Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy

chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào TK 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. 2.2.3. Phương thức bán hàng Hiện tại, Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu đó là bán buôn trực tiếp tại Công ty và bán lẻ: Bán buôn trực tiếp là Công ty căn cứ vào các Hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng để giao cho khách hàng, hàng giao cho khách hàng được vận chuyển bằng phương tiện tự có, hoặc thuê ngoài đến địa điểm giao hàng. Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán, khi đó hàng đã giao được phản ánh vào doanh thu bán hàng. Các hệ thống đại lý lớn bao gồm: Hà Xuân, Xuân Thuỷ, Linh Gia Bán lẻ: Theo phương thức bán này, Công ty đã thiết lập hệ thống các cửa hàng, trên địa bàn Hà Nội. Khi giao hàng cho các khách hàng, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu, quản lý của Công ty, do vậy Công ty chưa ghi nhận doanh thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi bán được hàng và khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 2.2.4. Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán của Công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên thông qua hợp đồng giao dịch kinh tế đã ký. Việc thanh toán có thể được thực hện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên không phải vì thế mà Công ty chỉ chú ý tới việc bán hàng mà Công ty phải bố trí bộ phận kế toán công nợ, có nhiệm vụ theo dõi, giám sát chặt chẽ tới các khoản phải thu của khách hàng, tránh tính trạng vốn bị nợ đọng kéo dài, khách hàng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Vì vậy có thể thấy C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy đã sử dụng các thể thức thanh toán trong bán hàng sau: - Bán chịu - Bán thu ngay tiền hàng - Bán chịu trả góp - Bán thanh toán bù trừ số tiền khách hàng tạm ứng - Bán hàng đổi hàng. a. Tài khoản sử dụng Để tổ chức công tác hạch toán bán hàng, kế toán sử dụng một số tài khoản sau: - TK 156 - “Hàng hoá” - Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho, và được chi tiết theo từng mã hàng. Tài khoản này bao gồm: TK 1561 - “Giá mua hàng hoá” TK 1562 - “Chi phí thu mua hàng hoá” - TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” . Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện được trong kỳ. TK 511 được Công ty sử dụng thông qua tài khoản cấp 2 TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”. - TK 131 - “ Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được sử dụng trong trường hợp khách hàng chưa trả tiền, và được theo dõi chi tiết tới từng khách hàng. - Và theo dõi một số tài khoản giảm trừ: TK 531 - “Hàng bán bị trả lại” TK 532 - “Giảm giá hàng bán” - TK 632 - “Giá vốn hàng bán”. Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn hàng hoá xuất trong kỳ. - TK 333 - “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” TK 3331 - “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” b. Các chứng từ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá Khi khách hàng mua hàng, trong Công ty sẽ tiến hành các nghiệp vụ xuất hàng giữa bộ phận kho và bộ phận bán hàng thông qua việc sử dụng phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho dùng để trao đổi giữa bộ phận bán hàng, kế toán và thủ kho. Thông qua loại chứng từ này các bộ phận sẽ quản lý được lượng hàng mình bán ra là bao nhiêu, cũng như nắm được lượng hàng hiện tồn trong kho. Sau khi ghi phiếu xuất kho, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xuất Hoá đơn GTGT. Hoá đơn này được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán ghi sổ làm thủ tục thanh toán. Hoá đơn sẽ được Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào đó, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng, đồng thời ghi vào thẻ kho. Trong đó: - Hoá đơn GTGT - 3LL - Mẫu 01, 02 dùng cho nghiệp vụ bán buôn - Hoá đơn GTGT - 2LL - Mẫu 01, 02 cho nghiệp vụ bán lẻ. c. Quy trình ghi chép các chứng từ và bộ sổ Chẳng hạn, ngày 20/3/2007 cöa hµng Phong Lan đã đặt mua ở Công ty một số thïng giÊy c¸t t«ng .Giữa bộ phận bán hàng và thủ kho sẽ tiến hành việc xuất hàng. Nội dung của Phiếu xuất kho được trình bày ở Biểu 1 bao gồm : Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 1 Địa chỉ 159 §Æng V¨n Ng÷ - QuËn §èng §a - Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Họ và tên người nhận hàng: TrÇn V¨n C­êng Lý do xuất hàng: Bán buôn Xuất tại kho: Công ty Số: 64 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thïng giÊy c¸t t«ng chiÕc 182 1200 218.400 2 Mµng l­íi nil«ng chiÕc 103 2300 236.900 3 Tói nil«ng ®en chiÕc 255 750 191.250 4 Tói nil«ng tr¾ng chiÕc 125 850 106.250 .. .. Céng 752.800 Xuất, ngày 20 tháng 3 năm 2007 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Tác dụng của việc sử dụng Phiếu xuất kho khi bán hàng là nhằm phản ánh tình hình xuất bán hàng hóa (yêu cầu xuất và thực xuất). Việc theo dõi số lượng hàng xuất trong kỳ sẽ giúp cho Công ty nắm được tình hình hiện có, nắm được số lượng hàng bán ra làm căn cứ để tổ chức kinh doanh sao cho phù hợp, và làm cơ sở để phân tích sự tăng giảm hàng hoá giữa các kỳ. Mặt khác, đối với bộ phận kho thì phiếu xuất kho là căn cứ để lập thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá. Phiếu này do bộ phận phụ trách sử dụng lập Sau khi tiến hành xuất kho hàng hoá, kế toán lập Hoá đơn GTGT. Việc lập hoá đơn được trình bày thông qua Biểu 2 sau.: Tác dụng của Hoá đơn GTGT là để chứng mình quan hệ mua bán giữa người mua và người bán, đồng thời đây là chứng từ ghi nhận việc bán hàng làm căn cứ nộp thuế GTGT. Hoá đơn này do bên bán lập, và để theo dõi chặt chẽ doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ của đơn vị và làm cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan đối với đơn vị bán; cơ sở lập phiếu lập kho, thanh toán tiền và ghi sổ kế toán đối với đơn vị mua. Biểu 2 Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 0053 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: (Thanh toán với khách hàng) Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ:159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 046280420 MS:00120682 Họ tên người mua hàng: Cöa hµng Phong Lan Địa chỉ:25 B¹ch §»ng – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 00123456 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thïng giÊy c¸t t«ng chiÕc 182 1200 218.400 2 Mµng l­íi ni l«ng chiÕc 103 2300 236.900 3 Tói ni l«ng ®en chiÕc 255 750 191.250 4 Tói ni l«ng tr¾ng chiÕc 125 850 106.250 Cộng tiền hàng: 752.800 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 75.280 Tổng số tiền thanh toán: 828.080 Số tiền viết bằng chữ: T¸m tr¨m hai m­¬i t¸m ngh×n kh«ng tr¨m t¸m m­¬i ®ång ch½n. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Tiếp đó, bộ phận thủ kho sẽ tiến hành ghi Thẻ kho, và được thông qua Biểu 3 sau. Biểu 3 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ:195 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội THẺ KHO Tháng 3 năm 2007 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thïng giÊy c¸t t«ng - Đơn vị tính: chiÕc STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tồn đầu kỳ 2530 1 0031 7/3 Bán cho Xuân Thuû 270 2260 2 0032 15/3 Bán cho Marko 212 2048 3 0033 20/3 Bán cho Phong Lan 182 1866 . .. . . 10 0040 23/3 Bán cho Intimex 110 1756 11 0012 31/3 Nhập kho hàng hoá 1200 2956 Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán bên cạnh việc ghi nghiệp vụ phát sinh sẽ lập một phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng khi khách hàng thanh toán (đối với trường hợp bán hàng thu tiền trực tiếp). Cụ thể, căn cứ vào hoá đơn số 0053 bán cho cöa hµng Phong Lan ngày 20/3/2007, thì đến ngày 21/3/2007 cöa hµng đã thanh toán số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán lập Phiếu thu như sau: Biểu 4 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ :159 §Æng V¨n ng÷– Hà Nội PHIẾU THU Ngày 21 tháng 3 năm 2007 Quyển số: 4 Số: 1183 Nợ TK 111 Có TK 131 Họ tên người nộp tiền: Anh Cường Địa chỉ: Cöa hµng Phong Lan – 25 B¹ch §»ng – Hà Nội Lý do nộp: Nộp theo hoá đơn số 0053 Số tiền: 828.080 (Viết bằng chữ:T¸m tr¨m hai m­¬i t¸m ngh×n kh«ng tr¨m t¸m m­¬i ®ång ch½n.) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): T¸m tr¨m hai m­¬i t¸m ngh×n kh«ng tr¨m t¸m m­¬i ®ång ch½n. Ngày 21 tháng 3 năm 2007 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Song song với việc phản ánh các nghiệp vụ bán hàng vào chứng từ, kế toán sẽ thực hiện việc ghi chép vào sổ chi tiết, bảng tổng hợp. Tuy nhiên do giới hạn của chuyên đề, tôi chỉ có thể đưa ra một số sổ tiêu biểu và cách ghi chép của một số sổ đó. Căn cứ vào đây, người đọc sẽ có một cái nhìn tổng thể hơn về công tác tổ chức kế toán của Công ty. - Sổ chi tiết hàng hoá (chi tiết từng loại hàng hoá) - Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (chi tiết từng khách hàng) - Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng (tập hợp của sổ chi tiết thanh toán với khách hàng) - Sổ chi tiết bán hàng (chi tiết từng loại hàng hoá) - Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng (tập hợp sổ chiết bán hàng) - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (TK 632) - Sổ chi tiết chi phí bán hàng (TK 641) - Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) - Biểu 5 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ:159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Năm 2007 Tài khoản: Hàng hoá.Tên kho: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Tên, quy cách hàng hoá: Thïng giÊy c¸t t«ng Đơn vị tính: nghìn đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 12 Dư đầu kỳ 632 2530 0031 7/3 Xuất hàng hoá 632 9.5 270 2565 2260 21470 0032 15/3 Xuất hàng hoá 632 9.5 212 2014 2048 19456 0033 20/3 Xuất hàng hoá 632 9.5 182 1729 1866 17727 .. . . 0040 23/3 Xuất hàng hoá 632 9.5 110 1045 1756 16682 0012 31/3 Nhập hàng hoá 331 7 1200 1.140 2956 20692 1200 932 8854 Biểu 6 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ:159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản: 131 “ Phải thu khách hàng” Đối tượng: Cöa hµng Phong Lan Loại tiền: V ND Đơn vị tính: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời gian được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu kỳ 20.000 5/3 Phải thu khách hàng 511 3331 12.000 1.200 8/3 Phải thu khách hàng 511 3331 3.900 390 12/3 Thu bằng chuyển khoản 112 4.500 . 20/3 Phải thu khách hàng 511 3331 752.8 75.28 Cộng phát sinh 18318 4500 Số dư cuối kỳ 28818  Biểu 7 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ - Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚi KHÁCH HÀNG Tài khoản: 131 Đơn vị tính: Nghìn đồng STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Cöa hµng Phong Lan 20.000 18318 4500 28818 2 Trung tâm TM Intimex 20.000 20.000 48.300 48.300 3 Siêu thị Marko 20.000 5.000 25.000 4 Cửa hàng Xuân Thuỷ 12.000 2.700 23.000 32.300 Cộng 15.000 52.000 50.000 60.000 28.818 47.000 Thông qua kết quả từ Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng giúp ta có một cách nhìn toàn diện về tình hình theo dõi công nợ của Công ty. Với thời gian tồn tại chưa dài, Công ty đã đạt được kết quả bước đầu rất đáng khích lệ. Số tiền khách hàng còn nợ không nhiều, trong khi số tiền chiếm dụng được từ khách hàng là rất cao. Điều này sẽ giúp Công ty đẩy mạnh việc phát triển bán hàng ở các giai đoạn tiếp theo. Biểu 8 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷- Hà Nội SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm: Thïng giÊy c¸t t«ng Tài khoản: 511 Tháng 3/2007 Đơn vị tính: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 7/3 Xuất hàng hoá 111 270 1.2 324 15/3 Xuất hàng hoá 112 212 1.2 254.4 20/3 Xuất hàng hoá 131 182 1.2 218.4 .. . 23/3 Xuất hàng hoá 131 110 1.2 132 24/3 Xuất hàng hoá 112 86 1.2 103.2 26/3 Xuất hàng hoá 112 75 1.2 90 .. .. Cộng 1100 1320 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nội dung của Biểu 8 phản ánh tình hình ghi nhận Doanh thu tại đơn vị thông qua TK 511 – Chi tiết cho từng loại hàng hoá. Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà Công ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại. Do vậy, trong kinh doanh không phải lúc nào hàng xuất ra có thể được chấp nhận ngay, mà qua một thời gian ngắn thông qua hợp đồng giao dịch đã ký giữa các bên tham gia mua bán nếu hàng hoá được kiểm tra không đảm bảo đúng chất lượng thì bên mua sẽ trả lại toàn bộ số hàng đã mua. Với những trường hợp hàng bán trả lại, Công ty sẽ thanh toán cho khách hàng số tiền đã được thanh toán trước hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Chẳng hạn, cöa hµng Phong Lan đã trả lại toàn bộ số hµng hoá đã mua ngày 23/3/2007 do chất lượng không đảm bảo, mÉu m· kh«ng ®óng chñng lo¹i . Trường hợp này kế toán sẽ phải hạch toán lại như sau: - Ghi giảm giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 104.500 Có TK 632: 104.500 - Đồng thời ghi giảm doanh thu hàng bán: Nợ TK 531: 1.040.000 Nợ TK 3331: 104.000 Có TK 131 : 1.144.000 - Cuối kỳ kết chuyển sang Tài khoản doanh thu, ghi giảm: Nợ TK 511: 1.040.000 Có TK 531: 1.040.000 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 9 Địa chỉ:159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Tài khoản: 511 STT Tên hàng ĐVT Số lượng Giá vốn hàng bán Doanh thu không thuế Thuế GTGT Các khoản giảm trừ Lãi gộp Chi phí BH và QLDN 1 Thïng giÊy c¸t t«ng chiÕc 932 8.854.000 11.118.400 1.111.840 2.264400 2 Mµng l­íi ni l«ng chiÕc 1500 3.000.000 3.450.000 345.000 1.040.000 450.000 3 Tói ni l«ng ®en chiÕc 1000 500.000 750.000 75.000 250.000 4 Tói ni l«ng tr¾ng chiÕc 1600 880.000 1.360.000 136.000 480.000 5 .. Cộng 1.123.569.000 1.040.000 Qua đó ta có thể phản ánh được lên Sổ chi tiết giá vốn hàng bán như sau thông qua việc phản ánh trên Tài khoản 632. Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 10 Địa chỉ 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng3/2007 Tài khoản: 632 “Giá vốn hàng bán” Tªn mÆt hµng : Thïng giÊy c¸t t«ng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Số Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 0049 05/3 Bán cho Cửa hàng Hà Xuân 1561 1.400.000 0052 15/3 Bán cho Bách Việt 1561 604.000 0053 16/3 Bán cho Lan Nhi 1561 513.000 0054 18/3 Bán cho Hồng Oanh 1561 423.000 0055 19/3 Bán cho Nam Hải 1561 286.000 0056 21/3 Bán cho Hà Xuân 1561 314.000 . . 0063 28/9 Bán cho Siêu thị Intimex 1561 104.500 Tổng phát sinh 105.236.000 104.500 Cuối kỳ 105.131.500 2.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện của hoạt động bán hàng và hoạt động tài chính. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được phân bổ cho kỳ báo cáo sau (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu khi thương vụ được thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo kết quả hoạt động. Mức chi phí bán hàng chờ kết chuyển được xác định theo nguyên tắc phù hợp áp dụng trong kế toán doanh thu, chi phí khác. Để phục vụ cho việc bán hàng, Công ty đã chi ra các khoản để trả cho những chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng. Để hạch toán và quản lý các chi phí này nhằm xác định chính xác chi phí phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Kế toán bán hàng sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Chi phí bán hàng trong Công ty bao gồm: - Chi phí nhân viên: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). - Chi phí vật liệu, bao bì: phản ánh các khoản về chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho việc đóng gói như: túi nylon, giấy gói để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Thể hiện hình thái chi là một khoản nợ phải trả hoặc đã trả do nhận dịch vụ cung cấp (dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hoa hồng đại lý, ký gửi phải trả, dịch vụ điện, nước, ga ) - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng như tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí chào hàng, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc tiền tạm ứng. - Chi phí khấu hao TSCĐ của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân, đong, đo, đếm ) Để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh hàng ngày, kế toán tiêu thụ mở Sổ chi tiết TK 641. Sổ này được mở cho từng tháng và tập hợp vào cuối mỗi quý. Các khoản chi phí được tính tổng hợp cho toàn bộ hoạt động bán hàng chứ không phân bổ cho từng nhóm hàng cụ thể. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí này lại phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh bằng cách kết chuyển sang TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641- Chi phí bán hàng Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 11 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tháng 3/2007 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng PS Nợ PS Có Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 16/3 Chi phí cho nhân viên bán hàng 334 21.200.000 18/3 Vận chuyển hàng hoá 111 3.116.000 21/3 Thuê gian hàng hội chợ 111 4.250.000 23/3 Tiếp khách 111 700.000 26/3 Thu bằng TGNH 112 21.120.000 . KÕt chuyÓn vÒ TK 911 85.467.000 Cộng 85.467.000 85.467.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 12 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 Tháng 3/2006 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng PS Nợ PS Có Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 04/3 Chi tiếp khách 111 450.000 06/3 Đặt mua văn phòng phẩm 111 1.242.800 07/3 Chi phí nhân viên quản lý 334 30.728.000 10/3 Đặt báo 111 5.400.000 13/3 Chi phí bằng tiền khác 111 18.685.754 21/3 Thu bằng tiền 111 28.526.000 .. .. KÕt chuyÓn vÒ TK 911 56.523.400 Cộng 56.523.400 56.523.400 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) 3. Tổ chức kế toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh thương mại là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh dịch vụ, kết quả kinh doanh thương mại cũng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động khác, trong đó: Kết quả hoạt động kinh doanh là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần cộng doanh thu của hoạt động tài chính với giá vốn hàng hoá, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả HĐKD = (DTBH thuần + DTHĐ tài chính) – (Giá vón hàng bán + Chi phí TC + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp) Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của Công ty trong một kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lỗ hay lãi. Do vậy việc hạch toán chính xác lỗ hay lãi của hoạt động kinh doanh là rất quan trọng, qua đó giúp cho Công ty có thể tự đánh giá được mình, đồng thời rút ra hướng đi để tồn tại và phát triển. Ở Công ty, việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện hàng quý trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” và TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” để hạch toán xác định kết quả thực hiện trên Sổ chi tiết TK 911 và Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết TK 911 được ghi vào cuối quý để kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911. Sau đó kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối sang TK 421. Dòng kết chuyển doanh thu thuần căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng và bảng cân đối số phát sinh xác định được tổng doanh thu, khoản giảm trừ. Từ đó có thể xác định doanh thu thuần theo công thức sau: Doanh thu thuần = Tổng DT - Giảm giá hàng bán – Hàng bán bị trả lại Sau đó ghi vào phát sinh Có của TK 911. Nợ TK 511: 1.122.529.000 Có TK 911: 1.122.529.000 Dòng kết chuyển giá vốn hàng bán căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh, kế toán xác định trị giá vốn hàng bán. Dòng kết chuyển chi phí bán hàng căn cứ vào Sổ chi tiết TK 641 (hoặc Sổ Cái TK 641) Dòng kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp căn cứ vào Sổ chi tiết TK 642 (hoặc Sổ Cái TK 642) Kế toán kết chuyển các khoản chi phí: Nợ TK 911: 247.121.900 Có TK 632:105.131.500 Có TK 641: 85.467.000 Có TK 642: 56.523.400 Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 875.407.100 Có TK 421: 875.407.100 Mặt khác trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh kế toán còn phản ánh trực tiếp vào Nhật ký chung. Nội dung Nhật ký chung được trình bày như sau: Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy BiÓu 13 Địa chỉ:159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3/2007 Chứng từ Diễn giải Ngày ghi sổ cái Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 1/3 Rút tiền gửi ngân hàng x 111 112 20.000.000 20.000.000 2/3 Xuất hàng hoá x 131 511 3331 15.400.000 14.000.000 1.400.000 3/3 Xuất hàng hoá x 112 511 3331 16.500.000 15.000.000 1.500.000 5/3 Thu tiền của người mua x 111 131 45.700.000 45.700.000 6/3 Rút tiền gửi ngân hàng x 111 112 55.880.000 55.880.000 .. 28/9 Người mua trả lại hàng x 531 3331 131 1.040.000 104.000 1.144.000 Cộng 678.254.472 678.254.472 Trên cơ sở Nhật ký chung, ta có thể lập được Sổ Cái của các tài khoản tương ứng sau: - Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán - Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng - Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 14 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Tháng 3 /2007 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 2/3 Bán hàng hoá 131 14.000.000 3/3 Bán hàng hoá 112 15.000.000 .. . 8/3 Bán hàng hoá 111 50.479.000 28/3 Người mua trả lại 532 1.040.000 KÕt chuyÓn vÒ TK 911 911 1.123.569.000 Cộng 1.123.569.000 1.123.569.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 15 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 632 “ Giá bán hàng hoá” 110.261.407 Tháng 3/2007 Ngày tháng ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 31/3 Xuất bán hàng hoá 1561 80.905.201 Chênh lệch doanh thu 5111 45.508.621 Thuế GTGT 3331 8.431.055 Chênh lệch giá vốn 136 20.650.000 Kết chuyển 911 110.261.407 130.911.407 130.911.407 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 16 Địa chỉ 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 641 “ Chi phí bán hàng” Tháng 3 /2007 Ngày tháng ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 31/3 Chi phí nhân viên BH 334 21.200.000 Kinh phí công đoàn 3382 720.238 Bảo hiểm xã hội 3383 3.734.575 Khấu hao TSCĐ 2141 15.405.799 . Chi phí bằng tiền khác 111 40.639.631 Thu bằng tiền 111 21.120.000 Kết chuyển 911 85.467.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 17 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tháng 3/2007 Ngày tháng ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 31/3 Chi phí nhân viên QL 334 30.728.000 Kinh phí công đoàn 3382 1.945.248 Bảo hiểm xã hội 3383 5.981.918 .. Chi phí bằng tiền khác 111 25.871.000 Thu bằng tiền 111 28.562.000 Kết chuyển 911 56.523.400 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Bao B× Th­ong M¹i Quang Huy Biểu 18 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Tháng 3/2007 Ngày tháng ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 Kết chuyển giá vốn 632 105.131.500 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 85.467.000 Kết chuyển chi phí quản lý doành nghiệp 642 56.523.400 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 1.122.529.000 KÕt chuyÓn chi phÝ thuÕ thu nhËp 3334 245.611.106 Kết chuyển lãi 421 629.795.994 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết và Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của các Biểu trên, kế toán sẽ kiểm tra xem số liệu giữa các sổ đó có khớp đúng không, nếu sai phải lựa chọn phương pháp sửa sai theo quy định trong chế độ sổ kế toán. Sau đây, tôi xin trình bày nội dung của Bảng Cân đối số phát sinh. Nội dung của bảng này phản ánh các nghiệp vụ diễn ra trong tháng, quý. Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 19 Địa chỉ :159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Tháng 3/2007 Tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 18.000.000 54.522.300 54.168.300 18.354.000 112 30.372.300 12.725.000 17.647.300 131 25.000 34.000 78.000 62.700 31.800 101.520 331 38.962.500 20.850.000 45.670.000 63.782.500 .. 531 2.040.000 2.040.000 Cộng 678.254.472 678.254.472 Đơn vị: Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Biểu 20 Địa chỉ: 159 §Æng V¨n Ng÷ – Hà Nội BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng 3/2007 Mã Chỉ tiêu Tháng 3 01 Tổng doanh thu 1.123.569.000 02 Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu 03 Các khoản giảm trừ: (03=05+06+07) 05 - Giảm giá hàng bán 06 - Hàng bán bị trả lại 1.040.000 07 - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp 10 1. Doanh thu thuần (10=01-03) 1.123.569.000 11 2. Giá vốn hàng bán 105.131.500 20 3. Lợi nhuận gộp (20=10-11) 1.018.437.500 21 4. Chi phí bán hàng 85.467.000 22 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 56.523.400 30 6. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (30= 20-21-22) 876.447.100 31 7. Thu nhập từ hoạt động tài chính 735.420 32 8. Chi phí hoạt động tài chính 0 40 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính (40=31-32) 735.420 41 10. Các khoản thu nhập kh¸c 0 42 11. Chi phí kh¸c 0 50 12. Lợi nhuận kh¸c (50=41-42) 0 60 13. Tổng lợi nhuận trước thuế (60=30+40+50) 877.182.520 70 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (14=28%x 60) 245.611.106 80 15. Lợi nhuận sau thuế 631.571.414 2.2.tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kqkd Kết quả kinh doanh thương mại là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh dịch vụ, kết quả kinh doanh thương mại cũng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động khác, trong đó: Kết quả hoạt động kinh doanh là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần cộng doanh thu của hoạt động tài chính với giá vốn hàng hoá, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả HĐKD = (DTBH thuần + DTHĐ tài chính) – (Giá vón hàng bán + Chi phí TC + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp) Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của Công ty trong một kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lỗ hay lãi. Do vậy việc hạch toán chính xác lỗ hay lãi của hoạt động kinh doanh là rất quan trọng, qua đó giúp cho Công ty có thể tự đánh giá được mình, đồng thời rút ra hướng đi để tồn tại và phát triển. Ở Công ty, việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện hàng quý trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” và TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” để hạch toán xác định kết quả thực hiện trên Sổ chi tiết TK 911 và Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết TK 911 được ghi vào cuối quý để kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911. Sau đó kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối sang TK 421. Dòng kết chuyển doanh thu thuần căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng và bảng cân đối số phát sinh xác định được tổng doanh thu, khoản giảm trừ. Từ đó có thể xác định doanh thu thuần theo công thức sau: Doanh thu thuần = Tổng DT - Giảm giá hàng bán – Hàng bán bị trả lại Sau đó ghi vào phát sinh Có của TK 911. Nợ TK 511: 1.122.529.000 Có TK 911: 1.122.529.000 Dòng kết chuyển giá vốn hàng bán căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh, kế toán xác định trị giá vốn hàng bán. Dòng kết chuyển chi phí bán hàng căn cứ vào Sổ chi tiết TK 641 (hoặc Sổ Cái TK 641) Dòng kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp căn cứ vào Sổ chi tiết TK 642 (hoặc Sổ Cái TK 642) Kế toán kết chuyển các khoản chi phí: Nợ TK 911: 247.121.900 Có TK 632: 105.131.500 Có TK 641: 85.467.000 Có TK 642: 56.523.400 Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 629.795.994 Có TK 421: 629.795.994 Mặt khác trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh kế toán còn phản ánh trực tiếp vào Nhật ký chung. Nội dung Nhật ký chung được trình bày như sau: Chương III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY bao b× th­¬ng m¹i quang huy 3.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Trong điều kiện hiện nay đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh luôn là vấn đề quan trọng đặt ra đối với doanh nghiệp nói chung, cũng như bộ phận kế toán nói riêng. Nó là công cụ quản lý hữu hiệu đối với tất cả các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin về bạn hàng, đối thủ cạnh tranh, chính sách pháp luật và đặc biệt nắm bắt thật đúng đắn các thông tin về chính doanh nghiệp mình. Đó là các thông tin về vốn, về quá trình hoạt động kinh doanh, về vấn đề con người Kế toán là khoa học phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các thông tin về tài chính trong đơn vị. Các thông tin do kế toán cung cấp cho nhà quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp là đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý cấp trên về việc thực hiện chế độ, chính sách của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính của doanh nghiệp do kế toán đưa ra còn cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân, bạn hàng về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn. Là bộ phận cấu thành của công tác kế toán, nên kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, đến hiệu quả của việc sử dụng đồng vốn, đến các yếu tố về chi phí quản lý, chi phí bán hàng. Việc tổ chức công tác kế toán hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán chính xác kết quả tiêu thụ, thu hồi công nợ, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước, tiết kiệm chi phí, tăng vòng quay vốn, tối đa hoá lợi nhuận và đạt hiệu quả kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, các thành phần kinh tế cùng hoạt động trong một khối thống nhất, có quan hệ bổ trợ nhau. Để thuận lợi cho việc kinh doanh, đáp ứng được các yêu cầu về quản lý đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống kế toán hoàn thiện và được thống nhất áp dụng cho mọi thành phần kinh tế. Vì vậy một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, thống nhất chung luôn là vấn đề cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Trước nhu cầu thực tại, C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy đã ý thức việc phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng đối với doanh nghiệp mình. Bởi lẽ hoạt động thương mại là hoạt động chính của doanh nghiệp, để hoạt động này trở nên hiệu quả thì việc tổ chức các quy trình kinh doanh phải hợp lý và thuận tiện tránh tình trạng rườm rà trong các khâu luân chuyển chứng từ. 3.1.1. Những ưu điểm - Về hình thức tổ chức công tác kế toán : Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung rất phù hợp với điều kiện kinh doanh và thực tế mô hình này hiện nay rất hiệu quả. - Về phương pháp ghi sổ: Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi chép đơn giản, bước đầu đã đạt được kết quả khả quan, nhưng để phát triển lâu dài Công ty cần triển khai ứng dụng CNTT trong ghi chép những nghiệp vụ phức tạp. - Về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập các liên và luân chuyển chứng từ như hiện nay nói chung là hợp lý, khoa học, không gây chồng chéo. - Về kế toán bán hàng: Tuỳ theo nhu cầu của từng khách hàng mà Công ty thực hiện việc bán buôn hay bán lẻ, trực tiếp hay không qua kho. Việc lựa chọn một cách linh hoạt trong tổ chức phương thức bán hàng giúp cho Công ty hạn chế được một số những khoản chi phí lãng phí không cần thiết. - Về kế toán các khoản thanh toán với khách hàng: Với lượng khách hàng đông đảo, Công ty đã lựa chọn cho mình các phương thức bán hàng phù hợp, các khách hàng khác nhau thì có phương thức thanh toán khác nhau nhưng vẫn đảm bảo cho khách hàng những lợi ích nhất định. Khách hàng mua buôn với khối lượng lớn, trả tiền ngày được hưởng giá ưu đãi hơn khách hàng trả tiền chậm. Còn khách mua trả chậm với khối lượng lớn thì cũng được hưởng giá ưu đãi hơn khách hàng mua lẻ. Việc theo dõi công nợ được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Về sử dụng phần mềm kế toán: Mặc dù tự xây dựng chương trình quản lý riêng nhưng kết quả đạt được thật bất ngờ. Việc sử dụng phần mềm này thông tin bán hàng được cập nhật kịp thời, được lưu trữ, bảo mật dữ liệu, sau đó được tổng hợp lên các báo cáo tài chính và kết xuất, phân phối thông tin đến người sử dụng. Kế toán chỉ cần cập nhật chứng từ gốc vào một sheet nào đó, sau đó chèn, cắt, dán bổ sung sao cho hợp lý, trên cơ sở đó máy sẽ tự động tạo thành một database với đầy đủ các dữ kiện đã được mã hoá. Mặt khác, tất cả các máy tính của Công ty được kết nối với nhau bởi mạng nội bộ, nên việc tra cứu dữ liệu là hết sức thuận lợi. Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh vẫn còn tồn tại những hạn chế trong một vài khâu tổ chức khác. Nếu khắc phục được những hạn chế này sẽ làm tăng tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý. 3.1.2. Những hạn chế cần khắc phục - Về phương thức tiêu thụ: Do hệ thống kinh doanh của Công ty rộng khắp trong cả nước, nên việc quản lý là rất phức tạp. Việc kiểm soát các hoá đơn, chứng từ luôn luôn ở tình trạng kiểm soát chặt chẽ, nên những sai sót, gian lận xảy ra là điều khó tránh khỏi. - Về trích lập dự phòng: Công ty không thực hiện trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. Nếu rủi ro xảy ra như hàng tồn ứ đọng, nợ khó đòi thì Công ty sẽ rơi vào tình trạng rất khó khăn, làm cho khoản phải thu khách hàng trong Bảng cân đối kế toán là rất lớn. - Về hình thức thanh toán: Để đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh lâu dài, tuỳ theo từng khách hàng Công ty lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng hình thức trả chậm trong thanh toán khiến cho Công ty có những giai đoạn bị ứ đọng vốn, tiền thu hồi không kịp để tiếp tục quay vòng vốn. - Về hệ thống sổ sách kế toán: Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung, việc ghi chép tuy đơn giản, dễ dàng nhưng gặp trường hợp phức tạp kế toán rất khó xử lý. Mặt khác việc ghi chép chủ yếu được thực hiện trên máy tính, gặp sự cố như virut, mất điện (khi chưa Save) thì toàn bộ dữ liệu sẽ bị mất. Để khắc phục tình trạng này, hàng ngày kế toán phải sao lưu dữ liệu vào máy chủ. - Về phương pháp tính giá hàng xuất kho: Như Chương II đã trình bày, Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ trước để xác định giá vốn hàng xuất kho. Ưu điểm của phương pháp này là tính toán không phức tạp, chỉ cần xác định được giá xuất kho kỳ trước thì sẽ xác định được cách tính của kỳ này. Tuy nhiên ở thời điểm nghiệp vụ diễn ra có những phát sinh chi phí ngoài ý muốn, do vậy việc áp dụng cách tính của kỳ trước sẽ không phù hợp. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một trong những công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp. Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các giải pháp, đề ra phương hướng hoạt động và những chính sách thích hợp trong kỳ tới. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là thực sự cần thiết. Tuy nhiên việc hoàn thiện phải dựa trên tình hình thực tế, cũng như ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí mang lại hiệu quả cao nhất cho đơn vị. Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế trên cơ sở chế độ kế toán mới nhất của Bộ Tài chính, tôi xin mạnh dạn đưa ra một vài những đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa phần hành kế toán. - Về phương pháp tính giá xuất kho: Do Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ trước để xác định giá vốn hàng xuất kho, điều này gây ra hạn chế đã trình bày ở trên. Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác hạch toán kế toán và phù hợp với chế độ hiện hành, Công ty nên sử dụng một trong số các phương pháp đã được trình bày ở phần lý luận. Cụ thể đối với Công ty, theo tôi nên lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền là thích hợp nhất. Phương pháp này có độ chính xác tương đối cao mà việc tính toán lại không quá phức tạp. - Về theo dõi khoản phải thu của khách hàng: Mặc dù công tác ghi sổ của Công ty được trình bày đúng theo Mẫu sổ hướng dẫn của Bộ Tài chính. Tuy nhiên trong cách trình bày doanh nghiệp nên trình bày rõ ràng hơn, Công ty có thể lựa chọn hình thức theo dõi sao cho hợp lý có thể bằng một chương trình chuyên dụng, không nhất thiết phải dập khuôn theo mẫu sổ quy định. Bởi lẽ, trong quá trình kinh doanh, Công ty sẽ gặp nhiều khách hàng, mỗi khách hàng sẽ phát sinh những nghiệp vụ khác nhau nếu mở nhiều cuốn sổ thì sẽ rất mất thời gian và gây lộn xộn trong quá trình ghi chép. Nếu Công ty chưa có phần mềm chuyên dụng, tôi nghĩ phần mềm Exel có thể là một giải pháp hợp lý. - Về theo dõi doanh thu nội bộ: Do tính chất bề nổi của Công ty là kinh doanh thương mại, nên việc phản ánh phần doanh thu nội bộ trong doanh nghiệp hầu như không sử dụng. Việc hạch toán tài khoản 512 cũng giống như đối với TK 511, nhưng hàng hoá được bán ra trong nội bộ doanh nghiệp (hay các chi nhánh của Công ty). Kế toán có thể phản ánh như sau: 1. Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1561: Trị giá mua hàng hoá 2. Phản ánh doanh thu nội bộ Nợ TK 111, 112, 1368 Số tiền phải thu Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp đầu ra 3. Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu nội bộ sang tài khoản 511 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 512 Có TK 511 - Về theo dõi các khoản làm giảm doanh thu: Mặc dù có theo dõi tài khoản hàng bán bị trả lại, nhưng giảm giá hàng bán (TK 532), hay chiết khấu thương mại cho khách hàng (TK 521) thì chưa được Công ty theo dõi chặt chẽ. Trong thời gian tới để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, Công ty nên bổ sung trong hệ thống tài khoản của mình. Việc hạch toán TK này cũng giống như đối với TK 531 – Ghi giảm doanh thu. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 511 để xác định kết quả kinh doanh. - Về xây dựng mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi hiện nay chưa được Công ty quan tâm. Việc lập dự phòng sẽ đảm bảo cho Công ty tránh những thất thoát không đáng có khi đã có khoản chi phí khác bù vào, điều này sẽ giúp cho Công ty thuận lợi hơn trong kinh doanh. + Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng HTK = Số lượng HTK * (giá gốc HTK – Giá thị trường HTK tại thời điểm cuối niên độ) Được định khoản thông qua các bút toán sau: Lập dự phòng: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu dự phòng giảm giá đã lập mà không xảy ra thì tiến hành hoàn nhập dự phòng Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Nếu mức dự phòng năm trước không đủ tiến hành lập bổ sung Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi Khi các khoản phải thu quá hạn trong vòng 2 năm trở lên từ thời điểm hết hạn, hay những khách hàng có nguy cơ bị phá sản hoặc cố tình trốn nợ thì kế toán phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Căn cứ theo khả năng thanh toán của khách hàng để xác định mức lập dự phòng. Mức dự phòng cần lập = Tổng số nợ phải thu khó đòi * Tỷ lệ mất khả năng thanh toán Bút toán định khoản như sau: Lập dự phòng phải thu khó đòi Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu kho đòi Nếu dự phòng lập không xảy ra, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng đã trích Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nếu dự phòng năm trước lập không đủ, kế toán tiến hành lập bổ sung: Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu kho đòi - Về chứng từ kế toán trong hạch toán bán hàng. Công ty đã sử dụng kế toán trên máy tính, nhưng lại không mã hoá chứng từ. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình nhập dữ liệu dễ bị nhầm lẫn. Do vậy, Công ty nên thực hiện việc mã hoá chứng từ bằng cách bên cạnh số chứng từ gốc sẽ gán thêm một ký hiệu riêng cho từng loại như: Phiếu xuất kho 69 có thể viết là PXK69 Tương tự như thế đối với Phiếu thu, Phiếu chi cũng làm như vậy. - Về hệ thống tài khoản: Trước mắt Công ty chưa có kế hoạch mở rộng hình thức kinh doanh, nhưng sang năm tới và những năm sau đó Công ty có thể sẽ kinh doanh ở nhiều lĩnh vực. Do vậy, những tài khoản sử dụng hiện nay cần phải chi tiết hơn nữa, thậm trí có thể sử dụng một tài khoản ở nhiều cấp. - Về hệ thống sổ sách. Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chung”. Đây được coi là hình thức ghi sổ thông dụng nhất, và được nhiều Công ty sử dụng. Bên cạnh đó, Công ty còn kết hợp ghi chép vào Sổ Chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu để lập các Báo cáo tài chính. Mặc dù những Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết được ghi chép trên là rất cần, nhưng trên thực tế Công ty có thể theo dõi thêm một số Bảng tổng hợp khác: Ví dụ như Hàng hoá, Thanh toán với người bán thì có lẽ công tác kế toán của Công ty sẽ trở nên thuận lợi hơn. - Về báo cáo kế toán. Hiện nay trong Công ty phần lớn chỉ chú trọng nhiều đến Báo cáo tài chính, tức là chỉ tập trung phân tích số liệu trên sổ sách nhằm mục đích phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý. Báo cáo này được lập hàng quý, năm. Đối với báo cáo quản trị, mặc dù cũng được lập nhưng không đều đặn. Do vậy trong thời gian tới Công ty cần chú ý nhiều hơn đến loại báo cáo này. Báo cáo quản trị có thể bao gồm: Báo cáo doanh thu, Báo cáo công nợ phải trả, Báo cáo giá vốn hàng bán Những báo cáo này có thể lập đều hàng tháng hoặc trong thời gian ngắn bất cứ thời điểm nào mà nhà quản lý cần để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, và kịp thời. Ví dụ như việc lập Báo cáo doanh thu sẽ giúp cho nhà quản lý thấy được tình hình doanh thu của từng mặt hàng, từ đó thấy được mặt hàng nào tiêu thụ nhiều, mặt hàng nào hiện nay tiêu thụ chậm, qua đây nhà quản lý sẽ đưa ra chính sách, chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế hoặc đẩy mạnh công tác Marketing sản phẩm giúp cho việc tiêu thụ ngày càng nhiều hơn, doanh thu đem lại sẽ cao hơn. Đây được coi là loại báo cáo nhanh và rất cần thiết đối với mỗi một doanh nghiệp kinh doanh. - Về việc áp dụng các phần mềm kế toán. Mặc dù hệ thống máy tính đã được trang bị đầy đủ, nhưng việc sử dụng máy trong công tác kế toán của Công ty mới chỉ ở việc nhập và lưu giữ các sổ chi tiết, các sổ tổng hợp. Tất cả việc ghi chép, phản ánh hàng ngày ở phòng kế toán đều được cán bộ phòng kế toán làm thủ công trên phần mềm Exel, nên mất rất nhiều thời gian, công sức và nhiều khi không đảm bảo kịp thời, nhất là vào cuối mỗi quý hay quyết toán năm . Với điều kiện vật chất sẵn có, Công ty nên áp dụng phần mềm chuyên dụng, vừa giảm bớt công sức của kế toán viên, vừa đảm bảo độ nhanh, chính xác và mang lại hiệu quả cao. KẾT LUẬN Qua một thời gian thực tập tại Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy , bước đầu tôi đã làm quen với công việc của một kế toán viên, tìm hiểu được các hình thức tổ chức cũng như phương pháp hạch toán của Công ty. Có thể nói những thành tựu mà Công ty đã đạt được như hiện nay có sự góp phần không nhỏ của công tác kế toán tài chính, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên để có bước phát triển mạnh mẽ hơn, đòi hỏi Công ty phải tăng cường công tác quản lý, tăng độ chính xác kịp thời của công tác kế toán nhằm phục vụ có hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy, tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh có tầm quan trọng rất lớn giúp Công ty quản lý và tìm ra biện pháp đẩy mạnh hoạt động bán hàng, nâng cao năng lực kinh doanh, thu được nhiều lợi nhuận, góp phần ổn định và cải thiện đời sống cho tập thể nhân viên trong Công ty. Với ý nghĩa đó, Công ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy cần nghiên cứu, không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Với mục tiêu nghiên cứu đó, chuyên đề đã cố gắng đề cập tới một số vấn đề cơ bản nhất trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Vì thời gian nghiên cứu chưa nhiều, hơn nữa trình độ kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu xót, kính mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô giáo, các nhân viên trong Công ty để chuyên đề này của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, đặc biệt là c« giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Thanh Quý và nhân viên bộ phận kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – PGS.TS. Đặng Thị Loan (Chủ biên) - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – NXB. Thống kê, Hà Nội 2005. 2. Giáo trình Kế toán Quản trị - PGS.TS.Nguyễn Minh Phương - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – NXB. Tài chính, Hà Nội 2004. 3. Giáo trình Lý thuyết và Thực hành kế toán tài chính – TS. Nguyễn Văn Công - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, Hướng dẫn ghi sổ kế toán - Bộ Tài chính – NXB. Tài chính, Hà Nội 2005. 5. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - Bộ Tài chính – NXB. Tài chính, Hà Nội tháng 5 – 2006. 6. Tài liệu về đặc diểm và sự hình thành, phát triển của C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy 7. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của C«ng Ty Bao B× Th­¬ng M¹i Quang Huy 8. Tạp chí kế toán và Các văn bản quy phạm pháp luật về chế độ kế toán 9. Và một số tài liệu khác.  MỤC LỤC Trang Chương I: Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 1.1 Đặc điểm về Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 3 Đặc điểm về công tác kế toán của Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 5 1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 5 1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 6 1.2.2.1 Một số thông tin cơ bản về công tác kế toán 7 1.2.2.2 Hệ thống báo cáo kế toán 9 1.2.3 Các phần hành kế tóan 9 1.2.3.1 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 9 1.2.3.2 Hạch toán TSCĐ 11 1.2.3.3 Kế toán vốn bằng tiền 1.2.3.4 Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán hàng 13 1.2.3.5 Kế toán bán hàng 15 1.2.3.6 Kế toán chi phí và tính giá thành 19 1.2.3.7 Xác định kết quả kinh doanh 26 Chương II: Thực trạng công tác kế toán tại Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 2.1 Đặc điểm công tác kế toán bán hàng và XĐ KQKD 27 2.2.Thực trạng công tác kế toán bán hàng và XĐ KQKD 2.2.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu 27 2.2.2 Phương thức tính giá vốn 28 2.2.3 Phương thức bán hàng 28 2.2.4 Phương thức thanh toán 29 a. Tài khoản sử dụng b. chứng từ sử dụng trong tiêu thụ c.quy trình ghi chép các chứng từ và bộ sổ 3. Tổ chức kế toán và xác định kết quả kinh doanh 47 Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD tại Công Ty Bao Bì Thương Mại Quang Huy 3.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và XĐkqkd 60 3.1.1 Những ưu điểm 61 3.1.2 Những hạn chế cần khắc phục 62 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và XĐ KQKD 63