Đề tài Tổ chức bộ máy và bộ sổ kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí

chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật để ký kết và triển khai thực hiện các hợp đồng gia công sản xuất, tiến hành nghiên cứu, sáng tạo mặt hàng mới, may mẫu chào hàng, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất thành phẩm,... Bộ phận quản lý đơn hàng: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, liên hệ với các phòng ban sản xuất để xây dựng kế hoạch sản xuất. Đồng thời trợ giúp phòng kế toán trong công tác hạch toán và kiểm tra đơn hàng. Có nhiệm vụ cất giữ và bảo quản thành phẩm (đã được đóng gói, đóng thùng), đảm bảo yêu cầu về giao nhận thành phẩm cho khách, không để xảy ra mất mát hoặc thất thoát thành phẩm. Ban cơ điện: Cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa cho các phòng ban, phân xưởng trong công ty giúp cho hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong công ty được liên tục, thông suốt. Bộ phận phục vụ: + Bộ phận vệ sinh: Đảm nhận việc quét dọn vệ sinh môi trường, giữ gìn cảnh quan công ty. + Bộ phận bảo vệ: Kiểm soát người ra vào cơ quan, bảo vệ tài sản của công ty. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Minh Trí nhằm các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách hợp lý, bộ máy quản lý đơn giản, mỗi phòng ban được quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể, không chồng chéo nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nhờ đó, có thể ngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình thi tuyển nhân viên của công ty diễn ra rất chặt chẽ, nhân viên trong công ty không chỉ vượt qua bài kiểm tra về trình độ khả năng trong công việc, mà còn cần có sự nhiệt tình với công ty. Công ty cũng có những chính sách khen thưởng thích đáng cho nhân viên, công nhân đạt thành tích trong lao động. Công ty tổ chức thường xuyên các cuộc thi công nhân tay nghề giỏi vào cuối mỗi năm nhằm khích lệ công nhân cố gắng nâng cao tay nghề của mình. Đồng thời công ty còn phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban. Song song với việc khen thưởng đó, các quy định kỷ luật nhân viên cũng được quy định rất chặt chẽ. Chẳng hạn: công nhân, nhân viên đi làm muộn 5 phút sẽ bị xếp loại lao động C; nếu phát hiện nhân viên phòng kế toán có ý định hoặc đã thực hiện hành động gian lận thì sẽ bị đuổi việc,… Nhờ các quy định, hoạt động đó mà CNV trong công ty làm việc có trách nhiệm hơn. Đội ngũ nhân viên trong đơn vị đều có năng lực trong công việc và tin cậy, nên nhiều quá trình kiểm soát trong công ty không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Nhờ đó cũng giảm một lượng chi phí đáng kể cho công ty. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ. Đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai – các kế hoạch này được lập bởi kế toán trưởng. Môi trường bên ngoài: Đất nước ta đang từng ngày, từng giờ đổi mới, các chính sách tài chính, pháp luật của Nhà nước cũng thay đổi ngày càng hoàn thiện…Nhờ đó định hướng cho hoạt động của công ty. Hệ thống kế toán Bộ máy kế toán gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ chi tiền, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Người được thanh toán phải có giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng (nếu là nhà cung cấp) hoặc giấy thanh toán tạm ứng (nếu là nhân viên của công ty), phiếu nhập kho hoặc lệnh nhập vật tư,…Sau đó đưa lên giám đốc, kế toán trưởng duyệt. Sau khi đã duyệt chi, tiếp theo là công việc của kế toán tiền mặt - kế toán tiền mặt phải lập phiếu chi. Tiếp theo đưa phiếu chi cho thủ quỹ, thủ quỹ xuất quỹ. Sau đó kế toán tiền mặt sẽ ghi sổ kế toán và giám đốc, kế toán trưởng duyệt phiếu chi. Cuối cùng là công việc bảo quản và lưu. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do ban giám đốc xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. Trách nhiệm công việc trong công ty được phân công cho nhiều người, nhiều bộ phận. Mỗi phòng ban, bộ phận có một nhiệm vụ khác nhau nhằm tạo sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động của doanh nghiệp. Để giúp đỡ cho giám đốc, có 3 phó giám đốc phụ trách theo từng phần: Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc trong việc sử dụng vốn của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phó giám đốc xuất nhập khẩu: giúp giám đốc trong công tác xuất nhập khẩu, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng, quảng cáo. Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất. Với mỗi phòng ban cũng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không trùng lặp, không chồng chéo. Trong mỗi phòng ban cũng có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người. Ví dụ, trong phòng kế toán, kế toán trưởng là người đứng đầu có trách nhiệm quyết định các công việc trong phòng và phân công công việc cho từng nhân viên về từng phần hành như: TSCĐ, lao động tiền lương, chi phí sản xuất,… Trong quá trình phân công công việc, công ty cũng tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản … Ngoài ra, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn cũng được áp dụng. Theo uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Và quá trình uỷ quyền này được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo lên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán tập trung. Phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính , dòng tài chính ra vào thông qua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Hình thức này có ưu điểm là tinh giảm được bộ máy kế toán, tạo ra được một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và có sự đồng đều trong trình độ giữa các nhân viên, dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi của chế độ. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả cao. Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán. Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng và việc mua bán vật tư hàng hoá với khách hàng và nhà cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế, phí theo đúng quy định của pháp luật. 2.1.3. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 6 người, gồm: kế toán trưởng và 5 cán bộ nhân viên - mỗi người phụ trách một nhiệm vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty. Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm kế toán tổng hợp Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trưởng: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình lên cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. Là người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán - tài chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời các thông tin tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ về quản lý và kỷ luật lao động, việc thực hiện các kế hoạch đề ra, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cập nhật chế độ mới cho các nhân viên kế toán trong đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh,... và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Bộ phận kế tiền mặt và TGNH: Theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, TGNH. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị xử lý, kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc đối chiếu. Bộ phận kế toán NVL, CCDC và TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho, tính giá thực tế vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động, tham gia lập dự toán và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ,... Bộ phận kế toán lao động tiền lương và thủ quỹ: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho các đối tượng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương. Thực hiện việc quản lý quỹ, các nghiệp vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán: Ghi chép, phản ánh, theo dõi đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ, theo từng nội dung, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. Bộ phận kế toán CP SX, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. + Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu, có trách nhiệm về BCĐKT và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung, tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN 2.2.1. Quy định chung - Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 1/1,kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán Việt Nam - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá thực tế mua hàng + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: theo chuẩn mực số 16 “ Chi phí đi vay” Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí phải trả được ghi nhận theo chuẩn mực số 06 “Chi phí đi vay”, các khoản trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ theo chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng: Không có Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá được ghi nhận theo chuẩn mực số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” và chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Áp dụng theo quy định của chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và chuẩn mực số 01” Chuẩn mực chung”. 2.2.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán của công ty gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Chứng từ lao động tiền lương: bao gồm các chứng từ: Bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ Mẫu số 01b-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 03-LĐTL Giấy xác nhận sản phẩm Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số06-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số10-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Mẫu số11-LĐTL Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Chứng từ hàng tồn kho: bao gồm các chứng từ: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Msố 03-VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 05-VT Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT Chứng từ bán hàng: bao gồm các chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT-3LL Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Mẫu số 04HDL-3LL Chứng từ tiền tệ: bao gồm các chứng từ: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Phiếu chi Mẫu số 02-TT Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04-TT Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT Biên lai thu tiền Mẫu số 06-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) Mẫu số 08b-TT Bảng kê chi tiền Mẫu số 09-TT Chứng từ TSCĐ: bao gồm các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ 2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006. Các tài khoản sử dụng trong công ty là: 111 1111 1112 112 1121 1122 131 133 1331 1332 138 1381 1388 141 142 152 153 154 155 156 157 211 2111 2113 214 2141 2143 221 2212 2213 2218 241 2411 2412 2413 242 244 311 315 331 333 3331 33311 3333 3334 3335 3337 3338 3339 334 335 338 3381 3382 3383 3384 3388 341 3411 3412 411 4111 413 418 421 4211 4212 431 4311 4312 511 5111 5112 515 521 5212 5213 632 635 642 6421 6422 711 811 821 911 001 002 007 2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty - Hình thức ghi sổ: Từ năm 2006 trở về trước, doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ. Bắt đầu từ năm 2007, doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung với phần mền Inforbus. - Các loại sổ được sử dụng: Tên sổ: Ký hiệu: Sổ nhật ký chung S03a-DN Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN Bảng cân đối số phát sinh S06-DN Sổ quỹ tiền mặt S07-DN Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S10-DN Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S11-DN Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN Sổ TSCĐ S21-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S31-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ S32-DN Sổ chi tiết tiền vay S34-DN Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN - Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Các báo cáo - BCTC - Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.2.5. Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại công ty - Hệ thống BCTC nhằm mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của BCTC là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. - Hệ thống BCTC của công ty gồm: + Báo cáo bắt buộc: BCĐKT Mẫu số B01 – DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 - DNN Bản Thuyết minh BCTC Mẫu số B09 - DNN Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01- DNN + Báo cáo không bắt buộc : Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN - Ngoài hệ thống BCTC, công ty còn có hệ thống các báo cáo quản trị. 2.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÊN CÁC PHẦN HÀNH 2.3.1. Khái quát chung về cách chia các phần hành kế toán trong công ty Công tác hạch toán kế toán trong công ty được chia thành 5 phần hành chủ yếu sau: Hạch toán TSCĐ Hạch toán nguyên liệu vật liệu và CCDC Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người lao động Hạch toán vốn bằng tiền Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.3.2. Phần hành TSCĐ + Đặc điểm TSCĐ tại công ty Là một đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm may mặc, TSCĐ của công ty cũng tương đối lớn. Trong đó, hầu hết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình. Nó bao gồm : Nhà xưởng, nhà văn phòng Các máy móc thiết bị dùng cho việc sản xuất. Các thiết bị vận tải truyền dẫn. Các thiết bị, dụng cụ quản lý. Các TSCĐ khác. Các tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn vay, một phần từ vốn tự có của doanh nghiệp. Khi hạch toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã tuân theo đúng các nguyên tắc chuẩn mực kế toán quy định. + Hệ thống chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản kiểm kê TSCĐ Giám đốc Quyết định tăng, giảm TSCĐ Ban giao nhận Biên bản giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ, nhập thông tin vào phần mền Bảo quản và lưu + Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ + Sổ kế toán có liên quan: Sổ TSCĐ, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 211, 213, 214 và các TK có liên quan khác như 111,112,331,811,131,341,3381,… TK 811 TK 211, 213 TK 111, 112, 331, 341 TK 3381 TK 133 TK 214 Mua TSCĐ (gồm cả phí vận chuyển) Thuế GTGT được ktrừ TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân Thanh lý, nhượng bán TSCĐ TK 154 TK 214 Khấu hao TSCĐ + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty Sơ đồ 2.4: Khái quát quy trình hạch toán TSCĐ + Chỉ tiêu TSCĐ thể hiện trên báo cáo: Nguyên giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ là 2 chỉ tiêu trong BCĐKT Tình hình tăng giảm TSCĐ được thể hiện trong Thuyết minh BCTC. 2.3.3. Phần hành NLVL,CCDC + Đặc điểm NLVL,CCDC tại công ty: Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tại công ty TNHH Minh Trí: NVL chính gồm : Các loại vải . NVL phụ : Chỉ, cúc, khoá, thùng giấy, bìa, … Phế liệu : Vải vụn + Hệ thống chứng từ: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ + Quy trình luân chuyển chứng từ: chẳng hạn chứng từ khi mua NVL Ban quản lý vật tư Lệnh nhập vật tư Giám đốc Duyệt Người giao hàng Hoá đơn bán hàng Người kiểm nhận Biên bản kiểm nhận Ban quản lý vật tư Phiếu nhập kho Thủ kho Nhập kho Kế toán vật tư Nhập số liệu vào máy tính bảo quảnvà lưu Khi mua NVL: Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho + Sổ kế toán có liên quan: Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Thẻ kho (Sổ kho) Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 152,153,133,154,111,112,331,… + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty: TK 152,153 TK 111, 112, 331, 311 TK 133 Mua NVL,CCDC (gồm cả phí vận chuyển) Thuế GTGT được ktrừ NVL,CCDC thừa không rõ nguyên nhân Nhập lại kho NVL không dùng hết cho sản xuất sản phẩm TK 154 TK 154,642 TK 3381 Giá trị NVL, CCDC( phân bổ 1 lần) xuất dùng trong doanh nghiệp TK 242 Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ nhiều lần Phân bổ kỳ này Sơ đồ 2.6: Khái quát quy trình hạch toán NVL,CCDC + Chỉ tiêu NVL,CCDC thể hiện trên báo cáo: Là một chỉ tiêu tài sản trong BCĐKT của công ty. Là một chỉ tiêu trong phần “Thông tin bổ sung” của thuyết minh BCTC. 2.3.4. Phần hành lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động + Đặc điểm phần hành: Công ty TNHH Minh Trí có số lao động được chia làm 2 bộ phận : Lao động trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý. Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc vào kết quả kinh doanh và thời gian làm việc. + Hệ thống chứng từ: gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng ,giấy xác nhận sản phẩm, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Nơi sử dụng Thời gian, kết quả lao động Bảng chấm công Bộ phận kế toán tiền lương Lập chứng từ tiền lương, BHXH, thanh toán khác Nhập số liệu vào máy tính Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển Bảng chấm công + Sổ kế toán có liên quan: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 334, 338, 154, 642, 111, 112,… TK 111,112 TK 334 TK 141 TK 338 TK 154 TK 642 TK431 TK 3383 Thanh toán tiền lương cho người lao động Khấu trừ khoản tạm ứng Thu hộ các cơ quan khác hoặc giữ hộ người lao động BHXH phải trả cho người lao động Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động Tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, quản lý Tính ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Chỉ tiêu tiền lương thể hiện trên báo cáo: Phải trả CNV là một chỉ tiêu trong Nợ phải trả trong BCĐKT 2.3.5. Hạch toán vốn bằng tiền + Đặc điểm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Minh Trí. Hoạt động tiêu thụ diễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc quản lý vốn dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng ngoại tệ là tương đối lớn. + Hệ thống chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Người được thanh toán Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Bảo quản và lưu Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng hoặc giấy thanh toán tạm ứng,… Xuất quỹ Duyệt chi Nhập số liệu vào máy tính Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển Phiếu chi + Sổ kế toán có liên quan: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,… + TK sử dụng: TK 111, 112, 131, 331, 154, 333,… + Khái quát quy trình hạch toán: TK 112 TK 111 Rút tiền ở quỹ vào gửi Ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ TK 111, 112 TK152,153, 154, 211,213 TK331 TK 311,333, 334, … TK 515 TK 511 TK 711 TK 131 TK 411 Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước Nhận vốn của chủ sở hữu Trả nợ vay, nợ nhà nước, CNV… Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán Mua vật tư, TSCĐ, mua ngoài… TK 33311 TK 133 Thuế GTGT đra Thuế GTGT đvào Sơ đồ 2.10: Quy trình hạch toán tiền măt, TGNH + Chỉ tiêu báo cáo phần hành này thể hiện trên báo cáo: là một chì tiêu trong phần tài sản ở BCĐKT. 2.3.6. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm + Đặc điểm phần hành: Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành. Công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai trò rất quan trọng trong việc định giá bán, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định mức giá hợp lý để có thể bảo đảm bù đắp được chi phí và sinh lợi nhuận. Giá thành được tính theo từng chiếc áo theo từng đơn đặt hàng. + Hệ thống chứng từ: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu xuất kho,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Chi phí sản xuất gồm: chi phí tiền lương lao động trực tiếp, chi phí NVL dùng để sản xuất sản phẩm, chi phí điện nước ở phân xưởng,... Chúng ta xét ví dụ quy trình luân chuyển của một chứng từ trong các chứng từ trên, chẳng hạn “Phiếu xuất kho”: Cán bộ ban kế hoạch vật tư Giám đốc Thủ kho Kế toán vật tư Lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư Duyệt Phiếu xuất kho Xuất kho Nhập số liệu và máy tính Cán bộ ban kế hoạch vật tư Lưu Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho Khi nhận được đơn đặt hàng Giám đốc sẽ xem xét và quyết định chấp nhận đơn đặt hàng trên. Căn cứ vào đơn hàng, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại áo, ban kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư. + Sổ kế toán có liên quan: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,… + TK sử dụng: TK 154, 152, 334, 111, 112, …. + Khái quát quy trình hạch toán: TK 154 TK 334 Lương phải trả cho CN trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng TK 338 Các khoản đóng góp trích theo lương TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 632 Xuất sản phẩm bán trực tiếp không qua nhập kho TK 152,111,112,331,… NVL dùng cho sản xuất TK 133 Thuế GTGT đvào TK 153 CCDC xuất dùng cho sản xuất 142 TK 111,112,331 Chi phí mua ngoài dùng trong phân xưởng TK 155 Nhập kho sản phẩm hoàn thành TK 152 Nhập kho phế liệu hoặc NVL thừa Sơ đồ 2.12: Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẦN HÀNH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 2.4.1. Khái quát chung Vì công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, công tác hạch toán kế toán trong công ty tuân theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Ở các doanh nghiệp lớn, chi phí sản xuất gồm 3 khoản mục: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Nhưng ở công ty này, chi phí sản xuất được tập hợp luôn vào TK 154 không qua TK 621, 622, 627 như ở các công ty lớn khác. Giá thành được tính theo từng chiếc áo của từng đơn đặt hàng. 2.4.2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Chi phí sản xuất bao gồm: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí lặt vặt - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương * Chi phí nguyên liệu, vật liệu Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…sử dụng vào sản xuất (loại trừ giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi). NVL chính bao gồm các loại vải, bông,... như vải chính, vải ngoài , vải thô,... nhiều chủng loại, màu sắc và đặc tính khác nhau. NVL phụ bao gồm: chỉ, cúc, chun, kim,… Căn cứ vào đơn hàng, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại áo, ban kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư. Sau khi được giám đốc duyệt, cán bộ ban kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, tiếp đó thủ kho xuất kho và kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào máy tính. Giá trị NVL được nhập vào trong máy vào nhật ký chung, sau đó máy tính tự động cập nhật vào sổ cái TK có liên quan. Mẫu phiếu xuất kho: Công ty TNHH Minh Trí PHIẾU XUẤT KHO Số: 154 Ngày 10 tháng 6 năm 2007 TK Nợ: 154 TK Có: 152 Họ tên người nhận hàng: CHỊ HƯỜNG- PX II Lý do xuất kho: XUẤT KHO Xuất tại kho: Số TT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 VAI D Vải dong Kg 100 150,000 15,000,000 2 KIM DB Kim máy bằng chiếc 200,000 1.461 292,384 3 KIM DC Kim máy xén chiếc 200,000 2.485 497,007 4 KIM UY Kim máy trần chiếc 200,000 3.131 626,345 5 KIM TQ Kim máy đính cúc chiếc 100,000 2.332 233,257 6 KIM DP Kim máy thùa khuyết chiếc 100,000 1.340 134,040 7 KIM HQ Kim máy vải co chiếc 200,000 1.461 292,384 Tổng 17,075,417 Số tiền bằng chữ: (mười bảy triệu, bảy mươi lăm ngàn, bốn trăm mười bảy đồng chẵn) Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng ĐV Bảng 2.13: Mẫu phiếu xuất kho * Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả các TSCĐ sử dụng cho sản xuất. Các TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất kinh doanh chính, sản xuất kinh doanh phụ như máy móc, thiết bị, nhà cửa , kho tàng,… Phương pháp khấu hao theo đường thẳng được áp dụng trong tính khấu hao. Để tính khấu hao TSCĐ, kế toán chỉ việc cập nhật hết tất cả danh sách các TSCĐ, cập nhật thời gian tính khấu hao, và làm một số bước quy định của phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tính khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí sản xuất. * Chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí lặt vặt: Bao gồm những chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của các phân xưởng sản xuất kinh doanh chính của các phân xưởng, bộ phận như chi phí sửa chữa TSCĐ, nước, điện thoại, chi phí hội nghị, lễ tân, tiếp khách, giao dịch, … của phân xưởng, bộ phận sản xuất. * Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Chi phí tiền lương trong chi phí sản xuất là những khoản thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ và CNV quản lý phân xưởng như tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Ngoài ra, chi phí tiền lương này còn bao gồm các khoản phải trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ. Với đặc điểm riêng của ngành may mặc nước ta là còn sử dụng nhiều lao động chân tay. Tuy những năm gần đây máy móc đã thay thế rất nhiều sức lao động của con người song chi phí tiền lương vẫn chiếm một khoản đáng kể trong tổng chi phí sản xuất. Tại phân xưởng, có bảng chấm công hàng ngày thể hiện lượng sản phẩm, thời gian làm của mỗi người. Lương của nhân viên phân xưởng như quản đốc, phó quản đốc được tính theo một lượng tuyệt đối cố định và dựa trên lương của công nhân trực tiếp sản xuất, lương của bảo vệ, thủ kho của phân xưởng thì dựa trên thời gian làm việc. Đến cuối tháng, phân xưởng gửi bảng chấm công lên phòng kế toán. Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương đồng thời nhập số liệu vào máy tính, sau đó đưa giấy đề nghị thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng (kiêm phó giám đốc) duyệt, thủ quỹ xuất quỹ và thanh toán tiền lương cho công nhân. Công ty sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, vì vậy tiền lương của mỗi công nhân phụ thuộc vào số sản phẩm hoàn thành đúng kỹ thuật. Hình thức tiền lương này phù hợp với nguyên tắt phân phối theo lao động, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động. Nó có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho công ty nói riêng cũng như cho xã hội nói chung. Để theo dõi số sản phẩm, thời gian lao động của từng người ở từng bộ phận, từng tổ đội sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ ngơi của từng người, các bộ phận sử dụng Bảng chấm công. Sau đây là mẫu bảng chấm công: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 6 năm 2007 S T T Ma nv Họ tên Ngày trong tháng 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Tổ 1 1 20001 Le Thị Hường 9.5 10.5 8 12.5 12.5 12.5 12.5 12.5 12.5 9.5 12.5 12.5 12.5 12.5 12.5 NB 8 12.5 2 20003 Phạm Thị Vân 9.4 10.5 8 12.4 Ô Ô 11 11.5 10.5 9.5 12.5 12.5 12.5 12.5 12.5 12.5 8.6 12.5 3 20004 Trần Thị Hà 9.5 10.5 12.5 12.5 12.5 10.5 11 12.5 Ô 8 9 10.9 12.5 11 12 12.5 12.5 8.5 4 20007 Lê Văn Hải 9.5 10 11 12.5 12.5 12 12.5 12.5 11 10.5 12.5 11 12.5 12.5 12.5 12.5 9.5 10.5 5 20008 Nguyễn An Mi 9.5 10.5 10 12 TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS 6 20013 Trần Quốc Hà 9.5 11 10 12.4 12.5 12.5 12.4 11.5 12.5 12.5 9.5 11.5 11 12 12.5 12 12.5 10 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … N.gày trong tháng Tổng cộng Học tập Công tác Các ngày nghỉ Công NT Công Nl Công CN Làm thêm P B H Bù N V # 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 N Đ N Đ N Đ N Đ NT NL CN 10 11 12.5 12.5 12.5 12 11 12 12.5 12.5 11.5 12 25,0 4,4 11,7 41,1 29,4 10,2 1,0 11 12.5 12 11.5 11 12 12 12 12.5 11.5 12 12.5 23,0 4,4 9,5 36,9 27,4 9,1 3,0 10.5 11 12.5 12 15 11 12.5 12 12.5 11 12.5 12.5 24,7 4,4 10,8 39,9 29,1 9,8 1,0 11 12.5 12 12 11.5 12 12 12 12.5 11.5 11 12.5 25,5 4,4 12,1 42,0 29,9 10,4 TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS 8.0 1,1 1,6 10,8 9,1 1,9 18,0 11 12.5 12 12.5 12.5 12 11.5 12 11.5 10.5 10.5 11 26,0 3,3 11,9 41,2 29,3 9,3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1961,7 15693,2 483,0 15210,2 Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.14: Bảng chấm công Ký hiệu chấm công: Nghỉ không lương: Ro Nghỉ bù: NB Thai sản TS Tai nạn T Nghỉ phép P Lương sản phẩm K Ngừng việc N Lương thời gian + Hội nghị, học tập H Nghỉ lễ L Nghỉ có lương R Ốm điều dưỡng Ô Quẹt thẻ phiếu X Con ốm Cô VD1: Tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên phân xưởng tổ 1 tháng 6/2007 là 88.139.500 VNĐ. Cách tính lương cho công nhân: Tiền lương = Số sản phẩm x Định mức lương theo sản phẩm x Hệ số TL Trong đó: Số sản phẩm: dựa vào bảng chấm công Định mức lương theo sản phẩm: phụ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm, thời gian trung bình để sản xuất ra một sản phẩm. Hệ số TL: phụ thuộc vào thành tích sản xuất của mỗi người, số năm lao động tại công ty. Công ty có chính sách với công nhân là cứ 3 năm lao động tại công ty tăng hệ số lương một lần và nếu công nhân có thành tích trong sản xuất thì cũng sẽ được tăng hệ số. Quy định này khuyến khích công nhân tích cực sản xuất và gắn bó với công ty, giúp công ty giảm những chi phí đào tạo công nhân mới. - Định khoản: Nợ TK 154: 88.139.500 Có TK 334: 88.139.500 BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 06/2007 Tổ: 1 Ca TT Họ và tên Hệ số TN Xếp loại lđ Lương khoán Lương tăng ca Lương thời gian lễ phép, học, chờ việc Bảo hiểm Phụ cấp Tổng lương Số TKCN Các khoản phải trừ Còn lại Điều chỉnh Ký nhận Công Lương Hs K Công Lương Công Lương Công Lương BHXH BHYT Tiền ăn Khác BH Khác A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 10 T.T.Hà 1,000 A 36,9 1326556 0,150 10,2 345785 2.0 61230 0,0 0 94500 12600 126000 0 2108250 10320115004010 180450 0 2008200 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng 1619 60675782 387 10187612 28 861538 7 159404 2113425 281790 5314500 0 88139500 3240585 0 84899100 Hà Nội, ngày….tháng…năm 2007 Lập biểu Kiểm tra Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) Bảng 2.15: Bảng thanh toán tiền lương Trình tự ghi sổ: Kế toán mở phần mền máy tính, mở nhật ký chung và nhập nghiệp vụ này vào nhật ký chung. phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 154, sổ cái TK 334. Kế toán mở nhật ký chung và nhập số liệu của nghiệp vụ vào Nhật ký chung. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quí 2/07 Đơn vị: đồng Số TT Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Ngày Loại Số Nợ Có … … … … … … … … 3698 30/6/07 250 > 3699 30/6/07 250 Chi phí sản xuất 154 88139500 3700 30/6/07 250 Lương phải trả CNV 334 88139500 … … … … … … … … 4698 30/6/07 312 > 4699 30/6/07 312 NVL 152 5000000 4700 30/6/07 312 Chi phí sản xuất 154 5000000 … … … … … … … … Tổng cộng 182286702487 182286702487 Ngày ….tháng…năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.16: Sổ nhật ký chung Sau khi kế toán nhập số liệu của nghiệp vụ vào Nhật ký chung, phần mềm tự cập nhật số liệu vào sổ cái TK 334 Sổ cái TK 334 Tháng 6/07 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh LCTG Số CT Ngày CT Nợ VNĐ Có VNĐ 1 2 3 4 5 6 7 Dư đầu kỳ 509332327 … … … … … … … 46 30/6/07 Tính ra lương phải trả CNV 154 88139500 … … … … … … … Cộng phát sinh 509332327 500077824 Dư cuối kỳ 500077824 Ngày ….tháng…năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.17: Sổ cái TK 334 Sau khi kế toán nhập số liệu của nghiệp vụ vào Nhật ký chung, phần mềm tự cập nhật số liệu vào sổ cái TK 154 Sổ cái TK 154 Tháng 6/07- đơn đặt hàng KP2 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh LCTG Số CT Ngày CT Nợ VNĐ Có VNĐ 1 2 3 4 5 6 7 Dư đầu kỳ - … … … … … … … 46 30/6/07 Tính ra lương phải trả CNV 334 88139500 … … … … … … 49 30/6/07 Nhập NVL dùng ko hết lại kho 152 5000000 … … … … … … … Cộng phát sinh 9509332327 5000000 Dư cuối kỳ 9504332327 Ngày ….tháng…năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.18: Sổ cái TK 154 VD2: NVL dùng không hết nhập lại kho giá trị 5000000 VNĐ. Định khoản: Nợ TK 152: 5000000 Có TK 154: 5000000 Quy trình ghi sổ: Sau khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung, phần mềm tự động cập nhật vào sổ cái TK 152,154. Mẫu sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 154 đã được trình bầy ở trên. Dưới đây là mẫu sổ cái TK 152: Sổ cái TK 152 Tháng 6/07 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh LCTG Số CT Ngày CT Nợ VNĐ Có VNĐ 1 2 3 4 5 6 7 Dư đầu kỳ 4509332225 … … … … … … … 46 30/6/07 Nhập NVL dùng ko hết lại kho 152 5000000 … … … … … … … CCDCộng phát sinh 5243562715 4097213278 Dư cuối kỳ 5655681662 Ngày ….tháng…năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.19: Sổ cái TK 152 Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, doanh nghiệp không sử dụng sổ chi tiết TK 154 mà sử dụng bảng sau: BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM STT TÊN MÃ Sản lượng Tỷ lệ Đơn giá Doanh thu TK 334, 338 TK 152 TK 214 KHTSCĐ TK 154 điện,than Chi phí bằng tiền Vận chuyển Thuê ngoài GC Chi phí chờ PB Tổng giá thành Lương BH Khoá, phụ liệu Vải Chỉ Kim Thùng Phụ tùng, vlp … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 14 Mã 6021 5200 0,0030 8.200 42.640.000 4,715 24.518.000 897.997 9.000.000 335.163 96.102 569.187 195.213 763.233 879.822 469.896 548.336 - 414.056 38.686.497 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Ngày ….tháng…năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.20: Bảng phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 3.1. VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG Hiện nay, tình hình kinh tế - xã hội nước ta đang trên đà phát triển theo chiều hướng thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị kinh tế. Các chính sách Nhà nước được điều chỉnh phù hợp và thuận lợi cho các doanh nghiệp, tạo ra bước chuyển biến mới trong hội nhập, nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế trong nước. Trước những tình hình của đất nước, công ty đã chủ động trong sản xuất kinh doanh. Cải tiến phương thức mua bán hàng hoá trên cơ sở mở rộng quan hệ trao đổi mua bán với các đối tác trong và ngoài nước thông qua các hình thức hợp đồng mua bán. Thường xuyên có mối liên hệ với các cơ quan xúc tiến thương mại để tìm cơ hội kinh doanh với các nhà cung cấp, tiêu thụ,... tạo ra nhiều nguồn hàng xuất khẩu. Công ty đã chú trọng việc nghiên cứu thị trường phục vụ cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ. Đẩy mạnh các hình thức quảng cáo, tích cực tham gia các hoạt động triển lãm hội chợ hàng xuất khẩu trong và ngoài nước. Hoàn thiện bộ máy tổ chức, thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại các cán bộ quản lý kinh doanh theo yêu cầu mới. Tăng cường công tác kiểm tra chất lượng, mẫu mã,... hạn chế và khắc phục những mặt tồn tại đáp ứng với nhu cầu mới. Nhờ đó mà trong những năm qua, công ty TNHH Minh Trí đã có những thành công đáng kể trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc. Lợi nhuận của công ty ngày càng tăng, mức thu nhập của CNV cũng tăng lên nhanh chóng. Công ty ngày càng vững mạnh và có vị thế trong lĩnh vực may mặc ở Việt Nam. 3.2. VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Là doanh nghiệp có vị thế trong ngành may mặc của cả nước, đến nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với cơ sở vật chất có giá trị lớn. Sản phẩm của Công ty với chất lượng tốt và giá thành hợp lý đã ngày càng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước. Cơ sở vật chất của Công ty cũng đã từng bước được hiện đại hoá. Hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý của Công ty là khá tốt, Công ty cũng đã sử dụng các phần mềm thống kê, phần mềm kế toán, quản trị nhân lực và đã nối mạng quản lý toàn Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng theo mô hình tập trung. Mô hình này vừa giúp công ty có thể khắc phục được những khó khăn do địa bàn hoạt động của Công ty tạo ra, vừa giúp công ty có thể tổ chức công tác kế toán một cách tập trung. Ngoài ra Công ty có một đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, nhiệt tình, trung thực, được tổ chức hợp lý, linh hoạt gọn nhẹ, mỗi người được phân công các công việc cụ thể nên thuận lợi trong công việc, đồng thời khi có điều kiện luôn giúp đỡ, bổ trợ cho nhau, tinh thần đoàn kết học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau rất cao. Kế toán trưởng luôn giám sát kịp thời công việc của từng người trong phòng, đồng thời luôn phổ biến những thông tin cần thiết, bổ ích về công tác tài chính - kế toán, khuyến khích nhân viên đi học thêm để bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao nhờ có sự phân công, phối hợp hợp lý giữa các phần hành. Công việc hạch toán với sự trợ giúp của phần mềm kế toán đã giúp công ty giảm nhẹ phần nào khối lượng công việc ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành thường xuyên nên có thể cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập BCTC cũng như cho các yêu cầu của Ban giám đốc, của các phòng ban khác trong công ty. Công tác kế toán được tổ chức tốt, tổ chức thực hiện kế toán đầy đủ cho các phần hành, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài chính quy định, đồng thời phù hợp với hoạt động của Công ty. Việc trang bị đồng bộ máy tính cho phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Từ đó giúp kế toán tăng hiệu quả hoạt động, cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác và đầy đủ cho những người có nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, vào đầu kỳ phòng kế toán còn lập các báo cáo nhanh, báo cáo hiệu quả sử dụng vốn,... cùng với ban kế hoạch lập các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, tạo điều kiện cho nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của Công ty, từ đó ra các quyết định quản trị chính xác và kịp thời Mặc dù Công ty được sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trong công tác tổ chức hạch toán, nhưng do nhược điểm của phần mềm này là lập trình chung cho tất cả các doanh nghiệp nên có nhiều điểm không hoàn toàn phù hợp với đặc trưng của ngành may, do vậy kế toán công ty đã chủ động kết hợp giữa kế toán máy và kế toán thủ công để tận dụng những ưu điểm của phần mềm kế toán nhằm làm cho khối lượng công việc hạch toán nhẹ nhàng hơn, nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác và yêu cầu quản lý của công tác này. 3.3. VỀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy, công ty không có hệ thống kiểm toán nội bộ nhưng hệ thống kiếm soát nội bộ của công ty hoạt động tương đối có hiệu lực. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Minh Trí nhằm các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách hợp lý, bộ máy quản lý đơn giản, mỗi phòng ban được quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể, không chồng chéo nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nhờ đó, có thể ngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ. Đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai – các kế hoạch này được lập bởi kế toán trưởng. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện nghiêm túc đã góp phần ngăn chặn được tiêu cực trong công tác kế toán của công ty. Tất cả các yếu tố trên đã cho ta thấy hệ thống kiểm soát của công ty hoạt động tương đối có hiệu quả song vẫn còn có một số thiếu sót. Ban lãnh đạo công ty cũng đã nhận thức được vấn đề này và đã có những phương hướng hoạt động nhằm phát huy tối đa điểm mạnh và hạn chế các điểm yếu để hệ thống kiểm soát ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập tại công ty TNHH Minh Trí, em đã được tạo mọi điều kiện để tìm hiểu về công ty, đặc biệt là công tác kế toán, từ đó giúp em bổ sung các kiến thức về thực tế và nắm vững hơn lý thuyết về kế toán tài chính. Đợt kiến tập đã cho em thấy rõ những khoảng cách giữa vấn đề lý thuyết và thực tế. Từ đó xác định được vai trò của lý thuyết trong thực tế. Với những nội dung được trình bày trong báo cáo kiến tập này, em đã cố gắng phản ánh một cách trung thực tình hình tổ chức công tác kế toán ở công ty. Trên cơ sở những hiểu biết của mình, em đã mạnh dạn đưa ra một số nhận xét trong hoạt động của công ty nói chung, cũng như trong công tác hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ của công ty nói riêng. Do trình độ và thời gian hạn hẹp nên báo cáo của em không thể tránh khỏi những hạn chế và sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là thầy giáo - giáo viên hướng dẫn Th.s Đinh Thế Hùng để bài viết của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đinh Thế Hùng cùng cán bộ phòng tổ chức và phòng kế toán của công ty TNHH Minh Trí đã giúp em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC