Đề tài Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây

lượng hàng hoá Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây đã đưa ra thị trường những sản phẩm có chất lượng cao đảm bảo tiêu chuẩn đồng thời với phương trâm phục vụ sức khoẻ cộng đồng là chính. Chính vì vậy, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ kỹ sư và công nhân viên hầu hết được đào tạo qua các trường đại học và trung học chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn cao. Với đặc điểm đó của Công ty bộ máy tổ chức quản lý được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó giám đốc phụ trách hành chính và XDCB Phó giám đốc phụ trách sản xuất - kỹ thuật Phòng hành chính Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm Phòng kế toán thống kê Phòng xuất nhập khẩu Kho Các phân xưởng sản xuất * Chức năng nhiệm vụ của bộ máy: - Giám đốc: Là người có quyền quyết định và điều hành hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý điều hành nhân sự hành chính quản trị, điều hành tổ chức thực hiện đầy đủ cho cán bộ công nhân viên theo quy định của Bộ luật lao động, phụ trách lao động, đời sống và xây dựng cơ bản. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật, nghiên cứu khoa học và an toàn lao động: Có nhiệm vụ xây dựng và đề xuất với Giám đốc kế hoạch sản xuất kinh doanh đổi mới công nghệ, trang thiết bị và định mức hàng hoá, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về vật tư, sản phẩm kho hàng hoá cho Giám đốc. - Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc thực hiện các lệnh thống kê kế toán và điều lệ của kế toán Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Các phòng ban giúp việc: + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện tốt các công tác tổ chức, công tác tiền lương, tổ chức thực hiện công tác hành chính, Y tế, xây dựng cơ bản. + Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Có nhiệm vụ dự thảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, kế hoạch nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. + Phòng kế toán thống kê: Tham mưu giúp Giám đốc xây dựng và đôn đốc thực hiện kê hoạch ngày, tháng, quý, năm của Công ty và thực hiện công tác điều động sản xuất kinh doanh. + Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: Tổ chức thực hiện công tác kỹ thuật, quản lý chất lượng và nghiên cứu sản phẩm mới. + Phòng xuất nhập khẩu: Nhập vật tư hàng hoá để sản xuất kinh doanh, bán sản phẩm hàng hoá cho Công ty: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác cho các đơn vị bạn khi có yêu cầu. * Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây được hợp nhất từ toàn bộ các đơn vị sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh cho người trong toàn tỉnh, với nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh thuốc phục vụ cho sức khoẻ nhân dân trong tỉnh, ngoài ra còn bán cho Trung ương và các tỉnh bạn, việc bán hàng trải rộng trên phạm vi cả tỉnh và một số đại diện ở các tỉnh bạn như: Hà Nội, Thanh Hoá, Thành phố Hồ Chí Minh … Sản phẩm chính của Công ty là các loại thuốc chữa bệnh như: viên nén, viên bao, viên nang, capsul … đóng lọ, vỉ; thuốc tiêm: ống nhọn, ống cổ bồng và các loại thuốc cao, dầu, thuốc mỡ, thuốc nước khác chủ yếu là được nhập từ nước ngoài. Kỹ thuật sản xuất môic sản phẩm là khác nhau nhưng tất cả đều có kỹ thuật chuyên ngành cao, tức là phải đảm bảo các chỉ tiêu: hàm lượng, khối lượng, thể tích, độ tan rã, độ bóng … yêu cầu vệ sinh công nghiệp đến mức tuyệt đối vì đây là sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khoẻ con người, tác dụng cũng như hậu quả của nó ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống nhân dân. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty được chia thành các giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm. - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Đây là giai đoạn phân loại Nguyên vật liệu, tá dược, bao bì, xử lý xay, rây, đong, đo, đếm … bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: Là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị, phân chia Nguyên vật liệu, tá dược, bao bì … theo từng lô, mẻ sản xuất và được đưa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất. - Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc được sản xuất, phòng kiểm nghiệm xác định hàm lượng cũng như chất lượng lô hàng đó nếu đủ tiêu chuẩn thì mới được nhập kho. Do đặc thù của sản phẩm Dược phẩm mỗi loại thuốc có những định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật riêng biệt và thời hạn sử dụng nhất định. Cho nên quy trình công nghệ sản xuất Dược phẩm là sản xuất giản đơn theo kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn và thuộc loại hình sản xuất khối lượng lớn, dây chuyền sản xuất tại những thời điểm nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm. Công ty có 2 phân xưởng chính: Phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc ống, mỗi phân xưởng có những đặc điểm quy trình sản xuất khác nhau. • Tại phân xưởng sản xuất thuốc viên: Khi hoá chất được chuyển đến, phân xưởng tổ chức pha chế: trộn hoá chất với dược tá sau đó tiến hành hạt - sấy khô - dập viên - bao phin - ép vỉ hoặc đóng nhộng, đóng gói. Các thuốc được sản xuất chủ yếu ở phân xưởng thuốc viên là các loại: Vitamin B1, B6, C … các loại kháng sinh Amoxillin, Ampicillin, Pelixillin … và các loại thuốc khác. Sơ đồ tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Nguyên vật liệu Pha chế Tạo hạt Dập viên Sấy khô Sấy khô Kiểm tra, đóng gói Đóng hộp Cửa hàng Kho thành phẩm • Tại phân xưởng sản xuất thuốc ống: Có hai bộ phận là bộ phận kéo ống và bộ phận dập vỉ. Cũng như phân xưởng sản xuất thuốc viên, sau khi hoá chất được chuyển đến sẽ tiến hành pha chế - đóng ống - dập vỉ - in nhãn - đóng gói. Các loại thuốc được sản xuất chủ yếu ở phân xưởng thuốc ống là: Thuốc tiêm, Vitamin B1, B6, thuốc mỡ, thuốc nước dùng ngoài. Sơ đồ tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất thuốc ống Nguyên vật liệu Pha chế Kéo ống Đóng gói Dập vỉ In nhãn Kiểm tra, đóng gói Đóng hộp Kho thành phẩm Cửa hàng Sau khi thuốc ở 2 phân xưởng hoàn thành thì được đưa vào nhập kho hoặc giao ngay trực tiếp cho các cửa hàng bán buôn. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. 1. Đặc điểm của bộ máy kế toán ở Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng tham mưu, giúp việc, giám đốc công tác tài chính của Công ty nhằm sử dụng tiền vốn vào đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách, hợp lý và hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra chế độ kế toán trong phạm vi toàn Công ty giúp lãnh đạo Công ty tổ chức Công ty thông tin kinh tế và tổ chứ hoạt động kinh tế mộ cách nhịp nhàng có hiệu quả. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, Công ty áp dụng việc tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung với cơ cấu như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thống kê Kế toán tiền mặt Kế toán NVL Kế toán quầy hàng Kế toán kho hàng hoá thành phẩm Kế toán công nợ và tiền gửi Kế toán TSCĐ và CCDC * Chức năng và nhiệm vụ: Phòng kế toán của Công ty gồm 9 thành viên và được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc. - Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, theo dõi tình hình quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc cung cấp thông tin tài chính cũng như trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động của nhân viên phòng kế toán. - Kế toán tài sản cố định (kiêm Phó phòng kế toán): Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng, giảm của tài sản cố định; tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định; tham gia kiểm tra đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của Nhà nước và yêu cầu bảo quản của Công ty; phụ trách các tài khoản 211, 214, 411 đồng thời theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. - Kế toán Nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế vật liệu nhập kho, vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu; phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vàp các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh; kiểm kê vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém chất lượng để Công ty kịp thời xử lý hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Kế toán công nợ tiền gửi: Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kỳ kinh doanh theo từng đối tượng, từng khoản nợ, thời gian thanh toán; ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp về các khoản nợ phải thu, phải trả. Tổng hợp và sử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó đòi. Đồng thời kiêm luôn việc theo dõi tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày. Giám đốc việc chấp hành chế độ kế toán không dùng tiền mặt. - Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Kế toán quầy hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng của các cửa hàng, doanh thu của các cửa hàng. Cuối tháng báo cáo tình hình nhập xuất tồn sản phẩm hàng hoá tại các cửa hàng. - Kế toán kho hàng hoá thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, thành phẩm trong kho. Hàng ngày phản ánh tình hình xuất bán, nhập kho. Cuối tháng phải phản ánh đầy đủ nhập xuất tồn đối với từng loại thuốc, từng loại tá dược. - Kế toán thống kê: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu về tình hình hoạt động của Công ty bao gồm cả doanh thu, thu nhập, nhập xuất tồn kho, số lượng lao động bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế … báo cáo cho giám đốc, các đơn vị chủ quản có liên quan (Sở y tế, Cục thuế, tài chính …). - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ gữi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để nhập quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt. Cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Hiện nay, có 4 hình thức kế toán là: - Hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức nhật ký chứng từ. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương tiện kỹ thuật của Công ty. Hiện Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây đang áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. * Hình thức chứng từ ghi sổ mà Công ty sử dụng bao gồm các loại sổ sau: - Các chứng từ Công ty sử dụng: + Hoá đơn thuế GTGT. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập kho. + Phiếu xuất kho. + Chứng từ ghi sổ. + Thẻ kho … - Sổ sách kế toán Công ty đang áp dụng: + Sổ kế toán tổng hợp: • Sổ cái các tài khoản. • Sổ chứng từ ghi sổ. • Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán chi tiết: • Sổ quỹ tiền mặt. • Sổ tiền gửi ngân hàng. • Sổ kế toán chi tiết phải thu của khách hàng. • Sổ kế toán chi tiết phải trả khách hàng. • Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. • Sổ chi tiết thành phẩm. • Sổ theo dõi TSCĐ. • Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. • Sổ chi tiết bán hàng. • Sổ theo dõi thuế GTGT. - Về báo cáo tài chính bao gồm: + Báo cáo B01 - DN: “Bảng cân đối kế toán”. + Báo cáo B02 - DN: “Báo cáo kết quả kinh doanh”. + Báo cáo B03 - DN: “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. + Báo cáo B04 - DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”. * Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán (4) (2) Chứng từ gốc (1) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc (1) (1) Chứng từ ghi sổ (5) (3) (3) Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết (6) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái (6) (5) Bảng cân đối phát sinh (7) (7) Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra đối chiếu: Chú thích: (1): Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ (đối với nhiều chứng từ gốc cùng loại thì trước khi vào chứng từ ghi sổ phải lập bảng phân loại chứng từ gốc). (2): Căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ quỹ đối với chứng từ liên quan đến tiền mặt. (3): Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (4): Những chứng từ liên quan đến hạch toán chi tiết thì từ chứng từ gốc được vào sổ thẻ kế toán chi tiết. (5): Cuối tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản để vào bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết. (6): Kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản. (7): Cuối tháng căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. III. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán giản đơn, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho phân công công tác. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây sử dụng phương pháp “Ghi sổ song song”. Theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu. * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tương ứng với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các Doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Trình tự của phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: Vật tư sử dụng trong Công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ nên được đánh mã số trong danh mục như sau: Danh mục kho vật tư chia ra: 1. Hoá chất thường: 140 thứ (140 thẻ kho). 2. Hoá chất độc: 45. 3. Dược liệu: 28. 4. Bao bì hàng ống: 48. 5. Bao bì hàng viên: 63. 6. Bao bì hàng viên (vỉ): 56. 7. Đường cồn + vật liệu phụ: 39. 8. Xăng dầu, than, khí gas: 12. 9. Bảo hộ lao động: 21. 10. Nhãn thuốc ống: 36. 11. Nhãn hiệu viên: 45. 12. Vật liệu điện: 44 13. Vật rẻ khác: 29 Ví dụ 1: Ngày 5/2/2003 Công ty mua Nguyên vật liệu Alverin citract của Công ty TNHH Vân Anh về nhập kho gồm các chứng từ sau: + Hoá đơn thuế GTGT. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập kho. Hoá đơn (GTGT) Biểu số 01 (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 3 tháng 5 năm 2003 NO: 043213 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vân Anh. Địa chỉ: Gia Lâm Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Dược sĩ Lê Xuân Thắng. Đợn vị: Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Địa chỉ: 80 - Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên dịch vụ hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C (1) (2) (3) 1 Alverin citract Kg 25 640.000 16.000.000 Cộng 16.000.000 Thuế GTGT 5% 800.000 Tổng cộng 16.800.000 (Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Người viết hoá đơn Người mua (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 02 Dược phẩm Hà Tây Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số: 043213 ngày 3/2/2003 của Công ty TNHH Vân Anh giao hàng theo hợp đồng số 19/2 ngày 2/2/2003. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Lê Xuân Thắng, đại diện cung tiêu - Trưởng ban. Ông Đặng Đình Dư, đại diện kỹ thuật - Uỷ viên. Ông Nguyễn Ngọc Phan, thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm kê các vật tư dưới đây tại: kho A Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu và quy cách vật tư ĐVT Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo kiểm kê Đúng QC-PC Không đúng QC-PC 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Alverin citract kg 25 25 25 0 Cộng Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 03 Dược phẩm Hà Tây Phiếu nhập kho Số: 04 Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Vân Anh. Theo hợp đồng số 15/2 ngày 20/2/2003. Quyển số: Nhập tại kho: A Số: Nợ: Có: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Alverin citract kg 25 25 640.000 16.000.000 Thuế GTGT 5% 800.000 Cộng 16.800.000 (Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Nhập kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003 Thủ kho Người giao hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ví dụ 2: Ngày 25/2/2003 và 27/2/2002 Công ty xuất kho Nguyên vật liệu Alverin citract phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Công ty Cổ phần Biểu số 04 Dược phẩm Hà Tây Phiếu Xuất kho Số: 14 Ngày 25 tháng 2 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng viên. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Alverin citract 21,2 21,2 680.000 18.432.960 Cộng 18.432.960 (Mười tám triệu bốn trăm ba mươi hai ngàn chín trăm sáu mươi đồng chẵn) Xuất kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003 Thủ kho Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 05 Dược phẩm Hà Tây Phiếu Xuất kho Số: 15 Ngày 27 tháng 2 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng ống. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Alverin citract 20,37 20,37 680.000 13.867.896 Cộng 13.867.896 (Mười ba triệu tám trăm sáu mươi bảy ngàn tám trăm chín mươi sáuđồng) Xuất kho, ngày 27 tháng 2 năm 2003 Thủ kho Người nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi đã tổng hợp các chứng từ nhập kho và xuất kho. - ở kho: thủ kho tiến hành viết vào thẻ kho như sau: Trích thẻ kho Nguyên vật liệu Alverin citract phát sinh trong tháng 2/2003 như sau: Công ty Cổ phần Biểu số 06 Dược phẩm Hà Tây Thẻ kho Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 2/2003 42,595 04 25/2 Nhập vật liệu 25 14 19/2 Xuất cho PX viên 21,2 15 21/2 Xuất cho PX ống 20,37 Tồn cuối tháng 2/2003 26,025 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) - ở Phòng kế toán: Kế toán Nguyên vật liệu sau khi nhận được các chứng từ của thủ kho gửi lên. Kế toán ghi vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu như sau: Công ty Cổ phần Biểu số 07 Dược phẩm Hà Tây Sổ chi tiết vật liệu Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL THÙC Tế SL TT Tồn đầu tháng 2/2003 680.000 42,595 28.964.600 4 5/2 Nhập vật liệu 640.000 25 16.000.000 14 19/2 Xuất PX viên 680.000 21,2 14.432.960 15 21/2 Xuất PX ống 680.000 20,37 13.867.896 Tồn cuối tháng 2/2003 16.663.744 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán lên “Bảng kê nhập xuất tồn kho” (Biểu 03) theo thứ nhóm loại vật tư để đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Về nguyên tắc số liệu dòng cộng ở bảng này và sổ cái tài khoản 152 phải trùng nhau. IV. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán và các sổ để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Cùng với việc hạch toán chi tiết hàng ngày, kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu là công cụ quan trọng đối với công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Yêu cầu của kế toán Nguyên vật liệu là phản ánh theo dõi tổng hợp giá trị của vật liệu nhập kho. Tính toán, xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sự dụng. Đồng thời theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người cung cấp, với khách hàng. Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho. Theo phương pháp này kế toán tổng hợp tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu” (Chi tiết cho từng loại vật liệu) - TK 331: “Phải trả người bán”. - TK 111: “Tiền mặt”. - TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”. - TK 141: “Tạm ứng”. - TK 336: “ Phải trả nội bộ”. - TK 621: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641: Chi phí bán hàng. - TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp. - TK 627: Chi phí sản xuất chung. - TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 1. Các nghiệp vụ hạch toán tăng giảm Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. a. Các nghiệp vụ hạch toán tăng Nguyên vật liệu: - NV 1: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 04 ngày 5/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 08235 ngày 4/2/2003 về việc mua Nguyên vật liệu Alverin citrat của Công ty TNHH Vân Anh. Số tiền này Công ty đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 16.000.000 đồng. Nợ TK 133 (5%): 800.000 đồng. Có TK 111: 16.000.000 đồng. - NV 2: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 05 ngày 10/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 07925 ngày 8/2/2003 về việc mua Nguyên vật liệu Dexamethason của Công ty TNHH Việt Anh. Số tiền này Công ty đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 23.400.000 đồng. Nợ TK 133 (5%): 1.170.000 đồng. Có TK 111: 24.570.000 đồng. - NV 3: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 06 ngày 12/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 06786 ngày 11/2/2003 về việc mua Nguyên vật liệu Hộp Carton của Công ty Bao bì xuất khẩu Tấn Thành. Số tiền này Công ty đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 25.603.000 đồng. Nợ TK 133 (10%): 2.560.300 đồng. Có TK 111: 28.163.300 đồng. - NV 4: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 07 ngày 15/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 08664 ngày 15/2/2003 về việc mua Nguyên vật liệu Lactoza của Công ty Đức Thành. Số tiền này Công ty đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 70.227.850 đồng. Nợ TK 133 (10%): 7.022.785 đồng. Có TK 111: 77.250.635 đồng. - NV 5: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 23/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 05296 ngày 22/2/2003 về việc nhập Nguyên vật liệu Hộp Carton của Công ty Bao bì Tấn Thành. Số tiền này Công ty chưa trả cho khách hàng. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 12.400.000 đồng. Nợ TK 133(10%): 1.240.000 đồng. Có TK 331: 13.640.000 đồng. - NV 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 24/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 05296 ngày 22/2/2003 về việc nhập Nguyên vật liệu nước khoáng của Công ty TNHH FD & C. Số tiền này Công ty chưa trả cho khách hàng. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 4.050.000 đồng. Nợ TK 133(10%): 405.000 đồng. Có TK 331: 4.455.000 đồng. - NV 7: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 10 ngày 25/2/2003 kèm theo hoá đơn GTGT số 05296 ngày 23/2/2003 về việc nhập Nguyên vật liệu Lactoza của Công ty Đức Thành. Số tiền này Công ty chưa trả cho khách hàng. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 20.000.000 đồng. Nợ TK 133(10%): 2.000.000 đồng. Có TK 331: 22.000.000 đồng. - NV 8: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 11 ngày 28/2/2003 về việc nhập Nguyên vật liệu từ Alverin citrat phân xưởng không sử dụng hết. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 20.544.398 đồng. Chi tiết: Nợ TK 152 (PX viên): 3.347.345 đồng. Nợ TK 152 (PX ống): 4.590.809 đồng. Nợ TK 152 (Tổ kéo ống): 12.616.244 đồng. Có TK 154: 20.544.398 đồng. - NV 9: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 12 ngày 28/2/2003 về việc nhập vật tư Hộp Carton thuê gia công bao bì của Công ty Tấn Lộc. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 123.138.575 đồng. Có TK 138: 123.138.575 đồng. b. Các nghiệp vụ giảm Nguyên vật liệu: - NV 10: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 10 ngày 10/2/2003 về việc xuất vật tư Loctoza dùng cho sản xuất của phân xưởng ống. Kế toán ghi: Nợ TK 621 (PX ống): 15.426.000 đồng. Có TK 152: 15.426.000 đồng. - NV 11: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 15/2/2003 về việc xuất vật tư nước khoáng dùng cho quản lý Doanh nghiệp. Kế toán ghi: Nợ TK 642: 2.250.000 đồng. Có TK 152: 2.250.000 đồng. - NV 12: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 12 ngày 18/2/2003 về việc xuất vật tư Dexamethason, nước khoáng dùng cho sản xuất của phân xưởng viên và dùng cho quản lý phân xưởng viên. Kế toán ghi: Nợ TK 621 (PX viên): 27.400.000 đồng. Nợ TK 627: 3.080.000 đồng. Có TK 152: 30.480.000 đồng. - NV 13: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 13 ngày 19/2/2003 về việc xuất vật tư Anidin, nước khoáng dùng cho sản xuất của tổ kéo ống và dùng cho quản lý tổ kéo ống. Kế toán ghi: Nợ TK 621 (Tổ kéo ống): 8.179.000 đồng. Nợ TK 627: 2.350.000 đồng. Có TK 152: 10.529.000 đồng. - NV 14: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 14 ngày 25/2/2003 về việc xuất vật tư Alverin citrat dùng cho sản xuất ở phân xưởng viên. Kế toán ghi: Nợ TK 621 (PX viên): 14.432.960 đồng. Có TK 152: 14.432.960 đồng. - NV 15: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 15 ngày 27/2/2003 về việc xuất vật tư Alverin citrat dùng cho sản xuất ở phân xưởng ống. Kế toán ghi: Nợ TK 621 (PX ống): 13.867.896 đồng. Có TK 152: 13.867.896 đồng. 2. Các sổ sách tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu. Căn cứ vào các nghiệp vụ nhập Nguyên vật liệu, xuất Nguyên vật liệu phát sinh trong tháng 2/2003 kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp nhập kho vật liệu, bảng tổng hợp xuất kho vật liệu. Công ty Cổ phần Biểu số 08 Dược phẩm Hà Tây Bảng tổng hợp nhập kho vật liệu Kho: A Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 152 Có TK Số Ngày TK 111 TK 331 TK 154 Tk 138 04 5/2 Nhập VL Alverin citrat 16.000.000 16.000.000 05 10/2 Nhập VL Dexamethason 23.400.000 23.400.000 06 12/2 Nhập VL Hộp Carton 25.603.000 25.603.000 07 15/2 Nhập VL Lactoza 70.227.850 70.227.850 08 23/2 Nhập VL Hộp Carton 12.400.000 12.400.000 09 24/2 Nhập VL nước khoáng 4.050.000 4.050.000 10 22/2 Nhập VL Lactoza 20.000.000 20.000.000 11 28/2 Nhập VL Alverin citrat 20.544.398 20.544.398 12 28/2 Nhập VL Hộp Carton 123.138.575 123.138.575 Cộng 315.363.823 135.230.850 36.450.000 20.544.398 123.138.575 (Kèm theo 09 chứng từ gốc) Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 09 Dược phẩm Hà Tây Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu Kho: A Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải Có TK 152 Nợ TK Số Ngày TK 621 TK 642 TK 627 10 10/2 Xuất VL Lactoza 15.426.000 15.426.000 11 15/2 Xuất VL nước khoáng 2.250.000 2.250.000 12 18/2 Xuất VL Dexamethason nhập kho 30.480.000 27.400.000 3.080.000 13 19/2 Xuất VL Anidin, nước khoáng 10.529.000 8.179.000 2.350.000 14 25/2 Xuất VL Alverin citrat 14.432.960 14.432.960 15 27/2 Xuất VL Alverin citrat 13.857.896 13.867.896 Cộng 86.985.856 51.005.000 2.250.000 33.730.856 (Kèm theo 06 chứng từ gốc) Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi đã lập xong các bảng tổng hợp nhập bảng tổng hợp xuất vật liệu kế toán lập luôn bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Công ty Cổ phần Biểu số 10 Dược phẩm Hà Tây Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Kho: A Tháng 2/2003 TT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Alverin citrat Kg 26.000.000 36.544.398 28.300.856 34.243.542 2 Dexamethason Kg 15.750.000 24.400.000 27.400.000 12.750.000 3 Hộp Carton Kg 30.460.000 161.141.575 191.601.575 4 Loctoza Kg 2.950.000 90.227.850 15.426.000 77.751.850 5 Anidin Kg 17.300.000 8.179.000 9.121.000 6 Nước khoáng Lít 3.550.000 4.050.000 5.440.000 2.160.000 Cộng 96.010.000 316.363.823 84.745.856 327.627.967 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập kho vật liệu, bảng tổng hợp xuất kho vật liệu để lập các chứng từ ghi sổ như sau: Công ty Cổ phần Biểu số 11 Dược phẩm Hà Tây chứng từ ghi sổ Số: 04 Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải Định khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 28/2 Nhập trong tháng 152 111 135.230.850 152 331 36.450.000 152 154 20.544.398 152 138 123.138.575 Cộng 315.363.823 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Cổ phần Biểu số 12 Dược phẩm Hà Tây chứng từ ghi sổ Số: 05 Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải Định khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 28/2 Xuất trong tháng 621 152 79.305.856 642 152 2.250.000 627 152 5.430.000 Cộng 86.985.856 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi đã lập được các chứng từ ghi sổ kế toán vào luôn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Công ty Cổ phần Biểu số 13 Dược phẩm Hà Tây Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 2/2003 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày Số Ngày 01 31/1 142.243.795 02 31/1 79.246.358 03 28/2 315.363.823 04 28/2 86.985.856 Cộng mang sang Cộng mang sang Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Công ty Cổ phần Biểu số 14 Dược phẩm Hà Tây Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 2/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Số lượng Đơn giá Số Ngày Dư đầu kỳ xxx 08 23/2 Cty Bao bì Tấn Thành 152 12.400.000 133 1.240.000 09 24/2 Cty TNHH FD & C 152 4.050.000 133 405.000 10 25/2 Cty Đức Thành 152 20.000.000 133 2.000.000 … … … … … … … … Dư cuối kỳ xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Công ty Cổ phần Biểu số 15 Dược phẩm Hà Tây Bảng phân bổ Nguyên vật liệu Tháng 2/2003 TK Tên tài khoản 152 153 … Cộng phát sinh 621 Chi phí NVL trực tiếp 79.305.856 79.305.856 - Phân xưởng ống 29.293.896 29.293.896 - Phân xưởng Viên 41.832.960 41.832.960 - Tổ ống kéo 8.179.000 8.179.000 627 Chi phí sản xuất chung 5.430.000 5.430.000 642 Chi phí quản lý DN 2.250.000 2.250.000 Cộng 86.985.856 86.985.856 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Sau đó kế toán Nguyên vật liệu ghi vào Sổ cái tài khoản 152: “Nguyên liệu - vật liệu”. Công ty Cổ phần Biểu số 16 Dược phẩm Hà Tây Sổ cái tài khoản 152: “nguyên liệu - Vật liệu” Tháng 2/2003 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 210.000.000 28/2 Nhập NVL trong tháng 315.363.823 28/2 Xuất NVL trong tháng 86.985.856 Cộng phát sinh 315.363.823 86.985.856 Dư cuối tháng 438.377.967 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Phần III Hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Trải qua gần 30 năm hoạt động, Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây đang ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, là một Doanh nghiệp nhạy bén với cơ chế thị trường nên hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng được nâng cao. Để đứng vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa các Doanh nghiệp cùng ngành, đòi hỏi Công ty phải thực sự quan tâm đến vấn đề quản lý chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Trong các khoản mục chi phí thì Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý khoản mục chi phí này sẽ góp phần thúc đẩy hạ giá thành sản phẩm của Công ty. Vì vậy, trong vấn đề quản trị Doanh nghiệp bộ phận kế toán của Công ty đã thực sự quan tâm đến kế toán Nguyên vật liệu. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy bộ máy kế toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh và giám đốc tình hình sử dụng vật tư, lao động tiền vốn … xử lý và cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế diễn ra trong toàn Công ty. Bộ máy của Công ty tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của từng người. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện tương đối chặt chẽ trong việc mở sổ và ghi chép trên sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Bên cạnh những thành quả đáng khích lệ thì thực tế ở Công ty vẫn còn những hạn chế. Nếu Công ty nghiên cứu để hàon thiện thêm thì công tác kế toán sẽ cung cấp thông tin có hiệu quả hơn cho công tác kế toán nói chung của Công ty. * Một số ý kiến nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. - Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán ở Công ty: + Công tác kế toán ở Công ty nhìn chung đã đáp ứng được các yêu cầu và đi vào nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty hiện nay. Đồng thời đáp ứng được tiền vốn, tài sản của Công ty, xác định chính xác tình hình nhập - xuất vật liệu trong tháng. Từ đó thực hiện nộp đúng, nộp đủ cho ngân sách Nhà nước. Đội ngũ cácn bộ kế toán của Công ty có trách nhiệm và nhiệt tình, đảm bảo quá trình hạch toán được chính xác và hợp lý. + Đi đôi với việc phát triển sản xuất kinh doanh Công ty đã quan tâm đến vệ sinh môi trường như trồng cây xanh, xây dựng hệ thống nước thải trước khi thải ra ngoài. Vì vậy Công ty luôn giữ được môi trường xanh sạch đẹp đồng thời cũng đảm bảo an toàn vệ sinh cho việc sản xuất sản phẩm. + Công ty có hệ thống bộ máy tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên hoạt động nghiên cứu nâng cao tay nghề. Tích cực nghiên cứu tiếp cận với khoa học và công nghệ tiên tiến. + Công ty đã xây dựng mới gần 400 m2 nhà tập thể, xây dựng bếp ăn tập thể cho cán bộ công nhân viên phục vụ ăn trưa và ăn ca. + Ngoài ra Công ty còn thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể thao, du lịch cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Nhờ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ hàng hoá với mạng lưới bán buôn và bán lẻ trong tỉnh và trên toàn quốc. + Tuy nhiện công tác kế toán chi tiết ở các phần hành kế toán vẫn tiến hành công việc theo phương thức thủ công, Công ty vẫn chưa trang bị phần mềm kế toán vào công tác nói chung và kế toán Nguyên vật liệu nói riêng. Điều này cho thấy công việc làm theo phương thức thủ công có nhiều ảnh hưởng tới tiến độ quyết toán vào cuối tháng. + Do điều kiện diện tích mặt bằng còn hạn chế nên việc mở rộng sản xuất còn khó khăn. + Các biện pháp hỗ trợ tiêu thụ còn chưa được đúng mức như: Công tác Marketing còn hạn chế. Công ty chưa có một phòng ban riêng cho công tác xúc tiến thương mại, làm công tác tiếp thị quảng cáo. - Nhận xét về công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. a. ưu điểm: + Thứ nhất: Tổ chức bộ máy kế toán với việc phân chia thành kế toán phân xưởng giúp việc hoạt động sản xuất kinh doanh được chặt chẽ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và giảm bớt khối lượng công tác của kế toán bộ phận. + Thứ hai: Kế toán vật tư ở Công ty đã làm được tốt các công việc sau: • Việc lập kế hoạch tổ chức khâu mua vật tư đảm bảo cung ứng đủ về số lượng, đủ về chủng loại và kịp thời cho sử dụng và phục vụ cho sản xuất. Vật tư được quản lý chặt chẽ từ mặt khối lượng, chủng loại và chất lượng phù hợp với kế hoạch sản xuất của Công ty, đúng tiến độ thời gian công tác thu mua do phòng cán bộ kế hoạch đảm nhiệm, do phòng xuất nhập khẩu về hoặc do các chi nhánh bán hàng của Công ty ở Trung ương và ở Hà Nội đổi hàng nhập về. • Khâu bảo quản vật liệu: Công ty có hệ thống kho bảo quản vật liệu hợp lý, sắp xếp trong kho phù hợp thuận tiện cho quá trình sử dụng, có hệ thống cân đo đong đếm thích hợp. Các nhân viên thủ kho có trình độ nghiệp vụ phù hợp, có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. • Khâu sử dụng vật tư: Sử dụng vật tư được hạch toán trên cơ sở giao định mức hao phí vật tư/đơn vị sản phẩm và các dự toán chi phí hợp lý. • Ngoài ra Công ty còn thành lập ban kiểm nghiệm vật tư giúp cho quá trình kiểm nghiệm chất lượng cũng như số lượng được chính xác, đảm bảo kịp thời phát hiện Nguyên vật liệu sai quy cách phẩm chất. + Thứ ba: Trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty mà Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức đơn giản, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp. + Thứ tư: Công ty hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song rất phù hợp với trình độ kế toán và thủ kho. Việc theo dõi giữa kho và phòng kế toán nhanh chóng, thường xuyên giám sát đầy đủ sự biến động của từng thứ Nguyên vật liệu giúp cho nhà quản lý có cơ sở tổ chức quá trình thu mua vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất. + Thứ năm: Công tác kiểm kê vật tư cuối quý, Công ty đều lập ban kiểm kê để kiểm kê toàn bộ tài sản nói chung và vật tư nói riêng. Quá trình kiểm kê số lượng tồn kho thực tế luôn phù hợp với số lượng tồn kho trên sổ sách kế toán. b. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm trên mà Doanh nghiệp cần phát huy, công tác kế toán Nguyên vật liệu vẫn còn những mặt hạn chế nhất định. Điều này thể hiện ở một số điểm sau: + Thứ nhất: Trên thẻ kho vật liệu được tổ chức thành danh mục được đánh giá thứ tự từ 01 đến hết. Như vậy bước đầu cũng dễ kiểm tra, dễ tra cứu khi cần thiết. Nhưng cơ bản vật liệu chưa được sắp xếp theo cách phân loại vật liệu (theo vai trò tác dụng của nó trong sản xuất kinh doanh). Trình tự sắp xếp chưa mang tính thống nhất và chưa thuận lợi cho việc lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho đối chiếu với kế toán tổng hợp. + Thứ hai: Công tác thu mua, tuy có ưu điểm song cũng còn nhược điểm việc tính giá vật liệu chưa đầy đủ. Giá thực tế của vật liệu mới chỉ bao hàm giá mua ghi trên hoá đơn cộng phần thuế nhập khẩu (nếu có). Các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên đi mua, các chi phí của bộ phận thu mua độc lập chưa tính vào đơn giá mà hạch toán như sau: • Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong đinh mức … ở kho vật tư tính vàp chi phí bán hàng (641). • Chi phí nhân viên thu mua, bộ phận thu mua độc lập, thuế kho, thuế bãi … tâph hợp vào chi phí quản lý Doanh nghiệp (642). Do việc hạch toán đơn giá vật liệu chưa đầy đủ đã làm cho chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chưa chính xác. + Thứ ba: Sử dụng sổ sách trung gian, có nhiều trùng lặp ảnh hưởng đến năng suất lao động trong kế toán. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Qua thời gian tìm hiểu thực tập công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty, em thấy nhìn chung về hạch toán Nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành đúng chế độ kế toán quy định, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó do đi sâu vào tìm hiểu từng vấn đề cụ thể, em nhận thấy còn vài điểm cần hoàn thiện. Với tư cách là một sinh viên trình độ và hiểu biết còn hạn chế song em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. * Mặc dù Công ty đã bố trí sắp xếp công việc phù hợp với các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán. Công ty đã trang bị máy vi tính cho nhân viên kế toán, tuy nhiên phạm vi ứng dụng của máy vi tính vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng còn nhiều hạn chế. Để thực hiện việc chuyển đổi này, Công ty cần thực hiện tốt các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm trang bị phần cứng, phần mềm kế toán sao cho phù hợp với khả năng đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của Doanh nghiệp và khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ. - Tổ chức việc đào tào đội ngũ cán bộ hiểu sâu về công tác kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. - Tổ chức xây dựng hệ thống mã máy các tài khoản cấp 1, cấp 2 … quy định nội dung phản ánh của từng mã. - Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, hệ thống kế toán tổng hợp với kết cấu đơn giản, tiện lợi, phù hợp trên máy. - Tổ chức thực hiện chương trình trên máy vi tính. * Hoàn thiện công tác quản lý Nguyên vật liệu: Sổ danh điểm Nguyên vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ Nguyên vật liệu mà Công ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo trình tự nhất định về chủng loại Nguyên vật liệu, nhóm Nguyên vật liệu và thứ Nguyên vật liệu thuận tiện cho việc tìm thông tin về một loại Nguyên vật liệu nào đó. Ngoài ra, Công ty cần thiết tạo bộ mã Nguyên vật liệu, bộ mã này là cơ sở cho quản lý và kế toán bằng máy vi tính. Để lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu quan trọng là xây dựng bộ mã vật tư. Bộ mã vật tư được xây dựng trước hết trên cơ sở các số hiệu tài khoản cấp II đối với cách phân loại Nguyên vật liệu quy định như sau: a. Đối với Nguyên vật liệu chính ký hiệu là: 1521, đơn vị tính kg, trong Nguyên vật liệu được chia ra làm 3 nhóm: + Hoá chất thường: 1521.1. + Hoá chất độc : 152.2. + Dược liệu : 1521.3. Trong mỗi nhóm Nguyên vật liệu chính chia ra nhiều thứ: - Hoá chất thường lại chia ra 140 thứ đặc biệt ký hiệu theo trình tự sau: + Ampicilin (hạt) : 15211.01.+ Ampicilin (bột) : 15211.02.+ Alverin citrat :15211.03. + …. + Pyraltel :15211.140. - Hoá chát độc chia là 145 thứ: + Atropinsulfat :15212.01. + Strienninlfat :15212.02. + Predinsolon :15212.03. + Cao Opi : 15212.04. + … b. Đối với loại Nguyên vật liệu phụ ký hiệu 152.2 chia ra các nhóm sau: - Nhóm Nguyên vật liệu phụ kết hợp với các Nguyên vật liệu chính tạo ra sản phẩm 1522.1 (tá dược) trong đó chia ra: + Tá dược độn: Bột sắn : 15221.01. + Tá dược dã: Eragel, Eratab : 15221.02. + Tá dược dính : 15221.03. - Nhóm dùng đê bôi trơn các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, phụ tùng như: 1522.2. - Nhóm vật liệu dùng để cho lao động ở phân xưởng (thuộc nhóm bảo hộ lao động) 1522.3. - Nhóm vật liệu dùng cho bao bì, vật đóng gói để bảo quản thuốc 1522.4. Trong đó: + Bao bì: 15224.01. + … + Nhãn thuốc ống: 15224.168. c. Nhiên liệu: 152.3. - Xăng dầu: 1523.1. - Hơi ga : 1523.2. - Than : 1523.3. - Điện : 1523.4. d. Phụ tùng thay thế: 152.4. e. Vật liệu khác: 152.8. * Sổ cách trung gian và các loại sổ kế toán được sắp xếp như sau: Khi nhận được chứng từ nhập về Nguyên vật liệu (có sổ giao nhận chứng từ), sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, kế toán tiến hành phân loại lập bảng kê. Trên bảng kê mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ứng với các cột là các nguồn nhập. Bảng kê được lập từ đầu kỳ kế toán và ghi liên tục cho đến kỳ cuối cùng kế toán. Cuối tháng hoặc định kỳ kế toán tập hợp số liệu lên chứng từ ghi sổ. Phần kế toán tổng hợp xuất Nguyên vật liệu không được lập các tờ kê theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế (thời tian lập chứng từ) mà kế toán phân loại chứng từ vừa tập hợp cho từng đối tượng sủ dụng vật liệu và ghi lần lượt theo tứ tự thời gian lập chứng từ lên bảng kê tổng hợp xuất vật liệu trong tháng. Kết luận Đối với các Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây nói riêng, nhiệm vụ hạch toán kế toán luôn gắn chặt với công tác quản lý Doanh nghiệp, bởi vì thông tin của kế toán là thông tin quản lý, người quản lý Doanh nghiệp nắm được thông tin hữu ích, vận dụng chúng vào việc đưa ra các quyết định một cách chính xác, có hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán còn là nghệ thuật ghi chép, phân loại tổng hợp các hoạt động của Doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế, chính trị xã hội và đánh giá hiệu quả của một Doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán kế toán là sự cần thiết khách quan nhằm quản lý chặt chẽ tài sản tiên vốn của mình. Bằng công cụ kế toán đã giúp cho Ban giám đốc Công ty kiểm soát được toàn bộ tình hình tài chính, tình hình sản xuất và thu nhập của Doanh nghiệp sau quá trình sản xuất. Để phát huy được vai trò của mình, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng phải luôn được quan tâm đúng mức, hoàn thiện và đổi mới có hiệu quả. Với đặc điểm ở Công ty là chi phí Nguyên vật liệu chiếm hơn 90% giá thành sản phẩm và công nghệ sản xuất sản phẩm sự dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Do đó việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm Nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất có ý nghĩa to lớn, quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho xã hội đồng thời phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán Nguyên vật liệu đối với việc quản lý Nguyên vật liệu, quản lý Công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những mặt hạn chế cần khắc phục. Cũng nhờ qua lần thực tập này, em đã tiếp thu được nhiều điều, tạo điều kiện thuận lợi củng cố hơn nữa kiến thức và lý luận mà em học được ở nhà trường. Vì thời gian thực tập không nhiều, hiểu biết và khả năng nhận thức có hạn nên trong quá trình viết, em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cố giáo trong khoa cũng như các cán bộ trong Công ty để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty, các cô chú trong Phòng kế toán, các thầy cô giáo trong Khoa kinh tế và đặc biệt là sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo: Nguyễn Quốc Trân đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Phạm Thanh Sơn Mục lục Trang Lời mở đầu ………………………………………………………………………… 1 Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp ……………………………………………………………………... 3 I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu ………………….. 3 1. Khái niệm và đặc điểm Nguyên vật liệu ……………………………... 3 2. Phân loại Nguyên vật liệu ……………………………………………. 3 3. Tính giá Nguyên vật liệu …………………………………………….. 5 a. Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho …………………………………… 6 b. Tính giá Nguyên vật liệu xuất kho ……………………………………. 7 4. Công tác kiểm kê Nguyên vật liệu …………………………………… 9 5. Hạch toán dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu ……………………… 10 6. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu ……………………. 12 II. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ……………………………………………………………… 13 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán …………………………………… 14 2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ……... 15 3. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp …………… 18 III. Đặc điểm hạch toán Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ …………………………………………………………………….. 20 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán …………………………………… 20 2. Phương pháp hạch toán ………………………………………………. 21 IV. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu ………………………………….. 22 1. Phương pháp thẻ song song ………………………………………….. 23 2. Phương pháp số đối chiếu luân chuyển ……………………………… 24 3. Phương pháp sổ số dư ………………………………………………... 26 Phần II: Thực trạng hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây ………………………………………………………… 28 I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây có ảnh hưởng đến hạch toán NVL ……………………………………………….. 28 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ………………………... 28 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh (kèm theo sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh) … 29 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây ………………………………………………… 36 1. Đặc điểm của bộ máy kế toán ở Công ty (kèm sơ đồ) ……………….. 36 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán (kèm sơ đồ hạch toán Nguyên vật liệu) theo hình thức … tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây …………... 39 III. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây …………………………………………………………………….. 42 IV. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây ………………………………………….. 51 1. Các nghiệp vụ hạch toán tăng giảm Nguyên vật liệu …………………… 52 2. Các sổ sách tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho ……………………… 55 Phần III: Hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây ………………………………………………………… 64 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây …………………………………………….. 64 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây ……………………………………. 68 Kết luận. 72 Mục lục ……………………………………………………………………. 74