Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật

ền – Hải Phòng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van hơi 4V210 – 08 Cái 20 200.000 4.000.000 Cộng tiền hàng: 4.000.000 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Giá trên chưa bao gồm thuế VAT Người nhận hàng Người giao hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đoàn Kim Tiền Nguyễn Trọng Điệp Kế toán sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá đã có đầy đủ chữ ký của các bên giao nhận sẽ tiến hành viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Bảng 2.2: “ Hoá đơn giá trị gia tăng” Mẫu số: 01GTKT-3LL LX/2007B Số: 0072067 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày..05..tháng..11.. năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1- Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: 0021001074955 tại NH Ngoại thương VN-CN Chương Dương Điện thoại: 04.6751264 MST: 0101791478 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP nhựa thiếu niên Tiền Phong Địa chỉ: Số 2 An Đà - Ngô Quyền – Hải Phòng Hình thức thanh toán: TM/CK MST: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1´2 1 Van hơi 4V210 – 08 Cái 20 200.000 4.000.000 Cộng tiền hàng: 4.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Bán hàng Trương Thị Thu Huyền Thẩm Văn Cường qua điện thoại Kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm kế toán, kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/chứng từ bán hàng-xuất kho” và cập nhật số liệu vào chứng từ “Bán hàng-xuất kho” Loại hoá đơn: Đã được mặc định sẵn là “DO/GTGT” Ngày HĐ, Ngày HT, Ký hiệu HĐ, Số hiệu HĐ kế toán đánh đúng theo hoá đơn đã viết. Đơn vị mua hàng: Kế toán đánh mã “TIENPHONG” hoặc nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách, sau khi nhập mã xong phần mềm sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ và MST là Công ty CP nhựa thiếu niên Tiền Phong Địa chỉ: Số 2 An Đà - Ngô Quyền – Hải Phòng MST: 0200167782 Người đại diện: Người bán: Đánh mã là “KT2” phần mềm hiện tên Trương Thị Thu Huyền P.Thức T.Toán: Đánh mã “TTC” phần mềm hiện “Thanh toán chậm” Đơn vị tiền tệ, mã kho: phần mềm tự động nhảy Tạo phiếu xuất kho: Kế toán tích vào ô trống phần mềm sẽ tự động tạo phiếu xuất kho khi kế toán nhập xong hoá đơn GTGT Diễn giải: Kế toán đánh “Bán hàng cho Cty CP nhựa thiếu niên Tiền Phong” Sau đó kế toán đánh số thứ tự, nhập mã hàng hoá bằng cách nhấn F4 để chọn mã hàng hoá bán, sau khi chọn mã hàng hoá xong phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, kế toán nhập tiếp số lượng, đơn giá bán, giá trị chiết khấu nếu có, chọn thuế suất thuế GTGT, thuế nhập khẩu nếu có, sau đó phần mềm tự động định khoản, hiện số tiền trong cột thành tiền, mã kho; vụ việc, thu khác nếu có, các mục còn lại như: Mặt hàng, thu khác, chiết khấu, tiền hàng chưa thuế, thuế xuất khẩu, tiền thuế, tiền thanh toán, số tiền còn phải trả, số tiền còn phải thanh toán, số tiền viết bằng chữ, phần mềm cũng tự động nhảy hiện dữ liệu Thanh toán, ngày hẹn trả kế toán tự đánh dữ liệu thực tế. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn vào biểu tượng hình đĩa mềm bên dưới hoá đơn vừa nhập hoặc nhấn tổ hợp CTRL+L để ghi lại dữ liệu vừa nhập, ta được giao diện màn hình 2.5 như sau: Giao diện 2.5: Giao diện “Bán hàng – Xuất kho” Sau khi nhập xong hoá đơn GTGT vào phần mềm, kế toán hiểu phần mềm đã tự động định khoản các bút toán như sau: Nợ TK131 Có TK5111: Có TK33311: Nợ TK 632 Có TK1561 Các nghiệp vụ phát sinh khác trong năm kế toán nhập tương tự, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu vào sổ “Nhật ký chung”, tự chuyển dữ liệu vào sổ cái TK 511 Trong tháng 11 năm 2007 công ty không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh thu bán hàng Đến cuối tháng khi đã vào số liệu tất cả các hoá đơn GTGT,các chứng từ khác, để in sổ “Nhật ký bán hàng” kế toán vào: “Sổ nhật ký/nhật ký bán hàng” sau vài phút một màn hình hiện ra(xem giao diện 2.6, 2.7) Giao diện 2.6: Giao diện “Hệ thống các sổ nhật ký” Giao diện 2.7: Giao diện “Nhật ký bán hàng” Kế toán có thể in ngay sổ “Nhật ký bán hàng” từ phần mềm hoặc kết xuất ra Excel để in, thông thường kế toán kết xuất ra Excel để chỉnh sửa theo đúng mẫu biểu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Bảng 2.3: “Nhật ký bán hàng” Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Nhật ký bán hàng Tháng 11 năm 2007 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK131 Ghi có tài khoản Số hiệu Ngày tháng TK511 TK3331 A B C D 1 2 3 05/11 77053 05/11 Cty cp nhựa Thiếu niên Tiền Phong 4.200.000 4.000.000 200.000 08/11 77055 08/11 Cty khuôn đúc TSUKUBA – VN 5.134.500 4.890.000 244.500 16/11 77058 16/11 Cty cp nhựa Thiếu niên Tiền Phong 2.383.500 2.270.000 113.500 22/11 77060 22/11 Cty TNHH SD Việt Nam 8.900.00 8.900.000 22/11 77061 22/11 Cty CP Prime-Vĩnh Phúc 40.740.000 38.800.000 1.940.000 26/11 77062 26/11 Cty CP xây dựng và PT KT nền móng 14.490.000 13.800.000 690.000 28/11 77065 28/11 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 23.625.000 22.500.000 1.125.000 Cộng số phát sinh 99.473.000 95.160.000 4.313.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Cuối tháng, trước khi in sổ cái TK511 hay sổ cái các tài khoản khác, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển bằng cách vào phân hệ: “Ngiệp vụ\ (10) Lương-TG-Phân bổ-Kết chuyển-Thuế/Kết chuyển cuối kỳ/chọn kỳ kết chuyển/A-Excel kết chuyển”, sau đó đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động thực hiện toàn bộ các bút toán kết chuyển, hoặc bấm vào nút “người dùng kết chuyển” khi đó kế toán sẽ phải thêm một thao tác nữa là chọn những bút toán cần kết chuyển. ưu điểm của việc chọn nút “A-Excel kết chuyển” là các bút toán kết chuyển được thực hiện nhanh, nhược điểm là không kiểm soát được các bút toán kết chuyển, thông thường hầu hết các bút toán kết chuyển tự động khi chọn nút “A-Excel kết chuyển” là tương đối chính xác, còn ưu điểm của việc chọn nút “người dùng kết chuyển” là kế toán kiểm soát được các bút toán cần thực hiện kết chuyển, nhược điểm là phải qua nhiều thao tác nên việc thực hiện các bút toán kết chuyển mất nhiều thời gian hơn. Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật kế toán chọn nút “A-Excel kết chuyển” để việc thực hiện các bút toán kết chuyển được nhanh gọn hơn(Xem giao diện 2.8) Giao diện 2.8: Giao diện “Kết chuyển cuối kỳ” Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tổng các mặt hàng kinh doanh lên tới gần 500 mặt hàng do vậy công ty không theo dõi doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển từ TK511 sang tài khoản 911. Sau đó kế toán muốn xem sổ cái TK511, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/gõ 5111/enter” khi sổ cái TK5111 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK5111 gõ “từ ngày: 01/11/07 đến 30/11/07” và nhấn enter sổ cái TK5111 từ 01/11/07 đến 30/11/07 sẽ hiện ra (xem giao diện 2.9) Giao diện 2.9: Sổ cái TK5111 Sau đó kế toán kết xuất ra Excel chỉnh sửa và in sổ cái TK511 ra: Bảng 2.4: Sổ cái TK511 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1- Lô - Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 511 - Tên TK: Doanh thu bán hàng Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 05/11 77053 05/11 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 4.000.000 08/11 77055 08/11 Cty khuôn đúc TSUKUBA – VN 131 4.890.000 12/11 77056 12/11 Cty CP máy và Tbị phụ tùng công nghiệp PMG 1111 4.250.000 16/01 77058 16/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 2.270.000 22/11 77060 22/11 Cty TNHH SD Việt Nam 131 8.900.000 22/11 77061 22/11 Cty CP Prime Vĩnh Phúc 131 38.800.000 26/11 77062 26/11 Cty CP xây dựng và PT kỹ thuật nền móng 131 13.800.000 27/11 77063 27/11 Cty CP tbị và công nghệ PT ASEAN 1111 3.842.000 28/11 77064 28/11 Cty TNHH TM TB TĐH Cao Đạt 1111 1.714.000 28/11 77065 28/11 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 22.500.000 30/11/07 30/11/07 Kết chuyển TK5111-911 104.966.000 Cộng phát sinh 104.966.000 104.966.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương Thị Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.4 Kế toán giá vốn hàng bán: Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật giá vốn hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, sau mỗi lần nhập phần mềm kế toán tự động tính lại giá vốn hàng bán Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều được kế toán cập nhật vào phần hoá đơn bán hàng – xuất kho. Việc hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện hoàn toàn tự động. Việc cập nhật phương pháp tính giá được kế toán mặc định ngay từ đầu kỳ. Kế toán vào phân hệ: “ Quản trị hệ thống/Setup phương pháp tính giá xuất cho VLSPHH/Thêm mới” Mã: “HH” Tên: “Hàng hoá” Ô trống tiếp gõ: “AVG-TX” Sau đó kế toán bấm nút “Chấp nhận” và đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động mặc định phương pháp tính giá cho hàng xuất trong suốt cả kỳ hạch toán và phần mềm tự động cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Giao diện 2.10: Giao diện mặc định phương pháp xác định trị giá xuất của hàng bán Cuối tháng kế toán chỉ thực hiện 01 lần kết chuyển như ở phần kế toán doanh thu bán hàng thì tất cả các bút toán kết chuyển đã mặc định đều được phần mềm kết chuyển tự động và TK632 đã được kết chuyển sang TK911 Sau đó để xem sổ cái TK 632, kế toán vào phân hệ: “Sổ cái/gõ 632/enter” khi sổ cái TK632 hiện ra, kế toán bấm vào nút “lọc sổ” ở phía trên bên trái sổ cái TK632 gõ “từ ngày: 01/11/07 đến 30/11/07” và nhấn enter sổ cái TK632 từ 01/11/07 đến 30/11/07 sẽ hiện ra, kế toán kiểm tra, kết xuất ra Excel chỉnh sửa và in(xem bảng 2.5) Bảng 2.5: Sổ cái TK632 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1- Lô - Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 632 - Tên TK: Giá vốn hàng bán Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 05/11 77053 05/11 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 1561 2.857.067 08/11 77055 08/11 Cty khuôn đúc TSUKUBA – VN 131 3.429.980 12/11 77056 12/11 Cty CP máy và Tbị phụ tùng công nghiệp PMG 1111 2.805.250 16/01 77058 16/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 1.157.940 22/11 77060 22/11 Cty TNHH SD Việt Nam 131 6.450.900 22/11 77061 22/11 Cty CP Prime Vĩnh Phúc 131 26.400.000 26/11 77062 26/11 Cty CP xây dựng và PT kỹ thuật nền móng 131 12.000.000 27/11 77063 27/11 Cty CP tbị và công nghệ PT ASEAN 1111 3.210.000 28/11 77064 28/11 Cty TNHH TM thiết bị TĐH Cao Đạt 1111 1.340.000 28/11 77065 28/11 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 10.100.000 30/11/07 30/11/07 Kết chuyển TK632-911 69.751.137 Cộng phát sinh 69.751.137 69.751.137 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương Thị Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.1.5 Kế toán thanh toán: Khi khách hàng đồng ý trả tiền, kế toán thanh toán hoặc nhân viên giao nhận sang đơn vị khách hàng để thu tiền. Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng để lập phiếu thu. Cụ thể: Ngày 12/11/2007, Anh Tuấn sang thu tiền của Công ty CP máy và thiết bị phụ tùng công nghiệp PMG. Anh Tuấn đã nộp phiếu chi của công ty CP máy và thiết bị phụ tùng công nghiệp PMG cho kế toán: Bảng 2.6: Phiếu chi Công ty CP máy và thiết bị phụ tùng công nghiệp PMG Số: 121107 P309-69-521 Trương Định-Hà Nội Phiếu chi Người nhận tiền: Anh Tuấn - Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Lý do chi : Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn 77056 ngày 12/11/07 Số tiền: 4.462.500 đồng Viết bằng chữ: Bốn triệu bốn trăm sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng./ Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Hoá đơn 77056 ngày 12/11/07 Đã nhận đủ số tiền: Bốn triệu bốn trăm sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng./ Ngày 12 tháng 11 năm 2007 Người nhận Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Trần Quang Tuấn Lê Văn Quý Vũ Thị Huệ Kế toán căn cứ phiếu chi của khách hàng vào phân hệ: “Ngiệp vụ/Chứng từ thu tiền” để cập nhật số liệu tương tự như phần nhập hoá đơn bán hàng - xuất kho: Quyển số: 01 Số phiếu: PT000011/03 Ngày:12/11/07 Đơn vị khách hàng: Nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách hàng, sau khi chọn mã xong phần mềm tự động hiện tên khách hàng là “Công ty CP máy và thiết bị phụ tùng công nghiệp PMG”, mã số thuế và địa chỉ Người nộp: Chọn KT3, phần mềm tự động nhảy “Trần Quang Tuấn” Lý do nộp: Thu tiền hàng của Công ty CP máy và thiết bị phụ tùng công nghiệp PMG theo hoá đơn số: 77056 ngày 12/11/07 Hoá đơn thuế: Để trống Đơn vị tiền tệ: VNĐ Có TK: Kế toán đánh TK131, phần mềm tự nhảy ô Diễn giải là “Phải thu khách hàng”, đồng thời nhảy luôn mã nhân viên là “KT3” Số tiền: Kế toán đánh số tiền khách hàng đã thanh toán Mã thuế: Kế toán chọn “NT” tức là không có mã thuế Vụ việc: Để trống ĐVKH: Kế toán nhấn F4 để vào danh mục khách hàng chọn mã khách Cộng tiền (chưa thuế), tiền thuế, cộng tiền thanh toán, viết bằng chữ: Phần mềm tự động nhảy dữ liệu Kế thúc quá trình nhập dữ liệu nhấn vào biểu tượng đĩa mềm bên dưới hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL+L(xem giao diện 2.11)  Giao diện 2.11: Giao diện phiếu thu Sau kế toán in phiếu thu, ký nhận ô người lập rồi đưa cho anh Tuấn, anh Tuấn nhận phiếu thu và đưa cho thủ quỹ. Đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản như Công ty CP nhựa thiếu niên Tiền Phong, Công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty khuôn đúc TSUBA Việt Nam ...thì khi kế toán công ty đi ngân hàng lấy sổ hạch toán chi tiết về, kế toán căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết kèm theo lệnh chuyển có từ ngân hàng của khách chuyển trả tiền để hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm. Cụ thể: Ngày 29/11/2007 Công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc chuyển trả tiền hàng về tài khoản công ty tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh Chương Dương Hà Nội theo sổ hạch toán chi tiết ngày 29/11/07, chứng từ số D069.3019 kèm lệnh chuyển có, căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết và lệnh chuyển có kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/bút toán khác” để hạch toán, vì phần mềm kế toán doanh nghiệp ở công ty còn mới chưa hoàn thiện các chức năng nên để tránh nhầm lẫn với phiếu thu kế toán vào phân hệ như trên để hạch toán (xem giao diện 2.12, 2.13) Giao diện 2.12: Giao diện nghiệp vụ kinh tế phát sinh Giao diện 2.13: Giao diện các nghiệp vụ phát sinh khác Tất cả các khách hàng của công ty đều được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Kế toán có thể kiểm tra công nợ của từng khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào. Để xem sổ chi tiết công nợ tháng 11/2007 của tất cả các khách hàng kế toán vào phân hệ: “Sổ tổng hợp/Tổng hợp khách hàng(131)” Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng hiện ra, để xem sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán chỉ cần nháy đúp chuột vào mã khách cần xem, sau đó nhấn F7 hoặc nhấn chuột vào biểu tượng “F7-lọc sổ” phía trên góc trái của sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, giao diện “lọc sổ” hiện ra kế toán điền thời gian cần lọc dữ liệu sổ rồi nhấn nút chọn là sổ kế toán chi tiết phải thu của khách hàng đó hiện ra(xem giao diện 2.14, 2.15, 2.16) Giao diện 2.14: Giao diện đường dẫn vào các sổ tổng hợp Giao diện 2.15: Giao diện bảng tổng hợp phải thu của khách hàng Giao diện 2.16: Giao diện sổ kế toán chi tiết phải thu của khách hàng Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp công nợ thường in “Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng” để theo dõi xem khách hàng nào còn nợ tiền hàng để có kế hoạch thu hồi nợ đầu tư kinh doanh. 2.2.1.6 - Kế toán thuế giá trị gia tăng đầu ra Các mặt hàng của công ty chủ yếu chịu thuế suất thuế GTGT là 5% như các mặt hàng: Van thủy lực, khí nén, các loại đầu nối, bơm thuỷ lực, phin lọc dầu, xy lanh thuỷ lực, khí nén, bộ lọc đơn,bộ lọc đôi, bộ lọc ba... Các mặt hàng chịu thuế suất thuế GTGT 10% như: Các loại ống hơi Kali, ống hơi Sanga... Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đều được cập nhật vào phần mềm kế toán ở phân hệ hoá đơn bán hàng - xuất kho, tại đây kế toán đã khai báo tất cả các thông tin về khách hàng như: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, các thông tin liên quan đến tiền thuế như thuế suất thuế GTGT. Số liệu tự động lên sổ cái tài khoản 33311. Cuối tháng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra tháng 11/2007 kế toán căn cứ vào tờ khai thuế GTGT tháng 11/2007 hạch toán vào phần mềm bằng cách vào phân hệ “Nghiệp vụ/Bút toán khác” giao diện “các nghiệp vụ phát sinh khác” hiện ra kế toán nhập đầy đủ các thông tin vào phiếu đó rồi nhấn CTRL+L lưu lại (xem giao diện 2.17) Giao diện 2.17: Giao diện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra Tháng 11/07 Cũng như in sổ cái TK 511 và TK632 để in sổ cái tài khoản 33311, kế toán vào phân hệ: "Sổ cái/đánh TK33311/enter”(xem giao diện 2.18,2.19) Giao diện 2.18: Giao diện đường dẫn vào sổ cái Giao diện 2.19: Giao diện sổ cái TK33311 Bảng 2.7: Sổ cái TK33311 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1- Lô - Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 33311 - Tên TK: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 2.215.132 05/11 77053 05/11 Cty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong 131 200.000 05/11 PC000026/07 05/11 Nộp thuế GTGT T9/07 1111 1.088.200 08/11 77055 08/11 Cty khuôn đúc TSUKUBA – VN 131 244.500 12/11 77056 12/11 Cty CP máy và Tbị phụ tùng công nghiệp PMG 1111 212.500 16/01 77058 16/01 Cty CP nhự Thiếu niên Tiền Phong 131 113.500 22/11 77061 22/11 Cty CP Prime Vĩnh Phúc 131 1.940.000 26/11 77062 26/11 Cty CP xây dựng và PT kỹ thuật nền móng 131 690.000 27/11 77063 27/11 Cty CP tbị và công nghệ PT ASEAN 1111 192.100 28/11 77064 28/11 Cty TNHH TM thiết bị TĐH Cao Đạt 1111 85.700 28/11 77064 28/11 Cty TNHH cơ điện đo lường TĐH DKNEC 131 1.125.000 30/11 TKhai thue GTGT T11/07 30/11 Khấu trừ thuế VAT đầu vào 1331 4.803.300 Cộng phát sinh 4.766.500 4.803.300 Số dư cuối kỳ 1.126.932 Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương Thị Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Để in bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, kế toán vào phân hệ: "Báo cáo thuế\ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra/ lọc dữ liệu báo cáo từ ngày 01/11/2007 đến 30/11/2007/thực hiện” sau một vài phút bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra sẽ hiện ra(xem giao diện 2.19) Giao diện 2.20: Giao diện bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra 2.2.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng 2.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá được kế toán tập hợp vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên bán hàng: Hàng tháng kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho các bộ phận trong công ty, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương của tháng đó kế toán hạch toán vào tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng. Cụ thể xem bảng phân bổ tiền lương tháng 11 năm 2007 (bảng 2.8) Bảng 2.8: Bảng phân bổ tiền lương tháng 11/2007 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô 2-Tổ1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội Bảng phân bổ tiền lương Tháng 11 năm 2007 ĐVT: đồng STT Ghi có tài khoản Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK) TK 334 - Phải trả công nhân viên Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK 334 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 641 - Chi phí bán hàng 8.674.000 850.000 9.524.000 2 TK 642 - Chi phí quản lý DN 5.960.000 390.000 6.350.000 Cộng 14.634.000 1.240.000 15.874.000 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trương Thị Thu Huyền Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Trọng Điệp Do phần mềm kế toán chưa hoàn thiện nên việc thực hiện phân bổ lương và tính lương cho công nhân viên chưa có mẫu cụ thể nên kế toán phải thực hiện qua “bút toán khác” trên phần mềm để cập nhật tính lương cho công nhân viên. Cuối mỗi tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Bút toán khác” để tính lương tháng đó cho công nhân viên, sau đó đợi vài phút giao diện màn hình hiện ra Ngày: Kế toán gõ “30/11/07” Ký hiệu chứng từ, số chứng từ: Kế toán ghi “bangpbtlt11/07” Mặt hàng: Để trống Diễn giải: Tính lương tháng 11/2007 cho CNViên Cty Nợ TK, Có TK, số tiền: Kế toán tự đánh số liệu vào sau đó nhấn CTRL+L ghi lại Giao diện 2.21: Giao diện nghiệp vụ tính lương cho công nhân viên Ngoài ra kế toán còn lập bảng kê 11 theo dõi BHXH tính vào chi phí nhân viên bán hàng, số lượng nhân viên tham gia đóng BHXH ở công ty còn ít vì phần đa các nhân viên từ công ty khác chuyển sang và họ vẫn đang gửi đóng BHXH ở công ty cũ. Vì thế số tiền BHXH tính vào chi phí nhân viên bán hàng ở công ty chỉ có: 340.000đ Chi phí công cụ, dụng cụ: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật hoạt động trong lĩnh vực thương mại với quy mô còn nhỏ nên cả phòng kinh doanh và phòng kế toán chỉ có 03 máy vi tính trong đó 02 máy phòng kế toán còn lại 01 máy phòng kinh doanh dùng để giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng, cả 03 máy vi tính đều được mua từ đầu khi công ty mới thành lập , giá trị 01 máy phòng kinh doanh nhỏ nên kế toán tính luôn vào chi phí bán hàng ngay từ tháng mua về. Tháng 11/2007 không phát sinh khoản chi phí công cụ dụng cụ nào Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hàng tháng phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng kế toán hạch toán vào TK6417 – Chi phí bán hàng dịch vụ mua ngoài, tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng chủ yếu là chi phí vận chuyển hàng đi bán đối với các khách hàng ở xa thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh của Công ty cổ phần Tín Thành. Căn cứ vào hoá đơn dịch vụ của Công ty cổ phần Tín Thành kế toán hạch toán và nhập dữ liệu vào máy bằng cách vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Mua hàng dịch vụ”. Cụ thể: Ngày 10/11/2007 chị Huyền thanh toán tiền cước dịch vụ chuyển phát nhanh cho công ty cổ phần Tín Thành theo hoá đơn số 004334 ngày 10/11/2007 số tiền là: 126.500 đồng. Căn cứ vào hoá đơn dịch vụ số 004334 ngày 10/11/2007 của Công ty cổ phần Tín Thành kế toán nhập dữ liệu vào máy bằng cách vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Mua hàng dịch vụ” sau vài giây giao diện hoá đơn mua hàng hiện ra kế toán nhập dữ liệu vào theo các mục của hoá đơn tương tự như nhập hoá đơn bán hàng (xem giao diện 2.22) Giao diện 2.22: Giao diện hoá đơn cước dịch vụ chuyển phát nhanh Chi phí bằng tiền khác: Tháng 11 năm 2007 tại công ty không phát sinh khoản chi phí khác bằng tiền khác nào thuộc bộ phận bán hàng Do phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel theo dõi trên các tài khoản chi tiết nên cuối tháng muốn xem sổ cái các tài khoản phải gõ tài khoản chi tiết cụ thể : Để xem sổ cái tài khoản chi phí bán hàng kế toán phải vào phân hệ "Sổ cái/ gõ TK6411, 6417.... /enter" để xem, sau đó kế toán kết xuất ra excel và dựa vào đó lập sổ cái tổng hợp TK641 – Chi phí bán hàng để in, vì trong phần mềm kế toán không lọc được sổ cái TK641 mà chỉ lọc được sổ cái tài khoản chi tiết Bảng 2.9: Sổ cái TK 641 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 641 - Tên TK: Chi phí bán hàng Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 10/11 004334 10/11 Cước dịch vụ chuyển phát nhanh 1111 115.000 30/11 Bangke11 30/11 Các khoản trích theo lương T11 338 340.000 30/11 bangpbtlt11/07 30/11 Tính lương T11 cho CNViên 334 9.524.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6411 -> TK911 911 9.864.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6417 -> TK911 911 115.000 Cộng phát sinh 9.979.000 9.979.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương tháng 11/2007 (đã nêu phần chi phí bán hàng) để hạch toán tiền lương của nhân viên quản lý vào phần mềm kế toán thông qua tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý bằng cách lập phiếu “các nghiệp vụ phát sinh khác”, ký hiệu chứng từ và số chứng từ đều nhập tên bảng phân bổ tiền lương hàng tháng như phần 2.2.2.1- Chi phí nhân viên bán hàng. Ngoài ra theo bảng kê 11 số tiền BHXH tính vào chi phí nhân viên quản lý là: 102.000đ Chi phí đồ dùng văn phòng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua đồ dùng văn phòng như hoá đơn mua máy điện thoại cố định không dây của điện lực, hoá đơn mua sổ sách, mực in... phục vụ cho bộ phận quản lý của công ty để hạch toán vào phần mềm kế toán thông qua TK6423 – Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng Cụ thể: Ngày 27/11/2007 chị Hiền mua 01 máy điện thoại cố định không dây LSP-40 của của công ty điện lực thành phố Hà Nội phục vụ cho bộ phận quản lý công ty theo hoá đơn số 264651 ngày 27/11/07 trị giá chưa thuế là: 263.636đ, tiền thuế GTGT là: 26.364đ đã thanh toán bằng tiền mặt Căn cứ vào hoá đơn mua máy điện thoại của Công ty điện lực TP Hà Nội kế toán vào phần mềm: “Nghiệp vụ/mua hàng dich vụ” Giao diện 2.23: Giao diện hoá đơn mua máy điện thoại LSP-40 Chi phí dịch vụ mua ngoài Tất cả các chi phí như tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước, ... căn cứ trực tiếp vào các hoá đơn tiền điện, điện thoại, tiền nước, phiếu chi kế toán hạch toán vào TK6427 – Chi phí quản lý dịch vụ mua ngoài Cụ thể: Ngày 16/11/07 Chị Huyền thanh toán tiền cước điện thoại cho Bưu điện TP Hà Nội theo hoá đơn AB/2007T số 0572733 tổng số tiền là: 152.062đ bằng tiền mặt Kế toán vào phân hệ “Nghiệp vụ/ mua hàng dịch vụ” Giao diện 2.24: Giao diện hoá đơn cước dịch vụ điện thoại Chi phí bằng tiền khác : Chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý công ty chủ yếu là phí ngân hàng chuyển tiền. Căn cứ vào chứng từ ngân hàng như giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi, sổ hạch toán chi tiết, kế toán hạch toán vào TK6428 – Chi phí quản lý bằng tiền khác Cụ thể ngày 05/11/07 uỷ nhiệm chi số E073.0019 thanh toán tiền hàng cho cửa hàng Hoa Long qua ngân hàng Vietcombank chi nhánh Chương Dương số tiền là : 2.815.000đ, phí chuyển tiền đã có thuế VAT là : 22.000đ ( trong đó phí chuyển tiền chưa thuế là 20.000đ, thuế VAT 10% là 2.000đ. Căn cứ vào giấy uỷ nhiệm chi kế toán hạch toán phí chuyển tiền vào phần mềm kế toán bằng cách vào phân hệ ‘‘Nghiệp vụ/Bút toán khác’’ (xem giao diện 2.25) Giao diện 2.25 : Giao diện hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng Để xem sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán phải vào phân hệ "Sổ cái/ gõ TK6421, 6423, 6427, 6428... /enter’’ để xem, sau đó kế toán kết xuất ra excel và dựa vào đó lập sổ cái tổng hợp TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để in, vì trong phần mềm kế toán không lọc được sổ cái TK642 mà chỉ lọc được sổ cái tài khoản chi tiết Bảng 2.10: Sổ cái TK 642 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 642 - Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 05/11 E073.0019 05/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 11211 20.000 13/11 PC000030/07 13/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 16/11 PC00002/08 16/11 Nộp cước ĐThoại T10 cho Cty Đlực 1111 28.414 16/11 PC00003/08 16/11 Nộp cước ĐThoại T10 cho Cty Đlực 1111 138.238 21/11 PC00006/08 21/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 27/11 PC000010/08 27/11 Mua máy điện thoại LSP-40 1111 263.636 27/11 PC000012/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 290.257 27/11 PC000013/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 217.746 27/11 PC000014/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 268.844 27/11 PC000018/08 27/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 27/11 PC000019/08 27/11 Nộp tiền điện cho Đlực Hà Nội 1111 426.600 30/11 Bangke11 30/11 Các khoản trích theo lương T11 338 102.000 30/11 bangpbtlt11/07 30/11 Tính lương T11 cho CNViên 334 6.350.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6421 -> TK911 911 6.452.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6423 -> TK911 911 263.636 30/11 NKC 30/11 K/C TK6427 -> TK911 911 1.370.099 30/11 NKC 30/11 K/C Tk6428-> TK911 911 80.000 Cộng phát sinh 8.165.735 8.165.735 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng Tất cả các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt dộng tài chính, thu nhập khác, chi phí khác đều được thực hiện cùng một lúc do kế toán chọn “A-Excel tự kết chuyển” chỉ trong vài phút là kế toán đã có thể xem sổ cái TK911, báo cáo kết quả kinh doanh Bảng 2.11 : Sổ cái TK911 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-LBiên – HN Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 911 - Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển doanh thu 5111->911 5111 104.966.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển giá vốn 632->911 632 69.751.137 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6411 ->911 6411 9.864.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6417 ->911 6417 115.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421 ->911 6421 6.452.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423 ->911 6423 263.636 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427 ->911 6427 1.370.099 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428 ->911 6428 80.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển DTHĐ tài chính 515 ->911 515 5.039 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí HĐTC 635->911 635 1.627.500 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí thuế TNDN 821 ->911 821 4.325.347 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển lãi sau thuế 911->4212 4212 11.122.320 Cộng phát sinh 104.971.039 104.971.039 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Bảng 2.12: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Từ ngày01/11/2007 đến 30/11/2007 Phần I - Lãi lỗ Chỉ tiêu Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 104.966.000 98.763.000 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 3 + Chiết khấu thương mại 4 + Giảm giá 5 + Hàng bán bị trả lại 6 + Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT tr/t phải nộp 7 1. Doanh thu thuần về BH và c/c DV (10=01- 03) 10 104.966.000 98.763.000 2. Giá vốn hàng bán 11 69.751.137 67.825.350 3. Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV (20=10-11) 20 35.214.863 30.937.650 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 5.039 15.135 5. Chi phí tài chính 22 1.627.500 1.598.700 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 1.627.500 1.598.700 6. Chi phí bán hàng 24 9.979.000 9.786.500 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 8.165.735 7.896.250 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 15.447.667 11.641.065 9. Thu nhập khác 31 10. Chi phí khác 32 19.100 11. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 (19.100) 12. Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40) 50 15.447.667 11.621.965 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 4.325.347 3.254.150 14. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 11.122.320 8.367.815 Từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty tháng 11/2007 đã tăng lên 2.754.505đ so với tháng 10/2007, điều đó chứng tỏ rằng hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả. Như vậy em đã trình bày phần thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Mặc dù chưa thật sự đầy đủ như lý thuyết nhưng chúng ta cũng thấy rõ quá trình lưu chuyển hàng hoá bán ra, công tác hạch toán, quá trình luân chuyển chứng từ được mô tả chính xác. chương 3 một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1.1 Những ưu điểm: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các mặt hàng thuỷ lực, khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp, Tuy công ty mới hoạt động kinh doanh được hơn 2 năm nhưng mọi thành viên trong công ty luôn tìm cách tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trường và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý và tổ chức điều hành công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là trở ngại lớn nhất của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Công ty luôn quan tâm đến công tác bán hàng và luôn hành động theo tôn chỉ: “ Bán hàng là sức sống của công ty”. Công ty đã tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để từ đó mở rộng mạng lưới kinh doanh khắp toàn TP Hà Nội, và các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc nhằm mục đích mang đến khách hàng sự hài lòng cao nhất nhờ đó mà công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng, từ đó mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và mạng lưới kinh doanh ngày càng được mở rộng, ... Những năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty luôn ổn định và có chiều hướng phát triển khả quan. Do sản lượng tiêu thụ luôn ở mức ổn định cao nên công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định và có thể nói là cao so với các công ty khác cùng lĩnh vực kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay. Công ty đã đạt được kết quả trên không là kết quả riêng của một bộ phận phòng ban nào mà đó là sự đoàn kết thống nhất trong công ty là sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc, sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán bán hàng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty. Công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể đánh giá là tương đối ổn định, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm công việc được giao từ đó phát huy được tính chủ động trong công việc. Trong việc lựa chọn hình thức kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức nhật ký chung sở dĩ như vậy là vì nó phù hợp với thực trạng hạch toán kế toán ở công ty, dễ dàng đối chiếu kiểm tra. Về chứng từ kế toán công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu được lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý, chính vì vậy mà hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ để phục vụ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được lưu giữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lưu giữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ, từ khâu bán hàng sang phòng kế toán được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục. Việc áp dụng kế toán máy trong quá trình hạch toán giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt trong quá trình tính trị giá vốn hàng bán và đưa ra các báo cáo hàng tháng về tình hình tiêu thụ từng mặt hàng phục vụ tốt cho việc quản lý. Sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã giảm được rất nhiều thao tác ghi chép sổ sách kế toán. Công việc chủ yếu tại phòng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý chưa, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng như phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kế toán. Thông qua việc sử dụng kế toán máy, kế toán có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này không có sự sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán do cùng được xử lý trực tiếp số liệu trên các chứng từ do kế toán nhập vào máy tính. Việc áp dụng kế toán máy còn giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các đối tượng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ công việc trong phòng kế toán. Về kế toán bán hàng: Hàng hoá của công ty gồm rất nhiều mặt hàng phục vụ cho nhiều đơn vị vì thế việc theo dõi tiêu thụ từng mặt hàng không phải là điều rễ ràng. Song thực tế công ty đã tổ chức khâu bán hàng một cách linh hoạt và đơn giản vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vừa mang lại hiệu quả cao. 3.2.2 Những mặt hạn chế: Bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số hạn chế như: Thứ nhất là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Do quy mô của công ty còn nhỏ và để đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại sử dụng cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý là không thực hiện phân bổ riêng cho từng bộ phận mà đều hạch toán hết vào chi phí quản lý lý doanh nghiệp thông qua tài khoản 6427 do đó không biết được chi phí tiền điện, điện thoại phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý là bao nhiêu? Thứ hai là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Tất cả các chi phí thiết bị sử dụng cho từng bộ phận như máy tính, máy in, máy Fax, văn phòng phẩm như sổ sách,mực in, giấy in...khi mua về kế toán hạch toán luôn một lần vào chi phí tháng đó cho từng bộ phận mà không tiến hành phân bổ đều cho các tháng để giảm bớt lượng chi phí quá nhiều trong một tháng dẫn tới lợi nhuận tháng đó thấp, các tháng tiếp theo các thiết bị đó vẫn tiếp tục dùng nhưng chi phí thì không được phân bổ vào tháng đó do đã phân bổ hết vào tháng mua thiết bị đó rồi Thứ ba là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Phần mềm kế toán máy tại công ty chưa có tính năng hoạt động cao, còn tồn tại rất nhiều lỗi như: Để hạch toán tiền hàng khách trả qua ngân hàng hay hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và một số nghiệp vụ kinh tế khác kế toán đều nhập vào phân hệ “Nghiệp vụ/bút toán khác” mà không thể hạch toán vào phân hệ nào khác( xem giao diện 3.1): Giao diện 3.1: Giao diện hạch toán khách hàng trả tiền hàng bằng chuyển khoản Còn nếu nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh khách trả tiền hàng qua tài khoản công ty tại ngân hàng vào phân hệ “Nghiệp vụ/chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá” là đúng nhưng mẫu phiếu lại có “quyển số”, “số” như một phiếu thu tiền mặt mà hạch toán tiền khách hàng trả bằng chuyển khoản thì không thể nhập dữ liệu phân hệ như vậy vì nếu nhập vào phần mềm sẽ tự động chuyển vào các sổ chi tiết, sổ cái “quyển số” , “số” như thu tiền mặt, cụ thể xem giao diện màn hình dưới đây về mẫu phiếu “chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá”  Giao diện 3.2: Giao diện đường dẫn vào phiếu thu khách hàng thanh toán Giao diện 3.3: Giao diện phiếu thu khách hàng thanh toán Thứ tư là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Phần mềm công ty sử dụng vẫn theo hệ thống sổ sách cũ do đó khi in sổ sách, chứng từ kế toán làm báo cáo, kế toán đều phải kết xuất ra Excel để sửa mẫu sổ do đó mất nhiều thời gian, giảm tiến độ làm việc trong công tác kế toán 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thuỷ khí việt nhật 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện: Như chúng ta đã biết bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho khách hàng, doanh nghiệp được thu tiền hay được quyền thu tiền, đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền. Bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, vì bán hàng là khâu nuôi sống doanh nghiệp, bán càng được nhiều hàng thì doanh thu của doanh nghiệp càng cao. Phải có doanh thu cao doanh nghiệp mới phát triển, thu nhập của cán bộ công nhân viên mới được nâng lên. Vì vậy kế toán bán hàng là một khâu không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các hình thức bán hàng khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành kinh doanh, đặc điểm của khách hàng mà doanh nghiệp mình phục vụ, ... nhưng điều quan trọng nhất đó là làm sao bán được nhiều hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chiếm được lòng tin của khách hàng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn đạt được. Muốn đạt được điều đó, doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác bán hàng cho phù hợp với mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh, phù hợp với khách hàng doanh nghiệp phục vụ và đặc điểm của bản thân doanh nghiệp tạo được lợi thế so sánh với các đơn vị kinh doanh khác nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ổn định. Với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các mặt hàng thuỷ lực, khí nén là một trong những ngành tương đối phát triển trong những năm gần đây nhưng cùng với nó là sự cạnh tranh cũng khốc liệt nhất. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động lưu chuyển hàng hoá giữ vai trò quyết định trong hoạt động của công ty. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay của thị trường chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới, hoàn thiện cụ thể là ở công tác tiêu thụ hàng hoá. Như vậy bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng. Nếu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ngày càng được hoàn thiện chắc chắn nó sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình lưu thông hàng hoá, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu. Thông qua đó doanh nghiệp có chính sách mua - bán phù hợp đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh được thất thoát không đáng có. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, tận dụng những lợi thế của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh bỏ lỡ cơ hội thị trường. Các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán có tính pháp lý cao tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, thường xuyên, hiệu quả thì công tác kế toán và lưu chuyển hàng hoá phải thực hiện tốt, hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy việc hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán trong đó trọng tâm là lưu chuyển hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của doanh nghiệp là thật sự khách quan và cần thiết. 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Thứ nhất là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Kế toán nên tách riêng chi phí tiền điện, điện thoại cho từng bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp để biết được thực tế tổng chi phí chi cho bộ phận bán hàng là bao nhiêu và bộ phận quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu? để có những chính sách điều chỉnh thích hợp trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cụ thể là: Công ty có thể phân bổ tiền điện theo số lượng lao động từng bộ phận hoặc mắc đồng hồ theo dõi số điện cho từng phòng ban quản lý, còn tiền điện thoại thì mỗi bộ phận có số máy điện thoại riêng nên chi phí điện thoại có thể tính theo số tiền của từng máy cho từng bộ phận. Thứ hai là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Công ty nên phân bổ chi phí mua máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đều cho các tháng theo thời gian mà kế toán xác định việc sử dụng máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đó là trong bao nhiêu tháng để làm tiêu thức phân bổ cụ thể: Chi phí mua máy tính cho bộ phận bán hàng là 7.000.000đ vào Tháng 10/2005, kế toán ước tính thời gian sử dụng là 5 năm khi đó kế toán phân bổ chi phí cho từng tháng như sau: 7000.000/(5*12) = 116.667 đ/tháng Khi phân bổ chi phí máy móc thiết bị của bộ phận bán hàng cho từng tháng kế toán định khoản trong phần mềm kế toán như sau: Nợ TK6413: 116.667 Có TK153: 116.667 Thứ ba là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán máy thiết kế lại mẫu “phiếu thu khách hàng thanh toán” như sau: Có thể sửa lại tên mẫu là “Phiếu khách hàng thanh toán”, thay mục “quyển số” bằng mục “ký hiệu chứng từ”, các mục khác giữ nguyên, hoặc có thể yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán thiết kế thêm phân hệ “Nghiệp vụ/chứng từ ngân hàng/giấy báo nợ(giấy báo có)” để khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản kế toán nhập dữ liệu vào phân hệ như trên, nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì hạch toán luôn vào phiếu thu Thứ tư là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm thiết kế lại toàn bộ mẫu sổ kế toán đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 của Bộ Tài chính năm 2006 để kế toán không phải kết xuất ra Excel sửa mẫu sổ mà khi đó cần in chứng từ sổ sách kế toán chỉ cần xem lại và in luôn, tận dụng thời gian trong công việc Cụ thể mẫu sổ cái trong phần mềm kế toán máy nên thiết kế lại theo đúng mẫu quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính Bảng 3.1: Mẫu sổ cái cũ theo phần mềm Sổ cái Tháng năm Số hiệu TK: - Tên TK Đơn vị tính Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nhật ký TKĐU Số tiền Số Ngày Nợ Có Tồn đầu kỳ Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu sổ cũ trong phần mềm nên thiết kế lại theo mẫu mới như sau: Bảng 3.2: Mẫu sổ cái theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Sổ cái Tháng năm Số hiệu TK: - Tên TK: Đơn vị tính Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Những kiến nghị hoàn thiện trên có thể chỉ là những ý tưởng xuất phát ban đầu trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể ít mang tính khả thi nhưng với mong muốn công tác kế toán sẽ được tổ chức tốt hơn em vẫn mạnh dạn đưa ra. Em mong rằng Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật sẽ quan tâm đến các giải pháp hoàn thiện đó. Kết Luận Trong nền kinh tế thị trường mở cửa của nước ta hiện nay, việc tiêu thụ hàng hoá đã trở thành một vấn đề đóng vai trò quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp thương mại nói chung, với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng đã trở thành một yêu cầu quan trọng trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, Kế toán bán hàng là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh, giám đốc một cách chặt chẽ tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành công ty. Qua thời gian 2 tháng thực tập cuối khoá tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, với nỗ lực của bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán của công ty bản chuyên đề cuối khoá với nội dung: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” đã được hoàn thành. Thông qua chuyên đề này em muốn khái quát tình hình và đi sâu vào việc phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng để qua đó đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế cho nên chuyên đề cuối khoá của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để chuyên đề cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa qua đây em gửi tới các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán đặc biệt là Cô Nguyễn Thu Hoài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật lời cảm ơn chân thành nhất./. Tài liệu tham khảo 1. Giáo Trình Kế Toán Tài Chính Chủ biên: GS.TS. Ngô Thế Chi TS. Trương Thị Thuỷ Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2006 2. Lý Thuyết Và Thực Hành Kế Toán Tài Chính Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2003 3. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính. 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. 5. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính.