Đề tài Tìm hiểu những nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa đàm phán của người Nhật Bản

Cần Thơ Tháng 04/2010 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH ----------0o0---------- BÀI TẬP NHÓM Môn: ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ TÌM HIỂU NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HÓA ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN Giáo viên hướng dẫn: Nhóm sinh viên thực hiện:(Nhóm 5) Th.S Võ Hồng Phượng Nguyễn Thị Mai Phương 4077594 Nguyễn Minh Thảo 4077610 Châu Huỳnh Ngọc Thảo 4077612 Nguyễn Thị Minh Thùy 4061833 Hiện nay khi nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực thì hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương rất được coi trọng. Nhật Bản trong những năm gần đây đóng vai trò như là đối tác số một với Việt Nam, do đó để đạt được hiệu quả cao trong công tác đàm phán với đối tác này thì tìm hiểu phong cách đàm phán và những nét văn hóa của người Nhật Bản đóng một vai trò hết sức quan trọng. Và để tìm hiểu nét văn hóa đàm phán của người Nhật Bản ra sao? Chúng ta cần tìm hiểu những nhân tố đã ảnh hưởng đến phong cách đàm phán đó và những nhân tố này có ảnh hưởng như thế nào? Phần 1 CÁCH GIAO TIẾP THƯỜNG NGÀY CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN Nhật Bản - Một đất nước vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế chủ yếu là nông - ngư nghiệp và sự ảnh hưởng của Tam Giáo Đồng nguyên du nhập nên người Nhật Bản coi trọng: - Tinh thần tập thể - Hài hòa Thiên Nhân Địa - Đề cao sự hợp lí - Sự ứng xử theo thứ tự coi trọng Lễ, Tín, Nghĩa, Trí, Nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất nhiều các điều kiện nhưng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hướng du nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành Kiểu Nhật Bản. Bởi vậy Văn hóa Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các yếu tố Tây / Đông/ Nhật Bản. Chính vì nền Văn hóa đa dạng và phức tạp này mà trong giao tiếp truyền thống của người Nhật có những qui tắc, lễ nghi mà mọi người đều phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội của từng người tham gia giao tiếp. 1.1. Những nghi thức ứng xử thường ngày của người Nhật: Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi. Tất cả các lời chào của người Nhật bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào địa vị và mối quan hệ của mỗi người. Một qui tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước. Người lớn tuổi là “người trên” của người ít tuổi, nam là “người trên” đối với người nữ, thầy là “người trên” (không phân biệt tuổi tác, hoàn cảnh), khách là “người trên”… Người Nhật sử dụng 3 kiểu cúi chào sau: + Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất biểu hiện sự kính trọng sâu sắc. Kiểu này thường được sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, trong các chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ và trước Thiên Hoàng. + Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm. + Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 1 giây, hai tay để bên hông. Người Nhật thường chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào.Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác cho đến tận ngày nay. 1.2. Sự thể hiện tính cách của người Nhật và những điều người nước ngoài cần phải làm khi giao tiếp với họ: 1.2.1. Sự thể hiện tính cách của người Nhật trong giao tiếp: Ngoài ra, thường ngày khi gặp gỡ nhau, sau những cái cúi chào, người Nhật còn có những biểu hiện tính cách phức tạp, bạn nên tìm hiểu để tránh làm “phật lòng” họ. Những tính cách trong giao tiếp được thể hiện như sau: + Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm hay thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng bạn hoặc lạc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình; hãy ngưng nói và đặt câu hỏi ngay. Nếu bạn nói mà anh ta vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, anh ta đang che dấu tình cảm của mình. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu và biến động dữ dội của tính khí, Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng một câu hỏi thích hợp. + Cánh tay: Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ. Nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phải phát hiện sớm. + Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay siết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn không chắc chắn. + Thân người: Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về phía trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách đang hoàn toàn chán nản. Bạn sẽ bị xem như là người thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng. + Giao tiếp bằng mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào vật trung gian như: caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa,…; hoặc họ cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối diện (đặc biệt là người mới quen hoặc có chức vụ cao hơn bạn) thì bị xem là thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực. Ví dụ:“Paige là Giám Đốc Marketing ở một công ty lớn của Mỹ. Cô không hiểu vì sao John (một nhân viên người Mỹ gốc Nhật) lại hiếm khi nhìn thẳng vào mắt cô khi trò chuyện. John thường nhìn cô rất nhanh rồi lại lảng tránh ngay ánh nhìn của cô. Paige thật sự bối rối, cô không biết cách quản lý nhân viên của mình có chỗ nào không đúng hay chính John đang giấu giếm cô điều gì đó...”. Vì đối với Paige, trên đất Mỹ, việc không nhìn thẳng vào mắt người đối diện sẽ bị xem là thô lỗ, thiếu tôn trọng, thậm chí là nói dối. Ở công ty các nước châu Âu, Canada hoặc Mỹ, khi nói chuyện thì nên nhìn thẳng vào mắt sếp hay các đồng nghiệp, điều đó thể hiện sự tự tin của bạn. Cô chưa hiểu nét văn hóa của người Nhật, nên cô cho là như thế. + Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói là quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác. + Bất kỳ lời nói, cử chỉ nào của người Nhật cũng đều lịch thiệp, nhã nhặn. Họ không bao giờ nói “Không” và chẳng nói cho đối phương biết rằng họ không hiểu. Lời nói “Vâng” (Yes) của họ có thể có nghĩa là “Không” nếu đi kèm với những cụm từ: We will think about it (Chúng tôi sẽ suy nghĩ về điều đó), We will see (Chúng tôi sẽ xem lại), hoặc Perhaps (Có lẽ). Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mối quan hệ kinh doanh với họ được trở thành chính thức. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm theo những yêu cầu của người khác, họ thường nói: “điều này khó”. Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ luôn tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp. + Người Nhật rất chú trọng tạo cảm giác dễ chịu cho người đối thoại. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù họ đang gặp chuyện đau buồn, nhưng họ vẫn mỉm cười với người đang giao tiếp. 1.2.2. Những điều nên làm và không nên làm khi giao tiếp với người Nhật: Khi bước vào tiếp xúc, sau những lời chào xã giao, với cương vị chủ nhà, họ thường chủ động đi vào vấn đề cần bàn bạc trước. Lúc câu hỏi được đưa ra có nghĩa là công việc đã chính thức bắt đầu. Trong không khí căng thẳng, nếu bạn tạo được tình huống vui vẻ gây cười thì bạn có được ấn tượng tốt đối với họ, nhưng nên dừng lại đúng lúc. Bạn không nên đưa ra những ý kiến chệch với vấn đề đang bàn trong lúc người Nhật đang thực thi nhiệm vụ hoặc đang suy nghĩ. Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc, thậm chí sẽ gây ác cảm với họ. Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng “kính ngữ” khi sử dụng tiếng nhật nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang ý nghĩa là họ đang vui. Khi nói chuyện với người Nhật tránh không nên nói to, gây tiếng ồn và nói vòng vo. Không vỗ vai người Nhật khi trò chuyện và không kéo dài mọi hình thức có sự tiếp xúc cơ thể đơn giản như bắt tay. Bạn nên giữ khoảng cách phù hợp khi giao tiếp với người Nhật (khoảng cách ít nhất là 1m, quy tắc chung của người Châu Á). Nếu khi nói chuyện bạn đứng gần, họ sẽ cảm thấy không thoải mái, mất bình tĩnh và có cảm giác bị uy hiếp. Trái ngược với người Mỹ Latinh và Trung Đông, họ lại thích đứng gần nhau, đôi khi chỉ cách nhau nửa mét. Còn người Mỹ và Châu Âu, khoảng cách này là trung bình cộng của hai khoảng cách trên. Ngoài ra, người Nhật rất tôn kính Nhật Hoàng; nên xin đừng hỏi Nhật Hoàng bao nhiêu tuổi, tính tình ra sao? Đó là điều kiêng kỵ, họ sẽ nghĩ ngay đến quốc thể bởi chỉ một câu sai ngữ pháp hay dùng nhầm từ của người tiếp chuyện. Nếu muốn cuộc tiếp xúc không tẻ nhạt thì bạn nên hướng tới chủ đề không kiêng kỵ như: thể thao, thời tiết, kinh tế, chứng khoán… Khi đi tham quan các đền chùa ở Nhật, bạn không nên ăn mặc mát mẻ hoặc có những hành động phỉ báng thần thánh, bởi thần có vị trí quan trọng trong cuộc sống của họ. Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay, nên để tay thẳng, lòng bàn tay hướng xuống, sau đó quạt các ngón tay xuống, việc cong một vài ngón tay trong không khí là cử chỉ tục tĩu. Sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu chỉ tay trực tiếp vào người khác, thay vào đó ta mở rộng bàn tay ngửa lên trên như thể đang bưng một cái mâm và chỉ về phía người đó. Phụ nữ Nhật khi nói chuyện với người ít quen biết thì họ phải im lặng và nhìn đi chỗ khác, đó được coi là những hành vi đức hạnh, được đánh giá là người phụ nữ đức hạnh. Còn nếu nhìn chăm chú sẽ bị đánh giá là người không đứng đắn, vì hành vi đó được xem là lời mời gọi dẫn đến sự thân mật. Đến nhà người khác chơi, được chủ nhà mời vào nhà thì người khách phải đáp: “Cảm ơn, rất hân hạnh”, và cởi bỏ áo khoác trước cửa nhà. Nếu là người đến thăm lần đầu thì chỉ ở chơi không quá nửa giờ, sau đó vào lúc thích hợp phải xin phép ra về với câu: “Tôi đã làm phiền ngài quá lâu, xin lượng thứ”. Sau khi cởi đôi dép đi trong nhà, người khách phải quay mũi dép vào trong phòng, ở cửa người khách phải cúi chào một lần nữa và cảm ơn chủ nhà vì sự tiếp đón rồi mới đi ra cửa. 1.3. Đối với việc tặng quà cho người Nhật, cần phải lưu ý một số vấn đề: Giống với người Việt, người Nhật rất thích tặng quà vào các dịp Lễ-Tết, các dịp có tin vui, thăng quan tiến chức…., như: dịp Ô Bôn (tháng 7) nên gửi đồ ăn, dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống. Với họ, việc tặng tiền bị xem là thô lỗ; tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới. Người Nhật rất chú trọng đến nghệ thuật gói quà bởi người Nhật rất thích những gì có hình thức đẹp, trông sạch sẽ và thể hiện được sự tôn trọng của người tặng. Sống trong môi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản có thói quen đòi hòi cao về chất lượng một món đồ ngay từ vẻ ngoài bắt mắt của nó. Một số vấn đề nên lưu ý khi tặng quà: Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với Nhật, chắc hẳn phải biết ở Nhật Bản các loại quà tặng được bán chạy nhất nhì thế giới. Người Nhật thích tặng quà nhưng không thích người được tặng mở quà đó ngay trước mặt mình. Vì họ xem đó là việc mất lịch sự và thiếu tôn trọng. Nếu người Nhật được tặng quà thì họ cũng sẽ không làm thế. Việc gói quà đối với người Nhật là cả một nghệ thuật, một món quà được gói bọc cẩn thận sẽ tạo được thiện cảm với người Nhật. Khi tặng quà, bạn không nên tặng quà có số lượng là 4,9. Bạn không nên tặng những vật nhọn, trà uống, những tặng vật có màu tím hoặc xanh lá cây; vì đối với họ những thứ này tượng trưng cho sự đau buồn và không may mắn. Đặc biệt, một món quà tặng có ý nghĩa nhất đối với người Nhật là một bức ảnh chụp về họ. Khác với người Châu Âu, khi đi du lịch, chỉ thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, còn người Nhật chỉ thích chụp ảnh có hình mình trong đó. Bởi vậy khi đi tham quan một nơi nào đó mà lúc về, họ được tặng một bức ảnh chụp của họ trong tư thế tự nhiên thì không còn gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình Quốc huy, Quốc kỳ và lãnh tụ các nước sở tại. ] Sau đây, chúng ta có thể thấy rõ tính cách giao tiếp hàng ngày của người Nhật đối với các quốc gia khác qua bảng so sánh sau: Ngôn ngữ cử chỉ ở một số nền văn hóa khác nhau Ý nghĩa Gật đầu - “Tôi đồng ý” ở hầu hết các quốc gia. - “Tôi không đồng ý” ở một số nơi tại Hy Lạp, Yugoslavia, Bungari, và Thổ Nhĩ Kỳ. Hất đầu ra sau “Đồng ý” ở Thái Lan, Philippines, Ấn Độ và Lào. Nhướng lông mày - “Đồng ý” ở Thái Lan và một số nước khác ở châu Á. - “Xin chào” ở Phillipines. Nháy mắt - “Tôi có bí mật muốn chia sẻ với anh nè!” ở Mỹ và các nước châu Âu. - Là dấu hiệu tán tỉnh người khác giới ở một số quốc gia khác. Mắt lim dim - “Chán quá!” hay “Buồn ngủ quá!” ở Mỹ. - “Tôi đang lắng nghe đây.” ở Nhật, Thái Lan và Trung Quốc. Vỗ nhẹ (bằng ngón trỏ) lên mũi - “Bí mật đó nha!” ở Anh - “Coi chừng!” hay “Cẩn thận đó!” ở Ý Khua tay - Người Ý thường xuyên khua tay khi trò chuyện. - Ở Nhật, khua tay khi nói chuyện bị xem là rất bất lịch sự. Khoanh tay - Ở một số quốc gia, khoanh tay có nghĩa là “Tôi đang phòng thủ!” hoặc “Tôi không đồng ý với anh đâu.” Dấu hiệu “O.K.” (ngón cái và ngón trỏ tạo thành chữ O) - “Tốt đẹp” hay “Ổn cả” ở hầu hết các nước. - “Số 0” hoặc “Vô dụng!” tại một số nơi ở châu Âu. - “Tiền” ở Nhật Bản. - Là sự sỉ nhục người khác ở Hy Lạp, Braxin, Ý, Thổ Nhĩ Kỹ, Liên bang Nga và một số quốc gia khác. Chỉ trỏ - Ở Bắc Mỹ hay châu Âu, dùng ngón trỏ để chỉ là chuyện bình thường. - Ở Nhật Bản, Trung Quốc chỉ người khác bằng ngón trỏ bị xem là bất kính và vô cùng bất lịch sự. Người ta thường dùng cả bàn tay để chỉ ai đó hay vấn đề gì đó Phần 2 TÍNH CÁCH -TÁC PHONG TRONG CÔNG VIỆC VÀ THÁI ĐỘ ĐỐI VỚI THỜI GIAN CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN 2.1. Những tính cách đối với công việc của người Nhật: Trong cuộc sống hằng ngày, người Nhật cực kỳ cẩn thận. Họ nghiêm túc và cẩn trọng trong từng việc nhỏ nhất. Làm việc gì thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Ví dụ: Trước khi mang đồ đi giặt, họ kiểm tra túi quần, túi áo xem có quên gì không? Khi cho đồ vào máy giặt, họ kiểm tra lại từng cái một lần nữa. Và cuối cùng, sau khi giặt xong, họ lại lục túi quần, túi áo để kiểm tra. Chính vì cẩn thận một cách cực đoan như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới. Tính cách cẩn thận đó cũng được người Nhật áp dụng vào trong công việc của mình. Ngoại trừ những dịp vui chơi làm cho người Nhật cười thả sức, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa trên khuôn mặt, thay vào đó là một khuôn mặt nghiêm khắc. Đặc biệt trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất thận trọng, và thường nhăm mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngoài thể hiện dấu hiệu của sự khó chịu. Trong công việc, trước khi thực hiện làm một việc gì, người Nhật chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chu đáo. Công tác chuẩn bị đó được thực hiện sớm, kỹ lưỡng và chu đáo đến mức đáng kinh ngạc. Ví dụ: Một đợt Việt Nam đến thăm công ty phần mềm OMRON Software, có tổng cộng 10 người đó tiếp và làm việc với đội Việt Nam. Vì phải đi 1 đoạn đường khá xa (1 tiếng rưỡi), nên việc đầu tiên là họ mời đội Việt Nam vào rest room (nhà vệ sinh). Khi tới phòng họp, họ bố trí đúng 22 chỗ ngồi cho khách, không thừa, không thiếu. Đồng thời trên bàn đặt sẵn 22 món quà kỉ niệm. Họ chuẩn bị trình chiếu rất cẩn thận, không có chuyện lỗi phông chữ hay trục tr85c máy chiếu như ở nước ta. Lúc ra về họ mời đi rest room một lần nữa. Xe đi một đoạn khá xa, nhưng họ vẫn đứng dàn hàng vẫy tay chào tạm biệt. Người Nhật còn có tính chủ động trong công việc, đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. Tính chủ động này có tên gọi là HoRenSo, viết tắt của 3 chữ: Hokoku-nghĩa là báo cáo, Renraku-nghĩa là trao đổi, Sodan-là hỏi ý kiến. Thực hiện công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng rất thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau: Seiri-sàng lọc, chỉ giữ thứ mình cần, vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết; Seiton-sắp xếp, sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời gian tìm kiếm; Seiso-lau chùi, dọn dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên. Đối với họ bàn ghế, máy móc, vật dụng phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp mới làm tăng hiệu suất làm việc. Người Nhật luôn luôn tìm tòi, sáng tạo và liên tục cải tiến, đó là chìa khóa đem lại thành công cho nền kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Họ có tư tưởng chống lại những cách nghĩ và cách làm theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm sự phát triển. Vì những tính cách nghiêm túc, làm việc có quy tắc trên nên người Nhật rất trọng chữ “Tín”, các phép xã giao và giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên. Nếu vô tình không thực hiện lời đã hứa thì bạn cần xin lỗi ngay dù với lý do gì. Việc giải thích lý do nên được đặt sau và thực hiện hết sức khéo léo vào những thời điểm phù hợp. 2.2. Tác phong Công nghiệp của người Nhật: Yêu cầu về đúng giờ cũng là một vấn đề trong giao tiếp với người Nhật mà người Việt hay mắc phải, bởi đúng giờ hẹn là bạn đã thực hiện lời hứa. Người Nhật rất đúng giờ, họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh thì sẽ khó có cơ hội thứ hai gặp lại. Vì thế, trong mọi cuộc hẹn, hãy sắp xếp để luôn đúng giờ và cần nhớ rằng không một lý do nào là thỏa đáng cho việc trễ hẹn. Người Nhật còn quan trọng việc đúng hạn đã định trong kinh doanh. Hạn đã định là không thay đổi với bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời hạn không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời gian đó Ví dụ: thời hạn ra mắt sản phẩm là 21/05/2010 thì địa điểm ra mắt đã được thuê, khách đã được mời, hợp đồng bán sản phẩm đã ký kết,… Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa. Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường đề cập đến những mối quan hệ mới. đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn thuyết của họ rất tốt nên dễ chiếm thiện cảm của đối tác, thành công dành được hợp đồng cũng chiếm tỉ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có thêm nhiều cơ hội làm ăn mới. Do đó mối quan hệ được người Nhật đặt lên hàng đầu. Người Nhật coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc chung với người Nhật, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp. Gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Người Nhật đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta thường hạn chế việc giữ liên lạc nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn. Người Nhật còn nâng cao tinh thần bằng các khẩu hiệu. Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng tập hợp tăng cao tinh thần hăng hái làm việc, những công nhân thường xuyên xếp hàng và đồng hô to khẩu hiệu của công ty. Đó là một cách gây cảm hứng hăng hái, tạo động lực và tạo lòng trung thành trong công việc. Và điều này cũng giúp cho mục tiêu của công ty luôn được giữ vững trong tâm trí của mỗi người. Nhìn chung, tuy vẻ ngoài có phần nghiêm khắc nhưng người Nhật rất thân thiện và nhanh chóng kết bạn. Hãy thử tìm và kết bạn với họ, bạn sẽ không khỏi ngạc nhiên khi người bạn Nhật sẵn sàng chi trả tất cả trong ngày đi chơi mà họ rủ, tặng lại bạn một món quà khi bạn tặng họ, luôn tìm cách để bạn thoải mái và bắt chuyện rất nhanh với một người xa lạ trong đoàn, nhóm. Người Nhật thật sự rất lịch thiệp trong giao tiếp, họ làm việc chăm chỉ và có lẽ cũng bởi những đức tính đó nên mới có nước Nhật đứng thứ 2 thế giới về kinh tế cũng như tầm ảnh hưởng văn hóa rộng rãi. 2.3. Nhu cầu vui chơi, giải trí của người Nhật Bản: Sau thời gian bận rộn, làm hết mình vì công việc, người Nhật bỏ qua những nguyên tắc cứng nhắc mà trở về với cuộc sống. Để giảm bớt sự căng thẳng và mệt mỏi trong công việc, họ tìm đến những hình thức giải trí, giải tỏa stress sau một ngày làm việc vất vả. Phương châm của người Nhật là: “Làm hết mình, chơi hết mình” Những nhà kinh doanh của Nhật đều sẵn sàng “xả hơi” cho mình tới các quán bar sau những giờ làm việc. Nếu nơi làm việc của họ quá cứng nhắc và lễ nghi, thì những người kinh doanh Nhật sẽ ghé tới giải thoát tính cách hà khắc mang từ công ty về. Một sở thích được ưa chuộng là tới các quán bar, karaoke, nơi mọi người có thể thả sức hát tới tận nửa đêm, thậm chí tới lúc giọng không còn để mà hát. Bên cạnh các địa điểm vui chơi giải trí để cân bằng với công việc, các câu lạc bộ khiêu vũ, hộp đêm còn là nơi những người cộng sự, đồng nghiệp chia sẽ thông tin, kí kết giao kèo để tăng cường mối quan hệ gắn bó lẫn nhau. Không những người Nhật kí kết hợp đồng trong những nơi giải trí vui chơi, người Nhật còn có nghệ thuật chiêu đãi khách qua các bữa ăn. Ăn uống là thông lệ chung của các doanh nhân, sự tương tác của hai phía trong bữa tiệc còn quan trọng hơn thức ăn. Không nên mang vợ đến những buổi tiệc này, chủ tiệc người Nhật thường là đàn ông và họ không bao giờ mang phu nhân theo. Người Nhật vẫn còn trọng nam hơn nữ, nên chúng ta ít gặp những đối tác kinh doanh là nữ. Các buổi tiệc chiêu đãi thường vào buổi tối và có rất nhiều thức ăn, rượu uống thoải mái; đây là lúc họ nói lên cảm xúc thât của mình. Việc đổ nước tương trực tiếp lên cơm bị xem là bất thường. Người ta ít khi tự rót rượu cho mình trong các cuộc giao tế. Thông thường, một người sẽ rót rượu cho người đi cùng và ngược lại người bạn sẽ rót rượu cho người đó. Tuy nhiên nếu một trong hai người đang uống rượu từ trong chai và người kia chỉ uống từ ly thì bạn có thể tự rót rượu, nếu không sẽ phải chờ rất lâu. Phần 3 THÁI ĐỘ CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN ĐỐI VỚI VIỆC BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG 3.1. Ý thức bảo vệ môi trường trong từng khía cạnh cuộc sống của người Nhật: Qua một cuộc khảo sát của một người Trung Quốc, chúng ta thấy được những điều thú vị về người Nhật trong việc bảo vệ môi trường, và thái độ của họ đối với môi trường sống của mình. Và mọi người cho đó là “8 điều quái dị” của người Nhật trong việc xử lý rác. 1.Ra ngõ mang theo túi rác Người Nhật Bản mỗi buổi sáng thức dậy, việc đầu tiên khi mở cửa là vứt rác. Trước khi đến cơ quan, một tay xách cặp một tay xách túi rác, nhiệm vụ củ người đàn ông trong nhà là vứt rác vào thùng rác cố định hoặc máy thu gom rác đặt ở tầng 1. Thế nên người Nhật Bản mới nói đùa với nhau rằng: “Ông xã chính là một cái máy vứt rác”. Còn một đặc điểm cần lưu ý, những thùng rác được đặt trên đường phố hoàn toàn không nhiều. những người Nhật Bản mỗi khi ra khỏi nhà cũng đem rác bỏ vào trong chính túi rác mà họ mang theo bên mình. Vì vậy, nếu bạn đến các trung tâm mua sắm xa hoa của Nhật và bắt gặp những cô gái trẻ đẹp cầm những túi đựng rác đi shopping thì bạn cũng đừng kinh ngạc. 2. Đem nghệ thuật vào các nhà máy thiêu hủy rác Mỗi một nhà máy thiêu hủy rác đều có thể gọi là một công trình kiến trúc tuyệt mỹ với phong cách độc đáo. Ở một thành phố khác của Nhật-Osaka-trước đây để nộp đơn đăng cai Olympic, đã đem rất nhiều ý tưởng sáng tạo nghệ thuật ứng dụng vào thiết kế của nhà máy thiêu hủy rác, khiến nó giống như là một khu vui chơi trẻ em hơn là một nhà máy thiêu hủy rác. Chẳng thế, nó còn có một tên gọi đầy thi vị là “Vườn Mộng Ảo”. 3. Bể bơi ngay bên cạnh nơi thiêu hủy rác Nhiệt lượng tạo ra từ quá trình thiêu hủy rác có thể lợi dụng nên các hồ bơi nước nóng phục vụ cho những người dân xung quanh nghỉ ngơi hoặc rèn luyện sức khỏe. Theo lời kể của một nữ phiên dịch viên người Trung Quốc, đã làm việc và sinh sống lâu năm ở Nhật, gần nhà cô có một nhà máy thiêu hủy rác, và hoạt động nghỉ ngơi cuối tuần thường xuyên của cô là mang hai đứa con của mình đi bơi ở bể bơi gần đó. Ngay trong thành phố Tokyo, bên cạnh một nhà máy xử lý rác có một tấm biển hiệu rất bắt mắt của một khu nghĩ dưỡng suối nước nóng. . Một nhà máy thiêu hủy rác ở Nhật. 4. Bước vào nhà máy rác phải đổi giày Khi tham quan cơ sở xử lý rác ở Nhật, bất kể là các nhà máy thiêu hủy rác, hay các trạm chuyển rác, cho đến các trung tâm thu hồi tài nguyên có khả năng tái sử dụng, thì việc đầu tiên khi bạn bước vào cửa là phải đổi giày. Bạn sẽ được đi một loại giày da rất thoải mái và tiện dụng. Toàn bộ khu vực nhà máy rất sạch sẽ, yên ắng và lịch sự. Bạn sẽ không thấy bất cứ mùi lạ nào ở đây, bạn sẽ có cảm giác như đang ngồi ở một phòng làm việc cao cấp vậy. 5. Vứt rác cũng phải theo lịch Ở Nhật Bản, mỗi ngày thu loại rác nào cũng không giống nhau. Vào đầu mỗi năm, các trạm trung chuyển rác sẽ phát cho mỗi gia đình mà họ phụ trách vệ sinh một tờ lịch treo tường. Trong tờ lịch này ghi rõ, mỗi ngày gom và vận chuyển loại rác nào, tuần nào chỉ thu giấy, tuần nào thu rác có thể đốt,... Các hộ dân trong khu vực quản lý chỉ cần theo đúng tờ lịch này để vứt rác. Như vậy việc thu hồi và phân loại rác thải một cách khoa học được thực hiện rất dễ dàng. Các nhân viên tại một nhà  máy xử lý rác ở Nhật. Một ngày thứ tư, ngày thu gom giấy ở Kyoto - Nhật Bản. 6. Bình và nắp bình phải vứt ở hai nơi khác nhau Chúng ta uống hết một bình nước thường đem vỏ chai vứt vào thùng rác. Nhưng ở Nhật, để vứt được một chiếc vỏ bình nước không phải là một việc đơn giản. Thùng rác cũng có sự khác biệt dựa trên chức năng của các khu vực trong thành phố và đều có hình ảnh chỉ dẫn rất rõ ràng để nhắc nhở du khách. Thùng rác này chuyên dùng để gom bình không. Những bình chưa uống hết hoặc vẫn còn chất lỏng lưu lại thì vứt vào thùng kia. Có nhiều nơi còn có yêu cầu vứt bình và nắp bình ở hai nơi khác nhau để tiện cho việc thu gom các chất khác nhau. Vì vậy, ở các thùng rác trên đường phố Nhật, bạn có thể nhìn thấy rất nhiều giỏ đựng đầy các nắp chai. Có thể thấy sự phân loại rác ở đây đã đạt đến mức độ tỉ mỉ như thế nào? 7. Tuyên truyền thông qua trẻ em Các cơ sở xử lý rác ở Nhật luôn mở cửa với công chúng, tuyên truyền giáo dục cho người dân. Ở đây có những khu chuyên dùng cho việc đón tiếp người đến tham quan. Học sinh các trường, cư dân thành phố là những vị khách thường xuyên ở nơi đây. Đối với học sinh, việc tham quan các cơ sở xử lý rác thải là môn học bắt buộc, sau khi tham quan các em còn phải viết bài thu hoạch, viết các báo tường tuyên truyền, chụp và vẽ tranh ảnh tuyên truyền, làm những sản phẩm thủ công từ các vật phế thải… Những tác phẩm này còn được dùng cho các nhà máy xử lý rác dùng để trưng bày ngay tại các khu tiếp đãi của mình trở thành những tác phẩm tuyên truyền sinh động. Thông qua quá trình như vậy, ý niệm về bảo vệ môi trường dần dần hình thành trong mọi người. Từ đó, trẻ em ở Nhật trở thành những người tuyên truyền tích cực cho công tác bảo vệ môi trường. 8. Tranh nhau mua hàng tái chế Trung tâm thu mua các tài nguyên có thể tái sử dụng ở Nhật giống như một cửa hàng trưng bày vật dụng gia đình. Vì đời sống được nâng cao nên có rất nhiều gia đình muốn mua mới vật dụng, các vật dụng cũ từ khắp mọi nơi vì thế tập trung về đây. Ở đây, sau khi trải qua quá trình tẩy rửa chuyên nghiệp, sửa sang, các vật dụng “tái sinh” như mới và tiếp tục bán ra cho những người có nhu cầu sử dụng. Theo đó, những vật dụng gia đình “secondhand” sẽ có giá rẻ hơn, hấp dẫn nhiều khách hàng hơn. Và vì cung không đủ cầu, nhiều người đã tranh giành nhau mua, nhiều lúc phải dùng hình thức rút thăm để quyết định ai sẽ được quyền mua một món đồ “secondhand”. Trên các sản phẩm tiêu dùng ở Nhật đều ghi rất rõ loại nào có thể tái sử dụng loại nào không. Rác thải ở Nhật được phân loại rất cẩn thận và kỹ lưỡng. 3.2. Tổ chức các Hiệp hội bảo vệ môi trường và các chương trình giáo dục ý thức của người dân Nhật Bản: Là một quốc gia thịnh vượng nhất nhì thế giới, với nền Công nghiệp nặng phát triển đỉnh cao, nhưng Nhật Bản luôn đặt vấn đề môi trường lên hàng đầu. Điều này xuất phát từ việc người Nhật đã sớm ý thức được những gì sẽ đến với mình nếu không biết bảo vệ môi trường. Vì thế, cả cộng đồng người Nhật luôn bảo vệ môi trường trong từng khía cạnh cuộc sống. Ngay từ năm 1990, luật về bảo vệ môi trường của Nhật Bản được xem là nghiêm khắc nhất thế giới. Trước đó, sự ra đời của Hiệp hội Môi trường Nhật Bản (JEA) vào năm 1977 cho thấy nỗ lực của đất nước mặt trời mọc để bảo vệ môi trường khi bước vào công nghiệp hóa. Từ khi thành lập đến nay, JEA đã có nhiều hoạt động tích cực góp phần bảo vệ môi trường. Trong đó có các chương trình giáo dục môi trường đặc biệt dành riêng cho trẻ em, những người chủ tương lai của đất nước. Junior Eco-Club là một câu lạc bộ (CLB) giáo dục ý thức môi trường cho tất cả trẻ em Nhật Bản. Năm 2006, có 137.532 trẻ em từ 4.819 CLB đã tham gia các hoạt động của Junior Eco-Club. Bên cạnh đó, chương trình “Bộ trưởng Môi trường tại gia” lại nhắm đến các gia đình muốn tạo lập lối sống thân thiện với môi trường. Những gia đình muốn tham gia chương trình này có thể đăng ký trực tiếp ngay trên trang web của JEA. Đã có khoảng 1.330.000 gia đình tham gia chương trình. Điều này cho thấy người Nhật đã ý thức như thế nào trong việc bảo vệ môi trường sống của mình. Ngoài ra, một văn phòng tư vấn môi trường với tên gọi Junior Eco-Counsel cũng được thành lập với nhiệm vụ trả lời các câu hỏi liên quan đến môi trường cũng như hỗ trợ trẻ em học và hiểu biết về môi trường. Trẻ em có thể hỏi văn phòng tư vấn bằng thư tay, thư điện tử hoặc điện thoại. Thậm chí, văn phòng tư vấn còn tổ chức nhiều chuyến đi đến các trường hoặc các chuyến đi theo yêu cầu cá nhân để trả lời các thắc mắc về vấn đề môi trường. JEA cũng tổ chức Mạng lưới Ngắm sao (SWN) trên khắp Nhật Bản để tác động vào ý thức gìn giữ môi trường của mọi người. Việc để cho người dân có cơ hội ngắm tinh tú trên bầu trời không nằm ngoài mục đích để họ hiểu rõ về tầm quan trọng của một bầu không khí trong sạch. SWN còn nhận được sự hỗ trợ từ Bộ Môi trường và chính quyền địa phương trong việc tổ chức nhiều lễ hội ngắm sao trên toàn quốc. Ngoài các chương trình giáo dục kể trên, JEA còn có chương trình Eco-Mark giúp định hướng người dân mua các sản phẩm hàng hóa thân thiện với môi trường. Mạng lưới Mua Bán Xanh (GPN) cũng do JEA xây dựng giúp xúc tiến việc ưu tiên mua sản phẩm xanh tại các cơ quan chính phủ, các công ty. GPN còn cung cấp cho các khách hàng của mình tài liệu hướng dẫn cũng như danh mục các sản phẩm xanh. Hơn nữa, không có cách gì tốt hơn để giáo dục ý thức của người dân bằng cách cho họ thấy những lợi ích thiết thực của việc bảo vệ môi trường trong từng khía cạnh của cuộc sống. Và người Nhật đã làm được điều đó.  Phần 4 NÉT VĂN HÓA ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI NHẬT BẢN Là nền kinh tế lớn nhất Châu Á và thứ hai trên thế giới, Nhật Bản đang là thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, việc nắm rõ đặc điểm và tính cách kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam giao tiếp và kinh doanh thành công với họ. 4.1. Đặc điểm trong phong cách đàm phán của người Nhật: Qua tìm hiểu, chúng ta có thể thấy được phong cách đàm phán của người Nhật mang những đặc tính cơ bản sau đây: 1. Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Xã hội Nhật Bản được biết đến là xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc không chỉ trong quan hệ gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội. điều này cũng thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. 2. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng-bại Người nhật luôn tỏ ra lịch lãm, ôn hòa, không làm mất lòng đối phương; nhưng sau biểu hiện đó ẩn chứa phong cách đàm phán đúng nghĩa: “Tôi thắng, anh bại”-điển hình của người Nhật. Trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có sẵn trong tay để giải quyết vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ. 3. Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp Người Nhật luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh, nhưng đồng thời lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ. Khi họ cho rằng mình đúng, mà đối phương tiếp tục tranh luận, họ sẽ không phát biểu thêm.Họ tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động khi họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề. 4. Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Trước khi bước vào đàm phán, người Nhật luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương. Họ quan niệm: “Trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán”,chứ không phải: “Ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rọ đó là ai?”. Họ không chỉ tìm đầy đủ thông tin về công ty họ sẽ tiến hành đàm phán, mà còn điều tra về cả các bạn hàng của công ty này.Đối với doanh nghiệp Nhật việc tìn hiểu đối tác kinh doanh là điều rất quan trọng, nó quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán. 5. Thao túng nhật trình của đối tác Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán, thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý “Không muốn về tay không” của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào tình trạng bất lợi. 6. Lợi dụng điểm yếu của đối thủ Người nhật luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ trong đàm phán. Ngoài mặt, họ tỏ ra khiêm nhường, kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ bắt đầu hỏi liên tiếp.Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong khoảng thời gian dài, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, đối tác sẽ rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình. 4.2. Các phương pháp tạo sự thành công trong công cuộc đàm phán với người Nhật: Người Nhật rất nghiêm khắc, tính toán cẩn thận và khó chịu trong kinh doanh như thế; cho nên khi làm ăn hợp tác với người Nhật, thì việc hiểu rõ về họ lá bước quyết định sự thành công của chúng ta trong các cuộc đàm phán. 4.2.1. Phương pháp sử dụng danh thiếp: Trước tiên khi gặp gỡ một đối tác người Nhật thì việc sử dụng danh thiếp đúng cách và đúng lúc cũng là điều quan trọng. Ngày nay, tấm danh thiếp đã trở nên quen thuộc đối với các doanh nhân, danh thiếp luôn mở đầu các cuộc giao dịch kinh doanh. Và có lẽ không nơi nào tấm danh thiếp lại được coi trọng như ở nước Nhật. Hình thức danh thiếp phải như thế nào? Cách đưa cho đối tác ra sao để tỏ thiện ý? Và khi nhận danh thiếp ngược lại từ đối tác thì phải làm thế nào? Sau đây là những kiến thức giúp người Việt tham khảo và vận dụng để chứng tỏ được sự lịch thiệp của mình trong giao tiếp; thể hiện tính cách, khả năng đối với công việc của người Việt Nam ta. Các doanh nhân Nhật luôn được mệnh danh là những người rất tiết kiệm, tính toán trong chi tiêu nhưng lại rất hào phóng khi sử dụng danh thiếp. theo thống kê của tờ Nihon Kaizai-Nhật Bản, trung bình một doanh nhân sử dụng khoảng 20 tấm danh thiếp/ngày, người Nhật bản trao tay nhau khoảng 45 triệu danh thiếp/ ngày.Những con số trên chứng tỏ Nhật là quốc gia sử dụng nhiều danh thiếp nhất thế giới trong kinh doanh. Điều thứ nhất là hãy chú ý đến “chế độ đẳng cấp” khi trao đổi danh thiếp. Nền kinh tế Nhật Bản cũng như người dân Nhật Bản rất nhạy cảm về chế độ đẳng cấp. Trước mỗi cuộc giao dịch kinh doanh, khi trao đổi danh thiếp, người Nhật phải xác định được hàm và chức vị cao nhất của đối tác. Điều này là rất quan trọng khi áp dụng lễ nghi, quyết định sự thành bại trong giao tiếp hay trong các cuộc giao dịch kinh doanh. Các đàm phán thảo luận sẽ cởi mở hơn nếu địa vị ngang hàng, thì hai người giao dịch bình đẳng, dễ ăn dễ nói. Người Nhật quen xưng hô theo danh vị cao nhất của đối tác ghi trong danh thiếp. Khi hợp tác với doanh nhân Nhật hãy theo thói quen này mà xưng hô với họ. Chẳng hạn như: Giám đốc, thì gọi là “Giám đốc” chứ không xưng hô theo kiểu “Ông” hay “Anh”. Điều đáng chú ý là động tác và biểu hiện trên nét mặt khi trao đổi danh thiếp, cũng có thể đoán ra chức vị cao thấp của đôi bên. Thông thường, động tác khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp thấp. Khom lưng càng ít, vẻ mặt tự tin hơn thì chức vụ càng cao. Lưu ý; đừng tùy tiện sử dụng danh thiếp khi làm ăn với người Nhật. Doanh nhân Nhật không có thói quen tùy tiện trao đổi danh thiếp. Trong các trường hợp giao dịch kinh doanh, đàm phán hợp đồng thì nếu một người có địa vị thấp nếu không được người khác dẫn dắt hoặc không vì lý do đặc biệt cần thiết thì không đủ tư cách trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn. Khi cho hoặc nhận danh thiếp phải dùng hai tay. Người Nhật luôn trông đợi tấm danh thiếp của mình được người khác xem và ngắm nghía ngay khi nhận. Họ rất chú trọng đến hình thức danh thiếp. Trong suốt cuộc gặp gỡ, danh thiếp nên được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét trong túi quần sau. Hiện nay ở Việt Nam, chưa có quy định chuẩn nào về cách trao danh thiếp, vì vậy nhiều khi chúng ta không tránh khỏi việc lúng túng khi thực hiện phép xã giao này. Còn ở Nhật, từ khi mới gia nhập công ty, nhân viên đã được dạy những phép tắc xã giao căn bản này. Người Nhật luôn sử dụng ví đựng danh thiếp riêng, chứ không cho danh thiếp vào ví đựng tiền hay các loại ví khác. Đối với nam giới, họ luôn để ví đựng danh thiếp vào túi áo phía trong comple (phần phía trước ngực), chứ không để ở túi quần. Đối với nữ giới, họ thường để ví đựng danh thiếp trong túi xách, ở vị trí dễ lấy để có thể nhanh chóng lấy ra khi cần thiết. Khi trao danh thiếp, người Nhật luôn lưu ý quay chiều của danh thiếp sao cho đối phương dễ đọc tên công ty và tên người trao. Họ dùng hai tay, với ngón tay cái và ngón tay trỏ đỡ lấy mép danh thiếp và luôn lưu ý để ngón tay của mình không che bất cứ một chữ nào trên danh thiếp. Khi trao, họ vừa giới thiệu tên công ty, tên mình, vừa hơi cuối đầu đồng thời nhìn vào mắt đối phương, vừa trao danh thiếp. Khi nhận, họ cũng nhận bằng hai tay (cũng sử dụng ngón cái và ngón trỏ để đỡ danh thiếp). Trong trường hợp việc trao và nhận được tiến hành đồng thời thì tay phải sẽ được dùng để trao, tay trái để nhận. Sau khi nhận, họ không cất ngay vào ví mà để danh thiếp lên trên ví đựng danh thiếp, sau đó để ví đựng danh thiếp phía trước mặt để có thể liếc nhìn tên đối phương bất cứ lúc nào khi quên tên. 4.2.2. Phương pháp thực hiện đàm phán với đối tác Nhật: Trong kinh doanh, khi bạn muốn hẹn đàm phán giao dịch với một đối tác Nhật thì bạn nên dựa vào chức vụ của mình để hẹn đúng người có chức vụ tương xứng với bạn. Còn nếu bạn muốn hẹn một người có chức vụ cao hơn thì tốt nhất là nên có ủy quyền của cấp trên tương xứng. Khi chính thức tiến hành đàm phán với đối tác Nhật, cần lưu ý một số điểm sau: Chọn địa điểm đàm phán, việc trao đổi kinh doanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng.Tất nhiên, phần nhiều thỏa thuận ở văn phòng, song có không ít những cuộc thỏa thuận tiến hành dưới hình thức một bữa ăn tối. Có khi người Nhật vừa chúc rượu, vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối là dịp trao đổi thông tin. Nhưng người Nhật sẽ lấy làm khó chịu khi có sự thay đổi kế hoạch ở phút chót. Có rất nhiều người lạnh lùng hủy bỏ cuộc hẹn mà chỉ thông báo trước 2-3 ngày, với câu nói cửa miệng là có việc đột xuất xảy ra. Họ khó chịu cũng là điều chính đáng vì họ đã dầy công chuẩn bị cho cuộc hẹn đó, và rồi họ sẽ băn khoăn rằng đối tác hủy cuộc hẹn dễ như vậy chứng tỏ cuộc hẹn này chẳng quan trọng gì đối với việc khẩn cấp kia; liệu sau này khi làm ăn với nhau thì những lời hứa và cam kết của đôai tác có thể bị hủy bỏ dễ dàng như vậy không? Việc này chắc chắn dẫn đến kết quả là mất lòng tin. Tuy nhiên, việc thay đổi kế hoạch có thể chấp nhận được trong những trường hợp đặc biệt (ví dụ trường hợp có người thân qua đời…). Trừ những trường hợp đặc biệt đó, một khi bạn đã hứa thì hãy nên thực hiện đúng như vậy. Trong lúc đàm phán, người Nhật thường trao đổi thông tin và đàm phán rất lâu, rất kỹ. Cho dù công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu giao dịch chính thức thì các công ty Nhật lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng. Điều đặc biệt quan trọng là ít nhất bạn nên chuẩn bị tài liệu bằng tiếng Anh (tài liệu giới thiệu công ty, ảnh và catalog mô tả chi tiết sản phẩm bạn muốn bán) để đưa trước cho đối tác Nhật. Nếu bạn có thể cung cấp tài liệu bằng tiếng Nhật thì càng tốt. Catalog quan trọng đến mức được gọi là những “người bán hàng thầm lặng”. Thời gian và công sức sẽ bị lãng phí nếu bạn cố ép các công ty mua hàng mà không chuẩn bị catalog giới thiệu sản phẩm và công ty của bạn. do vậy công việc quan trọng là bạn nên chuẩn bị đầy đủ tài liệu. Không nên chào bán những mặt hàng giống nhau trên khắp đất nước Nhật. Cách tốt nhất là bạn nên tìm người mua tốt hoặc nhà phân phối tốt cho mặt hàng đó, bạn nên giữ mối quan hệ chặt chẽ với họ. vì nếu đối tác biết bạn bán cùng một sản phẩm cho nhiều công ty ở Nhật thì họ sẽ không tiếp tục đàm phán với bạn nữa. Theo tập quán của người Nhật, mặc cả trong đàm phán là điều không nên. Người Nhật có xu hướng theo tập quán Châu Âu và mong muốn mọi người đưa ra giá tốt nhất ngay từ ban đầu. Mặc dù cũng có một số người Nhật theo tập quán giao dịch và kinh doanh của người Mỹ nhưng đó chỉ là thiểu số. Đùa cợt không được chấp nhận khi thương lượng, rất nghiêm túc trong công việc nên người Nhật không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ được năng lực của mình. Đùa giỡn thường là sau khi đã hoàn thành công việc hoặc sau giờ làm việc. Người Nhật rất coi trọng việc thỏa thuận bằng miệng. Họ tin vào thỏa thuận bằng miệng, những hợp đồng được chuẩn bị chi tiết gây cảm giác rằng lòng tin chưa có từ hai phía. Họ thích linh động, thiện chí, có thể điều chỉnh trong thương thảo; họ cho rằng sự tranh chấp có thể làm giảm đi sự hòa thuận. Đối tác Nhật không thích bị thúc ép trong kinh doanh. Nếu một người nào đó vì muốn bán được nhiều sản phẩm của mình mà chỉ đơn thuần bằng việc thúc ép bạn hàng Nhật Bản thì chỉ thu được kết quả trái chiều. Nói chung họ không thích bị thúc ép, vì vậy sẽ không có lợi nếu bạn ép họ mua một sản phẩm cụ thể, một số lượng cụ thể hay một mức giá cụ thể. Một khi người Nhật muốn mua một cái gì đó thì họ sẽ mua với số lượng cần thiết theo kế hoạch của riêng họ. Thông thường họ không mua hàng theo kiểu bốc đồng chỉ vì lý do giá rẻ bất ngờ hay giao hàng nhanh. Một khi tìm được nguồn hàng phù hợp, người Nhật rất chung thủy với mối hàng đó. Điều quan trọng trong lúc đàm phán, bạn phải thể hiện được khả năng cung cấp hàng ổn định lâu dài cho đối tác. Người Nhật không muốn kinh doanh kiểu chộp giật, nhưng để có được mối quan hệ làm ăn lâu dài trước hết phải xây dựng được sự tin cậy lẫn nhau. Giá cả phải được duy trì ở một mức nhất định trong một thời gian nhất định. Và chất lượng hàng cung cấp phải đạt tiêu chuẩn đã được đề cập, nếu cho rằng cung cấp hàng với số lượng lớn thì có 1 hoặc 2 sản phẩm bị lỗi là tất nhiên, lối suy nghĩ đó không được chấp nhận ở Nhật. Trong trường hợp sản phẩm làm ra kiểu gì cũng có sản phẩm bị lỗi thì tỷ lệ này cần phải được thảo luận ngay từ khi ký hợp đồng để đạt được sự hiểu biết lẫn nhau của cả hai bên. Mọi sự tranh cãi và bất đồng quan điểm phải được giải quyết ngay. Một điều quan trọng nữa là khi ký kết hợp đồng mọi nội dung phải rõ ràng, không để bất cứ điểm nào còn mập mờ. Có nhiều trường hợp việc kinh doanh bị hủy bỏ chỉ vì lý do người bán nước ngoài suy luận để thực hiện hợp đồng, mà lẽ ra họ phải xác nhận với người mua trước khi ký kết hoặc trước khi thực hiện. Chẳng hạn, Người bán suy luận rằng chi phí gửi hàng mẫu bằng máy bay mình đã trả rồi thì đương nhiên người mua phải trả tiền cước máy bay cho lô hàng thực tế. Hoặc có trường hợp người bán sản xuất lô hàng trước khi có sự xác nhận cuối cùng của người mua, dẫn đến kết quả là họ làm số lượng hàng nhiều gấp đôi số lượng người mua đặt chính thức, cho nên một nửa số hàng làm ra phải để tồn kho. Vì thế việc xác định mọi việc rõ ràng ngay khi đàm phán là điều hết sức quan trọng. Người Nhật kỹ tính đến độ là sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm, họ cũng làm một bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác. Tóm lại, bạn cần phải hiểu được những tính cách của người Nhật mới có thể làm ăn trên thị trường Nhật Bản. Nói chung người Nhật rất thân thiện và dễ chiếm được tình cảm nếu bạn đánh trúng tâm lý của họ. Điều này không có nghĩa là bạn chỉ nhăm nhe tranh thủ điểm yếu này của họ, tuy nhiên sẽ luôn luôn đúng khi nói rằng dành được tình cảm của đối phương là một chiếc chìa khóa cho sự thành công. Và để giữ được mối quan hệ thân thiện và lâu bền thì bạn hãy đối đãi với họ bằng tấm lòng chân thật và đầy thiện cảm của mình. Chẳng hạn như nếu bạn hàng của bạn bị ốm, cách tốt nhất để thể hiện sự quan tâm của mình là gửi card chúc họ nhanh bình phục, hoặc là đến bệnh viện hỏi thăm nếu có thể. Nếu con trai hoặc con gái của họ kết hôn bạn nên gọi điện chúc mừng (hoặc gửi card chúc mừng nếu bạn biết sau khi đám cưới được tổ chức). Thể hiện tình cảm theo kiểu này có hiệu quả hơn nhiều so với việc bạn thết đãi hoặc tặng quà họ. Vì vậy, để làm ăn với thị trường Nhật Bản, một yếu tố không kém phần quan trọng là nên để tâm đến tình cảm giữa con người với con người./. ---THE END---