Đề tài Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí

ủa hàng hoá vào TK 911 3.2. Phương pháp kế toán: a. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: *Bán buôn qua kho theo hình thức gửi khách cho khách hàng Khi xuất kho gửi hàng hoá: Nợ TK 157: trị giá mua của hàng chuyển đi Nợ TK 138 (1388): trị giá bao bì tính riêng (nếu có) Có TK 1561, 1532: trị giá mua của hàng và bao bì Khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế tóan xác định doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 (33311) Có TK 138 (1388): bao bì tính riêng (nếu có) Xác định trị giá mua của hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) * Bán buôn trực tiếp qua kho: Xác định doanh thu của hàng tiêu thụ Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 (33311) Trị giá mua của hàng tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (nếu có) Nợ TK 138 (1388) Có TK liên quan (TK 111, 112, 331..) Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Nợ TK 131: bên mua chấp nhận nhưng chưa thanh toán Nợ TK 111, 112,..:số tiền bên mua đã thanh toán Có TK 138 (1388): Số người mua chấp nhận *Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Mua hàng giao cho khách hàng Nợ TK 157: trị giá hàng mua khách hàng chưa chấp nhận Nợ TK 632: trị giá hàng mua khách hàng chấp nhận thanh toán Nợ TK 133: thuế GTGTđầu vào của hàng mua Có TK liên quan (TK 111, 112, 331,...) Khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 (33311) * Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Về thực chất, doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian môi giới bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng (do bên mua hoặc bên bán trả). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Số hoa hồng môi giới được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK liên quan( 111, 112, 131,...): Tổng số hoa hồng (cả thuế GTGT) Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp Các chi phí liên quan đến bán hàng: Nợ TK 641: chi phí bán hàng Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK liên quan (111, 112, 334,...) *Bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, tự chọn: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng (căn cứ vào báo cáo bán hàng giấy nộp tiền và bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ): Nợ TK liên quan (TK 111, 112, 113) Có TK 511 Có TK 3331 (33311) Trường hợp nộp thừa (hoặc thiếu)tiền bán hàng thì số thừa (hoặc thiếu) chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý được chuyển vào bên nợ TK 1381 (nếu thiếu) hoặc bên có TK 3381 (nếu thừa). Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán tương tự như trường hợp bán buôn. *Bán hàng trả góp và bán hàng ký gửi, qua đại lý: Bán hàng trả góp: khi khách hàng mua hàng theo phương thức trả góp, khách hàng trả trước một phần tiền, số còn lại trả trong một thời gian nhất định và phải chiụ lãi. Lãi do trả góp được hạch toán vào thu nhập tài chính và không phảit chịu thuế GTGT, doanh thu bán hàng trả góp được xác định như doanh thu bán hàng trả tiền một lần. Xác định doanh thu do bán trả góp: Nợ TK 111, 112: số tiền thu lần đầu Nợ TK 131: số nợ trả góp (cả lãi) Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT tính trên doanh thu bán hàng một lần Có TK 711: lãi do bán hàng trả góp Trị giá của hàng tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) Bán hàng qua đại lý: Khi xuất kho giao đại lý Nợ TK 157 Có TK 156 (1561) Khi đơn vị nhận đại lý nộp tiền bán hàng, hàng hoá được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331(33311) Trị giá mua của hàng tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 111, 112, 131 *Bán hàng theo phương thức khoán: - Trường hợp tập thể, cá nhân nhận khoán không mở sổ sách riêng; Khi giao hàng hoá, tiền vốn cho người nhận khoán: Nợ TK 138 (1388) Có TK liên quan (111, 112, 156, 331) Phản ánh số doanh thu khoán phải thu hoặc đã thu: Nợ TK 111, 112, 1388: tổng số doanh thu khoán (cả thếu GTGT) Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp Có TK 511: doanh thu khoán Các khoản chi cho người nhận khoán: Nợ TK 641 Có TK liên quan (TK 111, 112, 334,..) - Trường hợp các tập thể, cá nhân nhận khoán mở sổ sách riêng: mọi quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người nhận khoán được theo dõi qua tài khoản 1368 và 336 giống như các doanh nghiệp công nghiệp. Ngoài ra hình thức bán hàng trên, trong doanh nghiệp thương mại còn có nhiều hình thức khác được coi là tiêu thu như: đổi hàng, trả lương, trả thưởng bằng hàng hoá, biếu tặng hàng hoá phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc biến tặng lấy từ quỹ phúc lợi (phải xác định doanh thu trên TK 512)... b. Đối tượng các doanh nghiệp này, quy trình hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thếu GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu (ghi nhận ở TK 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt). Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý. Doanh thu của hàng tiêu thụ: Nợ TK liên quan (111, 112, 131,..): tổng giá thanh toán Có TK 3331(33311) 4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương pháp KKĐK: 4.1. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 156 - hàng hoá Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho, tồn quầy, chi tiết theo từng loại, từng nơi. Kết cấu và nội dung của TK 156 như sau: Bên Nợ: trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ Bên có: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ Dư nợ: trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. *TK 151 - hàng mua đi đường và TK 157 - hàng gửi bán có nội dung và kết cấu giống như doanh nghiệp công nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. *Tài khoản 632 - giá vốn hàng hoá Tài khoản này dùng để xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ, TK 632 cuối kỳ không có số dư. Kết cấu và nội dung của TK 632 như sau: Bên nợ: trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ Bên có: kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ 4.2. Phương pháp hạch toán: Quá trình hạch toán các nghiêp vụ bán hàng được tiến hành giống như phương pháp KKTX, chỉ khác phần phản ánh giá vốn hàng bán. Đó là, cuối kỳ giá vốn hàng bán mới được xác định theo công thức: = + - Sau khi xác định được giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 611 (6112) 5. Kế toán chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán 5.1. Kế toán chiết khấu: Theo thông tư số 63/1999/TT-BTC ngày 07/6/1999, chiết khấu thanh toán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua đối với số tiền phải trả do ngườimua thanh toán tiền mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp trước thời hạn thanh toán và được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Chiết khấu bán hàng được hạch toán vào chi phí tài chính: Nợ TK 811 Có TK 111, 112, 131 5.2. Kế toán hàng bán bị trả lại: Theo thông tư trên, doanh thu hàng bán bị trả lại là giá tính theo giá thanh toán của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do doanh nghiệp vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại... Tài khoản sử dụng để hạch toán là TK 531 có kết cấu và nội dung như sau; Bên nợ: số tiền trả lại cho khách hàng (theo giá bán) Bên có: kết chuyển trừ vào doanh thu Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư Phương pháp hạch toán: - Khi trả lại tiền cho khách hàng Nợ TK 531 Nợ TK 3331(33311) Có TK 111, 112 - Nhập lại kho hàng hoá Nợ TK 156 Có TK 632 - Cuối kỳ, kết chuyển trừ vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 632 - Cuối kỳ, kết chuyển trừ vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 531 5.3. Kế toán giảm giá hàng bán: Theo thông tư trên, giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua trên giá bán đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời gian đã được quy định trong hợp đồng kinh tế hoăcvj giảm giá cho khách hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp với khối lượng lớn. Các khoản giảm giá bao gồm: giảm giá, bớt giá, hồi khấu. Tài khoản sử dụng để hạch toán là TK 532 ,kết cấu và nội dung của TK 532 như sau: Bên nợ: các khoản giảm giá giành cho khách hàng Bên có: kết chuyển trừ vào doanh thu Phương pháp hạch toán: Thực hiện giảm giá thành cho người mua: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131. Cuối kỳ, kết chuyển vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 II. Kế toán xác định kết quả kinh doanh hàng hoá 1. Kế toán chi phí bán hàng a. Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Xét về nội dung kinh tế, chi phí bán hàng bao các khoản chi phí liên quan đến giai đoạn bán hàng như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hoa hồng trả cho đại lý, chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng... b. Tài khoản sử dụng: *Tài khoản 641 - chi phí bán hàng Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí bán hàng theo kỳ báo cáo và kỳ xác định kết quả. Nội dung và kết cấu của TK 641 như sau: Bên nợ: tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: - các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau: TK 6411 - chi phí nhân viên bán hàng TK 6412- chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413 - chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 - chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 - chi phí bảo hành TK 6417 - chi phí dịch vụ thuê ngoài TK 6418 - chi phí bán hàng khác c. Phương pháp kế toán: Kế toán hạch toán chi phí bán hàng theo nguyên tắc: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận trong kỳ. Chi phí bán hàng có thể được kết chuyển trực tiếp để xác định kết quả hoặc được tạm thời kết chuyển vào tài khoản 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển ) trong trường hợp chi phí bán hàng phát sinh quá lớn mà doanh thu trong kỳ lại nhỏ hoặc chưa có. Số chi phí chờ kết chuyển sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ở các kỳ sau kho có doanh thu. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ2): 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: a. Nội dung chi phí: Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ đượctính đến khi hạch toán lợi nhuận thuần của kỳ báo cáo. Chi phi quản lý doanh nghiệp lf những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác... b. Tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý của doanh nghiệp theo kỳ báo cáo và kỳ xác định kết quả. Nội dung và kết cấu của TK 642 như sau: Bên nợ: tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản chi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau: TK 6421 - chi phí nhân viên quản lý TK 6422 - chi phí vật liệu văn phòng TK 6423 - chi phí công cụ, dụng cụ. TK 6424 - chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí chi phí bảo hành TK 6426 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. c. Phương pháp hạch toán: Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán tương tự như chi phí bán hàng. Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cụ thể khái quát qua sơ đồ sau (sơ đồ 2) Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 111, 112, 331... TK 334, 338 TK 641, 642 Chi phí tiền lương,BHXH,BHYT của nhân viên quản lý Các khoản giảm trừ chi phí bán hàng chi phí QLDN TK 152, 153 Chi phí NVL, CCDC phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Kết chuyển CPBH, CPQLDN vào kết quả kinh doanh TK 214 TK 142 Chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng bộ phận QLDN Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau TK 111, 112, 331 Chi phí mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 1331 TK 911 3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá: Kết quả kinh doanh thương mại là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Kết quả này được thể hiện qua các chỉ tiêu "lãi" hoặc "lỗ" thông qua công thức sau: = - - - Hạch toán xác định kết quả trong thương mại thường được tiến hành theo định kỳ chế độ báo cáo kết quả (quý, năm) như các doanh nghiệp khác, để quản trị nội bộ có thể tính kết quả cho từng thời kỳ ngắn hơn và mỗi thương vụ lớn, đặc biệt là các thương vụ bán buôn hàng hoá. Khi kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá phải căn cứ vào mứ c độ phát sinh chi phí, vào doanh thu và chi phí kinh doanh của doanh nghiệp sao cho bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và kết quả. a. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 911 - xác định kết quả Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết chuyển giá vốn hàng bán. - Kết chuyển lãi Bên có: - Kết chuyển doanh thu thuần - Kết chuyển lỗ Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư b. Phương pháp hạch toán: - Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 531: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 532: kết chuyển doanh thu giảm hàng bán - Xác định doanh thu thuần về tiêu thụ và kết chuyển: Nợ TK 511 Có TK 911 - Phân bổ chi phí thua mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641, 642; kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ Có TK 142 (1422): chi phí chời kết chuyển - Kết chuyển kết quả Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nừu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Chương II: Thực tế tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí. I. Khái quát chung về đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. 1. Lịch sử hình thành xí nghiệp: Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí là một trong ba đơn vị thành viên của công ty xăng dầu khu vực I. Công ty gồm các thành viên sau: - Tổng kho xăng dầu Đức Giang - Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí - Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí nằm trên địa bàn thị trấn Sài Đồng - huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội. Điện thoại: (04)8751155 - 8276657 Fax: (04) 8751158 Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí được thành lập theo quyết định QĐ số 165/XD - QĐ ngày 06/03/1997 của tổng công ty xăng dầu Việt Nam, để thực hiện mục tiêu kinh doanh của tổng công ty xăng dầu và nhiệm vụ cụ thể do công ty xăng dâù khu vực I giao. Tuy mới thành lập được 4 năm nhưng xí nghiệp đã có sự phát triển nhanh chóng. Điều này được thể hiện quabiểu sau. Biểu 01: Quá trình phát triển của xí nghiệp dịch vụ xăngdầu và cơ khí. Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1. Vốn kinh doanh 1225543161 6524434455 6524843156 - Vốn ngân sách 256177806 256117806 256117806 - Vốn tự bổ sung 969425355 6268316649 6268725350 2. Số lao động 396 365 363 - LĐ quản lý 62 50 32 3.Thu nhập bình quân người lao động 810000 990770 1080000 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh: 2.1. Nhiệm vụ kinh doanh; Xí nghiệp chuyên kinh doanh bán lẻ và bán đại lý ở ba huyện ngoài thành Hà Nội thuộc khu vực hữu ngạn sông Hồng. Xí nghiệp có hệ thống bán lẻ gồm 19 cửa hàng, là đơn vị duy nhất trong công ty xăng dầu khu vực I có đội ngũ công nhân lành nghề trong lĩnh vực cơ khí sửa chữa và lắp đặt cac công trình, thiết bị xăng dầu. Xý nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí có khả năng thi công xây lắp hệ thống kho bể, xây mới cải tạo và sửa chữa các cửa hàng xăng dầu. Các hoạt động sản xuất, kinh danh của xí nghiệp nhằm phụ vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân và các mục tiêu kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng. Hoạt động kinh doanh chủ yếu cảu xí nghiệp là kinh doanh thương mại , những mặt hàng kinh doanh của xí nghiệp bao gồm: - Xăng dầu chính: xăng thông dụng, xăng cao cấp, nhiên liệu bay, dầu hoả, Dizel thông dụng, Diezel cao cấp, dầu Mazut. - Dỗu mỡ nhờn: dầulon chai, dầu fuy, dầu roi, mỡ lon chai, mỡ fuy. Các hình thức tiêu thụ xăng dầu ở xí nghiệp là bán buôn trực tiếp và qua đại lý, bán lẻ trực tiếp qua hệ thống cửa hàng bán lẻ. Nguồn hàng của xí nghiệp là nguồn Công ty, nguồn tổng công ty và công ty dầu nhờn. Ngoài ra, xí nghiệp còn có các hoạt động sau: - Hoạt động sản xuất: xâylắp, tái sinh pha chế, cơ khí sửa chữa (sửa chữa nội bộ và sửa chữa ngoài dịch vụ). - Hoạt động dịch vụ: dịch vụ hàng gửi, đại lý bán hàng, dịch vụ P10 (dịch vụ giữ hộ hàng nhà nước) và các dịch vụ khác. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc công ty, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng để hoạt động. Xí nghiệp không được vay vốn nếu không được sự đồng ý của công ty và có trách nhiệm tổ chức tốt các nhiệm vụ, kế hạch của tổng công ty và công ty giao; thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí cũng được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh theo quyết định số 244/XD - QĐ ngày 30 tháng 6 năm 1997 của giám đốc công ty xăng dầu khu vực I. 2.2. Tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: Từ khi thành lập cho đến nay, kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn có sự phát triển ổn định. Sau đây là kết qủa sản xuất kinh doanh trong các năm 1998, 1999, 2000. Biểu 02: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1998 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Số tiền 1. Tổng doanh thu 145722378286 2. Doanh thu thuần 143793225984 3. Giá vốn hàng bán 133258583839 4. Lợi nhuận gộp 10534642145 5. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh 9794778115 6. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 739864030 7. LN từ hoạt động tài chính 302200970 8. LN bất thường 135178088 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 1177243088 10. Lợi tức sau thuế 1177243088 Biểu 03: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1999 và năm 2000 Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Tổng doanh thu 136200956467 235642368278 2. Doanh thu thuần 136200956467 235642368278 3. GVHB 125060736087 223743142303 4. Lợi nhuận gộp 11140220380 11899225975 5. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh 10069566797 10629020317 6. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 1070653583 1270205658 7. LN từ hoạt động tài chính 226763553 333766860 - Thu thập từ hoạt động tài chính 226763553 333766860 8. LN từ hoạt động bất thường 149297579 261070412 - Thu nhập bất thường 320598860 460191854 - Chi phí bất thường 171301281 199121442 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 1446714715 1865042930 10. Lợi tức sau thuế 1446714715 1865042930 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ phận kinh doanh Mô hình tổ chức của xí nghiệp được thể hiện qua mô hình sau: Giám đốc xí nghiệp 19 cửa hàng bán lẻ Phân xưởng gia công Phân xưởng cơ điện Phòng tổ chức hành ch ính Phòng kế toán hành chính Phòng kinh doanh Phòng quản lý kỹ thuật Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động của xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc: một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc cơ khí. Xí nghiệp có 4 phòng ban chức năng là phòng tổ chức, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật và hai phân xường là phân xưởng gia công cơ khí và phân xưởng cơ điện. Do bộ phận cơ khí nằm trên công ty, thuộc địa phận thị trấn Đức Giang, huyên Gia Lâm nên phó giám đốc cơ khí và phòng kỹ thuật làm việc tại thị trấn Đức Giang. Phụ trách mỗi phòng ban là trưởng phòng, phụ trách mỗi phân xưởng là một quản đốc. Các phòng nghiệp vụ trong xí nghiệp có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý chuyển môn, nghiệp vụ và được giám đốc xí nghiệp uỷ quyền quản lý chuyển môn, nghiệp vụ. 4. Đặc điểm công tác kế toán: Phòng kế toán của xí nghiệp có 11 người, gồm trưởng phòng, 1 phó phòng, 6 kế toán viên phụ trách các phần hành và 3 người thuộc bộ phận quỹ, sơ đồ bộ máy kế toán xí nghiệp được tổ chức như sau (sơ đồ 05): Bộ phận quỹ Kế toán doanh thu,TGNH và giá Kế toán kho hàng Kế toán tổng hợp, chi phí tiền lương Kế toán công nợ khách hàng Kế toán TSCĐ, CCDC,nguồn vốn Kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ Kế toán vật tư Kế toán trưởng - Kế toán trưởng điều hành công việc chung, tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm ký duyệt các báo cáo, sổ sách, các khoản thu, chi. - Kế toán tổng hợp ngoài nhiệm vụ theo dõi toàn bộ quá trình hạch toán còn phải hạch toán chi phí và tiền lương. - Kế toán tiền mặt kiểm tra các chứng từ gốc liên qua đến nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu và phát hành các phiếu thu, phiếu chi, các khoản thanh toán nội bộ xí nghiệp: làm thủ tục duyệt thanh toán, lập báo cáo, sổ sách. - Kế toán TSCĐ, CCDC và nguồn vốn theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tăng, giảm và sử dụng, phân bổ tài sản, các quỹ xí nghiệp. - Kế toán công nợ khách hàng theo dõi tình hình công nợ phải thu đối với các cửa hàng trực thuộc và các đại lý, khách hàng. - Kế toán kho hàng theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn dầu sáng và dầu mỡ nhờn của từng hàng và toàn xí nghiệp. - Kế toán doanh thu, giá thành và tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ xác định doanh thu, giá thành các công trình xây dựng cơ bản, các khoản nghĩa vụ ngân sách và tiền gửi ngân hàng. - Kế toán vật tư theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình tăng, giảm và tồn kho vật tư trong xí nghiệp. - Bộ phận quỹ (3 người) có trách nhiệm thu, chi tiền mặt tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí tổ chức hệ thống các tài khoản theo quy định thống nhất của bộ tài chính và theo tính chất đặc trưng của nhành như các tài khoản về tiền tệ (111, 112, 113), tài khoản hàng tồn kho (151, 152, 153, 154, 156), tài khoản về TSCĐ (211, 214, 222, 241), tài khoản thanh toán (138, 331, 333, ...) tài khoản chi phí (621, 414, 421, 441), tào khoản doanh thu (511, 512, 711, 712), tài khoản chi phí (621, 622, 627, 632, 641, 811, 812,) và tài khoản xác định kết quả kinh doanh(911) Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ xí nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký - chung từ có áp dụng kế toán máy theo phần mền kế toán được áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt nam. Nguyên tắc đánh giá tài sản theo nguyên giá, phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp bình quân. Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo giá hạch toán ngành. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ kế toán sau khi được ghi sổ sẽ lưu ở xí nghiệp 1 năm rồi chuyển tất cả lên phòng kế toán công ty. II. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Kế toán quá trình bán hàng. 1.1. Các phương thức bán hàng và thu tiền: Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí có các hình thức bán hàng sau. - Bán lẻ (xăng dầu chính của công ty là bán dầu mỡ nhờn cho công ty dầu nhờn). - Bán đại lý. - Bán buôn. - Hình thức phiếu lưu chuyển. Bán lẻ. Tại các cửa hàng, khi bán hàng nhân viên bán hàng không cần viết hoá đơn, từ trường hợp khách hàng yêu cầu. Nhân viên bán hàng thu tiền ngay mà không cần viết biên lai, tuy nhiên cửa hàng cũng có thể cho khách hàng mua chịu với số lượng lớn trong thời gian dài nếu được xí nghiệp uỷ quyền ký kết hợp đồng với khách hàng về cung cấp xăng dầu. Cửa hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, định kỳ 10 ngày/lần gửi bảng kê về xí nghiệp cùng với hoá đơn nhập và hoá đơn bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi khách hàng gửi bảng kê khai, lúc đó kế toán xác định luôn khoản phải thu cửa hàng qua TK 13115 - phải thu với các cửa hàng trực thuộc. Đối với các cửa hàng trực thuộc, xí nghiệp sẽ tổ chức đội thu tiền đến từng cửa hàng. Phương thức bán buôn: Bán buôn là bán cho các đơn vị, tổ chức mua xăng dầu với số lượng lớn. Các đơn vị, tổ chức này phải ký kết hợp đồng với xí nghiệp, thường là vào đầu niên độ kế toán hoặc theo từng lấy hàng và sẽ được thưởng giá mua xăng dầu theo giá bán buôn thấp hơn giá bán lẻ. Phương thức thanh toán, địa điểm thanh toán tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể như mức độ quan hệ, tình hình tài chính của khách hàng ... thời điểm ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận để số hàng ghi trên số hoá đơn xuất chuyển thẳng của công ty. Phương thức bán đại lý: Đầu niên độ kế toán, phòng kinh doanh sẽ ký kết lại hợp đồng kinh tế đối với các cơ sở đại lý cũ. Trong năm, khi có cơ sở mới đăng ký làm đại lý thì phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và ký hợp đồng. Khi các cơ sở đại lý, nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ cho xí nghiệp thì phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào hoá đơn đó để phát hành hoá đơn xuất chuyển thẳng của xí nghiệp làm căn cứ tính doanh thu. Doanh thu được ghi nhận khi các đại lý nhận đủ hàng hoá theo hoá đơn xuất chuyển thẳng của công ty. Xí nghiệp sẽ cử xe chở người của phòng kinh doanh và phòng thủ quỹ đến thu tiền và hoá đơn tại các cơ sở này nếu số tiền lớn, khi giao nhận xong các đại lý, bán buôn ký vào phiếu thu. Xí nghiệp chỉ tổ chức đi thu tiền khi các cơ sở này chấp nhận thanh toán. Nừu số tiền nhỏ thì các đại lý phải nộp tiền và hoá đơn tại xí nghiệp, ké toán viết phiếu thu và ký nhận. Ngoài ra, các đại lý có thể nộp tiền hàng bằng chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của xí nghiệp. Phương thức phiếu lưu thông. Theo phương thức này, khách hàng đến phòng kinh doanh xí nghiệp mua "phiếu mua xăng dầu thanh toán trước". Khách hàng phải thanh toán ngay (thường là bằng séc do hình thức này chủ yếu ở các đơn vị hành chính sự nghiệp) nhưng hàng sẽ xuất vào thời điểm sau và doanh thu sẽ được ghi nhận ngay. Phiếu này chỉ có giá trị trong quý và không hạn chế số lượng, nếu khách hàng thất lạc phiếu lưu động thì coi như khách hàng mất quyền mua hàng với giá trị tương ứng. Khi có phiếu này, khách hàng có thể mua hàng ở tất cả các cửa hàng của công ty xăng dầu khu vực I. Phiếu mua xăng dầu thanh toán trước có nhiều mệnh giá phù hợp với mỗi khách hàng cụ thể, nếu hết quỹ mà khách hàng chưa mua hết thì đơn vị trước đó đã cấp phiếu (xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí hoặc xí nghiệp bán lẻ xăng dầu) sẽ gia hạn thêm 10 ngày. Các cửa hàng sẽ xuất hàng theo mệnh giá của phiếu, định kỳ 10 ngày/lần gửi phiếu kèm theo bảng kê phiếu lưu động cho đơn vị đã phát hành phiếu. 1.2. Hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ: Định kỳ 10 ngày/lần, các cửa hàng gửi bảng kê bán hàng cùng với fhoá đơn về phòng kinh doanh kiểm tra và vào sổ, sau đó chuyển cho phòng kế toán. Kế toán công nợ kiểm tra vào máy trong mục "thông tin nhanh/ bảng kê chi tiết". Căn cứ để ghi sổ này là các bảng kê, phiếu thu và sổ chi tiết bán hàng ở xí nghiệp được tổ chức trong mạch máy tính nhu sau: Bảng kê chi tiết công nợ Tài khoản công nợ: 13113 - phải thu với các cửa hàng trực thuộc Từ ngày 01/12/2000 đến ngày 31/12/2000 Dư đầu kỳ: + Dư có = + Dư nợ = 314526330 Phát sinh: + Dư có = 10091030353 + Dư nợ = 9782352801 Dư đầu kỳ: + Dư có = 103284 +Dư nợ = 5952062 Đơn vị tính: VNĐ Mã KH / CB Tên khách/CBNV Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 11001777 CH xăng dầu số 77 6650130 237894111 244543658 583 11001778 CH xăng dầu số 78 6553831 323618463 330172963 669 ... ... ... Tổng 314526330 9782352801 10091030330 5952062 103284 Ngày tháng năm 2001 Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc Đối với các đại lý, khách mua buôn: khi các đơn vị, tổ chức này nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ, phòng kinh doanh vào máy và chuyển toàn bộ hoá đơn cho phòng kế toán vào máy lưu và lưu trữ. Tình hình thanh toán của các đại lý và khách mua buôn được theo dõi trên sổ chi tiết (đã được quy định sẵn trong mạng máy tính) gọi là"bảng kê chi tiết công nợ". Bảng kê này được tổ chức như bảng kê theo dõi tình hình thanh toán với các cửa hàng trực thuộc, chỉ khác tên gọi là tài khoản công nợ 13115. Căn cứ để ghi sổ là các hoá đơn xuất chuyển thẳng của xí nghiệp, các phiếu thu, séc. 1.3. Kế toán tổng hợp: a. Tài khoản sử dụng : *Tài khoản 131- phải thu khách hàng Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Các khoản phải thu cửa hàng khi cửa hàng nộp bảng kê bán hàng (tinh theo giá bán lẻ xăng dầu của nhà nước quy định). - Công nợ phải thu các đại lý, khách mua buôn khi họ đã nhận đủ số hàng trên hoá đơn (tính theo giá giao của xí nghiệp cho từng đại lý, cửa hàng). Bên có: - Giảm trừ các khoản phảithu cửa hàng, đại lý, khách mua buôn. - Kết chuyển các khoản phải thu khó đòi của các đại lý, khách mua buôn sang TK 1388. Tài khoản 131 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 3 sau TK 13113 - Phải thu các cửa hàng trực thuộc, tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền bán hàng của các cửa hàng trực thuộc xí nghiệp. TK 13115 - phải thu với các đơn vị trả sau, tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền mua hàng của cac đại lý, khách mua buôn và phương thức bán hàng qua phiếu lưu động. * Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Kết cấu và nôị dung của TK 511 như sau: Bên nợ: - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên có: - Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 (5111- doanh thu bán hàng hoá) được chi tiết như sau: - TK 51111: doanh thu bán xăng dầu chính + TK 511111: doanh thu bán buôn xăng dầu chính + TK 511112: doanh thu bán lẻ trực tiếp xăng dầu chính. + TK 511113: doanh thu bán qua đại lý xăng dầu chính - TK 51112: doanh thu bán dầu mỡ nhờn. - TK 51118: doanh thu bán hàng hoá khác. * TK 632 - giá vốn hàng hoá Kết cấu và nội dung của TK 632 như sau: Bên nợ: trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ (chỉ bao gồm giá nhập xăng dầu theo quy định của tổng công ty và giá giao dầu mỡ nhờn của công ty dầu nhờn). Bên có: kết chuyển giá vốn của hàng hoá vào TK 911 b. Trình tự hạch toán: b1: Bán lẻ: - Khi các cửa hàng trựcthuộc gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá về xí nghiệp, kế toán sẽ xác định doanh thu và khoản phải thu cửa hàng: Nợ TK 131 (13113)- phải thu các cửa hàng trực thuộc Có TK 511 Có TK 3331 Đồng thời kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) - Khi các cửa hàng nộp tiền: Nợ TK 111 Có TK 131(13113) B2, Bán buôn và bán đại lý: Mặc dù hai hình thức tiêu thụ này, hàng hoá không về nhập kho nhưng xí nghiệp lại hạch toán qua TK 156. Khi các đại lý, khách mua buôn phải nộp hoá đơn xuất di chuyển nội bộ của công ty, xí nghiệp hạch toán: Nợ TK 156 Nợ TK 1331 Có TK 336 Đồng thời, xí nghiệp viết hoá đơn xuất chuyển thẳng làm căn cứ tính doanh thu: Nợ TK 131(131115): tính theo giá giao của xí nghiệp Có TK 511(5111)- doanh thu bán xăng dầu chính Có TK 333(3331) Có TK 336 (33614) - phải trả tổng công ty về lệ phí giao thông xác định giá vốn Nợ TK 632 (6321) Khi các đại lý, khách mua buôn thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (13115) B3. Phiếu lưu động: Đây là một hình thức bán hàng mà khách hàng phải thanh toán tiền hàng trước, trong khi hàn hoá xẽ xuất vào thời điểm sau: - Khi khách hàng mua phiếu lưu động ở phòng kinh doanh: Nợ TK 131 (13115) Có TK 3331 Có TK 511(5111) Có TK 336(3361) - Kế toán nhập số liệu vào máy bằng định khoản xác định giá vốn hàng bán; Nợ TK 632 Có TK 156 Đồng thời trong máy có một bút toán sau: Nợ TK 156 - hàng gửi Có TK 156 - hàng trả - Khi các cửa hàng gửi bảng kê bán hàng cho phiếu lưu động, kế toán, nhập số liệu vào máy và máy tính sẽ tự định khoản: Nợ TK 111 Có TK 131(131150 Đồng thời, máy sẽ tự điều chỉnh giảm một lượng tương ứng. Nợ TK 156 - hàng trả Có TK 156 - hàng gửi *Nếu cuối niên độ kế toán có khách hàng mất khả năng thanh toán thì kế toán sẽ tạm thời treo bảng nợ này sang TK 1388. Nợ TK 138(13880 Có TK 131- Chi tiết khách nợ Sổ sách kế toán Nhật ký - chứng từ số: 511A Ghi có TK: 511111, 511112, 511113, 51112 Từ ngày: 01/12/2000 Đến ngày: 31/12/2000 Đơn vị tính: VNĐ TK Nợ / TK có 511111 511112 511113 51112 Cộng có 13113 90490620 8076949904 223990146 8391430670 13115 294241925 699282352 16337647094 90888927 17312060298 33622 350480 44003 394480 Tổng 384732545 8776582736 149230730 25703885448 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng kê số: 131E Ghi nợ TK: 13115- phải thu với các đơn vị trả sau Năm 2000 TK Có TK Nợ 13115 Cộng nợ 33311 1250774056 1250774056 33614 1779115900 1779115900 511111 294241925 294241925 511112 699282352 699282352 511113 16227647094 16227647094 51112 90888927 90888927 51118 3298826 3298826 511381 19472780 19472780 72122 34869047 34869047 7218 -3000000 -3000000 Tổng 20396590907 Người lập biểu Kế toán trưởng Nhật ký - chứng từ số: 131E Ghi có TK: - Phải thu với các đơn vị sau Năm 2000 Đơn vị tính: VNĐ TK Có TK Nợ 13115 Cộng nợ 11111 12103833048 12103833048 11112 1212620000 1212620000 11211 2958033390 2958033390 1131 5889265680 5889265680 1331 4146026 4146026 1388 84640750 84640750 15211 9175627 9175672 627 2358710 2358710 641 126518051 126518051 Tổng 22390591327 22390591327 Người lập biểu Kế toán trưởng Tài khoản 51111- doanh thu bán buôn xăng dầu chính Năm 2000 Đơn vị tính:VNĐ TK có Tháng 911111 Cộng phát sinh Số dư Nợ Có Tháng 1 11115528850 11115528850 .... 39617811088 Tháng 3 5625789170 ... 21363470625 Tháng 12 384732545 69456211619 2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí xác định kết quả kinh doanh theo từng quý và tổng hợp cho cả niên độ kế toán. Điều đặc biệt ở xí nghiệp là mặc dù có bộ máy quản lý với số lượng lao động quản lý là 50 người, chiếm khoảng 15% số lượng cán bộ công nhân viên chức toàn xí ngiệp (số liệu năm 2000, có trụ sở tương đối lớn với chi phí hàng tháng cho công tác quản lý không nhỏ trong tổng chi phí của xí nghiệp nhưng xí nghiệp không tổ chức hạch toán chi phí liên quan đến giai đoạn mua hàng, dự trữ và bán hàng, cũng như các chi phí quản lý, xí nghiệp đều đưa vào chi phí bán hàng. 2.1. Kế toán chi phí bán hàng: a. Hạch toán chi tiết: Chi phí bán hàng tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí bao gồm các chi phí sau: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. - Chi phí công cụ, dụng cụ và bao bì. - Chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ - Chi phí bảo quản - Chi phí vận chuyển - Chi phí hao hụt trong giai đoạn vận chuyển, bảo quản và bán hàng - Chi phí thuế, phí và lệ phí. - Chi phí bảo hiểm. - Chi phí quảng cáo, tiếp thị và giao dịch. - Chi phí đào tạo, tuyển dụng và khuyến học - Chi phí dịch vụ mua ngoài khác. - Chi phí văn phòng và chi phí công tác. Biểu 07: sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ chi tiết chi phí bán hàng và bán sản phẩm sản xuất nợ tài khoản 641 Tất cả các loại hình kinhdoanh liên quan Tất cả các khoản mục chi phí Từ ngày: 01/12/2000 đến ngày: 31/12/200 Diễn giải Mã Số Đơn vị tính Giá thành (z) Z/ đồng thu 1. Chi phí tiền lương 01100 575520042 2. Chi phí BHXH và BHYT 01200 82293386 3. Chi phí CCDC và bao bì 03000 32908459 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 04000 109832458 - Chi phí khấu hao TSCĐ 04200 109832458 5. Chi phí sửa chữa TSCĐ 05000 36400534 6. Chi phí bảo quản 07000 81733325 7. Chi phí vận chuyển 08000 120278918 8. Chi phí hao hụt 090000 27492030 - Hao hụt trong kế hoạch 09100 26817530 - Hao hụt ngoài kế hoạch 09200 674500 9. Chi phí thuế, phí và lệ phí 10000 29032539 10. Chi phí bảo hiểm 11000 4350809 11. Chi phí quảng cáo, tiếp thị và giao dịch 14000 12940000 12. Chi phí đ.tạo, t.dụng và khuyến học 15000 120000 13. Chi phí cho người lao động 16000 73883150 14. Chi phí dịch vụmua ngoài khác 17000 77978136 15. Chi phí văn phòng và chi phí công tác 18000 215508488 Tổng cộng tiền phí 1290927054 Ngày 12/01/2001 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 08: Sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ chi tiết chi phí bán hàng và bán sản phẩm sản xuất có tài khoản 641 Tất cả các loại hình kinh doanh liên quan Tất cả các khoản mục chi phí Từ ngày: 01/12/2000 đến ngày: 31/12/2000 Đơn vị tính: VNĐ Diễn giải Mã số Đơn vị tính Giá thành (z) X/ đồng doanh thu 9. Chi phí thuế, phí và lệ phí 10000 785718 13. Chi phí cho người lao động 16000 38125000 14. Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 17000 4250000 Tổng cộng tiền phí 43160718 Ngày 12/01/2001 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Nhật ký - chứng từ số: 641 Ghi có TK: 641 Từ ngày 01/12/2000 Đến ngày 31/12/2000 Đơn vị tính: VNĐ TK Nợ/ TK Có 641 Cộng có 11111 2250000 2250000 11112 2000000 2000000 33614 785718 785718 33622 38125000 38125000 Tổng 43160718 43160718 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng kê số: 641 Ghi nợ TK: 641 Từ ngày 01/12/2000 Đến ngày 31/12/2000 Đơn vị tính: VNĐ TK Có/ TK Nợ 641 Cộng có 11111 177000789 177000789 11121 40256924 40256924 13115 126518051 126518051 1381 674500 674500 1388 45656944 45656944 141 9532286 9532286 14213 20299828 20299828 15211 6266470 6266470 1531 35367706 35367706 15611 25826000 25826000 15612 991530 991530 21412 35077642 35077642 21413 61846929 61846929 21414 5690278 5690278 21425 7217609 7217609 33411 624792568 624792568 33412 -57443289 -57443289 33821 31580030 31580030 3383 50549940 50549940 63218 26591192 26591192 6323051 34890131 34890131 Tổng 1309184067 1309184067 Người lập biểu Kế toán trưởng 2.2. Kế toán xác định kết qủa tiêu thụ hàng hoá: a. Tài khoản sử dụng: Tài khoản xí nghiệp dùng để hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là TK 91111- kết quả hoạt động kinh doanh thường. TK 91111 được chi tiết như sau: TK 911111- kết quả hoạt động kinh doanh xăng dầu chính TK 911112- kết qủa hoạt động kinh doanh dầu mỡ nhờn. TK 911118- kết quả hoạt động kinh doanh hàng hoá khác b. Trình tự hạch toán: Cuối kỳ (quý, năm), kết chuyển doanh thu bán hàng hoá: Nợ TK 511 - 51111: doanh thu bán xăng dầu chính - 51112: doanh thu bán dầu mỡ nhờn. - 51118: doanh thu bán hàng hoá khác Có TK 911 - 911111: hoạt động kinh doanh xăng dầu chính - 911112: hoạt động kinh doanh dầu mỡ nhờn - 911118: hoạt động kinh doanh hàng hoá khác Kết chuyển giá vốn hàng bán; Nợ TK 911 - 911111: hoạt động kinh doanh xăng dầu chính - 911112: hoạt động kinh doạnh dầu mỡ nhờn - 911118: hoạt động kinh doanh hàng hoá khác Có TK 632 - 63211: giá vốn xăng dầu chính - 63212: giá vốn dầu mỡ nhờn. - 63218: giá vốn hàng hoá khác Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 Sổ cái TK 63211: giá vốn xăng dầu chính Năm 2000 Đơn vị tính: VNĐ TK Có Tháng 63211 Cộng phát sinh Số dư nợ Nợ Có Tháng 1 12245956400 12245956400 12245956400 ... Tháng 12 19952839200 19952829200 65451300400 Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí . 1. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại xí nghiệp Mặc dù thời gian thực tập tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí không nhiều, kiến thức thực tế còn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô, chú, anh chị phòng kế toán nên em đã hiểu biết và nắm bắt phần nào công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng tại xí nghiệp. Sau đây, em xen mạnh dạn đưa ra một số nhận xét về những ưu điểm và một số tồn tại trong công tác hạch toán kế toán và hạch toán lưu chuyển hàng hoá. 1.1. Ưu điểm: Qua nghiên cứu tổng quát có thể nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí thuộc công ty xăng dầu khu vực I là phù hợp với nhiệm vụ vừa kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm liên quan đến xăng dầu, vừa sản xuất gia công cơ khí và dịch vụ. Cơ cấu tài sản phù hợp với đơn vị mà hoạt động thương mại là chủ yếu (TSCĐ chiếm khoảng 25% tổng tài sản). Xí nghiệp đã có bước phát triển lớn kể từ khi thành lập. Bộ máy kế toán được tổ chức tốt, cùng với trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên đã đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các cấp quản lý và nâng cao khả năng kiểm tra và xử lý thông tin. Xí nghiệp xây dựng được chương trình luân chuyển chứng từ khoa học cho từng loại chứng từ, rút ngắn thời gianluân chuyển qua các khâu, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận có liên quan tương đối hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi dễ dàng ghi sổ và giảm bớt chi phí lao động kế toán về xử lý thông tin. Bên cạnh đó cũng tăng cường kiểm tra việc tuân thủ sự ghi chép ban đầu ở tất cả các khâu và trách nhiệm của từng người trong việc lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán. Hệ thống tài khoản ở đơn vị đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ, có tác dụng thiết thực giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, giữa tài khoản và phương pháp hạch toán bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết đáp ứng tốt khả năng tổng hợp, kiểm tra, kiểm soát của nhà nước và các cấp lãnh đạo. Hệ thống tài khoản này đảm bảo sự thống nhất phương pháp sắp xếp, phân loại tên gọi, ký hiệu tài khoản trong nền kinh tế và đáp ứng khả năng mã hoá và xử lý thông tin theo yêu cầu của cơ giới và tự động hoá công tác kế toán. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí tổ chức ghi sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký - chúng từ. Điều này tăng khả năng chuyên môn hoá trong công tác kế toán, giảm bớt công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao, năng suất lao động của nhân viên kế toán và thuận tiện lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp thì việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký - chứng từ là biện pháp tối ưu đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Bên cạnh đó, việc áp dụng kế toán máy theo một mạng thống nhất từ trên tổng công ty đã giúp cung cấp thông tin tổng hợp chính xác. Thông tin có thể cung cấp bất cứ lúc nào khi có nhu cầu và được trình bày dễ hiểu, dể kiểm tra. Tuy nhiên, với hình thức ghi sổ nhật ký - chứng từ khi áp dụng kế toán máy thì không phát huy hết hiệu quả của kế toán máy. 1.2. Một số tồn tại trong công tác quản lý và công tác kế toán: Dó xí nghiệp mới được thành lập và phải hạch toán theo quy định của ngành và phần mềm hệ thống kế toán áp dụng từ trên tổng công ty xăng dầu xuống các đơn vị thành viên nên không tránh khỏi một số hạn chế trong công tác kế toán và hạch toán lưu chuyển hàng hoá. * Về bộ máy kế toán: Nhìn chung trình độ nhân viên kế toán của xí nghiệp cao và đồng đều đáp ứng tốt yêu cầu của công việc. Tuy nhiên việc tổ chức bộ máy kế toán hành chưa thật hợp lý. Kế toán tiền mặt kiêm nhiệm luôn kế toán thanh toán, điều này dễ dẫn đến sai phạm nếu của nhân viên không tốt. Trong khi đó kế toán tiền lương lại không theo dõi các khoản trích theo lương, kế toán tiền mặt lại không theo dõi tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. * Về hệ thống tài khoản: - Là một đơn vị thương mại kinh doanh xăng dầu có hàng trăm khách lấy hàng với số lượng lớn nhưng xí nghiệp không được phép mở TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi nên đã không phản ánh chính xác chi phí kinh doanh trong kỳ. - Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí có bộ máy quản lý với chi phí không nhỏ trong tổng chi phí thời kỳ nhưng xí nghiệp lại không sử dụng Tk 642 để tập hợp và theo dõi chi phí quản lý. Nhưng chi phí này cùng với chi phí bán hàng được theo dõi trên TK 641 - chi phí bán hàng. Như vậy, để đánh giá đúng kết quả sản xuất kinh doanh, xí nghiệp nên tách riêng chi phí bán hàng, chi phí quản lý và hạch toán trên hai tài khoản như quy định của Bộ tài chính là TK 641 - chi phí bán hàng và TK 642 - chi phí quản lý. Tất cả các tổ chức, dù là kinh doanh hay không kinh doanh đều phải có chi phí quản lý, do đó hạch toán riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý sẽ giúp xí nghiệp đánh giá đúng tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh và có biện pháp tiết kiệm chi phí hơn nữa. bên cạnh đó, khoản chênh lệch giữa giá giao của xí nghiệp và giá bán của các đại lý không được hạch toán vào chi phí bán hàng. - Xí nghiệp không sử dụng TK 532 - giảm giá hàng bán để hạch toán các khoản giảm giá danh cho khách mua hàng với số lượng lớn theo quy định của thông tư số 63/1999/TT - BTC ngày 07/6/1999. - Xí nghiệp không sử dụng TK 157 để theo dõi hàng hoá xuất cho các đại lý vì xí nghiệp xác định doanh thu ngay khi các đại lý nhận đủ hàng. * Về hệ sổ sách, báo cáo: Do sử dụng hệ thống mạng vi tính của tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên trong số báo cáo và sổ sách có quá nhiều thông tin mà ở phạm vi xí nghiệp không dùng đến. Điều này đã gây ra một số khó khăn trong quá trình sử dụng và cung cấp báo cáo cho các nhà quản trị. Các sổ nhật ký - chứng từ các bảng kê ở xí nghiệp được đặt tên theo các tài khoản không theo quy định chung của bộ tài chính , mặc dù theo cách gọi này kế toán dễ dàng hơn trong việc sử sụng. Hệ thống các sổ cái được tổ chức ngược chiều với quy định dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý và ghi sổ. Dù sử dụng kế toán máy xí nghiệp vẫn phải ghi chép thủ công tác các tài khoản để đề phòng rủi ro và khắc phục hạn chế của hình thức ghi sổ nhật ký - chứng từ khi áp dụng kế toán máy, đối với các tài khoản dùng để tập hợp các khoản mục có thể ghi hết các khoản mục chi phí thực tế ở xí nghiệp. Đối với hệ thống sổ chi tiết ở xí nghiệp được tổ chức tốt trên mạng máy tính đã giảm tối đa công việc ghi chép của kê toán. Tuy nhiên, sổ chi tiết chi phí bán hàng xí nghiệp lại tổ chức thành 2 sổ chi tiết hạch toán riêng phần ghi giảm, phần ghi tăng TK 641. Mặc dù có sự tách biệt giữa hai phần nhưng phần ghi giảm TK 641 không nhiều, do đó đã gây ra sự lãng phí công sức và khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra. 1.3. Phương hướng hoàn thiện: Nhìn chung, công tác quản lý cũng như công tác tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của một đơn vị kinh doanh xăng dầu. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như hoàn thành nhiệm vụ nhà nước giao, xí nghiệp phải không ngừng đổi mới, phát huy mọi ưu điểm và hạn chế, khắc phục những tồn tại, khó khăn. * Về hệ thống tài khoản Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí là một đơn vị kinh doanh thương mại có hàng trăm khách hàng, trong đó 2/3 doanh số là trả chậm nhưng xí nghiệp không được phép sử dụng TK 139 để hạch toán các chi phí dự phòng phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi có ý nghĩa rất thiết thực và quan trọng đối với doanh nghiệp. Về mặt kinh tế cũng như về tài chính, dự phòng phải thu khó đòi cho phép doanh nghiệp xác định giá trị thực của tài sản và là nguồn taì chính để bù đắp nếu khoản nợ xảy ra khả năng mất. Về mặt kinh tế cũng như về tài chính, dự phòng phải khó đòi cho phép doanh nghiệp xác định giá trị thực của tài sản và là nguồn tài chính để bù đắp nếu khoản nợ xảy ra khả năng mất. Về mặt thếu khoá, dự phòng phải thu khó đòi làm tăng chi phí hợp pháp, dẫn đến của niên độ báo cáo(niên độ lập dưn phòng), phản ánh doanh thu, chi phí phù hợp trong một niên độ kế toán, công ty xăng dầu khu vực I nên cho phép xí nghiệp được sử dụng TK 139 - dự phòng nợ phải thu khó đòi. Xí nghiệp nên sử dụng TK 642 - chi phí quản lý để hạch toán các chiphí liên quan đến quá trình quản lý. Bởi vì chi phí quản láy chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Hạch toán riêng sẽ giúp xí nghiệp theo dõi và có được biện pháp giảm được các chi phí không cần thiết. Bên cạnh đó, xí nghiệp nên sử dụng TK 532 - giảm giá hàng bán để hạch toán các khoản giảm giá cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn và hạch toán các khoản chiết khấu cho các đại lý vào chi phí bán hàng tuân theo đúng nguyên tắc doanh thu phù hợp với chi phí. Ngoài ra cũng phải sử dụng TK 157 để theo dõi hàng xuất cho các đại lý. * Về hệ thống sổ sách, báo cáo: Xí nghiệp nên tổ chức sổ chi tiết chi phí bán hàng theo mẫu sau của bộ tài chính: Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 N. tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tổng số Nợ TK 641 - chi tiết ra Số hiệu N. tháng 1. Dư đầu kỳ 2. Phát sinh trong kỳ ... Cộng phát sinh - Có TK 641 3. Dư cuối kỳ * Về phương pháp hạch toán: Hạch toán lưu chuyển hàng hoá bán buôn không qua kho - Khi xăng dầu được chuyển thẳng cho các đại lý và khách mua buôn Nợ TK 632 Nợ TK 133 Có TK 336 - Khi khách hàng trả tiền hoặc thế chấp nhận trả tiền: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333 - Giảm giá dành cho khách hàng mua với số lượng nhiều: Nợ TK 532 Có TK 111, 112, 131 - Giảm giá phải thu các đại lý: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 Hạch toán phương thức bán hàng trả tiền trước; - Khi khách hàng trả tiền mua phiếu lưu động: Nợ TK 111, 112 Có TK 3387 - Khi khách lấy hàng: Nợ TK 3387 Có TK 511 Có TK 3331 Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 156 Kết luận Nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước theo định hướng XHCN đang ngày càng tạo ra nhiều điều kiện khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư phát triển kinh doanh nhưng cũng phát sinh nhiều khó khăn tất yếu của cơ chế thị trường như sự cạnh tranh quyết liệt, tình trạng chạy theo lợi nhuận trước mắt...để có thể đứng vững và phát triển lâu dài, các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý và nhất là hoàn thiện công tác kế toán. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tốt quá trình mua, bán và dự trữ hàng hoá và tổ chức tốt công tác hạch toá lưu chuyển hàng hoá chính là điều kiện tiên quyết định giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy nhiên đây là một vấn đề hết sức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu về mặt xây dựng chế độ và khảo sát thực tế áp dụng trong các đơn vị. Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí là một đơn vị kinh doanh thương mại quốc doanh nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty xăng dầu khu vực I. Tuy mới được thành lập và gặp không ít các khó khăn thử thách của cơ chế thị trường với xu hướng toàn cầu hoá nhưng xí nghiệp vẫn có những bước phát triển vững chắc nhờ không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng, dù còn một số tồn tại cần giải quyết để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sau quá trình nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí, em đã hoàn thành được chuyên đề tốt nghiệp. Tuy nhiên do thời gian thực tập và kiến thức thực tế của bản thân còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ phòng kế toán xí nghiệp và các bạn để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn