Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

thøc sau: HÖ sè gi¸ vËt liÖu = Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + gi¸ thùc tÕ VL nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú + gi¸ h¹ch to¸n VL nhËp trong kú Gi¸ vËt liÖu thùc tÕ xuÊt trong kú = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt trong kú x HÖ sè gi¸ 2.2.2 Thñ tôc xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Gièng nh­ c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh kh¸c th× xuÊt kho vËt liÖu cho s¶n xuÊt hay bÊt kú mét môc ®Ých g× ®Ó ph¶n ¸nh kÞp thêi, tÝnh to¸n vµ bæ xung chÝnh x¸c cho ®èi t­îng vËt liÖu dïng ®Ó ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc chøng tõ ®óng quy c¸ch. §Ó phôc vô cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, C«ng ty DÖt may Hµ Néi sö dông nhiÒu lo¹i vËt liÖu c¸c lo¹i vËt liÖu nµy ®­îc b¶o qu¶n ë nhiÒu kho kh¸c nhau. Trong ®ã lo¹i vËt liÖu chÝnh ®­îc sö dông nhiÒu nhÊt lµ b¶ng, lo¹i vËt liÖu thÊm Èm nhanh, dÔ ch¸y, khã b¶o qu¶ nªu viÖc b¶o qu¶n vµ sö dông vËt liÖu ë C«ng ty ph¶i ®­îc theo dâi chÆt chÏ dùa trªn c¬ së c¸c chøng tõ vËt liÖu. ë C«ng ty DÖt may Hµ Néi viÖc xuÊt kho sö dông c¸c chøng tõ phiÕu xuÊt kho ViÖc xuÊt kho vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau. Khi c¸c phßng ban, ph©n x­ëng s¶n xuÊt cã nhu cÇu vËt t­, ng­êi phô tr¸ch bé phËn sö dông sÏ lËp phiÕu xin lÜnh vËt t­. NÕu vËt liÖu cã gi¸ trÞ lín th× ph¶i qua Tæng gi¸m ®èc C«ng ty kÝ duyÖt. NÕu lµ vËt t­ xuÊt kho ®Þnh kú th× kh«ng cÇn qua ký duyÖt cña l·nh ®¹o C«ng ty. Khi ®ã yªu cÇu xuÊt vËt t­ ®­îc chuyÓn lªn phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng, xÐt thÊy nhu cÇu lµ hîp lý vµ t¹i kho cßn lo¹i vËt t­ ®ã, phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng sÏ lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cho phÐp lÜnh vËt t­. C¸c phiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn. 1 liªn l­u t¹i phßng kinh doanh thÞ tr­êng. 1 liªn giao cho ng­êi lÜnh vËt t­. 1 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt kho vµ ghi thÎ kho. §Þnh kú phiÕu xuÊt kho ®­îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó lu©n chuyÓn vµ ghi sæ l­u. MÉu phiÕu xuÊt kho nh­ biÓu 2.5 BiÓu 2.5 PhiÕu xuÊt kho Sè 18 Nî TK 621 (Ngµy 25 th¸ng 8 n¨m 2002) Cã TK 1521 Hä tªn ng­êi nhËn: Lª ThÞ Mai Lý do xuÊt: S¶n xuÊt XuÊt t¹i kho: B«ng x¬ STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ §V tÝnh S l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 X¬ Sunkyon kg 193500 193500 12571,66 2432616210 2 B«ng Trung Quèc kg 39500,5 39500,5 19476,12 769316478 Céng thµnh tiÒn (b»ng ch÷): Ba tØ hai tr¨m linh mét triÖu chÝn tr¨m ba hai ngh×n s¸u tr¨m t¸m t¸m ®ång Thñ kho (§· ký) Ng­êi nhËn (§· ký) Phô tr¸ch cung tiªu (§· ký) Phô tr¸ch bé phËn sö dông (§· ký) Trªn c¸c phiÕu nµy phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng chØ ghi sè l­îng xuÊt kho cét ®¬n gi¸, thµnh tiÒn do kÕ to¸n tÝnh vµ ghi sæ. T¹i kho thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp lý cña c¸c chøng tõ xuÊt vËt t­. NÕu thÊy trong kho kh«ng ®ñ hoÆc kh«ng cßn lo¹i vËt t­ ®ã th× ph¶i tiÕn hµnh thñ tôc mua vµ nhËp kho vËt liÖu, sau ®ã míi lµm nghiÖp vô xuÊt kho. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, thñ kho ghi sè thùc xuÊt vµ thÎ kho. §èi víi vËt liÖu xuÊt b¸n, kÕ to¸n sö dông chøng tõ lµ "Ho¸ ®¬n b¸n hµng", "Ho¸ ®¬n thuÕ GTGT", "PhiÕu xuÊt kho", "PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé". C¨n cø vµo nh÷ng tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng, phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp "Ho¸ ®¬n GTGT", phiÕu nµy lËp thµnh 3 liªn. C«ng ty kiÓm tra ký duyÖt thanh to¸n råi trao cho kh¸ch hµng liªn hai. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt th× ph¶i ®Õn thñ quü lµm thñ tôc tr¶ tiÒn vµ ®ãng dÊu ®· thu tiÒn vµo phiÕu. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt giao vËt liÖu cho kh¸ch hµng vµ kh¸ch hµng ký vµo ba b¶n: Liªn mét l­u ë phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng, liªn hai giao cho kh¸ch hµng, liªn ba thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu lµm c¨n cø ghi sæ 3. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi 3.1. Tµi kho¶n sö dông: H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi sö dông chñ yÕu mét sè tµi kho¶n sau: - Tµi kho¶n 152: Nguyªn vËt liÖu. TK152 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo môc ®Ých kinh tÕ vµ yªu cÇu cña kÕ to¸n qu¶n trÞ bao gåm: TK 1521. Nguyªn liÖu chÝnh. TK 1522. VËt liÖu. TK 1522.1 Ho¸ chÊt. TK 1522.2. Phô liÖu. TK 1523. Nhiªn liÖu TK 1524. Phô tïng söa ch÷a thay thÕ. TK 1526. Phô tïng kh¸c. TK 1527. PhÕ liÖu. Ngoµi ra trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­: 111,112,133,331... 3.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n 3.2.1 H¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu th× hµng ngµy kÕ to¸n còng ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. §©y lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt quan träng bëi v× qua ®©y kÕ to¸n míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ trÞ cña vËt liÖu nhËp vµo, tõ ®ã cã thÓ n½m râ ®­îc sù lu©n chuyÓn cña tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Hµng ngµy kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ ph©n lo¹i chøng tõ nhËp vµ chøng tõ xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp kho, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®Þnh kho¶n råi ®­a dù liÖu vµo m¸y. Sau khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y kÕ to¸n vËt liÖu göi phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n tµi chÝnh cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n vµ ®· thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn "Sæ chi tiÕt sè 2" vµ c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan kh¸c nh­ NKCT sè 1, sè 2, sè 4, sè 10 Mçi phiÕu ®­îc theo dâi mét dßng trªn "Sæ chi tiÕt sè 2" víi ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trªn ho¸ ®¬n vÒ nhµ cung cÊp, sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Nguyªn t¾c më sæ chi tiÕt sè 2: Sæ nµy ®­îc më hµng th¸ng. §èi víi ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn víi c«ng ty th× ®­îc më riªng mét sæ, cßn nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng th­êng xuyªn th× theo dâi qua mét cuèn sæ chung cña c«ng ty - C¬ së sè liÖu: tõ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n - Ph­¬ng ph¸p ghi: C¨n cø vµo phiÕu nhËp vËt t­, ho¸ ®¬n, kÕ to¸n ghi cét ngµy th¸ng, sè hiÖu chøng tõ. Cét néi dung: Ghi sè d­ ®Çu th¸ng cña tõng nhµ cung cÊp ®­îc lÊy tõ "Sæ chi tiÕt sè 2" cña th¸ng tr­íc. Vµ ghi c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t­ (Tªn vËt t­, sè l­îng nhËp, ®¬n gi¸), c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cét tµi kho¶n ®èi øng: C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n mua vËt liÖu g× th× chi tiÕt theo tµi kho¶n cña vËt liÖu ®ã c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ghi phÇn thuÕ (TK133). Thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo h×nh thøc nµo, ch¼ng h¹n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt (TK111), b»ng tiÒn göi ng©n hµng (TK112), b»ng vay ng¾n h¹n (TK311), vµ ®èi víi ng­ßi b¸n cã mua hµng cña xÝ nghiÖp th× cã thÓ thanh to¸n bï trõ (TK131)... Cét ph¸t sinh: + Sè ph¸t sinh Cã: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho vÒ sè vËt liÖu theo ho¸ ®¬n ®ã, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n c¸c néi dung: ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vµ sè tiÒn vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 + Sè ph¸t sinh Nî: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng, tuú theo h×nh thøc thanh to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n víi tõng ng­êi b¸n cho tõng chuyÕn hµng ghi vµo c¸c cét phï hîp. NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt kÕ to¸n ghi Nî TK 331 Cã TK111 NÕu thanh to¸n b»ng ph­¬ng thøc hµng ®æi hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 Cã TK 131 NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng kÕ to¸n ghi Nî TK 311 Cã TK311 Cét sè d­: KÕ to¸n ph¶n ¸nh kho¶n c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n hoÆc c¸c kho¶n c«ng ty tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng trong th¸ng hµng ch­a vÒ hoÆc sè tiÒn c«ng ty tr¶ thõa cho ng­êi b¸n vµo cét sè d­. (MÉu sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc trÝch ë trang sau) BiÓu sè 3.2 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Th¸ng 8/2002 - ChÞ Phan Hång Liªn Chøng tõ Néi dung Tµi kho¶n ®èi øng Ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã 111 2/8 T¹m øng mua bao t¶i døa 111 345000 61124315 125 15/8 Thoi suèt 1524 133 140000 14000 130 29/8 DÇu c«ng nghiÖp 1523 133 520000 52000 Céng 345000 726000 Céng TK 1524 140000 Céng TK 1523 520000 Céng TK133 66000 Sè d­ cuèi th¸ng ë c«ng ty viÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng kh«ng theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 141 mµ khi c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ngoµi sè trang më cho ng­êi b¸n cßn më cho tõng c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu. Khi ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng ph¶i ghi râ lµ mua vËt liÖu g× sè l­îng lµ bao nhiªu råi ®­a lªn phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch sÏ xem xÐt vµ phª duyÖt ®Ó chuyÓn lªn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt råi míi viÕt phiÕu chi vµ ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, trang sæ ghi tªn c¸n bé cung tiªu. Kho¶n t¹m øng nµy ®­îc ghi sæ chi tiÕt TK 331 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK331 Cã TK 111 ViÖc ph¶n ¸nh nµy gièng nh­ tr­êng hîp øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n, thùc chÊt ®©y kh«ng ph¶i lµ tiÒn øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng l¹i ®­îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 331 nh­ mét kho¶n tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n. §iÒu nµy ch­a ph¶n ¸nh ®óng ý nghÜa kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Vµ khi ng­êi t¹m øng mua vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt nh­ sau: Nî TK152 Nî TK 133 Cã TK 331 Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho¸ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, theo tõng nhµ cung cÊp, sè liÖu ë dßng tæng céng trªn tõng sæ chi tiÕt TK 331 lµ c¬ së ®Ó ghi vµo NKCT sè 5 víi nguyªn t¾c mçi nhµ cung cÊp ghi mét dßng sæ bao gåm c¶ ph¸t sinh Cã TK 331/Nî TK liªn quan vµ phÇn ph¸t sinh Nî TK 331/Cã TK liªn quan. NKCT sè 5 lµ mét lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi nhµ cung cÊp cña toµn c«ng ty. Nguyªn t¾c më sæ NKCT sè 5: - C¬ së sè liÖu: C¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tr­íc, sæ chi tiÕt sè 2 - Ph­¬ng ph¸p ghi: + Cét sè d­ ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu tõ cét sè d­ cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 th¸ng tr­íc. Sè d­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty ®· tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng hµng ch­a vÒ nhËp kho trong th¸ng Sè d­ cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n + Sè ph¸t sinh PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK (152,1521....) lÊy sè liÖu céng cña tõng lo¹i vËt liÖu cña ng­êi b¸n ghi vµo c¸c tµi kho¶n t­¬ng øng. PhÇn ghi Nî TK 331, ghi Cã c¸c TK (111,112....)lÊy sè liÖu céng á c¸c TK tuú theo h×nh thøc thanh to¸n ®Ó ghi sè tiÒn vµo tµi kho¶n t­¬ng øng. + Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó tÝnh sè d­ cuèi th¸ng cña tõng ng­êi b¸n. Cuèi th¸ng khãa sæ NKCT sè 5 x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK331 ®èi øng Nî c¸c tµi kho¶n liªn quan, vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña NKCT sè 5 ®Ó ghi sæ c¸i TK152 (Nî TK152, Cã TK331) 3.2.2 H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu. Qu¶n lý vËt t­ kh«ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua b¶o qu¶n vµ dù tr÷ vËt t­ mµ cßn ph¶i qu¶n lý viÖc xuÊt dïng vËt t­. §©y lµ kh©u qu¶n lý cuèi cïng rÊt quan träng tr­íc khi vËt liÖu chuyªn gi¸ trÞ cña nã vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm chÕ t¹o. Chi phÝ vÒ vËt t­ chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n xuÊt cho nªn kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ tõng lo¹i vËt t­ sö dông lµ bao nhiªu vµ theo dâi ®­îc vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng. Bëi vËy h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c ®óng ®èi t­îng. Bëi vËy h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi cho tõng bé phËn sö dông còng nh­ xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng kh¸c. Tæ chøc tèt kh©u h¹ch to¸n xuÊt dïng vËt liÖu lµ tiÒn ®Ò c¬ b¶n ®Ó h¹ch to¸n chÝnh x¸c ®Çy ®ñ gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Æc biÖt lµ kh©u tÝnh gi¸ Tr×nh tù ghi sæ h¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu: Hµng ngµy, tõ chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n ®­a d÷ liÖu vµo m¸y.Gi¸ vËt liÖu ghi trªn phiÕu nµy lµ gi¸ h¹ch to¸n . Cuèi th¸ng, m¸y tù tæng hîp sè liÖu, cho biÕt sè vËt t­ xuÊt dïng cña tõng kho , tõng tµi kho¶n c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo gi¸ h¹ch to¸n. Sau ®ã,trªn c¬ së b¶ng kª sè 3 sÏ x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt kho x HÖ sè chªnh lÖch KÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 3 c¨n cø vµo c¸c b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó vµo cét h¹ch to¸n, vµ c¨n cø vµo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ....®Ó vµo cét thùc tÕ . BiÓu sè 3.4 B¶ng kª tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô th¸ng 9/2002 TK TK1521 TK1522 TT HT TT HT 1.Sè ®Çu kú 1.548.941.455 1.385.368.012 2.472.801.998 2.424.987.936 2.Sè ph¸t sinh nî 19.563.286.107 19.147.493.513 971.804.697 964991771 1111H 1.617.050 109.273.613 1121H1 51.350.635 11.394.460 1121H5 2.182.942 1521V 3.767.837.361 3.767.837.361 331H 165.322.763 165.322.763 33.064.553 33.064.553 ……….. 3.D­ ®Çu + PSnî 21.112.227.562 20.532.861.526 3.444.606.695 3.389.979.707 4.HÖ sè chªnh lÖch 1.028.217 11.061.143 5.XuÊt dïng trong th¸ng 2029668140 19735783536 3175673128 3125310930 6. Tån kho cuèi kú Trªn c¬ së " B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu" cña tõng kho vµ " B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu", cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vµ ®­a ra " B¶ng ph©n bæ vËt liÖu" B¶ng nµy cã t¸c dông cung cÊp th«ng tin trong c«ng t¸c tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. C¸c bé phËn lÜnh dïng vËt liÖu ë c«ng ty: VËt liÖu xuÊt cho s¶n xuÊt ë c¸c nhµ m¸y: Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ §«ng: 621D Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ Néi: 621H Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Vinh: 621V VËt liÖu xuÊt cho qu¶n lý nhµ m¸y: Chi phÝ vËt liÖu Vinh: 627 V2 BiÓu sè 3.5 B¶ng ph©n bè vËt liÖu c«ng cu dông cô Th¸ng 8/2002 TK cã TK Nî TK1521 TK1522 TT HT HT TT TK 1388 H 20168946 18738946 TK 1521 V 3675585925 3675585925 TK 621 318029804 305176301 TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256 TK 627 D2 15986513 15057600 TK 627 H12 318921738 314456456 TK 627 H321 16322294 16093763 TK 627 H33 2397806102 2316573821 ………… Céng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 BiÓu sè 3.6 Sæ c¸I TK 1521 Sè d­ ®Çu n¨m: 15864325632 Ghi nî TK 152/Cã c¸c TK Th¸ng 1 Th¸ng 2 …... Th¸ng 11 Th¸ng 12 Céng TK 111 1617050 TK 152 3767837361 TK 331 165322763 ……. ………. PS Nî 19563286107 PS Cã 20292668140 D­ Nî cuèi th¸ng 1548941455 819559422 4. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: - T¹i kho: Thñ kho tiÕn hµnh më c¸c thÎ kho. Thñ kho sö dông thÎ kho theo dâi t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån kho cña tõng vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. Hµng ngµy khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p hîp lý cña c¸c chøng tõ, s¾p xÕp ph©n lo¹i cho tõng thø vËt liÖu theo tõng kho vµ ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Mçi chøng tõ ®­îc ghi vµo mét dßng trªn thÎ kho. Cuèi ngµy, thñ kho ph¶i tÝnh ra sè l­îng tån kho cña tõng thø vËt liÖu trªn thÎ kho §Þnh kú sau 15 ngµy thñ kho cã nhiÖm vô chuyÓn toµn bé chøng tõ lªn phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ. Gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n t¹i phßng kÕ to¸n lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ cã ch÷ ký x¸c nhËn cña c¶ hai bªn khi kÕ to¸n nhËn ®­îc chøng tõ nµy BiÓu 4.1 ThÎ kho Kho: B«ng x¬ VËt t­: B«ng Nga cÊp 1 - §¬n vÞ tÝnh: kg Tõ ngµy 1/8/2002 ®Õn 31/8/2002 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng nhËp Sè l­îng xuÊt Tån Ngµy th¸ng Sè hiÖu Tån ®Çu th¸ng 8/2002 379474,6 20/8 109 C«ng ty TM DÖt may VN Tp. Hå ChÝ Minh 190000 569474,6 27/8 121 C«ng ty TM DÖt may VN Tp. Hå ChÝ Minh 4171 573645,6 28/8 28735 Nhµ m¸y sîi Vinh 5036,2 568609,4 28735 Nhµ m¸y sîi Vinh 4215 564394,4 ...... Céng ph¸t sinh 8/2002 194171 129913,2 Tån cuèi th¸ng 443732,4 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy….th¸ng….n¨m… Ng­êi lËp biÓu (ký, hä tªn) - T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n vËt liÖu c«ng ty sö dông sæ chi tiÕt vËt t­ ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu më cho tõng thø, lo¹i vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho cña thñ kho. Sæ chi tiÕt cã kÕt cÊu gièng thÎ kho nh­ng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n vËt liÖu tÝnh ra sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt nhËp. Sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp ®­îc tÝnh c¨n cø vµ ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho. Sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt c¨n cø theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu, kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho xem sè l­îng nhËp, xuÊt, tån cã khíp kh«ng, nÕu kh«ng khíp th× ph¶i kiÓm tra l¹i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu chÝnh ®­îc ®ãng thµnh quyÓn cßn vËt liÖu phô ë d¹ng tê r¬i. §Þnh kú, khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n vËt liÖu ph©n lo¹i s¾p xÕp theo sè thø tù cña phiÕu nhËp theo tõng kho, c¨n cø vµo ®ã ®Ó kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng kª nhËp kho vËt liÖu vµ b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu. BiÓu sè 4.3 B¶ng kª nhËp kho b«ng x¬ Th¸ng 8/2002 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT Nî Cã 87 1/8 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/8 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/8 B«ng Mü 1521 1521V 6008 18830 113130640 98 12/8 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 99 13/8 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ..... Céng 1053288,2 19147493513 BiÓu sè 4.4 Tæng hîp nhËp b«ng x¬ th¸ng 8/2002 VËt t­ §VT Céng ph¸t sinh 1521V 154 331H B«ng F1 kg 176949376 176949376 B«ng r¬i ch¶i kü kg 331398000 331398000 B«ng TQ cÊp 1 kg 2909321083 2909321083 B«ng VN cÊp1 kg 6227234000 6227234000 ..... Céng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178 Cßn ®èi víi c¸c chøng tõ xuÊt kho, sau khi nhËn ®­îc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu kiÓm tra vµ ®Þnh kho¶n. Sau khi thu thËp c¸c chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh vµ cuèi kú m¸y sÏ tù tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo gi¸ h¹ch to¸n. Vµo cuèi th¸ng, m¸y sÏ in ra" B¶ng chi tiÕt xuÊt vËt t­" cho tõng tµi kho¶n vµ "B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu" cho tõng kho. BiÓu sè 4.5 B¶ng kª xuÊt kho b«ng x¬ Th¸ng 8/2002 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT Nî Cã 28732 12/8 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 18438 19/8 B«ng r¬i ch¶i kü 1312H 1521 4028 9000 3625000 28734 27/8 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521V 1521 104554 20341,53 2126788328 98 30/8 X¬ Sunkyon 621H1 1521 310800 15571,66 3907271928 99 13/8 B«ng T©y Phi cÊp 1 621H 1521 45979 19883,72 914233562 ..... Céng 1210280,4 19735783536 BiÓu sè 4.6 tæng hîp xuÊt vËt t­ th¸ng 8/2002 VËt t­ §VT Céng ph¸t sinh 1312H 1521V 621H1 B«ng F1 kg 148280736 77465472 70815264 B«ng r¬i ch¶i kü kg 317673000 183987000 133686000 B«ng T©y Phi cÊp 1 kg 1658590562 1658590562 B«ng TQ cÊp1 kg 1954617560 1954617560 B«ng VN c©p 1 kg 6227233945 6227233945 ..... Céng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176 §èi víi vËt liÖu nhËn gia c«ng xuÊt khÈu, ë c«ng ty kh«ng thùc hiÖn kÕ to¸n gi¸ trÞ cña vËt liÖu do kh¸ch hµng göi ®Õn mµ chØ h¹ch to¸n ®ªns phÇn chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Do ®ã, trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ phiÕu vËt t­, kÕ to¸n chØ theo dâi chØ tiªu sè l­îng cña vËt liÖu. ViÖc c«ng ty lËp ra b¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu cã t¸c dông n©ng cao kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ ®èi chiÕu t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu víi c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt trong th¸ng, thÓ hiÖn tÝnh s¸ng t¹o cña kÕ to¸n trong viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu ®­îc më cho tõng kho, chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liÖu. Trªn b¶ng nµy theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho trong th¸ng Sè liÖu trªn "B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu" víi sè liÖu trªn "B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ xuÊt vËt liÖu" vµ "B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp vËt liÖu" ®­îc kÕ to¸n ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn thÎ kho cña thñ kho 5. Tæ chøc kiÓm kª kho vËt t­. C«ng ty DÖt may Hµ Néi tiÕn hµnh kiÓm kª kho vËt liÖu nhµ m¸y x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè liÖu, chÊt liÖu, gi¸ trÞ cña tõng thø nguyªn vËt liÖu hiÖn cã t¹i thêi ®iÓm kiÓm kª. Bªn c¹nh ®ã viÖc kiÓm kª gióp cho C«ng ty kiÓm tra t×nh h×nh b¶o qu¶n ph¸t hiÖn vµ xö lý c¸c tr­êng hîp hao hôt, h­ háng mÊt m¸t ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. VÝ dô: §èi víi nguyªn vËt liÖu qua kiÓm kª ®¸nh gi¸ ph¸t hiÖn kÐm phÈm chÊt gi¸ trÞ th× xin thanh lý theo quyÕt ®Þnh cña C«ng ty. NÕu vËt liÖu vÉn cßn tèt th× xin ®¸nh gi¸ theo gi¸ trÞ ban ®Çu. Nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty cã sè l­îng lín, nhiÒu chñng lo¹i phøc t¹p nªn qu¸ tr×nh kiÓm tra th­êng kÐo dµi. V× vËy C«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª ®Þnh kú 6 th¸ng mét lÇn (6 th¸ng ®Çu n¨m, 6 th¸ng cuèi n¨m). C«ng ty tæ chøc kiÓm kª ë tÊt c¶ c¸c kho, mçi kho ®­îc lËp mét b¶ng kiÓm kª bao gåm 3 ng­êi. 1 thñ kho. 1 thèng kª. 1 kÕ to¸n vËt liÖu. KÕ to¸n thùc hiÖn so s¸nh ®èi chiÕu gi÷a sæ chi tiÕt vËt t­ víi sè l­îng thùc tÕ trong kho t×m ra nguyªn nh©n vËt t­ bÞ d­ thõa hay thiÕu hôt lµ do c¸c nguyªn nh©n, thêi tiÕt, khÝ hËu hay do hao hôt khi cÇn ®o ®ong ®Õm. KÕt qu¶ kiÓm kª ®­îc ghi vµo “ biªn b¶n kiÓm kª” do phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng lËp. Cuèi kú kiÓm kª, biªn b¶n ®­îc göi lªn phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tÝnh gi¸ trÞ vµ x¸c ®Þnh chªnh lÖch thõa thiÕu cho tõng lo¹i. Chªnh lÖch thõa thiÕu = Sè liÖu tån kho kiÓm kª - Sè liÖu tån kho sæ s¸ch Sau ®ã kÕ to¸n tÝnh gi¸ trÞ chªnh lÖch cho tõng lo¹i tr­íc khi lËp b¸o c¸o c¨n cø kÕt qu¶ kiÓm kª kÕ to¸n h¹ch to¸n nh­ sau. Thõa ph¸t hiÖn qua kiÓm kª Nî TK 152, 153. Cã TK 3381. ThiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª Nî TK 138 (1) Cã TK 152, 153 PhÇn III Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu T¹i C«ng ty dÖt may Hµ Néi I. NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty DÖt may Hµ Néi. Sau h¬n 20 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, c«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· kh«ng ngõng lín m¹nh vÒ mäi mÆt. C«ng ty ®· vµ ®ang gÆt h¸i ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín, trë thµnh mét trong nh÷ng doanh nghiÖp thµnh c«ng nhÊt cña ngµnh DÖt may ViÖt Nam. Nh×n chung, c«ng ty DÖt may Hµ Néi cã bé m¸y qu¶n lý chÆt chÏ, c¸c phßng ban ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô mét c¸ch râ rµng, khoa häc vµ phèi hîp nhÞp nhµng. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty, c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ h¹ch to¸n nãi chung còng kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã sÏ gãp phÇn vµo viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu hiÖu qu¶ h¬n n÷a vµ gãp phÇn tÝch cùc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, tõ ®ã t¹o ra søc c¹nh tranh cho s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng. Sau mét thêi gian ®­îc thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh cña c«ng ty DÖt may Hµ Néi, ®­îc tiÕp xóc víi c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n còng nh­ c¸c phÇn mµ hä phô tr¸ch, em thÊy viÖc h¹ch to¸n t¹i c«ng ty cã nh÷ng ®iÓm næi bËt sau ®©y: - C«ng ty tæ chøc hÖ thèng chøng tõ ®· vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®óng víi chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé Tµi chÝnh ban hµnh. HÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ®· ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ mäi ho¹t ®éng kinh tÕ ph¸t sinh. ViÖc s¾p xÕp, ph©n c«ng c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty lµ phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - VÒ viÖc vËn dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n: §Ó qu¶n lý vµ h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n ®· ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc sæ cã nhiÒu ­u ®iÓm trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt hiÖn nay còng nh­ ë c«ng ty DÖt may Hµ Néi. - VÒ c«ng t¸c qu¶n lý: Lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ, s¶n phÈm cña c«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· ®øng v÷ng ®­îc trªn thÞ tr­êng trªn chôc n¨m nay. MÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nh­ng c«ng ty rÊt nh¹y bÐn trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®ang t×m nh÷ng b­íc ®i míi cho m×nh. HiÖn nay c«ng ty ®· ¸p dông nhiÒu chÝnh s¸ch ®Î n©ng cao uy tÝn víi kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm trong ®ã cã viÖc thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu nãi riªng. Cô thÓ c«ng ty ®· cã nhiÒu chó träng trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông. + §èi víi c«ng t¸c thu mua vËt liÖu: C«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé thu mua ho¹t b¸t, nhanh nhÑn, n¾m v÷ng ®­îc gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng, t×m ®­îc nguån mua nguyªn vËt liÖu vµ thu mua víi gi¸ c¶ phï hîp, ®¸p øng kÞp thêi nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty ®· lËp ®­îc ®Þnh møc sö dông vµ dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, hîp lý, ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty kh«ng bÞ ngõng trÑ, kh«ng l·ng phÝ vèn vo dù tr÷ vËt liÖu tån kho kh«ng cÇn thiÕt. + §èi víi c«ng t¸c tæ chøc kho vËt t­: C¸c kho ®­îc tæ chøc khoa häc, b¶o qu¶n hîp lý theo tÝnh n¨ng, c«ng dông cña tõng lo¹i vËt t­. HÖ thèng kho réng r·i, tho¸ng, ®ñ ¸nh s¸ng, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ kiÓm kª vËt liÖu. + §èi víi kh©u sö dông vËt liÖu: C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng ®Þnh møc sö dông tiÕt kiÖm vËt liÖu. Nhê ®ã, vËt liÖu xuÊt dïng ®óng môc ®Ých s¶n xuÊt vµ qu¶n lý s¶n xuÊt dùa trªn ®Þnh møc vËt liÖu tr­íc. khi cã nhu cÇu vÒ vËt liÖu th× c¸c bé phËn sö dông lµm phiÕu xin lÜnh vËt t­ göi lªn phßng s¶n xuÊt kinh doanh, sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña nhu cÇu sö dông vËt liÖu, phßng s¶n xuÊt kinh doanh xÐt duuyÖt. B»ng c¸ch ®ã vÉn cã thÓ cung cÊp vËt liÖu ®Çy ®ñ, kÞp thêi mµ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng hao hôt, l·ng phÝ vËt liÖu. - C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó thùc hiÖn kÕ to¸n hµng tån kho vµ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song s«ng ®­îc sö dông nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n, ®¸p øng yªu cÇu theo râi th­êng xuyªn liªn tôc mét c¸ch tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng vËt t­ ë c¸c kho. §iÒu nµy cã t¸c dông rÊt lín v× c«ng ty lu«n chó träng viÖc b¶o toµn gi¸ trÞ hµng tån kho còng nh­ viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm gãp phÇn ngµy mét hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. Bªn c¹nh ®ã sè liÖu kÕ to¸n ®­îc ghi chÐp râ rµng, ph¶n ¸nh trung thùc chÝnh x¸c t×nh h×nh hiÖn cã, t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi kho nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o tÝnh c©n ®èigi÷a chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng th­êng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt lÖu ®­îc chÝnh x¸c t×nh h×nh hiÖn cã, t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi kho nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o tÝnh c©n ®èi gi÷a chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng th­êng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ®­îc chÝnh x¸c - Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung. Toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n ,víi mét ®éi ngò nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc, cã kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp , nh¹y bÐn víi nh÷ng ®ßi hái míi cña thÞ tr­êng, hä ®­îc giao nhiÖm vô cô thÓ, phï hîp víi n¨ng lùc cña m×nh. C¸c nh©n viªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh lu«n hoµn thµnh nhiÖm vô, cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n mét c¸ch th­êng xuyªn ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, gióp ban l·nh ®¹o c«ng ty ®¸nh gi¸ ®­îc kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty m×nh. - C«ng ty ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. Gi¸ xuÊt lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, ph­¬ng ph¸p nµy ph¶n ¸nh chÝnh x¸c sè vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Tuy nhiªn ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc tÝnh to¸n, c«ng ty ®ang tiÕp tôc nghiªn cøu nh»m vi tÝnh ho¸ toµn phÇn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty. - Qua ph©n tÝch t×nh h×nh chung cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liªu t¹i c«ng ty, cã thÓ thÊy r»ng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh kh¸ nÒn nÕp, ®¶m b¶o tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n, phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng ty, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh nhËp-xuÊt tån kho, tÝnh to¸n ph©n bæ chÝnh x¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu cho tõng ®èi t­îng sö dông. II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi Víi t­ c¸ch lµ mét sinh viªn thùc tËp , dï thêi gian tiÕp xóc thùc tÕ vµ tr×nh ®é cã h¹n, em còng xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn thªm mét b­íc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty nãi riªng vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung 1. X©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt cho toµn c«ng ty §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ thèng nhÊt, ®èi chiÕu kiÓm tra ®­îc dÔ dµng vµ dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt vµ thuËn tiÖn cho viÖc muèn t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã, tr­íc hÕt c«ng ty nªn më "Sæ danh ®iÓm vËt liÖu". Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc më theo tªn gäi, quy c¸ch nguyªn vËt liÖu b»ng hÖ thèng ch÷ sè, ®¬n vÞ tÝnh vµ gÝa h¹ch to¸n muèn më ®­îc sæ nµy tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh sè danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt trong toµn c«ng ty chø kh«ng ph¶i x¸c ®Þnh tuú ý chØ gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. Sæ danh ®iÓm vËt t­ cßn cung cÊp th«ng tin vÒ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt, tån kho bÊt cø khi nµo theo gi¸ h¹ch to¸n. Bëi v× nh­ ®· nãi ë trªn, h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song vµ viÖc tÝnh gi¸ xuÊt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ th× kÕ to¸n kh«ng theo dâi ®­îc gÝa trÞ vËt liÖu xuÊt kho vµ tån kho trong th¸ng, chØ ®Õn cuèi th¸ng míi biÕt ®­îc. Nh­ vËy, viÖc më sæ danh ®iÓm vËt t­ sÏ gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n, sö lý nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô qu¶n lý, ®iÒu chØnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n cho phÇn vËn hµnh h¹ch to¸n vËt liÖu trªn m¸y vi tÝnh Sæ danh ®iÓm vËt liÖu cã thÓ ®­îc x©y dùng theo mÉu sau: BiÓu sè 1.1 Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Kho Danh ®iÓm vËt liÖu Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Gi¸ h¹ch to¸n Ghi chó B«ng 1521 VËt liÖu chÝnh kg 1521 A Nhãm b«ng kg 1521 A01 B«ng ViÖt Nam kg 1521 A02 B«ng Nga kg .... 1521 B Nhãm x¬ kg 1521 B01 X¬ Nanlon kg 1521 B02 X¬ Sunkyong kg ...... 1522 VËt liÖu phô 1522 A01 NaOH 1522 A02 H2SO4 ..... Më sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp nghiªn cøu cña phßng kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n cung øng sau ®ã tr×nh lªn c¬ quan chñ qu¶n cña c«ng ty ®Ó thèng nhÊt qu¶n lý vµ sö dông trong toµn c«ng ty 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy tuy ®¬n gi¶n, dÔ lµm song c«ng viÖc ghi chÐp nhiÒu vµ trïng lÆp, tèn nhiÒu c«ng søc. MÆt kh¸c, do ®Æc ®iÓm vËt liÖu ë c«ng ty cã nhiÒu chñng lo¹i, víi tÊn xuÊt nhËp xuÊt nhiÒu, nªn c«ng viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt -tån nguyªn vËt liÖu cña kÕ to¸n viªn kh«ng ®¶m b¶o ®­îc c«ng viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n hµng ngµy. Do ®ã, kÕ to¸n thanh to¸n vÉn ph¶i trî gióp mét phÇn c«ng viÖc nµy. Do ®ã ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña ty lµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, h¬n n÷a h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song chØ phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, biÕn ®éng Ýt... cho nªn theo em c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song lµ ch­a phï hîp. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, c«ng ty nªn ¸p ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ trong viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vÒ nguyªn vËt liÖu. ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho cíi viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n vËt liÖu. Trªn c¬ së ®ã, ë kho chØ h¹ch to¸n vÒ sè l­îng vµ ë phßng kÕ to¸n chØ h¹ch to¸n vÒ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu. Víi ph­¬ng ph¸p nµy cã thÓ kh¾c phôc ®­îc h¹n chÕ cña ph­¬ng ph¸p sæ chi tiÕt vµ sÏ t¹o ®iÒu kiªnj thùc hiÖn kiÓm tra th­êng xuyªn cã hÖ thèng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho, ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c , kÞp thêi. Theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­, tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau: B­íc 1: Gièng nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song, t¹i kho vÉn dïng thÎ kho ®Î ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu vÒ mÆt sè l­îng. Ngoµi ra , cuèi th¸ng thñ kho cßn ph¶i ghi sè l­îng tån kho vµo sæ d­. B­íc 2: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu , kÕ to¸n lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu, kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng luü kª nhËp, xuÊt, tån lµm c¨n cø lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ cña tõng nhãm, tõng lo¹i vËt liÖu. B­íc 3: KÕ to¸n më sæ d­ sö dông cho c¶ n¨m theo tõng kho, tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, ®­îc ghi mét dßng sæ tæng h¬p d­ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ sau ®ã giao cho thñ kho ghi cét sè l­îng d­ vµo cuèi th¸ng vµ ®­a lªn phßng kÕ to¸n ghi cét sè tiÒn d­ b»ng c¸ch lÊy sè l­îng ë c¸c sæ d­ nh©n víi gi¸ trÞ h¹ch to¸n. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ vËt liÖu HiÖn nay, c«ng ty ®ang ¸p dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng, gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu th¸ng vµ nh÷ng lÇn nhËp trong th¸ng ®Ó tÝnh ra ®¬n gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p nay, mÆc dï ®¬n gi¶n, dÔ lµm nh­ng ®ä chÝnh x¸c kh«ng cao. H¬n n÷a, c«ng viÖc tÝnh to¸n dån vµo cuèi th¸ng g©y ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c quyÕt to¸n nãi chung vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt nãi riªng. Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ trong th¸ng sè lÇn nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu diÔn ra th­¬ng xuyªn. h¬n n÷a, gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu mua vµo lu«n biÕn ®éng. Nh­ ®· nãi ë phÇn thùc tÕ, l­îng vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt cña c«ng ty chñ yÕu lµ mua tõ bªn ngoµi vµ tõ nhiÒu nguång kh¸c nhau, do ®ã gi¸ c¶ ë mçi nguån mua còng sÏ kh¸c nhau, vµ mçi lÇn mua gi¸ c¶ cña tõng lo¹i vËt liÖu ë cïng mét n¬i còng cã sù kh¸c biÖt bëi nÒn kinh tÕ thi tr­êng hµng ho¸ rÊt phong phó vµ ®a d¹ng. Theo em, víi chñng lo¹i vµ sè l­înh vËt liÖu sö dông cho s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ rÊt nhiÒu, ®Ó cho viÖc ghi sæ vµ cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ vÒ chi phÝ gi¸ thµnh ®­îc kÞp thêi, gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp vµo cuèi th¸ng, th× c«ng ty nªn sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho vËt liÖu. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¸ h¹ch to¸n cã thÓ lµ gi¸ do c«ng ty ®Æt ra hoÆc lÊy gi¸ b×nh qu©n ®¬n vÞ tõ kú tr­íc. Dïng gi¸ h¹ch to¸n, kÕ to¸n sÏ th­êng xuyªn theo râi ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho = L­îng vËt liÖu xuÊt kho x Gi¸ h¹ch to¸n Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu or c¸c sæ s¸ch nh­: Sæ chi tiÕt, b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu, kÕ to¸n x¸c ®Þnh hÖ sè gi¸ cña vËt liÖu vµ tÝnh sè chªnh lÖch gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho gi÷a gÝa thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n.HÖ sè gi¸ cã thÓ ®­îc tÝnh cho tõng lo¹i, tõng nhãm hoÆc tõng thø vËt liÖu chñ yÕu tuú thuéc vµo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña c«ng ty Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú HÖ sè gi¸ = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu tån ®Èu kú vµ nhËp trong kú Sau khi ®· tÝnh ra ®­îc chªnh lÖch gÝa trÞ vËt liÖu xuÊt kho,kÕ to¸n ghi bót to¸n ®iÒu chØnh gi¸ trÞ vËt liÖu tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ theo sè chªnh lÖch ®­îc tÝnh §èi víi vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng,kÕ to¸n sÏ tÝnh theo c¸ch sau Gi¸ trÞ vËt liÖu = Gi¸ trÞ vËt liÖu + Gi¸ trÞ vËt liÖu - Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi kú tån ®Çu kú nhËp trong kú xuÊt trong kú 4. Hoµn thiÖn viÖc lËp sæ chi tiÕt vËt liÖu: Sæ chi tiÕt cña c«ng ty ®ang sö dông kh«ng ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua vËt liÖu mµ chØ theo dâi gi¸ mua vËt liÖu lµ gi¸ h¹ch to¸n ghi ttrªn ho¸ ®¬n ngoµi c¸c chi phÝ cã liªn quan. Chi phÝ thu mua vËt liÖu ph¸t sinh th­êng theo dâi trªn c¸c nhËt ký chøng tõ sè1 ,sè 2. Gi¸ vËt liÖu ®­îc tÝnh to¸n vµo cuèi kú trªn b¶ng kª sè 3. Nh­ vËy,c«ng ty cã thÓ theo dâi trùc tiÕp phÇn chi phÝ nµy trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu nh­ sau BiÓu sè 4.1 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu Tµi kho¶n: 1522 Tªn vËt t­: NaOH ®Æc Sè danh ®iÓm: 1522 A01 §¬n vÞ tÝnh: Kg Kho : ho¸ chÊt Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ NhËp XuÊt Tån Ghi chó SL TT SL TT SL TT SH NT Tån ®Çu kú NhËp (xuÊt )trong kú 331 x x Chi phÝ thu mua 331 x x Céng ph¸t sinh x x x x Tån cuçi kú x x 5. Hoµn thiÖn kho¶n t¹m øng mua vËt liÖu Thùc tÕ c«ng ty kh«ng më tµi kho¶n 141 "T¹m øng", mµ viÖc t¹m øng cho phßng kÕ ho¹ch cung øng ®Ó mua vËt liÖu l¹i diÔn ra th­êng xuyªn, do vËy rÊt cÇn thiÕt ph¶i më TK141 viÖc më TK141 kh«ng nh÷ng tu©n thñ theo ®óng quy ®Þnh cña thñ tôc t¹m øng mµ cßn gióp cho viÖc theo dâi t¹m øng mét c¸ch thuËn lîi. Do vËy vËt liÖu chiÕm kho¶ng 80% trong tæng sè gi¸ thµnh s¶n phÈm nªn sè tiÒn t¹m øng cho mua vËt liÖu trong kú lµ rÊt lín, mµ kÕ to¸n l¹i theo dâi vµ thanh to¸n t¹m øng trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Nh­ vËy, c¸n bé cung øng cña c«ng ty khi nhËn t¹m øng cã vai trß nh­ mét ng­êi b¸n vµ nh­ thÕ th× t¹m øng vµ thanh to¸n t¹m øng kh«ng ®­îc theo dâi vÒ thêi h¹n thanh to¸n , h¹ch to¸n. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy dÉn ®Õn viÖc thanh to¸n c¸c kho¶n t¹m øng kÐo dµi ngµy g©y ra t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn vµ sÏ lµm thÊt tho¸t vèn cña c«ng ty . §Ó kh¾c phôc ®iÒu nµy, h¹ch to¸n kho¶n t¹m øng thu mua vËt liÖu cã thÓ lµm nh­ sau: Khi nghiÖp vô t¹m øng ph¸t sinh , tøc lµ ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng sau khi kiÓm tra tÝnh hîp lý,hîp lÖ cña ®¬n xin t¹m øng kÕ to¸n thanh to¸n viÕt phiÕu chi, khi ®ã kÕ to¸nghi sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK141(Chi tiÕt tõng ng­êi t¹m øng) Cã TK 111 Khi vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp ghi: Nî TK 152 (Chi tiÕt) Nî TK 133 Cã TK 141 (Chi tiÕt tõng ng­êi t¹m øng) NÕu sè tiÒn t¹m øng thõa, ng­êi t¹m øng sÏ nép l¹i cho kÕ to¸n vµ kÕ to¸n ghi vµo sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng: Nép b»ng tiÒn: Nî TK 111 Cã TK 141 NÕu trõ vµo l­¬ng Nî TK 334 (Chi tiÕt) Cã TK 141 NÕu sè tiÒn chi mua vËt liÖu lín h¬n sè t¹m øng th× kÕ to¸n lËp phiÕu chi thanh to¸n cho ng­êi t¹m øng: Nî TK 141 Cã TK 111 KÕ to¸n më sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n t¹m øng TK 141. Sæ nµy ®­îc më cho c¶ n¨m, mçi ®èi t­îng t¹m øng ®­îc theo dâi trªn mét vµi trang sæ. Ph­¬ng ph¸p lËp sæ chi tiÕt TK 141: - Chøng tõ: Ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng, phiÕu chi, sè sÐc . . . - Cét diÔn gi¶i: Ghi néi dung chi t¹m øng, thêi gian thanh to¸n t¹m øng. - Cét sè d­: Sè d­ Nî TK 141: Ph¶n ¸nh sè chi ch­a hÕt cña c¸c lÇn t¹m øng. - Cét ghi Nî TK 141: Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n t¹m øng cho ng­êi ®i mua vËt liÖu. - Cét ghi Cã TK 141: Ph¶n ¸nh vËt t­ hµng ho¸ mua vÒ. Sè liÖu tæng céng mçi th¸ng trªn sæ chi tiÕt TK 141 dïng ®Ó vµo NKCT sè 10: BiÓu sè 5.1 Sæ chi tiÕt TK 141 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sæ ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã 1. Sè d­ ®Çu kú 2. Sè ph¸t sinh trong kú ............ Céng sè ph¸t sinh 3. Sè d­ cuèi kú Ngµy .....th¸ng .....n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 6.TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho . Theo quy luËt cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng,hµng ho¸ nãi chung vµ vËt liÖu nãi riªng ®­îc mua b¸n víi sù ®a d¹ng vµ phong phó tuú theo nhu c©ï sö dông. Gi¸ c¶ cña chóng còng th­êng xuyªn kh«ng æn ®Þnh. Cã thÓ th¸ng nµy gi¸ vËt liÖu cao h¬n th¸ng tr­íc vµ ng­îc l¹i, do ®ã ®· lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua vµo, l¹i cµng khã trong viÖc h¹ch to¸n kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Em nghÜ viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ thùc sù cã ý nghÜa ®èi víi c«ng ty DÖt may Hµ Néi,nhÊt lµ khi gi¸ c¶ kh«ng æn ®Þnh, tû gi¸ hèi ®o¸i thÊt th­êng mµ chñng lo¹i vËt liÖu mua vµo ngµy cµng nhiÒu do yªu cÇu më réng s¶n xuÊt. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho sÏ gióp c«gn ty b×nh æn gi¸ trÞ vËt liÖu còng nh­ hµng ho¸ trong kho, tr¸nh ®­îc có sèc cña gi¸ c¶ thÞ tr­êng. Bªn c¹nh ®ã, viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nhiÒu khi cßn ®ãng vai trß lµ nh÷ng b»ng chøng quan träng cña c«ng t¸c kiÓm to¸n vµ kiÓm tra kÕ to¸n toµn c«ng ty. Dù phßng gi¶m gi¸ cßn cã t¸c dông lµm gi¶m l·i niªn ®é kÕ to¸n, nªn doanh nghiÖp tÝch luü ®­îc mét nguån tµi chÝnh mµ lÏ ra nã ®· ®­îcph©n chia. Nguån tµi chÝnh nµy t¹m thêi n»m trong tµi s¶n l­u ®éng vµ khi cÇn sö dông ®Ó bï ®¾p cho c¸c kho¶n thiÖt h¹i thùc tÕ do vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸ ph¸t sinh. Mét ®iÓm lîi n÷a ®ã lµ lËp dù phßng gi¶m ®­îc ghi nhËn nh­ mét kho¶n chi phÝ lµm gi¶m thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp theo c¸c ®iÒu kiÖn: Sè dù phßng kh«ng ®­îc v­ît qu¸ sè lîi nhuËn thùc tÕ ph¸t sinh cña c«ng ty sau khi ®· hoµn nhËp c¸c kho¶n dù phßng ®· trÝch tõ n¨m tr­íc, vµ cã b»ng chøng vÒ c¸c vËt liÖu tån kho t¹i thêi ®iÓm lËp b¸o c¸o tµi chÝnh cã gi¸ trÞ th­êng thÊp h¬n gi¸ ghi trªn sæ kÕ to¸n. Tr­íc khi lËp dù phßng, c«ng ty ph¶i lËp héi ®ång thÈm ®Þnh møc ®é gi¶m gi¸ cña vËt liÖu tån kho.C¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸, sè l­îng tån kho thùc tÕ, c«ng ty x¸c ®Þnh møc dù phßng theo ph­¬ng thøc sau: Møc dù phßng L­îng vËt liÖu tån Gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ thùc tÕ trªn gi¶m gi¸ vËt liÖu = kho gi¶m gi¸ t¹i X trªn sæ kÕ to¸n - thÞ tr­êng t¹i cho n¨m kÕ ho¹ch 31/12 n¨m b¸o c¸o 31/12 Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu trªn thÞ tr­êng bÞ gi¶m gi¸ t¹i thêi ®iÓm 31/12 lµ gi¸ cã thÓ mua hoÆc b¸n trªn thÞ tr­êng.ViÖc lËp phßng ph¶i tiÕn hµnh riªng cho tõng lo¹i vËt liÖu vµ tæng hîp vµo b¶ng kª chi tiÕt kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ vËt liÖu tån kho cña c«ng ty. B¶ng kª nµy chÝnh lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n vµo chi phÝ qu¶n lý cña c«ng ty. 7. Hoµn thiÖn viÖc øng dông tin häc vµo h¹ch to¸n vËt liÖu HiÖn nay, ®øng tr­íc nhu cÇu th«ng tin ngµy cµng cao, ë n­íc ta ®ang diÔn ra qu¸ tr×nh tin häc ho¸ trªn nhiÒu lÜnh vùc cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt chñ yÕu h­íng vµo viÖc x©y dùng hÖ thèng c«ng tr×nh kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty. Tuy nhiªn, cÇn thÊy râ thùc tÕ trong c«ng t¸c kÕ to¸n ,vÒ mÆt t©m lý lµ sù cè g¾ng tr¸nh nh÷ng biÕn ®éng ho¸ mang tÝnh nguyªn t¾c ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®«ng cña c«ng ty mµ chñ yÕu lµ nh÷ng biÕn ®éng vÒ mÆt tæ chøc. V× thÕ, viÖc ®­a m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n nªn triÓn khai theo tõng c«ng ®o¹n ®Ó tr¸nh g©y x¸o ®éng lín trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n . §èi víi kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã thÓ x©y dùng ch­¬ng tr×nh tù ®éng ho¸ toµn bé qu¸ tr×nh xö lý, l­u gi÷ b¶o qu¶n chøng tõ , in Ên sæ s¸ch. Víi c«ng ty DÖt may Hµ Néi, kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu phÇn lín ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh, nh­ng b¶ng kª sè 3 vµ b¶ng ph©n bæ sè 2 vÉn ph¶i do kÕ to¸n tù khíp gi¸, do vËy ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i hÕt søc cÈn thËn míi ®¶m b¶o ®­îc ®é chÝnh x¸c cao. Bªn c¹nh ®ã mét nh©n tè hÕt søc quan träng trong kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh ®ã lµ phÇn mÒm kÕ to¸n cã tèc ®é sö dông ch­a thËt nhanh ®· h¹n chÕ tíi c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng. Tõ thùc tÕ nh­ vËy, theo em c«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch ®æi míi phÇn mÒm m¸y vi tÝnh vµ n©ng cÊp m¸y ®Ó t¨ng tèc ®é xö lý th«ng tin cho ra nh÷ng kÕt qu¶ tèt vµ chÝnh x¸c. 8. Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. VËt liÖu nhËp kho cña c«ng ty chñ yÕu tõ nguån thu mua bªn ngoµi. HiÖn nay c«ng ty ®ang sö dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. Nh×n chung, c¸c sæ s¸ch mµ c«ng ty sö dông theo h×nh thøc sæ nµy lµ phï hîp, nh­ng riªng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n em thÊy lµ ch­a hîp lý. Sæ chi tiÕt nµy dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong quan hÖ mua b¸n víi tõng ng­êi b¸n hoÆc ng­êi ®i mua. Thùc tÕ mÉu sæ mµ c«ng ty ®ang sö dông kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc c¸c kho¶n sau: Kho¶n c«ng ty cßn ph¶i tr¶ vµ nh·ng kho¶n mµ c«ng øng tr­íc cho ng­êi b¸n, do ®ã g©y khã kh¨n cho viÖc theo dâi nh÷ng kho¶n c«ng nî vµ nh÷ng kho¶n mµ c«ng ty cßn ph¶i thu, ph¶i tr¶. §Ó ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®­îc liªn tôc lµm cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n lµ c«ng viÖc quan träng hµng ®Çu, do vËy viÖc t×m nguån vËt t­ cung cÊp th­êng xuyªn cho s¶n xuÊt víi chÊt l­îng tèt sÏ lµ mèi quan t©m cña c«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, ph¶i theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n, ph­¬ng thøc thøc thanh to¸n ®Ó cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp nh»m thóc ®Èy mèi quan hÖ mua b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n më tõ khi ph¸t sinh quan hÖ mua b¸n tíi khi thanh to¸n xong tiÒn hµng. Sè liÖu trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n võa lµm c¬ cë ®ªr ghi nhËt ký chøng tõ sè 5, võa theo dâi cã hÖ thèng thanh to¸n døt ®iÓm trän vÑn víi ng­êi b¸n. Do ®ã, ®Ó phï hîp víi yªu cÇu theo dâi mét c¸ch thuËn lîi, liªn tôc, cã hÖ thèng, kÕ to¸n nªn më sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 theo c¸c mÉu sau: KÕt cÊu: BiÓu 1.2 C¬ së sè liÖu: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc, ho¸ ®¬n phiÕu nhËp khi mua hµng vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n Ph­¬ng ph¸p ghi - Cét sè d­ ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng cña sè nµy th¸ng tr­íc. Sè d­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc Sè d­ co: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc - Sè ph¸t sinh + PhÇn ghi Cã TK331, ghi Nî c¸c TK... C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n kÕ to¸n ghi theo ®Þnh kho¶n Nî TK 152 (Chi tiÕt) Nî TK 133 (1331): Ph­¬ng ph¸p khÊu trõ Cã TK331: NÕu ho¸ ®¬n theo ph­¬ng ph¸p VAT trùc tiÕp th× ghi: Nî TK 152 (Chi tiÕt): Cã TK 331: Sè tiÒn hµng: Ghi vµo cét TK 152 phÇn gi¸ trÞ thùc tÕ LÊy sè l­îng hµng nh©n víi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n ghi phÇn gi¸ h¹ch to¸n TiÒn thuÕ VAT ghi vµo cét TK 133 + PhÇn ghi Nî TK331, ghi cã c¸c TK... Khi thanh to¸n cho ng­êi b¸n tuú theo ph­¬ng thøc h¹ch to¸n ghi vµo c¸c cét TK t­¬ng øng - Sè d­ cuèi th¸ng: Sè d­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng ®Õn cuèi th¸ng ch­a lÊy hµng Sè d­ cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn cuèi th¸ng c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n Tõ sè liÖu dßng tæng céng cña sè chi tiÕt thanh to¸n víi ng­ßi b¸n ®­îc lËp theo mÉu míi ta ®­a vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ dÔ dµng, theo tõng tµi kho¶n sè liÖu râ rµng, kh«ng bÞ sai sãt nhÇm lÉn (MÉu Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc trÝch ë trang sau ) KÕt luËn Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty DÖt may Hµ Néi ®­îc lµm quen víi thùc tÕ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu cïng víi phÇn lý thuyÕt ®­îc nghiªn cøu em ®· häc hái rÊt nhiÒu ®iÒu bæ Ých ®Ó cñng cè thªm nh÷ng kiÕn thøc vÒ lý luËn mµ em ®· ®­îc häc ë tr­êng. §ång thêi ®ît thùc tËp nµy còng gióp em n¾m b¾t ®­îc tÇm quan träng cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®èi víi viÖc qu¶n lý vËt liÖu vµ qu¶n lý cña c«ng ty thÊy ®­îc nh÷ng mÆt m¹nh cÇn ph¸t huy vµ nh÷ng ®iÓm cßn tån t¹i ®Ó kh¾c phôc nh»m gãp phÇn nhá bÐ hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty DÖt may Hµ Néi. Chuyªn ®Ò ®· ®Ò xuÊt nh÷ng ®Þnh h­íng c¬ b¶n còng nh­ mét sè gi¶i ph¸p cô thÓ nh»m hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung . Do tr×nh ®é lý luËn vµ thêi gian thùc tËp cßn h¹n chÕ, chuyªn ®Ò míi chØ ®­a ra ®­îc ý kiÕn b¾t ®Çu ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em mong nhËn ®­îc c¸c ý kiÕn ®ãng gãp cña c« gݸo h­íng dÉn, c¸c thÇy c« gi¸o vµ b¹n ®äc ®Ó chuyªn ®Ò cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n vÒ mÆt lý luËn còng nh­ thùc tiÕn . Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o h­íng dÉn NguyÔn T« Ph­îng cïng c¸c c« chó, anh chÞ trong phßng kÕ to¸n cña C«ng ty DÖt may Hµ Néi ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña m×nh . Môc lôc Lêi nãi ®Çu 1 PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n Nguyªn vËt liÖu trong doan nghiÖp 3 1. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu 3 1.1. §Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu. 3 1.2. Vai trß cña nguyªn vËt liÖu 3 2. Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu 4 2.1. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu 4 2.2. §Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu 6 2.2.1. §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ trÞ thùc tÕ 6 2.2.2. §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n 9 3. Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 10 3.1. Yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 10 3.2. NhiÖm vô cña kÕ to¸n vËt liÖu 11 II. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 12 1. Chøng tõ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 12 2. C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 14 2.1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song 14 2.2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn 15 2.3. Ph­¬ng ph¸p sè d­. 16 III. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu 17 1. Thñ tôc chøng tõ 18 1.1. Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu 18 1.2. Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô xuÊt kho vËt liÖu 19 2. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn 19 2.1. Tµi kho¶n sö dông 19 2.2. Tr×nh tù h¹ch to¸n 20 3. H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 21 3.1. Tµi kho¶n sö dông 21 3.2. Tr×nh tù h¹ch to¸n 22 PhÇn II: Thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt may Hµ Néi 23 I. §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi cã ¶nh h­ëng ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu 23 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 23 2. Nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ s¶n xuÊt ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty 25 2.1. §Æc ®iÓm c«ng nghÖ vµ c¬ cÊu s¶n xuÊt 25 2.2. Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng chñ yÕu trong ®¬n vÞ 26 3. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty DÖt- May Hµ Néi 28 II. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi 31 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty 31 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty DÖt- May Hµ Néi 34 III. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty dÖt may hµ néi 36 1. T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt -May Hµ Néi 36 1.1. §Æc ®iÓm cña vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi 36 1.2. C«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 37 2. Qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n nhËp xuÊt kho nguyªn vËt liÖu 38 2.1. H¹ch to¸n nhËp kho nguyªn vËt liÖu 38 2.1.1. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho 38 2.1.2. Thñ tôc nhËp kho nguyªn vËt liÖu 39 2.2. H¹ch to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu 43 2.2.1. TÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho 43 2.2.2. Thñ tôc xuÊt kho nguyªn vËt liÖu 44 3. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi 46 3.1. Tµi kho¶n sö dông 46 3.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n 47 3.2.1.H¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu 47 3.2.2.H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu 53 4. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu 56 5. Tæ chøc kiÓm kª kho vËt t­ 63 PhÇn III: Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dôn nguyªn vËt liÖu T¹i C«ng ty dÖt may Hµ Néi I. NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty DÖt may Hµ Néi. 65 II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi 68 1. X©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt cho toµn c«ng ty 68 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu 69 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ vËt liÖu 70 4. Hoµn thiÖn viÖc lËp sæ chi tiÕt vËt liÖu 72 5. Hoµn thiÖn kho¶n t¹m øng mua vËt liÖu 72 6.TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 74 7. Hoµn thiÖn viÖc øng dông tin häc vµo h¹ch to¸n vËt liÖu 75 8. Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n 76 KÕt luËn 80 ý KiÕn nhËn xÐt cña ®¬n vÞ thùc tËp Thay mÆt C«ng ty DÖt May - Hµ Néi KÕ to¸n tr­ëng