Đề tài Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty TNHH dược phẩm Việt Anh

g lên 5 tỷ, tức tăng 25 lần trong vòng 15 năm. Điều này chứng tỏ công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô và tình hình kinh doanh phát triển tốt. + Về doanh số thực hiện, từ 1 tỷ/ năm tại thời điểm mới đi vào hoạt động đến nay đã là 150 tỉ đồng, tăng gấp 150 lần chỉ trong vòng 15 năm ( 1993 -2008). Số lượng khách hàng đã tăng lên vô cùng lớn. Số thuế phải nộp tăng từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng nay đã tăng lên 150 đến 180 triệu đồng/ năm. + Về chế độ đối với người lao động, doanh nghiệp thực hiện khá tốt. BH y tế, BHXH đóng đầy đủ. Hiện tại khoảng 30 nhân viên có thẻ khám chữa bệnh. Thực hiện đúng ngày làm 8h, có chế độ nghỉ phép. Tổ chức tham quan du lịch cho cán bộ công nhân viên hàng năm trích từ quỹ phúc lợi thu nhập người lao động bình quân tăng từ 300.000đ lên đến 2,2 triệu đồng/người. đời sống của họ được cải thiện đáng kể. Ta lấy ví dụ về doanh thu thực hiện trong vòng 3 năm gần đây: Báo cáo kết quả kinh doanh trong vòng 3 năm trở lại đây Dv:triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu thực hiện 136.039 140.590 153.000 lãi trước thuế 219,44 225 252,8 lãi sau thuế 158 162 182 Nhìn vào những số liệu trên ta có thể thấy doanh thu thực hiện không ngừng tăng lên. Năm sau hơn năm trước khoảng 10 tỷ đồng. lãi sau thuế các năm năm 2005 đến 2006 tăng 4 triệu đồng, nhưng đến năm 2007 tăng lên 20 triệu so với năm 06. Nguyên do có thể trong năm này nền kinh tế nước ta tăng trưởng cao với những sự kiện lớn như gia nhập WTO, sự bùng nổ của thị trường chứng khoán tình hình kinh doanh như vậy là khá khả quan. Trước hết là lãi, và lãi không ngừng tăng. Mong là công ty tiếp tục duy trì tốt trong năm 2008 này. II, Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: 1, Quy trình mua, bán hàng hoá: *Kênh phân phối trực tiếp (từ công ty trực tiếp đến khách hàng) Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty dược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà NộI, nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cả miền Trung và miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn, kịp thờIđồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau đây: Khách hàng Bộ phận kho BP kế toán bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Hàng hoá Nhà cung cấp Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khép kín. Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoả thuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc.Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho. Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đc phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc trao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bán hàng trên máy xuất hoá đơn. Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoá đơn. Hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng. đối với khách hàng ở xa thì công ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi. Đến đây kết thúc một quy trình mua,bán hàng.Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách. Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc điều hành và giám sát. Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả các khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn. Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp. Kênh phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc: ngoài kênh phân phối trực tiếp như đã trình bày ở trên, công ty có những cửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng. Mô hình như sau: Công ty Cửa hàng, quầy thuốc Khách hàng/người tiêu dùng Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng,quầy thuốc treo biển công ty. Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1 lượng hàng nhất định. Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá như trên. lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đầy là một kênh phân phối mà tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn. Tuy nhiên, do qua khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn. Kết hợp cả 2 kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thị trường của mình. Kênh này bổ trợ, bù đắp thiếu sót cho kênh kia. Nhưng những cửa hàng thuốc này mới chỉ ở Hà Nội. Hy vọng trong tương lai sẽ phát huy hệ thông kênh phân phối cấp 2,3 … và trên nhiều tỉnh thành trên cả nước. 2, Bảng cân đối kế toán công ty 3 năm gần đây: D/vị: triệu đồng Chỉ tiêu 05 06 Chênh lệch 05 với 06 07 Chênh lệch 06 với 07 tài sản 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, TS lưu động và đầu tư ngắn hạn 17.800 24.500 6.700 23.020 (1480) - Quỹ TM 63 155 92 1.000 845 - TGNH 1.950 1.236 (714) 2.900 1.664 -phải thu KH 3.300 2.100 (1200) 420 (1.680) -VAT được ktrừ 68 250 182 0 - Hàng tồn kho 12.000 20.800 8.800 19.000 (1.800) - Lưu động khác 130 0 (130) 0 II, TS dài hạn và đầu tư dài hạn khác 2.900 3.950 1.050 5.200 1.250 -Ng.giá TSCĐ 1.000 1.020 20 1.800 780 -Hao mòn luỹ kế (600) (630) (30) (550) -Khoản đầu tư tài chính khác 2.500 3.550 1.050 4.000 450 Nguồn vốn 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, Nợ phải trả 18.000 25.600 7.600 22.050 (3.550) -Vay ngắn hạn 5.400 6.100 700 12.700 6.600 -Ptrả người bán 12.600 19.500 6.900 9.350 (10.150) II, Vốn CSH 2.700 2.850 150 6.170 3.280 -Nguồn vốn kd 2.000 2.000 0 5.000 3.000 -lợi nhuận chưa phân phốI 570 710 140 920 210 -Quỹ xí nghiệp 130 140 10 250 110 Qua bảng cân đối kế toán trong vòng 3 năm trở lại đây, ta rút ra vài nhận xét như sau: Về tài sản của doanh nghiệp: Tổng tài sản tăng lên trong giai đoạn 05-06 là 7.750 triệu đồng. Nhưng đến năm 07 tổng tài sản lại giảm đi 230 triệu. Ta lần lượt xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến tổng tài sản để thấy được nguyên nhân của những sự thay đổi này: Xét 2 năm 2005 và 2006: tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng lên trong năm 06 so với năm 05 là 6.700 tr. đồng tương ứng tốc độ tăng lên là 37,64%. Quỹ tiền mặt tăng lên 1 lượng nhỏ là 92 triệu trong khi tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng lại giảm lần lượt là 714 và 1.200 triệu đồng. Khoản phải thu giảm đi đáng kể có thể hiểu được qua số liệu của hàng tồn kho. Hàng tồn kho tăng lên 8.800 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 73,33%. Đây chính là nhân tố tác động mạnh nhất đến sự tăng lên của tài sản lưu động. Có thể thấy rằng doanh nghiệp mua hàng hoá có nhiều lên (qua số VAT được khấu trừ tăng lên là 182 triệu đồng) nhưng tình hình tiêu thụ không được tốt. Chính vì vậy, số tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng đều giảm đi. Nguyên nhân của vấn đề này có thể do tác động của thị trường chứng khoán. mọi người đổ nhiều tiền hơn vào chứng khoán. Thêm vào đó là việc tăng lên của giá thuốc mà dư luận vẫn tiếp tục nhắc đến trong năm nay. Việc tăng giá này do nguyên liệu đầu vào tăng lên. Thuốc của chúng ta phần lớn nhập nguyên liệu từ châu Âu. Đầu vào tăng dẫn đến giá tăng để bù vào chi phí là điều tất yếu. Sự tăng lên này ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh. Các quầy thuốc khó bán hơn. Tuy nhiên, mặt hàng thuốc có những đặc thù riêng của nó.Giá bán thuốc được niêm yết và nhà nước hầu như không can thiệp vào giá cả mà giá do các công ty dược phẩm quyết định. Do vậy chúng ta có thể thấy doanh thu vẫn tăng lên qua bảng doanh thu phía trên. tài sản dài hạn và đầu tư dài hạn: Công ty dược phẩm Việt Anh là doanh nghiệp thương mại. Do đó, tài sản cố định biến động rất ít. Sự tăng lên của TS dài hạn và đầu tư dài hạn chủ yếu là từ khoản đầu tư tài chính dài hạn: tăng lên 1.050 triệu đồng. Nguyên nhân cũng có thể doanh nghiệp tham gia vào thị trường chứng khoán hoặc đầu tư liên kết với các công ty khác trong việc phân phối các loại thuốc mới… Về nguồn vốn của doanh nghiệp: - Vốn CSH: Nguồn vốn dành cho kinh doanh không có gì thay đổi trong năm 06 so với năm 05. Sự tăng lên của nguồn vốn chủ sở hữu do tác động mạnh nhất của lợi nhuận chưa phân phối. lợi nhuận tăng lên 140 triệu đồng. Đây là tín hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp. - Nợ phải trả: Nợ phải trả tăng 7.600 triệu đồng do tác động của 2 yếu tố: vay ngắn hạn và phải trả người bán, trong đó khoản phải trả người bán tác động chính. Doanh nghiệp mua nhiều hàng hoá hơn và chưa thanh toán cho người bán 1 lượng lớn( hàng tồn kho tăng 8.800 triệu đồng trong khi phải trả cho người bán 6.900 triệu đồng). Khoản phải thu, và tài khoản tương đương tiền không đủ để thanh toán nợ phải trả. Từ đó ta thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp là tương đối thấp. Tiền của doanh nghiệp phần nhiều trong hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần xem xét việc quảng cáo, marketing tốt hơn để tiêu thụ được nhiều hơn, tránh tồn đọng hàng quá nhiều. Các khoản vay ngắn hạn cũng tăng lên đáng kể: 700 triệu đồng. Cần thấy thêm rằng số tiền vay này lớn hơn gần gấp 3 lần số vốn kinh doanh của doanh nghiệpàKhả năng tự trang trải của doanh nghiệp còn thấp, phụ thuộc nhiều vào nguồn vay từ bên ngoài.Bên cạnh đó, ta cũng thấy được rằng uy tín của doanh nghiệp là rất tốt khi vay được lượng tiền lớn. Tình hình kinh doanh phải như thế nào mới có thể vay được như vậy? Có thể nói công ty dược Việt Anh đã đạt được chỗ đứng nhất định trên thị trường. Xét 2 năm 06 và 07: - tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn:Ngắn gọn là giảm. Ta có thể thấy xu hướng biến động ngược lại so với giai đoạn 05-06. Hàng tồn kho và phải thu khách hàng giảm, trong khi tiền mặt và các khoản tương đương tiền lại tăng lên.Doanh nghiệp dường như không mua thêm hàng hoá nhập kho và tiêu thụ tăng. Nhưng khách hàng thanh toán nhanh, không ghi nợ. Điều này là tín hiệu đáng mừng. Tiền thu từ bán hàng hoá có thể nhanh chóng chuyển sang các trạng thái khác, mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. -tài sản cố định và đầu tư dài hạn: tăng. Chủ yếu là tăng ở tài sản cố định. Có thể doanh nghiệp thay những tài sản cũ đã sử dụng lâu nay bằng những tài sản mới hơn. tài sản cố định của doanh nghiệp chủ yếu là xe vận chuyển. Việc thay đổi này nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn, kịp thời hơn. Về nguồn vốn: giảm - Vốn chủ sở hữu: Nguồn vốn kinh doanh tăng lên 5000 triệu đồng. Quy mô công ty được mở rộng và việc kinh doanh phát triển tốt nên sự đầu tư lớn hơn là tất yếu. Cũng phải kể đến sự tăng lên của lợi nhuận chưa phân phối. Qua 3 năm nhân tố này vẫn tăng đều đặn. Doanh nghiệp nên tiếp tục phát huy. - Nợ phải trả: Giảm do tác động lớn của nhân tố phải trả người bán.Nhân tố này giảm đi 10.150 triệu đồng. Trong khi đó, vay ngắn hạn lại tăng lên 6.600 triệu đồng. Có thể doanh nghiệp vay ngắn hạn để thanh toán cho người bán. Điều này cũng hợp lý nhưng doanh nghiệp nên xem xét tìm biện pháp tốt hơn để cân đối giữa vay và khả năng tự trang trảI( nguồn vốn kinh doanh). Vay vẫn lớn gấp 2 lần nguồn vốn kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc ra quyết định đầu tư, kinh doanh. Chưa kể vay sẽ kèm theo phải trả lãi. Và bất kỳ nhà cung cấp nào cũng sẽ muốn mua bán với doanh nghiệp mà khả năng tự trang trải tốt, vững vàng. Qua bảng cân đối kế toán 3 năm gần đây nhất, chúng ta có thể thấy được phần nào sự nỗ lực phát triển của công ty dược phẩm Việt Anh. Công ty đã trải qua 5 đợt kiểm toán và kết luận của các kiểm toán viên đều là công ty có tình hình tài chính minh bạch và thực hiện tốt các chế độ nghĩa vụ với nhà nước và người lao động. Tuy vẫn còn những điều cần phải thay đổI, điều chỉnh nhưng với 1 công ty đang gần như có doanh thu cao nhất miền Bắc thì đáng là tấm gương tiêu biểu cho các doanh nghiệp cùng ngành học tập. Mong là công ty tiếp tục duy trì và phát huy hơn nữa những gì đã đạt được trong 3 năm vừa qua. III, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công ty hiện nay có tất cả khoảng 70 nhân viên. Bộ máy quản lý rất gọn nhẹ. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH dược phẩm Việt Anh Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng Kế toán Ban giám đ ốc bao g ồm : Giám đ ốc v à ph ó giám đ ốc - Giám đốc: Giám đốc công ty là ông Nguyễn Văn Lam. Ông được bà Nguyễn Thị Ngọc, thành viên góp vốn chính của công ty thuê giữ chức vụ giám đ ốc.V ị trí này đòi hỏi người giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động diễn ra trong công ty trước chủ tịch hội đồng thành viên. Đồng thời điều hành quản lý việc kinh doanh của công ty sao cho diễn ra một cách liên tục v à bình thường. Thường niên báo cáo cho hội đồng thành viên của công ty về kết quả hoạt động kinh doanh. ngoài ra gi¸m ®èc cã thÓ uû quyÒn cho phã gi¸m ®èc khi gặp nh÷ng c«ng việc ®ét xuất. - Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công và giao quyền. - Các phòng chức năng: C ông ty có 3 phòng ban: + Phòng Marketing + Phòng kinh doanh + Phòng k ế to án, nhân s ự, tiền lương + Phòng Marketing: Chức năng của phòng Marketing là quảng bá cho tên tuổi công ty, các loại mặt hàng công ty phân phối và khuếch trương uy tín, danh tiếng của công ty. Phòng Marketing cũng phụ trách việc tìm thêm các mối làm ăn, khách hàng mới cho công ty, nếu thuận lợi sẽ ký kết hợp đồng luôn với khách hàng. Gần đây, phòng xin hạch toán riêng những nghiệp vụ mua bán. Tuy vậy, việc này có thể gây khó khăn trong sổ sách kế toán và dễ nhầm lẫn. Công ty vẫn đang xem xét để tìm hướng giải quyết tốt hơn. Nhìn chung Marketing là 1 phòng mà chức năng, nhiệm vụ rất linh hoạt, hỗ trợ cho các phòng ban khác một cách tích cực. Cho đến hiện nay thì phòng này đã và đang hoàn thành tốt các chức năng của mình. + Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng này có thể thấy qua đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Phòng chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng, nhận đơn đặt hàng, liên hệ nhà cung cấp, trao đổi với kế toán bán hàng và bộ phận kho, tìm hiểu sự lên xuống của giá cả, sự thay đổi của thị trường đến các mặt hàng… Tóm lại, phòng kinh doanh phụ trách toàn bộ việc mua, bán hàng hoá của công ty. + Phòng kế toán: là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính-kế toán nhằm quản lý nguồn vốn của Công ty.Lập báo cáo Kế toán định kỳ và phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty như:giá thành, hiệu quả, lợi nhuận đảm bảo chế độ thu nộp ngân sách, bảo toàn và phát triển vốn. Phòng Kế toán còn có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động về tài chính của công ty Phòng kế toán đồng thời phụ trách mảng nhân sự, tiền lương của nhân viên trong công ty. Có thể coi đây là phòng có vị thế cao nhất trong công ty, quyền hành chỉ sau giám đốc. Việc phụ trách, ôm đồm nhiều chức năng của phòng kế toán giúp cho bộ máy bớt cồng kềnh nhưng khiến cho nhân viên phòng kế tải dễ bị stress và áp lực công việc lớn. Nếu trong tương lai, công ty tiếp tục mở rộng về quy mô, số người lao động không phải là 70 người mà là mấy trăm người thì công ty nên xem xét tổ chức lại phòng ban. Hiện tại vẫn có thể chấp nhận được.  PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Bất kỳ 1 doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ,khi thành lập và đi vào hoạt động đều cần có 1 bộ máy kế toán cho riêng mình. Kế toán ra đời từ rất lâu do yêu cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tình hình biến động của chúng.Qua các thời kỳ phát triển của sản xuất, trao đổi, lưu thông hay nói cách khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kế toán ngày càng hoàn thiện về tổ chức, về con người...Vai trò của kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và trở nên không thể thiếu. Các chủ doanh nghiệp muốn nắm được tình hình tài sản và nguồn vốn của mình phải thông qua bộ máy kế toán.Cũng như tất cả những doanh nghiệp khác, công ty dược phẩm Việt Anh có 1 bộ máy kế toán khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Nó thực hiện chức năng xử lý,thu nhận và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh. Nó giống như nhà tham mưu chiến lược, cánh tay phải đắc lực của ban giám đốc. Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tóm gọn như sau: - Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước. - Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: a, Mô hình bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ.Thực tế quy mô công ty không lớn, chỉ gồm 70 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúp chi phí giảm đi rất nhiều. Bộ máy gồm: - 1 kế toán trưởng - 1 Kế toán tổng hợp - 1 Kế toán bán hàng - 1 kế toán mua hàng - Thủ quỹ - Thủ kho - Kế toán tài sản cố định Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ kiêm Kế toán tiền lương b,Chức năng của từng bộ phận: mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau. Sự chuyên môn hóa theo công việc giúp việc hạch toán kế toán diễn ra dễ dàng hơn: * Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ máy kế toán. Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau: - Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viên của nhà nước tại doanh nghiệp. Nóinhư vậy vì người kế toán trưởng phải nắm và hiểu được các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kinh doanh, luật ngân hàng, luật lao động...để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuân theo đúng luật định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công ty. Đơn cử như luật lao động. Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà áp dụng sai, gây thiệt hại đến lợi ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thần làm việc của họ đối với công việc sẽ không được bảo đảm. Trong khi họ là lực lượng chính, trực tiếp làm ra lợi nhuận của doanh nghiệp. - Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán. Đây là người đứng đầu, ra mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung - Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua, bán, tính toán chi phí sao cho hợp lý và hợp chế độ. - Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng luật kế toán thống kê hiện hành. - Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác - Cùng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế -Tổ chức lưu giữ chứng từ sổ sách theo đúng chế độ hiện hành va lưu khoa học, theo trình tự thời gian để việc tìm kiếm hồ sơ sổ sách dễ dàng. * Kế toán tổng hợp: Công việc đơn giản hơn và it trách nhiệm hơn so vớikế toán trưởng nhưng trên tất cả những bộ phận còn lại. Kế toán tổng hợp thực hiện những chức năng, nhiệm vụ sau: - Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán, trong tháng,quý, năm để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành. - ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi chép vào sổ chi tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh. Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ Cái. đối chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót do việc chuyển sổ. - Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội. Quyết toán thu, chi theo chế độ quy định của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội. *Kế toán bán hàng: - Cập nhật sự thay đổi của giá cả các mặt hàng trong nga ỳ để nhanh chóng thông báo cho khách hàng. - Tập hợp yêu cầu của khách hàng. Viết phiếu xuất kho cho kế toán bán hàng trên máy xuất hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng trên máy sau đó chuyển hóa đơn xuống bộ phận kho xuất kho giao hàng cho khách hàng - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ. *Kế toán mua hàng: - Cập nhật giá cả thường xuyên, lệnh,chỉ đạo của giám đốc điều hành. Đối chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đã chỉ đạo. - Tiếp nhận hóa đơn. Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa đơn. Nếu có thiếu sót, kế toán mua hàng sẽ lập biên bản và thông báo cho các bên liên quan. - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ *Kế toán công nợ: Đây là phần hành quan trọng ở 1 công ty thương mại như công ty Việt Anh. Người đảm nhận vị trí này sẽ có chức năng: - Nhận hóa đơn chứng từ từ kế toán bán hàng, kế toán mua hàng rùi định khoản vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Mỗi khách hàng lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ. Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽ vào Sổ Cái. - Nhận hóa đơn, chứng từ của các cửa hàng, quầy thuốc để vào sổ chi tiết. - Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi. - Theo dõi tình hình thu nợ, trả nợ của công ty. *Thủ quỹ: - Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi( theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền và xuất tiền. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp thời. - Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két. Kiểm tra chữ k ý của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư. - Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng - Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương. *Thủ kho: Ngườigiữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loại thuốc. Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàng nhập, xuất ra khỏi kho. Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã để phân loại theo mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng. Tránh việc sắp xếp lẫn lộn, va không khoa học, dễ gây nhầm lẫn khi xuất. - Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, dễ lấy. cuối ngày vào sổ, thẻ kho kịp thời. - cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ sách. Nếu có chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấp trên. đối với hàng hỏng, hàng kém phầm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý. *Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng, kế toán mở sổ sách theo dõi về tài sản cố định để khấu hao. ghi tăng, giảm tài sản cố định khi có biến động theo đúng chế độ hiện hành. II, Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong công ty: 1. Những chính sách kế toán chung: - Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 1141/TC/QD/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư, quyết định sửa đổi bổ sung có liên quan. - Năm tài chính: năm tài chính công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm cho đến 31/12. Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này. - Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng. Vì phạm vi thị trường công ty chỉ trong nước là chủ yếu và công ty không nhập khẩu mặt hàng từ nước ngoài nên ngoại tệ là không có. - Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là fifo- nhập trước xuất trước. Giá trị khi mua về nhập kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác. Giá trị hàng tồn kho trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh. - tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế cho mặt hàng thuốc chủ yếu là 5% - Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng là 28%. 2. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Công ty Việt Anh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC . Cụ thể như sau: *Các tài sản nội bảng + TK 111 (TK 1111, TK 1112) - Tiền mặt tại quỹ. + TK 112 (TK 1121, TK 1122) -Tiền gửi ngân hàng. + TK 131 _ phải thu khách hàng. + TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ. + TK 141 _ Tạm ứng. + TK 142 _ chi phí trả trước. + TK 153 _ Công cụ, dụng cụ. + TK 156 _ Hàng hoá. + TK 211 _ TSCĐ hữu hình. + TK 213 _ TSCĐ vô hình. + TK 2141 _ Khấu hao TSCĐ hữu hình. + TK 2143 _ Khấu hao TSCĐ vô hình. + TK 242 _ chi phí trả trước dài hạn. + TK 331 _ phải trả người bán. + TK 333 _ Các khoản nộp Nhà nước. + TK 334 _ phải trả công nhân viên. + TK 338 _ phải trả phải nộp khác. + TK 411 _ Ngồn vốn kinh doanh. + TK 413 _ Chênh lệch tỷ giá. + TK 415 _ Quỹ dự phòng tài chính. + TK 421 _ lợi nhuận chưa phân phối. + TK 431 _ Quỹ khen thưởng phúc lợi. + TK 511 _ Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ. + TK 622 _ chi phí nhân công trực tiếp. + TK 632 _ Giá vốn hàng bán. + TK 635 _ chi phí tài chính. + TK 641 _ chi phí bán hàng. + TK 642 _ chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh. 3. Hệ thống chứng từ sử dụng: Tất cả các doanh nghiệp, khi tuyên bố thành lập và tiến hành hoạt động đều phải ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,quý, năm… Hệ thống chứng từ chính là cơ sở cho hạch toán kế toán.Những chứng từ gốc được kế toán phần hành ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ và vào sổ Cái. Đây được coi là bằng chứng cho những gì thực sự phát sinh và hoàn thành của công ty. Hệ thống chứng từ công ty dược phẩm Việt Anh tương đối đầy đủ, hợp lý, hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của bộ tài chính. Cụ thể như sau: - Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đi đường, bảng thanh toán thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Chỉ tiêu hàng tồn kho: gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá… - Chỉ tiêu bán hàng: hoá đơn giá trị gia tăng… - Chỉ tiêu tiền tệ: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VND), bảng kê chi tiền. - Chỉ tiêu tài sản cố định: Biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, thẻ TSCĐ. Hoá đơn giá trị gia tăng của công ty là hoá đơn do công ty tự in ấn với sự cho phép của Cục thuế TP HN. Mẫu như sau: Công ty dược phẩm Việt Anh Mẫu số: 01GTKT- 3LL-01 ĐT: . Fax: Được sử dụng theo công văn sổ 23588/CT-AC Hóa đơn( GTGT) Liên 2: Giao khách hàng ký hiệu: AA/2005 T Ngày… tháng.. năm Số hóa đơn: 022439 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh Địa chỉ: Ngách 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản:10201 0000 69513 Ngân hàng công thương Đống Đa Hà Nội Mã số thuế: 0100374993 Họ tên người mua hàng:… Đơn vị:… Địa chỉ: Số tài khoản:… Hình thức thanh toán…. Mã số thuế: STT Tên hàng hóa, quy cách Đơn vị tính Slg Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Gyterbac 90ml lọ 280 1350 378.000 Gentamicin 40mg/ml ống 3000 518,7 1.556.100 Gluco C gói viên 18000 67 1.206.000 … Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: …………………………………………. người mua hàng người bán hàng Thủ trưởng đơn vị 4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện tại công ty Việt Anh ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ.Hình thức này thích hợp với công ty quy mô như Việt Anh. Kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với cả kế toán máy là ưu điểm của hình thức ghi sổ ngày. Tuy nhiên, nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lặp. Do đó, việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ. Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc B/C tàichinh B¶ng c©n ®èi tµikho¶n B¶ng tæng hîp sè liÖu chitiÕt Sæ c¸i Sæ đ/k CTGS CTGS Sổ thẻ kế toán chitiết B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc (1) (1) (1) (3a) (hoặc) hoặc (3b) (5) (4) (6) (7) (7) (8) (8) ghi chú: thứ tự và các số hiệu ghi sổ 1,2,3 (a,b),4 ghi thường xuyên trong báo cáo i 5,7,8 :ghi ngày cuối kì 6,7 đối chiếu số liệu cuối kì Các loại sổ công ty sử dụng bao gồm: Sổ Cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi phí, sổ kho, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán 5. Tổ chức hệ thống báo cáo: Cuốinăm, công ty tập hợp tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên bảng cân đối tài khoản cả năm và lập các báo cáo tài chính. Mẫu báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Bảng cân đối tài khoản. - Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán quản trị ở công y dường như không được chú trọng. Thường niên kế toán trưởng là người thông báo tình hình biến động cho ban giám đốc và đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Về phần mềm kế toán máy: Công ty thực hiện kế toán trên sổ sách là chủ yếu nhưng riêng phần hành mua, bán hàng hóa được thực hiện trên máy. III, Một số phần hành kế toán chủ yếu: 1. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Lương được trả cho người lao động theo từng tháng dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng và cấp bậc của họ. Nhân viên có thể xin tạm ứng lương trước và cuối tháng khi nhận lương sẽ khấu trừ số đã xin tạm ứng. Việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương do thủ quỹ phụ trách. * Các chứng từ , sổ sách Công ty sử dụng: - Bảng chấm công. - Giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc. - Bảng tính lương thời gian. - Bảng thanh toán lương và phụ cấp. - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Phiếu báo làm thêm giờ. - Giấy tạm ứng. Và ngoài ra còn một số chứng từ khác *Các tài khoản sử dụng: - tài khoản 334: phải trả người lao động - tài khoản 338: chi tiết 3382: kinh phí công đoàn 338-3: Bảo hiểm xã hội 338-4: Bảo hiểm y tế ngoài ra còn có tài khoản 141: tạm ứng, TK 111: tiền mặt… *Hạch toán trên sổ kế toán: - Sổ chi tiết các loạitàikhoản: 334,3382,3383,3384 - Sổ tổng hợp : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tk 334,338. - Việc trích theo lương BHXH, BHYT công ty căn cứ vào mức tỷ lệ: - BHXH: trích 20% trong đó 15% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại 5% trừ vào lương nhân viên. - BHYT: trích 3% trong đó 2% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn loại1% trừ vào lương nhân viên. Trợ cấp BHXH đúng theo Nghị định của Nhà nước: - 75% hưởng mức lương cơ bản với người ốm. - 100% hưởng mức lương cơ bản với người bị tai nạn lao động. Số BHXH = Số ngày nghỉ X Lương cấp bậc X Tỷ lệ % phải trả tính BHXH bình quân/ngày tính BHXH - Quy trình vào sổ như sau: Bảng chấm công, tiền lương Sổ chitiết tiền lương,BHXH… Sổ quỹ Chứng từ ghisổ Sổ Cáitàikhoản 334,338  Bảng tổng hợp chitiết tiền lương Bảng tổng hợp, bảng chấm công Bảng cân đốisố phát sinh Báo cáo tàichính Sổ đăng ký chứng từ ghisổ ghi chú: thứ tự và các số hiệu ghi sổ 1,2,3 (a,b),4 ghi thường xuyên trong báo cáo i 5,7,8 :ghi ngày cuối kì 6,7 đối chiếu số liệu cuối kì Phương pháp hạch toán tiền lương TK 111,112 TK 111,112 TK 338 TK 141 TK 338 TK 335 TK 334 Trích BH Vào chiphí TK 642 BHXH,BHYT Do CNV đóng Thanh toán Cho CNV Các khoản khấu trừ vào lương BHXH phảitrả TT cho CNV Chihộ,vượt được hoàn lại Nộp BHXH,BHYT Trích trước lương phép Trích lương vào CP Lương thực tế Phảitrả 2. Kế toán tài sản cố định: Đặc điểm về tài sản cố định của công ty: tài sản cố định của công ty gồm 2 nhóm chính: - Kho hàng - đội xe Kho hàng là nơi chứa hàng hóa công ty mua về nhập kho chuẩn bị cho tiêu thụ. Vì hàng hóa là thuốc chữa bệnh nên bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ thoáng khí là rất cao. đội xe: gồm 3 xe tải, 2 xe con và 1 xe chở khách. đội xe phân công cho từng lái xe quản lý và sử dụng. Vì số lượng tài sản cố định là không nhiều nên việc hạch toán khá đơn giản. * Các chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng trong phần hành này. – Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ/BB) - Hợp đồng mua bán, hợp đồng sửa chữa lớn TSCĐ, hoá đơn GTGT - Bảng tính và phân bổ khấu hao (Bảng phân bổ số 3) - Biên bản đánh giá lạitàisản (Mẫu 05-TSCĐ/HĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03-TSCĐ/BB) - Sổ TSCĐ ٭ Các tài khoản Công ty sử dụng - TK 211_tài sản cố định hữu hình - TK 214(TK 2141)_Khấu hao TSCĐ hữu hình Và một số tài khoản khác… *Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng Số khấu hao = Nguyên giá/ thời gian sử dụng ước tính của tài sản Việc định khoản tăng giảm của tài sản là rất ít. Hang tháng kế toán mở sổ ghi khấu hao : Nợ TK 641,642 Có TK 214 3. Kế toán các khoản thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp: a, tài khoản sử dụng: TK 131: Phải thu khách hàng TK 331: Phải trả người bán b, Các Loại i chứng từ: - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu chi tiền mặt, phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có - Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng… c, Hạch toán trên sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán máy căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với những hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh vào bảng tổng hợp tình hình thanh toán. Ở công ty Việt Anh việc này được thực hiện trên máy qua mẫu phiếu nhập, phiếu xuất( hay đầu vào, đầu ra) :  Phiếu nhập Ngày tháng Diễn giải tài khoản Đơn vị tính Số lượng Đơn giá mua Thành tiền CP thu mua Đơn giá xuất ghi chú 10/5 Công ty sản xuất bơm tiêm dùng một lần - Bơm 5ml 156 133 331 Hộp 2000 40.000 80.000.000 4.000.000 84.000.000 40.000 Tổng giá trị hàng hóa: 80.000.000 Thuế GTGT 5%: 4.000.000 Tổng tiền thanh toán: 84.000.000 Mẫu phiếu xuất giống như mẫu phiếu nhập, khác nhau ở tài khoản: 131,3331, 511 Từ phiếu nhập, phiếu xuất này, kế toán thanh toán công nợ vào các sổ chi tiếp thanh toán với người mua, người bán.Sổ chi tiết này được chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Từ sổ chi tiết, hàng tháng kế toán thanh toán công nợ sẽ phản ánh số dư đầu ky, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ và lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua, người bán. Bảng tổng hợp này để xem xét đối chiếu và so sánh với sổ Cái. Các sổ tổng hợp bao gồm: chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 131,331. Hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ: Hóa đơn giá trị gia tăng Sổ chitiết thanh toán Sổ quỹ Chứng từ ghisổ Sổ Cáitàikhoản 131,331 Bảng tổng hợp chitiết Bảng tổng hợp hóa đơn Bảng cân đốisố phát sinh Báo cáo tàichính Sổ đăng ký chứng từ ghisổ d) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán TK 331 phải mở chi tiết cho từng người bán Mua vật tư căn cứ vào chứng từ như hoá đơn, biên bản giao nhận kế toán ghi: Nợ TK 156:Mua hàng hóa nhập kho Nợ TK 211, 213: Mua TCSĐ đưa vào sử dụng Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 627,641,642: Mua dùng ngay cho sản xuất kinh doanh Có TK 331: phải trả nhà cung cấp - khi trả nợ cho người bán kế toán ghi: Nợ TK 331: Số nợ đã trả Có TK 111: Trả bằng tiền mặt Có TK 112: Trả bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 311, 341: Trả bằng tiền vay - khi đựoc nhà cung cấp chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá chấp nhận giảm nợ, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 133: giảm thuế GTGT được khấu trừ Có 156 Có TK 515:Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng - Ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 111: ứng trước bằng tiền mặt Có TK 112: ứng trước bằng tiền gửi ngân hàng - Trường hợp nợ phải trả người bán không có ai đòi, kế toán ghi: Nợ TK 331: Xoá nợ không có ai đòi Có TK 711: Thu nhập khác Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua: - khi bán chịu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 532: giảm giá hàng bán Nợ TK 635: chiết khấu thanh toán cho khách hàng Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 131: phải thu khách hàng - khi khách hàng trả nợ kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Thu tiền nợ Nợ TK 311: Thu nợ và thanh toán vay ngắn hạn Có TK 131: phải thu khách hàng - Trường hợp khách hàng ứng tiền trước: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: phải thu khách hàng 4. Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : a, Các tài khoản sử dụng: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng b, Các loại chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi tiền. - Giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng - Biên lai thu tiền - Hóa đơn, hợp đồng. c, Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán: - Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ tổng hợp: chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tk 111,112 Quy trình hạch toán như sơ đồ: Phiếu thu, chi;giấy báo Nợ, Có Sổ quỹ tiền mặt, TGNH Sổ quỹ Chứng từ ghisổ Sổ CáiTk 111,112 Báo cáo quỹ, báo cáo TGNH Bảng tổng hợp phiếu thu, chi… Bảng cân đốisố phát sinh Báo cáo tàichính Sổ đăng ký chứng từ ghisổ d, Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Dựa vào phiếu thu và một số chứng từ có liên quan kế toán ghi; Nợ TK 111: Thu tiền mặt nhập quỹ Có TK 511, 512: doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 711, 515: Thu nhập từ hoạt động tài chính.. Có TK 141, 131, 136 : Thu hồi các khoản nợ Có TK 112: Rút tiền ngân hàng về quỹ Dựa vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 112: gửi tiền mặt vào ngân hàng Nợ TK 211, 152, 153: Mua TSCĐ, công cụ dụng cụ Nợ TK 311, 334, 338, 315: Thanh toán các khoản phải trả Có TK 111: chi tiền mặt tại quỹ Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111: Rút tiền ngân hàng về quỹ Nợ TK 211, 213…: Mua TSCĐ bằng TGNH Nợ TK 311, 315… Thanh toán các khoản nợ Nợ TK 141 : Tạm ứng cho nhân viên đi công tác Có TK 112: chi tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 112: Có TK 111: gửi tiền vào ngân hàng Có TK 511: doanh thu, giá trị xây lắp, bảo dưỡng Có TK 131, 141, 136: Thu hồi các khoản nợ 5, Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả Hạch toán: - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Nợ Tk 511 Có TK 911 - cuối ký kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - cuối kỳ kết chuyển doanh thu tài chính và thu nhập khác: Nợ TK 711, 515 Có TK 911 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính và chi phí khác: Nợ TK 911 Có TK 811, 635 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Nợ TK 911 Có TK 641,642 - Lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 - Lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VIỆT ANH I, Đánh giá, nhận xét về công ty: 1. Nhận định chung: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh thành lập được hơn 10 năm. 10 năm không quá dàicũng không quá ngắn để xây dựng một vị thế nhất định trên thị trường thuốc. Công ty đã vượt qua rất nhiều giai đoạn khó khăn của nền kinh tế nói chung và ngành thuốc nói riêng để trở thành 1 trong những công ty dược có doanh số lớn nhất ở miền Bắc. Để đạt được những thành công như vậy, không thể không nhắc đến sự nỗ lực cố gắng hết mình vì công việc của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty. Đồng thời, ban giám đốc cũng như các thành viên góp vốn đã nhìn nhận được vai trò quan trọng của quản lý và bộ máy quản lý. với sự học hỏi từ nhiều công ty khác, tất cả cùng bàn bạc và thống nhất xây dựng một hệ thống, bộ máy quản lý bao gồm các phòng ban với chức năng riêng biệt. Sự chuyên môn hóa giúp cho các khâu tiếp cận khách hàng, ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa... diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện. Công việc giữa các phòng,ban cũng như công việc của từng người không hề chồng chéo. Cho đến thời điểm hiện tại, những gì đã đạt được nói lên hiệu quả của bộ máy quản lý này.Thêm vào đó, chính sách với công nhân viên của công ty rất tốt và thỏa mãn được những yêu cầu cơ bản nhất. Lương tháng trung bình 2,2 triệu đồng. Các khoản bảo hiểm và trợ cấp công ty đều đảm bảo theo đúng luật sao cho lợi ích của họ được bảo vệ. Hàng năm, công ty tổ chức những dịp đi nghỉ mát, tham quan... giúp giải tỏa căng thẳng và áp lực công việc. Các dịp lễ, Tết và cả sinh nhật của công nhân viên cũng đều có tiền thưởng. Do đó, nhân viên công ty luôn gắn bó mật thiết và hết lòng làm việc vì sự phát triển chung. Trong tương lai, hy vọng công ty tiếp tục phát huy những điểm trên. Tuy nhiên, cũng cần thấy những điều cần chú ý điều chỉnh. Địa điểm công ty đặt trụ sở hơi sâu và khó tìm. Diện tích chưa được lớn.Điều này gây khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng. Đồng thời, hoạt động Marketing cần nhiều hơn và sáng tạo hơn nữa để khách hàng ở các khu vực xa hơn thậm chí trong tương lai còn vươn ra các nước lân cận như Lào, Campuchia... biết tới. Thêm vào đó, công việc của phòng kế toán khá là ôm đồm. Phòng kế toán kiêm nhiệm cả về quản lý nhân sự, tiền lương. Công ty nên xem xét để giảm tải, đặc biệt khi quy mô công ty ngày càng tăng lên. 2. Nhận định về bộ máy kế toán: a, Ưu điểm: Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện và chuyên môn nghiệp vụ ngày càng cao. Cơ cấu và phương pháp làm việc không ngừng thay đổi cho phù hợp với lượng khách hàng đang ngày càng tăng. Chức năng của nó không chỉ là thực hiện công tác tài chính kế toán đơn thuần mà còn trở thành vị quân sự cho việc ra quyết định của giám đốc. Kế toán trưởng thường xuyên được giám đốc cũng như thành viên góp vốn xin đóng góp ý kiến trong giải quyết các vấn đề của công ty. Đồng thời,tổ chức công tác kế toán cũng không ngừng thay đổi cho phù hợp với sự thay đổi của chế độ, tránh việc tụt hậu dẫn đến làm sai. Những đổi mới luôn được cập nhật nhanh chóng. Về hình thức sổ sách, hình thức chứng từ ghi sổ rất phù hợp với công ty. Quy mô công ty không quá lớn, và các nghiệp vụ chủ yếu là hạch toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán với người mua, người bán nên rất tiện lợi, không bị trùng lặp quá nhiều. Thêm vào đó, chứng từ ghi sổ rất dễ dàng cho kế toán máy. Việc xử lý chứng từ được thực hiện trực tiếp bởi kế toán trưởng. Chứng từ được sắp xếp, bảo quản theo đúng trình tự thời gian, bảo đảm dễ tìm, dễ lấy. Điều này giúp cho việc ghi sổ được thuận tiện, dễ dàng. Về công tác kế toán, công ty đã áp dụng những phương pháp phù hợp cho quản lý kho và tiền tại quỹ tránh công việc quá tải với khối lượng lớn hàng hóa. Kho được kiểm kê định kỳ hàng tháng, có thủ kho là người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao ( dược sĩ cấp cao). Tiền mặt tại quỹ được thủ quỹ chốt hàng ngày. cuối ngày có niêm phong. Về mặt nhân sự phòng kế toán: Công ty có một kế toán trưởng giàu kinh nghiệm và đội ngũ kế toán viên trình độ đại học. Kế toán trưởng không ngừng xem xét tham khảo sự thay đổi của luật thuế, luật doanh nghiệp... để từ đó áp dụng vào công ty mình tránh sai sót. Việc hướng dẫn, rèn luyện cho các nhân viên kế toán mới dược chú trọng. đội ngũ nhân viên có tinh thần ham học hỏi, trách nhiệm cao với công việc. Về kế toán trên máy: Kế toán máy do 1 người đảm nhận. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy và điều này giúp ích giảm tải công việc rất nhiều, nâng cao hiệu quả quản lý, xử lý thông tin kế toán. b, Hạn chế: Công ty cũng cần chú ý xem xét các điểm sau để điều chỉnh cho phù hợp: - Trang bị máy móc phục vụ cho bộ phận kế toán còn ít. Chỉ riêng bộ phận kế toán máy là có máy vi tính. Những vị trí còn lại hoàn toàn làm trên giấy tờ.Việc trang bị nên được làm đồng bộ. Các vị trí khác có thể cùng xem xét đồng thời kiểm tra việc nhập vào của kế toán máy, sửa chữa kịp thời. Hiện tại các tài liệu được in ra ở kế toán máy được kế toán thanh toán kiểm tra lại. Nếu có sai sót mới sửa chữa lại. Điều này làm gián đoạn công việc và phức tạp hóa, tăng chi phí. - Hình thức chứng từ ghi sổ dễ trùng lặp, tốn thời gian. Hơn nữa, chứng từ ghi sổ làm trên máy do kế toán máy thực hiện trong khi phản ánh vào sổ sách lại là kế toán thanh toán công nợ nên nếu như có sai sót ở kế toán máy sẽ hệ lụy đến việc vào sổ. sai sót dễ thành sai sót hệ thống. Do đó, khi tiến hành vào sổ, kế toán thanh toán phải kiểm tra lại chứng từ (mà chủ yếu là hóa đơn )so với chứng từ ghi sổ.Điều này rất mất thời gian và công sức. Sự tách bạch một mặt giúp việc vào sổ không thiếu sót nhưng một mặt lại tăng công việc của kế toán thanh toán. - Kế toán nhận trách nhiệm quản lý cả về nhân sự và các chính sách về lương của cán bộ nhân viên trong công ty. Tuy số lượng người là không nhiều nhưng kế toán viên làm quá nhiều việc dễ dẫn đến chồng chéo và không hiệu quả. Ban giám đốc nên xem xét cho 1 bộ phận khác quản lý về phần nhân sự. - Về nhân viên kế toán: Kế toán trưởng là người lâu năm trong nghề, nghiệp vụ vững vàng, chuyên môn cao. Tuy nhiên, do vai trò chủ yếu là hướng dẫn, tư vấn, không trực tiếp định khoản hay ghi chép nên không thể sát sao và bao quát hết toàn bộ công việc trong công ty.tuổi đời của kế toán trưởng cũng khá cao. Trong khi đó, các kế toán viên trình độ đại học nhưng tuổi đời và tuổi nghề còn rất trẻ. Họ thiếu kinh nghiệm và chuyên môn nghiệp vụ cũng không chắc, dễ sai phạm. Nếu như đào tạo thành kế toán trưởng trong tương lai thì mất thời gian dài nữa. Không thể chỉ trong 1 thời gian ngắn mà có tầm nhìn bao quát và hiểu thấu đáo tình hình kinh doanh của công ty. Đó là một khó khăn mà công ty nên tìm hướng giải quyết. - Phần mềm kế toán máy tại công ty hoạt động nhiều khi có sai sót. Trong khicông ty không có những kỹ sư tin học trình độ cao để quản lý và sữa chữa sai sót. khi có hỏng hóc và sai phạm việc giải quyết thường mất nhiều thời gian, đòi hỏi thuê bên ngoài. Điều này gây chậm chễ trong công việc kế toán. II, Những kiến nghị và đề xuất: Phía trên là những nhận xét của em qua quá trình kiến tập tại công ty. Có thể nó không chính xác nhưng là những nhận xét của riêng bản thân em. Lẽ dĩ nhiên có lẽ ban giám đốc đã nhìn nhận thấy tất cả những vấn đề bất cập và cần giải quyết. Em chủ quan đưa ra vàikiến nghị và đề xuất để cải thiện, mong là sẽ giúp ích cho công ty phần nào đó: - Công ty nên trang bị hệ thống máy tính tốt hơn và thiết lập mạng trong công ty. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, công việc sẽ nhẹ nhàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Đồng thời, qua hệ thống mạng, các bộ phận phòng ban sẽ liên lạc trao đổi với nhau dễ dàng hơn. Nhiều người bao giờ cũng hơn 1 người. Càng nhiều ý kiến đưa ra thì sẽ dễ chọn lựa và giúp công việc tốt hơn. - Công ty nên tổ chức những lớp nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Hơn nữa, việc cập nhật những thông tư chỉ thị mới cũng nên được thực hiện kịp thời hơn. Có như vậy, kiến thức phục vụ cho công việc ngày càng được nâng cao. Tay nghề của kế toán viên cũng được rèn luyện. - Kế toán trưởng tuổi đời cao. Trong vài năm tới, công ty nên đào tạo một người đủ khả năng ứng vào vị trí này. Công việc của kế toán trưởng không hề đơn giản. thời gian để thích ứng chắc chắn mất một vài năm. Nếu không tiến hành dần thì khi kế toán trưởng hiện tại từ chức công ty dễ rơi vào thế bị động và lúng túng. Công việc dễ bị xáo trộn. - Phần mềm kế toán được sử dụng nên update những phiên bản phù hợp với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp. Nên có một nhân viên thông thạo về tin học và quản trị mạng. - Nên phân định việc quản lý nhân sự cho giám đốc hoặc phó giám đốc đảm nhiệm. Tránh việc kế toán làm quá nhiều việc. - đối với kế toán máy và kế toán trên sổ sách cần có sự liên hệ tốt hơn vì công việc liên quan mật thiết với nhau. - Vị trí thủ quỹ hiện tại do 1 người đảm nhiệm. Việc liên kết giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ có thể xảy ra. Nên có sự kiểm soát nội bộ tốt hơn. Kiểm tra số tiền mặt tại quỹ có thể diễn ra định kỳ. - Vị trí thủ kho cũng chủ yếu do 1 người thủ kho phụ trách. Toàn bộ việc nhập- xuất đều do 1 người phụ trách. Việc gian lận có thể dễ dàng thực hiện. Những phế liệu thu hồihiện cũng do thủ kho toàn quyền quyết định. Cũng như vị trí thủ quỹ, sự cấu kết có thể diễn ra. Ví dụ như khi có biến động về giá, nghi ngờ giá thuốc lên cao, thủ quỹ sẽ liên kết với nhân viên phòng kinh doanh giữ lại hàng trong kho và thông báo đã hết. Vì việc kiểm tra diễn ra thường vào cuối tháng và nghiệp vụ mua bán hàng ngày là rất lớn nên có thể có sự không trung thực ... Từ những điều trên, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để tránh những thiệt hại do gian lận và sai sót trong công ty. Đồng thời, kế toán quản trị trong doanh nghiệp nên được đề cao hơn. Công ty chưa nhận thấy hết vai trò của 2 bộ phận này. Với những đề xuất trên, em mong rằng công ty sẽ ngày càng hoàn thiện hơn bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của công ty. Từ đó, công ty sẽ ngày càng phát triển và lợi nhuận những năm sắp tới không ngừng tăng lên. Đặc biệt trong thời kỳ hậu WTO, khi những công ty thuốc nước ngoài ngày càng nhiều tham gia vào thị trường nước ta, công ty nên khéo léo tận dụng những lợi thế của mình, biến họ thành các đối tác làm ăn. Họ không chỉ mang đến sự cạnh tranh, họ mang đến cả các cơ hội làm ăn. Việt Anh hoàn toàn có thể trở thành nhà phân phối cho họ, đại diện cho họ tại việt Nam. Hy vọng công ty sẽ đạt được những thành công nhiều hơn trong tương lai! Trên đây là toàn bộ bản báo cáo của em sau quá trình kiến tập tại công ty TNHH dược phẩm Việt Anh. Nếu không có sự nhiệt tình của tập thể công ty, đặc biệt là bộ phận kế toán và trên hết là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn, thạc sỹ Đặng Thúy Hằng có lẽ báo cáo này đã khó hoàn thành! Quãng thời gian kiến tập sẽ bổ trợ rất nhiều cho nghề nghiệp của em trong tương lai. Em xin chân thành cám ơn! MỤC LỤC