Đề tài Tìm hiểu tổ chức công tác kế toán tại nông trường cao su 19/8

o biết tình hình về tài sản, về nguồn vốn và tình hình về kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị tại một thời điểm nhất định. Báo cáo tài chính là “sản phẩm” của quá trình quản lý thông tin tại các bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp, trình bày tổng quát tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Đối tượng sử dụng báo cáo tài chính là các nhà doanh nghiệp, những đơn vị, cá nhân ngoài doanh nghiệp như: Ngân hàng, Nhà nước, cơ quan thuế, nhà đầu tư, khách hàng. Nói chung là những ai cần quan tâm đến doanh nghiệp. Những nội dung của hệ thống báo cáo tài chính: Ở nước ta, báo cáo tài chính quy định cho doanh nghiệp bao gồm 04 biểu được áp dụng thống nhất trong các doanh nghiệp, cụ thể: Bảng cân đối kế toán (BCĐKT) (Mẫu B-01-DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQKD) (Mẫu B-02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT) (Mẫu B-03-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC) (Mẫu B-04-DN) * Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính Tất cả các Công ty độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ, đều phải lập và gửi báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Riêng báo cáo lưu chuyển tiền tệ rất khó lập nên chỉ mang tính chất khuyến khích lập và sử dụng. Báo cáo tài chính được gửi chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và báo cáo tài chính năm được gửi chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra dể phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Báo cáo kế toán quản trị không bắt buộc phải công khai. Việc lập bao nhiêu báo cáo, cách xây dựng nội dung, cơ cấu báo cáo, phương pháp lập và sử dụng báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Nói chung báo cáo kế toán quản trị đa dạng và mang tính linh hoạt cao để không ngừng thích ứng với các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Tổ chức kiểm tra và bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán Tổ chức kiểm tra tài liệu kế toán Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra việc tính toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán; kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ về kế toán, việc tổ chức bộ máy kế toán, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác, việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng. Kiểm tra kế toán phải được thực hiện ngay tại đơn vị kế toán Kiểm tra kế toán cần phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của kế toán trưởng tại doanh nghiệp. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán phải được dơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ - Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc có xác nhận. - Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kì kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. - Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. - Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây + Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lí, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. + Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có qui định khác + Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. 2.2.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp Phân tích hoạt động kinh tế là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lí trong doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích sẽ chỉ ra được những ưu, nhược điểm của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nêu ra được những nguyên nhân của những thành công hay thất bại khi thực hiện các mục tiêu đã được đề ra, đồng thời còn cho thấy được những khả năng tiềm tàng cần được khai thác, sử dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2.8 Kế toán trưởng Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp dành cho các chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và năng lực điều hành, tổ chức được công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Chức năng của Kế toán trưởng: tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách. Là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho Giám đốc điều hành. Là giám sát viên kế toán, tài chính của Nhà nước đặt tại đơn vị. Trong doanh nghiệp, Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Kế toán trưởng cấp trên. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, kỷ luật Kế toán trưởng do Nhà nước quyết định; việc bổ nhiệm Kế toán trưởng thường là đồng thời với thời điểm ký quyết định thành lập doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là: tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định rõ khối lượng công việc nhằm thực hiện hai chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua Trưởng phòng kế toán hoặc trực tiếp kiêm Trưởng phòng kế toán để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị; thay mặt Nhà nước kiểm tra và thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính. Quyền hạn của Kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn; ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt những vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp phối hợp thực hiện những công vịêc liên quan đến chuyên môn tài chính, kế toán ở những bộ phận chức năng. 2.2.9 Tổ chức trang thiết bị và phương tiện tính toán Việc trang bị các phương tiện ,thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.  Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan… 2.2.10 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính ở các Doanh nghiệp hiện nay Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thông tin nhanh nhạy, để có quyết định kịp thời và phù hợp, đồng thời giảm áp lực công việc cho nhân viên kế toán, thì việc tổ chức trang bị và cung ứng các phương tiện tính toán hiện đại là một trong những nội dung cơ bản của công tác kế toán. Máy vi tính có nhiều ưu điểm: công suất lớn, tốc độ xở lý nhanh, sữa chữa những sai sót kế toán dễ dàng, lưu trữ được nhiều dạng thông tin... Khi áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán cần phải tổ chức công tác kế toán phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy, nâng cao chất lượng thông tin, năng suất lao động và hiệu quả công tác kế toán. 2.3. Phương pháp nghiên cứu 2.3.1. Phương pháp chung Phương pháp luận theo chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử để phân tích, đánh giá sự vật hiện tượng một cách khách quan trong mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. 2.3.2 Phương pháp cụ thể Do tính đa dạng của đề tài, nên trong quá trình nghiên cứu đã sử dụng rất nhiều phương pháp khác nhau. Sau đây là một số các phương pháp chủ yếu: 2.3.2.1 Phương pháp so sánh Phương pháp này được sử dụng rất phổ biến trong quá trình nghiên cứu.Tôi đã dùng phương pháp này để so sánh các bảng biểu, chứng từ và nhiều chỉ tiêu khác của doanh nghiệp nhằm nghiên cứu biết được công ty thực hiện công tác tổ chức công tác kế toán cũng như bộ máy kế toán như thế nào. 2.3.2.2 Phương pháp miêu tả Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã dùng phương pháp miêu tả để khái quát, miêu tả doanh nghiệp cũng như quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 2.3.2.3 Phương pháp chuyên gia Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tôi đã nhận được rất nhiều ý kiến trao đổi, kinh nghiệm, kiến thức của các cán bộ tại công ty, giúp cho đề tài thêm đầy đủ và chính xác. PHẦN THỨ BA ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Giới thiệu về Nông trường cao su 19/8 3.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Nông trường cao su 19/8 là một đơn vị trực thuộc của Công ty cao su Đắk Lắk, có văn phòng và vườn cây cao su ở trên địa bàn của 2 xã Hoà Hiệp và Drây Bhăng Huyện Cư kuin, Tỉnh Đắk Lắk. Tên đăng ký bằng tiếng việt: Nông Trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Km 13+500 quốc lộ 27_ Xã Ea BHốk – huyện Cư Kuin_ Tỉnh Đắk Lắk Điện thoại: 0500.636.528 Số Fax: 0500.636.528 Loại hình doanh ngiệp: Hình thức sở hữu nhà nước Mã số thuế: 6000175829 Đăng ký kinh doanh: Nông trường cao su 19/8 được thành lập ngày 15/06/1981 theo quyết định số 38/QĐ - UB của UBND tỉnh Đắk Lắk Ngành nghề đăng ký kinh doanh chăm sóc, khai thác và bán nguyên liệu cao su thiên nhiên trên diện tích 902 ha đất tự nhiên. Nông trường cao su 19/8 đã tồn tại và phát triển sau 30 năm thành lập và đã trở thành trung tâm kinh tế, văn hoá xã hội của huyện CưKuin. Từ ngày thành lập nông truờng cao su 19/8 nhận bàn giao 902 ha cao su kinh doanh đi vào khai thác từ đồn điền cũ, sản lựơng mủ quy khô vẫn duy trì được năm sau cao hơn năm trước. Tổng doanh thu: Năm 2007 đạt: 18.046.854.910 đồng Năm 2008 đạt: 18.223.399.119 đồng Năm 2009 đạt: 8.477.239.823 đồng Doanh thu năm 2009 giảm mạnh nguyên nhân chủ yếu do diện tích cao su bị thanh lí năm cuối năm 2008, đầu 2009 đã làm sản lượng mủ cao su giảm. Nông trường đã được công ty quan tâm đầu tư và nỗ lực phấn đấu xây dựng cơ sở vật chất tương đối đồng bộ, từ cơ quan Nông trường, đến các đội sản xuất và vườn cây…đường giao thông, đường bộ, trường học, mẫu giáo, đã xây dựng ở từng đội sản xuất, năm 2003 đã bàn giao cho địa phương quản lý sử dụng. Nông trường đã trang bị phương tiện máy tính, điện thoại cho từng phòng ban để nâng cao hiệu suất công việc, đảm bảo yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Nhiều năm liên tục Nông trường đã hoàn thành vượt mức kế hoạch Công ty giao, năm 2004 được Chủ tịch nước tặng Huân Chương Lao Động Hạng Nhì. Năm 2005 nông trường được Thủ tướng Chính phủ tặng cờ thi đua. Nông trường đã thực hiện các chính sách BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trong đó BHYT tham gia 100% cho CBCNV, cấp phát đầy đủ bảo hộ lao động cho CBCNV, thực hiện đầy đủ tốt nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và thuế nhà đất cho điạ phương, thực hiện đầy đủ việc lập và cấp sổ lao động BHXH cho CBCNV. Đồng thời cũng đã thực hiện nghĩa vụ công ích, quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ xoá đói giảm nghèo. Phát huy kết quả đã đạt được những năm qua, tin tưởng vào sự lãnh đạo của ban Giám đốc Công ty, Ban chấp hành đảng bộ Nông trường, CBCNV nông trường quyết tâm đoàn kết nhất trí ra sức thi đua sản xuất và xây dựng hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao về khai thác mủ, chăm sóc vườn cây cao su, chăm lo đời sống người lao động, đảm bảo an ninh quốc phòng và trật tự trong khu vực v.v…, góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển của ngành cao su ở Đắk Lắk. 3.1.1.2 Phương hướng và nhiệm vụ của Nông trường Cao Su 19/8 Phương hướng của Nông trường Hiện nay nông trường đang ra sức tăng cường đội ngũ công nhân lao động có trình độ tay nghề cao và có kế hoạch đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên nhằm đáp ứng những nhiệm vụ của nông trường ở hiện tại cũng như trong tương lai. Trình độ văn hoá của người lao động chiếm tỷ lệ rất thấp nên nhu cầu đào tạo và nâng cao tay nghề của công nhân ngày càng quan trọng và cấp thiết, đặc biệt cần thay thế những công nhân lớn tuổi bằng những đội ngũ công nhân trẻ tuổi có năng lực và sức khoẻ. Cần nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, trong đó cần xoá bỏ các hộ nghèo, nâng cao thu nhập cho mỗi hộ so với năm trước đẩy mạnh các phong trào thi đua, văn hoá, thực hiện nếp sống văn minh. Thực hiện tốt chủ trương của Công ty giao. Phải luôn tuân thủ các nguyên tắc chung tránh tình trạng vi phạm về quản lý tài chính. Luôn luôn vượt mức kế hoạch sản lượng mủ mà Công ty giao. Nhiệm vụ của Nông Trường. Hàng năm thực hiện theo kế hoạch của công ty giao cho nông trường trồng, chăm sóc, khai thác mủ và thâm canh áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để không ngừng nâng cao sản lượng mủ khai thác. Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất – tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong nông trường. Giữ vững an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn nông trường. Ngoài ra, cần phối hợp với chính quyền địa phương phải quan tâm đến đời sống của bà con đồng bào dân tộc thiểu số tại chỗ, và xây dựng các công trình hạ tầng cơ sở góp phần phát triển nền kinh tế của địa phương nông trường. 3.1.1.3 Tình hình lao động của Nông Trường Cao Su 19/8 - Trình độ lý luận chính trị : Cao cấp lý luận chính trị: 01 người Trung cấp: 02 người Sơ cấp: 06 người - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại học, cử nhân: 09 người Cao đẳng: 01 người Trung cấp: 06 người Cơ cấu lao động: Bảng số 3.1: Cơ cấu lao động của nông trường năm 2008, 2009, 2010 STT Chỉ Tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Tổng lao động 349 100 217 100 212 100 2 Nam 120 34.38 69 31.80 70 33.02 3 Nữ 229 65.62 148 68.20 142 66.98 4 Dân tộc tiểu số 35 10.03 17 7.83 17 8.02 5 Lao động trực tiếp 322 92.26 200 92.17 191 90.09 6 Lao động gián tiếp 27 7.74 17 7.83 21 9.91 (Nguồn: Phòng Tổ chức_kế hoạch của Nông trường cao su 19/8) Nông trường là đơn vị sản xuất trong lĩnh vực nông nghiệp nên lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu lao động, chiếm trên 90%. Trong những năm qua do cắt giảm nguồn nhân lực nên số lượng lao động giảm theo từng năm tuy nhiên trình độ chuyên môn ngày càng tăng. Ngày càng có nhiều nhân viên tôt nghiệp đại học, cao đẳng. Nông trường luôn quan tâm chăm lo đến đời sống của nhân viên và công nhân trong nông trường, tạo điều kiện cho nhân viên, công nhân đặc biệt là người dân tộc thiểu số có việc làm ổn định, nâng cao tay nghề, không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần. Đến nay nông trường cơ bản đã xoá được đói nghèo, một số gia đình lao động giỏi có thu nhập khá trở lên. Nông trường hiện tổng số lao động là 212 công nhân trong đó dân tộc tiểu số có 17 người chiếm 8,02% cán bộ công nhân trong nông trường. 3.1.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu Mục tiêu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp đều là lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong năm. Chịu ảnh hưởng của tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới trong hai năm 2008, 2009 kết quả kinh doanh của nông trường cũng có những biến động rõ rệt thể hiện qua bảng sau: Bảng số 3.2: Kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu ĐVT: đồng Chỉ tiêu Năm 2008/2007 2009/2008 2007 2008 2009  Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.046.854.910 18.223.399.119 8.477.239.823 176.544.209 100,98 -9.746.159.296 46,52 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.046.854.910 18.223.399.119 8.477.239.823 176.544.209 100,98 -9.746.159.296 46,52 4. Giá vốn hàng bán 18.077.240.123 18.402.192.537 8.488.231.211 324.952.414 101,80 -9.913.961.326 46,13 5. Lơi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ -30.385.213 -178.793.418 -10.991.388 -148.408.205 588,42 167.802.030 6,15 6. Doanh thu hoạt động tài chính 6.401.555 8.873.100 7.840.300 2.471.545 138,61 -1.032.800 88,36 7. Chi phí tài chính 4.000 4.000 0 0 100,00 -4.000 0.00 10. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh -23.987.658 -169.924.318 -3.151.088 -145.936.660 708,38 166.773.230 1,85 11. Thu nhập khác 233.797.060 358.626.770 197.949.351 124.829.710 153,39 -160.677.419 55,20 12. Chi phí khác 5.618.786 43.293.278 8.201.936 37.674.492 770,51 -35.091.342 18,95 13. Lợi nhuận khác 228.178.274 315.333.492 189.747.415 87.155.218 138,20 -125.586.077 60,17 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 204.190.616 145.409.174 186.596.327 -58.781.442 71,21 41.187.153 128,33 15. Chi phí thuế TNDN 57.173.372 0 0 -57173372 0.00 0   _ 17 Lơi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 147.017.244 145.409.174 186.596.327 -1.608.070 98,91 41.187.153 128,33 Nhận xét: Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu của Nông trường trong năm 2009 giảm so với năm 2007 và năm 2008. Cụ thể là doanh thu năm 2009 giảm 9.756.159.287 đồng so với năm 2008 tương đương với giảm 53.5%, giảm 9.569.615.087 đồng so với năm 2007 tương đương với giảm 53.02%. Doanh thu chủ yếu của nông trường là từ mủ cao su, phản ánh khối lượng mủ mà Nông trường khai thác trong năm, vì vậy qua chỉ tiêu này ta thấy tổng sản lượng mủ toàn Nông trường có phần giảm đi nghĩa là phạm vi hoạt động của Nông trường có thể bị thu hẹp hoặc do tình hình thời tiết làm năng suất khai thác mủ bị thu hẹp. Tuy nhiên, xét theo sản lượng kế hoạch như ở phần trên phân tích thì Nông trường vẫn đạt kết quả cao, điều đó khẳng định uy tín và sức cạnh tranh của Nông trường ngày càng được khẳng định trên thương trường. Biểu hiện là lợi nhuận năm 2009 tăng trên 41 triệu đồng so với năm 2008 tương ứng với tăng 28,3%. Do lợi nhuận trước thuế năm 2008, 2009 ít và điều kiện kinh tế gặp khó khăn công ty cao su Đắk Lắk quyết định toàn bộ lợi nhuận đạt được của năm 2008, 2009 nông trường được giữ lại. Việc nộp thuế TNDN do công ty nộp vì vậy lợi nhuận sau thuế của nông trường tăng lên theo các năm. Nguyên nhân chủ yếu khiến doanh thu năm 2009 giảm đột ngột là do cuối năm 2008, đầu năm 2009 một lượng lớn diện tích cao su kinh doanh đã được thanh lí do già cỗi. Trong năm 2009 diện tích cao su thanh lí lên đến 545.8 ha.. Mặt khác do điều kiện thời tiết đã ảnh hưởng đến sản lượng mủ thu hoạch. Nhìn chung lại cùng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo nông trường cùng toàn thể cán bộ công nhân viên và công nhân đã mang lại hiệu quả cao cho nông trường trong những năm qua và trong tương lai nông trường sẽ phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn nữa. 3.1.1.5 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến tình hình sản xuất tại Nông trường - Thuận lợi: + Nông trường đã có truyền thống và kinh nghiệm trong 30 năm hoạt động + Nông trường đã từng bước một đội ngũ công nhân lành nghề trong lĩnh vực trồng mới, thu hoạch cao su. + Nông trường không ngừng được nâng cao đàu tư trang thiết bị hiện đại. + Nông trường có một bộ máy quản lí tôt, công tác kế toán có hệ thống quản lí chặt chẽ, cùng với việc áp dụng phần mền kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cũng như quản lí có hiệu quả. + Nông trường luôn nhận được sự quan tâm của công ty cao su ĐăkLăk. - Khó khăn: Do hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nên chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Mặt khác nguồn nhân lực của nông trường vẫn còn hạn chế về trình độ tay nghề. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Nông trường cao su 19/8 Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình, việc tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý của Nông Trường Cao Su 19/8 được tiến hành như sau: Sơ đồ 3.1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cấu Nông trường Cao su 19/8 Giám đốc Phó giám đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kỹ thuật Phòng Bảo vệ Đội sản xuất Ghi chú: : quan hệ trực tuyến : quan hệ chức năng Từ sơ đồ trên ta thấy được quyền hạn, nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban và trách nhiệm của từng người trong bộ máy quản lý thể hiện rõ như sau: Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý và có trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật và toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong Nông trường . Phó giám đốc: là người có trách nhiệm về khâu tổ chức hành chính và chỉ đạo mọi mọi hoạt động sản xuất từ khâu chuẩn bị đến khâu bố trí, quản lý nhân công lao động, tổ chức cấp phát vật tư…. Đồng thời, là người trực tiếp giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo các đội sản xuất và có thể làm thay công việc của giám đốc khi giám đốc uỷ quyền. Phòng tổ chức hành chính: Là Nông trường trực thuộc cho nên công tác tổ chức hành chính đều gói gọn trong một phòng, thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính văn phòng. Phòng kỹ thuật: Công việc cụ thể của phòng kỹ thuật bao gồm: - Kiểm tra chất lượng vườn cây, theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch định mức.Kiểm tra trình độ tay nghề của công nhân, kiểm tra chất lượng mủ, giám sát quy trình khai thác mủ cao su. - Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào quá trình khai thác mủ, đề xuất cho lãnh đạo Nông trường về các biện pháp thâm canh vườn cây, kỹ thuật vườn ươm. - Kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng kế hoạch sản lượng hàng tháng, hàng năm để hoàn thành tiến độ theo yêu cầu của giám đốc Nông trường. - Nghiệm thu khối lượng mủ hoàn thành trình giám đốc phê duyệt. Phòng kế toán_tài vụ: Là bộ phận đảm nhiệm các khâu trong vấn đề tài chính kế toán, có nhiệm vụ quản lý, cung cấp thông tin chính xác kịp thời, tổ chức hạch toán kế toán, quản lý sổ sách, chứng từ và kiểm kê kiểm soát tài sản, kiểm kê tài liệu có liên quan đến hệ thống kế toán, quản lý tình hình biến động vốn do Công ty cấp. Phòng bảo vệ: Làm nhiệm vụ là bảo vệ, giữ gìn tài sản của Nông trường, thường xuyên tuần tra kiểm soát số lượng mủ của công nhân sau khi khai thác. Giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn Nông trường quản lý. Các đội sản xuất: Là người trực tiếp nhận công việc từ Nông trường giao xuống. Đứng đầu là đội trưởng là người chịu mọi trách nhiệm cho toàn đội. 3.2 Kết quả nghiên cứu 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Nông trường cao su 19/8 Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề lớn nhằm đảm bảo vai trò, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán. Phòng kế toán có trách nhiệm cùng các phòng ban khác tổ chức các đội sản xuất về hình thức nội dung và xác lập chứng từ quy định rõ ràng cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong việc lập chứng từ phải quy định rõ thời gian hoàn thành và trình tự luân chuyển từ nơi lập đến nơi kiểm tra. Nơi kiểm tra phải kiểm tra lại nội dung ghi chép, nội dung tính toán các khoản… các thủ tục như chữ ký, và người có trách nhiệm. Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Nông trường cao su 19/8 KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN LƯƠNG -BHXH BHXH KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN VẬT TƯ-TSCĐ THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG Nông trường sử dụng mô hình kế toán theo kiểu tập trung. Theo mô hình này các thống kê ở dưới từng đội sản xuất thường thực hiện một phần công việc như: theo dõi ngày công lao động, thống kê phản ánh các loại vật liệu sử dụng, chi phí máy móc sản xuất. Đến tháng tổng hợp báo cáo về phòng tài vụ của Nông trường để tổng hợp, còn hầu hết các công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán tài vụ thu nhận các chứng từ đến việc lập các bảng cân đối và báo cáo kế toán. Tổ chức cán bộ, số lượng, chức vụ, chức năng của phòng kế toán Hiện nay, phòng Kế toán tài vụ của công ty có 5 nhân viên được tập hợp trong bảng sau: Bảng 3.3: Bảng tình hình lao động của Nông trường cao su 19/8 STT Họ và tên Năm sinh Trình độ Chính trị Nghiệp vụ Nam Nữ 1 Trần Thái Lam 1965 Đại học Đảng viên Phó giám đốc kiêm Kế toán Trưởng 2 Nguyễn Mạnh Hùng 1978 Đại học Đảng viên Phó phòng. Kế toán TSCĐ 3 Võ Thị Dung 1985 Cao đảng Đoàn viên Kế toán công nợ, tiền mặt và thuế 4 Hoàng Quốc Bắc 1990 Trung cấp Đoàn viên Kế toán vật tư 5 Bùi Thị Mây 1966 Trung cấp Đảng viên Thủ quỹ Đội ngũ kế toán trong nông trường có trình độ Đại học chiếm hơn 40%, có kinh nghiệm và thâm niên công tác, có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp tốt, có khả năng chịu áp lực công việc cao. Đội ngũ cán bộ có sự hỗ trợ , giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Mặc dù vậy, hiện nay nông trường vẫn chưa có kế toán quản trị vì vậy các phần hành thuộc lĩnh vực kế toán quản trị chỉ được thực hiện khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Nhìn chung việc phân công nhiệm vụ cho kế toán viên là hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của nông trường; hiệu quả công việc thể hiện rõ qua kết quả kinh doanh qua các năm 2008, 2009. Ta thấy nông trường có bộ máy kế toán gọn nhẹ, dễ quản lý, ít tốn kém. Tuy một người phải kiêm nhiều việc nhưng vì nông trường là đơn vị trực thuộc nên mô hình này là phù hợp với nông trường. Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm quản lý và kiểm tra tình hình tài chính của Nông trường. - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ tại đơn vị theo các quy định của pháp luật gồm: -Tính toán xác định các khoản công nợ phải thu, phải trả và các khoản phải nộp ngân sách. -Tổ chức quá trình ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, đầy đủ và kịp thời toàn bộ diễn biến hoạt động sản xuất kinh doanh. -Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tại đơn vị. Có trách nhiệm hướng dẫn kế toán viên hạch toán đầy đủ và chính xác. -Tham gia chỉ đạo công tác kiểm kê tài sản cuối mỗi niên độ hoặc theo định kỳ hoặc trong trường hợp đột xuất theo yêu cầu quản lý, đề xuất hướng giải quyết tài sản thừa và thiếu phát hiện trong kiểm kê. -Tổ chức công tác kiểm tra kế toán nội bộ, đảm bảo việc ghi chép chính xác kịp thời đúng theo quy định, hướng dẫn các chế độ, thể lệ tài chính của Nhà nước cho nhân viên và các quy định nội bộ có liên quan đến hệ thống kế toán tại đơn vị. -Tổ chức và thực hiện hệ thống báo cáo kế toán tài chính, kiểm tra chứng từ sổ sách, lập quyết toán chung cho đơn vị. -Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ và tài liệu kế toán của đơn vị. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các mặt: Chế độ quản lý, kỷ luật công nhân, các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp chế độ khác cho người lao động. Kiểm tra các hoạt động thanh toán, việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. Chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và các quy định về tài chính của Nhà nước. Chấp hành chế độ bảo vệ vật tư, tài sản và tiền vốn trong đơn vị. Kiểm tra và xử lý các thiệt hại tài sản thiếu hụt, mất mát… - Cần thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. - Cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho Giám đốc, giúp Giám đốc phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đánh giá đúng thực trạng kinh tế, đưa ra những biện pháp tối ưu để khắc phục sự yếu kém trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cần khai thác và sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả, cải tiến hoá hệ thống quản lý kinh doanh. Kế toán lương – bảo hiểm xã hội: Là người có nhiệm vụ thực hiện tính toán các khoản chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và theo dõi tình hình thanh toán lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho người lao động. -Kế toán lương phải lập báo cáo lương, nắm được tình hình thay đổi danh sách, cấp bậc lương của cán bộ công nhân viên cũng như sự thay đổi về quỹ lương, theo dõi sự biến động của các quỹ khen thưởng, phúc lợi. - Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí sản xuất chung các khoản phụ cấp của bộ quản lý. - Đối chiếu với bộ phận thanh toán về tình hình thnah toán lương, BHXH và với bộ phận tổng hợp về số liệu chi phí. Kế toán tiền mặt và công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt, tình hình diễn biến công nợ của khách hàng, các khoản nợ tạm ứng. Kế toán thanh toán lập các khoản thu hồi nội bộ, khoản sử dụng vốn bằng tiền khác, kiểm tra thực hiện thanh toán theo quy định cho các khoản phát sinh trong quá trình sản xuất như thanh toán tiền mua nguyên liệu, vật tư,tiền chi cho quản lý… Kiểm tra sử dụng vốn bằng tiền, đề xuất các biện pháp sử dụng vốn để đảm bảo nguồn vốn đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán tổng hợp: Là người có nhiệm vụ hàng ngày phải tổng hợp lại các chứng từ của bộ phận kế toán, sau đó chuyển cho phụ trách kế toán để vào sổ chứng từ gốc và sổ chi tiết. Đến cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các phần nghiệp vụ, kiểm tra lại tính chính xác. Sau khi đối chiếu đã khớp kế toán tổng hợp lên bảng cân đối phát sinh để lập báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp còn giúp cho kế toán trưởng trong việc tổng hợp phân tích hoạt động kinh tế, cung cấp số liệu cho ban giám đốc, các phòng ban và tổ chức sản xuất, kiểm tra công tác bảo quản, lưu trữ các tài liệu, các chứng từ và giúp kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Hướng dẫn các phòng ban, các đội sản xuất công tác tổ chức ghi chép. Ngoài ra, kiểm tra thường xuyên công tác chấp hành các quy định về tài chính kế toán của Nhà nước.Giúp kế toán trưởng về các nghiệp vụ: tập hợp số liệu, ghi chép các phần nghiệp vụ về tình hình tiêu thụ, xuất nhập vật tư, thành phẩm, các khoản thanh toán với Nhà nước. Kế toán vật tư – tài sản cố định: Có nhiệm vụ kiểm tra tình hình nhập- xuất vật liệu và tồn kho vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ, đối với công ty và quan hệ thanh toán khác. - Theo dõi phản ánh đầy đủ chính xác và kịp thời về số lượng, giá trị, phân bổ chính xác số khấu hao tài sản cố định, chấp hành quy định về trích nộp khấu hao cho Nhà nước - Quản lý tình hình sử dụng tài sản, hiệu suất sử dụng, đề xuất cải tiến nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và định hướng xử lý các tài sản không còn sử dụng. - Theo dõi kiểm tra hồ sơ sửa chữa tài sản, nâng cấp và mua sắm mới, lập thủ tục kê khai tài sản và thanh lý, nhượng bán tài sản. - Cuối tháng, cuối kỳ lập bảng phân bổ cho các đối tượng sử dụng và lập báo cáo gửi cho ban lãnh đạo. Thủ quỹ: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến việc thanh toán và chi trả tiền mặt; các khoản tiền mặt nhập quỹ và xuất ra khỏi quỹ. Hàng ngày kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra số tiền hiện còn tồn ở quỹ để tránh mất mát, hao hụt Các công cụ hỗ trợ công tác kế toán - Quyết định số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính - Các biểu mẫu, hoá đơn, chứng từ, sổ sách kế toán - Phần mềm kế toán: Hệ thống phần mềm kế toán mà nông trường sử dụng là Hệ phần mềm quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window. Được đưa vào chạy thử từ năm 2008,2009 đến năm 2010 thì phần mềm được đưa vào sử dụng chính thức. Từ năm 2008 trở về trước nông trường sử dụng phần mềm kế toán VietRex do tổng công ty đưa xuống. Nhưng phần mềm này có nhược điểm là không tự động kết chuyển được mà chỉ tập hợp số liệu, rồi cuối nhân viên kế toán lại phải kết chuyển bằng tay. Tù khi chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window. Tự động kết chuyển và việc hạch toán dễ dàng hơn. Trước năm 2009 phòng kế toán của nông trường có 6 người thì mỗi người một phần hành, nhưng giờ thay đổi còn 5 người, tuy phải kiêm việc nhưng do thay đổi công cụ kế toán nên việc hạch toán vẫn được đảm bảo thực hiện tốt. 3.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán của nông trường Nông trường căn cứ vào các yêu cầu cụ thể về việc quản lý các hoạt động để có thể quy định sử dụng những mẫu chứng từ phù hợp. các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ theo luật định phải tuân thủ về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, các mẫu chứng từ hướng dẫn có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng hoạt động. Bao gồm: Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy đi đường Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bhxh Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bản kê mua hàng Bản phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Tiền tệ Phiếu thu (bắt buộc - bb) Phiếu chi (bb) Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền (bb) Bảng kiểm kê quỹ Bảng kê chi tiền Tài sản cố định Biên lai giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ khác Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Hóa đơn GTGT (bb) Hóa đơn bán hàng thông thường (bb) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (bb) Một số mẫu chứng từ kế toán ở nông trường Nông Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hôk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU THU Nợ: 111 Ngày: 12/10/2009 – số CTừ: PT1 – 00102 Có : 1388 Họ và tên người nhận tiền: Bùi Thị Mây Đơn vị: Nông trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Phòng KT – TV Lý do nộp: Nộp BHXH, BHYT, ứng lương, nhà, BHTT T9/2009 Số tiền: 6.579.850 đồng (viết bằng chữ): sáu triệu năm trăm bẩy mươi chín ngàn tám trăm năm mươi đồng. Kèm theo: 1 chứng từ gốc Ngày 12 tháng 10 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ) triệu năm trăm bẩy mươi chín ngàn tám trăm năm mươi đồng. Nông Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hôk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC PHIẾU CHI Nợ: 621 CSKD Ngày 07/12/2009 – số CTừ: PC1- 00374 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Hồ Sỹ Thắng Đơn vị: Nông trường Cao Su 19/8 Địa chỉ: Phòng KT – SX Lý do chi: Chi TT tiền mua vật tư, đánh đông cắt bốc mủ, dọn vệ sinh Số tiền: 1.636.600 đồng (viết bằng chữ): một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng. Kèm theo: 12 chứng từ gốc. Ngày 7 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ) một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng. Nông Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hôk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC BẢNG KÊ CHI TIỀN MẶT Hôm nay vào lúc … giờ … phút, ngày 7 tháng 12 năm 2009 I, Bên chi tiền 1, Bà: Bùi Thị Mây chức vụ: Thủ quỹ II, Bên nhận 1, Hồ Sỹ Thắng KTSX Căn cứ vào phiếu chi tiền ngày 7 tháng 12 năm 2009 đã được Giám đốc phê duyệt chúng tôi cùng giao nhận số tiền sau đây: TT LOẠI TIỀN S.LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ 1 500.000 3 1.500.000 2 200.000 3 100.000 4 50.000 5 20.000 6 120.000 6 10.000 1 10.000 7 5.000 1 5.000 8 2.000 9 1.000 1 1.000 Tổng số tiền được nhận trên đã qua kiểm tra xác định không có tiền giả Băng chữ: một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng Bên nhận tiền Bên giao tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nông Trường Cao Su 19/8 Mẫu số 01 – TT QL 27, xã EaB’Hôk, huyện CuKuin - Daklak Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC GIẤY XIN THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc nông trường cao su 19/8 Phòng tài chính – kế toán nông trường Tên tôi: Hồ Sỹ Thắng Công tác tại phòng: KTSX Đề nghị giám đốc nông trường, phòng tài chính kế toán cho tôi thanh toán các khoản sau: 1, Dây nilon cột kiềng cao su 2002: 32 kg x 38.000 đ/kg = 1.216.000kg 2, Đánh đông, cắt, bốc xếp mủ: 2540 kg x 90 đ/kg = 228.600đ 3, Dọn vệ sinh khu vực KCS: 02 công x 50.000 đ/công = 100.000 đ 4, Kéo cắt chì: 01 cái x 28.000 đ/cái = 28.000 đ 5, Keo gián chì 502: 02 hộp x 32.000 đ/hộp = 64.000 đ Số tiền : 1.636.600 đồng Bằng chữ: một triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm đồng Chứng từ gốc kèm…….. Vậy kính đề nghị giám đốc và các phòng ban có liên quan cho tôi được thanh toán số tiền nói trên. Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Xác nhận của các bộ phận Người thanh toán Kế toán thanh toán Phòng TC- KT Giám đốc nông trường (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên,đóng dấu) 3.2.3 Hệ thống tài khoản tài khoản kế toán tại nông trường Hệ thống tài khoản đang được áp dụng hiện nay do BTC ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Tuy nhiên do là đơn vị trực thuộc nên có nhiều tài khoản nông trường không sử dụng như: tk 136, tk 641, tk 642 mà những chi phí quản lý, chi phí tiếp khách… cho hết vào tk 627. 3.2.4 Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại nông trường Nông trường áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Mẫu chứng từ ghi sổ Nông trường cao su 19/8 Mẫu số S02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC Ngày 23/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 00026 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C D E Nhập kho thuốc chống đông 152 3362 7.171.500 Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV 1331 3362 358.575 Cộng 7.530.075 Kèm theo bảng kê Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Nguồn: phòng Kế toán – Tài vụ Nông trường cao su 19/8 Mẫu Số:01-TT Xã Ea Bhốc - Huyện CưKuin - DakLak Ban hành theo QĐ 15/2006/BT-BTC *** ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ - Sổ này có... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... - Ngày mở sổ:.......................................... ĐVT: Đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng 00338 30/10/2009 Chi tiền nhiên liệu xe t10 132.136 …… ……… ……………………………………… ………………. 00026 30/10/2009 Nhập kho thuốc chống đông 7.530.075 Tổng 12.814.976 Ngày... tháng... năm 2009 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ) Tổ chức lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của công ty được lập theo quy định của bộ tài chính gồm: 1.Bảng cân đối phát sinh các tài khoản 2.Bảng cân đối kế toán 3.Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh -Tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước -Thuế GTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm 4.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Nông trường là đơn vị trực thuộc nên không lập bảng thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu của BTC. Mà kế toán tiến hành lập các bảng thuyết minh chi tiết các khoản mục rồi gửi về công ty để công ty lấy các số liệu đó lập bảng thuyết minh báo cáo tài chình chung cho tổng công ty. Tại nông trường lập các bảng thuyết minh như: bảng thuyết minh chi tiết giá thành cao su kinh doanh, bảng thuyết minh các chỉ số tài chính, bảng thuyết minh chi tiết doanh thu, bảng thuyết minh chi phí sản xuất chung, bảng thuyết minh thực hiện chi phí NVL, chi phí tiền lương , nhân công, bảng thuyết minh chi tiết đầu tư XDCB, bảng thuyết minh chi tiết các quỹ, bảng chi tiết phân bổ chi phí trả trước dài hạn, bảng thuyết minh chi tiết chi phí phải trả, bảng thuyết minh chi tiết tăng, giảm TSCĐ. Mẫu bảng thuyết minh chi tiết đầu tư XDCB tại nông trường cao su 19/8 Nông Trường Cao Su 19/8 QL 27, xã EaB’Hôk, huyện CuKuin - Daklak BẢNG THUYẾT MINH CHI TIẾT ĐẦU TƯ XDCB 01/01/2007 – 31/12/2207 Nội dung chi phí Tổng cộng Trong đó Cao su KTCB Công trình XDCB Công trình XDCB khác Số dư đầu 1.906.903.876 1.906.903.876 Tăng trong kỳ 373.514.874 373.514.874 Tiền lương 118.159.281 118.159.281 BHXH,BHYT,KPCĐ 42.261.386 42.261.386 Chi phí máy 7.920.126 7.920.926 Vật tư, phân bón 155.811.452 155.811.452 Chi phí khác - - - - Giảm trong kỳ - - - - Vườn cao su KTCB - - - - Công trình XDCB - - - - Công trình XDCB khác - - - - Dư cuối kỳ 2.280.418.750 2.280.418.750 Tổ chức trang thiết bị, phương tiện tính toán Phòng kế toán tài vụ của nông trường bao gồm hai phòng làm việc. Phòng thứ nhất có hai bàn làm việc, một máy tính và một máy in dành cho kế toán trưởng và thủ quỹ làm việc. Phòng thứ hai gồm 3 bàn làm việc, ba máy tính, một máy in dành cho kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định, vật tư, tiền mặt, theo dõi công nợ và kế toán thuế. Toàn bộ máy tính của phòng tài chính kế toán được nối mạng nội bộ và mạng internet để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa nội bộ với nhau và cập nhật tin tức, thông tin từ bên ngoài đơn vị. Ngoài ra đơn vị còn có thêm một máy phô tô dành riêng cho bộ phận kế toán. 3.2.7 Kiểm tra và lưu trữ tài liệu kế toán Công tác kiểm tra Các giấy tờ hàng ngày khi kế toán viên trình lên cho kế toán trưởng ký, trước khi ký, kế toán trưởng kiểm tra, thấy phù hợp, đúng quy định thì mới ký. Cứ 3 tháng phòng kế toán tại nông trường họp một lần nhằm đánh giá các công việc mà kế toán viên trong phòng làm được và chưa làm được để đưa ra biện pháp khắc phục, xử lý, đồng thời đề ra mục tiêu trong quý tiếp theo. Định kỳ hàng tháng thì nông trường được kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán ở tổng công ty xuống kiểm tra một lần, để kiểm tra chứng từ, tình hình sổ sách, tình hình thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra đồng thời chấn chỉnh công tác nếu có sai sót, đề nghị phương pháp xử lý nếu có sai sót nghiêm trọng. Ngoài ra cứ hai năm một lần các nhân viên trong phòng kế toán của nông trường sẽ được kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ do công ty tổ chức. Như vậy đòi hỏi các nhân viên phải không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ của mình để đáp ứng yêu cầu của công việc. Hàng năm cơ quan kiểm toán độc lập đền kiểm tra nông trường một lần, nông trường chưa được kiểm toán Nhà nước làm việc lần nào. Công tác lưu trữ tài liệu kế toán Các tài liệu kế toán được phòng kế toán lưu trữ và bảo quản tại phòng lưu trữ tại nông trường. Các tài liệu này được lưu trữ 10 năm theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính Hiện tại công ty đang sử dụng phần mền kế toán quản trị kinh doanh Epacific 7.0 for window ứng dụng vào Công tác kế toán, phù hợp với hình thức “Chứng từ ghi sổ”.Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán viên có trình độ, sử dụng máy tính thành thạo. Điều này tạo điều kiện cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu quản lý. Song, nông trường vẫn phải tuân thủ theo đúng trình tự kế toán, hàng tháng, hàng quý, hàng năm vẫn phải in ra các loại sổ sách kế toán, có đầy đủ các chữ ký theo đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý. Sơ đồ 3.4: Sơ đồ Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính Quy trình nhập dữ liệu Thông tin vào (chứng từ) Thông tin ra (máy in) Phần mềm (máy vi tính) Mô hình kế toán máy tại nông trường cao su 19/8 Chứng từ kế toán Phần mềm Kế toán (Máy vi tính) Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Sổ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, có để nhập dữ liệu vào phầm mềm kế toán, theo cấu trúc được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ kế toán (cộng sổ). Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Các bộ phận kế toán luôn kiểm tra số liệu kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, làm thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nguyên tắc trong việc quản lý dữ liệu kế toán trên phần mềm, thì kế toán trưởng phải mã hóa và cài đặt chế độ phần mềm trên máy chủ, không được tự ý sửa chữa dữ liệu khi chưa có sự đồng ý của kế toán trưởng. PHẦN 4 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập và tìm hiểu chuyên đề: Tổ chức công tác kế toán tại nông trường cao su 19/8. Chuyên đề đã mang đến một số kết quả khái quát sau: Trình bày tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, chuyên đề đã phản ánh được quá trình hình thành phát triển, thực trạng hoạt động của nông trường hiện nay. Đặc biệt là đã đi sâu vào tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị từ đó có những nhận định sau: Ưu điểm: Trong những năm qua, nông trường đã có sự đổi mới về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động sản xuất. Trong quá trình đổi mới của mình, thì việc tổ chức Công tác kế toán của nông trường được đặc biệt quan tâm, bộ máy kế toán của đơn vị đã ngày càng hoàn thiện và đáp ứng được yêu cầu công việc. Điều này được thể hiện ở một số mặt cụ thể sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Mặc dù bộ máy kế toán của nông trường được thực hiện theo chế độ đơn giản, thế nhưng hiệu quả tổ chức, bố trí sắp xếp công việc hợp lý. Nhiệm vụ của từng kế toán viên được phân công cụ thể, kế toán viên phụ trách các công việc, phụ trách các phần ngành theo đúng năng lực, trình độ, kinh nghiệm và đã phát huy tối đa khả năng của mình. Tạo điều kiện cho kế toán trưởng phát huy tối đa và hiệu quả vai trò quản lý điều hành công việc. Về Trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Trong thời gian qua, nông trường đã tạo điều kiện cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn về chuyên ngành, đặc biệt hơn nữa đó là nông trường đang tạo điều kiện cho kế toán viên theo học lớp Đại học hệ vừa học vừa làm, để nâng cao trình độ. Điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật: Ngoài trang thiết bị được trang bị để phục vụ Công tác kế toán, nông trường còn tạo điều kiện cho Phòng kết nối Internet. Đây là một điều kiện quan trọng, giúp cho Phòng tài chính kế toán làm việc có hiệu quả và có thể tiếp cận, cập nhật thông tin kinh tế - xã hội một cách kịp thời, chính xác, đặc biệt là những thông tin phục vụ cho việc quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị. Công tác hạch toán kế toán: Phòng kế toán tài vụ đã tổ chức tốt hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu kế toán tại đơn vị. Các báo cáo kế toán được lập đầy đủ, phán ảnh cụ thể các nội dung kinh tế tài chính, hợp lý, hợp lệ, đúng quy định hiện hành. Ngoài ra, các cán bộ phòng kế toán chịu khó học hỏi, thường xuyên và chủ động cập nhật thông tin kinh tế xã hội, đặc biệt là các quy định, chế độ kế toán mới nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc. Bên cạnh những mặt tích cực của mình, thì Công tác kế toán còn một số hạn chế nhất định, cụ thể: Nông trường không có kế toán quản trị riêng do đó chưa phát huy được vai trò của kế toán quản trị. Việc lập và xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh của nông trường không được thực hiện thường xuyên mà chỉ thực hiện khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị và trên công ty. Vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của nông trường đã không kiểm soát được hết các loại chi phí phát sinh cũng như việc dự phòng các chi phí khác sẽ phát sinh. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất của nông trường. Khi mà cây cao su lại chịu tác động nhiều của điều kiện tự nhiên. Áp lực công việc mùa vụ còn lớn. Vào giai đoạn cuối năm, cây cao su cho lượng mủ nhiều. Đây là thời điểm, gây rất nhiều áp lực đối với Công tác kế toán. Ngoài việc hạch toán chính xác, kịp thời các nội dung kinh tế phát sinh, thì kế toán còn chuẩn bị công tác kết chuyển, khóa sổ niên độ kế toán, lập các báo cáo tài chính. Vì vậy, áp lực công việc rất dể xảy ra những sai sót. Nông trường đã tuân thủ nghiêm túc chế độ kế toán hiện hành bên cạnh đó cũng có một số điểm mà em nhận thấy có khác biệt so với những kiến thức mà em đã được học trong nhà trường như cách hạch toán, hệ thống tài khoản sử dụng… nhưng do nông trường là đơn vị trực thuộc nên sự thay đổi đó phù hợp với đặc điểm sản xuất nông trường và quản lý của công ty cao su DakLak.