Đề tài Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ

ộng nghiệp vụ công tác văn thư Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng. Cứ mỗi năm, UBND quận Tây Hồ lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằm xem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, của HĐND và UBND quận đề ra. Tạo nên và gìn giữ một nề nếp làm việc thống nhất. 2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm để báo cáo lên HĐND và UBND quận. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rót ra kinh nghiệm với những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình. Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các phường thuộc quận theo sự hướng dẫn của Chánh Văn phòng. 3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư 3.1. tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tính pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lên cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau. Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của UBND quận. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện ngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND. Văn bản là sản phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban hành theo quy định của Văn phòng HĐND & UBND quận. 3.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản *Tổ chức soạn thảo: Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có một đội ngò chuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao. Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh­ thẩm quyền ban hành. Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau: Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao và được thủ trưởng phê duyệt; Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản ban hành; Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi soạn thảo; Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của văn bản; Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị cùng trao đổi; Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật. * Duyệt văn bản: Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn phòng hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành. * Đánh máy văn bản: Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành. Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên chuyên đánh máy và in Ên. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo đúng quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi chính tả và cách trình bày thể thức. 3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản * Thẩm quyền ban hành văn bản: Văn bản của UBND quận Tây Hồ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND và Văn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản: + Văn bản quy phạm pháp luật; + Văn bản quản lý nhà nước thông thường. - Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường. - Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở. * Nội dung văn bản: Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không. Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu. * Thể thức văn bản: Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký. Hầu hết, các văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành đều đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa được trình bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002. Cụ thể về thể thức văn bản của UBND quận Tây Hồ : + Quốc hiệu: Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn bản. Dòng trên trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, dòng dưới chữ Vn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới. Ví dô: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tù do - Hạnh phóc + Tác giả văn bản: Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên, bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứng đậm. Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày: UBND QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan và dòng dưới là tên tác giả: UBND QUẬN TÂY HỒ UBND QUẬN TÂY HỒ PHÒNG TCCQ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN + Số và ký hiệu văn bản: - Sè và ký hiệu văn bản của UBND quận Tây Hồ được đánh theo thứ tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự được đánh bằng chữ số ảrập. - Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban hành văn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13. - Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản có gạch nối. Ví dô: Văn bản của UBND: 200/QĐ- UB Văn bản của Văn phòng: 25/TB- VP Văn bản không có tên loại: 42/CV- UB - Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản: Ví dô: 06/2006/QĐ- UB + Địa danh và ngày tháng văn bản: - Địa danh là tên địa phương nơi UBND quận đóng trụ sở - Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản - Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND quận Tây Hồ được trình bày dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng. Ví dô: Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2006 + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm. - Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡ chữ đứng đậm. Ví dô: QUYẾT ĐỊNH V/v cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở cho 20 hộ dân ở phường Xuân La - Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích yếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 12 in nghiêng. Ví dô: V/v giải quyết đơn thư của công dân. + Nội dung văn bản: Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõ ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của UBND quận Tây Hồ được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu. + Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3 dòng về phía bên trái bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 12. Ví dô: Nơi nhận: - UBND Thành phố; - Như điều 3; - Lưu VT. Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung văn bản nh­ nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần địa danh ngày tháng. Ví dô: Kính gửi : Công ty TNHH Ngọc Linh + Thể thức đề ký và chữ ký: - Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản; - Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận; - Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13 đứng đậm. Ví dô: + Văn bản do Chủ tịch UBND ký: TM. UBND QUẬN TÂY HỒ CHỦ TỊCH Nguyễn Mạnh Cường + Văn bản do Phó Chủ tịch ký: TM. UBND QUẬN TÂY HỒ KÝ THAY CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Văn Phượng - Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký: VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn Thắng - Văn bản của các phòng do trưởng phòng ký: PHÒNG TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN TRƯỞNG PHÒNG Trần Trọng Quý 3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Tây Hồ tăng dần theo từng năm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quy định Nhà nước. 3.2.1. Việc trình ký văn bản - Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư . Văn bản sau khi được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo thẩm quyền trqoqcs khi ban hành. - Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, có thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện. - Các trường hợp trình ký: + Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và thể thức. + Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (nh­ các văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên quan kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội dung của văn bản khi cần. - Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên môn thực hiện trình ký 02 lần vào đầu giê hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngay trong ngày. 3.2.2. Đóng dấu văn bản: * Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữa toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản. Ví dô: Sè : 01/QĐ- UB Ngày tháng: ngày 02 tháng 01 năm 2006 Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng HĐND & UBND khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản. * Việc đóng dấu văn bản: Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấu lên văn bản. Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữ ký. Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm bảo quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND quận, dấu của Văn phòng, dấu của Thường trực HĐND quận, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định. Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóng dấu cho chính xác. Ví dô: - Văn bản của UBND quận do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký hoặc Chánh Văn phòng ký thừa lệnh thì đóng dấu tròn có hình quốc huy của UBND; - Văn bản của Văn phòng thì đóng dấu tròn của Văn phòng HĐND & UBND. Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”, “Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản. Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn thư đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản. Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần tác giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các tê nh­ danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo. + Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn. + Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNN- NVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng và nhoè mực. 3.2.3. Đăng ký văn bản: Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập, văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ. Nhưng từ năm 2005, UBND quận trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố. Mỗi năm, UBND quận Tây Hồ ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thể loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng vào một sổ. Các sổ đó là: Sổ đăng ký Quyết định; Sổ đăng ký Thông báo; Sổ đăng ký Báo cáo; Sổ đăng ký Tờ trình; Sổ đăng ký Kế hoạch; Sổ đăng ký Giấy mời; Sổ đăng ký Công văn. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tù do - Hạnh phóc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:………….. ĐƠN VỊ:…………………………………. QUYỂN SÈ:…… Từ số:……………………đến số………………………….. Từ ngày:…………………đến số…………………………. Mẫu sổ và cách đăng ký bên trong: Ngày tháng của văn bản Sè, ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 16/6/04 850/QĐ-UB Quyết định thành lập BCĐ cuộc vận động phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” Đ/c Cường + Ưu điểm: Số lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND quận Tây Hồ khá nhiều nên việc đăng ký riêng cho từng loại văn bản sẽ giúp cán bộ văn thư dễ quản lý văn bản. Biết được số lượng của mỗi loại văn bản ban hành trong năm. Việc dùng máy tính để đăng ký văn bản giúp văn thư đỡ mất thời gian ghi chép. + Nhược điểm: Không có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng nên việc bảo đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư là rất khó. Dùng nhiều sổ đăng ký làm tốn thời gian của cán bộ văn thư khi đăng ký một lúc nhiều loại văn bản. Cột nơi nhận, cột đơn vị hoặc người nhận bản lưu và cột số lượng bản không được đăng ký nên sẽ gây khó khăn khi cần thiết tra cứu trách nhiệm quản lý văn bản. Nhập dữ liệu vào máy tính còn tồn tại một số bất cập vì mới được vận dụng vào công tác văn thư, hơn nữa phải phụ thuộc vào tình hình máy móc và điện. 3.2.4. Chuyển giao văn bản đi: Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanh chóng và chính hongVngay sau khi làm xong thủ tục phát hành. Dùa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài UBND quận thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc UBND quận thì văn thư chuyển tay. Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBND quận. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền. Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng. Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì. Mẫu bì văn bản: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: Số 657 Lạc Long Quân * Điện thoại: (04) 7533397 Số:…….. Kính gửi:……………………….............. …….. …………………………………... …….. …………………………………... Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Văn phòng HDDND & UBND quận Tây Hồ khá tốt. Đảm bảo nguyên tắc tập trung, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy ddinhq chung của Nhà nước. Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộ quy trình. Không có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn khi có vấn đề về trách nhiệm giả quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. 3.2.5. Lập tập lưu văn bản: Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho các văn bản mà UBND quận phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng cho từng loại văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm nép vào lưu trữ trữ quận. Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngày tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ. Mẫu mục lục văn bản của UBND quận Tây Hồ: Hồ sơ số:…… Mục lục số:….. Phông số:……. MỤC LỤC VĂN KIỆN Sè TT Số và ký hiệu văn kiện Ngày tháng văn kiện Trích yếu nội dung Tác giả văn kiện Tờ sè Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 30 238/TB- VP 16/7/04 Thông báo V/v ngừng sử dụng phòng tập thể thao tại tầng 5 thuộc trụ sở quận . Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Đặt tiêu đề cho tập lưu: - “ Tập Quyết định lưu của UBND quận Tây Hồ tháng 01 năm 2006” - “ Tập Công văn lưu của UBND quận Tây Hồ tháng 01 năm 2006” Tuy nhiên việc lập tập lưu vẫn không được tiến hành đầy đủ, còn có trường hợp văn bản ở trong tình trạng bó gói rồi nép vào lưu trữ. 3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi đến. Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND quận và áp dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quận đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký. 3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến: Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình hay không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan mình đã nhận được văn bản. Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh­: đơn thư, khiếu nại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng. 3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến: Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếu với ngày gửi văn bản. * Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và loại không phải đăng ký. - Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND quận; - Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận. * Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không được bóc bì và loại được bóc bì. - Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòng UBND; - Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòng ban chuyên môn. Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ tịch ngay để giải quyết kịp thời. Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và t ác giả của văn bản với thông tin ghi trên bì xem có chính xác không. * Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu đến của UBND quận. Cách đóng dấu đến:- Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng dưới phần trích yếu nội dung văn bản. - Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích yếu của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải dưới phần địa danh ngày tháng văn bản. Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập. Mẫu dấu đến: UBND QUẬN TÂY HỒ CÔNG VĂN ĐẾN Số:……. Ngày:…/…/200… + Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày đến đầy đủ. Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan. + Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho tất cả các văn bản đếnlàm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký. 3.3.3. Đăng ký văn bản đến: Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực hiện trên máy tính theo phương pháp mới. Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký bằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm. Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối buổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày. Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau: + Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBND Thành phố, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố. + Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và các phưồng trên địa bàn quận. + Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơ quan khác không thuộc địa bàn quận. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tù do – Hạnh phóc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm:…….. ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SÈ:………… Từ số:……………… đến số……………………….. Từ ngày:………………đến ngày…………………… Mẫu sổ và cách đăng ký bên trong: gồm 09 cột Ngày tháng đến Số đến Tác giả Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơnvị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 25/8/04 1406 UBND Thành phố 3018/ UB-KH 24/8/04 Công văn V/v tham gia góp ý kiến Dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế công khai tài chính. Đ/c Phượng Giao phòng Tài chính chuẩn bị ý kiến tham gia dự thảo để UBND quận báo cáo Thành phố. 26/8 01/9/04 1449 UBND Thành phố 4691/ QĐ-UB 28/7/04 Quyết định V/v cấp GCN QSDĐở tại phường Quảng An quận Tây Hồ cho công ty phát triển du lịch hữu hạn làng Nghi Tàm Đ/c Cường Sao 02/9 + Ưu điểm: Việc đăng ký các văn bản theo sổ riêng giúp việc quản lý văn bản đến dễ dàng hơn. Thực hiện đăng ký đúng quy định cho từng cột mục. + Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh­ vậy sẽ gây khó khăn trong việc tra tìm văn bản theo số và ngày đến vì các số đến không liên tục trong một sổ đăng ký. 3.3.4. Trình ký văn bản đến: Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủ trưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phân phối giải quyết. Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủ tịch UBND quận, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết lên Phiếu xử lý. Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến các đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến. Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghi lên Phiếu xử lý. Mẫu Phiếu ý kiến xử lý: UBND QUẬN TÂY HỒ Ý KIẾN XỬ LÝ VĂN PHÒNG HĐND & UBND Công văn đến: Sè: Ngày…. tháng…. năm….. Kính gửi đồng chí Ngày…. tháng…. năm….. Ngày…. tháng…. năm….. 3.3.5. Sao văn bản: Hầu hết văn bản đến đều có ý kiến sao để phục vụ quá trình giải quyết văn bản. Và đây cũng là phần việc của các bộ Văn thư trong quy trình tổ chức quản lý văn bản đến.- - Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội bộ UB hoặc Văn phòng . Việc sao văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy. - Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửi cho đơn vị ngoài UBND thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục, sao y bản chính. Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hình thức sao y bản chính. Ví dô: Sao y bản chính văn bản của UBND Thành phố Hà Nội, được thực hiện nh­ mẫu sau: (Phần thể thức và nội dung văn bản) TM.UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký: Đỗ Hoàng Ân Sè sao: 339/SL SAO Y BẢN CHÍNH Hà Nội, ngày… tháng… năm…… TL. UỶ BAN NHÂN QUẬN TÂY HỒ PHÓ VĂN PHÒNG Nơi gửi: TT quận uỷ; TT HĐND quận; Đ/c Chủ tịch, Phó chủ tịch; Phòng TCQU, TCCQ; Lưu VP Đỗ Trọng Thuỷ 3.3.6. Chuyển giao văn bản đến: Dùa vào ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng ghi trên dấu đến, Văn thư tiến hành chuyển văn bản đến tay cá nhân, đơn vị nhận văn bản để giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến được diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Đảm bảo thời gian giải quyết văn bản sớm, nhất là với những văn bản có mức độ khẩn. Tuy nhiên, do không có sổ chuyển giao văn bản nên không được đăng ký đầy đủ nơi và người nhận văn bản. 3.3.7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: - Khi nhận được văn bản, các đơn vị và cá nhân thực hiện giải quyết kịp thời theo thời hạn được giao. Nếu văn bản nào thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều phòng ban thì phải có sự phối hợp chặt chẽ để giải quyết. Và đơn vị hoặc cá nhân chủ trì việc giải quyết văn bản phải thu thập ý kiến giải quyết của các đơn vị liên quan để trình lên thủ trưởng xem xét. - Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của cán bộ Văn thư. Theo dõi quá trình giải quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân xem có đúng quy định và thời gian không. Giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Công tác này góp phần vào hiệu quả giải quyết công việc của UBND quận nói chung và Văn phòng nói riêng. Nhìn chung, quy trình các khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cán bộ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ khá tốt. Thực hiện trình tự các nội dung công việc theo quy định. Giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tuy nhiên vẫn chưa hội nhập những quy định mới mẻ vào thực tế công tác Văn thư. 3.4. Lập hồ sơ hiện hành: Lập hồ sơ hiện hành là công việc của cán bộ Văn thư cơ quan sau khi văn bản được giải quyết. Nhằm tập trung lại các văn bản có liên quan đến một vấn đề. Nếu Văn thư lập hồ sơ hiện hành sẽ lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán bộ Lưu trữ cơ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan mình. Đó là yêu cầu công việc đối với cán bộ Văn thư cơ quan. Nhưng trên thực tế thì ở nhiều cơ quan, Văn thư vẫn chưa đáp ứng theo yêu cầu này. ở UBND quận Tây Hồ cũng vậy, có lẽ do đặc điểm tình hình công việc nên cán bộ Văn thư không lập hồ sơ cho văn bản tại phòng mình. Hầu hết, văn bản sau khi giải quyết xong, Văn thư chỉ thực hiện thao tác sắp xếp bản gốc theo sè ký hiệu hoặc ngày tháng vào một cặp ba dây ở dạng bó gói để lưu lại. Chính vì vậy, trong thời gian văn bản còn ở phòng văn thư vì chưa được lập hồ sơ nên gây khó khăn khi tra tìm tài liệu. Điều này cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi nhận những cặp văn bản này vào kho. Mặc dù đã sắp xếp có trình tự về số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản theo tên loại văn bản do UBND quận làm ra hoặc số đến. Nhưng khi chuyển lên lưu trữ, cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản và đảm bảo tra tìm nhanh chóng. * Qua khảo sát tình hình công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ thì ở đây không có danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Chính vì thế, ở mỗi phòng ban căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình để ban hành các văn bản theo yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày. Cũng do vậy nên các đơn vị và cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc. Sau khi giải quyết xong, họ xếp văn bản vào cặp ở tình trạng rời lẽ, lộn xộn. Đây là khâu cần làm và có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tiếp theo của các đơn vị, cá nhân. Nhưng vẫn chưa có nguyên tắc để thực hiện nên cứ thế trở thành một tồn tại thiếu sót của UBND quận Tây Hồ trong công tác văn thư. Làm cho cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn khi tiến hành chỉnh lý tài liệu. Việc không lập hồ sơ công việc tại đơn vị mình không được thực hiện, nên cứ mỗi khi cần tài liệu thì các cán bộ lại lên kho lưu trữ yêu cầu tra tìm lại, có khi còn không nhớ rõ số, ngày tháng và trích yếu nội dung văn bản cần tìm nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi tìm. Mong rằng những công việc này sẽ được chú trọng hơn, có sự chỉ đạo và quy định cụ thể để công tác văn thư và các công việc giải quyết văn bản giấy tờ được hoàn thiện hơn. 3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Dấu là thành phần thể thức không thể thiếu của một văn bản để đảm bảo tính hợp pháp và chân thực cho văn bản. Mờu dấu của UBND , Văn phòng HĐND & UBND quận được khắc theo đúng quy định của Nhà nước. Dấu của cơ quan phải được bảo mật nên việc quản lý và sử dụng con dấu phải thực hiện theo quy định của Nhà nước. Đó là giao trách nhiệm cho cán bộ Văn thư cất giữ và đóng lên những văn bản giấy tờ. Cán bộ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được Văn thư bảo quản và sử dụng theo quy định của Nhà nước bằng những văn bản sau: - Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu; - Thông tư số 32/ TT- LB của Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP; - Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu - Thông tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP; - Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phu về Công tác Văn thư. Cán bộ Văn thư là người cất giữ và bảo quản con dấu chặt chẽ, cẩn thận. Dấu của UBND quận khá nhiều, gồm đầy đủ các loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu chỉ mức độ “ Mật”, “ Khẩn”… Dấu được bảo quản trong tủ, đặc biệt là với những con dấu quan trọng chỉ có Văn thư mới có quyền cầm chía khoá và vệ sinh con dấu do Chánh Văn phong chỉ đạo. Văn thư là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản giấy tờ, không được đưa dấu ra khái UBND hoặc giao cho người khác giữ. Dấu chỉ đóng lên những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống, đóng lên giấy trắng hoặc giấy tờ chưa hợp lệ. Đóng dấu đúng thẩm quyền: - Đóng dấu Quốc huy cho những văn bản của UBND ban hành, những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký; - Đóng dấu Văn phòng cho những văn bản của Văn phòng do Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ký; - Văn bản của các đơn vị ban hành thì đóng dấu tròn của các đơn vị đó; - Các loại dấu khác cũng được đóng theo quy định, dấu đóng ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký. Nhìn chung, tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ khá tốt. Thực hiện theo quy định chung của Nhà nước còng nh­ quy chế của Văn phòng. Cán bộ Văn thư nắm rõ trách nhiệm của mình trong công tác bảo quản và sử dụng con dấu. Vì vậy mà con dấu luôn được bảo mật, được vệ sinh sạch sẽ. Việc đóng dấu lên văn bản luôn chính xác đảm bảo tính quyền lực của cơ quan. Là một cơ quan lớn, văn bản đi và đến hàng ngày nhiều. Để giúp cán bộ văn thư thực hiện đóng dấu nhanh chóng, đẹp và thuận tiện thì UBND quận trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho các loại dấu: chức danh của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh và Phó Văn phòng. Qua việc thực hiện đúng quy định về quản lý và sử dông con dấu ở Văn phòng UBND đã góp phần cho hoạt động hành chính, nhất là trong việc ban hành và giải quyết văn bản của UBND quận có hiệu quả. 3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách. Có nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc của cán bộ Văn thư. Ngoài năng lực, phẩm chất của người cán bộ thì trang thiết bị phục vụ công tác cũng không kém phần quan trọng. Đó là yếu tố bên ngoài, khách quan giúp Văn thư hoàn thành tốt công việc của mình. UBND và Văn phòng UBND quận Tây Hồ rất quan tâm đến hoạt động Văn thư- Lưu trữ. Do vậy, vấn đề trang thiết bị phục vụ hoạt động này cũng luôn được quan tâm. Hiện nay, phòng Văn thư được trang bị khá đầy đủ các cơ sở vật chất nh­: - Có 02 bé bàn ghế làm việc; - Mét bé bàn ghế tiếp khách; - Tủ đựng tài liệu; - 02 máy vi tính, máy in, máy Fax; - Tủ đựng thư của các phòng ban và Thủ trưởng; - Máy điều hoà nhiệt độ, quạt điện, điện thoại; - Bình nước,ấm chén, lọ hoa, cây cảnh; - Và một số phương tiện vật dụng khác nữa. Tất cả trang thiết bị trên được sắp xếp, bài trí trong phòng làm việc của Văn thư chuyên trách một cách gọn gàng, khoa học. Với thiết bị máy móc khá đầy đủ nh­ vậy giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và mang tính hiện đại. Còn có hạn chế ở đây là diện tích phòng làm việc của cán bộ Văn thư hơi hẹp so với khối lượng công việc và số lượng khách ra vào hàng ngày. SƠ ĐỒ TRANG THIẾT BỊ PHÒNG VĂN THƯ Chú giải: (1): Tủ đựng thư của Thủ trưởng và các Phòng, Ban, Hội (2), (18): Tủ đựng tài liệu (3), (4): Bàn ghế tiếp khách (5), (11): Bàn làm việc của cán bộ văn thư (6), (12): Ghế ngồi làm việc (7): Điện thoại (8), (14): Máy vi tính (9), (15): Ghế ngồi đánh máy (10), (16): Máy in (19): Máy điều hoà. 4. Một số nhận xét khái quát chung về công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em đã tìm hiểu về tình hình tổ chức công tác lưu trữ. Nhìn chung là cán bộ Lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ chủ yếu theo quy định của Nhà nước ban hành. 4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ: Bộ phận Lưu trữ gồm một cán bộ thuộc sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng. Được UBND và Văn phòng quận quan tâm vì đây là một hoạt động có vai trò quan trọng trong văn phòng. Cũng vì vậy mà bắt đầu từ nưm 2005 UBND quận đã đưa hệ thống phần mềm quản lý văn bản vào công tác lưu trữ. Công tác Lưu trữ lưu giữ quá trình hoạt động của UBND, cung cấp tài liệu phục vụ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị, cá nhân trong quận. Tuy mới hoạt động được hơn 10 năm nhưng khối lượng tài liệu lưu trữ khá nhiều. Cán bộ Lưu trữ chủ yếu thực hiện công tác theo những văn bản sau: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia sè 34/ 2001/ PL- UBTVQH10 ngày 04/ 4/ 2001 Nghị định số 111/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ. 4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ. Tài liệu chủ yếu của UBND quận là những văn bản giấy tờ hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận, các phường và các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra còn những văn bản chỉ đạo của cấp trên, văn bản của các Sở, Ban,Ngành Thành phố liên quan. Hàng năm, Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư và các phường. Việc giao nép tài liệu được tiến hành bằng văn bản giao nhận giữa cán bộ lưu trữ và các đơn vị nép tài liệu. Đa phần tài liệu mà cán bộ lưu trữ nhận được còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ và không đầy đủ. Vì vậy mà việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho luôn được cán bộ Lưu trữ thực hiện nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu của độc giả. 4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu: Hiện nay, UBND quận Tây Hồ có gần 30 mét giá tài liệu từ năm 1995 đến 2004 được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu từ năm 2005 đã được đưa vào hệ thống phần mềm. Số tài liệu đã chỉnh lý là khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2001 theo phương án “Thời gian – Mặt hoạt động”. Khối tài liệu từ năm 2002 đến 2004 phần lớn đã được lập hồ sơ, còn một số của năm 2004 đang ở tình trạng bó gói. Cán bộ Lưu trữ lập kế hoạch và thực hiện chỉnh lý dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của UBND Thành phố theo từng bước đúng với quy định của Nhà nước. Hồ sơ được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian cho từng năm. Được biên mục và đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng. Ví dụ: “Tập Quyết định của UBND quận Tây Hồ V/v nâng lương cho cán bộ, công chức năm 2000”. Xây dựng những công cụ tra cứu tài liệu nh­: Mục lục văn bản trong qua trình lập hồ sơ và Danh mục hồ sơ sau khi chỉnh lý. 4.4 Công tác bảo quản tài liệu: Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ được bố trí ở tầng 4 với không gian thoang mát, sạch sẽ. Được trang bị đầy đủ các thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo quản tốt tài liệu nh­: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, qụat, bình cứu hoả… Công tác bảo quản tài liệu ở đây được cán bộ lưu trữ thực hiện khá tốt, đảm bảo tính an toàn, bó mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng. Tài liệu được bảo quản trong bìa hồ sơ, cặp ba dây và hộp theo quy định của Nhà nước. Các hộp sắp xếp lên giá trật tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải và từ trong ra ngoài theo từng năm, từng mặt hoạt động. Kho lưu trữ được cán bộ Lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung là ngăn nắp, gọn gàng. 4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu: Với một cơ quan lớn nh­ UBND quận Tây Hồ, công việc hàng ngày nhiều và có liên quan đến văn bản đã nép lưu. Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu để giải quyết công việc của mình. Vì vậy công tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu của mọi người luôn diễn ra thường xuyên. Cán bộ Lưu trữ sử dụng các công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, các sổ thống kê đăng ký văn bản để tra tìm. Hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu chủ yếu là tại phòng. Cán bộ Lưu trữ tự tay tìm tài liệu và cho độc giả mượn nghiên cứu tại phòng. Trong trường hợp theo yêu cầu của cán bộ mượn tài liệu ra khỏi phòng để giải quyết công việc thì cán bộ lưu trữ phải ghi biên bản cho mượn tài liệu rõ ràng đúng quy định. Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng và các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, Lưu trữ còn phục vụ các phường, các đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích chính đáng. Nhìn chung, công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ được tổ chức thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Cán bộ làm việc nhiệt tình, có hiệu quả. Các quy trình nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, trật tự và khoa học. Tuy nhiên, kho lưu trữ vẫn chưa đầy đủ các loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng nhiều độc giả. B - NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN I. NỘI DUNG THỰC TẬP Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em đã được phân công đến thực tập tại hai phòng Văn thư và Lưu trữ. Được thực hiện những nội dung công việc thuộc nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ. v Nội dung thực tập nghiệp vụ Văn thư: Đăng ký văn bản đi, văn bản đến; Đóng dấu lên những văn bản thường; Lập tập lưu văn bản. v Nội dung thực tập nghiệp vụ Lưu trữ: Lập hồ sơ; Viết mục lục văn bản; Tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của các cán bộ. Ngoài ra còn một số công việc của nhân viên văn phòng như: trực điện thoại, đánh máy văn bản… II. THU HOẠCH BẢN THÂN Được thực tập những nội dung chủ yếu về công tác Văn thư- Lưu trữ qua sự giúp đỡ, hướng dẫn của cán bộ Văn phòng UBND quận. Em đã có cơ hội học hỏi nhiều điều bổ Ých, bổ sung kiến thức lý thuyết và rèn luyện kỷ năng thực hành cho mình. Qua đó đúc rút kinh nghiệm thực tế về công việc, tư cách của một cán bộ Văn thư cơ quan. - Quá trình làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, cụ thể đã giúp em củng cố lạo kiến thức đã học. Tìm hiểu, tiếp thu những điÒu mới mẻ ở bên ngoài. Cho em có thêm vốn lý thuyết còng nh­ nâng cao tay nghề. Nhận thấy sự giống nhau giữa những điều đã học với những gì diễn ra trong thực tế. Từ đó rót ra kinh nghiệm riêng cho mình, tạo cơ sở chuyên môn vững chắc trước khi ra trường đi làm. Giúp em cảm thấy tự tin với ngành nghề của mình. - Thời gian thực tập đào tạo cho em một tác phong làm việc linh hoạt, khéo léo và nghiêm túc. Làm quen và chấp hành những quy định, nội quy làm việc mà cơ quan đề ra. Giúp em nắm rõ trách nhiệm của một cán bộ Văn thư, luôn thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn được giao và có hiệu quả. Điều đó thể hiện lòng nhiệt tình và yêu nghề của mình. - Em đã lĩnh hội rất nhiều điều đáng quý. Không những về kiến thức, tay nghề và tác phong công việc, em còn học hỏi được thái độ giao tiếp nơi công sở. Nâng cao tinh thần công tác còng nh­ phẩm chất chính trị của nhân viên văn phòng. Đặc biệt là vị trí của cán bộ Văn thư cơ quan. Thái độ ứng xử, có thiện cảm với đồng nghiệp và khách đến làm việc với cơ quan không kém phần quan trọng giúp Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. - Qua đó giúp em thấy được sự cần thiết về tinh thần đoàn kết tập thể. Mọi người giúp đỡ nhau trong công việc tạo điều kiện cho cơ quan phát triển vững mạnh. Thấy rõ vai trò đặc biệt của văn phòng trong quá trình hoạt động của UBND quận. Chứng minh nghiệp cụ Văn thư là một nhu cầu thiết thực đối với mọi ngành, mọi lĩnh vực và mọi tổ chức. C- NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1. Những thuận lợi Công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ được tổ chức thực hiện khá tốt. Bộ phận này gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với những trang thiết bị khá đầy đủ. Đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong công việc. Đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản tài liệu đối với cơ quan hành chính lớn. Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say trong công việc. Luôn đề cao trách nhiệm công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Luôn thực hiện nghiêm túc những nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm việc và theo quy trình nghiệp vụ. Hàng năm, cán bộ nhân viên Văn thư –Lưu trữ được tổ chức tập huấn về chuyên môn, bồi dưỡng các líp nghiệp vụ và chính trị. Nâng cao trình độ kiến thức, có cơ hội học hỏi những cái mới về công tác, đồng thời được bồi dưỡng phẩm chất chính trị. Giúp công tác Văn thư- Lưu trữ được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa hơn. Cán bộ Văn thư được phân công nhiệm vụ rõ ràng, một người quản lý văn bản đi và một người quản lý văn bản đến. Được trang bị các loại sổ sách đăng ký và gần đây là máy vi tính. Sử dụng hệ thống phần mềm vào công tác Văn thư giúp công việc được giải quyết nhanh chóng và khoa học. Phù hợp với thực tế xã hội hiện nay. Cán bộ Lưu trữ được trang thiết bị đầy đủ các thiết bị phục vụ bảo quản, tra tìm, chỉnh lý tài liệu. Đặc biệt là cũng được trang bị máy vi tính, đưa hẹ thống phần mềm vào công tác Lưu trữ. Thuận tiện trong việc nhập dữ liệu, bảo quản tài liệu tốt và tra tìm nhanh chóng. Nhìn chung, công tác Văn thư- Lưu trữ ở đây được tiến hành thwo trình tự như quy định của Nhà nước. Các khâu nghiệp vụ chuyên môn được vận dụng khá chuẩn xác trong từng thao tác. Đảm bảo tính bí mật, chính xác, kịp thời trong công tác. 2. Những khó khăn Mặc dù công tác Văn thư- Lưu trữ được sự quan tâm của UBND Thành phố và quận. Song bên cạnh nhiều thuận lợi còn gặp một số khó khăn trong việc tổ chức các khâu nghiệp vụ công tác. Đăng ký vào các sổ chưa đầy đủ, còn một số cột mục không được ghi thông tin cụ thể. Không có sổ chuyển giao văn bản đi và đến, không có sổ đăng ký văn bản “Mật” riêng. Không xây dựng Danh mục hồ sơ nên hầu hết các đơn vị không lập hồ sơ công việc. Văn thư lập tập lưu không đầy đủ, nhiều tài liệu nép lên lưu trữ ở tình trạng bó gói, thậm chí còn thiếu một số văn bản có trong sổ đăng ký. Gây khó khăn trong công tác bảo quản và tra tìm tài liệu. Chưa cập nhật quy định mới của Nhà nước nh­ Thông tư số 55/ TTLT-BNV-VPCP, Công văn số 425/ VTLTNN- NVTW năm 2005. Công tác Lưu trữ chưa thực sự được chú trọng, tình hình bảo quản tài liệu chưa tốt. Công cụ tra cứu tài liệu không đầy đủ nên khi tra tìm phục vụ nhu cầu khai thác nghiên cứu tài liệu còn vấp khó khăn. Kho lưu trữ còn thiếu một số thiết bị cần thiết như: máy hót bụi, quạt thông gió, máy tiêu huỷ tài liệu. II. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ Công tác Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng, cần thiết đối với hoạt động văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung. Công tác Văn thư- Lưu trữ là cầu nối trong chức năng quản lý Nhà nước của cơ quan. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em nhận thấy công tác Văn thư- Lưu trữ còn nhiều bất cập. Để công tác Văn thư- Lưu trữ thực sự trở thành thiết thực và hiệu quả. Để phù hợp với thời đại công nghệ thông tin còng nh­ nhu cầu điều kiện làm việc cho cán bộ. Em xin đóng góp một số ý kiến, kiến nghị sau: Đối với công tác Văn thư: - Cần được bố trí cho Văn thư làm việc trong một phòng rộng rãi, thoáng mát với đầy đủ cơ sở vật chất hơn. Giúp công việc của Văn thư được giải quyết nhanh chóng. - Cán bộ Văn thư cần có sự tiếp thu nhanh những quy định mới của Nhà nước. Sớm đưa vào thực hiện để đảm bảo tính khoa học, thống nhất trong công tác chuyên môn của mình. Đồng thời cần chú trọng đến tất cả các khâu nghiệp vụ hơn. Để quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành một cách đầy đủ, chính xác hơn. - Nên đưa vào những loại sổ đăng ký và thực hiện đăng ký văn bản cụ thể hơn. Phải lập danh mục hồ sơ hàng năm cho UBND quận, lập tập lưu đầy đủ cho văn bản. Phối hợp và theo dõi chặt chẽ việc lập hồ sơ công việc ở các đơn vị trong quận. Làm tốt những điều nói trên, công tác Văn thư sẽ đi vào ổn định, thống nhất. Góp phần giúp UBND quận hoạt động có hiệu quả hơn. Đối với công tác Lưu trữ: - Cần được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ phục vô công tác Lưu trữ. Cần chú trọngviệc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng những phương tiện cất giữ và bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng và các tác hại khác. - Nên bố trí kho lưu trữ ở một phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu. Tách phòng đọc riêng, không để độc giả ngồi đọc trong kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật của tài liệu lưu trữ. - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cần được quan tâm thực hiện nhiều hơn, để kho càng phong phó và đầy đủ tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác của mọi người. Xây dựng thêm mét số công cụ tra tìm tài liệu. - Cán bộ Lưu trữ cần phải luôn cập nhật đầy đủ những cái mới mẻ, vận dụng vào công tác của mình theo quy định của Nhà nước vừa ban hành. Để có một phương pháp làm việc khoa học, thống nhất. - Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa công tác Lưu trữ với công tác Văn thư, với các phòng, ban trong việc bảo quản tài liệu suốt quá trình giải quyết công việc. Tránh tình trạng thiếu tài liệu khi nép vào lưu trữ. KẾT LUẬN Với những kết quả em gặt hái được trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Là toàn bộ kiến thức em được đào tạo trong trường cùng với những thực tế bên ngoài đúc kết lại. Cho em có một hành trang quý báu để vững tin bước tiếp trên con đường sự nghiệp của mình. Trải qua gần 04 tháng tập sự làm cán bộ Văn thư- Lưu trữ. Em nhận thấy những kiến thức mà thầy cô đã truyền đạt cho em là rất quý giá. Việc em được Nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập là một điều cần thiết để em có cơ hội học hỏi những vấn đề ngoài xã hội. Và em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, nhân viênVăn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Giúp em có khả năng củng cố lý thuyết và rèn luyện kỷ năng thực hành. Quá trình thực tập cũng giúp em rót ra nhiều kinh nghiệm và bài học cho riêng mình. Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong công tác. Càng thấy rõ tầm quan trọng của cán bộ Văn thư trong cơ quan. Tạo nên trong em mét tinh thần trách nhiệm cao đối với người cán bộ Văn thư tương lai. Trước khi khép lại bài báo cáo này, một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư cùng các thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đã cho em kiến thức và tay nghề qua quá trình đào tạo in dấu nhiều kỷ niêm. Cảm ơn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã tiếp nhận và giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập. Qua đây em kính chúc Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô luôn dồi dào sức khoẻ và công tác tốt. Em xin chân thành cảm ơn!