giữa các doanh nghiệp kinh doanh cùng mặt hàng. Kênh phân phối hàng hoá của công ty là tương đối ngắn chỉ qua một trung gian bán buôn. Như vậy là một lợi thế về giá. Việc định giá cũng tuân thủ nguyên tắc bù đắp chi phí kinh doanh hình thành lợi nhuận và được tính theo công thức: Giá bán = giá thành nhập kho x ( 1 + % thặng số thương mại ) 2.2. Phương pháp tính giá gốc hàng bán: Hiện công ty tính giá gốc hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này thì khối lượng công việc tính toán tương đối nhiều và giá cả bị bình quân hoá nhưng nó lại là phương pháp đơn giản dễ làm. Áp dụng phương pháp này để tính được giá vốn hàng bán phải tính được đơn giá mua bình quân từng mặt hàng theo phương thức: Đơn giá gốc bình quân từng thành phẩm = S giá trị thực tế của TP sẵn có để bán của từng mặt hàng S khối lượng hàng hoá sẵn có để bán của từng mặt hàng Đơn giá gốc bình quân được tính cho từng mặt hàng và là đơn giá gốc bình quân của một tháng Và từ đó giá vốn hàng bán được tính: Giá vốn hàng hoá xuất bán = S ( Số lượng hàng hoá xuất bán từng TP X Đơn giá gốc bình quân từng TP ) 3. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm: - Sau khi giao hàng cho người mua hàng hoá được xác định là tiêu thụ thì kế toán ghi: Nợ TK111,113,131 : tổng giá thanh toán Có TK511 : doanh thu chưa thuế Có TK333(33311) : thuế GTGT đầu ra Kết chuyển hàng đã bán: Nợ TK632 : Có TK155 : trị giá hàng hoá thực tế đã bán Trường hợp phát sinh trong khâu bán: + Giảm giá cho khách hàng: Nợ TK 532 :số giảm trừ Nợ TK33311 :VAT giảm trừ Có TK111,112,131 : số tiền thanh toán + Khi khách hàng từ chối trả lại: Nợ TK531 : số tiền hàng bị trả lại Nợ TK33311 :VAT giảm trừ Có TK111,112,131.. : tổng số tiền thanh toán 4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Khi phát sinh các chi phí liên quan đến bán hàng kế toán ghi: Nợ TK641 : chi phí bán hàng chưa thuế GTGT NợTK133 : thuế GTGT đầu vào Có TK111,112,331 : tổng gía thanh toán Khi phát sinh các chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK642 : chi phí chưa thuế Nợ TK133 : thuế GTGT đầu vào CóTK111,112,331 : tổng giá thanh toán Khi phát sinh chi phí nhân công trực tiếp lắp ráp ,chi phí sản xuất chung: Nợ TK 622 :chi phí nhân công Nợ TK627 :chi phí sản xuất chung Có TK 334,111,112 : số chi phí Khi phát sinh các khoản chi phí khác (như: chi phí liên quan đến thanh lý, nhượng bán .) Nợ TK 811 :chi phí chưa thuế Nợ TK133 : VAT đầu vào Có TK111,112 : tổng chi phí thanh toán * Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Nợ TK511 : doanh thu thuần Có TK911 : Kết chuyển giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kì: Nợ TK911 : Có TK632 : giá vốn hàng hoá tiêu thụ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng: Nợ TK911 : CóTK641,642 : chi phí bán hàng, chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK911 : Có TK711 : chi phí khác - Kết chuyển thu nhập khác: Nợ TK811 : Có TK911 : thu nhập khác - Nếu hoạt động kinh doanh có lãi: NợTK911 : Có TK421 : số tiền lãi - Nếu hoạt động kinh doanh bị lỗ: Nợ TK421 : CóTK911 : số tiền lỗ + Kế toán phân phối lợi nhuận: Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp : Nợ TK333(3334) : Có TK421 :số thuế thu nhập phải nộp Trích quỹ đầu tư phát triển: Nợ TK414 : Có TK421 :bổ sung quỹ đầu tư phát triển Trích quỹ khen thưởng, phúc lợi: Nợ TK 431 : Có TK 421 : quỹ khen thưởng phúc lợi - Số còn lại chia lãi cho các thành viên Ưu, nhược điểm của việc vận dụng hệ thống tài khoản: *Ưu điểm: công ty sử dụng hệ thống tài khoản do bộ tài chính quy định với hình thức kinh doanh của mình để dễ theo dõi, quản lý đối với các khoản mục. * Nhược điểm : các kế toán viên phải theo dõi chi tiết từng tài khoản chặt chẽ Các chứng từ kế toán của công ty sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm: * Hoá đơn GTGT: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng chịu thuế giá trị gia tăng với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Là chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá xuất bán. Căn cứ yêu cầu khách hàng nhân viên bán hàng viết hoá đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên( liên tím- lưu nội bộ, liên đỏ - giao cho khách hàng, liên xanh - gửi kế toán thanh toán để thanh toán). Là căn cứ để lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, phiếu thu. Bảng 5: Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu 1 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 16 tháng 01 năm2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AR/2006B 0 0 3 9 6 5 3 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Phong Địa chỉ: 941 Đường Giải Phóng - Hà Nội Mã số thuế: 0100942741 Họ tên người mua hàng: Trần Thị Hải Tên đơn vị: Công ty máy Nông Ngư Nghiệp Thanh Hoá Địa chỉ: 391 Nguyễn trãi – Phú Sơn – Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 2 8 0 0 5 7 5 9 2 4 - 1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy động lực Diesel HP 1100 Chiếc 300 1.900.000 570.000.000 Cộng tiền hàng: 570.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 28.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 598.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm chín tám triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) * Phiếu thu: Là chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán thanh toán viết phiếu thu chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Lập 3 liên: liên 1 - lưu nội bộ, liên 2 - giao cho người nộp tiền, liên 3- chuyển cho thủ quỹ. Bảng 6: Phiếu thu Mẫu 2 CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng, Hà Nội Tel: 04.8642469 Phiếu thu Ngày16 tháng 01 năm 2006 Mẫu số 01 – TT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Số: 20T/01 Nợ: 111 Có: 511, 33311 Họ tên người nộp tiền: Trần Thị Hải Địa chỉ: Công ty máy Nông Ngư Nghiệp Thanh Hoá Lý do nộp: Trả tiền mua hàng Số tiền: 598.500.000 (Năm trăm chín tám triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: Năm trăm chín tám triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) * Phiếu xuất kho: Dùng trong trường hợp xuất kho theo các hoá đơn giá trị gia tăng. Thủ kho dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng viết phiếu xuất kho đưa lên cho kê toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị ký duyệt lập 3 liên: liên 1- lưu nội bộ, liên 2- giao khách hàng, liên 3- chuyển cho kế toán ghi sổ. Bảng 7: Phiếu xuất kho Mẫu 3 CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng, Hà Nội Tel: 04.8642469 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16 tháng 01 năm 2006 Mẫu số 02 – VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Số: 25X/01 Nợ: 111 Có: 511, 33311 Họ tên người nhận hàng: Trần Thị Hải Địa chỉ: Công ty máy Nông Ngư Nghiệp Thanh Hoá Lý do xuất kho: Xuất bán - Xuất tại kho: K01 TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy động lực Diesel HP1100 Chiếc 300 1.900.000 570.000.000 Tổng cộng 300 570.000.000 Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) * Thẻ kho: Theo dõi tình hình nhập - xuất – tồn cuả các mặt hàng do nhân viên bán hàng giữ và ghi hàng ngày. Dùng theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy. Là căn cứ lập báo cáo bán hàng. Bảng 8: Thẻ kho Mẫu 4 CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng, Hà Nội Tel: 04.8642469 THẺ KHO Mẫu số 01 – TT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Kho: K01 Tên hàng hoá: Máy động lực Diesel HP1100 - Mã số hàng hoá: HH03 Đơn vị tính: chiếc Chứng từ Diễn giải Ngày tháng X,N Số lợng Kế toán ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 1.500 04N/01 12/01 Nhập kho hàng hoá 12/01 600 2.100 25X/01 16/01 Xuất bán 16/01 300 1.800 . . Cộng phát sinh: . .. Tồn cuối kỳ: .. * Báo cáo bán hàng: Do nhân viên bán hàng lập vào cuối tháng nộp cho kế toán bán hàng để làm căn cứ ghi sổ. Dùng báo cáo doanh thu bán hàng ngày của cửa hàng. Bảng 9: Báo cáo bán hàng Mẫu 5 CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng, Hà Nội Tel: 04.8642469 BÁO CÁO BÁN HÀNG Từ 01/01/2006 đến 31/01/2006 TT Tên hàng, quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Theo giá bán lẻ nơi bán Theo giá vốn Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền 1 HP180 Chiếc 2 1.100.000 2.200.000 998.100 1.996.200 2 HP1115 Chiếc 1 2.600.000 2.600.000 2.394.400 2.394.400 . . Tổng cộng: . .. Cộng thành tiền: . Phụ trách cửa hàng: Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Người lập báo cáo Bảng 10: Biên bản trả lại hàng * Biên bản hàng bán bị trả lại: Mẫu 6 CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng - Hà Nội Số: 02/BBHH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------- BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá số: 24/GNHH ngày 09/01/2006 giữa công ty TNHH Thanh Phong và Doanh nghiệp tư nhân thương mại Tân Loan. Hôm nay, ngày 10 tháng 01 năm 2006 Chúng tôi gồm: Bên bán (Bên A): CÔNG TY TNHH THANH PHONG Địa chỉ : 941 Đường Giải Phóng- Hà Nội MST: 0100942741 Điện t hoại: 04.8643963 Người đại diện: Vũ Đắc Nghiệp- Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Bên mua (Bên B): DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THƯƠNG MẠI TÂN LOAN Địa chỉ: 81- Nguyễn Tất Thành- Buôn Mê Thuột MST: 6000308934 Người đại diện: Trần Thị Kim Loan- Chức vụ: Chủ doanh nghiệp Hai bên đã thống nhất trả lại số hàng sau: T T Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 1 Máy động lực Diesel HP 180 Chiếc 10 1.100.000 11.000.000 550.000 Lý do trả lại: Do Bên A cung cấp chủng loại, quy cách hàng hoá không đúng như thoả thuận, Bên B không nhận số hàng trên và đã trả lại Bên A. Bên A có trách nhiệm thanh toán bằng tiền mặt trị giá của số hàng trả lại nêu trên. Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi đơn vị giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên mua Bên bán 5. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán của công ty: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hằng ngày Sổ cái Sổ quỹ tiền mặt Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa Thẻ kho Sổ chi phí sản xuất Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách Sổ chi tiết bán hàng Nhận xét: Công ty TNHH Thanh Phong là một doanh nghiệp vừa nên việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp. Các mẫu sổ và hệ thống sổ đều được theo dõi và tổng hợp thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Kế toán các bộ phận chịu trách nhiệm tập hợp, phân loại các nghiệp vụ phát sinh, sau đó kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp lại và làm các báo cáo theo qui định. 6. Tình hình hệ thống báo cáo kế toán Tên Kỳ lập Kỳ hạn Bộ phận lập Nơi gửi Bảng cân đối kế toán Quý I năm sau 1 năm Kế toán tổng hợp Cơ quan thuế, sở kế hoạch, thống kê Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quý I năm sau 1 năm Kế toán tổng hợp Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quý I năm sau 1 năm Kế toán tổng hợp Thuyết minh tài chính Quý I năm sau 1 năm Kế toán tổng hợp Báo cáo sản xuất Ngày 1 tháng sau 1 tháng Kế toán Chi p hí &KQKD Phòng kinh doanh, Ban giám đốc Nhận xét: hệ thống báo cáo kế toán của công ty tương đối đầy đủ cung cấp thông tin kịp thời về quản lý và quản trị hoạt động kinh doanh. Giúp các cơ quan có liên quan: nhà đầu tư, cơ quan nhà nước có thể nhanh chóng xem xét, đánh giá tình hình kinh doanh của công ty. Thời kỳ lập các báo cáo là hợp lý nhưng nó lại là một hạn chế khiến công việc kế toán của công ty tăng lên. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG I. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM CỦA CÔNG TY Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu, nghiên cứu công tác kế toán cùng với những kiến thức đã được học em xin có một vài nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại công ty TNHH Thanh Phong như sau: Công tác kế toán: Công ty TNHH Thanh Phong là một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty có phạm vi hoạt động kinh doanh tương đối lớn nên tập khách hàng cũng tương đối rộng. Việc kinh doanh khá hiệu quả đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và nhà nước. Từ đặc điểm kinh doanh của mình công ty chọn hình thức kế toán tập trung là phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý. Công tác kế toán được tổ chức khoa học, có kế hoạch chỉ đạo từ cấp trên. Thêm vào đó là đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ vững vàng về chuyên môn (Trình độ từ cao đẳng trở lên). Hơn thế nữa công tác kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán riêng. Chính vì thế mà việc hạch toán kế toán, quyết toán kế toán nhanh chóng phản ánh, giám đốc kịp thời đầy đủ các thông tin số liệu về tình hình tài sản, nguồn vốn, sự biến động của chúng, lỗ, lãi của công ty cho ban lãnh đạo. Giúp cho việc đưa ra quyết định, xây dựng kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau một cách đúng đắn phù hợp khả thi sát với thực tế. Tuy vậy, công tác kế toán của công ty vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế như: Công ty TNHH Thanh Phong là một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì phải thực hiện theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính và quyết định số 15 /2006/QĐ-BTC của bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 20/03/2006 nhưng công ty vẫn đang áp dụng theo quyết định số 1141 –TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính hiện giờ đã có nhiều thay đổi. Và việc áp dụng chuẩn mực kế toán mới của công ty cũng chưa được tốt II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG Hiện công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 –TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Với việc thực hiện kế toán nghiệp vụ bán hàng theo quyết định này có một số ưu nhược điểm sau: 2.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty được tổ chức thống nhất từ khâu xuất hàng đến khâu thanh toán. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng đã đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng, tình hình hàng hoá nhập kho, hàng hoá tiêu thụ, hàng hoá tồn kho, doanh thu hàng bán giúp cho việc quản lý hàng hoá, vật tư một cách chặt chẽ và đảm bảo theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng với từng khách hàng. Giúp quản lý tốt quá trình tiêu thụ hàng hoá. Cụ thể những ưu điểm này là: a- Về hạch toán ban đầu: Công ty áp dụng hệ thống chứng từ hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm theo đúng mẫu quy định sử dụng của Bộ tài chính. Tuân thủ nguyên tắc ghi chép yêu cầu quản lý chứng từ hoá đơn. Các chứng từ được đánh số rất thuận lợi theo dõi theo thời gian đồng thời cũng khiến cho công tác kiểm tra, đối chiếu hoá đơn chứng từ của kế toán trưởng, nhà quản trị doanh nghiệp và cơ quan nhà nước được dễ dàng, nhanh chóng. b- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản Trên cơ sở các tài khoản thống nhất theo quy định thì công ty đã dựa trên đặc điểm kinh doanh, đặc điểm kế toán của mình để lựa chọn các tài khoản để hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Qua các tài khoản sử dụng trong định khoản các nghiệp vụ kinh tế đã cung cấp nhiều thông tin cho các bộ phận trong công ty các cơ quan liên quan đến công ty mà lại kiến giảm bớt lời lẽ của các nghiệp vụ đó. Việc vận dụng các tài khoản để hạch toán chi tiết là tương đối phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, phù hợp với hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. c- Về việc tổ chức sổ kế toán Công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp hạch toán tình hình bán hàng rõ ràng phản ánh được số liệu chi tiết và tổng hợp. Tạo điều kiện tốt, thuận lợi, dễ dàng cho việc lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Các mẫu sổ được thiết kế theo quy định nhưng có một vài sự thay đổi cho phù hợp với tình hình hạch toán của công ty nên đơn giản, linh hoạt, dễ dàng cho việc theo dõi chi tiết, công việc ghi chép sổ sách dễ hiểu dễ thực hiện. Thực hiện phân công phân nhiệm cho từng bộ phận phần hành kế toán riêng do vậy mà không bị chồng chéo trùng lặp. Giảm áp lực công việc nên kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp chỉ xem xét chỉnh sửa và lên sổ tổng hợp từ các sổ chi tiết mà các bộ phận kế toán cung cấp. Đồng thời kế toán công ty lại làm trên phần mềm kế toán nên khối lượng ghi sổ được giảm nhẹ. d- Về phương thức bán và phương thức thanh toán Các phương thức bán là phù hợp với điều kiện công ty. Giúp kế toán vật tư hàng hoá quản lý tốt những biến động của hàng hoá trong công ty. Hình thức thanh toán khá phong phú thuận tiện cho khách đến mua hàng nên thu hút một lượng khách hàng lớn đến công ty. e- Về việc định giá bán và giá gốc hàng bán Định giá là một công việc quan trọng. Phòng kinh doanh của công ty dựa trên cơ sở thực tế thị trường, thực tế hàng hoá, chất lượng hàng hoá của công ty và đảm bảo nguyên tắc bù đắp chi phí hình thành lợi nhuận nên việc xác định giá bán của công ty là tương đối tốt. Phương pháp tính giá gốc hàng xuất bán là bình quân gia quyền. Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm. 2.2 Nhược điểm Song song với những ưu điểm, những hiệu quả đạt được trong tổ chức vận hành công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm thì tại công ty công tác kế toán trên vẫn còn tồn tại những hạn chế nhược điểm, những tồn tại cần khắc phục, cải tiến nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả, ưu điểm công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Những tồn tại, nhược điểm công ty gặp phải đó là: Về hạch toán ban đầu Các hoá đơn chứng từ chuyển về cho phòng kế toán, bộ phận kế toán có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh là vẫn còn chậm ảnh hưởng đến tiến độ ghi sổ của kế toán. Trình tự luân chuyển một số loại chứng từ còn phức tạp qua nhiều trung gian khiến không thuận lợi về mặt thời gian, lãng phí nhân lực ví dụ như phiếu xuất kho. Có chứng từ khi một khâu bị đình trệ thì lập tức ảnh hưởng đến toàn khâu luân chuyển bị ứ đọng. Ví dụ: Phiếu thu : người nộp tiền đề nghị nộp tiền, kế toán thanh toán lập phiếu thu đưa kế toán trưởng ký và thủ quỹ chịu trách nhiệm thu tiền sau đó kế toán thanh toán ghi sổ, bảo quản lưu trữ. Như vậy nếu kế toán trưởng vắng mặt thì không thu được tiền ảnh hưởng tiến độ thanh toán của khách hàng với công ty. Về việc vận dụng hệ thống tài khoản Trong kế toán nghiệp vụ bán hàng công ty không sử dụng TK157- Hàng gửi đi bán. Mà trong thực tế phát sinh có nghiệp vụ hàng hoá bị từ chối trả lại. Thường khi về nhập kho người mua, người mua kiểm tra hàng hoá thấy sai quy cách từ chối trả lại người mua thông báo bằng điện thoại, fax và công ty phải ghi giảm giá vốn luôn và có một lượng hàng hoá gửi bán chưa về nhập kho mới ở kho của người mua. Thường kế toán của công ty hạch toán luôn vào TK156. Một vài tài khoản công ty sử dụng là chưa hợp lý, chưa phù hợp với hệ thống tài khoản sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính như: tài khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại công ty sử dụng tương ứng là TK532, TK531 nhưng quy định là TK5212,TK5213. Việc hạch toán nghiệp vụ giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn vào TK532 là sai phải hạch toán vào TK5211- chiết khấu thương mại. việc sử dụng tài khoản sai dẫn đến hạch toán sai nghiệp vụ. Việc hạch toán doanh thu các mặt hàng là được tập hợp hết trên TK511 khiến việc kiểm soát tình hình doanh thu bán hàng của các mặt hàng chưa chính xác, chặt chẽ, rõ ràng. Kế toán tập hợp toàn bộ chi phí mua hàng vào TK642 khiến ảnh hưởng đến việc xác định giá vốn hàng bán là không chính xác ảnh hưởng đến việc xác định lợi nhuận gộp của công ty. Ví dụ: khi phát sinh chi phí mua hàng đối với hàng bán kế toán ghi: Nợ TK642 : Chi phí chưa thuế Nợ TK133 : Thuế GTGT Có TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Về việc tổ chức sổ kế toán Thẻ kho tại cửa hàng bán lẻ là theo dõi bán hàng để ghi cho tất cả các mặt hàng bán ra nên khó khăn cho việc thống kê doanh thu, giá vốn cho hàng bán lẻ và kế toán phải phân loại trước khi lên sổ, ảnh hưởng đến tiến độ vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Về phương thức bán và phương thức thanh toán Công ty mới có 2 phương thức bán: bán buôn qua kho theo hình thức lấy hàng và bán lẻ thu tiền trực tiếp. Trong thời gian tới công ty muốn tăng hơn nữa doanh thu, thị phần thì phải mở rộng thêm một số phương thức bán khác như: bán buôn vận chuyển thẳng, bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng(do công ty có điều kiện về phương tiện vận chuyển) giúp giảm bớt nhiều thủ tục, hoặc gửi bán đại lý Về phương thức thanh toán thì nhiều khi còn chưa quản lý chặt chẽ hình thức chấp nhận nợ dẫn đến tình trạng đọng vốn và mang lại nhiều rủi ro cho công ty. Công ty nên có những biện pháp theo dõi thường xuyên, chặt chẽ, tỉ mỉ đối với từng khách hàng và những khoản nợ của khách hàng. Về xác định giá gốc hàng bán Khối lượng công việc tính toán nhiều. Nó bình quân hoá với giá cả giữa các lần mua. Do đó khó khăn cho xác định kết quả theo từng lô hàng, từng nghiệp vụ. Và cuối tháng mới tính được đơn giá bình quân nên công việc kế toán dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến tiến độ lập các báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm. III. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH THANH PHONG Sau một thời gian thực tập, thực tế xem xét thực hành công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Thanh Phong em đã nhận thấy và đưa ra những nhận xét đánh giá của mình về công tác kế toán bán hàng và kế toán nói chung của công ty đã được nêu ở mục 2.3 chương 2 của Luận Văn này. Cùng với nhận thức được sự cần thiết, tính quan trọng của việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và kế toán nói chung của các doanh nghiệp. Thêm nữa là với tri thức được học ở trường ở lớp, em đã tìm tòi nghiên cứu đọc thêm sách báo. Với kiến thức còn hạn chế của mình em xin được phép đóng góp một vài ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng mà cụ thể là Công ty TNHH Thanh Phong- đơn vị mà em đang thực tập như sau: 3.1 Về hạch toán ban đầu Khi bán lẻ hàng hoá nhân viên bán hàng thu được tiền nộp cho thủ quỹ thì thủ quỹ viết biên lai thu tiền. Trên biên lai không thể hiện rõ nội dung của việc nộp tiền số lượng các loại tiền chỉ chung chung về tổng số tiền, và nội dung là tiền bán hàng. Theo em công ty nên lập một giấy nộp tiền trên đó thể hiện rõ số lượng từng loại tiền cụ thể. Mẫu như sau: CÔNG TY TNHH THANH PHONG 941 Đường Giải Phóng, Hà Nội Tel: 04.8642469 GIẤY NỘP TIỀN Ngày tháng năm 2006 Số tiền: .. Số tiền (bằng chữ): .. Nội dung: .... Loại tiền Số lượng tờ Thành tiền . . . . Cộng Họ và tên người nộp tiền ... Địa chỉ: .. ... Người nộp tiền ký Người nhận tiền Ký tên Phiếu xuất kho của công ty có trình tự luân chuyển phức tạp qua nhiều khâu, nhiều trung gian. Công ty nên luân chuyển theo trình tự sau: Trách nhiệm Công việc Người có nhu cầu Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Thủ kho 1.Đề xuất 2. Lập phiếu xuất kho 3. Duyệt xuất, ktra ctừ 4. Xuất hàng ghi thẻ kho 5. Ghi sổ 6. Bảo quản và lưu trữ (1) (2) (5) (6) (3) (4) 3.2 Về vận dụng hệ thống tài khoản Trong quá trình bán hàng của công ty có phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lại và có khi hàng vẫn ở doanh nghiệp mua nhưng người mua đã thông báo về số hàng này. Kế toán không sử dụng TK157 để phản ánh mà ghi luôn vào TK156. Thêm nữa, công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên phải áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính đó là quyết định 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001, quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Tài khoản chiết khấu thương mại phải là TK5211, tài khoản giảm giá hàng bán là TK5213, tài khoản hàng bán bị trả lại là TK5212. Và khi khách hàng mua với số lượng lớn công ty giảm giá cho khách hàng thì phải hạch toán vào TK5211- chiết khấu thương mại chứ không phải TK5213- giảm giá hàng bán. Chi phí mua hàng thì kế toán phải tập hợp vào TK156. Công ty nên chi tiết TK156 theo tài khoản cấp 2 như sau: TK1561- giá mua hàng hoá TK1562- chi phí mua hàng hoá Khi đó chi phí mua hàng kế toán tập hợp vào TK156(1562) sau đó cuối kỳ kết chuyển sang TK632 để xác định giá gốc hàng bán chứ không phải tập hợp hết vào TK642- chi phí kinh doanh như hiện doanh nghiệp đang làm. Và việc vận dụng đúng các tài khoản đó vào hạch toàn nghiệp vụ bán hàng phát sinh cụ thể như sau: - Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn công ty áp dụng chính sách giảm giá( % trên giá bán) cho khách để khuyến khích mua hàng. Căn cứ vào hoá đơn chứng từ kế toán ghi (trường hợp đã ghi nhận doanh thu theo hợp đồng chưa giảm trừ): Nợ TK5211 : Chiết khấu thương mại tính theo giá chưa thuế Nợ TK33311 : Thuế GTGT của khoản chiết khấu Có TK111,112 : CKTM theo giá thanh toán (nếu đã trả) Có TK131 : CKTM theo giá thanh toán (nếu chưa trả) Kết chuyển chiết khấu thương mại trừ vào doanh thu để xác định doanh thu thuần: Nợ TK511 : Có TK5211 : Chiết khấu thương mại - Khi phát sinh hàng bán bị trả lại. Bên mua thông báo về số hàng không đúng hợp đồng từ chối trả lại. Căn cứ vào hoá đơn chứng từ kế toán ghi: Nợ TK5212 : Doanh thu hàng bán bị trả lại chưa thuế Nợ TK33311 : Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK111,112 : Giá thanh toán hàng bán bị trả lại(nếu đã trả) Có TK131 : Giá thanh toán hàng bán bị trả lại(nếu chưa trả) Phản ánh số hàng bán bị trả lại ở doanh nghiệp mua: Nợ TK157 : Có TK632 : Trị giá hàng bán bị trả lại Khi về nhập kho: Nợ TK156 : Có TK157 : Trị giá hàng bị trả lại về nhập kho Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại giảm trừ vào doanh thu xác đinh doanh thu thuần: Nợ TK511 : Có TK5212 : Hàng bán bị trả lại - Khi phát sinh các khoản chi phí mua hàng như: Chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp Kế toán phản ánh vào tài khoản 156 (1562): Nợ TK156(1562) : Chi phí mua chưa thuế Nợ TK133 : Thuế GTGT Có TK111,112 : Tổng giá thanh toán (đã trả tiền) Có TK131 : Tổng giá thanh toán (Chưa trả tiền) Cuối kỳ kinh doanh kế toán tập hợp chi phí mua hàng, phân bổ cho hàng đã bán theo tiêu thức nhất định và kết chuyển sang TK632 để xác định giá vốn của hàng bán: Nợ TK632 : Có TK156 (1562) : Chi phí mua phân bổ cho hàng bán. Việc điều chỉnh phương pháp hạch toán này một mặt vừa làm giảm chi phí mua hàng mà kế toán công ty tập hợp vào tài khoản 642 mặt khác phản ánh đúng bản chất của chi phí mua hàng là một bộ phận cấu thành nên trị giá vốn của hàng nhập kho xác định chính xác giá vốn hàng xuất bán của công ty. Một trong những bất tiện trong việc hạch toán của công ty đó là: Hiện công ty chỉ xác định kết quả kinh doanh của công ty trong một kỳ kế toán và không xác định rõ được kết quả của từng mặt hàng. Mà chỉ là áng chừng không chính xác. Để chính xác hơn nữa về doanh thu, chi phí: Chi phí giá gốc, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của từng hàng thì công ty nên chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 632 đồng thời có tiêu thức để phân bổ chi phí trong kỳ kế toán cho từng mặt hàng (chẳng hạn như: Phân bổ theo doanh thu). Và công ty cũng nên chi tiết các tài khoản liên quan đến bán hàng theo các tài khoản cấp 4. Như vậy kết quả kinh doanh từng mặt hàng sẽ được xác định chính xác hơn. Ký hiệu Tên tài khoản Ký hiệu Tên tài khoản TK 511 TK 51101 TK 51102 TK 51103 TK 51104 TK 51105 TK 51106 Doanh thu bán hàng Doanh thu máy HP180 Doanh thu máy HP190N Doanh thu máy HP1100 Doanh thu máy HP1110 Doanh thu máy HP1115 Doanh thu máy khác TK 632 TK 63201 TK 63202 TK 63203 TK 63204 TK 63205 TK 63206 Giá gốc hàng bán Giá gốc máy HP180 Giá gốc máy HP190N Giá gốc máy HP1100 Giá gốc máy HP1110 Giá gốc máy HP1115 Giá gốc máy khác TK 1561 TK 15611 TK 15612 TK 15613 TK 15614 TK 15615 TK 15616 Giá mua hàng hoá Giá mua máy HP180 Giá mua máy HP190N Giá mua máy HP1100 Giá mua máy HP1110 Giá mua máy HP1115 Giá mua máy khác TK 1562 TK 15621 TK 15622 TK 15623 TK 15624 TK 15625 TK 15626 Chi phí mua hàng Chi phí mua máy HP180 Chi phí mua máy HP190N Chi phí mua máy HP1100 Chi phí mua máy HP1110 Chi phí mua máy HP1115 Chi phí mua máy khác TK 157 TK 15701 TK 15702 TK 15703 TK 15704 TK 15705 TK 15706 Hàng mua đang đi đường MáyHP180 MáyHP190N MáyHP1100 MáyHP1110 MáyHP1115 Máy khác TK 5211 TK 52111 TK 52112 TK 52113 TK 52114 TK 52115 TK 52116 Chiết khấu thương mại Chiết khấu TM máy HP180 Chiết khấu TM máy HP190N Chiết khấu TM máy HP1100 Chiết khấu TM máy HP1110 Chiết khấu TM máy HP1115 Chiết khấu TM máy khác Ngoài ra Công ty hiện đang tập hợp toàn bộ chi phí vào chi phí kinh doanh – TK 642. Công ty nên chi tiết tài khoản 642 theo tài khoản cấp 2 để theo dõi được chi tiết hơn các chi phí mua hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp. Cụ thể: TK 6421- chi phí bán hàng TK 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ minh hoạ: Ngày 24 tháng 01 năm 2006 công ty xuất kho bán cho công ty Cổ phần cơ điện và xây dựng Hồng Lĩnh 50 máy HP180. Giá xuất kho là 49.905.000đ. Giá bán 55.000.000 thuế giá trị gia tăng 5%. Công ty Cổ phần cơ điện và xây dựng Hồng Lĩnh thanh toán bằng sec đã có giấy báo có của ngân hàng. Với nghiệp vụ phát sinh này kế toán hạch toán như sau: + Ghi nhận doanh thu: Nợ TK112 : 57.750.000 Có TK511 (51101) : 55.000.000 Có TK33311 : 2.750.000 + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK632(63201) : 49.905.000 Có TK156(15611) : 49.905.000 Như vậy việc xác định kết quả bán hàng của từng mặt hàng sẽ chính xác hơn, cụ thể hơn. Từ đó Ban giám đốc công ty có thể xem xét kỹ khả năng, tiềm năng của từng mặt hàng để đưa ra kế hoạch phát triển chú trọng đầu tư kinh doanh mặt hàng nào, giảm bớt mặt hàng nào. Và như vậy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn. 3.3 - Về tổ chức sổ kế toán Để theo dõi được chi tiết doanh thu từng mặt hàng nhân viên kế toán nên lập thể theo dõi bán hàng chi tiết cho từng mặt hàng. Mẫu như sau: THẺ THEO DÕI BÁN HÀNG Loại hàng : Máy động lực Diesel HP1100 Đơn vị tính VNĐ Ngày ĐVT Số lượng Giá bán Thuế GTGT Thành tiền 16/01 Chiếc 300 570.000.000 28.500.000 598.500.000 Cộng .. Trên cơ sở các sổ tổng hợp, sổ chi tiết bán hàng, tiêu thụ kế toán lập bảng tổng hợp kết quả kinh doanh theo mẫu sau: BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KINH DOANH Tháng: 01/2006 Đơn vị tính: triệu đồng Nhóm hàng Doanh thu Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần Giá vốn Lãi gộp Chi phí kinh doanh Lãi trước thuế Máy HP1100 1.135,41 9,21 1.126,2 1.018,85 107,35 60,95 46,4 Tổng Và tổng chi phí kinh doanh của cả kỳ kế toán được phân bổ cho từng mặt hàng theo tiêu thức doanh thu. Công thức phân bổ: Chi phí kinh doanh phân bổ cho từng mặt hàng = S chi phí cần phân bổ ´ Doanh thu từng mặt hàng S doanh thu các mặt hàng Mà doanh thu từng mặt hàng đã được tập hợp ở thẻ theo dõi bán hàng của từng mặt hàng có thể dễ dàng lấy được (thẻ theo dõi bán hàng có mẫu ở bảng trên) 3.4. Về giá gốc hàng bán Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cho một kỳ kế toán (Thường là 1 tháng) là đơn giản, dễ làm song công ty nên áp dụng giá bình quân cho mỗi lần nhập như thế giá trị hàng hoá xuất ra sẽ được chính xác hơn, thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá sẽ kịp thời hơn. Ví dụ: Mặt hàng máy HP1115 trong tháng 01 của công ty như sau: Số dư đầu tháng =0 Số phát sinh trong tháng: Ngày 05 tháng 01 mua 500 máy giá mua 2.394.400đ Ngày 10 tháng 01 mua 200 máy giá mua 2.395.000đ Ngày 15 tháng 01 mua 100 máy giá mua 2.395.100đ Ngày 20 tháng 01 xuất bán 200 máy Ngày 25 tháng 01 mua 100 máy giá mua 2.394.600đ Ngày 28 tháng 01 xuất bán 100 máy Vậy: Đơn giá mua bình quân (đến 15/01) = 500x2,3944+200x2,395+100x2,3951 = 2,3946 trđ 800 Giá vốn hàng bán (đến 20/01) = 200 x 2,3946 = 478,92 trđ Đơn giá mua bình quân (đến 25/01) = 600 x 2,3946 + 100 x 2,3946 = 2,3946 trđ 700 Giá vốn hàng bán (đến 28/01) = 100 x 2,3946 = 239,46 trđ 3.5 - Về phương thức bán và phương thức thanh toán Công ty nên mở rộng thêm một vài phương thức bán để tăng hơn nữa doanh số bán. Chẳng hạn như bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng do công ty có lợi thế về phương tiện vận tải. Hoặc công ty bán theo hình thức gửi đại lý sẽ là tốt hơn với những thị trường còn ít biết đến sản phẩm của công ty mà giá cả bán đại lý của công ty chắc chắn sẽ không đắt bằng các doanh nghiệp mua lại. Vả lại ở nhiều thị trường chưa quen công ty các doanh nghiệp sẽ khó chấp nhận ngay là bạn hàng của công ty nên đây là một cách tiếp xúc tốt với các khách hàng mới. Thời gian tới công ty có thể tăng việc cung cấp hàng hoá bán ra thị trường bằng phương thức bán hàng qua mạng do đây là một phương thức bán hàng hiện đại và là phương hướng hiện nay. Hiện công ty chưa kết nối Internet. Để xúc tiến bán hàng thì công ty nên nối mạng vì qua Internet có được thông tin về bạn hàng về các máy móc thiết bị, hàng hoá, đối thủ cạnh tranh trên thị trường những biến động diễn biến để có những sách lược hợp lý. Nắm bắt kịp thời những chủ trương chính sách mới của nhà nước. Internet là một kho tàng của thông tin. Qua đó công ty có thể khai thác được nhiều thông tin hữu ích. Bán hàng qua mạng cũng là một phương thức mới đang dần phát triển, là phương thức bán hàng hiện đại. Một phương thức bán hàng rất tiện lợi, nhanh chóng cho cả công ty cà cả khách hàng. Một phương thức bán hàng hứa hẹn nhiều tiềm năng mà công ty nên khai thác. Về phương thức thanh toán hiện nay ở công ty là khá phong phú. Tuy nhiên công ty cũng nên đa dạng hơn nữa các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán sau vì đây đang là xu hướng chung của xã hội tiên tiến, phát triển. Tăng cường các hình thức thanh toán qua Ngân hàng giảm thiểu rủi ro cho khách hàng khi khách hàng phải thanh toán bằng tiền mặt. Công ty nên từng bước áp dụng hình thức thanh toán bằng thẻ thanh toán. Khách hàng - người có thẻ có thể sử dụng thẻ để thanh toán cho các giao dịch, quan hệ thương mại với công ty. Như vậy nó sẽ làm tăng doanh thu cho công ty, giảm thiểu các chi phí như: Chi phí thu ngân, chi phí bảo quản dự trữ; việc thanh toán diễn ra nhanh chóng thuận lợi Mục tiêu của việc hoàn thiện kế toán nhgiệp vụ bán hàng là để quản lý tốt hơn nữa tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty giúp công ty ngày một phát triển. Vì vậy, công ty nên cử các kế toán viên đi học các kiến thức kế toán mới, nghe phổ biến về các chủ trương chính sách các chế độ kế toán, luật kế toán, các thông tư nghị định, quyết định của Chính phủ về kế toán để kịp thời nắm bắt thông tin về kế toán, kế toán sao cho phù hợp với chính sách của nhà nước có vậy công ty mới kinh doanh đúng luật được. Nhưng một trong những nhân tố làm tiền đề, cơ bản là công ty phải bán được hàng, doanh số không ngừng tăng. Để làm được điều này thì cần phải thực hiện tổng hợp về các biện pháp về marketing, kinh tế, kỹ thuật, kế toán Công ty có thể sử dụng các biện pháp marketing như: quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Không ngừng nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với các đối tác làm ăn như: Công ty có thể dựa bảng thống kê về tình hình mua bán của từng khách hàng với công ty để có những đối sách phù hợp. Có thể vào dịp tết hoặc ngày lễ công ty sẽ tặng quà cho khách hàng. Trị giá quà tặng tỷ lệ với số lượng hàng hoá mà khách hàng mua. Như vậy sẽ làm công ty gần hơn với khách hàng, sẽ tăng cường hơn nữa mối quan hệ. Công ty xây dựng một đội ngũ bán hàng, marketing nhiệt tình sáng tạo, linh hoạt, có kiến thức chuyên môn vững vàng. Kinh doanh các mặt hàng với công nghệ kỹ thuật hiện đại phù hợp với điều kiện Việt Nam. Không ngừng phát huy sức sáng tạo trong công ty đặc biệt là đội ngũ lao động trẻ. Tổ chức tốt công tác tốt công tác nghiên cứu tìm hiểu thị trường để có thể “lách” vào một “kẽ hở” của thị trường để phát triển công ty. Thường xuyên tổ chức đào tạo một lực lượng lao động có trình độ chuyên môn phục vụ hoạt động bán hàng cũng như hoạt động kinh doanh nói chung của công ty. Mở rộng các kênh phân phối, mạng lưới phân phối của công ty Và như vậy chắc chắn công tác bán hàng cũng như kế toán bán hàng của công ty sẽ tốt hơn, hiệu quả hơn, hoàn thiện hơn. 3.6 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Thanh phong Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Bán được hàng là vấn đề trọng tâm hàng đầu của Ban giám đốc công ty với sự giúp đỡ phối hợp của các phòng ban. Vì để bù đắp chi phí kinh doanh thu hồi vốn, hình thành lợi nhuận cho công ty thì phải có doanh thu mà doanh thu sẽ được tạo ra chủ yếu do bán hàng. Như vậy kế toán bán hàng có vai trò lớn trong công ty nó là công cụ quản lý công tác bán hàng của công ty, giúp ban giám đốc kiểm soát được hoạt động bán hàng của công ty một cách tổng quan. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng là cần thiết là yêu cầu cấp bách và có ý nghĩa rất lớn đối với Công ty TNHH Thanh Phong. Khi công ty hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình thì nó đem lại những hiệu quả như: - Hoàn thiện kế toán bán hàng giúp công ty quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh kịp thời đúng đắn chính xác hơn doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng, thu hồi công nợ. Đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn, tăng vòng quay của vốn, tăng khả năng luân chuyển vốn giúp việc sử dụng vốn hiệu quả hơn. Quản lý tốt hơn việc xác định giá linh hoạt, chính xác, quản lý chặt chẽ việc xác định giá vốn hàng bán. - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm tra, xác định, so sánh doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các mặt hàng khác nhau Từ đó thì nhà quản lý nắm được sự thay đổi biến động về doanh thu giữa các mặt hàng, giữa các thời kỳ. Hay nói chính xác họ có thể biết được sự thay đổi của nhu cầu thị trường, xu hướng tiêu dùng sản phẩm là như thế nào để có các biện pháp điều chỉnh các hoạt động của công ty sao cho phù hợp. - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng giúp nhà quản trị, quản lý đưa ra các chính sách phù hợp hơn với công ty. Ban giám đốc của công ty sẽ tiếp cận được gần hơn với tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty do các số liệu về bán hàng rõ ràng hơn, hữu ích hơn. - Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp hoàn thiện việc tổ chức hạch toán từ việc hạch toán bán hàng, vận dụng đúng chứng từ tài khoản kế toán và hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán. Giúp sổ sách chứng từ đồng bộ hơn dễ đối chiếu kiểm tra cho các cơ quan nhà nước. - Kế toán bán hàng là một bộ phận của hệ thống kế toán công ty khi hoàn thiện được nó nghĩa là góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung. Bộ máy kế toán của công ty sẽ hoàn chỉnh hơn. Tiết kiệm được chi phí và tăng năng suất lao động của các kế toán viên. Việc quản lý tài chính của công ty sẽ đạt hiệu quả cao. - Hoàn thiện kế toán bán hàng giúp cho số liệu tài liệu kế toán chính xác hơn đảm bảo có cơ sở pháp lý hơn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan chức năng kiểm tra kiểm soát, đối chiếu. - Khi kế toán bán hàng được hoàn thiện đồng thời thúc đẩy sự hoàn thiện của kế toán nói chung thì sẽ tạo cơ sở, niền tin ở đối tác làm ăn tăng sự tín nhiệm của bạn hàng: Cả người bán – dễ dàng mua hơn; cả người mua- số lượng bán gia tăng. Giúp thu hút khách hàng đầu tư vào công ty khiến công ty ngày càng phát triển mở rộng. - Hoàn thiện công tác kế toán sẽ làm công tác kế toán của các kế toán viên được giảm bớt mà hiệu quả lại cao hơn. Đây cũng là một biện pháp giảm chi phí tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Trên là những biện pháp nhằm hoàn thiện và hiệu quả của các biện pháp đó đối với công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thanh Phong. Sẽ là khó thực hiện ngay và áp dụng luôn vào công ty vì nó sẽ làm đảo lộn, ảnh hưởng đến công tác bán hàng truyền thống của công ty. Em nghĩ đó là những biện pháp chưa thực sự hay nhưng nó là khả thi công ty có điều kiện thực hiện và nó sẽ mang lại hiệu quả cho công tác kế toán bán hàng tại công ty vì nó không đòi hỏi trình độ quá cao. Tuy nhiên, cần phải có thời gian vì đây là một sự thay đổi. Với những biện pháp đó được triển khai trong thực tế công tác kế toán bán hàng của công ty thì công tác này sẽ thu được nhiều kết quả và sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý bán hàng, quản lý tài chính của công ty. Kết luận Qua tìm hiểu và phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Thanh Phong. Công ty với chức năng và nhiệm vụ của mình đã tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh phù hợp với đặc điểm yêu cầu của mình. Nhìn chung công tác tài chính, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty là tương đối tốt, tuân thủ nghiêm chỉnh các chế độ về hạch toán kế toán do bộ tài chính ban hành. Sau 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH Thanh Phong, với tinh thần học hỏi nghiêm túc, nghiên cứu thực tế dựa trên những môn học chuyên ngành của trường và thực trạng của Công ty em đã hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy giáo PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc, cùng các nhân viên phòng kế toán và các cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH Thanh Phong đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do thời gian có hạn, việc tiếp xúc với thực tế công việc còn ít và kiến thức còn hạn chế, nên trong chuyên đề không thể không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự thông cảm, sự góp ý, chỉ bảo của Thầy giáo, của các anh chị trong Công ty TNHH Thanh Phong để em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ. Hà nội, ngày 14 tháng 12 năm 2007 Sinh viên thực hiện Đào Ngọc Bích NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA PHÒNG KẾ TOÁN - CÔNG TY TNHH THANH PHONG MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN Tên em là: Đào Ngọc Bích Sinh viên lớp: Kế toán định kỳ - K36 Khoa: Kế toán Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thanh Phong, em đã nghiên cứu một số tài liệu của công ty, và để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình em có tham khảo một số tài liệu khác cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc. Kết quả trên là do chính em tự làm và không sao chép cũng như liên quan đến một đề tài nào khác tương tự. Có gì không đúng với những điều đã nói trên em xin hoàn toàn chiụ trách nhiệm. Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2007 Sinh viờn Đào Ngọc Bích DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DN doanh nghiệp TNHH trách nhiệm hữu hạn GTGT giá trị gia tăng KH kế hoạch TH thực hiện NK nhập khẩu TNDN thu nhập doanh nghiệp KQSXKD kết quả sản xuất kinh doanh TK tài khoản TSCĐ tài sản cố định KT kế toán HTK hàng tồn kho SXKD sản xuất kinh doanh NVL nguyên vật liệu QLDN quản lý doanh nghiệp CKTM chiết khấu thương mại DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Qui trình công nghệ 6 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 7 Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán – Công ty TNHH Thanh Phong 10 Sơ đồ 4: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 12 Sơ đồ 5: Trình tự luân chuyển phiếu thu 14 Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển phiếu chi 15 Sơ đồ 7: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho 15 Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 2 năm 9 Bảng 2: Phiếu nhập kho 19 Bảng 3: Phiếu nhập kho 20 Bảng 4: Phiếu nhập kho 22 Bảng 5: Hóa đơn giá trị gia tăng 29 Bảng 6: Phiếu thu 30 Bảng 7: Phiếu xuất kho 30 Bảng 8: Thẻ kho 31 Bảng 9: Báo cáo bán hàng 31 Bảng 10: Biên bản trả lại hàng 32