Đề tài Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty xây dựng số 34

c.3. Nghiệp vụ giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán: - Khi phát hiện 1 tài sản cố định trong Công ty đã quá cũ không sử dụng được, Công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại tài sản cố định để xem xét hiện trạng tài sản, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định. Sau đó hội đồng lập biên bản đánh gía lại tài sản cố định. - Giám đốc Công ty gửi thông báo cho các đơn vị trực thuộc, công văn cho Tổng Công ty xây dựng Hà Nội về việc thanh lý nhượng bán tài sản cố định trong đó ghi rõ gía trị thanh lý . - Căn cứ vào biên bản đánh giá lại tài sản cố định, quyết định cho phép thanh lý tài sản cố định của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, giấy đề nghị mua tài sản cố định của người mua, hội đồng thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý tài sản cố định. - Cuối cùng Kế toán tài sản cố định huỷ thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao, ghi vào sổ chi tiết, vào nhật ký chung, vào sổ cái. d. Nghiệp vụ trích khấu hao tài sản cố định: Kế toán tài sản cố định tiến hành tính khấu hao theo phương thức khấu hao đều. Dựa vào năng lực hoạt động của Công ty, thời gian sử dụng của tài sản mà Công ty tự ấn định cũng như mức khấu hao theo tháng( nhưng trong khung quy định của Nhà nước). Định kỳ hàng tháng, hàng quý Kế toán tài sản cố định tiến hành trích khấu hao một lần, lập bảng tính khấu hao cho từng loại tài sản cố định và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận sử dụng tài sản cố định. Trên cơ sở đó Kế toán ghi nhật ký chung và phản ánh vào sổ cái tài khoản 214. e. Sổ sách tổng hợp và chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ gốc( biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định), bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Kế toán tài sản cố định sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 211,214,627,642 g.Sơ đồ hạch toán tài sản cố định: Công tác tổ chức hạch toán đối với tài sản cố định tại Công ty xây dựng số 34 thực hiện theo chế độ kế toán 1141/BTC do Bộ Tài chính ban hành 1/11/1995 được mô tả tóm tắt theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ: Hạch toán tài sản cố định TK331,111,112 TK211 TK214 Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TK1332 Nguyên giá Thuế TSCĐ thanh lý TK411 TK 811 TSCĐ do điều chuyển Giá trị còn lại Sơ đồ: Hạch toán nghiệp vụ trích khấu hao TK211 TK214 TK627 Thanh lý nhượng bán Trích khấu hao TSCĐ TSCĐ dùng cho sản xuất TK642 Xoá sổ TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ khấu hao hết dùng cho quản lý 3. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình: Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong mỗi kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Quá trình sản xuất của Công ty thực chất là sự chuyển hoá các yếu tố sản xuất ( lao động sống, nguyên vật liệu, các chi phí khác...) vào giá thành công trình. a. Tài khoản sử dụng: Công ty giao việc cho các đội, xí nghiệp theo hình thức khoán gọn. Khi nhận công trình các đội, xí nghiệp sẽ nhận tạm ứng tiền từ phía Công ty.Trong quá trình thi công khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, cần thuê thêm nhân công cũng như các chi phí khác đội trưởng đội xây dựng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng trình lên ban Giám đốc ...Tuy nhiên khác với chế độ kế toán hiện hành : khi mua nguyên vật liệu phục vụ công trình hay chi trả lương nhân viên, kế toán đội không trừ vào khoản tạm ứng mà vẫn để số dư bên nợ TK 1413 cho đến khi nào đội nộp hết tiền về Công ty. Chính vì vậy phòng Tài chính kế toán của Công ty sử dụng các TK sau để theo dõi chi phí: TK621:Chi phí nguyên vật liệu TK 622: chi phí nhân công. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công. TK3386: Nhận chi phí sản xuất. TK154: Chi phí sản xuất dở dang. b. Hệ thông chứng từ sử dụng: Các chứng từ được sử dụng để theo dõi chi phí gồm có: - Bảng kê chi phí nguyên vật liệu - Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng kê chi phí nhân công. - Hợp đồng thuê máy, biên bản thanh toán kinh phí thuê máy, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao. - Các chi phí khác đi kèm với chứng từ chứng minh các khoản chi gửi từ đội lên. c. Quá trình luân chuyển chứng từ về chi phí sản xuất: Cuối tháng chủ nhiệm công trình hoặc nhân viên kế toán các đội sẽ tập trung chứng từ nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác nộp cho kế toán phụ trách đội. Căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán sẽ lập các bảng kê: Đối với chi phí nguyên vật liệu: Dựa vào hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập xuất ( theo giá thực tế đích danh) tại kho công trình kế toán lập bảng kê chi phí vật liệu phản ánh giá mua chưa thuế và thuế được khấu trừ ( vì giá nhập- xuất kho công trình bao gồm cả thuế) Bảng kê chi phí vật liệu STT Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có Trong đó chi TK 3386 tiết ghi nợ TK621 TK1331 Chi phí NVL Tổng Xxxx xx x Đối với chi phí nhân công ở các đội: căn cứ vào hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ lương kế toán phụ trách đội lập bảng kê chi phí nhân công phản ánh rõ bao nhiêu tính vào chi phí nhân công trực tiếp, bao nhiêu tính vào chi phí sản xuất chung. Bảng kê chi phí nhân công STT Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có Trong đó chi TK3386 tiết ghi nợ TK622 TK6271 Phân bổ lương Đối với chi phí khác: Kế toán lập bảng kê chứng từ chi phí khác trên các chứng từ chứng minh khác như: biên bản kiêm báo giá, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hợp đồng kinh tế( giữa đơn vị và nhà thầu phụ)...Bảng kê có dạng như sau: Bảng kê chứng từ chi phí khác STT Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi Trong đó chi tiết ghi nợ Có TK TK TK TK 3386 6273 6277 1331 Chi phí NVL d. Sổ sách kế toán tổng hợp: Như đã trình bày các đội được phép tự chủ trong thi công công trình. Khi phát sinh các nhu cầu các đội sẽ cân nhắc giữa việc đề nghị Công ty cấp tạm ứng vật tư hoặc đề nghị Công ty cho vay tạm ứng. Sau khi nhận được tiền vay tạm ứng từ phía Công ty , đội xây dựng sẽ chi tiêu theo nội dung đề nghị vay Công ty. ở phòng Tài chính kế toán của Công ty không theo dõi các đội mua gì, dùng gì cho công trình: khi đội mua nguyên vật liệu sử dụng cho công trình kế toán không theo dõi TK nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên phục vụ công trình, không theo dõi trên các TK 334,335...mà theo dõi trên TK 3386 như sơ đồ hạch toán sau: TK1413 TK3386 TK621 TK154 Thanh toán Hoàn chứng từ Kết chuyển bù trừ chi phí NVL chi phí NVL TK622 Hoàn chứng từ Kết chuyển chi phí NC chi phí NC TK627,623 Hoàn chứng từ Kết chuyển chi phí SXC, chi phí SXC, MTC MTC Cuối mỗi tháng khi nhận được chứng từ chi phí từ đội chuyển về kế toán sẽ ghi nhận chi phí ghi tăng một khoản phải trả đội xây dựng. Đồng thời kết chuyển chi phí tính giá thành công trình. Kế toán định khoản như sau vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 3386, 621, 622, 627, 154: Bút toán1: Nợ TK621: Chi phí vật liệu Nợ TK 622: Chi phí nhân công. Nợ TK627: Chi phí sản xuất khác Nợ TK623: Chi phí sử dụng máy thi công. Có TK3386: Nhận chi phí sản xuất Bút toán 2: Nợ TK154: Giá thành công trình dở dang Có TK621: kết chuyển chi phí vật liệu Có TK622: Kết chuyển chi phí nhân công. Có TK627: Kết chuyển chi phí khác. Có TK623: Kết chuyển chi phí máy thi công. Sau khi nhận được quyết toán A-B và giấy đồng ý thanh toán từ phía chủ đầu tư kế toán sẽ lập bút toán bù trừ ghi giảm tạm ứng đồng thời ghi giảm chi phí phải trả đội xây dựng. Nợ TK 3386 Có TK 1413 4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, cũng như các doanh nghiệp khác Công ty đã sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. * Hệ thống chứng từ sử dụng: Đối với công tác tổ chức hạch toán lao động, tiền lương trong quy chế quản lý nội bộ quy định khá rõ: Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo mẫu biểu, có chữ ký của người chấm công, người giao khoán, nhận khoán, kỹ thuật xác định chất lượng công việc, hợp đồng làm khoán phải được chấm công và bảng chấm lương phải có chữ ký của từng người trong tổ. * Tài khoản sử dụng: Tại phòng kế toán Công ty, kế toán sử sụng tài khoản 334,338,622,642,627 để thanh toán lương và các khoản trích theo lương. Do Công ty giao việc cho các đơn vị trực thuộc theo hình thức khoán gọn nên kế toán ở Công ty không phải theo dõi thù lao trả cho lao động các đội, nhân viên kế toán sẽ làm việc này. Cuối tháng chủ nhiệm công trình tập hợp chứng từ liên quan mang về Công ty để kế toán ghi nhận chi phí. a. Hạch toán lương và các khoản trích theo lương: Hàng năm dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến ( căn cứ vào các công trình mà Công ty nhận thi công) phòng Tổ chức hành chính sẽ lập quỹ lương dự kiến theo công thức sau: Quỹ lương dự kiến = hệ số x doanh thu dự kiến Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. Mức lương chính của mỗi cán bộ, công nhân viên Công ty được xác định trên mức lương cơ bản và hệ số. Đây là căn cứ tính các khoản trích theo lương( 25% trong đó: 19% tính vào chi phí quản lý, 6% trừ vào lương cán bộ). -Trên cơ sở doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng phòng Tổ chức hành chính sẽ tính ra mức lương thực tế từng người. Trong lương thực tế ngoài bộ phận lương chính còn có lương năng suất: Lương năng suất = lương chính x hệ số năng suất. Lương thực tế = lương chính x (1+ hệ số năng suất). Nếu doanh thu/tháng = 3.5 tỷ/tháng cán bộ quản lý sẽ hưởng lương năng suất bằng 100% lương chính. Nếu doanh thu/ tháng < 3.5 tỷ/ tháng hệ số năng suất< 100%. - Cuối tháng phòng Tổ chức hành chính sẽ gửi phòng Kế toán tài chính bảng lương của các nhân viên, trong đó nêu rõ chức danh, mức lương cơ bản, hệ số, số tiền đã tạm ứng kỳ I, số tiền còn được lĩnh...Định kỳ đến ngày phát lương các nhân viên ở các phòng ban đến phòng Tài chính kế toán nhận lương. - Thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt. b. Hạch toán lương và các khoản trích theo lương đối với các nhân viên: Tại đội xây lắp căn cứ vào tình hình thực tế của công trình như: san lấp mặt bằng, bốc dỡ đóng cọc, dựng lán trại, sơn, hàn, trát tường...chủ nhiệm công trình lập hợp đồng giao khoán ( xem bảng dưới) chi tiết theo từng tổ ( tổ sắt, tổ nề, tổ hàn...). Hàng ngày theo khối lượng công việc mà các công nhân thực hiện được chủ nhiệm công trình lập bảng chấm công và chia lương: theo dõi số ngày làm việc, số công thực hiện, số tiền được lĩnh. Bảng chấm công được treo công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng. Cuối tháng nhân viên hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang hợp đồng giao khoán và bảng chấm công về phòng kỹ thuật thi công để xác định về đơn giá, công khoán, xác định về khối lượng và chất lượng công việc làm được. Sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và xác nhận về khối lượng thi công , phòng Tổ chức hành chính xác nhận số công nhân thực tế của mỗi đội. Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, phòng Tài chính kế toán sẽ lập bảng thanh toán lương chi tiết từng tổ, trên cơ sở đó kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán lương, và sau khi được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt, các bảng này được chuyển tới thủ quỹ, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. Bảng thanh toán lương Công ty xây dựng số 34 bảng thanh toán lương chi tiết Xí nghiệp xây lắp Hà Nội Công trình: Chuyển cho thủ quỹ để trả lương từ ngày...đến ngày... Số tiền 1.120.000: một triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Kế toán Giám đốc Đơn vị : đồng STT Họ và tên Số tiền thanh toán Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II Ký nhận 1 Nguyễn Thị Dịu 300.000 2 Đào Thống Nhật 225.000 3 Ngô Minh Phương 216.600 4 Đặng Trần Côn 58.400 5 Trần Văn Sửu 320.000 Tổng 1.120.000 Bảng tổng hợp thanh toán lương Công ty xây dựng số 34 Bảng tổng hợp thanh toán lương Xí nghiệp xây lắp Hà Nội Công trình: Chuyển cho thủ quỹ để trả lương từ ngày... đến ngày... Số tiền 3.492.000: Ba triệu bốn trăm chín mươi hai nghìn đồng chẵn. Kế toán Giám đốc Đơn vị: đồng STT Họ và tên Số tiền thanh toán Tổ thực hiện Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II Ký nhận 1 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 Tổ sắt 450.000 670.000 2 Đặng Hữu Đoàn 2.372.000 Tổ lao động 1.000.000 1.372.000 Tổng 3.492.000 1.450.000 2.042.000 Trên cơ sở hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, bảng thanh toán lương kế toán đội, xí nghiệp sẽ lập bảng phân bổ lương: phân bổ lương theo từng công việc sử dụng lao động hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung. Bảng phân bổ lương Công ty xây dựng Hà Nội Xí nghiệp xây lắp số 1 bảng phân bổ lương Công trình: STT Nội dung( tổ sản xuất ) Tổng tiền Ghi có TK334, nợ các TK 622 6271 1 Đặng Hữu Đoàn 2.372.000 2.000.000 372.000 2 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 1.000.000 120.000 Tổng 3.492.000 3.000.000 492.000 Kế toán đội Giám đốc xí nghiệp b. Sổ sách tổng hợp và chi tiết: Cuối tháng khi nhân viên kế toán đội gửi các chứng từ chứng minh về việc chi trả tiền lương, kế toán phụ trách đội sẽ lập bảng kê chi phí nhân công. Định kỳ cuối tháng khi nhận được các chứng từ do đội gửi về, kế toán Công ty mới ghi sổ nhật ký chung một lần, đồng thời ghi sổ cái TK 622, 627,3386. Khác với đơn vị bạn Công ty xây dựng số 34 không ghi giảm chi tạm ứng TK 1413 mà lại ghi tăng một khoản phải trả đội, xí nghiệp TK 3386, đây là một điểm khác so với chế độ kế toán hiện hành. Hàng tháng sau khi đã lập các bảng kê, vào sổ cái ghi sổ nhật ký chung kế toán sẽ tiến hành lưu giữ các hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ lương, bảng kê chi phí nhân công theo tập chứng từ, quản lý theo từng tháng, từng công trình. Bảng kê chi phí nhân công STT Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK3386 Trong đó chi tiết ghi nợ TK622 TK6271 Phân bổ lương Quy trình luân chuyển chứng từ lao động, tiền lương: Nơi sử dụng Bộ phận quản lý Bộ phận lao động lao động, tiền lương kế toán Thời gian Kết quả Cơ cấu lao động Lập chứng từ lao động lao động hệ thống định mức tiền lương, đơn giá BHXH Bảng chấm công Quyết định thay đổi Ghi sổ kế toán Chứng từ giao nhận cơ cấu lao động chỉ tiêu TL,BHXH 5. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Để mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và để giúp Công ty có thêm nhiều hợp đồng mới Công ty xây dựng số 34 thường xuyên duy trì nhiều mối quan hệ với các đối tác khác nhau. Tuy nhiên mối quan hệ phải nói đến đầu tiên đó là mối quan hệ với lực lượng cán bộ công nhân viên, ngân sách Nhà nước. Bên cạnh đó khi tham gia thị trường mỗi Công ty đều là khách hàng và cũng là người bán, vì vậy ngoài các nghiệp vụ thanh toán trong nội bộ, thanh toán với ngân sách Nhà nước Công ty còn có các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng của Công ty. a. Thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng: * Phải thu khách hàng là các khoản đơn vị phải thu của người mua sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, thu của người giao thầu, xây dựng cơ bản về khối lượng công tác đơn vị đã hoàn thành bàn giao chưa được trả tiền. Để phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị và khách hàng về các khoản phải thu, kế toán sử dụngTK131. Các khoản phải thu phải được hạch toán chi tiết đến từng đối tượng phải thu từng khoản nợ cụ thể. Các khoản phải thu thường xuyên( tháng, quý, năm) phải kiểm tra đối chiếu các khoản phải thu có xác nhận của khách nợ một cách cụ thể. Trường hợp thanh toán các khoản phải thu bằng hiện vật hoặc bằng hình thức bù trừ thì phải có đầy đủ các chứng từ hợp lý, hợp pháp . TK131: “phải thu khách hàng” chi tiết thành các tiểu khoản: TK1311: phải thu khách hàng( xây lắp) TK1312: phải thu khách hàng( dịch vụ xi măng) TK1313: phải thu khách hàng( dịch vụ khác) * Khoản phải trả cho người bán, người nhận thầu cơ bản , người cung cấp lao vụ là những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên. Khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng trong hệ thống nhật ký chung. Khoản phải trả người bán được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331. TK 331 được chi tiết thành các tiểu khoản: TK3311: phải trả đối tượng khác TK3312: phải trả nhà thầu phụ Các chứng từ mà Công ty sử dụng làm căn cứ trong quan hệ thanh toán gồm: - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, các xác nhận của địa phương đối với các nguyên vật liệu tự khai thác ( cát, sỏi, tre, nứa...). - Hợp đồng nhận thầu giữa Công ty với các chủ đầu tư hoặc các nhà thầu phụ nhằm phục vụ công trình. - Các phiếu thu- chi, các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. - Quyết toán A-B, giấy đồng ý chấp nhận thanh toán công trình hoặc từng hạng mục công trình. Để theo dõi thanh toán với các nhà cung cấp như: Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty gang thép Thái Nguyên và khách hàng, kế toán tổng hợp sử dụng sổ chi tiết công nợ dùng cho tài khoản 131, 331. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các TK 131,331. Việc hạch toán tình hình biến động về công nợ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ: Hạch toán thanh toán với khách hàng TK511,711,515 TK131 TK111,112,152 Giá bán Khách hàng trả nợ TK3331 hoặc đặt trước Thuế Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp TK111,112 TK331 TK152,153 Công ty trả nợ hoặc NVL, CCDC ứng trước mua ngoài TK1331 Thuế VAT b. Hạch toán thanh toán nội bộ trong Công ty: Công ty giao việc cho các đội, xí nghiệp trực thuộc dưới hình thức khoán gọn các công trình bằng cách: Công ty sẽ cấp vốn cho các đội 70%/ tổng gía trị công trình. Vì vậy để phản ánh được lượng tiền tạm ứng cho các đội, chi phí phục vụ cho thi công công trình kế toán đội sử dụng các tài khoản sau: TK 1413: tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ TK 3386: nhận chi phí sản xuất ( đơn vị khoán gọn) Công ty không sử dụng TK 1136, 336 vì ở các đội, xí nghiệp xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán độc lập. Hàng tháng nhân viên kế toán ở các đội tập hợp chứng từ liên quan đến các chi phí phát sinh trong tháng( hoá đơn GTGT, bảng chấm công, giấy biên nhận...) và lập các bảng kê chi phí để Công ty theo dõi chi phí cho các đội thi công công trình. Tại Công ty quan hệ thanh toán này sẽ đươc hạch toán như sau: Hạch toán thanh toán nội bộ TK111,112,152 TK1413 TK3386 TK621 622,627 Tạm ứng cho Thanh toán bù trừ Hoàn chứng từ Các đội giữa các đội khi chi phí từ các Thu được tiền đội. TK1111 Thừa Thiếu Tuy nhiên sau khi công trình được nghiệm thu bàn giao( coi như đã tiêu thụ ) Công ty chưa thanh toán bù trừ cho các đội khi thu được tiền của bên chủ đầu tư. Chính vì thế mà TK 1413 luôn có số dư nợ, còn TK 3386 luôn có số dư bên có. Việc sử dụng TK 3386 buộc các đội phải chịu trách nhiệm về công trình mình phụ trách. Sản phẩm của ngành xây dựng có một đặc điểm: chất lượng công trình phụ thuộc vào thẩm định của các bên liên quan nếu công trình không đạt yêu cầu chủ đầu tư sẽ không trả đủ tiền theo hoẹp đồng đã thoả thuận. Nếu Công ty đã thanh toán hết cho đội thì phần thiệt hại này Công ty phải chịu. Vì vậy Công ty sẽ thanh toán bù trừ cho đội chỉ khi nào các đội nộp tiền thu được từ phía chủ đầu tư cho Công ty. c. Thanh toán với ngân sách Nhà nước: * Tài khoản sử dụng: TK333 được chi tiết thành các tiểu khoản: TK 3331: thuế GTGT TK 3334: thuế thu nhập doanh nghiệp TK 3338: thuế môn bài * Các khoản nộp ngân sách chủ yếu của Công ty xây dựng số 34 bao gồm: Thuế môn bài: là một loại thuế đăng ký kinh doanh mà Công ty phải nộp hàng năm. Thuế GTGT: Hàng năm sau khi bù trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra thì Công ty luôn không phải nộp thuế GTGT trong trường hợp thuế GTGT đầu vào luôn lớn hơn thuế GTGT đầu ra. Lý do là Công ty lúc nào cũng thi công nhiều công trình mà các công trình có thời gian thi công lâu dài nên có những thời điểm chỉ có một số hạng mục công trình được thanh toán, trong khi có nhiều công trình đang thi công. Thuế thu nhập doanh nghiệp: là loại thuế chủ yếu mà Công ty nộp vào ngân sách hàng năm. Thuế này được tính như sau: + Đầu năm trên cơ sở hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty với các chủ đầu tư hoặc các công trình mà đội xây dựng tìm kiếm được kế toán thanh toán tính ra doanh thu dự kiến. Định kỳ hàng quý Công ty nộp thuế TNDN trên mức thuế dự kiến. + Cuối mỗi quý cục thuế sẽ gửi thông báo nộp thuế về Công ty. Công ty có thể nộp ngay hoặc nộp chậm sau một thời gian, có thể nộp bằng tiền mặt hoặc uỷ nhiệm cho ngân hàng chi hộ cho Công ty. + Khi nộp tiền thì căn cứ thông báo của cục thuế Công ty sẽ lập giấy nộp tiền vào ngân sách và kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào giấy nộp tiền để ghi sổ kế toán. + Cuối năm sau khi quyết toán thuế TNDN nếu Công ty nộp thiếu thì Công ty phải bổ sung, nếu Công ty nộp thừa số thừa sẽ trừ vào những năm sau. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách TK6425 TK333 TK111,112 Tính ra số phải nộp Số thực nộp trong năm IV- Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty xây dựng số 34: 1- Đặc điểm chung của kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ và tất cả các tài sản có thể chuyển ngay thành tiền do doanh nghiệp sở hữu : tiền mặt bằng đồng Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam, tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, các loại vàng bạc, đá quý, các loại ngân phiếu...tất cả đều có giá trị như tiền tức là đều có thể chuyển ngay thành tiền. Hàng ngày tại doanh nghiệp luôn luôn có các nghiệp vụ thu, chi xen lẫn nhau. Các khoản thu là để có vốn bằng tiền để chi. Các khoản chi là để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh và từ đó có các khoản thu nhập để đáp ứng các khoản chi. Dòng lưu chuyển tiền tệ xảy ra liên tục không ngừng, có thời điểm ngược lại nhưng bao giờ doanh nghiệp cũng phải có một số tiền để đáp ứng kịp thời các khoản chi cần thiết. Tuy nhiên khoản dự trữ tiền không giống như dự trữ NVL, CCDC, hàng hoá vì các loại tài sản này có thể tồn đọng nhưng tiền thì lưu chuyển không ngừng. Trong một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh bất cứ ngành nghề gì thì vốn bằng tiền là một loại tài sản lưu động thiết yếu nhất. Tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, tiền còn là phương tiện chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế. Giống như các đơn vị khác Công ty xây dựng số 34 trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng phát sinh các mối quan hệ với ngân hàng, với các tổ chức kinh tế, với người bán, với người mua, với cán bộ công nhân viên, vì vậy kế toán vốn bằng tiền chủ yếu là hạch toán về tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, hạch toán các khoản tiền vay, tạm ứng phải thu, phải trả. 2- hạch toán tiền mặt tại Công ty xây dựng số 34: a. Hệ thống tài khoản sử dụng: Tại Công ty xây dựng số 34 để theo dõi tình hình biến động tăng giảm lượng tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng tài khoản 111: Tiền mặt. Tài khoản này được chi tiết thành TK1111: Tiền Việt Nam. b.Hệ thống chứng từ sử dụng: Hàng ngày tại Công ty luôn có các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Khi phát sinh các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng mẫu do bộ tài chính phát hành.Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu, phiếu chi làm cơ sở để hạch toán. Nhưng các phiếu thu, phiếu chi này không đi một mình riêng lẻ mà chúng luôn đi kèm với các chứng từ chứng minh nội dung các khoản thu, khoản chi như: Giấy đề nghị vay tạm ứng. - Giấy đề nghị nộp tiền. - Bảng thanh toán lương. - Giấy nộp tiền BHXH. Sau đây là một số phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ đã được thực hiện việc thu , chi tiền mặt trong tháng 11 năm 2003. Phiếu thu số:214 Mã số :01-TT Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Ngày 1/11/2003 (QĐsố 1141-TC/QĐ/CĐ Nợ TK 1111 Ngày 01/11/1995 Có TK11212 của Bộ tài chính). Họ và tên người nộp tiền : Trương Thị Thu Địa chỉ : Phòng Tài chính kế toán Lý do nộp tiền : Rút tiền gửi nộp quỹ Số tiền: 50.000.000Đ ( viết bằng chữ) Năm mươi triệu đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn. Ngày 01tháng 11 năm 2003. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (ký,ht) Phiếu chi Quyển số: Mã số:02-TT Đơn vị: Số: 923 ( QĐsố 1141-TC/QĐ/CĐKT Công ty xây dựng số 34 Ngày 01/11/1995 Ngày 01/11/2003 của Bộ tài chính). Nợ TK1413 Có TK1111 Họ và tên người nhận tiền: Vũ Đăng Thoa Địa chỉ : Đội xây dựng số 3 Lý do nộp tiền: Vay mua cát công trình làng Quốc tế Thăng Long. Số tiền: 19.611.000Đ( viết bằng chữ): Mười chín triệu sáu trăm mười một nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Mười chín triệu sáu trăm mười một nghìn đồng chẵn. Ngày 01 tháng 11 năm 2003. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký, đóng dấu) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,ht) Do đặc thù của Công ty là khoán gọn công việc cho các đội, xí nghiệp theo hình thức tạm ứng tiền nên khi các đội có nhu cầu vay tiền công ty sẽ tiến hành vay ngân hàng. Để các đơn vị có thể theo dõi số tiền cần đã vay được chưa, thủ quỹ sử dụng một loại sổ đặc biệt: Sổ theo dõi tiền hàng ngày các công trình. Mẫu sổ như sau: Sổ theo dõi tiền hàng ngày các công trình Ngày tháng Công trình Số tiền Ghi chú Chuyển khoản Tiền mặt c. Quy trình luân chuyển chứng từ: * Các nghiệp vụ thu tiền: Tiền mặt tại quỹ Công ty có thể tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau:đi vay, tiền thu từ khách hàng, thanh lý nhượng bán tài sản, lãi suất thu từ khoản phải thu khó đòi, cung cấp dịch vụ vận chuyển, cho thuê giàn giáo, cốp pha... Ta có thể quan sát mô hình dưới đây để hình dung về sự luân chuyển chứng từ thu tiền: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền Người nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Xem xét ký Công ty duyệt Kế toán thanh Lập phiếu thu toán Kế toán trưởng Ký duyệt Thủ trưởng đơn vị phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền nộp vào quỹ Kế toán thanh Bảo quản, lưu giữ toán - Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ phía chủ đầu tư... Người nộp tiền ( khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng Tài chính kế toán. - Tại đây Kế toán thanh toán sẽ xem xét , lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu lại, 1 liên giao cho người nộp tiền, liên còn lại gửi thủ quỹ. - Sau khi phiếu thu được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền đúng theo số tiền ghi trên phiếu thu, đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới kế toán thanh toán. * Các nghiệp vụ chi tiền: Các khoản chi ở Công ty xây dựng số 34 chủ yếu là chi tạm ứng cho các công trình, chi trả lương quản lý, chi nộp ngân sách, chi thanh toán với nhà cung cấp xi măng Nghi Sơn và sắt thép TISCO. Do các khoản chi thường xuyên và bất thường có nhiều mục đích khác nhau nhưng đặc trưng ở Công ty là khoản chi tạm ứng. Cách thức cũng như thủ tục tạm ứng được mô tả theo sơ đồ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng Người xin chi Lập giấy đề tiền nghị chi tiền Phòng Kế hoạch Xem xét ký Kỹ thuật duyệt Kế toán thanh Lập phiếu chi toán Thủ quỹ Chi tiền Căn cứ vào nhu cầu vật liệu, lao động thuê ngoài và các chi phí khác... người xin chi tạm ứng ( thường là các chủ nhiệm công trình, đội trưởng đội xây dựng) sẽ viết giấy đề nghị vay tạm ứng. Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng, số tiền xin tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng này được gửi đến phòng Kinh tế kế hoạch, trên cơ sở khối lượng thực tế đơn vị thực hiện được trưởng phòng sẽ ký xác nhận để xác nhận số tiền mà đội đề nghị là hợp lý, phù hợp. Sau đó giấy đề nghị tạm ứng được đưa đến phòng Tài chính kế toán, kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi đã xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % được hưởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty. Tiếp theo đó Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật tư, tạm ứng lương và các chi phí khác khi chưa có quyết toán A-B theo yêu cầu của đội, xí nghiệp . Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, các chữ ký, giấy đề nghị vay tạm ứng sẽ được gửi lại phòng kế toán. Kế toán thanh toán lập phiếu chi ( lập 3 liên: 1 liên gửi người nhận tiền, 1 liên lưu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ). Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi, tiến hành chi đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ. Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi theo tháng. d. Sổ sách tổng hợp và chi tiết: * Sổ sách chi tiết: Sau khi thực hiện việc thu, chi tiền mặt thủ quỹ tiến hành vào sổ quỹ tiền mặt( kèm báo cáo quỹ). Sổ quỹ tiền mặt được mở 2 liên để ghi chép hàng ngày. Sổ quỹ được mở chi tiết cho từng loại tiền mặt ( đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc). Sau khi đã vào sổ quỹ, cuối ngày thủ quỹ gửi lại cho kế toán một tờ sổ quỹ cùng các chứng từ thu, chi tiền mặt có liên quan. Hết một trang sổ quỹ, thủ quỹ phải cộng tổng và tính ra số dư cuối trang. * Sổ sách tổng hợp: Do Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp mà Công ty áp dụng là: Sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 1111, không áp dụng nhật ký thu- chi tiền mặt. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung, đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 1111. Cuối ngày kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu so sánh với thủ quỹ về số tiền thu chi trong ngày để kiểm tra tính hợp lý. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tiến hành cộng dồn xác định số dư để đưa lên báo cáo kế toán. Sổ quỹ tiền mặt Liên số: 1 Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Tờ :1 Ngày 01 tháng 11 năm 2003 SH phiếu Diễn giải TKĐƯ Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn Dư đầu tháng 67.295.270 910 TTThu TT tiền lương kỳ II T10/03 334 22.027.790 ............ 916 Hoàng Xuân Lai chi phí tiếp khách 64284 1.585.950 ............. 918 DTĐào mua hoá đơn tài chính 13312 3.528 ............. 215 TT thu vay TMNHCTTXuân 3112 106.743.000 ................. 922 Vay thuê máy xúc CT kè sông TL 1413 13.000.000 .............. Tổng cộng 156.743.000 196.461.090 27.577.180 Đã kiểm tra nhận đủ chứng từ Thủ quỹ (Ký, họ tên) e. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt tại Công ty xây dựng số 34: Việc hạch toán tiền mặt tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: TK1121 TK1111 TK1413 Rút tiền gửi ngân hàng Chi tạm ứng cho các đội TK131 TK152,211 Khách hàng thanh toán chi mua vật liệu, TSCĐ hoặc ứng trước TK311 TK334,338 Vay ngắn hạn ngân hàng Chi trả lương, BHXH TK515,711 TK333 TN tài chính, bất thường Chi nộp ngân sách TK511 TK331 Thu tiền mặt từ bán hàng Chi trả nhà cung cấp và cung cấp dịch vụ 3. Hạch toán tiền gửi ngân hàng: Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền Công ty đang gửi ở các ngân hàng, các kho bạc Nhà nước. Việc gửi tiền vào ngân hàng, vào kho bạc là một yêu cầu trong công tác quản lý tài sản, công tác giao dịch của Công ty. Các Công ty mở tài khoản ở ngân hàng và tiến hành thanh toán với nhau qua ngân hàng đã trở nên thông dụng bởi sự thuận tiện, dễ dàng của loại hình thanh toán này. Số vốn bằng tiền của Công ty xây dựng số 34 đang được gửi tại ngân hàng đó là: Ngân hàng Công thương Thanh Xuân có số tài khoản là 013S- 00004. a. Hệ thống tài khoản sử dụng: Tuân theo chế độ 1141/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 1/11/1995 để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm của lượng tiền gửi ngân hàng, Công ty xây dựng số 34 sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. Tuy nhiên khác với đơn vị bạn, Công ty chi tiết TK tiền gửi ngân hàng theo từng đối tượng tín dụng.Cụ thể các tiểu khoản của TK 112 gồm: TK11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. TK11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. TK11214: Tiền gửi VND tại Sở giao dịch I Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. b. Hệ thống chứng từ sử dụng: Công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng các chứng từ gốc như: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ. Uỷ nhiệm chi: Là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản riêng của mình chuyển trả sang tài khoản tiền gửi của đơn vị được hưởng trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Uỷ nhiệm chi phải ghi rõ họ, tên, số hiệu tài khoản của ngân hàng gửi lệnh và ngân hàng nhận lệnh, ngày giờ lập uỷ nhiệm chi, tên, số hiệu tài khoản của đơn vị trả tiền và đơn vị nhận tiền, nội dung thanh toán, số tiền bằng số, bằng chữ. Giấy uỷ nhiệm chi phải có đầy đủ chữ ký của kế toán và kế toán trưởng, ngân hàng nhận lệnh và ngân hàng phát lệnh. Uỷ nhiệm thu: Các chứng từ này thường đi kèm với các hoá đơn, chứng từ chứng minh khác cho nội dung thu- chi: - Giấy báo có, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị vay tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt, bảng kê nộp BHXH... - Quyết toán A-B, giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, uỷ nhiệm thu của khách hàng. Sau đây là một số uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng Công thương Thanh Xuân gửi cho Công ty xây dựng số 34. Uỷ nhiệm chi Số : 1176 Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Lập ngày 28/0/03 Tên đơn vị trả tiền: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội Số tài khoản: 710A- 00776 Phần do NH ghi Tại ngân hàng: Công thương Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản nợ Tên đơn vị nhận tiền: Công ty xây dựng số 34 Tài khoản có Số tài khoản: 013S- 00004 Tại ngân hàng: Công Thương Thanh Xuân- Hà Nội Số tiền bằng số Số tiền bằng chữ: Hai trăm năm mươi chín triệu đồng chẵn 259.000.000 Nội dung thanh toán: Trả tiền khối lượng gói thầu số 3 làng Quốc tế Thăng Long. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàngB Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày... Ghi sổ ngày... Kế toán Trưởng phòngKT Mẫu 01 Ngân hàng công thương Thanh xuân Giấy báo có số:...... Ngày 28/11/2003 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty xây dựng số 34 Số tài khoản : 013S – 00004 Tại ngân hàng: Công Thương Thanh Xuân Số tiền: 259.000.000 Bằng chữ: Hai trăm năm mươi chín triệu đồng chẵn Nội dung: Trả tiền khối lượng gói thầu số 3 làng Quốc tế Thăng Long. Tên đơn vị trả tiền: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội Số tài khoản: 710A- 00776 Tại ngân hàng: Công Thương Thanh Xuân Số tiền: 259.000.000 Bằng chữ: Hai trăm năm mươi chín triệu đồng chẵn Nội dung thanh toán: Trả tiền khối lượng gói thầu số 3 làng Quốc tế Thăng Long. Đơn vị trả tiền Kiểm soát Kế toán ngân hàng Đơn vị nhận tiền c. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng: Hàng ngày tại Công ty khi phát sinh các nghiệp vụ như: mua hàng chi trả các đối tượng( tiền mua nguyên vật liệu, tài sản cố định đối với các nhà cung cấp, các dịch vụ đối với các nhà thầu phụ) ...Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ, hoá đơn mua hàng, kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu đưa đến ngân hàng Công Thương Thanh Xuân để xin thanh toán. Ngân hàng sẽ kiểm tra số dư tiền gửi trên tài khoản của Công ty và chuyển tiền cho đơn vị được hưởng, gửi giấy báo có cho đơn vị nhận tiền đồng thời gửi giấy báo nợ cho Công ty. Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu được viết thành 4 liên đặt giấy than viết một lần nhưng phải ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi kế toán thanh toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị: Một liên giao cho ngân hàng chi tiền. Một liên giao cho ngân hàng nhận tiền. Một liên Công ty giữ lại. Một liên gửi tới đối tượng thanh toán. Ngân hàng sẽ gửi trả Công ty kèm theo giấy báo số dư khách hàng và phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn ( thông báo dịch vụ của ngân hàng, lệ phí cộng với VAT của dịch vụ này). Sau khi nhận được uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi do ngân hàng trả lại kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lưu trữ: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi cùng với hoá đơn GTGT, giấy báo số dư khách hàng, phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn trong tập chứng từ theo dõi trong tháng. Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Kế toán thanh Lập UNC, toán UNT Kế toán trưởng Xem xét ký duyệt Thủ trưởng đơn vị Ký duyệt Ngân hàng Thực hiện dịch vụ Kế toán thanh Lưu trữ và toán bảo quản d. Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết: Sổ sách tổng hợp được áp dụng tại Công ty xây dựng số 34 bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 11211,11212,1214. Hàng ngày căn cứ vào các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi được thực hiện bởi các ngân hàng khác nhau kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng. 4. Kế toán vay ngắn hạn: Để thoả mãn nhu cầu về vốn sản xuất kinh doanh, Công ty phải tiến hành vay vốn ở ngân hàng hoặc vay ở các đối tượng, tổ chức kinh tế khác. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền mà số tiền trên tài khoản của -Công ty không đủ để chi trả thì Công ty phải đi vay. Công ty có thể vay của ngân hàng Công Thương Thanh Xuân hoặc đi vay của các tổ chức cá nhân. Kế toán tiền vay ngắn hạn phải theo dõi chi tiết riêng số tiền đã vay, số tiền đã trả cả gốc và lãi, số tiền vay còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, từng khế ước vay. Khi vay vốn của ngân hàng căn cứ vào nhu cầu của Công ty phòng Kế toán viết đơn xin vay vốn. Đơn xin vay phải ghi rõ các thông tin cần thiết, mục đích sử dụng vốn vay, thời hạn vay... đồng thời phải có khế ước nhận nợ vay. Hồ sơ hoàn chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của những người đại diện và chịu trách nhiệm. Nếu chuyển tiền vay bằng uỷ nhiệm chi vào tài khoản tiền gửi của Công ty thì ngân hàng sẽ chuyển cho Công ty giấy báo có. Nếu tiền vay được đưa vào nhập quỹ tiền mặt kế toán viết phiếu thu và ghi sổ theo định khoản: Nợ TK111 Có TK 311 Khi hết hạn vay vốn ghi trong khế ước ( thường là 9 tháng) Công ty phải đến ngân hàng thanh toán cả vốn và lãi vay. Nếu trả nợ vay cho ngân hàng bằng tiền mặt hoặc TGNH thì ghi bút toán: Nợ TK 311 Có TK 111,112 Nếu Công ty chưa đủ khả năng trả nợ vay thì phải làm đơn xin gia hạn gửi đến ngân hàng. Nếu trả trong hạn lãi vay được ghi số trong định khoản: Nợ TK 6428 hay TK 142 Có TK 111,112 Nếu quá hạn : Nợ TK412 Có TK 111,112. Ta xét mô hình về quá trình vay ngân hàng. Trình tự lưu chuyển của chứng từ vay ngân hàng Kế toán thanh toán Lập giấy nhận nợ Kế toán trưởng Xác nhận Giám đốc Ký duyệt Kế toán thanh toán Lập giấy lĩnh tiền mặt Thủ quỹ Nhận tiền Căn cứ vào giấy đề nghị vay tạm ứng của công trình kế toán thanh toán sẽ lập giấy nhận nợ ghi rõ tên đơn vị, hạn mức tín dụng, số tiền nhận nợ ( bằng tiền mặt, chuyển khoản), mục đích sử dụng tiền vay, lãi suất tín dụng trong hạn và quá hạn. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra, xem xét hợp đồng giao khoán giữa Công ty với đội và ký duyệt vào giấy nhận nợ. Thủ trưởng đơn vị căn cứ vào các chứng từ chứng minh nội dung khoản nợ sẽ ký xác nhận người nhận nợ là Công ty xây dựng số 34. Sau đó kế toán thanh toán lập giấy lĩnh tiền mặt : ghi rõ họ tên ngưòi lĩnh tiền( thường là thủ quỹ ), số tiền cận nhận ( nhỏ hơn hoặc bằng số tiền nhận nợ. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào giấy nhận nợ và giấy lĩnh tiền mặt mang đến ngân hàng để rút tiền. Sau đó thủ quỹ mang tiền về kế toán thanh toán lập phiếu thu để thủ quỹ nộp tiền vào quỹ. Kết thúc của nghiệp vụ này, kế toán thanh toán tiến hành bảo quản và lưu giữ giấy nhận nợ cùng giấy đề nghị vay tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt, phiếu thu đóng thành quyển và theo dõi theo tháng. Định kỳ hàng tháng kế toán thanh toán lập một bảng kê tiền vay ngân hàng kèm theo giấy nhận nợ. Sau khi kiểm tra kế toán trưởng sẽ ký duyệt vào bảng kê này. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy nhận nợ Số 68102 ( Theo HĐTD số 01/HĐTD ngày 07/11/2002) 1.Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc 2.Họ tên người nhận nợ: Ngô Xuân Bắc Số CMND: 011549116 do CA Hà Nội cấp ngày 11/10/1986 Là đại diện cho: Công ty xây dựng số 34 Tổng số tiền cho vay: 36.230.949.308 đồng Hạn mức tín dụng: 6 tháng 3.1.Doanh số vay từ đầu dự án: 3.2. Dư nợ đến trước ngày nhận nợ: 7.967.178.831 Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm sáu bảy triệu một trăm bảy tám nghìn tám trăm ba mươi mốt đồng chẵn. 3.3.Số tiền nhận nợ lần này: 36.230.949.308 Bằng chữ: 3.4. Thời hạn cho vay: 6 tháng Theo THTD kể từ ngày 07/11/2002 đến hết ngày 07/05/2002 Lãi suất quá hạn: Đến 1 tháng:0,788 tháng Trên 1 tháng: 0,975 tháng Hà Nội ngày 07/11/2002 Kế toán trưởng Người nhận nợ Họ tên Họ tên Doanh nghiệp vay vốn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty XD số 34 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bảng kê rút vốn vay Tên doanh nghiệp : Công ty xây dựng số 34 Theo hợp đồng tín dụng ngày 07/11/2002 Đề nghị chi nhánh ngân hàng: Công Thương Thanh Xuân Số tiền vay: 36.230.949.308 Để thanh toán theo nội dung dưới đây: STT Tên công trình Giá trị HĐ 1 Công trình nhà mổ HSCCBVT Quang 368.001.000 2 Công trình làng Quốc tế Thăng Long 118.800.8075 3 Kinh doanh vật tư xi măng 2.400.000.000 4 Công trình sông công Thái Nguyên 214.910.000 5 Công trình Thanh Lam Lạng Sơn 60.030.233 6 Các công trình trên địa bàn Thái Nguyên 13.000.000.000 7 Các công trình trên địa bàn Hà Nội 10.000.000.000 8 Các công trình khác 9.000.000.000 Tổng cộng 36.230.949.308 Hà Nội ngày 07/11/2002 Kế toán trưởng Giám đốc Công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Chấp nhận của ngân hàng Doanh nghiệp được rút tiền vay là: 36.230.949.308 Bằng chữ: Hà Nội ngày 07/11/2002 Cán bộ tín dụng Trưởng phòng tín dụng (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền Phiếu thu, chi Giấy báo nợ, báo có, UNT, UNC Giấy đề nghị thanh toán Nhật ký chung Báo cáo quỹ Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết Sổ cái TK1111, TK TGNH TK1121 Bảng cân đối Bảng tổng hợp tài khoản chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần C: Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Kể từ ngày thành lập Công ty xây dựng số 34 đang ngày một phát triển lớn mạnh. Qua những thành tích đã đạt được, những công trình, hạng mục công trình cao Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội giao phó và tạo được nhiều uy tín lớn trong khách hàng. Và để ngày càng mở rộng hơn nữa phạm vi hoạt động của mình Công ty cần phát huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm còn tồn tại trong Công ty. - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tượng đối gọn nhẹ, số lượng cán bộ ( 6 người ) tuy không nhiều nhưng đã thực hiện được số lượng công việc tương đối lớn. Đó là do Kế toán trưởng đã có sự phân công công tác cho các nhân viên kế toán phù hợp và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung- phân tán là thích hợp đảm bảo sự thống nhất, kiểm tra điều chỉnh lẫn nhau giữa các nhân viên kế toán tránh tình trạng sai phạm. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung là phù hợp vì hình thức này tương đối đơn giản, quy trình hạch toán không phức tạp, dễ cơ giới hoá công tác kế toán phù hợp với địa bàn hoạt động của Công ty. - Việc tổ chức hạch toán kế toán ở Công ty cũng khá tốt, nhất là các phần hành về kế toán tài sản cố định và kế toán vốn bằng tiền. + Trong kế toán vốn bằng tiền do tiền được tạm ứng cho các công trình chủ yếu lấy từ nguồn vay ngắn hạn ngân hàng, trong khi lượng tiền vay này hàng tháng chịu lãi suất rất cao( 0.7%/ tháng). Do vậy, chỉ khi nào các đội, xí nghiệp có nhu cầu vay Công ty mới lập giấy nhận nợ đến ngân hàng để vay và tiền sau khi mang về lập tức được chuyển đến các đội bởi ngày nào còn tồn quỹ thì Công ty còn phải trả lãi ngày đó. Từ đó dẫn đến lượng tiền mặt tồn quỹ rất ít nên Công ty không có kiểm kê quỹ hàng ngày mà chỉ so sánh đối với số dư giữa kế toán với thủ quỹ. Và tiền mặt trong Công ty chủ yếu sử dụng để thanh toán nội bộ, còn tiền gửi ngân hàng được sử dụng thanh toán với bên ngoài. + Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kế toán vật tư sử dụng TK152 mà không sử dụng TK 156 mặc du nguyên vật liệu ở đây mang tính chất hàng hoá nhiều hơn.Việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty vì thế chưa chính xác do thực chất nguyên vật liệu là dùng cho sản xuất nhưng ở Công ty ngoài dùng cho sản xuất còn sử dụng để buôn bán với bên ngoài. Mặt khác kế toán không sử dụng TK 159 vì không phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lý do là nguyên vật liệu chỉ nhập kho khi có yêu cầu của khách hàng và sau đó được chuyển ngay cho khách hàng. + Việc hạch toán tài sản cố định ở Công ty hầu như không có sự sai phạm bởi vì sự tăng, giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định của Công ty đều được thông báo lên Tổng Công ty do đó luôn có sự kiểm tra, điều chỉnh giữa Công ty và Tổng Công ty. + Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Nghiệp vụ phân bổ lương không chính xác giữa các kỳ do việc chứng từ các đội gửi lên chậm. Bên cạnh đó Công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép. Lương nghỉ phép phát sinh vào kỳ nào thì hạch toán vào kỳ đó. + Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây lắp: Khác với chế độ kế toán hiện hành khi mua nguyên vật liệu hay chi trả lương kế toán đội không trừ vào khoản tạm ứng mà vẫn để số dư bên nợ TK 1413. Do hình thức khoán gọn các công trình nên việc tập hợp chi phí cho công trình nhiều khi chỉ đúng theo hoá đơn mà trên thực tế có thể không đúng bởi vì kế toán Công ty không quan tâm đến số lượng ghi trên chứng từ đó. Viêvj tính giá thành công trình không được phân ra từng khoản mục để theo dõi mà được tập hợp chung trên TK 632. Mặt khác do địa điểm thi công xa nên việc luân chuyển chứng từ ban đầu còn chậm, gây sự thiếu chính xác, kịp thời trong quá trình hạch toán chi phí trong kỳ. + Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Công ty không sử dụng TK136, 336 mà sử dụng TK 1413, 3386 để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Công ty vì ở các đội, xí nghiệp xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán độc lập. Việc sử dụng TK 1413, 3386 buộc các đội phải chịu trách nhiệm về công trình mình phụ trách. - Các báo cáo tài chính của Công ty mặc dù đã lập theo đúng chế độ kế toán nhưng các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán chưa phản ánh đúng thực trạng của Công ty: + Trong quá trình thi công Công ty chỉ tiến hành bù trừ khi thu được tiền từ phía chủ đầu tư nên ở thời điểm lập bảng cân đối kế toán vẫn còn số dư nợ TK 1413 và số dư có TK3386 dẫn đến tài sản và nguồn vốn tăng lên một cách “ ảo”. + Trên bảng cân đối kế toán không có khoản mục dự phòng phải thu khó đòi ( TK 139) do khoản này trừ vào lợi nhuận của Công ty trong khi lợi nhuận của Công ty thấp. + Khoản mục chi phí chờ kết chuyển ( TK 1422) cũng là một khoản chiếm tỷ trọng tương đối lớn trên bảng can đối kế toán bởi hàng năm chi phí quản lý là rất lớn. Trong khi lợi nhuận của Công ty không thể bù đắp vì vậy Công ty phải chuyển một phần sang năm tiếp để kết chuyển dần dẫn đến tài sản và nguồn vốn tăng lên một cách giả tạo. Nhìn chung việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty xây dựng số 34 tương đối hoàn thiện, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành nhưng cũng cần phải ngày một hoàn thiện hơn nữa để có thể quản lý nguồn tài chính của Công ty ngày một tốt hơn. Và chúng ta có thể đưa ra một số giải pháp như sau: - Như chúng ta đã biết thông tin kế toán cần phải được cung cấp một cách kịp thời để có thể phản ánh đúng thực tế phát sinh. Do vậy phòng Kế toán nên có quy định về thời hạn nộp chứng từ thanh toán để tránh trường hợp nghiệp vụ phát sinh kỳ này được hạch toán vào kỳ sau và công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng làm cho việc hạch toán chậm không đảm bảo yêu cầu quản lý của Công ty. Công ty cũng nên quy định từ 7 đến 10 ngày kế toán đội phải gửi chứng từ về phòng Kế toán để nạp số liệu vào máy và để nắm bắt được tình hình hạch toán của Công ty. - Kế toán nên tập hợp chi phí nhân công trực tiếp trên một bảng kê riêng bởi vì tiền lương nhân công trực tiếp tham gia xây lắp và nhân viên quản lý đội được tập hợp chung trên một bảng kê gây nhiều bất lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất chung. - Công ty cũng nên tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân vì đây cũng là điểm bất hợp lý trong hạch toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty. Nếu trong tháng nào đó số công nhân nghỉ phép tăng lên, phần lương nghỉ phép này do không được trích trước mà đưa thẳng vào chi phí nhân công trực tiếp của tháng đó làm cho giá thành của tháng đó tăng lên, không phản ánh chính xác chi phí thực tế phát sinh. - Cần có xu hướng hoàn thiện các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính như TK 1413, 3386...bằng cách thay thế các TK 136 ,336... - Mục tiêu lớn nhất của Công ty là lợi nhuận và để tăng lợi nhuận thì con đường cơ bản, tốt nhất là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo. Bộ phận kế toán cần phải tính đúng, đủ chi phí vào giá thành, từ đó mới có biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất. Kết luận Qua những nghiên cứu, tìm hiểu về ưu nhược điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng chúng ta có thể thấy rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán liên quan đến mọi hoạt động, mọi phòng ban của doanh nghiệp. Nhìn vào công tác tổ chức kế toán tại một doanh nghiệp có thể đánh giá được công tác tổ chức quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong những năm qua, Công ty xây dựng số 34 mặc dù đã đạt được những thành tích trong công tác thi công xây dựng nhưng vẫn cần phát huy hơn nữa các biện pháp kế hoạch nhất định để hoàn thiện công tác kế toán, để nó trở thành công cụ quản lý đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao vai trò quản lý nội bộ, đạt kết quả cao hơn trong những năm tiếp theo. Qua đợt kiến tập này đã giúp em có được cái nhìn tổng quan và sát thực không chỉ về bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp mà còn giúp em hiểu thêm cả về cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế trong một doanh nghiệp. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, cô Phạm Thị Thuỷ, các cô chú trong phòng Tài chính kế toán của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phan Quốc Hoa Mục lục