Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng số 9 Hà Nội

ực tế nhập kho = 2.520.000+1.250.000+78.000 = 3.848.000đ + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dụng. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 xuất kho xi măng Hoàng Thạch cho công trình nhà máy xi măng Hạ Long với số lượng: 20. Đơn giá 690.909(do máy tự đưa ra ). Trị giá vốn thực tế xuất kho(máy tự tính ) = 22.636.360 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu được sử dụng dùng trong công ty như sau: - Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật tư nhỏ lẻ) - Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. …. 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ công thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho được lập 02 liên: - Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. - Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2004 công ty mua vật tư của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận được các chứng từ sau: Biểu 2.2.4.2.1 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Đường Nguyễn văn cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 5 690.909 3.454.545 Cộng tiền hàng 3.454.545 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 345.454,5 Cộng tiền thanh toán 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2.4.2.2 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 045 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 VAT 10% 345.454,5 Cộng 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.3 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000 Cộng tiền hàng 800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 80.000 Cộng tiền thanh toán 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.4 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Phụ gia bê tông Lít 20 20 40.000 800.000 VAT 10% 80.000 Cộng 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.5 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000 Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.700.000 Cộng tiền thanh toán 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.6 công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 047 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Gạch đặc Viên 45.000 45.000 6 00 27.000.000 VAT 10% 2.700.000 Cộng 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng ở công ty xây dựng số 9 HN, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. + Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất. + Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật tư để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiéu xúất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu 2.2.4.2.7 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu 03 – VT Số: PX0853 Căn cứ vào lệnh điều động số 1872 ngày 12/11/2004 của giám đốc công ty Từ kho:Kho KTX SV Đến kho:Kho CT bộ ngoại giao SH tài khoản SH vật tư Diễn giảI ĐVT Số lượng Thành tiền 152 1520101 Xi măng Bút Sơn Tấn 54 35.736.932 …. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 45.361.138 Xuất ngày 12/11/2004 Nhập ngày 12/11/2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Thủ kho nhập Người vận chuyển * Thủ tục xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trình, phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, chỉ huy trưởng công trình sẽ yêu cầu các vật tư cần thiết để phục vụ cho việc thi công, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chỉ huy trưởng công trường để làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật tư hoặc chung cho nhiều vật tư cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Phiếu xuất kho do kế toán lập được lập làm 02 liên: - Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư - Người sử dụng giữ một liên. Biểu 2.2.4.2.8 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Số:PX0915 Ngày 30/11/2004 Họ tên người nhận hàng: Đinh Văn Hải Lý do xuất: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long Xuất tại kho: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Công ty Thực N-X 1 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 Cộng 2.763.200 Tổng tiền ghi bằng chữ: hai triệu bảy trăm sáu ba nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu +Đối với những vật tư nhỏ lẻ dựa vào Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng (do kế toán lập), không sử dụng phiếu xuất kho, không sử dụng thẻ kho. Ví dụ: Ngày 511/2004 công ty mua vật tư nhỏ lẻ của công ty tư nhân Hợp Thành. Khi vật tư về đến công ty, bộ phận cung ứng vật tư căn cứ vào hoá đơn bán lẻ kế toán lập phiếu nhập kho xuất thẳng. Biểu 2.2.4.2.9 Công ty tư nhân hóa đơn bán lẻ Mẫu số 01/BLQĐ Hợp Thành Số: 36 liên bộ TCTK-TN Họ tên người mua hàng: Tạ Đức Tiến Địa chỉ cơ quan:560 Nguyễn văn cừ – Hà Nội Số TT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đ.vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 1 Bóng điện Cái 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Kg 5 10.000 50.000 Cộng: 148.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Người mua hàng Người viết hoá đơn Biểu 2.2.4.2.10 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu nhập kho xuất thẳng MS 06/PNK Ngày 5 tháng11 năm 2004 CT nhà máy ximăng Hạ Long Người giao nhận: Tạ Đức Tiến Theo hoá đơn HĐBL Ngày 5/11/2004 Của công ty tư nhân Hợp Thành Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long, xuất cho Công trình nhà máy ximăng Hạ Long, hạng mục nhà hành chính. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( SP, HH) MS ĐVT Số lương Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực N-X 1 Bóng điện B0051 Cái 14 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Đ0012 Kg 5 5 10.000 50.000 Cộng 148.000 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao Người nhận - Nguyên vật liệu của công ty ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trường hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ. +Trường hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật tư sử dụng nội bộ ở Công ty là việc đơn vị thực hiện chuyển vật tư từ công trường này xuất sang công trường khác. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường các xa nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công trường khác có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật tư do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thủ kho sẽ căn cứ vào quyết định để thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo quy định của đơn vị. Ví dụ: Ngày 15/11/2004 có giấy yêu cầu vật tư của chỉ huy trưởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho( chỉ huy trưởng công trình được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.2.4.2.11 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Mẫu 02- VT Ngày15/11/2004 Số: 09572 Số:PX0902 Họ tên người nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho KTX SV STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Đèn huỳnh quang có chop Chiếc 20 20 20.000 400.000 ….. … … … ….. Cộng 1.250.300 Tổng số tiền( Bằng chữ ): một triệu hai trăm năm mươi nghìn ba trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu + Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Đã nêu ở mục nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại côngty xây dựng số 9 HN Công tyxây dựng số 9 HN là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho. Ví dụ Biểu 2.2.4.3.1 Công ty xây dựng số 9 HN Thẻ kho(trích) Công trình : Nhà máy Ngày lập thẻ 30/11/2004 xi măng Hạ Long Loại vật tư: Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký, xác nhập SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 0 KTNK045 25/11 Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng 5 5 KTNK050 26/11 Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung 10 15 PX0915 30/11 Xuất sử dụng 4 11 PX0916 30/11 Xuất sử dụng 8 3 Cộng 15 12 3 ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Tại phòng kế toán của công ty khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp hoàn chỉnh chứng từ, kế toán trực tiếp nhập chứng từ kế toán Biểu 2.2.4.3.2 Công ty xây dựng số 9 HN bảng kê nhập vật tư theo nguồn Tháng 11 năm 2004 ( Trích ) STT SH Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền MN 01 2805 Dây điện PX0841 -1/11 Nhập kho 2.100 1.909,1 4.009.100 PX0845- 7/11 Nhập kho 1.500 1.900 2.850.000 …. 02 0101 Xi măng Hoàng Thạch Nhập kho xi măng KTNK 045-20/11 Nhập kho xi măng 5 690.909 3.454.545 …. 03 0105 Phụ gia bê tông KTNK 046 20/11 Phụ gia bê tông 20 40.000 800.000 ….. 04 2204 Gạch đặc KTNK 047-20/11 Nhập kho 45.000 600 27.000. …. 05 20009 Bột đá XKDN0387- 13/11 Nhập kho 1500 400 600.000 ….. 2308 Thép 16 06 KTNK021-17/11 Nhập kho 756 5.000 3.780.000 KTNK061-28/11 Nhập kho 413 5.000 2.065.000 …. Biểu 2.2.4.3.3 Công ty xây dựng số 9 HN bảng kê xuất vật tư theo nguồn Tháng 11 năm 2004 (Trích) STT SH Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền MN 15 0007 Gạch ốp lát XKHL1-05/11 Xuất kho 500 65.000 32.500.000 16 2204 Cát đen KXM12/1-18/11 Xuất kho 123m3 123 61.904 7.614.192 17 20009 Bột Đá XKBH12/1-9/11 Xuất kho 1.500 400 600.000 18 0104 Xi măng trắng XKBH12/1-10/11 Xuất kho 2.500 2.500 6.250.000 19 0101 Xi măng Hoàng Thạch K/QTHL 26/11 Xuất kho 1,5 690.810 1.036.215 PX0915 – 30/11 Xuất kho 4 690.800 2.763.200 … … 20 1208 Thép 16 PXT0114 – 19/11 Xuất kho 556 5.050 2.807.800 PXT0114 – 28/11 Xuất kho 845 5.150 4.351.750 … … 21 1708 Gạch A1 PXG094 – 8/11 Xuất kho 50.100 527 26.350.000 PXG0105 – 23/11 Xuất kho 15.600 520 8.112.000 … … 22 1705 Gạch đặc PXG078 – 11/11 Xuất kho 7.150 500 3.575.000 PXG0110 – 25/11 Xuất kho 5.400 510 2.754.000 … … Công ty xây dựng số 9 HN sổ chi tiết vật tư, hàng hoá VP công ty – 2004 Tháng 11/2004 Kho: KTX sinh viên TK: 1520102 – Xi măng Bút Sơn ĐVT: Tấn Tồn ĐK: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT L Tiền L Tiền L Tiền Tồn 0 0 KKTX0 9/11 Nhập 311,3311 669.454 69 46.192.326 69 46.192.326 KKTX1 10/11 Nhập 311,3311 640.909 20 12.818.180 89 59.010.506 KKTX3 27/11 Xuất 621 67,7 44.956.988 21,3 14.053.518 KKTX4 30/11 Xuất 621 15 9.896.844 6.3 4.156.674 Cộng 89 82,7 6.3 4.156.674 Công ty xây dựng số 9 HN Bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn Tháng 11/2004 Diễn giải ĐVtính MS Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ L Tiền L Tiền L Tiền L Tiền 152 – NVL 134.008.375 2.105.422.020 2.020.080.798 219.349.597 Xi măng 01 33.886.360 33.886.360 -Xi măng Nghi Sơn Tấn 0105 2 1.400.000 2 1.400.000 -Xi măng Hoang Thạch Tấn 0101 47 32.486.360 47 32.486.360 1 – Thép các loại 12 6.560.000 6.560.000 - Thép  16 Kg 1208 1212 6.560.000 1212 6.560.000 …….. …….. …….. Gạch 11 121.350.000 121.350.000 60.250.000 Gạch đặc Viên 2204 45.000 27.000.000 45.000 27.000.000 Gạch lát nền M2 0007 800 52.000.000 500 32.500.000 300 19.500.000 …….. …….. …….. Dầu các loại 15 14.629.092 45.417.120 38.590.109 11.456.103 Dỗu Diezen Lít 1501 575 2.550.700 8.020 35.576.720 8.220 36.463.920 375 1.663.500 Dỗu HD50 Lít 1503 (22) (263.981) 61 752.000 35 437.965 4 50.054 Dỗu thuỷ lực C46 Lít 1506 156 1.840.800 209 2.800.600 119 1.513.224 246 3.128.176 ........ …….. ........ Người lập biểu Ngày 30/11/2004 Kế toán trưởng 2.2.5.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản kế toán sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tổng hợp nhập – xuất – tồn vì vậy kế toán đã mở các tài khoản để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu. TK 152 Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK331 Tài khoản này dùng để phản ánh theo dõi số tiền phải trả cho người cung cấp, số đã trả và còn phải trả. TK 154 Tài khoản này dụng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 133, TK111, TK112, TK338, TK141, TK621,…. *Sổ kế toán sử dụng: - Sổ cái TK152 - Sổ NKC - Sổ cái TK 331 … 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Công ty với đặc điểm là thi công xây dựng do đó nguyên vật liệu nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài: Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, việc mua bán vật tư diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận được công trình phòng kế toán tổng hợp của công ty tiến hành lập dự trù vật công trình đó và phải dự trữ sao cho vật liệu sử dụng trong sản xuất phải đảm bảo chất lượng giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật tư, đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho người giao vật tư tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho thông thường định kỳ 5 ngày hoặc 10 thủ kho gửi các chứng từ về phòng kế toán, kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và định khoản. + Trường hợp công ty thanh toán ngay tiền mua vật tư, hoặc Công ty trả người bán bằng tiền gửi ngân hàng công ty viết giấy UNC để ngân hàng nơi công ty mở tài khoản tình tiền chi trả, hoặc công ty thanh toán bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho,giấy UNC, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,TK 112,TK 141 (Trong trường hợp tạm ứng: người viết tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng với nội dung mua vật tư phục vụ cho công trình. Khi vật tư mua về sẽ làm thủ tục nhập kho, người tạm ứng tiền viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo số thực chi, nếu số thực chi vượt quá số tạm ứng thì kế toán sẽ làm thủ tục để viết phiếu chi cho số tiền vượt quá số tạm ứng). + Trường hợp ký hợp đồng kinh tế mua hàng của người bán chưa trả tiền, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng kinh tế định khoản: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán Ví dụ: Đối với phiếu nhập kho ngày 20/11/2004 sau khi kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán định khoản và vào các sổ sau: + Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái, sổ nhật ký chung + Bảng kể luỹ kế nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu + Bảng kê vật tư theo nguồn + Bảng kê xuất vật tư theo đối tượng nhận Đối với xi măng Hoàng Thạch, TK 152 ” Nguyên vật liệu”được mở chi tiết thành TK 152.01.01 Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.0101 3.454.545 Nợ TK 133 345.454,5 Có TK 331 3.799.999,5 Đối với Phụ gia bê tông, TK 152 ” Nguyên vật liệu”được mở chi tiết thành TK 152.02.01 Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.0201 800.000 Nợ TK 133 80.000 Có TK 331 880.000 Đối với gạch đặc, TK 152 ” Nguyên vật liệu”được mở chi tiết thành TK 152.01.02 Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.0101 27.000000 Nợ TK 133 2.700.000 Có TK 331 29.700.000 + Trường hợp mua hàng không ký hợp đồng kinh tế: Đối với vật tư nhỏ lẻ dưới 20 triệu, theo quy định phân cấp của tổng công ty, công ty không phải ký hợp đồng kinh tế. Đội cung cấp vật tư của Công ty sẽ mua vật tư và chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng nên kế toán tại đơn vị căn cứ vào các chứng từ định khoản: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 338- Phải trả phải nộp khác (chi tiết cho người cung cấp vật tư của Công ty) ` Ví dụ: Ngày 25/11/2004 mua xi măng Nghi Sơn cho công trình đường 10 Hải Phòng số lượng là 2 tấn đơn giá: 700.000đ/tấn . Tổng số tiền ghi trên hoá đơn: 1.540.000, thuế GTGT 10%. căn cứ vào phiếu nhập kho số: XKPN0512, Hoá đơn GTGT kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 152.27.05 1.400.000 Nợ TK 133 140.000 Có TK 338 1.540.000 Thông thường, mua nguyên vật liệu chủ yếu bằng nguồn mua ngoài và giá mua vật liệu thường được áp dụng tại chân công trình vì thế giá mua vật liệu tại đơn vị bao gồm giá mua tại đơn vị bán hàng cộng với chi phí vận chuyển tới chân công trình theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vật tư. *Trường hợp nhập nguyên vật liệu do xuất dùng không hết đem nhập lại kho: Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc dùng. -Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, cho chi phí sản xuất chung, cho chi phí quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho, kế toán định khoản: Nợ TK 152-Nguyên liệu,vật liệu Có TK 621,TK 627, TK 642 Ví dụ: Ngày 27/11/2004 có phiếu nhập kho số 23 từ ông Đỗ đức Thắng do nguyên vật liệu xuất phục vụ công ty sử dụng không hết đem nhập lại kho(Phiếu xuất kho ngày 28/11/2004 số KKT3541). Đó là 100m giây điện ,đơn giá: 2.000đ/m,kế toán định khoản: Nợ TK 152 200.000 Có TK 642 200.000 Căn cứ vào phiếu nhập kho số 23, phiếu xuất kho KKT3541 ngày28/11 kế toán nhập chứng từ kế toán *Trường hợp nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi tăng nhập kho. Ví dụ: Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: XKKTX62 ngày12/11/2004, kế toán định khoản: Nợ TK 152 45.361.138 (Chi tiết cho công trình bộ ngoại giao) Có TK 152 45.361.138 ( Chi tiết cho công trình KTX SV) *Trường hợp nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến Ví dụ: Ngày 23/10/2004 nhập kho Thép hộp gia công lan can, hoa sắt công trình KTXSV.Tri giá Thép hôp xuất gia công là:2.520.000đ. Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là:81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%). Căn cứ vào phiếu xuất kho thuê gia công, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản xác định khối lượng gia công hoàn thành, Thanh lý hợp đồng và hợp đồng. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 3.848.000 Có TK 154 3.848.000 ở công ty, trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền là nghiệp vụ sẩy ra thường xuyên, chủ yếu ở công ty. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua TK 331 bằng việc mở các sổ chi tiết cho từng công trình. Mỗi một người bán đều phải ký một hợp đồng kinh tế mua bán vật tư riêng biệt, sau đó mở sổ chi tiết từng người bán theo từng công trình và vì thế một nhà cung cấp có thể mở sổ chi tiết theo dõi riêng ở nhiều công trình. Do số lượng nghiệp vụ ít nên công ty mở sổ chi tiết theo dõi cho khách hàng theo từng năm. Công ty xây dựng số 9 HN Sổ chi tiết tài khoản TK 33110111- Công ty cổ phần Hồng Cẩm Số dư đầu kỳ:28.312.000 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giảI Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư … … … NKHP7/12 15/11 15/11 Nhập kho xăng dầu 152 938.750 26.538.750 NKHP7/12 18/11 18/11 Nhập kho xăng dầu 152 13.518.000 40.056.750 TTNB2/12 20/11 20/11 Trả tiền cho công ty 111 27.800.000 12.256.750 NKHP7/12 22/11 22/11 Nhập kho xăng dầu 152 10.580.000 22.836.750 …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng 50.504.410 37.865.369 Phát sinh luỹ kế 50.504.410 37.865.369 Số dư cuối kỳ: 15.672.959 Sau khi đã vào các sổ chi tiết kế toán vào các sổ kế toán tổng hợp sau: + Sổ Nhật ký chung: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phản ánh quan hệ đối ứng + Sổ cái: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên kế toán của TK 152 và một số TK liên quan khác. 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Trong công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công cho các công trình xây dựng, ngoài ra trong một số trường hợp xuất luân chuyển nội bộ trong các đơn vị thành viên của công ty. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình phòng kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm cung cấp vật tư theo yêu cầu. Được sự đồng ý của Ban giám đốc, phòng kinh doanh tổng hợp sẽ viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào bảng kê xuất theo đối tượng sử dụng và đây là cơ sở tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình. Do công ty thực hiện nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu được công ty lập cho từng công trình cụ thể. Tuỳ theo từng mục đích và đối tựơng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán phản ánh bên Có TK 152 và Nợ các TK liên quan. *Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công công trình, xuất dùng cho quản lý chung được chi tiết cho từng công trình sử dụng. Với trường hợp xuất vật tư phục vụ cho quản lý doanh nghiệp (không sử dụng chi tiết) Căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi như sau: Nợ TK 621,TK 627,TK 642, TK 623 Có TK 152 ( Chi tiết từng vất tư)- Giá trị vật liệu xuất dùng Đối với trừơng hợp xuất kho phục vụ cho máy thi công ( Đơn vị không tổ chức kế toán cho đội máy thi công riêng biệt mà tính trực tiếp vào chi phí của từng công trình. Ví dụ: Ngày 31/12/2004 xuất Dầu Diezen phục vụ cho công trình Khu đô thị thống nhất. Số lượng 6.960 lít Trị giá xuất kho là30.874.560. Căn cứ vào phiếu xuất kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6230101 30.874.560 Có TK 15201 30.874.560 *Trường hợp xuất kho vật tư đem gia công. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế về việc gia công kế toán tiến hành định khoản và đưa vào máy theo trình tự như trên. Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152- Nuyên liệu,vật liệu Ví dụ: Ngày 13/12/2004 xuất 1000 kg thép để thuê gia công lan can hoa sắt cho công trình KTXSV.Tri giá xuất ghi trên phiếu xuất là 5.040.000đ. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản Nợ TK 154 5.040.000 Có TK 152 5.040.000 Tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự trên. *Trường hợp xuất kho vật tư đem bán (đối với những vật tư mua về đơn vị không sử dụng hết). Trường hợp xuất để cung cấp cho các bên phụ,hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng kinh tế cung cấp trực tiếp cho các bên phụ Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 711,TK 331 Có TK 152- Nguyên liệu,vật liệu *Trong công ty hiện nay còn có một số các công trình được giao khoán với hình thức khoán gọn công trình cho các tổ đội, các nhân viên của các tổ đội sẽ tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu. Sau đó sẽ thanh toán với công ty và nguyên vật liệu mua về sẽ không qua kho (không xuất hiện tài khoản 152) và xuất dùng trực tiếp cho công trình. Căn cứ vào quy chế tài chính Hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán lập chứng từ chi phí cho công trình qua định khoản Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 – Tạm ứng (chi tiết cho người nhận tạm ứng ) Công ty xây dựng số 9 HN Sổ nhật ký chung (trích) Tháng 11 năm 2004 Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số trang trước chuyển sang PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100 133 400.910 331 4.410.021 ….. 06/PNK 05 05 Mua bóng điện không 621 98.000 qua kho 131 9.800 331 107.800 ….. PX0853 12 12 Lưu chuyển kho từ 152 45.361.138 Kho KTX SV đến 152 45.361.138 Kho ct bộ ngoại giao ….. KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng 152 3.454.545 từ công ty TNHH 133 345.454,5 Hoàng Sơn 331 3.799.999,5 ….. XKPN0512 25 11 Mua xi măng Nghi 152 1.400.000 Sơn 133 140.000 338 1.540.000 ….. PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200 công trình nhà máy 152 2.763.200 xi măng Hạ Long ….. Cộng số phát sinh ….. ….. Công ty xây dựng số 9 HN sổ cái tài khoản Tháng 11 năm 2004 TK 152 –Nguyên liệu, vật liệu Số dư đầu kỳ: 134.008.375 Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 331 4.009.100 ….. PX0853 12 12 Lưu chuyển kho từ 152 45.361.138 Kho KTX SV đến Kho ct bộ ngoại giao ….. KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng 331 3.454.545 từ công ty TNHH Hoàng Sơn ….. XKPN0512 25 11 Mua xi măng Nghi Sơn 338 1.400.000 ….. PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200 công trình nhà máy xi măng Hạ Long ….. Cộng số phát sinh 2.105.422.020 2.020.080.798 Phát sinh luỹ kế 10.096.851.615 10.422.815.065 Số dư cuối kỳ: 219.349.597 Công ty xây dựng số 9 HN sổ cái tài khoản (trích) Tháng 11năm 2004 TK 331- Phải trả người bán Số dư đầu kỳ:65.550.000 Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giảI Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số trang trước chuyển sang PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100 133 400.910 ….. 06/PNK 05 05 Mua bóng điện 621 98.000 không qua kho 131 9.800 ….. ….. KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng 152 3.454.545 từ công ty TNHH 133 345.454,5 Hoàng Sơn ….. ….. ….. Cộng số phát sinh 156.010.300 135.648.090 Số dư cuối kỳ:85.912.210 2.2.6. Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty. Cuối năm công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu để kịp thời phát hiện mất mát, kém phẩm chất, hư hỏng,… Nhằm có biện pháp sử lý kịp thời. Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm 0 h ngày 1tháng 1 năm 2005 của các bộ phận phòng ban tiến hành kiểm tra thực tế tại công trường kế toán sẽ căn cứ vào quyết định kiểm kê trong “ Biên bản sử lý kiểm kê” để tiến hành hạch toán. Khi kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi: Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Khi có quyết định sử lý kế toán ghi: + Nếu vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép được ghi tăng vào chi phí quản lý: Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 1388, TK 334, TK 111 Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Ví dụ: Ngày 31/12/2004 tại công trình đường 10 Hải Phòng, các phòng ban tiến hành kiểm kê và thấy thiếu hụt 2.071,5l dầu Diezel, kế toán định khoản Nợ TK 1381 7.778.481 Có TK 152 7.778.481 Căn cứ vào biên bản xử lý kiểm kê của hội đồng kiểm kê đã quy trách nhiệm số hao hụt vật tư trên là do mất mát và ông Tạ Văn Trung phải chịu trách nhiệm bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 1388 7.778.481 ( Chi tiết phải thu của ông Tạ Văn Trung) Có TK 1381 7.778.481 Công ty xây dựng số 9 HN Biên bản kiển kê vật tư Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2005 Phòng TCKT Chúng tôi gồm: 1. Nguyễn Thị Dung Nhân viên phòng tài chính kế toán 2. Ngô Anh Việt Phó phòng CGVT 3. Nguyễn ánh Tuyết Nhân viên phòng CGVT 4. Nguyễn Trọng Thời Thủ kho Kiểm kê thời điểm Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Địa điểm nơi kiểm kê Kho CT đường 10 STT Diễn giải ĐVT Mã số Lượng Chênh lệch Theo sổ sách Thực tế KK Thừa Thiếu 1 Dầu nhớt HĐ40 lít 1502 61,0 61,0 2 Dầu Điezen lít 1501 2.146,5 75,0 2.071,5 3 Mỡ Bò Kg 1803 3,0 3,0 4 Mỡ L4 Kg 152020020 3.714,8 3.714,8 ... .... Công ty xây dựng số 9 báo cáo chi tiết kiểm kê vật tư Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Ngày 31 tháng 12 năm2004 Chương 3: Nhận xét và kiến nghị vể công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 9 hn Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 9 HN Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, muốn đạt được điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, năng động và bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động sản xuất kinh doanh cũng hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau , các biện pháp sử dụng khác nhau. Song trong những biện pháp cơ bản đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất cà hạ giá thành sản phẩm được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Là một công ty trực thuộc một công ty của Nhà nước khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì công ty xây dựng số 9 HN gặp không ít những khó khăn, thử thách bên cạnh đó, xí nghiệp lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng ngành. Song trước tình hình đó, công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy công ty không những giữ vững được thi trường mà còn mở rộng thi trường và liên tục làm ăn có lãi. Trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường việc một doanh nghiệp Nhà nước tôn tại là đã khó nhưng chuyện một công ty làm ăn có lãi lại càng khó hơn. Tuy vậy, công ty xây dựng số 9 HN đã làm được điều đó. Có thể nói đây là kết quả của hành loại các biện pháp mà công ty đã thực hiện, trong đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm là một biện pháp mà công ty đã áp dụng. Như đã nói rất nhiều ở trên, công ty xây dựng số 9 HN là một công ty xây dựng do đó chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung đặc biệt kà công tác kế toán nguyên vật liệu được công ty quan tâm sâu sắc. Tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm trong khi vẫn đảm bảo chất lượng công trình. 3.1 Những ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 9 HN Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty em đã nhận thấy có những ưu điểm và nhược điểm sau: Ưu điểm: + Về bộ máy quản lý: Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Với quy mô quản lý hợp lý đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. + Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng đã tốt nghiệp đại học và trên đại học và có bề dầy kinh nghiệp trong công tác kế toán, áp dụng kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc được phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Hiện nay trong công tác kế toán ở công ty đã được áp dụng kế toán máy và được trang bị đầy đủ máy vi tính. + Về hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán của công ty: hạch toán chứng từ ban đầu của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Công ty đã vận dụng tương đối đầy đủ những hệ thống chứng từ mà quy chế tài chính đã ban hành. Ngoài ra còn một số chứng từ khác theo quy định của công ty. Phương pháp kế toán sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp và phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. + Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán được công ty áp dụng hợp lý, phù hợp với điều kiện của công ty. Các tài khoản được mở chi tiết gắn liền với từng công trình hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng. + Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung và việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính trong công ty đã làm giảm khối lượng đáng kể công việc kỹ thuật trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu. + Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu do vậy không xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó xây dựng các định mức dự trữ của phòng kế toán tổng hợp rất sát với nhu cầu thực tế vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức sử dụng cho các công trình, hạng mục công trình được phòng kinh doanh tổng hợp xây dựng sát thực tế tránh lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết đến từng loại, từng công trình do vậy dễ dàng trong việc quản lý. + Về hệ thống kho: Các kho nguyên vật liệu được sắp xếp ở ngay tại chân các công trình nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng như xuất nguyên vật liệu đưa vào sử dụng. + Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm ngành sản xuất. Mở chi tiết cho từng hạng mục công trình phù hợp với đặc điểm của công ty xây dựng + Việc áp dụng phần mềm kế toán UNESCO trong công việc kế toán đã góp phần làm giảm khối lượng khi chép và công việc tính toán, nhất là công việc lập bảng kê, bảng tổng hợp, tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu, nó còn theo dõi chi tiết nguyên vật liệu đến tận nguồn nhập, xuất nên rất thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty còn có một số hạn chế sau: Hạn chế: + Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu để xây dựng và hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần khác nhau, công cụ khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt về nguyên vật liệu mà hạch toán một cách chính xác thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý. + Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Tại công ty khi xuất vật tư vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho nhưng có một số loại vật tư do đặc điểm khó cân đong đo đếm như sỏi, đá, cát…nên thường đến cuối mới xác định được số tồn và tính ra số xuất trong kỳ đến cuối tháng mới lập một phiếu xuất kho tổng hợp và gửi các phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Trong kỳ khi có nhu về nguyên vật liệu thì thủ kho viết giấy giao nhận để xuất nguyên vật liệu sử dụng, hết lại xuất tiếp đến cuối tháng mới viết một phiếu xuất kho để hợp lý nên số xuất kho, tồn kho là không thực tế, có loại vật liệu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất có loại chưa sử dụng hết vẫn để lại trong kho. + Về luân chuyển chứng từ: Địa bàn hoạt động của công ty rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm như việc cung cấp chứng từ nhập – xuất kho để vào máy chậm so với số ngày quy định. Do vậy nhiều khi ảnh hưởng đến báo cáo nhanh về nguyên vật liệu, xử lý thông tin đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời. + Về việc xuất hoá đơn GTGT: Vật tư do sử dụng không hết, không phù hợp với công trình, được xuất bán. nhưng trong quá trình xuất bán công ty lại không xuất hoá đơn GTGT mà chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho + Về việc vận chuyển vật liệu nội bộ từ kho của công trình này đến kho của công trình khác. Sẽ làm tốn thêm một khoản chi phí vận chuyển do đặc điểm các công trình cách xa nhau. + Đối với trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập cho tất cả các loại nguyên vật liệu, nó không phù hợp với các loại nguyên vật liệu như : Cát, sỏi, đá…Bởi vì đối với những nguyên vật liệu này khi nhập về đến đâu được xuất dùng hết đến đó. Mặt khác giá cả của chúng không có sự biến động lớn như các loại Sắt, Thép, Xăng các loại. 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu về công ty cùng với những kiến thức nhất định trang bị tại trường TH Kinh tế HN. Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn nên lên một vài kiến kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. * Thứ nhất: Phân loại kế toán nguyên vật liệu. Đối với doanh nghiệp xây lắp sản phẩm chính của nó là các công trình và hạng mục công trình, những tổ máy.., tất cả những thứ này đều được tạo nên từ nhiều loại nguyên vật liệu với những nội dung kinh tế và đặc tính lý hoá học khác nhau chính vì thế việc phân loại nguyên vật liệu trở thành yêu cầu tất yếu của công tác quản lý. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu phải được phân loại một cách hợp lý và khoa học thì mới đáp ứng được yêu cầu quản lý. Những thông tin về tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu sẽ là cơ sở đảm bảo cho việc ra quyết định quản lý được xác thực và kịp thời. Như trên đã nói công ty phân loại chi tiết đến từng loại hay nói cách khác tất cả nguyên vật liệu trong vật liệu trong công ty đều được coi là nguyên vật liệu chính (đã được máy mã hoá) và được coi công dụng, nội dung kinh tế của chúng là như nhau trong khi đó công dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất là khác nhau, có loại trực tiếp tham gia vào cấu thành nên thực thể vật chất của công trình như sắt thép, xi măng, cát và máy biến áp. Có loại chỉ có tác dụng phụ như xăng dầu, sơn chống dỉ…Việc công ty coi tất cả các nguyên vật liệu trên có công dụng như nhau là hoàn toàn không có cơ sở. Do vậy theo ý kiến của em cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý có thể công ty căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu để phân loại nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính : Chẳng hạn như cát, sỏi, xi măng, đá… - Nguyên vật liệu phụ: Chẳng hạn như sơn chống dỉ, xăng dầu.. - Phụ tùng thay thế: Như các chi tiết máy, ốc vít.. - Vật liệu khác: Ví dụ: Xi măng mã hoá như sau: TK 1521.01 Xăng dầu mã hoá như sau: TK 1522.16 * Thứ hai là: Về việc luân chuyển chứng từ Do đặc điểm địa bàn hoạt động của công ty rộng, các công trình nằm ở các nơi, vì vậy, các chứng từ, các thông tin về các công trình gửi về phòng kế toán chậm. Sau khi nhận được các chứng từ từ các công trình gửi về phòng kế toán, kế toán phải sắp xếp lượng chứng từ khá lớn rồi mới tiến hành phân bổ cho các công trình. Như vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót nhất là vào những kỳ tiến độ thi công gấp rút, thi công nhiều công trình với chi phí nguyên vật liệu lớn. Để khắc phục tình trạng này, theo em công ty nên bố trí nhân viên kế toán đến các đội xây lắp trực tiếp hướng dẫn hoặc giúp đỡ các đội trong khâu thu nhập chứng từ bằng cách quy định mốc thời gian nhất định. Như vây sẽ nhằm cung cấp chính xác các báo cáo về tình hình nguyên vật liệu để các nhà quản trị kịp thời đưa ra các quyết định phù hợp. * Thứ ba: Để quản lý tốt số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu thì tất cả các vật tư mua về cũng như lấy từ các nguồn khác đều phải được làm thủ tục nhập kho kể cả nguyên vật liệu nhập xuất trực tiếp cho công trình. Nếu như nguyên vật liệu xuất trực tiếp cho công trình không qua nhập kho thì thông thường ở công ty hạch toán như sau: Nợ TK 621, 627, 642 Có TK 111, 112 141, 331 Nhưng nếu như vậy thì khó quản lý được chất lượng của nguyên vật liệu do vậy theo em công ty lên làm thủ tục nhập kho sau đó làm tiếp thủ tục xuất kho nhằm quản lý tốt số lượng cũng như chất lượng của nguyên vật liệu, và căn cứ vào chứng từ nhập kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 141, 331 Căn cứ vào chứng từ xuất kế toán ghi Nợ TK 627, 621, 642 Có TK 152 * Thứ tư: Khi doanh nghiệp bán nguyên vật liệu(thừa, không sử dụng đến) ra ngoài không xuất hoá đơn GTGT mà chỉ dựa vào phiếu xuất kho điều này có thể dẫn đến tiêu cực. Vì vậy khi bán nguyên vật liệu ra ngoài công ty nên xuất hoá đơn GTGT. *Thứ năm: Một số loại nguyên vật liệu Công ty mua về xuất dùng ngay như: Cát, sỏi, đá..như vậy lấy đơn giá xuất kho bình quân chung thì gây khó khăn cho việc hạch toán, khối lượng tính toán nhiều không xác thực. Do vạy Công ty nên dùng đơn giá theo phương pháp thực tế đích danh, nhập với giá nào thì xuất kho giá đó. Kết luận Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành công trình. Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, công ty xây dựng số 9 HN đã và đang đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung. Cũng như các phần hành kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu quả, chất lượng của công tác kế toán nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng của công trình, đến tính kịp thời chính xác của hạch toán giá thành. Do vậy để hạch toán giá thành chính xác không thể thiếu được hạch toán chính xác nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại công ty, được trang bị những kiến thức thực tế cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài Chính Kế Toán em đã hoàn thành chuyên đề “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng số 9 HN” Với nội dung trình bầy chắc chắn bản chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót nhất định. Những ý kiến mà bản thân tham gia đóng góp cũng như phương hướng biện pháp khắc phục những điều mà bản thân suy nghĩ em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc, phòng Tài Chính Kế Toán đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian tìm hiểu thực tế và hoàn thiện bản chuyên đề này. Em xin cảm ơn cô giáo Kim Ngân đã nhiệt tình hướng dẫn hoàn thành bản chuyên đề này. Hà Nội, ngày... tháng ... năm 2005 Sinh viên thực hiện Vũ Thị Thanh Hảo Mục lục Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu .......5 1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tai các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dưng .......5 1.3 Phân loại nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp …………………………………………………………………………………………………...........5 1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu .......5 1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu .......7 1.4 Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu .......7 1.4.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu .......7 1.4.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu .......8 1.5 Nội dung kế toán nguyên vật liệu. .....12 1.5.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. .....12 1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu .....16 1.5.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ) .....15 1.5.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK .....20 1.6 Hình thức sổ kế toán. .....23 1.6.1 Sổ kế toán chi tiết .....23 1.6.2 Sổ kế toán tổng hợp .....23 1.7 Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty. .....24 Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 HN 2.1 Tình hình và đặc điểm chung của công ty .....26 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty .....26 2.2 Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của xí nghiệp. .....27 2.1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán. .....30 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty. .....32 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty .....33 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty .....33 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty .....38 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu công ty. .....40 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty .....38 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng. .....38 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. .....38 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 2.2.5.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty. .....46 2.2.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng .....51 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu .....51 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. .....56 2.2.6. Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty. .....61 Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 9 HN 3.1 Những ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty .....65 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty .....67