Đề tài Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 - Bộ Giao thông vận tải

ét HSơ 8 Vinh Phuc DT302 9508 đã thẩm định HS, NT chưa trình lại DT302 6211 đã thẩm định HS, NT chưa trình lại DT305 7749 đã duyệt Vinh Phuc DT307 9502 đaã duyệt DT306 7470 Bộ GTVT đã duyệt giá trị PS: 262,021,772 đồng 3.5 9 Lang Son DT238A 4950 Lần 1: 136 triệu 2.7 DT238A 5664 Lần 1: 130 triệu 2.29 DT226 10780 Trình HSPS ngày 25/10/06 DT226 8123 DT226 8851 DT231 8362 Đã trình HSPS, đang yêu cầu bổ sung, hoàn thiện 10 Tuyen Quang DT188 7587 Đã có chủ trương nhưng chưa nộp DT188 9087 Đã trình DT188 8558 166 triệu 1.9 11 Ha Giang TLXN 4867 Chưa duyệt TLXN 5852 Không có TLXN 7894 Chưa duyệt TLXN 6824 6,100,000 0.09 TLXN 6443 chưa trình 12 Quang Ninh DT326 8694 96,755,372 0.011 DT326 11044 373,623,042 3.38 DT326 15905 chuẩn bị duyệt DT326 10862 419,426,497 3.86 DT326 10231 chuẩn bị duyệt 13 Hoa Binh TL438 4926 49,987,707 0.01 TLKA 4711 Đã trình Bộ duyệt PS TLKA 4728 TLKA 3244 14 Ha Tay TL80 TL80 Hà Tây TL72 6397 423,000,000 6.6 TL93 5039 Chưa duyệt TL75A 6754 TL75A 6557 15 Bac Giang TL284 11128 TL284 12630 TLNL TNST 16 Thanh Hoa TLDG 1769 Lần 1: -4 triệu 0.22 TLTD 8350 Lần 1: 256 triệu 3.06 TL518 2568 Lần 1: 58 triệu 2.2 TL518 3844 Lần 1: 193 triệu 5 TLQS 4428 Lần 1: 45 triệu 1 17 Ha Nam DT971 5313 Bộ đã có chủ chương cho PS DT971 4976 DT971 7677 DT971 6519 DT971 8914 DT9718 7526 Lần 1: 21 triệu 0.28 DT9710 8920 Đã trình HSPS, YC hoàn chỉnh Phu Ly 8299 Lần 1: 194 triệu 2.33 (Nguồn: Phòng dự án 1) Qua bảng số liệu thấy được hầu hết các tuyến đường đều đề nghị bổ sung chi phí. Có tuyến đường phát sinh chi phí thực hiện lên tới: 570,741,421 ngđ( tuyến QĐ- Yên Bái).Nhưng nếu tính tỷ lệ phát sinh thì con số này lại không quá lớn( max= 8%). Điều này thể hiện sự thay đổi của mức giá thị trường du không nhiều nhưng cũng có ảnh hưởng ít nhiều đến chi phí thực hiện dự án, đòi hỏi phía quản lý phải nắm bắt tình hình kịp thời nhằm để có kế hoạch sư dụng vốn hợp lý trước sự gia tăng về chi phí dẫn đến gia tăng về nhu cầu sử dụng vốn. - Quản lý chi phí trực tiếp thi công còn phải chú ý đến việc kiểm tra sự chính xác của các chứng từ hoá đơn thanh toán trong quá trình thực hiện. Chi phí chỉ có thể được thanh toán khi có đầy đủ các chứng từ liên quan. Nhưng vẫn có một số trường hợp chứng từ chưa hợp lệ nhưng vẫn được thanh toán. Hiện tượng này xảy ra là do sự giám sát, kiểm tra của cán bộ giám sát còn lỏng lẻo. Điều này gây khó khăn cho giai đoạn thanh quyết toán cũng như kiểm toán sau này. Quản lý chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những chi phí như: chi phí quản lý,chi phí bảo vệ môi trường, chi phí đào tạo, chi phí tổ chức và nghiệm thu công trình Các khoản mục của chi phí gián tiếp rất nhiều trong quá trình thực hiện dự án. Theo đó việc quản lý chi phí gián tiếp phải quản lý tất cả các khoản mục đó. Trong các chi phí gián tiếp thì chi phí cho việc quản lý chiếm phần lớn do quản lý được gắn liền với quá trình thực hiện dự án. Chi cho quản lý ở đây bao gồm chi cho việc hoạt động của các ban quản lý như chi phí trả lương cho nhân viên quản lý, chi phí hỗ trợ công tác quản lýĐể quản lý tốt chi phí này thì Ban quản lý dự án 5 đưa ra quy định : hàng năm các phân ban quản lý tỉnh phải tiến hành báo cáo các khoản chi cho phân ban thuộc phạm vi dự án lên Ban . Ban sẽ tiến hành thanh tra kiểm tra lại những chi phí đó thông qua việc tổ chức các đợt thanh tra kiểm tra. Bên cạnh đó để việc quản lý chi phí đạt được hiệu quả cao, Ban quản lý dự án 5 còn đưa ra chế độ tự kiểm và chế độ kiểm tra chéo có nghĩa là các phân ban quản lý tự kiểm tra trong nội bộ phân ban mình và kiểm tra chéo giữa các phân ban và tư vấn giám sát với nhau. Điều này góp phần làm cho việc quản lý chi phí được chặt chẽ hơn. Theo báo cáo mới nhất của các phân ban quản lý tỉnh đưa lên Ban quản lý dự án 5 thì chi phí gián tiếp cho các phân ban như sau: Bảng 17: Báo cáo chi các phân ban quản lý dự án Đơn vị: 1000đ STT Tỉnh Luỹ kế từ đầu năm đến tháng 12.06 Luỹ kế từ khởi công đến tháng 12.06 1 Son La 149,872,786 234,372,786 2 Lai Chau 587,884,415 737,884,415 3 Lao Cai 289,045,000 495,508,000 4 Yen Bai 237,000,000 517,000,000 5 Bac Kan 472,000,000 472,000,000 6 Thai Nguyen 129,200,000 167,886,000 7 Phu Tho 281,210,000 364,267,000 8 Vinh Phuc 374,841,000 374,841,000 9 Cao Bang 0 0 10 Lang Son 200,000,000 300,000,000 11 Tuyen Quang 140,000,000 478,764,000 12 Ha Giang 347,629,000 624,174,000 13 Quang Ninh 219,670,000 876,976,000 14 Hoa Binh 361,459,000 544,575,000 15 Ha Tay 269,126,000 319,726,000 16 Bac Giang 200,000,000 200,000,000 17 Thanh Hoa 317,800,000 990,348,000 18 Ha Nam 0 0 Tổng cộng 4,576,737,201 7,698,322,201 (Nguồn: Phòng dự án 1) Số liệu luỹ kế đến cuối năm 2006 cho thấy chi phí phân ban quản lý chiếm một khối lượng lớn. Tổng chi phí phân ban quản lý tính đến cuối năm 2006 của tất cả các tỉnh là 7.698.322.201 nghđ so với tổng mức đầu tư (sau khi thay đổi) của dự án này là 1726.7 tỷ đồng thì chiếm khoảng 4.46 %. Con số này có nghĩa là chi cho các phân ban quản lý chiếm một phần không đáng kể so với những đóng góp mà các phân ban quản lý đóng góp vào việc hoàn thành dự án, đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ ,chất lượng được đảm bảo và chi phí không vượt định mức cho phép. Quản lý công tác tạm ứng, giải ngân và thanh quyết toán công trình, hạng mục của các gói thầu dự án: Công tác giải ngân, tạm ứng theo quy định của nhà nước thì các dự án muốn được giải ngân phải trình đầy đủ các chứng từ hoá đơn hợp pháp thì mới được xét duyệt giải ngân. Quá trình giải ngân sẽ được thực hiện hàng năm trên cơ sở sự kiểm tra các khoản chi của các dự án. Bên cạnh đó đối với các dự án sử dụng vốn vay viện trợ ODA phải giải trình rõ ràng các khoản chi đó thì phía cho vay vốn mới tiến hành cho phép giải ngân. Như vậy quy trình giải ngân các dự án này đòi hỏi các nhà thầu phải thực hiện một cách đầy đủ các hạng mục theo tiến độ và có đầy đủ các hoá đơn chứng từ. Đây là biện pháp quản lý hiệu quả nhất vì thông qua các chứng từ đó có thể thấy được tổng chi phí tính đến thời điểm đó là bao nhiêu. Thông thường thì quá trình giải ngân dự án diễn ra trong suốt quá trình thực hiện dự án và khi dự án kết thúc thì việc giải ngân cũng hoàn thành, nhưng trên thực tế cho thấy do các nhà thầu không giải trình được các khoản chi một cách rõ ràng dẫn đến công tác giải ngân gặp khó khăn. Quản lý quá trình giải ngân ở đây là làm nhiệm vụ cân đối giữa ngân sách giao cho hàng năm và phân bổ vốn giải ngân cho các tỉnh trên cơ sở kiểm tra các chứng từ hoá đơn thi công thực hiện. Công tác này yêu cầu nhà quản lý phải có trình độ chuyên môn thì mới có thể phân bổ vốn giải ngân hợp lý tránh việc do thiếu vốn mà gây ra sự chậm tiến độ. Có số liệu về báo cáo giải ngân tính đến năm 2006 như sau: Theo bảng số liệu cho thấy công tác giải ngân được thực hiện bởi 2 nguồn vốn đó là vốn vay ADB và vốn đối ứng từ ngân sách nhà nước. Trong năm 2006, khối lượng giải ngân của vốn đối ứng và vốn vay ADB là xấp xỉ nhau và chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng giải ngân tính từ khi khởi công đến nay. Nguyên nhân là do đến nay dự án đã đi vào giai đoạn cuối của thi công, các nhà thầu đã quen với các thủ tục về giải ngân do ADB đưa ra. Có tuyến đường đã giải ngân xong vốn của ADB. Do đó công tác quản lý giải ngân được thực hiện dễ dàng hơn. Qua số liệu về giải ngân này cho ta thấy được công tác quản lý chi phí trong quá trình thực hiện thi công được quản lý một cách có hiệu quả vì quá trình giải ngân được tiến hành trên cơ sở các báo cáo chi phí hàng năm đã được quản lý chặt chẽ và được thanh tra kiểm tra kỹ càng. Bảng 18 : Dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Báo cáo giải ngân năm từng tỉnh Đơn vị : 1000đ STT Tỉnh Năm 2006 Từ khởi công Tổng ADB Đối ứng Tổng ADB Đối ứng 1 Son La 7,421,835,304 3,763,161,122 3,658,674,182 28,353,629,978 18,486,023,772 9,867,606,206 2 Lai Chau 22,281,183,415 14,636,080,120 7,645,103,295 23,426,428,114 14,636,080,120 8,790,347,994 3 Lào Cai 4,772,574,876 2,685,264,963 2,087,309,913 15,870,254,518 9,239,888,269 6,630,366,249 4 Yen Bai 19,285,762,800 12,792,563,900 6,493,198,900 33,022,732,409 22,029,532,769 10,993,199,640 5 Bac Kan 27,895,924,784 18,386,927,372 9,508,997,412 30,350,587,025 18,386,927,372 11,963,659,653 6 Thai Nguyen 21,970,773,929 6,639,954,367 15,330,819,562 33,129,983,308 12,155,484,906 20,974,498,402 7 Phu Tho 14,073,861,600 7,710,262,800 6,363,598,800 33,079,629,500 18,248,030,700 14,831,598,800 8 Vinh Phuc 22,782,547,400 16,081,128,200 6,701,419,200 33,929,669,900 18,525,980,200 15,403,689,700 9 Cao Bang 1,784,000,000 0 1,784,000,000 1,784,000,000 0 1,784,000,000 10 Lang Son 29,639,023,352 15,449,282,589 14,189,740,763 39,045,887,723 19,315,337,960 19,730,549,763 11 Tuyen Quang 9,459,945,000 6,296,262,000 3,163,683,000 38,349,052,000 25,089,094,600 13,259,957,400 12 Ha Giang 18,368,770,894 12,559,251,146 5,809,519,748 30,022,943,001 19,013,423,253 11,009,519,748 13 Quang Ninh 19,277,632,814 11,804,033,188 7,473,599,626 47,990,406,837 24,352,065,351 23,638,341,486 14 Hoa Binh 13,340,174,406 8,001,275,396 5,338,899,010 26,169,659,824 13,886,991,997 12,282,667,827 15 Ha Tay 15,437,065,909 7,434,553,468 8,002,512,441 28,071,959,164 11,784,760,881 16,287,198,283 16 Bac Giang 7,964,416,592 3,350,643,283 4,613,773,309 9,965,416,592 3,350,643,283 6,614,773,309 17 Thanh Hoa 14,331,402,000 5,772,486,000 8,558,916,000 34,561,702,000 16,204,042,000 18,357,660,000 18 Ha Nam 29,834,688,679 19,137,223,679 10,697,465,000 59,101,696,987 28,224,231,987 30,877,465,000 19 Điện Biên 1,520,600,000 522,000,000 998,600,000 18,585,174,898 11,901,091,788 6,684,083,110 TỔNG 301,442,183,754 173,022,353,592 128,419,830,162 564,810,813,778 304,829,631,208 259,981,182,570 (Nguồn: Phòng dự án 1) Đối với việc thanh quyết toán các hạng mục công trình : như ta đã biết Giá thanh toán công trình . Giá thanh toán công trình là giá trúng thầu cùng với các điều kiện nghi trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và đơn vị xây dựng đối với các trường hơp đấu thầu, giá dự toán hạng mục công trình được duyệt trên cơ sở khối lượng và chất lượng từng kỳ thanh toán đối với trường hợp chỉ định thầu (kể cả trường hợp được cấp có thẩm quyền phân giao nhiệm vụ xây dựng công trình). Giá thanh toán được thực hiện theo từng thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và chỉ được thanh toán hết khi có đủ quyết toán hạng mục công trình hay công trình với chủ đầu tư. Giá quyết toán công trình . Giá quyết toán công trình là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng Do đó thủ tục và quy trình thực hiện thanh quyết toán công trình được đưa ra một cách chi tiết. Theo đó trước khi tiến hành thanh quyết toán công trình, Ban quản lý dự án sẽ tiến hành thuê kiểm toán độc lập để kiểm tra các chứng từ hoá đơn, các báo cáo mà nhà thầu thi công đưa ra. Sau đó mới tiến hành thanh toán các công trình theo các khoản chi được chấp nhận Tæng hîp gi¸ trÞ thùc hiÖn c¸c gãi thÇu ql.5- giai ®o¹n II §¬n vÞ tÝnh triÖu ®ång Tªn gãi thÇu Gi¸ trÞ hîp ®ång Gi¸ trÞ ®· thanh to¸n Cßn l¹i so víi hîp ®ång Vèn Jbic vèn ®èi øng céng Vèn Jbic vèn ®èi øng céng Vèn Jbic vèn ®èi øng céng P2-CP1 60,291 7,065 67,355 63,069 63,069 (2,778) 7,065 4,287 P2-CP2 44,794 5,952 50,745 47,625 47,625 (2,831) 5,952 3,121 P2-CP3 71,548 7,889 79,436 73,534 73,534 (1,986) 7,889 5,903 P2-CP4 85,449 8,100 93,549 85,968 85,968 (519) 8,100 7,582 262,081 29,006 291,087 270,195 - 270,195 (8,114) 29,006 20,892 Qua bảng số liệu thấy được mặc dù dự án đã hoàn thành nhưng vẫn chưa thanh toán xong,thể hiện là giá trị quyết toán nhỏ hơn giá trị thanh toán trong tất cả các gói thầu của dự án. Như vậy đến khi nào các nhà thầu thi công giải trình đầy đủ các khoản chi trong quá trình thi công thì mới được chấp nhận thanh toán. Như trong bảng số liệu thấy giá trị còn lại so với hợp đồng của vốn JBIC là âm là do trong quá trình thực hiện nguồn vốn từ JBIC được bổ sung thay thế cho vốn đối ứng. Như vậy giá trị đã thanh toán không bị ảnh hưởng. Như vậy công tác thanh quyết toán công trình là một trong những công tác cần phải quản lý vì nó quyết đinh đến chi phí của tổng thể dự án. Quản lý thanh quyết toán đòi hỏi Ban quản lý phải giám sát quá trình kiểm toán một cách chặt chẽ để hạn chế việc thất thoát và lãng phí. III. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 1. Kết quả đạt được trong thời gian qua Các dự án do Ban quản lý dự án 5 chịu trách nhiệm và làm đại diện chủ đầu tư tình cho đến nay đã có khoảng 13 dự án trong đó có 3 dự án sử dụng nguồn vốn vay ODA. Đây là những dự án mà quy mô thực hiện lớn, khối lượng công việc cần thực hiện nhiều, thời gian thực hiện kéo dài (>4 năm) nhưng Ban quản lý dự án 5 vẫn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Kết qủa đạt được trong giai đoạn vừa qua : - Dự án Cải tạo QL 5 giai đoạn II đã hoàn thành và bàn giao mặc dù có một chút vướng mắc trong khâu thanh quyết toán giá trị thi công. Chất lượng công trình đến nay được đảm bảo theo tiêu chuẩn đường quốc lộ, các cầu vượt dân sinh được xây dựng tại những địa điểm có đông dân cư qua lại - Dự án GTNT3: đây là dự án sử dụng nguồn vốn của ngân hàng Thế giới đang trong giai đoạn chuẩn bị dự án, tiến độ thực hiện được đảm bảo theo đúng kế hoạch. Chất lượng dự án được lập theo đánh giá từ phía Ngân hàng thế giới là tương đối tốt. - Dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB: tính đến nay đã thi công được 2/3 khối lượng công việc của dự án. Mặc dù dự án phải kéo dài đến năm 2009 và tổng mức đầu tư phải thay đổi nhưng nguyên nhân của sự chậm tiến độ và phát sinh chi phí này là do các nguyên nhân khách quan. Chủ trương của Ban trong giai đoạn tới là tập trung quản lý đảm bảo mục tiêu đã đề ra. Các kết qủa trên cho thấy sự quản lý của Ban quản lý dự án 5 được thực hiện một cách hết sức nghiêm túc đạt hiệu quả cao. Sở dĩ như vậy là do: Việc tổ chức quản lý các dự án được thực hiện theo một quy trình tương đối khoa học và đồng bộ. Khoa học ở đây thể hiện là các công tác quản lý được thực hiện theo một quy trình thống nhất, quy trình quản lý đi từ bước lập kế hoạch đến bước so sánh thực tế với kế hoạch đề ra qua đó có các biện pháp để hạn chế sự sai lệch giữa kế hoạch và thực tế. Đồng bộ ở đây thể hiện qua việc các phân ban quản lý, tư vấn giám sát đều có trình độ chuyên môn đảm bảo công tác quản lý được thực hiện hiệu quả. Để đẩy nhanh tiến độ thực hiên, Ban quản lý còn phối hợp với các UBND, phân ban quản lý tập trung chỉ đạo đẩy nhanh việc hoàn tất các thủ tục pháp lý về trình duyệt Không chỉ có vậy để có đạt được những mục tiêu đề ra từ ban đầu thì phải kể đến sự đóng góp của tập thể cán bộ nhân viên của Ban quản lý dự án 5 .Một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao trong công tác quản lý và lập kế hoạch.Và Ban quản lý dự án 5 còn thường xuyên mở những lớp đào tạo nâng cao trình độ và nghiệp vụ cho cán bộ thuộc ban để từ đó có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Kết hợp với việc tổ chức điều hành hợp lý, thực hiện tốt việc phân cấp quyền hạn và trách nhiệm giữa ban quản lý dự án và các phòng chức năng, điều mà trước nay luôn là một trong những vấn đề của quản lý dự án đầu tư. Có thể nhận thấy cơ chế phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng phòng ban chức năng, đến từng thành viên trong ban quản lý dự án trong công tác quản lý, sắp xếp kế hoạch sử dụng các nguồn lực như : nhân lực, máy móc thiết bị thi công là phù hợp và phát huy được năng lực của mỗi cá nhân và nâng cao được sự phối hợp được giữa các phòng ban liên quan trong cùng một dự án. 2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những kết quả đạt được thì quá trình quản lý vẫn còn một số những tồn tại. Thể hiện đó là : chất lượng một số dự án lập chưa tốt, kế hoạch đưa ra không sát với thực tế, chậm tiến độ trong quá trình thi công của dự án Nâng cấp tỉnh lộ, có quá nhiều dự án trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ phải bổ sung tổng mức đầu tư, chất lượng công trình sau khi nghiệm thu bị giảm sút, công tác GPMB bị chậm trễ gây ách tắc trong quá trình thực hiện Cụ thể: Công tác tư vấn tổ chức quản lý hoạt động đầu tư tuy có sự trợ giúp từ nhiều cán bộ, chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực xây dựng, kinh tế nhưng khi đi vào thực tế thực hiện, đã có ý kiến phản ánh từ các đơn vị thi công là thiếu tính thực tế, không thích hợp với năng lực máy móc và nhân lực thi công. Điều này phản ánh một vấn đề, đó là quy trình quản lý đầu tư đề ra là khá hoàn chỉnh nhưng sự vận dụng để lập kế hoạch tổng quan cho dự án còn chưa linh hoạt, đôi khi còn mang tính lý thuyết. Công tác chỉ đạo, điều hành còn chưa kiên quyết, không dứt điểm, không bám việc đến cùng. Cán bộ ban quản lý chưa thay đổi được tác phong công tác, vẫn giao khoán nhiệm vụ cho đơn vị thi công mà không có sự chỉ đạo sát sao trong thực hiện tiến độ, sử dụng nguồn lực và đảm bảo chất lượng công trình Công tác chuẩn bị đầu tư, tổ chức quản lý dự án tuy kế hoạch lập ra rất khả quan nhưng triển khai thực hiện còn nhiều yếu kém, điều đó chứng tỏ cán bộ quản lý dự án còn xa rời thực tế mặc dù trình độ năng lực khá cao, chính vì thế công tác chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tiến hành chậm, thiếu dứt điểm Công tác thiết kế tổ chức thi công, quản lý chất lượng công trình còn nhiều yếu kém và chưa được chú ý đúng mức. Một số công trình thi công xong nhưng yếu trong khâu kiểm tra chất lượng, đến khi phát hiện ra sai sót phải làm lại dẫn đến chi phí thực tế cao hơn dự tính ban đầu và tiến độ thi công toàn dự án bị ảnh hưởng. Biện pháp tổ chức thi công chưa hợp lý làm cho hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị giảm, trong khi đó nhân công vẫn phải làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án. Số lượng và chất lượng cán bộ giám sát, đánh gía đầu tư chưa đáp ứng nhu cầu theo nhiệm vụ, cán bộ giám sát, đánh giá chưa được đào tạo về nghiệp vụ một cách bài bản và có hệ thống; chưa thực hiện đầy đủ các quy định về công tác giám sát, đánh giá đầu tư; vấn đề kỷ cương, kỷ luật cần đặc biệt tiếp tục quan tâm. CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA I. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 TRONG THỜI GIAN TỚI Trong giai đoạn tới do có nhiều sự thay đổi về cơ chế quản lý nói chung và các quy định trong quản lý hoạt động đầu tư nói riêng như Luật đầu tư, Luật đấu thầu, Luật xây dựng được ban hành và sửa đổiNhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong giai đoạn 2006-2010 Ban quản lý dự án 5 đưa ra định hướng cho giai đoạn này Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên thuộc Ban, không ngừng nâng cập nhật những quy định mới của nhà nước cho cán bộ nhân viên để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, tránh những vướng mắc trong quá trình thực hiện về khâu thủ tục, quy trình thực hiện Đưa ra những quy định rõ ràng về trách nhiệm quản lý đối với từng cá nhân và từng phòng ban, có chính sách khen thưởng rõ ràng đối với những phòng, ban, cá nhân thực hiện tốt công tác và trách nhiệm của mình. Giữ mối liên hệ chặt chẽ với các ngành các cấp, từ trung ương đến địa phương để có thể báo cáo kịp thời những sự cố xảy ra. Qua đó đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công trình thực hiện. Không chỉ có vậy việc liên hệ chặt chẽ với các ngành, các cấp từ trung ương đến địa phương giúp cho công tác thanh tra, giám sát hoạt động của dự án được thực hiện sát sao hơn. Trong giai đoạn này cần hoàn thành những dự án theo tiến độ đã định và tiến hành bảo hành những dự án đang trong thời gian bảo hành, đảm bảo chất lượng công trình bàn giao Tiến hành công tác đấu thầu theo đúng Luật đấu thầu 2006. Đảm bảo yêu cầu về công tác đấu thầu của phía tài trợ hay vay vốn. Tránh tình trạng thông thầu. Tiến hành công tác thanh tra kiểm tra các dự án đã và đang thực hiện cũng như các dự án đã hoàn thành và bàn giao cho đơn vị khai thác Bố trí nhân sự để có thể hoàn thành tốt công tác quản lý các dự án tại các địa phương Xây dựng mối liên hệ mật thiết giữa các phòng ban để có thể quản lý một cách có hệ thống. Các phòng ban không những chịu sự kiểm tra giám sát trực tiếp của Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc mà còn chịu sự kiểm tra giám sát chéo của các phòng chức năng có liên quan. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo ban. Các dự án được thực hiện phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình xin cấp phép đầu tư và đúng quy định của Luật đầu tư 2006 và quá trình thực hiện cần đảm bảo đúng quy định của Luật xây dựng 2005 và Luật đấu thầu 2006 Tiến hành thanh quyết toán các công trình, gói thầu đã hoàn thành trên cơ sở công tác thanh tra kiểm tra quá trình thực hiện đầu tư xây dựng và giá trị quyết toán nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng chính sách của nhà nước, chống thất thoát lãng phí. Tiến hành lập kế hoạch ngân sách hàng năm trình Bộ Giao thông vận tải để Bộ có kế hoạch bố trí ngân sách phù hợp. Hạn chế nguyên nhân chậm tiến độ thực hiện công trình do thiếu vốn. Trên cơ sở những mặt còn hạn chế, yếu kém rút ra bài học kinh nghiệm để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Đảm bảo là lực lượng đi đầu trong công tác phòng chống thất thoát, lãng phí trong đầu tư xây dựng cơ bản do Đảng và Nhà nước đề ra. Với phương hướng đặt ra trong thời gian tới Ban quản lý dự án 5cần phải có một sự cố gắng và tập trung cao độ để có thể hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Giải pháp về công nghệ Công tác quản lý một dự án đòi hỏi người quản lý dự án phải luôn giám sát quá trình thực hiện của dự án một cách sát sao, chặt chẽ để từ đó mới đảm bảo được tiến độ dự án, đảm bảo chi phí và chất lượng của dự án. Các dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng hiện nay do Ban quản lý dự án 5 quản lý là những dự án với quy mô vốn lớn, phân chia thành nhiều gói thầu và mỗi gói thầu lại có một yêu cầu về chất lượng, tiến độ cũng như giá trị khác nhau. Vì vậy công tác quản lý muốn đạt được hiệu quả cao cần áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Với sự phát triển của công nghệ ngày nay công tác quản lý có thể hiệu quả hơn nhờ các phần mềm hỗ trợ quản lý như : Microsoft Excel, Microsoft Project để có thể cập nhật về tiến độ thực hiện dự án cũng như tính toán các chi phí thực hiện của dự án. Qua đó nhà quản lý sẽ thấy được tiến độ, chi phí thực hiện dự án đến giai đoạn nào và có những quyết định, biện pháp quản lý thích hợp áp dụng cho từng giai đoạn đó. Vì vậy việc áp dụng khoa học công nghê vào trong quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và từ đó nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án. 2. Giải pháp về phát triển nguồn nhân lực Xuất phát từ thực trạng hiện nay của Ban, đó là tình trạng thiếu cán bộ để thực hiện dự án. Các cán bộ của Ban hiện tại phải thực hiện nhiều công việc, phụ trách nhiều dự án. Điều này đã buộc Ban không thể thực hiện đầy đủ các công việc của một ban quản lý dự án như: lập dự án, lập hồ sơ mời thầu, chất lượng của công tác quản lý dự án có phần bị hạn chế. Đội ngũ cán bộ không có thời gian để bổ sung kiến thức, tự hoàn thiện mình. Do vậy, trong thời gian tới, Ban cần được bổ sung thêm nhân sự mới, đồng thời với số cán bộ hiện đang ký hợp đồng ngắn hạn cần chuyển sang ký hợp đồng dài hạn nếu thấy họ làm được việc. Điều này có tác dụng: Thứ nhất, việc bổ sung người mới sẽ giúp san sẻ bớt số dự án mà mỗi cán bộ phụ trách. Từ đó, họ sẽ có thêm thời gian để tập trung quản lý các dự án, cũng như có thời gian để học hỏi, nâng cao nghiệp vụ của mình. Thứ hai, các cán bộ ký hợp đồng ngắn hạn( 03 tháng) thường sẽ có tâm lý không yên tâm. Do vậy, nếu họ là những người làm việc có hiệu quả, sau một thời gian, nên ký hợp đồng dài hạn hơn với họ, trước mắt là 01 năm, như vậy,các cán bộ này sẽ yên tâm công tác hơn. Đồng thời, do tính chất công việc có nhiều dự án thời gian thực hiện chỉ từ 02-03 tháng cho đến 01 năm, nên nếu ký hợp đồng 03 tháng, khi đó họ không ký tiếp sẽ làm cho dự án phải chuyển giao cho cán bộ khác, việc thực hiện dự án sẽ bị đứt mạch, rất dễ dẫn đến không đảm bảo chất lượng. Để phát triển nguồn nhân lực hiện nay của Ban thì cần tiến hành công tác đào tạo con người. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay đang phát triển với tốc độ nhanh, hệ thống luật pháp có nhiều biến động, nhiều lý thuyết kinh tế, kỹ thuật, quản lý mới được đưa vào nước ta. Do vậy, nó đòi hỏi các cán bộ của Ban phải không ngừng học tập, trao dồi, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ. Đồng thời để đảm đương được các công việc mới như lập dự án, lập hồ sơ mời thầu,.v.v. không còn cách nào khác là các cán bộ trong Ban phải tiếp tục học tập. Muốn vậy , Ban cần tạo điều kiện cho các cán bộ bằng cách: Liên lạc với các cơ sở đào tạo, tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc. Tổ chức các buổi sinh hoạt, nói chuyện để trao đổi kinh nghiệm công tác. Cử cán bộ đi học các khoá đào tạo chuyên sâu. Phát tài liệu đào tạo cho các cán bộ tự nghiên cứu tại nhà.v.v. Khi thực hiện được điều này, không những giải quyết được tức thời các tồn tại như chưa có cán bộ có kỹ năng lập dự án, lập hồ sơ mời thầu, bổ sung cho cán bộ các kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án mà còn nâng cao hiệu quả quản lý dự án thể hiện qua việc thực hiện các công việc được đảm bảo đúng tiến độ. Bởi ta biết rằng, không thể tuyển ngay một lúc tất cả người mới để thực hiện các công việc trên. Việc đào tạo cán bộ tại chỗ sẽ giải quyết các vấn đề trên với chi phí thấp, đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trông công việc của Ban. Công tác này cũng được chú trọng trong các quá trình thực hiện dự án. Theo đó một khoản chi phí được tách ra từ tổng mức đầu tư để nâng cao năng lực thể chế cũng như năng lực của cán bộ nhân viên của Ban, chi phí này được gọi là chi phí nâng cao năng lực thể chế của Ban quản lý và Bộ Giao thông vận tải chiếm khoảng 1% tổng mức đầu tư. Ngoài ra để phát triển nguồn nhân lực hiện có của Ban thì Ban quản lý dự án 5 cần áp dụng các chính sách về khen thưởng, các chế độ đãi ngộ như bổ nhiệm chức vụ, đối với những cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để làm động lực cho cán bộ nhân viên toàn ban phấn đấu, tạo ra không khí làm việc thi đua. Và không thể thiếu được việc sắp xếp vị trí làm việc của cán bộ nhân viên đúng với chuyên môn của họ. 3. Giải pháp cho quản lý tiến độ Thời gian là một trong ba mục tiêu quan trọng nhất mà quản lý cần thực hiện. Công tác quản lý tiến độ diễn ra trong suốt quá trình thực hiện của dự án, là một quá trình gắn với sự hình thành và kết thúc dự án. Vì vậy quản lý tiến độ là một công tác hết sức quan trọng. Nhận thức rõ được yêu cầu đó, Ban quản lý dự án 5 đã đưa ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ các hạng mục, công trình. Mặc dù vậy trong quá trình quản lý không tránh được những sai sót và hạn chế. Điều này thể hiện đó là dự án tỉnh lộ ADB phải xin kéo dài thời gian thực hiện so với dự kiến ban đầu 3 năm : năm kết thúc dự kiến : 2006, năm kết thúc kéo dài:2009. Sở dĩ như vậy là do khâu quản lý tiến độ còn chưa chặt chẽ, công tác giám sát chưa thường xuyên dẫn đến chậm kế hoạch tiến độ đã định . Để rút kinh nghiệm cho những vấn đề còn tồn tại trong thời gian qua quản lý cần phải thực hiện chấn chỉnh công tác quản lý dự án của mình bằng các biện pháp sau: - Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa chọn. - Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt. - Bổ xung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên. - Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như trong kế hoạch. Trong kế hoạch, cần xác định rõ những vấn đề sau để tạo điều kiện cho quản lý tiến độ. Xác định các công việc đồng thời khi có thể được Xác định các công việc cần ưu tiên, các công việc cần ưu tien là những công việc nằm trên đuờng găng. Trách nhiệm của từng cán bộ, của nhà thầu trong việc quản lý tiến độ mà mình phụ trách. - Cần phải kết hợp kế hoạch với công tác dự báo. Công tác dự báo là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch, trong đó phải lường trước được các yếu tố rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Các rủi ro này có thể xác định từ những dự án trước hoặc được xác định do việc phân tích môi trường. Tính toán tất cả các yếu tố rủi ro, tiến độ dự án sẽ được dự tính một cách chính xác hơn. - Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. - Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. - Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. Trong việc giám sát thi công, cần chỉ rõ trách nhiệm giám sát của đơn vị thiết kế để khi có sự cố xảy ra thì việc giải quyết được kịp thời; không để chậm trễ tiến độ dự án. - Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát, đơn vị thi công. - Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành. - Bàn giao ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu. - Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị đảm bảo tiến độ cung cấp vật tư thiết bị. - Để đảm bảo tiến độ nàm trong tầm kiểm soát, Ban quản lý dự án 5 cần xác định các công việc sẽ triển khai theo kế hoạch là như thế nào; đã thực hiện theo đúng nguyên tắc là thực hiện các công việc đồng thời khi có thể được hay không. Hợp đồng ký kết với các đơn vị thi công cũng cần được phòng Kế hoạch xem xét và nghiên cứu kỹ vì đây là cơ sở cho việc kiểm tra tiến độ tại đơn vị thi công. Trong hợp đồng cần chỉ rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi của cán bộ giám sát và tiến độ cụ thể từng phần công việc của hạng mục. Hợp đồng cũng cần phải chỉ rõ trách nhiệm của đơn vị thi công khi hạng mục chậm tiến độ. Nếu nhà thầu chậm tiến độ làm chậm ngày giao tàu thì nhà thầu phải chịu phạt một mức tiền theo tính toán do chậm tiến độ gây ra( lãi suất vốn vay, chi phí cơ hội) 4. Giải pháp cho quản lý chi phí Công tác quản lý chi phí được giao cho phòng tài chính kế toán kết hợp với phòng dự án 1 tiến hành quản lý các chi phí của dự án. Để thực hiện đúng chủ trương của nhà nước về chống thất thoát và lãng phí trong công tác quản lý dự án đầu tư phát triển, Ban quản lý dự án 5 đang từng bước hoàn thiện công tác quản lý đặc biệt là công tác quản lý chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này gặp không ít những khó khăn trong công tác quản lý chi phí. Ban quản lý cần thực hiện một số biện pháp sau: - Cử một số cán bộ phòng tài chính kế toán đặt trụ sở tại trụ sở nhà điều hành dự án Khu dịch vụ và đô thị Khu công nghiệp Tiên Sơn. - Lập kế hoạch chi phí chi tiết và tổng thể của toàn bộ các dự án. - Lập chi phí định mức công trình phải chính xác. - Đảm bảo tiến dộ công trình. - Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng cà đúng thiết kế. - Quản lý chặt chẽ các phương tiện quản lý dự án: - Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao vật liệu và nguyên liệu tham gia thi công. - Kiểm tra các đơn giá. - Kiểm tra khối lượng thi công các hạng mục công trình. - Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công. - Thực hiện tiết kiệm vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án. 5. Giải pháp cho quản lý chất lượng Để quản lý chất lượng của dự án được tốt thì ngay trong quá trình lập dự án, các phương án thiết kế, các biện pháp thi công, các giải pháp về kỹ thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với hiện trạng công trình. Để làm được điều đó ban quản lý cần thực hiện các công việc sau: - Lựa chọn tư vấn lập dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm. - Lưa chọn đơn vị thẩm định có kinh nghiệm và năng lực. - Giám sát quá trình khảo sát thiết kế. Sau khi đảm bảo chất lượng của dự án thì công việc còn lại của ban quản lý là giám sát nhà thầu thi công công trình và giám sát tư vấn giám sát. - Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. - Có mặt thường xuyên tại công trình, hạng mục đang thi công và chuẩn bị thi công. - Kiểm ta lại báo cáo tuần của tư vấn giám sát, bản vẽ hoàn công. - Kiểm tra lại kết quả nghiệm thu, kết quả thẩm định chất lượng công trình. - Kiểm tra lại các thủ tục, chứng chỉ chất lượng vật tư thiết bị. - Kiểm tra sự chuẩn bị thi công các hạng mục mới và hạng mục tiếp theo. - Trang bị đầy đủ phương tiện quản lý. Cơ quan tư vấn thiết kế cần lập thiết kế đúng đắn và đầy đủ, dự toán cần tính khối lượng chính xác, lắp giá đúng quy định. Cơ quan thẩm định thiết kế-tổng dự toán cần phải kiểm tra dự toán kỹ hơn cả về phần khối lượng và áp giá vật tư. Cơ quan tư vấn giám sát phải có trách nhiệm cao hơn và cần được quy định bằng luật pháp để thực hiện việc giám sát chủ động đúng thiết kế. Ban quản lý dự án 5 cần được tập huấn để nắm vững các nguyên tắc, quy chế, quy định cơ bản nhất trong công tác quản lý đầu tư . Với sự quán triệt công tác quản lý chất lượng như trên quản lý dự án sẽ đảm bảo được chất lượng công trình và hoàn thành chỉ tiêu và nhiệm vụ được giao. 6. Một số giải pháp khác Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác GPMB Trong thời gian tới để công tác giải phóng mặt bằng đạt được hiệu quả hơn nữa, không để xảy ra tình trạng dự án bị chậm vì giải phóng mặt bằng, cần thực hiện những giải pháp sau: Giải pháp thứ nhất, Ban quản lý dự án 5 cần phối hợp một cách chủ động, chặt chẽ với chính quyền địa phương,các cấp, đoàn thể để tổ chức tuyên truyền, giáo dục về chủ trương, chính sách, chế độ cho người dân trong diện di dời. Xuất phát từ thực trạng, đa phần người dân chưa có hiểu biết cần thiết về chế độ, chính sách, và thủ tục đền bù giải phóng mặt bằng. Điều này đã dẫn đến, khi tiến hành đền bù, giải phóng mặt bằng, người dân thường thực hiện không đúng trình tự hoặc không chuẩn bị những hồ sơ cần thiết, có khi lại có những yêu cầu phi lý. Khi thực hiện tốt công tác giáo dục, tuyên truyền, người dân sẽ tự giác thực hiện, giúp cho công việc của cán bộ giải phóng mặt bằng thực hiện nhanh chóng. Chấm dứt tình trạng lộn xộn, khiếu kiện vượt cấp. Giải pháp thứ hai, trong quá trình thực hiện giải phóng mặt bằng, rất cần có sự phối hợp giữa các cơ quan, ban ngành, chính quyền địa phương. Thực tế trong những năm qua đã chứng tỏ, những nơi nào, có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các cơ quan chức năng thì nơi đó công tác giải phóng mặt bằng sẽ đạt hiệu quả cao. Ngược lại, nơi nào, sự phối hợp lỏng lẻo thì công tác giải phóng mặt bằng gặp nhiều khó khăn. Nếu có sự phối hợp tốt, Ban quản lý dự án 5 sẽ có được những thông tin chính xác hơn về hiện trạng đất đai tại khu vực có giải phóng mặt bằng. Từ đó, đưa ra những phương án đền bù chính xác, hợp lý. Đồng thời, chính quyền địa phương sẽ cung cấp kịp thời những ý kiến phản hồi từ người dân tới Ban. Khi tiến hành giải phóng mặt bằng, sự phối hợp đồng bộ, kịp thời giữa các cơ quan hữu quan sẽ tránh được tình trạng một số hộ dân chê ỳ, bất hợp tác, thậm chí chống người thi hành công vụ.v.v. đảm bảo công tác giải phóng mặt bằng diễn ra suôn sẻ. Một nguyên nhân nữa cũng dẫn đến tình trạng vướng mắc trong công tác giải phóng mặt bằng đó là việc chính sách bồi thường, hỗ trợ, tái định cư còn chưa thật ổn định, hay thay đổi. Trong thời gian chưa đầy 10 năm đã có nhiều văn bản pháp quy được ban hành, nhiều bộ luật được sửa đổi chẳng hạn như: Luật đất đai, Luật xây dựng, Nghị định 197/2004/NĐ-CP thay cho Nghị định 22/1998/NĐ-CP, Quyết định 26/2005/QĐ-UB thay cho Quyết định 5311/2004/QĐ-UB.v.v. Vẫn biết là chúng ta đang trong thời gian xây dựng và hoàn thiện hệ thống luật pháp, những văn bản mới có tính ưu việt hơn những văn bản cũ. Song, khi có tin sắp ban hành các quy định mới thì hệ quả tất yếu là các dự án giải phóng mặt bằng ở tại thời điểm đấy luôn bị đình trệ. Do vậy, trong thời gian tới Quốc hội, Chính phủ và UBND các cấp khi ban hành các văn bản pháp luật trong lĩnh vực bồi thường, hỗ trợ và tái định cư cần rà soát kỹ lại các văn bản hiện hành để tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Văn bản mới nhất thiết phải ưu việt hơn văn bản cũ. Khi ban hành cần hướng dẫn rõ, tính đến những dự án trong thời gian chuyển tiếp. Tốt nhất, nếu văn bản mới quy định bồi thường cao hơn văn bản cũ, cho phép bổ sung kinh phí bồi thường đối với các hộ trong diện di dời để mức bồi thường đạt bằng mức được quy định trong văn bản mới. Có vậy, người dân mới yên tâm và nhanh chóng di dời do được lời về tài chính, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giải phóng mặt bằng. Giải pháp thứ ba, hoàn thiện quy trình thực hiện giải phóng mặt bằng. Quy trình hiện nay thực hiện bồi thường trước rồi mới tái định cư cho người dân sau. Điều này tỏ ra không hợp lý. Do tâm lý người dân muốn được an cư, ổn định về cuộc sống cho nên, khi tiến hành giải toả rồi mới lo cho họ chỗ ở, người dân sẽ cảm thấy bất an, họ sẽ chần chừ, nán lại nơi ở cũ. Điều này thường xảy ra với các gia đình có thu nhập thấp, công ăn việc làm không ổn định, sống dựa vào cửa hàng ở nhà. Vì vậy, khi người dân được đảm bảo chỗ ở ngay khi tiến hành giải toả thì chắc chắn họ sẽ an tâm hơn. Đảm bảo rằng, họ sẽ chấp hành đúng và nhanh quyết định của cơ quan quản lý. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu Để nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu Ban quản lý dự án áp dụng các biện pháp sau: - Nắm vững những quy định của nhà nước về quy chế quản lý đầu tư và quy chế đấu thầu. - Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải đảm bảo tính cạnh tranh, gói thầu không quá lớn hay quá nhỏ. - Thu thập thông tin chính xác về các nhà thầu dự thầu - Trong quá trình lập hồ sơ mời thầu cần thực hiện các công việc: Lựa chọn đặc tính kỹ thuật của gói thầu và các điều kiện kèm theo: phụ tùng thay thế, chế độ bảo hành, phương thức thanh toán, tiến độ thực hiện gói thầu. Chuyển giao kỹ thuật. - Đưa ra tiêu chí đánh giá Hồ sơ dự thầu đúng đắn nhất, sát với thực tế - Tránh hiện tượng thông thầu trong quá trình tổ chức đấu thầu - Kết hợp với Bộ Giao thông vận tải, các PPMU, và các ban ngành địa phương, Ban quản lý dự án 5 thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao sự công bằng minh bạch của công tác đấu thầu của dự án GTNT 3 - Trên cơ sở kế hoạch đó áp dụng cho tất cả các dự án đang thực hiện Bảng: Kế hoạch nâng cao sự công bằng, minh bạch của công tác đấu thầu Chủ đề Hành động Thời điểm phải thực hiện Cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện/phương thức thực hiện NÂNG CAO KIẾN THỨC VÀ NHẬN THỨC VỀ ĐẤU THẦU VÀ XÂY DỰNG NĂNG LỰC 1. Nâng cao kiến thức và nhận thức cho cán bộ quản lý dự án, nhà thầu và cộng đồng/người hưởng lợi Tập huấn cho cán bộ đấu thầu về cách phát hiện và giải quyết hiện tượng thông thầu (Xem Phụ lục 1: Những dấu hiệu để phát hiện sự thông thầu). Bộ GTVT sao chụp và gửi cho các PMU5/các PPMU toàn bộ các báo cáo và biện pháp xử phạt hiện tượng thông thầu tại dự án GTNT2. Người hưởng lợi từ dự án phải được phép cử đại diện tham dự buổi mở thầu Kết quả trúng thầu phải được dán công khai bên ngoài trụ sở các PPMU. Tổ chức các hội thảo phổ biến thông tin cho các nhà thầu và cộng đồng/người hưởng lợi từ dự án. Công bố mọi hình thức xử phạt nhà thầu do thông thầu trên một tờ báo địa phương/trang web/bản tin của Bộ KHĐT và tại những địa điểm công cộng. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và tiếp tục thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trước khi Hiệp định có hiệu lực. Thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong suốt quá trình thực hiện dự án Trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong suốt quá trình thực hiện dự án. WB/cán bộ thanh tra đã có kinh nghiệm tham gia dự án GTNT2. Bộ GTVT Được đưa thành quy định trong Sổ tay điều hành dự án. Các PPMU/đưa thành quy định trong OM. PMU5/các PPMU PMU5/các PPMU 2. Xây dựng năng lực cho cán bộ quản lý dự án Tổ chức lớp tập huấn/hội thảo về đấu thầu cho các cán bộ quản lý dự án. Biện soạn tài liệu giới thiệu những trường hợp mẫu để các cán bộ dự án nghiên cứu tham khảo. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và tiếp tục thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và trong suốt dự án. IDA sẽ tổ chức lớp tập huấn/hội thảo trước khi Hiệp định có hiệu lực và sau đó các cơ sở đào tạo của bộ GTVT sẽ tiếp tục thực hiện trong suốt dự án. PMU5/các PPMU. Bộ GTVT CÔNG CỤ QUẢN LÝ NỘI BỘ CỦA DỰ ÁN 1. Hoàn thiện cuốn Sổ tay điều hành dự án Nghiên cứu và sửa đổi cuốn Sổ tay điều hành sao cho phù hợp với yêu cầu giám sát nhằm hạn chế hiện tượng thông thầu. Cuốn OM phải đưa ra những hướng dẫn giúp dự án phát hiện, báo cáo và giải quyết sự thông thầu, kèm theo quy định phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các đơn vị/cấp. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và trong suốt dự án. PMU5, trên cơ sở tiếp thu các ý kiến nhận xét của IDA. HẠN CHẾ HIỆN TƯỢNG THÔNG ĐỒNG TRONG ĐẤU THẦU 1. Xây dựng kế hoạch đấu thầu Hạn chế tối đa việc chia nhỏ dự án thành gói thầu nhỏ, nên gộp các gói thầu nhỏ thành những gói thầu lớn để áp dụng phương pháp đấu thầu mang tính cạnh tranh hơn. Luôn ưu tiên lựa chọn phương pháp đấu thầu mang tính cạnh tranh cao. Kế hoạch đấu thầu hàng năm phải được gửi tới WB để xem xét và phê chuẩn trước khi thực hiện. Trong suốt dự án PMU5/các PPMU/các Phòng giao thông huyện/thể hiện bằng quy định trong OM 2. Thư Mời thầu Công bố thư mời thầu trên bản tin đấu thầu của bộ KHĐT/tờ báo phát hành toàn quốc. Trong Thư mời thầu phải ghi rõ những biện pháp trừng phạt sự gian lận và mua chuộc. Không hạn chế việc bán hoặc phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ mời thầu phải luôn có sẵn để nhà thầu mua cho tới tận thời điểm 24 tiếng đồng hồ (WB sẽ xem xét lại quy định này) trước giờ mở thầu và bất cứ ai muốn thanh toán lệ phí hồ sơ mời thầu đều phải đuợc mua hồ sơ mời thầu. Không quy định nhà thầu phải đăng ký trước thông tin về mình trong cơ sở dữ liệu của Chính phủ. Trong suốt thời gian thực hiện dự án. PMU5/các PPMU/quy định trong OM. 3. Hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu/Thư mời chào giá phải ghi rõ điều khoản yêu cầu ứng thầu cam kết không tham gia vào việc thông thầu. Phải quy định rõ những tiêu chí hậu xét trong hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu phải có điều khoản cho phép ứng thầu kháng nghị/khiếu nại. Hồ sơ mời thầu/Thư mời chào giá phải cập nhật những quy định mới nhất về gian lận & mua chuộc và những biện pháp trừng phạt. Trong suốt quá trình thực hiện dự án PMU5/các PPMU/quy định trong OM. 4. Nộp hồ sơ dự thầu Mọi hồ sơ dự thầu/Thư chào giá nộp trước thời điểm đóng thầu đều phải được chấp nhận và được mở. Hồ sơ mời thầu/Giá chào thầu phải được mở ngay lập tức sau thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện nhà thầu và đại diện cho cộng đồng địa phương được hưởng lợi từ dự án . Trong quá trình mở thầu công khai, tên nhà thầu, giá bỏ thầu và đề xuất giảm giá, và việc có hoặc thiếu tiền bảo lãnh dự thầu, nếu có, đều phải được đọc to và được ghi vào biên bản. Biên bản mở thầu phải được ký bởi tất cả những người có mặt bao gồm mọi thành viên tổ chuyên gia xét thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cộng đồng, và phải được nhanh chóng sao gửi tới tất cả các ứng thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và tới tất cả đại diện cộng đồng. Bản sao biên bản mở thầu phải được dán tại một địa điểm công cộng dễ thấy ngay sau khi kết thúc lễ mở thầu và tiếp tục trong suốt 1 tháng sau khi có thông báo trúng thầu. Suốt dự án PMU5/các PPMU/qui định trong OM 5. Xét thầu Tổ chuyên gia xét thầu phải có số lượng thành viên với đủ các chuyên môn khác nhau ở mức độ hợp lý. Báo cáo xét thầu phải dành một phần ghi rõ những dấu hiệu nghi ngờ thông thầu. Khi phát hiện thấy có dấu hiệu thông thầu, tổ chuyên gia xét thầu phải sao chụp những yếu tố bị coi là thông thầu và đính kèm báo cáo xét thầu và gửi tới cấp thẩm quyền cao hơn để xem xét. Đề xuất xét trúng thầu phải ghi rõ nhận xét của tổ chuyên gia xét thầu, rằng với tất cả khả năng của mình, họ đã không phát hiện thấy bất kỳ dấu hiệu thông thầu nào trong các đơn thầu. Các thành viên của tổ xét thầu phải xác nhận rằng họ không có bất kỳ quan hệ họ hàng nào với bất kỳ nhà thầu nào và rằng họ đã tiến hành xét thầu mà không hề quan tâm đến bất kỳ yếu tố nào ngoài những tiêu chí xét thầu đã được quy định từ trước. Mọi thành viên tổ xét thầu có quan hệ với nhà thầu về mặt tài chính hoặc lợi ích kinh doanh hoặc họ hàng tính đến đời thứ 3 đều phải khai nhận mối quan hệ đó trước khi bắt đầu triển khai xét thầu và phải tự mình rút khỏi tổ chuyên gia xét thầu. Nếu không làm như vậy người đó sẽ phải chụi một hình thức xử phạt hành chính được quy định rõ trong OM. Suốt dự án PMU5/các PPMU/quy định trong OM 6. Trao thầu Hai tuần sau khi có thông báo trúng thầu, thông tin về trao thầu (kể cả tên của ứng thầu không trúng thầu và lý do họ không trúng thầu) phải được công bố trên tờ Bản tin đấu thầu của bộ KHĐT/một tờ báo được phát hành toàn quốc/trang web và dán tại một địa điểm công cộng dễ thấy trong vòng một tháng. Suốt dự án PMU5/các PPMU 7. Cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại Hồ sơ mời thầu phải xây dựng một cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại mà không được phép dừng quá trình đấu thầu 1/4/206 PMU5/quy định trong OM KiÓm to¸n thùc hiÖn tæng hîp 1. T­ vÊn c¸ nh©n thùc hiÖn kiÓm to¸n tæng hîp KiÓm to¸n tæng hîp sÏ quan t©m cô thÓ tíi hiÖn t­îng th«ng thÇu. Bªn vay thùc hiÖn theo dâi cã hÖ thèng c¸c tr­êng hîp vi ph¹m, kh«ng tu©n thñ trong ®Êu thÇu kÌm theo c¸c biÖn ph¸p xem xÐt vµ söa ®æi phï hîp cho toµn bé. Trong toµn bé giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n PMU5/PPMUs/T­ vÊn c¸ nh©n HỖ TRỢ CỦA CÁC TỈNH THUỘC DỰ ÁN/LÃNH ĐẠO BỘ 1. Hỗ trợ của tỉnh/lãnh đạo Bộ là yếu tố quyết định sự thành công của Kế hoạch hành động này Lãnh đạo các tỉnh thuộc dự án/Lãnh đạo Bộ kịp thời phát hiện những hiện tượng thông thầu và theo dõi triệt để việc xử phạt những hiện tượng thông thầu đó. Báo cáo cụ thể và kịp thời cho các tỉnh thuộc dự án/Lãnh đạo bộ. Trước khi có Hiệu lực và trong suốt dự án Bộ GTVT/các uỷ ban nhân dân tỉnh GIÁM SÁT VÀ HỖ TRỢ 1. Tham khảo ý kiến của phía cho vay vốn Khuyến khích cán bộ dự án tham khảo ý kiến của phía cho vay vốn trong mọi thời điểm. Đối với những hợp đồng theo cơ chế tiền kiểm của WB, mọi tài liệu liên quan đến việc xử lý hiện tượng thông thầu của dự án đều phải được đính kèm hồ sơ đệ trình WB để tiền kiểm. Đối với những hợp đồng theo cơ chế hậu kiểm, các tài liệu trên phải được lưu trong hồ sơ của dự án. Suốt dự án Cán bộ dự án PMU5/PPMUs/Phía cho vay vốn 2. Kiểm tra của phía cho vay vốn Dù tiền kiểm hay hậu kiểm,phía cho vay vốn sẽ đặc biệt lưu ý tới vấn đề thông thầu. Suốt dự án Phía cho vay vốn 3. Theo dõi của phía cho vay vốn Phía cho vay vốn sẽ theo dõi một cách có hệ thống mọi trường hợp vi phạm và trung thực trong đấu thầu kèm theo những biện pháp sửa chữa thích hợp. suốt dự án Phía cho vay vốn III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CÓ LIÊN QUAN Tất cả các dự án do Ban quản lý dự án 5 thực hiện đều là các dự án đầu tư phát triển hệ thống mạng lưới giao thông quốc gia. Do đó các dự án khi thực hiện đều có liên quan đến rất nhiều các ban ngành chức năng từ trung ương đến địa phương như các Sở ban ngành địa phương, các Bộ chức năng có liên quan. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Ban quản lý dự án 5 có một số kiến nghị đối với các cấp các ban ngành chức năng có liên quan như sau: Công tác GPMB nhanh hay chậm ảnh hưởng trực tiếp đến việc triển khai thực hiện dự án. Ở những địa phương quan tâm tháo gỡ các khó khăn nảy sinh trong quá trình GPMB thỉ ở đó tiến độ GPMB tiến triển tốt vì vậy Ban quản lý dự án mong muốn trong giai đoạn tới các địa phương cùng phối hợp với Ban để có thể hoàn thành tốt công tác GPMB, tái định cư, ổn định đời sống nhân dân, đảm bảo mặt bằng thi công Đề nghị các địa phương có liên quan, các cơ quan chức năng có biện pháp trong quản lý khai thác để người dân có ý thức bảo vệ tài sản chung và khi tham gia giao thông Đẩy nhanh công tác quyết toán tại các địa phương Các cấp thẩm quyền, địa phương có biện pháp hỗ trợ, xử lý những khó khăn của dự án: duyệt khối lượng bổ sung, phát sinh, tạo điều kiện cho nhà thầu thi công Những kiến nghị này được đưa ra nhằm đảm bảo cho công tác thực hiện dự án được diễn ra thông suốt, đảm bảo tiến độ của dự án. Trên cơ sở những kiến nghị trình Bộ và địa phương, Ban quản lý dự án 5 có thể có KẾT LUẬN Qua các phân tích trên ta thấy được quản lý dự án là một trong những công tác không thể thiếu, góp phần vào việc đảm bảo hiệu quả của dự án đầu tư sau này. Ba mục tiêu chính của quản lý dự án đó là: thời gian, chi phí và chất lượng. Để quản lý dự án tốt thì cần phải quản lý được thời gian,chất lượng và chi phí tốt. Có như vậy mục tiêu chung của dự án mới được đảm bảo Nhận thức được điều này, Ban quản lý dự án 5 đã từng bước tiến hành quản lý dự án theo đúng các mục tiêu trên. Quá trình quản lý này được thực hiện từ ngay khi dự án bắt đầu, và nó theo suốt chiều dài của dự án. Trên cơ sở những dự án đã và đang quản lý, Ban quản lý dự án 5 rút ra được những bài học kinh nghiệm nhằm tăng cường củng cố và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Mặc dù quá trình quản lý còn gặp phải nhiều sai sót nhưng nhìn chung các dự án nói chung và đặc biệt là các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài(ODA) đạt được những mục tiêu chung được đưa ra từ đầu. Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý dự án 5- Bộ GTVT, căn cứ vào những tài liệu thu thập được và bằng kiến thức đã học chuyên đề này nêu rõ tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA cũng như những hạn chế, vướng mắc còn gặp phải trong quá trình quản lý và các giải pháp đưa ra nhằm khắc phục những sai sót đó. Do thời gian thực tập có hạn nên phạm vi nghiên cứu chuyên để chỉ giới hạn trong việc quản lý dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài để thấy được sự khác biệt giữa quản lý các dự án sử dụng vốn trong nước và các dự án sử dụng vốn nước ngoài, qua đó đưa ra những biện pháp để từ đó thu hút đầu tư nước ngoài vào nước ta. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt và các cán bộ nhân viên thuộc phòng dự án 1 đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên Phạm Thị Phương Thảo Môc lôc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Hà Nội, ngày tháng năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hà Nội, ngày tháng năm 2007