Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu

khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấp đầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộ máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau: - Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá, phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong đó chủ yếu là tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhằm phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Như vậy kế toán nói chung và kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng nói riêng là công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả. 1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty. Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác Kế toán là nội dung quan trọng của Công ty. Vì nó quyết định đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán, liên quan đến việc sử dụng hợp lý các bộ máy Kế toán, đồng thời đảm bảo việc thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ Kế toán. Do thành lập trong thời gian chưa hẳn là dài do vậy công ty kinh doanh gọn chủ yếu là bán buôn và làm nhà phân phối các sản phẩm .Vì vậy mà phòng kế koán được tổ chức gọn nhẹ và khoa học. Nhân viên được đào tạo các trường kinh tế tài chính với những hiểu biết rộng, năng lực cao nhiều kinh nghiệm trong nghề. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không những đảm bảo được những yêu cầu trong việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý kế toán tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. Sơ đồ13: tổ chức bộ máy kế toán của cty: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ qũy Thủ kho Kế toán bộ phận Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm : - Kế toán trưởng : Là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của công ty đồng thời đứng ra kiểm tra, kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty mình. - Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. - Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoản thu - chi hàng ngày. - Thủ kho: Quản lý kho hàng hoá của công ty, đảm nhiệm công việc xuất nhập hàng hoá. - Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như: Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh dịch vụ. +Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của Trung Tâm, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả bán hàng của Trung Tâm để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Ngoài ra kế toán Trung tâm còn theo dõi lượng, quản lý lượng hàng nhập, xuất, tồn trên máy để cuối tháng đối chiếu với số thực có dưới kho, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương; Tính toán số thuế VAT mà trung tâm phải nộp. + Kế toán phòng kinh doanh dịch vụ: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. + Kế toán phòng xuất nhập khẩu: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại, tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa. 2. Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên máy. Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới. Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chính phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau : 2.1. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý. Trong những năm gần đây việc áp dụng kế toán máy vào công việc kế toán ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến. Trong bối cảnh đó Công ty TNHH một thành viên Thương mại, Dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu cũng đã áp dụng kế toán máy vào trong công tác ghi chép với việc tự viết cho mình một phần mềm kế toán khá hoàn chỉnh, nhằm phù hợp hơn với tình hình hạch toán của doanh nghiệp Máy vi tính cũng như phần mềm kế toán là sản phẩm của con người và do con người tạo ra. chính vì vậy để cho máy hiểu được thao tác cũng như việc ghi chép số liệu kế toán thì một công việc không thể thiếu đó là mã hoá các đối tượng như: mã hoá khác hàng, mã hoá sản phẩm, và các đối tượng khác * Mã hoá hàng hoá : Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm bằng cách phân ra thành từng nhóm hàng VD. Nhóm Mỹ phẩm, nhóm chất tẩy rửa, nhóm thực phẩmTrong mỗi nhóm lại phân ra ví dụ Mỹ phẩm có những nhãn hiệu nào, trong nhãn hiệu đó thì có những sảm phẩm gì? trong sản phẩm đó lại có các loại dung tích khối lượng ra sao. Chẳng hạn nhóm dầu gội VO5 trong nhóm này lại có dầu gội Henna, dầu gội Kiwi, dầu gội Pearmango đã được công ty ma hoá như sau: DG12037: Dầu gội Henna . Trong đó DG: Dầu gội 12037: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên sản phẩm). DG13478 : Dầu gội Kiwi. Trong đó DG: Dầu gội. 13478: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên sản phẩm). Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự. * Mã hoá nhân viên bán hàng : Ví dụ: Nhân viên Hồng Nhung NVBHHN: Nhân viên bán hàng Hồng Nhung. Trong đó: NVBH là ký hiệu của nhân viên bán hàng HN là ký hiệu của tên nhân viên Hồng Nhung * Mã hoá khách hàng: - Mã hoá công nợ phải thu khách hàng. Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái. 131TT: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái - Mã hoá công nợ phải trả người bán. Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam. 331.AN: Phải trả người bán – Công ty TNHH Thương mại A Nam. Các đối tượng khác được mã hoá tương tự. 2.2. Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán. Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Do công ty hoạt đông trong nhiều lĩnh vực nên trong phạm vi đề tài này em chỉ xin nêu trong phạm vi mà đề tài em nghiên cứu Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau : - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu lên hàng - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất nhập hàng ngày - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho. Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủ yêu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tại gian hàng trong siêu thi, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc fax. Sơ đồ 14:Quy trình đối với “Đơn đặt hàng trước”: (Trang sau) In phiếu xuất kho In bảng kê hàng Kế toán lưu Thủ kho nhận Chuẩn bị hàng Nhập các đơn hàng Thu các đơn hàng Thu vào ngày cố định trong tháng Bên nhận hàng kiểm tra hàng hoá Thu tiền hàng Nhận phiếu nhập Kho người mua Giao cho vận chuyển Kiểm tra giao nhận hàng hoá Phê duyệt của trưởng phòng (2) (3) (4b) (4a) (4c) (5) (6) (7) (8) (9) (10) NVBH (1) Chuẩn bị hàng hoá Diễn giải quy trình : (1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng. (2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng. (3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá. (4a): Kế toán lưu chứng từ. (4b):Kế toán lưu chứng từ. (4c): Giao phiếu (5): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho. (6) Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá. (7) Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua. (8) Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên vận chuyển mang về. (9) Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán. (10) Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và thanh toán tiền hàng. xuất kho cho thủ kho. 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và trình tự kế toán bán hàng. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoá một số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiên quá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điều khoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn”. Do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau - TK 111 : Tiền mặt - TK112 : Tiền gửi ngân hàng - TK113 : Tiền đang chuyển - TK 131 : Phải thu của khách hàng - TK 156: Hàng hoá. - TK 331 : Phải trả cho người bán - TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 521 : Chiết khấu thương mại - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 911 : Xác định kết quả 2.4. Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Với việc áp dụng phần mềm kế toán tài chính vào công việc của phòng kế toán do vây hầu như các công việc của lĩnh vực kế toán đều được làm bằng phần mềm kế toán này, tuy nhiên bên cạnh việc sử dung phần mềm kế toán thì công ty cũng tiến hành làm đồng thời kế toán thủ công như: kế toán kho và thủ quỹ. Như vậy việc sử dụng phần mềm kế toán vẫn chưa phải là toàn bộ trong tất cả các công đoạn. Sổ, báo cáo kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu bao gồm : - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái các tài khoản : TK511, TK521, TK642... - Sổ doanh thu (trong đó chi tiết theo từng nhóm hàng) - Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng - Báo cáo nhập – xuất – tồn theo tháng - Bảng cân đối kế toán theo quý - Bảng cân đôi số phát sinh theo quý - Báo cáo kết quả kinh doanh theo quý - Báo cáo thuế GTGT theo tháng. - Quết toán thuế GTGT, thuế TNDN theo năm. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU. 1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong công ty . 1.1. Các phương thức bán hàng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thể được coi là một thế mạnh của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau : - Bán buôn : Cụ thể có 2 hình thức : + Bán trực tiếp qua kho : Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng. Hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ bán hàng. Song thực tế phương thức này không được áp dụng không nhiều vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mạivà luôn có đội ngũ NVBH, giao hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy,ô tô. + Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các nước như: úc, Ba Lankhi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho người mua. - Bán lẻ : NVBH trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách hàng. Đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì NVBH sẽ ghi nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất không quá một tuần * Thủ tục chứng từ : Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo đúng chế độ quy định. Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngay cho khách hàng khi chuyển hàng tới. Hoá đơn được lập thành 3 liên do thủ quỹ công ty lập có đầy đủ chữ ký của người lập và kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, hoặc người được uỷ quyền ( Phó giám đốc) : - Liên 1: Lưu tại cuống.( màu tím) - Liên 2 : Giao cho khách hàng.(màu đỏ) - Liên 3 : Dùng để thanh toán.( màu xanh) 1.2. Phương thức thanh toán. Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau : - Thanh toán bằng tiền mặt : Đây là hình thức được sử dụng chủ yếu trong công ty . Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít NVBH sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách hàng . Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trong tháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theo phiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán này được trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%). Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽ được ghi vào sổ công nợ của từng NVBH, kế toán bán hàng căn cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng. - Thanh toán qua ngân hàng : Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu , uỷ nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ các khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán. 2. Kế toán doanh thu bán hàng. * Nội dung : Vì là nhà phân phối các sản phẩm hàng hoá nhập khẩu nên doanh thu bán hàng của công ty chính là số tiền bán hàng hoá thu được khi bán hàng hoá cho khách hàng. Doanh thu bán hàng của công ty phụ thuộc vào số lượng hàng bán ra số lượng hàng bán ra nhiều thì doanh thu lớn, số lượng hàng hoá bán ra ít thi doanh thu nhỏ. * Chứng từ sử dụng : chứng từ sử dụng của công ty đó là hoá đơn tài chính, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho xuất khoCác chứng từ này được sử dụng khi tiến hành xuất nhập hàng hoá và thanh toán. * Tài khoản sử dụng : Để phản ánh doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, công ty sử dụng TK 511 : “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. * Quy trình hạch toán : Quy trình hạch toán tài khoản doanh thu khi hàng hoá được chuyển đến cho người mua và người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. VD : Ngày 06/02/2005 Công ty xuất bán cho CITIVIMCOM-CN C.ty TNHH TM và Dịch Vụ Đông Hưng số hàng hoá theo hoá đơn sau, C.ty TNHH TM và DV Đông Hưng đã nhận đủ số hàng, đã chấp nhận, chưa thanh toán.  Công ty TNHH một thành viên Phiếu xuất Kho No:X000012 TM DV và XNK Xuất cho: CITIVIMCOM-CN C.TY TNHH TM và DV Đông Hưng Địa chỉ: 49- HAi Bà Trưng- HN Người nhận hàng: Nguyễn Đức Tùng Xuất tại kho: Phan Thị Kha Lý do xuất: Xuất siêu thị TT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 1DR27660 Kem làm trắng răng và diệt khuẩn Hộp 12 21,745 260,940 2 1DR27663 Kem làm trắng răng Paste Hộp 12 21,745 260,940 3 1DR27664 Kem làm trắng răng Gel Hộp 12 21,745 260,940 4 1DR27808 Kem làm trắng răng và sát trùng Hộp 12 21,745 260,940 5 1XI00045 Xi nước KINE màu nâu Chai 12 13,382 160,584 6 1XI00069 Xi mút đánh giầy các loại màu Hộp 12 12,127 145,524 Cộng trị giá hàng 72 1,349,868 Tổng trị giá (Bằng chữ:) Một triệu ba trăm bốn mươi chín ngàn tám trăm sáu mươi tám đồng ./. Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị HÓA ĐƠN (GTGT) NO: Ngày 06 tháng 02 năm 2005 ( Đơn vị tính: Đồng) Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và XNK Địa chỉ: 149 Giảng võ - Cát linh - Hà nội Số TK:431100000525-6 Điện thoại: 8 464 994 MS: 0100107109 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đức Tùng Đơn vị: CITIVIMCOM-CN C.ty TNHH TM và DV Đông Hưng Địa chỉ: 49- HAi Bà Trưng- HN Số TK: Hình thức thanh toán: TM MS: 0301056158003 TT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1DR27660 Kem làm trắng răng và diệt khuẩn Hộp 12 23,637 283,644 1DR27663 Kem làm trắng răng Paste Hộp 12 23,637 283,644 1DR27664 Kem làm trắng răng Gel Hộp 12 23,637 283,644 1DR27808 Kem làm trắng răng và sát trùng Hộp 12 23,637 283,644 1XI00045 Xi nước KINE màu nâu Chai 12 14,546 174,552 1XI00069 Xi mút đánh giầy các loại màu Hộp 12 13,182 158,184 Cộng tiền hàng 1,467,312 Chiết khấu: 0 Thuế suất GTGT ( 10% ) Tiền thuế GTGT 146,731 Tổng cộng tiền thanh toán 1,614,043 Tổng trị giá thanh toán (Bằng chữ:) Một triệu sáu trăm mười bốn ngàn không trăm bốn mươi ba Người mua hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán hạch toán và thao tác máy như sau: Từ giao diện phần mềm ta vào/ nhập số liệu/ số pháp sinh/ nhập chứng từ theo Hoá đơn máy sẽ hiện lên bảng sau. SƠ ĐỒ 15:CHƯƠNG TRÌNH NHẬP XUẤT THEO HOÁ ĐƠN Phiếu thu/chi Hoá đơn tiếp Hoá đơn tiếp Hoá đơn tiếp Kết thúc Nhập xuất Xem số liệu chi tiết In chứng từ Sêri Số Thuế suất Loại Ngày 06/02/05 CE/2004 B 0003240 10% HĐ1 Diễn giải Họ và tên Khách hàng Mã số thuế Xuất bán siêu thị Nguyễn Viết Tuyên 0301056158003 131 1312 CIT2 Citivimcom- Cty TNHH TM&DV Đông Hưng Tìm hoá đơn Lý do XB1 Chứng từ 06/02/05 Đối tượng Q.Lý 15600200 X000012 Phan Thị Kha Phiếu nhập, xuất tiếp Đối tượng phân bổ chi phí Ghi nợ 131 1312 CIT2 Ghi có 511 5111 Số dư 12.530.979 Số dư 444.195.655 Citivimcom- Cty TNHH TM&DV Đông Hưng Doanh thu bán hàng Tính GTGT Cộng hoá đơn OK Trị giá TT Thuế GTGT Trị giá hàng Tri giá HĐ Tổng hao mòn Cộng chứng từ Tính giá vón Hao mòn 1.467.312 146.731 1,614,043 1.467.312 1.467.312 Đối tượng Qlý Ts Mã hàng Tên hàng ĐV tính Giá vốn Số lượng Đơn giá Thành tiền Tỷ lệ chiết khấu Chiết khấu Trị giá sau chiết khấu 15600200 10% 1DR27660 Kem làm trắng răng và Hộp 21.745 12 23.637 283.644 0% 0% 283.644 15600200 10% 1DR27663 Kem làm trắng răng Paste Hộp 21.745 12 23.637 283.644 0% 0% 283.644 15600200 10% 1DR27664 Kem làm trắng răng Gel Hộp 21.745 12 23.637 283.644 0% 0% 283.644 15600200 10% 1DR27808 Kem làm trắng răng và sát.. Hộp 21.745 12 23.637 283.644 0% 0% 283.644 Kế toán sẽ nhập các dữ liệu trong các mục của bảng hiển thị. Phần định khoản kế toán sẽ ghi như sau: BT1: Phản ánh giá vốn hàng bán BT2: Phản ánh doanh thu Nợ TK 632: 1.349.868 Nợ TK 131: 1,614,043 Có TK156: 1.349.868 Có TK 3331: 146,731 Có TK 5111: 1,467,312 Công ty TNHH một thàh viên TM DV và XNK SỔ CÁI TK632 Quý I năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐU Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 01/01/05 0074422 01/01/05 Xuất bán siêu thị - ST Intershop - Cty TM và DV tổng hợp HN 156 23.250.000 02/01/05 0074423 02/01/05 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty Cổ phần Nhất Nam-(CLOROX) 156 900.562.000 03/01/05 0074425 03/01/05 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5 156 10.120.000 . 07/01/05 0074427 07/01/05 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 156 5.069.128.000 07/01/05 0074541 07/01/05 Xuất bán siêu thị - ST Intershop - Cty TM và DV tổng hợp HN 156 33.586.000 06/02/05 0074429 06/05/05 Xuất bán CITICOM_CN cty TNHH TM & DV Đông Hưng 156 1.349.868 Kết chuyển sang xác định KQKD 911 17.431.925.534 Tổng cộng 17.431.925.534 17.431.925.534 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian .Mẫu sổ như sau ( Phần sổ nhật ký chung này chỉ được trích một phần): Công ty TNHH một thành viên TM dịch vụ và XNK Sổ Nhật ký chung Quý I năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 05/01/05 0008351 05/01/05 Xuất bán siêu thị - VO5- Fivimart 3 - Công ty C P Nhất Nam 131 511 1.148.166 06/02/05 0008352 06/02/05 Xuất bán CITICOM_CN cty TNHH TM & DV Đông Hưng 131 511 1.467.312 12/01/05 0094884 12/07/05 Nhập hàng trả lại - Số 5 Nam bộ - ST 5 Nam Bộ – Công ty BH số 5 531 131 145,907 31/03/05 D000001 31/03/05 Kết chuyển doanh thu hàng bán quý 1/05 511 911 17,721,765,400 31/03/05 D000002 31/03/05 Kết chuyển hàng bán trả lại quý 1/05 511 531 20,808,111 Tổng cộng 95.757.902.349 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản Công ty TNHH Một thành viên TMDV & XNK Sổ cái Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Quý I năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư dầu tháng 01/01/05 0074430 01/01/05 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 5.548.012 01/01/05 0074423 01/01/05 Xuất bán siêu thị - PLAZA - C.ty CP ST và XNK TM VN-(VO5) 131 13.882.269 03/01/05 0074425 03/01/05 Xuất bán siêu thị - Số 7 ĐTH-TT TM - Cty Bách hoá HN-(Clorox) 131 135.110.000 04/01/05 0074426 04/01/05 Xuất bán siêu thị - Thái Hà - Công ty TNHH TM Minh Hoa 131 18.144.833 07/01/05 0074427 07/01/05 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 11.890.000 07/01/05 0074541 07/01/05 Xuất bán siêu thị - ST Intershop - Cty TM và DV tổng hợp HN 131 13.335.533 06/02/05 0074440 06/02/05 Xuất bán CITICOM_CN cty TNHH TM & DV Đông Hưng 131 1.467.312 Tổng cộng 17,813,958,433 17,813,958,433 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kếtoánrưởng Giám đốc 3. Kế toán phải thu của khách hàng. Hàng hóa công ty bán ra hầu hết là không thu tiền ngay, bởi khách hàng của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các siêu thị mà hàng tháng đến ngày được xác định trước trong tháng siêu thị sẽ mới tiến hành thanh toán công nợ. Chỉ có trường hợp bán lẻ là thu tiền ngay với trường hợp này nhân viến bán hàng sau khi bán được hàng sẽ nộp số tiền bán được cho công ty. Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau khi đã có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ và căn cứ vào số tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhập đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu và chuyển cho kế toán chuyên trách để nhập số liệu vào máy. VD : Ngày 13 /03/2005 Citivimcom- Cty TNHH TM&DV Đông Hưng tiến hành thanh toán tiền hàng số tiền: 1533 000đồng cho công ty. Số tiền trên đã được thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán thao tác máy như sau Từ giao diện chính của phần mềm/ Nhập số liệu/ Số phát sinh/ Nhập chứng từ tiền mặt. Màn hình hiển thị hiện lên. Sơ đồ 16: Chương tr-ình nhập hàng theo hóa đơn Nhập số liệu Hiện bảng Tiếp Cân đối CT Cân đối TK OK Kết thúc Nhập số liệu Xem số liệu In chứng từ Lý do Ngày thu, chi Phiếu thu, chi T01 13/03/2005 T000018 Tìm chứng từ Họ và tên Diễn giải Phan Thị Kha Nộp tiền hàng 1.533.000 Quỹ tiền mặt Citivimcom- Cty TNHH TM&DV Đông Hư.. Số dư 66.489.347 Số dư 7.909.638 Số tiền Ghi nợ 111 1111 Ghi có 131 131CTI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TMDV & XNK PHIẾU THU Số: 000120 Mẫu số: 01/TT QĐ số: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Nợ111:1,533,000 Có131:1,533,000 Họ và tên người nộp tiền: Anh Thanh Đơn vị: Citivimcom- Cty TNHH TM&DV Đông Hưng Địa chỉ: 96 B – Bà Triệu – Hà Nội Lý do nộp: Nộp tiền hàng Số tiền: 1,533,000 đồng. Số tiền bằng chữ: Một triệu, năm trăm ba mươi ba nghìn đồng ./. Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Một triệu, năm trăm ba mươi ba nghìn đồng ./. Kèm theo: .............................. chứng từ gốc Ngày 13 tháng 03 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Để trao đổi quá trình bán hàng của mình, kế toán phụ trách phải có một quyển sổ công nợ (để đối chiếu với phân dữ diệu công nợ nhập trong máy). Căn cứ vào phiếu thu và sổ công nợ, kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính ra số công nợ chi tiết theo từng khách hàng Đồng thời với việc quản lý công nợ khách hàng trên máy, khi khách hàng trả nợ, kế toán tiền mặt căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc ( phiếu thu, hoá đơn GTGT ) để vào sổ nhật ký chung ( Thao tác và giao diện tương tự như phần doanh thu bán hàng mà em đã trình bày ở trên) và từ sổ nhật ký chung ta máy sẽ tổng hợp nên sổ cái và sổ chi tiết. Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và XNK SỔ CÁI Tài khoản : 111- Tiền mặt Quý I năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 03/01/05 T00013B 03/01/05 Nộp tiền bán hàng - 36 Cát linh - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 1,003,213 03/01/05 T00013A 03/01/05 Nộp tiền bán hàng - Starbow - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 306,002 05/01/05 N000006 05/01/05 Mua VPP - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 72,800 10/01/05 0062052 10/01/05 Mua xăng - Cty cổ phần KSDL Bình An 642 165,000 12/01/05 N000019 12/01/05 Mua vật t thay máy bơm - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 94,000 12/01/05 C000032 12/01/05 Nộp NH - Ngân hàng Habubank 112 10100,900 15/01/05 T00009B 15/01/05 Nộp tiền bán hàng - INTI 1 -Trung tâm TM INTIMEX 131 4,719,946 15/01/05 T00009A 15/01/05 Nộp tiền bán hàng - Hào nam -Trung tâm TM INTIMEX 131 3.957.556 . Tổng cộng Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 4. Kế toán hàng tồn kho Mặc dù số lượng mặt hàng không nhiều nhưng đa dạng về chủng loại nên công ty áp dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu. - ở dưới kho : Hàng ngày, thủ kho phản ánh tình hình nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Mỗi chủng loại mặt hàng được thủ kho phản ánh trên một thẻ kho - Ở phòng kế toán : Kế toán kiểm tra, giám sát tình hình hàng hoá trên máy. Cuối tháng tập hợp số liệu để lập báo cáo hàng tồn theo tháng theo chỉ tiêu số lượng cho tất cả các loại hàng hoá. Sau đó trên cơ sở các báo cáo hàng tồn kho cuối tháng kế toán đối chiếu với số liệu của thủ kho. Nếu số liệu đúng khớp chứng tỏ thủ kho đã xuất đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và việc tổ chức công tác kế toán hàng hóa đã được thực hiện tốt. Ngược lại khi có sự chênh lệch, kế toán phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Hàng tháng báo cáo hàng tồn kho được lập theo mẫu sau: Đơn vị : Cty TNHH MỘT THÀNH VIÊN TMDV VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BÁO CÁO TỒN KHO Từ ngày: 01/01/2004 Đến ngày: 31/01/2005 TT Mã hàng Tên hàng hoá ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối 1 TR00216 Thông ống rãnh 503ml Foaming Bình 415 1,790 1,996 209 2 TR00242 Bình thông ống rãnh 946ml Bình 228 2,447 2,336 339 3 1DA00628 Nớc tẩy đa năng 650ml Bình 360 72 288 144 10 1DA02225 Nớc tẩy trắng Q.áo hơng TN 0.5l Chai 1,417 147 1,564 0 11 1DA02229 Nớc tẩy trắng Q.áo hơng chanh 1 lit Chai 13 26 39 0 12 1DA03028 Nớc tẩy trắng Q.áo hơng chanh 0.5 l Chai 3,215. 65 3,280 0 13 1DA03096 Bột tẩy dùng cho áo quần màu 860gr Hộp 11 746 562 195 15 1DA03802 Nớc tẩy áo quần màu hơng TN 1.3l Bình 10 715 368 357 18 1DA10118 Viên tẩy 50g Hộp 6,405 4,450 1,955 8,900 21 1DA11970 Xịt thảm ARM & HAMMER 297g- Bình 250 82 168 164 22 1DA11980 Xịt thảm ARM & HAMMER 297g- Bình 250 82 168 164 23 1DA14812 Nớc tẩy kính 409 - 946ml Bình 151 490 358 283 24 1DA40187 Nớc tẩy men sứ hơng chanh 828ml Bình 47 519 442 124 25 1DA41900 Nớc tẩy men sứ hơng TN 828ml Bình 173 334 371 136 Tổng cộng 12.945 11.965 13.895 11.015 Người lập biểu Kế toán trưởng 5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản làm giảm doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại là số tiền công ty giảm cho khách hàng trong trường hợp khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, hoặc khách hàng trả nợ sớm hơn so với thời hạn. Số tiền này được trừ trực tiếp vào tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng. Theo quy định của công ty những hợp đồng có trị giá từ 3000.000đồng trở lên thì được hưởng một tỷ lệ chiết khấu là 3% trên tổng số tiền phải thanh toán. Để phản ánh khoản chiết khấu thương mại, công ty sử dụng TK 521. VD : Ngày 23/1 công ty bán hàng cho Đại lý Linh Giang địa chỉ 26 A Hàng Đường một lô hàng tổng trị giá 4.500.000 đồng, Để khuyến khích khách hàng công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng này với tỷ lệ theo quy định. kế toán trích tỷ lệ chiết khấu là 3% và ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 521 : 135.000 đồng. Có TK 131 : 135.000 đồng. Hàng bán bị trả lại giá trị của hàng, không đúng chủng loại quy cách mà khách hàng yêu cầu, ngoài ra còn có một số lý do khác như số hàng bán chậm, hết hạn sử dụng, mà theo thoả thuận công ty sẽ nhập lại. VD: Ngày 12/01 siêu thị INTIMEX Hào Nam tiến hành trả lại số hàng kém phấm chất tổng giá trị 2.300.000 đồng. Kèm theo hoá đơn xuất trả, và phiếu xuất của siêu thị. Kế toán công ty tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 531 : 2.300.000 đồng. Có TK 131: 2.300.000 đồng. Giảm giá hàng bán là trị giá của hàng kém phẩm chất làm giảm giá trị VD: Ngày 20/02 công ty bán số hàng tẩy rửa (cận date sử dụng và số hàng tốt nhưng do nhãn mác bị hư) cho cô Bình 16D Hàng Gà. tổng giá trị 1.000.000 đồng Giảm giá hàng bán 20%. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 532: 200.000 đồng. Có TK 131: 200.000 đồng Trên cơ sở các chứng từ gốc và chứng từ cũng như các bút toán liên quan đến việc đồng ý chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán cuối kỳ kế toán vào mục kế toán khác làm bút toán giảm trừ doanh thu Nợ TK 511.1 Có TK 521, 531,532 Để xác định doanh thu thuần theo (công thức:Doanh thu thuần = Doanh thu – Các khoản giảm trừ).Đồng thời trên cơ sỏ các chứng từ gốc đó vào các sổ sách liên 6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp lamột doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên theo chế độ kế toán đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì để hạch toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN, kế toán không sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng mà hạch toán chung vào TK642. Chi phí QLDN phát sinh trong công ty bao gồm các loại chi phí sau : - Chi phí tiền lương, BHXH của nhân viên - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác 6.1. Chi phí tiền lương và BHXH. Công ty tổ chức tính tiền lương theo 2 hình thức là lương thời gian và lương sản phẩm. - Lương thời gian : Được áp dụng cho bộ phận lao động gián tiếp như phó giám đốc, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho... Cách tính như sau: Lương thục lĩnh = Lương cơ bản x hệ số lương + phụ cấp trách nhiệm + Lương làm thêm giờ + Lương cơ bản là mức lương cơ bản mà nhà nước đang áp dụng: 290.000 đồng + Hệ số lương tuỳ thuộc vào bằng cấp và thời gian công tác, Công ty áp dụng đúng với quy định của nhà nước ban hành. + Mức phụ cấp trách nhiệm: áp dụng theo quy định riêng của công ty. + Lương làm thêm giờ: Công ty quy định ra các mức A, B, C tương ứng A = 150% lương một ngày, B = 100% lương một ngày, C= 50% lương một ngày. - Lương sản phẩm : Được áp dụng cho bộ phận lao động trực tiếp, đó chính là đội ngũ NVBH. Việc tính lương căn cứ vào doanh số bán hàng cộng với mức lương cố định của từng nhân viên trong tháng.Hiện Công ty đang áp dụng mức lương cố định cho nhân viên bán hàng là 700.000 / tháng, mức doanh số đặt ra tuỳ thuộc vào khu vực mà nhân viên đó quản lý, nếu đạt doanh số thi nhân viên đó chỉ được hưởng mức lương cố định, còn cứ vượt 5.000.000 đồng thì được hưởng 100.000 đồng. Đây là một cách quản lý hay của công ty nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, tạo động lực thúc đẩy họ làm việc tốt hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Cuối tháng, căn cứ vào sổ doanh số bán hàng, bảng chấm công, bảng tính lương và phân bổ tiền lương, bảng tính tiền thưởng, kế toán bán hàng tiến hành tính lương cho nhân viên và ghi sổ theo định khoản : Khi tính lương kế toán định khoản Nợ TK642(1) Có TK 334 Có TK 338 Khi thanh toán lương kế toán định khoản: Nợ TK 334 Có TK 1111 Trên cơ sở bảng bảng chấm công, bảng thanh toán lương kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. 6.2. Chi phí khấu hao TSCĐ. TSCĐ của công ty phục vụ cho việc quản lý kinh doanh gồm: Nhà văn phòng, Ô tô, máy vi tính, máy in, máy Photocoppy Để theo dõi tình hình TSCĐ, kế toán khai báo các thông tin về tài sản trên máy (ngày hình thành, tỷ lệ trích khấu hao hàng tháng, bộ phận sử dụng, phương pháp tính khấu hao ) cuối tháng kế toán vào danh mục tính khấu hao/ chọn tổng hợp dữ liệu máy sẽ tự động tính khấu hao, sau đó chọn lệnh in để in ra bảng tính khấu hao TSCĐ.Đồng thời với thao tác này, dựa trên việc khai báo ban đầu, máy sẽ tự động định khoản và tính khấu hao theo bộ phận sử dụng, cũng như vào các sổ sách liên quan. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao tuyến tính cố định (khấu hao theo đường thẳng). Phương pháp này có ưu điểm là cách tính đơn giản, dễ hiểu song độ chính xác không cao. 6.3. Chi phí đồ dùng văn phòng. Các chi phí này bao gồm các mục như: mua bút, giấy Phục vụ cho văn phòng. Khi có các nghiệp vụ phát sinh ké toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và định khoản Nợ TK 642.3 Có TK111.1, 112,131 6.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Đó là các chi phí như: chi phí điện, nước, điện thoại, xăng xe, chuyển phát nhanhPhần hành kế toán tương tự như các khoản mục khác trong phần này. Nợ TK 642.7 Có TK 1111,112,131. 6.5 Chi phí bằng tiền khác. Đó là các khoản chi phí như: Tiếp khách, chi phí tiếp thị, giới thiệu sản phẩm và các khoản chi phí bằng tiền khác Phần hành kế toán tương tự như các khoản mục khác trong phần này Nợ TK 642.8 Có TK 1111,112,131. CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TMDV & XNK SỔ CÁI Tài khoản : 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý I năm 2005 [[[ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Phát sinh trong tháng .. 08/01/05 1458558 08/01/05 Chi phí điện, nước VP - Tiền điện lực T2 111 7,829,490 15/01/05 L000021 15/01/05 Chi phí tiền lương tháng 02 334 32,523,480 16/01/05 L000022 16/01/05 Chi phí tiền lương VP - Bồi đỡng giữa ca T2 334 4,400,000 16/01/05 N0010/5 16/01/05 Chi phí mua chè cho VP 331 96,000 17/01/05 0024097 17/01/05 Chi phí công cụ, đồ dùng TT - Mua điện thoại cố định 331 220,000 17/01/05 N000006 17/01/05 Chi phí nguyên, vật liệu VP - Mua hoá đơn 111 45,600 21/01/05 0023398 21/01/05 Chi phí thuê kệ tháng 3- tại PLAZA 331 1,090,909 21/01/05 N0009/5 21/01/05 Chi phí mua bóng tuýp 331 80,000 27/01/05 N000014 27/01/05 Chi phí mua hoa chúc mừng đại hội 111 120,000 01/02/05 N000003 01/02/05 Chi phí mua chè cho VP 111 95,000 01/02/05 0013325 01/02/05 Chi phí nguyên, vật liệu VP 111 660,000 03/02/05 N0006/5 03/02/05 Chi phí vận chuyển hàng 331 20,000 03/02/05 N0003/5 03/02/05 Chi phí công cụ, đồ dùng TT - Mua dây điện +ổ 331 60,000 07/02/05 L0001/5 07/02/05 Chi phí tiền lơng TT - Chi tiền bồi dỡng giữa ca tháng 03 334 2,400,000 07/02/05 N000001 07/02/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài VP - Tiền trông xe T3 111 210,000 08/02/05 0065471 08/02/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài VP - Thuê phòng nghỉ 111 200,000 08/02/05 0001551 08/02/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài VP - Thuê kho 111 31,900,900 08/02/05 0000224 08/02/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài VP - Phí mở L/C 112 715,100 .. 31/03/05 31/03/05 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 186.234.500 Cộng phát sinh 186.234.500 186.234.500 7. Xác định kết quả bán hàng * Nội dung : Kết qủa bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần trừ đi giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. * Quy trình hạch toán : Cuối tháng kế toán căn cứ vào số tổng trên các sổ cái TK511, 632,642, kế toán ghi sổ theo định khoản : - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 911. Trong đó Doanh thu thuần = Doanh thu – Các khoản giảm trừ. - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Nợ TK 911 Có TK 642 Sau đó kế toán kết chuyển lãi lỗ để xác định kết quả bán hàng lấy Tổng Có TK 911 – Tổng Nợ TK 911 nếu lớn hơn 0 thì kết quả bán hàng của doanh nghiệp là lãi, nếu nhỏ hơn 0 thì là lỗ ( Thao tác này kế toán thực hiện chạy tổng hợp số liệu trên máy) Nếu lãi kế toán định khoản: Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu lỗ kế toán định khoản: Nợ TK 421 Có TK 911 Theo ví dụ trên ta có : KQBH = DTT – GBHB – CPQLDN = 17813958433 – 17431925534 – 186234500 = 195798399 CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TMDV & XNK SỔ CÁI Tài khoản : 911- Xác định kết quả bán hàng. Quý I năm 2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 17.431.925.534 Kết chuyển CP QL DN 642 186.234.500 Kết chuyển doanh thu thuần 511 17.813.958.433 Kết quả bán hàng 195.798.399 Cộng phát sinh 17.813.958.433 17.813.958.433 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Cuối kỳ kế toán sẽ căn cứ vào sổ cái TK511, 642, 911 và các sổ kế toán có liên quan để lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh của công ty. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU I. NHẬN XÉT CHUNG. 1. Nhận định chung: Công ty TNHH một thành viên thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu là một đơn vị thành lập vào thời kỳ đất nước đang đổi mới, trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn và thử thách. Với số vốn ít ỏi mà nhà nước cấp Công ty đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Đứng trước những khó khăn đó Công ty không thể bó tay đứng nhìn mà đã tìm tòi, nghiên cứu phương hướng kinh doanh phù hợp với nền kinh tế hiện nay. Bằng mọi cách huy động vốn kinh doanh bằng cả vay ngân hàng và nhân viên trong công ty. Mặt khác với sự nhiệt tình, linh động và sáng tạo của đội ngủ Cán bộ công nhân viên trong Công ty với quyết tâm phải bằng mọi cách để tăng nhanh vòng quay vốn, đảm bảo cân đối tiền và hàng với kế hoạch đề ra. Đồng thời Công ty không ngừng khai thác, sử dụng và quản lý tốt các nguồn vốn để mở rộng kinh doanh. Do vậy mà đã thu được nhiều kết quả trong kinh doanh, đảm bảo việc làm ổn định , ngày càng nâng cao đời sống cả về vật chất và tinh thần cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu tuy chỉ hoạt động với vai trò là nhà phân phối hàng tiêu dùng là chủ yếu song từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lực lượng lao động trong công ty. Hiện tại công ty đã và đang mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ngoài ra còn đặt mục tiêu hướng tới việc sản xuất các mặt hàng tiêu dùng bằng việc tiến hành xây dựng một nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc và chết biến thực phẩm mang nhãn hiệu Bình An, tại Hải Dương và theo kế hoạch sẽ ra sản phẩm đầu tiên vào năm 2007. Thương trường là chiến trường quả đúng là như vậy.Kinh tế thị trường luôn tiền ẩn những nguy và cả những sự thách thức.Do đó để tồn tại và phát triển được ban lãnh đạo công ty đã nhận thức được rằng muốn kinh doanh có lãi thì phải khẳng định được mình phải cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt và có chất lượng nhưng giá cả phải cạnh tranh và đặc biệt là phải giữ được chữ tín với khách hàng vì không ai khác chính khách hàng là người giúp công ty tồn tại và phát triển và khách hàng là ân nhân của mình và để làm được điều đó Lãnh đạo của công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế, vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa công ty tiến những bước tiến xa hơn trên con đường hội nhập thị trường. Là một doanh nghiệp thương mại và là nhà phân phối sản phẩm do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn là vấn đề luôn được lãnh đạo công ty xem xét và nghiên cứu. Bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng – xác định kết quả bán hàng nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hoá bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hoá, tính toán đúng đắn các khoản chi phí phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Có thể điểm qua một số nét nổi bật trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty như sau : - Công ty đã tổ chức vận dụng các thông tư và các quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán, điều đó thể hiện tinh thần chấp hành tốt các chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành, mặt khác mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty đều được phản ánh theo đúng quy định và chế độ hiện hành. - Về chứng từ và luân chuyển chứng từ : Công ty sử dụng mọi hoá đơn, chứng từ theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức hoàn toàn trên máy. Điều này rất thuận lợi cho kế toán trong việc xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin. - Trong điều kiện thực hiện kế toán trên máy thì việc công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho nhân viên kế toán vì khối lượng công việc ghi chép được giảm xuống rất nhiều, hơn nữa nhờ có chương trình xử lý tự động trên máy nên độ chính xác về các con số cũng được tăng lên, từ đó tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu qủa làm việc. - Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiết cho từng nhóm hàng. - Hàng hoá của công ty phong phú, đa dạng vì vậy kế toán công ty áp dụng phương pháp bình quân trong việc tính trị giá hàng xuất kho là hoàn toàn phù hợp vì cách tính giá này đơn giản nhất và nó tương thích với việc sử dụng kế toán máy Trong kế toán hàng hoá : Hàng hóa nhập, xuất trong công ty đều được cập nhật trên máy, do vậy khi có nghiệp vụ mua hàng hoặc bán hàng phát sinh máy sẽ tự động tính ra số tồn kho. Do đó mặc dù công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho song kế toán vẫn nắm bắt, quản lý được tình hình biến động của hàng hoá một cách thường xuyên, kịp thời và chính xác. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy vi tính, ham hiểu biết, nhiệt tình và say mê trong công việc. 2.Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, tổ chức kế toán của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải được khắc phục và tiếp tục hoàn thiện. - Thứ nhất : Việc phân công và chuyên môn hoá các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng nhất là lĩnh vực bán hàng công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng do vậy kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc, ảnh hưởng tới sức khoẻ và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kỳ. - Thứ hai : Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này để tồn tại quá lâu mặc dù có nhiều khách hàng đã mất khả năng chi trả. - Thứ ba : Hiện tại công ty còn chưa trích nộp các quỹ như quỹ đầu tư phát triển, quỹ trợ cấp mất việc làmkhiến cho việc đầu tư mở rộng sản xuất và mua sắm trang thiết bị, trợ cấp cho người lao động trong việc giải quyết lao động dôi dư gặp rất nhiều khó khăn. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo em có thể khắc phục được. Với kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và dựa vào những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập, em xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu như sau : II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU. - Thứ nhất:Kế toán trưởng nên có sự phân công trách nhiệm, công việc cho từng kế toán viên một cách rõ ràng, quy định cụ thể từng phần hành kế toán nào do ai phụ trách đồng thời tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc một cách khoa học, hợp lý. Phòng kế toán và đặc biệt là kế toán trưởng cần bổ nhiệm một kế toán bán hàng riêng và kế toán bán hàng chỉ chịu trách nhiệm về phần hành kế toán bán hàng, không chịu trách nhiệm về phần hành nào khác. Nếu trong công ty có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày thì nên tổng hợp, hạch toán ngay trong ngày hôm đó, tránh trường hợp công việc bị dồn vào cuối kỳ và thường bị làm đuổi. - Thứ hai : Phòng kế toán cần phải quản lý chặt trẽ hơn về số phải thu khách hàng tránh tình trang để công nợ kéo dài ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, phòng kế toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng lúng túng khi vấn đề này sảy ra. - Thứ ba : Cần đề xuất với ban giám đốc trong việc trích lập các quỹ tránh tình trạng thiếu các quỹ như hiện nay.Vì thiết nghĩ việc lập các quỹ này là cần thiết vì nếu như công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì quỹ đầu tư phát triển sẽ là một quỹ không thể thiếu vì nếu không có quỹ này công ty sẽ không thể có một nguồn vốn lớn cho nhu cầu trong tương lai của mình, còn với quỹ trợ cấp mất việc làm cũng là hết sức cần thiết vì muốn nâng cao chất lượng làm việc thì việc cải tổ trong nhân sự là điều không thể tránh khỏi. Biến ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Dự kiến số nợ có khả năng không đòi được được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. KẾT LUẬN. Sau khi hoàn thành khoá học ở trường em đã được trang bị kiến thức về mặt lý luận của công tác Kế toán, về thực tập tại Công ty TNHH một thành viên thương mại, dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu được sự hướng dẫn chu đáo và nhiệt tình của cô giáo Trần Thị Thu Hà có nhiều kinh nghiệm giảng dạy và các đồng chí lãnh đạo của Công ty TNHH một thành viên thương mại, Dịch vụ và Xuất Nhâp Khẩu và nhất là phòng Kế toán của Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi để đối chiêú giữa lý luận và thực tế giúp em củng cố kiến thức đã được học. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo đặc biệt là cô Trần Thị Thu Hà và phòng Kế toán,ban lãnh đạo công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề cuối khoá này. Hà nội, ngày 23 tháng 07 năm 2006 Sinh viên : Nguyễn Thị Hồng Nhung TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình kế toán tài chính : Trường Học Viện Tài Chính . 2- Sơ đồ kế toán danh nghiệp vừa và nhỏ – Vụ kế toán tài chính 3- Kế toán thương mại – Dịch vụ : Trường Đại Học Tài Chính Kế Toán Hà Nội. 4- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. 5- Các luận văn chuẩn khoá trước. 6- Các tạp chí về kinh tế,kế toán 7-Một số tài liệu khác NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN