Đề tài Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

00,000 8,774,700,000 8,774,700,000 2. Vốn tự bổ xung. 21,842,405,777 21,842,405,777 21,842,405,777 3. Vốn liên doanh. 49,480,815,000 49,480,815,000 49,480,815,000 Tổng cộng 80,097,920,777 80,097,920,777 80,097,920,777 Ngoài vốn Nhà nước cấp doanh nghiệp huy động vốn để kinh doanh bằng các cách huy động vốn trong nước, vốn của Ngân hàng, các cá nhân,... huy động nước ngoài, liên doanh với TNT nhằm bổ xung vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về tình hình về lao động Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1. Tổng số lao động (người) 645 617 617 2. Thu nhập BQ tháng (đ) 1.267.000 1.300.000 1.405.000 Về tình hình kinh doanh của Công ty Đơn vị tính: đồng. Các chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 1. Doanh chi 27.243.653.120 33.473.386.674 2. Tổng doanh thu 36.793.657.029 53.228.774.029 3. Tổng nộp ngân sách 6.859.427.284 9.330.147.416 4. Lợi tức trước thuế 3.380.328.004 4.886.026.555 5. Tổng TS của Công ty 100.942.700.864 139.185.528.168 Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm 1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đều tăng. Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28%. Lợi tức trước thuế của Công ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và làm lợi cho Nhà nước. 2-/ Cơ cấu mạng lưới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty: Mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng theo suốt chiều dài của đất nước. Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP. HCM, các liên doanh bao gồm liên doanh Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn tự hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lưu kho, đóng bảo hiểm và làm thủ tục hải quan. Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương bao gồm Ban Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lên nhiệm vụ quản lý của từng phòng. Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hành chung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh và quyết định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chi nhánh. Tổng Giám đốc là người đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện cho Tổng công ty trong hoạt động đối ngoại. Phó Tổng Giám đốc là những người trợ giúp Tổng giám đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trong một số trường hợp mà quy định cho phép. Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng được phân ra rõ ràng phòng tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc và cơ cấu các phòng ban khác. - Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại. - Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thác xuất nhập khẩu và các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu khác. - Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không. tổng giám đốc các phó tổng giám đốc các phòng kinh doanh các phòng quản lý các trợ lý tổng giám đốc Liên doanh TNT Liên doanh Lotus PHòNG TổNG HợP PHòNG TCCB PHòNG HàNG KHÔNG PHòNG PHáP CHế Và QUAN Hệ ĐốI NGOạI CáC CHI NHáNH - HảI PHòNG - Đà NẵNG - QUI NHƠN - TP Hồ CHí MINH 3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế. Trưởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trưởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công ty. - Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động về tài sản, vật tư hàng hoá và vốn,... của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, các chi nhánh, TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lại nhằm thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác kế toán được chính xác đầy đủ,... Tổ chức hướng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạo nghiệp vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảm nhiệm công việc của mình. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty tham mưu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng, trong công tác quản lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định. Thực hiện hạch toán kế toán bằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số dư tiền gửi Ngân hàng đồng thời theo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388. Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng không công trình. Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách. Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ hàng không, chuyển tải. Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ. Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt. - Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và các phòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đưa vi tính vào hạch toán kế toán. Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lương, các hoá đơn, các chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác. + Chứng từ tiền lương. + Bảng thanh toán tiền lương, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hưu trí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng chấm công, quyết định tăng lương, thanh toán làm thêm giờ. + Các hoá đơn: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nước,... + Các chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ). + Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết định TSCĐ thiếu. + Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,... - Hệ thống tài khoản kế toán: Trước đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm 1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm: Loại 1: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Nhóm 11: TK 111 : Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh). TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh). TK 113 : Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền). Nhóm 12: TK 121 : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn. Nhóm 13: TK 131 : Phải thu khách hàng (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (Chi tiết theo chi nhánh). TK 136 : Phải thu nội bộ. TK 138 : Phải thu khác. Nhóm 14: TK 141 : Tạm ứng. TK 142 : Chi phí trả trước. TK 144 : Thế chấp ký quỹ. Nhóm 15: TK 151 : Hàng mua đang đi đường. TK 152 : Nguyên vật liệu. TK 153 : Công cụ, dụng cụ. TK 154 : Chi phí SXKD (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. HCM). TK 156 : Hàng hoá. TK 1561 : Hàng hoá tồn kho. TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá. TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Loại 2: Nhóm 21: TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc (Chi tiết theo nguồn). TK 2114 : Phương tiện vận tải (Chi tiết theo nguồn). TK 2115 : Dụng cụ quản lý. TK 214 : Hao mòn TSCĐ (Chi tiết theo cách phân loại TSCĐ hữu hình). Nhóm 22: TK 221 : Đầu tư chứng khoán dài hạn. TK 222 : Góp vốn liên doanh. TK 228 : Đầu tư dài hạn khác. Nhóm 24: TK 244 : Ký quỹ, ký cược Việt Nam Airlines, dự thầu (Chi tiết theo Hà nội & Sài Gòn). Loại 3: Nhóm 31: TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng. TK 315 : Vay dài hạn ngân hàng. Nhóm 33: TK 331 : Thanh toán với người bán (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh: Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh). TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh. TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh). TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu. TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhóm 34: TK 334 : Phải trả công nhân viên. TK 335 : Chi phí phải trả. TK 3388 : Phải trả khác. TK 3382 : Kinh phí công đoàn. TK 3383 : Bảo hiểm xã hội. TK 3384 : Bảo hiểm Y tế. Loại 4: Nhóm 41: TK 4111 : Nguồn vốn cố định. TK 4113 : Nguồn vốn lưu động. TK 4117 : Nguồn vốn góp liên doanh (chi tiết theo pháp định và tự bổ xung). TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản. TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. TK 414 : Quỹ phát triển kinh doanh. TK 415 : Quỹ dự phòng tài chính. TK 416 : Quỹ trợ cấp mất việc. Nhóm 42: TK 4211 : Lãi chưa phân phối năm trước. TK 4212 : Lãi chưa phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinh doanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thường). Nhóm 43: TK 4311 : Quỹ khen thưởng. TK 4312 : Quỹ phúc lợi. Nhóm 44: TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát. TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung. Nhóm 46: TK 461 : Nguồn kinh phí. TK 462 : Nguồn kinh phí (tiền nhà cán bộ công nhân viên). Loại 5: TK 511 : Doanh thu (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và chi nhánh). Loại 6: TK 632 : Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh). TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại 7: TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 8: TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính (bàn đổi, liên doanh). Loại 9: TK 911 : Kết quả kinh doanh (Chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh, liên doanh hoạt động bất thường). - Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, có các loại sổ sách như: sổ đăng ký hoá đơn, sổ chi tiết tài khoản, sổ xác định kết quả, phiếu kế toán, bảng tính và phân bổ khấu hao, nhật biên quỹ thu, quỹ chi, ngân hàng,... Trình tự ghi sổ tại Công ty: Về cơ bản Công ty cũng tuân thủ chế độ và trình tự ghi sổ như quy định. Hàng năm căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra từ các phòng kinh doanh và chi nhánh Nha Trang, TP. Hồ Chí Minh nộp lên, các kế toán viên ghi chép vào sổ theo đúng chắc năng của mình. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh kịp thời, đầy đủ, đầu tiên là ghi vào sổ Đăng ký hoá đơn, tiếp theo là sổ chi tiết các tài khoản kết thúc hàng quý. Kế toán viên tính toán xác định của các nghiệp vụ kinh doanh đồng thời nhập các nhật biên dựa trên sự tổng hợp và đối chiếu với các sổ chi tiết. Cuối cùng là viết các phiếu kế toán nhằm phục vụ cho việc lập bảng cân đối tài khoản, khi lập kế toán tổng hợp luôn luôn phải đối chiếu với các sổ chi tiết. Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ trước hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy kết quả phân bổ ghi vào phiếu kế toán. Số liệu cộng ở phiếu kế toán và bảng cân đối tài khoản được sử dụng để lập các báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Vietrans. - Các báo cáo định kỳ: Bảng cân đối tài sản, bảng kê nộp thuế, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình nộp ngân hàng, thuyết minh báo cáo tài chính. - Các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Các dự toán kinh doanh báo cáo tình hình kinh doanh của các đơn vị phòng ban. B-/ Tình hình tổ chức hạch toán vốn bằng tiền ở công ty Vietrans. I-/ Nhân viên kế toán vốn bằng tiền: 1. Nhân viên kế toàn tiền mặt, theo dõi thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, theo dõi thu chi, số dư cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ. 2. Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng về tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,... và thường xuyên làm việc với ngân hàng đối chiếu với ngân hàng kiểm tra chứng từ và ghi sổ sách. II-/ Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán vốn bằng tiền và sổ kế toán tại công ty Vietrans: 1-/ Các tài khoản để sử dụng hạch toán vốn bằng tiền: TK 111 tiền mặt. Chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113. Phân loại theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang, TP. HCM. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết thành 4 TK cấp 2: TK 1121 - Tiền Việt Nam gửi ngân hàng. TK 1122 - Tiền USD gửi ngân hàng. TK 11222 - Tiền Franc pháp gửi ngân hàng. TK 11229 - Tiền Rup Xô Viết. Mỗi tiểu khoản được chi tiết thành các TK cấp 3 theo nơi gửi tiền, VD: VietcomBank TW, VietcomBank HCM. TK 113 - Tiền đang chuyển. Chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 1131 - Tiền đang chuyển VNĐ. TK 1132 - Tiền đang chuyển USD. 2-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Vietrans: Hình thức sổ sách sử dụng những từ ghi sổ. Các sổ sách sử dụng như: sổ chi tiết các TK 111,112, Nhật biên quỹ thu, quỹ chi, nhật biên Ngân hàng, bút toán tập trung. Các nhật biên chính là sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng cho hạch toán vốn bằng tiền, theo dõi đầy đủ mọi yếu tố từ nội dung nghiệp vụ, ngày tháng, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ có. Kế toán thực hiện cập nhật số liệu từ các chứng từ vào máy tính, cuối kỳ in ra bút toán tập trung quý. III-/ Thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Vietrans: 1-/ Các khoản thu chi của Công ty: Lưu chuyển tiền mặt được chia thành dòng thu và dòng chi trong hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hoạt đồng tài chính, cụ thể: - Phát sinh từ hoạt động kinh doanh: thu từ các cấp dịch vụ giao nhận vận tải lưu kho, thu từ liên doanh và các chi nhánh chi cho cước phí vận tải, lương cho cán bộ công nhân viên, dịch vụ mua ngoài,... - Chi khác: + Phát sinh từ hoạt động đầu tư cho xây dựng cơ bản và tài sản cố định. Thu từ thanh lý TSCĐ thu khác chi mua sắm TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp nhà cửa. + Phát sinh từ hoạt động tài chính: thu từ đầu tư ngắn, dài hạn, lãi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. Chi lãi tiền vay, chi phí ngân hàng,... 2-/ Luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán: Từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu như hợp đồng kinh doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng,... tuỳ theo yêu cầu khoản chi thu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng các nhân viên kế toán sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, phiếu chi hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng viết séc, uỷ nhiệm thu đ lập định khoản trên phiếu thu, phiếu chi đ đưa cho cán bộ phòng ký đ kế toán ghi sổ đ lưu trữ chứng từ. 3-/ Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt: a-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại quỹ: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của Công ty luôn phải dự trữ một lượng tiền nhất định, các phòng kinh doanh muốn rút tiền với khối lượng để phục vụ kinh doanh thì phải báo trước cho thủ quỹ để rút tiền từ ngân hàng về. Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác kế toán viết phiếu thu, một liên giao cho người nộp tiền, một để lại cho thuỷ quỹ sau đó thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ. Kế toán lập định khoản: Nợ TK 111 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thực tế tăng. Có TK 112 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Có TK 131 khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,... VD: ngày 30/03/1999 chị Phạm Thị Đông của công ty Nestle nộp tiền cước vận tải ô tô bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt viết phiếu thu: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Đơn vị : Vietrans Số: 200 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 30/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Nợ TK: 111 Có TK: 131 Họ tên người nộp tiền : Phạm Thị Đông. Địa chỉ : Công ty Nestle. Lý do nộp : Nộp tiền cước vận tải ô tô. Số tiền : 24.000.000 (Hai mươi tư triệu đồng chẵn) Kèm theo: Chứng từ: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 30/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, đóng dấu) Kế toán sau khi viết phiếu thu đưa cho những người liên quan ký, người nộp tiền cầm phiếu thu đến nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ giữ lại liên 3 để ghi sổ quỹ rồi giao cho kế toán để ghi sổ chi tiết TK 111. Các chứng từ được tập trung ở thủ quỹ rồi giao cho kế toán có thể là hàng ngày hoặc vài ngày. Chứng từ được kế toán ghi vào sổ chi tiết tháng 3 năm 1999 Định khoản: Nợ TK 111 24.000.000 Có TK 131 24.000.000 Tài khoản 131 chi tiết 1314 phòng vận tải quốc tế. b-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt: Hàng ngày căn cứ vào các kế hoạch thu chi, các giấy thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng làm hàng. Kế toán thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu chi tiền, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt, liên 1 được lưu lại cuống phiếu, liên 2 được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, ký họ tên, người nhận tiền ký tên. Chứng từ được chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết TK 111. Định khoản: Nợ TK 153 Nợ TK 141 Có TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ thực chi. Ví dụ minh hoạ: Ngày 26/03/1999 phòng giao nhận vận tải lĩnh khoản tiền tạm ứng làm hàng vận chuyển lô máy cho Công ty thiết bị dược. Kế toán viết phiếu chi như sau: Phiếu chi Mẫu số 02-TT Đơn vị : Vietrans Số: 250 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐKT Địa chỉ : 13 Lý Nam Đế Ngày 26/03/99 Ngày 1/11/95 của BTC Họ tên người nhận tiền : Phòng giao nhận vận tải. Địa chỉ : Lý do nộp : Tạm ứng làm hàng. Số tiền : 55.000.000 (Bằng chữ) Năm mươi nhăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày 26/03/99 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) (Ký tên, họ tên) Sau khi chi tiền và có đầy đủ chữ ký, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ sau đó chuyển chứng từ cho kế toán ghi sổ. Căn cứ vào phiếu chi kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết TK 111 Theo định khoản: Nợ TK 141 55.000.000 Có TK 1111 55.000.000 Từ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi kế toán nhận dữ liệu vào máy và cuối quý in ra bút toán tập trung và nhập trên quỹ thu, quỹ chi như sau: Bút toán tập trung quỹ thu hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 1111 3.334.780.616 141 645.266.117 334 10.514.499 338 27.000.000 131 580.000.000 331 795.000.000 131 1.186.000.000 511 91.000.000 3.334.780.616 3.334.780.616 Tồn quý 4/98 : 200.000.000 Thu quý I/99 : 3.334.780.616 Chi quý I/99 : 3.291.568.049 Tồn quý I/99 : 243.212.567 Bút toán tập trung quỹ chi hà nội quý I/1999 TK Nợ Số tiền TK Có Số tiền 141 718.550.986 1111 3.291.568.049 334 618.683.931 152 13.456.891 154 138.527.127 3337 4.231.000 338 223.236.756 431 140.000.000 13311 14.679.028 642 98.0200.000 112 450.000.000 211 82.726.782 331 1.081.000.000 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ thu quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nhận Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Có Số có 1/1 102 1 Phòng VTQT Thanh toán chi phí làm hàng 15.620.000 3315113311 14.200.0001.420.000 2/1 193 2 Lê Thuỷ Hương Thanh toán chi phí làm hàng 15.300.000 33151 15.300.000 2/1 197 3 Vũ Thị Toàn Thanh toán chi phí hội nghị TK 22.954.400 3388 21.704.1001.250.000 6/1 171 4 Lê Giản Công tác phí 217.000 642813311 211.0006.000 8/1 173 5 Phòng XNK Tiền thuế NK 44.147.000 3311 44.147.000 10/1 175 6 Phan Thị Tân Nộp tiền thu của khách hàng 150.000.000 11211 150.000.000 12/1 179 7 Nguyễn Thị Lý Trợ cấp mổ mật 200.000 4312 200.000 15/1 180 8 CBCNV Lương kỳ 2 tháng 1/99 46.705.400 3343388 34.365.4002.340.00010.000.000 ..... .... .... ................... ................... ......... ....... ........ 24/1 207 214 Xí nghiệp ĐVXD Vay tạm quỹ để chi 10.000.000 3388 10.000.000 24/1 146 215 Phạm Hoàng Anh Thanh toán tiền cước VC 216.547.800 33125 216.547.800 25/3 295 216 Nguyễn Thu Phương Nộp tiền tập huấn 200.000 6428 200.000 26/3 228 217 CBCNV Trả lãi góp VL/Q1/99 44.231.250 81132 44.231.250 26/3 250 218 Phòng GNVT Tạm ứng làm hàng 55.000.000 141 55.000.000 26/3 300 219 Nguyễn Khắc Phụ Rút tiền góp VLĐ 50.000.000 3388 50.000.000 28/3 301 220 Trần Hồng Hoa Thanh toán tiền LH 41.311.730 331541545413311 40.040.870854.795426.065 30/3 305 221 Đinh Huyền Anh Tạm ứng làm hàng 20.000.000 141 20.000.000 31/3 309 222 Phạm Thị Đông Mua xăng dầu TS 199 5.114.614 1522 4.731.123383.491 Tổng cộng 3.291.568.049 3.291.568.049 Công ty Vietrans Nhật biên quỹ chi quý 1/1999 Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng Số CT Số TT Tên người nộp Nội dung Tổng sốtiền nợ TK Nợ Số tiền Nợ 1/1 56 1 Nguyễn Xuân Thành Thu lại tiền 2.000.000 141 2.000.000 2/1 57 2 Phan Thịu Tân Rút TGNH về quỹ 100.000.000 11211 100.000.000 3/1 60 3 Vũ Văn Nghiên Thu tiền lưu kho 3.440.000 51133 3.440.000 4/1 62 4 Đinh Huyền Anh Thu tiền vận chuyển lô động cơ máy Hải Phòng-Đà Nẵng 6.877.000 3311 6.877.000 5/1 5 CBCNV Nộp tiền BHYT 99 7.319.252 3384 7.319.252 6/1 6 Nguyễn Thu Phương Trích 5% quỹ BHYT đã mua thuốc 2.750.000 3388 2.750.000 20/3 220 180 Phòng GNVT Thu cước vận tải 100.000.000 33151 100.000.000 21/3 222 181 Phòng VTQT Thu tiền làm hàng 5.379.400 13151 5.379.400 22/3 230 182 Công ty TM & PTCN Thu tiền thuế XK 1.700.000 3311 1.700.000 23/3 235 183 Phòng XNK Thu phí uỷ thác XNK 3.338.372 1311 3.338.372 25/3 240 184 Nguyễn Thuý Hoa Thu tiền lương làm cho viffas 3.000.000 334 3.000.000 27/3 270 185 Phạm Thị Tân Rút TGNH về quỹ 270.000.000 11211 270.000.000 29/3 275 186 Đào ánh Tuyết Thu tiền làm hàng 58.990.000 33151 58.990.000 30/3 280 187 Phạm Thị Đông Thu tiền cước vận tải 24.000.000 1314 24.000.000 Tổng cộng 3.334.780.616 3.334.780.616 Ngày tháng năm Người lập kế toán trưởng Giám đốc 4-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty Vietrans: Vì phạm vi hoạt động của Công ty rộng, không chỉ phạm vi trong nước mà còn ở các thị trường nước ngoài nên doanh nghiệp mở tài khoản riêng tại ngân hàng VIETCOMBANK - ngân hàng ngoại thương Việt Nam chi nhánh Hà Nội. Hàng ngày kế toán phải theo dõi số dư TK ngân hàng, đến ngân hàng nhận chứng từ về đối chiếu với số hạch toán chi tiết do ngân hàng chuyển cho sau đó tiến hành ghi sổ. Về cơ bản kế toán phải tiến hành việc ghi sổ và định khoản nghiệp vụ giống như phần lý thuyết đã nêu ở phần một. Cụ thể là sau khi định khoản nghiệp vụ nó ghi chép vào sổ chi tiết TK 112 kế toán phải nhập dữ liệu vào máy hàng ngày cuối mỗi tháng qúy tổng hợp; in ra nhật biên ngân hàng, bút toán tập trung. a. Đối với nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng. a1. Gửi tiền mặt vào ngân hàng. Thủ qũy viết giấy nộp tiền và gửi tiền vào ngân hàng và cầm liên 2 (màu đỏ) cho người nộp. Kế toán dựa vào đó viết phiếu chi sổ kế toán tiền mặt. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng gửi kế toán tiền gửi ngân hàng tiến hành ghi sổ chi tiết TK 1121 VD: ngày 30/3/99 thủ qũy nộp tiền vào ngân hàng số tiền là 150.000.000 đồng. Liên 2 của giấy nộp tiền như sau: Ngân hàng VCB Hà Nội Giấy nộp tiền số 343b nộp để ghi vào TK Liên 2 Biên lai thu Ngày 30/3/1999 Giao cho người nộp tiền Người nộp: Phạm Thị Tân Địa chỉ: Công ty Vietrans Người nhận: Lê Thị Minh Địa chỉ: VIETCOMBANK Hà Nội Loại N.V... KHTK Tài khoản có Số 361.111.000.014 đ Nội dung nộp Số tiền (Khi nộp tiền phải ghi chi tiết từng TK) 150.000.000 đ nộp tiền vào TK tại VCB Cộng 150.000.000 đ Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Người nộp tiền ký Thủ qũy ký Số phụ kiểm soán ký Kiểm soát GĐ ngân hàng Kế toán viết phiếu chi, thủ qũy ghi sổ qũy, kế toán máy tính in ra bút toán tập trung VNĐ Hà Nội khi kết thúc qúy I/99. Kế toán tiền mặt ghi nhật biên qũy chi khi nhận giấy báo có của ngân hàng kế toán đối chiếu với chứng từ ghi vào nhật biên ngân hàng: Nợ TK 1121 150.000.000 đ Có TK 1111 150.000.000 đ VCB Hà Nội Ngày 30/3/99 Giấy báo có Liên 2 Số chứng từ 280112 Tài khoản Số tiền Nợ TK 261 2.000.000 Ngân hàng NT - HN Có TK 361 111.00.0014 TCT giao nhận kho vận ngoại thương Số tiền VNĐ 150.000.000 VNĐ 150.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Nội dung: Phan Thị Tân nộp tiền vào TK 361 111.00.0014 Thanh toán viên Kiểm soát Trưởng phòng a2. Nộp séc vào ngân hàng. Công ty thường được khách hàng thanh toán bằng séc chuyển khoản và séc bảo chi khi khách hàng trả bằng séc kế toán viết phiếu thu séc sau đó lập bảng kê nộp sẽ và đưa séc ra nộp ở ngân hàng VNĐ, Hà Nội sẽ tiến hành thanh toán với ngân hàng hoặc với người phát hành séc. Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ hạch toán chi tiết do ngân hàng gửi đến. VD: Ngày 25/3/1999, kế toán tiền gửi ngân hàng lập bảng kê nộp séc để nộp séc số 018312, ngày 26/3 ngân hàng chuyển đến bảng kê nộp séc cùng sổ hạch toán chi tiết sau: Bảng kê nộp séc Ngày 25/3/1999 Phần do NH ghi tài khoản nợ Tài khoản có 361.111.000.014 Đơn vị: Công ty Vietrans nộp séc Ngân hàng bên bán: VCB Hà Nội Tỉnh: ......................... STT Số séc TK ghi nợ trên séc Tên đơn vị phát hành séc Số tiền 108312 Công ty Thành Nam thuê kho 4.600.000 Cộng 4.600.000 Tổng số tiền (ghi bằng chữ): Bốn triệu sáu trăm ngàn đồng. Đơn vị nộp séc (Ký tên đóng dấu) Ngân hàng bên bán nhận ngày 26/3/99 Kế toán TP kế toán Ngân hàng bên mua Nhận ngày Kế toán TP kế toán Sổ hạch toán chi tiết số 45 Tờ số 1 VIETCOMBANK Hà Nội Công ty Vietrans Ngày HTĐ: 26/3/99 Ngày 26/3/99 TK 361 111.00.0014 Mã TTV 02017 LE HUU DUNG số Số dư đầu ngày Số Ct TK D-uNG Doanh số nợ Doanh số có 108312 261.200.000.002 4.600.000 Doanh số ngày: Doanh số tháng: Doanh số năm: Số thẻ cuối: 4.600.000 Sau khi kiểm tra kế toán ghi số chi tiết TK 1121 theo định khoản: Nợ TK 1121 Có TK 511 (TK 511 chi tiết 511.34 tiền thu tại đội xe) b. Đối với nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng. b1. Rút tiền mặt về qũy Để rút tiền mặt về qũy của Công ty, kế toán TGNH sẽ viết một séc rút tiền mặt, kế toán trưởng và phó giám đốc duyệt sau đó thủ quỹ ký nhận séc rồi đem séc đến ngân hàng để rút tiền kế toán lập phiếu thu chi tiền nhập quỹ. Ngân hàng gửi giấy báo nợ, kế toán TGNH kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ. Ví dụ : ngày 2/3/99 thủ quỹ công ty số tiền 100.000.000 đ về quỹ, thủ quỹ làm các thủ tục séc tiền về quỹ như trên ngân hàng quỹ giấy báo nợ sau đây về công ty Vietrans : Ngân hàng NTHN Giấy báo nợ Số 018009 Phòng kế toán Liên 2 Ngày 2/3/99 Tài khoản Việt Nam đồng NO 361.111.000.014 Công ty Vietrans 100.000.000 CO 261.200.000.001 NHNT Hà Nội 100.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm triệu đồng Nội dung : Phan Thị Tân rút tiền mặt Thanh toán viên Trưởng phòng Giám đốc b2. Trả tiền bằng uỷ nhiệm thu của đơn vị khác : Khi đơn vị khác theo hợp đồng đã ký kết, gửi hoá đơn và uỷ nhiệm thu tới ngân hàng như ngân hàng thu tiền của Công ty. Ngân hàng sẽ chuyển cho Công ty 1 liên uỷ nhiệm thu và giấy báo nợ để Công ty kiểm tra ghi sổ TK 1121. Ví dụ : Ngày 1/3/99 ngân hàng chuyển đến một uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn vận chuyển lô hàng may dệt của xí nghiệp vận tải Trung Dũng số tiền là 50.515.245 đ. Kế toán ghi sổ chi tiết TK 1121 theo định khoản : Nợ TK 33172 : 45.900.000 Nợ TK 13311 : 4.592.295 Có TK 112 : 50.515.245 uỷ nhiệm thu Số: ....................... Ngày 29/2/1999 Tên đơn vị mua hàng: TCT giao nhận kho vận ngoại thương Số tài khoản: 361.111.00.0014 Tại ngân hàng VCB Hà Nội Trên đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vận tải Trung Dũng Số tài khoản: 361.300.002.752 Tài VCB Hà Nội Hợp đồng số: 491 ngày 1/2/99 Số lượng chứng từ kèm theo: hoá đơn cước vận chuyển Số tiền chuyển (bằng chữ) Năm mươi triệu năm trăm mười lăm ngàn hai trăm bốn nhăm đồng chẵn Bằng số: 50.515.245 VNĐ Số ngày chậm trả: Số tiền phạt chậm trả (bằng chữ) Bằng số: Tổng số tiền chuyển (bằng chữ) năm mươi triệu năm trăm mười năm ngàn hai trăm bốn năm đồng chẵn Đơn vị bán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên bán nhận chứng từ ngày .......... đã kiểm soát và gửi đi ngày Trưởng phòng kế toán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên mua Nhận ngày ............ Thanh toán ngày 30/3/99 Kế toán TP Kế toán MC bên bán hạch toán Ngày ........tháng ......năm ........ Kế toán TP kế toán Nhật biên Ngân hàng quý I 1999 Ngày tháng Số CT STT Nội dung TS tiền có TK Có ST có Tsố tiền nợ TK nợ Số tiền nợ 1/3/99 0539 120 Trả cước ĐT cho đội xe T2/99 444,204 1544 13311 403,822 40382 1/3/99 34036 125 Trả XN - VT Trung Dũng cước VC 50.515.245 33172 50.515.245 2/3 S4 130 Rút tiền về quỹ 100.000.000 1111 100.000.000 3/3 b345 132 Trả cước điện thoại cho Yên Viên 1.215.409 1543 1.215.409 .... .... ... .... ..... ...... .... ...... ..... ....... 25/3/99 21 280 CT-DV vận tải bưu điện tải cước 16.640.000 13151 16.640.000 0834 281 CT Thành Nam trả séc 4.600.000 51134 4.600.000 26/3/99 B4 282 Lãi TK ký quỹ T3/99 1.120.000 7112 1.120.000 8004 283 Lãi TK 361 4.674.002 7112 4.674.002 1532 284 NM bia ĐNA trả cước 54.450.000 13172 54.450.000 342 285 Trả cước điện thoại theo dõi 284.225 154 13311 258.386 25.829 30/3/99 971 286 Nộp tiền vào TK 150.000.000 1111 150.000.000 511 287 XN fanh Nissin trả cước 15.359.688 13175 15.359.688 31/3/99 3435 288 Nộp thuế giá trị gia tăng tháng 3 năm 99 19.995.788 3331 19.995.788 4.569.759.639 2.476.934.856 Bút toán tập trung VNĐ quý I/99 Hà Nội TK Nợ Số tiền Nợ TK Có Số tiền Có 11211 2.476.934.856 141 169.139.720 144 7.795.136 1111 150.000.000 331 27.000.000 338 367.000.000 711 28.000.000 131 1.075.000.000 511 627.000.000 333 26.000.000 2.476.934.856 2.476.934.856 Bút toán tập trung VNĐ 1/99 Hà Nội TK Nợ Số tiền Nợ TK Có Số tiền Có 141 154.000.000 11211 4.569.759.639 1111 1.536.000.000 338 1.529.000.000 331 1.058.000.000 333 104.000.000 154 132.000.000 642 30.000.000 811 5.000.000 431 5.000.000 13311 16.759.639 4.569.759.639 4.569.759.639 5-/ Hạch toán ngoại tệ tại Công ty Vietrans Do đặc điểm kinh doanh có giao dịch nhiều với các đơn vị nước ngoài nên Công ty được sử dụng ngoại tệ phục vụ kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước. Hiện tại ngoại tệ được sử dụng thường xuyên ở Công ty là đô la Mỹ (USD) được gửi tại tài khoản của Công ty tại ngân hàng VIETCOMBANK tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ Công ty. TK 1122 Tiền USD gửi ngân hàng TK 11222 Tiền Franc Pháp gửi Ngân hàng TK 11229 Tiền Rup Xô Viết Do điều kiện không cho phép em xin trình bày về việc hạch toán ngoại tệ là USD Mỹ. Kế toán tiền gửi Ngân hàng ghi chép biến động ngoại tệ trong sổ chi tiết TK 1122. Định kỳ mỗi qúy in ra bút toán tập trung ngân hàng thu chi USD tại ngân hàng và nhật biên ngân hàng thu chi USD, sổ chi tiết TK 413. - Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1122 Ngoại tệ thực tăng (tỷ giá hạch toán) Có TK 511 (5118) Doanh thu cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế) Có TK 1111, 1121 Mua ngoại tệ phục vụ kinh doanh (tỷ giá thực tế) Có TK 413 Số chênh lệch tỷ giá hạch toán hơn tỷ giá thực tế. Hoặc Nợ TK 413 số chênh lệch tỷ giá - Đối với các nghiệp vụ làm giảm ngoại tệ kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 153 mua CCDC bằng ngoại tệ Nợ TK 1111, 1121 bán ngoại tệ lấy tiền nhập qũy hoặc TK TGNH .................. (Các TK trên ghi theo tỷ giá thực tế) Có TK 1122 Ngoại tệ thực giảm Có TK 431 Số chênh lệch tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán - Đối với khoản trả nợ người bán bằng ngoại tệ Nợ TK 331 Số tiền trả nợ Có TK 1122 Ngoại tệ thực giảm (Tỷ giá hạch toán) Tỷ giá hạch toán được áp dụng cho một tháng bất kỳ là tỷ giá mua thực tế của Ngân hàng vào thời điểm cuối tháng đó. Nếu chênh lệch giảm ghi Nợ TK 413 Có TK 1122 Nếu chênh lệch tăng ghi Nợ TK 1122 Có TK 413 Cuối qúy kế toán tính ra số dư TK 413 dư có TK 413 được chuyển sang TK 711 thu nhập hoạt động tài chính * Khi thanh toán với người nước ngoài Công ty sử dụng lệnh chuyển tiền (Payment order) Lệnh chuyển khoản là một văn thư, Công ty ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền trên TK của mình để chuyển vào TK người hưởng thụ ở nước ngoài. Các trường hợp chi trả ngoại tệ trong nước bằng chuyển khoản Công ty sử dụng ủy nhiệm chi bình thường. VD: Ngày 2/1/1999 căn cứ vào giấy chi tiền cước vận chuyển cho đại diện kinh tế thương mại tại Frankfurt đã được kế toán trưởng và phó giám đốc duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng viết lệch chuyển tiền theo mẫu in sắn của VIETCOMBANK Hà Nội để chuyển 716 USD từ ngân hàng ngoại thương Việt Nam đến ngân hàng FRANFUTER VOLKSBANK và ngày 6/1/99 VCB - Hà Nội chuyển cho Công ty một liên của phiếu chuyển khoản thông báo đã ghi nợ TK 36211137.0014 theo dõi ngoại tệ của Công ty để chuyển tiền đi. Lệnh chuyển tiền và phiếu chuyển khoản có nội dung như sau: (chỉ trích phần tiếng Việt). Lệnh chuyển tiền PAY MENT ORDER Kính gửi: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam Với trách nhiệm thuộc về mình, chúng tôi đề nghị qúy ngân hàng ghi nợ TK của chúng tôi để phát hành lệnh chi sau đây: ă Bằng Telex ă Bằng Thư ă Bằng séc Ngày giá trị 2/1/1999 Ngoại tệ số tiền bằng số: 716 USD Số tiền bằng chữ: Seven hundred sixteen US dollars Người ra lệnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Tên: Địa chỉ: N0 13 Ly Nam Đe, Ha Noi Viet Nam Ngân hàng trung gian Người ra lệnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Ngân hàng người hưởng: FRANFURTER VOLK SBANK EG 603 B FRANFURT/MAIN Người hưởng: Cơ quan đại diện kinh tế thương mại Nội dung thanh toán: Thanh toán cước vận chuyển Tài khoản số 113140, BANK SORT CODE 50190000 Phía Việt Nam do: Chúng tôi chịu x Người hưởng chịu Phía ngoài Việt Nam do: Chúng tôi chịu Người hưởng chịu x Chúng tôi cam kết rằng lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành về quản lý ngoại thương và ngoại hối của nước CHXHCN Việt Nam Kế toán trưởng Ngày 2 tháng 1 năm 1999 Dấu và chữ ký của chủ tài khoản Ngân hàng ngoại thương Hà Nội Phòng xuất nhập khẩu Số 072008 Liên 2 Phiếu chuyển khoản Tài khoản Ngoại tệ Nợ 362.111.37.0014 Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương USD 717 Có 809.050.37.1600 Thu phí dịch vụ thanh toán nước ngoài 609.921.30.002 TGTT tại VIETCOMBANK USD 1 716 Số tiền bằng chữ: Bảy trăm mười sáu dollar Mỹ chẵn Nội dung: Trả tiền cước vận chuyển Thanh toán viên Kiểm soát Trưởng phòng Kèm với phiếu chuyển khoản trên là sổ hạch toán chi tiết ngoại tệ của ngày 6/1/99. Sổ hạch toán chi tiết Tờ số 1 VIETCOMBANK Hà Nội Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Ngày HTĐ: 6/1/99 Số dư đầu ngày: Số 14 Ngày 6/1/99 TK 362111.37.0014 Mã TTV 02006 Nguyễn Thị Hiền Số Công ty TK Đúng Doanh số nợ Doanh số có 072008 609.927.370.002 717 000004 401010.370001 12000 Doanh số ngày: 717 12000 Kế toán sau khi kiểm tra chứng từ sẽ ghi sổ chi tiết TK 1122 nhập số liệu vào máy tính cuối tháng in ra bút toán tập trung và nhật biên ngân hàng USD. Tập trung ngân hàng thu chi USD Hà Nội qúy I 1999 TK Nợ Số tiền USD VNĐ TK Có Tháng 1 USD VNĐ Tháng 2 USD VNĐ Tháng 3 USD VNĐ S USD SVNĐ 1122 181,626.37 2.521.861.613 3388 6,140.00 85,204.780 42,000.00 583.800.000 48,140.00 668.616.460 711 41.88 575.618 17.14 238,092 15.05 209,195 73.67 1.023.202 131 2,937.05 40.798.561 14,303.10 199.669.330 17,301.75 240.304.400 331 77,299.800 1.072.689.325 4,049.86 56.256.605 1,658.50 22.775.150 82,988.16 1.152.622.554 1122a 33,122.79 459.644.957 33,122.79 4.600.424.303 181,626.37 2.521.861.613 116,604.07 1,618.114.680 7,004.05 97.293.258 58,018.25 806.453.675 181,626.37 2.521.861.613 Tỷ giá hạch toán: Tháng 1: 13.877 Đ/USD; Tháng 2: 13.891 Đ/USD; Tháng 3: 13.900 Đ/USD TK Nợ Tháng 1 USD VNĐ T2 USD VNĐ Tháng 3 USD VNĐ S USD S VNĐ TK Có Số tiền USD VNĐ 3388 6,000.00 32,262.000 186.00 2.583.726 6.30 88.404 6,192.36 85.934.130 1122 204,437.56 2.838.100.344 6427 133.32 1.572.542 2.00 27.800 115.32 1,600.342 154 161.38 2.239.470 43.31 601.620 137.53 1.911.667 342.22 4.752.757 331 86,810.84 1.204.674.027 3,433.33 47.692.387 46,320.00 643.848.000 136,564.17 1.890.800.739 13311 16.31 226.334 4.33 60.148 14.38 199.882 35.02 486.364 112211a 61,172.80 848.894.945 61,172.80 848.894.945 154,294.65 2.141.146.858 3,662.64 50.877.733 46,480.27 646.075.753 204,437.56 2.838.100.334 204,437.56 2.838.100.344 Tỷ giá hạch toán bình quân: 13.889 Đ/USD Dư qúy 4/98: 40,998.67 569.471.526 Thu qúy 1/99: 181,626.37 2.521.861.613 Chi qúy 1/99: 204,437.56 2.838.100.344 Dư qúy 1/99: 18,187.48 252.605.907 Điều chỉnh: 252.805.972 (tỷ giá cuối tháng 3) Nhật biên ngân hàng thu chi USD qúy I năm 1999 (Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng Số CT Số TT Nội dung Tổng số tiền có TK Có Số tiền Có Tổng số tiền Nợ TK Nợ Số tiền Nợ 1/1/99 34019 1 Trả cước APL Hải Phòng 2,200.00 33152 2,200.00 34051 2 Chuyển tiền từ TK số 1 sang 362 33,122.79 1122 33,122.79 34052 3 Trả APM 701.00 33161 700.00 15461 0.91 13311 0.09 2/1/99 345055 4 Trả cước vận chuyển 716.00 33153 716.00 12/1/99 34045 5 Trả tiền TNT tiền chuyển lệnh cho DAD 111.50 6427 111.50 16/1/99 34527 6 Trả cước cho VINATRANS 1,397.40 33172 1,397.40 20/1/99 696021 7 Vinatea trả cước vận chuyển chè đi Nga 76,700.00 33151 76,700.00 23/1/99 68045 8 Ngân hàng trả lại khoản trả VISA do TK bị đóng 6,000.00 3388 6,000.00 25/1/99 34028 9 Trả cước Công ty SATIEN 75,697.83 33151 75,660.00 15451 34.39 13311 3.44 .......... ............ ... ........................ ............... ............. .................... .......... ............. ... ........................ ............... ............. .................... ............ ................. 15/3/99 280013 220 TPFTINTL trả cước 1,017.00 13151 1,017.00 19/3/99 104004 221 YVNDA trả tiền 296.20 13153 296.20 27/3/99 174002 222 Trả cước lô xe cứu hỏa 41,820.00 3311 41,820.00 29/3/99 696071 223 TCT chè Việt Nam trả cước vận chuyển chè đi Nga 12,000.00 13151 12.000.00 31/3/99 104009 224 Kline trả phí giao nhận 29.90 13172 29.90 181,626.37 181,626.37 204,437.56 204,437.56 b3. Thanh toán bằng sec Séc do đơn vị phát hành phải có lý do và làm theo chứng từ gốc sau khi ngân hàng nhận được sec từ đơn vị căn cứ vào số dư trên tài khoản của Công ty cắt phần tiền ghi trên sec ra một tài khoản riêng cho sec báo chi, tiền gửi ngân hàng luôn luôn theo dõi số dư trên tài khoản của mình vì vậy sec chuyển khoản của Công ty chưa bao giờ bị phát hành quá số dư. Ví dụ: Ngày 31/3 kế toán tiền gửi ngân hàng viết sec chuyển khoản số 152201 cắt số tiền là 1.236.950 đ chi tiền điện thoại cho kho Yên Viên. Ngày 9/3 ngân hàng báo nợ TK 361.111.00.0014 của Công ty thanh toán sec số 15.3201 kế toán tiến hành kiểm tra và tiến hành ghi sổ, Định khoản Nợ TK 13311 21.541 Nợ TK 1543 1.215.409 Có TK 1121 1.236.950 b4. ủy nhiệm chi. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến nhất khi Công ty trả tiền cho các nhà cung cấp và ủy nhiệm chi. VD: Ngày 31/3/99 kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào bảng thống kê khai thuế T3/99 viết ủy nhiệm chi như sau: ủy nhiệm chi Chuyển khoản chuyển tiền, thư điện ĐV trả tiền: Vietrans Số 252 Lập ngày 31/3/99 Tài khoản 361.111.00.0014 Phần do ngân hàng ghi Ngân hàng VCB - NH Đơn vị nhận tiền: Tổng cục thuế NH Tại NH VCB - TBHCM Tài khoản nợ Tài khoản có Số tiền bằng số 19.995.768 Số tiền bằng chữ, mười chín triệu chín trăm chín mươi nhăm nghìn bảy trăm sáu mươi tám đồng chẵn Nội dung thanh toán Nộp tiền thuế T3/99 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A ghi Số ngày 31/3/99 Ngân hàng B ghi Sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán TP kế toán Kế toán TP Kế toán Ngày 1/4/99 kế toán nhận được ủy nhiệm chi và giấy báo nợ số 0118006 sau khi kiểm tra kế toán ghi sổ, nhập dữ liệu vào. Định khoản: Nợ TK 331 19.995.788 Có TK 1121 19.995.788 Các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng được hạch toán nhập vào máy tính cuối qúy in ra bút toán tập trung và nhật biên tài khoản 1122 như sau: 6-/ Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách a. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh tiền mặt hiện tượng phát hiện thiếu, thừa tiền mặt tại qũy so với số tiền sổ sách là rất khó tránh khỏi. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này hoặc là do sơ suất của thủ qũy hoặc do việc phản ánh ghi chép không chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày của nhân viên kế toán. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch trên thì thủ qũy và kế toán phải phối hợp với nhau bằng cách kiểm tra lại sổ sách của mình, có thể phải theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó lại đối chiếu kiểm tra cho đến khi cân bằng hoặc tìm ra nguyên nhân sai sót. Tùy chênh lệch do bên nào, khâu nào thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Đầu tháng 4/99 đã có đợt kiểm tra qũy, toàn bộ tiền tồn qũy và sổ sách đều hợp lý và khớp nhau không có sự chênh lệch. b. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh thời gian ngắn hạn. Việc kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản thời gian ngắn hạn nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi, giữa sổ sách của ngân hàng và sổ sách của Công ty. Ngân hàng và Công ty giữ các sổ sách kế toán đội lập nhau về tiền, hàng ngày kế toán thời gian ngắn hạn ra ngân hàng làm việc nộp séc, ủy nhiệm chi... Nhận sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng và sổ sách của ngân hàng. Do được kiểm tra chặt chẽ và thận trọng nên của Công ty và VCB - Hà Nội chưa xảy ra chênh lệch hay sai sót. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans. I-/ Đánh giá chung Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương đã trải qua hơn 20 năm hoạt động, từ trong cơ chế bao cấp khi bước sang hoạt động theo cơ chế thị trường, Tổng Công ty đã mau chóng thích nghi với cơ chế mới và hoạt động ngày một hiệu quả hơn. Mặc dù ngành dịch vụ vận tải còn găp rát nhiều khó khăn nhưng Công ty đã tìm ra hướng đi đúng tăng cường mở rộng kinh doanh, hợp tác liên doanh liên kết với các đơn vị cá nhân trong và ngoài nước, mở rộng các chi nhánh rộng khắp theo chiều dài đất nước. Về mặt quản lý, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức gọn nhẹ hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và tinh giảm bớt lao động gián tiếp, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý. Về công tác kế toán, việc đưa kế toán xuống các chi nhánh, các đơn vị hạch toán tại chỗ là một hình thức có nhiều ưu điểm gọn nhẹ cho bộ máy kế toán của Công ty, sâu sát kịp thời trong công tác hạch toán kế toán, đồng thời việc phân công rạch ròi như vậy làm cho mỗi nhân viên kế toán gắn với trách nhiệm của mình nên hiệu quả sẽ cao hơn. Mặt khác việc chi tiền, thu tiền phải thường xuyên báo cáo, việc cấp vốn và quan hệ với ngân sách phải thông qua kế toán Công ty đảm bảo cho việc giám sát hoạt động của các đơn vị được chặt chẽ hơn. Về tổ chức bộ máy kế toán, bộ máy kế toán ở phòng kế toán tại văn phòng Tổng Công ty gồm có 8 người, mối kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng thực hiện các nhiệm vụ nhất định không có tính trạng đùn đẩy trách nhiệm. Trình độ của mỗi kế toán không ngừng được nâng cao thường xuyên được dào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn hợp lý phù hợp với khả năng, trình độ của mỗi người đối với phần hành công việc kế toán mình đảm nhận. Mặt khác khi có dịp đột xuất kế toán cũng có thể làm thay công việc của người khác, đây cúng là một ưu điểm của tổ chức bộ máy kế toán Công ty. Về hình thức sổ sách, hình thức chứng từ ghi sổ để hạch toán tại các chi nhánh phù hợp cới việc đưa máy vi tính vào phục vụ kế toán. Song kế toán viên vẫn phải ghi chép thủ công nhiều, còn máy tính chỉ in ra bút toán tập trung, nhật biên là một tình trạng lãng phí chưa nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính giảm bớt công việc cho nhân viên kế toán. Nhìn chung bộ máy kế toán của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý phát huy vai trò Giám đốc tài chính trong hệ thống quản lý kinh tế của Công ty, việc đổi mới hiệu quả của công tác kế toán cũng rất được lãnh đạo Công ty chú trọng. Đánh giá hạch toán vốn bằng tiền nói riêng. Việc hạch toán các phần hành kế toán được tiến hành trên máy vi tính nên công việc của kế toán nói chung và sửa số liệu được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện. Số liệu được cập nhật thường xuyên nên thông tin kinh tế mang tính liên tục chính xác. Công ty đã đảm bảo an toàn trong việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két cũng như sổ sách hạch toán. Thủ quỹ của công ty là người cẩn thận và có trách nhiệm, sổ sách được ghi chép đầy đủ, tiền được giữ cẩn thận nên chưa hề có sai sót trong bảo quản tiền mặt tại quỹ là báo cáo quan trọng để giám đốc quản lý thu chi tiền mặt. Hiệnnay hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cong rất mới mẻ và chưa phải là một báo cáo bắt buộc. Thực tế Công ty không theo dõi tiền đang chuyển. II-/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác vốn bằng tiền 1-/ Về mặt tổ chức: Phòng kế toán nên bố trí dàn đều công việc giữa các phần hành kế toán, giảm khối lượng của kế toán tổng hợp và nên bố trí sao cho mỗi kế toán phần hành đều sử dụng máy tính. 2-/ Về hình thức sổ sách: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là rất hợp lý, thuận tiện cho việc đưa vi tính vào kế toán. Tuy nhiên vẫn chưa vận dụng tối đa những chức năng tân tiến của máy tính nhằm giảm tối đa việc ghi chép của kế toán. Theo em Công ty nên áp dụng kế toán máy nhằm hoàn thiện công tác kế toán máy nhằm hoàn thiện công tác kế toán đáp ứng việc ghi chép khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trên toàn công ty. Sau đây là trình tự tạo lập thông tin kế toán trên máy: Thông tin vào Kho thông tin Chương trình máy tính Thông tin ra Theo trình tự này, chứng từ gốc được đưa đến để nạp vào máy tính phải được phân loại và thường định khoản sẵn (hoặc xây dựng hệ thống quan hệ đối ứng tiêu chuẩn) trên cơ sở đó tạo ra một kho thông tin chung từ số liệu đầu vào để từ đó có thể tự động lấy được ở đầu ra những thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý. Khi áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ” thì mối quan hệ giữa kho thông tin với các loại sổ kế toán như sau: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ kho thông tin kế toán chi tiết kế toán tổng hợp báo cáo tài chính bảng ghi chi tiết số phát sinh thông tin khác Trong kế toán kép việc sử dụng kho thông tin và kế toán tổng hợp là quá trình phức tạp hơn cả. Để tiến hành thuận lợi trước hết cần tách nội dung thành 2 phần và ghi vào hai tệp (file) riêng, tệp số dư (chỉ ghi một bên) và tệp số phát sinh (có thể ghi cả hai bên), sau đó tiến hành kiểm tra số lượng phát sinh và thực hiện ghi sổ tổng hợp “ghép file”. Đồng thời với quá trình kế toán tổng hợp, thực hiện các quá trình hạch toán chi tiết. Theo hình thức trên việc cập nhật số liệu được tiến hành dễ dàng, hạn chế được sự trùng lặp từ khi vào dữ liệu đến khâu lập báo cáo, từ công việc hạch toán chi tiết đến khâu hạch toán tổng hợp sẽ thuận lợi trong việc tìm kiếm cũng như xử lý thông tin, giảm bớt lao động thủ công cho cán bộ kế toán. Mặt khác, cần bố trí sao cho kế toán phần hành đều tự làm việc với máy tính để chủ động trong cập nhật, kiểm tra và xử lý dữ liệu. 3-/ Về hệ thống báo cáo: Báo cáo quỹ và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là hai báo cáo quan trọng trong quản lý lưu thông tiền tệ do đó nên tiến hành lập hai báo cáo này. Việc lập báo cáo này sẽ giúp cho công ty tổng hợp được các khoản thu chi trong kỳ báo cáo để có thể phân tích được khả năng kinh doanh tạo ra tiền của công ty. Các khoản mục chủ yếu phát sinh ảnh hưởng tới khả năng thanh toán và nhu cầu vốn bằng tiền trong kỳ tiếp theo. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ phục vụ cho các nhà lãnh đạo làm căn cứ để ra các quyết định, mặt khác giúp cho khách hàng có các thông tin về công ty tạo an tâm trong kinh doanh. 4-/ ý kiến về kế hoạch thu chi: Công ty nên lập định mức chi tiêu, hàng tháng, thậm chí hàng tuần sao cho mức tiền tồn quỹ không quá ít cũng như không quá nhiều. 5-/ Về tài khoản sử dụng: Công ty nên xoá bỏ tài khoản 113 trong hệ thống tài khoản của công ty vì thực tế công ty không theo dõi bất kỳ một khoản tiền đang chuyển nào. Kết luận Qua thời gian thực tập đã giúp cho em tiếp cận được với điều kiện thực tế củng cố và vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường vào thực tế. Thời gian thực tập có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho em làm quen với thực tế có sự hướng dẫn tránh khỏi sự lúng túng bởi giữa lý luận và thực tế có sự khác nhau nhất định. Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Bằng việc vận dụng lý luận đã học và thông qua thực tế tại Công ty dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Nụ và các cán bộ phòng kế toán của Công ty Vietrans đã giúp em nhận thức được những điều cơ bản về một Công ty đồng thời đi sâu tìm hiểu và hoàn thành luận văn với nội dung: “Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương”. Luận văn đã đề cập tới những vấn đề sau: - Cơ sở lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền. - Tình hình tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương. - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên những thiếu sót là không thể tránh khỏi, em rất mong được sự chỉ bảo của cô giáo và các cán bộ kế toán trong Công ty nhằm giúp em hoàn thiện luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Nụ và các cán bộ phòng quản lý kinh tế Công ty Vietrans đã nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành luận văn này. Mục lục