Đề tài Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Ngân Hạnh

theo cách có hiệu quả nhất. 1.3.2.5. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh phụ trách việc tiêu thụ hàng hoá trong thị trường nội địa; tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, dự đoán nhu cầu của thị trường, phân tích từ đó lựa chọn mặt hàng để lập kế hoạch nhập khẩu, phân phối hàng ra thị trường sao cho hàng hoá có thể đến tận tay người tiêu dùng; chăm sóc khách hàng truyền thống, chủ động tiếp cận các khác hàng tiềm năng; nghiên cứu mở rộng thị trường. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động sáng tạo, nhiệt tình trong công tác với phương châm “ khách hàng là thượng đế” , phòng kinh doanh đã đóng vai trò rất quan trọng trong việc mở rộng thị trường và tăng doanh thu hàng năm của công ty. 1.3.2.6. Phòng xuất nhập khẩu Là công ty chủ yếu hoạt đ ộng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Các cán bộ chuyên về lĩnh vực nhập khẩu phải đạt yêu cầu về kiến thức chuyên môn, am hiểu lĩnh vực xuất nhập khẩu, thị trường và giỏi ngoại ngữ, đặc biệt phải nhạy bén trước tình hình biến động của thị trường thế giới. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: xem xét kế hoạch nhập khẩu từ phòng kinh doanh; nghiên cứu tổng hợp thông tin từ thị trường nước ngoài thông qua mạng Internet hoặc trực tiếp sang tham quan các bạn hàng. Từ đó sẽ lựa chọn nhà cung cấp tiến hành thương lượng ký kết hợp đồng; tiến hành các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu. 1.4. Những thuận lợi và khó khăn của công ty 1.3.1. Thuận lợi Công ty TNHH Ngân Hạnh là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty kinh doanh với giá thành đảm bảo, hợp lý dựa trên phương châm: lấy thị trường làm hướng đạo, lấy sáng tạo làm nòng cốt, gắn chất lượng sản phẩm với sự tồn vong của công ty. Lấy nhân tài làm chỗ dựa, lấy quản lý để thúc đẩy hiệu quả, đưa công ty đi theo con đường nâng cao uy tín sản phẩm. Công ty có bộ máy quản lý có năng lực, một đội ngũ công nhân lành nghề, nhiều kinh nghiệm, có trách nhiệm và tinh thần trong quá trình làm việc. Trong các quan hệ tín dụng với ngân hàng và các đối tác khác công ty luôn là một khách hàng có uy tín, các khoản vay đều sử dụng đúng mục đích, luôn coi trọng chữ tín, thanh toán đầy đủ các khoản nợ khi đã đến hạn trả, luôn tạo cho đối tác cảm giác an toàn khi ký kết hợp đồng với công ty. Công ty đã sử dụng các loại máy móc thiết bị khá tiên tiến, phù hợp cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác công ty đã biết kết hợp phân cấp quản lý tài chính hợp lý trong việc sử dụng nguồn tài chính công ty như việc thu, chi các khoản tiền, phân giao những nghiệp vụ thu chi và cân đối tài chính. 1.3.2. Khó khăn Khó khăn mà công ty TNHH Ngân Hạnh gặp phải đó là sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Mà mục tiêu chính của công ty là đạt được lợi nhuận, chính vì vậy vấn đề đặt ra là làm sao cho giá thành của sản phẩm hợp lý mà chất lượng của sản phẩm, hàng hoá lại cao. Vì vậy, ít nhiều cũng gây khó khăn trong quá trình cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác kho của công ty được đặt ở các nơi xa trụ sở chính của công ty, tình hình quản lý hàng hoá còn chưa chặt chẽ nên thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu và mất hàng hoá; nhất là kho cơ khí, tình hình máy móc để bừa bãi cả ra ngoài trời làm cho thiết bị gỉ dẫn đến nhanh chóng hỏng, tuổi thọ của hàng hoá bị rút ngắn. Ngoài ra công ty áp dụng cách tính lương theo thời gian trên cả khối văn phòng và khối công nhân dưới xưởng, điều này chưa khuyến khích được các cán bộ nhân viên có trình độ cao làm việc hết khả năng. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng Hình thức kế toán công ty TNHH Ngân Hạnh là thức Nhật ký chung vì đây là hình thức kế toán đơn giản, có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là: các sổ sách sử dụng gồm sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Kết cấu và nội dung của các loại sổ trong hình thức Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung: phản ánh cho mọi đối tượng, là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt của đối tượng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các nhật ký đặc biệt để quản lý chung. Sổ nhật ký chung có các đặc điểm: là sổ quyển, không sử dụng tờ rời, mở chung cho các đối tượng, có chức năng hệ thống hoá số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ. Cơ sở để ghi nhật ký chung là chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ. Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc ghi sổ kép. Sổ cái: được mở để ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký, đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toán. Sổ cái có đặc điểm: ghi sau nhật ký xét trên góc độ tự phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đã được chứng từ hoá, được ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản được mở. Ghi sổ cái được thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ nhật ký. Cơ sở ghi sổ cái là nhật ký chung. Cách ghi sổ cái là nhặt đối tượng theo số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái của đối tượng đó. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT NHẬT KÝ CHUNG BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty Là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và quy mô sản xuất kinh doanh vừa. Do vậy để thuận lợi cho việc quản lý thống nhất, lãnh đạo công ty đã chỉ đạo phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tại các xưởng và nhà hàng, đội thi công được bố trí nhân viên thống kê, quản lý có nhiệm vụ tính lương, tập hợp số liệu và gửi lên phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm Kế toán trưởng: là người trực tiếp chỉ đạo bộ máy kế toán ở công ty, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện hạch toán của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật, cấp trên về mặt nghiệp vụ đó là công tác tài chính kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán của công ty. Kế toán trưởng tổ chức điều hành bộ máy kế toán, lập các báo cáo tài chính. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho để theo dõi tình hình bán hàng của doanh nghiệp để từ đó xác định kết quả kinh doanh. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Theo dõi, tính toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ, giấy báo Có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi để theo dõi được chính xác số dư tài khoản tại ngân hàng. Kế toán nhập khẩu: Căn cứ vào hoá đơn thương mại, vận tải đơn, chứng từ bảo hiểm, tờ khai thuế để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập khẩu hàng hoá. Thủ quỹ: là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt kết hợp với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ hàng tháng và khi có lệnh đột xuất. Thủ kho: chịu trách nhiệm quản lý kho vật tư khi có phiếu nhập, phiếu xuất. Hàng ngày lập thẻ kho và đối chiếu với kế toán bán hàng khi tiến hành kiểm kê vào cuối kỳ hoặc khi có lệnh kiểm kê. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ KHO KÉ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KQKD KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU THỦ QUỸ 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán Công ty TNHH Ngân Hạnh áp dụng Quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC được ban hành bởi Bộ tài chính trong việc hạch toán kế toán.Với quy mô vừa nên công ty kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê khai thường xuyên. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước, đồng thời hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast accounting trong công tác quản lý và hạch toán kế toán. Ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty đều có kiến thức và trình độ tin học sử dụng các phần mềm trong công tác kế toán. Công ty luôn coi trọng việc đào tạo nhân viên để giúp họ thông thạo và hiểu biết hơn nữa trong lĩnh vực tin học giúp cho công ty có thể thực hiện các công tác kế toán một cách dễ dàng hơn và đạt hiệu quả tốt nhất. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển . Vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán và thu hồi các khoản nợ, vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng… đã được ký duyệt phản ánh vào sổ sách tình hình tăng giảm số dư các tài khoản tiền mặt tại quỹ. Căn cứ vào chứng từ của ngân hàng như giấy báo Có, giấy báo Nợ, chứng từ gốc đi làm: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản để phản ánh vào sổ chi tiết theo dõi tiền gửi ngân hàng. 2.3.1.1. Tài khoản 111: Tiền mặt Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi, séc Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Người nộp tiền Bộ phận lưu trữ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ (2) (1) (2) (3) (4) (5) Các bước công việc: Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền và ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán và chuyển cho bộ phận lưu trữ bảo quản Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt: Người nhận tiền Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Bộ phận lưu trữ (6) (1) (1) (2) (5) (3) (4) Các bước công việc: Yêu cầu chi tiền Duyệt chi Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Chi tiền, ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán và chuyển sang bộ phận lưu trữ bảo quản Các tài khoản cấp 2 sử dụng: Tài khoản 1111: Tiền mặt VNĐ Tài khoản 1112: Tiền mặt ngoại tệ 2.3.1.2 . Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ Tài khoản 1122: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái(áp dụng cho hình thức nhật ký chung). Chứng từ sử dụng: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê( sổ phụ) Trình tự luân chuyển chứng từ khi thu tiền gửi bằng séc HOÁ ĐƠN THUẾ GTGT NHẬN SÉC TỪ NGƯỜI MUA CHUYỂN SÉC ĐẾN NGÂN HÀNG PHỤC VỤ DOANH NGHIỆP NHẬN GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG Trình tự khi thu tiền gửi ngân hàng bằng uỷ nhiệm chi Người mua hàng viết uỷ nhiệm chi gửi ra ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mua Ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mua chuyển tiền tới ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mình Doanh nghiệp nhận được giấy báo có từ ngân hàng Trình tự thực hiện chi bằng tiền gửi ngân hàng Giấy đề nghị thanh toán cho người bán Đơn vị viết séc Chuyển séc cho người bán Chuyển séc tới ngân hàng phục vụ người bán Chuyển séc tới ngân hàng phục vụ người mua Giấy báo Nợ Trình tự ghi sổ kế toán tài khoản 111, 112 Chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Bảng tổng hợp phiếu thu, chi Sổ chi tiết tài khoản 111,112 Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 111,112 Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.2. Kế toán tài sản cố định 2.3.2.1. Tiêu chuẩn xác định và nguyên tắc đánh giá tài sản cố định Tài sản cố định là các tài sản có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất nhưng có giá trị xác định được đưa vào quá trình kinh doanh. Theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC, tài sản cố định đủ 4 tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó, giá trị tài sản ban đầu phải được xác định một cách tin cậy, có thời gian sử dụng 1 năm trở lên và có giá trị từ 1.000.000VNĐ( mười triệu đồng). Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại: Nguyên giá TSCĐ mua mới Giá mua trên hoá đơn ( không có VAT) Chi phí trước khi sử dụng (nếu có) Các khoản giảm trừ (nếu có) = = + + + - - - Các khoản giảm trừ (nếu có) Lệ phí trước bạ & chi phí khác Giá quyết toán công trình Nguyên giá TSCĐ nhận bàn giao XDCB = + - Giá trị vốn góp do hội đồng quản trị định giá Nguyên giá TSCĐ nhận góp vốn liên doanh, liên kết = Giá trị hao mòn Nguyên giá Giá trị còn lại = - Tại công ty TNHH Ngân Hạnh, việc tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường thẳng. Cách tính khấu hao theo phương pháp này được thực hiện như sau: Mức khấu hao năm = Nguyên giá / Số năm sử dụng = Nguyên giá * tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm / 12 Trong trường hợp công ty có sự biến động tăng giảm TSCĐ trong kỳ thì: Số khấu hao của TSCĐ giảm đi trong th áng Số khấu hao phải trích trong tháng này Số khấu hao đã trích trong tháng trước Số khấu hao của TSCĐ tăng thêm trong th áng = + - 2.3.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Sổ tài sản cố định Sổ tổng hợp 2.3.2.3. Tài khoản sử dụng Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. Tài khoản 211 được mở chi tiết các tài khoản cấp 2: Tài khoản 2111 “Nhà cửa, vật kiến trúc” Tài khoản 2112 “Máy móc thiết bị” Tài khoản 2113 “ Phương tiện vận tải, truyền dẫn” Tài khoản 2114 “ Thiết bị, dụng cụ quản lý” Tài khoản 2118 “ TSCĐ hữu hình khác” Tài khoản 212 “ TSCĐ thuê tài chính”: phản ánh tình hình biến động của TSCĐ hữu hình, vô hình thuê ngoài theo nguyên giá Tài khoản 213 “ TSCĐ vô hình” : phản ánh tình hình biến động của TSCĐ vô hình theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: Tài khoản 2131 “ Quyền sử dụng đất” Tài khoản 2132 “ Quyền phát hành” Tài khoản 2133 “ Bản quyền, bằng sáng chế” Tài khoản 2134 “ Nhãn hiệu hàng hoá” Tài khoản 2135 “ Phần mềm máy vi tính” Tài khoản 2136 “ Giấy phép và giấy phép chuyển nhượng quyền” Tài khoản 2138 “ TSCĐ vô hình khác” Tài khoản 214 “ Hao mòn TSCĐ” : phản ánh tình hình biến động của tài sản theo giá trị hao mòn. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: - Tài khoản 2141 “ Hao mòn TSCĐ hữu hình” - Tài khoản 2412 “ Hao mòn TSCĐ thuê tài chính” - Tài khoản 2423 “ Hao mòn TSCĐ vô hình” 2.3.2.4. Thủ tục, phương pháp lập các chứng từ ban đầu về biến động tài sản cố định Khi TSCĐ mới được đưa vào sử dụng, công ty lập hội đồng giao nhận gồm đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng tài sản cố định. Đối với những tài sản cố định cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thi có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng của từng tài sản cố định. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn mua TSCĐ, hợp đồng, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ này được phòng kế toán lập và kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ này được lưu tại phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, thẻ TSCĐ được ghi vào sổ TSCĐ, sổ này lập chung cho toàn công ty một quyển và từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển. Khi TSCĐ trong doanh nghiệp giảm, tuỳ từng trường hợp mà doanh nghiệp phải lập các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ… Trên cơ sở các chứng từ này kế toán ghi giảm TSCĐ trên các sổ TSCĐ. Quy trình luân chuyển trong hạch toán TSCĐ Chủ sở hữu tài sản Hội đồng giao nhận Kế toán Bảo quản, lưu trữ (1) (2) (2) (3) Các bước công việc: Ra quyết định tăng (giảm) TSCĐ Tiến hành giao nhận TSCĐ và lập các biên bản Lập (huỷ) thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao, ghi sổ tổng hợp 2.3.2.5. Quy trình ghi sổ Thẻ TSCĐ Chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái tài khoản 211,212,213,214 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.3. Kế toán hàng tồn kho 2.3.3.1. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó tạo nên thực thể của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho công cụ dụng, tài sản cố định hoạt động bình thường. Công ty sử dụng tài khoản 152 để hạch toán nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá hiện có. 2.3.3.2. Công cụ - dụng cụ Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định.Công ty sử dụng tài khoản 153 để hạch toán công cụ - dụng cụ. Tài khoản 153 có nội dung phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ - dụng cụ sủ dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của công ty. Nguồn nhập vật liệu, công cụ - dụng cụ của công ty chủ yếu là các linh kiện chi tiết điện tử ở nước ngoài. 2.3.3.3. Hàng hoá: Đối tượng chủ yếu trong hàng tồn kho của công ty thương mại là hàng hoá. Giá mua hàng hoá trong nước Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua Chi phí sơ chế hoàn thiện hàng hoá Chi phí giảm giá (nếu có) Giá mua hàng hoá trong nước Thuế nhập khẩu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Chi phí giảm giá (nếu có) Phương pháp tính giá hàng hoá trong công ty TNHH Ngân Hạnh = = + + + + - = + + - Nội dung kinh tế của tài khoản 156 : d ùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của công ty gồm: hàng hoá ở các kho hàng, quầy hàng. Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1561: giá mua hàng hoá phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào đã nhập kho. Tài khoản 1562: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá đã nhập vào trong kỳ, tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ. Tài khoản 1567: Hàng hoá bất động sản, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản trong công ty. 2.3.3.4. Phương pháp tính giá thực tế hàng hoá, công cụ - dụng cụ Hàng hoá, công cụ, dụng cụ nhập kho thì giá nhập là giá thực tế mua; hàng hoá, công cụ, dụng cụ xuất kho theo giá nhập trước xuất trước; kế toán hàng hoá, công cụ, dụng cụ theo hình thức kê khai thường xuyên. Kế toán chi tiết sử dụng phương pháp thẻ song song, tức là tại phòng kế toán theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết hàng hoá, còn ở kho theo dõi chi tiết trên thẻ kho. 2.3.3.5. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi sổ kế toán ở công ty ( hạch toán chi tiết hàng hoá, công cụ - dụng cụ) Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập - xuất - tồn Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Trình tự ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản , bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được đối chiếu với sổ cái các tài khoản liên quan. Trình tự ghi sổ được cụ thể hoá theo sơ đồ sau: Phiếu nhập, phiếu xuất, chứng từ liên quan Bảng tổng hợp chi tiết nhập-xuất-tồn Nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản 153, 156,632 Nhật ký đặc biệt ( thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng ) Sổ cái tài khoản 153, 156, 632 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo cho người lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động. Tiền lương được hạch toán theo tài khoản 334 “ phải trả người lao động” phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp khác mang tính chất thu nhập của người lao động. Tài khoản này chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341 “ phải trả công nhân viên” Tài khoản 3348 “ phải trả người lao động khác” Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Các khoản này cũng đóng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Các khoản trích theo lương được hạch toán theo tài khoản 338. Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác, được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: Tài khoản 3382 “ Kinh phí công đoàn” Tài khoản 3383 “ Bảo hiểm xã hội” Tài khoản 3384 “ Bảo hiểm y tế” Trình tự tính lương, các khoản trích theo lương và tổng hợp số liệu, liên tục lập trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu về lao động tiền lương, thủ tục thanh toán bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ: bảng chấm công, phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành… kế toán tiền lương tính ra số lương các khoản phải trả cho người lao động. Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, các khoản trích theo lương theo tỉ lệ quy định vào chi phí của các bộ phận sử dụng lao động và phản ánh trên bảng phân bổ tiền lương. Chứng từ: Bảng chấm công Bảng kê hoặc phiếu báo công việc hoàn thành Bảng kê làm đêm, làm thêm giờ hoặc trợ cấp độc hại Phiếu chi quỹ BHXH Bảng thanh toán lương phòng ban Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty Hiện nay công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: Lương khoán: áp dụng đối với cá nhân, tập thể lao động căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian hoàn chỉnh. với hình thức này căn cứ vào phiếu xác nhận công việc hoàn thành gửi lên phòng kế toán để tính lương. Lương cộng nhật: áp dụng với những người làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, những người làm việc theo dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và những người làm công việc mà trả lương thời gian không có hiệu quả hơn các hình thức trả lương khác. Với hình thức này căn cứ vào bảng chấm công để gửi lên phòng kế toán để tính lương. Quy trình ghi sổ kế toán Chứng từ tiền lương và thanh toán Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản 334,338 Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 334, 338 Sổ thẻ chi tiết tài khoản 334,338 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.4. Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Ngân Hạnh 2.4.1. Các phương thức bán hàng của công ty Công ty tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn ( bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán lẻ. 2.4.1.1. Phương thức bán buôn Khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, cá nhân có nhu cầu về hàng hoá và sản phẩm mà công ty kinh doanh. Theo thoả thuận giữa công ty với khách hàng công ty có thể thực hiện phương thức bán buôn qua kho hoặc bán buôn chuyển thẳng. Đối với phương thức bán buôn qua kho, căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển hàng đến cho khách, chi phí vận chuyển thường là do đơn vị chịu. Theo phương thức này, công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập - xuất - tồn cũng như tình trạng bảo quản hàng hoá tránh hiện tượng thất thoát. Đối với phương thức bán buôn chuyển thẳng, được áp dụng chủ yếu cho hàng ngoại nhập từ các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Campuchia… Do hàng về sân bay ở xa kho của công ty mà gần địa điểm của khách hàng hoặc do khách hàng yêu cầu thì sẽ vận chuyển hàng từ sân bay về thẳng kho của khách hàng, chi phí vận chuyển thường được thoả thuận và ghi rõ trong hợp đồng. 2.4.1.2. Phương thức bán lẻ Phương thức bán lẻ hàng hoá chủ yếu nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm, hàng hoá. Đồng thời công ty cũng thực hiện bán lẻ cho người tiêu dùng khi họ có nhu cầu. 2.4.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá 2.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. - Tài khoản 521 “ Chiết khấu thương mại” dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. - Tài khoản531 “Hàng bán bị trả lại” dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm cam kết, hàng hoá kém phẩm chất, hàng bị mất, không đúng chủng loại, quy cách. - Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận vì các lý do chủ quan của doanh nghiệp. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” dùng để theo dõi giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. 2.4.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng Các chứng từ về bán hàng : hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường Các chứng từ về thanh toán : phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, các chứng từ thanh toán khác. 2.4.2.3. Các sổ kế toán sử dụng Chi tiết giá vốn mở cho tài khoản 632 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng mở cho tài khoản 511 Sổ Cái các tài khoản 511, 632 2.4.2.4. Phương pháp kế toán tiêu thụ hàng hoá Hàng hoá sau khi được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho hàng hoá. Người nhận hàng đưa hàng hoá ở sân bay về nhập kho. Khi hàng về nhập kho, công ty gửi giấy báo nhận đến cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng ( hoá đơn GTGT), trên hoá đơn điền đầy đủ thông tin. Doanh thu sẽ được ghi nhận khi khách hàng chấp nhận thanh toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên phòng kế toán giữ Liên giao cho khách hàng đến nhận Liên thủ kho giữ Khi khách hàng cầm hoá đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên hoá đơn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên đưa cho khách hàng Liên chuyển đến kho để thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi vào sổ kho Liên còn lại kế toán lưu để làm căn cứ ghi sổ kế toán Khi xuất hàng bán, kế toán vào phiếu xuất kho Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10/10/2006 Số 158 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người mua hàng: Lê Hải Ly Lý do xuất kho: xuất bán Địa chỉ: Công ty cổ phần 27/7 Phúc Thọ - Hà Tây – CP27 Xuất tại kho ( Hoàng Thị Bích) Kho chính STT Tên nhãn hiệu, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực xuất chứng từ Đơn giá Thành tiền Hoà thép lon Malt Hia Hup lon Kg Kg Kg 100.000 100.000 30.000 30.000 50.000 50.000 10.000 10.000 10.000 1.000.000.000 300.000.000 500.000.000 Cộng 1.800.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn. Chứng từ gôc kèm theo: Hoá đơn GTGT Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Phòng kế toán tập hợp các hoá đơn bán hàng. Định kỳ mười ngày nhân viên lập “ Báo cáo bán hàng” của từng hoạt động kinh doanh. Kế toán đối chiếu giữa hoá đơn và “ Báo cáo bán hàng” , nếu có chênh lệch thì yêu cầu nhân viên thống kê của cửa hàng điều chỉnh cho đúng. Đới với trường hợp bán hàng không qua kho, hàng hoá vẫn được công ty kiểm nghiệm rồi mới giao cho khách hàng. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT định khoản. Đồng thời cũng căn cứ vào hoá đơn mua hang kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán và ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua theo định khoản. Cuối tháng, từ các báo cáo bán hang, phiếu thu tiền, hoá đơn GTGT, kế toán tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ theo dõi doanh thu bán ra và giá vốn hàng bán trong tháng của các cửa hàng. Khi thu ngân nộp tiền, kế toán sẽ viết phiếu thu như sau: Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 12/02/2009 Họ tên người nộp tiền: Lê Thị Ngọc Bích Địa chỉ: Bà Điểm – Hóc Môn Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng Số tiền 318.450.000 Viết bằng chữ: Ba trăm mười tám triệu bốn trăm năm mươi nghìn Kèm theo hoá đơn 0017595 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Ngày 12 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Tháng 2/2009 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có Xuất bán hoa thép km 111 511(1) 333(1) 1.980.000.000 1.800.000.000 180.000.000 Cộng 1.980.000.000 1.980.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tài khoản 511 – doanh thu bán hàng Tháng 2/2009 Chứng từ Số Ngày hiệu Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 28/2 Doanh thu bán hàng 111 1.800.000.000 28/2 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.800.000.000 Cộng phát sinh 1.980.000.000 1.980.000.000 Ngươi ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.3. Kế toán thuế GTGT Hàng ngày đồng thời với việc phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán phải theo dõi thuế GTGT tương ứng: Công ty đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và đã sử dụng các mẫu hoá đơn. Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT dùng đúng mẫu Bộ tài chính quy định. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 10%. Thuế GTGT phải nộp được xác định như sau: Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT phải nộp = - Để theo dõi thuế GTGT phải nộp trong kỳ, kế toán sử dụng bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra và tờ khai thuế GTGT. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào được lập trên cơ sở tổng hợp từ các hoá đơn GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào. Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra được lập trên cơ sở lấy số liệu từ các sổ chi tiết bán hàng, đây là căn cứ lập tờ khai thuế GTGT. 2.4.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty bán hàng cho khách dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất… ghi trong hợp đồng công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó công ty không sử dụng đến các tài khoản giảm trừ doanh thu cũng như hạch toán các tài khoản này. 2.4.5. Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho đem bán. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán hiện nay công ty đang áp dụng là phương pháp nhập trước - xuất trước. Theo phương pháp này hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng hoá nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy hàng hoá xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó. Giá vốn hàng bán được hạch toán bởi tài khoản 632. Ví dụ : Tháng 2/2009 toàn bộ hàng hoá xuất bán được coi là tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632 900.620.000 Có TK 156(1) 860.000.000 Có TK 156(2) 40.620.000 Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 2/2009 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái STT dòng Số hiệu tài khoản Số phát sinh Nợ Có Giá vốn hàng Bán 632 156 900.620.000 900.620.000 K/C giá vốn hàng Bán 911 632 900.620.000 900.620.000 Cộng 1.801.240.000 1.801.240.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tài khoản 632 Tháng 2/ 2009 Chứng từ S ố Ng ày hi ệu Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 28/02 Giá vốn hàng bán 156 900.620.000 28/02 K/C giá vốn hàng bán 911 900.620.000 Cộng 900.620.000 900.620.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.6. Kế toán chi phí bán hàng Nội dung: chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong tháng phục vụ cho quá trình bán hàng, bao gồm chi phí phục vụ cho khâu bảo quản , dự trữ, tiếp thị, bán hàng và bảo hành sản phẩm. Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: tiền lương, các khoản có tính chất lương (phụ cấp, trợ cấp, ăn ca…), các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hoá. - Chi phí vật liệu, bao bì: là chi phí nhiên liệu, vật liệu, bao bì dung cho việc đóng gói, bảo quản, bán sản phẩm. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc… - Chi phí khấu hao TSCĐ : là chi phí khấu hao những TSCĐ bộ phận bảo quản, bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, máy tính. - Chi phí bảo hành: là chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá trong thời gian quy định bảo hành sản phẩm. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những chi phí mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng, bảo quản, dự trữ. - Chi phí bằng tiền khác: là những chi phí mua ngoài những nội dung đã kể trên như tiếp khách, giới thiệu sản phẩm hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, hội nghị bán hàng. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán và quản lý chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, nhằm xác định chi phí phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng”. Chi phí bán hàng ở công ty được tính chung cho toàn bộ hàng hoá chứ không phân bổ riêng cho từng loại hàng hoá. Tài khoản 641 “chi phí bán hàng” dùng để tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản 641 được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2. TK 6411 “Chi phí nhân viên bán hàng” TK 6412 “Chi phí vật liệu” TK 6413 “ Chi phí dụng cụ, đồ dùng” TK6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6415 “Chi phí bảo hành” TK 6417 “Chi phí đơn vị mua ngoài” TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Hình thức sổ kế toán: Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng, kế toán mở sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sổ này được mở theo tháng. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo Nợ, phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ, bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao… kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ vào các sổ liên quan. Ví dụ: Trong tháng 02/2009 tổng hợp chi phí bán hàng là 501.440.391VNĐ Nợ TK 641 501.448.391 Có TK 334 400.000.000 Có TK 338 76.000.000 Có TK 214 20.000.000 Có TK 111 5.448.391 Kế toán vào sổ chi tiết liên quan Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 02/2009 Chứng từ Ngày Số Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 30/2 30/2 Tiền lương phải trả NVBH TríchBHXH,BHYT,KPCĐ Khấu hao TSCĐ Chi phí bằng tiền mặt K/C chi phí bán hàng 334 338 214 111 911 400.000.000 76.000.000 20.000.000 54.480.391 501.448.391 Cộng - 501.448.391 501.448.391 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Th áng 2/2009 Ngày số hiệu chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng số hiệu tài khoản Số phát sinh Nợ Có Ti ền lương phải trả NVBH 641 334 400.000.000 400.000.000 Tr ích BHXH, BHYT,KPC Đ 641 338 76.000.000 76.000.000 Trích khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 641 214 20.000.000 20.000.000 Chi phí tiền mặt 641 111 5.448.391 5.448.391 K/C chi phí bán hàng 911 641 501.448.391 501.448.391 Cộng - - - 1.002.896.782 1.002.896.728 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (k ý, ghi họ tên) (k ý, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên, đóng dấu) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Th áng 2/2009 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Chi phí tiền lương phải trả nhân viên 334 400.000.000 Trích BHXH, BHYT,KPCĐ 338 76.000.000 Khấu hao TSCĐ 214 20.000.000 Chi phí khác bằng tiền 111 5.488.391 K/C chi phí bán hàng 911 501.448.391 Số dư cuối tháng 501.448.391 501.448.391 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.7. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn bộ doanh nghiệp và bao gồm các chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp. Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí vật liệu quản lý Thuế phí và lệ phí, thuế môn bài, tiền thuê các khoản phí và lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí đơn vị mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dung để tập hợp chi phí và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng không được phân bổ riêng cho từng loại hàng hoá. Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2: Tài khoản 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” Tài khoản 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” Tài khoản 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” Tài khoản 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản 6425 “Thuế, phí và lệ phí” Tài khoản 6426 “Chi phí dự phòng” Tài khoản 6427 “Chi phí dự phòng” Tài khoản 6428 “Chi phí bằng tiền khác” Hàng tháng các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp được mở để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: bảng lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn mua hang, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, giấy báo Nợ, phiếu chi… Kế toán định khoản. Ví dụ: Trong tháng 02/2009 toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tập hợp dược là 172.031.203 VNĐ. Căn cứ váo các chứng từ gốc, kế toán định khoản. Nợ TK 642 172.031.203 Có TK 334 60.550.000 Có TK 338 11.504.500 Có TK 214 30.000.000 Có TK 153 20.000.000 Có TK 111 49.978.703 Và từ căn cứ này kế toán bắt đầu vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 02/2009 Chứng từ Ngày Số hiệu Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có Tiền lương phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp 334 60.550.000 Trích BHXH, BHYT,KPCĐ 338 11.504.500 Chi phí đồ dung văn phòng 153 20.000.000 Chi phí bằng tiền khác 111 49.978.703 Khấu hao TSCĐ 214 30.000.000 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp 911 172.031.203 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Tháng 02/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có Tiền lương phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp 6421 334 60.550.000 60.550.000 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 6421 338 11.504.500 11.504.500 Trích khấu hao TSCĐ 642 214 30.000.000 30.000.000 Chi phí dụng cụ, đồ dung văn phòng 6423 153 20.000.000 20.000.000 Chi phí bằng tiền mặt 642 111 49.978.703 49.978.703 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp 911 642 173.031.203 173.031.203 Cộng 346.062.406346.062.406 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có Tiền lương phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp 334 60.550.000 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 338 11.504.500 Khấu hao TSCĐ 214 30.000.000 Chi phí dụng cụ, đồ dung văn phòng 153 20.000.000 Chi phí bằng tiền mặt 111 49.978.703 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp 911 172.031.203 Cộng 172.031.203 172.031.203 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.8. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Nội dung: Kế toán xác định kết quả kinh doanh là xác định chênh lệch giữa doanh thu, thu nhập thuần với chi phí của các hoạt động đó. Trong đó kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả kinh doanh thong thường là hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu bao gồm hoạt động bán hang và cung cấp dịch vụ. Kết quả hoạt động khác Kết quả hoat động kinh doanh được hạch toán bởi tài khoản 911 Ví dụ: Để xác định kết quả kinh doanh của công ty trong tháng 2/2009. Kết chuyển doanh thu Nợ TK 511 1.800.000.000 Có Tk 911 1.800.000.000 Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711 4.143.000 Có TK 911 4.143.000 Kết chuyển doanh thu tài chính Nợ TK 515 7.116.492 Có TK 911 7.116.492 Kết chuyển các chi phí kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 900.620.000 Có TK 632 900.620.000 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 501.448.391 Có TK 642 501.448.391 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 172.031.203 Có TK 642 172.031.203 Kết quả kinh doanh = Tổng doanh thu - Tổng chi phí = 1.991.259.492 – 1.574.099.594 =417.159.898 Thuế TNDN phải nộp = 417.159.898 * 28% = 116.804.771,44 Lơi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế TNDN phải nộp = 417.355.126,56 -116.804.711,44 = 300.355.126,56 Kết chuyển lợi nhuận sau thuế Nợ TK 911 300.355.126,56 Có TK 421 300.355.126,56 Từ các số liệu trên lập sổ nhật ký chung và vào sổ cái tài khoản 911 Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Tháng 2/2009 Chứng từ Số Ngày hiệu Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có K/C doanh thu thuần 511 911 1.800.000.000 1.800.000.000 K/C thu nhập khác 711 911 4.143.000 4.143.000 K/C doanh thu tài chính 515 911 7.116.492 7.116.492 K/C giá vốn hàng bán 911 632 900.620.000 900.620.000 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp 911 642 501.448.591 501.448.591 K/C chi bán hàng 911 641 172.031.203 172.031.203 K/C thuế TNDN 911 821 116.804.711 116.804.711 Lợi nhuận sau thuế 300.355.126 300.355.126 Cộng 3.982.518.984 3.982.518.984 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH Ngân Hạnh Địa chỉ: xóm1-Mễ Trì-Từ Liêm-Hà nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tài khoản 911 Tháng 2/2009 Chứng từ SH Ng ày Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Nợ Có 28/2 K/C doanh thu thuần 511 1.800.000.000 28/2 K/C thu nhập khác 711 4.413.000 28/2 K/C doanh thu tài chính 515 7.116.492 28/2 K/C giá vốn hàng bán 632 900.620.000 28/2 K/C chi phí QLDN 642 501.448.391 28/2 K/C chi phí bán hàng 641 172.031.203 28/2 K/C chi phí thuế TNDN 821 116.804.711 28/2 Lợi nhuận sau thuế 421 300.355.126 Cộng 1.991.259.492 1.991.259.492 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau khi hoàn tất kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH Qua việc tìm hiểu tổ chức kế toán tại công ty TNHH Ngân Hạnh em nhận thấy 3.1. Những ưu điểm Công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty thiên về hoạt động thương mại nên chủ yếu hoạt động với vai trò là nhà phân phối sản phẩm, song từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lức lượng lao động trong công ty. Bên cạnh đó với sự nỗ lực của toàn thể thành viên trong công ty đã không ngừng phấn đấu để đưa công ty ngày một lớn mạnh. Bên cạnh việc ứng dụng máy tính trong công tác kế toán thì việc áp dụng hình thức Nhật ký chung làm bằng phương pháp thủ công có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, quan hệ đối chiếu số liệu được chặt chẽ sẽ làm cho hiệu quả công việc cao hơn. Hàng hoá của công ty rất phong phú, đa dạng, vì vậy công ty áp dụng phương pháp giá nhập trước xuất trước trong việc tính giá trị hàng xuất kho là hoàn toàn phù hợp. Công ty có quy trình luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ, đảm bảo được công tác kiểm soát nội bộ, tránh được những gian lận, thất thoát tài sản. 3.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đã nêu, công tác tổ chức kế toán của công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện: Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “ Phải thu khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt vì loại tài sản này rất dễ bị thất thoát. Theo quy định của công ty thì cuối ngày nhân viên bán hàng phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ, song trên thực tế công ty vẫn chưa có biện pháp để giám sát, quản lý tình hình thu tiền của nhân viên bán hàng tránh trường hợp nhân viên bán hàng đã thu được tiền hàng nhưng vẫn báo cáo là chưa thu được và ghi nhận nợ cho khách hàng. Ngoài ra công ty vẫn chưa áp dụng việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Mặc dù công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, song tên thực tế việc phân công các phần hành kế toán còn chưa được rõ ràng, các kế toán phải hỗ trợ nhau. Mặt khác do tổ chức sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị dồn vào cuối tháng. Quy trình luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ nên mất rất nhiều thời gian. 3.3. Một số kiến nghị Với những kiến thức đã được trang bị trong quá trình tìm hiểu tổ chức công tác kế toán, em xin đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán ở công ty như sau: Để kiểm tra, giám sát tình hình thu tiền hàng của nhân viên bán hàng công ty nên thực hiện việc lấy xác nhận từ phía khách hàng. Công ty nên đưa ra quy định, khi nhân viên bán hàng giao hàng cho khách thì phải ghi lại các thông tin của khách hàng để có thể kiểm tra khi cần thiết. Kế toán trưởng nên có sự phân công trách nhiệm, công việc cho từng kế toán viên kiêm thêm các phần hành cụ thể. Trong trường hợp có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày thì nên tổng hợp, hạch toán ngay trong ngày hôm đó, tránh trường hợp công việc bị dồn lại. Đối với các doanh nghiệp thương mại, các khoản vốn trong thanh toán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trên thực tế, không phải lúc nào khách hàng mua hàng của công ty cũng trả tiền ngay, có những trường hợp khách hàng ghi nhận nợ, thậm chí có những khoản phải thu mà người nợ lâm vào tình trạng khó hoặc không có khả năng thanh toán, đây chính là các khoản nợ phải thu khó đòi. Công ty nên lập dự phòng cho các khoản này để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty nên áp dụng quy trình luân chuyển chứng từ trên cho các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn, còn đối với các nghiệp vụ mà tính trọng yếu không cao thì có thể giảm bớt các thủ tục không cần thiết để tiết kiệm thời gian mà vẫn mang lại hiệu quả. KẾT LUẬN Tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng một cách khoa học, hợp lý không những giúp cho công tác kế toán diễn ra dễ dàng và thuận tiện hơn mà còn là nhân tố quan trọng để thực hiện tốt công tác quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản của đơn vị; thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đảm bảo thu hồi vốn nhanh, bù đắp được chi phí, tạo điều kiện phát triển, giúp doanh nghiệp đứng vững trong thị trường. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp, em đã lựa chọn đề tài “ Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Ngân Hạnh” làm đề tài cho báo cáo kiến tập. Do hạn chế về kiến thức và lý luận nên chuyên đề của em không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Em rất mong được sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô, các anh chị kế toán trong công ty. Em xin chân thành cám ơn Thạc sĩ Hà Phương Dung đã hướng dẫn em thực hiện đề tài; các anh chị phòng kế toán công ty TNHH Ngân Hạnh đã giúp đỡ tận tình để em có thể hoàn thành báo cáo kiến tập. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TSCĐ : Tài sản cố định GTGT : Giá trị gia tăng TK : Tài khoản TNHH : Trách nhiệm hữu hạn QLDN : Quản lý doanh nghiệp K/C : Kết chuyển BHXH : Bảo hiểm xã hội KPCĐ : Kinh phí công đoàn BHYT : Bảo hiểm y tế NVBH : Nhân viên bán hàng DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp Quyết định 15-2006/ QĐ - BTC Điều lệ công ty TNHH Ngân Hạnh