Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thương Mại Hà Nội

ng hoá thẳng cho người mua). Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng. Hình thức thanh toán sẽ được thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm. Phương thức bán hàng này được Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày càng ưa thích. Loại đối tượng thứ hai theo phương thức bán hàng trực tiếp này là các đại lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo yêu cầu của các đại lý. Các đại lý này đều không được hưởng hoa hồng đại lý mà chỉ được Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho. Theo phương thức này, khi hàng hoá được giao cho khách hàng, Công ty không có quyền kiểm soát, Công ty thu được tiền hay được quyền thu tiền. Điều này chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng. Phương thức hàng gửi bán: Đối tượng mua hàng theo phương thức này là các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Khi xuất kho hàng gửi bán, công ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trong trường hợp này, mặc dù hàng hoá đã được giao cho khách hàng nhưng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát, quản lý của Công ty và Công ty chưa nhận được xác định doanh thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại bán được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty. Lúc này, Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện. Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trước hay trả chập. Vì là một doanh nghiệp thương mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc trực tiếp ảnh hưởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp. 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thương mại Hà Nội . 2.3.1. Nội dung doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ thuộcủa đối tượng nộp thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT. 2.3.2. Chứng từ: Để hạch toán các nghiệp vự phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau: Hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) được sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ Biểu 2.1 Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Giá trị gia tăng AM/2006B Liên 3: Dùng để thanh toán 0092006 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Hà Nội Địa chỉ: B21 Nam Thành Công Số tài khoản: Điện thoại: MS:0100106987-1 Họ và tên người mua hàng: Anh Thịnh Tên đơn vị : Công ty Quốc Thái Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS:0101101068 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Kẹo dâu mền Thùng 30 87560 2626800 2 Kẹo sôcôla Sữa Thùng 45 112500 5062500 3 Bánh kem Thái Thùng 22 247320 5441040 4 Cocacola Lon Két 17 90700 1541900 Cộng tiền hàng: 14672240 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1467224 Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu một trăm ba mươi chín ngàn bốn trăm sáu tư đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này. + Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận được thông báo cửa hàng, siêu thị, trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ được. Phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 được chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào máy. Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PT Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo có. 2.3.3. Tài khoản sử dụng: Công ty thương mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Tài khoản 511 chỉ được Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hoá. Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131. Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh. 2.3.4 Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau: Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’. Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’. Chương trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết được các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới. Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây: Biểu 2.2: - Mã khách : Đối với khách hàng thường xuyên, mă hoá đã được khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, chưa có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng. Người mua hàng: Kế toán cần nhập tên của người đến mua hàng Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng. Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán voà tài khoản 131 Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn được tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng Số SERI: nhập số seri được in trong hoá đơn GTGT Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Thương mại Hà Nội, khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau. Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này được phản ánh trong danh mục vật tư – sản phẩm. Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thương mại siêu thị. Số lượng: Nhập số lượng của từng mặt hàng xuất bán được ghi trong hoá đơn GTGT. Giá bán: Nhập giá bán đơn vị của từng hàng hoá xuất bán được ghi trong hoá đơn GTGT. Tài khoản kho: Theo khai báo các loại hàng hoá trong danh mụa vật tư – sản phẩm, tài khoản kho được mặc định là (156). Do vậy, đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán, kế toán cần sửa lại tài khoản kho là 157. Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hoá đơn. Hàng hoá của Công ty có chung một mức thuế suất là 10%. Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) được máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật tư. Sau khi nhập số lượng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động tính toán giá trị cho cột ‘ Thành tiền VNĐ’ của từng mặt hàng máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng’ Tiền hàng’. Căn cứ vào mã thuế GTGT kế toán khai báo, căn cứ vào gía trị tiền hàng, máy tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên công thức sau: Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được minh hoạ trong (Biểu 2.2) sau khi nhập các thông tin có liên quan về hoá đơn GTGT, Kế toán kích chuột vào nút Lưu hoặc ấn tổ hợp phím ALT-L để tiến hàng lưu chứng từ. Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Nợ TK 131 Có TK 33311 Nợ TK 632 Có TK 1561 Cuối tháng, máy sẽ tự động tính toán và hạch toán vào cuối tháng, khi kế toán chạy phần hành tính giá trung bình. Biểu 2.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng Biểu 2.3 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng (Trích) Từ 01/08/2006 đến ngày 31/08/ 2006 STT Mã khách Tên khách hàng Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền 1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 421478053 42147812 463625865 2 KH002 Cửa hàng B12 Nam Thành Công 289762851 28976295 318739146 3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 675241624 67524183 742765807 4 KH004 Trung tâm Thương Mại Cát Linh 382619527 38261960 520881487 5 KH005 Công ty Tân An 76135189 7613521 83748710 6 KH006 Công ty CP Hương Nam 24674233 2467427 27141660 7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 38715085 3871512 42586597 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng: 3586432175 358643287 3945075462 Ngày 31 tháng 08 năm 2006 Người lập biểu (Ký, họ tên) Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo các chỉ tiêu, doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng được in ra vào cuối tháng để kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng khách hàng trong tháng. Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nội dung: Phản ánh toàn bộ doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty trong một kỳ kinh doanh (Một tháng) Biểu 2.4 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/08 HD 92006 Công ty Quốc Thái Mua hàng 131 14672240 02/08 HD 92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công Mua hàng 131 21572681 02/08 HD 92006 Công ty Ân Hoàng Mua hàng 131 12647133 02/08 HD 92007 Công ty TNHH TM & DV Trường Tín Mua hàng 131 17434217 03/08 HD 92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông Mua hàng 131 31627893 03/08 HD 92009 Siêu thị 18 Hàng Bài Mua hàng 131 25683175 03/08 HD 920010 T.T Thương Mại Cát Linh Mua hàng 131 27451769 04/08 HD 920011 Công ty An Dương Mua hàng 131 14917508 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT Kết chuyển doanh thu bán hàng 511->911 3586432175 Tông phát sinh nợ: 3586432175 Tổng phát sinh có: 3586432175 Dư nợ cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) Tác dụng: Sổ cái Tài khoản 511 được dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng tháng của Công ty theo từng hoá đơn bán hàng. Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kế toán kết chuyển tự động để kết chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ sang tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh (Phần này được trinh bày cụ thể hơn ở mục 2.2.7). Chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái tài khoản 511,911. 2.2.3 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng: Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng. Để tránh việc nhập trùng chứng từ đối với hình thức thanh toán tiền ngay, phần mềm Fast quy ước cả hai chứng từ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt đều được hạch toán thông qua Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Vì lý do đó nên khi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, dù thanh toán ngay hay thanh toán chậm, kế toán đều sử dụng Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau khi nhập liệu cho hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chương trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5111 Sau khi nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt, chương trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau: Nợ TK 1111 Có TK 131 Cuối tháng, chương trình tự động tổng hợp số liệu chi tiết cho từng khách hàng và phản ánh vào bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131. Biểu 2.5: Sổ chi tiết Tài khoản 131 Nội dung: Đối với những khách hàng còn nợ, chương trình phần mềm Fast cho phép kế toán tiến hành theo dõi riêng trên sổ chi tiết Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sổ chi tiết tài khoản 131 được mở riêng cho từng khách hàng. Muốn chương trình in ra sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng nào, tại phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, kế toán vào Báo cáo công nợ phải thu, kích chuột vào sổ chi tiết công nợ của một khách hàng, tại ô mã khách hàng, kế toán đánh mã khách hàng. Khi đó, sổ chi tiết 131 cho mã khách hàng đó sẽ xuất hiện và cho phép kết xuất in ra khi có lệnh.Biểu 2.5 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ chi tiết công nợ (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Cửa hàng 191 Hàng Bông (KH001) Từ ngày 01/08/2006 đến ngày 31/08/2006 Số dư đầu kỳ: 58631457 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/08 HD92008 Mua hàng 5111 31617823 03/08 HD92008 Mua hàng 33311 3162789 04/08 HD92015 Mua hàng 5111 23451732 04/08 HD92015 Mua hàng 33311 2345173 08/08 PT628 Thanh toán tiền hàng - HD91896 1111 25689308 09/08 PT634 Thanh toán tiền hàng - HD91899 1111 12451689 12/08 HD92037 Mua hàng 5111 15614327 12/08 HD92037 Mua hàng 33311 1561433 15/08 PT672 Thanh toán tiền hàng - HD92003 1111 20490460 15/08 PT685 Thanh toán tiền hàng - HD92008 1111 34790682 Tổng phát sinh nợ : 463625865 Tổng phát sinh có : 385417029 Dư nợ cuối kỳ : 136840293 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.6: Bảng cân đối phát sinh công nợ- Tài khoản 131 Nội dung: Bảng cân đối phát sinh công nợ được kế toán in ra vào cuối tháng để theo dõi một cách tổng quát các khoản nợ phát sinh và tình hình thu hồi nợ của từng khách hàng trong tháng. Biểu 2.7: Sổ cái tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Nội dung: Phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khoản phải thu của khách hàng. Cuối tháng, kế toán thực hiện lệnh để máy in ra sổ cái tài khoản 131. Biểu 2.6 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Bảng cân đối phát sinh công nợ(Trích) Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/08/2006 đến ngày 31/08/2006 STT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ cuối kỳ Dư có cuối kỳ 1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 58631457 463625865 385417029 136840293 2 KH002 Cửa hàng B21 Nam Thành Công 62435091 318739196 337049172 44125065 3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 124697825 742765807 628450132 239013500 4 KH004 TT Thương Mại Cát Linh 87054368 420881487 397862151 110073704 5 KH005 Công ty Tân An 21751065 83748710 92635228 12864547 6 KH006 Công ty CP Phương Nam 4036825 27141660 24338051 6840434 7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 6031568 42586597 35062133 13556032 .. ... ... ... ... ... ... Tổng cộng: 1024328075 3945075462 3361485063 1607918474 Ngày 31 tháng 08 năm 2006 Kết toán trưởng Người lập biểu (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Biểu 2.7 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư đầu kỳ: 1024328075 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/08 PT576 Công ty Quốc Thái – KH017 Thanh toán tiền hàng – HD92006 1111 16139464 02/08 PT577 Cửa hàng B21 Nam Thành Công – KH002 Thanh toán tiền hàng – HD991936 1111 15642037 02/08 PT578 Công ty Tân An – KH005 Thanh toán tiền hàng – HD991921 1111 21751064 02/08 PT579 Công ty TNHH Hữu Phước – KH032 Thanh toán tiền hàng – HD 992007 111 14769582 02/08 HD 92006 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 5111 14672240 ` 02/08 HD 92006 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 33311 1467224 02/08 HD92005 Công ty An Dương- KH010 Mua hàng 5111 4761238 04/08 HD92005 Công ty An Dương – KH010 Mua hàng 33311 476124 ... ... ... ... ... ... Tông phát sinh nợ: 3945075462 Tổng phát sinh có: 33614853063 Dư nợ cuối kỳ: 1607918474 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) 2.2.4 Kế toán thuế GTGT Công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các mặt hàng Công ty tiêu thụ đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Để hạch toán thuế GTGT chương trình phần mềm Fast đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với biều mẫu do Bộ tài chính quy định. Cuối mỗi tháng, khi có lệnh, chương trình sẽ cho phép kết xuất in ra bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Tờ khai thuế GTGT và sổ cái tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp để kế toán làm căn cứ, cơ sở pháp lý thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Biểu 2.8: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Nội dung: Kê khai các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào trong tháng về ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày, tháng, năm phát hành hoá đơn, tên người bán, mã số thuế, doanh số mua vào chưa có thuế, thuế GTGT đầu vào. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được in vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế tiến hành kiểm tra khi cần thiết. Thông tin về các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được khai báo khi kế toán nhập liệu cho phiếu chi (đối với các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt) hoặc hoá đơn mua hàng (đối với các khoản mua hàng hoá công cụ dụng cụ liên quan đến đầu vào. Sau khi khai báo xong, chương trình sẽ tự động chuyển dữ liệu vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 2.9: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Nội dung: Kê khai các hoá đơn GTGT của hàng hoá bán ra theo các nội dung: Ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày, tháng, năm phát hành hoá đơn, tên người mua, mã số thuế, doanh số bán, thuế GTGT. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của đơn vị. Sau khi nhập và tiến hành lưu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Biểu 2.10: Tờ khai thuế GTGT Nội dung: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp theo từng mức thuế suất, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong tháng. Theo phần mềm kế toán Fast, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị và phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng trong tờ khai thuế GTGT. Biểu 2.8 Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 08 năm 2006 Mã số: 100106987-1 Tên đơn vị kinh doanh: Công ty thương mại hà nội Địa chỉ: B21 Nam Thành Công Hoá đơn chúng từ mua Tên người bán Mã số thuế của người bán Mặt hàng Doanh số bán (Chưa có thuế) Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày, tháng phát hành HĐ HH/2006B 0039682 Công ty TNHH Hoàng Hà 0100738707 Nước tinh khiết 225000 10% 22500 EU/2006B 0023961 Công ty CPĐT & Du lịch Thiên Sơn 0101256216 Tiếp khách 1046800 10% 104700 DH/2006B 0020126 Công ty máy tính VNI 0100101900-1 Mực in 818728 10% 81772 02 – B 072441 Công ty TNHH in Quảng cáo TM – XD á Châu 0101259545 Tờ kẹp file 8000000 10% 800000 02-B 59160 XNĐT Vận tải & Dịch vụ 0100109328-007 Cước vận chuyển 822857 5% 41143 ... ... .. ... ... ... ... .. Tổng cộng: 3579601232 357902879 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) Biểu 2.9 Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 08 năm 2006 Mã số: 100106987-1 Tên đơn vị kinh doanh: Công ty thương mại hà nội Địa chỉ: B21 Nam Thành Công Hoá đơn chúng từ bán Tên người mua Mã số thuế của người mua Mặt hàng Doanh số bán (Chưa có thuế) Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày, tháng phát hành HĐ QD/2006 HD92006 Công ty Quốc Thái 0101101068 14672240 10% 1467224 QD/2006 HD92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công 21572681 10% 2157268 QD/2006 HD92006 Công ty Ân Hoàng 01002148901 12647133 10% 1264713 QD/2006 HD92007 Công ty TNHH TM & DV Trường Tín 01001891325 17434217 10% 1743422 QD/2006 HD92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông 31627893 10% 3162790 ... ... .. ... ... ... ... .. Tổng cộng: 3586432175 35863287 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) Mẫu số: 01/GTGT Biểu 2.10 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----***----- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (Dùng cho cơ sở tính thuế theo phương pháp khấu trừ) Kỳ kê khai: Tháng 08 năm 2006 Mã số thuế: 0100106987-1 Đơn vị tiền : Đồng Việt Nam Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thương Mại Hà Nội Địa chỉ trụ sở: B21 Nam Thành Công Quận: Thành Phố: Hà Nội Điên thoại: Fax: E-mail: Không có hoạt động mua bán trong kỳ( Đánh dấu ‘X’) (10) Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang (11) 0 Giá trị hàng hoá dịch vụ mua vào (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT Hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ (12) 3579601232 (25) 357902879 Trong đó: + Nhập khẩu (13) (26) + Tài sản cố định (14) (27) Hàng hoá mua vào chịu thuế GTGT (15) 3579601232 (28) 357902879 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào kháu trừ trong kỳ (29) 357902879 Điều chỉnh tăng (giảm) thuế GTGT đã được khấu trừ các kỳ trước + Điều chỉnh tăng (16) (30) + Điều chỉnh giảm (17) (31) Tổng số thuế GTGT được khấu trừ (32) = (11)+ (29)+ (30)- (31) (32) 357902879 Hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ (18) = (19)+ (20)+ (21)+ (22) (18) 3586432175 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ (33) = (34)+ (35) (33) 358643287 Hàng hoá dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT (19) Hàng hoá dịch vụ bán ra xuất khẩu : 0% (20) Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất : 5% (21) (34) Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất : 10% (22) 3586432175 (35) 358643287 Điều chỉnh tăng (giảm) thuế GTGT đầu ra đã kê khai kỳ trước: + Điều chỉnh tăng (23) (36) 356954 + Điều chỉnh giảm (24) (37) Thuế GTGT phải nộp vào ngân sách nhà nước trong kỳ ((38) = (33)+ (36)- (37)- (32)>0) (38) 1097362 Thuế GTGT chưa khấu trừ luỹ kế đến kỳ ((39) = (33)+(36)- (37)- (32)<0) (39) Số thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này (40) Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (41) = (39) -(40) (41) Phần dành cho cơ quan thuế: Tôi xin cam đoan số liệu kê khai trên là đúng và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê. Hà nội, ngày 31 tháng 8 năm 2006 (Ký tên, đóng dấu ghi rõ họ tên chức vụ) Biểu 2.11 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 33311 – Thuế GTGT phải nộp Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư có đầu kỳ: 356954 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/08 HD92006 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 131 1467224 02/08 HD92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công KH002 Mua hàng 131 2157268 02/08 HD92006 Công ty TNHH Ân Hoàng – KH023 Mua hàng 131 1264713 02/08 HD92007 Công ty TNHH TM&DV Trường Tín – KH009 Mua hàng 131 1743422 02/08 HD92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông – KH001 Mua hàng 131 3162422 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT Kết chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 1331 354902879 Tông phát sinh nợ: 357902879 Tổng phát sinh có: 358643287 Dư có cuối kỳ: 1097362 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) Biểu 2.11: Sổ tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp. Nội dung: Mỗi một dòng của sổ cái tài khoản 3331- Thuế GTGT phải nộp phản ánh số tiền thuế GTGT của một hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra. Cuối tháng, sau khi thực hiện bút kế toán chuyển thuế GTGT hàng hoá bán ra. Cuối tháng, sau khi thực hiện bút toán kế toán chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Biểu 2.16) chương trình sẽ tự động tính số thuế GTGT Công ty còn phải nộp dựa trên công thức: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Thuế GTGT còn phải nộp đầu kỳ + Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trù trong kỳ - Thuế GTGT đã nộp trong kỳ 2.2.5 Kế toán giá vốn hàng bán: Công ty Thương Mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Mọi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đều được phản ánh hàng ngày thương xuyên. Mọi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đều được phản ánh hàng ngày vào các chứng từ gốc và chuyển cho kế toán tổng hợp để tiến hành nhập số liệu vào máy. ở phần khai báo danh mục vật tư, kế toán đã đăng ký phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng hoá xuất. Cuối tháng, tại phân hệ kế toán hàng tồn kho, kế toán chọn ‘ cập nhật số liệu’ sau đó vào Menu ‘ Tính giá trung bình’ chương trình sẽ hiện ra một bảng giao diện ( Biểu 2.12) Kế toán nhập tháng tính đơn giá trung bình (tháng 12) vào bảng. Sau đó, ấn nút ‘ nhận’, máy sẽ tự động tính toán đơn giá thực tế bình quân của từng mặt hàng trên cơ sở: Đơn giá thực tế bình quân = Giá vốn thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + Giá vốn thực tế hàng nhập kho trong kỳ Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Biểu 2.12 Và là căn cứ trên số lượng hàng hoá bán ra, máy sẽ tự động tính toán giá vốn hàng xuất bán cho từng mặt hàng sau đó tổng hợp lại cho từng hoá đơn. Biểu 2.13: Sổ cái tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Nội dung: Phản ánh giá vốn của hàng hoá xuất bán trực tiếp và giá vốn hàng hoá gửi bán xuất bán trong kỳ. Khi kế toán chạy phần hành tính giá, máy sẽ tự động hạch toán và chuyển số liệu vào các sổ liên quan theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 Vào cuối tháng sau khi thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán (Biểu 2.16) kế toán thực hiện lệnh để chương trình tự động cho phép kết chuyển in ra sổ cái tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Biểu 2.13 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư có đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/08 HD92006 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 1561 11737793 02/08 HD92005 Cửa hàng B21 Nam Thành Công KH002 Mua hàng 1561 17258145 02/08 HD92006 Công ty TNHH Ân Hoàng – KH023 Mua hàng 1561 10117702 02/08 HD92007 Công ty TNHH TM&DV Trường Tín – KH009 Mua hàng 1561 13947378 02/08 HD92008 Cửa hàng 191 Hàng Bông – KH001 Mua hàng 1561 25302326 03/08 HD 92009 Siêu Thị 18 Hàng Bài – KH 003 Mua hàng 1561 20346543 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT Kết chuyển giá vốn hàng bán 1561 3219145740 Tông phát sinh nợ: 3219145740 Tổng phát sinh có: 3219145740 Dư có cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) 2.2.6 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.2.6.1 Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng tại Công ty là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm: Chi tiền lương cho nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng. Chi công cụ, dụng cụ, đồ dùng, bao bì phục vụ quá trình bán hàng. Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác bán hàng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí thuê bến bãi, chi hoa hồng môi giới... Chi phí khác bằng tiền: Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm... Để hạch toán các khoản chi phí bán hàng tại Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản 641 được mở cho 5 tài khoản cấp 2: TK 6411 - Chi phí bán hàng : Nhân viên TK 6412 - Chi phí vật liệu bán hàng TK 6414 - Chi phí bán hàng : Khấu hao TSCĐ TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền Việc hạch toán các khoản chi phí vào các khoản trên được thực hiện như sau: Đối với các khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán (Biểu 2.15) để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 334 Có TK 3382 Có TK 3383 Có TK 3384 Sau khi lưu phiếu kế toán phản ánh nghiệp vụ trên, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản liên quan. Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho chứng từ phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau: Nợ TK 6412 Có TK 152 (153) Đối với khoản chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ dùng vào bán hàng theo định khoản sau: Nợ TK 6414 Có TK 2141 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí thuê bến bãi, chi hoa hồng môi giới, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm ... nếu thanh toán tiền ngay, kế toán lập phiếu chi và căn cứ vào phiếu chi tiến hành nhập thuế cho phiếu chi tiền mặt theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 1111 Nếu thanh toán chậm, căn cứ vào hoá đơn của người bán, kế toán nhập liệu cho phiếu kế toán theo định khoản sau: Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331 Có TK 331 Biểu 2.14 : Sổ cái tài khoản 641- Chi phí bán hàng Nội dung phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong tháng có liên quan đến quá trình bán hàng. Vào cuối tháng, sau khi thực hiện bút toán kết chuyển chi phí bán hàng (Biểu 2.16) kế toán thực hiện lệnh để chương trình tự động cho phép kết chuyển in ra sổ cái tài khoản 641- chi phí bán hàng. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư có đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/08 PC1111 Công ty TNHH TM&DV M.Việt Hà -TCHC Mua mực máy Photo 1111 272727 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT Khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN 2121 9597293 31/08 PKT CP Tiền lương QLDN 334 98573589 31/08 PKT CP Tiền lương QLDN 3382 1971472 31/08 PKT CP Tiền lương QLDN 3383 5429400 31/08 PKT CP Tiền lương QLDN 3384 625200 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6421->911 911 106599661 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6422->911 911 6381517 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6423->911 911 5139366 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6424->911 911 9597294 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6425->911 911 8592196 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6427->911 911 18767307 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6428->911 911 58558700 Tông phát sinh nợ: 213636040 Tổng phát sinh có: 213636040 Dư có cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu Với phần mềm đã cài đặt, khi có lệnh chương trình sẽ cho phép kết xuất in ra Sổ cái tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.7 Xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ, năng lực quản lý và là căn cứ để ban lãnh đạo Công ty đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho kỳ tới. Do vậy, việc xác định và phản ánh đúng đắn kết quả bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các nhân viên kế toán. Để phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng, muốn tạo các bút toán kết chuyển tự động, tại phân hệ ‘ Kế toán tổng hợp’, kế toán vào Menu ‘ Cập nhập số liệu’, sau đó kích chuột vào Menu con ‘ Bút toán kết chuyển tự động’. Bảng danh sách và các bút toán kết chuyển tự động (Biểu 2.16) sẽ hiện ra (Các bút toán tự động này được khai báo khi chương trình phần mềm Fast bắt đầu đưa vào sử dụng). Để tạo ra các bút toán này, kế toán sử dụng phím cách để đánh dấu, sau đó ấn phím F4. Chương trình sẽ tự động kết chuyển theo các bút toán đã được đánh dấu và phản ánh vào số liệu và sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản có liên quan theo các định khoản sau: Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 5111 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chi phí bán hàng: Cuối tháng, chương trình sẽ tự động tổng hợp và kết chuyển số liệu từ các khoản cấp 2 của tài khoản 641 sang tài khoản 911 Nợ TK 911 Có TK 6411 Nợ TK 911 Có TK 6412 Nợ TK 911 Có TK 6414 Nợ TK 911 Có TK 6417 Có TK 911 Có TK 6418 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Cuối tháng, chương trình sẽ tự động tổng hợp và kết chuyển từ các tài khoản cấp 2 của tài khoản 642 sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong tháng Biểu 2. 16 Nợ TK 911 Có TK 6421 Nợ TK 911 Có TK 6422 Nợ TK 911 Có TK 6423 Nợ TK 911 Có TK 6424 Nợ TK 911 Có TK 6425 Nợ TK 911 Có TK 6427 Nợ TK 911 Có TK 6428 Kết chuyển lãi: Nợ TK 911 Có TK 4212 Kết chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 3331 Có TK 1331 Lãi hoạt động sản xuất kinh doanh được máy tính toán theo công thức sau: Lãi hoạt động sản xuất kinh doanh = Doanh thu bán hàng - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Biểu 2.17: Sổ cái tài khản 911 Nội dung: Sổ cái tài khoản 911 phản ánh các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ (một tháng) Khi có lệnh, chương trình sẽ tự động cho phép kết suất in ra sổ cái tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Biểu 2.18: Sổ nhật ký chung Hình thức kế toán mà Công ty hiện đang áp dụng là hình thức nhật ký chung nhằm mục đích theo dõi, quản lý và lưu trữ thông tin. Nội dung: Sổ nhật ký chung được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Sau khi tiến hành nhập liệu cho các chứng từ, chương trình sẽ đưa dữ liệu vào sổ nhật ký chung và tự động chuyển số sang sổ cái. iểu 2.17 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/08/2006 đến 31/08/2006 Số dư có đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/08 PKT Kết chuyển doanh thu bán hàng 5111->911 5111 3586432175 31/08 PKT Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 ->911 632 3219145740 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6411 -> 911 6411 11612932 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6412 -> 911 6412 6797188 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6414 -> 911 6414 5904779 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6417 -> 911 6417 58369182 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6418 -> 911 6418 24851365 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6421 -> 911 6421 106599661 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6422 -> 911 6422 6381517 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6423 -> 911 6423 5139366 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6424 -> 911 6424 9597293 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6425 -> 911 6425 8592196 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6427 -> 911 6427 18767307 31/08 PKT Kết chuyển chi phí QLDN 6428 -> 911 6428 58558700 31/08 PKT Kết chuyển lãi 46114949 Tông phát sinh nợ: 3586432175 Tổng phát sinh có: 3586432175 Dư có cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 8 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên) Biểu 2.18 Sở thương mại Hà Nội Công ty thương mại Hà Nội Sổ nhật ký chung (Trích) Từ ngày 01/08/2006 đến ngày 31/08/2006 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... ... .. .. ... 02/08 PT610 Thanh toán tiền hàng –HĐ91986 Tiền mặt Việt Nam 1111 15809131 Phải thu của khách hàng 131 15809131 ... ... ... ... ... 02/08 HĐ92006 Mua hàng công ty Quốc Thái Phải thu của khách hàng 131 14672240 Doanh thu bán hàng hoá 5111 14672240 Giá vốn hàng bán 632 11737793 Hàng hoá 1561 11737793 Phải thu của khách hàng 131 1467224 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 1467224 ... ... ... ... .. Tổng cộng: Ngày 31 tháng 08 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chương III: Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng ở Công ty Thương mại Hà Nội 1. Một số nhận xét khái quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ơ Công ty Thương mại Hà nội Là một doanh nghiệp Nhà nước tự chủ về mặt kinh doanh, Công ty Thương mại Hà Nội không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để dành được vị trí vững chắc trên thị trường như hiện nay, Công ty đã tự khẳng định mình bằng những kết quả đạt được trong suốt những năm qua, đó là kinh doanh có lãi, đóng góp đầy dủ với ngân sách nhà nước, đảm bảo mức lương đối với cán bộ công nhân viên chức, đồng thời không ngừng nâng cao và mở rộng thị trường tiêu thụ bằng các phương thức kinh doanh linh hoạt. Những thành tích đáng khích lệ đó đạt được là nhờ việc thực hiện công tác quản lý của ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của mọi thành viên trong Công ty, trong đó bộ máy kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng cũng có đóng góp một phần không nhỏ. Qua quá trình thực tập tại Công ty Thương mại Hà Nội, qua tìm hiểu, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng tại Công ty có nhiều ưu điểm song cũng có một số điểm chưa thực sự phù hợp. Sau đây em xin đua ra một số nhận xét khái quát về công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội. 1.1 Những ưu điểm Thứ nhất: Việc Công ty áp dụng chương trình kế toán máy làm giảm nhẹ khối lượng công việc rất nhiều, đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế cao, giúp các kế toán viên có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Thứ hai: Việc Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hết sức thích hợp, kế toán có thể theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục sự vận động của các loại hàng hoá. Thứ ba : Về chứng từ kế toán sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ Hàng ngày, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được bộ phận kế toán có liên quan phản ánh ngay vào các chứng từ kế toán và tiến hành nhập liệu vào máy. Các chứng từ gốc được Công ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh như phiếu thu, hoá đơn GTGT đều được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng thời gian, có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan, đúng chế độ tài chính quy định. Bên cạnh đó, các chứng từ được thiết kế trong chương trình kế toán máy cũng đảm bảo phản ánh đầy đủ các nội dung ghi trong chứng từ gốc. Ngoài ra, quy trình xử lý, trình tự luân chuyển chứng từ được bộ phận kế toán tổ chức khoa học, hợp lý, tránh chồng chéo, giúp cho việc hạch toán quá trình bán hàng, kết quả bán hàng được nhanh chóng, kịp thời. Thứ tư: Việc hạch toán, kê khai thuế GTGT được thực hiện rõ ràng, chặt chẽ. Công ty luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Đồng thời, các biều mẫu để kê khai thuế GTGT do phần mềm Fast thiết kế đều phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Điều đó giúp cho cơ quan thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dõi. Thứ năm: Về tài khoản sử dụng Công ty đã tiến hành khai báo danh mục tài khoản trong phần mềm Fast theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty áp dụng là hệ thống do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995 theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT có sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ra ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính. Thứ sáu: Hàng hoá gửi bán tại mỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại ký gửi đều được chương trình kế toán máy cho phép theo dõi trong một kho riêng. Điều này giúp cho công tác quản lý nhập, xuất hàng hoá gửi bán được thận tiện. 1.2. Một số điểm còn hạn chế Thứ nhất: Về việc theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá theo từng nhóm hàng: Phần mềm Fast do công ty phần mềm Tài chính kế toán Fast lập trình không cho phép kế toán theo dõi tình hình tiều thụ hàng hoá theo từng nhóm hàng. Do vậy, việc tổ chức đánh giá hiệu quả bán hàng đối với từng nhóm hàng, tùng mặt hàng không thực hiện được. Điều này làm ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh, đến định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới. Thứ hai: Về công tác thu hồi nợ với khách hàng: Đối với một số công ty, của hàng, siêu thị, trung tâm thương mại có quan hệ lâu dài. Công ty có áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Tuy nhiên, Công ty không quy định thời hạn thanh toán đối với từng hoá đơn, từng khách hàng. Do vậy, đôi khi việc thanh toán tiền hàng còn diễn ra chậm, gây ứ đọng vốn của Công ty. Thứ ba: Về công tác theo dõi giá bán của các của hàng, siêu thị, trung tâm thương mại: Công ty hiện tại không tiến hành quản lý giá bán tại các của hàng, siêu thị, trung tâm thương mại khiến cho giá cả của một loại sản phẩm giữ các của hàng, siêu thị, trung tâm thương mại có sự khác biệt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tâm lý tiêu dùng của khách hàng. 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ỏ Công ty Thương mại Hà Nội. 2.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty Thương mại Hà Nội. Công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng là công cụ đăc lực phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp. Thông tin do kế toán bán hàng, kết quả bán hàng cung cấp sẽ làm cơ sở để các nhà quản trị đưa ra giải pháp, đề ra phương hướng hoạt động và có những chính sách thích hợp cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tới. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng , kết quả bán hàng là vấn đề hết sức cần thiết, là một yêu cầu đặt ra đối với các cán bộ kế toán trong Công ty. 2.2. Các giải pháp cụ thể: Với mong muốn được góp một phần bé nhỏ vào việc hoàn thiện công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng. Với vốn kiến thức còn hạn chế , em cũng xin được mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng như sau: 2.2.1. Đối với các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Hiện nay, tại Công ty Thương mại Hà Nội chưa áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán trong hoạt động bán hàng của mình. Trong thời gian tới Công ty cần xem xét áp dụng các chính sách này. Việc quy định mức doanh thu của mỗi lần mua hàng sẽ được hưởng một khoản chiết khấu thương mại sẽ thúc đẩy khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, do vậy sẽ giúp Công ty tiêu thụ nhanh sản phẩm. Bên cạnh đó, việc giảm giá trong những trường hợp cần thiết không làm giảm lãi mà còn tăng vòng quay của vốn, tạo tâm lý thoải mái cho người mua. 2.2.2. Về việc tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng Mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp là kinh doanh phải có hiệu quả, phải tạo ra lợi nhuận, do vậy doanh nghiệp cần phải xác định bán sản phẩm thị trường cần. Để có các quyết định đúng đắn, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài, các nhà quản trị rất cần lượng thông tin chi tiết của kế toán. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng, từng nhóm hàng là yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với các nhân viên kế toán. Lượng danh điểm hàng hoá của Công ty rất lớn, lên tới hàng trăm mặt hàng, nếu mỗi hàng hoá được Công ty mở một sổ chi tiết tiêu thụ thì lượng sổ lưu trữ sẽ rất lớn. Trong điều kiện đó, việc mở sổ chi tiết tiêu thụ cho từng nhóm hàng sẽ là thích hợp nhất, từ đó các nhà quản trị có thể đánh giá, phân tích hiệu quả kinh doanh của từng nhóm hàng để kỳ kinh doanh có các quyết định thích hợp. Hiện tại hàng hoá của Công ty được chia thành các nhóm sau: - Các mặt hàng thực phẩm - Các mặt hàng nội thất - Các sản phẩm điện tử điện lạnh .. Phần mềm kế toán Fast Công ty hiện đang ứng dụng không cho phép kế toán có thể tiến hành theo dõi chi tiết doanh thu của từng nhóm hàng. Nên Công ty cần xem xét liên hệ lại với Công ty phần mền kế toán Fast cải tiến chương trình kế toán cho phù hợp. 2.2.3. Về việc vận dụng mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận Việc nắm vững mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc khai thác các khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Nó là cơ sở cho việc ra các quyết định điều chỉnh về kinh doanh như giá bán, chi phí, sản lượng...nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Mối quan hệ giữa Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận được thể hiện trong phương trình kinh tế cơ bản xác định lợi nhuận: Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận Khi nghiên cứu mối quan hệ giữ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, kế toán sử dụng phương pháp hạch toán chi phí biên (phương pháp số dư đảm phí). Theo phương pháp này, toàn bộ chi phí được phân tích thành hai loại là chi phí biến đổi (Biến phí) và chi phí cố định ( Định phí). Trong đó, chi phí cố định luôn được xem xét là tổng số và là chi phí thời kỳ. Tổng chi phí cố định ở kỳ nào phải được bù đắp đầy đủ trong kỳ đó. Như vậy, nếu xem xét theo mỗi đơn vị sản phẩm thì chi phí chỉ bao gồm biến phí. Với quan điểm này, phương trình kinh tế cơ bản xác định lợi nhuận được viết lại như sau: DT – BP - ĐP = LN Hay SL x g – SL x bp - ĐP = LN SL x( g - bp) - ĐP = LN Trong đó: DT : Doanh thu BP : Tổng biến phí ĐP : Tổng định phí LN : Lợi nhuận SL : Sản lượng g : Giá bp : Biến phí Phần chênh lệch giữa giá bán đơn vị và biến phí đơn vị gọi là lãi trên biến phí (lb): g – bp = lb. Lãi trên biến phí đơn vị có thể xác định cho mỗi đơn vị sản phẩm, cho từng mặt hàng hoặc tổng hợp cho tất cả các mặt hàng tiêu thụ. Lãi trên biến phí đơn vị có đặc điểm là không thay đổi ở các mức độ sản lượng khác nhau, vì vậy, với mỗi mức sản lượng tiêu thụ là SL, ta có thể xác định tổng lãi trên biến phí LB = SL x lb Để xác định lợi nhuận, ta chỉ cần lấy tổng lãi trên biến phí trừ đi tổng chi phí cố định: LN = LB - ĐP Từ phương trình xác định lợi nhuận trên, ta thấy tổng lãi trên biến phí trước hết dùng để trang trải cho định phí, phần còn lại sau khi đã bù đắp đủ định phí đó chính là lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu tổng lãi trên biến phí không đủ bù đắp định phí thì phần thiếu hụt đó là số lỗ của doanh nghiệp. Từ phương trình trên, ta còn nhận thấy nếu định phí là đại lương ổn định thì muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối đa hoá tổng lãi trên biến phí. Phương trình kinh tế xác định lợi nhuân cùng với kết luận trên là cơ sở rất quan trọng cho việc xem xét ra các quyết định thực hiện mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Công ty có thể vận dụng nó để ra các quyết định ngắn hạn như: Thay đổi kết cấu hàng tiêu thụ, kết cấu chi phí, từ chối hay chấp thuận đơn đặt hàng, tiếp tục hay đình chỉ kinh doanh mặt hàng hiện có, thúc đẩy kinh doanh mặt hàng nào để có lợi nhuận cao nhất. Kết luận Trong thời gian thực tập tại Công ty thương mại Hà Nội, em đã có cơ hội tiếp xúc với thực tế minh hoạ một cách cụ thể về tình hình hạch toán kế toán của một doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em chỉ có thể phản ánh một phần của hệ thống kế toán về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng của Công ty. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thương Mại Hà Nội là tương đối hoàn chỉnh, được thực hiện bởi những kế toán có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm dày dặn. Tuy vậy, qua việc tìm hiểu em cũng xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty. Do thời gian thực tập và viết chuyên đề có hạn cũng như trình độ còn hạn chế, chuyên đề thực tập có thể có những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cũng như các anh chị trong phòng kế toán. Em xin được chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Thương Mại Hà Nội đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty để em hoàn thành Chuyên đề thực tập cũng như có thêm những kinh nghiệm quý giá. Em xin chân thành cảm ơm thầy giáo Trương Anh Dũng đã hướng dẫn em tận tình trong quá trình thực tập và viết chuyên đề thực tập. Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết hạch toán kế toán 2. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ 5. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp 6. Hệ thống văn bản hướng dẫn 03 luật thuế mới và kế toán thuế năm 2006 7. Các văn bản tài liệu Công ty Thương Mại Hà Nội cung cấp NXB Tài chính NXB Tài chính NXB Tài chính NXB Tài chính NXB Tài chính NXB Tài chính