Đề tài Tổ chức các công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội

Lời nói đầu Xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất. Để quá trình này diễn ra thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là vật liệu - đầu vào sản xuất. ở nước ta, ngành công nghiệp đang trên đà phát triển, số lượng chủng loại vật liệu rất cần thiết và luôn được quan tâm hàng đầu. Xét dưới góc độ doanh nghiệp, vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vì thế việc tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu được và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Hạch toán vật liệu đảm bảo được các yêu cầu trên thì sẽ đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa lãng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu từ khoá học, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội". Qua đó nhằm kết hợp những lý luận đã học trong khoá học vào yêu cầu thực tế của công ty. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề được chia làm 3 phần chính. Phần 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội. Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội. Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không thể tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng như kiến thức. Em rất mong sự góp ý của thầy giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần thứ nhất Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 1. Đặc điểm, vị trí của vật liệu trong sản xuất. Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, và đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên, đối tượng lao động được chia làm hai loại: Loại thứ nhất là có sẵn trong tự nhiên, loại thứ 2 là đã qua chế biến. Vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng nào cũng là vật liệu. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ dưới dạng chi phí tiêu hao vật liệu để tạo ra giá trị sản phẩm mới. Trong tổng giá trị sản xuất sản phẩm mới, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn. Chính vì thế các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công việc quản lý, tổ chức các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Sản xuất sẽ không tiến hành được nếu không có nguyên vật liệu, chất lượng nguyên vật liệu kém thì chất lượng sản phẩm cũng kém và sẽ làm ảnh hưởng đến giá thành. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các yêu cầu sau: + Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị. + Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp được số liệu về tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. 2. Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp thành từng thứ, từng loại vào cùng một tiêu thức. Công tác quản lý và hạch toán vật liệu được tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được tầm quan trọng của từng loại để từ đó có kế hoạch quản lý chúng. Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh được chia thành. + Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế. + Thiết bị xây dựng cơ bản + Phế liệu. 3. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu chỉ phản ánh theo giá vốn thực tế. a. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế. *) Đối với giá vốn thực tế nhập kho, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá vốn thực tế được xác định như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài thì giá vốn thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...) - các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá trị thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhân. - Phế liệu được đánh giá theo ước tính. *) Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính giá thành thực tế của vật liệu xuất kho có thể trích theo các phương pháp sau: + Phương pháp 1: Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = + Phương pháp 2: Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. = + Phương pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, xuất và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó. + Phương pháp 4: Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, vật liệu tồn đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên, sau đó đến vật liệu theo thứ tự chúng được mua vào, số tồn kho cuối kỳ bao gồm những hàng mua vào sau cùng. Phương pháp này áp dụng đối với những vật liệu có quy định thời gian bảo quản. + Phương pháp 5: Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước. Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất kho sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. + Phương pháp 6: Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Giá hạch toán của vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi xây dựng và được ổn định trong thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm công việc hàng ngày của kế toán tuy nhiên, khi sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán hàng ngày, tình hinh xuất, nhập, tồn cuối tháng thành giá vốn thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vốn vật liệu xuất kho, tồn kho... II. Tổ chức và kế toán chi tiết vật liệu 1. Tổ chức kế toán vật liệu a. Chứng từ sử dụng: Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH) b. Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư c. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu * Phương pháp thẻ song song Nội dung của phương pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán. - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Phương pháp này ghi chép đơn giản nhưng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng kế toán. Nó được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống như phương pháp trên. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. * Phương pháp sổ số dư: - ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho về mặt số lượng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho và số dư theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở số số dư theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Phương pháp này có nhiều ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc để kiểm tra giám sát thường xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lượng mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó được áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tương đối cao. 2. Kế toán tổng hợp vật liệu. Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phương pháp sau: a. Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp này ghi chép một cách thường xuyên liên tục, nó được áp dụng ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. * TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL tồn kho Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối tượng khác nhau: TK 331 - Phải trả người bán Bên nợ : + Số tiền đã thanh toán cho người bán + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng + Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số tiền ứng trả trước cho người bán, nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ. Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán Dư nợ (nếu có): Số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho người bán TK 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Bên nợ : + Giá trị hàng đang đi trên đường + Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hàng đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa nhập kho Ngoài ra còn có các TK liên quan như: 111 - Tiền mặt 112 - Tiền gửi ngân hàng 141 - Tạm ứng 222 - Góp vốn liên doanh 241 - XDCB dở dang 411 - Vốn kinh doanh 621 - Chi phí NVL trực tiếp 627 - Chi phí sản xuất chung 642 - Chi phí quản lý DN 641 - Chi phí bán hàng 133 - Thuế VAT được khấu trừ * Kế toán tổng hợp tăng - Mua NVL hàng đã nhập kho (hoá đơn và hàng cùng về) Nợ TK 133 Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 141, 331, 311, 333 - Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có 111, 112, 141, 331 Khi hàng về (nhập kho, hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng). Nợ 621, 641, 642 Nợ 632 Nợ 157 Có 151 - Các chi phí liên quan đến mua vật liệu Nợ 152 Nợ 133 Có 111, 112, 331... - Khi thanh toán số chiết khấu, giảm giá mua hàng được hưởng và giá trị hàng trả lại do không đúng chất lượng qui cách ... theo hợp đồng: Nợ 331, 111, 112, 1388 Có 152 Có 133 - NVL tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ 152 Nợ 152 Có 154 (tự chế biến) Nợ 133 Có 154 (phần thuê ngoài) - Tăng do nhận góp vốn liên doanh hoặc được cấp phát quyên tặng Nợ 152 Có 411 - Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nếu xác định là của doanh nghiệp : Nợ 152 Có 338 (3381) Nếu thừa không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh vào TK 002 "vật tư hàng hoá nhận giữ hộ gia công" - Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh Nợ 152 Có 128, 222 - Tăng do đánh giá lại Nợ 152 (số chênh lệch tăng) Có 412 - Hàng về, hoá đơn chưa về: Nợ TK 152 (giá tạm tính) Nợ 133 Có 331 Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính. Nợ 152 Nợ 133 Có 331, 111, 112, 311, 333 Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính Ghi đỏ Nợ 152 Nợ 133 Có 331, 111, 112, 311, 333 * Kế toán tổng hợp giảm: - Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: căn cứ thực tế ghi Nợ 621 Nợ 6272 Nợ 6412 Nợ 6422 Có 152 (chi tiết liên quan) - Xuất kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài Nợ 154 (chi tiết liên quan) Có 152 - Xuất vật liệu góp vốn liên doanh đơn vị khác: Nợ 128, 228: Giá trị vốn góp Có 152 Có 412 (chênh lệch tăng do giá vốn góp > thực tế) Nợ 412 (chênh lệch giảm do giá trị vốn góp < thực tế) - Xuất bán cho vay: Nợ 632, 138 (1388) Có 152 - Giảm do mất mát thiếu hụt + Do ghi chép nhầm lẫn Nợ TK có liên quan Có 152 + Thiếu hụt trong định mức tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 642 Có 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên Nợ 111 - số bồi thường vật chất đã thu Nợ 334 - trừ vào tiền lương Nợ 1388 - số bồi thường phải thu Có 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý Nợ 1381 Có 152 - Giảm do đánh giá lại: Nợ 412 Có 152 (số chênh lệch giảm) b. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp này thường áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá với qui cách mẫu mã rất khác nhau có giá trị thấp, hàng hoá vật tư xuất dùng thường xuyên. Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán Nhược điểm: Độ chính xác về giá trị vật tư hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của công tác quản lý tại kho quầy bến bãi. Kế toán sử dụng TK 611 - mua hàng TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Bên nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ Bên nợ: + Giá thực tế vật tư hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá xuất trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ + Chiếu khấu mua hàng, hàng mua giảm giá trả lại TK 611 không có số dư và chia thành 2 TK cấp 2 6111: Mua NVL 6112: Mua hàng hoá - Đối với TK 152, khác với phương pháp kê khai thường xuyên các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá thực tế vật liệu và hàng mua hàng đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán môt số nghiệp vụ chủ yếu như sau: - Căn cứ giá thực tế vật liệu hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 6111 lúc đầu kỳ. Nợ TK 611 Có TK 152, 151 - Trong kỳ khi mua vật liệu, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi sổ như sau: + Giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ 6111 Nợ 133 Có 111, 112, 141, 331, 311, 341 + Chiết khấu mua hàng được phản ánh Nợ 331, 111, 112 Có 611 Có 133 + Giá trị hàng mua trả lại do không đúng hợp đồng Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 Có 13 + Giảm giá hàng mua do kém phẩm chất... Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 (số giảm giá) Có 133 - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu kế toán xác định giá vật liệu xuất dùng trong kỳ như sau: - + = Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Giá NVL Giá thực tế NVL xuất dùng tồn đầu kỳ mua trong kỳ tồn cuối kỳ Để xác định được giá thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát hao hụt... Kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được, do kế toán tổng kết không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: - Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Nợ 152 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh xuất bán Nợ 621, 627, 641, 642 Nợ 632 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu thiếu hụt mất mát, căn cứ vào biên bản, quyết định xử lý ghi: Nợ 1388, 111, 334 Có 6111 Đối với các doanh nghiệp hạch toán VAT theo phương pháp trực tiếp thì không dùng TK 133, số thuế VAT được khấu trừ tính gộp vào giá NVL và số chiết khấu giảm giá giá trị hàng trả lại cũng tính như trên, các nghiệp vụ còn lại không liên quan đến thuế VAT tương tự như hạch toán theo phương pháp khấu trừ. Phần thứ hai Tình hình tổ chức kế toán vật liệu của công ty cổ phần giầy Hà Nội I. Đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần giầy Hà Nội 1. Khái quát về công ty. Công ty cổ phần Giầy Hà Nội tên giao dịch là HASOFA, được thành lập ngày 1/1/1999, có trụ sở chính tại Km6 đường Nguyễn Trãi - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất các sản phẩm về da và giả da. Những dự kiến của công ty sau khi cổ phần hoá. Chỉ tiêu ĐVT Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Vốn điều lệ Tr. đồng 7.500 7.500 7.500 2. Doanh thu Tr.đồng 52.500 52.120 57. 870 3. Các khoản nộp NS Tr.đồng 247 268 513 4. Lợi nhuận sau thuế Tr. đồng 824 907 881 5. Cổ tức BQ hàng năm % 12,40 13,6 13,2 6. Lao động bình quân người 800 800 800 Hiện nay công ty có 7 phân xưởng sản xuất chính, mỗi phân xưởng có từ 4 đến 5 tổ sản xuất. Riêng phân xưởng Thái có 20 tổ sản xuất. Chức năng và nhiệm vụ từng phân xưởng như sau: + Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm sửa chữa thường xuyên trung đại tu máy móc... + Phân xưởng cắt: Nhiệm vụ chính là cắt da và chặt bán thành phẩm theo khuân định sẵn. + Phân xưởng may I: Gia công bán thành phẩm, mũ giày + Phân xưởng may II,III: Sản xuất chủ yếu là túi da và găng da. + Phân xưởng Thái: Phân xưởng gia công giày cho Thái Lan, sản phẩm chủ yếu là giầy xuất khẩu + Phân xưởng ý: Sản phẩm chủ yếu là túi, cặp xuất khẩu Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu sự chỉ đạo của hội đồng quản trị. 2. Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty cổ phần Giầy Hà Nội. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Thành viên HĐQT Phó Chủ tịch HĐQT (kiêm PGĐ. KD) Chủ tịch HĐQT (kiêm PGĐ. KD) PGĐ kỹ thuật P. Tổ chức P. Kỹ thuật P. Kế hoạch P. Bảo vệ P. Y tế P. Tổ chức P. cung tiêu P. Tài vụ P. đời sống Kế toán trưởng 3. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần Giầy Hà Nội: Được thiết lập theo mô hình. Kế toán tổng hợp (Kiêm phó phòng) Kế toán tiền gửi NH lương Kế toán NVL Thủ quĩ Kế tiền lương Kế toán TSCĐ Các nhân viên thống kê PX Để tập hợp ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý phù hợp với quy mô quả công ty, công ty đã sử dụng hệ thống "chứng từ ghi sổ" để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. II. Thực tế công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội 1. Đặc điểm vật liệu sử dụng ở công ty: Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất gia công hàng cho nước ngoài nên hầu hết vật liệu chính (da, giả da) là do nước bạn chuyển sang còn các vật liệu khác đều do bộ phận cung tiêu của công ty thu mua. Vật liệu của công ty thường được nhập kho theo hình thức sau: + Vật liệu bên gia công chuyển sang + Vật liệu do công ty mua ngoài + Vật liệu do tiết kiệm được trong sản xuất + Phế liệu thu hồi 2. Phân loại vật liệu Theo sổ đơn giá, vật liệu của công ty được hình thành các loại sau. + Vật liệu chính: Được chia làm 2 loại - Vật liệu chính do nước ngoài chuyển sang: VD. da, giả da... - Vật liệu chính do công ty mua ngoài như vải lót... + Vật liệu phụ: Bao gồm các loại khoá, chỉ, keo... + Nhiên liệu: như than, xăng dầu... 3. Đánh giá vật liệu: a. Giá thực tế vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập vật liệu của công ty mà giá trị của chúng được xác định theo những cách khác nhau. +) Giá thực tế mua ngoài nhập kho Do công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trừ nên giá trị vật liệu mua vào + chi phí vận chuyển, bốc dỡ là giá thực tế và giá thực tế này không có GTGT đầu vào. VD: Theo hoá đơn số 042613 ngày 10/3/1999, công ty mua của công ty vật liệu may Nha Trang 3.000 m dây khoá 3RTT với đơn giá ghi trên hoá đơn là: 01056 USD/m, bên bán vận chuyển và bốc dỡ cho công ty. Tính quy đổi ra VND về giá trị lô hàng: 3000 x 0,05261 x 13970 = 2.176,3 VND Đây chính là giá trị thực nhập kho của lô hàng. +) Giá thực tế của vật liệu tiết kiệm: Khi bên gia công giao vật liệu cho công ty đưa vào sản xuất theo mỗi đơn đặt hàng bao giờ cũng có một tỉ lệ hao hụt, mất mát nhất định (theo hợp đồng 042/VNF tỷ lệ này là 3%). Trong quá trình sản xuất, công ty tiết kiệm được và không sử dụng hết vật liệu bù này thì số vật liệu còn lại sẽ thuộc về công ty và do công ty xác định. VD: Theo hoá đơn số 34 ngày 12/3/1999, công ty nhập kho 7kg da ô vuông tiết kiệm được từ phân xưởng cắt, công ty tự xác định cho đơn giá vật liệu này là 32.000 đ/kg. Như thế, giá thực tế của da ô vuông vừa nhập kho sẽ là: 7 x 32.000 = 224.000đ b. Giá thực tế vật liệu xuất kho Vật liệu do công ty mua ngoài thường là mua của các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với công ty nên đơn giá vật liệu ít thay đổi. Vì thế hệ thống giá trị thực tế xuất kho được sử dụng gần giống như giá đích danh. VD: Theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 76 ngày 15/12/1998, đơn giá mua dây khoá 3RTT là 0.05216 USD/m: Quy đổi VND = 0,05216 x 13.425 = 700,2VND. Theo hoá đơn số 042631 ngày 10/3/1999 đơn giá mua vật liệu này vẫn là 0,05216 USD quy đổi VNĐ = 0,05216 x 13.907 = 725,4 VNĐ Công ty đã sử dụng giá 725,4đ/m để xuất kho 4. Kế toán chi tiết vật liệu 4.1. Thủ tục nhập xuất kho vật liệu: a. Thủ tục nhập vật liệu *) Nhập vật liệu gia công: Sau mỗi hợp đồng nhận gia công giữa công ty với các đối tác thì khi đối tác đó trực tiếp chuyển vật liệu sang. Bộ phận cung tiêu sẽ lập và ký vào hai liên" Phiếu nhập kho". Một liên được thủ kho giữ lại, 1 liên được lưu ở bộ phận cung tiêu. *) Nhập vật liệu mua ngoài: Sau khi giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt vào giấy thu mua vật liệu, trước khi nhập kho vật liệu Phòng cung tiêu lập thành 3 liên: ã 1 liên lưu ở phòng cung tiêu ã 1 liên giao cho người mua để làm thủ tục thanh toán ã 1 liên giao cho thủ kho để kiểm nhập vật tư *) Nhập kho vật liệu do tiết kiệm được trong sản xuất Bộ phận cung tiêu tiến hành nhập kho vật liệu vào kho của công ty và viết phiếu nhập kho thành 2 liên: + 1 liên lưu ở phòng cung tiêu + liên gửi cho thủ kho b. Thủ tục xuất vật liệu *) Thủ tục xuất vật liệu của nước ngoài: Khi các phân xưởng có nhu cầu vật liệu, quản đốc phân xưởng viết giấy xin lĩnh vật tư, trình giám đốc hoặc gió giám đốc ký duyệt sau đó đến bộ phận cung tiêu để viết "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất kho được viết làm 3 liên: + 1 liên lưu ở phòng cung tiêu + 1 liên gửi cho thủ kho + 1 liên do quản đốc phân xưởng giữ. *) Xuất vật liệu của công ty: Vì những loại vật liệu này không có định mức cho từng sản phẩm nên không sử dụng "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất kho cũng được thành lập 3 liên. + 1 liên lưu ở phòng cung tiêu + 1 liên giao cho người lĩnh vật tư + 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kỳ kế toán vật liệu xuất lấy để hoàn chuyển ghi sổ lưu. 4.2. Kế toán chi tiết vật liệu Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết vật liệu bao gồm: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu công ty sử dụng là phương pháp "sổ số dư". Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật liệu như sau: (+) ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật tư. Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày các phiếu nhập, xuất sau khi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu để ghi số số dư. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. (+) ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập, xuất vật liệu, tiến hành phân loại chứng từ theo từng nhóm để ghi vào sổ số dư vật liệu về mặt số lượng của từng vật liệu. Cách ghi sổ số dư: Cách ghi cụ thể của từng cột như sau: + Cột tồn đầu năm: Căn cứ vào số lượng tồn cuối tháng 12 của năm trước. + Cột nhập: Ghi tổng số nhập trong tháng + Cột xuất: Ghi tổng lượng xuất trong tháng + Cột tồn cuối tháng = cột tồn tháng trước + cột nhập trong tháng - cột xuất trong tháng 5. Kế toán tổng hợp vật liệu. 5.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. ở đây công ty, kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: + Tài khoản 152: NLVL. Công ty không mở các tài khoản cấp 2 cho tài khoản này. + Các nghiệp vụ vật tư, công ty sử dụng. TK. 111,TK 112, TK 331, TK 621... + Các nghiệp vụ xuất vật liệu công ty sử dụng TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... Phương pháp kê toán tổng hợp vật liệu được sử dụng ở công ty là phương pháp kế khai thường xuyên. Cuối tháng kế toán tổng hợp các nhật ký chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất vật tư. 5.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Vật tư sử dụng ở công ty có 2 nguồn chủ yếu: Do nước ngoài chuyển sang để gia công và do công ty đi mua ngoài. + Đối với vật liệu do bên gia công cung cấp. Kế toán không theo đuổi. + Đối với vật liệu do công ty đi mua ngoài: Được cung ứng từ các nguồn khác nhau. Nếu là vật liệu được cung cấp thì các nguồn ổn định thì công ty có nhu cầu về vật liệu, bên cung ứng sẽ gửi một phiếu báo giá về loại vật liệu đó. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ cắt séc đúng số tiền ứng với số vật liệu cần mua. Phòng cung tiêu cử người đi mua và chuyển vật liệu về công ty. Nếu bên bán bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ tính luôn vào hoá đơn của người bán. Khi hàng về nhập kho kế toán vật liệu ghi (Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế) vào nhập chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số1, nhật ký chứng từ số 2 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331. Đồng thời ghi vào: Nợ TK 331. Có TK 112 (Nếu trả bằng tiền gửi NH) Có TK 111 ( Nếu trả bằng tiền mặt) Trong trường hợp nếu thấy tự vật chuyển rẻ hơn hoặc do mình phải tự vận chuyển về thì người mua phải thuê ngoài vận chuyển, chi phí vận chuyển phải trả bằng tiền mặt. Kể toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 1, bút bán. Nợ TK 152 Có Tk 111 / Chi phí vận chuyển bốc dở. - Trường hợp mua vật liệu đã về nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán, kê toán phản ánh bút toán này vào nhật ký chứng từ số 5. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 131 - Trường hợp cán bộ cung tiên xin tạm ứng để mua vật liệu, thì phải nói rõ vật liệu gì, giá cả, số lượng bao nhiêu và được giám đốc ký duyệt kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 10: bút toán. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Ngoài ra các trường hợp nhập khác như: Do tiết kiệm được trong sản xuất cân đối chủng loại hoặc do thừa từ trước, kế toán ghi. Nợ TK 152 / Được ghi vào sổ cái TK 152. Có TK 621 Tại công ty, kế toán nhập vật liệu được thực hiện trên số nhật kýchứng từ số 5. Trích tình hình nhập vật liệu trong kỳ hạch toán của công ty. + Trong 3 tháng công ty có mua của công ty vật liệu may Nla trong một số thứ sau: - Ngày 10/3/1999. Công ty nhận được hoá đơn số 042613 về mua 3000m dày khoá 3 RTT. Công ty thanh toán tiền ngay cho người bán. - Ngày 20/3/1999 Công ty nhận được hoá đơn só 04326, về mua 130lít dầu máy khâu với số tiền là 13. 077đ/ lít. - Ngày 18/3/1999. Phân xưởng dao mua thép theo hoá đơn 197+195 với tổng số tiền là 273.264.780. Công ty thanh toán ngay cho người bán số tiền là 35.717.563 đ. Số còn lại tháng sau trả nốt. * Sổ chi tiết thanh toán với người bán dùng để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán. Công ty dùng "Sổ chi tiết số 2" theo chế độ "Nhật ký - chứng từ" sổ chi tiết này được mở theo từng tháng để theo dõi. 5.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản là chi trả vật liệu mà còn phải quản lý có tình hình xuất dùng vật liệu. Căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu của công ty, cuối tháng kế toán tổng hợp phân loại theo từng tháng, từng loại, từng thứ vật liệu xuất dùng, tập hợp theo từng đối tượng sử dụng, từ đó xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho = x Tuỳ theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu của công ty xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng với bên Nợ TK 621, TK 627, TK 641... Trên nhật ký chứng từ số 7. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu của công ty, kế toán phân loại như sau: * Các chứng từ xuất vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán phân loại theo từng đơn đặt hàng. Cụ thể: + Sản phẩm túi Hàn Quốc + Sản phẩm túi ý + Sản phẩm găng ý * Các chứng từ xuất vật liệu dùng cho phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, phân loại theo các nhóm. + Phân xưởng cơ điện + Phân xưởng Thái + Phân xưởng ý. *Các chứng từ xuất vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng - Đối với chứng từ xuất hợp thức (xuất vật liệu của bên gia công), kế toán không theo dõi, không tính vào bảng phân bổ nguyên vật liệu. Kế toán chỉ tính vào bảng phân bổ nguyên vật liệu những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Để theo dõi xuất dùng vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng, kế toán dùng "Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ" theo mẫu quy định. Phần thứ ba Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty giày Hà Nội. I. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội. Qua thời gian nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác vật liệu, em thấy kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội có những ưu điểm: + Khâu thu mua: Công ty có đội ngũ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. + Khâu bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học + Khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng, phòng cung tiêu xem xét tính hợp lý, hợp lệ để cung cấp vật liệu cho sản xuất nhanh nhất và tiết kiệm nhất. Hệ thống định mức sử dụng vật tư, vật liệu của bên gia công cung cấp được xây dựng rất cụ thể tạo điều kiện cho phân xưởng sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao. + Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức một cách hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty. Về cơ bản, bộ máy đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập, xử lý thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty. Việc sắp xếp và bố trí nhân sự tại phòng Tài vụ là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ của đội ngũ cán bộ. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vật liệu ở công ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện: cụ thể là: *) Về công tác quản lý vật liệu Vật liệu công ty mua mặc dùvề giá trị chúng chiếm tỷ trọng không lớn nhưng về số lượng, quy cách, chủng loại lại khá nhiều. Nó là những phụ liệu để tạo nên sản phẩm: chỉ, dây dầy, vải túi lót, sợi máy bao... Như vậy để nhớ hết là rất khó nhưng công ty lại chưa sử dụng"sổ danh điểm vật tư", chưa tạo lập được bộ mã để phục vụ công tác quản lý, theo dõi vật tư được rõ ràng, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật tư sau này. Mặt khác, ở công ty không thành lập ban kiểm nghiệm, vật tư mua và không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng và chất lượng cũng như chủng loại, điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. *) Về việc đánh giá vật liệu xuất kho. Giá thực tế vật liệu của công ty mua ngoài nhập kho bằng giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). Thường thì giá vật liệu nhập kho này có biến động bởi có nguyên nhân khác nhau: có thể là bản thân đơn giá thay đổi có thể do tỷ giá thay đổi... nhưng kế toán lại lấy một đơn giá cố định để xuất kho (nhưng đây không phải là giá hạch toán). Do vậy dùng hệ thống giá này không phản ánh đúng trị giá thực tế vật liệu xuất kho dẫn đến hạch toán không chính xác chi phí vật liệu trong quá trình gia công. *) Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: - Về thủ tục nhập kho vật liệu: Phế liệu thu hồi tại công ty nhập kho không được làm các thủ tục nhập. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu của công ty (da vụn, vải vụn...) đều có thể tận dụng tái chế được. Phế liệu chỉ được để vào kho không được phản ánh trên các sổ sách cả về lượng cũng như giá trị. Điều này có thể dẫn đến hao hụt, mất mát phế liêu, làm thất thoát một nguồn thu của công ty. - Về việc vận dụng kế toán chi tiết Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu đang được áp dụng tại công ty là phương pháp "sổ số dư" nhưng kế toán vật liệu chỉ theo dõi mặt lượng chứ không theo dõi về mặt giá trị, không dùng giá hạch toán. Hơn nữa kế toán chi tiết vật liệu không dùng bảng kê nhập, xuất hay bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn... Kế toán chi tiết vật liệu trực tiếp phân loại chứng từ nhập, xuất, căn cứ vào đó để tính số lượng nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu. Việc ghi chép như vậy không những không đảm bảo việc ghi chép theo phương pháp "Sổ số dư" mà còn làm cho khối lượng công việc trở nên cồng kềnh, trùng lặp mà không cụ thể, dễ sai sót. *) Về công tác kế toán tổng hợp "Số chi tiết thanh toán với người bán" của công ty được mở trong một trang, một đơn vị bán là một phần của trang. Nhưng đối với từng đơn vị bán không có dòng cộng số phát sinh trong tháng đã gây khó khăn cho công việc vào sổ nhật ký chứng từ số 5" Cuối tháng và có thể dẫn đến sai sót. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giấy Hà Nội. 1. Lập "Sổ danh điểm vật liệu" Để công tác quản lý vật liệu được tốt, tránh lầm lẫn, thiếu sót công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". "Sổ danh điểm vật liệu" là sổ tập hợp hoàn bộ các vật liệu mà công ty đâ vỡ đang sử dụng. Trong "Sổ danh điểm vật liệu" được theo dõi theo từng nhóm, từng thứ, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, rất thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác công ty cần tạo lập bộ mã vật liệu để quản lý bằng máy vi tính. Để lập được "Sổ danh điểm vật liệu" điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới, thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa trên những đặc điểm sau: + Dựa vào loại vật liệu. + Dựa vào số, nhóm vật liệu trong mỗi loại. + Dựa vào số thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm. + Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp II. Vật liệu chính: 1521 Vật liệu phụ: 1522 Nhiên liệu: 1523 Phụ tùng thay thế: 1524 Thiết bị XDCB: 1525 Phế liệu: 15265 Trong mỗi loại vật liệu, ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. Số nhóm vật liệu ở công ty trong mỗi loại thường dưới 10 nhóm nên ta chỉ cần một chữ số để biểu thị: * Vật liệu chính - Nhóm da 1521 - 1 - Nhóm giả da 1521 - 2 - Nhóm vải 1521 - 3 * Vật liệu phụ - Nhóm chỉ 1522 - 1 - Nhóm khoá 1522 - 2 - Nhóm keo 1522 - 3 * Nhiên liệu - Nhóm xăng 1523 - 1 - Nhóm dầu 1523 - 2 - Nhóm than 1523 - 3 ... Vật liệu phụ của công ty trong mỗi nhóm vật liệu dù nhiều cũng không tới 1000 thứ nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị. Còn quy cách vật liệu trong từng thứ nếu thật chi tiết thì cũng không tới 100 thứ nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị. Như vậy 1 mã số vật liệu bao gồm 10 chữ số trong đó: 4 chữ số đầu biểu thị loại vật liệu 1 chữ số tiếp theo (thứ 5) biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại 3 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu trong mỗi nhóm 2 chữ số cuối biểu thị quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu phát sinh kế toán vật liệu phải xác định loại và nhóm vật liệu đó, sau đó căn cứ vào "sổ danh điểm vật liệu" để xác định những chữ số còn lại rồi lên sổ sách. 2. Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Do đặc điểm vật liệu của công ty mua về phát sinh không nhiều lân trong tháng nên không cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm vật tư mà chỉ cần lập "biên bản kiểm nghiệm vật tư". Biên bản này sẽ do những người chịu trách nhiệm về vật tư của công ty kiêm nhiệm, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn, nếu chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. 3. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết vật liệu Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu công ty áp dụng là phương pháp "sổ số dư" nhưng chưa vận dụng đúng phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu. Thực tế "Sổ số dư" kế toán sử dụng ở công ty là sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu số lượng. Mặt khác, số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của công ty trong kỳ không nhiều. Vì vậy, để hoàn thiện hơn công tác kế toán chi tiết vật liệu, nên chăng công ty áp dụng phương pháp "thẻ song song". Theo nguyên tắc của phương pháp này thì ở kho ghi chép về mặt lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng về giá trị. 4. Hoàn thiện kế toán vật liệu Cần hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi của công ty không được tiến hành thủ tục nhập kho, không ghi tăng vật liệu của công ty, do đó cần hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi theo bút toán. Nợ TK 152 Có TK 154 Kết luận Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định công tác quản lý hạch toán vật liệu có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất theo dõi được chặt chẽ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị nhập, xuất, tồn kho. Thông qua đó công ty có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm được các loại vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần vào việc tăng tích luỹ, tái sản xuất xã hội. Công ty cổ phần Giầy Hà Nội là một doanh nghiệp nhận sản xuất gia công các mặt hàng cho nước ngoài, mặc dù phần lớn vật liệu là cho bên gia công cung cấp nhưng công ty đã hiểu có được vai trò của vật liệu và đưa việc hạch toán vật liệu dần dần đi vào nề nếp. Tuy nhiên, để kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế, công ty cần kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách chính xác, khoa học hơn. Xin chân thành cảm ơn thầy giáo cùng ban lãnh đạo công ty, phòng Tài vụ công ty cổ phần Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này.