Đề tài Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan bộ

toán được phân công phụ trách tiền lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên và một thủ quỹ. - Phòng Quản lý xe thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường và đội xe thuộc Bộ Công nghiệp có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ và có nhiệm vụ đảm bảo xe phục vụ lãnh đạo Bộ, điều động xe phục vụ lãnh đạo và các đơn vị trong Bộ đi công tác; tổ chức bảo quản, bảo dưỡng xe theo định kỳ và quản lý các trang thiết bị của xe. Về tổ chức phòng quản lý xe Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường gồm có một Trưởng phòng và hai phó phòng điều hành xe và 14 nhân viên lái xe được chia làm 2 tổ công tác: tổ xe riêng gồm 5 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo Bộ; tổ xe chung gồm 9 nhân viên lái xe, đảm bảo xe trực hàng ngày và xe phục vụ các đơn vị trong cơ quan Bộ đi công tác. Khi các cán bộ, lãnh đạo bộ cần xe đi công tác, giao dịch đến đăng ký tại phòng quản lý xe sau đó xin chữ ký lãnh đạo văn phòng để điều xe. Còn đội xe Văn phòng Bộ Công nghiệp có 1 đội trưởng trực tiếp quản lý điều hành xe ô tô, giúp việc cho đội trưởng có 3 phó đội phụ trách điều hành đăng ký xe. Và có 20 nhân viên lái xe, trong đó được đội trưởng phân công nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo Bộ và 15 nhân viên thường trực phục vụ khi cán bộ trong cơ quan Bộ cần đi công tác hoặc giao dịch với các cơ quan. Mỗi nhân viên lái xe được giao 1 xe ô tô và có nhiệm vụ bảo quản phương tiện làm việc. - Phòng quản trị có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các việc để đảm bảo điều kiện vật chất và phương tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ. Và có nhiệm vụ tổ chức cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên, bảo đảm sửa chữa điện nước, trang bị các thiết bị phục vụ cho công tác cơ quan Bộ; quản lý kho văn phòng phẩm và cấp phát văn phòng phẩm, các đồ dùng cần thiết cho các phòng làm việc, phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ, nhân viên và các cuộc họp của cơ quan Bộ. Phòng Quản trị Văn phòng Bộ Công nghiệp: có một Trưởng phòng trực tiếp quản lý mọi công việc theo chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo văn phòng qui định. Giúp việc cho Trưởng phòng có 23 cán bộ, nhân viên và được phân công chia thành các tổ sau: tổ quản lý nhà: 3 nhân viên, tổ sửa chữa điện, nước: 3 nhân viên; tổ mộc: 2 nhân viên; tổ phục vụ: 12 nhân viên; quản lý cấp phát văn phòng phẩm: 2 nhân viên. Bên cạnh đó, thì phòng quản trị thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ngoài chức năng, nhiệm vụ đã nêu ở trên còn có chức năng và nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Vì vậy, được gọi là phòng quản trị - y tế, phòng này có một Trưởng phòng điều hành chung công tác trong phòng và một phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Ngoài ra, phòng có 18 cán bộ nhân viên, được Trưởng phòng phân công ra các tổ sau: tổ sửa chữa điện nước: 3 nhân viên; tổ mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng: 2 nhân viên; tổ phục vụ: 10 nhân viên; bộ phận y tế: 3 cán bộ trong đó có 1 bác sỹ, 1 y tá và 1 dược sỹ. - Trạm y tế Văn phòng Bộ Công nghiệp giúp lãnh đạo và lãnh đạo văn phòng quản lý và bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Phòng có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra sức khoẻ định kỳ, thường kỳ, khám bệnh tiêm và phát thuốc cho cán bộ, nhân viên. Thường trực uỷ ban kế hoạch hoá gia đình và làm công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Về tổ chức trạm y tế có 1 bác sỹ trực tiếp khám bệnh, 1 y tá và 1 dược sỹ. Ngoài những phòng trên, thì mỗi văn phòng còn có những phòng, tổ khác nhau để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan Bộ. Như ở Văn phòng Bộ Công nghiệp có phòng tư liệu - giúp lãnh đạo Bộ và lãnh đạo văn phòng quản lý công nghệ tin học, thông tin, dữ liệu của ngành công nghiệp từ Bộ lên Chính phủ, và từ Bộ tới các đơn vị trực thuộc (các Tổng công ty 90,91, viện, trường); quản lý mạng LAN thông tin nội bộ như quản lý nối mạng phòng hành chính đến phòng tổng hợp và đến lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Bộ và ngược lại; quản lý mạng Internet quốc tế được nối mạng với lãnh đạo Bộ; tổ chức sửa chữa bảo quản máy tính của văn phòng và cơ quan chức năng. Phòng tư liệu có 4 cán bộ, trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách chỉ đạo công nghệ thông tin theo chức năng, nhiệm vụ do lãnh đạo văn phòng phân công; 1 cán bộ được phân công quản lý mạng thông tin nội bộ; 1 cán bộ quản lý mạng thông tin của ngành công nghiệp và 1 cán bộ sửa chữa, bảo quản máy tính trong cơ quan Bộ. Phòng thi đua - khen thưởng có chức năng và nhiệm vụ là cơ quan thường trực thi đua,... của cơ quan Bộ Công nghiệp; tham mưu cho lãnh đạo Bộ về công tác thi đua khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ chính trị; và làm đầu mối tổng hợp đề nghị lãnh đạo Bộ và Chính phủ xét tặng danh hiệu anh hùng lao động, huân huy chương,... cho các cán bộ, nhân viên làm việt đạt thành tích. Phòng có một Trưởng phòng phụ trách quản lý công tác thi đua tuyên truyền trong cơ quan Bộ và hai cán bộ giúp việc cho Trưởng phòng. Bên cạnh đó, thì Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn có các tổ giúp việc cho văn phòng (chưa được tổ chức thành các phòng) như tổ xây dựng cơ bản; tổ kế hoạch; tổ thi đua; tổ thường trực văn phòng Hội đồng chính sách. Các cán bộ làm việc trong các tổ này, phần lớn là các cán bộ kiêm nhiệm trong cơ quan và Văn phòng Bộ. Cụ thể, các tổ trên được lãnh đạo văn phòng phân công công việc như sau: tổ xây dựng gồm có 4 cán bộ được phân công thực hiện việc xây dựng các công trình lớn, nhỏ, sửa chữa hạng mục công trình trong cơ quan Bộ như sửa chữa nhà cửa, công trình công cộng,... và quản lý đầu tư xây dựng các công trình của Bộ, sử dụng vốn xây dựng cơ bản. Tổ kế hoạch gồm 3 cán bộ được phân công giúp lãnh đạo Bộ quản lý tổ chức toàn bộ kế hoạch của Bộ, tập trung nghiên cứu kế hoạch quý, năm của Bộ; theo dõi việc thực hiện đề án nghiên cứu của Bộ, tổ chức hội đồng duyệt đề cương và tổ chức nghiệm thu các đề án hoàn thành kế hoạch. Tổ thi đua có 3 cán bộ được phân công giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi và tổ chức thi đua khen thưởng cho cán bộ, nhân viên như lấy ý kiến, trao tặng bằng khen,... Tổ thường trực Văn phòng hội đồng chính sách khoa học và công nghệ quốc gia có 2 cán bộ được lãnh đạo văn phòng phân công thường trực văn phòng Hội đồng và có nhiệm vụ liên lạc tới chủ tịch và các uỷ viên hội đồng khi Thủ tướng Chính phủ cần triệu tập cuộc họp, đảm bảo điều kiện khi Hội đồng làm việc. Hội đồng chính sách khoa học và công nghệ là cơ quan tư vấn của Thủ tướng Chính phủ về những vấn đề quan trọng liên quan đến phát triển khoa học và công nghệ. Hội đồng có nhiệm vụ góp ý kiến với Thủ tướng Chính phủ khi quyết định về phương hướng, chiến lược phát triển, các chỉ tiêu kế hoạch khoa học và công nghệ 5 năm, hàng năm, cấp Nhà nước, các dự án văn bản pháp quy của Nhà nước về khoa học, công nghệ. Hội đồng gồm có chủ tịch, một phó chủ tịch Hội đồng và các uỷ viên. Văn phòng của Hội đồng được đặt tại Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường, lãnh đạo Bộ phân công cho Văn phòng Bộ phụ trách và thường trực Hội đồng chính sách khoa học công nghệ quốc gia. Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có văn phòng đại diện của Bộ đặt tại TP. Hồ Chí Minh, có nhiệm vụ làm đầu mối thu thập thông tin của các đơn vị trực thuộc Bộ tại khu vực phía Nam, báo cáo kịp thời với lãnh đạo Bộ, bảo dảm điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại TP. Hồ Chí Minh. Văn phòng đại diện của Bộ Công nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh có 20 cán bộ, trong đó có một Trưởng phòng trực tiếp quản lý các công việc do lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công và một phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng đại diện. Văn phòng đại diện của Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường có một Trưởng phòng, một phó phòng đại diện và 6 chuyên viên. Do điều kiện thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi không được trực tiếp nghiên cứu thực tế để tìm hiểu sự phân công công tác văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh của hai Bộ. Như vậy, với chức năng, nhiệm vụ của các phòng và với sự phân công công việc cho cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường tương đối hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ đảm bảo thực hiện công việc đạt kết quả cao. Tuy nhiên, do một số phòng như phòng tổng hợp với chức năng, nhiệm vụ rộng, số lượng cán bộ lại ít. Vì vậy, cán bộ phòng tổng hợp phải làm quá nhiều công việc, nhiều khi gây nên tình trạng quá tải khi làm việc. Bên cạnh đó, lại có một số bộ phận lại thừa cán bộ, nhân viên như tổ quản lý nhà thuộc phòng quản trị trong Văn phòng Bộ Công nghiệp bố trí 3 cán bộ làm việc như vậy là không hợp lý. Bởi vì hiện nay, các khu nhà tập thể giao sang Sở nhà đất quản lý. Cho nên chức năng quản lý nhà thu hẹp lại, không cần thiết phân công ba cán bộ làm việc ở bộ phận này. Bởi vậy, nên chăng lãnh đạo Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cần xem xét lại để hợp lý hoá hơn trong quá trình phân công lao động. 2.3. Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Điều kiện lao động trong văn phòng được tạo nên từ những tình trạng vật chất của một văn phòng là rất quan trọng vì nhiều lý do. Như chúng ta đã biết, các cán bộ, nhân viên làm khoảng 1/3 thời gian trong ngày tại chỗ làm việc và thời gian đó lại thường làm việc có năng suất cao. Điều kiện chỗ làm việc, khung cảnh làm việc ảnh hưởng rõ rệt đến hiệu suất + lao động, sức khoẻ, trạng thái tâm lý của cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Những điều kiện tốt dẫn đến các cán bộ, nhân viên vui sướng, hài lòng và chúng có thể giúp tạo động cơ thúc đẩy công việc. Chúng làm giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về tinh thần lẫn thể xác. Sự giảm bớt này có thể cải thiện năng suất và chất lượng trong công việc. Việc quan tâm đến điều kiện lao động là một trong những yêu cầu của công tác tổ chức theo khoa học. Cụ thể, môi trường, trong văn phòng là những không gian bao quanh nơi làm việc như ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ, màu sắc, âm thanh,... và các trang thiết bị trong văn phòng. 2.3.1. Khung cảnh văn phòng. Nhìn chung, khung cảnh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường tương đối thuận lợi cho cán bộ, nhân viên làm việc. Bộ Công nghiệp do mới sáp nhập với Bộ Năng lượng, Bộ Công nghiệp nhẹ, và Bộ Công nghiệp nặng năm 1995, vì vậy trụ sở của Bộ mới được sửa chữa, các phòng làm việc bố trí ở những nơi cao ráo, thoáng mát, nhiệt độ vừa phải, ánh sáng đầy đủ với diện tích phù hợp cho một bộ phận làm việc. Còn Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường nhìn chung đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Tuy nhiên, do trụ sở được xây dựng từ lâu, vì vậy diện tích các phòng làm việc trong văn phòng còn hẹp, hành lang đi lại của cán bộ hơi nhỏ làm cho các phòng còn thiếu ánh sáng tự nhiên và không khí. Để tổ chức lao động một cách khoa học, cán bộ lãnh đạo của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cần tìm hiểu và nghiên cứu tiêu chuẩn của các yếu tố môi trường sao cho phù hợp nhất với điều kiện làm việc. Trong quá trình công tác của cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải mất rất nhiều chất xám, vì đặc điểm lao động của họ là lao động trí óc. Cho nên, để tạo điều kiện làm việc được thuận lợi cần thiết phải có môi trường lao động phù hợp. 2.3.1.1. Không khí và nhiệt độ. Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên môi trường lao động phù hợp đó là không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc. Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Theo Elton Maup - Giáo sư Đại học Harvard của Mỹ, người đầu tiên tìm các công trình nghiên cứu ảnh hưởng đến môi trường làm việc. Ông cho biết, tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải có 7m2 không khí trong sạch. Nhưng trong thực tế văn phòng các cơ quan thường được đặt gần đường giao thông đi lại, vì vậy tiêu chuẩ này thường không thể đạt tới. Không khí và nhiệt độ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của cán bộ, nhân viên. Nếu làm việc ở nhiệt độ thấp thì năng lượng của cơ thể bị tiêu phí rất nhiều do phải chống lạnh và vì vậy khả năng tập trung sự chú ý của cán bộ bị giảm nhanh. Còn nếu làm việc ở nhiệt độ cao cơ thể lại bị mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Và cuối cùng dẫn đến tâm trạng làm việc của cán bộ, nhân viên uể oải, không muốn làm việc, giảm năng suất lao động. Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường sử dụng máy điều hoà nhiệt độ để tăng hoặc giảm nhiệt độ cho phù hợp với thời tiết. Thông thường nhiệt độ trong phòng làm việc khoảng 18-220C để giữ cho phòng được mát mẻ. Tuy nhiên, việc sử dụng máy điều hoà nhiệt độ có thể gây dị ứng cho một số cán bộ như hắt hơi, sổ mũi, nhức đầu,... Nhiều phòng làm việc trong văn phòng vào mùa hè mở cửa sổ để không khí, gió tự nhiên lùa vào phòng hoặc là trang bị quạt thông gió, còn về mùa đồng Văn phòng Bộ trang bị hệ thống cử sổ bằng kính, đảm bảo kín gió và chống được lạnh. Qua nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Công nghiệp chúng tôi thấy rằng về nhiệt độ không khí ở đây thoáng mát hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Vì Văn phòng Bộ Công nghiệp khi xây dựng tính đến hướng gió, diện tích, độ cao của mỗi phòng, cho dù không bật máy điều hoà thì vào phòng làm việc có cảm giác mát mẻ, dễ chịu. Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường thường xuyên phải bật máy điều hoà, hệ thống cửa sổ nhiều phòng hầu như không có, vì vậy không có gió tự nhiên lùa vào. Bên cạnh đó khi xây dựng trụ sở, mỗi phòng làm việc xây chiều cao chỉ khoảng 2,5-2,7m cho nên nhìn phòng làm việc rất ẩm thấp, không được thoáng mát, nhất là đối với các phòng làm việc ở tầng 1. 2.3.1.2. ánh sáng. Trong quá trình làm việc, ánh sáng đủ là rất thiết yếu cho công việc văn phòng. Để đảm bảo điều kiện lao động có hiệu quả, cán bộ, nhân viên cần phải coi trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động. Nếu ánh sáng trong phòng làm việc kém, nó có thể gây ra nhức mắt, nhức đầu, để tình trạng này kéo dài sẽ gây hậu quả có hại cho cán bộ, nhân viên. Hiện nay, văn phòng làm việc thường sử dụng hai nguồn ánh sáng, đó là ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Dùng ánh sáng tự nhiên tiết kiệm được chi phí, và có ảnh hưởng tốt đến tâm sinh lý của cán bộ, vì vậy, nó có ưu điểm hơn ánh sáng nhân tạo. Tuy nhiên, nguồn ánh sáng tự nhiên thường thay đổi theo thời gian trong ngày, và theo thời tiết. Cho nên, các Văn phòng Bộ thường sử dụng ánh sáng nhân tạo (đèn điện) là chính. Các phòng làm việc trong Văn phòng Bộ thường kết hợp việc bố trí bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Việc chiếu sáng trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường rất đầy đủ, đảm bảo ánh sáng cho cán bộ, nhân viên làm việc. Trong quá trình làm việc nếu hệ thống đèn điện bị hỏng, thì phòng quản trị kịp thời mua sắm và sửa chữa. 2.3.1.3. Âm thanh. Tiếng ồn là âm thanh hỗn độn làm ảnh hưởng đến công việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, gây ra sự thiếu tập trung và làm ảnh hưởng đến thần kinh của họ. Trong khi làm việc nếu tiếng ồn có cường độ cao, tác động kéo dài sẽ ảnh hưởng xấu tới chức năng sinh lý của con người, làm rối loạn hoạt động của tim, đau nhức đầu, phản xạ chậm,... Vì vậy, phải tìm cách làm giảm tiếng ồn. Trong văn phòng thường có nhiều tiếng ồn như cán bộ, nhân viên nói chuyện quá lớn, cánh cửa khép mạnh gây tiếng động, tiếng chuông điện thoại reo to, nhân viên động vào đồ vật, đứng lên ngồi xuống. Đặc biệt là ở bộ phận làm công tác văn thư thường xuyên có nhiều người ra vào nhiều gây mất tập trung công việc. Đối với Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường bố trí bộ phận đánh máy, in ấn, photocopy gần bộ phận làm công tác văn thư. Vì vậy nó gây tiếng ồn rất lớn, để khắc phục tình trạng này lãnh đạo văn phòng cần bố trí bộ phận này vào một phòng kín có cách âm. Và để khắc phục những tiếng ồn trong phòng làm việc cán bộ cần nhắc nhở nhân viên nói chuyện nhỏ, dùng nẹp cao su để khi đóng cửa không bị kêu, dùng điện thoại có đèn báo hiệu gần nơi làm việc của cán bộ, nhân viên, lót cao su dưới chân ghế để tránh tiếng ồn, sắp xếp nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần nhau tránh đi lại nhiều. Bên cạnh đó, do trụ sở Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường gần trục đường giao thông có mật độ xe cộ đông vì vậy có nhiều tiếng động gây tác động đến quá trình làm việc. Để tránh tác động này Văn phòng Bộ đã nghiên cứu và lắp đặt hệ thống cửa ra vào và cửa sổ khép kín không để âm thanh bên ngoài lọt vào. 2.3.1.4. Màu sắc. Cách bố trí màu sắc thích hợp trong phòng làm việc không những cải thiện nâng cao, nâng cao vẻ bề ngoài của văn phòng cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi và nâng cao tinh thần của cán bộ, nhân viên. Màu sắc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý của cán bộ, nhân viên. Màu sắc khác nhau gây những cảm giác khác nhau cho người lao động. Nếu như một văn phòng có màu sắc ảm đạm, u tối thì không hấp dẫn và gây cảm giác buồn tẻ cho cán bộ. Một văn phòng có màu tối làm cho tinh thần nhân viên chán nả, còn nếu phòng làm việc có màu sắc quá sáng có thể tác động lên cảm xúc của con người, nhưng sự tác động theo những cách khác nhau, có thể làm cho họ tạo ấn tượng hài lòng hay khó chịu. Ví dụ như khi tổ chức một phòng họp, nhân viên phục vụ trang trí 1 lọ hoa to và toàn màu sặc sỡ, điều đó sẽ làm cho một số cán bộ trong phòng họp mất tập trung và chỉ để ý đến lọ hoa. Vì vậy, khi lựa chọn màu sắc trang trí cần phải lưu ý căn cứ vào đặc điểm công việc và cảm giác màu sắc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Màu sắc được phân làm hai loại: màu ấm và màu mát. Màu ấm là các loại màu đỏ, vàng, màu cam. Những màu này gợi lên ánh nắng mặt trời, sự ấm áp và tươi vui. Còn màu mát là màu xanh da trời, tím, xanh lá cây,... chúng làm cho phòng mát hơn, phản ánh màu nước hay màu trời khi trang trí màu sắc trong văn phòng cần chú ý đến các nguyên tắc sử dụng màu để tạo nên không khí vui tươi, làm dịu bớt ánh sáng, hoặc là để phòng làm việc có vẻ dài hơn hay ngắn hơn, trần nhà cao hay thấp hơn,... Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường nhận thấy được vai trò và ảnh hưởng của màu sắc tác động lên tâm sinh lý của cán bộ, nhân viên. Vì vậy, các phòng làm việc được trang trí màu sắc rất nhã nhặn, tạo cảm giác mát mẻ và điều kiện làm việc được quét sơn màu kem, trần nhà được quét màu trắng để làm cho trần nhà cao lên. Hoặc là các bức tranh phong cảnh trang trí trong phòng làm việc tạo ra tâm lý làm việc của cán bộ được dễ chịu. Tóm lại, việc cải thiện điều kiện lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng tuy chỉ là những công việc không lớn, thực hiện dễ dàng nhưng lại có ảnh hưởng đáng kể đến tình trạng tâm sinh lý của cán bộ. Vì vậy, để góp phần nâng cao hiệu quả công việc của từng cán bộ, nhân viên cần phải luôn tiến hành cải thiện khung cảnh tạo hứng thú cho cán bộ, nhân viên làm việc. 2.3.2. Khung cảnh tâm lý trong văn phòng. Khung cảnh tâm lý là một trong những đặc điểm của cán bộ, nhân viên trong văn phòng và có ảnh hưởng đến hiệu suất lao động, thái độ lao động và tâm trạng của cán bộ văn phòng, tới việc tuyển lựa và sắp xếp nơi làm việc,... Chính vì vậy, việc tạo khung cảnh tâm lý dễ chịu cho cán bộ là một trong những nhiệm vụ tổ chức lao động theo khoa học. Để tạo ra khung cảnh tâm lý có rất nhiều nguyên nhân, như nguyên nhân bố trí nơi làm việc hợp lý, phân công công tác,.... trong đó nguyên nhân quan trọng nhất đó là đức tính của các cán bộ trong văn phòng và trình độ giáo dục của họ. Trình độ giáo dục ở đây có nghĩa là cách ứng xử biểu hiện trong quá trình làm việc và trong đời sống xã hội. Những người lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan đóng vai trò quyết định trong việc tạo nên khung cảnh tâm lý trong văn phòng. Cho nên, đối với những người làm công tác văn phòng thường có mối quan hệ giao tiếp rộng, vì vậy cần phải bồi dưỡng cho mọi người nghệ thuật giao tiếp với mọi người, trước tiên là cho những người lãnh đạo. Trong quá trình trưởng thành, các cán bộ chịu sự giáo dục của gia đình, nhà trường và những người xung quanh. Nhưng công tác giáo dục trong các trường học phần lớn tách rời những điều kiện thực tế của cuộc sống. Vì vậy không vũ trang cho cán bộ, nhân viên những nguyên tắc và cách ứng xử trong cuộc sống hàng ngày. Vì vậy, việc bồi dưỡng cách ứng xử thiếu hệ thống, cho nên việc đào tạo nghiệp vụ của cán bộ với trình độ giáo dục của họ hầu như không có sự phù hợp. Nếu không có sự giáo dục cần thiết, cán bộ thường mất tập trung tư tưởng trong khi làm việc. Đồng thời gây khó khăn trong việc giao tiếp giữa các cán bộ với nhau, thậm chí làm mất lòng nhau, không có thiện ý với nhau và có thể gây ra những cuộc xung đột,... Trong quá trình làm việc, nếu cán bộ lãnh đạo không chú ý đến vấn đề này thì không thể tránh khỏi những mối quan hệ không đúng và tạo nên khung cảnh bất lợi cho công tác. Chính vì vậy, để hiểu được điều này, các cán bộ, lãnh đạo văn phòng đã thường xuyên giáo dục phẩm chất cho chính mình và dựa vào sự hiểu biết những quy luật khách quan của tâm lý học để tự hoàn thiện phong cách trong quá trình công tác. Để tránh hiểu lầm, hay các cán bộ làm việc trong một bộ phận không hợp tính nhau. Lãnh đạo Văn phòng Bộ luôn quan tâm chú ý phân công công việc cho các cán bộ hợp lý, không bố trí hai cán bộ cùng nóng tính làm việc cùng nhau. Đồng thời, qua những cuộc họp, lãnh đạo văn phòng thường xuyên nhắc nhở, khéo léo, tế nhị, thậm chí còn đưa ra kiểm điểm đối với các cán bộ có những hành vi sai trái. Qua đó các cán bộ nhận thức ra vấn đề và sửa chữa những khuyết điểm của mình. Bên cạnh đó, để cải thiện khung cảnh tâm lý và tổ chức lao động, lãnh đạo văn phòng áp dụng các biện pháp như tuyên dương, khen thưởng đối với những cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt và tinh thần làm việc cao. Qua đó thúc đẩy tâm lý của cán bộ, tạo năng suất làm việc có hiệu quả. 2.3.3. Tình hình trang thiết bị văn phòng. Bên cạnh việc bố trí phòng làm việc hợp lý, tạo ra khung cảnh văn phòng và khung cảnh tâm lý phù hợp thì việc quan tâm đến phương tiện làm việc luôn là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức lao động khoa học. Phương tiện làm việc tốt không những giúp cho công việc được tiến hành thuận lợi mà chúng còn góp phần giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên chống lại sự mệt mỏi trong công việc hàng ngày và tạo ra tâm lý làm việc thoải mái. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, cùng với việc cải cách hành chính Nhà nước, vì vậy văn phòng nói riêng và các Bộ nói chung hầu như đã trang bị những phương tiện làm việc hiện đại để phù hợp với từng loại hình công việc, đồng thời tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng. Qua khảo sát thực tế, Văn phòng Bộ Công nghiệp trang bị cho các phòng làm việc 30 máy vi tính, 17 máy in và 3 máy photocopy. Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường trang bị 20 máy vi tính, 4 máy photocopy và 14 máy in. Ngoài ra, mỗi phòng làm việc được trang bị máy điện thoại và tuỳ thuộc vào từng phòng làm việc được trang bị máy Fax. Những loại máy này có công dụng và tính năng khác nhau, nhưng nó cũng phục vụ cho công việc nhằm đạt hiệu quả cao. Nếu như trước đây văn phòng chưa trang bị máy vi tính, mà dùng máy chữ để soạn thảo văn bản như vậy sẽ rất lâu và mất nhiều thời gian của cán bộ đánh máy. Vì vậy ngày nay văn phòng trang bị máy vi tính là rất cần thiết và hiện đại. Máy vi tính giúp cán bộ sử dụng vào nhiều công việc khác nhau như đăng ký văn bản, soạn thảo văn bản, tra tìm tài liệu,... Đặc biệt, khi soạn thảo văn bản có thể sửa chữa trên máy và có thể sao trên máy với số lượng tuỳ ý. Ngoài ra, văn bản sau khi được hình thành được lưu trong bộ nhớ máy tính lâu dài, tìm kiếm trở lại và xử lý nhanh chóng kịp thời. Hiện nay, văn phòng các Bộ thường nối mạng máy vi tính liên Bộ với các Vụ chức năng và lãnh đạo Bộ, và nối mạng Internet. Vì vậy, việc sử dụng thông tin qua máy tính ngày càng nhanh chóng, thuận lợi và có lợi ích to lớn. Tuy nhiên, việc trang bị máy vi tính giá thành rất cao và mỗi năm lại có hệ máy vi tính hiện đại hơn xuất hiện. Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường sử dụng hệ máy 486, 586 là chủ yếu, trong tương lai chắc chắn Văn phòng Bộ sẽ trang bị máy tính hiện đại hơn để phù hợp với công việc của mình. Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ trang bị máy photocopy để phục vụ cho việc sao chụp tài liệu trong cơ quan Bộ. Loại máy này có tính năng sao chụp tài liệu trong thời gian rất nhanh, số bản sao nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu của cán bộ. Ngoài máy photocopy có tính năng sao chụp tài liệu, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn trang bị máy photocopy rất hiện đại, nó có thể sao chụp 2 mặt tài liệu mà không cần lật trang, có màn hình báo hỏng ở từng bộ phận, và tự đồng chia xếp, ghim thành tập. Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn trang bị máy huỷ tài liệu, nó có tính năng dùng để huỷ những tài liệu không dùng đến và có tính chất bảo mật đối với những tài liệu không phổ biến. Trong quá trình làm việc thì điện thoại là một trong những phương tiện thông tin nhanh nhất, thuận tiện và kinh tế nhất. Vì vậy, mỗi phòng làm việc trong văn phòng đều được trang bị ít nhất là một máy điện thoại. Riêng đối với tránh văn phòng và các Phó Văn phòng được trang bị mỗi người một máy điện thoại di động để tiện cho việc liên lạc được nhanh chóng, kịp thời. Ngoài việc trang bị máy móc phục vụ cho công tác văn phòng thì việc trang bị các đồ dùng cho văn phòng là rất cần thiết. Trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được trang bị nhiều loại bàn, ghế, tủ khác nhau: như bàn ghế gỗ, bàn gỗ có dán phoóc mica, ghế ngồi có trụ xoay, tủ gỗ đựng hồ sơ, tủ nhập ngoại,... Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường hầu như vấn sử dụng bàn ghế và tủ đựng hồ sơ tài liệu bằng gỗ từ thời còn bao cấp. Chỉ riêng phòng của Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng và bộ phận làm công tác văn thư là trang bị ghế đệm có trục xoay, và tủ kính đựng hồ sơ trông rất hiện đại và có tính thẩm mỹ cao. Còn ở Văn phòng Bộ Công nghiệp nhìn chung các phòng làm việc đều được trang bị bàn, ghế và tủ mới, mang tính thẩm mỹ cao và phù hợp công việc của cán bộ, nhân viên. Việc trang bị bàn, ghế để phù hợp với công việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng là rất quan trọng. Chiều cao của bàn phải đảm bảo sao cho cẳng tay có thể cử động về phía trước song song với mặt bàn được thoải mái. Độ cao của bàn không vượt quá 80 cm, thực tế cho thấy nhiều loại bàn gỗ kiểu cũ có ngăn kéo ở giữa thường là quá cao. Làm việc ở những bàn cao sẽ làm cho vai, lưng bị căng thẳng, do đó làm cho cán bộ làm việc hay bị mỏi mệt và những loại bàn có ngăn kéo ở giữa sẽ làm cho cán bộ lấy đồ dùng trong ngăn bàn khó khăn hơn những loại bàn có ngăn kéo ở bên cạnh. Và việc trang bị ghế ngồi phải tương quan với bàn làm việc, có nghĩa là chiều cao của ghế khoảng 40cm-50cm. Nếu ghế quá cao hoặc quá thấp sẽ làm cho cán bộ, nhân viên bị mỏi lưng. Bên cạnh đó, chiều cao của ghế phải phù hợp với hciều cao của người ngồi. Vì vậy, ngày nay các văn phòng thường trang bị loại ghế có trụ xoay, có thể điều chỉnh được chiều cao của mặt ghế, điều chỉnh chiều cao và độ nghiên của tấm dựa lưng và có thể di chuyển mà người ngồi không cần đứng lên,... Loại ghế này vừa có tác dụng giúp cán bộ, nhân viên làm việc đỡ mệt mỏi, vừa tạo tâm lý làm việc được thoải mái, dễ chịu. Đồng thời, với việc trang bị bàn, ghế, tủ trong văn phòng các Bộ còn trang bị những dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết như: cặp ba giấy, các loại sổ sách, giấy, bút, mực, tẩy, thước kẻ, dao, kéo, kẹp giấy, hồ dán, dụng cụ dập ghim, các loại phong bì khác nhau,... Nó là những phương tiện làm việc thường xuyên của cán bộ, nhân viên. Vì vậy, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường hàng tháng cung cấp dụng cụ văn phòng phẩm cho các phòng làm việc luôn đầy đủ, đáp ứng nhu cầu làm việc được nhanh chóng kịp thời, không gây gián đoạn trong công việc. Ngoài ra, để tạo điều kiện làm việc được thuận lợi và mang lại tâm lý cao cho cán bộ, nhân viên văn phòng các Bộ còn trang bị mỗi phòng làm việc một máy điều hoà nhiệt độ, quạt điện, quạt thông gió. Riêng phòng lưu trữ của Văn phòng Bộ Công nghiệp được trang bị máy hút bụi, để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ trong khi chỉnh lý tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Nhìn chung, về tình hình trang thiết bị trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được cung cấp đầy đủ và tương đối hiện đại, đảm bảo nâng cao năng suất lao động và tạo điều kiện làm việc được thuận lợi, tiết kiệm thời gian và mang lại cho cán bộ, nhân viên tâm lý làm việc được thoải mái. Vì vậy, trang bị những phương tiện làm việc phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công việc là việc làm rất cần thiết đối với mỗi văn phòng. Nếu những thiết bị cũ làm tốn công sức của người sử dụng và làm mất thời gian thì tốt hơn hết là trang bị cho họ những thiết bị mới. Tuy nhiên, việc sử dụng các trang thiết bị máy móc cần thường xuyên đổi mới và hoàn thiện các trang thiết bị đó. Vì các loại máy móc và thiết bị văn phòng trong quá trình sử dụng thường dễ bị hỏng hóc, do đó làm cho năng suất lao động bị hạn chế đáng kể. Ví dụ như văn phòng chuẩn bị một cuộc họp, nếu máy photocopy không in kịp tài liệu, thì một cuộc họp đó có thể không mang lại kết quả mong muốn. Chính vì vậy, Văn phòng Bộ đã cử cán bộ phụ trách bảo trì các thiết bị, họ thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị làm việc. Ngoài ra, nếu thiết bị trong văn phòng đã quá cũ, cán bộ đề nghị với lãnh đạo văn phòng trang bị hoặc thay thế những thiết bị mới để đảm bảo cho thiết bị luôn có chất lượng ổn định và nhằm nâng cao năng suất lao động. Như vậy, qua khảo sát thực tế tình hình tổ chức lao động tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường nhìn chung tương đối hợp lý. Việc phân công công tác phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ, đồng thời lãnh đạo văn phòng bố trí các phòng làm việc hợp lý và trang bị những thiết bị phù hợp với công tác văn phòng, đảm bảo cho chất lượng công tác ngày càng nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức lao động vẫn còn một số hạn chế nhất định, vì vậy đòi hỏi ở chúng ta cần phải tiếp tục nghiên cứu và đưa ra những giải pháp tối ưu nhất để công tác tổ chức lao động ở Văn phòng Bộ được khoa học. Chương 3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ 3.1. Nhận xét về công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng Bộ Khoa học công nghệ và môi trường. Qua nghiên cứu lý luận về công tác tổ chức lao động khoa học, đồng thời qua khảo sát thực tế về công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường chúng tôi đã rút ra được nhiều điểm khác biệt, những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại như sau: 3.1.1. Sự khác biệt về công tác tổ chức lao động khoa học của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Qua khảo sát thực tế công tác tổ chức lao động khoa học của hai Bộ, chúng tôi thấy có một số điểm khác biệt như sau: về cơ cấu tổ chức, hiện nay ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường chưa có phòng thi đua khen thưởng, mà mới có tổ thi đua khen thưởng, các cán bộ làm việc ở tổ này là các cán bộ kiêm nhiệm trong văn phòng. Mặt khác ở Văn phòng Bộ Công nghiệp tách phòng quản trị và phòng y tế làm hai phòng riêng biệt. Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường thì tổ chức hai bộ phận trên thành phòng quản trị - y tế do Trưởng phòng phụ trách chung. Bên cạnh đó, về phân công nhiệm vụ giữa các Phó Văn phòng có sự khác nhau. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp phân công một Phó Văn phòng phụ trách các mảng công việc như: hành chính, tư liệu, lưu trữ,... Nhưng ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường các mảng công việc như hành chính, lưu trữ lại tách ra cho hai Phó Văn phòng phụ trách. Về bố trí các phòng làm việc, Văn phòng Bộ Công nghiệp bố trí các phòng hợp lý hơn. Và điều kiện làm việc đượng rộng rãi, thoáng mát hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Vì do đặc điểm trước đây trụ sở Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là công ty xăng dầu của Pháp, cho nên diện tích các phòng làm việc tương đối hẹp. 3.1.2. Ưu điểm. Nhìn chung, về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã tương đối ổn định, hoạt động ngày càng có hiệu quả. Cụ thể là có một Chánh Văn phòng, ba Phó Văn phòng và các phòng ban phụ trách các công tác như: quản trị, hành chính, tổng hợp,... đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan Bộ. Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã đề bạt những cán bộ lãnh đạo văn phòng có đủ tiêu chuẩn về trình độ, nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức tốt, qua đó đã phát huy được vai trò quản lý trong công tác văn phòng. Về đội ngũ cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Bộ, hầu như đã có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp trở lên, chỉ có một số người là học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn. Hàng năm lãnh đạo văn phòng hai Bộ thường xuyên quan tâm cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Có thể nói rằng, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có đội ngũ cán bộ hùng mạnh và có tư cách đạo đức tốt - là nhân tố phục vụ đắc lực cho sự thành công của công tác văn phòng. Về phân công lao động cho các cán bộ, nhân viên trong văn phòng hai Bộ nhìn chung tương đối hợp lý. Các cán bộ, nhân viên hầu như được phân công đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn. Qua đó, thúc đẩy tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng nâng cao. Trong một số phòng các cán bộ ngoài việc thực hiện các công việc được giao, đồng thời có khi có thể họ giúp đỡ nhau cùng hoàn thành công việc. Cụ thể như ở phòng hành chính của Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường bố trí hai nhân viên trực tổng đài, nếu nhân viên lễ tân nghỉ, thì nhân viên trực tổng đài giúp đảm nhận công việc này. Như vậy, khi phân công bố trí cán bộ, Văn phòng Bộ đã tính đến việc bổ sung giúp đỡ nhau trong công việc, giúp cho công việc không bị gián đoạn, không bị giảm hiệu quả trong công việc. Bên cạnh đó, cách bố trí các phòng làm việc tương đối hợp lý, các phòng có liên quan với nhau được bố trí gần nhau để tiện cho việc đi lại trao đổi công việc. Như phòng của Chánh Văn phòng và phòng của phó Văn phòng Bộ Công nghiệp được bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ, giúp giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, việc bố trí các phòng làm việc ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn nhiều hạn chế, song nhìn chung đã giúp cho các cán bộ di chuyển đến các bộ phận được thuận lợi và theo luồng công việc. Đặc biệt, văn phòng của hai Bộ đã trang bị những thiết bị hiện đại như: máy tính, máy fax, máy photocopy, điều hoạt nhiệt độ,... về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu của công việc, đảm bảo cho cán bộ, nhân viên làm việc được thuận lợi. Đồng thời, tạo cho cán bộ có tâm lí thoải mái khi làm việc, đây chính là động cơ thúc đẩy cán bộ làm việc trong văn phòng có hiệu quả hơn. Điều kiện làm việc trong Văn phòng Bộ Công nghiệp nhìn chung bảo đảm tính khoa học. Môi trường làm việc ở đây sạch sẽ, đảm bảo ánh sáng, nên đã tạo điều kiện tốt cho các cán bộ làm việc. Điều này cũng làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng của mỗi cán bộ trong công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, nhờ có sự quan tâm của lãnh đạo hai Bộ tới hoạt động của Văn phòng Bộ, cụ thể là khen thưởng bằng nhiều hình thức như về vật chất và tinh thần, đã giúp cho cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm hơn và nâng cao năng suất lao động. Qua khảo sát thực tế 100% chánh - Phó Văn phòng ở hai Bộ cho rằng sự quan tâm của lãnh đạo Bộ giúp cho công tác văn phòng hoạt động có hiệu quả hơn, và tạo tâm lý làm việc thoải mái cho cán bộ nhân viên trong văn phòng. 3.1.3. Hạn chế. Bên cạnh những ưu điểm trên, trong quá trình tổ chức lao động của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường vẫn còn một số hạn chế. ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ quản lý công tác thi đua khen thưởng, các cán bộ làm việc ở bộ phận này là các cán bộ kiêm nhiệm trong văn phòng. Cho nên, các cán bộ này phải phụ trách nhiều công việc, vì vậy công tác thi đua khen thưởng chưa mang lại hiệu quả cao. Việc phân công lao động trong văn phòng hai Bộ có rất nhiều những ưu điểm, tuy nhiên vẫn còn những tồn tại nhất định. Một là, ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường phân công mảng công việc hành chính và lưu trữ cho hai Phó Văn phòng phụ trách, theo chúng tôi là chưa hợp lý. Hai là ở phòng hành chính của Văn phòng Bộ bố trí hai cán bộ làm công tác văn thư. Một cán bộ chuyên tiếp nhận công văn đến và đảm nhiệm công tác liên lạc, chuyển giao văn bản cho các đơn vị, nếu là văn bản mật gửi cho Chính phủ thì phải trực tiếp mang đến; một cán bộ trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan và tổ chức giải quyết công văn đi. Như vậy, ở bộ phận này có hai cán bộ mà phải làm nhiều công việc, do đó việc phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan Bộ chắc chắn sẽ không được nhanh chóng kịp thời. Mặt khác phòng quản trị thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp phân công ba cán bộ làm việc ở tổ quản lý nhà, như vậy là thừa cán bộ. Vì hiện nay các khu nhà tập thể của cơ quan đã chuyển sang Sở nhà đất quản lý, cho nên để phụ trách công việc này không nhất thiết phải bố trí ba cán bộ. Việc bố trí phòng làm việc ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn có chỗ chưa hợp lý như: phòng của Chánh Văn phòng bố trí cách xa các phòng của lãnh đạo Bộ và các phòng trong văn phòng. Vì vậy, làm cho việc trao đổi công việc không được nhanh chóng thuận tiện. Bên cạnh đó, do trụ sở cơ quan được xây dựng từ thời Pháp, trước đây là công ty xăng dầu của Pháp, vì vậy diện tích của các phòng quá chật, không gian nhỏ, phương tiện đi lại không có chỗ để, hệ thống phòng cháy chữa cháy không có, thậm chí còn sử dụng cả tầng cách nhiệt để làm phòng làm việc. Cho nên điều kiện làm việc như vậy đã ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công việc của các phòng ban trong toàn cơ quan Bộ. Ngoài ra, tình trạng thiết bị trong Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường vẫn còn những phòng làm việc hiện nay sử dụng bàn, ghế gỗ cũ trước đây, nó không tạo ra cảm giác thoải mái cho cán bộ làm việc. 3.2. Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng Bộ Khoa học công nghệ và môi trường. Từ những nhận xét trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một số phương hướng nhằm góp phần cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường để tạo điều kiện và nâng cao hiệu quả hơn cho công tác văn phòng. Trước tiên, ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cần thành lập phòng thi đua khen thưởng và tuyển thêm cán bộ làm việc ở bộ phận này, tránh tình trạng cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Như vậy, sẽ giúp cho công việc đạt hiệu quả cao hơn. Hai là, khi tiến hành phân công phụ trách công việc giữa lãnh đạo văn phòng cần phân công hai mảng công việc hành chính và lưu trữ cho một Phó Văn phòng phụ trách quản lý. Nếu được như vậy, sẽ giúp cho Phó Văn phòng quản lý được thuận lợi và có hiệu quả hơn. Bởi nếu làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Cho nên, nếu phân công hai Phó Văn phòng phụ trách sẽ không thể quản lý thống nhất hai mảng công việc này. Bên cạnh đó, lãnh đạo văn phòng cần xem xét lại để hợp lý hoá hơn trong việc phân công lao động cho cán bộ, nhân viên. Cụ thể như ở tổ căn thư cần phải bố trí thêm một cán bộ làm công tác thông tin liên lạc, chuyển giao văn bản, để đỡ một phần công việc cho hai cán bộ văn thư. Như vậy, sẽ đảm bảo thông tin nhanh chóng và kịp thời cho các cán bộ trong cơ quan. Và tổ quản lý nhà thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp cũng nên xem xét lại, không nên để nhiều cán bộ làm việc ở bộ phận này, để tránh hiện tượng không có việc làm. Hiện nay, trong Văn phòng hai Bộ còn một số cán bộ, nhân viên chưa được đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn. Vì vậy, lãnh đạo Văn phòng Bộ cần quan tâm hơn nữa việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ của mình, nhằm đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công việc. Trong quá trình tổ chức lao động, cán bộ lãnh đạo văn phòng nên nghiên cứu, vận dụng môn Công thái học vào công tác văn phòng, để giúp cho cán bộ, nhân viên có điều kiện làm việc thuân lợi, tạo tâm lý làm việc được thoải mái và nâng cao hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó, văn phòng hai Bộ cần phải trang bị thêm những thiết bị hiện đại với nhiều tính năng khác nhau để phục vụ cho hiệu quả của công tác văn phòng. Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cần đề nghị lãnh đạo Bộ cấp kinh phí để trang bị bàn, ghế có trụ xoay và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn sức khoẻ cho cán bộ. Ngoài ra, để tổ chức lao động một cách khoa học, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cần bố trí các phòng làm việc hợp lý hơn. Như phòng của Chánh Văn phòng cần được bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ và phòng của Phó Văn phòng để tiện cho việc đi lại trao đổi công việc,... Phòng hành chính cần bố trí tổ đánh máy và sao chụp ra cách xa các phòng làm việc hoặc bố trí bằng phòng kín có cách âm để tránh tiếng ồn, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cán bộ xung quanh. Qua khảo sát thực tế, các phòng làm việc trong cơ quan Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường rất hẹp, không đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan quản lý lớn. Hiện nay, cơ quan Bộ đang lập dự án xây dựng trụ sở làm việc trên đường Trần Duy Hưng. Vì vậy, trước mắt Văn phòng Bộ cần bố trí các phòng làm việc hợp lý hơn, và khi xây dựng cần phải đảm bảo chiều cao của phòng từ 3,2-3,5m và phải tính đến hướng xây dựng. Trụ sở, để có không khí và ánh sáng tự nhiên tạo cho khung cảnh văn phòng thêm mát mẻ. Và cơ quan Bộ cần phải trồng thêm nhiều cây cảnh nhằm tạo cảm giác làm việc cho cán bộ, nhân viên được thoải mái. Tóm lại, để tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường phải làm đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, và đội ngũ cán bộ trong văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức trong công việc và phải có phẩm chất tốt. Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phải luôn đổi mới phương thức quản lý cũng như trang thiết bị đầy đủ các phương tiện hiện đại đáp ứng được với công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Trên đây là một số những ý kiến và biện pháp cải tiến của tôi về công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Có thể đó là ý kiến chủ quan, song thiết nghĩ cũng giúp cho Văn phòng Bộ nên xem xét lại và nếu có thể thực thi sẽ giúp cho công tác văn phòng được làm tốt hơn. Kết luận Qua các kết quả nghiên cứu, đề tài của chúng tôi với nội dung “Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ” đã hoàn thành và đạt được những mục tiêu đề ra trên các mặt cụ thể như sau: Trước hết, qua nghiên cứu lý luận của công tác tổ chức lao động khoa học, chúng tôi đã trực tiếp đối chiếu với thực tế công tác này tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Từ đó chúng tôi có thể khái quát được sự khác biệt về tổ chức lao động của hai Văn phòng Bộ. Qua đây, chúng tôi đã rút ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế còn tồn tại của công tác tổ chức lao động khoa học của hai Văn phòng Bộ. Đồng thời, chúng tôi đưa ra một số kiến nghị - giải pháp nhằm khắc phục hạn chế để hoàn thiện hơn công tác tổ chức lao động khoa học. Như vậy, việc nghiên cứu và áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng: nó góp phần nâng cao hiệu quả lao động và tạo điều kiện làm việc được thuận lợi của Văn phòng Bộ nói riêng và toàn cơ quan Bộ nói chung. Bản thân chúng tôi là sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, việc tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học cũng có ý nghĩa rất to lớn. Bởi vì, sau khi ra trường, nếu làm việc trong văn phòng cơ quan, chúng tôi sẽ vận dụng những kiến thức đã nghiên cứu vào thực tế để hoàn thành tốt công việc được giao, là những cộng sự đắc lực của lãnh đạo văn phòng. Bên cạnh đó, trong quá trình công tác nếu có hướng phấn đấu chúng tôi có thể trở thành những người lãnh đạo văn phòng, vì vậy việc nắm vững kiến thức tổ chức lao động khoa học sẽ giúp chúng tôi tổ chức lao động trong văn phòng một cách khoa học nhất. Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi chỉ tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Văn phòng hai cơ quan quản lý Nhà nước có quy mô lớn - khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi là bài tập đầu tiên, góp phần khiêm tốn vào nhận thức của công tác tổ chức lao động khoa học nói riêng và công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung. Qua đây, chúng tôi cũng hy vọng rằng vấn đề này sẽ được nghiên cứu một cách có hệ thống và toàn diện hơn, để có một cái nhìn tổng quát về công tác tổ chức lao động khoa học không chỉ ở văn phòng các cơ quan Bộ mà trong toàn bộ hệ thống các cơ quan quản lý Nhà nước. phụ lục Tài liệu tham khảo [1] Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, 1998. [2] Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch công tác Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, 1999. [3] Báo cáo tổng kết công tác năm 1998 và phương hướng nhiệm vụ năm 1999 cả Văn phòng Bộ Công nghiệp. [4] Báo cáo tổng kết công tác năm 1999 và nhiệm vụ năm 2000 của Văn phòng Bộ Công nghiệp. [5] Nguyễn Thị Mỹ Dung: Công tác quản trị hành chính văn phòng, luận văn tốt nghiệp, Trường ĐH Khoa học, xã hội và nhân văn, 1998. [6] Bùi Ngọc Hoan: Một vài suy nghĩ về công tác văn phòng của các cơ quan quản lý Nhà nước, Báo cáo tham luận tại Hội nghị Chánh Văn phòng khối các cơ quan khoa giáo Trung ương, 1996. [7] Mike Harvey: Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản Thống kê, 1996. [8] Huỳnh Thị Mai Hoa: Vấn đề tổ chức lao động trong sở hành chính, Luận văn tốt nghiệp, Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn, 1998. [9] Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In: Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, 1995. [10] Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Chính trị quốc gia, 1996. [11] L.N.Kasanina, Tổ chức công tác của bộ máy cơ quan, 1978. [12] Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Chính trị quốc gia. [13] E.I.Kixxel: Tổ chức lao động trong các cơ quan nghiên cứu và thiết kế, NXB Khoa học và kỹ thuật, 1974. [14] Nghị định số 74/CP ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Công nghiệp. [15] Nghị định số 22/CP ngày 22 tháng 5 năm 1993 của Chính phủ qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường. [16] Pháp lệnh cán bộ, công chức, NXB - Chính trị quốc gia, 1998. [17] Quản lý hành chính Nhà nước, tập 3, Học viện hành chính quốc gia, NXB Lao động, 1997. [18] Quyết định số 31/QĐ-BCN ngày 04 tháng 5 năm 1998 về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp. [19] Quyết định số 401/QĐ-TTCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vụ, thanh tra, Văn phòng Bộ Công nghiệp. [20] Quyết định số 402/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định về tổ chức biên chế của Văn phòng Bộ Công nghiệp. [21] Quyết định số 215/QĐ- Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ngày 22 tháng 2 năm 1999 về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. [22] Quyết định số 550/QĐ-TCCBKH ngày 12 tháng 5 năm 1997 về việc ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. [23] Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở hành chính, NXB Chính trị quốc gia, 1999. [24] Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, 1998. [25] Tổ chức và quản trị công sở, Học viện hành chính quốc gia, NXB Giáo dục, 1998. [26] Trần Quang Tuệ: Sổ tay người quản lý, NXB Lao động, 1998. [27] Nguyễn Đình Xuân, Vũ Đức Đan: Giáo trình tâm lý học quản lý, Trường ĐH Tổng hợp xuất bản 1994. phụ lục 1 sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Chánh văn phòng Phó Văn phòng PhòngTư liệu PhòngHành chính PhòngLưu trữ PhòngTổng hợp VP. Đại diện tại tP. HCM Phòng thi đua khen thưởng PhòngY tế Phòng quản trị Độixe Phòng kế toán tài sản Phó Văn phòng Phó Văn phòng phụ lục 2 sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường Chánh văn phòng Phó Văn phòng Phòngquản trị y tế PhòngHành chính Phòngquản lý xe Phòngtài vụ Phòng tổng hợp Phòng lưu trữ Văn phòng thường trực phía nam Phó Văn phòng Phó Văn phòng Phụ trách trực tiếp Giúp thêm Chánh Văn phòng phụ lục 2 sơ đồ nơi làm việc của Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường Văn phòng HĐCS và CNQG Vụ chức năng phòng họp kho lưu trữ tầng 4 Tổ quản lýxây dựng vụ chức năng Vụ chức năng Vụ chức năng vụ chức năng Tổ thi đua phòng lưu trữ Lãnh đạo bộ vụ chức năng vụ chức năng Chánh Văn phòng bộ vụ chức năng tầng 3 Phòng tổng hợp vụ chức năng lãnh đạo bộ vụ chức năng Vụ chức năng vụ chức năng tổng đài phòng y tế hội trường tầng 2 vụ chức năng phòng họp Phòng quản trị vụ chức năng vụ chức năng tổ phục vụ phòng quản lý xe Tầng 1 Phòng tài vụ gara ôtô Chế bản Văn thư P.hành chính Phóvăn phòng phòng khách phòng họp phụ lục 4 sơ đồ nơi làm việc của Văn phòng Bộ Công nghiệp vụ chức năng vụ chức năng vụ chức năng vụ chức năng lãnh đạo bộ phòng họp phục vụ phòng tổng hợp lãnh đạo văn phòng thanh tra bộ phòng họp phục vụ phòng quản trị phòng y tế kho văn phòng phẩm phòng thi đua phòng quản trị Vụ chức năng Phònglưu trữ vụ chức năng vụ chức năng vụ chức năng vụ chức năng phòng tư liệu vụ chức năng văn thư phòng hành chính Đội xe Phó Văn phòng vụ pháp chế chế bản tàng I tàng II tàng III tàng IV mục lục