Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện qui trình nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị tại Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá - Bộ Thương mại

/ TM- TCCB ngày 10/03/1995 của Bộ Thương Mại, về việc hợp nhất Văn phòng Tổng công ty Bách hóa, Công ty Văn hóa phẩm, Công ty Bách hóa Văn Điển, Công ty Bách hóa Hải Phòng thành Công ty Bách hóa I trực thuộc Bộ Thương Mại. Từ đây Công ty đã mở rộng thêm các ngành kinh doanh mới như kinh doanh Thuốc lá, nguyên liệu sản xuất thuốc lá, kinh doanh tài chính, kinh doanh cầm cố, kinh doanh bất động sản, xây dựng và kinh doanh nhà, siêu thị, khách sạn, kinh doanh xuất - nhập khẩu. - Ngày 19 tháng 8 năm 2004 theo giấy phép kinh doanh số 0103005116 do sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp đã thành Công ty Cổ phần Tổng Bách hóa. Trong thời gian này Nhà nước đang tiến hành cải cách hình thức quản lý kinh doanh của các Doanh nghiệp Nhà nước. Khối doanh nghiệp nhà nước đã đựơc sắp xếp lại và cần phải đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý của các Doanh nghiệp Nhà nước sang hình thức Cổ phần hóa và một số hình thức khác. Hiện nay Công ty Cổ phần Tổng Bách hóa có Trụ sở : 38 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà nội. Điện thoại : 04- 8456986 Fax: 04- 8452997 Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng). Tài khoản số : 43110102117 Chi nhánh NH No & PTNT Thanh Trì-Hà Nội Diện tích đất : 62.155 m2 Diện tích văn phòng: 3.748 m2 Diện tích kho, xưởng sản xuất: 30.001 m2 + Tại Hà nội: 26.001 m2 + Tại Hải phòng: 4.000 m2 Tổng số cán bộ công nhân viên: 207 người 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng của các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận của Công ty. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất lớn vào tính hợp lý trong việc tổ chức bộ máy quản lý, một trong những nhân tố quan trọng để một cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả là việc sắp xếp bố trí công nhân viên trong cơ cấu tổ chức phù hợp với năng lực và sở trường của họ. Công ty Cổ phần Tổng Bách hóa là một công ty cổ phần cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty phải theo mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần. Cơ cấu Bộ máy tổ chức của Công ty được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây. Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG TỔ CHỨC HC PHÒNG KẾ TOÁN TC PHÒNG ĐT KD T.CHÍNH PHÒNG KD KHO ĐT XÂY DỰNG PHÒNG KD TỔNG HỢP I PHÒNG KD TỔNG HỢP II T. TÂM KD TỔNG HỢP T. TÂM KD THUỐC LÁ T. TÂM VĂN HOÁ PHẨM TRUNG TÂM BÁCH HOÁ TỔNG KHO 6 TỔNG KHO HẢI PHÒNG CHI NHÁNH TBH HẢI PHÒNG CHI NHÁNH TBH TP. HCM CỬA HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM I CỬA HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM II BAN KIỂM SOÁT \ Nguồn: Phòng Hành chính Tổng hợp Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo, quản lý Quan hệ kiểm soát Quan hệ hợp tác, nghiệp vụ Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá gồm các bộ phận sau: Đại hội cổ đông Đại hội cổ đông là bộ phận đứng đầu Công ty, được họp thường niêm mỗi năm một lần bao gồm các Cổ đông của Công ty nhằm đánh giá tổng kết kết quả hoạt động của Công ty, bàn bạc và đưa ra những phương hướng phát triển Công ty, bổ nhiệm các vị trí trong hội đồng quản trị. Đại hội cổ đông có quan hệ quản lý đối với Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của Công ty và các phòng ban của Công ty. Hội đồng quản trị Bao gồm 05 người, đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị đưa ra những phương hướng, mục tiêu chiến lược cho công ty cũng như quyết định những chiến lược phát triển của Công ty. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ bổ nhiệm Ban Tổng giám đốc, bổ nhiệm chức Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc của Công ty. Ban Kiểm Soát Ban kiểm soát là do Đại hội cổ đông lập ra gồm 03 người. Ban kiểm soát Có chức năng nhiệm kiểm soát, giám sát các hoạt động của tất cả các phòng ban, các đơn vị trực thuộc của Công ty kể cả Hội đồng quản trị. Ban Tổng giám đốc Ban Tổng giám đốc gồm có 02 người do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Ban Tổng giám đốc điều hành quản lý tất cả các phòng ban và các trung tâm, đơn vị trực thuộc Công ty. Ban Tổng giám đốc quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hội đồng quản trị của Công ty và Nhà nước về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, về bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Các phòng ban chức năng, Công ty có 6 phòng chức năng. Phòng tổ chức hành chính Có chức năng nhiệm vụ giúp Ban Tổng giám đốc về tổ chức quản lý, nhân sự, lao động tiền lương và chế độ, khen thưởng và kỷ luật, bảo quản hồ sơ cán bộ công nhân viên. Phòng kế toán tài chính Có chức năng nhiệm vụ giúp Ban Tổng giám đốc về công tác kế toán tài chính của Công ty, quản lý nguồn vốn, hàng hóa, tài sản của Công ty, thực hiện các công tác tín dụng, cân đối thu chi, thanh quyết toán đối với khách hàng và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Tham gia xây dựng giá bán hàng thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo tìa chính theo chế độ của luật kế toán. Phòng Đầu tư kinh doanh tài chính Có chức năng nhiệm vụ là đầu tư kinh doanh tài chính, giúp Ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh tài chính của Công ty. Phòng kinh doanh kho đầu tư xây dựng Tổ chức tiếp nhận hàng nhập, xuất kho hợp lý, tổ chức bảo quản hàng nhập kho, vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng với khách hàng, tổ chức thuê đất xây dựng kho, cho thuê kho, Phòng kinh doanh tổng hợp I Có chức năng nhiệm vụ tổ chức kinh doanh thương mại tại thị trường trong nước, nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ chào hàng, tìm hiểu nắm bắt nhu cầu khách hàng, kinh doanh kho cận liên doanh, liên kết, đàm phán với khách hàng ký kết hợp đồng trong phạm vi cho phép. Phòng kinh doanh tổng hợp II Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước, khai thác nguồn hàng xuất, nhập khẩu. Trực tiếp thực hiện xuất và nhập khẩu hoặc ủy thác xuất nhập khẩu đối với hàng hóa theo quy định của Công ty, tổ chức bán hàng hóa nội địa, dịch vụ theo quy định của Công ty. Sáu phòng ban chức năng này điều chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp từ Ban Tổng giám đốc và chịu sự kiểm soát của Ban kiểm soát. Trong đó phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính, phòng đầu tư kinh doanh tài chính, phòng kinh doanh kho đàu tư xây dựng có mối quan hệ hợp tác, nghiệp vụ với nhau. Các đơn vị trực thuộc, Công ty có 8 đơn vị trực thuộc. Trung tâm bách hóa Trụ sở : 15 Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội. Trung tâm kinh doanh thuốc lá Trụ sở: 23b Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà nội Trung tâm kinh doanh Tổng hợp Trụ sở: 38 Phan Đình Phùng – Ba Đình – Hà nội Trung tâm văn hóa phẩm Trụ sở: 15 Bích Câu - Đống Đa – Hà nội. Chi nhánh Hải Phòng Trụ sở: 23 Điện Biên Phủ - Ngô Quyền - Hải Phòng. Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Trụ sở: 241 Cách mạng tháng tám - Quận 3 – TPHCM. Tổng kho 6 Trụ sở: Thị trấn Văn Điển – Thanh Trì – Hà nội. Trạm kho Hải Phòng Trụ sở: Nam Sơn – An Dương – TP Hải Phòng. Các đơn vị trực thuộc này có quan hệ hợp tác nghiệp vụ với nhau. Mỗi đơn vị trực thuộc chuyên kinh doanh một số mặt hàng, đồng thời kinh doanh tổng hợp tất cả các ngành hàng Công ty có chức năng kinh doanh. 2.1.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự Cơ cấu nhân sự của Công ty được phân theo giới, trình độ học vấn, độ tuổi được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1: Bảng cơ cấu nhân sự của Công ty Chỉ tiêu Số lượng ( người) Tỷ trọng (%) Tổng số CBCNV 207 100 Phân loại theo giới: - Nữ 120 58 - Nam 87 42 Phân loại theo trình độ: - Thạc sĩ 2 0,96 - Đại học 68 32,85 - Cao đẳng, trung cấp 39 18,84 - Lao động phổ thông 98 47,35 Phân loại theo tuổi: - Tuổi 30 - 40 70 33,8 - Tuổi 41 - 50 100 48,3 - Tuổi 51 - 55 37 17,9 Nguồn: phòng hành chính tổng hợp năm 2005 Từ bảng trên cho thấy rằng tỷ trọng lao động là nữ giới lớn hơn nam giới nhưng không lớn. Cụ thể tỷ lệ nữ giới chiếm 58%, nam giới chiếm 42%. Về trình độ học vấn, số công nhân viên có trình độ từ đại học trở lên chiếm trên 33% , cao đẳng và trung cấp chiếm 18,84%, lao động phổ thông chiếm 47,35%. Cho thấy số lượng lao động phổ thông của Công ty tương đối cao. Về độ tuổi, chủ yếu là độ tuổi từ 41- 50 chiếm 48,3% trong tổng số lao động của Công ty. Độ tuổi từ 30-40 chiếm khoảng 33,8%, đây lực lượng lao động trẻ năng động, có thể thích nghi, nắm bắt nhanh trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Lao động ở độ tuổi 51-55 chiếm khoảng 17,9%, đây là đội ngũ lao động có nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động của Công ty. Trông tổng số lao động của Công ty được phân bổ theo các đơn vị trực thuộc của Công ty. Sự phân bổ lao động trong các đơn vị trực thuộc được thể hiện qua bảng dưới đây. Bảng 2.2: Sự phân bổ lao động tại các đơn vị trực thuộc của Công ty. STT Đơn vị Số lao động ( Người) Thu nhập bình quân (Đồng/ tháng) 1 Văn phòng Công ty 111 2.142.000 2 Trung tâm KDTH 29 1.100.000 3 Trung tâm VHP 17 1.748.000 4 Trung tâm Bách hoá 16 1.408.000 5 Trung tâm KD thuốc lá 21 1.941.000 6 Chi nhánh Hải phòng 28 1.220.000 7 Chi nhánh TPHCM 12 1.683.000 8 Chi nhánh Miền Nam 3 1.670.000 Tổng cộng 237 1.614.000 Nguồn: phòng hành chính tổng hợp năm 2005. Do Công ty có nhiều chi nhánh nên lao động của Công ty sẽ được phân bổ theo chi nhánh, tập chung nhiều hơn cả là lao động trong Văn phòng Công ty gồm 111 người, sau đó là Trung tâm kinh doanh tổng hợp có 29 người, Chi nhánh Hải Phòng có 28 người, Trung tâm kinh doanh thuốc lá có 21 người, sau đó là các đơn vị tiếp theo. Qua bảng trên cho thấy thu nhập bình quân đầu người của Công ty là 1.614.000 đồng/tháng. Trong đó Văn phòng Công ty cao nhất đạt 2.140.000 đồng/tháng; thu nhập bình quân của Trung tâm thuốc lá là 1.941.000 đồng/tháng; thu nhập của Trung tâm Văn hoá phẩm là 1.748.000 đồng/tháng. 2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm hoạt động sản xuất kinh doanh nội địa và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. 2.1.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Bảng 2.3: Một số kết quả đã đạt được trong hoạt động kinh doanh của Công ty Đơn vị : tỷ đồng Năm Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 316,938 349,804 409,847 415,270 500 575 Vốn kinh doanh 11,197 11,336 11,782 13,185 14,000 14,5 Lợi nhuận trước thuế 1,011 0,923 1,196 0,822 2,885 3,8 Tổng số lao động 261 249 235 234 207 207 Thu nhập bình quân 918,072 đ/ người 995,703 đ/người 1.094.530 đ/ người 1.234.174 đ/ người 1.500.000 đ/ người 1.550.000 đ/người Nộp ngân sách 29,687 6,938 12,216 8,660 9,5 11 Nguồn: Báo cáo Đại hội cổ đông năm 2005 Từ bảng 2.3 cho thấy tuy vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế: năm 2000 là 11,97 tỷ đồng; năm 2001 là 11,336 tỷ đồng, và tăng lên 14,000 tỷ đồng năm 2004. Nhưng kết quả kinh doanh của Công ty đạt được là khá cao so với vốn kinh doanh. Từ đó góp phần đưa thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng lên qua các năm được thể hiện trong bảng 2.3 Từ năm 2004 Sau khi Công ty được Cổ phần hoá thì hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã được mở rộng thêm các ngành nghề kinh doanh mới như: kinh doanh tài chính, kinh doanh bất động sản, xây dựng và kinh doanh nhà, siêu thị, khách sạn. Ngoài ra đầu tư mở rộng kinh doanh kho, xây dựng Xưởng sản xuất giấy TBH tại Thị trấn Văn Điển, Hà nội. Tháng 10 năm 2004 thành lập Chi nhánh Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá Miền Nam . Chi nhánh chuyên kinh doanh hàng nông sản. - Công tác kinh doanh kho Tháng 11 năm 2004 xây xong kho Hải Phòng diện tích 3000m2. Tháng 1 năm 2005 Xây thêm kho diện tích 1000m2 tại trạm kho Hải Phòng. Hiện nay, tổng diện tích cho thuê kho toàn Công ty là 37.830 m2. Mức doanh thu kinh doanh và dịch vụ kho trung bình hang tháng là 575 triệu đồng. Một số kết quả trong hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu Bảng 2.4: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Chỉ tiêu Đ.v tính 2002 2003 2004 2005 Dự báo 2006 Kim ngạch XNK USD 5.015.000 6.030.000 8.020.000 9.040.000 10.060.000 Xuất khẩu USD 15.000 30.000 20.000 40.000 60.000 Tỷ trọng (%) 0,3 0,5 0,3 0,45 0,6 Nhập khẩu USD 5.000.000 6.000.000 8.000.000 9.000.000 10.000.000 99,7 99,5 99,7 99.55 99,4 Tổng doanh thu Tỷ đồng 360 390 420 450 470 Về tổng kim ngạch X- NK Từ bảng 2.4 cho thấy kim ngạch X - NK của Công ty ngày càng tăng, đặc biệt là tình hình nhập khẩu của Công ty hàng năm. Cụ thể năm 2002 là 5.015.000 USD; năm 2003 là 6.030.000 USD; năm 2004 là 8.020.000 USD; năm 2005 là 9.040.000 USD. Về thị trường xuất nhập khẩu + Thị trường nhập khẩu: Nhập khẩu chủ yếu từ Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản, Đức, Nga, và một số quốc gia khác. + Thị trường xuất khẩu: chủ yếu là xuất khẩu sang các nước Trung Quốc, Malaysia, Singapo, Thị trường nhập khẩu của công ty được thể hiện qua bảng dưới đây. Bảng 2.5 Thị trường nhập khẩu của Công ty Năm Thị trường 2003 2004 2005 Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Tổng giá trị NK 6.000.000 100 8.000.000 100 9.000.000 100 1. Đức 1.8 30 2.2 27 2.5 27 2. Nhật 2 33 2.5 31 3 25 3.Trung quốc 1.2 20 2 25 2 22 4. Singapo 0.5 8 0.7 8 1.2 13 5. Thị trường khác 0.5 8 0.6 7 0.5 5 Về mặt hàng X- NK: + Mặt hàng xuất khẩu: chủ yếu là xuất khẩu Gạo, hàng nông sản. + Mặt hàng nhập khẩu: Chủ yếu nhập khẩu sắt thép, máy móc thiết bị, bột giấy. Về hình thức X- NK : + Nhập khẩu hàng hóa trực tiếp từ các thị trường Đức, Nga, Trung Quốc, Singapo. + Xuất khẩu: Trước năm 2003 xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài. Từ năm 2004 đến nay xuất khẩu dưới hình thức ủy thác cho một công ty ở trong nước. 2.2 Thực trạng qui trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá Hàng năm Công ty thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu hàng hoá có giá trị lớn, các mặt hàng nhập khẩu chính của Công ty là vật liệu sắt thép và máy móc thiêt bị. Hoạt động nhập khẩu hàng hoá của Công ty thường được tiến hành theo qui trình sau: Sơ đồ 2: qui trình nhập khẩu hàng hoá của Công ty Nghiên cứu thị trường Xin giấy phép nhập khẩu Giao dịch, đàm phán Ký hợp đồng nhập khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mở L/C Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hoá Thanh toán Làm thủ tục hải quan Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu Nhận hàng Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có 2.2.1 Nghiên cứu thị trường Đây là một bước mà Công ty rất coi trọng trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá, bởi vì đây là bước mở đầu cho quá trình nhập khẩu, nếu bước này được tiến hành tốt thì các giai đoạn sau của quá trình nhập khẩu sẽ diễn ra thuận lợi. Quá trình nghiên cứu thị trường của Công ty bao gồm các nôi dung sau: 2.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là khâu rất quan trọng, nó có vai trò quan trọng trong việc quyết định mặt hàng nhập khẩu cũng như hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Công ty căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, nhu cầu tiêu dùng,.Đồng thời phải dự báo nhu cầu trong thời gian trước mắt. Quá trình nghiên cứu thị trường trong nước phải xác định chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng gì, giá cả ra sao, số lượng khoảng bao nhiêu,.từ đó là cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo. Như vậy, đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu của Công ty Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá cũng nhằm mục tiêu trên, mục đích nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước sẽ giúp Công ty xác định được chính xác mặt hàng vật kiệu, bột giấy, các loại thép, máy móc thiết bị mà nhu cầu trong nước đang cần đó là vật tư vật liệu xây dựng, thép các loại, máy móc thiết bị phục vụ trong ngành sản xuất nông nghiệp, tư liệu sản xuất để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc nhập khẩu uỷ thác theo đơn đặt hàng của đối tác kinh doanh. Tuy nhiên đây cũng là bước khó khăn đối với Công ty bởi nhu cầu thị trường, nhu cầu của khách hàng luôn biến động, đặc biệt là đối với mặt hàng thép nhập khẩu của Công ty trong thời gian qua, cũng như có nhiều công ty khác cạnh tranh trên thị trường, do đó khó xác định chính xác, đặc biệt là dự báo nhu cầu thị trường. Nghiên cứu giá cả trong nước Công ty phải xác định xem giá cả của những vật liệu, các loại thép, máy móc thiết bị mà Công ty sẽ nhập khẩu hiện đang được thị trường trong nước chấp nhận với mức giá nào, đối thủ cạnh tranh đang cung ứng với mức giá bao nhiêu. Công ty cũng tìm hiểu, nghiên cứu đối với từng loại vật liệu, máy móc thiết bị xem khách hàng có thể chấp nhận ở mức giá nào. Mặt khác Công ty cũng tìm hiểu về khả năng tài chính, mối quan hệ, của các đối tác khách hàng cụ thể để tuỳ theo từng khách hàng cụ thể mà Công ty có những biện pháp, kế hoạch cụ thể nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng với mức giá có thể chấp nhận được. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Hiện nay nền kinh tế Việt Nam đang từng bước chuyển sang hoạt động theo nền kinh tế thị trường, thực hiện chính sách kinh tế mở, mở rộng khuyến khích các loại hinh kinh tế phát triển sản xuất kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Do vậy điều này tất yếu sẽ có nhiều Công ty cùng kinh doanh một hay nhiều loại hàng hoá khác nhau, tù đó dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường không những với các Công ty trong nước mà cả công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đối với hoạt động nhập khẩu vật liệu, máy móc thiết bị của Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá cũng không thể tránh khỏi phải cạnh tranh với những Công ty trong ngành thương mại, các Công ty thương mại khác,.Từ đó Công ty cũng quan tâm nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh cùng kinh doanh các mặt hang như của Công ty, xem họ cung ứng những mặt hàng gì, giá cả bao nhiêu, qui mô cung cấp, các chính sách khuyếch trương, xúc tiến bán hàng của họ, tìm ra điểm mạnh điểm yếu của họ. Từ đó Công ty có những biện pháp, chính sách kinh doanh của mình nhằm tạo ra ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh như tạo ra uy tín bằng kinh nghiệm, khả năng về vốn, uy tín trong kinh doanh,. 2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty là vật liệu xây dựng, thép các loại, máy móc thiết bị phục vụ trong ngành nông nghiệp, các mặt hàng này phải phù hợp với nhu cầu và điều kiện của Việt Nam, đặc biệt là các loại máy móc thiết bị phục vụ trong ngành nông nghiệp. Công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng được Công ty rất chú trọng. Để có các thông tin về các nhà cung cấp, Công ty thường thông qua các kênh thông tin như: Phòng thương mại và công nghiệp, bản tin thị trường của thông tấn xã Việt Nam, thông tin từ các cơ quan Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài, qua các đối tác bạn hàng truyền thống, qua các kênh khác như thông qua hội trợ triển lãm quốc tế ở trong nước và ở nước ngoài, qua các tạp trí kinh tế,.. Ngoài ra hiện nay, nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin, Công ty cũng đã sử dụng và khai thác các ứng dụng của công nghệ thông tin, Internet, Fax, trong tìm kiếm thông tin cũng như trong trao đổi giao dịch với đối tác bạn hàng. Đối với những mặt hàng đã có mặt tại Việt Nam của các đối thủ cạnh tranh, Công ty cử cán bộ, nhân viên đến gặp các khách hàng để điều tra, tìm hiểu thăm dò về giá cả, quy cách, chất lượng, của hàng hoá đó và tìm hiểu thêm kinh nghiệm để từ đó có thêm cơ sở cho việc nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá. Ngoài ra đối với những đối tác khách hàng mới, với các hợp đồng có giá trị lớn, lần đầu tiên hợp tác kinh doanh, đặc biệt là những hợp đồng về máy móc thiết bị, Công ty có cử cán bộ sang tận nơi cung cấp để nghiên cứu tìm hiêut thị trường và tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp. Phương pháp này tuy tốn kém nhưng đảm bảo thông tin chính xác, tạo được mối quan hệ lâu dài tốt với đối tác,.Nhưng nhiều khi chi phí này do đối tác nước ngoài chịu, họ mời cán bộ của Công ty sang tìm hiểu trực tiếp nhằm thiết lập quan hệ hợp tác lâu dài về sau hoặc đi theo các phái đoàn Thương mại của Việt Nam đi viếng thăm, đàm phán với các đối tác nước ngoài. Từ đó Công ty luôn tìm chọn được các đối tác cung cấp tốt, có mối quan hệ lâu dài cho Công ty, các đối tác nước ngoài chủ yếu của Công ty là Nga, Trung Quốc, Đức, Nhật, và một số đối tác khác. Xin giấy phép nhập khẩu Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại vật liệu, các loại thép, máy móc, thiết bị nào thị trường trong nước đang cần, đang thiếu và có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường trong nước và khách hàng trong nước thì Công ty bắt đầu xây dựng các kế hoạch để nhập khẩu vật liệu, thép, máy móc, thiết bị đó. Bước tiếp sau bước nghiên cứu thị trường trong nước mà Công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Ðiều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và thiệt hại bởi như thế có nghĩa là Công ty đã tự động huỷ hợp đồng sau khi đã đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường. Hầu hết các máy móc, thiết bị mới Công ty nhập về là không cần xin giấy phép nhập khẩu. Chỉ với những máy móc cũ thì bắt buộc phi xin giấy phép nhập khẩu nhưng ở đây là giấy phép chuyên ngành và những máy móc đó cần phi qua thẩm định. 2.2.3 Giao dịch, đàm phán để di đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Để lựa chọn được nhà cung cấp, Công ty lập danh sách các đối tác có triển vọng nhất và lựa chọn đối tác theo hai cách là gọi thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hoặc nghiên cứu các bạn hàng để đi đến các quyết định lựa chọn Công ty tiến hành hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá, qui cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích chính là để nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi hàng của Công ty, bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phưng thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng, cùng một số điều kiện khác như bao bì, kí mã hiệu... Thông thường Công ty nhận được những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn. Những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo. Từ đó Công ty đã phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay không. Vì vậy mà các bên khi đàm phán với nhau để đưa ra những thống nhất chung. Thông thường Công ty hay sử dụng hình thức đàm phán qua fax, email, chỉ với những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ thì Công ty mới sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết...Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Công ty rất hiếm khi sử dụng bởi vì hình thức này quá tốn kém, đồng thời cần phi có cán bộ am hiểu về nghiệp vụ, về máy móc, thiết bị, cac loại vật liệu và đặc biệt là đối phưng, cán bộ nghiệp vụ cũng phi có tài ứng biến và có thể đưa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết. Kế kết hợp đồng Khi Công ty và bên đối tác nước ngoài để đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Các điều khoản chủ yếu bắt buộc phi có trong hợp đồng nhập khẩu mà các bên phi tho thuận đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. Ngoài ra còn có thể có các điều khoản khác như: Khiếu nại, trọng tài. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mở thư tín dụng L/C Trong hựop đồng nhập khẩu, Công ty và đối tác nước ngoài đã thoả thuận mở L/C tại Ngân hàng nào thì sau khi ký hợp đồng Công ty chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến Ngân hàng đó để làm thủ tục mở L/C. Trong thực tế các Ngân hàng mà Công ty thường mở L/C là Ngân hàng Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Thanh Trì – Hà Nội. Đối với các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Công ty thường căn cứ vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu sẽ chuyển tiền ký quỹ vào tài khoản của Công ty nhập khẩu để họ làm thủ tục mở L/C. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty, Công ty thường mở thư tín dụng không huỷ ngang. Sau khi L/C được đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng Công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán thông qua ngân hàng mở L/C. Bộ chứng từ này chính là cơ sở để Công ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hi quan, nhận hàng...Thông thường bộ chứng từ này được gửi đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành kiểm tra. Nếu bộ chứng từ khớp với hợp đồng nhập khẩu và L/C thì ngân hàng sẽ gửi cho Công ty một hối phiếu để Công ty ký chấp nhận tr tiền cho bên bán. Nếu bộ chứng từ có sai sót với hợp đồng nhập khẩu và L/C thì ngân hàng sẽ gửi cho Công ty một bản liệt kê những sai sót đó, nếu Công ty chấp nhận những sai sót này thì sẽ đồng ý để Ngân hàng trả tiền cho bên bán. Nếu không thì Ngân hàng sẽ không thanh toán cho bên bán mà gửi trả bộ chứng từ cho Ngân hàng bên bán để họ sửa lại. 2.2.4.2 Thuê phương tiện vận tải Đối với các mặt hàng vật liệu, sắt thép, máy móc thiết bị Công ty thường nhập khẩu theo giá CIF, do vậy nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác nước ngoài . Tuy nhiên cũng có một số trường hợp Công ty Nhập khẩu theo giá FOB. Đối với những trường hợp này thường là do khi nhập theo giá CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với nhập theo giá FOB, do vậy Công ty phải có nghĩa vụ thuê tàu để chở hàng nhập khẩu. Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Do đó Công ty thường uỷ thác việc thuê tàu và lưu cước cho một công ty hàng hải nào đó thông qua hợp đồng uỷ thác. Một số Công ty hằng hải mà Công ty có quan hệ giao dịch là: Công ty thuê tàu và môi giới hằng hải (Vietfracht), Công ty đại lý tàu biển (VOSA). 2.2.4.3 Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu Phần lớn hàng hoá nhập khẩu của Công ty thường được chuyên chở bằng đường biển, việc chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thường hay gặp rủi ro, tổn thất. Tuy nhiên nhiều hợp đồng nhập khẩu của Công ty mua theo giá CIF, do vậy phần mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu này thuộc nghĩa vụ của phía người bán. Đối với những hợp đồng nhập khẩu mà Công ty mua theo giá FOB hoặc CFR thì Công ty phải liên hệ với các Công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Công ty cổ phần bo hiểm PETROLIMEX (PJICO) là công ty bảo hiểm mà công ty thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu. Ngoài ra còn có công ty bảo hiểm Việt Nam-Bảo Việt và một số các hãng bảo hiểm khác. Khi đó Công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm (theo mẫu của họ) để yêu cầu bảo hiểm cho hàng hoá mà Công ty nhập khẩu. Sau đó Công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Công ty một đơn bảo hiểm dựa theo yêu cầu của công ty. Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà Công ty phải mua bảo hiểm hay không và mua theo điều kiện nào, điều này còn phụ thuộc vào tính chất đặc điểm của hàng hoá. Cụ thể đối với mặt hàng được đóng bằng container, Công ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện A. Với mặt hàng rời như phụ tùng sắt thép...Công ty mua theo điều kiện B kèm theo một điều kiện phụ như chống trộm cắp hoặc không giao hàng... 2.2.4.4 Phương thức thanh toán Phưng thức thanh toán chủ yếu của Công ty là bằng thư tín dụng L/C. Theo qui định, người xuất khẩu phi trình bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng để nhận được tiền thanh toán. Sau khi Công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đến, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, Công ty sẽ tiến hành thanh toán 80% hoặc 90% giá trị hợp đồng cho nhà xuất khẩu tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 10% hay 20%. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng phưng thức thanh toán bằng TT(telergaphic Trafner). Tuỳ từng mặt hàng cụ thể, Công ty sẽ thoả thuận thời gian chuyển tiền một cách hợp lý: thanh toán ngay sau khi nhận được giấy báo hàng về hay thanh toán sau khi đã nhận đủ hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về hoặc nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến, phòng nhập khẩu báo cáo và được giám đốc duyệt, Coalimex sẽ tiến hành thanh toán. Nếu thấy bộ chứng từ phù hợp, Công ty sẽ viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho nhà xuất khẩu. Tuỳ vào giá trị và độ quan trọng của lô hàng mà Công ty sẽ phi thanh toán trước bao nhiêu phần trăm giá trị hợp đồng. Sử dụng TT có lợi thế hơn so với L/C ở chỗ: khi hàng về đến tận nơi Công ty mới phải trả tiền. Tuy chi phí sử dụng hai phương thức này là như nhau nhưng nếu dùngTT thì Công ty sẽ không phải ký quỹ cho ngân hàng như mở L/C. Nhưng phương thức này chỉ được áp dụng với các đối tác có quan hệ kinh doanh lâu dài, tin cậy đối với Công ty. 2.2.4.5 Làm thủ tục hải quan Hàng nhập khẩu của Công ty thường được nhập khẩu qua cảng Hải Phòng và cảng Thành phố Hồ Chí Minh. Khi nhận được thông báo hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hi quan cho lô hàng nhập khẩu có chữ ký và con dấu của giám đốc. Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giám, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu. Sau đó Công ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của Ngân hàng mở L/C đến đại lý tàu để đổi lấy “lệnh giao hàng”. Và trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng: Tờ khai hi quan; hợp đồng ngoại; giấy báo nhận hàng; hoá đơn; lệnh giao hàng; vận đơn gốc; giấy chứng nhận chất lượng xuất xứ; giấy chứng nhận kiểm định; đơn bảo hiểm; bảng kê chi tiết hàng hoá; L/C; giấy phép kinh doanh; giấy giới thiệu mang đi nhận hàng của Công ty. Sau khi hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận thông báo hàng về, Công ty mới đến nhận hàng thì Công ty phải nộp tiền lưu kho và các chi phí khác. Hải quan sẽ cử người cùng với cán bộ của Công ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất Công ty báo ngay cho bên bo hiểm hoặc mời Vinacontrol đến để giám định, xác nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cở sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường. Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh hưởng tới các bên giám định, Công ty thường tổ chức cho đại diện các bên có mặt cùng một lúc để tiến hành công việc. Sau khi kiểm tra nhân viên kiểm hoá sẽ ký xác nhận giao hàng đủ hoặc xác nhận hàng thiếu vào tở khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận. Trong trường hợp hàng không phù hợp với bộ chứng từ, hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thủ tục đều hợp lệ. Khi đó Công ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại đối với người bán. Kết thúc việc giao nhận hàng sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của Công ty trong tờ khai hi quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phi xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo qui định để tự tính số thuế phải nộp. Tuy nhiên, việc khai báo mã số thuế trong khâu khai báo hải quan này là vấn đề khá phức tạp. Ðôi khi cán bộ chuyên môn gặp phi khó khăn trong việc điền tờ khai hải quan, với những lô hàng lớn, mặt hàng phức tạp, cán bộ phòng nhập khẩu mất nhiều thời gian để khai báo và tính thuế nên nhiều khi ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng và phí lưu kho hải quan. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận "đã phúc tập". Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. 2.2.4.6 Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu Kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu là khâu rất cần thiết và quan trọng. Do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có, rủi ro trong quá trình vận chuyển hoặc có những hư hỏng nhất định hoặc có thể do bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất...Do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá trước khi tiếp nhận hàng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu ( thường là cảng thành phố Hồ Chí Minh hoặc cảng Hải Phòng - phụ thuộc vào thoả thuận của hợp đồng ) và do cơ quan giám định tiến hành. Các công ty thực hiện việc kiểm tra và giám định hàng hoá đó là công ty giám định VINACONTROL hoặc công ty giám định nước ngoài SGS, điều này phụ thuộc vào quy định của hợp đồng. Thông thường Công ty nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tên tầu, tên hàng, dự kiến thời gian hàng đến cảng... Ngoài ra còn kèm theo hoá đơn, phiếu đóng gói nêu rõ số lượng kiện hàng và nội dung mỗi kiện, vận đơn... Khi nhận được tài liệu này Công ty đem so sánh với hợp đồng nhập khẩu và các chứng từ khác. Nếu có sự sai lệch công ty sẽ chuẩn bị tốt kế hoạch để kiểm tra hàng khi hàng đến. Sau khi đã kiểm tra và giám định hàng hoá cơ quan giám định sẽ cấp cho Công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm. 2.2.4.7 Nhận hàng nhập khẩu Ðể nhận hàng nhập khẩu, Công ty phải ủy thác cho cảng thực hiện việc này. Do vậy trước tiên, Công ty phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng nhận hàng. Ðồng thời Công ty cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận hàng hóa cho cơ quan vận tải như: Vận đơn, lệnh giao hàng, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch vận tải, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng. Khi nhận được "Giấy báo tàu đến" của hãng tàu gửi đến, Công ty sẽ nhận "lệnh giao hàng". Ðể nhận "lệnh giao hàng" nhân viên Công ty mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của Công ty đồng thời nộp lệ phí nhận D/O. Sau đó, Công ty phải dùng D/O để hoàn thành làm thủ tục nhận hàng để tránh bị phạt lưu kho, lưu bãi do nhận chậm. Trong trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, Công ty có thể tiếp tục chờ chứng từ hoặc đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc. Công ty thường nhận các loại hàng: Hàng rời hoặc hàng Container rút ruột tại cng; nhận nguyên container. * Đối với việc nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng. Công ty đến cảng hoặc hãng cảng để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem biên lai thu phí lưu kho, ba bản D/O, Invoice và Packinglist đến văn phòng qun lý tại cảng để ký xác nhận D/O tìm vị trí để hàng, phòng quản lý giữ lại một liên D/O. Hai liên D/O còn lại, bộ phận kho vận sẽ giữ dùng làm phiếu xuất kho. Một liên D/O được giữ lại và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Ðể nhận hàng Công ty dùng 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để cho hi quan kiểm tra. Ðến hải quan cảng mời hải quan kiểm hóa. Sau khi hi quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định. * Đối với việc nhận nguyên Container. Trường hợp công ty tự nhận hàng tại container Yard. Thường sau khi chất hàng lên tàu, người bán sẽ thông báo ngay cho người mua biết các chi tiết về chuyến hàng để người nhận hàng chuẩn bị hàng. Liên hệ với đại lý tàu để nắm lịch tàu đến chính xác. Khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho Công ty, thông báo hàng đến cảng. Công ty nhận được thông báo này đến đại lý trình vận đơn để được ký hậu để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng. Công ty đem lệnh giao hàng làm thủ tục hi quan, biên lai nộp thuế nếu hàng này chịu thuế nhập khẩu đăng ký để mời hi quan kiểm hóa hàng cho mình. Sau khi làm xong các thủ tục cần thiết, đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng của đại lý tàu xuống cng để dỡ hàng. Nếu để quá hạn Công ty sẽ bị phạt chậm lấy hàng, cũng tùy mỗi chủ tàu mà có mức phạt khác nhau. Khi dỡ hàng, Công ty có quyền dỡ nguyên tại bãi hoặc đưa về kho riêng để dỡ. Nếu đưa về kho riêng dỡ hàng, Công ty phi làm giấy cam kết mượn container và có khi phải đặt cọc tùy theo quy định của từng hãng tàu. Trường hợp thực hiện phưng thức vận chuyển door to door service: Khi đó người nhận hàng được người giao nhận hàng giao tận kho của mình và mọi chi phí đã được tính vào cước phí vận tải. Trong trường hợp này phải mời hải quan về kho của cơ quan để kiểm tra hàng hóa. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên công ty phi thường xuyên đôn đốc, bám sát hiện trường, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý. Khi giao hàng xong, cần ký "Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa". 2.2.4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì Công ty thường khiếu nại trong những trường hợp sau: Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì Công ty khiếu nại người bán. Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì Công ty vẫn khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì Công ty khiếu nại công ty bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, Công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Bản chính đơn bảo hiểm, bản chính hoặc sao hoá đơn gửi hàng kèm theo tờ khai chi tiết, bản chính vận đơn, biên bản giám định, giấy chứng nhận giao hàng.... Hồ sơ này cần lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại Thông thường, nếu có phát sinh khiếu nại, dù Công ty khiếu nại bên đối tác nước ngoài hay họ khiếu nại Công ty thì hai bên đều cố gắng thương lượng tìm ra biện pháp giải quyết, chưa bao giờ xảy ra kiện tụng tại hội đồng trọng tài hay toà án (vì nếu vạy thì sẽ rất mất thời gian, tiền bạcvà phát sinh nhiều vấn đề khác). Nhưng nếu buộc phải tranh chấp thì Công ty chọn trung tâm trọng tài quốc tế VCCI làm trọng tài gii quyết. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu hàng hoá của Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá 2.3.1 Những kết quả đạt được Một là, là một Công ty có uy tín với thời gian tham gia vào hoạt động nhập khẩu vật liệu, thép, máy móc, thiết bị trong ngành thương mại của Bộ thương mại, đã thiết lập được một mạng lưới bạn hàng rộng khắp. Hai là, các phòng kinh doanh nhập khẩu của Công ty đã có nhiều cố gắng tìm kiếm đơn hàng, khách hàng và các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật liệu, thép, máy móc, thiết bị công ty giao. Ba là, từ năm 2003 và đặc biệt từ năm 2004 sau khi Cụng ty được cổ phần hoá, Công ty đã đề ra chủ trương và biện pháp cụ thể để đẩy mạnh nhập khẩu, xây dựng cơ chế và quy chế khen thưởng khuyến khích nhập khẩu. Do Công ty tập trung chỉ đạo sát sao, hoạt động kinh doanh nhập khẩu luôn luôn hoàn thành kế hoạch đề ra, thậm chí còn vượt mức kế hoạch làm tăng doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Từ đó có thể nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên của công ty. Bốn là, đa dạng hoá mặt hàng, nhập các loại vật liệu, thép, máy móc, thiết bị của hệ thống các nước tư bản phát triển như Đức, Nhật Bản,...đảm bảo chất lượng, cung ứng kịp thời theo nhu cầu thị trường làm cho uy tín của Công ty tiếp tục tăng lên, củng cố vai trò và thị trường của Công ty Năm là, về công tác tổ chức cán bộ: Là một Công ty có truyền thống kinh doanh nghiêm túc, Công ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ với ý thức con người là nhân tố quyết định tất cả. Công ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo và đào tạo lại cán bộ, có chương trình rõ ràng, dành chi phí hợp lý cho đào tạo.Hàng năm Công ty đều tổ chức các khoá học về nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, Công ty luôn có chính sách khen thưởng kịp thời với cán bộ công nhân viên làm việc tích cực. 2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại Thực tế bên cạnh những kết qu hoạt động trên hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của Công ty còn tồn tại một số vấn đề cần được giải quyết và khắc phục. Một là, hiện nay công ty chưa có phòng Marketing riêng biệt do đó công việc nghiên cứu thị trường còn có những hạn chế, tính chuyên nghiệp chưa cao mà trực tiếp do các cán bộ của các phòng kinh doanh tổng hợp, do đó không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt nhu cầu về vật liệu, sắt thép, máy móc, thiết bị của khách hàng trong cả nước cũng như việc không cập nhật đầy đủ thông tin từ phía đối tác nước ngoài, đồng thời không khuếch trương được rộng rãi những ưu điểm của Công ty đến tất cả các bạn hàng. Hai là, Công ty mới chỉ khai thác được một số khách hàng truyền thống của Công ty từ trước, chưa khai thác được nhiều khách hàng mới. Ba là, đối với những hợp đồng mua theo giá FOB thì trách nhiệm thuê tàu thuộc về Công ty. Tuy nhiên, Công ty chưa thục hiện được việc thuê tàu mà thường uỷ thác việc thuê tàu cho các hãng hoặc đại lý tàu biển. Như vậy Công ty phải chi thêm một khoản chi phí và phải thực hiện thêm một số thủ tục đối với việc uỷ thác thuê tàu. Tuy nhiên đa số các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều nhập theo giá CIF hoặc CFA nên trách nhiệm thuê tàu thuộc về bên bán. Bốn là, Tuy bước làm thủ tục hải quan diễn ra tương đối thuận lợi, nhưng công việc tự khai mã số thuế cho hàng nhập khẩu thực tế còn nhiều những vướng mắc, mất nhiều thời gian. Nhiều lô hàng nhập khẩu có giá trị lớn, phức tạp đòi hỏi người cán bộ phải có trình độ chuyên môn cao. Chính vì vậy Công ty thường mất nhiều thời gian trong việc tự khai mã số thuế. Điều này làm ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của Công ty và phải chịu phí lưu kho bến bãi của hải quan. Chương 3: Định hướng và giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hoá của Công ty. 3.1. Phương hướng, kế hoạch của Công ty. Phương hướng của Công ty trong những năm tới phát triển mở rộng thị trường kinh doanh nội địa, mở rộng thêm một số ngành nghề kinh doanh mới như: kinh doanh tài chính, kinh doanh nhà, khách sạn, siêu thị, , mở rộng thêm các văn phòng, chi nhánh ở các khu vực, các tỉnh như: Chi nhánh Hải Phòng, Chi nhánh TPHCM, Chi nhánh Miền Nam,. Chú trọng phát triển hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt là tăng kim ngạch xuất khẩu cao hơn, thiết lập và mở rộng mối quan hệ kinh doanh quốc tế. Nhằm tăng khả năng cạnh tranh của Công ty và đưa Công ty ngày càng phát triển. Bảng 3.1: Các chỉ tiêu đặt ra trong tời gian tới. Chỉ tiêu Đ.v tính 2006 2007 2008 lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 5,28 5,735 6,28 Lợi nhuận sau thuế đã trả cổ tức Tỷ đồng 1,3 1,6 1,78 Nộp ngân sách nhà nước Tỷ đồng 11,5 12 12,5 Kim ngạch xuất nhập khẩu USD 10.060.000 11.080.000 12.100.000 Xuất khẩu USD 60.000 80.000 100.000 Nhập khẩu USD 10.000.000 11.000.000 12.000.000 Tổng doanh thu từ X-NK Tỷ đồng 470 490 520 Nguồn: Báo cáo Đại hội cổ đông năm 2005 3.2.Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty Một là, tăng cường công tác đầu tư nghiên cứu thị trường nước ngoài. Trong đó tập chung hơn vào những thị trường tiềm năng mà Công ty đang có mối quan hệ kinh doanh, tìm hiểu môi trường kinh doanh nước ngoài. Phát triển thị trường mới, đa dạng hoá thị trường nhằm tạo ra nguồn cung ổn định cho hoạt động nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Hai là, tìm hiểu chính sách, qui định của Nhà nước đối với các mặt hàng nhập khẩu của Công ty và các mặt hàng mà Công ty chuẩn bị kinh doanh. Xây dựng chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu, cần xây dựng được những kế hoạch cụ thể cho từng thị trường, từng mặt hàng nhập khẩu. Ba là, Xây dựng và củng cố phát triển thị trường tiêu thụ cho hàng nhập khẩu của Công ty. Tăng nguồn vốn kinh doanh cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Bốn là, nâng cao năng lực kinh doanh nhập khẩu hàng hoá của Công ty, Công ty cần chủ động ký kết hợp đồng nhập khẩu theo giá FOB để dành được quyền thuê tàu nhằm chủ động trong các công việc trong nhập khẩu hàng hoá, đem lại lợi ích lớn hơn cho Công ty. Năm là, tăng cường công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt là nghiệp vụ tự khai mã số thuế hàng nhập khẩu để rút ngắn thời gian lưu kho bãi, giảm chi phí cho Công ty. KẾT LUẬN Hiện nay đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh Công nghiệp hoá- hiện đại hoá. Đây là sự nghiệp của toàn dân, của mọi thành phần kinh tế nhằm đưa Việt Nam thành một nước có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, cơ cấu kinh tế hợp lý. Hoạt động nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng để thực hiện thành công sự nghiệp Công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Mục tiêu hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng nâng cao, củng cố vị trí của mình trong môi trường cạnh tranh kinh tế thị trường. Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá là một Công ty kinh doanh thương mại đã đạt được nhiều thành công trong quá trình phát triển, có nhiều uy tín trong hoạt động kinh doanh, là một đơn vị có bề dày phát triển thuộc Bộ Thương mại. Công ty luôn luôn nỗ lực phát huy mọi tiềm năng, nguồn lực để ngày càng hoàn thiện hơn trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoàn thiện quy trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. MỤC LỤC Chương 1: Cơ sở lý luận về nhập khẩu và qui trình nhập khẩu hàng hoá. 3 1.1 Khái luận chung về nhập khẩu hàng hoá 3 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hoạt động nhập khẩu 3 1.1.2 Các hình thức nhập khẩu 5 1.1.2.1 Nhập khẩu trực tiếp 5 1.1.2.2 Nhập khẩu uỷ thác 5 1.1.3 Các nhân tố ảnh đến hoạt động nhập khẩu 5 1.1.3.1 Các nhân tố bên trong Công ty 5 1.1.3.2 Các nhân tố bên ngoài Công ty 6 1.2 Quy trình nhập khẩu 7 1.2.1 Giai đoạn chuẩn bị giao dịch 8 1.2.1.1 Nghiên cứu thị trường 9 1.2.1.2 Lựa chọn khách hàng 13 1.2.1.3 Lập phương án kinh doanh 14 1.2.2 Giai đoạn giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu 17 1.2.2.1 Giao dịch 17 1.2.2.2 Đàm phán 19 1.2.2.3 Ký kết hợp đồng 21 1.2.3 Giai đoạn tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 22 Chương 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá - Bộ Thương mại 27 2.1 Khái quát chung về Công ty Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá - Bộ Thương mại 27 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 27 2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua 36 2.2 Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty 39 2.2.1 Nghiên cứu thị trường 39 2.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước 40 2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài 41 2.2.2 Xin giấy phép nhập khẩu 43 2.2.3 Giao dịch, đàm phán đi đến ký kết hợp đồng 43 2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 44 2.2.4.1 Mở thư tín dụng L/C 44 2.2.4.2 thuê phương tiện vận tải 45 2.2.4.3 Mua bảo hiểm hàng hoá 46 2.2.4.4 Thanh toán 47 2.2.4.5 Làm thủ tục hải quan 47 2.2.4.6 Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu 49 2.2.4.7 Tổ chức nhận hàng 50 2.2.4.8 Khiếu nại và tổ chức khiếu nại nếu có. 2.3 Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty 53 3.1 Những mặt đã đạt được 53 3.2 Những mặt còn hạn chế 54 Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện qui trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty. 55 3.1 Phương hướng, kế hoạch của Công ty 55 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty 55 Kết luận 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thị Thu Thảo - Chủ biên năm 2004 Giáo trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế - Nhà xuất bản Lao động xã hội. Nguyễn Thị Hường - Chủ biên, năm 2003 Giáo trình kinh doanh quốc tế, Nhà xuất bản Lao động – xã hội Giáo 4. Vũ Hữu Tửu - Chủ biên, năm 2002 Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất bản giáo dục 5. Thời báo kinh tế Việt Nam năm 2004-2005, 2005-2006 6. Tạp chí Kinh tế và phát triển 7. Tạp chí Thương mại Báo cáo Đại hội cổ đông Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá năm 2004, 2005. Mục tiêu phát triển và các chỉ tiêu cơ bản của Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá năm 2004, 2005 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Phòng kinh doanh tổng hợp Các trang web www.vietnamnet www.thuongmai.com.vn www.thoibaokinhte.com.vn www.mot.com.vn LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Thị Thuý Hồng – cô giáo trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành bài viết chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân, tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá - Bộ thương mại, đặc biệt là phòng Kinh doanh tổng hợp I đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Do những hạn chế về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm thực tế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự góp ý, sửa đổi bổ xung của thầy cô giáo và các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Sinh viên Trần Đức Tuân DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1.Cơ cấu nhân sự của công ty 34 Bảng 2.2.Sự phân bổ lao động tại các đơn vị trực thuộc của công ty 35 Bảng 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 36 Bảng 2.4. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu 37 Bảng 3.1. Các chỉ tiêu đặt ra trong thời gian tới 55 Sơ đồ 1.Quy trình nhập khẩu hàng hoá 8 Sơ đồ 2. Mô hình bộ máy của công ty 30 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc ============ LỜI CAM ĐOAN Tên em là: Trần Đức Tuân Lớp: Kinh tế Quốc tế 44 Khoa: Kinh tế và Kinh doanh quốc tế Em xin cam đoan đề tài này của em được nghiên cứu một cách nghiêm túc dưới sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo, Thạc sĩ Nguyễn Thị Thuý Hồng, cùng với việc tham khảo một số giáo trình, sách báo, tạp chí, các trang web, các báo cáo đã được công bố, không sao chép bất cứ một tài liệu nào. Nếu phát hiện sự sao chép nào, em xin chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của Khoa và Nhà trường đã đề ra. Sinh viên Trần Đức Tuân NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN