Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

ực tế bình quân ngày 10/12/2005 = 10.285.720 + 17.142.900 15 + 25 = 685.715,5 (đồng/tấn) đ Giá trị thực tế than cám loại 1 xuất kho ngày 13/12 = 35 x 685.715,5 = 24.000.042,5 (đồng) Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp trên trong suốt niên độ kế toán ở Công ty cho phép phản ánh một cách kịp thời và thường xuyên sự biến động của vật liệu, tạo điều kiện cho việc ghi chép chính xác, cuối tháng lại không phải điều chỉnh từ giá hạch toán ra giá thực tế. Hơn nữa vật liệu ở đây chủ yếu do mua ngoài, thị trường lại là thị trường tự do nên việc sử dụng giá thực tế rất thuận lợi, phù hợp, nhất là trong điều kiện ứng dụng máy tính vào công tác kế toán của Công ty. 4.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động SXKD liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải được lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để có thể tổ chức được toàn bộ công tác kế toán nói chung cũng như công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng thì phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho (Mẫu C11 - H) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Thẻ kho (Mẫu 06 - VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu 02 - GTKT) 4.2.1. Thủ tục nhập kho NVL Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến DN đều phải làm thủ tục nhập kho. Vật liệu của Công ty được nhập kho chủ yếu do mua ngoài. Căn cứ vào số lượng NVL tồn trong kho và căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm của đơn vị do Phòng Kế hoạch - kinh doanh (KH-KD) xây dựng đã được ký duyệt, Phòng KH-KD lập kế hoạch dự trù NVL chủ yếu cho sản xuất. Khi có nhu cầu về NVL thì Phòng KH-KD căn cứ vào đó mà viết phiếu yêu cầu vật tư trình lên Giám đốc để xin mua, nếu thấy hợp lý và cần thiết thì Giám đốc ký duyệt đồng ý cho mua. Khi vật liệu về đến kho, nhân viên cung ứng mang hoá đơn của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm để kiểm tra, sau đó thông báo qua phòng kỹ thuật để kiểm tra số lượng, chất lượng theo đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định. Nếu đạt yêu cầu, nhân viên mua vật tư căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của phụ trách cung tiêu (do giám đốc uỷ quyền), của người giao hàng và thủ kho, trong đó: - 1 liên (bản gốc) ở quyển chứng từ nhập lưu tại phòng KH-KD. - 1 liên giao cho thủ kho giữ. - 1 liên giao cho kế toán vật tư lưu tại phòng kế toán - tài chính. Ví dụ: Ngày 04/12/2005 Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần thương mại Chí Linh (là đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) có hoá đơn GTGT như biểu mẫu 01: Biểu mẫu 01: hoá đơn GTGT Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04/12/2005 Mẫu số: 02 GTTT-3LL DH/2004B 0010084 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần thương mại Chí Linh Địa chỉ:...........................................Số tài khoản:........................................... Điện thoại:......................................Mã số:.................................................... Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn............................................... Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn ........................................... Địa chỉ: Xã Cộng Hoà - Huyện Chí Linh - Hải Dương................................. MST: 0800064718001................................................................................... Hình thức thanh toán: trả chậm..................................................................... STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dầu Điêzen Lít 360 6.545 2.356.200 Lệ phí giao thông (300 đồng/lít) 108.000 Cộng tiền hàng 2.356.200 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 235.620 Tổng cộng tiền thanh toán 2.699.820 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm chín chín nghìn tám trăm hai mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Khi mua hàng về, người mua thông báo cho phòng kỹ thuật để kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng, mẫu mã vật tư theo hoá đơn số 0010084 và lập phiếu nhập kho như biểu mẫu 02: Biểu mẫu 02: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Địa chỉ: Xã Cộng Hoà-Chí Linh-Hải Dương Mẫu số: C11-H (Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ Tài chính PHiếu nhập kho Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Nợ TK 1523 : 2.464.200 Số: 0950 Có TK 331 : 2.464.200 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Anh Tuấn.............................................. Theo hoá đơn số 010084 ngày 04/12/2005 của Công ty CPTM Chí Linh Nhập tại kho: Chị Bình............................................................................. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (SP, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 Dầu Điêzen Lít 360 360 6.545 2.356.200 Lệ phí giao thông 108.000 Cộng 2.464.200 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm sáu tư nghìn hai trăm đồng. Nhập, ngày 04 tháng 12 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Khi vật tư đã về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo theo yêu cầu đồng thời tiện cho việc kiểm tra, theo dõi. b. Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, Phòng KH-KD lên kế hoạch cung ứng vật liệu. Khi có nhu cầu về vật liệu, các phân xưởng sản xuất ghi riêng từng thứ, từng loại và số lượng vật liệu, viết giấy xin lĩnh vật tư (Biểu mẫu 03) chuyển cho trưởng phòng KH-KD xem xét và ký duyệt. Biểu mẫu 03: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Giấy xin lĩnh vật tư Đơn vị lĩnh: Phân xưởng Vật liệu chịu lửa Họ tên người đề nghị: Nguyễn Quang Hưng (Quản đốc phân xưởng) TT Nội dung công việc Tên vật tư ĐVT Số lượng Phòng KH-KD duyệt 1 Sản xuất gạch chịu lửa Dầu Điêzen Dầu thải Lít Lít 200 300 Ngày 05 tháng 12 năm 2005 Người đề nghị Sau khi được ký duyệt, giấy này được chuyển cho bộ phận viết phiếu xuất kho (Biểu mẫu 04). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, trong đó: - 1 liên (bản gốc) lưu tại phòng Kế hoạch - kinh doanh - 1 liên giao cho đơn vị, bộ phận lĩnh vật tư giữ - 1 liên giao cho kế toán vật tư giữ lưu tại phòng kế toán Đơn giá vật liệu do kế toán tính toán và ghi vào phiếu xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế bình quân gia truyền liên hoàn. Biểu mẫu 04: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Địa chỉ: Xã Cộng Hoà-Chí Linh-Hải Dương Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính PHiếu xuất kho Ngày 06 tháng 12 năm 2005 Nợ TK 621 : 2.329.000 Số: 01082 Có TK 1523 : 2.329.000 Họ tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Quang Hưng.................................. Địa chỉ (bộ phận): Phân xưởng Vật liệu chịu lửa........................................ Lý do xuất kho: sản xuất gạch chịu lửa....................................................... Xuất tại kho: Chị Bình.................................................................................. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (SP, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 Dầu Điêzen Lít 200 200 6.845 1.369.000 2 Dầu thải Lít 300 300 3.200 960.000 Cộng 2.329.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu ba trăm hai chín nghìn đồng Xuất, ngày 06 tháng 12 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phản ánh và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, mà kế toán chi tiết đảm bảo đáp ứng được nhu cầu này. Vật liệu của Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo phương pháp này, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị vật liệu. Cụ thể như sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh sự biến động hàng ngày của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được ghi trên 1 thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty. Mẫu thẻ kho được thể hiện ở biểu mẫu 05: Biểu mẫu 05: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Địa chỉ: Cộng Hoà - Chí Linh -HD Thẻ kho Lập thẻ ngày...tháng...năm 2005 Tờ số: 03 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu Điêzen Đơn vị tính: Lít (Trích tháng 12/2005) Chứng từ Trích yếu Số lượng KT xác nhận Số phiếu NT Nhập Xuất Tồn N X Tồn đầu kỳ 50 950 04/12 A.Tuấn mua hàng của CTCPTM Chí Linh 360 1082 06/12 A.Hưng-PXVLCL 200 .... ... .... ..... .... ... ... ... Cộng 6000 5500 Tồn kho cuối tháng 550 Cách ghi thẻ kho như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nó, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn của thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho cả năm. Mỗi thứ vật liệu ghi trên 1 hay một số tờ tờ thẻ kho tuỳ thuộc vào nghiệp vụ xuất, nhập hàng ngày nhiều hay ít. Ghi vào thẻ kho xong, thủ kho tiến hành tập hợp phân loại các chứng từ rồi gửi về phòng kế toán theo định kỳ 3-5 ngày một lần. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu. - ở Phòng kế toán: Định kỳ 3-5 ngày khi nhận được các chứng từ thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chúng rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất được ghi vào 1 dòng riêng. Kết cấu sổ chi tiết vật tư giống như thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và số tiền. Ví dụ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu tháng 12 năm 2005 như sau: (biểu mẫu 06). Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật tư, sau đó tính ra số tồn kho. 4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán để theo dõi, phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát mà kế toán chi tiết chưa đáp ứng được. Việc mở tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, gía trị hàng xuất kho tuỳ thuộc vào DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn áp dụng kế toán hàng kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để tổng hợp tình hình nhập, xuất vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản kế toán sau: + TK 152 "Nguyên vật liệu" và mở các tài khoản cấp 2: - TK 1522: Nguyên vật liệu - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1526: Phế liệu thu hồi Và một số tài khoản khác có liên quan như: + TK 111 "Tiền mặt" + TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" + TK 331 "Phải trả cho người bán" + TK 154 "Chi phí SXKD dở dang" + TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" + TK 627 "Chi phí sản xuất chung"…. Để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, kế toán sử dụng các sổ kế toán tổng hợp sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký chuyên dùng các TK 1522, 1523, 1524, 1526, - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết TK 141. - Sổ cái các TK 1522, 1523, 1524, 1526, 331, 154. 4.3.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, ngoài ra có một số loại tự chế. ở Công ty chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng chứ không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn, cụ thể như sau: Trường hợp mua vật liệu trả tiền ngay, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111 Ví dụ: căn cứ vào phiếu chi số 10113 ngày 05/12/2005 mua than cám, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152 : 15.025.000 (đồng) Nợ TK 133(1) : 751.250 (đồng) Có TK 111 : 15.776.250 (đồng) Trường hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ Tk 133(1) Có TK 141 Ví dụ: Ngày 10/12/2005 anh Hùng mua than về bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152 : 41.894.400 (đồng) Nợ TK 133(1) : 2.094.720 (đồng) Có TK 141 : 43.989.120 (đồng) Trường hợp mua hàng chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 331 Ví dụ: căn cứ vào hoá đơn số 10084 và phiếu nhập kho ngày 04/12/2005 kế toán ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 152 : 2.464.200 (đồng) Nợ TK 133(1) : 235.620 (đồng) Có TK 331 : 2.699.820 (đồng) Trường hợp nhập kho vật liệu tự gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 1084 ngày 07/12/2005 sản phẩm bột sét trắng do Công ty tự chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 20.890.500 (đồng) Có TK 154 : 20.890.500 (đồng) 4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở Công ty vật liệu được xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất chung trong phạm vi các phân xưởng sản xuất, phục vụ cho nhu cầu bán hàng, quản lý DN và cho công tác sửa chữa lớn. Tuỳ theo mục đích sử dụng mà kế toán hạch toán như sau: Trường hợp vật liệu xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số 1082 ngày 06/12/2005 kế toán ghi định khoản: Nợ TK 621 : 2.329.000 (đồng) Có TK 152 : 2.329.000 (đồng) Trường hợp xuất vật liệu dùng cho các nhu cầu sản xuất chung, bán hàng, quản lý hay sửa chữa lớn thì ghi: Nợ TK 627 (Nếu dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 641 (Nếu dùng cho bán hàng) Nợ TK 642 (Nếu dùng cho quản lý) Nợ TK 241(2) (Nếu dùng cho sửa chữa lớn) Có TK 152 Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho được áp dụng theo phương pháp đơn giá bình quân gia truyền liên hoàn. Các nghiệp vụ nhập vật tư được kế toán vào sổ kế toán tổng hợp theo trình tự sau: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán vật tư thực hiện cập nhật tức thời dữ liệu phát sinh vào sổ Nhật ký chung (Biểu mẫu 07). Cuối tháng, căn cứ vào Sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái các tài khoản 1522, 1523, 1524, 1526, 154, 331. Ví dụ Sổ cái tài khoản 1523 (Biểu mẫu 08). Biểu mẫu 08: Sổ cái Tài khoản 1523 Tháng 12 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 28.780.268 PN950 4/12 Nhập dầu Điêzen 12 331 2.464.200 PX1082 6/12 Xuất cho PXVLCL 12 621 2.329.000 … … …. … …. …. …. Cộng phát sinh 231.664.577 208.046.969 Số dư cuối kỳ 52.397.876 Ngày … tháng … năm 2005 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ, sổ sách kế toán lập Bảng tổng hợp nhập vật tư, Bảng tổng hợp xuất vật tư (Bảng 4, 5) Bảng 04 Bảng tổng hợp nhập vật tư Tháng 12 năm 2005 TT TKĐư TK 1522 TK 1523 TK 1524 TK 1526 Cộng 1 TK 1111 8.010.000 11.238.967 310.000 19.558.967 2 TK 1121 - 3 TK 141 3.430.000 3.430.000 4 TK 154 169.043.472 169.043.472 5 TK 331 92.689.000 220.425.610 4.574.000 317.688.610 6 TK 1368 - 7 TK 334A 2.345.200 2.345.200 10 TK 1388 8.790.000 8.790.000 Cộng 284.307.672 231.664.577 4.884.000 - 520.856.249 Bảng 05: Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 12 năm 2005 TT TKĐư TK 1522 TK 1523 TK 1524 TK 1526 Cộng 1 TK 621 246.120.774 189.784.448 435.905.222 2 TK 627 16.772.376 9.502.023 23.567.771 49.842.170 3 TK 2412 - 4 TK 2413 - 5 TK 642 8.760.498 210.579 8.971.077 6 TK 1368 2.102.497 2.102.497 7 TK 632 - 8 TK 1388 2.005.000 2.005.000 Cộng 267.000.647 208.046.969 23.778.350 - 498.825.966 Bảng tổng hợp nhập vật tư còn gọi là Bảng phân bổ vật liệu sử dụng, từ bảng này có thể nhìn thấy tình hình chung về việc phân bổ vật liệu sử dụng trong từng tháng. Sau đó từ bảng tổng hợp nhập, xuất đó, kế toán và Sổ Nhật ký chuyên dùng các tài khoản 1525, 1523, 1524, 1526. Ví dụ Sổ nhật ký chuyên dùng tài khoản 1523 (Biểu mẫu 09). ` Thông qua việc ghi chép trên sổ chi tiết vật tư phản ánh được một cách thường xuyên và liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt số lượng và giá trị cho từng thứ vật liệu. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, cuối mỗi quý, kế toán lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn vật liệu chủ yếu theo thứ, loại. (Bảng 06). Báo cáo này được dùng cho cả năm đồng thời được theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trong đó: - Cột tồn đầu kỳ, số liệu được lấy từ cột tồn cuối kỳ của Báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư chủ yếu của quý trước tương ứng với từng thứ, loại vật liệu. - Cột nhập, xuất trong kỳ, số lượng và giá trị được tổng hợp từ các sổ chi tiết vật tư luỹ kế 3 tháng trong quý cho từng thứ, loại vật liệu. - Cột tồn cuối kỳ phản ánh số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Cột này được tính như sau: Số lượng tồn cuối quý = Số lượng tồn đầu quý + Số lượng nhập trong quý - Số lượng xuất trong quý Số tiền tồn cuối quý = Số tiền tồn đầu quý + Số tiền nhập trong quý - Số tiền xuất trong quý Trong quan hệ với người bán, trường hợp Công ty mua hàng chưa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên ở Công ty, do đó kế toán phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán qua TK 331"Phải trả cho người bán" bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán theo dõi cho từng đối tượng (Biểu mẫu 10), sổ này mở theo từng tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng số dư và số phát sinh trên sổ chi tiết của từng đối tượng khách hàng để lập “Bảng tổng hợp phải trả cho người bán” (Biểu mẫu 11). 4.4. Một số nhận xét và ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn 4.4.1. Một số ý kiến nhận xét a. Những ưu điểm Về công tác quản lý Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty luôn khẳng định được vị trí của mình, các sản phẩm của Công ty đã và đang là những mặt hàng được khách hàng tín nhiệm, nhất là trong điều kiện KTTT hiện nay, hoạt động SXKD của Công ty luôn ở trong môi trường cạnh tranh quyết liệt. Nhận thức được vấn đề này, Công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, đổi mới công nghệ sản xuất, cải cách bộ máy hành chính, nâng cao tay nghề cho công nhân và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong Công ty, đồng thời luôn nghiên cứu, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ, đổi mới phương thức bán hàng, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng cũng như đa dạng hoá mặt hàng nhằm đáp ứng kịp thời trong sự phát triển chung của nền kinh tế quốc dân. Cùng với sự phát triển không ngừng của Công ty thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng được đổi mới và hoàn thiện. Nhìn chung, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức có hệ thống phù hợp với đặc điểm của Công ty. Là một DN sản xuất ra nhiều sản phẩm khác nhau, do đó nhu cầu về NVL là rất cần thiết và có ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm, nhất là trong thời buổi KTTT như hiện nay đòi hỏi các sản phẩm bán ra phải có chất lượng cao và giá thành hạ. Công ty thường xuyên sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng tương đối lớn. một sự thay đổi nhỏ của vật liệu cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi. Do vậy các bộ phận có chức năng trong Công ty đã thực hiện triệt để nhằm hạn chế tới mức thấp nhất sự hao hụt của vật liệu. Về công tác kế toán nói chung Từ một đơn vị hạch toán phụ thuộc, để có được những kết quả SXKD khả quan không thể không nói đến sự chỉ đạo quản ban lãnh đạo Công ty và sự vươn lên không mệt mỏi của từng con người ở đây. Từ một đơn vị sản xuất thủ công là chính, sản xuất bị bó hẹp, thị trường tiêu thụ sản phẩm hạn chế, khó khăn tưởng như không thể khắc phục được. Song Công ty đã từng bước được củng cố và hoàn thiện. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Trong tổ chức bộ máy kế toán, phòng kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty. Các nhân viên kế toán đều nhiệt tình với công việc và có tinh thần trách nhiệm cao. Các phần hành kế toán được tổ chức đồng bộ, chặt chẽ. Mỗi nhân viên kế toán đều đảm nhận phần công việc của mình, nhưng họ tạo ra sự liên kết chặt chẽ, giải quyết công việc một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Hệ thống chứng từ mà kế toán Công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là tương đối đầy đủ, hợp lý và hợp pháp, đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng. Từ đó thiết lập nên một quá trình thanh toán chặt chẽ và hợp lý. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đầy đủ về số lượng và chủng loại, ghi chép rõ ràng. Với sự trợ giúp của máy tính và phần mền kế toán máy nên công việc xử lý số liệu, cộng sổ và chuyển sổ...trở nên dễ dàng hơn. Nhờ vậy mà công tác kế toán đã được rút ngắn về thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và công tác kế toán của Công ty đã làm giảm bớt việc ghi chép, tính toán, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp. Đây là một hình thức kế toán tiên tiến, phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán của Công ty. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn tôi nhận thấy: nhìn chung công tác kế toán NVL được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác kế toán NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện của Công ty và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ. Kế toán chi tiết vật liệu áp dụng phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán và các chi tiết kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm, tồn kho NVL. Mặt khác kế toán NVL đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu giá trị và số lượng, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thường xuyên đối chiếu, đảm bảo thông tin chính xác về tình hình biến động của NVL. Cụ thể: - Việc phân loại vật liệu, tổ chức bảo quản trong kho được gọn gàng, phù hợp với tính chất lý hoá của từng loại, từng thứ vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí cho công tác bảo quản; đồng thời giám sát cho việc mất, hao hụt, việc nhập và xuất kho vật liệu được nhanh chóng và kịp thời. - Việc mã hoá vật liệu trên máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu, đồng thời giảm bớt công việc kế toán. - Phòng kế hoạch - kinh doanh đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL với khối lượng lớn và đa dạng, nên luôn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất. - Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với Công ty về mặt trình độ của kế toán và thủ kho. Việc theo dõi, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán tương đối nhanh. - Hệ thống định mức vật tư ở Công ty được xây dựng cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, từng loại sản phẩm tạo điều kiện cho việc sử dụng vật tư được hiệu quả. Tuy nhiên, để phù hợp với biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi, do đó kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng vẫn xảy ra những hạn chế không thể tránh khỏi. b. Những hạn chế Về công tác quản lý Trong điều kiện KTTT, sự cạnh tranh giữa các DN rất quyết liệt và là tất yếu không thể tránh khỏi. Nhu cầu đòi hỏi các sản phẩm bán ra phải có chất lượng cao nhưng đồng thời giá cả phải hợp lý, vừa hiện đại lại vừa thích ứng được nhu cầu của xã hội. Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được tiêu thụ trong nước, số lượng sản phẩm bán ra nước ngoài còn hạn chế, trong khi đó Công ty lại phải đối diện với sự cạnh tranh mạnh mẽ và quyết liệt của các DN trong nước, thậm chí cả những "đội khách" hùng mạnh ngay trên "sân nhà". Do nhu cầu ngày càng cao của xã hội, cũng như các DN khác, các sản phẩm mà Công ty sản xuất ra ngày càng đa dạng, phong phú hơn. Khách hàng không chỉ có nhu cầu tăng lên về mặt số lượng, chất lượng mà còn cả kiểu dáng và mẫu mã. Vấn đề đặt ra là sự thay đổi đó nó có liên quan đến năng suất lao động, tình hình quản lý, bảo quản vật tư, đặc biệt là vòng quay của vốn lưu động. Do vậy Công ty cũng phần nào gặp khó khăn trong vấn đề quay vòng vốn lưu động. Về công tác kế toán nói chung Nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển đi lên, kéo theo nó là chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi cho phù hợp. Do đó với trình độ của kế toán trong Công ty đa số còn ở mức độ trung bình thì công việc kế toán vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt, xử lý thông tin. Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mền kế toán máy trong công tác kế toán, công việc kế toán chủ yếu là làm trên máy tính. Song với số lượng nhân viên kế toán là 5 mà phòng lại chỉ có 2 máy vi tính, cho nên nhiều khi công việc của mỗi người bị phụ thuộc vào nhau, đôi khi dẫn đến việc cung cấp thông tin không kịp thời cho ban lãnh đạo Công ty và những người cần thông tin, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài chính của Công ty. Hơn nữa máy tính chưa phát huy hết vai trò của nó mà chỉ thủ yếu phục vụ cho việc lập bảng biểu nhanh, vẫn còn những phần hành kế toán làm thủ công nên khối lượng ghi chép vẫn còn nhiều. Do vậy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng còn rất cồng kềnh, phức tạp, dễ gây sai sót, nhầm lẫn. Về công tác kế toán NVL - Định kỳ 3 -5 ngày kế toán vật tư nhận được chứng từ nhập, xuất thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, kế toán vật tư chỉ ký xác nhận chứ hai bên chưa làm thủ tục giao nhận chứng từ. Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ. - Vật liệu về nhập kho, khi được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách, mẫu mã, nếu đúng mới cho nhập kho. Tuy nhiên, trong trường hợp đúng quy cách, chất lượng, mẫu mã, chủng loại Công ty lại không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi cho nhập kho. - Công ty chưa mở "Sổ nhật ký chi tiền" để theo dõi tình hình thu mua NVL của Công ty. - Về cách ghi sổ chi tiết TK 141: Sổ chi tiết TK141 của Công ty hiện nay được ghi như sau: Biểu mẫu 12: Sổ chi tiết tài khoản 141 ( Trích tháng 12/ 2005) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nợ Có SH NT Số dư đầu tháng 391 2/12 Anh Thanh tạm ứng mua xi măng 1111 25.000.000 392 5/12 A. Lực tạm ứng chi tiếp khách 1111 5.000.000 394 10/12 A.Thanh hoàn tạm ứng 1111 520.000 … … ….. … …. ….. Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) Như vậy sổ này ở Công ty được mở chung, mỗi lần phát sinh tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người được ghi trên một dòng, do đó gây nên tình trạng lộn xộn, khó theo dõi. - Cuối tháng, sau khi tính ra số vật liệu tồn kho, Công ty không nhập lại kho mà để lại phân xưởng phục vụ cho sản xuất tháng sau. Tuy nhiên cách hạch toán thì lại phản ánh không đúng. Công ty nên thay đổ cách hạch toán cho phù hợp với thực tế. - Vật liệu của Công ty nhiều chủng loại, khối lượng lớn, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, việc quản lý khá phức tạp, hơn nữa vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài thì trường nên giá cả luôn biến động, mà Công ty lại chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho NVL. - Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Trước những hạn chế trong công tác kế toán NVL ở Công ty, kết hợp với lý luận đã được học, với tình hình thực tế, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp ý xung quanh công tác kế toán NVL nhằm góp phần nhỏ bé của mình trong việc từng bước hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của Công ty. 4.4.2. Một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu a. Về công tác quản lý Để đuổi kịp với cơ chế thị trường và không bị lùi bước trước sự cạnh tranh của các DN về sản phẩm sản xuất ra thì Công ty nên đổi mới về mẫu mã cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm. Để đáp ứng điều này thì Công ty nên mời các chuyên gia và đưa một số công nhân đi học thêm và đưa các lãnh đạo, quản lý trong Công ty đi học bồi dưỡng thêm ở các lớp chính trị, công tác đoàn. Trong Công ty cũng nên có một số nhân viên Marketing để phục vụ tốt hơn cho việc bán hàng. Những điều này sẽ góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty ngày càng vững mạnh. b. Về công tác kế toán nói chung Hệ thống kế toán ở Công ty nhiều người còn ở trình độ trung bình nên phần nào cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của Công ty. Để khắc phục hạn chế này, Công ty nên tạo điều kiện cho các nhân viên này đi học thêm nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý, nắm bắt thông tin, thích ứng với sự thay đổi của thị trường cũng như công tác kế toán. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty. Để hoà nhập với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thì việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng như ở Công ty là cần thiết. Tuy nhiên, việc trang bị máy tính cho phòng kế toán ở Công ty hiện nay còn hạn chế. Là một Công ty với khối lượng công việc kế toán rất lớn, nhất là kế toán nguyên vật liệu, nhưng hiện nay phòng kế toán chỉ có 2 máy tính, nên nhiều khi công việc của các nhân viên kế toán bị phụ thuộc lẫn nhau. Do vậy, Công ty nên trang bị đầy đủ máy vi tính cho phòng kế toán (mỗi người 01 máy) để đảm bảo cho công tác kế toán của kế toán Công ty được tốt hơn, công việc của các nhân viên kế toán độc lập và không bị phụ thuộc vào nhau; đồng thời từng bước hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán; bên cạnh đó cần quan tâm hơn nữa đến việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho các cán bộ nhân viên phòng kế toán. Đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho ban quản lý, nhằm giúp cho việc quản lý tài chính của Công ty được tốt hơn và hoạt động SXKD của Công ty ngày càng có hiệu quả. c. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Thứ nhất: Về việc lập phiếu giao nhận chứng từ Định kỳ 3 á 5 ngày khi kế toán NVL nhận được chứng từ gốc của thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng thì hai bên phải lập "Phiếu giao nhận chứng từ" (Biểu mẫu 13). Biểu mẫu 13: phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu Tài khoản 1523 Từ ngày 01/12/2005 đến 05/12/2005 TT Chứng từ Trích yếu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền N X NT 1 950 4/12 Nhập dầu Điêzen Lít 360 6545 2.356.200 2 1082 6/12 Xuất dầu Điêzen và dầu thải cho PX VLCL Lít 200 300 6845 3200 1.369.000 960.000 ... ... ... ... ......... ... ... ... ..... Tổng số phiếu giao nhận: Số phiếu nhập: Số phiếu xuất: Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thứ hai: lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trong trường hợp vật liệu mua về đủ số lượng, đúng chất lượng, quy cách, chủng loại. ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn vật liệu khi mua về, trước khi nhập kho được phòng kỹ thuật kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách. mẫu mã. chủng loại, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc có sai sót gì thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sẽ lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để xử lý. Tuy nhiên trong trường hợp không có sai sót gì thì lại chưa lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Vì vậy Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm trong trường hợp này. Khi đã kiểm nghiệm vật tư mua về trước khi nhập kho thì nên lập biên bản kiểm nghiệm vật tư cho dù có hay không có sai sót gì. Ví dụ, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 10084 ngày 04/10/2005 của Công ty CP Thương mại Chí Linh và kết quả kiểm nghiệm vật tư, ban kiểm nghiệm vật tư phòng kỹ thuật có thể lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Biểu mẫu 14: biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 10084 ngày 04/12/2005 của Công ty CP Thương mại Chí Linh. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Thanh (Trưởng phòng KT-SX) - Trưởng ban 2. Ông Hoàng Công Hân (KT-SX) - uỷ viên 3. Ông Nguyễn Anh Tuấn (KH-KD) 4. Bà Phạm Thị Bình (Thủ kho) Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: TT Tên vật tư Mã số P.Thức K.Nghiệm ĐVT SL theo H.Đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng SL sai 1 Dầu Điêzen đo Lít 360 360 0 Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) Thứ ba: lập và ghi chép riêng Sổ nhật ký chi tiền ở Công ty đã có sổ quỹ nhưng sổ này phản ánh chung cả nghiệp vụ thu chi các công việc khác, nên việc theo dõi, quản lý và kiểm tra tình hình thu mua NVL rất khó khăn. Hơn nữa vật liệu mua về có số lượng lớn và chủng loại khác nhau, khi chi tiền mua vật liệu, kế toán nên mở Sổ nhật ký chi tiền và ghi riêng cho phần chi mua NVL vào đó, sổ này ghi theo từng tháng. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ liên quan (phiếu chi, giấy tạm ứng...) đến việc thu mua NVL thì kế toán tiền mặt tiến hành cập nhật vào máy tính đồng thời ghi sổ luôn. Như vậy có thể theo dõi được chi tiết tình hình thu mua NVL trong từng tháng, để từ đó có những điều chỉnh hay có những biện pháp cho phù hợp với tình hình thực tế. Biểu mẫu 15: Sổ nhật ký chi tiền mua nguyên vật liệu Tháng 12/2005 NT Chứng từ Trích yếu Ghi có TK 111, ghi nợ các TK SH NT TK 331 TK 141 TK152 ... Cộng Thứ tư: Về sổ chi tiết TK 141 Để thay cho việc ghi chép tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trên một dòng không phân biệt đối tượng và một quyển sổ kế toán như trên thì Công ty nên thay đổi lại như sau: Trước hết phải mở sổ theo dõi tạm ứng, mỗi người một số tờ nhất định để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người. (Biểu mẫu 16). Biểu mẫu 15: Sổ theo dõi tạm ứng (TK 141) (Trích Tháng 12 năm 2005) Họ tên người nhận tạm ứng: Đinh Công Thanh Đơn vị: Phòng kế hoạch - kinh doanh Chứng từ Trích yếu TKĐƯ Nợ Có SH NT Dư đầu tháng 5.000.000 391 2/12 Tạm ứng mua xi măng 1111 25.000.000 394 10/12 Thanh toán tạm ứng 1523 133 111 22.460.000 2.246.000 294.000 ... ... ..... .... ...... .... Cộng phát sinh 150.000.000 140.500.000 Dư cuối tháng 14.500.000 Sau đó căn cứ vào sổ theo dõi tạm ứng đối với từng người, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141, mỗi người một dòng (Biểu mẫu 17). Làm như vậy có thể theo dõi chặt chẽ tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người. Thứ năm: Về cách hạch toán số vật liệu còn lại cuối tháng (xuất ra không dùng hết) ở các phân xưởng. Căn cứ vào định mức tiêu hao NVL đã được xây dựng cho các sản phẩm khi các phân xưởng có nhu cầu về vật liệu, nhân viên phòng Kế hoạch - kinh doanh viết phiếu xuất kho, cuối tháng trên cơ sở số sản phẩm thực tế sản xuất ra sẽ tính lại số vật liệu tiêu hao thực tế, nếu còn dư sẽ để lại phân xưởng phục vụ cho sản xuất tháng sau chứ không nhập lại kho, và ghi bút toán: Nợ TK 152 Có TK 154 Tuy nhiên theo cách hạch toán này thì lại phản ánh không đúng vì số vật tư còn lại cuối tháng không nhập lại kho mà để ở các phân xưởng cho sản xuất cho tháng sau. Hơn nữa khi kết chuyển toàn bộ với NVL xuất kho để phục vụ sản xuất sản phẩm sang TK 154 (Nợ TK 154, Có TK 621) thì lại phản ánh chưa phản ánh đúng với thực tế vì thực tế vẫn chưa sử dụng hết. Do vậy, Công ty nên thay đổi cách hạch toán số vật liệu còn lại cuối tháng để ở các phân xưởng như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 (Ghi đỏ) Giá trị vật tư còn lại ở phân xưởng Đến tháng sau sử dụng số vật liệu đó tiếp tục phục vụ sản xuất thì ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Thứ sáu: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vật tư của Công ty có nhiều, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Hơn nữa lại chủ yếu do mua ngoài thị trường nên giá cả luôn biến động. Để hạn chế rủi ro trong quá trình SXKD Công ty nên thực hiện lập thêm khoản "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" cho NVL. Tài khoản sử dụng: TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Cuối niên độ kế toán, khi có đầy đủ bằng chứng đáng tin cậy về các khoản thiệt hại mới tính tại thời điểm lập dự phòng. Kế toán phải ước tính cho từng loại vật tư nếu có khả năng xảy ra. Căn cứ vào tình hình thực tế của sự giảm giá hàng tồn kho, kế toán dự tính khoản giảm giá này để lập dự phòng cho từng loại vật tư, ghi định khoản: Nợ TK 632 Có TK 159 Sau đó, trong năm giá trị thực tế của vật liệu biến động, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 152 Cuối niên độ kế toán sau, khoản lập dự phòng chi không hết sẽ được hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Thứ bẩy: Về công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Công ty chưa chú trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu, việc phân tích chỉ được thực hiện dựa trên góc độ tổng hợp. Khi phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu, Công ty chỉ chú trọng phân tích các khía cạnh: tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật tư, tình hình cung cấp than cám, xi măng, vôi củ, đá tấn mài. Nên chăng Công ty thực hiện phân tích tình hình quản lý cung cấp đối với tất cả các loại NVL Những ý kiến trên đây được đưa ra trên cơ sở thực tế công tác kế toán NVL ở Công ty với hy vọng góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng ở Công ty, nhằm quản lý tốt, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL. Phần V kết luận Trong nền KTTT hiện nay, với xu hướng toàn cầu hoá, các DN muốn tồn tại và phát triển, muốn đứng vững trên thị trường trong và ngoài nước thì mỗi DN phải đề ra cho mình chiến lược kinh doanh đúng đắn trong từng thời kỳ, phải quản lý ở tất cả các phương diện đặc biệt là quản lý về kinh tế. Do đó công tác quản lý kinh tế luôn giữ một vị trí và vai trò quan trọng trong SXKD. Mà một phần trong đó là quản lý và sử dụng NVL. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty, tôi nhận thấy rằng vật liệu là một trong những yếu tố sản xuất cơ bản có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ một DN sản xuất nào. Vì vậy tổ chức công tác kế toán NVL là nội dung quan trọng có ý nghĩa thiết thực và có vai trò to lớn trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, kiểm soát chi phí và giá thành sản phẩm trong DN. Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng sẽ góp phần giúp choc DN thực hiện tốt các khâu từ thu mua đến dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL, ngăn ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí NVL; đồng thời làm giảm chi phí NVL, giảm giá thành sản phẩm, tăng tốc độ quay vòng của vốn lưu động. Từ đó nâng cao hiệu quả SXKD của DN. Qua nghiên cứu thực tế, tôi đã nhận thấy những ưu điểm mà Công ty có được từ việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách sáng tạo và có chọn lọc. Từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến việc vào các sổ sách kế toán đều tuân theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành và có những sự cải tiến linh hoạt, đúng và phù hợp với đặc điểm của Công ty. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán và áp dụng phần mền kế toán máy đã giúp làm giảm khối lượng công việc, công việc kế toán nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, nhanh và kịp thời. Nhìn chung, công tác kế toán NVL ở Công ty về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, tình hình nhập - xuất - tồn được theo dõi và phản ánh nhanh chóng, cung cấp kịp thời thông tin cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung vào công tác kế toán và các phương pháp kế toán chi tết NVL theo phương pháp thẻ song song phù hợp với trình độ của kế toán trong Công ty và cũng phù hợp với đặc điểm của Công ty. Công tác kế toán NVL từ chi tiết đến tổng hợp tương đối đầy đủ, đúng với các quy định của Bộ tài chính đã ban hành và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Song, bất kỳ một DN nào cũng vậy, Công ty cũng không thể tránh khỏi những sai sót, những hạn chế trong quá trình quản lý, quá trình làm công tác kế toán bởi sự vận động không ngừng của cơ chế thị trường. Do vậy công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phải luôn luôn thay đổi và dần hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong quản lý kinh tế và quản lý quá trình SXKD, kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng, cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho ban quản lý, cho việc đưa ra những quyết định của Giám đốc. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và việc hợp lý toàn bộ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đến hoạt động SXKD, đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Bảng 01: Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh (%) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) 04/03 05/04 Bình quân Tổng số lao động 289 100.00 293 100.00 290 100.00 101.38 98.98 100.17 1. Phân theo trình độ - Đại học 20 6.92 22 7.51 23 7.93 110.00 104.55 107.24 - Cao đẳng 13 4.50 14 4.78 15 5.17 107.69 107.14 107.42 - Trung cấp 43 14.88 45 15.36 44 15.17 104.65 97.78 101.16 - Công nhân kỹ thuật 213 73.70 212 72.35 208 71.72 99.53 98.11 98.82 2. Phân theo hình thức làm việc - LĐ gián tiếp 38 13.15 40 13.65 40 13.79 105.26 100.00 102.60 - LĐ trực tiếp 251 86.85 253 86.35 250 86.21 100.80 98.81 99.80 (Nguồn: Phòng Tổ chức - lao động) Bảng 02: Tình hình vốn sản xuất kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh (%) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) 04/03 05/04 Bình quân Tổng số vốn 4.012.365.012 100.00 5.504.921.715 100.00 6.440.802.754 100.00 137.20 117.00 126.70 1. Theo tài sản - TSLĐ & ĐTNH 2.641.774.811 65.84 3.849.684.656 69.93 4.904.763.217 76.15 145.72 127.41 136.26 - TSCĐ & ĐTDH 1.370.590.201 34.16 1.655.237.059 30.07 2.248.006.702 34.90 120.77 135.81 128.07 2. Theo nguồn vốn - Vốn chủ sở hữu 1.942.037.726 48.40 2.517.036.810 45.72 2.857.034.601 44.36 129.61 113.51 121.29 - Vốn vay 2.070.327.286 51.60 2.987.884.905 54.28 3.583.768.153 55.64 144.32 119.94 131.57 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) Bảng 03: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty (ĐVT: đồng) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 2004/2003 2005/2004 + / - % + / - % Tổng doanh thu 14.297.026.832 14.376.204.603 13.892.733.590 79.177.771 100.55 -483.471.013 96.64 Các khoản giảm trừ 13.570.398 13.780.259 13.406.789 209.861 101.55 -373.470 97.29 1. Doanh thu thuần 14.283.456.434 14.362.424.344 13.879.326.801 78.967.910 100.55 -483.097.543 96.64 2. Giá vốn hàng bán 11.620.458.702 11.703.456.920 11.530.497.520 82.998.218 100.71 -172.959.400 98.52 3. Lợi nhuận gộp 2.662.997.732 2.658.967.424 2.348.829.281 -4.030.308 99.85 -310.138.143 88.34 4. Chi phí bán hàng 688.402.753 694.027.358 683.301.947 5.624.605 100.82 -10.725.411 98.45 5. Chi phí quản lý 1.726.410.273 1.738.402.674 1.741.667.339 11.992.401 100.69 3.264.665 100.19 6. Lợi nhuận từ HĐ SXKD 248.184.706 226.537.392 -76.140.005 -21.647.314 91.28 -302.677.397 -33.61 7. Lợi nhuận từ HĐ tài chính 15.079.504 13.075.921 12.049.536 -2.003.583 86.71 -1.026.385 92.15 8. Lợi nhuận bất thường 20.410.673 22.702.384 23.049.750 2.291.711 111.23 347.366 101.53 9. Tổng lợi nhuận sau thuế 283.674.883 262.315.697 -41.040.719 -21.359.186 92.47 -303.356.416 -15.65 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) 54 Biểu mẫu 06: Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Mẫu số 17 - VT QĐ Liên bộ TCKT - TC. Số 583 - LB Sổ chi tiết vật tư (Tháng 12 năm 2005) Danh điểm vật tư : Dầu Điêzen Nhãn hiệu, quy cách: Đơn vị tính: Lít Kho: Chị Bình Số thẻ: Số tờ: Giá kế hoạch: Kho: Nhiên liệu TK: 1523 Ngày tháng SH chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Giá đơn vị Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Dư đầu kỳ 50 342.250 04/12 950 A.Tuấn mua chịu của Công ty CPTM Chí Linh 331 6.845 360 2.464.200 06/12 1082 A. Hưng - PXVLCL - SXKD gạch chịu lửa 621 6.845 200 1.369.000 ... ... ... ........... ... ... .... ..... .... .... .... ..... .... Cộng 6000 41.070.000 5500 37.647.500 Dư cuối kỳ 550 3.764.750 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) 55 Biểu mẫu 07: Sổ nhật ký chung 60 (Trích) Tháng 12 năm 2005 (Trang 12) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã vào sổ cái TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có Trang trước mang sang HĐ 10080 02/12 Bán đất sét trắng cho Công ty TNHH Hoàng Thanh 111(1) 511(2) 333(1) 27.610.000 25.100.000 2.510.000 PC 10112 03/12 Chi tiền mua xi măng 152(2) 133(1) 111(1) 68.100.000 6.810.000 74.910.000 PNK 950 04/12 Nhập dầu Điêzen (HĐ 10084) 152(3) 133(1) 331 2.464.200 235.620 2.699.820 PC 10113 05/12 Mua than cám của Công ty TMDV 3/2 Đông Triều - Q.Ninh 152(3) 133(1) 111(1) 15.025.000 751.250 15.776.250 PXK 1082 06/12 Xuất nhiên liệu cho PX VLCL – dùng cho sản xuất gạch chịu lửa 621 152(3) 2.329.000 2.329.000 … … … …….. ….. …. ….. …… …… Cộng mang sang trang sau (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 63 Biểu mẫu 09 Nhật ký chuyên dùng Tài khoản 1523 Tháng 12 năm 2005 TT Diễn giải Số dư đầu kỳ TK Đư Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 28.780.268 1 Mua vật tư chịu 331 220.425.610 2 Xuất vật tư cho sửa chứa lớn 2413 3 Mua vật tư bằng tiền mặt 1111 11.238.967 4 Xuất vật tư cho sản xuất trực tiếp 621 189.784.448 5 Xuất vật tư cho sản xuất chung 6272 9.502.023 6 Xuất vật tư cho quản lý 642 8.760.498 7 Hoàn tạm ứng vật tư Tổng cộng 28.780.268 231.664.577 208.046.969 52.397.876 (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) Bảng 06: Báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư chủ yếu Quý IV năm 2005 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị I. Nguyên vật liệu (TK 1522) 361.062.208 668.204.152 664.863.717 364.402.643 1. Vôi củ Tấn 235,53 85.648.800 232,71 84.633.436 2,82 1.015.364 2. Nhựa đường Kg 1.090 8.779.950 646 5.203.530 444 3.576.420 3. Khuôn các loại Kg 223.324.355 17.009.879 43.877.777 196.456.457 ..... ... ... .... ... ..... ... ... ... ... II. Nhiên liệu (TK 1523) 98.206.727 536.723.520 582.532.371 52.397.876 1. Củi đốt lò Ste 14,21 2.137.497 66,5 13.300.000 63,86 12.163.284 16,85 3.274.213 2. Than cám các loại Tấn 145,52 81.157.984 619,17 356.105.459 694,99 400.375.467 69,7 36.887.976 3. Dầu các loại Lít 817,0 6.573.326 29.282 146.160.075 29.443 146.168.187 656 6.565.214 ..... ... ... ... ... .... ... ... ... ... III. Phụ tùng (TK 1524) 68.086.927 42.160.784 56.978.562 53.269.149 1. Phụ tùng ôtô 9.285.073 21.821.000 24.840.103 6.265.790 2. Phụ tùng gạch 25.886.665 12.630.784 17.434.488 21.082.961 3. Vòng bi 13.030.089 1.210.000 6.509.201 7.730.888 .... IV. Phế liệu thu hồi (TK 1526) 3.032.900 3.032.900 Tổng cộng (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) Biểu mẫu 10 64 Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331) Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đối tượng: Công ty Cổ phần Thương mại Chí Linh Chứng từ Diễn giải TK Đư Số phát sinh Số dư NT đã thanhtoán NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.459.750 04/12 HĐ10084 A.Tuấn (KH-KD) mua dầu Điêzen 1523 2.464.200 Thuế GTGT được khấu trừ 133 235.620 10/12 HĐ10090 A. Hùng mua xăng A90 và dầu N14 1523 2.266.726 Tiền thuế GTGT được khấu trừ 133 213.472,6 15/12 PC10124 Trả tiền mua hàng ngày 04/12 1111 2.699.820 20/12 PC10130 Trả tiền mua hàng ngày 10/12 1111 2.480.198,6 23/12 HĐ10126 A.Tuấn (KH-KD) mua dầu CN30 1523 831.120 Thuế GTGT được khấu trừ 133 80.712 ... ... ........ ... ...... .... ... .... .... Tổng cộng 20.046.579 22.146.700 Số dư cuối kỳ 4.559.871 (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 65 Biểu mẫu 11 bảng tổng hợp phải trả cho người bán (TK 331) Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 TT Diễn giải Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty CP Thương mại Chí Linh 22.459.750 20.046.579 22.146.700 4.559.871 2 Công ty TMDV 3/2 Đông Triều - Q.Ninh 5.050.000 40.891.540 55.149.930 9.118.390 3 Cửa hàng VTKK Thanh Tâm 11.541.783 22.049.815 23.079.143 4 Cửa hàng công nghệ phẩm Chí Linh 16.940.675 20.750.000 11.049.480 5 Công ty TNHH Hoàn Hảo - Sao Đỏ - CL 2.194.025 50.123.712 52.971.320 6 Công ty DV Thương mại Phả Lại ... .... .... .... .... ..... .... .... Tổng cộng 12.504.044 1.058.990.869 756.582.959 775.411.392 37.004.044 1.102.319.302 Số dư 1.046.486.825 1.065.315.258 Ngày... tháng ... năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 77 Biểu mẫu 17: sổ chi tiết TK 141 Tháng 12 năm 2005 (Trích) (Đơn vị tính: nghìn đồng) T T Họ và tên Đơn vị Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Nợ TK 141, Có TK Có TK 141, Nợ TK Nợ Có 111 ... Cộng 111 152 ... Cộng Nợ Có 1 Đinh Công Thanh KH-KD 5.000 150.000 150.000 9.520 100.250 140.500 14.500 2 Trần Văn Mức TC-LĐ 10.000 100.000 100.000 5.200 80.230 100.000 10.000 3 Vũ Đồng Hải KH-KD 40.000 200.000 200.000 10.500 150.940 197.500 42.500 ... ... ... ... ... ... ... ... .... .... .... ...... ..... ... Tổng cộng 120.400 750.200 800.400 50.341 520.950 670.250 200.350 (Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)