Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại tổng công ty chè Việt Nam

thực và công nghiệp thực phẩm quản lý. Liên hiệp bao gồm 11 đơn vị thành viên với nhiệm vụ chính là thu mua , chế biến và xuất khẩu chè Việt Nam Ngày 02/03/1979, Hội đồng chính phủ ra quyết định số 75/CP về việc thống nhất tổ chức ngành chè ,hợp nhất hai khâu trồng trọt và chế biến, giao cho các nông trường chè của địa phương ,chịu sự quản lý của Trung ương. Năm 1987, Liên hiệp chè đã tiếp nhận Công ty xuất – khẩu chè Vinalimex hình thành nên Công ty xuất – nhập khẩu và Đầu tư phát triển chè ( VINATEA ) - đầu mối ký kết các hợp đồng kinh tế và xuất khẩu chè và nhập khẩu vật tư hàng hóa, thiết bị phục vụ cho sản xuất chè trong nước. Mô hình quản lý của Liên hiệp không còn thích hợp nữa. Trước tình hình đó ,Bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ra quyết định số 394NN-TCCB/QĐ tháng 12 năm 1995 cho phép thành lập Tổng công ty chè Việt Nam. - Tên giao dịch quốc tế : The Vietnam National Tea Corporation - Tên viết tắt : VINATEA CORP - Trụ sở chính đặt tại : 92 Võ Thị Sáu – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội 2.1.1.2.Tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Trong giai đoạn năm 2003 – 2007 thì sản lượng chè giảm mạnh nhất năm 2003 do chiến tranh tại Iraq. Kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty cũng biến đổi không đều .Về thị trường , tuy sản phẩm Tổng công ty đã có mặt hơn 40 quốc gia nhưng thị trường vẫn luôn là khâu bị động. Điều này thể hiện rất rõ khi năm 2003, thị trường Iraq có sự biến động .Tuy nhiên , Tổng công ty đã mạnh dạn mở rộng thị trường tại Nga , Đức , các nước Đông Âu , Trung Cận Đông và Pakista….Vì vậy , từ năm 2004 đến năm 2007, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty không ngừng được cải thiện , gia tăng qua các năm .Riêng năm 2005 , Kết quả hoạt động kinh doanh không tốt lắm, lỗ 4.156.491.679 đ. 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại cơ quan Văn phòng Tổng công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kế toán tài chính Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng tổ chức pháp chế Văn phòng Phòng Kinh doanh 1,2,3 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, mô hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty chè Việt Nam, bộ máy quản lý của Văn phòng Tổng công ty được sắp xếp như sau : Lãnh đạo điều hành gồm Tổng giám đốc, 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất, KHKT và Pháp chế; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Thị trường và kinh doanh XNK; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Nội chính – Văn phòng. Các phòng quản lý gồm 6 phòng : - Phòng Tài chính – Kế toán : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về lĩnh vực tài chính , đầu tư tài chính , hạch toán kế toán , phân tích hoạt động kinh tế đối với mọi hoạt động đầu tư , sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc công ty Mẹ - Phòng Kế hoạch – Đầu tư : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc trong các lĩnh vực : kế hoạch và các chiến lược trong sản xuất kinh doanh , đầu tư , hợp tác liên doanh , liên kết . - Phòng Kỹ thuật : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật nông nghiệp , công nghiệp , thiết bị máy móc và xây dựng cơ bản - Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm :Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng Quản trị , Tổng giám đốc về kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm chè. - Phòng Tổ chức – Pháp chế : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng Quản trị , Tổng giám đốc về các lĩnh liên quan - Văn phòng : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về công tác trong lĩnh vực văn phòng Có 3 phòng kinh doanh : Phòng kinh doanh số 1, 2, 3. 2.1.2.Đặc điểm công tác kế toán tại cơ quan văn phòng Tổng công ty 2.1.2.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán thu mua và xuất nhập khẩu Trưởng phòng kế toán tài chính Phó phòng kinh doanh Phó phòng sản xuất Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Văn phòng Tổng công ty Tổng công ty chè Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức hỗn hợp. Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập thì có phòng kế toán riêng , được tự chủ về các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về tài chính. Còn các chi nhánh và các đơn vị hạch toán phụ thuộc thì không đặt phòng kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán được giao cho một nhân viên chuyên trách chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kế toán tài chính của Tổng công ty chè . Sự phân công lao động trong bộ máy kế toán đặt tại cơ quan văn phòng TCT Trưởng phòng KT – TC kiêm Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều phối mọi hoạt động trong phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng . Phó phòng phụ trách kinh doanh: quản lý những vấn đề về vốn kinh doanh xuất nhập khẩu tại Tổng công ty và báo cáo cho trưởng phòng Phó phòng phụ trách sản xuất : quản lý những vấn đề về đầu tư , hợp tác liên doanh liên kết , chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng . Kế toán tài sản cố định : theo dõi tình hình TSCĐ , định kỳ tính khấu hao và thanh lý khi hết hạn sử dụng. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :chấm công , tổng hợp lương và các khoản trích theo lương như BHYT , BHXH , KPCĐ …… Kế toán thu mua và xuất nhập khẩu : theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn kho và công nợ người mua. Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán công nợ : theo dõi công nợ người mua , công nợ phải thu , phải trả …. Thủ quỹ phụ trách thu chi tiền mặt , theo dõi tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu với kế toán thanh toán. 2.1.2.2.Hình thức kế toán Hiện nay Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST. - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Bảng cân đối SPS các tài khoản - Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản - Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết tiền vay - Thẻ kho - Sổ chi tiết hàng hóa - Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng 2.1.2.3.Chính sách kế toán Chế độ kế toán áp dụng : Tổng công ty áp dụng chế độ toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp ban hành và các văn bản sửa đổi bổ xung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Kỳ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ hạch toán : VND. Nguyên tắc xác định các khoản tiền : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm : - Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền : Là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền đang sử dụng trong kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc ( giá mua và các chi phí có liên quan cho việc nhập kho hàng hóa). Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho: + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất. + Chi phí bảo quản hàng tồn kho + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp - Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc ( giá mua sắm, xây dựng hoàn thành, các chi phí liên quan đến việc hình thành tài sản theo qui định), trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ ( hữu hình, vô hình, thuê tài chính ) : Khấu hao được tính theo phương pháp đường thằng, thời gian khấu hao áp dụng cho khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ – BTC. 2.2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM. 2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ kế toán xuất khẩu hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu : Chè xuất khẩu đạt sản lượng trên 30.000 tấn / 1 năm với các loại khác nhau như Chè đen (Orthordox, CTC), chè Oolong, Pouchung, chè Gunpowder, chè xanh kiểu Nhật, các loại chè dược thảo, chè ướp hương hoa quả, .. Phương thức và hình thức xuất khẩu : Tổng công ty xuất khẩu theo phương thức tự cân đối. Tổng công ty chủ động nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch kinh doanh, tìm nguồn hàng,tìm bạn hàng, ký kết hợp đồng và làm thủ tục xuất khẩu. Văn phòng Tổng công ty chỉ áp dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp, tức là Tổng công ty trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài, giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng trên cơ sở cân đối về tài chính. Thị trường xuất khẩu : Sản phẩm của Tổng công ty đã có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ. Iraq , Gordani , Lyban , Angieri và một phần trong thị trường Trung đông……. ( phòng kinh doanh số 1 ); SNG , Đức , Pakistan , Thổ Nhĩ Kỳ , Iran , châu Phi , châu Mỹ …..( phòng kinh doanh số 2 ). Phương thức thanh toán : Thanh toán chủ yếu theo phương thức T.T.R- điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu. Giá bán chè xuất khẩu : Chủ yếu là giá FOB tại cảng Hải Phòng, ngoài ra còn sử dụng giá CIF, C&F. Giá vốn chè xuất khẩu : Kế toán tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Thực tế tại Tổng công ty, kế toán áp dụng cả phương pháp bình quân liên hoàn và bình quân cả kỳ dự trữ ( theo quí ). Đối với bao bì chè xuất khẩu hoặc chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước không cần tái chế, đấu trộn thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn, giá vốn được áp ngay sau mỗi lần xuất hàng đi xuất khẩu và kế toán sử dụng phiếu xuất kho. Đối với chè xuất khẩu mà sau khi thu mua trong nước cần tái chế, đấu trộn… thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ ( theo quí ). Cuối mỗi quí, kế toán xác định mức tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, từ đó xác định xuất dùng trong kỳ để viết 01 phiếu xuất kho cho cả quí. Thời điểm hàng hóa xác định là xuất khẩu để kế toán ghi nhận doanh thu là ngày ghi trên hóa đơn GTGT. Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính 2.2.2.Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty chè 2.2.2.1.Hạch toán ban đầu Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam sử dụng các chứng từ sau : - Hợp đồng xuất khẩu - Hóa đơn thương mại - Vận đơn - Giấy kiểm nhận hàng hóa - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu - Hóa đơn GTGT - Những chứng từ thanh toán khác : giấy báo nợ, báo có, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi…. Ví dụ về qui trình luân chuyển một bộ chứng từ xuất khẩu : Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu số VNT/SC07- 6 ngày 11 tháng 10 năm 2007, Phòng kinh doanh tiến hành các hoạt động phục vụ cho nghiệp vụ xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng, mua bảo hiểm, làm thu tục thông quan xuất khẩu…. và giao hàng theo những qui định đã được ký kết trong hợp đồng. Khi hàng được gửi đi xuất khẩu, kế toán Tổng công ty chè không hạch toán bút toán nào cả và cũng chưa xuất phiếu xuất kho. Khi hàng đã được xác định xuất khẩu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn do hãng tàu biển xác nhận. Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu, phòng kinh doanh gửi 01 bộ chứng từ cho phòng kế toán để phục vụ cho việc hạch toán và 01 bộ cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ chuyển cho ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán. Bộ chứng từ xuất khẩu gồm có : - Hóa đơn GTGT số : 0094018 ngày 19/10/2007 ; - Hóa đơn thương mại số : VNT/SC07-6/1/VINATEA-KD2 ngày 19/10/2007 ; - Vận đơn số : 524187231 ; - Tờ khai hải quan số : 031747586 ngày 15/10/2007 ; - Hợp đồng xuất khẩu số : VNT/SC07-6. Kế toán thanh toán căn cứ vào bộ chứng từ này để hạch toán doanh thu, công nợ bằng cách nhập dữ liệu vào máy vi tính, máy sẽ tự xử lý. Đối với giá vốn : Thực tế hiện nay ở công ty đang áp dụng cả phương pháp bình quân liên hoàn và bình quân cả kỳ theo quí. - Trường hơp một số mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước mà phải đem đi tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán tính giá vốn chè xuất khẩu (thủ công) theo phương pháp bình quân cả kỳ vào cuối mỗi quí. Sau khi tính được giá vốn chè xuất khẩu, kế toán viết 01 phiếu xuất kho chung phản ánh giá vốn chè xuất khẩu cho cả quí. - Trường hợp mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước không cần phải tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán tính giá vốn chè xuất khẩu theo phương pháp bình quân liên hoàn và viết phiếu xuất kho như bình thường. Như vậy, trong trường hợp này song song với việc phản ánh doanh thu, kế toán cũng đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu. Khi ngân hàng gửi giấy báo có ( ngày 19/11/2007) thông báo bên nhập khẩu đã thanh toán tiền hàng thì căn cứ vào giấy báo có để nhập số liệu vào máy phản ánh giảm phần công nợ phải thu, nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự xử lý. 2.2.2.2.Tài khoản sử dụng. Kế toán văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam sử dụng các tài khoản sau để hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp : 111 : Tiền mặt 1111 : Tiền mặt VNĐ 11111 : Tiền mặt TCT 11112 : Tiền mặt VNĐ : CN Hải Phòng Tổng công ty không dự trữ ngoại tệ tại quỹ. 112 : Tiền gửi ngân hàng 1121 : Tiền VNĐ gửi ngân hàng 1121.01 : Tiền gửi ngân hàng Vietcombank 1121.03 : Tiền gửi ngân hàng Duetsche Bank ………… 1122 : Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng. 1122.01 : Tiền gửi USD tại ngân hàng VIBank 1122.02 : Tiền USD gửi ngân hàng Vietcombank 1122.03 : Tiền gửi USD của Công ty chè Hải Phòng ……….. 131 : Phải thu của khách hàng 1311 : Phải thu ngắn hạn của khách hàng 131121 : Phải thu của người mua chè xuất khẩu ngắn hạn (chi tiết theo từng khách hàng) …………. 1312 : Phải thu dài hạn của khách hàng 131221 : Phải thu của người mua chè xuất khẩu dài hạn (chi tiết theo từng khách hàng) ………… 133 : Thuế GTGT được khấu trừ 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa vật tư 136 : Phải thu nội bộ 1361 : Vốn kinh doanh ở các đơn vị phụ thuộc 1368 : Phải thu nội bộ khác 1368.01 : Phải thu của Công ty chè Sài Gòn 1368.02 : Phải thu Công ty Hương Trà….. 138 : Phải thu khác 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 : Phải thu khác 156 : Hàng hóa 1561 : Giá mua 1562 : Chi phí thu mua 311 : Vay ngắn hạn 3111 : Vay ngắn hạn VNĐ 3112 : Vay ngắn hạn bằng NTệ 331 : Phải trả cho người bán 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3331 : Thuế GTGT phải nộp 511 : Doanh thu bán hàng 5111 : Doanh thu bán hàng hóa 51111 : Doanh thu bán chè xuất khẩu 51112 : Doanh thu bán chè nội địa. 51114 : Doanh thu bán vật tư bao bì 51117 : Doanh thu bán hàng viễn thông 511110 : Doanh thu bán hàng cơ khí. 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ 515 : Doanh thu tài chính 5151 : Lãi tiền gửi ngân hàng, lãi tiền cho vay. 5152 : Cổ tức, lợi nhuận đựoc chia 5153 : Thu nhập về hoạt động mua bán chứng khoán ngắn, dài hạn, 5155 : Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá…… 5158 : Doanh thu cho thuê trụ sở làm việc. 521 : Chiết khấu bán hàng 531 : Hàng bán bị trả lại 532 : Giảm giá hàng bán 632 : Giá vốn hàng bán 6321 : Giá vốn chè xuất khẩu. 6322 : Giá vốn chè nội địa….. 635 : Chi phí tài chính 6351 : Chi phí lãi vay ngân hàng 6352 : Chênh lệch tỷ giá 641 : Chi phí bán hàng 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.2.3.Phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất khẩu và sơ đồ kế toán Trình tự kế toán quá trình xuất khẩu hàng hóa : - Khách hàng ứng trước tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng Nợ TK 112 : Số tiền theo TGTT Có TK 131( dư có ) : Số tiền theo TGTT - Xuất hàng gửi đi xuất khẩu, kế toán vẫn theo dõi trên TK 15611. Do công ty không sử dụng TK 157 và công ty tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ nên không thực hiện bút toán nào cả. - Nếu mua hàng chuyển thẳng đi xuất khẩu, kế toán viết phiếu nhập kho như trường hợp mua hàng về nhập kho và theo dõi trên TK 15611. Nợ TK15611 : Trị giá mua của lô hàng ( chưa thuế GTGT ) Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 331, 136… : Tổng giá thanh toán - Chi phí phát sinh trong quá trình gửi hàng đi xuất khẩu: cước vận chuyển.. Nợ TK 641 : Chi phí chưa thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331, 141.. : Tổng giá thanh toán - Khi hàng hóa được xác định là xuất khẩu, căn cứ vào Bill tàu, hóa đơn GTGT, hóa đơn thưong mại, kế toán ghi nhận doanh thu theo TG thực tế: Nợ TK 131 : Số tiền hàng theo TGTT Có TK 51111 : Doanh thu bán hàng xuất khẩu TGTT. - Giá vốn chè xuất khẩu : (a) Nếu mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước không cần tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 6321 : Trị giá thực tế hàng xuất khẩu Có TK 15611 : Trị giá thực tế hàng xuất khẩu (b) Nếu mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước cần tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán chưa phản ánh giá vốn. Cuối quí, kế toán xác định giá trị chè xuất khẩu xuất dùng trong kỳ để viết 01 phiếu xuất kho phản ánh giá vốn chè xuất khẩu. - Do mặt hàng chè xuất khẩu chịu thuế suất thuế xuất khẩu là 0% nên không hạch toán bút toán phản ánh thuế xuất khẩu chè. - Khi nhận được tiền hàng của bên nhập khẩu thanh toán, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi giảm công nợ phải thu của khách hàng theo TGTT, tăng TK TGNH theo TGTT Nợ TK 112 : Số tiền hàng theo TGTT Có TK 131 : Số tiền hàng theo TGTT - Chi phí chuyển tiền phải trả cho ngân hàng hạch toán vào tài khoản 6352, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng , kế toán ghi : Nợ TK 6352 : Số tiền phí theo TGTT Có TK 131 : Số tiền phí theo TGTT - Phần CL tỷ giá của TK 131 được kết chuyển vào TK 5155 hoặc 6352 Nếu lãi tỷ giá : Nợ TK 131 : Lãi tỷ giá Có TK 5155 : Lãi tỷ giá Nếu lỗ tỷ giá : Nợ TK 6352 : Lỗ tỳ giá Có TK 131 : Lỗ tỷ giá Ví dụ 1 : Tổng công ty Việt Nam xuất khẩu trực tiếp theo giá FOB Ngày 11/10/2007 Tổng công ty chè Việt Nam ký kết hợp đồng ( số VNT/SC07-6 ) với Công ty Maruyasu của Nhật Bản xuất khẩu 20.010 kgs chè xanh với tổng trị giá là 41.020,5 USD. Điều kiện giao hàng : FOB – Hải phòng, thanh toán bằng điện chuyển tiền ( T.T.R ) trong vòng 20 ngày sau khi nhận được bộ chứng từ hàng hóa. Ngày 19/10/2007, xuất hóa đơn thương mại số VNT/SC07-6/1/VINATEA-KD2 và hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu số 0094018 : thành tiền 41020,5 USD, tỷ giá 16.084, thuế suất 0%, tổng công tiền thanh toán là 659.773.722 VND. Nợ TK 131121 : 659.773.722 (41.020,5 USD x 16.084 ) Có TK 51111 : 659.773.722 Ngày 27/11, thanh toán tiền cước vận chuyển nội địa chè xuất khẩu cho công ty TNHH thương mại và dịch vụ miền đông ( cước tháng 9 + 10 : trong đó có cước vận chuyển lô hàng xuất khẩu trên ), căn cứ vào UNC, kế toán ghi : Nợ TK 6416 : 117.980.952 Có TK 11215C : 117.980.952 Ngày 9/11/2007 nhận được giấy báo có của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ( Hội sở chính ) về việc Công ty Maruyasu thanh toán tiền hàng 41020,5 USD. Tỷ giá giao dịch thực tế ngày 9/11/2007 là 1USD = 16.069 VND. Nợ TK 112211 : 659.158.415 (41020,5 USD x 16.069 ) Có TK 131121 : 659.158.415 ( 41020,5 USD x 16.069) Về giá vốn : Kế toán tính giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ (tính vào cuối mỗi quý). Ví dụ 2 : Tổng công ty xuất khẩu trực tiếp theo giá FOB Ngày 24/09/2007. Tổng công ty chè Việt Nam ký kết hợp đồng số 070924-3 với Công ty HAJ MOHAMAD D.ITANI xuất khẩu 13.000 tấn chè đen OPA với đơn giá FOB tại cảng Hải Phòng là 1135USD/tấn. Ngày giao hàng : trước 20/10/2007. Phương thức thanh toán : chứng từ nhờ thu : Ghi có vào TK số 001.1.37.0085567 tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Ngày 10/10/2007, khách ứng trước tiền chè : 1465 USD gửi vào tài khoản tại ngân hàng ngoại thương VN. Tỷ giá thực tế là 16.080, căn cứ vào BC 599484, kế toán phản ánh số tiền ứng trước như sau : Nợ TK 112211 : 23.557.200 ( 1465 USD x 16.080 ) Có TK 131121: 23.557.200 Ngày 10/10/2007, ngân hàng ngoại thương VN gửi giấy báo nợ trừ phí chuyển tiền, kế toán ghi Nợ TK 6425 : 562.800 ( 35USD x 16.080 ) Có TK 131121 : 562.800 Ngày 25/10/2007, khi hàng đã được xác định là xuất khẩu, kế toán căn cứ vào HĐ thương mại và HĐ GTGT ghi nhận doanh thu: Tỷ giá thực tế là 16.083 Nợ TK 131121 : 237.304.665 (14.755 x 16.083) Có TK 51111 : 237.304.665 Ngày 28/11/2007, thanh toán cước phí vận chuyển nội địa chè XK Libăng (02LB) cho Công ty TNHH vận tải biển Ngôi sao xanh-KD054 : 5.180.952 Nợ TK 6416 : 5.180.952 Có TK 11215C : 5.180.952. Ngày 13/12/2007, ngân hàng ngoại thương VN gửi giấy báo có số 351010 đến thông báo bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng còn lại là 13.200 USD. Trong đó, ngân hàng đã tính luôn khoản phí thanh toán bộ chứng từ nhờ thu là : 55 USD. Nợ TK 112211 : 211.675.200 (13.200USD x 16.036) Nợ TK 6425 : 881.980 (55 USD x 16.036) Có TK 131121 : 212.557.180 (13.255 USD x 16.036) 2.2.2.4.Hệ thống sổ sách sử dụng Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy theo phần mêm kế toán FAST. Chính vì vậy, kế toán không phải ghi sổ bằng tay nữa, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chỉ cần nhập dữ liệu vào máy, sau đó máy sẽ tự xử lý rồi ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan như : 51111, 5155, 6352, 131121, 121211, 31119C…….Sau cùng là vào bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Một số sổ sách được áp dụng tại Tổng công ty có liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu như sau : 2.3.ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM. Qua quá trình thực tập, được tìm hiểu thực tế công tác Kế toán tại Văn phòng Tổng công ty, em thấy thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại Tổng công ty chè Việt Nam có những ưu nhược điểm như sau : 2.3.1.Ưu điểm 2.3.1.1.Về hạch toán ban đầu Các chứng từ được lập đều đảm bảo đúng yêu cầu về mặt pháp lý của nghiệp vụ. Từ khâu mua hàng để xuất khẩu cho đến khi hàng hóa được gửi đi xuất khẩu cũng như nhận được tiền hàng thanh toán, bộ chứng từ đều bảo đảm đầy đủ chữ ký đại diện các bên liên quan và đúng theo mẫu ban hành của Bộ tài chính qui định. Các chứng từ luôn được kiểm tra, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời khi có sai sót, từ đó làm tăng tính chính xác của thông tin kế toán. Chứng từ được luân chuyển từ các phòng ban liên quan cũng như qua các cán bộ trong phòng kế toán một cách khoa học trước khi vào máy tính ghi sổ. Việc bảo quản chứng từ được tiến hành đúng theo qui định của Bộ Tài chính, trước đó, các chứng từ đã được sắp xếp, phân loại, hệ thống hóa theo hợp đồng xuất khẩu và theo trình tự thời gian. Chứng từ được đóng theo bộ và được sắp xếp cẩn thận để thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu sau này. 2.3.1.2.Về tài khoản kế toán Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty áp dụng chế độ toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp ban hành và các văn bản sửa đổi bổ xung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Các tài khoản được mở chi tiết phục vụ cho nhu cầu quản lý. Ví dụ như tài khoản công nợ phải thu của khách hàng mua chè xuất khẩu được chi tiết theo từng thị trường xuất khẩu. Tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng và chi nhánh trực thuộc. 2.3.1.3.Về phương pháp kế toán Hiện nay, Tổng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên để nắm được tình hình biến động của hàng hóa xuất nhập khẩu, Tổng công ty chè áp dụng phương pháp này là khá hợp lý. 2.3.1.4.Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán : Việc cài đặt phần mềm kế toán FAST đã làm giảm khối lượng công việc của kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo sự năng động hơn. Cho phép một khối lượng công việc lớn hơn làm trong thời gian ngắn hơn và chính xác hơn. Hệ thống sổ sách kế toán được mở theo yêu cầu quản lý và theo hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm những sổ phù hợp với qui định của Bộ tài chính và phục vụ cho yêu cầu quản lý . 2.3.1.5.Về tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình kế toán hỗn hợp. Đội ngũ cán bộ kế toán ở Tổng công ty có trình độ nghiệp vụ cao , có kinh nghiệm thực tế lâu năm trong nghề , nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc. Bộ phận có 9 cán bộ được phân chia thành những phần hành khác nhau, tạo điều kiện nâng cao ý thức trách nhiệm của họ về công tác kế toán mình phụ trách. Qua đó cũng phát huy được tính chuyên môn hóa cao trong phân công lao động, có mối liên hệ chặt chẽ với các phần hành kế toán khác. Vì vậy, có thể thấy đối với mỗi nghiệp vụ kế toán từ khi phát sinh đến khi kết thúc đều được theo dõi một cách cẩn thận và chi tiết. 2.3.2.Nhược điểm 2.3.2.1.Về hạch toán ban đầu Tổng công ty không sử dụng phiếu xuất kho khi xuất hàng đi xuất khẩu. Khi hàng đã được xuất khẩu, kế toán mới viết phiếu xuất kho để phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu ( Theo bút toán Nợ TK 6321/ Có TK 15611 ). Theo nguyên tắc, kế toán hàng tồn kho phải theo dõi đúng trị giá của hàng trong kho, khi hàng đã không còn trong kho nữa thì phải sử dụng phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho thực tế, làm căn cứ để hạch toán. Trường hơp một số mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước mà phải đem đi tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán tính giá vốn chè xuất khẩu (thủ công) theo phương pháp bình quân cả kỳ vào cuối mỗi quí. Sau khi tính được giá vốn chè xuất khẩu, kế toán viết 01 phiếu xuất kho chung phản ánh giá vốn chè xuất khẩu cho cả quí. Như vậy, những hợp đồng xuất khẩu những mặt hàng chè này không xác định giá vốn của từng lô hàng bán. Như vậy, kế toán không thể tính toán lợi nhuận thực tế của từng phương án kinh doanh, qua đó không thế đánh giá và so sánh hiệu quả của các phương án. Nếu muốn xem xét hiệu quả từng phương án thì sẽ phải phân bổ giá vốn cho từng hợp đồng để xác định, như vậy việc lựa chọn tiêu chí phân bổ sẽ ảnh hưởng đến việc xác định và theo cách này thì kết quả sẽ không được chính xác. Mặt khác, việc áp dụng cả phương pháp bình quân liên hoàn và bình quân cả kỳ như vậy là chưa phù hợp với chế độ kế toán. 2.3.2.2.Về tài khoản kế toán Tổng công ty chè không sử dụng tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán . Khi hàng chuyển đi xuất khẩu hàng hóa phải có thời gian để lưu chuyển cho đến khi đến tay nhà nhập khẩu hoặc đại diện nhà nhập khẩu. Trong trường hợp hàng xảy ra thất thoát…, công ty sẽ không theo dõi được tình hình lưu chuyển của hàng hóa. TK 007 không được kế toán sử dụng, như vậy là kế toán chỉ theo dõi ngoại tệ theo tiền việt nam. Khi có yêu cầu báo cáo về số ngoại tệ tồn quĩ, kế toán phải gửi thông báo đến các ngân hàng yêu cầu họ báo số dư ngoại tệ trên các tài khoản, sau đó kế toán tổng hợp và tính toán để biết được số ngoại tệ từng loại hiện có là bao nhiêu. Như vậy, việc kiểm tra tổng số ngoại tệ nhập và xuất quĩ là rất khó khăn. 2.3.2.3.Về phương pháp kế toán Nội dung ghi chép của một số tài khoản còn sai sót, ví dụ như : Khi chè được mua về để xuất khẩu, trong một số hợp đồng theo yêu cầu của nhà nhập khẩu, chè phải được sơ chế trước ví dụ như đấu trộn, phân loại và đóng bao… những khoản chi phí này lại hạch toán và TK 641, như vậy là không chính xác vì hàng tồn kho phải được ghi theo giá gốc. Theo chuẩn mực 02 thì những khoản chi phí liên quan đến việc đưa hàng tồn kho vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí sơ chế chè ở trên kế toán phải hạch toán vào giá gốc của hàng tồn kho. Đối với TK 131121 : bên nợ phải ghi theo tỷ giá thực tế còn bên có ghi theo tỷ giá ghi sổ và phần chênh lệch đưa vào TK 5155 hoặc 6352 nhưng kế toán lại hạch toán phần công nợ phải thu khách hàng theo tỷ giá thực tế đối với cả bên nợ và bên có. Khoản chênh lệch lãi (lỗ) tỷ giá hối đoái được sang TK 5155 và 6352. Đối với các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ như thu tiền hàng xuất khẩu, chi tiền phí vận chuyển, bảo hiểm, phí ngân hàng thì kế toán chỉ theo dõi theo đồng Việt Nam mà không theo dõi trên TK 007 chi tiết cho từng loại ngoại tệ. 2.3.2.4.Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty không sử dụng sổ theo dõi ngoại tệ nên việc khi có yêu cầu số liệu, kế toán phải cộng dồn TK 122 chi tiết của mỗi ngân hàng mới có số liệu, việc này cho thấy chưa đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý một cách nhanh chóng. Doanh thu mặt hàng xuất khẩu không được chi tiết theo thị trường cũng như nhà nhập khẩu. Kế toán chỉ theo dõi doanh thu trên sổ cái tài khoản 5111 và sổ chi tiết của tài khoản 5111 tổng hợp cho tất cả các khách hàng. Cuối mỗi quí, kế toán tổng hợp và in báo cáo kết quả bán hàng. Đối với sổ theo dõi công nợ mới chỉ chi tiết cho thị trường mà chưa chi tiết cho từng nhà nhập khẩu. Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hợp đồng xuất khẩu từ khi mua hàng xuất khẩu đến khi xuất khẩu xong, thu được tiền chưa được tập hợp theo hợp đồng. Như ở công ty, mỗi phần hành kế toán đều hoạt động đơn lẻ, không theo dõi được từng hợp đồng xuất khẩu để thấy được lợi nhuận của phương án kinh doanh, đánh giá và so sánh. Công tác kế toán quản trị chưa được coi trọng. Hiện nay, Tổng công ty không sử dụng báo cáo quản trị. CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU CHÈ TẠI TCT CHÈ VN ---o0o--- 3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU CHÈ TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM 3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa Mọi doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh đều mong muốn đạt được hiệu quả cao nhất. Trong bối cảnh giai đoạn đầu của tiến trình gia nhập Tổ chức Thương Mại quốc tế WTO thì nước ta phải có rất nhiều cải tiến thích hợp để có thể gia nhập thành công vào nền kinh tế chung của thế giới . Nhiệm vụ quan trọng này trước tiên thuộc về ngành kinh tế. Sẽ có rất nhiều cơ hội mở ra trước mắt nhưng song song với đó là những thách thức , khó khăn. Các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Để tồn tại trong thương trường khắc nghiệt này và giành thắng lợi trong công cuộc cạnh tranh, doanh nghiệp phải chủ động tìm kiếm và đón nhận những cơ hội, xây dựng văn hóa doanh nghiệp…Đặc biệt quan trọng là đưa ra được những chiến lược, chính sách phát triển cụ thể cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ ngắn, trung và dài hạn. Muốn đưa ra được những chính sách kinh doanh đúng đắn, có chiến lược phù hợp, khả thi thì trước hết doanh nghiệp cần phải có những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Kế toán với chức năng tổng hợp, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt chiếm một vị trí đặc biệt. Qua đó, có thể thấy rõ, thông tin do kế toán cung cấp có vai trò rất quan trọng trong đối với việc đưa ra những chiến lược kinh doanh. Nếu thông tin kế toán đưa ra trung thực, đầy đủ thì đó là điều kiện cần để nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định chính xác, hiệu quả. Ngược lại, nếu thông tin kế toán phản ánh sai lệch, bóp méo sự thật thì có thể dẫn tới việc nhà quản trị đưa ra những quyết định sai lầm. Nghiệp vụ xuất khẩu cũng không nằm ngoài qui luật trên. Hoạt động xuất khẩu đa dạng và phức tạp hơn rất nhiều so với hoạt động bán hàng trong nước. Quá trình xuất khẩu thường tương đối dài, thị trường xuất khẩu rộng lớn…. Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản trị, kế toán phải phản ánh những thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu một cách kịp thời, chính xác và phù hợp với qui định, văn bản pháp luật hiện hành. Thực tế công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam hiện nay còn nhiều tồn tại cần khắc phục như chứng từ, tài khoản, phương pháp kế toán, hệ thống sổ sách…Ngoài ra, công tác kế toán quản trị cũng chưa được coi trọng, chưa có những báo cáo quản trị về tình hình xuất khẩu. Có thể thấy việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại Tổng công ty chè Việt Nam đang là một yêu cầu cấp bách và cần thiết xét trên cả góc độ lý luận và thực tiễn. 3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa 3.1.2.1. Hoàn thiện cần phải phù hợp với cơ chế quản lý và nguyên tắc hạch toán hiện hành về kế toán nghiệp vụ xuấtt khẩu và có khả năng thích ứng trong tương lai. Những chuẩn mực kế toán, chính sách kế toán, chính sách tài chính mà nhà nước ban hành đã được xây dựng trên cơ sở hệ thống chuẩn mực quốc tế phù hợp với đặc điểm kinh tế của nước ta. Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu phải phù hợp với cơ chế quản lý của nhà nước cũng như hệ thống chuẩn mực kế toán , văn bản pháp luật nói trên. Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập tổ chức WTO, nền kinh tế nước ta đang diễn ra mạnh mẽ, phức tạp, các chính sách kế toán của nhà nước cũng dần hoàn thiện và đồng bộ hóa cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. Kế toán phải phát huy vai trò của mình một cách rõ rệt bằng cách kị htời nắm bắt những thay đổi trong nền kinh tế cũng như trong chính sách kế toán Đối với Tổng công ty chè Việt Nam, việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp ban hành, luật kế toán và các văn bản sửa đổi bổ xung hướng dẫn thực hiện kèm theo. 3.1.2.2. Hoàn thiện cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh có hiệu quả. Các doanh nghiệp khác nhau có qui mô hoạt động, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cách thức tổ chức quản lý kinh doanh khác nhau. Bộ tài chính cũng ban hành quyết định 15 áp dụng đối với doanh nghiệp lớn và quyết định 48 đối với doanh nghiệp nhỏ. Như vậy, việc áp dụng chế độ kế toán phải phù hợp với qui mô và đặc thù của doanh nghiệp. Trong quá trình hoàn thiện, các giải pháp đưa ra phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có như vậy việc hoàn thiện mới giúp cho tổ chức quản lý kinh doanh có hiệu quả được. Tổng công ty chè Việt Nam là một doanh nghiệp lớn mạnh cả về vốn, tài sản, công nghệ và kỹ thuật. Kim ngạch xuất khẩu chè chiếm tỷ trọng rất lớn, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như mô hình, cách thức tổ chức quản lý của Tổng công ty. 3.1.2.3. Hoàn thiện cần đảm bảo tính hiệu quả, tính khả thi và đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều mong muốn đạt được mức lợi nhuận cao nhất. Sự việc không ngừng phát triển, bản thân doanh nghiệp cũng vậy. Môi trường bên ngoài và bên trong tác động khiến doanh nghiệp phải thay đổi, hoàn thiện để tồn tại và phát triển được. Tổng công ty chè Việt Nam trong bối cảnh Việt Nam đã trở thành thành viên của WTO. Bên cạnh những thuận lợi thì song song đó là những khó khăn, thách thức từ sự cạnh tranh trong nước cũng như nước ngoài. 90% tổng lượng tiêu thụ của Tổng công ty là xuất khẩu, vì vậy cần phải có những giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu. Việc hoàn thiện này cần đảm bảo tính hiệu quả, tính khả thi và đáp ứng đựoc yêu cầu quản lý của Tổng công ty. Hiệu quả thể hiện trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị, khả thi thể thiện việc có thể thực hiện được các giải pháp này hay không. Điều này rất quan trọng vì một giải pháp rất hay được đưa ra nhưng lại không thể thực hiện được thì cũng vô nghĩa. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU CHÈ TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM. 3.2.1. Về công tác hạch toán ban đầu Tổng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá theo phương pháp bình quân liên hoàn cũng như phương pháp cả kỳ dự trữ. Vì vậy, trong trường hợp mặt hàng chè xuất khẩu được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ, Tổng công ty không sử dụng phiếu xuất kho mỗi lần gửi hàng đi xuất khẩu mà đến cuối mỗi tháng, căn cứ và kết quả kiểm kê hàng hóa công ty mới xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ để viết 1 phiếu xuất kho cho cả tháng. Làm như vậy sẽ không thể theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho sử dụng cho từng mục đích : tiêu dùng nội địa, xuất khẩu, quảng cáo, biếu tặng…. Giá trị chè xuất khẩu mỗi thương vụ rất lớn nên một mặt để kiểm soát số lượng, giá trị chè xuất kho,làm căn cứ kiểm tra cũng như thực hiện định mức tiêu hao chè. Mặt khác có thể xác định lợi nhuận thực tế của từng phương án kinh doanh, qua đó so sánh và đánh giá hiệu quả của các phương án. Em đề xuất sử dụng phương pháp tính giá bình quân liên hoàn. Hiện nay, công tác kế toán tại Tổng công ty chè Việt Nam được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, phần mềm này có thể tính giá hàng tồn kho theo cả 4 phương pháp. Khi khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho, kế toán phải khai báo theo phương pháp bình quân liên hoàn. Như vậy, sau mỗi lần xuất hàng hóa, cụ thể trong nghiệp vụ xuất khẩu, phần mềm sẽ xử lý và tính giá giá trị thực tế của lô hàng xuất khẩu để áp vào giá vốn, căn cứ vào đó mà kế toán ghi phiếu xuất kho cho lô hàng xuất khẩu. Ví dụ : Chè Thái Nguyên loại 500 đặc sản có số liệu tháng 10/2007 như sau : - Ngày 01/10/2007 tồn kho đầu tháng là 30 kg đơn giá 64.870đ/kg. - Ngày 03/10/2007 nhập 50 kg đơn giá 64.869đ/kg. - Ngày 6/10/2007 xuất 65 kg . - Ngày 10/10/2007 nhập 100kg đơn giá 64.872đ/kg. - Ngày 16/10/2007, xuất 78 kg chè. - Ngày 22/10/2007 nhập 50 kg đơn giá 64.871 đ/kg. - Ngày 26/10/2007 xuất 52 kg. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán vào phần mềm FAST ACCOUNTING, vào kế toán hàng tồn kho, vào cập nhật số liệu, vào phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho. Khai báo phương pháp tính giá là phương pháp bình quân liên hoàn. Sau đó máy sẽ tự xử lý và lên các báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho: TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO Chi tiết : Chè Thái Nguyên loại 500 đặc sản. Tài khoản 15611.02 Tên kho : Kho Kim Anh Đơn vị tính : kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày, tháng SL TT SL TT SL TT 01/10/07 Tồn đầu 64.870 30 1.946.100 03/10/07 PN04 Nhập kho 64.869 50 3.243.450 80 5.189.550 06/10/07 PX03 Xuất kho 64.869,4 65 4.216.511 15 973.039 10/10/07 PN15 Nhập kho 64.872 100 6.487.200 115 7.460.239 16/10/07 PX10 Xuất kho 64.871,6 78 5.059.985 37 2.400.254 22/10/07 PN20 Nhập kho 64.871 50 3.243.550 87 5.643.804 26/10/07 PX16 Xuất kho 64.871,3 52 3.373.307 35 2.270.497 31/10/07 Tồn cuối 64.871,3 35 2.270.497 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập sổ Kế toán trưởng 3.2.2. Về hệ thống tài khoản Thứ nhất, khi chè được chuyển đi xuất khẩu cần phải có thời gian lưu chuyển cho đến khi đến tay nhà nhập khẩu hoặc đại diện nhà nhập khẩu. Tổng công ty không sử dụng tài khoản 157. Điều này khiến công ty không theo dõi được tình hình lưu chuyển chè, nhất là trong trường hợp hàng xảy ra thất thoát. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ chè nhập xuất tồn kho, em đề xuất kế toán nên sử dụng tài khoản 157 để theo dõi chè xuất kho khi gửi hàng đi xuất khẩu. Tài khoản 157 có thể được kết cấu như sau : Bên nợ: Trị giá chè đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc; Bên Có: Trị giá chè gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được được xác định là đã bán; Số dư bên Nợ: Trị giá chè đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ. Tài khoản 157 tại Tổng công ty nên chi tiết cho thị trường nội địa và cho thị trường xuất khẩu : - Tài khoản 1571 : Hàng gửi đi bán – Chi tiết chè xuất khẩu - Tài khoản 1572 : Hàng gửi đi bán – Chi tiết chè nội tiêu Sổ cái cũng như sổ chi tiêt của tài khoản 157 sẽ được trình bày tại giải pháp về hệ thống sổ sách kế toán. Thứ hai, TK 007 không được kế toán sử dụng, như vậy là kế toán chỉ theo dõi ngoại tệ theo tiền việt nam. Việc kiểm tra tổng số ngoại tệ nhập và xuất quĩ là rất khó khăn. Kế toán thanh toán chỉ theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 112211 chi tiết từng ngân hàng. Khi có yêu cầu cung cấp số liệu, kế toán phải cộng và tính toán từ sổ chi tiết tài khoản 112211, không đáp ứng yêu cầu quản lý một cách kịp thời. Vì vậy, để quản lý ngoại tệ cả về mặt giá trị theo tiền việt nam đồng lẫn theo số ngoại tệ thì song song với việc sử dụng tài khoản 112211, em đề xuất kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nên sử dụng tài khoản 007- Ngoại tệ các loại. Tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại nên được kết cấu như sau : Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào ( Nguyên tệ ) Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra ( Nguyên tệ ) Số dư bên nợ : Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp. Tài khoản 007 nên được chi tiết theo từng loại nguyên tệ - Tài khoản 007.01 : USD - Tài khoản 007.02 : EUR - Tài khoản 007.03 : CAD - Tài khoản 007.04 : GBP - Tài khoản 007.05 : JBP…….. Việc theo dõi chi tiết trên sổ kế toán cũng như mẫu sổ của tài khoản 007 sẽ được trình bày tại phần giải pháp hệ thống sổ sách kế toán. 3.2.3. Về phương pháp hạch toán Như đã đánh giá nhược điểm ở chương 2. Dưới đây, em xin đưa ra trình tự kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa theo hướng hoàn thiện từ quá trình mua chè để xuất khẩu cho đến khi hoàn thành việc xuất khẩu chè. Thứ nhất, khi chè được mua về để xuất khẩu, tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc đưa chè vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như : chi phí mua chè, chi phí đấu trộn, phân loại, đóng gói……. phải được tính vào giá gốc hàng tồn kho. Vì vậy, thay vì hạch toán các khoản chi phí liên quan vào tài khoản 641 như kế toán công ty đang làm, nên sửa lại là hạch toán vào tài khoản 1562 ( chi tiết chi phí thu mua hàng xuất khẩu ). Như vậy, về phương pháp đánh giá hàng tồn kho, Công ty phải xác định theo phương pháp giá gốc như sau : Giá gốc hàng tồn kho = Trị giá mua thực tế của hàng tồn kho + Chi phí thu mua chè + Chi phí chề biến chè như đấu trộn, phân loại… Ví dụ : Chè được đưa đi đấu trộn và phân loại, đóng bao tại xí nghiệp tinh chế chè Kim Anh. Chi phí gia công là 11.884.230đ. Ngày 8/4/2007, Tổng công ty chè thanh toán cho xí nghiệp bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi số 243 ngày 8/4/2007, kế toán ghi : Nợ TK 6417 : 11.884.230 Có TK 11111 : 11.884.230 Em đề xuất nên hạch toán : Nợ TK 15611 : 11.884.230 Có TK 11111 : 11.884.230 Thứ hai, hiện nay kế toán công ty hạch toán đối với tài khoản 131121 theo tỷ giá thực tế đối với cả bên nợ và bên có, như vậy là sai so với chế độ kế toán. Em đề nghị nên hạch toán bên nợ TK 131121 theo tỷ giá thực tế còn bên có theo tỷ giá ghi sổ và phần chênh lệch đưa vào TK 5155 hoặc 6352. Ví dụ : Ngày 31/08/07, căn cứ vào hóa đơn 003818, kế toán hạch toán tiền chè xuất khẩu Nhật theo hợp đồng số VNT/SC07-3/1/VINATEA-KD2 : Nợ TK 131121 :705.822.390 ( 43.470 USD x 16.237 ) Có TK 51111 : 705.822.390 ( 43.470 USD x 16.237 ) Ngày 20/09/07, căn cứ vào giấy báo có số 517286, kế toán hạch toán giảm phần công nợ phải thu khách hàng theo hợp đồng trên : Nợ TK 121211 : 705.213.810 ( 43.470 USD x 16.223 ) Có TK 131121 : 705.213.810 ( 43.470 USD x 16.223 ) Ngày 20/09/07, Kế toán viết phiếu kế toán để hạch toán chênh lệch tỷ giá tiền chè xuất khẩu Nhật như sau : Nợ TK 6352 : 608.580 Có TK 131121 : 608.580 Em đề xuất hạch toán như sau : Ngày 31/08/07, căn cứ hóa đơn 003818, kế toán ghi : Nợ TK 131121 : 705.822.390 ( 43.470 USD x 16.237 ) Có TK 51111 : 705.822.390 ( 43.470 USD x 16.237 )Ngày 20/09/2007, căn cứ vào giấy báo có số 517286 và phiếu kế toán : Nợ TK 121211: 705.213.810 ( 43.470 USD x 16.223 ) Nợ TK 6352 : 608.580 Có TK 131121: 705.822.390 ( 43.470 USD x 16.237 ) Thứ ba, đối với các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ, nên hạch toán thêm bút toán đơn vào tài khoàn ngoại bảng 007 – Ngoại tệ các loại. Ví dụ : Ngày 20/09/07, căn cứ vào giấy báo có số 517286, ngoài bút toán hạch toán giảm phần công nợ phải thu khách hàng, kế toán nên hạch toán bút toán đơn sau : Nợ TK 007.01 : 43.470 USD Thứ tư, hoàn thiện trình tự hạch toán quá trình xuất khẩu chè : Biểu số 4 : Sơ đồ hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại Tổng công ty : TK 632 TK 133 TK 641 TK 156 TK 157 (2) (6b) TK 331,136 (3) TK 6352 TK 111,112 TK 5155 TK 131 (4) (5) (5) (8) (6a) TK 51111 TK 131 TK 112 (1) TK 6352 TK 5155 (7) (7) TK 007 Giải thích sơ đồ hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại TCT (1) Khách hàng ứng trước tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng ; (2) Xuất hàng gửi đi xuất khẩu ; (3) Mua hàng chuyển thẳng đi xuất khẩu ; (4) Chi phí bằng tiền việt nam phát sinh trong quá trình gửi hàng đi XK ; (5) Chi phí bằng ngoại tệ phát sinh trong quá trình gửi hàng đi xuất khẩu ; (6a) Phản ánh doanh thu theo TG thực tế ; (6b) Phản ánh giá vốn theo TG thực tế ; (7) Nhận được tiền hàng của bên nhập khẩu thanh toán ; (8) Chi phí chuyển tiền phải trả cho ngân hàng. 3.2.4. Về hệ thống sổ sách kế toán. Thứ nhất, kế toán tại Tổng công ty nên theo dõi nguyên tệ trên sổ chi tiết tài khoản 007. Tài khoản này được chi tiết theo từng loại nguyên tệ như USD, EURO, GBP….nhằm theo dõi được lượng nguyên tệ nhập xuất tồn và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 007 có thể được kết cấu như sau : TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN Tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại Loại ngoại tệ : Đơn vị ngoại tệ : Từ ngày …….đến ngày……. Chứng từ Khách hàng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ Hà Nội, ngày…..tháng….năm…… Người ghi sổ Kế toán trường ( Ký và ghi rõ họ tên ) ( Ký và ghi rõ họ tên ) Thứ hai, kế toán công ty nên theo dõi hàng gửi đi xuất khẩu thông qua tài khoản 157. Kế toán có thể mở sổ cái tài khoản 157 và mở sổ chi tiết tài khoản 157 để theo dõi được các lô hàng gửi đi nhằm quản lý và giám sát chặt chẽ nhập xuất tồn kho hàng hóa. Mẫu sổ cái tài khoản 157 có thể được kết cấu như sau : TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM SỔ CÁI Năm : ….. Tên tài khoản: Hàng gửi đi bán Số hiệu : 157 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số tiền Tài khỏan cấp 2 Số Ngày Nợ Có Tk… Tk… Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 6 - Số dư đầu năm - SPS trong tháng - Cộng SPS tháng - SPS cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý Hà nội, ngày….tháng………năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên ) (Ký và ghi rõ họ tên ) Mẫu sổ chi tiết của tài khoản 157 có thể được kết cấu như sau : TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN Tài khoán : 1571 – Hàng gửi đi xuất khẩu Từ ngày : ……. đến ngày ……. Số dư nợ đầu kỳ : ………. Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđ/ư Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Tổng phát sinh nợ :……….. Tổng phát sinh có : ………. Số dư có cuối kỳ : ……....... Hà nội, ngày….tháng………năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên ) (Ký và ghi rõ họ tên ) Thứ ba, doanh thu xuất khẩu của công ty nên theo dõi tài khoản 51111 chi tiết theo từng khách hàng, theo từng thị trường xuất khẩu. Mẫu số chi tiết của tài khoản 51111 – chi tiết theo thị trường xuất khẩu có thể được kết cấu như sau : TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN Tài khoán : 51111 – Doanh thu hàng xuất khẩu Khách hàng : Xuất khẩu Nhật (KD059) Từ ngày : ……. đến ngày ……. Số dư có đầu kỳ : ………. Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđ/ư Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Tổng phát sinh nợ : Tổng phát sinh có : Số dư có cuối kỳ : Ngày….tháng.....năm…… Kế toán trưởng Người ghi sổ 3.2.5. Các giải pháp khác. Tổng công ty nên sử dụng hệ thống các báo cáo quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;... nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Một số báo cáo quản trị kế toán có thể áp dụng tại Tổng công ty chè là : a) Báo cáo tình hình thực hiện : - Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng hợp đồng xuất khẩu. - Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ ( tiêu thụ nội địa và xuất khẩu ) theo đối tượng khách hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác; - Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho; - Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho từng chủng loại chè; - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ; - Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ; - Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu. b) Báo cáo phân tích: - Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; - Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; - Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp; Tùy từng báo cáo mà kế toán có thể dựa vào những sổ sách kế toán của công ty để lập. Ví dụ như đối với báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng hợp đồng xuất khẩu, để lập được kế toán cần căn cứ vào - Sổ kế toán chi tiết của tài khoản 51111 – Chi tiết theo thị trường xuất khẩu - Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết - Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 641, 642 – Chi tiết chi phí để xuất khẩu chè. Căn cứ vào chứng tử tập hợp chi phí cho hợp đồng xuất khẩu. Ví dụ như Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ, muốn lập được báo cáo này, kế toán căn cứ vào : - Sổ chi tiết công nợ phai thu theo từng khách hàng - Sổ chi tiết tài khoản 131121 – Chi tiết theo thị trường xuất khẩu - Sổ chi tiết doanh thu xuất khẩu – Chi tiết theo thị trường xuất khẩu - Sổ chi tiết tài khoản 112211. Một số mẫu báo cáo quản trị kế toán Tổng công ty có thể áp dụng như sau