Đề tài Thực trạng về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà máy chế biến gỗ Forimex II

145/12 30/12/06 TT tiền mua thẻ cào ĐTDĐ th12 1111 272.727 146/12 31/12/06 TT tiền cơm tháng 12 của VPNM 1111 1.410.000 155/12 31/12/06 TT tiền công tác phí th12 của VPNM 1111 2.110.000 158/12 31/12/06 TT tiền bồi dưỡng kiểm kê cuối năm 2006 1111 780.000 172/12 31/12/06 TT tiền tiếp khách 1111 323.000 177/12 31/12/06 TT tiền cơm th12/05 1111 310.000 BPBL 31/12/06 Lương phải trả 334 18.746.766 BHXH phải trích 3383 2.345.385 BHYT phải trích 3384 356.888 KPCĐ phải trích 3382 543.027 KHCB phải trích 336 795.413 Cộng tháng 12/06 33.365.580 Tổng cộng 63.763.963 3.3 Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thực tế cho một đơn hàng 3.3.1 Tổng hợp chi phí sản xuất thực tế Trước khi tính giá thành cho một đơn hàng, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí sản xuất, bao gổm các nội dung sau: Điều chỉnh chi phí đã tập hợp cho phù hợp với chi phí sản xuất thực tế Việc này thường được thực hiện đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Do đặc điểm của ngành chế biến đồ gỗ, nguyên liệu gỗ qua quá trình sản xuất, mặc dù đã bị tác động nhưng vẫn có thể tiếp tục được sử dụng nếu phù hợp. Cụ thể: Nguyên liệu gỗ còn thừa sau khi hoàn thành đơn hàng (A), dù không còn nguyên vẹn hình thù như ban đầu nhưng vẫn có thể sử dụng để sản xuất đơn hàng khác (B), kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của đơn hàng A và tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của đơn hàng B ngay trên bảng tổng hợp chi phí. Tổng hợp chi phí Trên sổ chi tiết các TK 621, TK 622, TK 627: Cuối tháng, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trên các tài khoản này vào TK 154 “chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ” được mở chi tiết theo từng phân xưởng. Riêng TK 627 NM, kế toán tiến hành phân bổ tổng chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy vào TK 154 chi tiết từng phân xưởng theo tiêu thức chi phí tiền lương nhân công trực tiếp. Tháng 11/2006 Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng I: 124.601.162 đồng Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng II: 446.755.875 đồng à Khoản chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy phân bổ cho phân xưởng I là: 30.398.383 x 124.601.162 / (124.601.162 + 446.755.875) = 6.629.260 đồng Nợ TK 154 PXI 912.414.682 Có TK 621 PXI 653.179.464 Có TK 622 PXI 135.744.892 Có TK 627 PXI 116.861.066 Có TK 627 NM 6.629.260 TK 621 PXI, 622 PXI, 627 PXI 154 PXI SD: xxxxxx 912.414.682 912.414.682 (154) (62x) 912.414.682 xxxxxx (155) 912.414.682 912.414.682 912.414.682 xxxxxx SD: xxxxxx Tháng 12/2006 Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng I: 133.881.945 đồng Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng II: 219.412.700 đồng à Khoản chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy phân bổ cho phân xưởng I là: 33.365.580 x 133.881.945 / (133.881.945 + 219.412.700) = 12.643.975 đồng Nợ TK 154 PXI 1.147.356.312 Có TK 621 PXI 860.332.916 Có TK 622 PXI 144.454.033 Có TK 627 PXI 129.925.388 Có TK 627 NM 12.643.975 TK 621 PXI, 622 PXI, 627 PXI 154 PXI SD: xxxxxx 1.147.356.312 1.147.356.312 (154) (62x) 1.147.356.312 129.746.328 (155) 1.147.356.312 1.147.356.312 xxxxxx (155) 1.147.356.312 xxxxxx SD: xxxxxx Trên bảng tổng hợp chi phí: cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp, sau đó phân bổ chi phí phát sinh chung vào từng đơn hàng, như các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất, chi phí sản xuất chung gián tiếp của phân xưởng và chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy. Đối với các khoản trích theo lương: tiến hành phân bổ như đã trình bày trong phần 3.2.2.5 Đối với chi phí sản xuất chung gián tiếp của phân xưởng: tiến hành phân bổ như đã trình bày trong phần 3.2.3.5 Đối với chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy: Tháng 11/2006 Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng I: 124.601.162 đồng Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của đơn hàng Hongsinton: 12.780.000 đồng à Khoản chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy phân bổ cho đơn hàng Hongsinton là: 6.629.260 x 12.780.000 / 124.601.162 = 679.945 đồng Tháng 12/2006 Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của phân xưởng I: 133.881.945 đồng Chi phí tiền lương nhân công trực tiếp của đơn hàng Hongsinton: 11.814.400 đồng à Khoản chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy phân bổ cho đơn hàng Hongsinton là: 12.643.975 x 11.814.400 / 133.881.945 = 1.115.766 đồng Vậy tổng chi phí sản xuất chung của nhà máy phân bổ cho đơn hàng Hongsinton là: 679.945 + 1.115.766 = 1.795.711 đồng BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ PHÂN XƯỞNG I ( Trích phần liên quan đến chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy phân bổ cho đơn hàng Hongsinton) Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng cộng HST Số Ngày 30/11/06 CP hoạt động văn phòng nhà máy 6.629.260 679.945 Cộng tháng 11/06  6.629.260 679.945 31/12/06 CP hoạt động văn phòng nhà máy 12.643.975 1.115.766 Cộng tháng 12/06  12.643.975 1.115.766 Tổng cộng  19.273.235 1.795.711 3.3.2 Đánh giá sản phẩm dở dang Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ của những đơn hàng chưa hoàn thành được kế toán đánh giá từ chi phí thực tế phát sinh, theo công thức: Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ Giá thành thực tế của đơn hàng Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ = + - 3.3.3 Tính giá thành thực tế một đơn hàng Theo phương pháp đơn đặt hàng, giá thành thực tế của một đơn hàng là tổng chi phí sản xuất đã kết chuyển hoặc phân bổ vào đơn hàng kể từ khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành đơn hàng. Như vậy, giá thành của một đơn hàng được kế toán tính theo công thức: Chi phí SXC tt thực tế của đơn hàng Chi phí NC tt thực tế của đơn hàng Chi phí NVL tt thực tế của đơn hàng Giá thành thực tế của đơn hàng = + + 71.982.120 + 26.670.315 + (14.485.000 + 14.813.182 + 1.795.711) = 129.746.328 đồng Giá thành đơn hàng Hongsinton = 129.746.328 Giá thành bộ bàn ghế A029 = 430 = 301.735,66 đồng/bộ Cuối tháng, căn cứ giá thành thực tế của đơn hàng Hongsinton (đã hoàn thành) tổng hợp từ bảng tổng hợp chi phí, kế toán kết chuyển giá thành của đơn hàng vào giá trị thành phẩm tồn kho bằng bút toán sau: Nợ TK 155 129.746.328 Có TK 154 PXI 129.746.328 154 PXI 155 SD: xxxxxx SD: 0 (62x) 1.147.356.312 129.746.328 (155) (154) 129.746.328 129.746.328 (632) xxxxxx (155) (154) xxxxxx xxxxxx (632) 1.147.356.312 xxxxxx xxxxxx xxxxxx SD: xxxxxx 3.4 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ TOÁN GIÁ THÀNH ĐƠN HÀNG HONGSINTON Khoản mục giá thành ĐVT Dự toán Thực hiện Mức biến động SL ĐG TT SL ĐG TT Số tiền % 1/ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Gỗ nguyên liệu m3 21,973 2.600.000 57.129.800 21.060 2.536.029 53.408.520 -3.721.280 -6,51 Fitting Bộ 430 12.000 5.160.000 440 12.000 5.280.000 120.000 2,33 Dầu lanh kg 190 23.500 4.465.000 190 23.500 4.465.000 0 0,00 Dầu màu AC kg 70 73.500 5.145.000 20 73.500 1.470.000 -3.675.000 -71,43 Dầu màu SOF kg 84 64.000 5.376.000 5.376.000 VLP khác 2.000.000 1.982.600 -17.400 -0,87 Cộng CP NVLtt 73.899.800 71.982.120 -1.917.680 -2,59 2/ Chi phí nhân công trực tiếp Lương công nhân 24.424.000 24.594.400 170.400 0,70 Trích theo lương 4.640.560 2.075.915 -2.564.645 -55,27 Cộng CP NCtt 29.064.560 26.670.315 -2.394.245 -8,24 3/ Chi phí sản xuất chung Bao bì Thùng 430 22.500 9.675.000 443 22.000 9.746.000 71.000 0,73 VLP khác 3.000.000 2.425.000 -575.000 -19,17 Vật tư 3.000.000 2.314.000 -686.000 -22,87 CP SXC gián tiếp PX 15.000.000 14.813.182 -186.818 -1,25 CP SXC VPNM 2.000.000 1.795.711 -204.289 -10,21 Cộng CP SXC 32.675.000 31.093.893 -1.581.107 -4,84 Tổng giá thành 135.639.360 129.746.328 -5.893.032 -4,34 Qua bảng phân tích số liệu, ta thấy giá thành thực tế của đơn hàng Hongsinton giảm so với giá thành dự toán 4,34% tương ứng giảm 5.893.032 đồng. là do: 1/ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với dự toán giảm 2,59% tương ứng giảm 1.917.680 đồng, chủ yếu là do chi phí gỗ giảm 6,51% tương ứng giảm 3.721.280 đồng vì công nhân có tay nghề cao nên lượng gỗ hao hụt thực tế ít hơn dự toán. Chi phí bộ fitting tăng 2,33% tương ứng tăng 120.000 đồng là do bị hư hỏng trong quá trình lắp rắp, phải mua bổ sung 10 bộ. Chi phí dầu màu tăng 33,06% tương ứng tăng 1.701.000 đồng do phân xưởng đã thay thế dầu màu AC bằng dầu màu SOF (không có trong dự toán) với đơn giá thấp hơn, chất lượng kém hơn đã dẫn đến việc phải sử dụng khối lượng dầu màu nhiều hơn dự toán 34 kg. Các loại vật liệu phụ khác giảm 0,87% tương ứng giảm 17.400 đồng. 2/ Chi phí nhân công trực tiếp thực tế so với dự toán giảm 8,24% tương ứng giảm 2.394.245 đồng. Trong đó, chi phí tiền lương nhân công trực tiếp tăng 0,7% tương ứng giảm 17.400 đồng là do phân xưởng đã sản xuất dự phòng thêm 2 bộ bàn ghế A029. Còn các khoản trích theo lương giảm đến 55,27% tương ứng giảm 2.564.645 đồng, chênh lệch này xuất phát từ kỹ thuật tính toán giữa nhân viên kỹ thuật và kế toán khác nhau. Khi lập dự toán, nhân viên kỹ thuật đã trích khoản này theo tiền lương nhân công dự toán cho đơn hàng, còn thực tế, kế toán phải trích theo lương cơ bản và phải phân bổ khoản trích này cho từng đơn hàng, dẫn đến sự chênh lệch lớn. 3/ Chi phí sản xuất chung thực tế so với dự toán giảm 4,84% tương ứng giảm 1.581.107 đồng. Trong đó, chi phí bao bì thực tế so với dự toán tăng 0,73% tương ứng tăng 71.000 đồng, do công nhân không cẩn thận làm ướt bao bì. Tuy nhiên, chi phí vật liệu phụ thực tế lại giảm 19,17%, chi phí vật tư thực tế giảm 22.87% so với dự toán. Điều này thể hiện việc quản lý tại phân xưởng tương đối tốt, công nhân sản xuất có tay nghề cao nên đã tiết kiệm đáng kể phần vật liệu, vật tư dùng trong quá trình sản xuất đơn hàng, từ đó tiết kiệm được một phần chi phí, góp phần hạ giá thành đơn hàng. Bên cạnh đó, phần chi phí sản xuất chung gián tiếp phân xưởng giảm đi 1,25% tương ứng giảm 186.818 đồng và chi phí sản xuất chung của văn phòng nhà máy cũng giảm 10,21% tương ứng giảm 204.289 đồng. Sự chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung thực tế với chi phí sản xuất chung dự toán chủ yếu là do tiêu thức phân bổ chi phí giữa kế toán và phân xưởng khác nhau. Khi lập dự toán, nhân viên phân xưởng đã sử dụng chi phí sản xuất chung bình quân để phân bổ cho từng đơn hàng theo số lượng đơn hàng sản xuất trong tháng chứ không phân bổ theo chi phí tiền lương nhân công trực tiếp như kế toán. Nhìn chung, tình hình sản xuất đơn hàng Hongsinton thực tế so với dự toán được đánh giá là tốt, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, để tạo điều kiện hạ giá thành hơn nữa, nhà máy cần chú ý đến việc lựa chọn vật liệu sao cho chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Bên cạnh đó, công tác lập dự toán cần được chú trọng, nên có sự phối hợp giữa các nhân viên kỹ thuật, nhân viên thống kê và kế toán để các dự toán được lập chính xác, hợp lý hơn, đáp ứng yêu cầu phân tích, đánh giá, từ đó hỗ trợ tốt cho các quyết định của cấp điều hành. CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 4.1.1 Ưu điểm Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình kế toán Mô hình kế toán giữa nhà máy Forimex II và công ty Lâm nghiệp Sài Gòn là mô hình tập trung. Nói cách khác, nhà máy là một đơn vị báo sổ của công ty. Do tầm quan trọng của nhà máy mà công ty yêu cầu có sự quản lý, giám sát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại đây. Mặt khác, nhiệm vụ của phòng nghiệp vụ tổng hợp tại nhà máy là vừa thực hiện công việc kế toán, vừa đảm trách hoạt động kinh doanh nên khối lượng công việc khá nhiều. Do đó, bộ phận kế toán công ty sẽ gánh bớt một phần công việc kế toán tại nhà máy, giúp cho các nhân viên phòng nghiệp vụ hoàn thành tốt và kịp thời nhiệm vụ được giao. Do đó, việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là hoàn toàn phù hợp. Cơ cấu bộ máy kế toán tại nhà máy Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại nhà máy, bộ máy kế toán được chia thành nhiều phần hành. Các phần hành này được sắp xếp, phân công cho các nhân viên phòng nghiệp vụ tổng hợp một cách hợp lý, vừa đảm bảo ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, vừa có tính kiểm soát cao do có sự giám sát lẫn nhau và sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nhà máy. Bên cạnh đó, mỗi phân xưởng đều có nhân viên thống kê. Ngoài việc theo dõi tình hình cung ứng nguyên vật liệu, nhiệm vụ của họ bao gồm cả việc thu thập, phân loại chứng từ theo từng đơn hàng rổi chuyển về phòng nghiệp vụ tổng hợp. Tại đây, kế toán phân xưởng căn cứ chứng từ để ghi sổ chi tiết và lưu chứng từ vào bộ chứng từ của từng đơn hàng. Sự phân công như vậy góp phần hạn chế tình trạng lộn xộn, thất lạc chứng từ dẫn đến bỏ sót hay lẫn lộn chi phí giữa các đơn hàng. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ, sổ kế toán Chế độ chứng từ kế toán Tất cả chứng từ phát sinh tại nhà máy đều được lập bởi người có trách nhiệm, được luân chuyển theo trình tự đã quy định chặt chẽ, được xét duyệt bởi những người có thẩm quyền và được lưu trữ một cách hệ thống nhằm đảm bảo tốt nhất cho việc xử lý, ghi nhận số liệu kế toán; đồng thời đáp ứng kịp thời, tiện lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát khi có nhu cầu. Chế độ sổ kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và đặc trưng cơ bản của các hình thức kế toán mà công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ cho toàn doanh nghiệp. Cụ thể: Công việc kế toán tại nhà máy là thu thập, xử lý thông tin chi tiết, còn việc xử lý thông tin tổng hợp thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán công ty. Kế toán nhà máy căn cứ chứng từ kế toán để hạch toán vào sổ chi tiết, kế toán công ty căn cứ chứng từ ghi sổ (do kế toán nhà máy lập và gửi lên) để hạch toán vào sổ tổng hợp. Do đó, việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý kế toán của công ty. Quản lý kho bãi Do đặc điểm sản xuất độc lập mà mỗi phân xưởng đều mở kho riêng. Việc mở kho riêng có thuận lợi là giúp theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu một cách dễ dàng. Mỗi phân xưởng sẽ nắm được số lượng nguyên vật liệu mà mình còn hay thiếu trong quá trình sản xuất đơn hàng, từ đó có thể chủ động cung ứng kịp thời và sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Phương pháp trả lương Nhà máy áp dụng phương pháp trả lương theo sản phẩm cho từng đơn hàng căn cứ vào bảng đơn giá lương sản phẩm đã xây dựng sẵn. Phương pháp này giúp xác định chi phí tiền lương nhân công trực tiếp tương ứng với kết quả sản xuất của từng đơn hàng một cách chính xác. Từ đó, giúp nhà máy kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương trong tổng giá thành của một đơn hàng. Phương pháp tính giá thành sản phẩm Do đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng nên Nhà máy lựa chọn phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng. Sự lựa chọn này có những ưu điểm như: Phương pháp này giúp kế toán tập hợp các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến từng đơn hàng ngay từ đầu. Bên cạnh đó, việc lập dự toán giá thành cho từng đơn hàng trước khi bắt đầu sản xuất sẽ giúp cho Nhà máy chủ động trong việc cung ứng nguyên vật liệu, đồng thời có cái nhìn sơ bộ về các mục khoản chi phí trong tổng giá thành của đơn hàng, từ đó hỗ trợ cho việc quản lý sản xuất, đánh giá kết quả thực tế của đơn hàng. Mặt khác, sử dụng phương pháp đơn đặt hàng sẽ giảm bớt việc tính giá thành vào cuối tháng, do những đơn hàng đã hoàn thành mới được tính giá thành. Đồng thời, việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phương pháp chi phí thực tế cũng khá đơn giản. 4.1.2 Nhược điểm 4.1.2.1 Vấn đề về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đối với việc phân bổ giá trị xuất kho nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trực tiếp ( trên bảng tổng hợp chi phí) Nguyên vật liệu mỗi lần xuất kho có loại chỉ dùng để sản xuất một đơn hàng duy nhất, có loại được dùng để sản xuất nhiều đơn hàng khác nhau (như gỗ, dầu màu, keo). Do đó, muốn đưa vào chi phí trực tiếp của từng đơn hàng, nhân viên phân xưởng phải xác định cụ thể hoặc phân bổ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cho từng đơn hàng. Việc phân bổ số lượng nguyên vật liệu xuất kho dùng chung cho nhiều đơn hàng hiện nay chưa chính xác, vì không dựa trên cơ sở tính toán cụ thể mà chỉ ước lượng chung chung. Do đó, theo chứng từ thì số nguyên vật liệu G sử dụng để sản xuất đơn hàng A, nhưng thực tế lại dùng sản xuất đơn hàng B. Kế toán căn cứ theo chứng từ để phân bổ chi phí. Như thế chi phí phát sinh của từng đơn hàng trên sổ sách sẽ không phù hợp với nhu cầu thực tế. Đối với vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ Khi xuất kho vật tư, nhiên liệu hay công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, kế toán thường phân bổ trực tiếp giá trị xuất kho vào một đơn hàng cụ thể. Nhưng trên thực tế, các loại vật tư, công cụ này được sử dụng chung cho việc sản xuất nhiều đơn hàng tại phân xưởng. Cho nên, phân bổ như vậy là chưa chính xác. Đối với công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ sử dụng tại nhà máy bao gồm các vật dụng và các loại máy móc hỗ trợ cho quá trình sản xuất của công nhân. Đối với các vật dụng nhỏ (kềm, kéo, búa, ): mỗi lần xuất kho có giá trị từ vài trăm nghìn đến dưới 2.000.000 đồng, thời gian sử dụng từ 2 đến 3 tháng. Đối với các loại máy móc: mỗi lần xuất kho có giá trị từ 2.000.000 đồng đến 9.000.000 đồng, thời gian sử dụng khá dài, từ 6 tháng đến 1 năm, thậm chí vài năm nếu được sử dụng cẩn thận và bảo quản tốt. Để đơn giản công việc, kế toán thường đưa hết giá trị công cụ dụng cụ xuất kho vào chi phí sản xuất chung bất kể thời gian sử dụng ngắn hay dài, giá trị xuất kho nhỏ hay lớn. Việc này sẽ khiến chi phí sản xuất chung của các tháng có xuất kho công cụ dụng cụ tăng cao, trong khi các tháng còn lại vẫn sử dụng công cụ dụng cụ nhưng không hề được ghi nhận chi phí, dẫn đến tính giá thành thiếu chính xác. Đối với chi phí tiền thuê nhà, tiền mua bảo hiểm tai nạn và sửa chữa lớn TSCĐ Các khoản chi phí bằng tiền như tiền thuê nhà làm showroom (12.000.000 đồng/quý), tiền đóng bảo hiểm tai nạn cho công nhân (11.144.000 đồng / năm của phân xưởng I ) và chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (đầu năm 2007, nhà máy thay tole mái nhà của phân xưởng II, tổng giá trị sửa chữa là 43.440.000 đồng) là những chi phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán hoặc có giá trị lớn. Khi ghi nhận các khoản này, kế toán tính hết vào chi phí sản xuất chung của phân xưởng trong tháng phát sinh chi phí. Như vậy sẽ làm cho chi phí của tháng đó tăng lên một cách đột biến, bất thường, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm giữa các kỳ. Đối với phế liệu sản xuất Quá trình sản xuất tại nhà máy thường tạo ra phế liệu gỗ (như củi vụn, mùn cưa, dăm bào). Trị giá phế liệu hàng tháng ước tính từ 4.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Nhà máy đã tận dụng nguồn phế liệu này làm nguyên liệu đốt lò sấy thay vì phải mua bên ngoài. Tuy nhiên, giá trị khoản phế liệu này lại nằm trong chi phí sản xuất đồ gỗ mà không được điều chỉnh giảm để chuyển sang chi phí của lò sấy. Do đó, giá trị phế liệu cuối cùng lại nằm trong giá thành sản phẩm đồ gỗ, trong khi chi phí nguyên liệu đốt lò sấy lại không được ghi nhận hoặc ghi nhận không đầy đủ. Xét về mặt dịch chuyển chi phí giữa các bộ phận sản xuất, cách xử lý như vậy là chưa chính xác. Đối với sản phẩm sản xuất dự phòng Những mặt hàng gỗ do nhà máy sản xuất chủ yếu được xuất khẩu ra nước ngoài nên phải đảm bảo tiêu chuẩn về chất lượng. Do đó, số lượng sản xuất thực tế của mỗi đơn hàng thường nhiều hơn số lượng hàng đặt vài chiếc. Mục đích là để dự phòng khi nghiệm thu, nếu có sản phẩm nào không đủ tiêu chuẩn chất lượng thì nhà máy có ngay sản phẩm khác để thay thế và giao hàng đúng thời hạn đã thoả thuận với khách hàng. Chi phí sản xuất phát sinh để sản xuất các sản phẩm dự phòng này được chia đều cho số lượng sản phẩm đặt hàng. Như với đơn hàng Hongsinton, số lượng hàng đặt là 430 bộ A029. Thực tế, nhà máy đã sản xuất dự phòng thêm 2 bộ A029. Khi tính giá thành đơn vị, kế toán chia tổng giá thành đơn hàng cho 430 bộ sản phẩm thay vì số lượng thực tế sản xuất là 432 bộ. Như vậy, giá thành đơn vị một bộ sản phẩm sẽ cao hơn thực tế do phải gánh thêm một phần chi phí sản xuất của 2 bộ dự phòng. Mặt khác, đối với các sản phẩm dự phòng nếu không được sử dụng để thay thế hoặc các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn bị đổi lại, nhà máy sẽ để tại kho phân xưởng nhưng không làm thủ tục nhập kho (do giá trị của chúng đã nằm trong giá vốn). Sau đó, có thể sử dụng với mục đích khác như sử dụng nội bộ, trưng bày hàng mẫu hoặc nếu có thể bán lẻ được thì kế toán sẽ ghi nhận khoản thu nhập bán lẻ vào thu nhập khác (TK 711). Cách xử lý này có điểm chưa hợp lý, vì: Thực tế trong kho có lưu giữ số hàng dự phòng nhưng trên sổ kế toán và thẻ kho thì không tồn tại số hàng này, nên khi kiểm kê sẽ có chênh lệch. Nếu số hàng này sử dụng với mục đích phục vụ hoạt động khác của nhà máy thì giá trị của nó lại không được đưa vào chi phí hoạt động. Nếu được bán lẻ, khi ghi nhận khoản thu nhập khác sẽ không có khoản giá vốn của lượng hàng tương ứng. Đối với hàng mẫu Hàng mẫu được sản xuất để phục vụ cho việc quảng bá sản phẩm, chào hàng với khách hàng hoặc được sản xuất mẫu theo yêu cầu của khách hàng trước khi ký hợp đồng (đặt hàng). Như vậy, những sản phẩm được sản xuất mẫu nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng và chi phí phát sinh để tạo ra chúng (gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung) phải được đưa vào chi phí bán hàng (TK 641). Tuy nhiên, việc sản xuất hàng mẫu không tách biệt được với việc sản xuất các đơn hàng trong kỳ, cũng do tính chất đơn lẻ mà chi phí sản xuất hàng mẫu được kế toán gộp chung vào chi phí của một đơn hàng khác và cuối cùng nằm trong giá thành của đơn hàng đó. Như thế, về mặt phân loại chi phí, chi phí bán hàng của nhà máy sẽ ít đi và giá vốn hàng bán sẽ tăng lên. Điều này không ảnh hưởng đến lợi nhuận do giá trị hàng mẫu đều nằm trong chi phí. Tuy nhiên, khi nhà quản lý có nhu cầu phân tích chi phí bán hàng để đánh giá hiệu quả của công tác quảng bá sản phẩm thì sẽ rất khó cho kế toán trong việc cung cấp số liệu. Đối với phương pháp tính và phân phối tiền lương Việc tính toán chi phí tiền lương nhân công trực tiếp theo đơn giá lương sản phẩm ở từng công đoạn rất phức tạp, nếu không cẩn thận sẽ dễ bị sai sót. Mặt khác, tuy nhà máy trả lương cho đơn hàng bằng phương pháp lương sản phẩm, nhưng cách phân phối lại tiền lương cho công nhân theo ngày công đã làm mất đi tác dụng khuyến khích sản xuất của phương pháp trả lương này. Đối với việc lập định mức chi phí, phương pháp tính giá thành sản phẩm và đánh giá kết quả sản xuất Hiện nay, công tác lập định mức chỉ dừng ở định lượng về mặt kỹ thuật cho từng loại sản phẩm (như định lượng nguyên liệu gỗ, vật liệu phụ) và định mức lương sản phẩm; còn các khoản chi phí sản xuất chung thì chỉ lập định mức chung cho đơn hàng, chứ chưa đi sâu vào từng loại sản phẩm. Bên cạnh đó, nhà máy sử dụng phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng nên chỉ có thể xác định giá thành thực tế của cả đơn hàng, chứ không xác định được giá thành đơn vị thực tế của từng loại sản phẩm trong đơn hàng. Theo đó, việc đánh giá kết quả sản xuất cũng chỉ dừng ở mức đánh giá kết quả thực tế so với dự toán cho cả đơn hàng, mà không thể đánh giá cho từng loại sản phẩm, cũng như không thể so sánh kết quả sản xuất giữa các đơn hàng với nhau. Ví dụ: Đơn hàng A sản xuất các sản phẩm X, Y, Z Đơn hàng B sản xuất các sản phẩm X, K, T Việc đánh giá kết quả chỉ dừng ở mức so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán của đơn hàng A hoặc so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán của đơn hàng B. Còn việc tính và so sánh giá thành đơn vị của riêng sản phẩm X trong 2 đơn hàng A và B là không thể thực hiện được. Điều này sẽ gây khó khăn trong công tác đánh giá hiệu quả sản xuất qua các thời kỳ khác nhau. Mặt khác, việc lập dự toán hiện nay vẫn do phân xưởng phụ trách. Như vậy sẽ gây khó khăn trong việc lập định mức (dự toán), vì nhân viên phân xưởng không thể nắm bắt toàn bộ thông tin liên quan đến chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm và chưa đủ kỹ năng để thực hiện toàn bộ công việc này. Đối với bảng biểu phục vụ việc tổng hợp chi phí, tính giá thành và đánh giá hiệu quả chung Hiện nay, công tác lập báo cáo nội bộ phục vụ cho việc phân tích, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, cụ thể là các bảng báo cáo, phân tích doanh thu, giá thành, lợi nhuận vẫn còn mang tính chất tự phát, chưa được quy định cụ thể về mẫu biểu, phương pháp lập biểu, tác dụng của việc lập bảng biểu cũng như kỳ lập biểu Đối với bảng tổng hợp chi phí: đây là bảng biểu rất quan trọng, trực tiếp phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành của từng đơn hàng. Mẫu bảng này bao gồm tất cả chi phí được phân loại theo tính chất, nội dung kinh tế, trình bày như mẫu sau: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THÁNG XX/YYYY Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng cộng HST GTM cột phụ Số Ngày SL TT SL TT SL TT CP Nguyên vật liệu, vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ 152 153 621 627 Cộng CP bằng tiền 111 627 641 Cộng Tiền lương + trích theo lương - Lương công nhân - Trich lương CN - Lương gián tiếp - Trích lương gián tiếp 334 338 334 338 622 622 627 627 Cộng CP khấu hao TSCĐ 627 Cộng Tổng cộng Cách phân chia chi phí theo tính chất có tác dụng kiểm soát chứng từ. Đồng thời, việc tổng hợp chi phí theo từng khoản mục cũng dễ dàng bằng cách tạo cột phụ và sử dụng công cụ trích lọc của Excel. Tuy nhiên, khi in ra giấy thì rất khó trong việc đối chiếu số liệu với sổ chi tiết chi phí, vì chi phí từng khoản mục trên bảng phân bổ nằm rải rác ở từng dòng. Điều này sẽ gây khó khăn cho kiểm toán nội bộ trong công tác kiểm tra số liệu. 4.1.2.2 Vấn đề khác Cung ứng, tồn trữ nguyên liệu, vật liệu phụ Đối với nguyên liệu gỗ: hiện nay có xu hướng khan hiếm và giá cả biến động ngày càng tăng (trong 2 tháng cuối năm 2006, giá gỗ tràm sấy tăng từ 2.400.000 đồng/m3 lên 3.000.000 đồng/m3) nên nhà máy thường mua sẵn, tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, có những tháng nhu cầu gỗ tăng đột biến do số lượng đơn hàng nhiều (thường vào quý I và quý IV) nên nhà máy phải mua bổ sung gỗ ngoài thị trường với giá cao hơn. Đối với vật liệu phụ: nhà máy căn cứ dự toán đã lập để tiến hành mua vật liệu, về nhập kho, sau đó xuất ngay cho phân xưởng sản xuất đơn hàng. Vì không có kế hoạch dự trữ từ trước nên vào những tháng sản xuất cao điểm, nhu cầu tăng, nhà cung cấp không đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu vật liệu khiến cho việc sản xuất chậm trễ hơn tiến độ kế hoạch, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Quản lý kho bãi Cách tổ chức kho riêng bên cạnh ưu điểm nêu trên cũng có những mặt hạn chế, làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh so với việc tổ chức một kho quản lý hàng tồn kho chung cho nhà máy. Hơn nữa, nếu không sử dụng hết dung tích của kho (vì vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ tồn kho chỉ trong khoản thời gian ngắn) sẽ gây lãng phí. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác kế toán Hiện nay, việc tổ chức trang bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho công việc kế toán tại công ty nói chung và nhà máy nói riêng vẫn chỉ dừng ở trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) chứ chưa được trang bị phần mềm kế toán. Hệ thống kế toán xử lý thủ công một khối lượng công việc lớn có thể dẫn đến những hạn chế và rủi ro như: Số liệu kế toán bị sai lệch, thiếu chính xác hoặc cung cấp thông tin không kịp thời. Để đơn giản công việc, đôi khi kế toán bỏ qua những phương pháp hạch toán giúp cho việc xử lý thông tin chính xác hơn. Bộ máy kế toán cồng kềnh, gây lãng phí nhân lực, tốn kém chi phí. 4.2 Kiến nghị 4.2.1 Những vấn đề về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Về công tác lập định mức Vấn đề lập định mức cần có sự phối hợp giữa nhân viên kỹ thuật, nhân viên thống kê và kế toán để xây dựng một hệ thống định mức chi phí hợp lý, chi tiết cho từng loại sản phẩm từ định lượng đến định giá, từ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp đến chi phí sản xuất chung. Bên cạnh đó, nhà máy nên xây dựng tỉ lệ hao hụt định mức cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và hệ thống chi phí sản xuất chung theo cách phân loại biến phí, định phí để có thể kiểm soát chi phí tốt hơn. Công tác xây dựng định mức ngoài việc áp dụng những nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết còn phải vận dụng kinh nghiệm thống kê qua từng thời kỳ để tiến hành điều chỉnh hệ thống định mức cho phù hợp với năng lực sản xuất thực tế của Nhà máy. Hệ thống định mức chi phí của từng loại sản phẩm sẽ là căn cứ xây dựng dự toán giá thành cho các đơn hàng. Nó sẽ khắc phục được hạn chế trong việc lập dự toán, tính giá thành và đánh giá kết quả sản xuất đang tồn tại. LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG GIÁN TIẾP NĂM 2007 1/ Phân loại chi phí sản xuất chung gián tiếp theo cách ứng xử của chi phí Chi phí khả biến: bao gồm chi phí nhiên liệu, vật tư, công cụ dụng cụ và chi phí sửa chữa phát sinh tại phân xưởng. Đây là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng giảm của số giờ lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí bất biến: bao gồm bảo hiểm tai nạn, khấu hao TSCĐ, các chi phí khác của phân xưởng như tiền tiếp khách, tiền báo, tiền khử trùng trừ mối và chi phí cố định của văn phòng nhà máy như tiền điện, điện thoại, tiền nước, văn phòng phẩm, tiền tiếp khách, chi phí sửa chữa, tiền cơm, tiền lương nhân viên văn phòng, trích theo lương, khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ, bảo hiểm tai nạn Đây là những chi phí mà tổng số của nó sẽ không thay đổi khi thời gian lao động của công nhân trực tiếp sản xuất thay đổi. Chi phí hỗn hợp: bao gồm tiền điện, điện thoại, văn phòng phẩm, lương và các khoản trích theo lương nhân viên phân xưởng, tiền cơm phát sinh tại phân xưởng. Đây là những chi phí mà thành phần của nó bao gồm cả yếu tố bất biến và yếu tố khả biến. Cụ thể: Tiền điện phát sinh tại phân xưởng: bao gồm điện sử dụng trực tiếp sản xuất và điện phục vụ cho bộ phận quản lý phân xưởng. Do đó, khi số giờ lao động tăng thì tiền điện cũng tăng, nhưng khi số giờ lao động giảm, thậm chí bằng 0 thì tiền điện phân xưởng vẫn phát sinh ở một mức độ nhất định để duy trì hoạt động của bộ phận quản lý phân xưởng. Tiền điện thoại của phân xưởng: sẽ tăng lên nếu số giờ lao động tăng, do nhu cầu liên lạc để quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho phân xưởng phát sinh thường xuyên hơn. Nếu số giờ lao động giảm, thậm chí bằng 0 thì tiền điện thoại vẫn phát sinh do phải trả thuê bao và bộ phận quản lý phân xưởng vẫn hoạt động cho dù tại một thời điểm nào đó, phân xưởng tạm thời ngừng sản xuất. Tiền văn phòng phẩm của phân xưởng: tương tự như tiền điện thoại. Lương nhân viên phân xưởng và các khoản trích theo lương: chi phí này sẽ tăng khi số giờ lao động tăng, nhất là khi công nhân tăng ca sản xuất, nhân viên phân xưởng cũng phải tăng ca để điều hành sản xuất. Mặt khác, khi số giờ lao động giảm hoặc thậm chí bằng 0 thì nhà máy vẫn phải tiếp tục trả lương cho các nhân viên này. Theo đó, các khoản trích theo lương (cụ thể là KPCĐ) sẽ biến đổi tương tự lương. Tiền cơm: bao gồm tiền cơm (trưa và chiều nếu tăng ca) của công nhân sản xuất và các nhân viên phân xưởng. Khi số giờ lao động tăng đến mức phải tăng ca sản xuất hoặc thuê thêm lao động thì tiền cơm cũng tăng theo. Mặt khác, nếu số giờ lao động giảm, thậm chí bằng 0 thì nhà máy vẫn chi trả tiền cơm cho nhân viên phân xưởng. 2/ Xác định thành phần của chi phí sản xuất chung hỗn hợp (biến phí, định phí) và tính chi phí khả biến đơn vị CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG HỖN HỢP NĂM 2006 Tháng (n) Điện PX (y1) (đồng) Điện thoại PX (y2) (đồng) Văn phòng phẩm PX (y3) (đồng) Lương nhân viên PX (y4) (đồng) Trích theo lương (y5) (đồng) Tiền cơm PX (y6) (đồng) Số giờ LĐ trực tiếp (x) (giờ) 1 25.179.680 1.783.383 1.476.943 39.577.437 2.342.891 28.716.000 39.284 2 31.089.415 1.963.322 1.715.995 45.399.566 2.542.789 34.728.000 48.216 3 45.937.810 3.038.155 2.194.837 50.381.450 3.782.984 60.728.000 98.044 4 28.557.735 1.823.210 1.520.416 42.960.865 2.417.434 31.946.000 40.931 5 22.331.225 1.610.733 810.196 37.890.306 2.279.299 24.494.000 36.414 6 19.357.520 1.153.179 633.104 29.187.700 2.222.520 22.190.000 31.951 7 12.950.839 1.009.916 101.817 20.624.486 1.660.901 14.605.000 21.459 8 17.149.185 1.044.074 443.272 25.920.700 2.098.610 16.845.000 24.477 9 20.473.266 1.208.116 641.744 33.172.164 2.241.047 26.285.000 32.236 10 24.541.840 1.623.668 958.578 38.842.739 2.313.175 30.625.000 38.846 11 32.713.048 2.081.409 1.787.500 48.169.810 3.695.028 41.250.000 51.650 12 37.159.495 2.104.127 2.096.592 48.211.473 3.771.040 42.760.000 54.326 TC 317.441.058 20.443.292 14.380.994 460.338.696 31.367.718 375.172.000 517.834 Nhằm lượng hóa, tách riêng yếu tố khả biến, bất biến trong chi phí hỗn hợp, sau đó đưa về dạng công thức (phương trình tuyến tính y = ax + b) để thuận tiện cho việc sử dụng trong phân tích và quản lý kinh doanh, ta có thể áp dụng phương pháp bình phương bé nhất (OLS). Phương pháp này được thực hiện bằng cách thế số liệu thống kê của chi phí hỗn hợp và mức độ hoạt động trong các tháng vào hệ phương trình: ∑xy = b∑x + a∑x2 ∑y = nb + a∑x Lần lược thay các giá trị y1, y2, y3, y4, y5, y6 vào hệ phương trình, ta được kết quả như sau: Chi phí hỗn hợp y = yi Chi phí khả biến đơn vị (a) (đồng / giờ LĐ) Chi phí bất biến (b) (đồng / tháng) Chi phí bất biến (b) (đồng / quý) Điện PX y = y1 436,51 7.616.590 22.849.770 Điện thoại PX y = y2 27,74 506.650 1.519.950 Văn phòng phẩm PX y = y3 27,11 50.769 152.307 Lương nhân viên PX y = y4 376,75 22.103.707 66.311.121 Trích theo lương y = y5 29,59 1.337.057 4.011.171 Tiền cơm PX y = y6 614,00 4.768.575 14.305.725 Đối với các chi phí sản xuất chung khả biến, ta cũng tính chi phí khả biến đơn vị (hệ số chi phí khả biến) dựa vào số liệu kỳ trước, ta được kết quả như sau: CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG KHẢ BIẾN NĂM 2006 ĐVT: đồng Chi phí Nhiên liệu Vật tư Công cụ dụng cụ Sửa chữa Tổng chi phí sản xuất chung 27.062.324 169.733.790 64.285.909 24.014.514 Tổng số giờ LĐ trực tiếp 517.834 517.834 517.834 517.834 Chi phí khả biến đơn vị 52,26 327,78 124,14 46,37 Từ chi phí khả biến đơn vị tính được của năm 2006, nhà máy có thể điều chỉnh cho phù hợp với năm 2007. Điều này tùy thuộc vào mục tiêu quản lý chi phí và kinh nghiệm sản xuất tích lũy của nhân viên quản lý sản xuất, kế toán và ban giám đốc nhà máy. 3/ Xác định tổng số giờ lao động trực tiếp kế hoạch Trong năm 2006, nhà máy đã thực hiện chế biến 4320 m3 thành phẩm đồ gỗ với số giờ lao động trực tiếp sản xuất là 517.834 giờ. Trong năm 2007, Công ty Lâm nghiệp Sài Gòn giao kế hoạch cho nhà máy thực hiện 4590 m3 thành phẩm đồ gỗ. à Như vậy, số giờ lao động trực tiếp kế hoạch của năm 2007 tại nhà máy là: 517.834 x 4590 / 4320 = 517.834 x 106,25% = 550.200 giờ. 4/ Xác định chi phí sản xuất chung bất biến trong kỳ kế hoạch Dựa vào chi phí sản xuất chung bất biến năm 2006 và yêu cầu quản lý sản xuất kế hoạch của năm 2007, ta có thể điều chỉnh chi phí bất biến kế hoạch cho năm 2007 như sau: CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG BẤT BIẾN ĐVT: đồng Khoản mục chi phí Năm 2006 Năm 2007 Quý (2007) PHÂN XƯỞNG Bảo hiểm tai nạn 14.960.000 15.056.000 3.764.000 Khấu hao TSCĐ 404.138.412 404.138.412 101.034.603 Chi phí khác 7.442.272 7.500.000 1.875.000 VĂN PHÒNG NHÀ MÁY Tiền điện 22.141.624 22.800.000 5.700.000 Tiền điện thoại 8.397.956 9.000.000 2.250.000 Tiền nước 13.307.430 13.400.000 3.350.000 Chi phí văn phòng phẩm 5.480.987 6.000.000 1.500.000 Chi phí tiếp khách 3.396.317 3.600.000 900.000 Chi phí sửa chữa 8.752.132 8.800.000 2.200.000 Tiền cơm 12.735.000 13.200.000 3.300.000 Lương nhân viên văn phòng 190.713.205 192.000.000 48.000.000 Trích theo lương 30.048.764 30.120.000 7.530.000 Khấu hao TSCĐ 9.544.956 24.880.000 6.220.000 Chi phí công cụ dụng cụ 1.201.000 1.400.000 350.000 Bảo hiểm tai nạn 560.000 720.000 180.000 Tổng cộng 732.820.005 752.614.412 188.153.603 5/ Lập dự toán chi phí sản xuất chung gián tiếp năm 2007 DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG GIÁN TIẾP NĂM 2007 Chỉ tiêu CP khả biến đơn vị Quý Cả năm 1 (30%) 2 (25%) 3 (15%) 4 (30%) Số giờ lđ trực tiếp 165.060 137.550 82.530 165.060 550.200 CP SXC khả biến Nhiên liệu 52,28 8.629.337 7.191.114 4.314.668 8.629.337 28.764.456 Vật tư 327,78 54.103.367 45.086.139 27.051.683 54.103.367 180.344.556 Công cụ dụng cụ 124.14 20.490.548 17.075.457 10.245.274 20.490.548 68.301.828 Chi phí sửa chữa 46,37 7.653.832 6.378.194 3.826.916 7.653.832 25.512.774 Điện 436,51 72.050.341 60.041.951 36.025.170 72.050.341 240.167.802 Điện thoại 27,74 4.578.764 3.815.637 2.289.382 4.578.764 15.262.548 Văn phòng phẩm 27,11 4.474.777 3.728.981 2.237.388 4.474.777 14.915.922 Lương nhân viên 376,75 62.186.355 51.821.963 31.093.178 62.186.355 207.287.850 Trích theo lương 29,59 4.884.125 4.070.105 2.442.063 4.884.125 16.280.418 Tiền cơm 614,00 101.346.840 84.455.700 50.673.420 101.346.840 337.822.800 Cộng CP khả biến 2062,27 340.398.286 283.665.239 170.199.143 340.398.286 1.134.660.954 CP SXC bất biến PHÂN XƯỞNG Điện 22.849.770 22.849.770 22.849.770 22.849.770 91.399.080 Điện thoại 1.519.950 1.519.950 1.519.950 1.519.950 6.079.800 Văn phòng phẩm 152.307 152.307 152.307 152.307 609.228 Lương nhân viên 66.311.121 66.311.121 66.311.121 66.311.121 265.244.484 Trích theo lương 4.011.171 4.011.171 4.011.171 4.011.171 16.044.684 Tiền cơm 14.305.725 14.305.725 14.305.725 14.305.725 57.222.900 Bảo hiểm tai nạn 3.764.000 3.764.000 3.764.000 3.764.000 15.056.000 Khấu hao TSCĐ 101.034.603 101.034.603 101.034.603 101.034.603 404.138.412 Chi phí khác 1.875.000 1.875.000 1.875.000 1.875.000 7.500.000 VĂN PHÒNG NM Tiền điện 5.700.000 5.700.000 5.700.000 5.700.000 22.800.000 Tiền điện thoại 2.250.000 2.250.000 2.250.000 2.250.000 9.000.000 Tiền nước 3.350.000 3.350.000 3.350.000 3.350.000 13.400.000 Văn phòng phẩm 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 6.000.000 Chi phí tiếp khách 900.000 900.000 900.000 900.000 3.600.000 Chi phí sửa chữa 2.200.000 2.200.000 2.200.000 2.200.000 8.800.000 Tiền cơm 3.300.000 3.300.000 3.300.000 3.300.000 13.200.000 Lương nhân viên 48.000.000 48.000.000 48.000.000 48.000.000 192.000.000 Trích theo lương 7.530.000 7.530.000 7.530.000 7.530.000 30.120.000 Khấu hao TSCĐ 6.220.000 6.220.000 6.220.000 6.220.000 24.880.000 Công cụ dụng cụ 350.000 350.000 350.000 350.000 1.400.000 Bảo hiểm tai nạn 180.000 180.000 180.000 180.000 720.000 Cộng CP bất biến 297.303.647 297.303.647 297.303.647 297.303.647 1.189.214.588 Tổng cộng 637.701.933 580.968.886 467.502.790 637.701.933 2.323.875.542 Đối với việc phân bổ giá trị xuất kho nguyên vật liệu vào từng đơn hàng Trước tiên, khi nhận được một đơn hàng, phòng nghiệp vụ phân xưởng căn cứ vào thời gian giao hàng và năng lực sản xuất của phân xưởng để xây dựng kế hoạch sản xuất cho đơn hàng theo từng giai đoạn (2 tuần hoặc 1 tháng). Kế hoạch này cần được báo cáo với phòng nghiệp vụ tổng hợp để kế toán nắm được sơ bộ tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu trong từng thời kỳ. Từ đó, khi phân xưởng có nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất, kế toán sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ và hệ thống định mức chi phí của từng sản phẩm để phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho từng đơn hàng. Đối với vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ Để tránh việc phân bổ không chính xác như đã nêu, nên xem chi phí vật tư, nhiên liệu, công cụ dụng cụ nhỏ này như chi phí sản xuất chung cho toàn phân xưởng. Khi hạch toán, kế toán không phân bổ trực tiếp ngay cho đơn hàng; đến cuối tháng, tổng hợp chung khoản chi phí này với các chi phí gián tiếp của phân xưởng và phân bổ theo tiêu thức chi phí tiền lương nhân công trực tiếp. Đối với công cụ dụng cụ Cần phân loại công cụ dụng cụ theo giá trị và thời gian sử dụng để có cách xử lý thích hợp. Cụ thể: Đối với vật dụng có giá trị nhỏ (dưới 2.000.000 đồng cho mỗi lần xuất) thời gian sử dụng ngắn, kế toán có thể tính hết vào chi phí sản xuất chung cho mỗi lần xuất kho. Đối với nhũng loại máy móc có giá trị tương đối lớn (từ 2.000.000 đồng trở lên cho mỗi lần xuất), thời gian sử dụng tương đối dài, khi xuất kho kế toán nên đưa vào chi phí trả trước ngắn hạn (TK 142) nếu thời gian sử dụng ước tính dưới 1 năm hoặc đưa vào chi phí trả trước dài hạn (TK 242) nếu thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm; sau đó, phân bổ vào chi phí sản xuất chung định kỳ trong thời gian sử dụng ước tính hợp lý của công cụ dụng cụ. Đối với chi phí tiền thuê nhà, tiền mua bảo hiểm tai nạn và chi phí sữa chữa lớn TSCĐ Kế toán nên ghi nhận vào chi phí trả trước, đồng thời ghi giảm tiền bằng bút toán Nợ TK 142 / Có TK 111. Sau đó, vào mỗi tháng, phân bổ các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất chung bằng bút toán Nợ TK 627 / Có TK 142. Đối với phế liệu sản xuất Trong tháng, căn cứ vào giá trị phế liệu do các phân xưởng chuyển cho lò sấy, kế toán tiến hành điều chỉnh giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trên sổ chi tiết chi phí bằng bút toán Nợ TK 154 “lò sấy” / Có TK 621 “phân xưởng”, đồng thời điều chỉnh giảm chi phí ở cột tổng cộng trên bảng tổng hợp chi phí, phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bằng cách ghi âm số tiền. Cuối tháng, tổng hợp toàn bộ khoản điều chỉnh giảm chi phí này và phân bổ cho từng đơn hàng theo tiêu thức khối lượng gỗ sử dụng thực tế. Đối với sản phẩm dự phòng Nên thừa nhận sự hiện hữu của các sản phẩm dự phòng. Khi tính giá thành cho đơn hàng, kế toán nên tính đúng số lượng sản phẩm sản xuất thực tế. Như với đơn hàng Hongsinton, giá thành đơn vị bộ sản phẩm A029 sẽ bằng tổng giá thành đơn hàng chia cho 432 bộ (129.746.328 / 432 = 300.343 đồng / bộ) Kế toán tiến hành nhập kho thành phẩm 432 bộ, sau đó xuất kho 430 bộ sản phẩm để ghi nhận vào giá vốn hàng bán. Số sản phẩm còn lại để trong kho chờ quyết định xử lý: Nếu sử dụng nội bộ hoặc dùng làm hàng mẫu trưng bày, kế toán ghi Nợ TK 642 hoặc Nợ TK 641 / Có TK 155 : giá vốn sản phẩm xuất kho sử dụng. Nếu bán lẻ được, kế toán ghi: Nợ TK 632 / Có TK 155: giá vốn hàng xuất bán; đồng thời ghi Nợ TK 111 / Có TK 511: thu nhập bán lẻ. Nếu hàng để lâu bị hỏng, nhà máy quyết định bỏ, kế toán ghi Nợ TK 632 / Có TK 155: giá vốn hàng bị hỏng. Đối với hàng mẫu Hàng mẫu được ưu tiên sản xuất trước để giao cho khách hàng vào một thời điểm bất kỳ trong tháng, chi phí của nó phải được ghi nhận ngay tại thời điểm chuyển giao. Nhưng ngay tại thời điểm chuyển giao thì không thể xác định được chi phí thực tế để sản xuất hàng mẫu. Do đó, ta có thể dùng chi phí định mức của hàng mẫu để kết chuyển trước chi phí trên sổ chi tiết bằng bút toán: Nợ TK 154 à Tổng CP sản xuất định mức của hàng mẫu Có TK 621 à CP NVLtt định mức Có TK 622 à CP NVLtt định mức Có TK 627 à CP SXC định mức Sau đó, kết chuyển tổng chi phí định mức của hàng mẫu vào chi phí bán hàng bằng bút toán: Nợ TK 641 / Có TK 154. Đồng thời, trên bảng tổng hợp chi phí, phải điều chỉnh giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của đơn hàng sản xuất kèm hàng mẫu theo chi phí nguyên vật liệu định mức nêu trên. Đồng thời điều chỉnh giảm chi phí nhân công trực tiếp ở cột tổng cộng theo chi phí nhân công định mức và điều chỉnh giảm chi phí sản xuất chung (chưa phân bổ) ở cột tổng cộng theo chi phí sản xuất chung định mức. Đối với phương pháp tính và phân phối tiền lương Cần xây dựng bảng tính lương sản phẩm một cách khoa học, có hướng dẫn cụ thể cách lập bảng cho nhân viên thực hiện để tránh sai sót khi tính toán (xem phụ lục 12). Đồng thời, để khuyến khích công nhân hăng say sản xuất, nhà máy nên quy định chế độ khen thưởng đối với công nhân. Cụ thể: do nhà máy sản xuất theo đơn hàng và yêu cầu quan trọng để giữ uy tín là phải giao hàng đúng thời hạn quy định, đồng thời chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn, nên nhà máy có thể quy định nếu đơn hàng nào hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch và chất lượng được khách hàng đánh giá đạt tiêu chuẩn 100% thì nhà máy sẽ thưởng cho công nhân phân xưởng sản xuất đơn hàng đó một khoản tiền bằng tỉ lệ phần trăm chi phí tiền lương của đơn hàng (tỉ lệ này tuỳ thuộc vào việc cân đối tổng quỹ tiền lương do công ty khoán cho nhà máy). Đối với phương pháp tính giá thành Nhà máy nên kết hợp giữa phương pháp đơn đặt hàng và phương pháp tỉ lệ để tính giá thành. Khi đã xây dựng được hệ thống định mức chi phí chi tiết cho từng loại sản phẩm một cách chính xác, hợp lý thì việc sử dụng phương pháp tỉ lệ để tính giá thành của từng loại sản phẩm trong một đơn hàng sẽ khắc phục những hạn chế của phương pháp đơn đặt hàng. Cụ thể: Các khoản chi phí sản xuất thực tế sau khi tổng hợp theo đơn hàng, sẽ được tính toán và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tỉ lệ tính giá thành của các khoản mục chi phí. Bằng cách này các chi phí về nguyên vật liệu, vật tư, chi phí về lao động, chi phí sản xuất chung sẽ được phân bổ vào từng sản phẩm một cách chính xác. Phương pháp tỉ lệ giúp xác định giá thành đơn vị thực tế của từng loại sản phẩm. Từ đó, nhà quản trị có thể so sánh được giá thành đơn vị sản phẩm giữa các đơn hàng khác nhau, qua các kỳ khác nhau, giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả sản xuất qua từng thời kỳ. Căn cứ vào tỉ lệ tính giá thành của từng khoản mục, kế toán có thể biết được mức chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí định mức, tìm hiểu nguyên nhân, từ đó đề suất biện pháp tăng cường kiểm soát chi phí hoặc điều chỉnh lại định mức cho phù hợp với năng lực sản xuất thực tế của nhà máy. ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP TỈ LỆ ĐỂ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM CỦA ĐƠN HÀNG HONGSINTON Lấy số liệu của những đơn hàng sản xuất trước đơn hàng Hongsinton, ta xây dựng giá thành định mức cho hai loại sản phẩm C001 và T001 như sau: Khoản mục giá thành Sản phẩm C001 (đồng / sp) Sản phẩm T001 (đồng / sp) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 42.800 85.400 Chi phí nhân công trực tiếp 17.600 26.600 Chi phí sản xuất chung 22.000 33.000 Giá thành định mức 82.400 145.000 Xác định tỉ lệ tính giá thành theo từng khoản mục: Khoản mục giá thành Giá thành thực tế (đồng) Giá thành định mức (đồng) Tỉ lệ tính giá thành CP NVLtt 71.982.120 42.800 x 864 + 85.400 x 432 = 73.872.000 0,9744 CP NCtt 26.670.315 17.600 x 864 + 26.600 x 432 = 26.697.600 0,9990 CP SXC 31.093.893 22.000 x 864 + 33.000 x 432 = 33.264.000 0,9348 Tổng cộng 129.746.328 82.400 x 864 + 145.000 x 432 = 133.833.600 0.9694 Dựa vào tỉ lệ tính giá thành trên, ta xác định được giá thành đơn vị thực tế và tổng giá thành thực tế của từng loại sản phẩm: Khoản mục Tỉ lệ tính GT SP C001 (864 cái) SP T001 (432 cái) GT đvị ĐM GT đvị T.Tế Tổng GT T.Tế GT đvị ĐM GT đvị T.Tế Tổng GT T.Tế CP NVLtt 0,9744 42,800 41,704 36,032,432 85,400 83,214 35,948,206 CP NCtt 0,9990 17,600 17,582 15,191,094 26,600 26,573 11,479,609 CP SXC 0,9348 22,000 20,566 17,768,578 33,000 30,848 13,326,409 Tổng cộng 0,9694 82,400 79,852 68,992,104 145,000 140,636 60,754,224 Kết quả cho thấy giá thành sản phẩm thực tế của đơn hàng Hongsinton giảm so với giá thành sản phẩm định mức (cũng chính là giá thành sản phẩm thực tế kỳ trước). Điều này xuất phát từ những nguyên nhân: trình độ lao động của công nhân sản xuất ngày càng hoàn thiện và năng lực quản lý sản xuất tốt nên đã hạ được giá thành sản phẩm. Từ đó, trên cở sở đánh giá năng lực sản xuất của nhà máy trong tương lai, kế toán có thể tiến hành điều chỉnh lại giá thành định mức sản phẩm cho phù hợp với năng lực thực tế. Đối với bảng biểu phục vụ việc tổng hợp chi phí, tính giá thành, đánh giá hiệu quả chung của đơn hàng Nên sắp xếp cách trình bày chi phí trên bảng tổng hợp chi phí theo từng khoản mục giá thành (xem phụ lục 13). Như vậy sẽ dễ đối chiếu số liệu với sổ chi tiết hơn. Cuối kỳ, khi tính giá thành cho một đơn hàng hoàn thành, kế toán nên trích thông tin liên quan của đơn hàng đó trên bảng tổng hợp chi phí để lập “Phiếu chi phí đơn hàng” (xem phụ lục 14). Phiếu chi phí đơn hàng này vừa có tác dụng tập hợp chứng từ liên quan đến đơn hàng vừa có thể sử dụng làm căn cứ cho việc hạch toán Nợ TK 155 / Có TK 154; đồng thời cách phân loại chi phí theo từng khoản mục sẽ giúp kế toán phân tích số liệu một cách dễ dàng. Ngoài ra, kế toán còn có thể đánh giá hiệu quả chung cho đơn hàng dựa vào lợi nhuận ước tính. Bên cạnh phiếu chi phí đơn hàng, kế toán nên lập thêm “Phiếu tính giá thành sản phẩm” (xem phụ lục 15). Đây là căn cứ để kế toán so sánh giá thành thực tế với giá thành định mức của sản phẩm, từ đó có biện pháp tăng cường kiểm soát chi phí hay điều chỉnh lại hệ thống định mức chi phí. 4.2.2 Những vấn đề khác Về cung ứng và tồn trữ nguyên vật liệu, vât tư Do nguyên liệu gỗ có xu hướng ngày càng khan hiếm và giá cả tăng nhanh, để tránh tình trạng thiếu hụt, Nhà máy nên xây dựng định mức tồn kho tối thiểu cho nguyên liệu gỗ; từ đó có kế hoạch thu mua và tồn trữ gỗ nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của từng kỳ; ưu tiên tận dụng nguồn nguyên liệu gỗ cung cấp từ các đơn vị trực thuộc công ty với giá nội bộ rẻ hơn, nếu thiếu mới tiến hành thu mua ngoài thị trường. Đối với vật liệu phụ, do đặc điểm sản xuất theo đơn hàng nên khó có thể thu mua trước và tồn trữ lâu. Khi có nhu cầu mới tiến hành thu mua. Vì vậy, Nhà máy cần chú ý đến việc lựa chọn nhà cung cấp, có kế hoạch cung ứng vật liệu cụ thể về chủng loại vật liệu, thời gian mua, số lượng mỗi lần mua nhằm tránh tình trạng chất lượng vật liệu không đảm bảo, giao hàng chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm. Về quản lý kho bãi Nên tổ chức một kho chung cho cả Nhà máy, sắp xếp, bố trí kho bãi gọn gàng, hợp lý. Như vậy vừa tiết kiệm được diện tích, giảm chi phí quản lý kho bãi, vừa đơn giản hoá công tác quản lý hàng tồn kho cho kế toán từ chứng từ, sổ sách cho đến việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Về trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác kế toán Hệ thống máy tính phòng nghiệp vụ tổng hợp nên được cài đặt phần mềm kế toán phù hợp nhằm hỗ trợ cho hoạt động của phòng, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng xử lý nghiệp vụ cũng như chất lượng thông tin do kế toán cung cấp.