Đề tài Thực trạng về công tác kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34 - Thanh xuân Bắc - Hà Nội

ựng cơ bản. Kết cấu: TK:331 Phát sinh: - phản ánh số tiền trả Tổng số tiền phải thanh toán trả trước cho người bán. người bán về mua vật tư , hàng - Các khoản chiết khấu, giảm giá, hoá, dịch vụ …. hàng mua trả lại được người bán - Số tiền trả thừa người bán trả lại chấp nhận trừ vào nợ phải trả. - Các nghiệp vụ phát sinh tăng - các nghiệp vụ phát sinh giảm nợ phải trả khác. nợ phải trả khác. Dư nợ: Tiền ứng trước, trả thừa cho Dư có: Số còn phải trả cho người khách cung cấp Ngoài những tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK: 111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 627, 641, 642 -Sử dụng tài khoản 151: ”Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - Sử dụng TK: 133 “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”. TK:133 Phát sinh: - Thuế giá trị gia tăng - Thuế giá trị gia tăng đầu vào đầu vào trong tháng. được khấu trừ. - Các nghiệp vụ làm giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Dư nợ: Thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ, được hoàn lại nhưng chưa nhận. II.2. Phương pháp kế toán vật tư. Căn cứ để kế toán sự biến động của vật tư là các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu vật tư hạn mức… * Kế toán tăng vật tư: - Trường hợp mua vật tư , hàng hoá và hoá đơn cùng về căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ 152: - Giá trị thực tế nhập kho. Nợ 133: - Thuế giá trị gia tăng đầu vào. Có 111, 112, 331… - Tổng số tiền thanh toán -Trường hợp mua vật tư, hàng hoá về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn kế toán ghi giá trị vật liệu –công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính ,kế toán ghi : Nợ 152 ,153 Có 331 : - Theo giá tạm tính Khi nhận được hoá đơn kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ghi trên hoá đơn theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá tạm tính : Nếu giá ghi trên hoá đơn > giá tạm tính , kế toán ghi : Nợ 152 ,153 Có 331 : - Phần chênh lệch Nếu giá ghi trên hoá đơn < giá tạm tính , kế toán ghi : Nợ 331 Có 152, 153: - Phần chênh lệch . -Trường hợp hàng đang đi đường : Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho , kế toán ghi : Nợ 151: - Giá trị thực tế của hàng đang đi đường Nợ 133 : - Thuế GTGT đầu vào Có 111 ,112,141,331: - Tổng số tiền thanh toán Khi hàng về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất hay chuyển cho khách hàng , kế toán ghi Nợ 157, 152,153, 621,627,641,642,632 Có 151: -Giá trị thực tế của hàng đang đi đường . Các chi phí có liên quan đến mua nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ như :vận chuyển ,bốc rỡ ,kế toán ghi : Nợ 152,153: -Giá trị thực tế . Nợ 133 : - Thúê GTGT đầu vào Có 111,112,331: -Tổng giá trị thanh toán -Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa : +Nếu xác định số vật liệu - công cụ dụng cụ thừa là của doanh nghiệp nhưng còn chờ giảI quyết , kế toán ghi : Nợ 152,153 Có 338: -Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết Khi có quyết định xử lý phảI tuỳ thuộc vào từng trường hợp kế toán ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường Nợ 338: -Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết Có 621,627,641,721 + Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua TK338 mà ghi thẳng như sau : Nợ 152,153 Có 621,627,641: -Giá trị tài sản thừa + Nếu vật liệu – công cụ dụng cụ thừa không phải của doanh ngiệp thì kế toán phản ánh giá trị vật liệu –công cụ dụng cụ thừa vào tài khoản 002 “ Vật tư ,hàng hoá nhận giữ hộ “ - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu hàng mua, kế toán ghi: Nợ: 331(111, 112, 138…) Có: 711 - Số chiết khấu được hưởng. - Nhập vật liệu thuê ngoài gia công, tự chế, kế toán ghi: Nợ 152,153: Có 154: - Giá thành thực tế vật tư nhập kho. - Nhập vật tư nhận góp vốn liên doanh, kế toán ghi: Nợ: 152, 153 Có 411 - Giá trị thoả thuận giữa các bên liên doanh - Nhập lại vật tư xuất kho, bán hàng, quản lý doanh nghiệp … không dùng hết, kế toán ghi: Nợ: 153,153 Có:621, 627, 641, 642 - Giá trị thực tế nhập kho. - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua, kế toán ghi: Nợ 111, 112,138, 331 - Tổng số thu hồi từ giảm giá hàng Có 152, 153 - Trị giá vật tư giảm giá. Có 133 - Thuế GTGT tương ứng với giá trị giảm giá. - Trường hợp trả lại hàng cho người bán, kế toán ghi: Nợ 111, 112, 138, 311… - Số tiền thu hồi do trả lại hàng mua. Có 152, 153 - Giá trị vật tư trả lại người bán. Có 133 - Thuế GTGT tương ứng với hàng trả lại. * Kế toán giảm nguyên vật liệu: - Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, kế toán ghi: Nợ 621 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng, kế toán ghi: Nợ 627 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ 641, 642 Có 152 -Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản, kế toán ghi: Nợ 241 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu góp vốn liên doanh căn cứ vào giá trị vật liệu do các bên tham gia liên doanh đánh giá, kế toán ghi: Nợ 128, 222 - Giá trị thoả thuận giữa các bên liên doanh. Nợ( Có ) 412 - Chênh lệch giữa giá trị thực tế xuất kho và giá trị đánh giá. Có 152 - Giá trị thực tế xuất kho. - Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi: Nợ 154 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu tiêu thụ, phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán ghi: Nơ 632 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu gửi bán, kế toán ghi: Nợ 157 Có 152 - Giá trị thực tế xuất kho. - Nguyên vật liệu thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân, đánh giá giảm, hao hụt trong định mức, kế toán ghi: Nợ 138, 412, 642 Có 152 - Giá trị thực tế giảm, chênh lệch đánh giá giảm. - Nguyên vật liệu thiếu hụt trong định mức đã rõ nguyên nhân thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ 642: Có 152: -Giá trị thực tế giảm - Nguyên vật liệu thiếu hụt ngoài định mức đã rõ nguyên nhân, do người chịu trách nhiệm gây lên: Nợ 111,138,334,642 Có 152: -Giá trị thực tế giảm * Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu TK: 152 TK:111, 112, 141, 331 TK: 621 NVL tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm VAT đầu vào P2 trực tiếp TK:133 TK:627, 641, 642 P2 khấu trừ Xuất cho QLPX, BPBH, BPQL TK:154 TK:222 NVL nhập từ GC, tự chế… Xuất góp vốn LD TK:241 TK:411 Xuất cho XDCB Nhận cấp phát, tặng thưởng Nhận góp vốn liên doanh TK: 632, 157 Xuất bán, xuất gửi bán * Kế toán xuất dùng công cụ, dụng cụ: - Đối với công cụ dụng cụ phân bổ 1 lần khi xuất hàng tính toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí, kế toán ghi: + Nếu xuất cho phân xưởng sản xuất: Nợ 627 Có 153 - Giá trị thực tế xuất dùng + Nếu xuất cho bộ phân bán hàng, quản lý doanh nghiệp: Nợ 641, 642 Có 153 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Đối với công cụ dụng cụ phân bổ nhiền lần: Khi đưa vào sử dụng phải tình giá trị phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ, khi báo hỏng công cụ dụng cụ thì phân bổ hết số còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng. Công thức: Trị giá một lần phân Giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng bổ lần đầu vào chi phí Số lần phân bổ + Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cho phân xưởng sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán phản ánh giá trị phân bổ lần đầu vào chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 627, 641, 642 Có 153 - Giá trị phân bổ 1 lần. Đồng thời phản ánh giá trị chưa phân bổ của công cụ dụng cụ vào chi phí chờ kết chuyển để phân bổ vào chi phí các kỳ sau, kế toán ghi: Nợ 142 Có 153 - Giá trị chưa phân bổ. + Khi phân bổ vào chi phí các kỳ tiếp theo, kế toán ghi: Nợ 627, 641, 642 Có 142 - Giá trị phân bổ 1 lần. * Sơ đồ kế toán công cụ dụng cụ: TK: 153 TK: 111, 112, 331 TK: 627, 641, 642 Mua công cụ dụng cụ Xuất kho SX, BH, QLDN CCDC dùng 1 lần Thuế GTGT đầu vào Xuất dùng phân bổ lần đầu P2 trực tiếp ( PB nhiều lần) TK:142 TK:133 Chưa phân bổ PB dần P2khấu trừ vào CP III. Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ. Quá trình hạch toán nghiệp vụ bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi , định khoản, tính toán và sử lý số liệu trên các sổ sách kế toán từ các bảng kê, các báo biểu liên quan người ta lập trên các sổ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán tổng hợp mà các doanh nghiệp có thể lưa chọn. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ . - Hình thức nhật ký chung. III.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. - Kế toán tổng hợp nhập , xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán gồm: Nhật ký chứng từ , Bảng kê, Sổ cái, Sổ kế toán chi tiết. - Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đường đầu tháng đã về nhập kho của doanh nghiệp trong tháng, những nghiệp vụ kiểm kê phát sinh liên quan đến bên có tài khoản 151 được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 6. Cuối tháng cộng sổ ghi vào bảng kê số 3: ” Bảng tính giá trị thực tế nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ”. Những nghiệp vụ kiểm kê phát sinh liên quan đến bên tài khoản 331 và bên nợ tài khoản 331 được phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 331 “ sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Cuối tháng ghi chuyển số liệu từ tài khoản 331 vào Nhật ký chứng từ số 5. Khi xuất dùng vật liệu thì giá trị của vật liệu được phản ánh vào bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ( Bảng số 2), giá trị của vật liệu xuất kho được phản ánh theo từng đối tượng sử dụng, số liệu ở Bảng kê số 2 được dùng làm cơ sở để ghi vào Bảng kê số 4: “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng ( 154, 631, 621, 622, 627)”, Bảng kê số 5 “ tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản( 641, 642, 241)” ngoài ra còn dùng để ghi vào bảng kê số 7 và là cơ sở để ghi vào bảng kê, số chứng từ và nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh. III.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kiểm kê phát sinh ( chứng từ nhập xuất).Kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh theo quan hệ đơn vị tài khoản để phục vụ việc ghi sổ các. III.3. Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái. Từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu -công cụ dụng cụ căn cứ vào bảng tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào Nhật ký sổ cái 1 dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi Nhật ký sổ cái được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan hàng ngày và căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào các sổ hoặc thẻ chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu số liệu với sổ Nhật ký sổ cái vào cuối tháng. III.4. Hình thức chứng từ ghi sổ. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phân loại và tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào số liệu chứng từ ghi sổ đã lập kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi Sổ cái các tài khoản liên quan. Cuối tháng căn cứ số liệu ở các sổ kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ số liệu ở Sổ cái tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh. Chương II: Thực trạng về công tác kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34 - Tổng công ty xây dựng Hà Nội. I. Khái quát quá trình phát triển và đặc điểm chung của doanh nghiệp. I.1. Lich sử hình thành và quá trình phát triển. Công ty xây dựng số 34 thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội( Bộ xây dựng ) là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 140A/BXD-TC ngày 26/3/1993 với các chức năng: - Thi công xây lắp công trình dân dụng, công nghệ giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, đường dây, trạm biến thế và các công trình hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp. - Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, cấu kiện vật liệu xây dựng. - Lắp đặt các thiết bị điện,nước, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất. Công ty xây dựng số 34 là đơn vị có truyền thống lâu năm, tiền thân của công ty là một đơn vị chuyên xây dựng và sửa chữa các sứ quán , trụ sở các đoàn ngoại giao tại Việt nam. Do vậy đã tuyển chon được một đội ngũ kỹ sư, công nhân kỹ thuật lành nghề giỏi chuyên môn, nhiều kỹ sư, công nhân đã từng được đào tạo, tu nghiệp, làm việc ở nước ngoài. Đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp và nội thất. - Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có và chiến lược phát triển đúng đắn giá trị sản xuất kinh doanh của công ty hàng năm tăng lên không ngừng. Công ty xây dựng số 34 đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại như: Các liên doanh ô tô VMC, TOYOTA,VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL…nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, liên doanh sản xuất xe máy HonDa, nhà máy xi măng Nghi Sơn và trụ sở nhà làm việc UBND - HDND các tỉnh Thanh Hoá - Vĩnh phúc, trường Công nhân kỹ thuật Việt nam - Hàn quốc các trường học vốn ADB, ODA, bệnh viện đa khoa Bắc Giang, Tuyên Quang… - Ngoài việc phát triển xây dựng dân dụng và công nghiệp, công ty đã mở rộng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh tham gia thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật, thi công đường giao thông, xây dựng các kênh mương thuỷ lợi, kè đê biển, kinh doanh vật liệu xây dựng,kinh doanh nhà… - Các công trình đạt huy chương vàng chất lượng như: + Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành. +Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA. +Trụ sở nhà làm việc UBND tỉnh Vĩnh Phúc. + Nhà phễu của nhà máy xi măng Nghi Sơn. - Các công trình được cấp bằng chất lượng như : + Nhà máy lắp ráp ti-vi, tủ lạnh DAEWOO- HANEL. +Biệt thự K2 Nghi Tàm. +Trung tâm trưng bày bảo hành xe ô tô BMW. + Sở y tế Tuyên Quang. +Trường Công nhân kỹ thuật Việt Nam - Hàn Quốc. I.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Khâu quan trọng hàng đầu của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là khâu chào hàng, giới thiệu khái quát chung về mẫu mã, chất lượng của sản phẩm, tìm nhà đầu tư để ký hợp đồng. Vì sản phẩm xây lắp là đơn chiếc không sản xuất đại trà mà chỉ làm theo đơn đặt hàng, khi sản phẩm hoàn thành thì cũng không có sự giảm giá nên đòi hỏi khâu ký hợp đồng phải chính xác phải có sự thoả thuận giữa hai bên thì mới đi vào sản xuất sản phẩm . Việc lập dự toán chi phí và giá thành sản phẩm theo từng hạng mục công trình hay giai đoạn của hạng mục công trình là rât khó đòi hỏi phải có sự tính toán chính xác từng chi tiết nhỏ để tập hợp toàn bộ chi phí cho từng công tình cụ thể. Việc tính chi phí sai sẽ làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp vì chi phí ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm dẫn đến ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp dẫn đến ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp . Công thức: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí Vậy giá cả của công trình được xác định trước khi sản phẩm ra đời ngay khi tiến hành đấu thầu xây dựng , sản phẩm sản xuất ra phải theo đúng đơn đặt hàng giá cuối cùng của công trình sẽ là giá thoả thuận giữa các bên khi ký hợp đồng. I.3. Tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. - Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 34 gồm: Một giám đốc điều hành, 3 phó giám đốc giúp việc: một phó giám đốc kỹ thuật, một phó giám đốc kinh tế và một phó giám đốc kiêm chủ tịch công đoàn; một kế toán trưởng, 4 phòng ban: Phòng hành chính quản trị, phòng kỹ thuật, phòng kinh tế kế hoạch và phòng kế toán. Đứng đầu công ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A, giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp. - Phó giám đốc công ty là người giúp việc cho giám đốc và được giám đốc phân công một số việc của giám đốc. Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc đã được phân công và đồng thời còn có nhiệm vụ thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công. - Phòng kinh tế kế hoạch và phòng kỹ thuật có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trêc cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công. - Phòng hành chính quản trị có chức năng và nhiệm vụ giúp phó giám đốc kiêm chủ tịch công đoàn tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp phó giám đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà phân phối cho các đội dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thường xuyên kiểm tra giám sát về mặt tài chính đối với các xí nghiệp, các đội xây dựng trực thuộc công ty, đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Vì đây là công ty xây dựng nên trong công ty còn phân thành các xí nghiệp và đội xây dựng. Cụ thể Công ty xây dựng số 34 gồm 4 xí nghiệp: Xí nghiệp 1, Xí nghiệp 2, Xí nghiệp 3, Xí nghiệp 4 và 5 đội xây dựng là: đội 1, đội 2, đội 5, đội 8, đội 9. Các xí nghiệp và các đội trong công ty có chức năng và quyền hạn tương đương nhau. Xuất phát tư đặc điển sản xuất kinh doanh xây lắp như tính cá biệt cao, chu kỳ dài, địa bàn phân tán rộng nên cơ chế của công ty hiện nay là thực hiện cơ chế khoán. Sau khi trúng thầu, nhận được công trình các đội, các xí nghiệp. Xí nghiệp đồng thời nhận khoán nội bộ với công ty, chủ động mua vật tư, thuê nhân công, máy móc thiết bị để sản xuất, chủ động quan hệ với bên A, chủ đầu tư nghiệm thu, thanh toán. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xây dựng số 34. Giám đốc Phó GĐ kiêm CT công đoàn Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh tế Kế toán trưởng Phòng hành chính quản trị Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kế toán XN XD số1 XN XD số2 XN XD số3 XN XD số4 Đội XD số1 Đội XDsố2 Đội XD số5 Đội XD số8 Đội XD số9 I.4. Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. - Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung rất quan trọng của tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin để thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin và các hoạt động của dây chuyền sản xuất thông tin kế toán để thoả man nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin. - Sản xuất thông tin kế toán cũng bao gồm các khâu công việc khác nhau. ở mỗi khâu công việc được bố trí những cán bộ nhân viên kế toán cùng các phương tiện phù hợp đảm bảo cho hoạt động sản xuất thông tin có hiệu quả tạo ra sản phẩm hữu ích. - Bộ máy kế toán của công ty gồm: Một phòng kế toán chung của công ty, các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành kế toán như: kế toán tiền lương, kế toán nguyên vật liệu , kế toán công nợ và kế toán công quỹ. Bộ phận kế toán tổng hợp,… ở các xí nghiệp, đội sản xuất có các nhân viên kinh tế: Nhiệm vụ là hướng dẫn hạch toán ban đầu, kiểm tra các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính của xí nghiệp, đội. Định kỳ, hàng tuần, tháng gửi kịp thời các chứng từ đã thu nhận và kiểm tra. Căn cứ vào các chứng từ này phòng kế toán công ty hạch toán kế toán. Phần việc của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng: + Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kế toán trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. + Tổ chức bộ máy kế toán đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán Nhà nước, của Bộ xây dựng và của Tổng công ty. + Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. + Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. + Tổ chức kiểm tra kế toán, + Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. + Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán. - Kế toán tổng hợp: + Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công. + Lập báo cáo định kỳ về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty. - Kế toán công nợ: + Theo dõi thanh toán với ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp và các khoản phải thu của khách hàng. + Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, các đội xây dựng trực thuộc công ty. + Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây dựng trực thuộc. + Tham gia báo cáo kế toán và quyết toán tài chính. + Lập phiếu thu chi. - Kế toán vật tư và kế toán tiền lương: + Có nhiệm vụ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng tháng. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng số 34 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán NVL Kế toán công nợ Kế toán quỹ II. Thực trạng công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34. II.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34. Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò tính năng lý hoá riêng. Muốn tổ chức quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học hợp lý. Tại Công ty xây dựng số 34 cũng tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các lai vật liệu sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Trong Công ty xây dựng số 34 kế toán chia nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thành: - Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà được coi là chung là nguyên vật liệu chính: “là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản”. Nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng như: Xi măng, sắt thép, gạch ngói, vôi ve, đá, gỗ…Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau ví dụ: Xi măng trắng, xi măng P400, xi măng 500, thép f 6A1, thép f 10A1, thép f 20A2. - Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu. - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loaị máy móc: máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô: Săm lốp ô tô… - Phế liệu thu hồi: gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa và các vỏ bao xi măng. Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi Công ty bảo quản vật liệu - công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng công trình vì vậy các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc là khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa tới chân công trình. Công ty xác định mức dự chữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định về các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Đối với công cụ dụng cụ cũng được chia thành: - Công cụ dụng cụ: Dàn giáo, cuốc xẻng, xô… - Bao bì luân chuyển: Vỏ bao xi măng - Đồ dùng cho thuê: Các loại máy mọc phục vụ thi công… Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty xây dựng số 34 nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu - công cụ dụng cụ được các xí nghiệp trực thuộc công ty sản xuất như: Bê tông, cửa sổ và các loại cấu kiện vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài được đánh giá như sau: - Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. - Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển. - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Đối với việc nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thực tế. Đó là cách đánh giá đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho còn đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về và xuất thẳng cho sản xuất thì gía thực tế vật liệu được tính theo phương pháp đích danh. II.2. Hình thức sổ kế toán sử dụng. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 01/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế toán Nhật ký chung và sử dụng gần hết Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 01/01 năm sau và kỳ kế toán của Công ty xây dựng số 34 làm theo một năm 4 quý. * Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ KT chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp số chi tiết Sổ cái tài khoản (2) (1) (3) (1) (4) (6) (5) (7) Trình tự ghi sổ: Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian rồi từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. (2) Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh tài khoản. (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu ở sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. II.3. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng số 34. * Trường hợp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về nhập kho thì trình tự hạch toán được tiến hành như sau: - Thủ tục nhập kho: + Trường hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu - công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu - công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, trong hoá đơn ghi rõ các chỉ tiêu như: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật tư đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số liệu phiếu nhập kho và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập( kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh nợ dây dưa. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: VL - CCDC Phòng kế toán Ban kiểm nghiệm P. kỹ thuật vật tư Nhập kho (1) (2) (2) (3) (3) Hoá đơn. Hoá đơn biên bản kiểm nghiệm. Phiếu nhập kho. Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng KE-01-N Ngày06/10/2001 N0: 059091 Đơn vị bán hàng: Công ty Quang Vinh Điạ chỉ: 244 - QL14 - Đồng Xoài - BP Số TK:…………. Điện thoại:……….. Mã số Họ tên người mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:……. Hình thức T. toán: TM Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 Xi măng Nghi Sơn (PBC 40) Bao 260 39.819 10.352.940 Cộng: 10.352.940 Thuế suất GTGT( 10 %) Tiền thuế GTGT 1.035.294 Tổng cộng tiền thanh toán 11.388.234 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu ba trăm tám tám ngàn hai trăm ba tư đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty xây dựng số 34 Phiếu nhập kho số200 Mẫu số2 - VT Ngày 08/10/2001 Đinh khoản Nợ:… Có:… Người bán: Anh Hoan Số chứng từ:… Ngày…tháng…năm2001 Biên bản kiểm kê số:…… Ngày…tháng…năm2001 Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA Danh điểm vt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Nghi Sơn Bao 260 260 39.819 10.352.490 Cộng 10.352.490 Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Mười triệu ba trăm năm hai ngàn bố trăm chín mươi đồng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Đối với công cụ dụng cụ: do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng có số lượng ít hơn so với vật liệu vì vậy cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu, Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng BE-01-N Ngày10/10/2001 N0: 023570 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Long Tiến Điạ chỉ: 67 Hai Bà Trưng - Hà Nội Số TK:…………. Điện thoại:……….. Mã số Họ tên người mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:……. Hình thức T .toán: TM Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 2 3 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng: 2.780.000 Thuế suất GTGT( 5 %) Tiền thuế GTGT 139.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.919.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu chín trăm mười chín ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Công ty xây dựng số 34 Phiếu nhập kho số215 Mẫu số2 - VT Ngày 10/10/2001 Đinh khoản Nợ:… Có:… Người bán: Anh Hùng Số chứng từ:… Ngày…tháng…năm2001 Biên bản kiểm kê số:…… Ngày…tháng…năm2001 Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA Danh điểm vt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo CT Thực nhập 01 02 03 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc - - 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng 2.780.000 Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Hai triệu bảy trăm tám mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho - Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ công ty: Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kế toán kế hoạch lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song dữ lại một liên và giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập giảm kho xuất. - Thủ tục xuất kho: Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty khi thi công công trình. + Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế kế hoạch lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư, thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu - công cụ dụng cụ sau đó thủ kho giữ lại 1 liên để vào thẻ kho sau đó lại chuyển tiếp cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu - công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. Phiếu xuất kho có mẫu như sau:  Phiếu xuất kho Số301 Liên 2 giao cho khách hàng Ngày 12/10/2001 Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ: Lý do xuất kho: Thi công công trình Xuất kho tại: Công ty xây dựng số 34 STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 02 03 04 05 06 Quần áo bảo hộ lao động Giầy ba ta Mũ nhựa Máy bơm tõm Cuốc Xẻng Bộ Đôi Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 50 50 50 5 50 40 40.000 12.000 25.000 350.000 6.000 15.000 2.000.000 600.000 1.250.000 1.750.000 300.000 600.000 Cộng 6.500.000 Thuế giá trị gia tăng : 5% 325.000 Tổng cộng 6.825.000 Tổng cộng tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu tám trăm hai năm ngàn đồng chẵn. Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trên đây là trình tự hạch toán đối với những vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị thấp hoặc ngoài thị trường khan hiếm..v.v…thì công ty sẽ mua những vật liệu - công cụ dụng cụ đó về nhập kho để dự trữ đảm bảo đầy đủ cho nhu cầu sản xuất trong trường hợp đột biến. *Trường hợp đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua về xuất thẳng cho sản xuất thì các hạch toán kế toán ghi như sau: Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay ngoài thị trường có đầy đủ vật liệu - công cụ dụng cụ có thể đáp ứng nhu cầu về sản xuất xây lắp, có thể cung cấp đầy đủ vật liệu - công cụ dụng cụ cho các công ty xây dựng vì vậy mà công ty sẽ mua những vật liệu - công cụ dụng cụ: cát, sỏi, đá vôi, gạch…và xuất thẳng cho sản xuất. Khi đó chi phí thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ được kế toán tập hợp toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cách hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có trình tự như sau: Khi nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về được chuyển tới chân công trình, hạng mục công trình thì kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc là các hoá đơn mua hàng hoặc hoá đơn GTGT. Từ đó kế toán tập hợp chi phí vào bảng kê chứng từ chi phí vật liệu, từ chứng từ chi phí vật liệu kế toán sẽ dựa vào đó để đưa vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung kế toán sẽ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để vào Sổ cái tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”và các Sổ cái TK liên quan khác. Căn cứ vào Sổ cái kế toán lập bảng cân đối phát sinh tài khoản và lập bảng báo cáo kế toán.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng BE-01-N Ngày 01/11/2001 N0: 002 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Phương Mai Điạ chỉ: 51- Láng Hạ - Hà Nội Số TK:…………. Điện thoại:……….. Mã số Họ tên người mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:……. Hình thức T .toán: TM . Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 Nilon xanh M2 1.000 2.292,498 2.298.498 Cộng: 2.298.498 Thuế suất GTGT( 3 %) Tiền thuế GTGT 70.902 Tổng cộng tiền thanh toán 2.363.400 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm sáu ba ngàn bốn trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu Tháng 11/2001 Công trình: FUTABA- khu chế xuất Tân Thuận- TPHCM S TT Số CT Ngày- tháng Nội dung chi phí Tổng giá trị chi phí Trong đó chi tiết CP. Vật liệu Thuế GTGT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 002 003 004 006 008 011 013 015 016 021 01/11/01 03/11/01 05/11/01 05/11/01 11/11/01 11/11/01 16/11/01 16/11/01 28/11/01 30/11/01 NiLon xanh Bê tông tươi Thép F12-16-25 Thép F12-16-25 Bê tông tươi Bê tông tươi Bê tông tươi Bê tông tươi Nắp hố ga Bơm bê tông 2.363.400 14.490.000 7.690.253 152.482.523 45.895.000 23.705.000 38.430.000 44.100.000 13.134.000 12.360.000 2.292.498 13.172.727 7.324.050 145.221.450 41.722.727 21.550.000 34.936.364 40.090.909 11.940.000 11.236.364 70.902 1.317.273 366.203 7.261.037 4.172.273 2.155.000 3.493.636 4.009.091 1.194.000 1.123.636 354.650.176 329.487.089 25.163.087 Ngày 05/12/2001 Kế toán đơn vị Thủ trưởng đơn vị Nguyễn Ngọc Quang Vũ Đăng Thoa Bảng kê chứng từ chi phí Tháng 11/2001 Công trình: Nhà máy FUTABA - khu chế xuất Tân Thuận- TPHCM S TT Nội dung chi phí Tổng giá trị chi phí Trong đó chi tiết Chi phí VL(621) Chi phí NC(622) Chi phí khác(627) Chi phí máy(623) Thuế GTGT 01 02 03 04 CT vật liệu CT.N.công CT.CP máy CTCP khác 354.650.176 199.182.500 46.945.504 155.417.403 329.487.089 166.522.500 32.600.000 149.385.565 44.731.949 25.163.087 2.213.555 6.031.838 Cộng 756.195.583 329.487.089 166.522.500 182.045.565 44.731.949 33.408.480 Từ bảng kê trên kế toán tập hợp chứng từ rồi vào sổ Nhật ký chung: Trích sổ Nhật ký chung Tháng 11/2001 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) 002 003 005 007 004 006 010 012 008 011 013 015 014 016 020 021 01/11/01 03/11/01 04/11/01 04/11/01 05/11/01 05/11/01 06/11/01 07/11/01 11/11/01 11/11/01 16/11/01 16/11/01 17/11/01 28/11/01 29/11/01 30/11/01 Chi phí mua NiLon xanh phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi phí mua bê tông tươi phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Hoàn tạm ứng cho Anh Giang bằng tiền mặt Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Chi phí mua thép F12 phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi phí mua thép F12 phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Rút TGNH về quỹ tiềm mặt Khấu hao TSCĐ - tại PXSX Tại bộ phận BH Chi phí mua bê tông tươi phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi phí mua bê tông tươi phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi phí mua bê tông tươi phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi phí mua bê tông tươi phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào Chi Tiền mặt ứng cho Anh Giang để mua NVL Chi phí mua nắp hố ga Thuế GTGT đầu vào Vay ngắn hạn NH nhập quỹ tiền mặt Chi phí mua bơm bê tông phục vụ SX Thuế GTGT đầu vào 621 133 338 621 133 338 141 111 622 334 621 133 338 621 133 338 111 112 627 641 214 621 133 338 621 133 338 621 133 338 621 133 338 141 111 621 133 338 111 311 621 133 338 2.292.498 70.902 13.172.727 1.317.273 5.000.000 12.500.000 7.324.050 366.203 145.221.450 7.261.073 200.000.000 9.000.000 3.000.000 41.722.727 4.172.273 21.550.000 2.155.000 34.936.364 3.493.630 40.090.909 4.009.091 35.000.000 11.940.000 1.194.000 25.000.000 11.236.364 1.123.636 2.363.400 14.490.000 5.000.000 12.500.000 7.690.253 152.482.523 200.000.000 12.000.000 45.895.000 23.705.000 38.430.000 44.100.000 35.000.000 13.134.000 25.000.000 12.360.000 Tổng cộng 644.150.176 644.150.176 Sổ cái TK : 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Công ty: FUTABA Tân Thuận - TPHCM Từ ngày 01/11/2001 đến hết ngày 31/11/2001 Chứng từ Nội dung TK đối ỉng Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 002 003 004 006 008 011 013 015 016 021 022 01/11/01 03/11/01 05/11/01 05/11/01 11/11/01 11/11/01 16/11/01 16/11/01 28/11/01 30/11/01 31/11/01 Dư đầu kỳ CP mua NoLon xanh CP mua bê tông tươi CP mua thép F12 CP mua thép F12 CP mua bê tông tươi CP mua bê tông tươi CP mua bê tông tươi CP mua bê tông tươi CP mua nắp hố ga CP mua bơm bê tông Kết chuyển CPVL 338 338 338 338 338 338 338 338 338 338 154 2.292.498 13.172.727 7.324.050 145.221.450 41.722.727 21.550.000 34.936.364 40.090.909 11.940.000 11.236.364 329.487.089 2.292.498 15.465.225 22.789.275 168.010.725 209.733.452 231.283.452 266.219.816 306.310.725 318.250.725 329.487.089 Cộng 329.487.089 329.487.089 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu -công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34. Qua thời gian thực tập ở Công ty xây dựng số 34 trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng số 34. I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ: Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự canh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Trong đó hạch toán kinh tế nói chung và hạch toán chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho Nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng: Phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế chính trị - kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết và quan trọng đối với Công ty xây dựng số 34. Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ là tất yếu khách quan vì nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là 1 trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình tạo ra sản phẩm mà sản phẩm trong ngành xây lắp là các công trình, hạng mục công trình và cũng là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trên thực tế chúng ta phải công nhận rằng nếu thiếu vật tư công cụ dụng cụ thì sẽ không thể tạo ra được sản phẩm trong bất kỳ lĩnh vực nào(trong xây lắp cũng như trong sản xuất ) cũng đều cần đến vật tư đó là điều tất yếu khách quan. Chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm đó vì vậy yêu cầu đặt ra là phải quản lý thật chặt chẽ, sát sao chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ ở mỗi khâu để hạ thấp chi phí sản xuất mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Do đó hạch toán chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ là không thể thiếu được và đòi hỏi phải chính xác để quản lý chặt chẽ hơn khâu chi phí đầu vào tránh thất thoát, thiếu hụt vật liệu - công cụ dụng cụ mà không rõ nguyên nhân. Chính vị vậy mà việc hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong Công ty xây dựng số 34 được tổ chức rất có hệ thống và chặt chẽ: Kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình cụ thể trong từng tháng, từng quý rõ ràng, một năm công ty hạch toán vào 4 quý một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ được tốt hơn. II.Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34. ý kiến thứ nhất: Về việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty xây dựng số 34 là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật tư, tuy nhiên qua thực tế ở các đội xây dựng trực thuộc công ty ta nhận thấy khâu quản lý vật tư còn vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: Cát, Sỏi, Vôi đá…để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng, chỗ để vật liệu phải thương xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đo đong đếm chính xác, kỹ lưỡng nên thường dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư sao cho dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn để làm giảm bớt lượng thất thoát vật tư không rõ nguyên nhân. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau( hình thức trả chậm) đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời các công tác trên, phòng kế toán công ty cần tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc lập dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật liệu - công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc ban đầu. ý kiến thứ hai: Về phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng số 34. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, theo hình thức này thì bộ máy kế toán sẽ bớt được công việc vào sổ sách việc ghi chép cũng đơn giản hơn, căn cứ để vào sổ Nhật ký chung là các Hoá đơn và các bảng kê trực tiếp, hàng ngày khi có nghiệp vụ kiểm kê phát sinh (chứng từ gốc) kế toán căn cứ vào đó để vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra những sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc ghi thường xuyên các sổ sách kế toán còn thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Nhưng bên cạnh đó còn có những thiếu sót như việu hạch toán thu mua nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ chưa rõ dàng, chíng xác.Cụ thể: Trong hoá đơn số 002: Mua Nilon xanh phục vụ cho xây dựng công trình, giá ghi trên hoá đơn là: 2.292.498 VND, Thuế suất GTGT: 3%,Toàn bộ trả bằng tiền mặt Qua sổ NKC ta thấy kế toán hạch toán như sau: Nợ 621: 2.292.498 Nợ 133: 70.902 Có 338: 2.363.400 Theo cách hạch toán của Công ty là chưa chính xác vì theo hoá đơn số 002 thì hình thức thanh toán là bằng tiền mặt, nên theo em nghiệp vụ trên cần hạch toán lại cho chính xác hơn như sau: Nợ 621: 2.292.498 Nợ 133: 70.902 Có 111: 2.363.400 Nhìn vào cách hạch toán trên ta có thể biết được là Công ty mua NVLTT đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi NH hay chưa trả. Nếu trả bằng TM thì ghi vào bên CóTK 111, nếu trả bằng TGNH thì ghi vào bên CóTK 112,nếu chưa trả thì ghi vào bên CóTK 331”phải trả cho người bán” Kết luận Trong thời đại kinh tế thị trường như hiện nay đòi hỏi các nhà quản lý kinh tế phỉ nhạy bén trong tất cả các lĩnh vực để có thể đứng vững trên thị trường. Vì vậy khâu quản lý bao giờ cũng là quan trong nhất trong mọi doanh nghiệp, trong tất cả các khâu quản lý vĩ mô có khâu quản lý về vật liệu - công cụ dụng cụ cũng giữ một vai trò không nhỏ trong việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy quản lý làm sao để chi phí vật liệu ở mức nhỏ nhất thì đó là công việc của các nhà quản lý, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, đầy đủ để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất ngoài ra còn phải kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng thiếu hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ là một kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Nhưng dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau thì vẫn phải đảm bảo tính phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai xót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo khoa Tài chính - kế toán - Trường đại học Dân lập Phương Đông. Qua đây em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Nhuận và các cán bộ kế toán Công ty xây dựng số 34 đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên đề này. Hà Nội: Ngày20/5/2002 Kế toán công nợ Kế toán quỹ Kế toán NVL Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Mục lục Trang