Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội

. 2.1.1. Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. Các cửa hàng, xí nghiệp và chi nhánh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội với đặc điểm về mặt hàng kinh doanh , tổ chức quản lý quá trình kinh doanh, quy mô kinh doanh lớn nên công ty cho phép các đơn vị phụ thuộc này hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế toán, có đội ngũ nhân viên kế toán riêng thực hiện toán bộ khối lượng công tác kế toán thực hiện tất cả các phần hành kế toán từ khâu kế toán ban đầu đến khâu hạch toán doanh thu, xác định kết quả và lập báo cáo kế toán. Các cửa hàng hạch toán đến khâu xác định kết quả tiêu thụ, sau đó xác định phần kết quả nộp lên Công ty. Định kỳ, cứ 1 tháng các cửa hàng nộp Bảng kê bán hàng lên công ty đồng thời đơn vị chuyển báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính - kế toán của công ty để quyết toán. 2.1.2. Phòng tài chính - kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội . Phòng tài chính - kế toán của công ty có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn công ty, trên cơ sở đó phân tích và lập các báo cáo tài chính giúp giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài việc thực hiện công tác kế toán về các nghiệp vụ quản lý và kinh doanh phát sinh tại công ty, phòng tài chính - kế toán còn thực hiện chức năng điều hành kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Bộ máy kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp theo là kế toán tổng hợp, các nhân viên kế toán và thủ quỹ. Mỗi nhân viên trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. - Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc, lập báo cáo quyết toán toàn công ty. - Kế toán doanh thu : Là kế toán theo dõi tình hình bán hàng, tổng hợp doanh thu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ - Kế toán tiền lương: Thực hiện nhiệm vụ theo dõi tiền lương, BHXH - Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thanh toán thu chi, thủ tục thanh toán. - Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc. - Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. - Kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng giảm VL, CC - DC cũng như tình hình nhập – xuất - tồn vật liệu, CC - DC trong toàn công ty. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán VL, CCDC Kế toán chi phí Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán tài sản cố định Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng 2.2.Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Tổ chức công tác kế toán tại công ty gồm 3 quá trình, nhưng giữa chúng lại có sự thống nhất và phối hợp chặt chẽ với nhau. 2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội: sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. Các chứng từ ban đầu đều đúng biểu mẫu của Bộ tài chính ban hành, bảo đảm các yếu tố cơ bản cần thiết của một chứng từ. Một số chứng từ mà công ty sử dụng: - Phiếu thu MS 01 - TT ( QĐ số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ). - Phiếu chi MS 01 - TT ( QĐ số 1141/ QĐ -TC - CĐKT ). - Hoá đơn GTGT MS 01 - GTKT - 3LL. - Hợp đồng bán hàng - Phiếu nhập kho MS 01 - VT. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT. - Một số chứng từ khác có liên quan 2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành . Vì là công ty kinh doanh thương mại nên công ty thường sử dụng các tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 136, TK 141, TK 156, TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, TK 411, TK 421, TK 511, TK 512, TK 515, TK 641, TK 642, TK 911,... Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Vì vậy, công ty có sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, các NKCT, sổ Cái các tài khoản để phục vụ công tác kế toán trong công ty. 2.2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Định kỳ ( quý, năm ) công ty lập các báo cáo kế toán sau: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B 02 - DN ( ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính. ) - Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B 01 - DN ( ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính. ) - Thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B 09 - DN. 2.3. Tổ chức sổ kế toán tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ( đã kiểm tra ), kế toán phần hành ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. Riêng các chứng từ có liên quan đến tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ; liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào các bảng kê lấy số liệu vào các Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đồng thời, cộng các bảng kê, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào NKCT liên quan. Cuối tháng, cộng các bảng kê, sổ chi tiết lấy số liệu ghi vào Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Sau đó, cộng các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan rồi lấy số liệu từ các NKCT ghi vào các sổ Cái. Định kỳ ( quý, năm ) lập báo cáo kế toán. Tổ chức sổ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội được khái quát theo sơ đồ sau: Nhật ký chứng từ Nhật ký – chứng từ số Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Các bảng kê Sổ chi tiết Chứng từ gốc Bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 2003 đến ngày 31/ 12/ 2003. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang Việt Nam đồng: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán(dùng tỷ giá thực tế). - Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phương pháp giá thực tế đích danh. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao bình quân. 3 - tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 3.1.Giá cả và phương thức thanh toán. 3.1.1. Giá cả. Với mục tiêu mở rộng thị trường, tăng thị phần trên thị trường, ngoài các hoạt động chào hàng, quảng cáo... công ty còn sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Nhưng việc hoạch định giá cả không phải là một công việc dễ dàng mà nó phải được hoạch định trên giá cả thị trường, giá cả của các đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ giữa khách hàng với công ty. Và giá bán phải tính trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào cộng các chi phí phát sinh và có lãi. Đối với các cửa hàng , công ty quy định mức giá cụ thể cho từng mặt hàng, trên cơ sở đó các cửa hàng có thể linh động xác định giá hàng hoá bán ra,ngoài ra công ty thực hiện giảm giá đối với những khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với khối lượng lớn... mức giảm giá được tính trên tổng số doanh thu bán cả quý cho khách hàng đó với tỷ lệ 0,5% đến 1%. Với chính sách giá cả này, công ty đã duy trì được mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ và ngày càng thu hút nhiều khách hàng mới. 3.1.2. Phương thức thanh toán. Theo sự thoả thuận giữa khách hàng và công ty hay theo hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: Tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, điện chuyển tiền, thư tín dụng... Việc thanh toán có thể theo hình thức thanh toán ngay hoặc theo hình thức thanh toán trả chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Trong hợp đồng quy định cụ thể thời hạn thanh toán và tối đa là 45 ngày. Do đặc điểm loại hàng của công ty là để phục vụ cho xây dựng, chế tạo ...nên khách hàng khi mua hàng hoá thường mua với khối lượng tương đối lớn, tổng giá thanh toán lớn. Khả năng thanh toán ngay của khách hàng thường gặp khó khăn, họ ưa thích sự thanh toán chậm. Họ sẵn sàng mua với giá cả cao hơn một chút nhưng có điều kiện thanh toán dễ dàng hơn. Chính vì lý do đó nên phương thức thanh toán chậm hiện nay của công ty chiếm một tỷ lệ tương đối lớn. Và để quản lý chặt chẽ, không bị chiếm dụng vốn thì trong hợp đồng kinh tế công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá hạn, công ty sẽ tính phần lãi suất quá hạn 1%/ tháng trên tổng số nợ. Trước khi chấp nhận hình thức thanh toán chậm, công ty nên xem xét khả năng tài chính của khách hàng để tránh rủi ro khi khách hàng không có khả năng thanh toán được nợ. 3.2. Kế toán quá trình bán hàng ở Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 3.2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT thành 3 liên ( liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục xuất kho và ghi thẻ kho ). Định kỳ 2 đến 4 ngày, thủ kho nộp liên 3 giao cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. Ví dụ 1: Ngày 2/ 6/ 2003, công ty bán với khối lượng lớn hàng hoá cho công ty TNHH Thanh Bình tại kho Mai Động như sau: + Thép tấm SNG: loại 8x1500x6000 mm: 120.000 kg giá bán: 3.500đ loại 10x1500x6000 mm: 100.000 kg giá bán: 3.500đ + Thép tròn trơn: 15.000 kg giá bán: 4.600đ Công ty TNHH Thanh Bình thanh toán bằng tiền mặt 30%, phần còn lại thanh toán sau 25 ngày bằng tiền mặt. Lập hoá đơn GTGT như sau: Hoá đơn ( gtgt ) Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL Liên 3 ( dùng để thanh toán ) GP/ 01 - B Ngày 2 tháng 6 năm 2003 N0: 031715 Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ: 658 Trương Định Số TK:............... Điện thoại:............... Mã số: 01.00287934 Tên người mua hàng: Anh Hải Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Bình - HTC Địa chỉ: 621 Ngô Gia Tự - Hà Nội Số TK:................ Hình thức thanh toán: 30% thanh toán ngay Mã số: 01.00595569 70% trả chậm sau 25 ngày STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Thép tấm SNG kg 8x1500x6000mm 120.000 3.500 420.000.000 10x1500x6000mm 100.000 3.500 350.000.000 Cộng 220.000 770.000.000 2 Thép tròn trơn kg 15.000 4.600 69.000.000 Cộng tiền hàng:................................................................839.000.000 Thuế suất thuế GTGT:5%. Tiền thuế GTGT:.................... 41.950.000 Tổng cộng tiền thanh toán:...............................................880.950.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm tám mươi triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khách hàng sau khi nhận được liên 2 của hoá đơn GTGT sẽ sang phòng tài chính - kế toán thanh toán tiền mua hàng. Kế toán vốn bằng tiền sau khi xem xét hoá đơn GTGT và viết phiếu thu như sau: Đơn vị: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ: 658 Trương Định Phiếu thu Mẫu số: 01 - TT Ngày 2 tháng 6 năm 2003 Số: 0231 TK Có: 511 Họ tên người nộp tiền: Anh Hải. Địa chỉ: Công ty TNHH Thanh Bình. Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền mua hàng. Số tiền: 264.285.000 ( Viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi bốn triệu hai trăm tám mươi lăm nghìn đồng ) Kèm theo:................... chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi bốn triệu hai trăm tám mươi lăm nghìn đồng. Ngày 2 tháng 6 năm 2003 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Thủ quỹ sau khi xem xét các chứng từ tiến hành nghiệp vụ thu tiền, ký nhận việc thu tiền. Trên cơ sở hoá đơn GTGT và phiếu thu thủ kho xuất hàng hoá cho khách hàng và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Căn cứ vào các chứng từ gốc như trên, kế toán hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như sau: * Hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán vào các sổ sau: - Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết công nợ được mở chi tiết cho khách hàng là công ty TNHH Thanh Bình. - Bảng kê số 1 ( ghi Nợ TK 111 ). - Bảng kê số 8 ( TK 156 - Giá vốn hàng nhập ). - Bảng kê số 11 ( ghi TK 131 - Thanh toán với người mua ). - NKCT số 8 ( NKCT 8A ghi TK 511, NKCT 8B ghi TK 156, 157 ). - NKCT số 10 ( ghi TK 333 ). Kế toán vào sổ nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá mà công ty TNHH Thanh Bình mua theo định khoản sau: Nợ TK 111 : 264.285.000 Có TK51101 : 251.000.000 Có TK 33311: 12.585.000 Và: Nợ TK 131 : 616.665.000 Có TK 51101 : 587.300.000 Có TK 33311 : 29.365.000 Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng cho các mặt hàng tiêu thụ. Mẫu sổ chi tiết bán hàng như sau: Sổ chi tiết bán hàng Tháng 6 năm 2003 Tên hàng hoá: Thép tròn trơn. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế TTĐB, XK Khác (531, 532) 2/6 031715 2/6 Công ty TNHH Thanh Bình 111 15.000 4.600 69.000.000 6/6 031716 6/6 Cơ sở Phú Mỹ 131 20.000 4.600 92.000.000 ... ... ... ... 20/6 031821 20/6 Công ty thép Zamil 112 18.000 4.600 82.800.000 ... ... ... ... Cộng 124.500 572.700.000 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết bán hàng lập cho mặt hàng thép tấm SNG tương tự như trên. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, kế toán lập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. Căn cứ vào phiếu thu số 0231, kế toán vào bảng kê số 1. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi sổ chi tiết công nợ cho khách hàng là công ty TNHH Thanh Bình. ( Số chi tiết trang 30 ) Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết công nợ, kế toán công nợ lập bảng kê tổng hợp chi tiết công nợ để đối chiếu, kiểm tra với sổ Cái TK 131. Căn cứ vào số liệu của sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng, kế toán ghi mỗi khách hàng vào một dòng của bảng kê số 11. Số tổng cộng phát sinh cuối tháng của sổ chi tiết TK 131 được vào cột cộng phát sinh của từng khách hàng tại bảng kê số 11. Tổng phát sinh Có TK 131 được phản ánh trên Bảng kê số 11 được ghi vào NKCT số 8C ( Có TK 131 ). Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Tháng 6 năm 2003 Chủng loại hàng hoá: hàng nhập khẩu kim khí STT Mã vật tư Tên Vật tư Đvt Số lượng Tiền vốn Doanh thu 1 12.T230.T01 Thép tròn trơn kg 124.500 522.900.000 572.700.000 2 15.T235.T04 Thép tấm kg 890.000 2.670.000.000 3.115.000.000 3 18.P130.B02 Phôi thép 130x130 LX kg 5.007.900 1.557.450.000 1.597.020.000 ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 8.927.850 11.843.741.000 13.523.627.500 Ngày 30 tháng 06 năm 2003 Người lập biểu ( Ký, họ tên ) * Phản ánh giá vốn hàng bán: Để xác định giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ, kế toán tiến hành tính giá vốn cho từng loại hàng hoá. Công ty tính giá trị hàng xuất bán theo phương pháp giá thực tế đích danh. Do đó, căn cứ vào trị giá của từng lô hàng mua vào, kế toán tính và ghi sổ trị giá vốn hàng xuất bán. Với ví dụ 1: Kế toán tính giá vốn hàng bán như sau. - Thép tấm SNG giá vốn : 3.000 đ/ kg. - Thép tròn trơn giá vốn: 4.200 đ/ kg. Sau khi tính được giá vốn cho từng mặt hàng tiêu thụ, kế toán ghi vào bảng kê số 8 ( TK 156 - Giá vốn hàng nhập ). Căn cứ vào bảng kê số 1, bảng kê số 8, bảng kê số 11, sổ chi tiết TK 131, hoá đơn GTGT, kế toán mở và ghi vào NKCT số 8A ( ghi Có TK 511, 512 ), NKCT số 8B ( ghi Có TK 156, 157 ). Sổ chi tiết công nợ TK131: Phải thu khách hàng. Tên khách hàng: Công ty TNHH Thanh Bình. Mã số: 0135 Quý II - năm 2003 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Tháng 6 Số dư đầu kỳ 200.125.900 2/6 031715 2/6 Mua thép tấm + thép tròn 51101 587.300.000 Thuế GTGT đầu ra 33311 29.365.000 13/6 031719 13/6 Mua vòng ống FKF 51102 192.715.000 Thuế GTGT đầu ra 33311 9.635.750 ... ... ... ... 24/6 0314 24/6 Thanh toán tiền hàng 111 134.700.000 Cộng phát sinh 950.384.400 532.500.000 Số dư cuối kỳ 627.010.300 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nhật ký chứng từ 8 a Ghi Có TK 511, 512 Tháng 6 năm 2003 TK Có TK Nợ 511 512 Cộng Có 51101 51103 ... Cộng 131 6.704.161.600 10.741.229.500 ... 20.719.391.100 20.719.391.100 111 5.324.432.320 7.124.574.500 ... 16.986.862.820 16.986.862.820 1368 2.562.700.000 2.562.700.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 13.523.627.500 25.562.500.000 ... 49.897.983.500 2.562.700.000 52.460.683.500 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Nhật ký chứng từ 8 b Ghi có TK 156, 157 Tháng 6 năm 2003 TK ghi Có TK ghi Nợ 156 157 Cộng Có 63201 11.843.741.000 11.843.741.000 63203 23.345.576.000 827.050.000 24.172.626.000 63205 500.450.450 500.450.450 ... ... ... ... Cộng 45.819.510.400 827.050.000 46.646.560.400 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 3.2.2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức gửi hàng. Ví dụ: Ngày 20/05/ 2003, công ty xuất 10 tấn thép tròn trơn : 29.000.000 đồng ( chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT 5% ) gửi bán cho công ty TNHH nhà thép Zamil với giá bán cả thuế GTGT: 38.850.000 đồng thu bằng tiền mặt. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập hoá đơn GTGT. Khi công ty TNHH nhà thép Zamil cử đại diện thanh toán tiền hàng, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành nghiệp vụ thu tiền mặt vào quỹ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 1, bảng kê số 10 ( TK 157 ), NKCT số 8, sổ Cái TK 111, 511, 632, 157, 331, ... theo định khoản sau: - Phản ánh giá vốn của số hàng gửi bán : Nợ TK 157 : 29.000.000 Có TK 156 : 29.000.000 - Ghi nhận doanh thu bán hàng khi công ty TNHH nhà thép Zamil thanh toán tiền hàng. Nợ TK 111 : 38.850.000 Có TK 51103 : 37.000.000 Có TK 3331 : 1.850.000 - Ghi nhận giá vốn hàng bán. Nợ TK 63203 : 29.000.000 Có TK 157 : 29.000.000 Phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ sách, bảng kê, sổ chi tiết, NKCT liên quan tương tự như trường hợp bán buôn qua kho. 3.2.3. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng nội bộ. Hàng ngày, khi bán hàng hoá người bán sẽ ghi số lượng, giá vốn, giá bán, tính thành tiền và ghi vào Báo cáo bán hàng. Sau 3 đến 5 ngày, kế toán tại cửa hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng bán hàng và ghi vào sổ sách ở cửa hàng. Định kỳ 1 tháng, các cửa hàng gửi “ Bảng kê bán hàng ” và báo cáo kết quả kinh doanh lên Công ty. Căn cứ vào các báo cáo này, kế toán tổng hợp vào sổ kế toán. Khi xuất hàng hoá chuyển đến các cửa hàng, để tiện theo dõi kế toán mở tài khoản 1368 theo dõi từng cửa hàng. Như vào ngày 23/ 5/ 2003, căn cứ vào lệnh điều động của Giám đốc công ty, thủ kho xuất kho hàng hoá chuyển đến cửa hàng số 12 tại H2 - T2 Thanh Xuân Nam. Thủ kho lập “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ” như sau: Đơn vị: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Mẫu số: 03 - VT - CT Địa chỉ: 658 Trương Định Số: 028143 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23 tháng 5 năm 2002 Liên 3 ( dùng thanh toán nội bộ ) Căn cứ lệnh điều động số ..... ngày ..... tháng ..... năm .... của .... về việc ..... Họ tên người vận chuyển: Cửa hàng 12. Hợp đồng số:...... Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Mai Động. Nhập tại kho: Cửa hàng 12. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Thép C4550 C4550 Kg 1.000 3.600 3.600.000 2 Thép tấm 40 ly T40 Kg 6.500 3.400 22.100.000 3 Thép tấm 50 ly T50 Kg 1.200 3.100 3.720.000 ... ... ... Tổng cộng 45.524.000 Kế toán Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhận ( (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê xuất hàng hoá, kế toán vào sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 10 theo định khoản sau: Nợ TK 136812: 45.524.000 Có TK 156: 45.524.000 Sổ chi tiết TK 1368 mở tương tự như sổ chi tiết TK 131. Vào ngày 1/ 7/ 2003, phòng kế toán nhận được Bảng kê bán hàng của cửa hàng số 12 báo cáo về việc bán hàng trong tháng 6/2003. Căn cứ vào bảng kê bán hàng , kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết TK 1368, sổ Cái TK 421 theo định khoản: Nợ TK 136812: 13.929.000 Có TK 421: 13.929.000 Khi cửa hàng nộp tiền bán hàng, kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển cho cửa hàng trưởng ký duyệt, sau đó thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Căn cứ vào phiếu thu, kế toán thanh toán vào bảng kê số 1, sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 1, NKCT số 10 theo định khoản sau: Nợ TK 111 : 59.453.000 Có TK 1368 : 59.453.000 3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty không thực hiện chính sách chiết khấu thương mại mà chỉ thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua với khối lượng lớn. 3.3.1. Giảm giá hàng bán. Ví dụ 4: Trong tháng 6 năm 2003, công ty thực hiện giảm giá cho khách hàng với số tiền là 6.500.000 đồng. Kế toán ghi vào sổ sách có liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 532 : 6.500.000 Có TK 131: 6.500.000 Cuối tháng, tiến hành kết chuyển giảm trừ doanh thu và ghi vào sổ Cái TK 511, TK 532 theo định khoản sau: Nợ TK 511 : 6.500.000 Có TK 532: 6.500.000 3.3.2. Doanh thu bán hàng bị trả lại. Trường hợp công ty cung cấp hàng hoá cho khách hàng không đảm bảo như trong hợp đồng hoặc hàng hoá không đúng tiêu chuẩn, phẩm chất; khách hàng có thể trả lại hàng về công ty sau khi được giám đốc chấp thuận. Ví dụ 5: Ngày 23/ 6/ 2003, Công ty xây lắp và công nghiệp trả lại số hàng xi măng do bị vón cục, giảm chất lượng về công ty trị giá cả thuế GTGT là: 5.250.000 đồng. Giám đốc công ty chấp nhận nhận lại số hàng kém phẩm chất này, xác định giá vốn là 4.500.000 đồng. Công ty kiểm nhận lại số hàng và lập thủ tục nhập kho hàng hoá này. Thủ kho lập phiếu nhập kho cho lô hàng trả lại này. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ này vào sổ chi tiết TK 531, bảng kê số 8, sổ Cái TK 531, TK 511, TK 156 theo định khoản sau: * Doanh thu của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 : 5.000.000 Nợ TK 3331 : 250.000 Có TK 131: 5.250.000 * Giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156 : 4.500.000 Có TK 632: 4.500.000 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu bán hàng trả lại làm giảm doanh thu thuần Nợ TK 511 : 5.000.000 Có TK 531 : 5.000.000 Sổ chi tiết Tài khoản: 531 - Hàng bán bị trả lại Tháng 6 năm 2003 NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT 23/6 039571 23/6 Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp trả lại hàng 131 5.000.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 12.500.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Bảng tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá Tháng 6 năm 2003 STT Mặt hàng Số đầu kỳ Số PS trong tháng Số phân bổ cho hàng tiêu thụ Số phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ 1 Kim khí nhập khẩu 38.500.000 537.640.000 501.835.000 74.305.000 2 Kim khí ngoại khai thác 24.750.000 327.550.000 311.337.000 40.963.000 3 Kim khí SX trong nước 28.120.000 452.600.000 425.918.000 54.802.000 ... ... ... ... ... ... Tổng 105.678.000 1.827.725.000 1.712.995.000 220.408.000 Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hạch toán vào sổ Cái TK 632 theo định khoản sau: Nợ TK 63201 : 501.835.000 Có TK 156 ( 1562 ): 501.835.000 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT, các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan, kế toán vào các sổ Cái TK 511, 632, 156, 531, 532, 111, 131, 512, 112, ... Mẫu sổ Cái được mở như sau: Sổ cái Tài khoản: 51101 - Doanh thu hàng kim khí nhập khẩu Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 ... 531 5.300.235 12.500.000 5.575.215 532 2.701.570 6.500.000 1.234.995 911 12.574.870.650 13.504.627.500 14.455.500.000 Cộng PS Nợ 12.582.872.455 13.523.627.500 14.462.310.210 Cộng PS Có 12.582.872.455 13.523.627.500 14.462.310.210 Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ cáI TK: 63201 - GVHB kim khí nhập khẩu Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 ... 156101 11.322.345.000 11.843.741.000 12.632.765.300 1562 435.876.900 501.835.000 602.324.000 ... ... ... ... Cộng PS Nợ 11.758.221.900 12.345.576.000 13.235.089.300 Cộng PS Có 11.758.221.900 12.345.576.000 13.235.089.300 Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Các mẫu sổ còn lại lập tương tự như trên. 3.4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.4.1. Kế toán chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng, công ty sử dụng TK 641 và chi tiết các tiểu khoản của TK này để theo dõi chi tiết. Khi chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào chứng từ có liên quan như bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ KH TSCĐ, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,... kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phí. Sổ chi tiết chi phí bán hàng được chi tiết theo từng yếu tố chi phí. Sổ chi tiết chi phí bán hàng được mở theo mẫu sau: Sổ chi tiết Tài khoản: 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng Tháng 6 năm 2003 Ngày SH CT Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có 2/6 Thanh toán cho nhân viên cẩu hàng (Kho Mai Động ) 111 250.000 26/ 6 Thanh toán lương+ăn trưa ( kho Mai Động ) 334 770.000 27/ 6 Tính lương cho các nhân viên cửa hàng 334 15.320.000 27/ 6 Tính các khoản phải nộp theo lương 338 3.057.100 Cộng 21.377.100 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết các tiểu khoản chi phí bán hàng mở tương tự theo mẫu trên. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết và NKCT số 8 ghi Có TK 641 trong mẫu sổ Cái TK 641 như sau: Sổ cái Tài khoản: 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 4 Tháng5 Tháng 6 ... 111 1.916.000 2.230.000 2.124.000 334 16.734.000 16.090.000 17.111.500 338 3.179.460 3.507.100 3.251.185 ... ... ... ... Cộng PS Nợ 21.829.460 21.377.100 22.486.685 Cộng PS Có 21.829.460 21.377.100 22.486.685 Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) 3.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được vào các tiểu khoản. Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ có liên quan, kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, mẫu như sổ chi tiết chi phí bán hàng. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu vào sổ chi tiết này và NKCT số 8 ở các cột Có TK 642 để ghi vào sổ Cái TK 642. Sổ Cái TK 642 mở và ghi tương tự như sổ Cái TK 641. 3.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên NKCT số 8A, 8B; sổ Cái các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642... để tính ra kết quả tiêu thụ trong toàn công ty. Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ, công ty sử dụng TK 911-Xác định kết quả kinh doanh trong đó chi tiết thành các tiểu khoản. TK 9111: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh . TK 9112: Xác định kết quả hoạt động tài chính. TK 9113: Xác định kết quả hoạt động khác. Phản ánh kế toán xác định kết quả bán hàng vào các sổ sách sau: Thẻ chi tiết TK 911, NKCT số 8, sổ Cái TK 911, sổ Cái TK 421,... và các báo cáo tài chính. Thẻ chi tiết TK 911 có mẫu sau: Thẻ chi tiết Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Quý II năm 2003 STT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 511 176.945.825.540 Doanh thu hàng KK nhập khẩu 51101 40.534.998.150 Doanh thu hàng KK trong nước 51103 65.464.780.000 ... 2 Kết chuyển GVHB 632 168.662.553.435 GV hàng KK nhập khẩu 63201 37.330.860.500 GVhàng KK trong nước 63203 62.988.900.000 ... 3 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 3.539.253.500 Chi phí NVBH 6411 65.693.245 Chi phí CCDC cho BH 6413 122.760.000 ... 4 Kết chuyển chi phí QLDN 642 864.721.454 Chi phí nhân viên quản lý 6421 45.567.000 Chi phí KH TSCĐ cho QL 6424 34.454.760 ... 5 Kết chuyển thu nhập HĐTC 515 417.124.500 6 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 953.275.765 7 Kết chuyển thu nhập khác 711 208.268.184 8 Kết chuyển chi phí khác 811 100.290.515 Cộng PS 174.120.094.669 177.571.218.224 Kết chuyển 421 3.451.123.555 SDCK Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào thẻ chi tiết TK 911, kế toán vào sổ NKCT số 8 và sau đó vào sổ Cái TK 911, TK 421 Nhật ký chứng từ 8 D Ghi Có TK 9111, 9112, 9113 Quý II năm 2003 TK ghi Có TK ghi Nợ 9111 9112 9113 Cộng 511 176.945.825.540 176.945.825.540 515 417.124.550 417.124.550 711 208.268.184 208.268.184 Cộng 176.945.825.540 417.124.550 208.268.184 177.571.218.274 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ cái TK 911 mở và ghi giống mẫu sổ Cái TK 632 và 511. Qua các NKCT số , các bảng kê, sổ Cái các TK liên quan, kế toán tổng hợp lập báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ ( quý, năm ) Báo cáo kết quả kinh doanh Quý II năm 2003 Phần I : Lãi, lỗ Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1 2 3 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 177.090.637.555 Các khoản giảm trừ 03 144.812.015 + Giảm giá hàng bán 05 23.436.565 + Hàng bán bị trả lại 06 121.375.450 1. Doanh thu thuần ( 01-03) 10 176.945.825.540 2. Giá vốn hàng bán 11 168.662.553.435 3. Lợi nhuận gộp ( 10-11) 20 8.283.272.105 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 417.124.500 5. Chi phí hoạt động tài chính 22 953.275.765 6. Chi phí bán hàng 24 3.539.253.500 7. Chi phí quản lý doanh gnhiệp 25 864.721.454 8. Lợi tức thuần từ HĐKD ( 20+(21-22 )-(24+25) 30 3.340.145.886 9. Các khoản thu nhập khác 31 208.268.184 10. Chi phí khác 32 100.290.515 11. Lợi nhuận khác (31-32) 40 107.977.669 12. Tổng lợi tức trước thuế ( 30+40 ) 50 3.451.123.555 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 1.104.359.538 13. Tổng lợi tức sau thuế ( 30+50-51 ) 60 2.346.764.017 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Chương iii : phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội . 1 - Nhận xét, đánh giá về tổ chức quá trình bán hàng và kế toán bán hàng tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội.: Sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nhà nước chủ động trong sản xuất kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp bối rối, không tìm được hướng đi cho mình trước những thử thách mới đã dẫn đến sụp đổ, phá sản. Bên cạnh đó nhiều doanh nghiệp nhà nước tìm được hướng đi đúng đắn, biết phát huy quyền chủ động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, phát huy nội lực của mình đã có những thành công nhất định. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một trong những thí dụ đó; không những công ty đứng vững trong cơ chế kinh tế mới mà còn không ngừng phát triển, tạo uy tín lớn trên thị trường; góp một phần đáng kể vào công cuộc đổi mới đất nước; hàng năm đóng góp vào ngân sách nhà nước hàng tỷ đồng. Là một doanh nghiệp thương mại nên có được thành công đó một phần nhờ công tác hạch toán kết quả bán hàng của công ty một cách chính xác, kịp thời đáp ứng thông tin. Công tác kế toán ngày càng tỏ rõ là một công cụ tài chính đắc lực giúp cho nhà quản trị ra quyết định. Trước hết hãy xem xét những mặt ưu, mặt tốt của công tác kế toán. 1.1. Ưu điểm. 1.1.1 - Bộ máy kế toán của công ty phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Việc phân công lao động kế toán được đẩy mạnh và hoạt động dần đi vào hiệu quả. Kế toán các phần hành và kế toán tổng hợp phối hợp nhịp nhàng với nhau và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác kế toán. Kế toán luôn đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho ban giám đốc. Đối với bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ; chi tiết về giá trị hàng xuất kho; phản ánh kịp thời, chính xác về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, xác định kết quả kinh doanh... 1.1.2 - Tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký - Chứng từ hoàn toàn phù hợp với quy mô của công ty. Tổ chức hình thức sổ này không bị trùng lặp nhiều, đảm bảo sự thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu. Quá trình luân chuyển chứng từ, sổ sách hợp lý; công tác kế toán bảo đảm đúng nguyên tắc, chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Công ty có nhiều sáng tạo trong việc mở các sổ chi tiết, các sổ Cái các tiểu khoản để tiện cho việc hạch toán quá trình bán hàng cũng như việc theo dõi, kiểm tra sát sao khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng. Để từ đó xác định kế hoạch bán hàng và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ hợp lý. 1.1.3- Công ty tích cực trong việc đưa máy vi tính vào công việc kế toán nhằm tăng tốc độ cung cấp thông tin, tăng độ chính xác của thông tin cung cấp và tăng hiệu quả của công tác kế toán. Đặc biệt cần thiết đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả. Một công việc tối cần thiết đối với công ty, công ty đã chủ động thành lập ban thu hồi công nợ để đôn đốc khách hàng trả nợ, nhanh chóng thu hồi vốn. Nhìn chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty đã cung cấp những thông tin kế toán cần thiết chính xác, kịp thời cho ban giám đốc; phản ánh đầy đủ nghĩa vụ của công ty đối với ngân sách nhà nước; luôn có sự đối chiếu trao đổi giữa kế toán bán hàng và kế toán các phần hành khác, bảo đảm sự thống nhất. Hàng tháng, kế toán tổng hợp xuống các cửa hàng để kiểm tra, đối chiếu việc tiêu thụ hàng hoá cũng như công tác ghi sổ. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục trong công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng. 1.2. Một số hạn chế. 1.2.1. Về phương pháp hạch toán. - Về doanh thu bán hàng: Theo quy định TK 5111 là doanh thu bán hàng hoá. Nếu muốn chi tiết từng khoản doanh thu bán hàng của từng mặt hàng thì doanh nghiệp thêm mã số mặt hàng vào sau TK 5111. Ví dụ: mã số 01 cho mặt hàng nhập khẩu kim khí thì để chi tiết, doanh thu của hàng nhập khẩu kim khí được hạch toán vào TK 511101. Nhưng công ty lại sử dụng TK 51101 để hạch toán doanh thu hàng nhập khẩu kim khí. Mặt khác, công ty có mở tiểu khoản để theo dõi chi tiết giá vốn, doanh thu của từng mặt hàng nhưng lại không xác định kết quả riêng của từng mặt hàng. Điều này chưa tạo thuận tiện trong việc theo dõi tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng. 1.2.2. Hình thức thanh toán. Hình thức thanh toán của công ty chủ yếu theo hình thức thanh toán chậm, nên công ty để các đơn vị khác chiếm dụng vốn của mình. Tỷ lệ thanh toán chậm chiếm tỷ lệ khá cao, làm cho vòng luân chuyển vốn của công ty chậm chạp và sử dụng vốn chưa có hiệu quả cao. Công ty cần xem xét cụ thể đối với từng khách hàng để thoả thuận hình thức thanh toán phù hợp nhằm đảm bảo sử dụng vốn đạt hiệu quả cao nhất. 2 - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Trong môi trường công nghệ thông tin hiện nay, quá trình cung cấp thông tin đóng vai trò rất quan trọng đến quyết định của nhà quản trị, nhất là thông tin tài chính kế toán. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán , ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản. Các báo cáo tài chính còn cung cấp những thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường là việc làm hết sức cần thiết và cần được quan tâm. Nhất là trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong quá trình luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình này là một vấn đề cần thiết trong mỗi doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp thương mại. Bởi vì: + Khi quá trình kế toán hoàn thiện, việc tổ chức chứng từ ban đầu cũng như việc sử dụng hệ thống TK sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán. Góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán toàn công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ cung cấp cho cơ quan quản lý cấp trên những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. + Hoàn thiện quá trình kế toán này còn là việc hoàn thiện hệ thống sổ sách. Việc ghi chép hệ thống sổ sách chính xác hơn, dễ đối chiếu kiểm tra hơn giữa các sổ sách nhưng vẫn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ. Giảm bớt được khối lượng ghi chép, tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng quan tâm một cách chính xác và nhanh nhạy. 2.2. Phương hướng hoàn thiện. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế cuả Nhà nước. Việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến, không nhất thiết là phải dập khuôn máy móc theo đúng chế độ, nhưng phải tôn trọng chế độ, tôn trọng cơ chế. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc diểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải trên cư sở tiết kiệm chi phí mang lại hiệu quả cao. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. 2.3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 2.3.1. Về hạch toán chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng được sử dụng thực chất là để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Công ty chưa phát huy lợi thế của việc sử dụng chính sách chiết khấu trong khi công ty luôn vì mục tiêu tăng trưởng doanh thu tiêu thụ, bên cạnh đó thì công ty luôn bán hàng chịu và bị chiếm dụng vốn rất lớn. Cho nên công ty cần đánh giá đúng đắn chính sách chiết khấu để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, sớm thu hồi vốn. Công ty cần áp dụng một cách linh hoạt các hình thức chiết khấu. Công ty cần xem xét đưa ra một tỷ lệ chiết khấu phù hợp khi khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Như công ty có thể đưa ra các khoảng doanh số nhất định và tương ứng với nó là các tỷ lệ chiết khấu. Công ty cần đưa ra hình thức chiết khấu thanh toán linh hoạt vì hiện nay công ty phải vay vốn ngân hàng và trả lãi để có thể tiếp tục kinh doanh. Công ty xây dựng mức chiết khấu thanh toán dựa trên những yếu tố sau: - Tỷ lệ lãi vay ngân hàng. - Số tiền lãi công ty phải trả cho ngân hàng hàng tháng. - Khả năng thanh toán của khách hàng có doanh số mua hàng ổn định. Dựa trên những thông số trên để đề ra các mức chiết khấu khác nhau, đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất bù được việc giảm lãi vay ngân hàng. Đối với những khách hàng nợ quá hạn, công ty nên tính lãi suất cho phù hợp( có thể bằng lãi suất quá hạn vay ngân hàng ). Khi áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng, các khoản này phải đem lại lợi ích cho công ty thì việc thực hiện nó mới mang lại hiệu quả, phần này được hạch toán như sau: Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại phát sinh. Có TK 111, 112, 131- Số tiền chiết khấu dành cho khách hàng. Công ty nên sử dụng TK 521 để hạch toán chiết khấu thương mại phù hợp với chế độ kế toán tài chính. 2.3.2. Về hạch toán doanh thu bán hàng. Công ty nên điều chỉnh lại đối với tiểu khoản của TK 511 về hạch toán doanh thu bán hàng cho đúng với chế độ kế toán. Hệ thống tiểu khoản về doanh thu bán hàng có thể thay thế bằng hệ thống tiểu khoản sau: TK 511101: Doanh thu hàng nhập khẩu kim khí. TK 511102: Doanh thu hàng kim khí ngoại khai thác. TK 511103: Doanh thu hàng kim khí sản xuất trong nước. TK 511104: Doanh thu hàng ống VINAPIPE. TK 511105: Doanh thu hàng nhập khẩu vòng ống FKF. TK 511106: Doanh thu hàng bán xi măng. TK 511107: Doanh thu hàng phụ tùng. TK 511108: Doanh thu hàng kim khí phế liệu. TK 511109: Doanh thu hàng dịch vụ khác. TK 511110: Doanh thu hàng gang. Kế toán công ty cần điều chỉnh lại cho đúng với chế độ. 2.4. Các biện pháp tổ chức quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Thực chất của việc tăng hiệu quả kinh doanh là tăng chỉ tiêu lợi nhuận. Với mục tiêu không ngừng nâng cao lợi nhuận, công ty thường xuyên phân tích, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu để tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh là lợi nhuận thu được do tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Nó chịu ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Khối lượng hàng hoá tiêu thụ. - Giá bán hàng hoá. - Giá mua hàng hoá. - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Nghiên cứu các nhân tố lợi nhuận để công ty có thể đề ra các biện pháp nhằm tăng lợi nhuận. 2.4.1. Mở rộng phương thức bán hàng. Tiêu thụ hàng hoá là một vấn đề quan trọng không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thông qua quá trình bán hàng, độ thoả dụng của hàng hoá mới được xác định một cách trọn vẹn. Có bán được hàng hoá, thu được tiền thì công ty mới bù đắp được các chi phí bỏ ra và có lãi. Tăng nhanh quá trình bán hàng là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm chi phí. Muốn đạt được, công ty không những tăng nhanh khối lượng hàng hoá bán ra mà còn đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi bán, trong và sau khi bán hàng. Vì vậy, việc mở rộng và đa dạng hoá phương thức bán hàng là một điều rất cần thiết để tăng nhanh vòng quay vốn, thúc đẩy quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài các phương thức bán hàng hiện nay, công ty có thể mở rộng thêm một số phương thức bán hàng mới như : Bán hàng đại lý, bán hàng trả góp... Nhất là phương thức bán hàng đại lý với lợi thế không tốn nhiều chi phí bán hàng mà vẫn có thể mở rộng thị trường, thị phần của công ty. Công ty hiện nay chưa khai thác phương thức bán hàng đại lý. Và nếu công ty có thể khai thác phương thức bán hàng này có thể tăng nhanh doanh thu, tăng nhanh lãi. Mở rộng phương thức bán hàng sẽ làm cho mặt hàng công ty phong phú hơn và khuyến khích khách hàng mua nhiều hơn, lôi cuốn nhiều khách hàng tiềm năng. 2.4.2. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định chất lượng, giá cả của sản phẩm, hàng hoá. Để hàng hoá tiêu thụ được, công ty phải nắm bắt được nhu cầu thị trường, phải thoả mãn những mong đợi và kỳ vọng của khách hàng về những hàng hoá của công ty. Biện pháp để mở rộng thị trường tiêu thụ có thể bằng quảng cáo, thực hiện chính sách giá ưu đãi, chính sách dành cho các đại lý và khách hàng tiêu thụ khối lượng hàng hoá lớn. Mạng lưới tiêu thụ hiện nay của công ty có tính tập trung cao ở thị trường Hà Nội. Điều đó cũng tạo sự cạnh tranh lớn ngay thị trường Hà Nội; thậm chí giữa các cửa hàng của công ty. Thị trường các tỉnh đang là những thị trường tiềm năng lớn, nhất là trong điều kiện đô thị hoá hiện nay, việc sử dụng vật tư, sắt, thép, phụ tùng... là rất lớn. Tìm biện pháp khai thác những thị trường tiềm năng to lớn này là hết sức cần thiết, có thể thông qua các đại lý hoặc có thể mở mạng lưới tiêu thụ ở những nơi này như mở thêm cửa hàng, chi nhánh mới. Đây cũng chính là xu hướng mà công ty muốn thực hiện trong những năm sắp tới. 2.4.3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nâng cao hiệu quả kinh doanh là nhằm tăng lãi thuần, hay bằng cách tăng doanh số tiêu thụ, giảm các chi phí kinh doanh tương ứng - Tăng doanh thu bán hàng bằng cách đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giảm bớt các khoản giảm trừ doanh thu, đặc biệt là đối với hàng kém phẩm chất, hàng bán bị trả lại do vi phạm hợp đồng. - Tiết kiệm chi phí, đó là tiết kiệm các chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty năng động trong việc tìm đối tác kinh doanh để có thể chọn được nhà cung cấp hàng hoá vơí giá mua thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, quy cách, phẩm chất. Điều đó đóng góp một phần quan trọng trong giảm chi phí kinh doanh. Công ty cũng cần thực hiện tốt các vấn đề về nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, để tăng hiệu quả kinh doanh cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty. Trong đó, công tác kế toán là một trong những công cụ quan trọng đắc lực. Kết luận Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong nền kinh tế thị trường có vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp thương mại. Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng hay không có khả năng hoạt động trên thị trường là do quá trình từ khâu bán hàng cho đến khâu hạch toán vào sổ sách kế toán. Một chính sách bán hàng hợp lý kết hợp với trình độ của cán bộ quản lý cao là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán trong khâu bán hàng là công cụ sắc bén cho việc điều hành quản lý và ra quyết định của chủ doanh nghiệp. Với chức năng và vai trò của mình, kế toán phải hết sức chặt chẽ, áp dụng một cách linh hoạt tuỳ theo đặc điểm, quy mô từng loại hình doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả, đúng nguyên tắc và chế độ kế toán. Qua quá trình học tập và thời gian thực tập tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội cùng sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn, em đã nhận thấy công tác kế toán mang tính lý luận và thực tiễn. Trong những năm qua, công ty đã có những thành công nhất định trên thị trường . Công ty ngày càng có chỗ đứng vững trên thị trường, tạo được uy tín đối với khách hàng. Có được thành công đó và vẫn vững bước trong tương lai có sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán - tài chính. Tuy nhiên, sự phát triển luôn đòi hỏi phải hoàn thiện hơn nữa. Việc kiện toàn công tác kế toán - tài chính nói chung và công tác kế toán bán hàng hàng nói riêng một cách khoa học hợp lý là rất cần thiết. Chuyên đề này của em nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chỉ đề cập đến một số vấn đề cơ bản nhất trong quá trình bán hàng và hạch toán bán hàng trong lý luận và thực tiễn, đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế, chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo của các thầy cô giáo trong khoa để chuyên đề hoàn thiện hơn, mang tính thực thi hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo của Học viện Tài chính và các anh chị, cô chú trong Phòng tài chính - kế toán Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, 9 tháng 1 năm 2004. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính. 2. Tổ chức hạch toán kế toán . 3. Giáo trình Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. 4. Kế toán doanh nghiệp thương mại. 5. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. 6. Chuyên đề các khoá trước. 7. Tạp chí kế toán. 8. Tạp chí tài chính kế toán. Mục lục Trang Lời nói đầu: 1 Chương I: Những lý luận cơ bản về tổ chức 2 1.Những vấn đề chung về quá trình bán hàng 2 1. Khái niệm chung về quá trình bán hàng 2 2. Sự cần thiết phải hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 2 2. Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 3 1. Các phương thức bán hàng 3 2. Phương pháp xác định giá vốn của hàng bán 3 3. Các nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng 6 4. Phương pháp xác định chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 6 5. Xác định kết quả kinh doanh 7 6. Chứng từ sử dụng hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 7 3. Hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 7 1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng 7 2. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 13 3. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh 15 4. Các hình thức sổ áp dụng trong hạch toán bán hàng 15 1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái 15 2. Hình thức Chứng từ - Ghi sổ 17 3. Hình thức Nhật ký chung 18 4. Hình thức Nhật ký- Chứng từ 19 chương II. Thực trạng hạch toán bán hàng 20 1. Tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty 20 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 20 2. Đặc điểm kinh doanh của công ty 21 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 22 2 . Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán 23 1. Tổ chức bộ máy kế toán 23 2. Tổ chức công tác kế toán 25 3. Tổ chức sổ kế toán tại công ty 26 3. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh 27 1. Giá cả và phương thức thanh toán 27 2. Kế toán quá trình bán hàng ở công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội 28 3. Kế toán các khoản giảm từ doanh thu 36 4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 38 5. Kế toán xác định kết quả bán hàng 40 chương III :Phương hướng hoàn thiện 43 1. Nhận xét, đánh giá về quá trình 43 1. ưu điểm 43 2. Một số hạn chế 44 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện 44 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện 44 2. Phương hướng hoàn thiện 45 3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện 45 4. Các biện giải pháp tổ chức quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh....47 Kết luận 49 Danh mục tài liệu tham khảo 50