Đề tài Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Điện lực Hà Giang

đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, chứng từ kế toán đươc sử dụng trong phần hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ . Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: S¬ ®å Thủ kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính. Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ đó đối với số liệu thực nhập rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. VD: Thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 141 ngày 9 /12/2005 và chứng từ số 143 ngày 10/12/2005 và các chứng từ nhập, xuất khác để tiến hành vào thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch. Đơn vị: Công ty cổ phần Mẫu số 06-VT Xây dựng số 4 Thăng Long THE KHO Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Kg Số Chứng từ Diễn giải Ngày nhâp xuất Số lượng Ký nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 141 143 139 154 157 158 160 9/12 10/12 13/12 16/12 17/12 17/12 18/12 Nhập vật tư Nhập vật tư Xuất thi công Nhà Bộ tài chính Nhập vật tư Xuất phục vụ thi công Nhà làm việc CA Hà Nội Xuất phục vụ thi công Nhà làm việc CA Hà Nội Xuất phục vụ thi công Nhà làm việc CA Hà Nội 9/12 10/12 13/12 16/12 17/12 17/12 18/12 30.000 20.000 30.000 40.000 20.000 6.000 10.000 30.000 50.000 10.000 40.000 20.000 14.000 4.000 Đối với CCDC: Trong tháng 12 mở thẻ kho công cụ dụng cụ: Xẻng. Căn cứ chứng từ số 622 ngày 11 tháng 12 năm 2005 trên phiếu nhập kho số 150: Nhân viên tiếp liệu Lê Văn Sơn nhập 20 chiếc xẻng. Căn cứ vào chứng từ 136 ngày 12 tháng 12 năm 2005 : Xuất 20 xẻng phục vụ thi công công trình Nhà làm việc Công an Hà Nội và một số chứng từ khác. Đơn vị: Công ty cổ phần Mẫu số 06-VT Xây dựng số 4 Thăng Long THẺ KHO Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xẻng Đơn vị tính: Cái Số Chứng từ Diễn giải Ngày nhâp xuất Số lượng Ký nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 622 136 186 157 11/12 12/12 24/12 27/12 Nhập CC DC Xuất thi công Nhà làm việc CA Hà Nội Nhập CCDC Xuất thi công công trình nhà Bộ tài chính 1/12 16/12 24/12 27/12 20 15 20 15 20 0 15 0 Ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào:” sổ chi tiết vật tư hàng hoá” từng tháng từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. Đơn vị: Công ty CP XD số 4 Thăng Long Mẫu số: S10- DN (Ban hành theo QĐ số 15-2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm 2005 Tài khoản: 152 Tên kho. Tên quy cách vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ 0 0 141 9/12 Nhập vật tư 331 700 30.000 21.000.000 30.000 21.000.000 143 10/12 Nhập vật tư 331 710 20.000 14.200.000 50.000 35.200.000 139 13/12 Xuất thi công 621 700 30.000 21.000.000 20.000 14.200.000 139 13/12 Xuất thi công 621 710 10.000 7.100.000 10.000 7.100.000 154 16/12 Nhập vật tư 331 700 30.000 21.000.000 40.000 28.100.000 157 17/12 Xuất thi công 621 710 10.000 7.100.000 30.000 21.000.000 157 17/12 Xuất thi công 621 700 10.000 7.000.000 20.000 14.000.000 158 17/12 Xuất thi công 621 700 6.000 4.200.000 14.000 9.800.000 160 18/12 Xuất thi công 621 700 10.000 7.000.000 4.000 2.800.000 Cộng 80.000 56.200.000 76.000 53.400.000 4.000 2.800.000 - Sổ này có. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ. Ngày. Tháng năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty CP XD số 4 Thăng Long Mẫu số: S10- DN (Ban hành theo QĐ số 15-2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm 2005 Tài khoản: 153 Tên kho. Tên quy cách vật liệu: Xẻng Đơn vị tính: Cái Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ 0 0 0 0 622 11/12 Nhập kho 111 12.000 20 240.000 20 240.000 136 12/12 Xuất thi công 627 12.000 20 240.000 0 0 186 24/12 Nhập kho 111 12.000 15 180.000 15 180.000 157 27/12 Xuất kho 627 12.000 15 180.000 0 0 . Cộng 60 720.000 60 720.000 0 0 - Sổ này có. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ. Ngày. Tháng năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Vật liệu Tháng 12 năm 2005 Danh điểm vật tư Tên chủng loại quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Xi măng Hoàng Thạch 0 0 80.000 56.200.000 76.000 53.400.000 4.000 2.800.000 Thép 10 3.500 17.920.000 3.500 17.920.000 0 0 Thép 12 8.000 5.145.000 8.000 5.145.000 0 0 Thép 16 4.000 20.480.000 4.000 20.480.000 0 0 Thép 18 5.000 25.675.000 5.000 25.675.000 0 0 Xăng 0 0 600 5.000.000 600 5.000.000 225 1.600.000 . Cộng 112.365.000 793.129.000 843.586.000 51.908.000 SỔ TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2005 Danh điểm vật tư Tên chủng loại quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Đầm cóc 0 0 1 2.600.000 1 2.6000.000 0 0 Khoan bê tông 0 0 3 6.000.000 3 6.000.000 0 0 Xẻng 0 0 60 720.000 60 720.000 0 0 Quần áo BHLĐ 0 0 40 1.720.000 40 1.720.000 0 0 Giầy ba ta 0 0 40 580.000 40 580.000 0 0 Mũ nhựa 0 0 40 640.000 40 640.000 0 0 Máy bơm tõm 0 0 4 1.100.000 4 1.100.000 0 0 Cuốc 0 0 20 120.000 20 120.000 0 0 . Cộng 12.563.000 43.145.000 45.895.000 9.813.000 5. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu –công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tổng hợp, nhập- xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, công cụ dụng cụ khác được công ty sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công công trình. 5.1. Đối với nguyên vật liệu : + Giá thực tế vật liệu do mua ngoài. * Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 139 ngày 8/12/2005 nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 538 ngày 8/12/2005 của Công ty thép Thái Nguyên chi nhánh Cầu Giấy- Hà Nội. Giá thực tế nhập 105.235.000 đồng( giá ghi trên hoá đơn). * Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 143 ngày 10/12/2005 ngày 10/12/2005, đồng chí nhập vào kho công ty 20.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày 10/12/2005 của cửa hàng 36A- Đường Nam Thăng Long. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 16.800.000 đồng. Trong đó ghi trên hoá đơn là 16.200.000 đồng và chi phí vận chuyển là 600.000 đồng. + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 140 ngày 24/12/2005. Xuất cho Xí nghiệp xây lắp số 1 thi công công trình nhà làm việc Bộ Tài chính- Hà Nội, yêu cầu số lượng xuất là 40.000 kg. Theo chứng từ 140 ngày 9 /12/05 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000 kg x 700 đ = 21.000.000 đ 10.000 kg x 710 đ = 7.100.000 đ 28.100.000 đ ( xem chứng từ ghi sổ) Đối với việc nhập xuất vật liệu, công cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính giá theo giá thực tế. 5.2. Đối với công cụ dụng cụ: Viêc đánh giá công cụ dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường. Công cụ dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thi công và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào chứng từ xuất kho công cụ dụng cụ , kế toán tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng. Do công cụ dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quả của công tác mà việc tính toán phân bổ giá trị thực công cụ dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần. Có những loại công cụ dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50 % giá trị thực tế công cụ dụng cụ dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng thì sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ được tính như sau: Quần áo bảo hộ lao động: 40 bộ x 43.000 đ = 1.720.000 đ Giầy ba ta :40 đôi x 14.500 đ = 580.000 đ Mũ nhựa : 40 cái x 16.000 đ = 640.000 đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển. + Giá thực tế công cụ dụng cụ dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng( xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 12/12/2005 là 240.000 đồng. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000= 240.000 đ Đối với việc nhập kho công cụ dụng cụ các đội công trình xây dựng và xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế dích danh. 6. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Hiện nay Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1111/ TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1999 của Bộ tài chính kết hợp với Thông tư số 100/1999/TT-BTC về hướng dẫn kế toán thuế Giá trị gia tăng(GTGT). Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu, sử dụng những tài khoản tổng hợp như: TK 152, TK 133, TK 111, TK 331, TK 112, TK 621. Ngoài ra công ty còn mở thêm TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính”, TK 1522 “ Nguyên vật liệu phụ”, TK 3331 7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627. 7.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu- công cụ dụng cụ. Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu, công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở “ thuận mua, vừa bán” Thông thường đối với một số đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu, công cụ dụng cụ, căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu, công cụ dụng cụ được giám đốc ký, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi công ty có thể mua nợ của nhiều đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn. a. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho công ty từ nguồn mua ngoài. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả tiền trước, tuỳ thuộc vào khả năng của công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà không có hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và háo đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán – TK 331” Phải trả người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu, công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2005, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với người bán. Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán. Ngày 8/12/2005 công ty nhập kho vật liệu chính( thép) của công ty Thép Thái Nguyên- Cầu Giấy- Hà Nội theo phiếu nhập kho số 139 ngày 8/12/2005 trị giá 105.235.000đ kèm hoá đơn 538 ngày 8/12/2005 số tiền là 105.235.000 đ ( thuế VAT 10%). Căn cứ vào 2 chứng từ trên kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 105.235.000 đ Nợ TK 133: 10.523.500 đ Có TK 331: 115.758.500 đ Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 212 ngày 8/12/2005 trên chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nợ TK 331: 26.775.000 đ Có TK 111: 26.775.000 đ Đến ngày 9/12/2005 hàng về kèm theo hoá đơn số 140 ngày 9/12/2005 số tiền vật liệu về là 23.100.000 đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 21.000.000 đ Nợ TK 1331: 2.100.000 đ Có TK 331: 23.100.000 đ - Ngày 17/12/2005 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng Đầu tư và phát triển Cầu Giấy ngày 17/12/2005 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty thép Thái Nguyên- chi nhánh Cầu Giấy- Hà Nội, số tiền vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 331: 115.758.500 Có TK 112: 115.758.500 - Trường hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt . Giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 9/12/2005, số 361 nhập xăng, dầu cho công ty, công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 361 ngày 9/12/2005 là 5.000.000 đ. Căn cứ hoá đơn tên kế toán vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 5.000.000 đ Nợ TK 1331: 500.000 đ Có TK 111: 5.500.000 đ Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 24/12/2005 theo hoá đơn NHB, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 8.800.000 đ. Căn cứ vào hoá đơn số NHB kế toán vài chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 8.800.000 đ Nợ TK 133: 440.000 đ Có TK 311: 9.240.000 đ Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào cột phù hợp trên sổ chi tiết – TK 331 theo các định khoản trên. b. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A(đại diện công ty) và bên B( xưởng nhận gia công) kèm theo các phiếu xuất kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho. Nghiệp vụ này được thể hiện qua hợp đồng kinh tế sau: HỢP ĐỒNG KINH TẾ Hôm nay, ngày 20/10/2005 Bên mua: Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long( Bên A) Địa chỉ:Đường Phạm Văn Đồng-Nam Thăng Long- Hà nội Điện thoại:04. 8389945 Mã số thuế:0100532976 Đại diện: Ông Nguyễn Văn Cường Giám đốc Bên bán: Xưởng gia công chế biến Đức Bảo (Bên B) Địa chỉ: 48- Đê La Thành- Hà Nội Điện thoại: (04). 514.7158 Mã số thuế:0100100783 Đại diện: Ông Nguyễn Đức Bảo- Chủ Cửa hàng Hai bên thống nhất thoả thuận đồng ý ký kết hợp đồng với các điều khoản sau: Điều I: Nội dung giao dịch: Bên B gia công chi tiết vì kèo, chi tiết đầu nối cọc như sau: STT Nội dung Kích thước (mm) ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Gia công chi tiết vì kèo bằng tôn dày 5 mm, 200x105x100 Cái 200 7.500 1.500.000 2 Gia công chi tiết nối đầu bằng tôn dày 4mmm 150x150 Cái 3.000 4.000 12.000.000 Tổng cộng 13.500.000 Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10% Điều II: Tổng giá trị hợp đồng: 13.500.000 đồng Điều III: Trách nhiệm của mỗi bên: Bên A: - Cung cấp các thông tin về chủng loại, quy cách, mẫu mã đầy đủ, đúng thời gian, tiến độ cho bên B để đảm bảo cho bên B có thể hoàn thành công viêc đúng tiến độ. - Thanh toán tiền hàng đúng thời hạn theo các điều khoản đã ký kết. Bên B: - Chịu trách nhiệm cung cấp sản phẩm cho bên A theo đúng mẫu mã mà bên A cung cấp. Đảm bảo giao hàng cho bên A đúng về số lượng, chất lượng. Điều IV: Hình thức thanh toán: Bên A Thanh toán cho bên B toàn bộ số tiền hàng bằng tiền mặt trong vòng 10 ngày kể từ ngày bên A giao đủ số hàng. Điều V: Điều khoản khác: Hai bên cùng nhau tôn trọng và thực hiện đúng những điều khoản đã ký, không được đơn phương sửa đổi nội dung hoặc huỷ bỏ hợp đồng. Trong quá trình thực hiện, có gì vướng mắc sẽ cùng nhau bàn bạc giải quyết. Nếu trong quá trình giải quyết những vướng mắc mà hai bên không thống nhất được thì vụ việc sẽ được đưa ra toà án kinh tế giải quyết, quyết định của toà án kinh tế là quyết định cuối cùng. Hợp đồng này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau và mỗi bên giữ 01 bản. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2005 Đại diện bên A Đại diện bên B Khi kết thúc hợp đồng theo thời hạn, bên B viết một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/ GTGT-3L Liên 2: Giao cho khách hàng I/- F Ngày 3/12/2005 N0: ‘615 Đơn vị bán hàng: Xưởng gia công chế biến Đức Bảo- Hà Nội Địa chỉ: 48- Đê La Thành- Hà Nội Số TK:. Điện thoại: 514.7158 MS 0 1 0 0 1 0 0 7 8 3 Họ tên người mua hàng: Lê Văn Sơn Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long Địa chỉ: Đường Nam Thăng Long- Hà Nội Số tài khoản:.. Hình thức thanh toán: TM/ CK MS 0 1 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Vì kèo Chi tiết nối đầu cọc Cái Chiếc 200 3.000 7.500 4.000 1.500.000 12.000.000 Cộng tiền hàng 13.500.000 Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 675.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.175.000 Số tiền viết bằng chữ:Mười bốn triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư viết phiếu nhập. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu nhập kho số 189 ngày 22/12/2005, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 13.500.000 Nợ TK 133: 675.000 Có TK 111: 14.175.000 Đối với công cụ dụng cụ, việc thuê ngoài gia công chế biến trong tháng 12/2005 không có, chỉ trong trường hợp mà hợp đồng yêu cầu chi tiết, đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ không đáp ứng được yêu cầu thì lúc đó công ty phải tiến hành thuê ngoài chế biến. Việc thuê chế biến này công ty khoán hoàn toàn cho đơn vị nhận gia công vật liệu, công cụ dụng cụ về kho công ty bình thường như mua ngoài. Công ty không xuất vật tư cho đơn vị gia công mà đơn vị gia công đảm nhận phần việc này c. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như sỏi, đá, cát, vôi Do khối lượng lớn, kho không đủ chứa, kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán để nhập kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. 7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. a. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất. Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty CP xây PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:02-VT dựng số 4 Thăng Long Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Nợ:.. Số:161 Có: Họ, tên người nhận hàng: Hoàng Bình Bộ phận:Đội công trình số 2 Lý do xuất kho:thi công công trình “Nhà Bộ tài chính” Xuất tại kho: Công ty TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư(Sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 Que hàn Máy khoan Máy hàn Tôn 8 ly Kg Cái Cái Kg 10 1 1 2.000 10 1 1 2.000 5.000 1.200.000 1.000.000 6.000 50.000 1.200.000 1.000.000 12.000.000 Cộng: 14.250.000 Cộng thành tiền( bằng chữ):Mười bốn triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và vào sổ. Căn cứ vào dòng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 627: 14.250.000 Có TK 152: 12.050.000 Có TK 153: 2.200.000 Theo chứng từ xuất kho số 139 ngày 13/12/2005 xuất vật liệu phục vụ thi công công trình nhà làm việc Bộ tài chính Hà Nội. Nghiệp vụ được thể hiện trên chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 28.100.000 Có TK 152: 28.100.000 Theo chứng từ xuất kho số 270 ngày 23/12/2005: xuất xăng, dầu phục vụ cho công trình ở xa trụ sở. Nghiệp vụ được thể hiện trên chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 5.000.000 Có TK 152: 5.000.000 Ngày 17/12/2005 theo chứng từ số 164: Xuất máy đầm cóc, khoan bê tông phục vụ thi công công trình được thể hiện trên chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 142: 8.600.000 Có TK 153: 8.600.000 Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chứng từ số 05 ngày 25/12/2005 trên chứng từ ghi sổ. Nợ TK 642: 4.300.000 Có TK 142: 4.300.000 Giá trị 50% còn lại khi nào báo hỏng mới phân bổ hết Đối với phiếu xuất kho số 136 ngày 12/12/2005 : Xuất công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627: 4.700.000 Có TK 153: 4.700.000 Trường hợp công ty cho phép đơn vị mua vật tư bằng tiền tạm ứng để sử dụng tại các đơn vị trực thuộc. Để phục vụ thi công kịp thời các công trình ở xa trụ sở công ty, thì công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long cho phép các đơn vị có nhu cầu tự đi mua vật tư bằng tiền tạm ứng. Có thể các đơn vị thi công ở địa điểm nào thì nhân viên tiếp thị của từng đơn vị vay tiền tạm ứng đi mua vật tư phục vụ sản xuất. Khi số vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhập kho, dựa trên yêu cầu của từng đơn vị do đó số vật liệu, công cụ dụng cụ này được xuất dùng hết trong tháng. Nhân viên kinh tế ở đơn vị trực thuộc lập tờ kê chi tiết về số liệu đã mua về và sử dụng theo từng lần nhập. Theo chứng từ số 262 ngày 27/12/2005 của sổ vật tư ở đội công trình số 3, số tiền là 336.730.000 đ được thể hiện qua tờ kê chi tiết sau: TỜ KÊ CHI TIẾT Tháng 12/2005 Đội công trình số 3 STT Chứng từ Diễn giải Số tiền (đồng) Ghi chú SH Ngày 1 2 3 4 4 08 08 10 11 12 3/12 5/12 6/12 20/12 25/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư Đồng chí Hùng nhập vật tư Đồng chí Hùng nhập vật tư Đồng chí Hùng nhập vật tư Đồng chí Hùng nhập vật tư 58.200.000 46.500.000 96.000.000 49.500.000 86.830.000 Tổng cộng 336.730.000 Ngày 27 tháng 12 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng Kèm theo tờ kê chi tiết trên bao gồm các chứng từ: Các phiếu nhập kho số 08, 09, 10, 11, 12 và các hoá đơn hàng kèm theo tổng số tiền ghi trên các phiếu nhập kho là 336.730.000 đ Trong tháng tiến hành xuất kho số 21,22 và các vật tư kèm theo. Tổng số tiền ghi trên các phiếu xuất kho là 336.730.000đ. Căn cứ vào tờ kê chi tiết do các đội công trình số 3 lập và gửi lên phòng kế toán, phòng kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 336.730.000 Có TK 141: 336.730.000 Các công trình ở xa, việc thực hiện luân chuyển chứng từ còn khó khăn, nên công ty thường cho phép các đội tạm ứng tiền để mua vật tư theo định mức của phòng kỹ thuật. Đến cuối tháng các đội mới hoàn tạm ứng để nhập, xuất vật tư. Lúc đó kế toán đã căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của từng công trình để định khoản: Trường hợp theo hoá đơn 0218 ngày 16/12/2005 đội công trình số 1 hoàn tạm ứng nhập, xuất vật tư. Kế toán căn cứ hoá đơn trên và ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 123.000.000 Có TK 141: 123.000.000 Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho đội công trình 1 sang TK 154 để tính giá thành sản xuất trong tháng của đội công trình số 1. c Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn chuyển như xuất dùng làm nhà kho, nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu xuất dùng được phân bổ hết một lần vào chi phí nguyên vật liệu còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. YÊU CẦU VẬT TƯ Ngày 28/12/2005 Dùng cho công trình: Công trình cầu nổi Bắc Ninh STT Tên vật tư Đội nhận Dùng vào việc ĐVT Số lượng Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cọc tre Cót ép Ổ cắm sứ Đèn sợi tóc Bảng điện Đui cài Dây điện Bản lề Khoá cửa Dựng nhà tạm Lợp nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Làm nhà tạm Cây Tấm Cái Chiếc Chiếc Cái M Chiếc Chiêc 25 13 5 5 3 5 45 6 2 25 13 5 5 3 5 45 6 2 Người lập Kế toán trưởng Cùng với yêu cầu vật tư phục vụ thi công công trình chính, phòng kinh tế kỹ thuật dự án viết phiếu xuất kho số 213 ngày 28/12/2005 căn cứ vào chứng từ kế toán phản ánh trên chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 6.500.000 Có TK 152: 6.500.000 Để xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm theo dõi số lượng vật liệu xuất dùng cho từng công trình. Cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 12 ở công ty như sau: Đơn vị: Công ty cổ phần Xây dựng số 4 Thăng Long BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2005 Đơn vị: đồng STT Ghi Ghi có các TK nợ các TK 152 153 HT TT HT TT 1 2 3 TK 621: - Công trình Nhà Bộ TC - Công trình Nhà CA - Công trình cầu nổi-Bắc Ninh TK 627 - TK 642 - 745.000.000 242.000.000 183.000.000 320.000.000 84.000.000 14.576.000 35.000.000 8.800.000 2.095.000 Cộng 843.586.000 45.895.000 Sau khi vào bảng phân bổ, kế toán tiến hành định khoản như sau: + Nợ TK 621: 745.000.000 Có TK 152: 745.000.000 + Nợ TK 627: 84.000.000 Có TK 152: 84.000.000 + Nợ TK 642: 14.576.000 Có TK 153: 14.576.000 + Nợ TK 627: 8.800.000 Có TK 153: 8.800.000 + Nợ TK 642: 2.095.000 Có TK 153: 2.095.000 Từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 12/2005 của công ty có thể phản ánh lên chứng từ ghi sổ Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 3 tháng 12 năm 2005 Số: 1096 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 615 3/12/05 Nhập kho vật liệu Thuế GTGT 152 133 331 331 13.500.000 1.350.000 Cộng 14.850.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 8 tháng 12 năm 2005 Số: 1116 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 538 8/12/05 Nhập kho vật liệu Thuế GTGT 152 133 331 331 105.235.000 10.523.500 Cộng 115.758.500 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 9 tháng 12 năm 2005 Số: 1119 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 140 9/12/05 Nhập kho vật liệu Thuế GTGT 152 133 331 331 21.000.000 2.100.000 Cộng 23.100.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Số: 1123 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 142 10/12/05 Nhập kho vật liệu Thuế GTGT 152 133 331 331 14.200.000 1.420.000 Cộng 15.620.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Số: 1122 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 360 10/12/05 Nhập CCDC Thuế GTGT 153 133 331 331 8.600.000 860.000 Cộng 9.460.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Số: 1126 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 136 12/12/05 Xuất CCDC thi công CT nhà làm việc CA Hà Nội 627 153 4.700.000 Cộng 4.700.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 13 tháng 12 năm 2005 Số: 1130 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 139 13/12/05 Xuất VL thi công CT Nhà Bộ Tài chính 621 152 28.100.000 Cộng 28.100.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Số: 1160 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 161 25/12/05 Xuất thi công CT nhà Bộ Tài chính 627 152 153 12.050.000 2.200.000 Cộng 14.250.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty cổ phần Mẫu sổ: 01- SKT XD số 4 Thăng Long Chøng tõ ghi sæ Ngày 28 tháng 12 năm 2005 Số: 1168 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 213 28/12/05 Xuất VL làm nhà tạm 627 152 6.500.000 Cộng 6.500.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng . . .. . 1096 3/12/05 14.850.000 1130 13/12/05 28.100.000 1116 8/12/05 115.758.500 1160 25/12/05 14.250.000 1119 9/12/05 23.100.000 1168 28/12/05 6.500.000 1122 10/12/05 9.460.000 1123 10/12/05 15.620.000 Tổng 15.623.159.000 SỔ CÁI TÀI KHOẢN NĂM 2005 Tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu TK: 152 Chứng từ ghi sổ Nội dung TKĐƯ Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 28.163.000 .. 1096 3/12/05 Nhập kho VL 331 13.500.000 1116 8/12/05 Nhập kho VL 331 105.235.000 1119 9/12/05 Nhập kho VL 331 21.000.000 1123 10/12/05 Nhập kho VL 331 14.200.000 1130 13/12/05 Xuất thi công CT 621 28.100.000 1160 25/12/05 Xuất phục vụ thi công CT 627 12.050.000 1168 28/12/05 Xuất phục vụ thi công CT 627 6.500.000 . . . . Cộng tháng 12 793.129.000 843.586.000 Cộng PS 9.581.308.000 9.557.563.000 Dư cuối kỳ 51.908.000 SỔ CÁI TÀI KHOẢN NĂM 2005 Tài khoản: Công cụ dụng cụ Số hiệu TK: 153 Chứng từ ghi sổ Nội dung TKĐƯ Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 6.856.000 .. 1122 10/12/05 Nhập kho CCDC 331 8.600.000 1126 10/12/05 Xuất thi công CT 627 4.700.000 1160 25/12/05 Xuất thi công CT 627 2.200.000 .. .. . . . Cộng tháng 12 43.145.000 45.895.000 Cộng phát sinh 125.632.000 122.675.000 Dư cuối kỳ 9.813.000 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TAI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 4 THĂNG LONG I/ Nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng sô 4 Thăng Long. Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế thị trường. Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với công ty cổ phần số Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thì điều này càng trở lên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. Thứ tư: bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước đã ban hành. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long và qua nghiên cứu đề tài” Vật liệu và công cụ dụng cụ “em đã hiểu biết thêm về cách hạch toán, quy trình cơ cấu, cách làm việc của các phòng ban công ty nói chung cũng như bộ máy kế toán nói riêng. Và em đã rút ra được một số ưu, nhược điểm công ty như sau: Ưu điểm: Cùng với sự quan tâm và giúp đỡ thường xuyên của Tổng công ty xây dựng Thăng Long, trong năm 2005 công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trường xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Mỗi năm một lớn mạnh nâng cao giá trị sản xuất kinh doanh toàn công ty hiện nay lên tới 130.820..632.000 VNĐ. Sang năm 2006 công ty luôn phấn đấu đạt mức 150.845.430.000 VNĐ. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng. Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Hình thức kế toán :Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty .Hình thức này dễ làm,dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán . Hình thức chứng từ sổ sách và phương pháp kế toán của Công ty .. + Hình thức chứng từ sổ sách được tổ chức hợp pháp ,hợp lệ ,quá trình luân chuyển chứng từ có khoa học . + Việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên đã giúp công ty phản ánh một cách thường xuyên và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty ,cung cấp đầy đủ các thông tin về hoạt động kế toán tài chính cho các nhà quản lý điều hành công ty. + Hình thức khoán gọn các công trình của Công ty cho các đội sản xuất là rất hợp lý phát huy được tính chủ động, nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc ,làm giảm bớt được chi phí thi công. Mặt khác vẫn đảm bảo được tính cập nhật giữa kế toán đội và kế toán công ty. Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, quý rõ ràng. Một năm công ty hạch toán bốn quý, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long hiện có 2 kho bảo quản vật liệu vì theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra quá trình thu, mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật, tính toán, xử lý thông tin. Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có các tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế Nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm. Hạn chế Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long vẫn còn có một số hạn chế cần được khắc phục: Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho là số ít. Có thể trong cùng một thời gian một đội, một xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình ở đia bàn khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng. Vấn đề này phòng kế toán công ty và ban giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà, đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. Việc phân loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty không tiến hành. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư. Bên cạnh ưu điểm của viêc công ty tổ chức công tác kế toán tập trung thì nó còn có nhực điểm lớn là địa bàn hoạt động công ty rải rác, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép xử lý thông tin chưa nhiều,việc luân chuyển chứng từ kế toán thường bị chậm, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời, sát sao, bị hạn chế nhiều. II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện trong công tác vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra mộy số ý kiến đề xuất nhăm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập, xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như : cát, sỏi, vôi, đá để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong ,đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm.Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau, đảm bảo cho việc thi công công trình không bị gián đoạn vì thiếu vật tư. Đồng thời với từng công trình, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. Thứ hai:Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế kế hoạch dự án viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (TK 152). Theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với quy định về xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên TK 152. Thứ ba: Việc luân chuyển chứng từ: Do địa bàn hoạt động của Công ty tương đối rộng dẫn đến việc cung cấp các chứng từ của đội cho công ty còn bị chậm trễ ảnh hưởng đến việc cung cấp các thông tin cho ban lãnh đạo dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh .Trên thực tế chứng từ mà các đội gửi lên thường kéo dài hơn thời hạn quy định lại không thống nhất nên việc thanh toán cuối lý là rất khó khăn. Theo em Công ty nên có giải pháp thích hợp hơn trong việc luân chuyển chứng từ, từ phía kế toán đội . Đưa ra quy định và thời hạn giao nộp chứng từ cụ thể.Từ hình thức khoán của công ty là công ty đã tiến hành tạm ứng cho đội để đội tiến hành trả tạm ứng cho công nhân viên cho nên để khắc phục những hạn chế trên về mặt luân chuyển chứng từ có thể đưa ra quy định : Đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ này mới được tạm ứng lần sau.Quy định trên buộc đội phải có trách nhiệm thanh toán chứng từ kịp thời cho văn phòng kế toán công ty. Thứ 4: Hệ thống chứng từ :Hệ thống chứng từ của công ty tương đối khoa học .Song vẫn chưa có sự thống nhất chứng từ hạch toán giữa các đội sản xuất và việc ghi chép giữa chứng từ của các đội còn chưa được cụ thể chi tiết. Để giải quyết vấn đề này theo em công ty cần đưa ra một số biểu mẫu chứng từ theo quy định cụ thể thống nhất của công ty trong việc thiết lập hệ thống chứng từ ban đầu và yêu cầu các đội chấp hành nghiêm túc các quy định lập . Để thực hiện triệt để các vấn đề trên công ty nên có kế hoạch đào tạo nâng cao hơn nữa trình độ của kế toán đội sản xuất. KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi phải nhanh chóng để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn nhiều hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa kế toán- Trường ĐH Kinh tế quốc dân cùng toàn thể các cán bộ phòng kế toán của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Qua đây em cũng xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Nguyễn Ngọc Quang và các cán bộ kế toán công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này MỤC LỤC Lời nói đầu Phần I: Đặc điểm chung về tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long Quá trình hình thành và phát triển Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề sản xuất của công ty. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty và mối quan hệ giữa chúng Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đặc điểm tổ chức công tác quản lý kế toán tại Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán. Chế độ kế toán áp dụng Phần II: Công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần sô 4 Thăng Long Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long. Thủ tục nhập kho. Thủ tục xuất kho. Trình tự nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu. Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty I. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Ưu điểm Nhược điểm II. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu ,công cụ dụng cụ.