Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

oản 156, 632, 511, lập các chứng từ ghi sổ rồi đưa số liệu lên máy vi tính, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu số liệu một cách chính xác, kịp thời. Cuối mỗi tháng, kế toán bán hàng tổng hợp, phân loại hoá đơn và phiếu xuất kho theo từng khách hàng, từng hợp đồng, và thứ tự phát sinh các chứng từ. Đối với những khách hàng thường xuyên, ký kết nhiều hợp đồng, kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng để ghi vào một chứng từ ghi sổ. Đối với những khách hàng không thường xuyên, có ít hợp đồng ít nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ tập hợp vào làm một. Căn cứ vào các chứng từ đã tập hợp kế toán tính ra số tổng cộng, lập chứng từ ghi sổ và định khoản. Sau đó kế toán trưởng sẽ căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Tùy theo từng phương thức thanh toán mà kế toán có thể định khoản như sau - Đối với trường hợp trả ngay, kế toán định khoản : Nợ TK 111, 112 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Giá bán chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Đối với trường hợp trả chậm, kế toán định khoản : Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 Số tổng cộng ở bên Có TK511 chính là doanh thu bán hàng trong tháng. Biểu số 6 Chứng từ ghi sổ Số : 15 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán 4 bộ má phanh trước xe 12 chỗ cho công ty JAC 111 511 5.400.000 Cộng x x 5.400.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trong tháng 12/2001 tại Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng liên quan đến khách hàng khác nhau và như thường lệ chiếm tỉ trọng lớn vẫn là các khách hàng thường xuyên mua hàng với số lượng lớn. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, hoá đơn sẽ được viết và giao cho khách hàng. Nếu khách hàng trả chậm thì kế toán ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách. Cụ thể sau đây là một số trường hợp có thể xảy ra khi đã viết hoá đơn GTGT của hàng hoá bán ra : * Trường hợp 1 : Khi nhân viên phòng kinh doanh phụ tùng viết hóa đơn GTGT, hàng đã có đủ và xuất kho giao hàng cho khách. Đối với trường hợp này kế toán hạch toán bình thường. * Trường hợp 2 : Vào thời điểm viết hóa đơn không có đủ phụ tùng để giao cho khách, theo yêu cầu của khách hóa đơn vẫn viết đủ số lượng phụ tùng theo hợp đồng mua bán và được khách hàng ký vào chứng từ, và khi hàng về Công ty có trách nhiệm giao hàng trả cho khách. Cả hai trường hợp này đều được coi là đã tiêu thụ, và được tính doanh thu vào thời điểm hóa đơn được viết. Cuối tháng kế toán tổng hợp và phân loại chứng từ, lập chứng từ ghi sổ. Cụ thể vào ngày 31/12/2000 kế toán lập chứng từ ghi sổ số 16 (Biểu số 7) và chứng từ ghi sổ số 17 (Biểu số 8) Biểu số 7 Chứng từ ghi sổ Số : 16 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất bán cho THK Co. 3 bộ má phanh trước xe 12 chỗ 131 511 4.050.000 Cộng x x 4.050.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 8 Chứng từ ghi sổ Số : 17 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất bán cho XN ô tô bưu điện 2 bộ Piston 131 511 8.200.000 Cộng x x 8.200.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 511(Biểu số 10) và TK 131 (Biểu số 11), và Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 12) Biểu số 9 Chứng từ ghi sổ Số : 30 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Kết chuyển doanh thu thuần quý IV/2000 511 911 428.000.000 Cộng X x 428.000.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 10 Sổ cái Tài khoản 511 Tháng 12 /2001 Ngày ghí sổ C/t ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú Số Ngày .......... .... ......... ............................ .......... ................ ................. 31/12 15 31/12 Cty JAC 131 5.400.000 31/12 16 31/12 THK Co. 111 4.050.000 31/12 17 31/12 Xí nghiệp ô tô bưu điện 131 8.200.000 .......... .... ......... .......................... .......... ................ ................. 31/12 30 31/12 K/c doanh thu thuần quýIV/1999 911 428.000.000 Cộng : x 428.000.000 428.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu số 11 Sổ cái Tài khoản 131 Tháng 12/2001 Ngày ghí sổ C/t ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ghi chú Số Ngày - Dư đầu tháng x 35.500.000 ..... ......... ......................... .......... .................... ................... 31/12 16 31/12 Cty JAC 511 5.400.000 31/12 17 31/12 Xí nghiệp ô tô bưu điện 511 8.200.000 ...... ......... ....................... .......... .................... ................... - Cộng phát sinh tháng x 17.500.000 24.300.000 - Số dư cuối tháng x 28.700.000 - Cộng lũy kế từ đầu quý x Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu số 12 Doanh nghiệp : HANOI FORD Sổ chi tiết bán hàng tháng 12/2001 Tên sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ) : Các loại phụ tùng Năm : 2000 Quyển số : 6 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Doanh thu Các khoản tính trừ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng đối ứng Số lượng Đơn giá (1.000đ) Thành tiền (1.000đ) Thuế GTGT 5% (1.000đ) Khác (531, 532) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ...... ..... ....... ............ ....... ....... ........ .............. ......... ....... 31.12 532 09.12 Cty JAC 131 04 1.350 5.400 270 31.12 560 20.12 THK Co. 111 03 1.350 4.050 202,5 31.12 593 28.12 XN ô tô bưu điện 131 02 4.100 8.200 410 ...... ..... ....... ............ ....... ....... ........ .............. ......... ....... Cộng số phát sinh 180.400 9.025 Doanh thu thuần x - - 180.400 9.025 Giá vốn hàng bán 125.000 Lãi gộp 55.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 4. Kế toán thuế Giá trị gia tăng và các khoản giảm trừ 4.1. Thuế Giá trị gia tăng Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Việc tính thuế do kế toán bán hàng thực hiện. Hàng tháng, kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn GTGT tổng hợp, phân loại các phụ tùng, định khoản, lập chứng từ ghi sổ, và chuyển cho kế toán trưởng để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 3331 và TK 1331. Căn cứ vào các hóa đơn GTGT xuất bán hàng trong tháng, kế toán tập hợp và ghi vào bảng kê khai hóa đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (mẫu số 02/GTGT). Căn cứ vào tờ kê chi tiết hàng nhập kho kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu vào trong tháng, và ghi vào bảng kê khai hóa đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (mẫu số 03/GTGT). Căn cứ vào 2 tờ kê trên kế toán ghi vào tờ khai tính thuế GTGT (mẫu số 01/GTGT) và xác định số thuế phải nộp theo công thức : Số thuế phải = Thuế GTGT - Thuế GTGT đầu vào GTGT nộp đầu ra được khấu trừ * Trình tự kế toán : Công ty áp dụng máy tính vào công tác kế toán nên chương trình phần mềm phục vụ quản lý, hạch toán đã được cài đặt sẵn. Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, chứng từ phát sinh của từng nghiệp vụ, kế toán viên chỉ việc nhập các số liệu vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động tách các khoản trước thuế và thuế giá trị gia tăng chi tiết ra thành từng tài khoản riêng giúp cho doanh nghiệp biết được cụ thể số thuế phải nộp trong kỳ hoặc số thuế được khấu trừ tiếp trong kỳ sau. ( Chi tiết theo biểu số 14 ). Biểu số 13 Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 12/2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở : Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội (HANOI FORD) Địa chỉ : 1 Cảm Hội - Hà nội Mã số : 01 00727617 1 Đơn vị tính : đồng VN STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1. Hàng hóa, dịch vụ bán ra 180.400.000 9.025.000 2. Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT 180.400.000 9.025.000 a Hàng hóa, dịch vụ thuế suất 0 % b Hàng hóa, dịch vụ thuế suất 5 % 180.400.000 9.025.000 c Hàng hóa, dịch vụ thuế suất 10 % d Hàng hóa, dịch vụ thuế suất 20 % 3. Hàng hóa, dịch vụ mua vào 125.000.000 4. Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào 6.250.000 5. Thuế GTGT được khấu trừ 6.250.000 6. Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) trong kỳ (tiền thuế 2 - 5) 7. Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua a Nộp thiếu b Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 8. Thuế GTGTđã nộp trong tháng 9. Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng 10. Thuế GTGT phải nộp tháng này 2.775.000 Số tiền còn phải nộp (ghi bằng chữ) : Hai triệu bảy trăm bảy nhăm ngàn đồng. Xin cam đoan số liệu khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Thay mặt cơ sở (ký tên, đóng dấu) Biểu số 14 Chứng từ ghi sổ Số : 31 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Thuế GTGT phải nộp 111 3331 2.775.000 Cộng X x 2.775.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 4.2. Các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc điểm ngành hàng mà công ty kinh doanh là loại phụ tùng của chính hãng, phụ tùng luôn là vấn đề được công ty quan tâm hàng đầu nên trước khi hàng được được nhập vào kho và xuất kho để bán đã được khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm của Công ty xem xét, đánh giá rất nghiêm ngặt, bàn giao chi tiết cả về chất lượng và số lượng. Do vậy, Công ty không chấp nhận nhập kho khi hàng hóa không đủ tiêu chuẩn chất lượng và cũng không cho phép bất cứ một loại phụ tùng nào của Công ty khi xuất bán đến tay người tiêu dùng lại là những sản phẩm, hàng hóa không đạt tiêu chuẩn và yêu cầu. Mặt khác, vì là phụ tùng chính hãng, nên trong trường hợp có trục trặc, nhà sản xuất đảm bảo chịu trách nhiệm giải quyết sự cố thông qua hoạt động của khâu bảo hành sửa chữa, quyết tâm đem lại sự an tâm cho khách hàng cũng như uy tín cho chính hãng. Chính vì vậy, phòng kế toán tài vụ không tổ chức công tác kế toán các khoản giảm doanh thu như giảm giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại. 5. Kế toán các khoản thanh toán với người mua Nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Công ty có nhiều hình thức thanh toán tiền hàng. Đối với hình thức trả chậm, để tiện cho việc theo dõi thanh toán, Công ty mở sổ chi tiết "thanh toán với người mua". Sổ chi tiết này được mở cho cả năm. Mỗi một khách hàng thường xuyên được mở một vài quyển (tùy theo số lượng hợp đồng khách hàng đã ký kết với Công ty), và mỗi một hợp đồng có thể được theo dõi trên một vài trang. Hàng ngày, căn cứ vào các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, căn cứ vào số của hợp đồng ghi trên hóa đơn, kế toán ghi vào cột phát sinh Nợ và khi khách hàng thanh toán hoặc ứng trước tiền hàng, kế toán ghi vào cột phát sinh Có theo từng hợp đồng. Cuối tháng, kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng hợp đồng theo công thức sau : Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có Biểu số 15 Sổ Chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng : Xí nghiệp ô tô bưu điện Loại tiền : VNĐ Tháng 12/2001 Đơn vị tính : 1.000đ Ngày ghi Chứng từ Diễn giải Tài khoản Thời hạn Số phát sinh Số dư sổ Số hiệu Ngày tháng đối ứng được chiết khấu Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Dư đầu tháng 5.300 2. Số phát sinh 593 28.12 Bán 2 bộ Piston 511 8.200 150 29.12 Chuyển tiền trực tiếp 112 8.200 Cộng SPS x x 8.200 8.200 3. Số dư cuối tháng 5.300 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 6. Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội Tài khoản 156 - "Hàng hóa" được công ty dùng để ghi chép phản ánh thường xuyên số hiện có và tình hình biến động thường xuyên của hàng hóa tại công ty. Khi hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ sẽ được ghi vào bên Nợ của TK 632 - Giá vốn hàng bán. Nhằm để hiểu rõ về kế toán giá vốn hàng bán tại công ty, chúng ta hãy xem xét bắt đầu từ hàng nhập kho và xuất bán của công ty. 6.1. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ Thông thường, theo như hợp đồng đã ký kết thỏa thuận với bên bán hàng và công ty Ford Việt Nam, hàng hóa sẽ được vận chuyển và giao nhận ngay tại kho của công ty. Chứng từ đi kèm thường là hóa đơn bán hàng do bên bán lập và biên bản giao nhận hàng. Sau khi hàng hóa cũng như các hóa đơn chứng từ kèm theo được kiểm tra đầy đủ và hợp lệ sẽ được nhập vào kho của công ty. Căn cứ theo hóa đơn của người bán lập, nhân viên bán hàng phụ trách sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 16). Phiếu nhập khi được lập thành 3 liên : + Một liên lưu tại phòng kinh doanh phụ tùng. + Một liên : thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ + Một liên : cán bộ nghiệp vụ giữ để làm cơ sở thanh toán với người bán. Biểu số 16 Phiếu nhập kho Ngày 03/12/2001 Số 306 Tên người giao hàng : Anh Hùng - FORD Việt Nam Nhập vào kho : Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội Số Tên hàng Đ/vị Số lượng Đơn Thành TT tính Theo C.từ Thực nhập giá tiền 1. Piston bộ 15 15 3.940.000 59.100.000 2. Má phanh trước xe 12 chỗ bộ 10 10 1.195.000 11.950.000 3. Má phanh sau bộ 02 02 2.300.000 4.600.000 4. Séc măng bộ 10 10 1.320.000 13.200.000 5. ......................... ....... ........ ............ ......... ............. Cộng Bằng chữ............................................................................................................. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.2. Thủ tục xuất kho Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng đề nghị Công ty chuyển hàng cho mình (có thể thông báo bằng văn bản hoặc điện thoại hoặc trực tiếp đến nhận hàng) Trưởng phòng hoặc người được ủy quyền ra lệnh xuất hàng. Khi đó, nhân viên phòng bán hàng sẽ căn cứ vào nhu cầu của khách và số lượng hàng để viết hóa đơn thành ba liên, trên đó ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền, có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền. (Biểu số 19) và phiếu xuất kho nội bộ ( Biểu số 17). - Một liên lưu tại phòng kinh doanh phụ tùng - Một liên chuyển cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng và ghi vào thẻ kho để trừ hàng xuất bán. - Một liên giao cho khách hàng (hóa đơn đỏ). Biểu số 17 Phiếu xuất kho nôi bộ Ngày 9 tháng 12 năm 2001 Số : 532 Họ tên người nhận hàng : Chị Liên Đơn vị : Phòng phụ tùng. Lý do xuất kho : Xuất bán cho công ty JAC Xuất tại kho : Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội STT Tên hàng hóa, Mã Đ/v Số lượng Đơn giá Thành sản phẩm Số tính Yêu cầu Thực xuất tiền 1. Má phanh trước xe ôtô 12 chỗ MF12 bộ 04 04 Cộng 04 04 Xuất ngày 9 tháng 12 năm 2001 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.3. Kế toán chi tiết Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn được tiến hành theo phương pháp thẻ song song + ở phòng phụ tùng: Hàng ngày thủ kho mở thẻ kho để ghi tình hình nhập kho -xuất kho - tồn kho hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại phụ tùng, vật tư đều có một thẻ kho riêng để theo dõi chi tiết ngày nhập, xuất, số lượng và lý do xuất. Diễn giải : Đầu tháng, căn cứ vào số tồn kho cuối tháng trước ở thẻ kho, thủ kho ghi vào cột tồn ở dòng tồn đầu tháng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho hợp lệ, thủ kho sẽ ghi số hiệu của chứng từ vào cột chứng từ, số lượng vào cột nhập (hoặc xuất), cuối ngày căn cứ vào số tồn đầu cuối ngày trước, tổng nhập - xuất trong ngày, thủ kho tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi vào thẻ kho. Đối với trường hợp xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn để ghi chép số thực xuất vào thẻ kho. Từ 5 - 7 ngày, thủ kho sẽ mang toàn bộ phiếu nhập kho và xuất kho lên phòng kế toán để cán bộ chuyên trách theo dõi kho ký nhận, và ghi vào thẻ kho. + ở phòng kế toán thống kê : Cán bộ chuyên trách căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho thủ kho gửi lên sẽ nhập toàn bộ các số liệu vào máy tính theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đồng thời xác nhận vào hóa đơn, phiếu xuất kho và thẻ kho sau khi đã có kiểm tra đối chiếu. Biểu số 18 Thẻ kho Ngày lập thẻ : 1 - 12 -2001 Tờ số : 6 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Séc măng Đơn vị tính : bộ Mã số : SM9 T Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký, T Số hiệu Ngày tháng nhập xuất Nhập Xuất Tồn xác nhận của kế toán Tồn đầu tháng 1 306 03.12 Nhập kho 03.12 10 545 18.12 Xuất kho 18.12 6 Tồn cuối tháng 10 6 5 Biểu số 19 Mẫu Hóa đơn (GTGT) Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 1 : (Lưu) Ngày 20 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu : GH/99 Số : 014127 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội Địa chỉ : 01 Cảm Hội Số tài khoản : 002.100.000.3411 Điện thoại : Mã số : 01 00727617 ••• 1 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Ngọc Bình Đơn vị : THK Co. Địa chỉ : Hoàn Kiếm - Hà nội Số tài khoản : 100.007.123.4421 Hình thức thanh toán : séc, tiền mặt Mã số : •• ••••••• ••• • STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Má phanh trước xe 12 chỗ bộ 03 1.350.000 4.050.000 Cộng tiền hàng 4.050.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 202.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 4.252.500 Số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu hai trăm năm hai nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Liên 1 : lưu Liên 2 : Giao cho khách Liên 3 : dùng để thanh toán 6.4. Kế toán tổng hợp Quá trình nhập - xuất kho hàng hóa (Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) - Kế toán nhập kho hàng hoá : Căn cứ các chứng từ hóa đơn chứng từ liên quan lập chứng từ ghi sổ (Biểu số 20) và đăng ký sổ chứng từ ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 156 Có TK 111,112, 331 Biểu số 20 Chứng từ ghi sổ Số 24 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Diễn giải Số hiệu Tài khoản Số tiền Ghi Nợ Có chú 1. Piston 156 111 59.100.000 2. Má phanh trước xe 12 chỗ 156 112 11.950.000 3. Séc măng 156 331 13.200.000 ........................... .................... ........................... .................... Cộng 156 253.400.000 Kèm theo 46 chứng từ gốc. Người lập Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Kế toán xuất kho hàng hóa : Cuối tháng khi tính được trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 632 Có TK 156 Cuối tháng chuyển cho kế toán trưởng để ghi Sổ Cái TK 632, Sổ Cái TK 156, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được mở từng quý và được mở vào ngày đầu tiên của quý. Cuối quý kế toán trưởng kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả, theo định khoản sau : Nợ TK 911 Có TK 632 Đồng thời kế toán trưởng căn cứ ghi vào sổ chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái TK 632, Sổ Cái TK 911 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu số 21 Chứng từ ghi sổ Số 25 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi Nợ Có chú Trị giá vốn của hàng xuất bán - Má phanh trước xe 12 chỗ 632 156 8.365.000 - Piston 632 156 7.880.000 - Séc măng 632 156 7.920.000 - Má phanh sau 632 156 23.000.000 - Hộp số 632 156 30.500.000 - Chế hòa khí 632 156 7.250.000 - Vỏ cầu xe 12 chỗ 632 156 27.320.000 - ................. .................. Cộng 632 156 125.000.000 Kèm theo 25 chứng từ gốc. Người lập Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 22 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản : Hàng hóa Số hiệu : 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 956.800.000 .... .......... ......................... ................ ..................... ................... 15 31.12 Xuất bán má phanh trước (JAC) 632 4.780.000 16 31.12 xuất bán má phanh trước (THK Co.) 632 3.585.000 17 31.12 xuất bán Piston (X/n ôtô bưu điện) 632 7.880.000 .... .......... ...................... ................ ..................... ................... - Cộng phát sinh tháng x 213.400.000 125.000.000 - Số dư cuối tháng x 1.045.200.000 - Cộng lũy kế x Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 23 Chứng từ ghi sổ Số : 26 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi Nợ Có chú Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán quý IV/ 99 911 632 332.850.000 Cộng 332.850.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 24 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản : Trị giá vốn hàng bán Số hiệu : 632 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có ...... .... .......... ......................... ...... ..................... ................... .... 15 31.12 Xuất bán má phanh trước (JAC) 156 4.780.000 16 31.12 xuất bán má phanh trước (THK Co.) 156 3.585.000 17 31.12 xuất bán Piston (X/n ôtô bưu điện) 156 7.880.000 ....... .... ......... ......................... ....... ................... 26 31.12 Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán quý IV/ 99 911 332.850.000 - Cộng phát sinh tháng x 332.850.000 332.850.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) IV. Tổ chức công tác kế toán kết quả bán hàng 1. Nội dung Đối tượng xác định Kết quả bán hàng là toàn bộ hoạt động bán hàng và có thể chi tiết theo từng đối tượng, từng mặt hàng tuỳ theo yêu cầu quản lý. Để việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh trong kỳ được chính xác kế toán phải tính ra được doanh thu thuần giá vốn hàng bán và tập hợp được toàn bộ các chi phí phát sinh trong kỳ. TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" được dùng để phản ánh xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. TK 421 "Lãi chưa phân phối" được dùng để phản ánh tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp 2. Kế toán chi phí bán hàng Toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm được kế toán tập hợp vào tài khoản 641 "Chi phí bán hàng". Tại Công, ty chi phí bán hàng bao gồm : - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định thuộc khâu bán hàng. - Chi phí nhiên liệu phục vụ xe của phòng kinh doanh phụ tùng. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài : Điện, nước, điện thoại, fax... - Chi phí bằng tiền khác : như chi phí vận chuyển xe hàng hóa, chi phí thuê xe chở hàng, chi tiếp khách, chi quảng cáo, tiếp thị ... 2.1. Chi phí nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng là toàn bộ nhân viên của phòng kinh doanh trực tiếp bán hàng. Công ty trả lương theo hình thức lương thời gian. Sau khi tập hợp được số tiền lương phải trả kế toán lập chứng từ ghi sổ 32 (Biểu số 25) và căn cứ vào đó kế toán trưởng ghi vào sổ cái TK 641 (Biểu số 33) và các TK liên quan theo định khoản : Nợ TK 641 Có TK 334 Biểu số 25 Chứng từ ghi sổ Số : 32 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trả lương nhân viên bán hàng 641 334 3.000.000 Cộng x x 3.000.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định Tại Công ty, chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào TK 641 bao gồm : - Khấu hao xe FORD tải phục vụ vận chuyển hàng hóa Việc tổng hợp và phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định tính vào chi phí bán hàng được tiến hành như ở phần chi phí quản lý doanh nghiệp (phần III.3.2). Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 39 (Biểu số 36 được trình bày ở phần III.3.2 - Chi phí quản lý doanh nghiệp), kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 641 (biểu số 33) và 214 theo định khoản : Nợ TK 641 2.258.000 Có TK 214 2.258.000 2.3. Chi phí nguyên liệu vật liệu Việc xác định trị giá thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất dùng được tính theo công thức bình quân gia quyền: Ví dụ : Trong tháng 12/01, tại Công ty có số liệu về tình hình sử dụng xăng như sau : Số lượng Giá trị Tồn đầu tháng 50 lít 211.400 đ Nhập trong tháng 135 lít 570.780 đ Đơn giá 211.400 + 570.780 bình quân = = 4.228 đ 50 + 135 Căn cứ vào đơn giá bình quân tính được, kế toán ghi vào phiếu xuất vật tư và tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất dùng. Như ví dụ ở trên, kế toán tính được giá trị thực tế của 320 lít xăng xuất ra trong tháng 12/99 như sau : 4.228 đ x 185 lít = 782.180 (đồng) Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp xuất vật tư (Biểu số 26). Sau đó, kế toán lập tờ chứng từ ghi sổ số 33 (biểu số 27) và căn cứ vào đó, kế toán trưởng ghi vào Sổ Cái tài khoản 641 (Biểu số 33) và các tài khoản liên quan. Nợ TK 641 782.180 Có TK 152 782.180 Biểu số 26 Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 12/2001 Diễn giải Vật tư khác Xăng dầu Cộng 1. Xuất cho xe chạy 782.180 782.180 2. Xuất khác 130.000 130.000 Cộng 130.000 782.180 912.180 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 27 Chứng từ ghi sổ Số : 33 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất xăng cho xe chạy 641 152 782.180 Cộng x x 782.180 Kèm theo 7 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài Hàng tháng kế toán tập hợp và phân loại các chứng từ liên quan đến đến chi phí phải trả cho các đơn vị đã cung cấp các dịch vụ, lao vụ phục vụ bộ phận bán hàng (Bảng kê - biểu số 28). Sau đó tiến hành lập chứng từ ghi sổ số 34 (Biểu số 29) và cuối tháng chuyển cho kế toán trưởng để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái Tài khoảnn 641 (Biểu số 33) Biểu số 28 Bảng tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài Tháng 12/2001 Chứng từ Tên Diễn giải Phát sinh Số Ngày ----- ---- ----------------- ------------------- --------------- 0152 02.12 Đặng v. Minh Thuê vận chuyển hàng 450.000 0974 10.12 Ng. thị Loan Chi trả tiền điện thoại, fax 1.200.000 ----- ---- --------------- ------------------- --------------- Cộng 1.800.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 29 Chứng từ ghi sổ Số : 34 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có - Chi phí dịch vụ mua ngoài 641 112 1.800.000 Cộng x x 1.800.000 Kèm theo 25 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.5. Chi phí bằng tiền khác Hàng tháng, kế toán tổng hợp và phân loại các phiếu chi liên quan đến chi phí bán hàng để lập bảng tập hợp chi phí bán hàng (Biểu số 30) Sau đó tiến hành lập tờ chứng từ ghi sổ 35 (Biểu số 31) và cuối tháng chuyển cho kế toán trưởng để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 641 (Biểu số 33) Biểu số 30 Bảng tập hợp chi phí bán hàng Tháng 12/2001 Chứng từ Tên Diễn giải Phát sinh Số Ngày ----- ---- ---------------- ------------------- --------------- 3825 20.12 Thành Đức Chi giới thiệu sản phẩm 2.350.000 ----- ---- ----------------- ------------------- --------------- Cộng 3.400.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 31 Chứng từ ghi sổ Số : 35 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi phí bằng tiền khác tính vào chi phí bán hàng 641 1111 3.400.000 Cộng x x 3.400.000 Kèm theo 18 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.6. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ ghi sổ mà kế toán đã lập và chuyển cho, kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái các tài khoản. Cuối quý, kế toán trưởng kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả sản xuất - kinh doanh theo định khoản : Nợ TK 911 27.520.000 Có TK 641 27.520.000 Sau đó kế toán lập tờ chứng từ ghi sổ số 36 (biểu số 32) rồi chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng căn cứ vào đó để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 641 (Biểu số 33) và tài khoản 911 (biểu số 40). Biểu số 32 Chứng từ ghi sổ Số : 36 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Kết chuyển chi phí bán hàng quý IV/99 911 641 27.520.000 Cộng x x 27.520.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Biểu số 33 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu : 641 Ngày ghi sổ Ch/từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 32 31.12 Lương nhân viên 334 3.000.000 31.12 Trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí bán hàng 214 2.258.000 33 31.12 Xuất xăng cho xe chạy 152 782.180 34 31.12 Chi phí dịch vụ mua ngoài 112 1.800.000 35 31.12 Chi phí bằng tiền khác 1111 3.400.000 36 31.12 Kết chuyển chi phí bán hàng quý IV/99 911 27.520.000 Cộng x 27.520.000 27.520.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) 3. Kế toán chi phí quản lý Doanh nghiệp Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty đều được tập hợp vào bên Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty quản lý và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo các nội dung sau : - Chi phí nhân viên quản lý. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí bằng tiền khác. Các nội dung trên được kế toán tập hợp như sau : 3.1. Chi phí nhân viên quản lý Chi phí này tại Công ty bao gồm 2 khoản là tiền lương phải trả và các khoản trích Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý. 3.1.1. Tiền lương nhân viên quản lý Công nhân viên trong Công ty được trả lương theo hình thức lương thời gian khoán gọn. Vào ngày cuối tháng các bộ phận gửi bảng chấm công lên phòng kế toán để lập bảng thanh toán lương cho công nhân. Trong tháng 12/99 có bảng tóm tắt thanh toán lương cho toàn Công ty như sau : - Lương trả cho nhân viên sản xuất là : 60.570.000 đồng - Lương trả cho nhân viên quản lý phân xưởng là : 4.970.000 đồng - Lương trả cho bộ phận quản lý Doanh nghiệp là : 8.000.000 đồng 73.540.000 đồng Sau đó kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ 37 (biểu số 34) và hạch toán theo định khoản sau : Nợ TK 642 8.000.000 Có TK 334 8.000.000 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ này, kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 642 (Biểu số 41) và Sổ Cái TK 334. Biểu số 34 Chứng từ ghi sổ Số : 37 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có - Công nhân sản xuất trực tiếp 622 334 60.570.000 - Nhân viên quản lý 627 334 4.970.000 - Bộ phận quản lý DN 642 334 8.000.000 Cộng x x 73.540.000 Kèm theo 06 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.1.2. Các khoản trích BHXH, KFCĐ, BHYT Hiện nay Công ty thực hiện trích BHXH theo tỉ lệ 15% lương cấp bậc của cán bộ công nhân viên tính vào chi phí sản xuất - kinh doanh. Cụ thể, có số liệu về trích Bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp trong tháng 12/1999 như sau : - Của công nhân trực tiếp sản xuất : 16.450.000 x 15% = 2.467.500 - Của nhân viên quản lý phân xưởng : 1.644.000 x 15% = 246.600 - Của nhân viên quản lý DN : 3.958.400 x 15% = 593.760 Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm y tế, Công ty đều thực hiện trích 2% lương thực tế của cán bộ công nhân viên. Cụ thể trong tháng 12/1999 có số liệu sau : Kinh phí công đoàn - Công nhân trực tiếp sản xuất : 60.570.000 x 2% = 1.211.400 - Nhân viên quản lý phân xưởng : 4.870.000 x 2% = 97.400 - Bộ phận quản lý DN : 8.000.000 x 2% = 160.000 Bảo hiểm y tế - Công nhân trực tiếp sản xuất : 60.570.000 x 2% = 1.211.400 - Nhân viên quản lý phân xưởng : 4.870.000 x 2% = 97.400 - Bộ phận quản lý DN : 8.000.000 x 2% = 160.000 Tổng cộng cả 3 khoản được phân bổ cho chi phí quản lý Công ty là : 593.760 + 160.000 + 160.000 = 913.760 đ Căn cứ theo số liệu đã tính được ở trên, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 38 (biểu số 35) theo định khoản : Nợ TK 642 913.760 Có TK 3382 160.000 Có TK 3383 593.760 Có TK 3384 160.000 Cuối tháng kế toán chuyển cho kế toán trưởng để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 642 (TK 39). Biểu số 35 Chứng từ ghi sổ Số : 38 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích BHXH, Kinh phí công đoàn, BHYT của : - Công nhân sản xuất trực tiếp 622 338 4.890.300 - Nhân viên quản lý phân xưởng 627 338 441.400 - Bộ phận quản lý DN 642 338 913.760 Cộng x x 6.245.460 Kèm theo 06 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định Để theo dõi tình hình tài sản cố định hàng tháng, kế toán lập bảng trích khấu hao tài sản cố định (biểu số 36) theo chỉ tiêu nguyên giá, khấu hao trong tháng, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại. Việc tính khấu hao ở Công ty dựa trên cơ sở áp dụng quyết định số 507 của Bộ tài chính. Mức khấu hao năm = nguyên giá x tỉ lệ khấu hao Mức khấu hao tháng = mức khấu hao năm 12 Kế toán căn cứ vảo bảng trích khấu hao tài sản cố định, kế toán nhặt số khấu hao trong tháng theo từng đối tượng sử dụng tài sản cố định và lập chứng từ ghi sổ. Trong tháng 12/1999, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 39 (biểu số 36) theo định khoản: Nợ TK 642 3.685.000 Có TK 214 3.685.000 Cuối tháng, kế toán trưởng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 642 (biểu số 39), sổ Cái TK 214. Biểu số 36 Chứng từ ghi sổ Số : 39 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích Khấu hao TSCĐ tính vào : - Chi phí sản xuất chung 627 214 28.000.000 - Chi phí bán hàng 641 214 2.258.000 - Chi phí quản lý DN 642 214 3.685.000 Cộng x x 33.943.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.3. Chi phí bằng tiền khác Hiện nay ở Công ty các khoản chi phí này bao gồm các khoản chủ yếu sau : tiền điện, nước, sửa chữa lớn nhỏ tài sản của Công ty, các khoản chi phí về lệ phí giao thông, cầu phà,..., các khoản chi phí bằng tiền phát sinh cho nhu cầu quản lý Công ty. Hằng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ này, kế toán tập hợp và phân loại theo thứ tự phát sinh. Cuối tháng, kế toán lập tờ chứng từ ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 642 Có các TK liên quan Cụ thể, trong tháng 12/1999 kế toán lập tờ chứng từ ghi sổ số 40 (biểu số 37). Cuối tháng, kế toán trưởng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 642, và các tài khoản có liên quan. Biểu số 37 Chứng từ ghi sổ Số : 40 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi phí bằng tiền khác tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 1111 3.205.000 Cộng x x 3.205.000 Kèm theo 36 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.4. Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Sau khi xác định được nội dung các chi phí, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp như đã trình bày ở trên. Kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả sản xuất - kinh doanh. Số cần kết chuyển = chi phí quản lý doanh nghiệp - Số giảm chi. đã tập hợp được Số giảm chi bao gồm hoàn trả các khoản dự phòng không dự phòng nữa, ghi giảm số đã ghi tăng trong kỳ đến cuối kỳ mới phát hiện được,... Ví dụ : Trong quý IV/1999, với số giảm chi là 1.200.000 (do kế toán ghi tăng một nghiệp vụ vào tháng 10/1999, cuối quý mới phát hiện ra), kế toán tính ra số cần kết chuyển là : 15.803.760 - 1.200.000 = 14.603.760Đ Kế toán định khoản và lập chứng từ ghi sổ số 41 (biểu số 38) và chuyển cho kế toán trưởng để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 642 (biểu số 39) và tài khoản 911 (biểu số 40). Biểu số 38 Chứng từ ghi sổ Số : 41 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Kết chuyển chi phí 911 642 26.370.000 quản lý doanh nghiệp quý IV/1999 Cộng x x 26.370.000 Kèm theo 14 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 39 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu : 642 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có ... ... ... ... ... 37 31.12 CF lương QLDN 334 8.000.000 38 31.12 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào CPQLDN 338 913.000 39 31.12 KH TSCĐ tính vào chi phí QLDN 214 3.685.000 40 31.12 Chi phí bằng tiền chi phục vụ QLDN 1111 3.205.000 41 31.12 Kết chuyển chi phí QLDN tại Công ty quý IV/1999 911 26.370.000 Cộng x 26.370.000 26.370.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) 4. Kế toán xác định kết quả bán hàng Để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng, Công ty mở tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh". Tài khoản này chỉ mở vào tháng cuối cùng của quý. Công tác kế toán xác định kết quả ở Công ty được tiến hành vào ngày cuối cùng của quý hoặc những ngày đầu của quý sau và được xác định theo công thức : Lãi (hoặc lỗ) Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí hoạt động sản = thuần - hàng + bán + quản lý xuất - kinh doanh xuất bán hàng DN Doanh thu thuần = doanh thu - các khoản giảm trừ Như vậy, xác định lãi thuần quý IV/1999 : 428.000.000 - (332.850.000 + 27.520.000 + 26.370.000) = 41.260.000 đ Biểu số 40 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản : Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu : 911 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 30 31.12 K/c dthu bán hàng 511 428.000.000 26 31.12 K/c trị giá vốn hàng bán 632 332.850.000 36 31.12 K/c CP bán hàng 641 27.520.000 41 31.12 K/c CP QLDN 642 26.370.000 42 31.12 Lãi thuần 421 41.260.000 Cộng x 428.000.000 428.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 41 Bộ (Sở) :... Đơn vị : ... Sổ ĐĂng Ký Chứng từ ghi sổ Năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày ... ...... ............. 15 31/12/1999 5.400.000 16 31/12/1999 4.050.000 17 31/12/1999 8.200.000 ... ...... ............. 24 31/12/1999 253.400.000 25 31/12/1999 125.000.000 26 31/12/1999 332.850.000 ... ...... ............. 30 31/12/1999 428.000.000 31 31/12/1999 2.775.000 32 31/12/1999 3.000.000 33 31/12/1999 782.180 34 31/12/1999 1.800.000 35 31/12/1999 3.400.000 36 31/12/1999 27.520.000 37 31/12/1999 73.540.000 38 31/12/1999 6.245.460 39 31/12/1999 33.943.000 40 31/12/1999 3.205.000 41 31/12/1999 26.370.000 Cộng 1.339.480.640 Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) Phần thứ ba Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán Hàng ở Công ty cổ phần đại lý FORd Hà nội I. Những ưu điểm và những mặt cần tiếp tục hoàn thiện 1. Nhận xét chung 1.1. Nhận xét chung Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường , Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn và hòa nhập nhịp sống của Công ty với nhịp sống của nền kinh tế thị trường. Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới của Bộ Tài Chính ban hành, nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thị trường. Công ty đã hiểu được "bán hàng là sức sống" nên trong công tác quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm chú trọng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả. Với hàng hóa, Công ty có nhiều biện pháp bảo quản, lưu trữ hàng tiêu dùng. Khi nhập kho, Công ty đã kiểm tra chất lượng sản phẩm rất chặt chẽ, đảm bảo xuất cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao. Công ty đã đặc biệt quan tâm tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh được mở rộng để tìm kiếm thị trường và khách hàng nhằm đẩy nhanh khối lượng tiêu thụ. Kế toán doanh thu bán hàng được hạch toán tương đối đầy đủ. Kết quả cuối cùng được xác định lỗ hay lãi chính xác, hợp lý, không có tình trạng lỗ giả, lãi thật hoặc ngược lại, tạo điều kiện phân phối lợi nhuận một cách hợp lý, nhằm kích thích sản xuất kinh doanh phát triển. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của mỗi người, mọi người đều thực hiện rất tốt công việc được giao. Điều đó góp phần rất lớn vào việc hoạt động có hiệu quả của bộ máy kế toán cũng như của toàn Công ty Để hiện đại hoá công tác kế toán, Công ty đã quan tâm tới việc trang bị kiến thức tiếng Anh và máy vi tính cho nhân viên phòng kế toán, 100% nhân viên phòng kế toán đều sử dụng thành thạo máy tính, và các phần ứng dụng của máy vi tính đặc biệt phần mềm chuyên dụng và biết tiếng Anh giao tiếp cũng như chuyên ngành để phục vụ cho công việc. Hiện nay, phòng kế toán của Công ty có 4 người. Đây là việc hợp lý hóa tinh giảm biên chế của Công ty. Mặc dù có ít người đảm nhận một khối lượng công việc lớn, nhưng phòng kế toán của Xí nghiệp đã tinh thần cố gắng rất cao để không chỉ dừng lại ở mức độ hoàn thành mà còn phải hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Ban lãnh đạo Công ty và cán bộ công nhân viên tin tưởng giao phó. Đây là một sự cố gắng rất lớn của phòng kế toán và là mặt thành công cần được tiếp tục phát huy. Với cách bố trí nói trên, kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng đã thực sự đi vào nề nếp ổn định với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, phản ánh tương đối đúng thực trạng của Công ty. Tuy nhiên, do vẫn còn một số nguyên nhân khách quan và chủ quan, nên một số phần việc chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 2. Nhận xét cụ thể ở Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được hạch toán dựa trên căn cứ khoa học của chế độ kế toán mới và tình hình thực tế phát sinh tại Công ty. 2.1. Về kế toán bán hàng Công ty đã chấp hành chế độ quản lý về kế toán bán hàng. Phòng kinh doanh, phòng kế toán cùng hoạt động ăn khớp với nhau, thường xuyên có kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ, tránh mọi hao hụt, mất mát về mặt hiện vật. 2.2. Về các khoản làm giảm doanh thu Công ty thực hiện tương đối tốt, phù hợp với chế độ kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành. Ngoài ra, Công ty đã hạn chế tới mức tối đa những khoản giảm trừ doanh thu không đáng có. Cụ thể trong toàn bộ quý IV/1999, Công ty không phải hạch toán công tác giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Điều đó chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng bán, đảm bảo uy tín của mình trên thị trường. 2.3. Về tình hình tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nói chung, việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty đã được thực hiện tương đối đầy đủ và đúng với chế độ kế toán mới ban hành. Cụ thể Công ty đã xác định tương đối đầy đủ và chính xác các nội dung chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty, hệ thống chứng từ kế toán được thống nhất và đồng bộ, sổ sách kế toán phản ánh chi tiết các khoản, nhất là các khoản chi phí phát sinh bằng tiền. Công ty đã lập được dự toán chi phí bán hàng cho các phòng ban kinh doanh. 2.4. Về tình hình theo dõi công nợ Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay, Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Số khách hàng này chiếm phần lớn số lượng khách hàng của Công ty. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề : thường xuyên phải theo dõi, kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của mình đang trong quy trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp, từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả 2 nguyên tắc : lợi ích của Công ty không bị vi phạm đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của Công ty là cơ chế mở, luôn coi khách hàng là số một. Do đó, các khách hàng đến mua hàng được phục vụ rất nhanh chóng, đảm bảo các thủ tục nhanh gọn, phù hợp với khách hàng. 2.5. Về nghiệp vụ bán hàng, xác định kết quả bán hàng Xuất phát từ đặc điểm của công tác bán hàng, Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tiễn, đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình bán hàng phản ánh tương đối chính xác, hợp lý doanh thu bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng của Công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng Công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hợp đồng, từng khách hàng. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù, sáng tạo và đầy trách nhiệm của cán bộ kế toán. II. Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần đại lý Ford hà nội Trong thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội, tôi nhận thấy về cơ bản, công tác kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ Tài chính ban hành, phù hợp với điều kiện thực tế của Xí nghiệp hiện nay. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện cho Giám đốc Công ty quản lý được tài sản, tiền vốn. Kế toán Công ty đã xác định đúng và tương đối đầy đủ doanh thu bán hàng, từ đó xác định chính xác kết quả bán hàng ở từng thời kỳ, thực hiện đúng, đủ ngân sách. Công ty đã tiến hành chuyển sổ kế toán tương đối là toàn diện, mặc dù bước đầu còn gặp nhiều khó khăn bỡ ngỡ, nhưng với tinh thần trách nhiệm và khả năng thích ứng cao, cán bộ kế toán đã đảm bảo quá trình hạch toán được kịp thời, nộp báo cáo đúng kỳ hạn. Trên đây là những mặt tích cực mà Công ty đã đạt được, cần tiếp tục hoàn thiện và phát huy. Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đại lý FORD Hà nội vẫn không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hợp lý và chưa thật tối ưu. Trong thời gian thực tập tại Công ty, với trình độ thực tế chưa nhiều, tôi đã tìm hiểu thực tế của Công ty và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. Cụ thể như sau : * ý kiến 1 : Nên có nhiều chính sách ưu đãi hơn đối với những khách hàng quen biết lâu năm hoặc những khách hàng lón. Chẳng hạn, công ty có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với Công ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhanh. Vào cuối quý, năm, công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của những khách hàng đó để xác định xem khách hàng nào là lớn nhất để có một hình thức ưu đãi phù hợp. Hoặc đối với một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỉ lệ hoa hồng nào đó Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay, những hình thức ưu đãi hợp lý, linh hoạt trong bán hàng sẽ là công cụ rất mạnh mẽ để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng lợi nhuận kinh doanh. * ý kiến 2 : Nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị nhằm đẩy mạnh khâu bán hàng bằng nhiều hình thức như quảng cáo, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng, tư vấn tiêu dùng nhằm tăng tính cạnh tranh của mặt hàng kinh doanh trên thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng khác, tăng khả năng thu lợi nhuận. * ý kiến 3 : Về tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công tác này vẫn còn một số hạn chế cần phải khắc phục. Cụ thể kế toán Công ty chưa hạch toán tổng hợp đối với tiền lương nhân viên nghỉ phép do đó làm cho chi phí tiền lương bán hàng không đều đặn qua các tháng. Vì vậy công tác kế toán của Công ty nên tổ chức trích trước tiền lương nhân viên bán hàng nghỉ phép nhằm ổn định chi phí trong kỳ kinh doanh. *ý kiến 4 : Về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện nay vẫn chưa được sử dụng trong công tác kế toán của Công ty. Theo tôi Công ty nên tiến hành trích lập dự phòng bởi vì khách hàng của Công ty hiện nay trả chậm khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu, quá hạn hợp đồng nhưng vì lý do này hoặc lý do khác đến nay vẫn chữa thanh toán cho Công ty, do đó để công tác hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác kế toán nên mở thêm TK139 - “ Dự phòng phải thu khó đòi ” với phương pháp hạch toán cụ thể như sau : - Vào cuối niên độ kế toán sau khi xác định được các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được, kế toán ghi : Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. - Vào cuối niên độ kế toán tiếp theo kế toán phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trước và ghi : Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 721 - Thu nhập bất thường ******* Kết luận Qua thời gian thực tập tốt nghiệp 2 tháng tại Công ty Cổ phần đại lý FORD HA NOI , với nỗ lực của bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của Ban Lãnh đạo và phòng Tài vụ Công ty bản chuyên đề tốt nghiệp với nội dung “ Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội. “ đã được hoàn thành . Thông qua chuyên đề này tôi muốn khái quát tình hình và đi sâu vào việc phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần đại lý FORD Hà Nội nói riêng và các doanh nghiệp bán hàng nói chung để qua đó đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế cho nên bản chuyên đề tốt nghiệp không tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong được sự góp ý kiến của các thầy cô và các bạn . Một lần nữa, qua đây tôi gửi tới cô giáo Phương Lan, ban lãnh đạo, phòng Tài vụ cùng toàn thể CBCNV ở Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội lời cảm ơn chân thành nhất. mục lục