Đề tài Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .13 Bảng 2. Bảng cân đối kế toán………………………………………………17 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1. Quy trình cung cấp sản phẩm 8 Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 9 Sơ đồ 3. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 18 Sơ đồ 4. Quy trình Tiền lương 22 Sơ đồ 5. Sơ đồ ghi sổ kế toán 27 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay Việt Nam đang trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới. Sự phát triển kinh tế đóng một vai trò quan trọng, là động lực chính để phát triển xã hội. Nắm được tầm quan trọng của sự phát triển kinh tế, Chính phủ ta đã có nhiều chính sách khuyến khích các doanh nghiệp phát triển và mở rộng trong những năm gần đây. Chính vì vậy mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tăng lên một cách nhanh chóng. Cùng với sự tăng trưởng đó là nhu cầu kế toán của các doanh nghiệp ngày càng tăng và cũng đòi hỏi tính chuyên nghiệp đưa ra thông tin chính xác và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán ngày càng tăng mạnh giúp cho công tác kế toán được tự động hóa làm giảm nhẹ công việc kế toán bằng thủ công. Đã có rất nhiều công ty phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu đó, Công ty cổ phần Hệ thống 1-V là một dẫn chứng. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V là công ty đầu tiên ở Việt Nam đi tiên phong trong lĩnh vực triển khai Hệ thống giải pháp phần mềm thế hệ mới của hãng 1C (Liên bang Nga), chuyên sâu trong lĩnh vực tạo dựng, hỗ trợ và phân phối các giải pháp ứng dụng tự động hóa quản trị doanh nghiệp… . Việc đi đầu đã giúp công ty từng bước chiếm lĩnh thị trường, khẳng định vững chắc thương hiệu, triển khai xây dựng Hệ thống phân phối rộng khắp, nâng cao kinh nghiệm và thông tin thị trường. Từ khi thành lập Công ty luôn chú trọng công tác hoàn thiện phần mềm giúp cho người sử dụng có thể tiếp cận một cách đơn giản và đáp ứng nhu cầu cung cấp các thông tin cho các nhà quản trị. Chính vì vậy dù thành lập ở Việt Nam chưa lâu nhưng nhờ chất lượng phần mềm tốt mà thị trường cung cấp sản phẩm của công ty tăng trưởng một cách nhanh chóng. Bộ máy kế toán trong công ty chuyên nghiệp giúp quản lý chặt chẽ tài chính của công ty đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban giám đốc. Đây cũng là một thành công của công ty cổ phần Hệ thống 1-V. Chính vì vậy em đã chọn công ty để hoàn thành chương trình thực tập tốt nghiệp chuyên ngành. Do thời gian có hạn em đã cố gắng tìm hiểu nghiên cứu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của Th.S Tạ Thu Trang, cùng các anh chị phòng tổ chức và phòng kế toán tại Quý Công ty cổ phần Hệ thống 1-V đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Ngoài lời mở đầu và kết luận, báo cáo thực tập của em gồm ba phần chính: Phần 1. Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V; Phần 2. Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V; Phần 3. Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V. Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2010 Sinh viên Trần Hồng Thuý PHẦN 1. TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Tên thường gọi: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Tên giao dịch quốc tế: 1-V System Joint Stock Company Tên viết tắt: 1VS Mã số thuế: 0101976535 Trụ sở chính: Phòng 1508, tòa nhà Thành công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (043) 514 8550, 514 8551 Fax: (043) 514 8550 Website: www.1vs.vn E-mail: 1vs@1vs.vn Công ty cổ phần Hệ thống 1-V là Doanh nghiệp tư nhân độc lập hoàn toàn về kinh tế, được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 01/01/401 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 27/03/2006. Từ đó đến nay Công ty vẫn giữ một tên riêng (tên ban đầu thành lập) đó là Công ty cổ phần Hệ thống 1-V. 1VS tự hào là công ty đầu tiên tại Việt Nam đi tiên phong trong lĩnh vực triển khai hệ thống giải pháp phần mềm chuyên nghiệp của Hãng 1C, Liên Bang Nga. Việc đi đầu đã giúp 1VS từng bước chiếm lĩnh thị trường, khẳng định thương hiệu, dành được niềm tin từ các bạn hàng. Với 1VS tài sản quý giá nhất đó là con người. Nhân sự 1VS là đội ngũ chuyên gia hàng đầu được chuyển giao kinh nghiệm từ việc triển khai dự án cho hơn 1,2 triệu doanh nghiệp trên 21 quốc gia. Các quy trình triển khai chuẩn cho các mô hình tập đoàn lớn, tự động hóa đến hàng nghìn vị trí làm việc được kế thừa và áp dụng một cách linh hoạt tại thị trường Việt Nam. Sau 4 năm thành lập và phát triển, 1VS tự hào là công ty có tốc độ phát triển thị phần cao nhất. Năm 2006, khi bắt đầu tham gia thị trường với giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 (7/2006), 1VS có 10 khách hàng, đến năm 2007 là 80 khách hàng, 2008 - 150 khách hàng, và năm 2009 đánh dấu bước phát triển nhảy vọt khi các giải pháp 1C đã được triển khai cho hơn 550 doanh nghiệp lớn nhỏ, nâng tổng số khách hàng của 1VS lên con số 700. Cùng với sự phát triển về số lượng, 1VS cũng khẳng định chất lượng sản phẩm khi trong hai năm liền 2009 và 2010, giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 nhận được sự bình chọn của khách hàng trở thành 1 trong 3 giải pháp kế toán được khách hàng yêu thích nhất tại giải BITCUP được tổ chức bởi PC WORLD. Tháng 4 năm 2010 Công ty nhận hai giải thưởng Sao khuê danh giá dành cho sản phẩm phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin. Trong tương lai 1VS định hướng trở thành doanh nghiệp dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp, đưa giải pháp 1C trở thành các chuẩn mực đại trà trong việc tự động hóa doanh nghiệp tại Việt Nam. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Nhiệm vụ: Kinh doanh sản phẩm phần mềm tự động hóa quản trị doanh nghiệp của hãng 1C của Nga; Nghiên cứu và ứng dụng có hiệu quả nền tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP 8 thích ứng với môi trường công nghệ tại Việt Nam; Huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đầu tư vào hoạt động kinh doanh; Giải quyết tốt các nguồn thu nhập và phân phối thu nhập trong doanh nghiệp; Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp; Thực hiện đầy đủ các cam kết với khách hàng trước và sau bán hàng theo quy định của công ty; Đảm bảo việc làm chăm lo đời sống của người lao động; Bảo toàn, tăng trưởng vốn, mở rộng quy mô kinh doanh; Chấp hành đầy đủ các quy định của nhà nước và địa phương. Chức năng: Ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, công ty đã xác định hoạt động chủ yếu là “sản xuất” và phân phối phần mềm dựa trên nền tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP 8 trên thị trường phần mềm trong và ngoài nước. Đó là nền tảng công nghệ rất mới đối với thị trường công nghệ Việt Nam, song phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty là không ngừng xây dựng thêm các giải pháp mới dựa trên nền tảng này để mở rộng thị trường phần mềm hơn nữa. Hiện tại công ty có một mạng lưới các đối tác Franchise khắp cả nước là đại lý cấp 1 đẩy mạnh việc phân phối sản phẩm công nghệ đến người dùng. Chính sách này giúp thương hiệu và sản phẩm của công ty ngày càng phát triển rộng khắp, từng bước nâng cao uy tín và mở rộng thị trường kinh doanh trong và ngoài nước. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất-kinh doanh của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V 1.2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm, hàng hóa Công ty cổ phần Hệ thống 1-V từ khi thành lập được quyền nhập và phân phối độc quyền sản phẩm phần mềm kế toán của hãng 1C của Nga. Tại Việt Nam, Công ty cổ phần Hệ thống 1-V đã tiến hành Việt hóa và đưa ra thị trường các giải pháp trong hệ thống giải pháp trên nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8, gồm: 1C:KẾ TOÁN 8; 1C:BÁN LẺ 8; 1C:CỬA HÀNG ĐIỆN TỬ 8; 1C:HIỆU THUỐC 8; 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN; 1C:FRANCHISE + SUPPORT; 1C:GIÁO TRÌNH ĐIỆN TỬ. Các giải pháp này được Việt hóa dựa trên nền tảng công nghệ “1C:DOANH NGHIỆP 8”, cùng các bộ giải pháp mẫu, tích lũy kinh nghiệm của hàng nghìn chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Sản phẩm phần mềm của công ty có hai loại sản phẩm cơ bản là bộ sản phẩm căn bản và mở rộng. Bộ sản phẩm mở rộng và căn bản về tính năng không khác nhau nhưng với bộ căn bản chỉ dùng cho một máy tính sử dụng, bộ mở rộng dùng cho hai máy tính trở lên. Công ty cũng đang nghiên cứu và đưa ra thị trường phần mềm quản lý Franchise là phần mêm quản lý bán hàng phục vụ cho doanh nghiệp có hình thức bán hàng nhượng quyền thương hiệu hay công thức pha chế, đồng thời các sản phẩm tự động hóa doanh nghiệp khác như quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý bán hàng, quản trị nhân sự – tiền lương, quản trị thương mại, Quản trị sản xuất, ERP.... 1.2.2.2. Thị trường tiêu thụ Thị trường của công ty lúc đầu mới thành lập chủ yếu là các doanh nghiệp ở địa phận Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Cho đến nay, cùng với hệ thống đối tác tại 8 tỉnh, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty đã mở rộng trên ba mươi tỉnh thành trong nước và cả ở nước ngoài. Tại Hà Nội phần mềm của công ty đã cung cấp cho rất nhiều các doanh nghiệp lớn như Tập đoàn Thái Minh, Tổng công ty Gtel, Công ty VINASHIN, Công ty phân phối máy tính SHARAVNPC, Tập đoàn Vietgasprom, Công ty cổ phần phát triển đô thị VINACONEX - VIETTEL... . Bên cạnh đó số lượng khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, và những công ty, các cá nhân sử dụng phần mềm của công ty đã lên đến con số hơn 800. 1.2.2.3. Nguồn nhân lực Nhân sự 1VS là đội ngũ chuyên gia hàng đầu được chuyển giao kinh nghiệm từ việc triển khai dự án cho hơn 1,2 triệu doanh nghiệp trên 21 quốc gia. Các quy trình triển khai chuẩn cho các mô hình tập đoàn lớn, tự động hóa đến hàng nghìn vị trí làm việc được kế thừa và áp dụng một cách linh hoạt tại thị trường Việt Nam. Ban giám đốc, bộ phận kỹ thuật, bộ phận triển khai dự án đều là những chuyên gia được đào tạo chuẩn tại Nga. Hơn thế nữa, hàng năm, 1C đều hỗ trợ 1VS trong việc đào tạo nhân sự bằng việc cử các chuyên gia hàng đầu về triển khai dự án đến chia sẻ kinh nghiệm tại Việt Nam. Hiện các giải pháp 1C được triển khai bởi 50 chuyên viên của 1VS cùng hơn 200 nhân viên trong mạng lưới đối tác ở khắp các tỉnh thành và sự cộng tác tư vấn từ các chuyên gia đầu ngành và các giảng viên uy tín tại các trường đại học hàng đầu tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh trong lĩnh vực kế toán và công nghệ. 1.2.3. Đặc điểm tiêu thụ tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Hình thức tiêu thụ thông qua phòng kinh doanh của công ty: Nhân viên phòng kinh doanh nhận thông tin về khách hàng có nhu cầu dùng sản phẩm từ phòng đối tác, phòng marketting hoặc phòng kinh doanh tự tìm kiếm khách hàng, sau đó nhân viên phòng kinh doanh sẽ đến tìm hiểu nhu cầu khách hàng nếu phần mềm đáp ứng được các yêu cầu đó và khách hàng chấp thuận sẽ tiến hành ký hợp đồng và bán sản phẩm. Hình thức bán hàng này sẽ nhân viên bán hàng sẽ được chiết khấu 10% giá trị hợp đồng. Chi phối đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty cổ phần Hệ thống 1-V có hình thức hoạt động là phân phối sản phẩm nên quy trình cung cấp sản phẩm như sau: Sơ đồ 1: Quy trình cung cấp sản phẩm Bản quyền phần mềm được nhập khẩu từ Nga, sau đó thông qua phòng dịch thuật, dịch sang tiếng Việt. Khi phòng kinh doanh đi tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và chuyển yêu cầu qua bộ phận tư vấn hỗ trợ, bộ phận tư vấn phân tích yêu cầu khách hàng sau đó chuyển sang phòng công nghệ lập trình. Khi phòng công nghệ lập trình xong sản phẩm chuyển lại bộ phận tư vấn hỗ trợ kiểm tra lại tính năng, giao cho bộ phận bán hàng bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Khi khách hàng ký hợp đồng xong chuyển qua bộ phận triển khai hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, sau khi triển khai xong bộ phận triển khai bàn giao lại cho bộ phận hỗ trợ sau bán hàng để hỗ trợ khi khách hàng gặp vướng mắc với sản phẩm. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy công tyPhòng nhân sự 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban Giám đốc Giám đốc người đứng đầu bộ máy quản lý, là lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty. Theo hệ thống quản lý, Giám đốc có trách nhiệm và quyền hạn sau: Tổ chức, điều hành công ty hoàn thành mọi chỉ tiêu, kế hoạch được giao; Xây dựng chính sách chung, chính sách chất lượng, chính sách môi trường và chính sách trách nhiệm xã hội. Đề ra các mục tiêu về chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty; Tổ chức, thường xuyên xem xét hoạt động của các hệ thống quản lý tại công ty theo ISO 9000, SA 8000; Quy định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên trong hệ thống quản lý; Cung cấp đầy đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý; Tổ chức bộ máy quản lý, điều hành, kiểm tra các hoạt động của công ty; Định kỳ tổ chức các cuộc họp kiểm tra xem xét các hoạt động của các hệ thống quản lý tại công ty; Phân công trách nhiệm, quyền hạn cho ban giám đốc, trưởng bộ phận. Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh Đây là người trực tiếp điều hành mảng kinh doanh của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về công tác tìm kiếm nhà cung cấp, tiêu thụ sản phẩm, điều phối tình hình kinh doanh tại công ty, giúp Giám đốc tìm ra các khách hàng tiềm năng và tư vấn cho Giám đốc trong việc tuyển dụng và ký kết các hợp đồng … . Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật Là người trực tiếp giám sát chất lượng, sản phẩm, bên cạnh đó tìm các đơn vị kinh doanh bạn để trao đổi học hỏi kinh nghiệm, giúp Giám đốc phụ trách về mảng kỹ thuật của các sản phẩm kinh doanh tại công ty, tư vấn cho Giám đốc việc tuyển dụng cũng như ký kết các hợp đồng mua bán. Phòng Công nghệ Phòng Công nghệ có chức năng hoàn thiện sản phẩm, phát triển giải pháp, thực hiện các yêu cầu khách hàng về mặt công nghệ, phụ trách máy tính của công ty hoạt động bình thường. Phòng Dịch thuật Phòng Dịch thuật có chức năng: dịch mã code, giao diện chương trình và các tài liệu, sách từ phiên bản tiếng Nga sang tiếng Việt; nghiên cứu giải pháp và tham gia đào tạo về giải pháp mới trong nội bộ công ty và các đối tác. Phòng Đối tác Có chức năng tìm kiếm, chăm sóc và hỗ trợ đối tác tiêu thụ sản phẩm. Phòng Maketting Có chức năng quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện và tìm kiếm khách hàng mới cho việc bán hàng. Phòng Tài chính - Kế toán Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng trong và ngoài Doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Lập các báo cáo quản trị kinh doanh nội bộ theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Phòng Hành chính Có chức năng quản lý nhân sự, điều động cán bộ công nhân viên theo lệnh của Ban giám đốc công ty. Có nhiệm vụ duyệt quỹ lương, giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty. Có trách nhiệm bảo vệ trật tự trị an trong toàn công ty, bảo vệ tài sản của công ty. Phòng Kinh doanh Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán sản phẩm theo các đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ sản phẩm, đồng thời nghiên cứu thị trường, phân tích đưa ra chiến lược phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn, từng thời kỳ trình Ban giám đốc duyệt; mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đưa ra những biện pháp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Phòng kinh doanh được chia thành ba bộ phận riêng biêt: bộ phận bán hàng (demo sản phẩm), bộ phận triển khai và bộ phận tư vấn hỗ trợ khách hàng; trong đó chức năng từng bộ phận cụ thể như sau: Bộ phận bán hàng: Có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng ký hợp đồng bán hàng; Bộ phận triển khai: Có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng sử dụng, nghiên cứu viết quy trình hướng dẫn sử dụng phần mềm; Bộ phận tư vấn, hỗ trợ: Có trách nhiệm tư vấn nghiệp vụ, nghiên cứu giải pháp ứng dụng các đơn vị, phân tích yêu cầu cho khách hàng để phòng công nghệ thực hiện. Và có nhiệm vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Phòng Nhân sự Có chức năng tuyển dụng nhân viên trong công ty khi các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng hoặc cung cấp nhân sự cho việc mở rộng công ty, đồng thời quản lý về mặt nhân sự trong công ty. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V TỪ 2007-2010 Bảng kết quả kinh doanh Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 9 tháng 2010 Doanh thu thuần 300.000.000 1.500.000.000 2.317.860.065 1.928.106.768 Giá vốn hàng bán 50.000.000 70.000.000 150.000.000 158.000.000 Chi phí bán hàng 200.000.000 900.000.000 1.200.000.000 18.000.000 Chi phí quản lý DN 350.000.000 515.000.000 897.860.065 800.000.000 Lợi nhuận trước thuế (300.000.000) 15.000.000 70.000.000 140.000.000 Thuế TNDN Phải nộp - - - - Lợi nhuận sau thuế (300.0000.000) 15.000.000 70.000.000 140.000.000 Số lượng công nhân viên 11 24 35 46 Thu nhập bình quân đầu người 2.500.000 2.800.000 3.500.000 4.700.000 Bảng 1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Nhìn vào kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây kể từ khi thành lập chúng ta thấy: Doanh thu của công ty tăng lên một cách nhanh chóng, năm sau cao hơn năm trước. Năm 2007 bước sang giai đoạn chạy thử nghiệm sản phẩm doanh thu đạt 300 triệu đồng. Kết quả bán hàng của doanh nghiệp tăng nhanh chóng khi sản phẩm hoàn thiện được các doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt đã mở rộng ra thị trường cả nước doanh thu năm 2008 cao gấp 5 lần so với năm 2007, đạt 1.500 triệu đồng, năm 2009 doanh thu tiếp tục tăng 2 lần so với năm 2008. Doanh thu thuần 9 tháng đầu năm 2010 đạt 1.928.106.768 đồng, đã cao hơn gấp 1,5 lần so với cùng kỳ năm ngoái. Theo như tình hình kinh doanh các năm trước, dự kiến trong quý 4 của năm mức tiêu thụ sản phẩm sẽ tăng mạnh hơn 3 quý đầu năm, do đó doanh thu của cả năm nay dự kiến sẽ gấp 2 lần so với năm 2009. Giá vốn hàng bán của sản phẩm: Trong 3 năm có tăng nhưng không đáng kể là do sản phẩm của công ty tương đối đặc biệt. Sản phẩm là phần mềm nên chỉ cần nghiên cứu một lần có thể đáp ứng cho các doanh nghiệp cùng áp dụng, chi phí tăng dần do số lượng bán tăng nên tăng chi phí in ấn đĩa, key sử dụng, hầu như chi phí nghiên cứu tăng không đáng kể. Năm 2008 giá vốn tăng 20 triệu đồng so với năm 2007 lên 70 triệu đồng tương ứng tăng 40% chi phí về giá vốn so với năm trước. Đến năm 2009, 2010 giá vốn hàng bán tăng lên không đáng kể là do các phần mềm sau một thời gian đưa vào thị trường đã được sử dụng ổn định, chi phí nghiên cứu, triển khai không còn cao như trước. Chi phí bán hàng của công ty: Cũng tăng theo các năm do việc mở rộng quy mô hoạt động, chi phí chủ yếu là khấu hao thiết bị dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí ngoại giao của bộ phận bán hàng, đặc biệt là lượng nhân viên bán hàng - số lượng nhân viên bán hàng năm sau cao hơn năm trước, năm 2007 số lượng nhân viên là 11 nhân viên trong đó có 6 nhân viên bán hàng với tổng chi phí bán hàng là 200 triệu đồng. Năm 2009 số lượng nhân viên bán hàng tăng lên nhanh chóng gấp 3 lần so với năm 2008 lên 50 nhân viên với tổng chi phí bán hàng tăng gấp hơn 4 lần so với năm 2007 tăng 700 triệu đồng lên 900 triệu đồng. Sang đến năm 2010 quy mô kinh doanh tiếp tục được mở rộng thêm, các dự án lớn liên tiếp trúng thầu, do đó chi phí bán hàng cũng tăng nhanh, nhưng so với sức tăng của năm 2009 thì điều này là hiển nhiên và là mức tăng khá ổn định. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2007 là năm thứ hai từ khi thành lập do đó chi phí chủ yếu tập trung vào chi phí thành lập doanh nghiệp, thuê địa điểm, trang trí văn phòng và mua sắm trang thiết bị công với các chi phí khác như lương của ban giám đốc, các bộ phận gián tiếp khác tạo ra sản phẩm, chi phí khấu hao thiết bị, nên năm 2007 chi phí quản lý doanh nghiệp là 350 triệu đồng, sang năm 2008 chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 165 triệu đồng tương đương 68%. Do công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định, sang năm 2009 và 2010 quy mô mở rộng số lượng nhân viên các phòng ban sản xuất gián tiếp tăng lên nhanh chóng, các chi phí thuê văn phòng cao … nên chi phí tăng lên nhiều theo từng năm, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 là 897 triệu đồng cao hơn năm 2008 là 382 triệu đồng tương ứng với 57% , chi phí quản lý doanh nghiệp của 9 tháng đầu năm 2010 tăng so với cùng kỳ năm ngoái tăng không đáng kể, do mức chi phí của hai năm không có nhiều biến động. Thuế thu nhập doanh nghiệp: Do công ty mới thành lập nên được kết chuyển lỗ trong 5 năm đầu thành lập, mặt khác hai năm đầu công ty mới hoạt động bị thua lỗ nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, trong ba năm gần đây tuy có lãi nhưng số lỗ các năm trước chuyển sang làm cho lợi nhuận công ty vẫn bị âm do đó chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp công ty chưa có. Lợi nhuận sau thuế: Tăng nhanh trong các năm, năm 2006 công ty mới hoạt động chi phí cao trong khi doanh thu chưa nên công ty bị lỗ 575 triệu đồng, sang năm 2007 do doanh thu tăng, chi phí quản lý giảm nên công ty bị lỗ ít hơn so với năm trước là 275 triệu đồng tương ứng tăng gần ½ số lợi nhuận sau thuế tương ứng với số lỗ năm 2007 là 300 triệu đồng. Năm 2009 và 9 tháng đầu năm 2010 do doanh thu đạt mức cao, công ty bắt đầu đi vào hoạt động ổn định hầu hết chi phí tăng không nhanh bằng doanh thu do đó công ty bắt đầu có lãi, tuy số tiền lãi không nhiều nhưng đã dần tăng lên từ 70 triệu đến 140 triệu nhưng so với một doanh nghiệp mới thành lập đó là một thành công đáng kể so với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề. Bên cạnh đó quy mô của công ty thể hiện cụ thể qua số lượng nhân viên trong công ty càng gia tăng, theo đó mức lương bình quân tính theo đầu người cũng tăng theo. Kể từ năm 2007 đến 2010 số lượng nhân viên đã tăng hơn 4 lần và mức thu nhập bình quân tăng gần 2 lần, cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đã có hiệu quả và chính sách đãi ngộ đối với người lao động khá cao theo các năm. Công ty luôn có chính sách khuyến khích người có năng lực và kinh nghiệm, bên cạnh đó tìm kiếm nguồn nhân lực mới để đào tạo thế hệ kế cận, do đó có thể dự kiến trong các năm tới công ty sẽ càng phát triển và thu được lợi nhuận cao hơn nữa. Bảng cân đối kế toán từ 2007-2010 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 9 tháng 2010 Tổng cộng tài sản 422.918.907 420.832.159 517.270.578 470.987.924 Tài sản ngắn hạn 393.902.582 225.833.970 258.941.900 250.462.546 Tài sản dài hạn 29.016.325 194.998.189 258.328.678 220.525.378 Tổng cộng nguồn vốn 422.918.907 420.832.159 517.270.578 470.987.924 Nợ phải trả 211.046.662 130.883.601 141.997.476 120.457.370 Nợ ngắn hạn 76.131.286 67.169.342 66.880.260 63.872.415 Nợ dài hạn 134.915.376 63.714.259 75.117.216 56.584.955 Vốn chủ sở hữu 211.872.245 289.948.558 375.273.102 350.530.554 Bảng 2. Bảng cân đối kế toán Năm 2007 tài sản ngắn hạn của công ty cao hơn so với các năm tiếp theo là do đây là năm thứ hai công ty thành lập. Từ năm 2008 trở đi tài sản ngắn hạn của công ty đã thấp hơn so với 2007, khiến cho tỷ lệ thanh toán hiện hành của công ty giảm xuống. Tỷ lệ nợ / vốn chủ sở hữu của công ty từ năm 2008 đã giảm đi so với năm 2007 là 45%, đến năm 2009 còn 38% và hết 9 tháng đầu năm nay, tỷ lệ này là 34%. Có được điều này là do vốn chủ sở hữu tăng khá cao sau từng năm, cụ thể, vốn chủ sở hữu năm 2008 tăng 1,37 lần, năm 2009 tăng 1,29 lần so với năm 2008. Điều này cho thấy côcng ty đã tạo được sự uy tín nhất định đối với các nhà đầu tư. Bên cạnh đó số nợ phải trả giảm đi do hoạt động kinh doanh của công ty đã có lãi chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty ngày càng cao. Như vậy, theo phân tích các số liệu trên ta thấy kết quả hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả, công ty cần phát huy được đà phát triển để đưa doanh số bán hàng cao hơn nữa cộng với việc tiết kiệm tối đa hóa chi phí giúp cho lợi nhuận công ty tăng nhanh. PHẦN 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.1.1. Sơ đồ tổ chức lao động kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được định hướng theo mô hình tổ chức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Sơ đồ 3. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc công ty có trách nhiệm thực hiện, lưu trữ chứng từ và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê, kiểm tra các bộ phận trong công ty, tuân theo đúng các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Do hiện tại công ty có quy mô chưa lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nên bộ phận kế toán có ba nhân viên: - Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và công ty về việc tổ chức thực hiện, thu thập, ghi chép, tổng hợp và hạch toán kế toán đối với toàn bộ hoạt động đầu tư kinh doanh của công ty theo đúng Quy định, chế độ tài chính kế toán, đảm bảo tính chính xác trung thực, kịp thời; Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra giám sát trình tự luân chuyển chứng từ, các công việc do kế toán viên thực hiện; Phối hợp với các phòng ban tham mưu giúp Lãnh đạo công ty quản lý, phân tích tài chính, nguồn vốn, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả và an toàn sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh; Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính – tiền tệ. - Kế toán tiền lương, bán hàng, thanh toán: Nhập số liệu các chứng từ liên quan đến bán hàng viết hóa đơn bán hàng, kiểm tra chứng từ, thanh toán tiền hàng vào phần mềm; Cuối tháng từ bảng chấm công phòng hành chính cộng kết quả bán hàng cho nhân viên tính lương cho nhân viên định khoản vào phần mềm. Lập các báo cáo công nợ, bán hàng, ... từ phần mềm mà ban giám đốc cần. - Kế toán tiền tiền mặt - tiền gửi ngân hàng, công cụ dụng cụ, tài sản cố định: Theo dõi các hóa đơn, chứng từ, khế ước, ... liên quan đến các khoản tiền vay và tiền gửi ngắn hạn, vay trung hạn, dài hạn; Quản lý các khoản nợ trên sổ sách kế toán, lập biểu mẫu theo quy định; Lập báo cáo công nợ theo định kỳ và đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ; Theo dõi việc trích khấu hao công cụ dụng cụ, tài sản cố định của phần mềm và quản lý tài sản tại nơi sử dụng cho từng nhân viên. 2.1.2. Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn sản xuất kinh doanh của công ty, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu về thanh toán khoản nợ của công ty hoặc mua sắm vật dụng, thanh toán chi phí hoạt động để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Do đó, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của công ty và là 1 bộ phận của vốn lưu động. Hoá đơn chứng từ của phần hành này bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, … - Tài khoản sử dụng: 111, 112,… - Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ cái các TK 111, 112, … Tổ chức ghi sổ tổng hợp: Kế toán kiểm tra giấy đề nghị thanh toán của cá nhân hay đơn vị có chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT đầu vào, duyệt chi của ban người có trách nhiệm theo quy định nội bộ, Bảng thanh toán lương, ... kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm theo nghiệp vụ tương ứng và in phiếu chi từ phần mềm. Việc nhập liệu chỉ tiền hành một lần, phần mềm tự động đưa số liệu vào sổ sách tương ứng. “Phiếu thu” được in làm 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng sắp xếp và Giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với “Phiếu chi”, kế toán cũng in làm 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký trực tiếp theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, Giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Trong 3 liên của phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ “Phiếu thu”, “Phiếu chi” kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu với sổ sách trong phần mềm. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần người lao động, thúc đẩy tăng năng suất lao động. Đó là 1 bộ phận chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm. Do vậy để tiết kiệm chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm thì công ty phải sử dụng sức lao động có hiệu quả. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V trả lương cho công nhân viên 1 lần trong tháng bằng tiền mặt. Ngoài ra, khi nhân viên có nhu cầu thì công ty sẽ tạm ứng lương cho nhân viên không quá 2 lần trong 1 tháng, mỗi lần không quá 500.000 đ.Việc tính lương hàng tháng do phòng hành chính – nhân sự đảm nhận. Để tính được lương của từng bộ phận trong doanh nghiệp công ty đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. - Hoá đơn chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, … - Tài khoản sử dụng: TK 334, 338, … - Sổ sách kế toán: Sổ cái và sổ chi tiết các TK; Bảng tổng hợp chi tiết, … Cách tổ chức ghi sổ tổng hợp: Sơ đồ 4. Quy trình Tiền lương Cuối tháng dựa vào bảng chấm công, kế toán tính lương cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế sau đó điền vào bảng tính lương cho người lao động và tính các khoản trích theo lương, sau đó kế toán định khoản tiền lương vào phần mềm, từ đó phần mềm tự động vào các sổ sách liên quan. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Công ty cổ phần hệ thống 1V áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14 tháng 9 năm 2006. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND). - Niên độ kế toán: Công ty lập báo cáo quyết toán và xác định kết quả kinh doanh theo niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm tính theo năm Dương lịch. - Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền. Riêng đối với tiền là ngoại tệ thì sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước. - Nguyên tắc xác định các khoản phải thu, phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng đã ký kết. - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình theo phương pháp đường thẳng. - Hình thức ghi sổ: nhật ký chung cơ sở dùng phần mềm kế toán. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành thì mọi nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, kế toán phải lập chứng từ đúng quy định và ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng sự thật nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh. Một số chứng từ mà công ty thường xuyên sử dụng như: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác… được thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất; các mẫu chứng từ hướng dẫn ngoài các nội dung quy định trên mẫu, kế toán bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của công ty. Công ty đã áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo chế độ kế toán (Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006) như: Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công , Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, … Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, … Chỉ tiêu về bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng, Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, … Chỉ tiêu TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, … Ngoài ra kế toán công ty còn sử dụng các chứng từ khác như: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Hoá đơn Giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng thông thường, Phiếu xuất kho, … . Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng của công ty quy định. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều được tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán của công ty được thực hiện theo các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán nhập vào máy tính có sử dụng phần mềm kế toán để định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V thực hiện công tác kế toán theo đúng quyết định số 48/2006/QD-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính về hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp. Tại công ty sử dụng chủ yếu một số các tài khoản kế toán sau: TK 111 - Tiền mặt TK 334 - Phải trả người lao động TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 341- Vay dài hạn TK 131 - Phải thu của khách hàng TK 342 - Nợ dài hạn TK 138 - Phải thu khác TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh TK 141 - Tạm ứng TK 414 – quỹ đầu tư phát triển TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 155 – Thành phẩm TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 156 – Hàng hoá TK 521 – Các khoản giảm trừ DT TK 211 – Tài sản cố định TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 214 – Hao mòn TSCĐ TK 635 - Chi phí tài chính TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn TK 642 – CP quản lý kinh doanh TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang TK 711 – Thu nhập khác Tk 311 – Vay ngắn hạn TK 811 –Chi phí khác TK 331 – Phải trả người bán TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tk 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Công ty có mở thêm một số các tài khoản cấp 2 và cấp 3 chủ yếu liên quan đến tiền, nghiệp vụ mua bán hàng, quản lý tài sản cố định, doanh thu, nguồn vốn, ví dụ như: TK 1311 “Thanh toán với khách hàng”, TK 1312 “Nhận ứng trước từ khách hàng”, TK 2111 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 21111 “Tài sản cố định hữu hình đang sử dụng”, TK 21119 “Tài sản cố định hữu hình chờ thanh lý”, TK 4111 “Vốn đầu tư của chủ sở hữu”, TK 5111 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (không thuế khoán), … Công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định nên không sử dụng tài khoản 335 “Chi phí phải trả”. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách Hình thức ghi sổ kế toán: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, Công ty áp dụng hình thức kế toán máy ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là tất cả các nghiêp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung định khoản của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hiện tại kế toán của Công ty áp dụng phần mềm 1C: KẾ TOÁN 8 vào công tác kế toán do vậy mà công việc kế toán của nhân viên kế toán được giảm nhẹ rất nhiều, giúp nhân viên kế toán đưa ra báo cáo bất cứ khi nào mà ban giám đốc yêu cầu mà không cần làm thủ công như trước. Hình thức kế toán Nhật ký chung áp dụng vào công ty bao gồm các sổ sau: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Ghi chú. Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 5. Sơ đồ ghi sổ kế toán Trình tự ghi sổ tại công ty như sau: - Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu hợp lệ, như: hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng tính lương, … kế toán bộ phận nhập chứng từ vào phần mềm. - Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ nhật ký chung) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối quý kế toán thực hiện thao tác đóng kỳ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán tổng hợp có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối mỗi quý, cuối năm kế toán sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định. Hình thức nhật ký mà Công ty áp dụng phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty và phù hợp với trình độ, và khả năng của cán bộ kế toán. Việc kiểm tra số liệu của Công ty được tiến hành thường xuyên, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất các phần hành kế toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời nhạy bén yêu cầu quản lý của Công ty. 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tháng - Bảng kê hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu, hàng hoá mua vào - Bảng kê hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu, hàng hoá bán ra - Tờ khai thuế GTGT - Phiếu thu thập thông tin về sản xuất của doanh nghiệp (Báo cáo thống kê). Báo cáo quý Từ quý 3 năm 2007 Doanh nghiệp phải nộp báo cáo quý là: Tờ khai thuế TNDN tạm tính Báo cáo năm - Bảng Cân đối kế toán ( MS B01-DNN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (MS B02-DNN) - Thuyết minh báo cáo tài chính ( MS B09-DNN) - Bảng cân đối tài khoản (MS F01-DNN) - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước (MS F02-DNN) - Quyết toán thuế GTGT (MS11/GTGT) - Tờ khai quyết toán thuế TNDN (MS 04/TNDN) - Tờ khai chi tiết Doanh thu, chi phí, thu nhập (MS 2B) Nơi gửi báo cáo tài chính - Chi Cục Thuế Thành phố Hà Nội; - Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội; - Cục Thống kê TP Hà Nội (bao gồm các báo cáo điều tra thống kê định kỳ). PHẦN 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 3.1.1. Ưu điểm Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V được xây dựng trên mô hình tập trung phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban, đặc biệt là phòng Kinh doanh có liên quan đến thu hồi doanh thu bán hàng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán diễn ra nhịp nhàng, đều đặn. Do công ty phát hành phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 nên bộ phận kế toán sử dụng chính sản phẩm của công ty để tiến hành kế toán. Hơn nữa, phòng kế toán có đội ngũ kế toán viên có năng lực, giàu kinh nghiệm, được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu công việc và trình độ của từng cán bộ. Chính vì vậy công tác kế toán trên phần mềm một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những điều đạt được, trong tổ chức bộ máy kế toán tại công ty vẫn còn một số vấn đề cần được hoàn thiện. Đội ngũ kế toán của công ty mặc dù có trình độ chuyên môn cao nhưng số lượng vẫn còn thiếu, chưa được chuyên môn hoá, một người phải đảm nhận nhiều phần hành khác nhau nên có những phần hành kế toán chưa thể chuẩn hoá được. Trong khi đó, quy mô của công ty ngày càng mở rộng, số lượng nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều, nếu phòng kế toán không được bổ sung người thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác kế toán và có thể gây ra sai sót, nhầm lẫn. Tình hình công nợ của công ty còn một số khoản khó đòi do kế toán không trực tiếp thu nợ mà nhân viên triển khai thu nợ, khi đó, nếu nhân viên triển khai nghỉ việc hoặc chuyển việc thì số nợ còn tồn đọng là khó thu hồi. 3.2. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V 3.2.1. Về việc áp dụng chế độ hạch toán và ghi chép ban đầu Do sản phẩm của công ty là đặc thù và việc áp dụng các thay đổi hay quy định về hạch toán, nghị định mới của các cơ quan chức năng là rất cấp thiết đối với sản phẩm phần mềm kế toán. Điều này giúp công ty luôn đi hàng đầu trong việc cập nhật và phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng nhu cầu cơ chế quản lý mới và yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Mặt khác, công ty đã thực hiện đúng các quy định về chế độ ghi chép ban đầu trên các chứng từ, các sổ kế toán tổng hợp. Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế giúp cho quá trình hạch toán được kịp thời, cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các bên có liên quan. Chế độ báo cáo tài chính và báo cáo thống kê được thực hiện một cách kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước và lãnh đạo công ty. Cách tổ chức sổ khoa học: Trong công ty việc hạch toán kế toán được thực hiện chủ yếu trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán, điều này giúp tiết kiệm thời gian công sức để đối chiếu, kiểm tra sổ. Mặt khác, với hình thức sổ Nhật ký chung việc áp dụng kế toán máy cũng trở nên thuận tiên hơn vì sổ sách theo hình thức này không nhiều. Hệ thống sổ chi tiết cũng được các kế toán phần hành mở và theo dõi chặt chẽ đảm bảo công tác quản lý tài sản trong công ty. 3.2.2. Về mô hình tổ chức kế toán Công ty áp dụng theo mô hình tập trung trực tuyến với hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ. Công tác kế toán nói chung được thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp thời về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, từ đó giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán, đưa máy vi tính vào sử dụng, có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của công ty nhờ đó giúp giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của nhân viên kế toán mà vẫn cung cấp thông tin kịp thời chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty . 3.2.3. Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp có khoa học. Chứng từ sử dụng trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc sắp xếp, chứng từ nhanh chóng kịp thời đã giúp cho công tác kế toán trong giai đoạn kế tiếp được tiến hành nhanh gọn. Thêm vào đó là việc giúp ích cho cán bộ công nhân viên trong phòng có thể tìm thấy nhanh chóng thông tin, số liệu cần thiết cho công việc. 3.2.4. Về hệ thống tài khoản Để phù hợp với đặc đỉêm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho từng phần hành kế toán tạo nên sự thuận lợi cho công tác quản lý của công ty. Một bộ máy kế toán dù hiệu quả đến đâu vẫn có những tồn tại cần xem xét sửa đổi. Sau thời gian thực tập ít ỏi, em mạnh dạn nêu ra một số tồn tại cùng phương hướng hoàn thiện về nội dung phản ánh của một số tài khoản của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V như sau: Chi phí tập hợp vào tài khoản 641 và 642 còn có một số bất hợp lý Khấu hao tài sản cố định của một số máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, … không phục vụ cho bán hàng cũng được tính vào chi phí bán hàng. Điều này không hợp với nội dung chi phí bán hàng: chỉ có khấu hao tài sản cố định phuc vụ bán hàng mới tính vào chi phí bán hàng. Tài khoản 641 dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trực tiếp trong quá trình dự trữ hàng hoá và tổ chức bán hàng. Song tại Công ty , kế toán phản ánh vào tài khoản 641 bao gồm cả các khoản chi phí thu mua (như tiền vận chuyển, bốc vác...) được tập hợp hết vào tài khoản 641 vào thời điểm cuối kỳ mà không phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ. KẾT LUẬN Qua giai đoạn thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần hệ thống 1-V, em đã được tiếp cận với bộ máy kế toán, thực tiễn công tác hạch toán kế toán một số phần hành chính, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã học, đồng thời thấy rõ vai trò quan trọng của công tác kế toán trong quản lý doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập đợt 1, em đã tìm hiểu về tình hình tổng quan của công ty nói chung và hệ thống kế toán nói riêng. Qua đó em đã thấy được một số những ưu điểm cũng như các mặt còn tồn tại trong công tác tổ chức hạch toán tại công ty. Trên đây là toàn bộ báo cáo thực tập tổng hợp về hoạt động kinh doanh, quản lý và công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V. Để có được kết quả này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Th.s Tạ Thu Trang cùng sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Ban Giám đốc, các cán bộ, nhân viên phòng Kế toán Công ty cổ phần Hệ thống 1-V. Tuy vậy, do thời gian có hạn, trình độ của bản thân còn hạn chế nên trong bài bảo cáo này có thể còn những thiếu sót, hạn chế nhất định, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của giảng viên Th.S Tạ Thu Trang.