Đề tài Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại công ty CP Tư Vấn và Xây Dựng Phú Xuân

liên doanh góp vốn được xác định là giá trị do hội đồng liên doanh thống nhất đánh giá cộng với các chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật tư. * Đối với NVL được cấp, biếu tặng, tài trợ, viện trợ không hoàn lại : Trị giá NVL thực tế nhập kho bằng giá NVL tương đương trên thị trường cộng với các chi phí liên quan khác (nếu có) * Đối với NVL là phế liệu thu hồi thực tế nhập kho : Là giá có thể sử dụng được, tiêu thụ được hoặc giá ước tính. 2.2.2. Phương pháp đánh giá Nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế NVLxuất kho doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây: * Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng Nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân của Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. = Trị giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá bình quân Trong đó, đơn giá bình quân tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: = Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh huởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn trước lần nhập đó +Giá thực tế NVL lần nhập đó Số lượng thực tế NVL tồn trước lần nhập đó + Số lượng NVL lần nhập đó Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập sẽ khắc phục được nhược điểm của phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Cách 3: = Đơn giá bình quân Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ có ưu đểm khối lượng tính toán ít nhưng có nhược điểm của phương pháp này là nếu giá cả trong kỳ của NVL có biến động thì phương pháp này không chính xác nữa, sẽ có lúc giá trị còn nhưng số lượng hết và ngược lại * Phương pháp nhập, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá mua thực tế của NVL lần nhập đó để tính làm trị giá mua thực tế cả NVL xuất kho, phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc giá NVL có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những NVL mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp giá NVL có xu hướng tăng. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, NVL được xác định theo theo từng lô và nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của NVL đó. Do vậy, phương pháp thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, sử dụng ít loại NVL hoặc NVL sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. * Phương pháp giá hạch toán Hệ số chênh lệch giá Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế, giá hạch toán sử dụng để hạch toán chi tiết. Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho được xác định như sau: = Trị giá thực tế Trị giá hạch toán NVL xuất kho NVL xuất kho Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kho Hệ số chênh lệch giá = + Trị giá hạch toán NVL Trị giá hạch toán NVL Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ III. Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp xây lắp. 3.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL, thực hiện tốt chức năng của kế toán NVL thì kế toán NVL trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật tư, hàng hóa phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Ghi chép phản ánh chính xác trung thực kịp thời, số lượng và giá thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời, số lượng và giá trị NVL, xuất kho kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL - Phân bổ hợp lý giá trị NVL, sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng, giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu thừa, ứ đọng kém phẩm chất, để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức có thể thiệt hại có thể xảy ra. 3.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Quản lý NVL là công tác không thể thiếu được đối với công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ quản lý cũng khác nhau. Theo đó, Quản lý NVL là quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu: Từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng, cụ thể là: - Trong khâu thu mua: NVL phải đựơc đảm bảo về mặt số lượng, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua, quy cách. Cần phải có quyết định đúng đắn từ đầu trong việc lựa chọn NVL cung cấp, dự đoán những biến động về cung cầu NVL trên thị trường để có biện pháp thích ứng, tối thiểu hóa những ảnh hưởng do giá cả thị trường và nguồn cung cấp tác động. Phải tổ chức hạch toán thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong khâu bảo quản: Phải tổ chức quản lý tốt kho bãi theo đúng chế độ quy định đối với từng loại vật tư tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, kém phẩm chất làm ảnh hưởng tới số lượng, chất lượng sản phẩm sản xuất ra. - Trong khâu dự trữ: Đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức độ dự trữ tối đa, tối thiểu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đựơc bình thường. - Trong khâu sử dụng: Phải tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng NVL một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời. Đặc biệt quan trọng là phải sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí về NVL. Như vậy, việc quản lý tốt NVL từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp. IV. Công tác hạch toán kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp. 4.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 4.1.1. Chứng từ sử dụng. Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/QĐ/CĐKT ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 08-VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) - Hóa đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại tồn cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) .................... Tùy thuộc đặc điểm cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà áp dụng chứng từ cho phù hợp. 4.1.2 Sổ kế toán chi tiết. Tùy thuộc phương pháp hạch toán chi tiết được áp dụng trong các doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Sổ kho hoặc thẻ kho - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các bảng kê nhập, xuất và bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đầy đủ hơn, nhanh hơn và hiệu quả.  4.1.3 Các phương pháp kế toán chi tiết. Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau đây: * Phương pháp thẻ song song (Sơ đồ 1.1) Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết NVL ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về số lượng NVL ở từng kho và ở phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL cả về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. + ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính giá số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. + ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu thủ kho. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (Sơ đồ 1.2) + ở kho: Mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm Nguyên vật liệu như phương thức thể song song. + ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) NVL theo từng kho. Sổ này mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng NVL, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu với số tiền tổng hợp. * Phương pháp ghi sổ số dư (Sơ đồ 1.3) - ở kho: Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ xuất kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. - ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhập chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo theo từng những chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. 4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì đối với hoạt động xây lắp quy định chỉ áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, không áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản sử dụng chủ yếu : TK152, TK153 + T ài khoản 152: “ Nguyên vật liệu ” Tài khoản 152 dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để mở kế toán chi tiết theo từng loại Nguyên vật liệu, phù hợp với các phân loại theo chức năng và tác dụng của Nguyên vật liệu bao gồm: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Thiêt bị xây dựng cơ bản TK 1526: Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4tới từng nhóm thứ NVL tuỳ thuộc tổ chức quản lý tài sản của doanh nghiệp. Ngoài ra quá trình hạch toán kế toán có sử dụng các tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331 + Tài khoản 151:” Hàng mua đi đường ”. Tài khoản 151 dùng để theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,hàng hoámà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả đang gửi kho người bán). Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu Khái quát sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu (Sơ đồ 1.4) V. Hệ thống sổ kế toán sử dụng để hạch toán NVL theo từng hình thức kế toán. Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hệ thống sổ kế toán khác nhau. Hiện nay, theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật Ký Chung; Hình thức kế toán Nhật Ký – Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ; Hình thức kế toán Nhật Ký – Chứng Từ; Hình thức kế toán Máy Vi Tính. Các sơ đồ 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9 Chương ii Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần TƯ VấN & xây dựng PHú XUÂN I. Tổng quan về công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. 1.1. Qúa trình hình thành và phát triển. Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân ( Phú Xuân Trasportation Materials Construction). Trụ sở chính: Đường Phạm Văn Đồng - Cổ Nhuế – Từ Liêm – Hà Nội. Công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân trước đây là Công ty TNHH xây dựng vật tư vận tải Phú Xuân, được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102003699 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 25/10/2001. Ngày 20/12/2006, Công ty được chuyển đổi thành Công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân với tổng vốn điều lệ được xác định là 14,5 tỷ đồng.Cuối năm 2007 vốn điều lệ của công ty được nâng lên thành 30 tỷ đồng. Công ty mở tài khoản tại Ngân hàng đầu tư & phát triển Nông Nghiệp, được sử dụng con dấu riêng theo mãu của nhà nước quy định. 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ. - Tư vấn thiết kế cỏc cụng trỡnh XD : + Lập dự ỏn đầu tư, khảo sỏt thiết kế cỏc CT thuỷ, CT cầu đường bộ + Giỏm sỏt thi cụng xõy dựng cụng trỡnh Thuỷ + Khảo sỏt địa chấn cụng trỡnh, địa chất thuỷ văn; Khảo sỏt trắc địa CT. + Cỏc dịch vụ khỏc. - Thi cụng XD xõy lắp (chiếm phần lớn) + Xõy dựng cụng trỡnh dõn dụng, cụng nghiệp, giao thụng, thuỷ lợi, cụng trỡnh thuỷ cụng + Khoan cọc nhồi cỏc cụng trỡnh cảng đường thuỷ, cỏc nền múng cụng trỡnh cầu đường bộ 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. - Cty CP Tư Vấn & Xõy Dựng Phỳ Xuõn là DN hoạt động trờn cả 2 lĩnh vực: tư vấn thiết kế và xây lắp - Phạm vi hoạt động của cụng ty là trong và mở rộng ra cả nước bạn. - Cụng ty đó trỳng thầu được nhiều cụng trỡnh lớn như: Thi cụng cảng xuất clenker nhà mỏy xi măng Hạ Long; xử lý nền đất yếu nõng cấp mở rộng nhà mỏy đúng tàu Phà Rừng; Gúi thầu số 03 –xõy dựng 3 cầu Tỉnh Lộ 337 - Quảng Ninh 1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất. Trong cùng một thời gian, doanh nghiệp có thể phải triển khai nhiều hợp đồng xây dựng khác nhau trên các địa điểm khác nhau. Do vậy để hoàn thành các yêu cầu của chủ đầu tư theo những hợp đồng xây dựng đã ký kết, với năng lực hiện có, doanh nghiệp đã tổ cức lực lượng lao động thành 4 đội trực thuộc. Điều này đã giúp doanh nghiệp tăng cường được tính cơ động, linh hoạt, gọn nhẹ về mặt trang bị TSCĐ sản xuất, lợi dụng tối đa lực lượng lao động tại chỗ, giảm chi phí vận chuyển đồng thời tránh sự chồng chéo trong xây dựng. 1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ. Do sản phẩm xây dựng là những công trình, hạng mục công trình mang tính đơn chiếc, được sử dụng tại chỗ, thời gian xây dựng dài và chi phí lớn. Do vậy đặc thù của quá trình sản xuất của doang nghiệp là sản phẩm liên tục, phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi công trình đều có thiết kế, dự toán riêng và phân bố rải rác ở các điểm khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các công trình đều tuân theo quy trình công nghệ như sau: - Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc được giao thầu trực tiếp. - Ký hợp đồng kinh tế (xây dựng) với các chủ đầu tư công trình. - Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo sản phẩm là những công trình, hạng mục công trình dưới sự giám sát về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công của chủ đầu tư. - Công trình hoàn thành, bàn giao và thanh quyết toán hoạt động xây dựng với chủ đầu tư. 1.4. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty - Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý (Phụ lục số 01) Cty CP Tư Vấn & Xõy Dựng Phỳ Xuõn gồm cú: 01 giỏm đốc, 03 phú giỏm đốc + Giỏm đốc: Cú trỏch nhiệm điều hành và quản lý mọi hoạt động của Cty. Trực tiếp chỉ huy phú giỏm đốc thực hiện phần việc được phõn cụng. + Phú giỏm đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh tế cựng giỏm đốc và giỏm sỏt mọi hoạt động của cỏc cụng trỡnh xõy dựng. Phú giỏm đốc kỹ thuật Phú giỏm đốc nhõn sự Phú giỏm đốc tư vấn thiết kế Cty có đội ngũ cán bộ công nhân chuyên ngành có năng lực và tay nghề cao với đầy đủ máy móc thiết bị thi công nên đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật thi công công trình. Tổng số cán bộ công nhân viên biên chế chính thức: 166 Trình độ trên đại học: 02 Trình độ đại học: 22 Trong đó: Kỹ sư Cảng đường thuỷ - Công trình biển: 06 Kỹ sư giao thông, cầu đường: 06 Kỹ sư công nghệ thông tin 04 Kỹ sư xây dựng, cơ khí và các chuyên ngành khác: 08 Công nhân, kỹ thuật viên lành nghề: 142 Trên đây là cán bộ công nhân viên từ trình độ trên ĐH đến công nhân kỹ thuật viên lành nghề. Còn riêng công nhân phổ thông hợp đồng dài hạn với công ty đã chiếm hơn 500 người và còn lại là công nhân lành nghề khác hợp đồng dài hạn cung chiếm hơn 200 người. CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG 1. Phũng tổ chức hành chớnh: Có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty thực hiện quản lý tổ chức, quản lý nhân sự, công tác văn phòng. 2. Phũng quản lý thi cụng : Tham mưu cho giỏm đốc về lĩnh vực kế hoạch, kỹ thuật thi cụng xõy lắp. 3. Phũng tài chớnh kế toỏn: Tổ chức công tác hạch toán kế toán của công ty một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đúng với chế độ hiện hành của nhà nước. Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác kế toán cho các đội công trình từ khâu mở sổ sách theo dõi thu chi, hạch toán luân chuyển và bảo quản chứng từ đến khâu cuối cùng; Thực hiện báo cáo tài chính năm, quý, tháng một cách chính xác đầy đủ kịp thời. 4. Phũng kế hoạch : Chủ yếu thực hiện quan hệ đối ngoại, có nhiệm vụ nghiên cứu tìm hiểu, cung cấp cho lãnh đạo những thông tin về thị trường, nhu cầu về sản xuất xây lắp, khai thác khách hàng. Đông thời có trách nhiệm mua, cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công. 5. Phũng quản lý kỹ thuật Giỳp giỏm đốc về quản lý kỹ thuật và chất lượng đối với cụng tỏc tư vấn bao gồm cả lĩnh vực tư vấn giỏm sỏt, cụng tỏc thớ nghiệm của cụng ty. Kiểm tra toàn bộ sản phẩm tư vấn trước khi trỡnh duyệt. 6. Phũng thiết bị vật tư : Giỳp giỏm đốc về cụng tỏc quản lý mỏy múc thiết bị vật tư, xõy dựng phương ỏn quản lý và khai thỏc mỏy múc thiệt bị để cú hiệu quả cao. 7. Phũng thiết kế : Giỳp giỏm đốc làm thiết kế kỹ thuật và lập dự ỏn khả thi cỏc cụng trỡnh một cỏch rừ ràng chớnh xỏc. 1.5. Tình hình tổ chức công tác kế toán. 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán (Phụ lục số 02) Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung từ việc hạch toán bắt đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tết đến việc lậy báo cáo. Nhân viên kế toán được điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng. Kế toán trưởng:(kiêm trưởng phòng kế toán): Kiểm tra, đôn đốc công tác tài chính kế toán tại công ty và các đội sản xuất. Kế toán tổng hợp: Là người có nhiện vụ chịu trách nhiệm về tiền lương, BHXH. BHYT, KPCĐ, cuối kỳ thực hiện tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả và lập các biểu kế toán Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản thu, chi và thanh toán nội bộ, mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi xuất nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu. Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình tăng giảm TSCĐ. Căn cứ vào chứng từ mua các TSCĐ, kế toán ghi sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Kế toán thuế: Là người thực hiện kê khai, theo dõi thuế hàng tháng, và các khoản thuế phải nộp ngân sách. Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi trong quỹ thông qua sổ quỹ 1.5.2. Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định số 15/QD – BTC, thông tư 20/TT – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính do Bộ Tài Chính ban hành, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính - Niên độ kế toán: Được tính theo năn dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Với hình thức kế toán này công ty áp dụng các loại sổ như: + Sổ nhật ký chung + Sổ cái các tài khoản ( 154,621,622,627 ) + Các sổ tổng hợp, sổ thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi chép kế toán của CTy (Phụ lục số 03) - Phương pháp tính thuế GTGT của công ty theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Được đánh giá theo nguyên giá ( giá trị ban đầu) và giá trị còn lại. + Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao theo đường thẳng - Kỳ lập báo cáo: Theo quý. 1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 15 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Kế toán NVL tại tại công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho tại công ty. - Tài khoản 152: Nguyên liệu - vật liệu: Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá trị thực tế. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết cho từng loại vật tư tùy theo yêu cầu quản lý của công ty. - Tài khoản 331: Phải trả người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán về các vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK111, TK112, TK141, TK128, TK621, TK 627, TK222, TK641, TK642, ... 1.5.4. Tổ chức lập báo cáo tài chính Hiện nay công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân đang áp dụng báo cáo bắt buộc ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính là báo cáo định kỳ phải lập theo quy định trong chế độ báo báo kế toán và lập theo mẫu quy định, lập và nộp theo đúng địa chỉ và thời hạn quy định nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý vĩ mô, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế, cũng như phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị. Báo cáo tài chính bắt buộc gồm: * Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01- DNN) * Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B02- DNN) * Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03- DNN) * Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09- DNN) 1.5.5 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán. Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Phú Xuân sử dụng các chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập – xuất – tồn kho NVL đều được lập chứng từ đầy đủ. Đối với kế toán NVL, chứng từ và sổ kế toán sử dụng: - Hoá đơn mua bán vật tư - Hóa đơn GTGT - Hoá đơn vận chuyển - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Bảng kê nhập, xuất, tồn - Thẻ kho - Sổ chi tiết NVL. - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152. 1.6. Một số chỉ tiêu kinh tế của Cty đã đạt được trong 2 năm gần đây. Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu BH & CCDV 75.577.145.410 101.736.572.061 Các khoản giảm trừ - - Doanh thu thuần 75.577.145.410 101.736.572.061 Giá vốn 62.692.527.192 90.994.482.734 Lợi nhuận gộp 12.884.618.280 10.742.089.327 Chi phí bán hàng 118.551.622 240.405.398 Chi phí quản lý DN 6.373.212.978 4.792.865.323 Nhận xét: Trong 2 năm 2006 – 2007: - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty có tăng nhưng lợi nhuận gộp lại giảm do yếu tố giá vốn hàng bán tăng nhanh và mức tăng nhiều hơn so với mức tăng của doanh thu. Điều này cho they ngày XDCB đang gặp phải những khó khăn về giá cả VLXD tăng. - Chi phí bán hàng tăng không đáng kể, nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp giảm được rất nhiều (~ 6,373 – 4,792 = 1,581 tỷ)=> Khâu quản lý hoạt động có hiệu quả. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2007 (phụ lục 04) II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Chi phí về nguyên vật liệu tại Cty CP Tư Vấn & Xây Dựng Phú Xuân chiếm tới 60% đến 75% giá trị dự toán công trình. Trong xây dựng NVL được sử dụng phong phú và đa dạng. Các đội xây dựng ở công ty được phép thu mua vật tư phục vụ cho công việc xây lắp của từng đội nên những kho bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay tại công trình. Hàng tháng, hàng quý thống kê đội, thủ kho kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa thiếu trong tháng, trong quý. Việc hạch toán, đối chiếu ghi sổ NVL được kế toán NVL thực hiện với thủ kho. Chính vì đặc điểm NVL trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản vật tư yêu cầu phải sạch sẽ, thoáng mát, không ẩm ướt như: Đối với các loại nguyên vật liệu như Xi Măng cần để nơi khô ráo, che đậy cẩn thận để hạn chế hư hỏng.sắt. Đối với Sắt, Thép là những loại rất dễ bị rỉ nên cần phải bảo quản những nơi khô thoáng, tránh ẩm ướt. 2.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu Tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và chiếm đại đa số chi phí trong giá thành sản phẩm. Do vậy, NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định đến mặt chất lượng sản phẩm. Chính vì thế, công tác quản lý NVL tại công ty được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu sao cho NVL phải đảm bảo được chất lượng, đúng quy cách, chủng loại, giảm mức tiêu hao NVL, đáp ứng yêu cầu, giá thành hạ, sản phẩm sản xuất tăng, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của xã hội, đẩy mạnh sức cạnh tranh trên thị trường của công ty. Công ty quản lý NVL ở từng kho của từng đội. Việc chịu trách nhiệm bảo quản và sắp xếp nhập kho NVL là thủ kho của từng đội. Theo định kỳ thủ kho phải sắp xếp lại NVL để phát hiện các trường hợp NVL có được bảo quản tốt hay không, thứ tự sắp xếp đã hợp lý chưa. Ngày 31/12 hàng năm Công ty tiến hành kiểm kê số NVL tồn kho của toàn công ty. Công tác kiểm kê do phòng kế hoạch, kế toán, thủ kho của các đội kết hợp tiến hành. * Khâu thu mua: NVL thường xuyên biến động khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành cung ứng NVL đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất. Vì thế, khi thu mua NVL doanh nghiệp tiến hành quản lý về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại đáp ứng yêu cầu của sản xuất và giá cả mua NVL phải phù hợp với thị trường thông qua hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm vật tư, ... * Khâu bảo quản: Công tác bảo vệ NVL trong kho của công ty thực hiện hiệu quả, đảm bảo chất lượng, NVL không bị mất mát, thiếu hụt gây ảnh hưởng tới tiến trình sản xuất của công ty. * Khâu dự trữ: Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty vật liệu có trọng lượng nặng, vì thế kế toán phải xác định rõ mức dự trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu chính xác phục vụ cho từng công trình luôn được hoàn thành đúng kế hoạch tác động tích cực tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tránh hiện tượng thừa phải vận chuyển đi công trình khác. * Khâu sử dụng: Công ty có định mức NVL tiêu hao, do đó việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý NVL nhằm hạ giá thành sản phẩm gặp nhiều thuận lợi. Bên cạnh đó công ty lại hoàn thành tốt công tác tổ chức ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng NVL một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và luôn khuyến khích, khen thưởng những sáng kiến hay nhằm cải tiến sử dụng tiết kiệm, hiệu quả tận dụng phế liệu, ngăn ngừa tình trạng lãng phí và mất mát NVL. 2.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 2.3.1. Phân loại * Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong số NVL của doanh nghiệp, tham gia trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm và hình thái của nó thay đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất để tạo thành sản phẩm mới. Tại công ty thì NVL chính bao gồm: Xi măng, sắt, thép, nhựa đường, gạch, cát, đá * Vật liệu phụ: Là các loại vật tư được sử dụng làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ công quản lý sản xuất như: ve, sơn, các chất phụ gia khác, ... * Nhiên liệu: Được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: Xăng, dầu bôi trơn máy, dầu diêzen, than, ... * Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Bánh xe, ốc vít, ... * Vật liệu khác là các loại vật tư không được xếp vào các loại kể trên là các loại vật tư do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh toán tài sản cố định. 2.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu * Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng phú xuân thì NVL dùng trong quá trình sản xuất đều mua ngoài, vì thế trị giá thực tế NVL nhập kho được tính toán đối với NVL nhập kho do mua ngoài như sau: Trị giá thực Trị giá mua Chi phí vận Chiết khấu thương mại, tế NVL = ghi theo + chuyển bốc - giảm giá hàng mua, nhập kho hoá đơn dỡ (nếu có) hàng mua trả lại Ví dụ: Ngày 03/01/2007 Công ty nhập kho 50 tấn xi măng và 5000 viên gạch xây 2 lỗ của Công ty TNHH Huyên Thảo (mua tại chân công trình xây dựng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã tính trong đơn giá). Trong đó: * Xi măng: Đơn giá nhập 760.363đ/tấn Vậy trị giá nhập xi măng là: 760.363đ/tấn 50 = 38.018.150 (đồng). * Gạch xây 2 lỗ A1: Đơn giá nhập 350,080đ/viên Vậy trị giá nhập gạch là: 350,080đ/viên 5000 = 1.750.400(đồng). Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá mua NVL tính theo hóa đơn không bao gồm thuế GTGT. * Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Công ty sử dụng phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này doanh nghiệp phải theo dõi, quản lý từng lô hàng và hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đơn giá thực tế xuất kho = Đơn giá nhập kho Cụ thể: Xuất kho 30 tấn xi măng và 5500 viên gạch đã nhập ở trên (trong đó có 500 viên gạch với đơn giá 350,080đ dư ở đầu tháng, ta có: Trị giá thực tế Xi măng xuất kho là 760363 đ/tấn 30 = 22.810.890 (đồng) Trị giá thực tế gạch xây 2 lỗ là 350,080 đ/ viên 5500 viên = 1.925.440(đồng). * Công tác xây dựng hạn mức vật tư tiêu dùng cho từng công trình. Trong quá trình đấu thầu thì hạn mức vật tư có ý nghĩa quan trọng. Hạn mức vật tư được lập riêng cho từng công trình, nhưng phải được tính toán sao cho chi phia vật tư để hoàn thành công trình đó là ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng mỹ quan tính khả thi của công trình vì đây là điều kiện để trúng thầu. Khi trúng thầu công ty mới căn cứ vào hạn mức vật tư để tính toán lại hạn mức vật tư rồi giám đốc ủy quyền cho một hoặc một số đội đi thu mua NVL để tiến hành thi công công trình. Hạn mức vật tư được phòng kế hoạch kỹ thuật lập khi có giấy (hồ sơ) mời thầu của bên gọi thầu (Bên A). Ví dụ: Hạn mức tổng hợp vật tư công trình UBND huyện Thạch Thất (Biểu 2.2) 2.4. Kế toán nghiệp vụ mua NVL và thủ tục nhập – xuất kho NVL 2.4.1. Kế toán nghiệp vụ mua và thủ tục nhập NVL Công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân nhập NVL dựa trên hạn mức sử dụng NVL cho từng công trình. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và khối lượng thực tế nhận được, ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra hàng về chất lượng, quy cách, mẫu mã để lập phiếu kiểm nghiệm và quyết định chấp nhận hàng hay không chấp nhận. Nếu kiểm nghiệm phát hiện thấy một số NVL mua về không đúng chủng loại, chất lượng, thiếu hụt thì ghi vào biên bản kiểm nghiệm số NVL đó, thủ kho không nhập kho và báo cáo chờ sự giải quyết của đội trưởng đội công trình và giám đốc. Nếu chấp nhận thì kế toán vật tư lập phiếu nhập kho và ghi thành 2 liên + Liên 01: Lưu + Liên 02 : Thủ kho giữ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán Cụ thể: Trong tháng 01/2007, công ty CP Tư Vấn & Xây Dựng Phú Xuân mua Xi măng bao Nghi Sơn, gạch xây 2 lỗ A1 của công ty TNHH Huyên Thảo để phục vụ cho sản xuất. Ngày 03/01/2007 khi mua đến công ty thì đồng thời nhận được hoá đơn GTGT. Hợp đồng mua bán vật tư, Biểu 2.3, Biểu 2.4, Biểu 2.5 Đối với trường hợp ngày 14/01/2007 công ty Cổ Phần Tư Vấn & Xây Dựng Phú Xuân mua gạch xây 2 lỗ A1 và Thép 12 của công ty thương mại Hoàng Anh để phục vụ sản xuất kinh doanh. Ngày 14/01/2007 công ty nhận được cung các hoá đơn Hợp đồng mua bán vật tư, Biểu 2.6, Biểu 2.7, Biểu 2.8, Biểu 2.9, Phiếu chi (ngày 31/01/2007) 2.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu công ty mua ngoài dùng trong sản xuất. Sau khi đã xây dựng được hạn mức vật tư và đã thu mua được NVL, khi tiến hành thi công công trình thì các đội gửi giấy yêu cầu xuất vật tư cho Giám đốc ký duyệt. Giám đốc ký xong chuyển lệnh cấp vật tư cho phòng kế hoạch xem có phù hợp với hạn mức vật tư và tiến độ thi công không. Sau đó chuyển tới phòng kế toán để lập phiếu xuất kho (với NVL còn trong kho) hoặc cử người tiếp tục đi mua vật tư về (với NVL trong kho không còn). Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ vật tư, ghi ngày, tháng, năm xuất khi và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Phiếu xuất khi gồm 03 liên như sau: - Liên 01: Lưu ở gốc - Liên 02: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư ghi vào cột 3, 4 và vào sổ kế toán. - Liên 03: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Biểu 2.10, Biểu 2.11, Biểu 2.12, Biểu 2.13, Biểu 2.14, Biểu 2.15 Như vậy các thủ tục nhập và xuất kho đều căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế, các đội sản xuất viết phiếu yêu cầu xuất vật tư và khi được sự phê duyệt của giám đốc thì tiến hành lập kế hoạch sử dụng vật tư đó trong sản xuất. 2.5. Kế toán chi tiết NVL tại Cty CP Tư Vấn & Xây Dựng Phú Xuân 2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng. - Phiếu nhập kho: Biểu 2.5; Biểu 2.9. - Phiếu kiểm nghiệm vật tư: Biểu 2.4; Biểu 2.8. - Phiếu xuất kho: Biểu 2.12; Biểu 2.15. 2.5.2. Phương pháp hạch toán chi tiết Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của Cty CP Tư Vấn & Xây Dựng Phú Xuân theo phương pháp thẻ song song được thể hiện qua sơ đồ (Phụ lục 05) * ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu sau khi xếp phân loại thủ kho tiến hành ghi sổ kho để theo dõi chi tiêu số lượng. Thủ kho mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu thông qua sổ kho. Cuối tháng thủ kho đối chiếu toàn bộ chứng từ nhập- xuất- tồn với phòng kế toán. Biểu 2.16, Biểu 2.17, Biểu 2.18 * ở phòng kế toán: Kế toán NVL sử dụng sổ theo dõi chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL theo số lượng và giá trị, hàng ngày kế toán nhận chứng từ nhập - xuất - tồn sau đó ghi sổ các chứng từ nhập - xuất - tồn kho NVL. 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại công ty cổ phần xây dựng Phú Xuân, NVL mua ngoài và dùng cho sản xuất. Sổ kế toán sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ Để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn NVL, kế toán sử dụng các sổ sau: * Bảng kê nguyên vật liệu * Chứng từ ghi sổ * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ * Sổ cái tài khoản. - Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc kế toán vào bảng kê NVL, căn cứ vào bảng kê NVL, cuối tháng lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. 2.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Bảng kê tổng hợp nhập được lập cho tất cả NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế bằng bút toán: Nợ TK152 Có TK liên quan Khi lập bảng này, kế toán tổng hợp phải phải căn cứ vào các phiếu nhập NVL, dùng hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản bằng tiền gửi ngân hàng. Mỗi một khoản chi khác nhau với hình thức thanh toán khác nhau, kế toán tổng hợp riêng để lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ kèm theo số lượng tổng hợp mỗi tháng của NVL. (Biểu 2.22, Biểu 2.23) 2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp xuất NVL cũng tương tự đối với phần kế toán tổng hợp nhập NVL và được tiến hành dựa trên bảng kê tổng hợp xuất NVL: Nợ TK: liên quan Có TK 152( chi tiết) Căn cứ vào phiếu xuất và mục đích sử dụng của từng loại NVL Kế toán vào bảng kê hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó lập chứng từ ghi sổ. Trên chứng từ ghi sổ phải thể hiện được rõ mục đích xuất vật liệu, sau đó lập đăng ký chứng từ ghi sổ, cụ thể như sau: (Biểu 2.24, Biểu 2.25, Biểu 2.26, Biểu 2.27) 2.7. Nhận xét chung về công tác kế toán NVL tại công ty cổphần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. Qua quá trình nghiên cứu viết khoá luận tốt nghiệp tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét, đánh giá theo sự hiểu biết của bản thân về công tác quản lý và hạch toán như sau: 2.7.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công ty về mọi mặt như: Chất lượng công trình xây dựng, trình độ tay nghề đạt tiêu chuẩn của cán bộ công nhân viên trong công ty... thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng của công ty cũng dần dần được hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường. Hiện tại công ty đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là hình thức phù hợp với đặc điểm của công ty và tạo điều kiện áp dụng cho việc sử dụng kế toán máy. Phòng tài chính được trang bị hệ thống máy tính đầy đủ hiện đại giúp cho nhân viên kế toán giảm bớt được khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian, nâng cao tính chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin, đồng thời lại dễ kiểm tra, sửa chữa. Công ty đang trong quá trình tiến hành áp dụng kế toán máy do đó tạo điều kiên thuận lợi cho công tác kế toán, đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của công ty. Trong quá trình thực hiện công tác quản lý và hạch toán NVL, công ty thực hiện tốt các chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành như sử dụng đúng mẫu sổ theo quy định, việc hạch toán theo đúng chế độ, ... nhưng bên cạnh đó cũng còn một số hạn chế. ở công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân, NVL do mua ngoài, trong cơ chế hiện nay, việc mua bán vật tư dễ dàng thuận lợi. Đối với một đơn vị như Công ty cổ phần xây dựng Phú Xuân thì đặc điểm nổi bật của NVL là tính phong phú, đa dạng, nhiều chủng loại và có giá trị lớn, nhỏ khác nhau do đó trong công tác quản lý và hạch toán thì phân loại vật liệu có ý nghĩa rất lớn. Quản lý NVL phải quản lý tốt ở tất cả các khâu, cụ thể: * Trong công tác quản lý: - Khâu thu mua : + Việc thu mua nguyên vật liệu kịp thời, luôn đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu của các đội xây dựng. + Công ty dự đoán được những biến động giá cả, cung cầu trên thị trường về Nguyên vật liệu nên đã tối thiểu hóa những ảnh hưởng do giá cả thị trường và nguồn cung cấp tác động. + Chất lượng, số lượng, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua, quy cách nguyên vật liệu mua vào đảm bảo phù hợp với công trình xây dựng và hợp lý với thị trường cung cấp. - Khâu bảo quản : Công ty đã phân loại NVL thành các loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế... đã bao quát được NVL theo từng nội dung kinh tế. Nhờ cách phân loại này mà công ty xây dựng hệ thống tài khoản cấp hai của (TK 152). Nhờ đó việc quản lý được dễ dàng và thuận lợi theo từng thứ nguyên vật liệu. - Trong công tác dự trữ : Công ty đã dự trữ nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời, đầy đủ cho công trình xây dựng luôn được tiếp tục. - Trong công tác sử dụng : + Công ty có định mức nguyên vật liệu tiêu hao nên sử dụng tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả nguyên vật liệu. + Nguyên vật liệu được sử dụng đúng mục đích * Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu tại công ty, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên chính xác về tình hình biến động nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Các thủ tục nhập - xuất kho tương đối chặt chẽ, NVL mua vào đều được kiểm nghiệm và chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ nên việc xuất kho nguyên vật liệu cũng như ghi chép kế toán thuận lợi. Công ty áp dụng đúng theo chế độ mới về hạch toán nguyên vật liệu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính * Việc định khoản kế toán: Kế toán công ty đã định khoản các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng chế độ kế toán quy định theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính * Hình thức tổ chức công tác kế toán: Hiện tại công ty đang thực hiện việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung giúp công ty chỉ đạo kịp thời, số liệu kế toán được tập trung đảm bảo thuận tiện cho việc hạch toán và làm báo cáo quyết toán. - Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, với đội ngũ nhân viên kế toán được đào tạo vững vàng về mặt nghiệp vụ. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, các mẫu sổ kế toán theo quy định của Nhà nước ban hành, nắm bắt và áp dụng các chế độ kế toán mới kịp thời. - Việc vận dụng chứng từ được ghi chép đầy đủ theo đúng nội dung và quy định của Nhà nước, lập và luân chuyển chứng từ được quy định một cách rõ ràng đúng quy định giúp cho nhân viên kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. - Công tác hạch toán NVL tại Công ty được theo dõi khá sát sao theo từng kho NVL như: Kho NVL chính, kho NVL phụ và hạch toán theo đúng chế độ mới ban hành theo . Việc theo dõi đối chiếu tính toán lượng NVL nhập, xuất, tồn cũng như giá NVL được theo dõi khá chặt chẽ, chi tiết. 2.7.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. * Thứ nhất: Công tác bảo đảm chất lượng NVL trong kho của công ty chưa được tốt vì kho chứa đựng NVL chưa thực sự phù hợp với từng thứ NVL, và cơ sở vật chất của các kho không đảm bảo có thể gây mất mát mặc dù vẫn được giám sát theo dõi thường xuyên, gây khó khăn khi xuất NVL tiếp tục xây dựng công trình. * Thứ hai: Công ty chưa lập bảng Phân bổ NVL, do vậy ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, đối chiếu, tính kịp thời của kế toán, yêu cầu của quản trị doanh nghiệp. * Thứ ba: Công ty chưa lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho NVL cuối tháng gây khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu khớp đúng. * Thứ tư: Hiện tại với trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán của Công ty nhưng vẫn chưa áp dụng tiến bộ khoa học đưa hệ thống máy tính, đặc biệt là phần mềm kế toán vào quản lý và hạch toán kế toán một cách kịp thời. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng phú xuân I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. Tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của công ty, ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng công trình xây dựng và giá thành sản phẩm. Chỉ cần một biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu của doanh nghiệp như: Doanh thu, lợi nhuận, giá thành sản phẩm....Từ đó, ảnh hưởng sâu sắc tới khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường trong nước. Trong khi đó, nước ta gia nhập WTO (tổ chức thương mại quốc tế ) đã tạo ra một môi trường cạnh tranh gay gắt luôn có sự đào thải. Do vậy, muốn tồn tại, đứng vững trên thị trường, nâng cao uy tín và không ngừng phát triển thì công ty luôn luôn phải tăng chất lượng của công trình, đồng thời phải giảm giá thành sản phẩm, và có nhiều phương thức khác như: Quảng cáo,... và quan trọng nhất đó là hạ giá thành và chất lượng công trình tốt. Chính vì thế, quản lý NVL sao cho tiết kiệm, hiệu quả; Công tác hạch toán NVL sao cho chính xác, đầy đủ, kịp thời là một điều kiện quan trọng hàng đầu để đạt được điều đó. Mặt khác, với xu thế phát triển của thế giới thì việc quản lý, hạch toán NVL đúng chế độ ban hành áp dụng sao cho hợp lý với tình hình và điều kiện của công ty là rất cần thiết nhằm nâng cao vị thế của công ty trong nước, nhưng công ty còn một số tồn tại đó là kho chứa NVL bảo quản chưa tốt, chưa đảm bảo chất lượng; Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL; Chưa lập bảng phân bổ nguyên vật liệu; Công ty chưa ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật là dùng phần mềm kế toán. Chính vì thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp công ty không ngừng phát triển lành mạnh là thực sự cần thiết. II. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liêu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. Công ty cần xem xét tình hình và điều kiện thực tế của công ty, chế độ kế toán mới ban hành phải được cập nhập thường xuyên để có giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty đáp ứng với yêu cầu quản lý của công ty. Để khắc phục những tồn tại của công ty theo tôi cần: - Đào tạo nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận trong công ty. - Phải tổ chức hệ thống kho tàng phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty để bảo quản nguyên vật liệu thực sự hợp lý và có hiệu quả. - Công ty cần phải lập bảng phân bổ NVL, và bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho NVL. III. Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân. * Thứ nhất: Công ty cần xây dựng kho chứa NVL thực sự phù hợp với từng loại NVL, phù hợp với thời tiết, địa bàn từng công trình xây dựng. Cần tách riêng kho chứa NVL chính và phụ nhằm tránh tình trạng vật liệu phụ hư hỏng có thể ảnh hưởng lây lan làm giảm chất lượng của NVL chính. Chẳng hạn, kho chứa NVL cho sắt, thép, xi măng phải là những nơi khô ráo, tránh tình trạng ẩm ướt làm cho sắt, thép gỉ, xi măng khô cứng không đảm bảo chất lượng gây ảnh hưởng tới tiến độ thi công công trình. Mặt khác, khi tiến hành thi công công trình các đội cần phải kết hợp với bên giao thầu tìm địa điểm lưu trữ thuận lợi cho NVL; Cần phải tạo mối quan hệ tốt và phối hợp hiệu quả với địa phương có công trình của công ty đang xây dựng nhằm bảo đảm việc quản lý NVL an toàn. * Thứ hai: Hàng quý kế toán cần phải lập bảng phân bổ nguyên vật theo mẫu sau: Biểu 3.1: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Căn cứ vào số liệu thực tế ở các chứng từ xuất kho NVL đã được phân loại cụ thể cho từng đối tượng sử dụng, đồng thời kết hợp với số liệu ở các sổ kế toán chi tiết và bảng kê xuất NVL để vào bảng phân bổ nguyên vật liệu theo mẫu trên. Mục đích của việc lập Bảng phân bổ này là giúp công ty hạch toán chính xác chi phí NVL đã sử dụng cho từng công trình, mục đích tính giá thành cho từng đội, toàn công ty được thuận lợi và chính xác, đồng thời so sánh giá trị thực tế với dự toán về từng loại chi phí để có biện pháp điều chỉnh thích hợp khi có sự chênh lệch không hợp lý. * Thứ ba: Cuối tháng kế toán cần tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất -Tồn kho nguyên vật liệu. Vì bảng này ghi tổng hợp cả chỉ tiêu số lượng và giá trị từng NVL sẽ thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý việc nhập – xuất – tồn từng loại NVL, và cũng là căn cứ đánh giá quan trọng thực tế sử dụng NVL so với dự toán, để từ đó có giải pháp hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả NVL. * Thứ tư: Công ty nên cài đặt phần mềm kế toán áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với đăc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý của công ty để quản lý và hạch toán chính xác, nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế chung phục vụ tốt cho việc tính giá thành và cung cấp thông tin bổ ích cho việc ra quyết định cho hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Việc cài đặt phần mềm vi tính sẽ giảm đáng kể khối lượng ghi chép, đảm bảo tính chính xác và xử lý thông tin kịp thời. Từ đó, giúp Công ty ngày càng ổn định và đứng vững trên thị trường. Kết luận Qua thời gian nghiên cứu thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần tư vấn & xây dựng Phú Xuân tôi nhận thấy, trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt cùng quy luật đào thải khắc nghiệt, các doanh nghiệp thành công hay thất bại tuỳ thuộc vào nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó quản lý và hạch toán NVL là một trong những nguyên nhân quan trọng. Vai trò của kế toán NVL không chỉ giúp cho các doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị nhập, xuất, tồn NVL mà còn thông qua việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp, sử dụng NVL để có biện pháp hữu hiệu trong quản lý NVL từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí NVL gây thiệt hại tài sản của công ty nhằm tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm góp phần đẩy mạnh tích luỹ cho doanh nghiệp. Tại công ty, công tác kế toán NVL có vị trí quan trọng nhất định. Quản lý và hạch toán NVL là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình để có những quyết định chính xác, kịp thời trong quá trình xây dựng các công trình. Việc hạch toán NVL theo đúng chế độ kế toán mới tạo thuận lợi cho công ty phát triển cùng nhịp phát triển của thời đại. Nhưng bên cạnh đó công tác quản lý NVL đang còn một số hạn chế. Vì thế, công ty cần khắc phục nhanh chóng tình trạng này với những giải pháp đã đặt ra ở trên để có thể không ngừng phát triển toàn diện. Với thực tế và đề tài nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết đã học đã giúp tôi củng cố và nắm vững kiến thức hơn, đồng thời tôi có một số ý kiến với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. Những ý kiến trên tuỳ theo trường hợp mà công ty có thể xen xét vận dụng. Hoàn thành đề tài nghiên cứu khoá luận này là cả một sự cố gắng lỗ lực của bản thân và nhờ có sự giúp đỡ tân tình của nhân viên công ty đặc biệt là nhân viên phòng kế toán, sự chỉ bảo tận tình của thầy Trịnh Đình Khải. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, tháng 8 năm 2008 Sinh viên : hồ thị tú Mục lục