Đề tài Tìm hiểu kế tóan vật liệu, dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa

người biết đến. Có được kết quả đó là nhờ sự nỗ lực vươn lên và không ngừng đổi mới của công ty mà trước hết đó là sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc và sự đoàn kết đồng lòng của cán bộ công nhân viên trong công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán. Sự nhạy bén linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế đã giúp cho công ty từng bước hòa nhập với bước đi của mình với nhịp điệu phát triển kinh tế đất nước, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quan trọng hơn là không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ chính của công ty trong thời gian tới là tiếp tục sản xuất, nâng cao hơn nữa chất lượng các sản phẩm. Phát triển và mở rộng thị trường xuất khẩu. Nhờ vậy, từ ngày thành lập đến nay đã có những bước phát triển nhất định, đã tạo được chỗ đứng trên thị trường không những trong Thành phố Hải Phòng mà còn trên nhiều tỉnh thành khác như: Hải Dương, Hưng Yên, Bảng 1: Kết quả hoạt động của Công ty Đơn v ị: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm2006 Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1 Doanh thu tiờu thụ 36.584.759.691 _ 39.189.786.827 7,12 45.688.013.956 16,58 2 Lợi nhuận 671.688.866 _ 878.891.952 30,85 744.103.934 -15,34 3 Số lượng lao động 187 _ 175 -6,42 185 5,71 4 Thu nhập bỡnh quõn 700.000 _ 1.100.000 57,14 1.200.000 9,09 5 Tổng giỏ trị tài sản 36.906700.142 _ 30.651.805.127 -16,95 32.454.971.892 5,88 6 Tổng vốn chủ sở hữu 3.648.089.841 _ 5.161.009.002 41,47 5.393.810.416 4,51 1.2. Đặc điểm tổ chức Sản xuất của Công ty Hiện tại, Công ty sản xuất 3 loại sản phẩm chính: gạch hoa, Granito và cầu thang. Mỗi loại sản phẩm chính này cùng với một số sản phẩm phụ có quy trình công nghệ gần với nó được sản xuất bởi một phân xưởng. Mỗi phân xưởng thực hiện một quy trình công nghệ độc lập, khép kín và được chia thành nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn của quá trình sản xuất tương ứng với một nguyên công (đội sản xuất). Ngoài 3 phân xưởng sản xuất 3 loại sản phẩm chủ yếu, xí nghiệp còn tổ chức phân xưởng cơ điện phục vụ cho hoạt động của 3 phân xưởng sản xuất. Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất gạch hoa Xi măng trắng Bột màu Xi măng đen Cát khô Xi măng đen Cát vàng Lớp mặt Lớp hút Lớp đế Tạo hình Bảo dưỡng Sản phẩm Sơ đồ 2: Quy trình Công nghệ sản xuất Granito Đá kỹ thuật Bột màu Xi măng trắng Xi măng đen Cát vàng Cốt thép Tạo lớp mặt Tạo lớp đế Tạo hình Bảo dưỡng Mài thô Trát mặt Mài mịn Thành phần Nước Sơ đồ 3: Quy trình Công nghệ sản xuất cầu thang Nước Đúc Mài thô Trát vữa Mài mịn Kiểm tra chất lượng Vận chuyển nhập kho 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty SƠ ĐỒ 4 :TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ban giám đốc Phòng Hành chính Tổ chức Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch Vật tư Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kỹ thuật Công nghệ Giám đốc là người đứng đàu lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm chung trong phạm vi góp vốn của mình về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, Giám đốc cũng có trách nhiệm thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước cũng như tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống. Phòng Hành chính Tổ chức chịu trách nhiệm chung về kế hoạch của Công ty, về quản lý lao động và làm việc . Phòng Kinh doanh có chức năng quản lý, cung ứng vật tư trang thiết bị theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, đầu tư và phát triển, nghiên cứu thị trường tiêu thụ sản phẩm, xây dựng chiến lược marketting nhằm chiếm lĩnh thị trường. Phòng Kế hoạch Vật tư xây dựng và phân bổ kế hoạch theo yêu cầu sản xuất để giao cho các phân xưởng; cân đối nguyên liệu nhận về để triển khai sản xuất và tiêu thụ; tổ chức và tiếp nhận nguyên vật liệu theo đúng chế độ. Phòng Kế toán tài vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc về công tác kế toán tài chính của Công ty nhằm sử dụng vốn có hiệu quả cao, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh và cung cấp thông tin giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định và biện phát quản lý kinh tế tài chính hữu hiệu hơn. Phòng Kỹ thuật Công nghệ trên cơ sở hoạt động sản xuất các tài liệu liên quan do Phòng Kế toán cung cấp để thiết kế xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã được duyệt, nghiên cứu chuyển giao ứng dụng các máy móc mới , các tiến bộ khoa học cho Công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty a. Hệ thống sổ kế toán Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức chứng từ gi sổ. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban đầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ như: Sổ Nhật Ký chung , Sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ, (như chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nôi bộ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa có thể khái quát qua sơ đồ sau. Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Sơ đồ 5 : quy trình ghi sổ kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày. Căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ có liên quan. Cũng có trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký mua hàng, thì căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào sổ Nhật ký chung đặc biệt định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết sẽ lập báo cáo tài chính. Việc sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung vào hình thức kế toán Nhật ký chúng từ đã tạo thuận lợi cho phòng tài chính chỉ đạo nghiệp vụ, phát sinh đầy đủ vai trò chức năng của kế toán tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn bộ công ty. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa trên phần mềm kế toán past. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán fast Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (thẻ chi tiết) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Tổ chức kế toán tại công ty Để tổ chức kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Accouting của công ty có đội ngũ kế toán hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán này. Để giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microft Exel. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán ngân hàng, nhân viên kế toán tổng hợp,nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu, nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ nhân viên kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ 6: sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH sản xuất kinh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán NVL, bảo hiểm tiền lương công nợ Thủ quỹ vật liệu xây dựng Tân Hòa - Kế toán trưởng: Tổ chức và điều hành công tác kiểm toán tài chính, giám sát kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức hạch toỏn, kế toỏn, tổng hợp cỏc thụng tin chớnh của cụng ty thành cỏc bỏo cỏo cú ý nghĩa giỳp cho việc xử lý và ra quyết định của giám đốc. - Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của kế toán trưởng và phần hành kế toán có liên quan. - Kế toán NVL, tiền lương, bảo hiểm, công nợ làm nhiệm vụ bóc tách tiền lương, bảo hiểm và các khoản vay mượn của công ty. Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các tài khoản liên quan đến hoạt động sổ sách của công ty. Hiện nay Công ty TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà hạch tóan hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp đánh giá vật tư hàng hoá xuất kho: theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Về kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. sơ đồ 7 : sơ đồ quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ hoặc thẻ chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp vật tư Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối thỏng b) Chế độ kế toán áp dụng * Vì bộ máy kế toán ở Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra xử lý và ghi sổ kế toán. - Niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm tài chính 12 tháng bắt đầu từ ngày 11 đến 31/12 năm tài chính. - Phương pháp khấu hao mà công ty chọn là phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ là áp dụng theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền. - Căn cứ vào đặc điểm về quy mô sản xuất kinh doanh công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 1141/TC/-CĐKT ngày 01/11/1995của bộ tài chính và đang được thay đổi theo Quyết định 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính cho phù hợp với các chính sách mới của nền kinh tế. Hệ thống sổ sách của công ty đang sử dụng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt; Sổ theo dừi thuế GTGT; Sổ chi tiết cỏc tài khoản; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ chi tiết tiền vay; Sổ theo dừi số lượng hàng năm; Sổ TSCĐ; Sổ chi phớ và quản lý doanh nghiệp. c. Hệ thống chứng từ kế toán Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, chính xác để tránh xảy ra sai phạm thất thoát. Hệ thống chứng từ của công ty gồm các loại như hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, liên bản kiểm nghiệm, bảng chấm công, các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ chi phí, phiếu xin tạm ứng, biến bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy xin cấp vật tư nguyên liệu cho sản xuất, hợp đồng mua bán hàng. e. Hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm có 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị theo nội bộ tại đơn vị. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các loại: Bảng cân đối kế toán hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các loại báo cáo: Bảng kê nhập xuất tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình bán hàng bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về chính sách bán hàng, chinhs ách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí nguyên vật liệu trong sản xuất. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU - DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA 2.1. Khái quát chung về công tác kế toán vật liệu -dụng cụ tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa là một công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Những nguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và công dụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặt chẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại. Để việc theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên Vật tư NL Nhóm Nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty còn phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét - Nguyên liệu phụ: men, màu - Nhiên liệu: điện, dầu, gas - Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời. Nhà máy đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất chú trọng. Về việc hạch toán nguyên vật liệu nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất. Về chi phí nguyên vật liệu nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao phòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng định mức về vật tư cho từng sản phẩm.. Giống như NVL, khi sử dụng công cụ dụng cụ các DN cũng phân loại nó để sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả. Nú được chia thành các loại sau: - Dụng cụ quản lí. - Quần áo bảo hộ lao động, gang tay, nón, mũ, giầy dép. - Dụng cụ, đồ nghề: Xô, bay, cốt pha, búa giàn giáo. - Khuôn mẫu đúc sẵn. - Lán trại cho công nhân. - Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá. 2.2. Công tác quản lý NVL-CCDC Nguyên vật liệu, CCDC là đối tượng sử dụng trong SX đặc biệt là đối với ngành xây dựng tuỳ NVL, CCDC chiếm trong tổng chi phí khá lớn và là vấn đề quan trọng trong công tác quản lý SXKD của Công ty. Xuất phát từ vai trò đặc điểm của NVL, CCDC trong quá trình SX đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ. - Ở khâu mua đũi hỏi về số lượng, chất lương, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như việc thực hiện kế ho¹ch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tỡnh hỡnh SX của DN. - Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho hàng, bến bói, trang bị đầy đủ các phương tiện cần đo thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, CCDC tránh hư hỏng mất mát đẩm bảo an toàn cho vật liệu, CCDC. - Ở khõu sử dụngphải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trờn cơ sở định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí NVL trong giá thành SP để tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho DN. - Ở khâu dự trữ: Cũng như bảo quản phải kiểm tra tư cách vật tư trước khi dự trữ và phải tổ chức tốt kho hàng, bến bói đảm bảo an toàn cho NVL, CCDC. 2.1.3. Phương pháp đánh giá vật liệu - dụng cụ tại đơn vị Đánh giá NVL nhập kho. Giỏ thực tế VL nhập kho = Giỏ mua chưa tính thuế + Chi phí mua (vận chuyển bốc dỡ) 2.1.3.2. Đánh giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất kho dùng cho SX, công ty tính giá thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Khi xuất hết số lượng lần nhập trước thì xuất tiếp theo tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó. 2.1.4.Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. 2.1.4.1. Chứng từ sử dụng Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là phải theo dừi phản ỏnh chặt chẽ từng thứ, từng loại về số lượng và giá trị. Để có tổ chức được toàn bộ công tac kế toán vật tư nói chung, kế toán NVL nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới Nhập - Xuất kho vật tư. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán thực tế tại công ty. Những chứng từ kế toán được sử dụng trong phần mềm kế toán bao gồm: +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho +Bảng kiểm kê hàng hoá. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế bộ phận kỹ thuật đưa vào công trình để bóc tách vật liệu theo định mức. bộ phận vật tư dựa vào hạn mức làm giấy xin mua vật t­ trình lên giám đốc ký duyÖt sau đó cử người đi mua. Thường vật tư của công ty có kèm theo hợp đồng giữa hai bên về các điều khoản như số lượng, chủng loại, chất lượng và quy trình về kỹ thuật. 2.1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toỏn sử dụng, tại công ty. * Chứng từ nhập kho: Nếu vật tư nhập kho thỡ thủ kho là đại diện phũng vật tư kiểm tra trước khi nhập vật tư, nếu vật tư để tại chân công trỡnhthỡ việc kiểm tra là do giỏm sỏt về kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận. Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu Liờn 2:Giao cho khách hàng Liờn 3:Dựng để thanh toán Khi nhập vật tư thủ kho ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để vào thẻ kho. Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các vật tư một cách khoa học, hợp lý, tiện cho việc kiểm tra và nhập, xuất NVL, CCDC. * Chứng từ xuất kho: Khi có yêu cầu sử dụng xuất dùng, bộ phận vật tu viết phiếu xuất kho theo hạn mức(đối với vật tư để tại chân công trình thì bộ phận vật tư làm phiếu xuất cùng một lúc). Phiếu xuất kho Được lập làm 2 liờn: Liờn 1: Chuyển cho phũng kế toỏn vật tư Liên 2: Đội trưởng SX mang đến kho đưa phiếu xuất kho cho thủ kho Sơ đồ số 8: sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa Bảng kê xuất vật tư Bảng kê nhập-xuất-tồn Hoá đơn GTGT Bảng kê nhập vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký C.từ ghi sổ Thẻ kho Sổ cái Ghi chú:- Ghi hàng ngày - Ghi đối chiếu kiểm tra - Ghi cuối thỏng, quý 2.1.4.3. Nội dung hạch toán a) Tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng doanh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 12 năm 2006 như sau: BiÓu 01: Đơn vị: C«ng ty TNHH s¶n xuÊt – kinh doanh vËt liÖu T©n Hoµ Địa chỉ:Thuû Nguyªn- H¶i Phßng. THẺ KHO Tháng 12 năm 2006 Tờ số: 01 Mẫư số: 06-VT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư; Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn Mã số: Chứng từ Diễn giải Ngày, nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu thán 20 1 01 1/12 Nhập vật liệu của DNTN Hải Đăng 01/12 50 70 2 01 12/12 Xuất vật liệu cho công trình Tuấn Hưng 12/12 50 20 3 02 02/12 Nhập vật liệu công ty Mỹ Hạnh 02/12 10 30 4 04 18/12 Xuất vật liệu cho công trình Tuấn Hưng 18/12 20 10 Cộng phát sinh 60 70 Tồn cuối tháng 10 THỦ KHO (ký, họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, họ tên) b) Tại phòng Nguyên vật liệu, công cụ, được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho tì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152,153. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2006 như sau: Biểu 02: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ – TK 152 Tháng 12 năm 2006 Công trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lượng Đơn giá Ghi cú TK 111 Ghi nợ TK S N 152 133 01 01/12 Mua VL của DNTN Hải Đăng 60.731.000 55.210.000 5.521.000 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 50 677.000 37.235.000 33.850.000 3.380.000 Xi măng Trung Hải Tấn 30 560.000 18.480.000 16.800.000 1.680.000 Đá 1 x 2 m3 60 76.000 5.016.000 456.000 456.000 02 02/12 Mua VL nhập kho-C.ty Mỹ Hạnh 30.563.000 2.778.500 2.778.500 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 10 677.000 7.447.000 677.000 677.000 Vụi Kg 450 4.700 2.362.000 2.115.000 211.500 Cát đen m3 100 21.000 2.310.000 2.100.000 210.000 . . .. .. Cộng 135.492.500 120.175.000 12.317.500 Biểu 03: BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 12 năm 2006 Công trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng Chứng từ Diễn giải SL xuất Đơn giá Ghi Cú TK 152 Ghi nợ TK 621 S N 01 12/12 Xuất VL phục vụ cụng trỡnh Tuấn Hưng 51.650.000 51.650.000 Xi măng Hoàng Thạch 50 677.00 33.850.000 33.850.000 Xi măng Trung Hải 25 560.000 14.000.000 14.000.000 Đá 1 x 2 50 76.000 3.800.000 3.800.000 02 15/12 Xuất VL phục vụ cụng trỡnh Tuấn Hưng Vụi 400 4.700 20.240.000 20.240.000 Cát đen 100 21.000 1.880.000 1.880.000 .. . . . Cộng 121.780.000 121.780.000 Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính: Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau: Biểu 04: BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN- VẬT TƯ: TK152 Tháng 12 năm 2006 Kho: Cụng ty Công trình: Trường tiểu häc Tuấn Hưng STT Nội dung Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Xi măng Hoàng Thạch 20 13.540.000 60 40.620.000 70 47.390.000 10 6.770.000 2 Xi mâưng Trung Hải - - 30 16.800.000 25 14.000.000 50 2.800.000 3 Vụi - - 450 2.115.000 400 1.880.000 50 235.000 4 Cát đen - - 100 2.100.000 100 2.100.000 - - 5 Cỏt vàng - - 50 3.500.000 40 2.800.000 10 700.000 6 Gạch chỉ - - 35.000 13.300.000 32.000 12.160.000 3.000 1.140.000 . . . .. . . Cộng 123.175.000 121.780.000 14.935.000 Biểu số 05: Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. Mẫu số: 17 – VT Số: 583 - LB SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Danh điểm vật tư: Vật liệu Số thẻ:. Tên vật tư: Quần áo bảo hộ LĐ số tờ: Nhón hiệu quy cỏch Đơn vị: Tấn Giá thành kế hoạch:.. Kho: Vật liệu cụng ty Cụng trỡnh: Trường tiểu học Tuấn Hưng Ngày, thỏng Số hiệu C.từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL Giá ĐV Thành tiền SL Giá ĐV Thành tiền SL Thành tiền Số dư đầu thỏng 10 450.000 7/12 05 Nhập CCDC của C.ty TNHH Nam Hải 100 45.000 4.500.000 110 4.950.000 18/12 05 Xuất CCDC cho cụng trỡnh Tuấn Hưng 100 45.000 4.500.000 10 450.000 . . . . ... .. . Cộng 130 45.000 4.500.000 100 45.000 4.500.000 20 900.000 BiÓu 07: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2 giao cho khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2006 N0:0067235 Đơn vị bán: Công ty TNHH Nam Hải Địa chỉ: 79A Phạm Ngũ Lão - HP Họ tên người mua hàng: Tiêu Năng Dũng Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất vật liệu xây dựng Tân Hòa Địa chỉ: Thủy Nguyên - Hải Phòng Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá-dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Mũ bảo hiểm chiếc 100 20.000 2.000.000 2 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 100 45.000 4.500.000 3 Găng tay bảo hộ Đôi 100 3.000 300.000 Tổng tiền hàng 6.800.000 Thuế suất GTGT: 10% 680.000 Tổng tiền thanh toán 7.480.000 Viết bằng chữ: Bảy triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn NGƯỜI MUA HÀNG (ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 08: PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa, gồm có: 1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh XNK tổng hợp 2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 Người giao Thủ kho bên nhận Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử lý dữ liệu. Biểu 9: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ:Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng12 năm 2006 Mẫu sồ:01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng11 năm 1995 Nợ: TK 153 Có: TK 111 Họ, tên người giao hàng: Trần Quang Minh Theo HĐGTGT số: 0070161 ngày 01 tháng12 năm 2006 của DNTN Hải Đăng Nhập tại kho; Vật liệu – Cụng ty STT Tờn nhón hiệu Mó số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 50 50 677.000 33.850.000 2 Xi măng Trung Hải Tấn 30 30 560.000 16.800.000 3 Đá 1 x 2 m3 60 60 76.000 4.560.000 Cộng 55.210.000 Nhập, ngày 01 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Được lập làm 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán. Biểu 10: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Ngày, tháng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C 1/12 Mua VL của DNTN nhập kho Xi măng Hoàng Thạch 152 111 33.850.000 33.850.000 Xi măng Trung Hải 152 111 16.800.000 16.800.000 Đá 1 x 2 152 111 4.560.000 4.560.000 2/12 Mua VL nhập kho-C.ty Mỹ Hạnh Xi măng Hoàng Thạch 152 111 6.770.000 6.770.000 Vụi 152 111 2.115.000 2.115.000 Cát đen 152 111 2.100.000 2.100.000 Cát vàng 152 111 3.500.000 3.500.000 Gạch chỉ 152 111 13.300.000 13.300.000 5/12 Mua phụ liệu nhập kho Tre cõy 152 111 1.000.000 1.000.000 Dõy buộc 152 111 160.000 160.000 Đinh các loại 152 111 320.000 320.000 . .. .. .. .. Cộng 123.175.000 123.175.000 Biểu 11: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. CHỨNG TỪ GHI Sổ Số: Ngày 30 thỏng 12 năm 2006 Ngày, tháng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C 1/12 Xuât xi măng Hoàng Thạch 621 152 33.850.000 33.850.000 Xuất xi măng Duyên Linh 621 152 14.000.000 14.000.000 15/12 Xuất vôi cho sx 621 152 20.240.000 20.240.000 Xuất cát đen cho sx 621 152 1.880.000 1.880.000 . Cộng 121.780.000 121.780.000 Biểu 12: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Ngày, taasng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C 7/12 Mua CCDC nhập kho-C.ty Nam Hải Mũ bảo hiểm 153 111 2.000.000 2.000.000 Quần áo bảo hộ LĐ 153 111 4.500.000 4.500.000 Găng tay bảo hộ 153 111 300.000 300.000 9/12 Mua CCDC nhập kho-Cty Nga Sơn Quần áo BHLĐ 153 111 1.350.000 1.350.000 Sổ kế toán 153 111 100.000 100.000 Bỳt bi 153 111 25.000 25.000 10/12 Mua gỗ cốp pha nhập kho 153 111 3.750.000 3.750.000 Cộng 12.025.000 12.025.000 Biểu 13: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Ngày, tiasng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C 30/12 Xuất mũ bảo hiểm 627 153 2.000.000 2.000.000 Xuất quần áo bảo hộ lao động 627 153 4.500.000 4.500.000 Gang tay lao động 627 153 300.000 300.000 Xuất sổ kế toán 642 153 100.000 100.000 Cộng 11.575.000 11.575.000 Biểu 14: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền S.hiệu Ngày, thỏng S.hiệu Ngày, thỏng 1 2 3 1 2 3 30/12 123.175.000 30/12 12.025.000 30/12 121.780.000 30/12 11.575.000 cộng 268.555.000 Hải Dương, ngày 30 thỏng 12 năm 2006 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 15: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng SỔ CÁI Số hiệu: 152 Tên tài khoản:NVL Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Tk đối ứng Số tiền S N Nợ Cú Số dư đàu thỏng 13.540.000 30/12 01 30/12 Mua VL của DNTN n/kho 111 Xi măng Hoàng Thạch 111 33.850.000 Xi măng trung Hải 111 16.800.000 Đỏ 1 x 2 111 4.560.000 Mua Vl n/kho-Cty Mỹ Hạnh Xi măng Hoàng Thạch 111 6.770.000 Vụi 111 2.115.000 Cát đen 111 2.100.000 Cỏt vàng 111 3.500.000 Gạch chỉ 111 13.300.000 Mua phụ liệu n/kho Tre cõy 111 100.000 Dõy buộc 111 160.000 Đinh các loại 111 320.000 30/12 03 30/12 Xuất Vl phục vụ cụng trỡnh Xi măng Hoàng Thạch 621 47.390.000 Xi măng Trung Hải 621 14.000.000 Đá 1 x2 621 3.800.000 Vụi 621 1.880.000 Cát đen 621 2.100.000 Cỏt vàng 621 2.800.000 Gạch chỉ 621 12.160.000 . . Cộng phát sinh 123.175.000 121.780.000 Số dư cuối tháng 14.935.000 Biểu 16: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng SỔ CÁI Tờn tài khoản:CCDC Số hiệu: 153 Công trình: Trường tiểu họcTuấn Hưng Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang số Tk đối ứng Số tiền S N Nợ Cú Số dư đàu th¸ng 10.540.000 30/12 01 7/12 Mua CCDC của công tyNH Mũ bảo hiểm 111 2.000.000 Quần áo bảo hộ lao động 111 4.500.000 Găng tay 111 300.000 9/12 Mua CCDC của CT Hải Linh 111 Quần áo bảo hộ lao động 111 1.350.000 Sổ kế toán 111 100.000 Bút bi 111 25.000 12/12 Xuất CCDC cho công nhân Mũ bảo hiểm 627 2.000.000 Quần áo bảo hộ lao động 627 4.500.000 Găng tay 627 300.000 15/12 Xuất sổ kế toán cho quản lý 642 100.000 Xuất bút bi 642 15.000 .. Cộng phát sinh 12.025.000 11.575.000 Dư cuối kỳ 10.990.000 Ngày 30 tháng12 năm2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 16: GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 7 tháng 12 năm 2006 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Sỹ Hà Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 40.000.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 03 ngày 4/1/2006 35.750.000 III. Số chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng 4.250.000 4.250.000 0 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán Nghiệp vụ này được kế toán vào sổ như sau: Nợ TK 1524 32.500.000 Nợ TK 133 3.250.000 Có TK 141 35.750.000 Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý. 1.2.4.1. Hạch toán giảm nguyên vật liệu, dụng cụ Việc xuất vật liệu tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽ viết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng. Khi có nhu cầu men Fsit để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau: Biểu 17: PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT LIỆU Tên tôi là: Bùi Quang Huy Thuộc bộ phận: Phân xưởng sản xuất Đề nghị cấp vật liệu sau: Người nhận: Anh Long STT Tên, ký hiệu Đơn vị tính Số lượng Đề nghị Thực xuất 1 Men Frít kg 15.000 Duyệt Phụ trách bộ phận Người đề nghị Những người có liên quan ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lệnh do giám đốc duyệt sau đó phiếu yêu cầu được chuyển về phòng kế toán. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ trong tháng thì đến cuối tháng máy tính sẽ tự tính giá trung bình. Dựa trên những số liệu trên kế toán viết phiếu xuất kho, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ kỹ, thủ kho gửi lại một liệu, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Căn cứ vào phiếu yêu cầu trên, kế oán lập phiếu xuất kho Biểu 18: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 08/1/2006 Người giao dịch: Bùi Quang Huy Đơn vị: Phân xưởng sản xuất Địa chỉ: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa Xuất kho: K01 Dạng xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 (6212, 6213) STT Tên vật tư KT vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 15.000 605 9045000 Tổng cộng: 9.045.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách VT Kê toán trưởng TT đơn vị Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp sau. 1. Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho loại sản phẩm và tập hợp vào bảng xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ sách kế toán chi tiết TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản TK 6211, TK 6212, TK 6213, TK 6214 và ghi sổ như sau Nợ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 200 x 200 Nợ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 400 x 400 Nợ TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 500 x 500 Có TK 152: (Chi tiết vật liệu); Giá trị vật liệu xuất kho 1.2.4.2. Xuất vật liệu cho sản xuất chung Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụ như: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo những tiêu thức thích hợp: Định khoản như sau: Nợ TK 6272: chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152 (chi phí vật liệu): giá trị vật liệu xuất kho 1.2.4.3. Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhu cầu quản lý, khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: (chi phí vật liệu) giá trị vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 31 ngày 17/1/2006 xuất vật liệu khác phục vụ cho nhu cầu quản lý, kế toán ghi như sau: Nợ TK 6422 15.320.000 Có TK 1528 15.320.000 1.2.4.4. Xuất vật liệu phục vụ bán hàng Khi bộ phận bán hàng mà có nhu cầu sử dụng vật liệu thì phải viết phiếu yêu cầu như nghiệp vụ này được ghi sổ như sau: Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 49: ta có định khoản sau: Nợ TK: 6412 10.050.100 Có TK 152 10.050.100 1.2.4.5. Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Khi các đơn vị khác mà có nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty thì lúc đó phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giám sát duyệt, sau đó chuyển qua phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 10/01/2006 Công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạch Thạch Bàn Kế toán viết hóa đơn GTGT: Biểu 20: HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (dùng để thanh toán) Ngày 10/01/2006 Nợ: 246 Đơn vị bán: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa Họ và tên người mua: Bùi Ngọc Doanh Đơn vị: Công ty Gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Mã số: 10.00806127 STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đất sét Trúc Thôn kg 20.000 510 10200.000 2 Bột xương cao lanh kg 10.000 620 6.200.000 Cộng tiền hàng: 16.400.000 Thuế xuất GTGT 10% 1.640.000 Tổng cộng thanh toán 18.040.000 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hóa đơn GTGT phải có đủ chữ ký, kế toán viết phiếu xuất kho Biểu 21: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10/1/2006 Chứng từ số: 24 Người giao dịch: Anh Doanh Đơn vị: Phòng kỹ thuật công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm -Hà Nội STT Tên hàng hóa Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đất sét Trúc Thôn NL1005 kg 20.000 505 10.100.000 2 Cao lanh xương NL1001 kg 10.000 605 6.500.000 Cộng: 16.600.000 Kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 632: 16.600.000 Có TK 1521: 16.600.000 Doanh thu bán vật liệu: Nợ TK 131: 19.844.000 Có TK 511 18.040.000 Có TK 3331: 1.804.000 Vật liệu nếu dùng không hết thì theo quy định tại công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phiếu này sau khi lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận tương ứng. Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 22: PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 31/1/2006 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Đất sét Trúc Thôn NL1003 kg 12.0300 2 Cao lanh xương NL1001 kg 1.370 Số hiệu: 152 Dư nợ đầu kỳ: 19.140.200.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Phát sinh Ngày Số Nợ Có 8/1 08 Nhập cao lanh xương theo hóa đơn: 1289 331 6.050.000 8/1 15 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 9.045.000 15/1 28 Nhập cao lanh xương theo hóa đơn 1310 331 6.050.000 20/1 20 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 7.080.000 26/1 30 Nhập NL theo hóa đơn 1320 331 70.080.000 Phát sinh nợ: 40.758.600.000 Phát sinh có: 42.858.500.000 Dư nợ cuối kỳ: 17.040.300.000 Biểu 26: SỔ CÁI Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 1521 Dư nợ đầu kỳ: 15.343.000.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Phát sinh Ngày Số Nợ Có 3/1 02 Nhập cao lanh xương theo HĐ: 1235 331 60.500.000 6/1 115 Xuất cho sản xuất 621 40.500.000 8/1 08 Nhập cao lanh xương theo HĐ: 1289 331 60.500.000 15/1 20 Nhập cao lan xương theo HĐ: 1300 331 12.100.000 . Phát sinh nợ: 15.475.000.000 Phát sinh có: 10.025.000.000 Dư nợ cuối kỳ: 20.793.000.000 PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU - DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT - KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA 3.1. Một số nhận xét và ý kiến đóng góp về công tác hạch toán vật liệu - dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa * Đánh giá chung: Ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng vậy cần phải cú và sử dụng cụng cụ dụng cụ tuỳ theo yờu cầu sản xuất cụ thể. Nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ là một trong 3 yếu tố cơ bản của quỏ trỡnh hoạt động sản xuất xõy dựng. Là yếu tố mang tớnh chất quyết định cho mỗi cụng việc sản xuất của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại C«ng ty TNHH s¶n xuÊt – kinh doanh vËt liÖu x©y dùng T©n Hoµ. em dã tìm hiẻu sự vững trãi của công tác hạch tán NVL, CCDC của công ty và những ưu khuyết điểm trong quá trình hạch toán. Công ty vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung và quản lý phù hợp với doanh nghiệp. Toàn bộ công tác kế toán của công ty đều thực hiện tại phòng kế toán của công ty đá góp phần giải quyết nhanh chóng các nhiệm vụ của từng nhân viên kế toánvà hiệu quả kinh tế trong việc quản lý NVL, CCDC Hoàn thiện công tác lập chứng từ ban đầu: Các chế độ ghi chép ban đầu từ việc lập chứng tứ, luân chuyển chứng từ(phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn, sổ chi tiết) đã được công ty quy định và tuân thủ rõ ràng theo đúng chế độ ban hành. -Về thực hiện các thủ tục nhập, xuất kho vật tư. Công ty hiện nay đang xây dựng hai hình thức xuất kho là xuất qua kho và không qua kho góp phần quản lý tốt NVL. Công ty tổ chức tốt công tác hạch toán chi tiết VL, CCDC theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm quy trình sản xuất của công ty về việc thi công công trình mà doanh nghiệp hoàn thành mang tính chất nhiều danh điểm vật tư. Theo phương pháp này giúp kế toán ghi cụ thể từng loại vật tư một cách chính xác, kịp thời. Vật liệu nhập kho tính theo phương pháp giá thực tế từng lần nhập. Việc sử dụng chứng từ ghi sổ làm tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán góp phần làm cơ sở vững chắc cho việc tập hợp chi phí SX Kế toán NVL, CCDC đã hoàn thiện tốt việc theo dõi tình hình N-X-T vật tư giúp cho phòng kế hoạch vật tư có thông tư chính xác để ra quyết định thu mua NVL, CCDC, cung cấp số liệu cho kế toán thuộc tính đúng chính xác chi phí cho từng loại đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời phục vụ cho sản xuất và tránh mua dự trữ vì giá cả vật liÖu CCDC lên xuống thất thường nhằm tránh gây đọng vốn Do C«ng ty lµ C«ng ty TNHH ch­a cã nhiÒu kinh nghiÖm trong viÖc võa s¶n xuÊt võa kinh doanh c¸c mÆt hµng x©y dùng c«ng t¸c s¶n xuÊt kh«ng ®­îc chó träng . Bªn canh ®ã c«ng ty nªn th­êng xuyªn kiểm nghiệm đối với tưng lô hàng chi tiết từng thứ từng loại vật liệu cả vế số lượng và chất lượng Một là, công tác tài chính kế toán luôn được sự quan tâm chỉ đạo sâu sắc, thường xuyên của Đảng uỷ, HĐKT công ty và được sự giúp đỡ của các cấp, các ngành trong tỉnh. Công ty lại có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn được đào tạo, có tinh thần trách nhiệm trong các khâu quản lý, nên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hai là, công tác ké toán, thống kê từ công ty đến đội đều hoàn thành cơ bản nhiệm vụ được giao vận dụng tốt chế độ chính sách và thực tế công việc nhanh gọn, hợp lý vẫn bảo đảm nguyên tắc tài chính và luật kế toán trong công tác thu, chi tiền mặt, thanh quyết toán các công trình và phân bổ chi phí hợp lý. Ba là, hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, ghi chép ban đầu cơ bản đã được thực hiện, bảo quản số liệu tốt, việc kê khai thuế GTGT đảm bảo thời gian quy định, ít sai sót hàng năm đều thanh toán kịp thời cho các đội. Công tác trích nộp BHXH đảm bảo đúng chế độ của luật BHXH Việt Nam. * Trong tổ chức và hoạt động, Công ty cũn những tồn tại và khó khăn như sau: Một là, Công ty là doanh nghiệp tư nhân, công ty vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm, các đơn vị đã có kinh nghiệm để từng bước nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ kế toán trong toàn công ty. Hai là, vốn kinh doanh của doanh nghiệp ít. Ch­a ®¸p øng được yêu cầu sản xuất, vay vốn ngân hàng phải trả lãi, vốn đÇu tư vào công trình làm song không thu hồi được ngay nên không sử dụng đồng vốn quay vòng nhanh được dẫn đến ứ đọng vốn, trong khi đó phải trả lãi ngân hàng. Ba là, sự phối hợp giữa các phòng ban cũng như các đội ngũ cũng chưa thËt chặt chẽ, nên việc luân chuyển chứng từ, hồ sơ, thanh quyết toán công trình, phân bæ chi phí chưa kịp thời nªn còng ảnh hưởng không nhỏ đến nghiệp vụ kế toán thống kê của công ty. 3.2. Một số ý kiến đóng góp 3.2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu: Chứng từ ban đầu là số liệu rất quan trọng trong công tác kế toán vỡcỏc chứng từ ban đầu được ghi ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phat sinh. Đó chính là cơ sở căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toánđồng thời tổ chức đúng đắn hợp lý và hợp pháp của chứng từ ban đầu quy định tính chất chính xác và hợp lý của phương pháp kế toán tiếp theo. Do vậy côn ty cần khôi phục hạn chế sử dụng các chứng từ. Cụ thể như hạn chế việc sử dụng phiếu xuất kho bằng cách sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức để nhằm phản ánh Giám đốc và nhằm hạn chế một số tiêu cực trong quản lý vật tư. 3.2.2. Hoàn thiện quá trình hạch toán nguyên vật liệu, dụng cụ trên phần mềm kế tóan Việc hạch toán kế tóan NVL, CCDC tại Công ty TNHH Sản xuất – Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà hết sức phức tạp vớ cụng ty cú nhiều thứ vật tư để sản xuất sản phẩm nên việc hạch toán bằng tay khú tránh khỏi sai sút nờn cụng ty cần hoàn thiện việc trang bị mỏy múc để phục vụ cho cụng việc kế toan và toàn bộ thụng tin của cụng ty núi chung một cỏch chớnh xỏc, rừ ràng ý. Tránh sai sút làm thất thoát chi phí sản xuất. 3.2.3. Hoàn thiện quá trình phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng tài chính kế toán của công ty vật liệu được phân loại và mã hóa trên máy vi tính thành 6 nhóm như sau: Mã vật tư Tên vật tư NL Nhóm nguyên vật liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DOANH NGHIỆP Nhòm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Phụ tùng khác Trong khi đó tài khoản 152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng TK 1526: Thiết bị xây dựng TK 1528: Vật liệu khác Theo đó sổ cái TK 152 được thành lập thành 6 sổ cái chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành nhóm như sau, cách phân loại vật liệu. Vì vậy rất khí có thể đối chiếu giữa bảng hệ tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu Theo em nên chi tiết TK 152 như sau: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nhóm men TK 1523: Nhóm màu TK 1524: Nhóm nhiên liệu TK 1526: Nhóm vật liệu phụ TK 1528: Nhóm phụ tùng khác 3.2.4. Hoàn thiện lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này được mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyển qua phòng kế hoạch hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật liệu chỉ mang tính hình thức mang lại sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều. Phương pháp ghi phụ liệu Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần. Phiếu này được lập làm hai liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho cả 2 phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế hoạch 1 liên, còn lại gửi về phòng kế toán. Phiếu này có mẫu như sau: PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng: Lý do xuất Xuất tại kho STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Cộng Phụ trách bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho KẾT LUẬN Trong quá trình học tập tại Trường Đại học kinh tế Quốc Dân em đó được các thầy cô giáo trong Trường quan tâm và giúp đỡ nhiệt tình giảng dạy. Nhờ đó, đó trang bị cho em những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên những kiến thức đú phải được trải nghiệm qua thực tế ứng dụng. Đây là 2 quá trình song song bổ sung cho nhau giúp em hiểu được sâu sắc hơn những vấn đề kế toán đó học. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất – Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà. em đó tìm hiểu nghiên cứu thực tế quản lý và kế toán đơn vị. Nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các anh chị Phòng Kế toán đó tạo điều kiện cho em nắm bắt tìm hiểu được việc hạch toán thực tế của Công ty, giúp em ngày một hoàn thiện hơn về kiến thức đó học. Bên cạnh đó là sự hướng dẫn tận tình của thầy cô Khoa Kế toỏn đặc biệt là GS.TS Nguyễn Quang Quynh đó giúp em hoàn thành Báo cáo này. Tuy vậy trình độ hiểu biết của bản thân cũng hạn chế nên không tránh khỏi những khuyết điểm nhất định. Em rất mong được sự gúp ý của Phòng Kế toán và GS.TS Nguyễn Quang Quynh. Em xin chõn thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 18 thỏng 11 năm 2007 Sinh viên LÊ THỊ NGỌC MỤC LỤC