Đề tài Tình hình đấu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội và một và kiến nghị

Lời mở đầu Những năm gần đây, nhà ở tại Hà Nội trở thành vấn đề vô cùng bức xúc. Để giải quyết tốt hơn vấn đề này Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội được thành lập theo quyết định của UBND Thành Phố Hà Nội, Công ty đã góp phần vào việc giải quyết nhà ở cho mọi người và được bằng khen của Thành Uỷ Hà Nội. Đấu thầu là một trong những khâu vô cùng quan trọng của các nhà xây dựng nói chung và Công ty nói riêng, công tác đấu thầu của Công ty trong thời gian qua được lãnh đạo Công ty luôn quan tâm và có chỉ đạo sát sao. Trong lần thực tập giữa khoá này tôi chọn vấn đề về đầu thầu để lám báo cáo trong lần thực tập tại Công ty. Với thời gian thực tập tại Công ty là không nhiều nên trong báo cáo thực tập của tôi chỉ trình bày một phần rất nhỏ về công tác Đấu thầu của Công ty trong những năm gần đây, đó là những gì tôi nghiên cứu được thông qua tài liệu và sự chỉ bảo của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Nội dung chính trình bày trong bài viết này được chia làm 2 phần chính sau: Chương I: Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội và các Phòng ban Chương II: Tình hình đấu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội và một và kiến nghị Chương i Chức năng, nhiệm vụ của công ty đầu tư và phát triển nhà hà nội và các phòng ban I. Quá trình hình thành, phát triển của Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội được thành lập trên cơ sở sát nhập hai công ty là : Công Ty Đầu Tư -Tư vấn và Xây Dựng, theo quyết định số 45/QĐ-UB ngày 29/3/1997 của UBND Thành Phố Hà Nội. Địa chỉ tại: 31 Hai Bà Trưng - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Tổng số vốn ban đầu của Công ty là: 24840 Triệu đồng. Vốn cố định là: 3000 Triệu đồng. Vốn lưu động là: 21840 Triệu đồng. Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, là thành viên của Tổng Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội. Chức năng của Công Ty : (Theo điều lệ hoạt động của Công ty trình lên Tổng công ty năm 2002) Lập, quản lý và tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh xây dựng các khu đô thị, phát triển nhà và các dự án khác. Xây dựng và lắp đặt các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị (sát lấp mặt bằng, hệ thống cấp thoát nước, đường xá, điện bưu điện,..). Xây dựng các công trình xây dựng nhà ở, trang trí nội thất. Tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về các công tác giải phóng mặt bằng và các dịch vụ khác về nhà đất. Kinh doanh nhà đất, kho bãi khách sạn dịch vụ du lịch. Liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước để phát triển nhà ở, các công trình đô thị. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao. Trong quá trình phát triển Công ty đã tham gia vào xây dựng nhiều công trình nhà ở và các công trình xây dựng khác tại Hà Nội cũng như các tỉnh lân cận được đánh giá cao từ các chủ đầu tư. Theo số liệu mới nhất tháng 08 năm 2002, tính từ năm 1996 cho đến nay Công ty đã bán tổng cộng 753 căn hộ, đật mức doanh thu 76.342.000.000 Đồng Tình hình công tác đấu thầu và tài chính của Công ty trong các năm vừa qua Công trình Công ty tham gia xây dựng trong thời gian qua TT Tên dự án Tổng mức đầu tư Diện tích (m2) Tổng số căn hộ 1 Đầm Trấu 129.240 70.346 592 2 C1B Thành Công 2.339,5 714 5 3 310 Minh Khai 13.531 4.505 22 4 285 Đội Cấn 9,419 2.038 9 5 Xuân la 44.333 23.742 125 (Nguồn Hồ sơ quản lý dự án - Phòng Quản lý dự án) Bảng doanh thu và lợi nhuận của Công ty trong những năn gần đây Đơn vị:Đồng Năm 1997 1998 1999 2000 2001 Doanh thu 3.265 9.236 9.873 14.635 16.018 Lợi nhuận 54.3 214.5 469.3 923.6 979.8 Tăng trưởng (%) 295.02 118.79 96.80 6.08 LN/DT (lần) 0.001 0.068 0.019 0.103 (Theo nguồn báo cáo tài chính từ Phòng kế toán tài chính tháng 4 năm 2002) Bảng số liệu về các công trình đấu thầu trong thời gian. Năm 1997 1998 1999 2000 2001 Số công trình dự thầu 3 10 7 8 11 Số công trình trúng thầu 1 4 3 8 6 Tỷ lệ trúng thầu (%) 33.33 40.00 42.86 100.00 54.55 (Theo nguồn: Báo cáo tình hình đáu thầu của Công ty trong thời giam qua Phòng Quản lý dự án cung cấp ) Qua các bảng số liệu trên thì về số công trình trúng thầu cũng như lợi nhuận của Công ty trong thời gian vừa qua là một kết quả đáng mừng. Tuy nhiên trong bản báo cáo tổng kết của Giám đốc công ty Trần Văn Can cuối quý I thì trong thời gian tới các chỉ tiêu này cần phải nâng cao hơn nữa để nâng cao khả năng và uy tín của Công ty đối với Tổng cũng như đối với các chủ đầu tư  II. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban (Theo nguồn: Điều lệ hoạt động công ty Đầu Tư và Phát Triển Nhà ở Hà Nội) Sơ đồ cơ cấu bộ máy Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội Giám Đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tư vấn dịch vụ phòng quản lý dự án Xí nghiệp xây dựng I Xí nghiệp xây dựng II Phòng kinh tế tài chính 1. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.1. Phòng tổ chức hành chính Chức năng Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng bộ máy tổ chức, hành chính, điều chỉnhquản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ: Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy, sắp xếp, quản lý nhân sự nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Công ty. Bố trí sắp xếp thời gian làm việc cho Ban Giám đốc và các phòng ban của Công ty. Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, bồi dưỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm. Theo dõi, giả quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thưởng và kỷ luật ở Công ty. Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của cán bộ Công ty theo phân cấp của Tổng công ty. Quản lý công việc hành chính của Công ty: Quản lý các hồ sơ công văn, giấy tờ và con dấu của Công ty. Quản lý tài sản của Công ty bao gồm trụ sở làm việc các khu đất mà Thành phố và Tổng công ty giao cho Công ty quản lý: mua sắm, quản lý các trang thiết bị cho cơ quan. Hướng dẫn quản lý về chế độ chính sách tiền lương với cán bộ nhân viên công ty theo đúng quy định của luật pháp Nhà Nước và phân cấp của Tổng công ty. Quản lý công tác BHXH, BHYT, cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giúp Giám đốc quản lý nhân sự, quốc phòng toàn dân, trật tự an ninh . Lên lịch làm việc cho Ban Giám đốc, ghi chép biên bản trong các cuộc họp giao ban. Biên chế Bao gồm từ 9 -12 người Trưởng phòng: Phụ trách chung. Phó phòng: Trợ giúp trưởng phòng. Nhân viên: Từ 7 đến 9 người.  1.2. Phòng kế toán tài chính Chức năng Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế tài chính của Công ty. Nhiệm vụ : Quản lý chặt chẽ tiền vốn, tài sản được giao theo đúng pháp lệnh tài chính và các qui định của Tổng công ty. Thực hiện thanh toán và chi trả tiền nguyên vật liệu, nhân công.. và các khoản dịch vụ mua ngoài khác do Công ty đảm nhận. Theo dõi công nợ với các đối tác, với nội bộ Tổng công ty. Đôn đốc công nợ, không để công nợ quá hạn, nợ khó đòi. Lập và gửi báo cáo, quyết toán định kì tháng, quí, năm theo mẫu của Tổng công ty và cơ quan quản lý cấp trên. Cung cấp thông tin kinh tế tài chính và các số liệu liên quan theo đúng qui định hiện hành của nhà nước, Tổng công ty và Giám đốc Công ty. Trực tiếo theo dõi và hạch toán thống kê theo đúng pháp lệnh kế toán Việt Nam và qui định của Tổng công ty nhằm đáp ứng nhưu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Mở sổ sách kế toán thống kê, theo dõi và hạch toán đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể là: Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ) Kế toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và CBCNV trong công ty Kế toán chi phí để tính giá thành sản phẩm Kế toán TSCĐ (nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại) Kế toán vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, thu hộ, chi hộ, chi khác và quản lý hạch toán vốn trong thanh toán với các đối tác, với Tổng công ty. Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán các chứng từ và thực hiện việc hạch toán với các đơn vị khác trực thuộc Công ty. Biên chế Trưởng phòng : Phụ trách chung. Phó phòng: Trợ giúp trưởng phòng trong lĩnh vực kế toán. Nhân viên: Từ 5-6 người. 1.3. Phòng kế hoạch kỹ thuật Chức năng Tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động sau: Xây dựng chỉ đạo các công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh xây lắp của Công ty hàng tháng, quý, năm. Xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh cho phù hợp với khả năng của Công ty và cơ chế thị trường. Quản lý khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống thiên tai theo qui định của nhà nước. Nhiệm vụ : Giúp Giám đốc tổng hợp xây dựng kế hoạch và chương trình hoạt động của Công ty trình các thẩm quyền xét duyệt. Tổ chức thực hiện giao kế hoạch, điều chỉnhư, đôn đốc thực hiện và xét duyệt kế hoạch của đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc về phương án đầu tư chiều sâu, áp dụng công nghệ, kỹ thuật, thiết bị mới tiên tiến. Giúp cho giám đốc soạn thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ hàng tháng, quý, năm về kế hoạch, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của Tổng công ty. Lập các hợp đồng kinh tế cụ thể, quản lý các hợp đồng để theo dõi thực hiện của các bên có liên quan cho đến khi thanh lý hợp đồng. Kiểm tra dự toán, quyết toán các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành. Soạn thảo và đôn đốc thực hiện các quy định quản lý kỹ thuật, chất lợng trong xây lắp. Hướng dẫn giám sát việc áp dụng các quy phạm tiêu chuẩn chất lượng trong xây lắp, đảm bảo theo tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế ban hành. Tham gia giám sát chất lượng và nghiệm thu các công trình do xí nghiệp của Công ty thi công. Kiển tra để ngăn ngừa các sai phạm trong thiết kế, thi công. Tham mưu đề suất phương án xử lý sai phạm nghiêm trọng, không ảnhư hưởng đến chất lợng công trình. Tổng hợp kế hoạch mua sắm thiết bị hàng năm của các đơn vị trong Công ty để tổ chức trang bị. Lập hồ sơ, quản lý thiết bị máy móc thi công của Công ty. Quản lý hồ sơ các thiết bị máy móc mà công ty trang bị, hướng dẫn các đơn vị trong việc quản lý và sử dụng máy móc thi công. Soạn thảo và theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý phân cấp Bảo hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ của Công ty. Giám sát thực hiện chế độ bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh môi trường. Chủ trì tổ chức hội thảo tập huấn nâng cao trình độ KHKT nắm bắt công nghệ mới cho cán bộ kỹ thuật. Phối hợp cùng Phòng Tổ chức hành chính tổ chức thi tay nghề nâng bậc cho công nhân. Biên chế Trưởng phòng: Phụ trách chung kiêm phụ trách công tác kế hoạch. Phó phòng: Phụ trách theo dõi các công tác xây lắp, an toàn, BHLĐ. Nhân viên trong phòng : 6 -8 người. 1.4. Phòng quản lý dự án Chức năng Giúp Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động để tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh phát triển khu đô thị mới, cải tạo khu đô thị cũ, phát triển nhà, giải phóng mặt bằng và các dự án khác do Công ty làm chủ đầu tư hoặc được Tổng công ty uỷ quyền, bằng các loại vốn. Nhiệm vụ: Tổ chức lập các dự án đầu tư, xác định rõ nguồn gốc vốn đầu tư, thực hiện các thủ tục về đầu như để trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt theo đúng quy chế đầu tư và xây dựng hiện hành. Tổ chức, quản lý thực hiện việc kinh doanh, khai thác dự án theo đúng quyết định phê duyệt, phù hợp với chính sách của nhà nước và tình hình thị trường. Lập kế hoạch vốn và huy động các nguồn vốn phù hợp với việc phát triển kinh doanh dự án. Giúp cho Giám đốc trong công tác nhận thầu và đấu thầu các công trình. Tuân thủ đúng các quy định tại điều 14 của quy chế quản lý và xây dựng ban hành theo nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ. Thông tư 12/2000/TT-BXD ngày 13/22/200 và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và đầy đủ với chủ đầu tư. Chủ đầu tư thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của ban QLDA và xử lý kịp thời những vấn đề nằm ngoài thẩm quyền của ban QLDA để đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác của dự án. Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, dự dự án vào khai thác sử dụng, thu hồi và hoàn trả vốn đầu tư. Trả nợ vốn vay đúng hạn và thực hiện các điều khoản cam kết khi huy động vốn. Biên chế Trưởng phòng : quản lý chung các công việc Phó phòng: Trợ giúp trưởng phòng trong các công việc chung của phòng Nhân viên: Gồm 5-7 người 1.5. Phòng tư vấn dịch vụ Chức năng Phòng Tư vấn dịch vụ có chức năng giúp việc và tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch kinh doanh - Tư vấn - Dịch vụ nhà đất và thực hiện một số lĩnh vực khác nhưxuất nhập khẩu lao động, dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế, du học tự túc . Nhiệm vụ: Tư vấn pháp luật về nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân thực hện các dịch vụ và thủ tục pháp lý về nhà đất. Tư vấn về đầu tư và xây dựng khu dân cư và đô thị mới cho các chủ đầu tư trong và ngoài nước. Tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về đấu thầu, giao nhận thầu và công tác giải phóng mặt bằng. Tư vấn dịch vụ nhà đất: Mua bám, chuyển nhưượng, sang tên nhà đất, chuyển đổi, cho nhận, chia tách, thừa kế, thế chấp nhà đất và cấp giấy phép xây dựng. Làm dịch vu về thủ tục cấp chứng chỉ quy hoạch, giới thiệu địa điểm xây dựng cho các chủ đầu tư: Dịch vụ xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và quền sử dụng đất Nghị định 60/CP; Dịch vụ mua nhà thuộc sở hữu nhà nước theo Nghị định 61/CP; Dịch vụ chuyển nhưượng, hợp đồng thuê nhà, sang tên, chuyển đổi, chia tách hợp đồng thuê nhà. Khảo sát, lập bản vẽ hiện trạng nhà đất để phục vụ công tác giải phóng mặt bằng, điều tra xã hội học. Tư vấn nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Tư vấn, soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, liên kết về công tác nhà đất cũng như dịch vụ khác theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Xây dựng đề xuất phương án, tiếp thị quảng cáo thông tin nhà đất, dịch vụ du lịch lữ hành, xuất nhập khẩu lao động du học... Kinh doanh nhà, cho thuê nhà căn hộ, văn phòng, khách sạn, cửa hàng, kho bãi Xây dựng hệ thống thông tin dữ liệu về nhà đất nhằm cung ứng thông tin về nhà đất theo yêu cầu cuả tổ chức và công dân tiến tới thành lập chợ nhà đất (Trung tâm giao dịch bất động sản Hà Nội). Dịch vụ xin giấy phép xây dựng, sửa chữa cải tạo nhà. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao. Trách nhiệm Triển khai tốt công tác kinh doanh - tư vấn - dịch vụ cũng nhưtiếp thị về nhà đất và các dịch vụ khác có liên quan trên cơ sở cạnh tranh lành mạnh ngày càng nâng cao uy tín của công ty. Nắm bắt xử lý thông tin kịp thời, chính xác để đề ra kế hoạch kinh doanh tối ưu trình lãnh đạo. Phục vụ mục tiêu phát triển chung của công ty và hoàn thành nghĩa vụ với khách hàng. Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng để nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng. Có trách nhiệm giữ bí mật thông tin của phòng cũng nhưcủa Công ty. Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhưau trong công việc tạo môi trường làm việc lành mạnh - tiến bộ - hiện đại. Biên chế Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung công việc của cả phòng Chuyên viên: 6-8 người 2. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty Quan hệ giữa ban giám đốc và các phòng ban trong công ty Giám đốc công ty trực tiếp khen thưởng, đề bạt, kỷ luật và cắt chức các trưởng phó phòng. Các trưởng phó phòng ban chịu trách nhiệm trớc ban Giám đốc trong nhiệm vụ và quyền hạn được giao Hàng tuần đều tổ chức họp giao ban, kiểm điểm côngviệc việc đã làm, thảo luận và quyết định các công việc sẽ làm. Các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm báo cáo trung thực với Giám đốc về những kết quả cũng như những vướng mắc, tồn tại trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Quan hệ giữa các phòng ban Quan hệ các phòng ban trong công ty là mối quan hệ hợp tác bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau nhằm giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của công ty. Khi có vướng mắc gì, các phòng ban sẽ trực tiếp giải quyết trên tinh thần giữ vững đoàn kết nội bộ, nếu không giải quyết được sẽ trình lên Giám đốc Công ty giải quyết và quyết định của Giám đốc là quyết định cuối cùng. Quan hệ giữa trưởng phó phòng với nhân viên Trưởng phòng trực tiếp phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng, có trách nhiệm quản lý đôn đốc, giám sát, tạo điều kiện để mọi nhân viên trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhân viên chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc được phân công và có trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng về kết quả cũng như mọi vướng mắc, tồn tại trong công việc Mọi cán bộ công nhân viên trong công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được quy định trong văn bản này, nghiêm túc thực hiện theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Chương II Tình hình đấu thầu tại công ty đầu tư và phát triển nhà hà nội và một số kiến nghị I. Tình hình đấu thầu tại công ty trong thời gian qua 1. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu của Công ty Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội chuyên về lĩnh vực xây dựng nhà ở cho nên Công ty đã tham gia đấu thầu nhiều công trình trên địa bàn Thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Nhiều khi chủ đầu tư là người nước ngoài nên công tác đấu thầu của Công ty phải rất chặt chẽ và hợp lý. Công tác đấu thầu của Công ty do 4 phòng ban đảm nhận và được sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Sơ đồ thực hiện Công tác Đấu thầu Giám đốc Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng Quản lý dự án Phòng Kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Giám đốc Sau khi nhận được thư mời thầu Giám đốc xem xét khả năng tham dự thầu. Nếu quyết định tham gia đấu thầu Giám đốc giao cho phòng Quản lý dự án lên kế hoạch tham dự thầu. Phòng Quản lý dự án Sau khi nhận được sự phân công của Giám đốc để tổ chức mua hồ sơ mời thầu và khảo sát công trình mời thầu, áp đơn giá vào các mục về vật tư sau đó cùng với các phòng ban liên quan lập hồ sơ dự thầu. Phòng Kế hoạch kỹ thuật Khi nhận được đầy đủ các yêu cầu kế hoạch, bản vẽ chi tiết và thuyết minh ký thuật của công trình mời thầu, phòng kỹ thuật dựa vào đó lên biện pháp thi công công trình dự thầu và bóc tiền lương chi tiết của từng hạng mục công trình mời thầu, thông qua đơn giá sau đó trình Giám đốc duyệt. Phòng Kế toán tài chính Có nhiệm vụ làm các thủ tục bảo lãnh dự thầu; giấy giới thiệu năng lực tài chính và lập kế hoạch cung cấp vốn cho công trình theo tiến độ thi công của Công ty, lập bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( nếu trúng thầu). Phòng Tổ chức hành chính Lập danh sách dự kiến nhân công theo tiến độ của Phòng Kế hoạch ký thuật đề ra trong hồ sơ dự thầu của Công ty. 2.Công tác lập hồ sơ dự thầu xây lắp của Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội 2.1 Trình tự lập hồ sơ dự thầu (Nghị định của chính phủ Số 88/1999/NĐ CP ngày 01 tháng 9 năm 1999) Bước 1 : Mua và nghiên cứu hồ sơ mời Sau khi nhận được thông tin mời thầu giám đốc quyết định tham gia dự thầu, sau đó giao cho Phòng Quản lý dự án xem xét và tìm hiểu khả năng trúng thầu của Công ty và báo cáo lại cho Giám đốc. Sau đó phòng mua hồ sơ dự thầu và cùng các phòng khác nghiên cứu và lên kế hoạch dự thầu. Bước 2 : Khảo sát hiện trường Công việc này chủ yếu do Phòng Kế hoạch ký thuật đảm nhận. Phòng khảo sát về giá nguyên vật liệu, cước vận chuyển (nếu có), nhân công, các thủ tục về mặt bằng, nguồn điện, nước thi công. Bước 3 : Lập hồ sơ dự thầu Khảo sát công trường: Do Phòng Kế hoạch kỹ thuật chịu trách nhiệm Xin bảo lãnh dự thầu của Ngân hàng: Số tiền bảo lãnh dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu. Bảo lãnh dự thầu của Ngân hàng đảm bảo năng lực tham gia đấu thầu của Công ty. Bảo lãnh dự thầu đôi khi có giá trị như một L/C đảm bảo. Công ty phải đặt cọc một số tiền để mở L/C có giá trị như quy định trong hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư yêu cầu . Lập bản vẽ đấu thầu . Lập dự toán chi tiết. Lập bản sơ lược biện pháp thi công. Lập bản năng lực cán bộ. Lập bản dự toán tiến độ. Cuối cùng Phòng Kế hoạch kỹ thuật lấy bảng tổng hợp giá thầu của phòng dự án xét xét lại và trình Giám đốc. 2.2. Tính giá dự thầu Ngay sau khi phòng dự án của Công ty nhận được bảng tiền lương chi tiết về nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, cước vận chuyển, nhân công. .. của Phòng Kế hoạch kỹ thuật về công trình mời thầu và căn cứ vào các đơn giá của các cơ quan Nhà nước bán hành để tính giá dự toán cho công trình dự thầu. Hiện nay, công tác xác định giá dự toán dự thầu của Công ty được xác định chủ yếu dựa trên các cơ sở sau: Khối lợng công trình, các bản vẽ khối lợng của chủ đầu tư chào giá cho từng hạng mục công trình và tổng giá thành. Định mức dự toán XDCB số 1242/1999 của Bộ xây dựng. Bảng dự toán ca máy và thiết bị xây dựng số 1260/QĐ-BXD ngày 28/11/1998 của Bộ xây dựng. Tổng hợp nhân công theo thông t số 02/2000 TT-BXD ngày 16/11/1999 của Bộ xây dựng về việc lập và quản lý xây dựng công trình của các dự án đầu tư. Đơn giá XDCB và vật tư thiết bị của UBNN các tỉnh, thành phố ở địa phương nơi thi công công trình. Thuế VAT theo thông t số 100/1999 của Bộ Tài chính. .... và một số văn bản khác có liên quan. Hiện nay để đưa ra một mức giá dự thầu các doanh nghiệp có rất nhiều cách để tính cho phù hợp với năng lực của DN mình. ở Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội hiện nay, công tác tính giá dự thầu được tiến hành như sau: Bước 1 : Tính toán giá chi tiết cho từng đơn vị vật tư thiết bị, nhân công theo định mức và đơn giá. .. theo chế độ của Nhà nước. Bước 2 : Lập bảng tổng hợp giá cho từng hạng mục công trình. Bảng tổng hợp kinh phí dự thầu Hạng mục công trình :.. .. .. . (Đơn vị: đồng) Stt Nội dung Ký hiệu Cách tính Thành tiền I13.... Chi phí trực tiếp Chi phí vật liệu Chi phí nhân công ... .. .. .. . ... .. .. .. . A B A*1 + CLVL B*1 Tổng cộng Bước 3 : Lập bảng tổng hợp kinh phí đấu thầu Dựa vào kết quả của Phòng kế toán tài chính đẻ đa ra bảng tính giá chi tiết cho từng phần của công trình để nộp tham gia dự thầu. Bảng tổng hợp kinh phí đấu thầu Công trình :.. .. .. .. .. .. .. .. . đơn vị : đồng Stt Hạng mục công trình. Giá đấu thầu IAab..B.. Phần xây lắp Phần nhà lớp học Cọc Móng Phần nhà hiệu bộ Tổng cộng 2.3 Nội dung chính trong hồ sơ dự thầu của Công ty Nội dung chính của 1 bộ hồ sơ dự thầu phụ thuộc vào yêu cầu của chủ đầu tư hoặc chủ công trình. Thông thường gồm các giấy tờ sau: 1. Đơn xin dự thầu xây lắp. 2. Quyết định thành lập DN. 3. Đăng ký kinh doanh. 4. Chứng chỉ hành nghề. 5. Thông tin chung. 6. Giới thiệu tóm tắt Công ty. 7. Báo cáo tài chính. 8. Hồ sơ kinh nghiệm. 9. Phân công công việc 10. Sơ đồ tổ chức hiện trường. 11. Biện pháp tổ chức kỹ thuật thi công. 12. Bản vẽ biện pháp và tiến độ thi công. 3. Ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng thầu 3.1 Hợp đồng thầu ( Theo Nghị định của chính phủ Số 88/1999/NĐ CP ngày 01 tháng 9 năm 1999) Chủ đầu tư công trình và Công ty phải ký kết hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng phải bảo đảm các nguyên tắc sau: Tuân thủ các quy định hiện hành của luật pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về hợp đồng. Trường hợp luật pháp Việt Nam chưa có quy định thì phải xin phép Thủ tướng Chính phủ trước khi ký kết hợp đồng; Nội dung hợp đồng phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt (chỉ bắt buộc đối với các hợp đồng sẽ ký với nhà thầu nước ngoài hoặc các hợp đồng sẽ ký với nhà thầu trong nước mà kết quả đấu thầu do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt). Căn cứ thời hạn và tính chất của gói thầu được quy định trong kế hoạch đấu thầu, hợp đồng được thực hiện theo một trong các loại sau: Hợp đồng trọn gói là hợp đồng theo giá khoán gọn, được áp dụng cho những gói thầu được xác định rõ về số lượng, yêu cầu về chất lượng và thời gian. Trường hợp có những phát sinh ngoài hợp đồng nhưng không do nhà thầu gây ra thì sẽ được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; Hợp đồng chìa khóa trao tay là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu. Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký; c) Hợp đồng có điều chỉnh giá là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng.. 3.2. Ký hợp đồng thầu Việc ký kết hợp đồng thầu giữa bên mời thầu và bên trúng thầu là yêu cầu có tính bắt buộc của nhà nước. Ngay sau khi nhận được thông báo kết quả đánh giá nếu Công ty trúng thầu thì ký kết hợp đồng với ban tổ chức và nộp tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng theo như qui định của bản điều lệ đấu thầu Hợp đồng đấu thầu phải thực hiện theo những nguyên tắc ký kết như một hợp đồng kinh tế bao gồm: 1. Nguyên tắc tự nguyện. 2. Nguyên tắc bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của các bên ký kết. 3. Nguyên tắc các bên đơng sự trực tiếp chịu trách nhiệm về tài sản. Ngoài ra hợp đồng đấu thầu còn phải thực hiện thêm các nguyên tắc sau: 1. Thể hiện đầy đủ các điều kiện cam kết của bên mời thầu và bên trúng thầu. 2. Giá trúng thầu được ghi trong hợp đồng là giá được người có thẩm quyền quyết định phê duyệt và không được phép thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng. 3.3. Thực hiện hợp đồng thầu Hợp đồng thầu phải được chấp hành theo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc chấp hành thực hiện. Nguyên tắc chấp hành đúng, đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng thầu đã ký. Nguyên tắc chấp hành trên tinh thần hợp tác tôn trọng lợi ích của nhau. Các bước thực hiện hợp đồng thầu Sau khi nhận được thông báo trúng thầu và ký hợp đồng với đại diện của mỗi bên mời thầu, Công ty lên kế hoạch thực hiện dựa vào bảng dự kiến tiến độ mà Phòng Kế hoạch kỹ thuật đã lập ra. Kế hoạch thực hiện thầu càng khoa học thì việc thực hiện thầu càng dễ dàng. Trong các hợp đồng thầu mà Công ty đã từng tham gia thường các chủ đầu tư yêu cầu phải mở L/C đảm bảo hay thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Trong quá trình thực hiện đồng thầu Công ty có thể sử dụng các biện pháp để bắt chủ đầu tư phải chấp hành hợp đồng kinh tế như đã ký. 3.4. Thanh lý hợp đồng thầu Hợp đồng thầu bị thanh lý khi: Hợp đồng thầu đã được Công ty thực hiện xong. Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế đã hết và không có sự thoả thuận kép dài thời hạn của chủ đầu tư với Công ty. Hợp đồng thầu bị đình chỉ thực hiện hoặc bị huỷ bỏ. Khi một bên ký kết hợp đồng thầu (Công ty hoặc chủ đầu tư ) bị giải thể. Thủ tục thanh lý hợp đồng thầu Phải có văn bản thanh lý hợp đồng thầu bao gồm những nội dung sau: Xác định các mức độ thực hiện nội dung công việc đã thoả thuận trong hợp đồng thầu để từ đó làm cơ sở xác định nghĩa vụ của các bên sau khi thanh lý hợp đồng thầu. Xác định các khoản thuộc trách nhiệm tài sản của mỗi bên, nghiã vụ mới phát sinh do hợp đồng thầu bị thanh lý. Quan hệ giữa bên mời thầu và Công ty chấm dứt kể từ khi hai bên ký vào biên bản thanh lý hợp đồng thầu. Riêng nghĩa vụ và quyền hạn của hai bên phát sinh do việc thanh lý hợp đồng thầu đã được ghi trong biên bản thanh lý thì vẫn có hiệu lực cho tới khi các bên hoàn thành nghĩa vụ của mình. Thời hạn quy định để các bên thanh lý hợp đồng thầu là 10 ngày kể từ ngày phát sinh các trường hợp cụ thể dẫn tới việc thanh lý hợp đồng. Bảo hành công trình Trong hợp đồng ký kết giữa Công ty và chủ đầu tư có quy định điều khoản về việc Công ty phải chịu tách nhiệm về chất lượng công trình trong một khoảng thời gian nhất định. Trong khoảng thời gian đó công trình có vấn dề gì về chất lượng thì Công ty phải khắc phục và sửa chữa, Thời gian bảo hành công trình tuỳ thuộc vào từng công trình và thường là 03 tháng. Chươngii Một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả đầu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội Trong thời gian 1 tháng thực tập tại Phòng Quản lý dự án được giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên trong phòng tôi đã hiểu sâu sắc hơn về công tác đấu thầu và tôi cũng thấy một số điều bất cập trong công tác đấu thầu của Công ty và tôi cũng xin đa ra một vài kiến nghị để nâng cao hiệu quả đấu thầu tại Công ty. Những vấn đề khó khăn mà Công ty phải đối mặt trong quá trình hoạt động cũng như đấu thầu: Hệ thống cập nhật thông tin trong Công ty chưa được đầu tư thích đáng, chưa có hệ thống máy tính mối kết giữa các phòng ban trong Công ty với nhau cũng như hoà mạng Internet để thông tin được chuyển tải nhanh hơn và cập nhật hơn. Trang thiết bị và máy móc phục vụ cho thi công còn thiếu, đa số các máy móc phục vụ cho công trình của Công ty là máy móc cũ đã hết thời kỳ khấu hao. Do vậy đối với những công trình đòi hỏi tính kỹ thuật và trình độ cơ giới cao thì Công ty khó đáp ứng và thường Công ty phải đi thuê máy móc thiết bị bên ngoài mất lợi thế trong công tác đấu thầu. Đối với công tác tính toán và dự toán giá dự thầu Công ty cần xem xét, nghiên cứu cập nhật và xử lý các thông tin về giá cả vật tư, thiết bị. .. có liên quan đến công trình dự thầu. Tiến hành phân đoạn thị trường các khách hàng và thị trường cung cấp đầu vào cho Công ty nhằm đa ra những kế hoạch cụ thể về giá cả sao cho thích hợp nhất tránh tình trạng Công ty áp dụng quá nhiều các đơn giá địa phương như hiện nay làm giảm hiệu quả của công tác tính toán và dự toán giá thầu do giá cả thay đổi liên tục. Công ty cần phải nghiên cứu và tìm hiểu kỹ hơn nữa về các đặc điểm của công trình dự thầu, áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm giảm chi phí chung và các chi phí phát sinh không cần thiết. Đối với thiết bị máy móc phục vụ thi công của Công ty Công ty phải đưa ra được chiến lược nâng cấp, cải tiến và bổ sung các loại máy thiết yếu phục vụ thi công. Phải có kế hoạch sửa chữa, nâng cấp các thiết bị máy móc nhằm tận dụng số lợng các máy móc đã cũ, hết thời kỳ khấu hao nhưng vẫn còn có thể hoạt động tốt. Giải pháp này vừa tiết kiệm được vốn đầu tư mà các máy móc thiết bị vẫn đáp ứng được yêu cầu thi công về kỹ thuật mỹ thuật của chủ đầu tư. Nên đầu tư mua mới một số máy cần thiết phục vụ sản xuất như: máy trộn bê tông, ôtô tải, cần trục. ..sao cho mỗi xí nghiệp xây dựng có một caí tránh tình trạng phải chờ đợi nhưau hay phải thuê ngoài làm giảm tiến độ thi công. 3. Công tác thị trường và cập nhật xử lý thông tin Đối với việc cập nhật và xử lý thông tin Công ty nên kết nối mạng máy tính với nội bộ và trên mạng Internet để thông tin được xử lý nhanh chóng hơn. Nghiên cứu thị trường tiêu thụ và xem xét nguồn tiêu thụ. Cụ thể phải nghiên cứu cụ thể tình hình của chủ đầu tư nhất là các dự án sắp triển khai. Nghiên cứu các chủng loại công trình và nguồn nguyên vật liệu đi kèm, kịp thời nắm bắt các thông tin gọi thầu và thị hiếu của các chủ đầu tư đồng thời nghiên cứu khẳ năng của các đối thủ cạnh tranh. Đẩy mạnh công tác Marketing mở rộng thị trường như công tác tiếp thị, khuếch trương, duy trì quan hệ với các bạn hàng truyền thống và các khách hàng cũ dù nhu cầu xây dựng của họ không liên tục. Thực hiện chiến lược phân đoạn thị trường chia nhỏ thị trường để thấy được xu thế và vị trí của Công ty nhằm đa ra các chính sách phù hợp. 4. Một kiến nghị khác Kiến nghị về nhân sự Về vấn đề này hiện nay Công ty đã thực hiện bộ máy quản lý và phân bổ lao động tương đối hợp lý nhưng qua thực tế tìm hiểu tôi xin mạnh dạn đề xuất với Công ty một số kiến nghị sau: - Do sự phát triển không ngừng của toàn bộ nền kinh tế cho nên vấn đề xây dựng nhà ở cũng phát triển, các đối thủ cạnh tranh ngày càng khắc nhiệt. Công ty nên thành lập ở trong Phòng Quản lý dự án một tổ chuyên trách bao gồm 03 cán bộ làm công tác tìm hiểu thị trường, chuyên tìm những công trình để Công ty tham gia đấu thầu. - Không nên có sự quản lý chồng chéo trong Công ty, giao thêm quyền hành cho phòng Quản lý dự án để khỏi mất thời gian trong khâu xin chỉ thị từ các phòng không cần thiết mất cơ hội kinh doanh. Kiến nghị về thực hiện hợp đồng thầu Trong quá trình thực tập tại Công ty tôi thấy công tác thực hiện thầu của Công ty sau khi ký kết xong hợp đồng thầu bố trí chưa được để ý quan tâm đúng mức. Trớc hết là công tác chuẩn bị nguyên vật liệu ở một số công trình cha tốt, Công ty phải mua nguyên vật liệu bổ sung với giá cao hơn trong bảng tính giá khi đa ra đấu thầu do bị các nhà bán nguyên vật liệu ép giá Kiến nghị về chiến lược đấu thầu: áp dụng chiến lược đấu thầu tổng hợp, vấn đề này cũng đã được Công ty để ý tới nhưng chưa được chú trọng, Công ty tham gia vào việc bao tiêu công trình, bán nhà cho người sử dụng thông qua đấu thầu bao tiêu luôn nhà vừa xây dựng Kết luận Với thời gian thực tập 1 tháng, tuy không nhiều, nhưng qua những gì quan sát thực tế hoạt động của Công ty, cơ cấu tổ chức và đặc biệt là công tác đấu thầu các dự án xây dựng nhà ở, tôi đã rút ra được nhiều kiến thức thực tế về công tác tổ chức cũng như cách thức tiến hành dự thầu các dự án. Mặc dù công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhưng công tác quản trị được thực hiện rất chặt chẽ và hệ thống. Với kiến thức chưa được hoàn thiện để có thể bao quát được mọi góc cạnh của công ty và với thời gian không nhiều để tìm hiểu, nghiên cứu kỹ lưỡng về các vấn đề tôi đề cập tới trong báo cáo thực tập, những sai sót và khiếm khuyết là khó tránh khỏi, tôi mong được công ty và thầy cô góp ý, chỉ bảo thêm để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. mục lục Lời mở đầu Chương i Chức năng, nhiệm vụ của công ty đầu tư và phát triển nhà hà nội và các phòng ban I. Quá trình hình thành, PT của C.ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội II. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban 1. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.1. Phòng tổ chức hành chính 1.2. Phòng kế toán tài chính 1.3. Phòng kế hoạch kỹ thuật 1.4. Phòng quản lý dự án 1.5. Phòng tư vấn dịch vụ 2. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty Chương II Tình hình đấu thầu tại công ty đầu tư và phát triển nhà hà nội và một số kiến nghị I. Tình hình đấu thầu tại công ty trong thời gian qua 1. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu của Công ty 2.Công tác lập hồ sơ dự thầu xây lắp của C.ty Đầu Tư và PT nhà ở Hà Nội 2.1. Trình tự lập hồ sơ dự thầu 2.2. Tính giá dự thầu 2.3 Nội dung chính trong hồ sơ dự thầu của Công ty 3. Ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng thầu 3.1. Hợp đồng thầu 3.2. Ký hợp đồng thầu 3.3. Thực hiện hợp đồng thầu 3.4. Thanh lý hợp đồng thầu Chươngii Một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả đầu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội 1. Đối với công tác tính toán và dự toán giá dự thầu 2. Đối với thiết bị máy móc phục vụ thi công của Công ty 3. Công tác thị trường và cập nhật xử lý thông tin 4. Một kiến nghị khác Kết luận