Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà

Lời mở đầu Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một trong những trường đại học hàng đầu trong cả nước về đào tạo kế toán, kiểm toán. Hàng năm, trường đã đào tạo ra những sinh viên tốt nghiệp có chất lượng và trình độ, đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong quá trình đào tạo, nhà trường không những cung cấp cho sinh viên những kiến thức hàn lâm mà cả những kiến thức thực tiễn. Điều này được thực hiện thông qua việc tổ chức những đợt kiến tập và thực tập. Là một sinh viên năm thứ 3 chuyên ngành kiểm toán của trường, theo tổ chức của nhà trường, em đang tham gia đợt kiến tập kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà. Thông qua đợt kiến tập, em có thể tiếp cận với công tác kế toán trong thực tế để nắm rõ hơn về những kiến thức đã được học tại trường. Cũng từ đó em có thể vận dụng những kiến thức đã học để tiến hành đi sâu tìm hiểu về cách thức tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty kiến tập, về thực trạng công tác kế toán tại đơn vị, phân tích đánh giá ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp kiến nghị. Những kiến thức thu được trong quá trình kiến tập sẽ là cơ sở thiết thực phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu các môn chuyên nghành kiểm toán và thực tập tốt nghiệp. Để hoàn thành tốt và có hiệu quả đợt kiến tập này, ngoài việc chủ động tìm hiểu thông tin về kế toán tại đơn vị, tham khảo tài liệu, kiểm tra kiến thức đã học, nghiêm chỉnh chấp hành kế hoạch học tập, kỷ luật lao động của nhà trường và cơ sở kiến tập, em đã nhận được sự hướng dẫn chi tiết, tận tình của thầy giáo PGS.TS Nguyễn Văn Công và các cô chú trong Công ty, từ đó em có những tiền đề cơ sở để hoàn thiện báo cáo kiến tập này. Báo cáo kiến tập của em được chia thành 3 phần : -Phần 1 : Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà. -Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà -Phần 3 : Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà. Do trình độ và điều kiện thời gian có hạn, báo cáo kiến tập không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các thầy cô giáo và các cô, chú trong Công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo PGS.TS Nguyễn Văn Công, và tập thể CBCNV Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Duy Hưng Phần 1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà 1.1.1 Giai đoạn từ khi thành lập đến trước khi tiến hành chuyển đổi cơ chế quản lý năm 2000 Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà (Gọi tắt là Công ty Vĩnh Hà ) là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về lương thực, nước giải khát, các sản phẩm về vật liệu xây dựng và các loại dịch vụ khác nhằm phục vụ cho tiêu dùng và xuất khẩu. ● Địa điểm: Trụ sở chính của Công ty: 9A - phường Vĩnh Tuy - quận Hai Bà Trưng –Hà Nội. ●Số đăng ký kinh doanh: 0103014682 ●Ngày cấp : 23/11/2006 ●Trụ sở chính : 9A -Vĩnh Tuy –Hai Bà Trưng –Hà Nội ●Tổng diện tích sử dụng: 100.000 m2 ●Tổng vốn đầu tư và tài sản hiện có: 43 tỷ đồng Việt Nam. ●Số cán bộ công nhân viên: 201 người. Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà (Công ty CP XD&CBLT Vĩnh Hà ) là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập năm 1973.Trải qua 30 năm tồn tại và phát triển Công ty luôn khẳng định được vị thế của mình dù trong thời kỳ bao cấp hay khi hoạt động trong cơ chế thị trường. Những năm đầu thập kỷ 70, lương thực đặc biệt là lúa, ngô, bột mỳ là những mặt hàng thiết yếu của đời sống nhân dân. Trong điều kiện nền nông nghiệp chậm phát triển, tỷ lệ dân thiếu ăn của người dân còn ở mức cao và một khối lượng lớn lương thực còn phải nhập khẩu, năm 1973, Xí nghiệp V73 - tiền thân của Công ty CP XD&CBLT Vĩnh Hà, đã được thành lập với mục đích giải quyết nhu cầu lương thực cho các tỉnh miền núi và phục vụ chiến tranh, đồng thời giải quyết các nhu cầu đột xuất tại Hà Nội. Năm 1985, Xí nghiệp V73 được đổi tên thành Xí nghiệp Vận tải Lương thực I nhưng nhiệm vụ không có gì thay đổi, doanh nghiệp hoạt động theo kế hoạch của nhà nước cho đến trước những năm đổi mới. Năm 1989, khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, cơ chế bao cấp bị xoá bỏ, việc vận tải tập trung gặp khó khăn, ban lãnh đạo đã xác định hướng phát triển mới của Công ty để giải quyết tình hình. Công ty đã tiến hành thu mua thóc ở Đồng bằng sông Cửu Long để vận chuyển ra miền Bắc tiêu thụ. Cũng trong giai đoạn này, qua nghiên cứu thị trường Công ty nhận thấy nhu cầu vật liệu xây dựng là rất lớn nên đã tiến hành mở xưởng sản xuất vật liệu xây dựng. Nhờ có sự thay đổi này nên doanh nghiệp đã ổn định đựơc tình hình kinh doanh và từng bước phát triển. Tuy nhiên, khi hàng hoá của nước ngoài bắt đầu thâm nhập mạnh mẽ vào thị trường nước ta, đặc biệt là hàng hoá Trung Quốc cùng với sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty trong nước thì sản xuất của Công ty cũng hẹp dần. Đến năm 1993, Công ty lại đổi tên thành Công ty kinh doanh Vận tải Lương thực. Năm 1995 tình hình kinh doanh vận tải và sản xuất vật liệu xây dựng gặp khó khăn do phương tiện sản xuất đã lạc hậu và đầu tư giảm. Công ty lại nghiên cứu và thăm dò thị trường, qua tìm hiểu Công ty nhận thấy sản phẩm sữa đậu nành và bia có nhiều triển vọng. Được phép của Tổng Công ty lương thực miền Bắc, Công ty quyết định mở xưởng sữa đậu nành và xưởng bia, sau đó là xưởng chế biến gạo chất lượng cao với công nghệ hiện đại. Các sản phẩm của Công ty đã dần dần có mặt ở hầu hết các tỉnh phía Bắc và tiêu thụ mạnh vào mùa hè với số lượng lớn. Sự phát triển của xưởng đã đem lại rất nhiều công ăn việc làm cho nhiều người lao động. 1.1.2 Giai đoạn từ khi chuyển đổi cơ chế quản lý năm 2000 đến nay Thực hiện chủ trương của Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn, tháng 10/2000, Công ty Vận tải Lương thực và Công ty Bao bì I đã sáp nhập và lấy tên là Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà. Việc sát nhập nhằm mục đích phát huy vai trò chủ đạo của kinh tế Nhà nước, đồng thời giảm dần quản lý tập trung kinh tế và đầu tư vào các mục tiêu trọng điểm. Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của thời kỳ mới, Tổng Công ty đã có quyết định 238/HĐQĐ/QĐ-TCLĐ bổ sung nghành nghề kinh doanh của Công ty. Năm 2006, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá, bán đấu giá cổ phần lần đầu ra bên ngoài. Công ty đã đăng ký lại ngành kinh doanh như sau : -Chế biến nông sản lương thực thực phẩm -Thương nghiệp bán buôn bán lẻ lương thực, nông sản vạt tư nông nghiệp và kinh doanh tổng hợp -Sản xuất nước giải khát ; -Đại lý bán buôn, bán lẻ ga, chất đốt ; -Kinh doanh và sản xuất bao bì lương thực ; -Kinh doanh bất động sản ; -Bán buôn và đại lý sắt thép, ống thép kim loại màu ; -Xuất nhập khẩu trực tiếp lương thực, thực phẩm ; -Xây dựng công trình dân dụng và hạng mục công trình công nghiệp ; -Công nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng ; -Nuôi trồng thuỷ sản ; -Dịch vụ dạy nghề công nhân kỹ thuật ; -Dịch vụ ăn uống nhà hàng ; -Cho thuê bất động sản, nhà, kho bãi ; -Kinh doanh vận tải, đại lý vận tải đường bộ, đường thuỷ ; Trong những năm qua, thị trường trong nước ngày một phát triển và đòi hỏi đối với các sản phẩm hàng hoá ngày một cao. Để đáp ứng yêu cầu đó, Công ty đã không ngừng cải tiến dây chuyền công nghệ, cải tổ bộ máy quản lý. Nhờ vậy các sản phẩm của Công ty đã ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường ngay cả những thị trường khó tính như Hà Nội, Quảng Ninh... Công ty ngày càng phát triển được quy mô và khẳng định được mình. Sự phát triển của Công ty được thể hiện thông qua các chỉ tiêu trong Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm gần đây nhất là năm 2005, 2006, 2007 : *Biểu số 1: Trích: Báo cáo kết quả kinh doanh của 3 năm 2005, 2006, 2007 Đơn vị:VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 294.288.812.221 299.071.059.105 304.826.129.066 2 Các khoản giảm trừ 4.458.753.486 5.127.846.489 6.218.548.957 3 Doanh thu thuần 289.830.058.735 293.943.212.616 298.607.580.109 4 Giá vốn hàng bán 280.630.356.213 283.415.620.324 286.268.680.358 5 Lợi nhuận gộp 9.199.702.522 10.527.592.292 12.338.899.751 6 Doanh thu tài chính 1.260.249.564 1.474.048.097 1.584.568.457 7 Chi phí tài chính 1.530.216.023 1.684.218.102 1.734.568.982 9 Chi phí bán hàng 4.244.204.354 5.032.048.581 5.784.789.546 8 Chi phí quản lý 3.524.589.475 3.760.452.125 4.565.242.486 9 Lợi nhuận thuần 1.160.942.234 1.524.921.581 1.838.867.224 10 Thu nhập khác 192.110.991 91.915.352 101.945.582 11 Chi phí khác 67.584.746 80.458.457 87.456.124 12 Lợi nhuận khác 124.526.245 11.456.895 14.489.458 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.285.468.479 1.536.378.476 1.853.356.682 14 Thuế thu nhập doanh nghiệp 359.931.174 430.185.973 518.939.871 15 Lợi nhuận sau thuế 925.537.305 1.106.192.503 1.334.416.811 *Biểu số 2 : Bảng phân tích một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty qua các năm 2005, 2006, 2007 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số liệu So với năm 2005 Số liệu So với năm 2005 So với năm 2006 Chênh lệch % Chênh lệch % Chênh lệch % 1.Doanh thu thuần ( tỷ đồng) 289.83 293.94 +4.11 101.42 298.61 +8.78 103.03 +4.67 101.59 2.Lợi nhuận trước thuế (tỷ đồng) 1.29 1.54 +0.25 119.38 1.85 +0.56 143.41 +0.31 120.13 3.Tý suất lợi nhuận trước thuế trên Doanh thu (%) 0.45 0.52 +0.07 115.56 0.62 +0.17 137.78 +0.1 119.23 4.Tý suất lợi nhuận sau thuế trên Vốn chủ sở hữu (%) 2.72 3.23 +0.51 118.75 3.89 +1.17 143.01 +0.66 120.43 ●Chú thích : Số liệu đã được làm tròn tới 2 chữ số thập phân Bảng phân tích cho thấy qua các năm Công ty có nhịp điệu tăng trưởng doanh thu tăng dần, lợi nhuận trước thuế năm sau cao hơn năm trước, các tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên Doanh thu và lợi nhuận sau thuế trên Vốn chủ sở hữu cũng đều tăng theo các năm. Như vậy là Công ty đang trên đà phát triển đi lên, thể hiện sự hiệu quả đang ngày càng được nâng cao trong quản lý kinh doanh của ban quản trị Công ty. Từ đó đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty ngày càng được nâng cao, thu nhập bình quân của lao động đạt từ 2 triệu đến 2.5 triệu đồng / tháng.Đây là dấu hiệu ghi nhận một sự cố gắng nỗ lực của toàn thế ban lãnh đạo Công ty và công nhân viên trong xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên các chỉ tiêu có tăng nhưng các chỉ số còn ở mức thấp mà nguyên nhân chính là do giá vốn còn cao. Do vậy Công ty vẫn đang từng bước tìm các giải phấp để giảm giá vốn hàng bán như tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu giá rẻ, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất, cải tiến công nghệ, giảm thiểu chi phí không cần thiết để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phương châm hoạt động của Công ty hiện nay là : “Đoàn kết - Đời sống -Tự hào” 1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức kinh doanh. 1.2.1 Đặc điểm thị trường tiêu thụ. Trong những năm qua Công ty đã không ngừng tìm kiếm và phát triển mở rộng thị trường của mình cả ở trong và ngoài nước. Kết quả của những nỗ lực đó, Công ty đã tạo dựng cho mình những đối tác và bạn hàng đáng tin cậy. Hiện nay thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty là Cuba và IRắc, thị trường nội địa bao gồm Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định, Thanh Hoá. Công ty đang thăm dò mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước Đông Nam Á và vùng Trung Đông đồng thời củng cố những thị trường đã có. Tại những thị trường tiêu thụ hiện tại, Công ty đã dành được những thị phần cơ sở và đang cố gắng để mở rộng hơn nữa. Thị phần của Công ty ở một số thị phần quan trọng được thể hiện qua các biểu đồ sau : *Biểu số 3: *Biểu số 4 : 1.2.2 Đặc điểm sản phẩm Trong giấy phép đăng ký kinh doanh, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: - Xuất nhập khẩu trực tiếp lương thực, thực phẩm. - Xây dựng các công trình dân dụng và các hạng mục công trình công nghiệp. - Sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng. - Kinh doanh bất động sản. - Cho thuê tài sản. Công ty tiến hành thu mua lương thực mà chủ yếu là lúa gạo, qua một giai đoạn chế biến, bao gói để tạo ra gạo chất lượng cao đưa đi các nơi trong nước tiêu thụ và phục vụ hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Ngoài ra Công ty còn tham gia sản xuất các sản phẩm như nước tinh lọc bột canh... Bên cạnh hoạt động chế biến và xuất khẩu, Công ty còn tham gia vào xây lắp các công trình dân dụng và hạng mục công trình công nghiệp. Đặc điểm sản phẩm của quá trình xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất, xây dựng kéo dài. Sản phẩm được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm không được thể hiện rõ ràng. Sản phẩm được tiến hành xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các phương tiện, nhân công máy móc, thiết bị... phải di chuyển theo địa điểm do vậy làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản phức tạp. Hơn nữa do thời gian xây lắp kéo dài, quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn và chịu ảnh hưởng rất lớn của các nhân tố môi trường, do đó tác động rất lớn đến công tác quản lý đảm bảo chất lượng công trình. Ngoài các sản phẩm trên, Công ty cũng tiến hành các hoạt động sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh dịch vụ và kinh doanh bất động sản nhưng không phải là hoạt động chủ yếu của Công ty. 1.2.3 Đặc điểm nguyên vật liệu Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là chế biến, kinh doanh lương thực và xây dựng dân dụng, công nghiệp. Phục vụ cho hoạt động chế biến và xuất khẩu gạo, Công ty tiến hành thu mua gạo các loại ở các vùng trong nước, sau một dây chuyền chế biến, tinh chế, phân loại, bao gói trở thành gạo chất lượng cao và được đưa đi tiêu thụ. Đối với hoạt động xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm các loại vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi măng.. ., các thiết bị kèm theo vật kiến trúc. Các nguyên vật liệu được mua toàn bộ ở thị trường hoặc một phần có thể do doanh nghiệp tự sản xuất cung ứng. Đối với các công trình xây lắp thì các thiết bị kèm theo vật kiến trúc được chủ đầu tư uỷ quyền cho Công ty tự thu mua lắp đặt hoặc chủ đầu tư tự mua và chuyển xuống cho Công ty lắp đặt. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trong tình hình và điều kiện kinh doanh mới của doanh nghiệp, Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà đã và đang từng bước kiện toàn bộ máy quản lý để thực hiện việc quản trị hiệu quả hơn. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán và phương thức trực tuyến tham mưu về mọi hoạt động sản xuất. Bộ máy quản lý Công ty gồm : - Hội đồng quản trị (HĐQT): Bao gồm 5 thành viên. Đây là Bộ phận quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty căn cứ theo điều lệ và quy chế hoạt động của Công ty. - Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty Nguyễn Đình Thi: Là người có quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT, tổ chức thông qua quyết định, giám sát quá trình thực hiện và các quyết định của HĐQT, chủ toạ Đại hội đồng cổ đông. Đồng thời trên cương vị là Giám đốc Công ty, thực hiện điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. -Ba phó Giám đốc: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty. Trong đó : -Một phó Giám đốc phụ trách kinh doanh -Một phó Gíám đốc phụ trách sản xuất -Một phó Giám đốc phụ trách nhân sự -Giám đốc các bộ phận trực thuộc: Là những người chịu trách nhiệm thực hiện điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Các bộ phận, chịu sự giám sát của HĐQT và Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có thể hình dung qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó giám đốc nhân sự Phó giám đốc tài chính Giám đốc các bộ phận trực thuộc Các phòng ban 1.3.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Toàn Công ty có 8 bộ phận hoạt động độc lập - phụ thuộc : Khối văn phòng Xí nghiệp chế biến nông sản thực phẩm Vĩnh Tuy. Trung tâm lương thực Gia Lâm. Trung tâm lương thực Thanh Trì. Trung tâm lương thực Cầu Giấy. Trung tâm giới thiệu sản phẩm Vĩnh Hà Xí nghiệp xây dựng. Xí nghiệp thuỷ sản Vĩnh Hà. Các bộ phận này được giao tài sản và nguồn vốn riêng. Các bộ phận trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh. Công ty thực hiện hai cấp quản lý, các bộ phận chịu sự quản lý chung của Công ty nhưng độc lập về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức kinh doanh của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà Công ty CP XD&CBLT Vĩnh Hà Xí nghiệp chế biến nông sản thực phẩm Vĩnh Tuy Xí nghiệp thuỷ sản Vĩnh Hà. Trung tâm lương thực Cầu Giấy V.V(Các bộ phận, đơn vị trực thuộc) Phần 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà 2.1 Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Phòng kế toán của Công ty có 5 người bao gồm: kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, 2 kế toán phần hành và một thủ quỹ. Các thành viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đang thực hiện. Cụ thể : -Kế toán trưởng: Tốt nghiệp Học viện tài chính kế toán chuyên ngành kế toán (Trước đây là Đại học tài chính kế toán ) hệ chính quy, đã có 25 năm kinh nghiệm. -Kế toán phó: Tốt nghiệp Học viện tài chính kế toán hệ chính quy chuyên ngành kế toán, đã có trên 10 năm kinh nghiệm. - Hai kế toán phần hành : Tốt nghiệp Học viện tài chính hệ chính quy chuyên ngành kế toán, đã có trên 10 năm kinh nghiệm. -Thủ quỹ: Tốt nghiệp Trung cấp tài chính, đã có 30 năm kinh nghiệm. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trong Công ty được thực hiện theo phương thức trực tuyến tham mưu và mô hình phân tán. Các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp có bộ máy kế toán hạch toán độc lập phụ thuộc và sau đó báo cáo về Công ty theo chế độ báo cáo một cấp. Từ báo cáo đó bộ phận kế toán của Công ty mới lập các báo cáo cần thiết của toàn Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau: *Sơ đồ 3 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà Phó phòng kế toán Kế toán lao động, tiền lương, công nợ Kế toán thuế và tài sản cố định Thủ quỹ Kế toán xí nghiệp chế biến nông sản - thực phẩm Vĩnh Tuy Kế toán trung tâm lương thực Gia Lâm V.V.....(Kế toán các đơn vị trực thuộc ) Trưởng phòng kế toán kiêm Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp Chức năng nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán như sau : -Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán của Công ty, là người giúp giám đốc Công ty tìm hiểu công tác hoạt động tài chính và chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc và Pháp luật về các hoạt động của phòng kế toán. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức phòng tài chính của Công ty sao cho gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, điều hành chung các hoạt động cụ thể, hướng dẫn và chỉ đạo các kế toán viên trong việc chấp hành theo đúng chế độ, thể lệ kế toán ban hành. Đồng thời kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tập hợp các chi phí phát sinh trong quý, năm của các phần hành kế toán trong phòng để vào sổ sách tổng hợp. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán phần hành bán hàng, tiền gửi, tiền vay: Có nhiệm vụ giúp việc cho kế toán trưởng và phụ trách các mảng phần hành bán hàng, tiền gửi, tiền vay, theo dõi các hợp đồng mua bán, tập hợp các chi phí để tính doanh thu, giá vốn cho từng lô hàng xuất khẩu hoặc tiêu thụ nội địa. Từ đó lập các báo cáo doanh thu, tiền gửi tiền vay cho đơn vị. - Kế toán thanh toán, tiền mặt, thuế : Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán, lập các báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. Đồng thời lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu, phiếu chi, tiền mặt, ghi sổ chi tiết tiền mặt...kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ, sai nguyên tắc, lập báo cáo thu chi tiền mặt. Đối với mảng thuế thì dựa vào các hoá đơn thuế GTGT đầu vào và theo dõi các nghiệp vụ, hoá đơn bán hàng để tình thuế GTGT đầu ra, từ đó lập bảng kê báo cáo thuế. -Kế toán lương, bảo hiểm và tài sản cố định(TSCĐ): Có nhiệm vụ lập các chứng từ tiền lương cho các bộ phận, phòng ban. Đồng thời tính toán các khoản trợ cấp, phụ cấp, các khoản trích theo lương như Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT) cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty theo đúng chế độ hiện hành. Đồng thời kế toán TSCĐ ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu chính xác kịp thời về số liệu, hiện trạng giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm, di chuyển TSCĐ trong nội bộ Công ty và phản ánh kịp thời hao mòn trong quá trình sử dụng, tính toán phân bổ chính xác số khấu hao các đối tượng sử dụng. -Thủ quỹ: Là người có trách nhiệm bảo quản số tiền mặt hiện có tại Công ty. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu chi tiền mặt phản ánh vào sổ sách để theo dõi. Đối với kế toán ở các bộ phận trực thuộc (Kế toán xưởng và bộ phận) có nhiệm vụ giúp Giám đốc các phân xưởng xây dựng và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán của đơn vị theo chế độ kế toán hiện hành, quy chế quản lý chi phí của Tổng Công ty và kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc đơn vị, bộ phận và kế toán cấp trên về toàn bộ công tác tại đơn vị mình. Đồng thời lập các báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc và kế toán trưởng Công ty. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán 2.2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty hiện đang sử dụng được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hầu như mọi chứng từ của Công ty đều tự in theo mẫu của Bộ Tài chính, riêng hoá đơn Giá trị gia tăng (GTGT), giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hay sec là Công ty phải mua sẵn để về sử dụng. Các chứng từ tự in hầu như đều tuân theo nhũng nội dung được quy định theo chế độ, chỉ chỉnh sửa đôi chút về mặt trình bày nhưng nhìn chung vẫn phản ánh đầy đủ nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán Về cơ bản hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng hiện nay là hệ thống tài khoản được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và các văn bản bố sung, chỉ khác phần chi tiết tài khoản cho phù hợp với đặc điểm của Công ty. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Công ty mở hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 3 để theo dõi chi tiết. tỉ mỉ tình hình tài chính và những nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị. 2.2.3 Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Căn cứ vào quy mô dặc điểm tổ chức quản lý, sản xuất và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, Công ty thực hiện công tác kế toán bằng thủ công và áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách như sau : *Sổ tổng hợp: -Chứng từ ghi sổ: Được mở theo nội dung kinh tế, nghiệp vụ ; - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ; - Sổ cái ; *Sổ chi tiết : -Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 131, 334, 338, 632, 511,. .. *Quy trình ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào Sổ quỹ, vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc sau đó vào Chứng từ ghi sổ và Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết. Từ các Chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Định kỳ, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ để vào Sổ cái các tài khoản phát sinh. Đồng thời từ Sổ (thẻ)kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Cuối kỳ kế toán, kế toán Công ty lập Bảng cân đối số phát sinh từ các số liệu đã có ở Sổ cái. Dựa vào số liệu ở Bảng cân đối và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập các Báo cáo kế toán. Có thể khái quát quy trình ghi sổ của Công ty theo sơ đồ sau : Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo Cáo Tài Chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ *Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà ●Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Ghi đối chiếu 2.2.4 Đặc điểm vận dụng Báo cáo kế toán Niên độ kế toán của Công ty từ 1/1 đến 31/12. Hàng năm phòng kế toán Công ty lập theo quý và năm gửi lên Tổng Công ty các báo cáo theo chế độ tài chính bao gồm : -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh -Bảng cân đối tài chính -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -Thuyết minh báo cáo tài chính Các Báo cáo này được lập theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành và được cung cấp cho Cơ quan thuế, HĐQT, các cổ đông. Đồng thời kế toán cũng tiến hành lập các báo cáo do Tổng Công ty quy định. -Báo cáo phí lưu thông -Báo cáo kho kinh doanh -Báo cáo tăng giảm vốn -Báo cáo tăng giảm quỹ xí nghiệp -Báo cáo tăng giảm tài sản cố định -Báo cáo khấu hao tài sản cố định -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ngoài lương thực -Bảng kê chi tiết thu nhập hoạt động khác -Bảng kê chi tiết tình hình tài chính các đơn vị phụ thuộc -Bảng phân phối lợi nhuận -Bảng kê chi tiết tăng giảm tài sản cố định -Bảng kê chi tiết công nợ khó đòi -Bảng kê chi tiết công nợ phải thu, phải trả 2.3 Đặc điểm kế toán trên một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1 Kế toán tiền mặt *Chứng từ: Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt tại Công ty bao gồm Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, Biên bản kiểm kê quỹ -Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian phản ánh nghiệp vụ thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập trung của Công ty. -Phiếu thu: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào quỹ tập trung của Công ty. Phiếu thu được lập 3 liên, liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán. Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập. -Phiếu chi : Phản ánh nghiệp vụ chi tiền từ quỹ tập trung của Công ty. Phiếu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 dùng luân chuyển cho đơn vị cấp trên. *Quy trình ghi sổ: Từ các chứng từ tiền mặt, kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, vào sổ quỹ, sổ chi tiết quỹ tiền mặt và chứng từ ghi sổ tiền mặt. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản 111. Cuối kỳ từ sổ cái vào Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. Quy trình ghi sổ các chứng từ kế toán tiền mặt được thể hiện qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt Chứng từ tiền mặt Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chi tiết quỹ tiền mặt Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại ●Ghi chú : Ghi hàng ngày: : Ghi cuối tháng: Ghi đối chiếu: ●Ví dụ : Cửa hàng văn phòng phẩm tiến hành giao hàng theo định kỳ cho Công ty. Số tiền hàng là 3.500.000 đồng.Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt. *Biểu số 5: Đơn vị : Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà Địa chỉ : 9A Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số: 02 Ngày 22 tháng 5 năm 2008 Số: 23 NỢ : TK642 CÓ : TK111 Họ tên người nhận tiền: Lê Thuỵ Hải Địa chỉ: Cửa hàng văn phòng phẩm, số 34B Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng Lý do chi: Thanh toán mua văn phòng phẩm Số tiền:. .....3.500.000.... đồng ( Bằng chữ): Ba triệu năm trăm nghìn đồng Kẻm theo :. .........01...chứng từ gốc........................................................ Ngày 22 tháng 5 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu năm trăm nghìn đồng.. +Tỷ giá ngoại tệ(vàng , bạc, đá quý):................................................... +Số tiền quy đổi:..................................................................................... *Biểu số 6 : Sổ quỹ tiền mặt Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G 22/5 22/5 23/02 Thanh toán mua văn phòng phẩm 3.500.000 ................................. Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc *Biểu số 7 : Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Tài khoản : 111 Năm: 2008 Đơn vi tính: Đồng Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu Chi Nợ Có A B C D E F 1 2 3 G 22/05 22/05 23/02 Thanh toán mua văn phòng phẩm 642 3.500.000 ..... ........................ Cộng phát sinh trong ....... ............. Số dư cuối kỳ ....... .............. *Biểu số 8 : Chứng từ ghi sổ Số 31 Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Thanh toán mua văn phòng phẩm 642 111 3.500.000 . ....................................... ......... ........ ................ Cộng 110.546.200 Kèm theo. ... chứng từ gốc Ngày 30 tháng 5 năm 2008 *Biểu số 9 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT 31 30/05 110.546.200 . ............ ............... . ................ Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý . ........................................ .............................................. Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc *Biểu số 10 : Sổ cái TK 111 Tiền mặt Đơn vị tính: Đồng NTGS CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có .............................................. 30/05 031 30/05 Chi thanh toán mua văn phòng phẩm 152 3.500.000 .................................... Cộng phát sinh Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.2 Kế toán tài sản cố định Các chứng từ sử dụng trong kế toán tài sản cố định tại Công ty bao gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định -Thẻ tài sản cố định -Biên bản thanh lý tài sản cố định -Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành -Biên bản kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định -Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ *Hạch toán chi tiết: Để hạch toán chi tiết tình hình biến động TSCĐ, Công ty sử dụng các loại sổ chi tiết sau : -Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng: Căn cứ vào chứng từ tăng giảm TSCĐ khi TSCĐ tăng kế toán ghi thêm 1 dòng vào sổ chi tiết theo dõi các chỉ tiêu như nước sản xuất, nguyên giá, thời gian bắt đầu sử dụng, hao mòn luỹ kế. Trường hợp giảm TSCĐ kế toán xoá tên TSCĐ trên sổ. -Sổ TSCĐ: Dùng theo dõi số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty.Căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ khi TSCĐ tăng, kế toán ghi thêm 1 dòng trên sổ, khi giảm TSCĐ kế toán xoá tên TSCĐ trên sổ. *Hạch toán tổng hợp: Quá trình hạch toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty được thực hiện như sau : Từ chứng từ gốc về tăng giảm TSCĐ, kế toán vào Chứng từ ghi sổ liên quan tới các tài khoản (TK) 211, 213, 214, 241. Từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ cái các TK 211, 213, 214, 241 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Từ Sổ cái các TK này, cuối kỳ vào Bảng cân đối số phát sinh. Từ Bảng cân đối số phát sinh và Sổ cái vào Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. Quy trình ghi sổ có thể minh hoạ qua sơ đồ sau: *Sơ đồ 6 : Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ Chứng từ gốc về TSCĐ Chứng từ ghi sổ (TK 211, 213, 214, 241) Sổ cái (TK211, 213, 214, 241) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ●Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ : Ghi đối chiếu : *Ví dụ1: Ngày 03 tháng 5 năm 2008, Công ty tiến hành thanh lý hai máy tính văn phòngcủa phòng kinh doanh đã cũ. Nguyên giá 18.246.460 đồng .Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý là 15.968.258 đồng. Chi phí thanh lý là 300.000 đồng. *Biểu số 11 Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Số: 15 Căn cứ quyết định số 358TCKT/QĐ ngày 28 tháng 4 năm 2008 của Giám đốc Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà về việc thanh lý TSCĐ. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm : Ông(Bà): Đặng thị Ánh Thu.Đại diện : Phòng TCKT trưởng ban Ông(Bà): Nguyễn Thanh Quang. Đại diện : Phòng Kinh doanh uỷ viên Ông(Bà): Nguyễn Thị Hiền. Đại diện : Phòng TCKT uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : 2 Máy tính TB24 Nước sản xuất : Việt Nam Năm đưa vào sử dụng : 2003 Nguyên giá TSCĐ : 18.246.000đ Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý là : 15.968.258đ Giá trị còn lại của TSCĐ : 2.277.74đ III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ Máy đã cũ, dung lượng nhỏ, hỏng hóc nhiều cần thanh lý để tái đầu tư trang bị thiết bị mới. Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Trưởng ban thanh lý (Ký, họ tên) IV.Kết quả thanh lý TSCĐ: Chi phí thanh lý TSCĐ: 300.000 đồng(viết bằng chữ): Ba trăm nghìn đồng Giá trị thu hồi:2.500.000(viết bằng chữ) Hai triệu năm trăm nghìn đồng Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng *Biểu số 12 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Ký hiệu: AA/98 Số: 01852 Đơn vị bán hàng Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà. Địa chỉ : 9A Vĩnh Tuy – Hai Bà Trưng – Hà Nội số TK Điện thoại : ................... MS: 01 00120830 Họ tên ngưòi mua hàng : Vũ Đình Lai. Đơn vị : Địa chỉ : Số 7/659 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Số TK: Hinh thưc thanh toán : Tiền mặt. MS: STT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Số lưọng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 01 Máy vi tính TB24 Bộ 02 1.250.000 2.500.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 125.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.625.000 Số tiền viết băng chữ : hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng *Biểu số 13 PHIẾU THU Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Quyển số :05 Số:023 Nợ TK 111 Họ và tên người nộp tiền : Vũ Đình Lai. Có TK 711,3331 Địa chỉ : số 7 Ngõ 659 Phố Minh Khai – Hai Bà Trưng - Hà Nội. Lý do nộp : Mua máy vi tính TB24. Số tiền: 2.625.000đ (viết bằng chữ): hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp *Biểu số 14 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:156 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Thanh lý máy vi tính TB24 214,811 211 18.246.000 Chi phí thanh lý 811 111 300.000 Thu từ thanh lý 111 711 2.500.000 ............................... ............. ........ .......................... .................... Cộng Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng *Biểu số 15 SỔ CÁI Năm 2008 Tên tài khoản: Tài sản cố định Số hiệu:211 Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đồi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G -Số dư đầu năm ...................... 15/5/2008 156 15/5/2008 -Thanh lý máy vi tính TB24. 214,811 18.246.000 ..................... ............ .............. ......................... ............. ............... ............ ........ +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quỹ *Ví dụ : Người nhận thầu bàn giao công trình sửa chữa lớn mang tính kéo dài tuổi thọ toà nhà văn phòng theo giá phải trả (cả thuế GTGT là 10%) là 23.650.000. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Việc sửa chữa tài sản cố định này tiến hành theo kế hoạch. *Biểu số 16 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH Ngày 02 tháng 01 năm 2008 Số: Nợ: Có: Căn cứ quy định số 57TCKT/QĐ ngày 02 tháng 01 năm 2008 của giám đốc Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà. Chúng tôi gồm: Ông(bà) : Phạm Thị Hằng đại diện : Phòng kĩ thuật đơn vị sửa chữa. Ông(bà) : Đặng Thị Ánh Thu đại diên : Phòng TCKT đơn vị có TSCĐ Đã kiểm nhận việc sửa chữa tài sản cố định như sau: Tên, ký, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : toà nhà văn phòng số hiệu TSCĐ số:........... số thẻ:................ Bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ: Thời gian sửa chữa từ ngày 02 tháng 01 năm 2008 đến ngày 05 tháng 02 năm 2008. Các bộ phận sủa chữa gồm có: Tên bộ phận sửa chữa nội dung(mức độ) sửa chữa Giá dự đoán Chi phí thực tế kết quả kiểm tra  B 1 2 3 Mái lợp 19.500.000 21.500.000 Tốt Cộng: 19.500.000 21.500.000 Kết luận:............................................................................................................ Kế toán trưởng Đơn vị nhận Đơn vị giao *Biểu số 17 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 012 Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Tài sản sửa chữa lớn hoàn thành 211 2413 21.500.000 Thanh toán cho người nhận thầu 331 111 21.500.000 .................. .......... .......... ......................... .................. *Biểu số 18 SỔ CÁI TK 211 Năm 2008 Tên tài khoản: Tài sản cố định Số hiệu:211 Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đồi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G -Số dư đầu năm ...................... 15/01/2008 012 15/01/2008 -Sửa chữa nâng cấp TSCĐ hoàn thành 2143 21.500.000 18.246.000 ..................... ............ .............. ......................... ............. ............... ............ ........ +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quỹ 2.3.3.Kế toán tiền lương Các chứng từ được sử dụng trong kế toán tiền lương bao gồm : - Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động : + Quyết định tuyển dụng +Quyết định sa thải +Quyết định đề bạt +Quyết định bãi miễn +Quyết định thuyên chuyển - Chứng từ phản ánh lương phải trả, thanh toán lương và các khoản trích theo lương và các khoản khác cho người lao động: +Bảng thanh toán tiền lương +Bảng thanh toán tiền thưởng +Bảng kê trích các khoản phải trích theo lương +Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội *Hạch toán chi tiết: Công ty mở sổ chi tiết cho các TK 334, 338 theo từng bộ phận quản lý trong Công ty. Căn cứ vào chứng từ tiền lương kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TK 334, 338. Cuối tháng cộng sổ chi tiết để vào sổ tổng hợp chi tiết TK334,338. *Hạch toán tổng hợp: Quá trình hạch toán tổng hợp tiền lương tại Công ty được thực hiện như sau : Từ chứng từ gốc về tiền lương, kế toán vào Chứng từ ghi sổ liên quan tới các tài khoản (TK) 334, 335, 338.Từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ cái các TK 334,335,338 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Từ Sổ cái các TK này, cuối kỳ vào Bảng cân đối số phát sinh. Từ Bảng cân đối số phát sinh và Sổ cái vào Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. Quy trình ghi sổ có thể minh hoạ qua sơ đồ sau: *Sơ đồ 7: Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương Chứng từ gốc về tiền lương Chứng từ ghi sổ ( TK 334, 335, 338 ) Sổ cái (TK334, 335, 338) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ●Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ : Ghi đối chiếu : ●Ví dụ : *Biểu số 19 : Chứng từ ghi sổ Số 82 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Tiền lương, phụ cấp của nhân viên quản lý quý IV/2005 6271 334 98.146.460 BHXH, BHYT, KPCĐ 6271 338 16.937.682 Cộng 115.084.142 *Biểu số 20 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Đơn vị tính : Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT 82 31/12 115.084.142 . ............ ............... . ................ Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý . ........................................ .............................................. *Biểu số 21 : Sổ cái TK 627 Chi phí sản xuất chung Quý IV/2007 Đơn vị tính: Đồng NTGS CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 31/11 71 15/11 Lưong, phụ cấp nhân viên quản lý quý IV 334 98.146.460 .................................... Cộng phát sinh .................... ........... Sổ này có. ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang..... Ngày mở sổ :. .... Ngày.... tháng....năm..... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Phần 3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà. 3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán. Đặc thù kinh doanh của Công ty là quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều tổ chức vệ tinh cấu thành cùng phụ thuộc về pháp nhân kinh tế...) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Trong những điều kiện kinh doanh như vậy, các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý và do vậy buộc phải phân cấp tổ chức kế toán ( phân tán khối lượng công tác và nhân sự ). Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, gồm 5 người, tổ chức theo phương thức trực tuyến tham mưu và mô hình phân tán. Mô hình kế toán phân tán thực sự hình thành trong môi trường kinh doanh của Công ty đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và quy chế ràng buộc tài chính khác. Mặt khác, bằng sự kiểm soát, thanh tra, nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đã thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình vì hiệu quả tối đa của hoạt động chung. Tuy nhiên, do sự phân tán của mô hình này, nếu những hoạt động kiểm soát của Công ty không được tiến hành tốt sẽ gây ra tình trạng không kiểm soát được về tài chính của các đơn vị trực thuộc và của cả Công ty, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của Công ty. Do vậy Công ty phải xây dựng cơ chế kiểm soát tốt trong đó bao gồm cả bộ máy kế toán của Công ty thì mới phát huy được hiệu quả của công tác kế toán. 3.1.2 Về phân công lao động kế toán Phòng kế toán Công ty có 5 người, đảm nhiệm những phần hành kế toán riêng biệt. Đồng thời hoạt động kế toán lại tổ chức theo phương thức trực tuyến tham mưu nên công tác kế toán gọn nhẹ, linh hoạt và đảm bảo thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Bộ máy kế toán được phân công hợp lý, tinh giản nhất bằng cách một nhân viên kế toán được đảm nhiệm ở nhiều phần hành kế toán khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Điều này có tác dụng giảm thiểu chồng chéo, lặp lại giữa các phần hành cũng như giữa các kế toán viên tránh tình trạng lãng phí thời gian và công sức, đồng thời nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán do công việc được phân công cho từng người phù hợp với khả năng của mình 3.2 Về tổ chức vận dụng Chế độ và Chính sách kế toán. 3.2.1 Về vận dụng Chứng từ kế toán Hiện nay các chứng từ đang được sử dụng tại Công ty đều tuân đúng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 áp dụng cho mọi thành phần kinh tế trong cả nước từ năm tài chính 2006. Do vậy những thông tin kinh tế và nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời, kiểm tra giám sát chặt chẽ. Ngoài ra, Công ty cũng có một số mẫu chứng từ do Công ty tự điều chỉnh, tự in theo sự cho phép của Bộ Tài chính nhằm giảm bớt và đơn giản hoá công việc, phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Công ty.Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng là cơ sở để khi sổ kế toán và là bằng chứng chứng minh cho quyền và lọi ích hợp pháp của Công ty cũng như phản ánh đầy đủ các nghĩa vụ mà Công ty phải thực hiện. Điều này minh bạch hoá cho cá hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3.2.2 Về vận dụng Tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng cũng tuân theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành.Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết nhằm phản ánh chi tiết, cụ thể tình hình biến động của các loại tài sản, nguồn vốn trong Công ty, giúp cho kế toán dễ dàng trong việc ghi chép, kiểm tra số dư tài khoản giúp giảm nhẹ công việc kế toán, tránh sự chồng chéo trong ghi chép, ghi chép đơn giản và rõ ràng hơn. Tuy nhiên, trong giai đoạn phạm vi kinh doanh Công ty ngày càng mở rộng, ngành nghề kinh doanh đang được bổ sung, đối tượng kinh doanh ngày càng đa dạng, do vậy đối tượng hạch toán càng nhiều và mức độ phức tạp tăng lên đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ hơn. Hệ thống tài khoản của Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này nên cần phải xây dựng một hệ thống tài khoản tỉ mỉ hơn, chi tiết và khoa học hơn để đảm bảo công tác hạch toán trong giai đoạn mới là theo dõi và kiểm soát đầy đủ, cụ thể mọi đối tượng hạch toán, chi phí, kết quả, doanh thu, công nợ.... đảm bảo kế toán là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. 3.2.3 Về vận dụng Sổ sách kế toán Mẫu sổ hiện nay Công ty đang vận dụng là mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành. Về cơ bản là thích ứng với hoạt động ghi chép nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, các mẫu sổ áp dụng đảm bảo quá trình ghi sổ, chuyển sổ đơn giản, thuận tiện tránh nhầm lẫn trông chéo, thực hiện mục tiêu phản ánh đầy đủ thông tin chi tiết, tổng hợp về tài sản và nguồn vốn của Công ty. Đồng thời, các loại sổ và quy trình ghi sổ cũng thích hợp và đảm bảo được quan hệ đối chiếu các thông tin kế toán với nhau giúp kế toán viên phát hiện và sửa chữa các sai sót kịp thời. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiên nay, khi tin học hoá đang được áp dụng rộng rãi và tỏ rõ ưu thế của mình trên mọi lĩnh vực nghành nghề trong đó có kế toán thì hiện tại, Công ty vẫn chưa đưa vào áp dụng các phần mềm kế toán, việc ghi sổ chủ yếu vẫn thực hiện bằng tay. Nguyên nhân là do hạn chế về nguồn vốn và trình độ tin học, các kế toán viên không có điều kiện và thời gian để tiếp xúc và học tập những phần mềm kế toán phù hợp với đơn vị mình. Do vậy công tác ghi sổ của Công ty còn tốn kém nhiều tiền bạc, thời gian và công sức, hạn chế hiệu quả công tác kế toán. Điều cần thiết phải làm là Công ty nên khẩn trương tiến hành công tác đào tạo kế toán viên và đầu tư áp dụng những phần mềm kế toán vào công tác hạch toán tại đơn vị để nâng cao hiệu quả, độ chính xác trong xử lý thông tin kế toán, đồng thời tiết kiệm đựoc chi phí và thời gian. 3.2.4 Về vận dụng Báo cáo kế toán Các báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của quy trình kế toán.Các báo cáo có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng. Mẫu báo cáo Công ty đang sử dụng là mẫu báo cáo do Bộ Tài chính ban hành. Báo cáo được lập định kỳ theo quý và năm cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty cho ban lãnh đạo, HĐQT cũng như cơ quan thuế và các cổ đông. Các báo cáo kế toán phục vụ kịp thời cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và tình hình tàì chính trong kỳ. Từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp cho kỳ tới, khắc phục những khó khăn về tài chính hoặc định hướng phát triền kinh doanh cho các sản phẩm, lĩnh vực cụ thể, các biện pháp giảm trừ chi phí không cần thiết và đồng thời báo cáo cũng phản ánh các nghĩa vụ đối với Nhà nước.Song song vói những báo cáo do Bộ quy định, Công ty cũng tự xây dựng riêng những Báo cáo kế toán phù hợp với đặc trưng của ngành, hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích các chỉ tiêu trong các Báo cáo chính thức do nó cung cấp các thông tin cụ thể hơn, tỉ mỉ hơn về các chỉ tiêu này.Đây là một biện pháp giúp cho việc đánh giá nhận xét tình hình tài chính chính xác và đưa ra quyết định đúng đắn hơn. Kết luận Trong nhữngng năm qua, để theo kịp sự phát triển đi lên của đất nước, Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà đã không ngừng tự đổi mới, vượt qua mọi khó khăn trở ngại để vươn lên trở thành một doanh nghiệp làm ăn có lãi. Trong thành công đó có phần đóng góp không nhỏ của cán bộ phòng kế toán, một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính. Sau thời gian thực tập tại Công ty, em đã hoàn thành báo cáo kiến tập phản ánh những hiểu biết về bộ máy kế toán và công tác kế toán tại đơn vị. Từ đó đưa ra những phân tích, nhận xét, đánh giá của em về nhũng ưu, nhược điểm trong tổ chức và thực hiện kế toán tại Công ty cũng như đề xuất những giải pháp kiến nghị . Do điều kiện thời gian và trình độ có hạn, Báo cáo này mới chỉ phản ánh những nét chung nhất về kế toán tại Công ty và chỉ đi sâu tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu. Báo cáo có thể còn có nhiều thiếu sót và nhầm lẫn, em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô cũng như cán bộ CNV của Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà . Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn PGS-TS Nguyễn Văn Công, các cô, chú ở Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà đặc biệt là ở phòng kế toán đã hết sức giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt kiến tập này. Hà Nội, ngày 14 tháng 7 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Duy Hưng Danh mục tài liệu tham khảo 1.Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp, Chủ biên : PGS-TS Nguyễn Thị Loan, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân,2006 2. Hệ thống kế toán - chế độ kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính. 3.Chuẩn mực kế toán mới. 4.Luật doang nghiệp năm 2005, Nhà xuất bản thống kê. 5.Các tài liệu kế toán và tài liệu liên quan của Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà. *Phụ lục: CÔNG TY CP-XD VÀ CBLT VĨNH HÀ ĐƠN VỊ: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 06 năm 2008 SỐ TT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ HỆ SỐ C.VỤ LƯƠNG CƠ BẢN LƯƠNG XÍ NGHIỆP LƯƠNG THỜI GIAN LƯƠNG 70% PHỤ CẤP CHỨC VỤ TỔNG CỘNG TRỪ 6% BH Đà TẠM ỨNG THỰC LĨNH KÝ NHẬN CÔNG TIỀN CÔNG TIỀN A B 1 2 3=1+2*620.000 4=1*620000 5 6=5*1*620/22 7 8=7*1*620000:22 9 10=6+8+9 11=3*6% 12 13=10-11-12 TỔNG CỘNG 0 0 - - - - - - - - - - - - 5% = 1% = Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc * Nhận xét công tác kiến tập của đơn vị: (Chữ ký và con dấu)