Đề tài Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

PhÇn I: Kh¸i qu¸t chung vÒ ®Æc ®iÓm qu¶n lý, ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi 1.1) LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu t«ng hîp Hµ Néi C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi cã tiÒn th©n lµ Liªn hiÖp c¸c hîp t¸c x· tiÓu thñ c«ng nghiÖp Hµ Néi. Theo chñ tr­¬ng ®æi míi vµ ®Ó thÝch nghi víi c¬ chÕ thÞ tr­êng, theo nghÞ quyÕt 16/NQ cña Bé chÝnh trÞ vµ nghÞ quyÕt sè 146/H§BT cña Héi §ång Bé Tr­ëng thùc hiÖn viÖc gi¶i thÓ Liªn hiÖp hîp t¸c x· tiÓu thñ c«ng nghiÖp, ngµy 18/12/1989 UBND thµnh phè Hµ Néi ®· ra quyÕt ®Þnh sè 591/Q§-TC chuyÓn Liªn hiÖp hîp t¸c x· tiÎu thñ c«ng nghiÖp Hµ Néi thµnh Liªn hiÖp s¶n xuÊt, dÞch vô vµ xuÊt nhËp khÈu tiÓu thñ c«ng nghiÖp Hµ Néi trªn c¬ së tiÕp nhËn, tæ chøc l¹i lao ®éng, c¬ së vËt chÊt, nguån vèn… cña Liªn hiÖp hîp t¸c x· tiÓu thñ c«ng nghiÖp. Theo quyÕt ®Þnh nµy Liªn hiÖp s¶n xuÊt, dÞch vô vµ xuÊt nhËp khÈu Hµ Néi lµ mét tæ chøc kinh tÕ tËp thÓ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n vµ thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ. Tõ n¨m 1989 ®Õn n¨m 1993, ®©y lµ Liªn hiÖp xuÊt nhËp khÈu tæng hîp m¹nh nhÊt trùc thuéc UBND thµnh phè Hµ Néi, cã ho¹t ®éng trªn mäi lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu. C¸c mÆt hµng nhËp khÈu chñ yÕu lµ: s¾t, thÐp, ph©n bãn, ho¸ chÊt, nguyªn vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt… C¸c mÆt hµng xuÊt khÈu chÝnh lµ hµng ho¸ n«ng l©m s¶n, kho¸ng s¶n, nguyªn vËt liÖu th«, c¸c mÆt hµng tiÓu thñ c«ng nghiÖp… Tuy nhiªn, nh×n chung trong giai ®o¹n nµy Liªn hiÖp vÉn chñ yÕu kinh doanh theo chØ tiªu ph¸p lÖnh, ®¬n ®Æt hµng, h¹n ng¹ch do nhµ n­íc cÊp, kh¶ n¨ng tù chñ thÊp, c¬ cÊu vµ bé m¸y tæ chøc cßn cång kÒnh, hiÖu qu¶ ch­a cao. N¨m 1993, c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 528/Q§/UB ngµy 29 th¸ng 1 n¨m 1993 cña UBND thµnh phè Hµ Néi víi tªn gäi ban ®Çu lµ C«ng ty s¶n xuÊt, dÞch vô vµ xuÊt nhËp khÈu tiÓu thñ c«ng nghiÖp Hµ Néi trùc thuéc Liªn hiÖp s¶n xuÊt, dÞch vô vµ xuÊt nhËp khÈu tiÓu thñ c«ng nghiÖp Hµ Néi. Theo quyÕt ®Þnh nµy, c«ng ty lµ doanh nghiÖp nhµ n­íc cã dÇy ®ñ t­ c¸ch ph¸p nh©n vµ h¹ch to¸n ®éc lËp, ®­îc më tµi kho¶n t¹i c¸c ng©n hµng kÓ c¶ tµi kho¶n ngo¹i tÖ vµ ®­îc sö dông con dÊu riªng theo quyÕt ®Þnh cña nhµ n­íc. Còng theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp nµy, c«ng ty cã sè vèn kinh doanh ban ®Çu lµ 1564,5 triÖu ®ång, bao gåm: Vèn cè ®Þnh lµ 550,7 triÖu ®ång Vèn l­u ®éng lµ 1013,8 triÖu ®ång Trong ®ã: Vèn ng©n s¸ch nhµ n­íc cÊp : 1552,5 triÖu ®ång Vèn doanh nghiÖp tù bæ sung: 12,0 triÖu ®ång §Õn ngµy 30 th¸ng 8 n¨m 1993, UBND thµnh phè Hµ Néi l¹i ra quyÕt ®Þnh sè 3236/Q§/UB ®æi tªn c«ng ty thµnh tªn chÝnh thøc hiÖn nay lµ C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ( cã tªn viÕt t¾t lµ HAPROSIMEX) + Trô së chÝnh ®Æt t¹i 22 phè Hµng L­îc – quËn Hoµn KiÕm – Hµ Néi + §¨ng ký kinh doanh sè 109194 do Uû ban kÕa ho¹ch nhµ n­íc cÊp ngµy 10/09/1993. + §iÖn tho¹i: 8267708 + Fax: (844)8264014 Trong nh÷ng buæi ®Çu thµnh lËp, c«ng ty ®· gÆp ph¶i kh«ng Ýt khã kh¨n c¶ vÒ kh¸ch quan lÉn chñ quan. §ã lµ do viÖc ph¶i chuyÓn ®æi tõ mét c¬ quan hµnh chÝnh bao cÊp sang thµnh ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh h¹ch to¸n ®éc lËp cïng víi c¬ së vËt chÊt nghÌo nµn l¹c hËu, ®éi ngò c«ng nh©n viªn ch­a quen víi c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh míi céng víi viÖc thanh tra kiÓm tra kÐo dµi… Bªn c¹nh ®ã lµ nh÷ng khã kh¨n do viÖc c¸c thÞ tr­êng xuÊt nhËp khÈu truyÒn thèng nh­ Liªn X« vµ c¸c n­íc §«ng ¢u cã nhiÒu x¸o trén, trong khi thÞ tr­êng T©y ¢u vµ khu vùc ch©u ¸ tuy cã më réng nh­ng vÉn cßn rÊt míi. Trong t×nh h×nh ®ã, toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®· ®oµn kÕt phÊn ®Êu võa s¾p xÕp l¹i tæ chøc, võa duy tr× ho¹t ®éng kinh doanh vµ tõng b­íc th¸o gì nh÷ng v­íng m¾c vÒ tµi s¶n, vÒ vèn, vÒ tæ chøc qu¶n lý … Tõ ®ã cång ty ®· n©ng cao ®­îc kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, tõng b­íc më réng thÞ tr­êng. §­îc sù quan t©m chØ ®¹o cña thµnh uû, UBND thµnh phè Hµ Néi cïng c¸c c¬ quan chøc n¨ng kÕt hîp víi sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña ban gi¸m ®èc vµ tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn, c«ng ty ®· ®Èy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh kh«ng ngõng ph¸t triÓn víi tèc ®é n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. §Õn nay c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi dÉ lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp dÉn ®Çu cña thµnh phè Hµ Néi còng nh­ cña c¶ n­íc, víi tèc ®é t¨ng tr­ëng b×nh qu©n lµ 25%/n¨m. C«ng ty ®· cã tÝch luü, ®Çu t­ chiÒu s©u, më réng ngµnh nghÒ vµ ®a d¹ng ho¸ mÆt hµng, më réng thÞ tr­êng xuÊt nhËp khÈu víi nhiÒu n­íc trªn thÕ giíi, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. HiÖn nay, c«ng ty ®· cã chç ®øng v÷ng ch¾c trªn th­¬ng tr­êng vµ cã tiÒm n¨ng ph¸t triÓn lín m¹nh h¬n. 1.2) Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng ty 1.2.1/ Chøc n¨ng: Tæ chøc c¸c c¬ së s¶n xuÊt may mÆc, dÖt len, l¾p r¸p xe m¸y,gia c«ng chÕ biÕn n«ng l©m s¶n vµ c¸c hµng ho¸ kh¸c ®Ó xuÊt khÈu vµ lµm dÞch vô x©y dùng XuÊt khÈu trùc tiÕp c¸c mÆt hµng thñ c«ng nghiÖp, c«ng nghiÖp, hµng n«ng l©m, h¶i s¶n, kho¸ng s¶n NhËp khÈu vËt t­ nguyªn liÖu, thiÕt bÞ phô tïng, ph­¬ng tiÖn ®Ó phôc vô cho c¸c ngµnh s¶n xuÊt vµ nhËp khÈu hµng tiªu dïng phôc vô cho nhu cÇu cu¶ thÞ tr­êng NhËn uû th¸c xuÊt khÈu vµ nhËp khÈu cho c¸c doanh nghiÖp trong n­íc vµ quèc tÕ, tham gia liªn doanh, liªn kÕt s¶n xuÊt hµng xuÊt khÈu vµ tiªu dïng trong n­íc Hîp t¸c, liªn doanh liªn kÕt më cöa hµng lµm ®¹i lý giíi thiÖu, tiªu thô s¶n phÈm cña c«ng ty vµ s¶n phÈm liªn doanh víi c¸c tæ chøc kinh tÕ trong ngoµi n­íc. 1.2.2/ NhiÖm vô: Lµ mét doanh nghiÖp thuéc lo¹i h×nh doanh nghiÖp nhµ n­íc do UBND thµnh phè Hµ Néi qu¶n lý, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã tµi s¶n riªng, nhiÖm vô cña c«ng ty lµ: Tæ chøc vµ hoµn thiÖn bé m¸y cña c«ng ty B¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn nhµ n­íc giao Nép ng©n s¸ch nhµ n­íc vµ ®Þa ph­¬ng Thùc hiÖn chÕ ®é thu chi, ho¸ ®¬n, chøng tõ theo chÕ ®é h¹ch to¸n cña nhµ n­íc ChÊp hµnh nghiªm chØnh luËt ph¸p trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, thùc hiÖn ®óng ®­êng lèi chÝnh s¸ch b¶o vÖ tµi nguyªn m«i tr­êng 1.3) §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi Thùc hiÖn nhiÖm vô kinh doanh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ban l·nh ®¹o c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi x¸c ®Þnh lµ ph¶i x©y dùng mét m« h×nh qu¶n lý gän nhÑ nh­ng ph¶i cã hiÖu lùc, phôc vô tèt cho chiÕn l­îc kinh doanh, ®¸p øng yªu cÇu më réng thÞ tr­êng còng nh­ t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty ph¸t huy ®­îc hÕt n¨ng lùc ®Ó gióp cho c«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn. Theo ®ã, c«ng ty ®· tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo m« h×nh sau (B¶ng 1): Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kÕ to¸n Phßng KH - ®µu t­ tµi chÝnh Phßng®èi ngo¹i Phßng kinh doanh XNK Phã gi¸m ®èc XÝ nghiÖp may Thanh Tr× XÝ nghiÖp mò xuÊt khÈu Chi nh¸nh thµnh phè Hå ChÝ Minh *B¶ng 1: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty * Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban: Ban gi¸m ®èc: gåm mét gi¸m ®èc vµ hai phã gi¸m ®èc + Gi¸m ®èc: lµ ng­êi l·nh ®¹o cao nhÊt trong c«ng ty, ®iÒu hµnh chung toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty th«ng qua c¸c phã gi¸m ®èc vµ c¸c tr­ëng phßng chøc n¨ng, ®ång thêi lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Nhµ n­íc vµ cÊp trªnvÒ mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty + Phã gi¸m ®èc lµ nh÷ng ng­êi ®iÒu hµnh trùc tiÕp c¸c c¬ së s¶n xuÊt gåm mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch xÝ nghiÖp may Thanh Tr×, mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch xÝ nghiÖp mò xuÊt khÈu. C¸c phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ hiÖu qu¶ kinh doanh cña xÝ nghiÖp m×nh phô tr¸ch. C¸c phã gi¸m ®èc chØ ®­îc trùc tiÕp ký hîp ®ång khi cã sù uû quyÒn cña gi¸m ®èc. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: lµ phßng cã chøc n¨ng tæ chøc hµnh chÝnh qu¶n trÞ, tæ chøc c¸n bé lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng, ®ång thêi kÕt hîp víi c¸c phßng chøc n¨ng nh»m hoµn thµnh c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh cã nhiÖm vô chñ yÕu lµ qu¶n lý tµi s¶n, mua s¾m trang thiÕt bÞ, qu¶n lý hå s¬ c¸n bé c«ng nh©n viªn… Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: cã nhiÖm vô lËp, theo dâi vµ kiÓm tra sæ s¸ch kÕ to¸n…mét c¸ch hîp lÖ, theo ®óng chÕ ®é vµ luËt ph¸p do nhµ n­íc ban hµnh, qu¶n lý tèt c¸c ho¹t ®éng tÝn dông tiÒn tÖ, ®¸p øng ®ñ, kÞp thêi nhu cÇu vÒ vèn cho s¶n xuÊt kinh doanh; ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖmvÒ t×nh h×nh thu chi tµi chÝnh còng nh­ viÖc cung cÊp chÝnh x¸c c¸c th«ng tin tµi chÝnh cho gi¸m ®èc Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ vµ tµi chÝnh: cã nhiÖm vô lËp c¸c kÕ ho¹ch tæng thÓ tr×nh gi¸m ®èc cïng c¸c phßng ban kh¸c cña c«ng ty xem xÐt ra quyÕt ®Þnh kinh doanh. §ång thêi ®¶m nhËn ho¹t ®éng ®Çu t­ trong néi bé doanh nghiÖp còng nh­ ®Çu t­ cña doanh nghiÖp ra bªn ngoµi. Ngoµi ra phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ vµ tµi chÝnh cßn ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vµ ®Òu ®Æn c¸c nguån vèn cho c¸c ®¬n vÞ cña c«ng ty nh­ ®i vay hoÆc huy ®éng vèn nhµn rçi tõ c¸c nguån bªn trong hoÆc bªn ngoµi c«ng ty Phßng ®èi ngo¹i: gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ giao dÞch, ®µm ph¸n víi ®èi t¸c còng nh­ viÖc t×m kiÕm, kh¶o s¸t, th¨m dß thÞ tr­êng, cung cÊp th«ng tin th­¬ng m¹i cho gi¸m ®èc, trªn c¬ së ®ã gi¸m ®èc sÏ ®­a ra quyÕt ®Þnh cuèi cïng. Phßng xuÊt nhËp khÈu: HiÖn nay c«ng ty cã 6 phßng xuÊt nhËp khÈu, mçi phßng phô tr¸ch nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng, tiÕp thÞ giíi thiÖu s¶n phÈm vµ kinh doanh mét nhãm mÆt hµng, ®¶m b¶o chuyªn m«n ho¸ ngay trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu, huy ®éng tèi ®a n¨ng lùc lµm viÖc cña c¸n bé kinh doanh trong c«ng ty Chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh: Cã nhiÖm vô khai th¸c vµ tiªu thô s¶n phÈm ë c¸c tØnh phÝa Nam vµ ho¹t ®éng theo c¬ chÕ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp. Tuy nhiªn nguån vèn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh do c«ng ty cÊp C¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn: C«ng ty cã hai xÝ nghiÖp thµnh viªn lµ XÝ nghiÖp may Thanh Tr× vµ XÝ nghiÖp mò xuÊt khÈu chñ yÕu phôc vô cho ho¹t ®éng xuÊt khÈu cña c«ng ty. Hai xÝ nghiÖp nµy ®ång thêi cã bé m¸y qu¶n lý riªn, thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n néi bé, ho¹t ®éng võa ®éc lËp, cã thÓ trùc tiÕp xuÊt khÈu s¶n phÈm ra n­íc ngoµi, võa rµng buéc víi ho¹t ®éng cña toµn c«ng ty. 1.4) T×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty: Lµ c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp, c«ng ty võa trùc tiÕp s¶n xuÊt mét sè mÆt hµng, võa chñ ®éng t×m nguån hµng ®Ó xuÊt khÈu sang thÞ tr­êng c¸c n­íc. §ång thêi c«ng ty còng rÊt n¨ng ®éng nghiªn cøu thÞ tr­êng, nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi c¸c mÆt hµng phôc vô cho s¶n xuÊt còng nh­ tiªu dïng trong n­íc. Do ®ã, lÜnh vùc kinh doanh chÝnh cña c«ng ty lµ xuÊt khÈu vµ nhËp khÈu VÒ xuÊt khÈu, c«ng ty hiÖn nay ®· xuÊt khÈu sang h¬n 40 n­íc trªn thÕ giíi víi c¸c s¶n phÈm cã chÊt l­îng cao, mÉu m· vµ mµu s¾c ®a d¹ng, gi¸ c¶ hîp lý vµ c¹nh tranh nh­ hµng thñ c«ng mü nghÖ, n«ng l©m s¶n, hµng may mÆc,… Bªn c¹nh kh¶ n¨ng xuÊt khÈu, c«ng ty cßn tham gia vµo ho¹t ®éng nhËp khÈu víi c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chñ yÕu gåm: s¾t tÊm, s¾t nguyªn liÖu dïng cho s¶n xuÊt, hµng tiªu dïng nh­ mü phÈm,… Ph­¬ng thøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty theo kiÓu c«ng nghiÖp ho¸ h­íng vÒ xuÊt khÈu, thùc hiÖn ph©n c«ng lao ®éng vµ chuyªn m«n ho¸ cao. BÊt cø phßng xuÊt nhËp khÈu nµo ®­îc lËp ra còng xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu c«ng viÖc vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ, ®­îc ®Æt trong mèi t­¬ng quan chung víi toµn bé nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh chung cña c«ng ty. Tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ®· kh«ng ngõng ph¸t triÓn vÒ mäi mÆt. Tuy gÆp nhiÒu khã kh¨n nh­ng doanh nghiÖp vÉn lµm ¨n cã l·i vµ thùc hiÖn ®©y ®ñ nghÜa vô ®èi víi ng©n s¸ch nhµ n­íc. Mét trong nh÷ng nguyªn nh©n dÉn ®Õn kÕt qu¶ nµy lµ nhê c«ng ty ®· th­êng xuyªn ®æi míi vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc. §èi víi mét doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng th× vÊn ®Ò Maketing rÊt ®­îc c«ng ty coi träng. Bªn c¹nh ®ã, víi môc ®Ých duy tr× vµ ®Èy m¹nh nhÞp ®é t¨ng tr­ëng cña ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu, c«ng ty rÊt chó träng ®Õn c«ng t¸c khai th¸c më réng thÞ tr­êng. Nhê ®ã, ®Õn nay, c«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu víi nhiÒu n­íc trªn thÕ giíi, trong ®ã ®· tham gia thÞ tr­êng xuÊt khÈu víi 38 n­íc, thÞ tr­êng nhËp khÈu víi 26 n­íc. Ngoµi ra, c«ng ty cßn cã ®éi ngò céng t¸c viªn réng kh¾p, biÕt kÕt hîp chÆt chÏ víi Bé th­¬ng m¹i vµ c¸c ®¹i diÖn, c¸c th­¬ng vô, sø qu¸n ViÖt Nam ë n­íc ngoµi ®Ó khai th¸c th«ng tin vµ më réng thÞ tr­êng. VÒ c¬ së vËt chÊt kü thuËt, cho ®Õn cuèi n¨m 2003 c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ®· cã mét m¹ng l­íi c¸c phßng giao dÞch ®­îc trang bÞ hiÖn t¹i cïng mét sè c¸c ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn hµng ho¸, kho tµng vµ 2 xÝ nghiÖp s¶n xuÊt lµ: XÝ nghiÖp may Thanh Tr×: ®­îc thµnh lËp n¨m 1993 vµ hiÖn nay ®· ®­îc cÊp chøng chØ ISO 9002. XÝ nghiÖp nµy cã 4 ph©n x­ëng thªu, 13 d©y chuyÒn may víi 1000 m¸y lµ h¬i vµ h¬n 20 ®Çu m¸y Tajima ®­îc ®iÒu khiÓn b»ng m¸y vi tÝnh. XÝ nghiÖp may Thanh Tr× cã c«ng suÊt lµ 600.000 ¸o Jacket hoÆc 2 triÖu ¸o s¬mi/n¨m cïng1200 c«ng nh©n. XÝ nghiÖp mò xuÊt khÈu: thµnh lËp n¨m 1996, lµ xÝ nghiÖp hîp t¸c víi Hµn Quèc víi chøc n¨ng gia c«ng toµn bé s¶n phÈm cho Hµn Quèc. XÝ nghiÖp mò cã 480 m¸y c¸c lo¹i, trong ®ã cã 5 m¸y thªu ®iÒu khiÓn b»ng m¸y vi tÝnh, 20 ®Çu m¸y vµ c¸c thiÕt bÞ kh¸c chuyªn phôc vô cho may c«ng nghiÖp vµ s¶n xuÊt mò. XÝ nghiÖp hiÖn cã 700 c«ng nh©n vµ c«ng suÊt lµ5 triÖu mò c¸c lo¹i/n¨m. Ngoµi ra, ®Ó ®¸p øng nhu cÇu më réng kinh doanh, c«ng ty ®· trÝch mét phÇn lîi nhuËn cña c¸c n¨m bæ sung vµo sè vèn cña m×nh, ®­a tæng sè vèn lªn 127.924.582.477 VN§ (n¨m 2003), trong ®ã: + Vèn cè ®Þnh lµ 5.575.225.456 VN§ + Vèn l­u ®éng lµ 122.167.357.021 VN§ §Õn nay sau h¬n 10 n¨m thµnh lËp vµ ho¹t ®éng, c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ®· kh«ng ngõng lín m¹nh, trë thµnh mét c«ng ty xuÊt nhËp khÈu cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng víi nh÷ng kÕt qu¶ kinh doanh ngµy cµng ®­îc n©ng cao, n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. B¶ng 2: B¶ng so s¸nh mét sè chØ tiªu kinh doanh cña c«ng ty N¨m 2002/2003 (§¬n vÞ tÝnh: ®ång VN) ChØ tiªu N¨m 2002 N¨m 2003 Chªnh lÖch Sè tiÒn % 1) NVKD 8041139075 8941139075 900000000 111,2 2) Nguyªn gi¸ TSC§ 7499095498 7703283070 204187572 102,7 3) C¸c kho¶n ph¶i thu 44442246000 78274846000 33832600000 176,1 4) C¸c kho¶n ph¶i tr¶ 62510277000 116893222000 54382945000 187,1 5) Nî dµi h¹n 9489342000 8597500000 (891842000) 90,6 6) Nî ng¾n h¹n 53020935000 109122069000 56101134 205,8 7) Tæng doanh thu 762789338715 551762055275 (211027283560) 72,3 8) Gi¸ vèn hµng b¸n 734963653962 521865597681 (213098056441) 71,1 9) Lîi tøc gép 27825684753 29896457594 2070772841 107,4 10) LN thuÇn tõ H§KD 4973474335 2670185624 (2303288711) 53,7 11) Tæng LN tr­íc thuÕ 756478832 1858685884 1102207052 245,7 PhÇn 2: Thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi 2.1) C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi §èi víi mçi doanh nghiÖp, tuú thuéc vµo quy m«, ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh, ®iÒu kiÖn cña doanh nghiÖp mµ lùa chän mét h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n sao cho phï hîp. C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ho¹t ®éng víi quy m« võa trªn ®Þa bµn réng, l¹i cã 2 ®¬n vÞ phô thuéc vµ mét chi nh¸nh h¹ch to¸n b¸o sæ, nªn c«ng ty ®· lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. Theo ®ã, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty bao gåm: Phßng kÕ to¸n t¹i v¨n phßng c«ng ty, t¹i chi nh¸nh thµnh phè Hå ChÝ Minh, t¹i xÝ nghiÖp may Thanh Tr× vµ XÝ nghiÖp mò xuÊt khÈu. + Phßng kÕ to¸n t¹i c«ng ty cã nhiÖm vô võa xö lý c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kh«ng ph©n cÊp cho c¸c ®¬n vÞ c¬ së, võa tÝnh to¸n, tæng hîp sè liÖu cuèi kú cña toµn c«ng ty ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh cho gi¸m ®èc c«ng ty vµ göi b¸o c¸o c¸c ho¹t ®éng thu chi tµi chÝnh, kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty tíi c¸c cÊp thÈm quyÒn theo quy ®Þnh. + Bé phËn kÕ to¸n ë ®¬n vÞ phô thuéc sÏ thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n t­¬ng ®èi hoµn chØnh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong ®¬n vÞ ph©n cÊp h¹ch to¸n, cuèi kú göi b¸o c¸o kÕ to¸n vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty. + Bé phËn kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh cña c«ng ty b¸o sæ theo dâi kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh nh­ng chØ ë m­c ®é t­¬ng ®èi. Cuèi quý b¸o c¸o quyÕt to¸n vÒ c«ng ty, chøng tõ gèc n»m t¹i ®¬n vÞ. T¹i c«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n cã nhiÖm vô gióp gi¸m ®èc kiÓm tra, qu¶n lý chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh tiÒn tÖ cña c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ c¬ së; qu¶n lý, tÝnh to¸n vÒ hiÖu qu¶ kinh tÕ trong kinh doanh, c©n ®èi gi÷a vèn vµ nguån vèn, kiÓm tra viÖc b¶o vÖ vµ sö dông tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn, gi¶i quyÕt c¸c kho¶n nî trong vµ ngoµi n­íc cßn tån ®äng. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i v¨n phßng c«ng ty gåm cã 7 ng­êi, trong ®ã mçi ng­êi thùc hiÖn mét nhiÖm vô nhÊt ®Þnh. KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi phô tr¸ch, qu¶n lý chung tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh thuéc phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh theo tõng kú h¹ch to¸n, ®iÒu hµnh phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n tæng hîp: cã nhiÖm vô theo dâi c¸c tµi kho¶n c«ng nî, tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n, ®Þnh kú lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. KÕ to¸n tiÒn mÆt: phô tr¸ch tµi kho¶n tiÒn mÆt vµ tµi kho¶n c«ng cô dông cô, theo dâi vÒ l­¬ng, BHXH,… Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc, ho¸ ®¬n ®Ó viÕt phiÕu thu chi. KÕ to¸n ng©n hµng: theo dâi c¸c tµi kho¶n ng©n hµng vµ tµi kho¶n ký quü, phô tr¸ch giao dÞch víi ng©n hµng. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n tiÒn vay KÕ to¸n hµng ho¸ Thñ quü *B¶ng 3: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty KÕ to¸n tiÒn vay: cã nhiÖm vô lµm thñ tôc vay, tr¶ nî; trÝch hao mßn TSC§; theo dâi c¸c tµi kho¶n chi phÝ 641, 642 ®Ó ph©n chia cho tõng bé phËn. KÕ to¸n hµng ho¸: theo dâi nhËp kho, xuÊt kho hµng ho¸, doanh thu, gi¸ vèn; kª khai thuÕ Thñ quü: lµ ng­êi qu¶n lý tiÒn mÆt, trùc tiÕp thu chi tiÒn mÆt theo c¸c chøng tõ hîp lÖ t¹i c«ng ty. 2.2) Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi HÖ thèng chøng tõ: Phßng kÕ to¸n c«ng ty cã nhiÖm vô chñ yÕu lµ theo dâi c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu t¹i v¨n phßng c«ng ty. V× vËy viÖc h¹ch to¸n sÏ theo m« h×nh cña doanh nghiÖp th­ong m¹i. HÖ thèng chøng tõ cña c«ng ty tu©n thñ theo mÉu chøng tõ do nhµ n­íc ban hµnh, ngoµi ra cßn dùa trªn c¸c chøng tõ gèc tïy theo tõng nghiÖp vô ph¸t sinh do ®Æc thï cña ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i xuÊt nhËp khÈu. Nh­ vËy, ngoµi c¸c chøng tõ th«ng th­êng theo luËt ®Þnh nh­: phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n GTGT,… c«ng ty cßn dùa trªn c¸c lo¹i chøng tõ kh¸c ®Ó lµm c¨n cø h¹ch to¸n nh­: Hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸, Hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu, Tê khai h¶i quan, GiÊy b¸o Nî,GiÊy b¸o Cã,… Lu©n chuyÓn chøng tõ: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi chñ yÕu lµ tËp trung vµo 2 lo¹i sau: C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn: Bé phËn sö dông viÕt giÊy ®Ò nghÞ phßng kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng duyÖt tr×nh ban gi¸m ®èc Ban gi¸m ®èc ký duyÖt phßng kÕ to¸n KÕ to¸n lµm trùc tiÕp C¸c chøng tõ vÒ hµng ho¸, doanh thu C¸c bé phËn kinh doanh viÕt phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n, hîp ®ång,… chuyÓn cho phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt ban gi¸m ®èc Ban gi¸m ®èc ký duyÖt phßng kÕ to¸n KÕ to¸n phô tr¸ch trùc tiÕp 2.3) Tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi Do ®Æc ®iÓm lµ doanh nghiÖp kinh doanh th­¬ng m¹i xuÊt nhËp khÈu nªn c«ng ty d· sö dông hÖ thèng tµi kho¶n ®­îc x©y dùng dùa trªn hÖ thèng tµi kho¶n theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/C§KT do Bé tµi chÝnh ban hµnh n¨m1995, tuy nhiªn ®·®­îc vËn dông sao cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña c«ng ty. Theo ®ã, c¸c tµi kho¶n sÏ ®­îc x©y dùng chi tiÕt theo yªu cÇu qu¶n lý còng nh­ ®Æc ®iÓm kinh kinh doanh cña c«ng ty. VÝ dô nh­ c¸c tµi kho¶n tiÒn mÆt, tiÒn göi, tµi kho¶n hµng tån kho, c¸c tµi kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶,… §Æc biÖt, do c«ng ty cã 6 phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu tham gia trùc tiÕp c¸c ho¹t kinh doanh nªn c¸c tµi kho¶n doanh thu, chi phÝ th­êng sÏ ®­îc chi tiÕt tíi tõng phßng ®Ó cã thÓ dÔ dµng theo dâi kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng phßng. Ngoµi ra, do yªu cÇu qu¶n lý nªn mét sè tµi kho¶n cßn cã thÓ chi tiÕt theo lo¹i h×nh kinh doanh xuÊt khÇu hay nhËp khÇu Sau ®©y lµ mét sè nguyªn t¾c x©y dùng c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cho mét sè tµi kho¶n th­êng sö dông trong c«ng ty: TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt theo nguyªn t¾c sau; + CÊp 1: chi tiÕt theo tiÒn ViÖt Nam hay ngo¹i tÖ TK 112.1 – TiÒn VN göi ng©n hµng TK 112.2 – TiÒn göi ng©n hµng b»ng ngo¹i tÖ + CÊp 2: chi tiÕt theo tõng ng©n hµng mµ c«ng ty më tµi kho¶n TK 112.21 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i Vietcombank Hµ Néi TK 112.22 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i Techcombank TK 112.23 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i NH C«ng th­¬ng Ba §×nh TK 112.24 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i HSBC TK 112.25 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i VCBTW TK 112.26 – TiÒn ngo¹i tÖ t¹i NH §Çu t­ & ph¸t triÓn Hµ Néi + CÊp 3: chi tiÕt theo tõng lo¹i tiÒn ngo¹i tÖ TK 112.211 – Dolar Mü t¹i Vietcombank Hµ Néi TK 112.212 – Euro t¹i Vietcombank HN TK 112.213 – USD qu¶n lý gi÷ hé t¹i Vietcombank HN TK 112.214 – TiÒn JPY t¹i Vietcombank HN TK c«ng nî + CÊp 1: chi tiÕt theo tõng phßng kinh doanh + CÊp 2: chi tiÕt theo tõng kh¸ch hµng VÝ dô: TK131 – Ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK 131.1 – Ph¶i thu cña phßng nhËp khÈu TK 131.101 _ TYHAKO Co.Ltd TK 131.102 _ C«ng ty TNHH Ph­¬ng §«ng Tµi kho¶n ngoµi b¶ng: §èi víi lo¹i TK ngoµi b¶ng, ë c«ng ty chØ sö dông duy nhÊt mét tµi kho¶n lµ TK 009 – Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n. ViÖc ghi chÐp TK nµy gièng nh­ chÕ ®é quy ®Þnh. * B¶ng 4 : Danh môc c¸c tµi kho¶n ®­îc sö dông T¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi Sè hiÖu TK Tªn tµi kho¶n Sè hiÖu TK Tªn tµi kho¶n CÊp 1 CÊp 2 CÊp 1 CÊp 2 Lo¹i 1: tµi s¶n l­u ®éng Lo¹i 2: tµi s¶n cè ®Þnh 111 TiÒn mÆt 211 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 111.1 TiÒn viÖt nam 211.2 Nhµ cöa , vËt kiÕn tróc 111.2 Ngo¹i tÖ 211.3 M¸y mãc , thiÕt bÞ 112 TiÒn göi ng©n hµng 211.4 Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i , truyÒn dÉn 112.1 TiÒn viÖt nam 211.5 ThiÕt bÞ , dông cô qu¶n lý 112.2 Ngo¹i tÖ 211.6 C©y l©u n¨m, sóc v©t lµm viÖc 113 TiÒn ®ang chuyÓn 211.8 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh kh¸c 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 214 Hao mßn TSC§ 133 ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc khÊu trõ 214.1 Hao mßn TSC§ h÷u h×nh 133.1 VAT ®­îc khÊu trõ cña HH, DV 222 Gãp vèn liªn doanh 133.2 VAT ®­îc khÊu trõ cña TSC§ 241 X©y dùng c¬ b¶n dë dang 136 Ph¶i thu néi bé 244 Ký c­îc , ký quü dµi h¹n 136.1 Vèn KD ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Lo¹i 3: nî ph¶i tr¶ 136.8 Ph¶i thu néi bé kh¸c 311 Vay ng¾n h¹n 138 Ph¶i thu kh¸c 315 Nî dµi h¹n ®Õn h¹n tr¶ 138.1 Tµi s¶n thiÕu chê xö lý 331 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 138.8 Ph¶i thu kh¸c 333 ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 333.1 ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng 141 T¹m øng 333.11 – ThuÕ GTGT ®Çu ra 142 Chi phÝ tr¶ tr­íc 333.12 – ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu 142.1 Chi phÝ tr¶ tr­íc 333.2 ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt 142.2 Chi phÝ chê kÕt chuyÓn 333.3 ThuÕ xuÊt , nhËp khÈu 144 ThÕ chÊp,ký c­îc, ký quü ng¾n h¹n 333.4 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 154 CPSX kinh doanh dë dang 333.5 Thu trªn vèn 155 Thµnh phÈm 333.6 ThuÕ tµi nguyªn 156 Hµng ho¸ 333.7 ThuÕ nhµ ®Êt , tiÒn thuª ®Êt 156.1 Gi¸ mua hµng ho¸ 333.8 C¸c lo¹i thuÕ kh¸c 156.2 Chi phÝ thu mua hµng ho¸ 333.9 PhÝ , lÖ phÝ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c 159 Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 334 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Loai4: nguån vèn chñ së h÷u 335 Chi phÝ ph¶i tr¶ 411 Nguån vèn kinh doanh 336 Ph¶i tr¶ néi bé 412 Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi sÈn 338 Ph¶i tr¶ , ph¶i nép kh¸c 413 Chªnh lÖch tû gi¸ 338.1 Tµi s¶n thõa chê gi¶i quyÕt 414 Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 338.2 Kinh phÝ c«ng ®oµn 415 Quü dù phßng tµi chÝnh 338.3 B¶o hiÓm x· héi 416 Quü dù phßng vÒ trî cÊp mÊt viÖc lµm 338.4 B¶o hiÓm y tÕ 421 Läi nhuËn ch­a ph©n phèi 338.7 Doanh thu ch­a thùc hiÖn 421.1 Lîi nhuËn n¨m tr­íc 338.8 Ph¶i tr¶ , ph¶i nép kh¸c 421.2 Lîi nhuËn n¨m nay 341 Vay dµi h¹n 431 Quü khen th­ëng , phóc lîi 342 Nî dµi h¹n 431.1 Quü khen th­ëng Lo¹i 5: doanh thu 431.2 Quü phóc lîi 511 Doanh thu 431.3 Quü phóc lîi ®· h×nh thµnh TSC§ 515 DT ho¹t ®éng tµi chÝnh 441 Nguån vèn ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n 521 ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i 451 Quü qu¶n lý cña cÊp trªn 531 Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n Lo¹i 6: chi phÝ sxkd Lo¹i 7: thu nhËp ho¹t ®éng kh¸c 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 711 Thu nhËp kh¸c 635 Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh 641 Chi phÝ b¸n hµng Lo¹i 8 : chi phÝ ho¹t ®éng kh¸c 641.1 Chi phÝ nh©n viªn 811 Chi phÝ kh¸c 641.2 CP vËt liÖu bao b× 641.3 CP dông cô , ®å dïng Lo¹i 9 : x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 641.4 CP khÊu hao TSC§ 911 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 641.5 CP b¶o hµnh 641.7 CP dÞch vô mua ngoµi Lo¹i 0 : tµi kho¶n ngoµi b¶ng C§KT 641.8 CP b»ng tiÒn kh¸c 009 Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n 441.9 CP t¹i XN, CN & th­ëng kim ng¹ch 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 642.1 CP nh©n viªn qu¶n lý 642.2 CP vËt liÖu qu¶n lý 642.3 CP ®å dïng v¨n phßng 642.4 CP khÊu hao TSC§ 642.5 ThuÕ , phÝ vµ lÖ phÝ 642.6 CP dù phßng 642.7 CP dÞch vô mua ngoµi 642.8 CP b»ng tiÒn kh¸c 2.4) Tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi: 2.4.1/ H×nh thøc sæ kÕ to¸n ®­îc ¸p dông ë c«ng ty: C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi sö dông h×nh thøc sæ “Chøng tõ – Ghi sæ” ®Ó tæ chøc h¹ch to¸n vµ ®­îc thùc hiÖn ghi chÐp trªn m¸y vi tÝnh. Theo h×nh thøc “Chøng tõ – Ghi sæ”, chøng tõ gèc ®­îc ph©n lo¹i theo tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ. Sæ s¸ch trong h×nh thøc nµy bao gåm c¸c lo¹i: + Sæ c¸i: lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông trong doanh nghiÖp vµ ®­îc më riªng cho tõng tµi kho¶n + Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ: lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian. Sæ nµy võa dïng ®Ó ®¨ng ký c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, qu¶n lý chøng tõ ghi sæ, võa ®Ó kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. + Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt: lµ sæ dïng ®Ó ph¶n ¸nh chi tiÕt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n riªng biÖt mµ trªn sæ kÕ to¸n tæng hîp ch­a ph¶n ¸nh ®­îc Chøng tõ gèc B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ quü Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chchó Chó thÝch: : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi kú : KiÓm tra, ®èi chiÕu. * B¶ng 5: Tr×nh tù h¹ch to¸n theo h×nh thøc “Chøng tõ – Ghi sæ” 2.4.2/ Tæ chøc vËn dông h×nh thøc “Chøng tõ – Ghi sæ” trong thùc tÕ h¹ch to¸n ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi Do qu¸ tr×nh ghi chÐp h¹ch to¸n ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh th«ng qua ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y ®­îc thiÕt kÕ riªng cho c«ng ty nªn tr×nh tù h¹ch to¸n trong thùc tÕ sÏ lµ theo s¬ ®å sau: Chøng tõ gèc PhiÕu nhËp kho , ho¸ ®¬n ( GTGT ) , ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i, vËn ®¬n , b¶ng kª khai hµng ho¸ xuÊt khÈu , giÊy chøng nhËn xuÊt xø , giÊy b¸o Nî , giÊy b¸o Cã … Sæ theo dâi hµng ho¸ theo l« C¸c chøng tõ trong m¸y vi tÝnh B¶ng kª phiÕu nhËp / xuÊt / ho¸ ®¬n B¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­äng , theo tµi kho¶n ®èi øng , theo vô viÖc … theo tiÓu kho¶n … cña TK 156 , 131 , 331 , 632 , 642 , 511 , 911 … Sæ c¸i c¸c TK 156 , 632 , 131 , 331 … B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh * B¶ng 6: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty T¹i c«ng ty ®· ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn vËt t­, hµng ho¸. Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc nh­: Ho¸ ®¬n (GTGT), phiÕu thu, phiÕu chi, ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i, vËn ®¬n, b¶ng kª khai hµng ho¸,… kÕ to¸n sÏ tæng hîp, ph©n lo¹i. Chøng tõ thuéc bé phËn nµo th× bé phËn Êy ph¶n ¸nh vµo sæ s¸ch cã liªn quan vµ nhËp sè liÖu vµo chøng tõ t­¬ng øng cã trong m¸y vi tÝnh, m¸y sÏ tù xö lý sè liÖu vµ ®­a vµo c¸c sæ kÕ to¸n liªn quan nh­: b¶ng kª phiÕu xuÊt, phiÕu nhËp, ho¸ ®¬n; b¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­îng, theo tµi kho¶n ®èi øng; b¶ng kª chøng tõ theo tiÓu kho¶n theo vô viÖc cña c¸c tµi kho¶n nh­: TK 156, TK 131, TK 632, TK 331, TK 112, TK 111… Tõ c¸c chøng tõ trong m¸y, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y sÏ tù lËp sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Sau ®ã, tõ sæ c¸i sÏ lËp ®­îc b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh (b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh,…), c¸c b¸o c¸o kh¸c theo yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé cña c«ng ty. 2.5) HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi: B¸o c¸o tµi chÝnh: C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc c«ng ty lËp ®Þnh kú theo quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh lµ: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: lµ b¸o c¸o kÕ to¸n chñ yÕu, ph¶n ¸nh tæng hîp t×nh h×nh tµi s¶n vµ nguån vèn chñ yÕu cña c«ng ty t¹i mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh d­íi h×nh th¸i tiÒn tÖ. B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh: lµ mét b¸o c¸o tµi chÝnh tæng hîp, ph¶n ¸nh tæng qu¸t t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ kinh doanh trong mét kú kÕ to¸n cña c«ng ty, t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi ng©n s¸ch nhµ n­íc vµ c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c. ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh: lµ mét bé phËn hîp thµnh hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp, ®­îc lËp ®Ó gi¶i quyÕt mét sè vÊn ®Ò vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt – kinh doanh vµ t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp trong kú b¸o c¸o C¸c b¸o c¸o nµy ®Òu tu©n theo ®óng biÓu mÉu nh­ chÕ ®é quy ®Þnh vµ sÏ ®­îc ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y lËp tù ®éng trªn m¸y khi cã yªu cÇu lËp (ngo¹i trõ ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh m¸y kh«ng thÓ tù lËp). * B¶ng 7 : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Tõ 01/01/2003 ®Õn 31/12/2003 (§¬n vÞ tÝnh: VN§) Tµi s¶n M· §Çu n¨m Cuèi n¨m A/ TSL§ vµ §T ng¾n h¹n 100 65106779848 122167357021 I – TiÒn 110 954519291 30991935655 1) TiÒn mÆt t¹i quü 111 416142755 146878879 2) TiÒn göi ng©n hµng 112 538376536 30845056776 II – C¸c kho¶n ph¶i thu 130 44205350628 78789685664 1) Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 8592211881 8193773292 2) Tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n 132 397216077 10813646823 3) ThuÕ GTGT ®Çu vµo 133 320637701 712527534 4) Ph¶i thu néi bé - Vèn KD ë ®¬n vÞ trùc thuéc 134 135 34711422285 34711422285 30877101888 30877101888 5) C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c 138 183862684 28192636127 III – Hµng tån kho 140 19063403558 12818877395 1) Chi phÝ SXKD DD 144 0 6428264959 2) Thµnh phÈm tån kho 145 2393375631 0 3) Hµng ho¸ tån kho 146 16659406427 6690612436 4) Hµng göi ®i b¸n 147 10621500 0 IV – TSL§ kh¸c 150 883506371 - 433141693 1) T¹m øng 151 557533261 197687700 2) Chi phÝ tr¶ tr­íc 152 - 2174017 0 3) Chi phÝ chê kÕt chuyÓn 153 93353757 - 1403852333 4) C¸c kho¶n thÕ chÊp, ký quü 155 234793370 773022940 B/ TSC§ vµ §T dµi h¹n 200 5668968721 5757225456 I – TSC§ 210 5590268231 5003606410 1) TSC§ h÷u h×nh 211 7499095498 7703283070 2) Hao mßn TSC§ HH 212 - 1908827267 - 2699676660 II – §Çu t­ TC dµi h¹n 220 50000000 753619046 1) Gãp vèn liªn doanh 222 50000000 753619046 III – Chi phÝ XDCB dd 230 17154000 0 IV – C¸c kho¶n ký quü, ký c­îc 240 11154000 0 Tæng céng tµi s¶n 250 70775748 127924580477 Nguån vèn A/ Nî ph¶i tr¶ 300 62510277810 117719568972 I – Nî ng¾n h¹n 310 53020935570 109112068972 1) Vay ng¾n h¹n 311 42305370833 97808407810 2) Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 313 5296757582 4527113259 3) Ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc 314 2864637104 2704995742 4) ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép 315 201419357 336714485 5) Ph¶i tr¶ CNV 316 799339081 1500000000 6) C¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c 318 1553411613 2244837676 II – Nî dµi h¹n 320 9489342240 8597500000 1) Vay dµi han 321 9489342240 8597500000 B/ Nguån vèn chñ së h÷u 400 8265470759 10205013505 I – Nguån vèn – Quü 410 8243706133 10127640941 1) Nguån vèn kinh doanh 411 8041139075 8541139075 2) Chªnh lÖch tû gi¸ 413 146521 0 3) Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 414 26105096 560624480 4) Quü dù phßng TC 415 43529253 104745130 5) Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi 416 0 0 6) Quü khen th­ëng phóc lîi 417 118501147 506847215 7) Ngu«n vèn ®Çu t­ XDCB 418 14285041 14285041 II – Nguån kinh phÝ 420 21764626 77372564 Tæng céng nguån vèn 430 70775748569 127924582477 C¸c b¸o c¸o néi bé: Ngoµi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh b¾t buéc ph¶i lËp theo quy ®inh th× kÕ to¸n cña c«ng ty sÏ lËp thªm mét sè b¸o c¸o chi tiÕt kh¸c ®Ó phôc vô cho qu¶n trÞ néi bé. C¸c b¸o c¸o nµy th­êng chØ l­u hµnh néi bé vµ chØ ®­îc lËp khi cÇn sö dông. ViÖc lËp c¸c b¸o c¸o néi bé nµy còng sÏ ®­îc thùc hiÖn tù ®éng trªn m¸y khi ®­a lÖnh yªu cÇu. T¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi th× c¸c b¸o c¸o néi bé th­êng ®­îc lËp lµ: B¸o c¸o chi tiÕt kÕt qu¶ kinh doanh cho tõng bé phËn (tõng phßng xuÊt nhËp khÈu), cho tõng mÆt hµng, tõng lo¹i h×nh kinh doanh (hµng xuÊt khÈu, hµng nhËp khÈu),… B¸o c¸o chi tiÕt c«ng nî B¸o c¸o lu©n chuyÓn hµng ho¸ B¸o c¸o thu chi ngo¹i tÖ B¸o c¸o tæng hîp tiªu thô vµ thuÕ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¶ng tÝnh khÊu hao …….. 2.6) Quy tr×nh h¹ch to¸n mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chÝnh ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi V× lµ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i l¹i kinh doanh chñ yÕu trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu nªn c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh chñ yÕu ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi lµ liªn quan ®Õn lÜnh vùc lu©n chuyÓn hµng ho¸ víi hai lo¹i nghiÖp vô chñ yÕu lµ mua hµng vµ b¸n hµng 2.6.1/ Quy tr×nh h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng: §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng cña c«ng ty: C¸c h×nh thøc mua hµng: c«ng ty chñ yÕu thùc hiÖn thu mua hµng ho¸ theo hîp ®ång. Trong ®ã, hµng ho¸ thu mua trong n­íc ®Ó phôc vô cho xuÊt khÈu, cßn l¹i lµ hµng ho¸ nhËp khÈu ®Ó phôc vô tiªu dïng trong n­íc Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn TÝnh gi¸ hµng mua: theo gi¸ thùc tÕ hµng mua Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ GTGT: ph­¬ng ph¸p khÊu trõ Gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ mua vµo ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc sau: Gi¸ thùc tÕ Gi¸ mua ThuÕ nhËp Gi¶m gi¸ Chi phÝ cña hµng = hµng + khÈu, thuÕ - hµng + mua ho¸ mua ho¸ TT§B (nÕu cã) mua hµng Trong ®ã: + Gi¸ mua hµng ho¸ lµ gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT ®Çu vµo vµ lµ gi¸ mua ghi trong ho¸ ®¬n, hîp ®ång + Chi phÝ mua hµng bao gåm c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng (vËn chuyÓn, bèc xÕp hµng ho¸, chi phÝ b¶o hiÓm, chi phÝ l­u kho,…). Ngoµi ra, trong tr­êng hîp hµng mua vµo tr­íc khi b¸n ra cÇn ph¶i s¬ chÕ, ph©n lo¹i, ®ãng gãi,… th× toµn bé chi phÝ ph¸t sinh ®ã còng sÏ h¹ch to¸n vµo gi¸ thùc tÕ hµng mua. + Gi¶m gi¸ hµng mua lµ c¸c kho¶n gi¶m gi¸, bít gi¸, håi khÊu mµ c«ng ty ®­îc h­ëng khi mua hµng. Tµi kho¶n sö dông: §Ó h¹ch to¸n tæng hîp nghiÖp vô mua hµng, kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n chÝnh sau: + TK 156 – Hµng ho¸ + TK 331 – Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n + TK 111 – TiÒn mÆt + TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng C¸c chøng tõ ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh mua hµng: C¸c chøng tõ do c«ng ty lËp: hîp ®ång thu mua, phiÕu chi, b¶ng kª thanh to¸n t¹m øng, phiÕu nhËp kho,... C¸c chøng tõ tiÕp nhËn tõ bªn ngoµi: ho¸ ®¬n (GTGT), c¸c chøng tõ vÒ giao nhËn,… Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chung qu¸ tr×nh mua hµng ë c«ng ty: NÕu mua hµng vÒ nhËp kho Nî TK 156 – Hµng ho¸ Nî TK 133.1 – ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111, 112 : Sè tiÒn ®· tr¶ Cã TK 331: Sè cßn ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp NÕu chuyÓn b¸n th¼ng Nî TK 632 – Gi¸ vèn Nî TK 113.1 – ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111, 112 : Sè tiÒn ®· tr¶ Cã TK 331: Sè cßn ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp Quy tr×nh ghi chÐp trªn sæ kÕ to¸n: C¸c nghiÖp vô mua hµng cña c«ng ty sÏ ®­îc ph¶n ¸nh vµo hÖ thèng sæ kÕ to¸n cña c«ng ty th«ng qua ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y. Quy tr×nh ®ã nh­ sau: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ban ®Çu cña nghiÖp vô mua hµng, kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n vµo c¸c chøng tõ trong m¸y ®Ó lµm c¬ së cho ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tiÕn hµnh ghi sæ tù ®éng C¸c chøng tõ gèc cña nghiÖp vô mua hµng: PhiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n ( GTGT), giÊy b¸o Nî, b¶ng kª khai hµng ho¸ nhËp khÈu,vËn ®¬n,… Sæ theo dâi hµng ho¸ theo l« C¸c chøng tõ trong m¸y vi tÝnh C¸c b¶ng kª phiÕu nhËp, xuÊt, ho¸ ®¬n B¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­îng, theo tµi kho¶n ®èi øng, theo vô viÖc , theo tiÓu kho¶n,…cña c¸c TK 156,331,… Sæ c¸i c¸c TK 156, 331,… B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng 8: Tr×nh tù ghi sæ nghiÖp vô mua hµng t¹i c«ng ty 2.6.2/ Quy tr×nh h¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n hµng §Æc ®iÓm: C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi chñ yÕu thùc hiÖn b¸n hµng b»ng ph­¬ng thøc b¸n bu«n Thêi ®iÓm kÕt thóc nghiÖp vô b¸n vµ ghi sæ c¸c chØ tiªu liªn quan lµ khi thêi ®iÓm kÕt thóc viÖc giao nhËn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ vµ hoµn tÊt c¸c thñ tôc b¸n hµng Ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ hµng xuÊt b¸n lµ theo gi¸ trÞ thùc tÕ vµ gi¸ b×nh qu©n Tµi kho¶n sö dông: TK 156 – Hµng ho¸ TK 157 – Hµng göi b¸n TK 632 – Gi¸ vèn hµng b¸n TK 511 – Doanh thu C¸c chøng tõ ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh b¸n hµng: C¸c chøng tõ do c«ng ty lËp: ho¸ ®¬n (GTGT), hîp ®ång mua b¸n, phiÕu thu, phiÕu xuÊt kho,... C¸c chøng tõ tiÕp nhËn tõ bªn ngoµi: c¸c chøng tõ vÒ giao nhËn, giÊy b¸o Cã,… Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chung qu¸ tr×nh b¸n hµng ë c«ng ty: Hµng göi b¸n: + XuÊt hµng göi b¸n: Nî TK 157 Cã TK 156 + Khi tiªu thô ® Gi¸ vèn: Nî TK 632 Cã TK 157 ® Ghi nhËn doanh thu: Nî TK 131: Sè ph¶i thu cña kh¸ch hµng Nî TK 111, 112: Sè ®· thu Cã TK 511: Doanh thu kh«ng cã thuÕ Cã TK 333.11: ThuÕ GTGT ®Çu ra XuÊt b¸n trùc tiÕp: + Gi¸ vèn: Nî TK 632 Cã TK 156 + Doanh thu: Nî TK 111, 112 Nî TK 131 Cã TK 511 Cã TK 333.11 B¸n hµng vËn chuyÓn th¼ng: + Gi¸ vèn: Nî TK 632 : Gi¸ vèn Nî TK 133.1: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111,112: TiÒn mÆt, TGNH Cã TK 331: Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp + Doanh thu: Nî TK 131 Nî TK 111, 112 Cã TK 511 Cã TK 333.11 C¸c chøng tõ gèc cña nghiÖp vô b¸n hµng: PhiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n ( GTGT), giÊy b¸o Cã, b¶ng kª khai hµng ho¸ xuÊt khÈu,vËn ®¬n,… Sæ theo dâi hµng ho¸ theo l« C¸c chøng tõ trong m¸y vi tÝnh C¸c b¶ng kª phiÕu nhËp, xuÊt, ho¸ ®¬n B¶ng kª chøng tõ theo ®èi t­îng, theo tµi kho¶n ®èi øng, theo vô viÖc , theo tiÓu kho¶n,…cña c¸c TK 156, 131,… Sæ c¸i c¸c TK 156,131,… B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh * B¶ng 9: Tr×nh tù ghi sæ nghiÖp vô b¸n hµng * B¶ng 10: ThÎ kho MÆt hµng: 21001 – G¹o Thêi gian: 01/01/2004 ® 10/01/2004 L­îng TiÒn Tån ®Çu kú: Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp XuÊt Sè Ngµy L­îng TiÒn L­îng TiÒn 1 02/01/2004 G¹o 2999,950 8.116.718.462 656 02/01/2004 G¹o 2999,950 8.116.718.462 Céng 2999,950 8.116.718.462 2999,950 8.116.718.462 Tån cuèi kú: LËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng * B¶ng 11: B¸o c¸o tæng hîp tiªu thô & thuÕ 01/01/2004 ® 10/01/2004 M· MÆt hµng L­îng Doanh thu ThuÕ GTGT Gi¸ vèn 210001 G¹o 2999,950 8.379.700.065 8.116.718.642 220001 Gèm sø 1183,000 73.310.440 65.952.300 220013 Hµng m©y tre 2900,000 43.048.590 33.850.000 230004 B¶ng QC 3560,000 115.267.500 87.005.000 330004 V¶i phin BTP 4357,000 41.572.244 4.157.224 41.539.638 330005 V¶i phin tr¾ng 443,000 4.430.000 443.000 4.430.000 Céng 8.657.328.837 4.600.224 8.349.495.400 * B¶ng 12 : B¸o c¸o lu©n chuyÓn hµng ho¸ Thêi gian: 01/01/2004 ® 10/01/2004 Tæng hîp Tªn hµng M· §VT Tån ®Çu kú Mua trong kú XuÊt trong kú Tån CK L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn Hµng XK 2 G¹o 210001 TÊn 2999,950 8.116.718.462 2999.950 8.116.718.462 Gèm sø 220001 B/ch 1183,000 65.952.300 1183,000 65.952.300 Hµng m©y tre 220013 B/ch 2900,000 33.850.000 2900,000 33.850.000 B¶ng QC 230001 Ch 3560,000 87.005.000 3560,000 87.005.000 Lo¹i h×nh KD 2 33.850.000 8.269.675.762 8.303.525.762 Hµng néi ®Þa 3 V¶i phin BTP 330004 TÊm 4357,000 41.539.638 4357,000 41.539.638 V¶i phin tr¾ng 330005 m 443,000 4.430.000 443,000 4.430.000 Lo¹i h×nh KD 3 45.969.638 45.969.638 79.829.638 8.269.675.762 8.349.495.400 * B¶ng 13 : B¸o c¸o chi tiÕt nhËp hµng ho¸ Sè Ngµy Tªn hµng TK Nî TK Cã L­îng TiÒn ThuÕ NK Céng nhËp ThuÕ GT M· Tªn 1 02/01/2004 210001 G¹o 156.11 331.103 2999,950 8.116.718.462 8.116.718.462 405.835.923 Céng 2999,950 8.116.718.462 8.116.718.462 405.825.923 2 08/01/2004 220001 Gèm sø 156.11 331.204 1183,000 65.952.300 65.952.300 6.595.230 Céng 1183,000 65.952.300 65.952.300 6.595.230 3 09/01/2004 230001 B¶ng QC 156.11 331.304 3560,000 87.005.000 87.005.000 8.700.500 Céng 3560,000 87.005.000 87.005.000 8.700.500 Tæng céng 8.269.675.762 8.269.675.762 421.131.653 PhÇn III: §¸nh gi¸ chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi §Ó ®¸nh gi¸ mét c¸ch chÝnh x¸c vµ toµn diÖn c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi th× ta cÇn xem xÐt nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh÷ng h¹n chÕ trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. Tõ ®ã, ®Ó cã c¬ së ®Ó ®­a ra c¸c biÖn ph¸p nh»m ph¸t huy nh÷ng ­u ®iÓm, ®ång thêi h¹n chÕ nh÷ng nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i, gióp hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi, em ®· cã nh÷ng ®¸nh gi¸ ban ®Çu vÒ c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty nh­ sau: 3.1) Nh÷ng ­u ®iÓm: Qua t×m hiÓu thùc tÕ, em nhËn thÊy cã thÓ thÊy c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n ë c«ng ty vÒ c¬ b¶n ®· ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý ®Æt ra, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt vÒ mÆt ph¹m vi vµ ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu kinh tÕ gi÷a kÕ to¸n víi c¸c bé kh¸c cã liªn quan còng nh­ gi÷a c¸c néi dung cña c«ng t¸c kÕ to¸n; ®ång thêi còng ®· ®¶m b¶o cho sè liÖu kÕ to¸n ph¶n ¸nh trung thùc hîp lý. ViÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi hiÖn nay t­¬ng ®èi phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña c«ng ty. VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ toan: Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh võa tËp trung võa ph©n t¸n nªn cã nhiÒu thuËn lîi trong viÖc h¹ch to¸n vµ kiÓm tra kÕ to¸n còng nh­ phôc vô tèt cho c«ng t¸c qu¶n lý chung cña c«ng ty. ViÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo m« h×nh nµy còng thuËn lîi cho c«ng t¸c tin häc ho¸ kÕ to¸, tËp trung th«ng tin vµ gi¸m s¸t ®­îc chÝnh x¸c, hîp lý, hîp lÖ c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh. Riªng bé m¸y kÕ to¸n t¹i v¨n phßng c«ng ty ®· ®­îc tæ chøc hîp lý víi 7 c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cao vµ cã nhiÒu kinh nghiÖp, hiÓu biÕt vÒ nÒn kinh thÞ tr­êng. T¹i phßng, c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng hîp lý râ rµng cho tõng kÕ to¸n viªn, mçi kÕ to¸n viªn phô tr¸ch mét m¶ng c«ng viÖc riªng ®Ó tõ ®ã gióp n©ng cao ý thøc tr¸ch nhiÖm cña mçi ng­êi còng nh­ t¹o ra sù liªn kÕt chÆt chÏ ®Ó ®¹t d­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt trong c«ng viÖc. C«ng ty ®· biÕt khai th¸c kh¶ n¨ng vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cña ®éi ngò kÕ to¸n, gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc, søc lao ®éng nh­ng vÉn ®¶m b¶o thùc hiÖn tèt chøc n¨ng nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi tõ chi tiÕt ®Õn tæng hîp theo yªu cÇu qu¶n lý. VÒ hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: C«ng ty ®· sö dông mét c¸ch ®ång bé hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n tõ v¨n phßng c«ng ty ®Õn c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. C«ng ty x©y dùng mét qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ hîp lý, chøng tõ sau khi ®­îc lËp ®­îc chuyÓn ®Õn bé phËn kÕ to¸n liªn quan ®Ó ®¶m b¶o theo dâi vµ ph¶n ¸nh kÞp thêi sù biÕn ®éng t¨ng, gi¶m cña c¸c kho¶n môc tµi s¶n, nguån vèn. C¸c chøng tõ ®­îc lËp theo mÉu do Bé tµi chÝnh quy ®Þnh vµ theo th«ng lÖ quèc tÕ ®èi ví c¸c chøng tõ giao dÞch víi n­íc ngoµi gióp ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý, tr¸nh tranh chÊp. C¸c chøng tõ còng ®­îc thu thËp, l­u tr÷, b¶o qu¶n tèt, ®­îc s¾p xÕp thµnh bé hoµn chØnh theo tõng lo¹i nghiÖp vô, theo thêi gian ph¸t sinh thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra theo dâi. VÒ h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n: C«ng ty ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ kÕt hîp víi viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. §©y lµ viÖc lµm ®óng ®¾n, kÞp thêi , lµm ®¬n gi¶n c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n, h¹n chÕ ®­îc sai sãt do viÖc ghi trïng l¾p bëi sè liÖu cÇn vµo mét lÇn tõ c¸c chøng tõ gèc. Sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n rÊt thuËn lîi cho qu¸ tr×nh kiÓm tra ®èi chiÕu c¸c sè liÖu trªn nhiÒu lo¹i sæ kh¸c nhau, ®ång thêi c¸c b¶ng biÓu ®­îc lËp trªn sæ ®­îc tÝnh to¸n tù ®éng nªn c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n ®¬n gi¶n h¬n vµ tiÕt kiÖm h¬n VÒ hÖ thèng tµi kho¶n sö dông: C«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n do nhµ n­íc quy ®Þnh phï hîp víi t×nh h×nh kinh doanh cña c«ng ty, ®ång thêi còng ®· x©y dùng ®­îc riªng cho m×nh ®­îc hÖ thèng c¸c tµi kho¶n chi tiÕt ®Ó ®¸p øng yªu cÇu h¹ch to¸n chi tiÕt VÒ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh: C«ng ty ®· tu©n thñ ®óng chÕ ®é kÕ to¸n cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh lµ lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty nh­: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh Ngoµi ra, c«ng ty còng ®· x©y dùng ®­îc cho m×nh mét hÖ thèng b¸o c¸o néi bé ®Ó phôc vô h÷u Ých cho c«ng t¸c qu¶n lÝ 3.2) Nh÷ng h¹n chÕ: Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm th× trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty s¶n xuÊt vµ xuÊt nhËp khÈu tæng hîp Hµ Néi vÉn cßn tån t¹i mét sè nh­îc ®iÓm do nh÷ng yÕu tè chñ quan vµ kh¸ch quan kh¸c nhau cÇn kh¾c phôc ViÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh víi phÇn mÒm kÕ to¸n cña c«ng ty tin häc bªn ngoµi. Do vËy khi cÇn söa ®æi bæ sung hÖ thèng sæ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n sÏ gÆp nhiÒu khã kh¨n v× ®ßi hái ph¶i söa l¹i c¸c ch­¬ng tr×nh ®· ®­îc lËp ViÖc sö dông c¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng cßn ch­a ®­îc quan t©m. HiÖn nay c«ng ty míi chØ sö dông duy nhÊt mét tµi kho¶n lµ TK 009 – Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n. Trong khi ®ã víi thùc tÕ lµ mét c«ng ty kinh doanh th­¬ng m¹i xuÊt nhËp khÈu nªn th­êng cã c¸c giao dÞch b»ng ngo¹i tÖ nh­ng c«ng ty l¹i kh«ng thùc hiÖn theo dâi nguyªn tÖ trªn TK 007 – Nguyªn tÖ c¸c lo¹i, mµ l¹i theo dâi lu«n trªn sæ c¸i tµi kho¶n ngo¹i tÖ. Do ®ã, viÖc theo dâi ngo¹i tÖ theo c¸c nguyªn tÖ kh¸c nhau kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt, g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra vµ dÔ g©y nhÇm lÉn gi÷a c¸c lo¹i nguyªn tÖ víi nhau. Bªn c¹nh ®ã c«ng ty còng kh«ng sö dông c¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng kh¸c nªn dÉn ®Ôn lµm cho viÖc h¹ch to¸n kh«ng ®óng víi chÕ ®é quy ®Þnh VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n, cã mét sè lo¹i sæ ph¶n ¸nh ch­a ®­îc cô thÓ râ rµng, kh«ng tu©n theo ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ mÉu sæ VÊn ®Ò kiÓm tra néi bé trong c«ng ty ch­a ®­îc tæ chøc mét c¸ch cã hÖ thèng.