Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast

c tổ, máy. Ở giai đoạn sản xuất, công ty thường giao trực tiếp cho phân xưởng ép nhựa – cơ điện để tiến hành ép nhựa tạo bán thành phẩm. Trong quá trình sản xuất bên kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra sản phẩm đầu, giữa và cuối của lô bán thành phẩm. Tiến hành ghi báo cáo và mẫu mã cho từng loại bán thành phẩm khi kết thúc giai đoạn ép nhựa và nhập kho bán thành phẩm. Các bán thành phẩm được xuất kho và chuyển cho phân xưởng thành phẩm. Bộ phận này tiếp tục hoàn thành các công việc còn lại như in vạch, gắn đầu gioăng, lắp ráp bán thành phẩmtạo thành phẩm. Cuối cùng là tiến hành tiệt trùng sản phẩm đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Các sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra, giám sát của bên sản xuất cũng như điều phối viên chất lượng và tiến hành nhập kho Sau khi hoàn thiện công ty sẽ nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng toàn bộ đơn đặt hàng hoặc theo từng giai đoạn tùy thuộc theo thỏa thuận theo hợp đồng. Phòng kế toán chịu tách nhiệm tập hợp chi phí và xác định kết quả phần hợp đồng đã bàn giao. Công ty tiến hành thanh quyết toán với khách hàng. Với mô hình sản xuất kinh doanh hợp lý, công ty ngày càng ổn định về số lượng cũng như chất lượng các loại sản phẩm. Để nâng cao lợi nhuận, vị thế cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường thì hiện nay công ty đang tập trung khai thác các biện pháp kinh doanh để thu hút nhiều khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường tiêu thụ của công ty tương đối rộng, ở trong nước hiện nay công ty chuyên cung cấp các sản phẩm cho các bệnh viện lớn như Bạch Mai, Việt Đức, các viện vệ sinh dịch tễ, các chương trình quốc gia như chương trình tiêm chủng mở rộng Ngoài ra công ty còn có thị trường ở nước ngoài, thường xuyên xuất khẩu các sản phẩm của mình sang Ucraina, Thái Lan, Lào, Nhật Bảntuy nhiên khả năng cạnh tranh không cao, chủ yếu kinh doanh trên các thị trường truyền thống. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tính chất của kế toán đã có sự thay đổi căn bản, không chỉ thuần túy là tổ chức ghi nhận, xử lý và tổng hợp các thông tin kinh tế - tài chính, không chỉ là công cụ kiểm kê, kiểm soát và đo lường hoạt động và hiệu quả kinh tế - tài chính, mà đã trở thành hoạt động dịch vụ tài chính, một lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ hoạt động quản lý. Xuất phát từ đặc điểm này thì công ty đã tiến hành tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, tâm huyết và trách nhiệm với nghề. Về năng lực chuyên môn, từng nhân viên kế toán đều có sự hiểu biết, có năng lực, trình độ tổ chức, điều hành công việc, có kỹ năng và sự nhạy cảm, sáng tạo trong xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là năng lực xử lí các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một nền kinh tế năng động và hội nhập. Còn về phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp thì đều trung thực, khách quan và bản lĩnh nghề nghiệp, thuộc lĩnh vực công tác. Công ty đã xây dựng được một đội ngũ kế toán được đào tạo có hệ thống và có kinh nghiệm trong hoạt động nghề nghiệp, dám vượt qua thử thách, khó khăn, dễ thích nghi với hoàn cảnh mới, đa số thực sự yêu nghề, tận tụy và say sưa nghề nghiệp, sẵn sàng tiếp cận và tiếp thu cái mới. Ham học hỏi, có chí tiến thủ, có ý thức tuân thủ, kỷ cương kỷ luật. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các thành viên sau: Ông Lê Toàn Hải, đảm nhận chức danh Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trưởng. Ông Lê Toàn Hải nguyên là sinh viên khóa 28 hệ chính quy chuyên ngành kế toán Học viện Tài chính, tốt nghiệp khóa đào tạo kế toán trưởng năm 1999. Bà Phùng Thu Thủy, phụ trách phần hành kế toán hàng tồn kho kiêm thủ quỹ. Bà Phùng Thu Thủy nguyên là sinh viên trường Đại học kinh tế quốc dân hệ tại chức chuyên ngành kế toán. Ông Phạm Ngọc Quang, phụ trách kế toán thuế đồng thời theo dõi tình hình công nợ, thanh toán với khách hàng. Ông Phạm Ngọc Quang nguyên là sinh viên Học viện Tài chính hệ chính quy chuyên ngành kế toán. Bà Hoàng Linh Ngân, phụ trách chi phí giá thành và tiền mặt. Bà Hoàng Linh Ngân nguyên là sinh viên trường Cao đẳng Tài chính kế toán Hưng Yên, hiện đang theo học năm thứ ba chuyên ngành kế toán hệ tại chức trường Đại học Kinh tế quốc dân. Như vậy bộ máy kế toán của công ty được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành khá hợp lý và phù hợp với năng lực của từng người. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hóa của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được tổ chức theo phương thức tổ chức trực tuyến. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phán ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên trong phòng kế toán đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và theo quy định của Pháp luật. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN. 2.2.1 Khái quát chung. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một đơn vị khá non trẻ trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế nhưng với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ quản lý đang dần được trẻ hóa để thích ứng với nền kinh tế thị trường sau khi chuyển sang cổ phần hóa thì hiện nay công ty đã và đang cung cấp rất nhiều các chủng loại sản phẩm phục vụ cho y tế khác nhau trên khắp mọi miền đất nước đồng thời công ty cũng có nhiều lĩnh vực kinh doanh khác như: kinh doanh bất động sản, cho thuê nhà ởtuy nhiên hoạt động chính của công ty là sản xuất các sản phẩm bơm tiêm. Do đặc thù của lĩnh vực sản xuất nên công ty đã vận dụng công tác kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán công ty nhận chứng từ tiến hành phân loại chứng từ, hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế theo chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Hiện nay, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán KTSYS của công ty INFOBUS, phần mềm này được đưa vào sử dụng từ năm 2000. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ bằng máy như sau: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán: sổ tổng hợp và sổ chi tiết Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và Sổ nhật ký chung, tổng hợp và ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Đồng thời công ty cũng áp dụng các chính sách kế toán khác phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: - Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: theo tháng . - Chế độ kế toán: Áp dụng theo quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. - Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: thực hiện việc tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Hình thức trả lương: Đối với lao động trực tiếp sản xuất: áp dụng trả lương theo sản phẩm. Đối với lao động gián tiếp: trả lương theo doanh thu. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty. Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm: Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Biên bản thanh lý ( nghiệm thu ) hợp đồng, Bảng phân bổ tiền lương và trích lập các quỹ. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Sổ tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định. Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, Bảng phân bổ nguyên liệu. vật liệu, công cụ, dụng cụ Chứng từ bán hàng: hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao và quyết toán hợp đồng, Hoá đơn GTGT Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng. Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 2.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng tài khoản kế toán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty và dựa trên Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày 20/03/2006 Công ty đã lựa chọn và đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản công ty không sử dụng đến như: tài khoản 129, 229 “Dự Phòng giảm giá đầu tư tài chính”; tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”; tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”. Công ty hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX nên không sử dụng TK 611 Bên cạnh đó, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ, tài khoản 112 được chi tiết như sau: Biểu 3: Một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 Số hiệu TK Tên tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 112101 TGNH VNĐ NH Ngoại Thương Việt Nam - VIETCOMBANK 112102 TGNH VNĐ NH phát triển nhà Hà Nội - HABUBANK . .. 1122 Ngoại tệ 11221 Ngoại tệ NH Ngoại thương HN chi nhánh Thành Công 11222 Ngoại tệ NH phát triển nhà Hà Nội . .. 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Công ty còn sử dụng tài khoản 141 (dùng để phản ánh tình hình thanh toán đối với các nhân viên trong công ty) trong đó chia ra các tiểu khoản rất đặc biệt gồm: TK 141U – Theo dõi tạm ứng. TK 141T – Theo dõi mua hàng. Khi tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi mua vật tư thì kế toán viết phiếu chi với nội dung: chi tạm ứng đi mua vật tư và hạch toán khoản tạm ứng này vào TK41U – theo dõi tạm ứng, theo bút toán như sau: Nợ TK141U Có TK 111 – số tiền chi tạm ứng. Khi thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu thu với nội dung: hoàn tạm ứng theo phiếu chi tất toán cho chi tiết TK 141U, sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn chứng từ có liên quan, kế toán sẽ viết phiếu chi, chi số tiền hàng thực mua. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để hạch toán nhập kho vật tư mua về nhập kho theo bút toán: Nợ TK 152 – giá chưa có thuế GTGT Có TK 141T – theo dõi mua hàng Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng. PThu: hoàn tạm ứng TK 141U PC: chi tạm ứng TK 111 PC:Chi thanh toán TƯ TK 141T PNK,HĐ:NKNVL TK 152 Do đó, việc thanh toán phải thông qua nhiều tài khoản trung gian, thủ tục thanh toán phức tạp, không cần thiết nhất là trong điều kiện áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán. 2.2.4 Hệ thống sổ sách kế toán. Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định về sổ kế toán theo Luật kế toán dùng để ghi chép,hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến công ty. Cụ thể Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung để phù hợp với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất của đơn vị. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hiện nay công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm KTSYS, việc xử lý dữ liệu kế toán được thực hiện thông qua phần mềm này. Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nghiệp vụ nội dung phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. 2.2.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của công ty đã cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của đơn vị đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty, cơ quan Nhà nước cũng như nhu cầu hữu ích của người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Hiện nay, công ty áp dụng chế độ về báo cáo kế toán được ban hành kèm theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế được lập vào cuối niên độ kế toán căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Công ty lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán ( Mẫu sổ B01 – DN); - Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu sổ B02 – DN); - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu sổ B03 – DN); - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu sổ B09 – DN). Ngoài ra, bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước (ví dụ như: Cục Thống Kê,) công ty có thể cung cấp các báo cáo khác nhằm phục vụ các công tác khác (ví dụ như công tác thống kê, dự báo) như: - Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm; - Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; - Báo cáo về tình hình doanh thu trong một số năm; - Báo cáo về tổng số nộp ngân sách; - Báo cáo về mức tăng trưởng cổ tức; .. 2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÊN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU. 2.3.1 Kế toán tiền mặt. Tại công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay. Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay, thường là do lỗi của máy tính trong quá trình vào sổ, hoặc là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung. Trên thực tế, do có sự đối chiếu hàng ngày giũa Kế toán tiền mặt và Thủ quỹ nên ít có chênh lệch xảy ra. Tuy nhiên, trong mỗi lần xuất quỹ đều có sự chênh lệch giữa số thực chi và số chi trên sổ sách do mệnh giá tiền VNĐ không đủ để chi ra. Những chênh lệch nhỏ này sẽ cộng dồn vào cuối năm tài chính khi tiến hành kiểm kê, theo quy định của luật pháp để hợp lý hoá sai lệch này cũng như tránh tham ô, công ty đặt ra một mức sai lệch có thể chấp nhận được. Kết quả kiểm kê có sai lệch nằm trong mức này thì được coi là hợp lý và được chấp nhận. Kế toán quỹ tiền mặt được tổ chức thực hiện như sau: Thứ nhất, tổ chức chứng từ: bao gồm phiếu thu và phiếu chi tiền mặt. Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, trực tiếp thu tiền vào quỹ, ghi vào sổ quỹ và đóng dấu “Đã thu tiền” lên phiếu thu. Sau đó chuyển lại cho kế toán tiền mặt ghi sổ, kế toán trưởng ký duyệt, cuối cùng kế toán tiền mặt kẹp chứng từ và lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau: Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu thu: Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền KT tiền mặt: Lập phiếu thu Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền mặt: Lập phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Lưu trữ KT tiền mặt: Ghi sổ Còn khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghi tạm ứng) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Phiếu thu được chuyển trả lại kế toán tiền mặt để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình : Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu chi Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Thứ hai, tài khoản sử dụng. Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ, giảm tiền mặt ghi vào bên có TK này. Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ thì kế toán phần hành kế toán tiền mặt tiến hành hạch toán quỹ tiền mặt. Do thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty là khối lượng thanh quyết toán lớn do đó mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nghiệp vụ thường xuyên làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, vay ngắn hạn nhập quỹ Quỹ tiền mặt của công ty dùng để chi những nhu cầu thường xuyên như chi mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng giá trị nhỏ, chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi tiếp khách, hội họp, chi tiền điện, điện thoại.Ngoài ra, khi trên TK TGNH không đủ để chi trả thì cũng có thể xuất quỹ tiền mặt, thường trong những trường hợp: trả lãi ngân hàng, trả phí chuyển tiềnvà các khoản chi khác. Về tổ chức sổ kế toán công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, tuy nhiên do có sử dụng phần mềm kế toán nên khi nhận được chứng từ tiền mặt, kế toán tiền mặt nhập số liệu vào máy và phần mềm kế toán tự động hạch toán vào các tài khoản liên quan và lên sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt như sau: Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt Chứng từ tiền mặt Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 111 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sổ cái các TK liên quan Sổ quỹ 2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại nguyên vật liệu liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý nguyên vật liệu do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý nhất. Nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm, công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu. Cụ thể: các loại nguyên vật liệu chính của công ty: Nhựa hạt; Kim; Gioăng. - Vật liệu phụ: là các loại sản phẩm dùng để hoàn thiện và bao gói sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2. Các loại vật liệu phụ như: hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm); thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex); mực in; giẻ lau; các vật liệu khác như băng keo, đề can - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3 - Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6. Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất kho. Nguyên tắc đánh giá vật tư: - Nguyên tắc giá gốc: vật tư được đánh giá theo giá gốc, tức là toàn bộ chi phí mà công ty đã bỏ ra để có được vật tư ở trạng thái và địa điểm hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Thực hiện nguyên tắc thận trọng công ty có trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp hạch toán vật tư nhập xuất kho được công ty áp dụng thống nhất trong niên độ kế toán. Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài hoặc do thu hồi phế liệu. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: Trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại ( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm: + Trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn (giá chưa có thuế GTGT) + Thuế không được hoàn lại (nếu có). + Chi phí mua hàng( chi phí vận chuyển bốc dỡ....) + Trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu nếu có. Đối với các chi phí mua mà liên quan đến nhiều loại vật tư hàng hóa, kế toán tiến hành phân bổ theo giá mua của từng loại hàng hóa. - Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho: là giá ước tính có thể bán được của phế liệu tại thời điểm nhập kho (giá trị thị trường tại thời điểm nhập kho), đối với những phế liệu nhập kho không có khả năng bán được thì coi giá trị nhập kho bằng 0, chỉ nhập đơn thuần về mặt số lượng. Còn nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, cũng có những trường hợp xuất kho NVL để bán nhưng những nghiệp vụ đó xảy ra không thường xuyên, ngoài ra còn có xuất phế liệu đem bán. Trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Phần tính giá vốn xuất kho được tiến hành tự động trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, sau khi nhập hết tất cả số lượng và đơn giá của nguyên vật liệu nhập kho và số lượng của từng nguyên vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành tính giá vốn xuất kho. Kế toán phải tiến hành sắp xếp lại các mục trong sổ chứng từ gốc, từ màn hình chức năng, ấn phím F8 để sắp xếp cố định bảng theo danh sách cột, theo thứ tự: loại chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ... Sau đó, tiến hành chạy đơn giá xuất kho, chon mục: “nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý” , sau đó từ màn hình vừa hiện ra chọn: ‘công cụ tiện ích cho nhập dữ liệu”, từ màn hình sẽ cho một danh mục các công cụ, chọn “ xử lý lại đơn giá các bút toán xuất kho” , chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi: “ có sửa đơn giá thành tiền trong sổ chứng từ gốc không?” chọn “ Có”, chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung, công ty quy định trình tự và thủ tục nhập kho và xuất kho, và kiểm soát quá trình thực hiện chặt chẽ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị. Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Hoá đơn bán hàng (GTGT) - Thẻ kho Trình tự và thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau: * Thủ tục nhập kho Trong kỳ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, căn cứ vào kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, hoặc căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết mà phòng kinh doanh tiến hành đặt mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khi nguyên vật liệu mua về đến công ty, bộ phận KCS ( kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau. Một liên : Được lưu ở phòng kinh doanh. Một liên : Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Một liên : Gửi lên phòng kế toán để kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Một liên: giao cho bên giao hàng. Nhân viên phòng kinh doanh dựa vào nhu cầu nguyên vật liệu của công ty tiến hành thỏa thuận về giá cả và số lượng với các nhà cung cấp vật tư. Bên cạnh đó còn thỏa thuận trước về phương thức thanh toán. Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền ngay, công ty có thể ứng trước tiền cho cán bộ công ty để đi mua nguyên vật liệu. Trường hợp này, cán bộ mua vật tư lập “giấy đề nghị tạm ứng” để ứng trước tiền thanh toán cho người bán. Kế toán tiền mặt lập “phiếu chi” giao cho thủ quỹ chi tiền để tạm ứng mua vật tư. Khi vật tư về đến công ty, cán bộ đi mua vật tư đưa “Hóa đơn GTGT” của người bán kèm theo “phiếu nhập kho” và “giấy thanh toán toán tạm ứng” cho kế toán để thanh toán khoản tạm ứng. Nếu người đi mua vật tư không ứng trước tiền, khi vật tư về nhập kho, người mua vật tư nộp hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để được thanh toán. Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Đề nghị nhập hàng P.Quản lý VT: mua hàng, lập phiếu nhập Cán bộ P.Quản lý VT, Giám đốc: ký Thủ kho: Nhập kho Kế toán vật tư: Ghi sổ, kẹp chứng từ * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, NVL sẽ được xuất kho phục vụ sản xuất ở các phân xưởng. Phụ trách phân xưởng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho, lập làm 4 liên. Nhân viên lập phiếu xuất kho ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển xuống kho, thủ kho xuất vật tư cho phân xưởng theo số lượng chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nhân viên phân xưởng và thủ kho sau khi kiểm tra số lượng và quy cách NVL thì ký vào cả 4 liên của phiếu xuất kho. Một liên: được giữ ở phòng kế hoạch kinh doanh. Một liên: giao cho thống kê phân xưởng nhận vật tư. Một liên: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Một liên: gửi lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trên phiếu xuất kho không ghi đơn giá thành tiền mà chỉ theo dõi số lượng thực xuất của các loại vật tư. Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho Giám đốc,P.Vật tư: ký duyệt P.Vật tư: Lập phiếu xuất Thủ kho: Xuất kho KT Vật tư: Ghi sổ, bảo quản Đề nghị xuất hàng Giám đốc,KT trưởng: Ký phiếu Hiện nay công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau: * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại, thứ nguyên vật liệu cho tiện sử dụng và kiểm tra đối chiếu. Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển lên cho kế toán. * ở phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Quá trình nhập liệu được tiến hành cho từng loại vật tư và từng chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình, cho phép kết xuất in ra “sổ kế toán chi tiết vật tư” với từng mã vật tư có trong danh mục được khai báo. Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư in sổ tổng hợp số nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn kho. Sơ đồ 11: Trình tự kế toán chi tiết tại công ty Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X -T _T Sổ chi tiêt vật tư Chú thích: Ghi chép, vào sổ Đối chiếu Kế toán NVL công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức kế toán Nhật ký chung . Mọi sự biến động về NVL đều được theo dõi trên tài khoản sau: TK 152 gồm TK152.1( Nguyên vật liệu chính), TK 152.2( Nguyên vật liệu phụ), TK 152.3( Nhiên liệu), TK 152.6( Phế phẩm, phế liệu). Kế toán công ty tiến hành hạch toán nhập kho nguyên vật liệu như sau: Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà kế toán sử dụng các chứng từ và có cách hạch toán khác nhau. * Trường hợp nhập kho do mua ngoài : Phần lớn NVL ở công ty được nhập kho là do mua ngoài, thông thường khi mua NVL về nhập kho có hóa đơn GTGT kèm theo. Công việc kế toán thường hạch toán trong trường hợp đơn giản hàng và hóa đơn cùng về. Khi NVL đã được nhập kho, kế toán cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, hoặc phòng kinh doanh chuyển đến để định khoản. Trong một số trường hợp, NVL về nhập kho mà hóa đơn chưa về, thì kế toán định khoản dựa vào phiếu báo giá của bên bán, hoặc giá thỏa thuận theo hợp đồng giữa hai bên. Việc định khoản như sau : Nợ TK 152 ( TK152.1, TK 152.2, TK152.3) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 * Trường hợp nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho Căn cứ và phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho nội bộ của NVL thừa đó để ghi theo định khoản: Nợ TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK152.3) Có TK 154 Đơn giá nhập kho là đơn giá đầu kỳ của NVL nhập lại kho. * Trường hợp nhập kho phế liệu. Sau quy trình công nghệ, phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, và các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào tài khoản 152.6 : phế phẩm, phế liệu. Nợ TK 152.6 Có TK 154 Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu. Các chi phí mua NVL, thuế không được hoàn lại và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152 - nguyên liệu vật liệu. Đối với nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần Nhựa Y tế xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm và cho quản lý. Bởi vậy kế toán xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác. Các trường hợp xuất vật liệu được kế toán hạch toán như sau: * Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất. Định kỳ kế toán nhập liệu từ các phiếu xuất kho vào máy tính, tuy nhiên, khi nhập kế toán chỉ phải nhập phần số lượng mà không phải nhập phần đơn giá và thành tiền. Đến cuối kỳ, sau khi đã xác định được giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho trong kỳ. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, trong trường hợp xuất kho cho phân xưởng ép nhựa, kế toán ghi : Nợ TK 621- Chi phí NVL trực tiếp Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK152.3) - NL, VL Số liệu trên sau khi được nhập vào máy sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán và bảng liên quan theo đúng trình tự xử lý thông tin đã được xây dựng. Máy sẽ tiến hành ghi vào các sổ chi tiết vật tư ( theo từng loại vật tư cụ thể ), Sổ chi tiết tài khoản 621( theo từng phân xưởng), các bảng kê xuất vật tư, bảng kê nhập xuất tồn NVL. * Trường hợp xuất NVL cho quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 6422 Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3) * Trường hợp xuất kho cho quản lý ở phân xưởng : Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 6272 Có TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK 152.3) * Xuất bán phế liệu : Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số phế liệu bị thải loại, còn một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện công ty có thể xuất bán các phế liệu trên. Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là, khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2 – chi phí quản lý doanh nghiệp. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST đã có hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Đến nay, công ty là một doanh nghiệp tự chủ về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không ngừng nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, và phấn đấu đạt mục tiêu “chất lượng và uy tín là hàng đầu” và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Kết quả hôm nay là sự cố gắng nỗ lực của toàn công ty, đặc biệt là vai trò tổ chức công tác kế toán ở công ty. Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, hệ thống kế toán đã bắt đầu thích ứng với thời kỳ mới. Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực đã nắm bắt được cơ chế chính sách của Nhà nước, góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo. Với thời gian thực tập ở công ty chưa nhiều em có một số nhận xét như sau : 3.1 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG KẾ TOÁN. 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán. Là một doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, công ty đã áp dụng, tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán do Nhà nước ban hành cho các doanh nghiệp nói chung và cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nói riêng khá đầy đủ, đúng đắn và linh hoạt nhằm phản ánh đầy đủ và trung thực nhất tình hình tài chính của công ty. Cụ thể như sau: Công ty đã tổ chức hệ thống kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty nói riêng, điều này tạo thuận lợi cho công ty chủ động về mặt tài chính, từ đó tạo ra tính năng động trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung sẽ giúp phản ánh,cung cấp các thông tin một cách đầy đủ và sát sao hơn trong điều kiện địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh trải rộng. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành kế toán khá hợp lý, từng phần hành kế toán được bố trí phù hợp với khả năng của từng người Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán thích hợp trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Hình thức kế toán tập trung mặc dù có những điểm phù hợp với doanh nghiệp tuy nhiên nó cũng bộc lộ một số nhược điểm sau: Phòng kế toán công ty hầu như chỉ quản lý về mặt giấy tờ, sổ sách do các xưởng báo cáo về điều này một mặt giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên phòng kế toán nhưng nó cũng làm giảm tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trong một số trường hợp. Ví dụ như: đối với NVL, khi nhập xuất kho kế toán chỉ dựa vào chứng từ do các gửi về để hạch toán mà không hề có các cuộc kiểm kê NVL tồn kho, đánh giá lại NVL do đó việc phản ánh giá trị NVL sẽ không đúng đắn khi có gian lận, mất mát xảy ra. Bên cạnh đó, tiến độ công việc của phòng kế toán công ty cũng chịu sự ảnh hưởng không nhỏ từ hình thức kế toán này. Trong trường hợp kế toán các phân xưởng chậm nộp báo cáo theo hạn định sẽ kéo theo các báo cáo của công ty cũng bị chậm lại ảnh hưởng không chỉ đến việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước mà còn làm suy giảm một chức năng quan trọng của kế toán là tham mưu cho cấp quản lý, khi các thông tin tài chính bị chậm cũng có nghĩa là mọi quyết định của nhà quản lý có thể là không chính xác hoặc chậm trễ làm lỡ mất các cơ hội kinh doanh, đây là điều tối kỵ đối với một doanh nghiệp cổ phần hoá trong bối cảnh nền kinh tế thị trường. Không những vậy hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán KTSYS của công ty phần mềm INFOBUS, phần mềm được đưa vào sử dụng từ năm 2000, cho nên có nhiều điểm chưa cập nhật được các công cụ tiện ích như các phần mềm kế toán mới khác. Chẳng hạn, phần mềm ở dạng DOS gây khó khăn cho người sử dụng, hơn nữa, các chương trình chưa cho phép cập nhật cùng lúc nhiều nghiệp vụ trên một chứng từ. Ngoài ra, phần mềm kế toán chưa cho phép sửa trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các sổ kế toándo đó, tính tự động hóa trong công tác kế toán còn chưa cao, công tác kế toán trên máy chưa phát huy được hết các ưu điểm vốn có. Ngoài ra hệ thống máy tính của công ty chưa được nối mạng nội bộ với nhau, cuối kỳ, các nhân viên kế toán phải sao chép số liệu từ các máy tính của phần hành liên quan. Nhược điểm này làm giảm tính tự động hóa của phần mềm máy tính, làm cho số liệu kế toán chưa có tính đồng bộ cao. Phần mềm kế toán công ty hiện sử dụng tuy có nhiều ưu điểm vượt trội nhưng chưa cho phép kế toán theo dõi những tiêu thức riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, việc này vẫn được các kế toán thực hiện thủ công ngoài phần mềm. Công ty nên nâng cấp phần mềm kế toán đang sử dụng sao cho đảm bảo được không chỉ những yêu cầu về mặt sổ sách của Nhà nước mà còn đáp ứng nhu cầu theo dõi và quản lý riêng của doanh nghiệp. 3.1.2 Về phân công lao động kế toán. Nhân viên kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán do vậy công việc kế toán đạt được hiệu quả cao. Do vậy, công tác kế toán đảm bảo được yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán phục vụ tốt yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của công ty. Tuy nhiên kế toán chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới đi vào cổ phần hoá. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán như đã nêu ở phần tồn tại trên. Thêm vào đó, sự quản lý của phòng kế toán công ty đối với các hoạt động của các kế toán công trường về mặt chuyên môn nghiệp vụ chưa thật sự đem lại hiệu quả, cộng thêm năng lực chuyên môn của các nhân viên kế toán, thống kê ở các đội có lúc có nơi còn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến những chậm trễ và sai sót không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ công tác kế toán toàn công ty. Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực xảy ra xuất phát từ chính đặc điểm của ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mang tính cố hữu khó khắc phục, công ty nên có sự quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế toán, đặc biệt là đối với công tác kế toán thống kê ở công trường. Nâng cao sự quản lý về mặt chuyên môn nghiệp vụ của phòng kế toán công ty đối với kế toán công trường. Nâng cao hiểu biết của kế toán về tầm quan trọng của thông tin kế toán đối với sự phát triển lớn mạnh của công ty. Đảm bảo thông tin kế toán có độ chính xác cao nhất mà vẫn đảm bảo được tính kịp thời đáp ứng yêu cầu quản trị trong nền kinh tế thị trường. 3.2 VỀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN. Hệ thống chứng từ sổ sách báo cáo kế toán của công ty được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo đúng nguyên tắc và được kiểm soát tương đối chặt chẽ. Cụ thể như sau: 3.2.1 Về hệ thống tài khoản. Về cơ bản công ty sử dụng hầu hết các TK được quy định trong chế độ ban hành. Ngoài ra, các TK còn được mở chi tiết đến TK cấp 2, cấp 3 giúp cho việc hạch toán được đễ dàng hơn và thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý. Tuy nhiên hiện công ty không mở TK dự phòng đầu tư tài chính, dự phòng các khoản phải thu khó đòi và dự phòng các khoản phải trả. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguy cơ khoản đầu tư tài chính của công ty bị giảm giá là rất có thể. Bên cạnh đó là giá nguyên vật liệu trong thời gian gần đây có những biến động lớn, điều này vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cũng có những tác động rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng. Việc không trích lập các TK dự phòng sẽ đặt doanh nghiệp trước những thiệt hại có thể xảy ra do những nguyên nhân khách quan và giảm tính chủ động về tài chính trong trường hợp có rủi ro. Do vậy công ty nên mở TK dự phòng giảm giá đầu tư tài chính cho khoản đầu tư vào công ty liên kết hiện có nhằm tránh rủi ro có thể xảy ra. Định kỳ, cần tiến hành đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng đối với các khoản nợ phải thu và trích lập dự phòng theo luật định vào TK dự phòng phải thu khó đòi. Đồng thời công ty nên sử dụng một tài khoản tạm ứng là 141 thay vì sử dụng hai tài khoản 141U và 141T như hiện nay. Như vậy, khi tạm ứng cho nhân viên đi mua vật tư, kế toán tiến hành ghi Nợ TK141, số tiền tạm ứng. Khi về thanh toán, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và hóa đơn, phiếu nhập kho để hạch toán thẳng thông qua TK 141 mà không phải thông qua TK 141U. Sơ đồ 12 : Sơ đồ mô hình trình tự kế toán tạm ứng. TK 152 TK 133 Thuế GTGT Giá chưa thuế TK 141 TK 111 PC:Chi TƯ PC:Chi bù TƯ PT: Thu hoàn TƯ Như vậy khi thanh toán kế toán chỉ cần viết phiếu thu hoặc phiếu chi ( hoặc không phải viết) sau khi bù trừ thay vì phải viết cả phiếu thu và phiếu chi như hiện nay. Khi hạch toán chỉ cần thông qua TK 141T mà vẫn đảm bảo yêu cầu của thông tin kế toán và vẫn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 3.2.2 Về hệ thống chứng từ. Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty khá đầy đủ, bao gồm các mẫu bắt buộc và hướng dẫn, đảm bảo phản ánh và ghi chép được tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty. Quy trình lập và luân chuyển và bảo quản chứng từ được thiết kế khoa học đảm bảo tính có thật, trung thực, hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ. Tuy nhiên công ty nên sử dụng thêm một số chứng từ hướng dẫn. Cụ thể như: Việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay, để tránh tình trạng tại một thời điểm nhất định, số lượng vật tư xuất kho lớn hơn số lượng nhập kho thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như trường hợp sau. Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về thì phòng kinh doanh căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ đi mua vật tư hoặc căn cứ vào báo giá, giá trên hợp đồng của bên bán để lập “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để nhập số liệu vào máy tính. Nợ TK 152 Có TK 331( giá thỏa thuận chưa có thuế GTGT) Đến khi có hóa đơn GTGT về thì phản ánh thuế GTGT: Nợ TK 133 Có TK 331(phần thuế GTGT) 3.3.3 Về hệ thống sổ sách. Hệ thống sổ sách được thiết kế đúng chuẩn và đầy đủ, đảm bảo tất cả các nghiệp vụ khi đã phát sinh đều được hạch toán đúng và ghi chép đúng vào các sổ chi tiết và tổng hợp. 3.3.4 Về hệ thống báo cáo. Công ty tuân thủ đúng các quy định của nhà nước trách nhiệm lập BCTC, về quy trình lập BCTC, về hình thức BCTC, về các nội dung trên BCTC, và thời gian lập cũng như nộp BCTC. KẾT LUẬN Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa phục vụ cho ngành y tế. Với hơn 10 năm hình thành và phát triển công ty đã từng bước lớn mạnh và khẳng định được uy tín của mình trên thương trường là một đơn vị sản xuất hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị y tế từ nhựa của Việt Nam. Cùng với những bước phát triển đó của công ty, công tác tổ chức kế toán cũng ngày càng được coi trọng củng cố và phát triển cho phù hợp với tình hình mới, luôn luôn đảm bảo là công cụ đắc lực cho các cấp quản lý nắm bắt tình hình tài chính của công ty, kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên, quyền lợi các cổ đông và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Trong thời gian tìm hiểu tại công ty, dưới sự chỉ bảo tận tình của các anh chị phòng Tài chính Kế toán, và sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công, em đã có những hiểu biết nhất định về thực tế tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đã nêu lên được những ưu điểm, hạn chế trong tổ chức công tác kế toán ở công ty và mạnh dạn đưa ra một số đề xuất với mong muốn công tác kế toán của công ty không ngừng hoàn thiện và phát huy được những ưu điểm, khắc phục những tồn tại của mình. Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu hạn chế, công tác kế toán phức tạp nên báo cáo chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản nhất và còn có nhiều sai sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng Tài chính Kế toán để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Tài chính Kế toán Công ty Nhựa Y tế và PGS.TS Nguyễn Văn Công thời gian qua đã tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo này. Hà Nội, ngày 06 tháng 03 năm 2009 Nguyễn Thị Quỳnh Dương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB: Đại học Kinh tế quốc dân. Bộ Tài Chính. 2006. Chế độ kế toán Việt Nam ban hành kèm QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. NXB: Tài chính. PGS.TS Đoàn Xuân Tiên. 2006. Tổ chức công tác kế toán. NXB: Thống kê Hà Nội. Sổ sách, số liệu của phòng Kế toán tài chính và tài liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST. PGS.TS Nguyễn Văn Công. 2003. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp. NXB: Tài chính. Bộ Tài Chính. 2008. Hệ thống Kế toán Việt Nam – Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. NXB: Lao động. TS Nguyễn Văn Công. 2002.Lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính. NXB: Tài chính. MỤC LỤC