Đề tài Thực trạng tổ chức công tác kế toán bàng hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội

hiệm vụ và chức năng của các phòng ban: - Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra, các phòng, ban được phân ra đều đảm nhiệm những những chức năng nhất định và thể hiện rõ ràng trong quy chế quản lý của công ty. Cụ thể như sau: 3.2. Phòng tổ chức hành chính: - Phòng này có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. - Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc. - Quản lý lao động tiền lương cán bộ công nhân viên toàn công ty cùng với phòng kế toán tài chính xây dựng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ lương, kinh phí hành chính cho công ty và đơn vị trực thuộc. - Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, xây dựng lịch trình công tác, giao ban hội họp sinh hoạt định kỳ và bất thường. 3.3. Phòng kế toán tài chính: - Có trách nhiệm giúp giám đốc trong mọi công việc về vấn đề điều tiết tài chính của công ty, tổ chức công tác hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháplệnh kế toán thống kê hiện hành. - Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, sự diễn biến của các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các nguồn vốn phục vụ cho việc xuất nhập khẩu của công ty. - Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế toán thu chi tiền mặt và hình thức thanh toán khác nhau thực hiện công tác thanh toán nội bộ và thanh toán quốc tế. - Thực hiện quyết toán quỹ, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của công ty để thanh toán lỗ lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp kế toán công ty nắm chắc nguồn vốn lợi nhuận của toàn công ty. 3.4. Phòng kinh doanh nghiệp vụ 1: Cung với các phòng kinh doanh khác, phòng kinh doanh nhập khẩu lập kế hoạch về tình hình nhập khẩu để tìm ra những bạn hàng nước ngoaì để liên kết kinh tế cung cấp những mặt hàng mà trong nước có nhu cầu. 3.5. Phòng kinh doanh nghiệp vụ 2: - Quản lý hàng hoá vật tư xuất khẩu, làm thủ tục về hàng xuất khẩu vì hàng xuất khẩu cần sử dụng vốn nhiều nên phòng nghiệp vụ kinh doanh xây dựng kế hoạch đồng bộ về hàng xuất khẩu để phòng kế toán tài chính có thời gian lên kế hoạch sử dụng nguồn vốn. 3.6. Phòng kinh doanh nghiệp vụ3: Cùng với phòng kinh doanh 1 và 2 phòng kinh doanh nghiệp vụ 3 có nhiệm vụ chuyên kinh doanh vàlàm dịch vụ những mặt hàng mà trong nước có nhu cầu. Tìm kiếm đầu ra và đầu vào ở thị trường trong nước, hỗ trợ và phối hợp với các phòng kinh doanh khác trong các nghiệp vụ kinh doanh. 3.7. Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông: - Tổ chức kinh doanh các mặt hàng mà sản phẩm do công ty quy định, gia công chế biến các mặt hàng như: ép dầu, hoá mỹ phẩm, nước giải khát... 3.8. Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên. - Là nơi để kho hàng của công ty, ngoài ra trạm còn có nhiệm vụ tìm bạn hàng thuê kho, lãi đồng thời cũng là nơi gia công chế biến những hàng lâm sản. Vậy việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ như trên, công ty đã triển khai và thực hiện tốt với từng mặt hàng bằng cách phân theo từng phòng chức năng tạo điều kiện để có thể tìm hiểu sâu sắc về thị trường sản phẩm. Từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, giảm được giá thành thu mua sản phẩm. * Mối quan hệ của các phòng ban trong công ty. - Nằm trong cơ cấu quản lý của công ty và cùng chung mục đích kinh doanh và phát triển lên các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau, cùng phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh, và các chỉ tiêu kinh tế mà ban lãnh đạo công ty đã đề ta và thông qua hội nghị công nhân viên chức hàng năm. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán công ty: 4.1. Mô hình tổ chức kế toán của công ty: - Hiện nay công tác kế toán tại công ty lâm đặc sản Hà Nội được tổ chức theo hình thức hỗn hợp, nửa tập trung, nửa phân tán, công ty hiện có hai đơn vị trực thuộc là xí nghiệp đặc sản Hà Đông và trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên. + Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông là tổ chức hạch toán độc lập tại xí nghiệp, theo định kỳ (hàng quý) gửi quyết toán tới cho công ty. + Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên được coi là một bộ phận kinh doanh của công ty, hàng tháng gửi các số liệu, chứng từ báo cáo lên phòng kế toán của công ty để ghi chép, tại trạm không tổ chức hạch toán với tổng công ty những khoản nộp theo quy định. - Phòng kế toán tài chính của công ty hiện có 7 người trong đó 1 trưởng phòng kiêm kế toán trưởng và 1 phó phòng. Chức năng nhiệm vụ của phòng được phản ánh theo quy chế quản lý của công ty, phòng kế toán vừa làm nhiệm vụ thống kê tổng hợp để phản ánh các thông tin về kinh tế được chính xác, kịp thời, giúp cho lãnh đạo có cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn, vừa có chức năng quản lý tài chính nói chung, ghi chép, tính toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội. (Trang bên) Phó phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ và công nợ Kế toán thanh toán và các khoản khác Thủ quĩ Kế toán hàng hoá 4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng người trong phòng: Phòng kế toán của công ty được phân công công việc theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau: 4.2.1. Kế toán trưởng: - Là người giúp giám đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ các vấn đề về tài chính của công ty ký các chứng từ văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trong việc lập kế hoạch, lập báo cáo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán cho cán bộ công ty và các đơn vị trực thuộc. Và là người chiụ trách nhiệm trước nhà nước về giám đốc tài chính đơn vị. 4.2.2. Phó phòng kế toán tài chính: - Do một nhân viên đảm nhiệm người này thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc được phân công khi kế toán trưởng vắng mặt, ký duyệt các phiếu nhập - xuất vật tư, hàng hoá. Ngoài ra phó phòng còn kiêm luôn kế toán tổng hợp , có nhiệm vụ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo kết oán theo mẫu quy định của bộ tài chính ban hành theo quyết định số 441/TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 cụ thể gồm: + Bảng cân đối kế toán (lập theo tháng, quý, 6 tháng, năm) + Bảng kết quả hoạt động kinh doanh( lập theo tháng, quý, 6 tháng, năm). + Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (lập theo quý). 4.2.3. Kế toán thanh toán và các khoản khác. Đồng thời trực tiếp hạch toán khâu thanh toán với người mua, thanh toán với người bán, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thực tế phát sinh lên bảng kê chi tiết từng ngày và đối chiếu với thủ quỹ để báo cáo tiền mặt, công nợ hàng ngày cho kế toán trưởng, theo dõi các tài khoản 111, 112, 131, 338, 141, 331, hàng tháng lập các sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán), người bán thanh toán bằng ngoại tệ (nếu có)và sổ chi tiết số 4(sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán) người bán thanh toán bằng VNĐ. Sổ chi tiết tiêu thụ vàg hàng tháng căn cứ vào doanh thu và số lượng tiêu thụ để tính thuế nộp nhà nước, thếu GTGT và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán theo dõi tài khoản 511, 333, 632, 642, 711, 721, 811, 821, 911, trên các sổ chi tiết, sổ theo dõi tài khoản, sổ cái tài khoản có liên quan. Ngoài ra kế toán thanh toán còn phải thanh toán lương, BHXH và các khoản trích theo lương, hàng tháng tính tiền lương cho các bộ công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng được hưởng lương, trích theo BHXH, tỷ lệ theo quy định hiện hành kế toán phải lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH theo tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động tiền lương trong tháng. Kế toán tiền lương theo dõi TK 334, Tk 338 (3382, 3383, 3384) và các tài khoản có liên quan. 4.2.4. Kế toán TSCĐ và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi kế toán tài sản cố định và theo dõi công nợ, thực hiện công tác thanh toán đòi nợ, cuối tháng tính lỗ lãi và đối chiếu với các kế toán viên có tài khoản liên quan. 4.2.5. Kế toán ngân hàng: - Người này có nhiệm vụ làm chứng từ xuất - nhập khẩu hàng hoá và theo dõi công tác thanh toán quốc tế, phụ trách về ngân hàng trên TK 112 cùng các chứng từ có liên quan đến ngân hàng. 4.2.6. Kế toán hàng hoá: - Người này theo dõi về hàng hoá, chứng từ nhập - xuất kho, hàng ngày vào sổ sách, thẻ kho, và các chứng từ có liên quan. Cuối tháng theo dõi đối chiếu với thủ kho về số lượng còn giá trị đối chiếu với các tài khoản có liên quan. 4.2.7. Thủ quỹ. - Do một nhân viên phụ trách là người duy nhất được giao nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và bảo quản tiền: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi để nhập, xuất tiền ra khỏi két và lên báo cáo quỹ để báo cáo cho kế toán trưởng. - Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, tuy nhiên chỉ có phó phòng kiêm kế toán tổng hợp sử dụng để tổng hợp thông tin và lập báo cáo và số lượng máy ít còn một số kế toán khác vẫn phải thực hiện theo phương pháp thủ công. 5. Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán phản ánh hoạt động bán hàng nhập khẩu của công ty lâm đặc sản Hà Nội. - Là một công ty kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu với quy mô không lớn, các hình thức thanh toán và bán rất đơn giản, do đó mà số lượng nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Công ty lâm đặc sản Hà Nội sử dụng một số tài khoản sau: TK 111- Tiền mặt TK 1111- Tiền Việt Nam TK 1112 - Tiền mặt ngoại tệ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 1121 - Tiền Việt Nam, chi tiết theo từng ngân hàng. TK 1122 - Ngoại tệ, chi tiết tại từng ngân hàng. TK 131- Phải thu khách hàng, chi tiết từng khách hàng. TK 133- thuế GTGT được khấu trừ. TK 1331 - thuế GTGT khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK 138 - phải thu khác, chi tiết từng khách hàng. TK 156 - hàng hoá TK 157 - Hàng gửi bán TK 311- Vay ngắn hạn RK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. TK 331 - Phải trả người bán, chi tiết từng khách hàng. TK 511- Doanh thu bán hàng. TK 632 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 711- Thu nhập tài chính. TK 721 - Thu nhập tài chính TK 811- Chi phí tài chính. TK 821 - Chi phí bất thường. TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. - Trước đây công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ để phản ánh nghiệp vụ kế toán nhưng do hình thức này có nhiều bất cập, ngày càng không phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty nên từ năm 1999 công ty chuyển sang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán được đồng đều, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Hiện nay sổ sách của công ty bao gồm: - Sổ chi tiết tài khoản: Hàng ngày ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán mở sổ chi tiết các tài khoản như: TK 156, TK 111, TK 112,.. các sổ chi tiết này kế toán mở chi tiết theo từng khoản mục hay từng đối tượng thanh toán như: sổ theo dõi chi tiết TK 331, TK 131 theo từng đối tượng thanh toán như: sổ theo dõi chi tiết TK 156, TK 511 theo mặt hàng, sổ theo dõi TK 331, TK 131 theo từng đối tượng thanh toán (hoặc theo từng nước đối với các đối tượng thanh toán là người nước ngoài). - Sổ theo dõi tài khoản: để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty mở sổ theo dõi tài khoản thay thế cho chức năng của chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi tài khoản phản ánh cả bên nợ và bên có của từng tài khoản, được lập theo quý để ghi nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc. - Sổ cái tài khoản: sổ cái tài khoản được mở theo mấu sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ, được mửo rộng cho từng tài khoản. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ theo dõi tài khoản, kế toán vào sổ cái. Từ đó tính ra tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có của từng tài khoản trên sổ cái. - Các báo cáo kế toán công ty: + Bảng cân đối tài sản - mấu số BQ1 - DN. + Báo cáo hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02 - DN (đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp). + Thuyết minh báo cáo tài chính - mấu số B09 - DN. Các báo cáo trên được kế toán công ty lập hàng quý theo mẫu biểu trong pháp lệnh kế toán công ty lập hàng quý theo mấu biểu trong pháp lệnh kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán quá trình bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản Hà Nội được thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức hạch toán bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản Hà Nội. Chứng từ gốc: - Các chứng từ mua hàng - Các chứng từ bán hàng Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK Sổ theo dõi các TK Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối số phát sinh Bộ máy hạch toán kế toán của công ty là tương đói đồng đều cả về trình độ và khả năng. Họ có thể đáp ứng đầy đủ, kịp thời với yêu cầu nhiệm vị kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. * Khái quát một số phần hành kế toán của công ty. - Hạch toán tài sản cố định: + Hàng tháng kế toán TSCĐ lập bảng tính và phân bổ khấu hao, cong ty sử dụng phương pháp khấu hao bình quân để tính khấu hao TSCĐ. + Phòng kế toán tài vụ của công ty mở sổ chi tiết hạch toán TSCĐ, sổ TSCĐ được giao cho kế toán TSCĐ giữa và ghi chép theo mẫu sau: Đơn vị loại tài sản Sổ tài sản cố định TT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên đặc điểm ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm Số hiệu Ngày tháng Tỷ lệ khấu hao Mức khấu hao Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký họ và tên) (Ký họ và tên) Tài khoản sử dụng được thực hiện theo chế độ hiện hành đó là: TK 211: TSCĐ: TSCĐ hữu hình TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + Chứng từ sử dụng: * Biên bản giao nhận tài sản. * Hoá đơn giá trị gia tăng * Thẻ TSCĐ * Biên bản thanh lý TSCĐ + Việc hạch toán tăng TSCĐ của công ty mua sắm là chủ yếu Trường hợp TSCĐ do DN mua sắm Nợ TK 211: trị giá TSCĐ HH chưa có VAT. Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112: Số tiền thanh toán Đồng thời tuỳ thuộc vào nguồn vốn của TSCĐ kế toán ghi Nợ TK 414: Quỹ phát triển kinh doanh. Nợ TK 441: Nguồn vốn đầu tư XDCB Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 411- nguồn vốn kinh doanh. Mua sắm bằng nguồn vốn vay dài hạn hoặc mua chưa được thanh toán. Kế toán ghi. Nợ TK 211: giá trị TSCĐ hữu hình chưa có VAT. Nợ TK 1332: Thuế GTGT của TSCĐ được khấu trừ. Có TK 341, 331 - vay dài hạn, phải trả người bán. * Trường hợp TSCĐ do doanh nghiệp tự xây dựng. Nợ TK 211: giá trị TSCĐ chưa có VAT. Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. Tuỳ thuộc vào nguồn vốn đầu tư XDCB, kế toán ghi chuyển nguồn. Nợ TK 414: Quỹ phát triển kinh doanh. Nợ TK 441: Nguần vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Có TK 411 - nguần vốn kinh doanh. - Căn cứ vào liên bản giao nhận, xoá sổ TSCĐ. Nợ TK 214: giá trị hao mòn TSCĐ. Nợ TK 821: chi phí bất thường. Có TK 211: Nguyên giá tài sản cố định hữu hình. Việc hạch toán tăng giảm TSCĐ được công ty hạch toán theo sơ đồ sau: Đánh giá lại TSCĐ Nhượng bán thanh lý TK 821 TK 412 XDCB bàn giao Mua sắm TK 241 Mua sắm TK 111, 112, 331, 341 Giảm do khấu hao hết Nhận được vốn cấp trên TK 214 TK 211 TK 411 Bộ tổng cục Bảng tính và phân bổ khấu hao Đơn vị: STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao % thời gian sử dụng Nơi sử dụng toàn doanh nghiệp TK 642 TK 214 TK Nguyên giá TSCĐ Số khấu hao 1 2 3 4 5 6 7 8 I. Số khấu hao đã trích tháng trước II. Số khấu hao tăng trong tháng III. Số khấu hao giảm trong tháng IV. Số khấu hao phải trích trong tháng - Kế toán lương và các quỹ phải nộp theo lương Tổng lao động toàn công ty là 86 người. Trong đó có 36 người làm việc tại văn phòng công ty, số còn lại ở các đơn vị trực thuộc. Là một doanh nghiệp nhà nước nên viêc trả lương theo thời gian đối với doanh nghiệp quản lý, còn đối với các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc thì trả lương khoán theo doanh thu. Hàng tháng phân loại từng phòng ban theo A,B,C để có chế độ khen thưởng từng phòng hợp lý nhằm khuyến khích các bộ công nhân viên hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động. Moi chế độ của người lao động được giải quyết kịp thời, đầy đủ việc thanh toán lương chia làm hai kỳ. Kỳ I vào ngày 14-15 hàng tháng - theo phương pháp tạm ứng lương kỳ II vào cuối tháng sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng và các khoản phải nộp khác. Hàng tháng kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ và các tài liệu có liên quan từ các đơn vị trực thuộc gửi lên để tính lương, lập và phản ánh vào bảng thanh toán tiền lương, BHXH. Sổ sách kế toán: - Sổ lương - Sổ chi tiết BHXH, kinh phí công đoàn. Tài khoản sử dụng TK 334: phải trả công nhân viên. TK 338(3382, 3383, 3384) các khoản phải trả, phải nộp khác. Sơ đồ hạch toán TK111, 112 TK 138 TK 141, 338 TK 642 TK 334 TK 111, 112 Các khoản khấu trừ vào lương CN Thanh toán và tạm ứng các khoản khác. Trả lương, BHXH và các khoản khác của CNV - Một số nghiệp vụ cơ bản. * Kế toán thanh toán với công nhân viên: - Giữa tháng chi tạm ứng lương cho cán bộ công nhân viên. Nợ TK 334: Phải trả cán bộ công nhân viên. Có TK 111: Chi bằng tiền mặt. - Cuối kỳ tính lương phải trả cho người lao động. Nợ TK 642 (64210: Chi phí nhân viên quản lý. Có TK 334: Phải trả cán bộ công nhân viên. Trong trường hợp nếu người lao động có các khoản bị khấu trừ vào lương. Nợ TK 334: phải trả cán bộ công nhân viên. Có TK 1388: Phải thu khác. Khi trả tiền lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334- phải trả cán bộ công nhân viên Có TK 111- tiền mặt. * Kế toán BHXH, Kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế. - Khi tính BHXH, kinh phí thu từ người lao động: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên. Có TK 338( 3382, 3383, 3384): phải trả, phải nộp khác. - Khi tính trích BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT: Nợ TK 642 (6421): chi phí nhân viên quản lý. Có TK 338 (3382, 3383, 3384): phải trả, phải nộp khác. - Khi doanh nghiệp nộp BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT. Nợ TK 338: phải trả, phải nộp khác. Có TK 111, 112: chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Khi nhận BHXH do nhà nước cấp: Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Có TK 338 (3383): BHXH. II. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng nhập khẩu. 1. Đặc điểm của hàng hoá nhập khẩu. a. Mặt hàng mua nhập khẩu: như là bình nóng lạnh, lưỡi cưa, điều hoà, máy công cụ, bếp ga, kính xe máy... b. Hình thức nhập khẩu: - Công ty là một doanh nghiệp nhà nước được phép xuất nhập khẩu trực tiếp (là hình thức nhập khẩu mà các đơn vị xuất nhập khẩu được nhà nước cấp giấy phép cho trực tiếp quan hệ giao dịch, ký hợp đồng mua hàng hoá, vật tư với nước ngoài. Doanh nghiệp nợ cân đối về tài chính). d. Điều kiện cơ sở giao hàng: Trong giai đoạn hiện nay, công ty lâm đặc sản Hà Nội thường mua hàng nhập khẩu theo điều kiện GF (Cost, insurance and Freight): "Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí". - Khi bán hàng theo điều kiện CIF, bên bán thực sự hoàn thành việc giao hàng ngay sau khi giao hàng xong ở cảng xếp hàng, nghĩa là bàn giao cả việc thuê tàu, trả cước phí, lấy giấy phép chứng nhận và trả phí bảo hiểm, thông báo cho người mua và gửi chứng từ cho người mua( hoá đơn thương mại, vận đơn). 2. Tổ chức chứng từ kế toán bán hàng nhập khẩu: a. Thủ tục chứng từ kế toán bán hàng nhập khẩu: - Quá trình tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại công ty được thực hiện theo phương thức bán buôn là chủ yếu. Bán buôn tại Công ty có hai hình thức: + Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp: trường hợp này chứng từ bán hàng là hoá đơn GTGTcủa Công ty. + Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán). Chứng từ sử dụng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT và hợp đồng ký kết với bên mua và bên bán hàng. Phương thức bán hàng qua kho là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vì phương thức bán buôn vận chuyển thẳng thường gặp nhiều khó khăn trong việc thu tiền hàng từ người mua. Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng bán hàng đã ký kết, khi hàng về khách đến lấy hàng, phòng kinh doanh viết giấy đề nghị xuất hàng cho phòng kế toán. Kế toán hàng hoá dựa trên đơn giá và số lượng bán do phòng kinh doanh lập để viết phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT (3 liên). Liên 1: Lưu lại cuốn hoá đơn. Liên 2 và liên 3 giao kho khách hàng để xuống kho lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho trên để giao cho khách và giữ lại liên 3, liên 2 giao cho khách hàng đồng thời ghi nghiệp vụ xuất hàng theo thẻ kho. Định kỳ kế toán lấy chứng từ, căn cứ vào hoá đơn và phiếu xuất kho để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. b. Hạch toán kế toán bán hàng xuất khẩu: Căn cứ theo quyết định của Bộ tài chính kể từ ngày 1/1/1997. Công ty lâm đặc sản Hà Nội áp dụng hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo số 1141 TCQĐ/ CĐ kinh tế ngày 1/1/1995 để thực hiện công tác hạch toán. Do tính chất khách quan cũng như để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ vào công tác hạch toán kế toán doanh nghiệp mình, để đồng nhát cách tính thuế cũng như việc quản lý tốt tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và quyền lợi của Công ty, các đơn vị trực thuộc đã được hướng dẫn thực hiện áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong hoạch toán kế toán. Kế toán bán hàng được phân theo các phương thức sau: + Bán buôn theo phương thức trực tiếp. + Bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. + Bán lẻ hàng hoá. * Phương pháp hạch toán: - Bán buôn theo phương thức trực tiếp. + Khi chuyển giao hàng cho người mua, kế toán ghi: BT1. Giá trị mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. Có TK 151, 111, 112, 331: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. BT2. Doanh thu của hàngtiêu thụ. Nợ TK 111, 112, 131, 1368: Tổng giá thanh toán. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (không thuế GTGT). BT3. Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (nếu có): Nợ TK 138(1388): Có TK 111, 112, 331, 1532. + Sổ chiết khấu bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 521: Sổ chiết khấu bán hàng (cả thuế GTGT) Có TK 131, 111, 112, 3388: Tổng số chiết khấu trả cho khách hàng. + Khoản giảm giá hàng hoá phát sinh: Nợ TK 532: Số doanh thu hàng bán bị trả lại (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT tương ứng với số doanh thu bị trả lại. Có TK 131, 111, 112, 3388: Tổng số doanh thu hàng bán trả lại (cả thuế GTGT) trả cho khách hàng. + Giá vốn hàng hoá bị trả lại: Nợ TK 1561, 154, 1388, 334, 111: Có TK 632: + Các bút toán kết chuyển chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng hoá, doanh thu thuần được hạch toán như sau: Nợ TK 511, 512. Có TK 521, 531, 532. + Các khoản chi hộ cho bên mua và giá trị bao bì tính riêng (nếu có) khi bên mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán ghi: Nợ TK 131, 111, 112. Có TK 138 (1388). + Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ. Nếu không sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122, 131, 1368.. Tổng giá thanh toán theo tỷ giá tiền tệ. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá tiền tệ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122, 131, 1368 Nợ (hoặc có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế. - Bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. + Khi chuyển hàng đến cho người mua. Nợ TK 157: Trị giá mua hàng đang chuyển và trị giá bao bì tính riêng. Có TK 1561, 1532: Trị giá của hàng hoá, bao bì xuất gửi đi. Có TK 331, 111, 112.. Trị giá mua của hàng hoá và bao bì chuyển thẳng ( không qua kho) có tham gia thanh toán. +Khi hàng hoá và bao bì được chấp nhận thanh toán. BT1. Phản ánh doanh thu bán hàng và bao bì tính riêng. Nợ TK 131, 136, 111, 112.. Tổng giá thanh toán. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra, phải nộp. Có TK 157: Bao bì tính riêng. BT2. Phản ánh trị giá hàng mua được chấp nhận: Nợ TK 632. Có TK 157. + Các bút toán khác(chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán..) phản ánh tương tự như bán buôn trực tiếp. - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Về thực chất doanh nghiệp nhập khẩu đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Bên mua chiụ trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Số hoa hồng môi giới được hưởng ghi: Nợ TK 111, 112, 131.. Có TK 511, 512: Hoa hồng môi giới được hưởng. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp tính trên hoa hồng. Các chi phí liên quan đến bán hàng. Nợ TK 641: Có TK 334, 338, 111, 112: - Bán lể hàng hoá: + Phản ánh doanh thu bán hàng (căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ). Nợ TK 111, 112, 131. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Trường hợp nộp thừa tiền hàng (hoặc thiếu tiền): số tiền thừa (hoặc thiếu) chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý hoặc chuyển vào bên nợ TK 1381 (nếu thiếu) hoặc bên có TK 3381 (nếu thừa). * Chẳng hạn nếu nộp thừa: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng số tiền đã nộp. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 338(3381): Số tiền nộp thừa. Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán (tương tự bán buôn). Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng nhập khẩu được minh hoạ bằng ví dụ sau: Hợp đồng mua bán hàng hoá Số 02/ 2000- NH Ngày 10/01/2001 Bên bán (Bên A): Công ty TNHH Nam Hoàng. Bên A bán cho bên B hàng hoá theo điều khoản sau: - Điều 1: Tên hàng: bếp ga - Điều 2: Giá cả và điều khoản thanh toán. Tên hàng Số lượng Đơn giá / chiếc Thành tiền (VNĐ) Bếp ga 500 466.000 223.000.000 Thuế GTGT 22.300.000 Tổng giá trị HĐ 245.300.000 Điều khoản thanh toán: Đặt cọc trước 10% sau khi ký hợp đồng, thanh toán hết sau khi nhận hàng. - Điều 3: - Điều 4: Đại diện bên A Đại diện bên B Ngày 15/1/2001, Công ty Nam Hoàng đặt trước 10% tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng. Ngày 15/2/2001, công ty giao hàng cho công ty NH, công ty NH tiến hành thanh toán nối tiền hàng. Hạch toán chi tiết và tổng hợp tại phòng kế toán. Căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng của phòng kinh doanh 1, kế toán lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho (mẫu phiếu xuất kho tương tự phiếu nhập kho). Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Liên 1: (lưu) HL/99 - B Ngày 15/2/2001. Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm đặc sản Hà Nội. Địa chỉ: Số 6 Ngọc Khánh - Ba đình - Hà Nội 1 Số TK: ĐT:.................. Mã số: 01 00102573. Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH Nam Hoàng. Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B B 1 2 3= 1x2 Bếp ga Chiếc 500 466.000 223.000.000 Cộng tiền hàng 223.000.000 Thuế GTGT 10%0 22.300.000 Tổng cộng tiền thanh toán 245.300.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốm mươi năm triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi sổ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) họ, tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế toán vào các sổ chi tiết TK 511 (xem bảng số 2). TK 131 (xem bảng số 3) TK 156 và các sổ theo dõi TK tương ứng (xem bảng số 4,5) Phần 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng nhập khẩu tại công ty Lâm đặc sản Hà Nội. I. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng nhập khẩu tại Công ty. 1. Những ưu điểm và tồn tại trong quản lý hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu và tổ chức kế toán nhập khẩu. Công ty lâm đặc sản Hà Nội được thành lập vào năm 1995 trên cơ sở sát nhập các xí nghiệp, công ty trực thuộc tổng công ty Lâm nghiệp, trong điều kiện hoạt động của ngành lâm sản có nhiều thay đổi do các chính sách của nhà nước, sự xáo trộn về cơ cấu quản lý trong công ty cũng như Tổng công ty. Tuy gặp những điều kiện khó khăn như vậy ngay từ những ngày đầu hoạt động kinh doanh, bên lãnh đạo công ty và đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã luôn nỗ lực phấn đấu để không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, hoàn thành tốt các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Qua một thời gian thực tập tại Công ty, em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu của Công ty như sau: 2. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu tại Công ty. Tuylà một doanh nghiệp kinhdoanh có chức năng xuất nhập khẩu với quy mô không lớn nhưng Công ty có quan hệ ngoại thương với việc xuất khẩu các mặt hàng lâm sản truyền thống, nhập khẩu các loại máy móc các lại máy nông nghiệp, công ty còn thực hiện các thương vụ để nhập khẩu những mặt hàng tiêu dùng mà trong nước có nhu caàu để tăng lợi nhuận trong kinh doanh. Trong nước công ty không chỉ kinh doanh hàng xuất nhập khẩu mà còn tổ chức gia công, chế biến lâm sản tại xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông, tạo thêm việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động, ngoài ra công ty còn có đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm có trình độ và có trách nhiệm. Bên cạnh những ưuđiểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của công ty còn tồn tại những vấn đề sau: - Là một doanh nghiệp Nhà nước được phép xuất khẩu trực tiếp nhưng Công ty chưa khai thác được tiềm năng thế mạnh của mình trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Số lượng thương vụ nhập khẩu trực tiếp không nhiều do vậy đã giảm doanh thu và lợi nhuận của Công ty. - Trong công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu, Công ty chưa áp dụng thường xuyên việc bán hàng có giảm giá chiết khấu cho khách hàng. Đây là một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc tiêu thụ hàng hoá, nhất là trong điều kiện cạnh tranh trên thị trường gay gắt. - Thị trường tiệu thụ và hình thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty cho khách hàng nợ quá mạo hiểm (với số lượng lớn và sau khi đã giao hàng), kết quả là hiện nay số nợ phải thu khó đòi của Công ty và đã gây thiệt hại lớn cho công ty. - Công ty chưa có kế hoạch lập dự phòng cho hàng hoá cũng như các khoản thanh toán trong khi kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động nhiều rủi ro. 3. Về tổ chức công tác kế toán: 3.1. Những ưu điểm: Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty thể hiện những ưu điểm sau: - Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, Công ty đã chọn hình thức tổ chức như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động của các đơn vị trực thuộc, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động của các đơn vị trực thuộc, đồng thời cũng hạn chế những khó khăn trong việc phân công lao động xã hội, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn hoá cho cán bộ kế toán. - Thứ hai: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thôngtin một cách thường xuyên liên tục, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu trên các mặt, tiêu thụ, dự trữ, cung ứng, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt về cả giá trị và số lượng. - Thứ ba: Về hệ thống sổ sách kế toán, với đặc điểm kinh doanh có quy mô không lớn, loại hình kinh doanh đơn giản, công ty chyển sang hình thức chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp. Với hình thức này công việc kế toán được phân công đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. - Thứ năm: Việc tổ chức hệ thống bộ máy kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các nhu cầu quản lý đặt ra. Do vậy tổ chức hoạt động kế toán của Công ty luôn chính xác đảm bảo được yêu cầu quản lý của Công ty. 3.2. Những tồn tại: Cùng với những ưu điểm mà Công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty và đúng với chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tồn tại thứ nhất: Về kế toán theo dõi nguyên tệ, Công ty không sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại mặc dù kế toán nhập khẩu sử dụng rất nhiều ngoại tệ các loại. Điều này gây khó khăn cho việc xác định ngoại tệ từng loại của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến kế hoạch dự trữ, mua ngoại tệ phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. - Tồn tại thứ hai: Về kế toán chênh lệch tỷ giá, công ty thường xuyên giao dịch bằng ngoại tệ mà không sử dụng TK 413 - chênh lệch tỷ giá, như vậy công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán đối với các TK liên quan. Đến việc thu chi ngoại tệ mà sử dụng luôn tỷ giá thực tế. Điều này gây ảnh hưởng đến việc hạch toán giá nhập thực tế của hàng hoá, đến việc quản lý các khoản thanh toán và sai với kế toán hiện hành. - Tồn tại thứ ba: Về các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại đều chưa được áp dụng ở công ty. Đây là những yếu tố ngày càng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, thời gian lưu chuyển hàng hoá dài, giá cả có nhiều biến động. Việc áp dụng chế độ giảm giá, chiết khấu trong những trường hợp cần thiết số tăng nhanh vòng quay của vốn, thu hút được khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. - Tồn tại thứ tư: Về kế toán chi phí TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để hạch toán chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, TK 642 tại công ty được dùng để theo dõi tất cả các khoản chi phí mua hàng, bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Mặc dù các chi phí đó trong mỗi phương án kinh doanh đều được tính đến để xác định hiệu quả cho mỗi hợp đồng kinh tế, song việc hạch toán như vậy là không đúng với nội dung kinh tế của các loại chi phí trên đã được quy định trong chế độ tài chính kế toán hiện hành, nên không thể tính chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý, chi phí bán hàng không được hạch toán riêng gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả các chi phí bỏ ra để tiêu thụ hàng hoá và lập kế hoạch chiến lược kinh doanh. - Tồn tại thứ năm: Về phương thức thanh toán L/C, khi ký quỹ mở L/C, kế toán không vào TK 144 - thế chấp ký quỹ, ký cược ngắn hạn mà hạch toán vào bên nợ TK 331, coi như một khoản ứng trước cho người bán, việc hạch toán như vậy giảm bớt công việc kế toán và số tài khoản sử dụng, tuy nhiên sai chế độ kế toán và không phản ánh đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Trên thực tế số tiền ký quỹ đó chưa được chuyển đến bên bán. Do vậy nó được hạch toán vào bên nợ TK 144 là một khoản ký quỹ tăng thêm, vẫn là một tài sản của công ty: Còn theo nếu hạch toán vào bên nợ tài khoản 331 thì nội dung nghiệp vụ đó giảm tiền gửi, giảm nợ phải trả. Hạch toán như vậy gây nhầm lẫn giữa các khoản ký quỹ với các khoản thanh toán với nhà cung cấp. - Tồn tại thứ sáu: Về hạch toán dự phòng hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi, hiện nay công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng giảm giá tài sản, mà đây là phương pháp thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản nếu được lập hợp lý sẽ làm tăng chi phí, do vậy làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo -niên độ lập dự phòng. - Tồn tại thứ bảy: Về hệ thống sổ chi tiết của công ty hiện nay công ty chỉ mở một loại sổ chi tiết tài khoản theo dõi chung các nghiệp vụ nhập khẩu cũng như xuất khẩu cụ thể như trong các sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 911... Kế toán phản ánh chung các chỉ tiêu của hàng nhập khẩu và hàng xuất khẩu. Tổ chức sổ như vậy gây khó khăn cho việc xác định kết quả, quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như xuất khẩu. - Tồn tại thứ tám: Về hệ thống sổ tổng hợp, hiện nay thay cho chứng từ ghi sổ công ty mở sổ theo dõi tài khoản như vậy là sai với chế độ về sổ sách kế toán và gây phức tạp cho việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, sổ theo dõi tài khoản với kết cấu nhiều cột phức tạp, không thống nhất như vậy sẽ gây khó khăn cho quá trình ghi chép và rắc rối cho việc kiểm tra đối chiếu các số liệu. 4. Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý kinh doanh và công tác kế toán bán hàng nhập khẩu. -Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá nên đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng và hiệu quả kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán nhập khẩu nói riêng. Vì vậy cần phải nâng cao hiệu qủa kinh doanh trong môi trường luôn có biến động mà khó có thể kiểm soát được. - Thứ hai: việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu. Là một hoạt động kinh doanh như các hoạt động khác, mục tiêu chiến lược của hoạt động nhập khẩu là phải đạt lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy tăng lợi nhuận và giảm thấp chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. - Thứ ba: Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định để ghi chép luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Hoạt động nhập khẩu cũng giống như các hoạt động kinh doanh khác, nói chung rất đa dạng. Tuỳ từng đơn vị việc tổ chức hạch toán là khác nhau nhưng có một điểm chung duy nhất là dựa vào luật, chế độ do nhà nước ban hành, cần hiểu rằng hoàn thiện là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học để đi đến hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Đây là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rổi lại từ thực tế phát huy bổ sung thêm cho nhận thức và lý luận. - Thứ tư: Phải đảm bảo theo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh. Các thông tin kế toán phải ngạy bén xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị trường với kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Một vấn đề quan trọng là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá nói riêng phải được thực hiện từ cấp Nhà Nước cho đến từng đơn vị nhập khẩu. Trên giác độ vĩ mô đó là việc ban hành các quy định, chế độ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đồng thời nhanh chóng tiếp thu các ý kiến bổ sung sửa đổi nhằm hoàn thiện chế độ kế toán. Dưới giác độ vĩ mô, đó là việc chấp hành tuân thủ các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp đồng thời đề xuất kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để Nhà nước có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh những nguyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu thì bản thân bộ phận kế toán nhập khẩu ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau: + Bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán hiện hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động hiện hành trong bộ máy. + Cán bộ phải có chuyên môn, có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc, cán bộ quản lý và kế toán trưởng am hiểu nghiệp vụ có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình hình xaỷ ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp.Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển cuả doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ đặc biệt là thông thạo tiêng Anh vì kế toán viên này là người thường xuyên tiếp xúc các chứng từ và tài liệu bằng Tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu. + Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu phải theo hướng hiện đại hoá trong tính toán, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho lãnh đạo. Để thực hiện theo hướng này, đòi hỏi đội ngũ kế toán không những gỉỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo định kỳ. 5. Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng nhập khẩu tại công ty lâm đặc sản Hà Nội. 5.1. Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng nhập khẩu. Từ cơ sở lý luận và thực hiện, tôi xin trình bày một vài phương hướng nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty như sau: 5.2. Kiến nghị: 5.2.1. Kiến nghị thứ nhất: Về kế toán nguyên tệ, công ty là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nên thường xuyên phải xử dụng ngoại tệ và có nhiều loại ngoại tệ khác nhau vì vậy công ty nên dùng TK 007 để giúp cho Công ty theo dõi ngoại tệ dễ dàng thuận tiện hơn giúp nắm bắt được số ngoại tệ từng loại còn bao nhiêu, phát sinh tăng giảm bao nhiêu, đảm bảo phục vụ cho công tác thanh toán hàng hoá nhập khẩu. TK 007 được mở chi tiết cho từng nguyên tệ. - Khi có phát sinh về tăng ngoại tệ kế toán ghi: Nợ TK 007- chi tiết từng loại nguyên tệ. - Khi có phát sinh về giảm ngoại tệ kế toán ghi: Có TK 007- chi tiết từng loại ngoại tệ. 5.2.2. Kiến nghị thứ hai: về kế toán chênh lệch tỷ giá, Công ty nên sử dụng TK 413 để hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá của các khoản vốn bằng tiền hàng, hàng hoá, phải thu, phải trả cógốc ngoại tệ. Qua đó, công ty có thể hạch toán lỗ lãi một cách chính xác hơn, từ đó xác định mặt hàng kinh doanh và thời điểm kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. 5.2.3. Kiến nghị thứ ba: về các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng để nâng cao doanh thu tiêu thụ tăng vòng quay của vốn, tốc độ chu chuyển hàng hoá nhập khẩu, Công ty nên áp dụng việc chiết khấu, giảm giá cho khách hàng và qua đó sử dụng đúng nguyên tắc TK 521 - chiết khấu bán hàng và tài khoản 532- giảm giá hàng bán để phản ánh chính xác các khoản giảm trừ doanh thu. Chiết khấu bán hàng áp dụng với những khách hàng thanh toán sớm hoặc mua số lượng lớn, giảm giá hàng bán dành cho khách hàng khi hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng. Việc thanh toán giảm giá, chiết khấu được thực hiện theo sơ đồ: ***** 5.2.4. Kiến nghị thứ tư: Về kế toán ký quỹ mở L/C, để hạch toán rõ ràng và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền ký quỹ nên được hạch toán qua TK 144- thế chấp, kỹ quỹ, ký cước ngắn hạn. Như vậy số tiền đó, được coi là tài sản của doanh nghiệp và khi thanh toán cho bên bán mới ghi giảm số tiền đó trên đó trên tài khoản này. Khi đó tài sản của Công ty mới thực sự giảm xuống, trình tự hạch toán như sau: Khi ký quỹ mở L/C kế toán ghi: Nợ TK 144 Có TK 1122. - Khi thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu kế toán ghi: Nợ TK 331: Tổng giá trị hợp đồng. Có TK 1122: Số tiền vừa thanh toán. Có TK 144: Số tiền ký quỹ. 5.2.5. Kiến nghị thứ năm: về tổ chức hệ thống sổ chi tiết công ty nên tổ chức hạch toán riêng các chỉ tiêu về lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, xuát khẩu theo từng nghiệp vụ cho từng phòng kinh doanh. Cụ thể đối với các sổ chi tiết TK 156, TK 511, TK 911.. nên được chi tiết theo từng phòng kinh doanh bên cạnh việc chi tiết theo từng mặt hàng, việc hạch toán như vậy sẽ giúp cho kế toán xác định được hiệu quả của từng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời, phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng phòng kinh doanh nói riêng và của toàn công ty nói chung. (Xem bảng số 6). 5.2.6. Kiến nghị thứ sáu: Về tổ chức hệ thống sổ tổng hợp, để hoàn thiện hệ thống sổ tổng hợp theo em công ty nên hoàn thiện theo hai hướng. + Một là vẫn giữ nguyên sổ cũ, như vậy Công ty nên bỏ cột TK 133 trên sổ theo dõi TK 156 để đơn giản cho kết cấu sổ và phù hợp với nội dung ghi sổ. Với sổ theo dõi TK 511, Công ty nên theo dõi cả bên nợ TK 511 (cùng với việc thực hiện các chế độ chiết khấu, giảm giá cho khách hàng). + Hai là nên thay đổi lại hệ thống sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ theo em hướng hoàn thiện này là hợp lý hơn vì phương pháp ghi sổ theo hình thức chứng từ là khá đơn giản và dễ thực hiện, để đơn giản và thống nhất trong hình thức ghi sổ. Công ty nên mở chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh thay cho sổ theo dõi tài khỏan như hiện nay. Chứng từ ghi sổ là sổ ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh do kế toán phần hành làm căn cứ vào các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế, cùng liên quan đến một tài khoản. Mở chứng từ ghi sổ sẽ đơn giản cho công việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu và đúng với chế độ kế toán về hình thức sổ. Công ty có thể mở chứng từ ghi sổ hàng ngày, hoặc theo định kỳ nhiều ngày một lần tuỳ theo lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít, theo tình hình thực tế tại công ty hiện nay, số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều công ty có thể mở chứng từ ghi sổ định định kỳ theo thangs, cụ thể với các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trên sổ theo dõi TK 156, sẽ được phản ánh trên chứng từ ghi sổ như sau: (Xem bảng số 7,8) Cùng với việc lập chứng từ ghi sổ, công ty nên mở đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập theo trình tự thời gian, tác dụng của nó vừa để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa để quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ được sử dụng để kiểm tra , đối chiếu số liệu của bảng cân đối phát sinh. (Xem mẫu bảng số 9) - Đối với sổ cái công ty nên thực hiện ghi sổ mỗi tháng một lần, dựa trên hệ thống chứng từ ghi sổ, thay vì chỉ ghi vào cuối kỳ kế toán như hiện nay. (Xem mẫu bảng 10). - Hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp thiết lập theo hướng hoàn thiện hơn sẽ giúp công ty luôn nắm bắt kịp thời những thông tin cần thiết cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Trên đây là một vài đề xuất mà em mạnh dạn đưa ra mong góp phần vào việc hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ tại công ty lâm đặc sản Hà Nội. Kết luận Qua hai phần lý luận và thực tiễn của tổ chức kế toán bán hàng có thể thấy rằng việc tổ chức hợp lý trong quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng hoá đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động bán hàng của mình, đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn, không bị ứ đọng vốn, sản xuất kinh doanh mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, không ngừng nâng cao đời sống người lao động. Trong điều kiện hiện nay tại Công ty lâm đặc sản Hà Nội, tổ chứ hạch toán nghiệp vụ bán hàng sẽ góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty, giúp công ty tiết kiệm được chi phí, tối đa hoá lợi nhuận mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các báo cáo kế toán. Em hy vọng chuyên đề có thử góp một phần trong việc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng nhập khẩu nói riêng cũng như hiệu quả kinh doanh nói chung ở công ty lâm đặc sản Hà Nội. Do trình độ và kinh nghiệm có hạn nên chuyên đề không thể tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm. Vì vậy em rất mong sự phê bình chỉ bảo, góp ý của các thầy cô và các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty lâm đặc sản Hà Nội để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Bảng số 1: Mấu số như sau Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ) Năm... Quyển sổ........... CT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Khoản trích từ Số Ngày SL ĐG TT Thuế Khác Cộng phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng hoá - Lãi gộp Người ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Sổ chi tiết số 3 Theo dõi tài khoản: 511, 521, 531, 532, 632, 711... Tháng......Năm...... CT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 511, có các TK khác Khoản trích từ Số Ngày 531 111 131 ... Cộng Cộng Sổ chi tiết thanhtoán với người mua TK 131 - phải thu của khách hàng Đối tượng:.... CT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày N C C C 1. Số dư đầu kỳ 2. Phát sinh trong kỳ -Cộng phát sinh Dư cuối kỳ Người ký sổ Ngày......tháng......năm Kế toán trưởng Bảng số 2: Sổ chi tiết tài khoản 511 Mặt hàng: Bếp ga Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thuế GTGT NT SH Nợ Có 18.2 47QT Số dư ngày 1.1.2001. Bán cho công ty Nam Hoàngg 131 - 223.000.000 22.300.000 05.3 59QT Hợp tác xã Trúc Bạch 131 - 77.216.800 7.721.680 11.3 73QT Công ty Trưng Hoàng 112 - 113.582.520 11.358.252 Cộng phát sinh 413.799.320 41.379.932 Bảng số 3: Sổ chi tiết tài khoản 131 Tên khách hàng: Công ty Nam Hoàng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú NT SH Nợ Có Số dư ngày 1.1.2001 15.1 Công ty Nam Hoàng đặt trước tiền hàng theo HĐ 02/NH 111 24.530.000 18.2 Công ty Nam Hoàng nhận hàng 511 223.000.000 3331 22.300.000 19.2 Cong ty Nam Hoàng thanh toán tiền hàng 112 220.770.000 Cộng phát sinh 245.300.000 245.000.000 Số dư cuối kỳ Bảng số 4. Bảng số 5. Bảng số 6 Bảng số 7: Chứng từ ghi sổ Tháng 2 năm 2001 Số hiệu: 215 NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Nợ Có 15.2 Nhập bếp ga theo HĐ số 01/FT 156 331 227.827.719 Thuế nhập khẩu 156 333 144.719.892 18.2 Nhập kho kính xe máy 156 331 409.642.900 Thuế nhập khẩu 156 333 45.077.000 Cộng x x 827.267.511 (Kèm theo hai bộ chứng từ gốc) Bảng số 8: Chứng từ ghi sổ. Tháng 2 năm 2001 Số hiệu: 225 NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Nợ Có 18.2 Xuất bếp ga cho công ty NH theo HĐ số 02/NH 632 156 193.029.850 20.2 Xuất kho kính xe máy cho HP 632 156 98.608.400 25.2 Xuất kho bán tủ lạnh Toshiba 632 156 262.346.000 Cộng 553.984.250 (Kèm theo 3 bộ chứng từ gốc) Bảng số 9: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú SH NT 215 1.2 827.267.511 225 1.2 553.984.250 Cộng 1.382.501.761 Bảng số 10: Sổ cái Tháng 1 năm 2001 Tên tài khoản: 156 - Hàng hoá Số CTGS Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dư ngày 1.1.2001 215 Nhập kho bếp ga 632 372.547.611 210 Nhập kho kính xe máy 632 454.719.900 225 Xuất kho bếp ga 632 193.029.850 115 Xuất kho bán kính xe máy 632 98.608.400 120 Xuất kho tủ lạnh Toshiba 632 262.346.000 Cộng tổng số x 827.267.511 553.984.250 Số dư cuối kỳ 273.283.261