Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 Bộ Công An

n vật liệu nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng như hợp đồng đã quy định. Nhìn chung, công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở công ty có những nét đặc biệt so với một số công ty khác do đặc thù sản xuất. Song công ty đã tự xây dựng cho mình một hệ thống định mức thích hợp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên ngoài một số vật liệu được cấp phục vụ trong ngành, một số vật liệu phụ công ty sẽ xây dựng kế hoạch mua sau khi kí kết hợp đồng khi đó công ty tính ra số nguyên vật liệu cần dùng để tiến hành mua. Nhà cung cấp thường xuyên của công ty là công ty da Mêcô Cần Thơ, chỉ Coats Tootal Phong Phú, hợp tác xã Hồng Hà và các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn Hà Nội, Hải Phòng. Ngoài ra, công ty còn tổ chức mua nguyên vật liệu thông qua bộ phận tiếp liệu. Cán bộ tiếp liệu có nhiệm vụ mua nguyên vật liệu cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu dự trữ của công ty là rất ít. Vì vậy số nguyên vật liệu cần mua là số nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, còn phần nguyên vật liệu dự trữ là không đáng kể. Để đáp ứng nhu cầu đối với những sản phẩm chưa xây dựng được định mức, dựa trên cơ sở định mức sản phẩm tương tự để tính ra số nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Nếu không có sản phẩm tương tự phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức chuyển sang phòng kế hoạch để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý. Hơn nữa nguyên vật liệu công ty cần mua có sẵn trên thị trường không trong tình trạng khan hiếm, giá cả không ổn định. Ví dụ: (xem 14b), bao gồm: bảo quản, nhập kho, xuất kho. 2.3 Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty May 19/5. Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Vật liệu ở công ty may 19/5 rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. Hiện nay công ty tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp thẻ song song, kế toán thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư. Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 được tiến hành theo trình tự sau: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Chứng từ xuất Bảng kê xuất Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu * Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho xuất nhiều hay ít sắp xếp riêng cho từng loại vật liệu. Từ 5 - 10 ngày tuỳ theo tính chất của kho ( khối lượng nhập) thủ kho chuyển chứng từ đó lên phòng kế toán. Ví dụ minh hoạ: Từ phiếu nhập kho số 06 ngày 14-01-2007và phiếu xuất kho số 98 ngày 27-02-2007cùng các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật tư : chỉ mạ non như sau : Bộ Công an Công ty May 19/5 Mẫu số 01-VT Tên kho: Đ/c Thuỷ Tờ số : 10 THẺ KHO Người lập thẻ kho: Đ/c Thuỷ Tờ số : 10 Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: chỉ mạ non Đơn vị tính : cuộn Mã số : S TT Số liệu Ngày Diễn giải Ngày Nhập-Xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn quý IV/2006 502 Quý I/2007 1 15 9/1 Xuất thành XN1 9/1 22 2 12 11/1 Xuất Công ty may Lam Hồng 11/1 115 3 03 14/1 Công ty chỉ Phong Phú nhập 300 . 32 Xuất thành XNI 19/1 40 33 Xuất Dũng trạm số 1 20/1 182 .. 98 Xuất Phượng XNI 27/2 12 40 Công ty chỉ Phong Phú nhập 100 50 Công ty chỉ Phong Phú nhập 200 Cộng quý I/2007 2446 1815 Dư cuối quý 1133 * Ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần) kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó. Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập). Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Nếu chính xác và hợp lý thì ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết vật tư gồm 5 quyền, theo dõi các nhóm, loại vật tư sau : Quyển 1: Theo dõi thẻ kho 152.1 – nguyên vật liệu chính Quyển 2: Theo dõi thẻ kho 152.2 – nguyên vật liệu phụ Quyển 3: Theo dõi thẻ kho 152.3 – Văn phòng phẩm Quyển 4: Theo dõi thẻ kho 152.4 – Phụ tùng thay thế Quyển 5: Theo dõi thẻ kho 152.5 – nguyên vật liệu khác và thiết bị XDCB Trên sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và số tiền. Tuỳ thuộc vào tính chất của nguyên vật liệu (khối lượng công việc nhập xuất nhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở 1 hay vài tờ. Vẫn với ví dụ số liệu thực tế của Công ty May 19/5: Từ phiếu nhập kho 06 và phiếu xuất kho 98 cùng các chứng từ nhập xuất khác, kế toán sẽ vào sổ chi tiết đối với loại vật tư chỉ mạ non như sau : (Biểu số .) Cách ghi: + Tồn đầu kỳ : chính là tồn cuối kỳ trước. Tồn đầu quý I/2007 là tồn cuối quý 4 năm 2006. + Cột nhập, xuất: căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán ghi số lượng và số tiền vào từng cột tương ứng. + Tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ. Cuối quý kế toán và thủ kho tiến hành dối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Số liệu trên thể kho và sổ chi tiết phải khớp nhau. Nếu không khớp nhau thì chắc chắn đã xẩy ra sai sót hoặc nhầm lẫn – tìm biện pháp xử lý kịp thời. 2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty May 19/5. Cùng với công tác kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là không thể thiếu được. Ở công ty May 19/5, kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn thu bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Vì vậy mà kế toán tổng hợp gắn liền với kế toán thanh toán, tức là mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toán chặt chẽ, thông qua các TK đối ứng liên quan. Mặt khác do nền kinh tế thị trường không còn chuyện “trăm người bán, vạn người mua” nữa và cùng với nó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 luôn được đáp ứng kịp thời hầu như không khi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất. Hơn nữa ở Công ty May 19/5 cũng không có trường hợp nào là hàng về mà hoá đơn chưa về và cũng không có trường hợp nào hoá đơn về trước, hàng về sau. Vì lẽ đó mà công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 là tương đối dễ dàng. Hiện nay công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty được sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức công ty đang áp dụng là chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5: Cùng với việc kế toán chi tiết Nguyên liệu - vật liệu hàng ngày, kế toán đồng thời phải sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát sự biến động của Nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán. Do đặc điểm vật liệu của Công ty rất đa dạng nhiều chủng loại, để thuận tiện cho việc hạch toán nhập - xuất vật liệu Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán và hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu: Vật liệu nhập ở Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp tăng vật liệu do góp vốn liên doanh, gia công chế biến. Thu mua vật liệu do bộ phận tiếp liệu Công ty tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Công ty trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với Công ty). Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Công ty sử dụng các tài khoản sau: -TK 152: Nguyên liệu - vật liệu -TK 331: Phải trả cho người bán -TK 141: Tạm ứng. -TK 111: Tiền mặt -TK 112: Tiền gửi ngân hàng -TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau: Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập. -Đối với những vật liệu Công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Số thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán. Ví dụ: ngày 14-01-2007 phiếu nhập kho số 06 nhập chỉ mạ non của Công ty Coats Phong Phú theo hoá đơn số 01234 với số lượng 300 số tiền 5430.000, tiền thuế GTGT: 543.000, tổng số tiền thanh toán: 5973.000. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152: 5430.000 Nợ TK 133: 543.000 Có 331: 5973.000 Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 331 Trường hợp nếu khi mua nguyên vật liệu Công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán. VD: Phiếu chi số 17 ngày 15-01-2007mua vật tư dây giầy sĩ quan 4000 đôi, số tiền 1.816.000đ.Tiền thuế GTGT: 181.600đ, tổng số tiền thanh toán 1.997.600đ, kế toán ghi: Nợ TK 152: 1.816.000 Nợ TK 133: 181.600 Có TK 112: 1.997.600 Báo nợ của ngân hàng: dùng TGNH để mua vật liệu: Da Boxcal số lượng 30.000 bìa, số tiền 540.000.000, thuế GTGT: 54.000.000, tổng số tiền thanh toán 594.000.000, kế toán ghi: Nợ TK 152: 540.000.000 Nợ TK 133: 54.000.000 Có TK 112: 594.000.000 -Công ty mua vật liệu bằng tiền tạm ứng. Phiếu nhập kho 31 ngày 09/02/2007. hoá đơn số 033357 nhập vật liệu sản xuất giầy HĐ H14. Số tiền vật liệu : 73.886.160, tiền thuế GTGT: 7388.616. Tổng số tiền thanh toán : 81.274.776, kế toán ghi: Nợ TK 152: 73.886.160 Nợ TK 133: 7.388.616 Có TK 141: 81.274.776 -Khi thanh toán với người bán, số được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Công ty trừ luôn vào số phải thanh toán với khách hàng hoặc nếu đã thanh toán rồi sau đó mới chiết khấu, giảm giá kế toán sẽ hạch toán như sau : Nợ TK 111 Có TK 152 -Nếu công ty được hưởng chiết khấu do thanh toán trước tiền, Nợ TK 331 Có TK 152 -Trường hợp Công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán kế toán ghi: Nợ TK 331. Có TK 111, TK 112 Áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập vật liệu trong quý sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau: -Bảng kê nhập vật liệu -Chứng từ ghi sổ -Sổ chi tiết thanh toán với người bán -Sổ chi tiết tiền mặt -Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. *Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối quỹ, được lập cho từng tập chứng từ nhập đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp. Nếu cơ sở người cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì được lập bảng kê riêng. Đối với những cơ sở cung cấp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Đối với những chứng từ này lại tiếp tục được phân loại theo hình thức thanh toán như thanh toán tiền mặt. TGNH, tạm ứng, hoặc mua vật liệu nhưng chưa thanh toán. Đối với hàng may hợp đồng gia công cho H14 những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thì chỉ lập bảng kê theo dõi số lượng. Còn những mặt hàng do đơn vị mua về để may hàng cho H14 được lập bảng kê theo dõi riêng. *Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối quý. *Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán. Mỗi đơn vị bán được mở trên một trang sổ (hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Số dư đầu quý 1 năm 2007 là số dư cuối quý 4 năm 2006 chuyển sang. Trong quý các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên Có TK331. Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK331. Cuối quý tính cộng số phát sinh Nợ và phát sinh Có và tính ra số dư cuối quý. *Sổ chi tiết tiền mặt được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong quý. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 151, ghi Có TK 111. Cuối quý tổng hợp sổ liệu tính ra số dư cuối quý đồng thời lập chứng từ ghi sổ. Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập vật liệu trong quý I/2007 như sau: *Nhập kho vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ QUÝ I/2007 Nợ TK 152 Ngày 31 tháng 3 năm 2007 hứng từ Diễn giải Ghi nợ các TK Ghi có các TK Ngày tháng Số hiệu 152 133 141 11/01 05 Dân lỏi xe nhập xăng dầu 783.450 17.550 801.000 01-02 16 Ban PKD nhập vật liệu may 34.920.000 388.000 38.800.000 09-2 31 Dư xí nghiệp 2 nhập VLSX giầy 73.886.160 7.388.616 81.274.776 11-02 37 Luật lái xe 0224 nhập xăng 947.000 39.000 986.000 24-2 43 Dư xí nghiệp 2 nhập VTSX giầy 84.500.000 8.450.000 92.950.000 44 Dư xí nghiệp 2 nhập VT giầy 23.443.600 2.344.600 25.787.960 45 Truyền nhập xăng dầu 1.832.200 78.000 1.910.200 11-3 61 Hân xí nghiệp 2 nhập VL phụ 690.545,44 690.545,56 7.596.000 64 Hùng phòng KD nhập bao bì 5.563.600 556.400 6.120.000 20-3 66 Dân lái xe nhập NVL 560.300 117.000 572.000 25-3 72 Luật lái xe nhập NVL 923.800 43.280 967.080 30-3 79 Hùng phòng KD nhập bao bì 777.273 77.721 855.000 Cộng 235.642.837,44 23.577.178,56 258.620.016 Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số : 18 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số liệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư 152 235.042.837,44 Quý I/2006 133 23.577.178,56 141 258.620.016 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP *Vật tư mua về chưa thanh toán được kế toán tập hợp chứng từ và lập bảng kê riêng. BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ QUÝ I/2007 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi có các TK NT Số hiệu TK 152 TK 133 TK 331 14-01 06 Nhập-Công ty chỉ Phong Phú 5430.000 543.000 5973.000 .. 13-02 13 Nhập của cơ sở thuộc da Hưng Thái 469.500.000 46.950.000 516.450.000 .. 22-02 40 Nhập Công ty chỉ Phong Phú 5.705.400 570.540 6.275.940 10-03 50 Nhập Công ty chỉ Phong Phú 3.805.400 380.540 4.185.940 . 31-03 88 Dây lưng nhỏ cơ sở Hoàn cầu 3.270.000.000 3.270.000 Cộng 3952.166.136 87.476.069 4039.642.205 CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Số CT: 17 Kèm theo 01 bảng kê chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Mua vật tư 152 3.952.166.136 Quý I/2006 133 87.476.069 331 4039.642.205 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị : Công ty Coats Total Phong Phú Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư cuối quý 4/2006 27.530.000 Quý I/2007 14-01 06 Mua chỉ mạ non 5973.000 25-01 23 Hùng phòng KD thanh toán tiền hàng 15.500.000 20-2 33 Thân nhập chỉ 4.184.400 22-2 40 Dư mua chỉ mạ non 6.275.940 28-2 51 Hùng thanh toán tiền hàng 11.850.000 10-3 59 Hùng nhập chỉ cỏ úa 4.185.940 29-3 77 Dư nhập chỉ mạ non 25.188.500 Cộng PS quý I/2007 27.350.000 45.737.780 Dư cuối quý I/2007 45.917.780 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Cơ sở thuộc da Hưng Thái Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư cuối quý 4/2006 1.055.471.250 Quý I/2007 22-01 FC71 Dũng thanh toán cơ lý đế giầy da 502.000 13-01 UNC34 Trả tiền da Hưng Thái T/séc 500.000.000 23-01 UNC38 Trả tiền da Hung Thái T/séc 200.000.000 27-01 UNC41 Trả tiền da Hưng Thái T/séc 60.000.000 UNC40 Trả tiền da Hưng Thái T/séc 100.000.000 10-2 UNC47 Trả tiền da Hưng Thái T/séc 300.000.000 12-02 UNC50 Trả tiền da Hưng Thái T/séc 200.000.000 13-02 13 Nhập da Boxcal 516.450.000 31-02 82 Nhập da cơ sở Hưng Thái 758.219.639 Cộng PS quý I/2007 1360.502.000 1274.669.639 Dư cuối quý I/2007 969.638.889 Đối với cơ sở cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phải trực tiếp và không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng thì kế toán lập bảng kê và chứng từ ghi sổ tiền riêng như sau: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 152 Ghi có các TK TT Số 141 136 331 621 01 Luật lái xe 80H 0224 nhập 1.216.350 1.216.350 03 Hùng phòng KD nhập VL phụ 135.000 135.000 08 Hải XN1 nhập VT S/C 298.000 298.000 10 Sơn nhập VT may ĐN 1.843.280 1.843.280 11 Hùng phòng KD nhập VLP 4.050.000 4.050.000 20 Hùng phòng KD nhập VLP 9.846.500 9.846.500 23 Hùng PKD nhập dây lưng nhỏ 228.000.000 2.280.000 26 Sơn XN1 nhập VT may 1.156.720 1.156.720 38 Cơ sở Hoàn cầu nhập 320.100.000 320.100.000 41 Cơ sở Hoàn cầu nhập 1079.400.000 1070.400.000 42 Tuấn kiệt nhạp 182.400.000 52 Duyên XN1 nhập lại VT 924.200 924.200 53 Phương XN1 nhập lại VT 6.029.800 6.029.800 57 Hoàn Cầu nhập vật tư 1.061.100.000 1.061.100.000 58 Hùng PKD nhập VLP 2.300.000 62 Cơ sở Tuấn Kiệt nhập 581.400.000 56 Hoan VP Cty nhập VL điện 212.000 212.000 63 Cơ sở Tuấn Kiệt nhập 119.700.000 119.700.000 69 Cơ sở Tuấn Kiệt nhập 136.800.000 136.800.000 71 Dân lái xe nhập NVL 2.600.000 74 Cơ sở Tuấn Kiệt nhập 302.100.000 81 Hùng PKD nhập VLP 11.013.750 Cộng 4052.625.600 34373.600 298.000 4011.000.000 6954.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số : 19 Kèm theo 01 bảng kê: Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập kho 152 152 4.052.625.600 Quý I/2007 141 34.373.600 136 298.000 31 4.011.000.000 621 6.954.000 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP *Đối với vật liệu nhập thanh toán ngay bằng tiền mặt khi hàng về nhập kho, bộ phận cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn và phiếu chi hoặc thanh toán bằng TGNH kế toán ghi vào sổ theo dõi tiền mặt, TGNH. Cuối quý kế toán lập chứng từ ghi số: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Chi tiền mặt 152 397.154.400 Mua vật tư quý I/2007 111 397.154.400 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Ở Công ty May 19/5 vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng. Đối với những phiếu xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất cho bộ phận nào mà hạch toán theo đúng đối tượng đó. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: -TK 152: Nguyên liệu - vật liệu -TK 627: Nguyên liệu - vật liệu -TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Ví dụ: Tình hình thực tế ở Công ty để thấy được phương pháp hạch toán vật liệu ở Công ty như sau: -Ngày 27/2 phiếu xuất kho số 98 xuất vật tư may bổ sung HĐ H14, trị giá 1.770.240, kế toán ghi: Nợ TK 621: (CT: XN1 – PXI) 1.770.240 Có TK 152: 1.770.240 -Ngày 04/2 phiếu xuất số 29 xuất thoi suốt chỉ cho xí nghiệp 1 phân xưởng may I trị giá 390.000, kế toán ghi: Nợ TK 627 : 390.000 Có TK 152 (1524): 390.000 -Ngày 11/3phiếu xuất số 62 xuất sổ sách khoán, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác quản lý, trị giá 400.000. Nợ TK 642: 400.000 Công ty: PKT Có TK 152 (1523) 400.000 -Ngày 10/3 phiếu xuất số 60, xuất vật tư may trị giá 5.339 kế toán ghi: Nợ TK 621: 5.339.000 (CTXN1, PXI) Có TK 152: 5.339.000 Cuối quý kế toán vật liệu tổng hợp phiếu xuất kho theo từng tập để làm căn cứ lập bảng kê xuất vật liệu. Bảng kê xuất vật liệu được lập thành nhiều bảng, mỗi bảng tương ứng với từng bộ phận nhận vật tư mà kế toán đã sắp xếp theo từng tập. Ở Công ty lập các bảng kê sau: -Bảng kê xuất vật liệu phục vụ quản lý doanh nghiệp: TK 642 -Đối với hợp đồng gia công cho H14 thì Công ty lập riêng để theo dõi (đối với vật liệu công ty mua ngoài còn vật liệu do H14 cung cấp thì chỉ theo dõi số lượng). Ta có thể minh hoạ bằng số liệu ở Công ty như sau: BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU- SX GIẦY Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Ghi Có TK 152 Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi Có TK152 Ghi nợ các TK Ngày Số 621 627 02/01 03 Xuất cho Sinh xí nghiệp II 14.642.000 14.642.000 05/01 05 Xuất Dự xí nghiệp 2 390.000 390.000 10/01 11 Xuất vật tư sản xuất giầy 32.530.000 32.530.000 . . . 09/02 70 Xuất vật tư sản xuất giầy 73.886.160 73.868.760 24/02 86 Xuất vật tư sản xuất giầy 11.756.000 11.756.000 31/03 170 Xuất da sản xuất giầy 626.109.257 626.109.257 Cộng 950.640.000 925.290.000 25.350.000 Sau khi lập bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho mỗi bảng kê. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số: 25 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT phục vụ SX 621 925.290.000 Quý I/2007 627 25.350.000 152 950.640.000 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU – Chi phí quản lý Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Ghi Có TK 152 Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi có TK 152 Ghi nợ các TK Ngày Số 642 . 5/1 08 Luật thanh toán xăng 1.202.550 1.202.550 12/1 17 Dân thanh toán xăng xe 0059 441.600 441.600 .. 24/2 107 Xuất vật tư điện thay thế khối văn phòng 212.000 212.000 11/3 130 Hoan thay thế điện khối văn phòng 63.500 63.500 .. Cộng 8.360.500 8.360.500 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số: 26 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT phục vụ cho quản lý quý I/2007 642 152 8.360.500 8.360.500 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số: 20 Kèm theo 04 bảng kê gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT kho 152 621 421.725.314 May quần áo 641 20.126.397 HĐ H14 quý I/2007 627 448.000 152 442.299.771 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP Vật tư xuất may hàng hợp đồng với H14 theo dõi riêng. Bảng kê xuất vật tư may quần áo HĐ H14 Quý I/2007– XNI ghi có TK 152 Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền ghi có TK 152 Ghi nợ các TK Ngày Số 642 . .. 441.241.731 421.008.334 26.084.397 150.000 17/2 98 Xuất vật tư may bổ sung 1770.240 1770.240 .. 15/3 148 Xuất vật tư PXI may đo 84.800 84.800 - 149 Xuất vật tư PXI may đo 125.000 125.000 - 153 Xuất bổ sung quần áo may đo 92.700 92.700 27/3 154 Xuất vật tư may quần áo 240.000 240.000 2/01 19 Vật tư HTSP + cửa hàng 298.000 298.000 30/3 159 Xuất vật tư bổ sung may 11.700 11.700 160 Xuất vật tư mẫu áo bông 103.760 103.760 162 Xuất vật tư HTSP hàng may đo 42.000 42.000 31/3 164 Vật tư may bổ sung 14.200 14.200 . Cộng 442.299.711 421.725.314 20.126.397 448.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số: 20 Kèm theo 04 bảng kê gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất VT kho 152 621 421.725.314 May quần áo 641 20.126.397 HĐ H14 quý I/2007 627 448.000 152 442.299.771 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP Để theo dõi tình hình xuất vật tư phục vụ cho công tác tính giá thành, kế toán lập các sổ chi tiết TK 627, 621. Trong mỗi sổ chi tiết TK 621, 627 chi tiết riêng từng phân xưởng. *Cuối mỗi quý công tác kế toán tổng hợp sẽ tập hợp tất cả các chứng từ ghi sổ kèm theo các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng ký CTGS, sổ cái các TK. Sổ cái các tài khoản được mở cho toàn Công ty theo dõi tất cả các tài khoản. Song song với công việc đó, cuối quý kế toán vật liệu cũng lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật liệu toàn Công ty. Báo cáo này được lập lần lượt theo từng kho vật liệu mà kế toán đã phân loại. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I/2007 Số TT tập Số hiệu CT Diễn giải Nợ Có Tổng số tiền .. 18 Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng 152.133 141 258.620.016 17 Mua vật tư chưa thanh toán 152,133 331 4.039.642.205 19 Nhập vật tư 152 141, 4.052.625.600 136, 131, 621, 20 Xuất may quần áo HĐ H14 621,641, 152 442.299.711 23 Chi tiền mặt mua vật tư 152 111 397.154.400 25 Xuất vật tư phục vụ sản xuất 621,627 152 950.640.000 26 Xuất vật tư phục vụ quản lý 642 152 8.360.500 .. Cộng qúy I/2007 *Hạch toán kiểm kê Nguyên vật liệu ở công ty : Ở Công ty may mỗi năm đều tiến hành kiểm nghiệm Nguyên vật liệu vào cuối năm nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời xử lý các trường hợp hao hụt hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư ở Công ty. Khi kiểm tra phải dùng phương pháp thích hợp như cân, đong, đo, đếmviệc kiểm kê không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hàng trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Biên bản này được lập cho từng kho, theo từng đơn vị sử dụng hoặc có trường hợp lập chung cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đôí giống nhau. -Khi kiểm kê phát hiện thừa kế toán phải ghi giảm chi phí cho Công ty. Nợ TK 152 Có TK138 -Khi kiểm kê phát hiện thiếu: +Xác định được nguyên nhân, chịu trách nhiệm bồi thường: Nợ TK 138 Có TK 152 PHẦN 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ở CÔNG TY MAY 19/5 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và công ty May 19/5 nói riêng phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật quản lý. Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm đã được thực hiện và có hiệu qủa là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Đây luôn là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng của công tác quản lý kinh tế. Nguyên tắc cơ bản của kinh doanh là lấy thu bù chi vào đảm bảo kinh doanh có lãi. Một trong những yếu tố nhằm đạt lãi suất cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí mất mát nguyên vật liệu trong quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy việc nghiên cứu cải tiến hoà thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn là vấn đề trọng tâm hàng đầu, đối với công ty May 19/5 thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Thực tế chúng ta xem xét thực trạng chung tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty May 19/5. 2. Những nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 Công ty May 19/5 từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng. Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các loại quân trang, quân nhu đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại mà cấp trên đã giao cho. Đồng thời Ban giám đốc công ty đã luôn trăn trở và tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh cũng như thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Vì vậy ngoài việc sản xuất theo nhiệm vụ được giao, công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Công ty đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường. Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý của công ty từng bước được hoàn thiện và nâng cao. Về cơ bản tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả phù hợp với cơ chế thị trường. Qua thời gian thực tập ở công ty May 19/5, vận dụng lý luận vào thực tế công tác kế toán vật liệu, em thấy kế toán vật liệu của công ty có những ưu điểm sau: -Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là về nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng. -Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý, giúp cho công tác giám sát tình hình N-X-T kho nguyên vật liệu được kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. -Về tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản Công ty đã tổ chức được một bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua vật tư trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất. Kinh doanh không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà công ty đã áp dụng. -Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. -Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm thực tế của công ty. Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty đã đi vào nền nếp, ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, hợp lý, chi tiết, rõ ràng và gọn nhẹ. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối hợp lý. -Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Kế toán đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính gía thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị và các cơ quan chức năng. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty đã lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất. Việc áp dụng phương pháp này đã mang lại nhiều mặt tích cực cho công ty. Đó là giá thực tế vật liệu xuất kho không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán, mặt khác kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán, vì vậy đã có tác dụng tích cực đến công tác quản lý cuả công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tích giá thành một cách hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. 3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty May 19/5. Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định. Cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường. Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quan vấn đề kế toán nguyên vật liêụ với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống doanh điểm nguyên vật liệu, Nguyên vật liệu (đặc biệt là phụ liệu) ở công ty rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác công ty đã căn cứ vào vai trò, công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên việc sắp xếp các nhóm vào từng loại vật liệu chưa thật chính xác và khoa học như: nhiên liệu lại được hạch toán chung với thiết bị xây dựng cơ bản, còn phế liệu lại không được theo dõi chi tiết. Vì vậy, theo em việc phân loại ở công ty cần được hoàn thiện hơn nữa nhằm phục vụ tốt cho việc theo dõi và quản lý vật liệu được chuẩn xác, khoa học. Phế liệu thu hồi công ty cần phải theo dõi chi tiết. Công ty có thể phân loại nguyên vật liệu như sau: -Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, da, chỉ, khuy, cúc, khoá -Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Phấn may, mực dấu, dây nẹp nhựa, hộp cacton -Nhiên liệu: TK 152.3: Xăng, dầu diezen, dầu máy khâu -Phụ tùng thay thế: TK152.4: Kim, suốt, thoi, răng cưa mặt nguyệt, me thoi, dây máy -Thiết bị XDCB: TK 152.5: Gạch, sắt, đồ điện. -Vật liệu khác: TK 152.8: Văn phòng phẩm và phế liệu thu hồi. Mặt khác, công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu trong công ty. Ở phòng kế toán, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Vì vậy, để đảm bảo cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự đối chiều kiểm tra được dễ dàng và kế toán dễ phát hiện sai sót, tránh được sự nhầm lẫn giữa các vật tư và đặc biệt là giúp cho việc cơ giới hoá toàn bộ công tác tính toán vào máy vi tính thì công ty cần lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn công ty. Sổ danh điểm vật liệu có thể được lập như sau: Sổ danh điểm vật liệu TK 152.1: Nguyên vật liệu chính. Nhóm Danh điểm Tên vật liệu Quy cách ĐVT 152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải phin hoa M 152.1.01.02 Vải phin trắng M .. 152.1.02 Chỉ 152.01.02.01 Chỉ tiger trắng 1000 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ mạ non 5000 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ be vàng 5000 Cuộn . 152.1.03 Khuy 152.1.03.01 Khuy nhựa 12 Cái 152.01.03.02 Khuy đồng 15 Cái 152.1.03.03 Khuy trắng 15 Cái . Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2 là nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ Cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại nguyên vật liệu lại tiếp tục đánh 01, 02, 03 cho từng nhóm vật liệu. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02,03 cho từng thứ vật liệu. Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của công ty đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính, giảm bớt khối lượng ghi chép của máy vi tính. Công tác quản lý kho Công tác quản lý kho bảo quản nguyên vật liệu trong kho của công ty đã đi vào nền nếp chặt chẽ. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện một kho dùng cho toàn bộ nguyên vật liệu của công ty vì thế dễ gây hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố như vải, chỉ, bông Do đó với công tác quản lý kho công ty nên tổ chức lại. Các nguyên vật liệu dễ hư hỏng cần phải được bảo quản tốt. Mỗi loại nguyên vật liệu phải được quản lý theo một kho riêng, hoặc nếu điều kiện chưa cho phép thì kho của công ty nên chia thành 2 kho. Một kho dùng cho các nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông một kho dùng cho các loại nguyên vật liệu khác để dễ quản lý hơn. Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu. Trong điều kiện sản xuất hiện nay, công ty có ít nguyên vật liệu tồn kho, song nguyên vật liệu tồn kho chủ yếu là những nguyên vật liệu dễ hư hỏng, loang ố như vải, chỉ, bông Thực tế hàng năm công ty chỉ kiểm kê một lần. Điều này có hạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát, hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ quý I, II, III. Cuối năm công ty mới tìm ra nguyên nhân gây nên. Cuối mỗi quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hình thực tế vật liệu ở kho. Theo em, công ty nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với kỳ hạch toán công ty có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho. Về thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu. Công ty cần phải xây dựng một quy chế cụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng. Trong đó cần phải quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. -Quy định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua vật liệu. Khi mua vật liệu về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ, kịp thơì cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng giá trị Nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi, giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. -Về nhập kho nguyên vật liệu: dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục nhập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá trị quá nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính thì có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện các nguyên vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. -Nguyên liệu - vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các phân xưởng sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chức năng kiểm tra, giám sát của mình trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Mục đích của hạch toán chi tiết vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập –xuất - nhập từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn gía trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng và do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng, thuận tiện. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo em sử dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện của công ty vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Sử dụng phương pháp này có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục những nhược điểm này thì giữa thủ kho và phòng kế toán hàng tháng phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thơì. Mặt khác trong điều kiện hiện nay khi Công ty đang dần cơ giới hoá toàn bộ công tác kế toán trên máy vi tính thì sẽ khắc phục được nhược điểm của phương pháp thẻ song song. Việc cài đặt phần mềm máy vi tính phục vụ công tác hạch toán kế toán sẽ làm giảm đáng kể khối lượng ghi chép của kế toán, đảm bảo tính chính xác cao, đặc biệt là việc xử lý thông tin được chính xác kịp thời. Yêu cầu đặt ra là Công ty phải tổ chức bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho cán bộ kế toán ở Công ty, đảm bảo các nhân viên kế toán đều có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng. Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác hạch toán vật liệu được chặt chẽ thì khi bàn giao các chứng từ nhập - xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu cần phải lập phiếu giao nhận chứng từ. Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất của loại vật liệu chỉ mạ non trong tháng 1 năm 1999. Định kỳ khi giao nhận chứng từ, kế toán và thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm với các chứng từ nhập - xuất. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP SỐ Từ 10/1 – 20/1 Nhóm VL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.02 1 06 5430.000 Ngày 20/1/2007 CHỮ KÝ THỦ KHO CHỮ KÝ KẾ TOÁN. Công ty cần phải mở TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” để theo dõi những nguyên vật liệu nhận gia công cho H14. Hiện nay ở Công ty những loại vật liệu nhận gia công mới chỉ được theo dõi theo chỉ tiêu số lượng kế toán không theo dõi được tình hình biến động của loại vật tư này về mặt giá trị. Mà đối với loại vật tư nhận gia công không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần phải bảo quản cẩn thận như tài sản của doanh nghiệp và sử dụng theo đúng như hợp đồng. Vì vậy việc mở thêm tài khoản 002 là cần thiết để theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của loại vật tư này và để theo dõi được cả về mặt giá trị của vật tư thì Công ty có thể xác định giá tạm tính (giá thị trường) để hạch toán. Lập bảng phân bổ vật liệu: Ở Công ty hiện nay không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu do đó đã ảnh hưởng tới công tác kiểm tra đối chiếu và tính kịp thời của kế toán, chưa đáp ứng được cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Để khắc phục những nhược điểm này thì Công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu. Bảng phân bổ vật liệu được lập theo mẫu sau: Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu trong quý kế toán đã tập hợp được và phân loại theo từng đối tượng sử dụng cụ thể, cùng với số liệu trên sổ chi tiết vật liệu và báo cáo nhập – xuất - tồn cuối quý và bảng kê có số liệu trong quý I/2007 như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU CCDC. Quý I/2007 Ghi có TK Ghi nợ TK (Đối tượng sử dụng) Tài khoản 152 TK 153 1521 1522 . Cộng TK 152 1.TK621-Chi phí NVL trực tiếp 7.603.936.219,44 . 8.610.069.414,44 -Xí nghiệp 1 398.572.650 421.725.314 + Phân xưởng i 235.318.150 246.135.524 + Phân xưởng II 163.254.500 175.547.390 -Xí nghiệp II 7.205.365.569,44 8.188.386.500,44 + Phân xưởng mũ 397.854.454 424.250.454 + Phân xưởng giầy da 818.380.115 925.200.000 + Phân xưởng nhựa, phù hiệu 5.989.151.000 6.838.816.046,44 2.TK 627: Chi phí SX chung 43.681.500 -Xí nghiệp I 448.000 + Phân xưởng I 297.000 + Phân xưởng II 151.000 -Xí nghiệp II 43.253.500 + Phân xưởng mũ 4.323.500 + Phân xưởng giầy da 25.350.000 + Phân xưởng nhựa, phù cấp hiệu 13.560.000 3.TK 641: Chi phí bán hàng 13.031.600 27.031.851 4.TK 642: Chi phí QLDN 6.590.000 8.360.500 Cộng 7.623.559.819 8.689.185.665,44 Công ty nên áp dụng đúng mẫu sổ cái quy định đối với hình thức “chứng từ ghi sổ” Theo quy định của Bộ Tài chính, sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Hiện nay Công ty đang áp dụng mẫu sổ cái các tài khoản của hình thức “nhật ký sổ cái”. Việc áp dụng như vậy là không đúng quy định của Bộ Tài chính về việc áp dụng thống nhất sổ kế toán đối với từng hình thức kế toán. Theo em Công ty áp dụng hình thức kế toán nào thì nên áp dụng theo đúng mẫu sổ Cái của hình thức đó. Cụ thể, Công ty nên thay đổi mẫu sổ Cái cho phù hợp với hình thức “Chứng từ ghi sổ” như đã quy định. Sổ cái của Công ty nên thay đổi theo mẫu sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp: + Cột ngày tháng ghi sổ. + Cột số liệu và ngày, tháng của chứng từ ghi sổ. + Cột diễn giải nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Ghi số tiền ghi nợ, ghi có của các tài khoản vào các cột phù hợp. Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. -Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Bộ (sở) :.. Đơn vị: SỔ CÁI Năm . Tên tài khoản . Số hiệu:. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Cộng phát sinh quý -Số dư cuối quý -Cộng luỹ kế từ đầu năm Ngµy th¸ng n¨m NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Áp dụng mẫu sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ kế toán sẽ mở riêng sổ cái TK 152 như sau: SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản : Nguyên liệu - vật liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu quý 586.874.673 Quý I/2007 31/3 17 31/3 Mua vật tư chưa thanh toán tiền 331 3952.166.136 18 31/3 Nhập VT bằng tiền tạm ứng 141 235.042.837,44 19 31/3 Nhập vật tư 141 34.373.600 136 298.000 331 4.011.000.000 621 6.954.000 .. 25 31/3 Xuất vật tư phục vụ SX 621 925.290.000 627 25.330.000 26 31/3 Xuất VT phục vụ cho Q.lý 642 8.360.500 20 31/3 Xuất VT may quần áo HĐ H14 621 421.725.314 641 20.126.397 627 448.000 -Cộng phát sinh quý 8636.989.027,44 8689.185.665,44 -Số dư cuối quý 534.678.035 Kỳ hạch toán : Công ty nên chuyển kỳ hạch toán từ quý sang tháng. Quy trình công nghệ tại Công ty May 19/5 là quy trình sản xuất kiểu liên tục, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành là từng loại sản phẩm, từng lô hàng hoặc từng đơn đặt hàng. Nhìn chung là sản phẩm được sản xuất trong một chu kỳ ngắn. Do vậy cần phải có số liệu kế toán đầy đủ, kịp thời cho người quản lý. Sản phẩm nào sản xuất xong phải được tiến hành tính giá thành để hạch toán lãi, lỗ, đồng thời giao hàng hoặc chuyển hàng do tiêu thụ đảm bảo hợp đồng giữ uy tín với khách hàng và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy việc hạch toán theo tháng là đòi hỏi cần thiết đối với Công ty. Việc hạch toán theo tháng sẽ tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán, cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý. Đồng thời công việc được tiến hành vào cuối mỗi tháng cũng gọn nhẹ hơn, việc đối chiếu sổ sách cũng dễ dàng, tránh nhầm lẫn công việc hạch toán được dàn đều trong các tháng. do đó cũng nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán vật liệu trong quá trình tìm hiểu thực tế taị Công ty. Tuy nhiên do năng lực còn hạ chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên chưa phải là những phương án tối ưu, mà chỉ có tính chất tham khải, góp phần nhỏ bé cùng với công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán vật liệu. KẾT LUẬN Như vậy qua tất cả những gì đã trình bày ở trên đã chứng tỏ một điều rằng: Kết toán nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác kết toán của các đơn vị sản xuất. Việc hạch toán chính xác vật liệu là một trong những yếu tố để tính giá thành sản phẩm và còn là điều kiện để quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp. Công ty May 19/5 hiểu được vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu đã coi việc hạch toán nguyên vật liệu như là một vấn đề thiết yếu trong hạch toán giá thành. Sau hơn 3 tháng thực tập ở công ty May 19/5, sau khi tham khảo tài liệu, nghiên cứu số liệu thực tế và tiếp cận với đề tài, em thấy rằng vấn đề hạch toán nguyên vật liệu của các doanh nghiệp nói chung và của công ty May 19/5 nói riêng là hết sức quan trọng. Nó giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chính xác, có thể hạ giá thành sản phẩm của mình nhằm tăng lợi nhuận mà vẫn nâng cao chất lượng sản phẩm. Để có thể hoàn thành đề tài này, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo TS.Trần Quý Liên và các cô chú trong phòng Tài chính-Kế toán. Tuy nhiên, do thời gian thực tế chưa dài, còn hạn chế về nhận thức nên dù đã có cố gắng chuyên đề của em còn có những hạn chế nhất định. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để em có thêm được nhiều kiến thức bổ ích hơn trong công tác hạch toán Kế toán. Qua đây, em xin chân thành cám ơn thầy giáo TS Trần Quý Liên và các cô chú trong phòng Tài chính-Kế toán của công ty May 19/5 đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội 4, 2008 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán Tài chính (Nhà xuất bản Tài chính –2007) 2. Giáo trình kế toán Quản trị (Nhà xuất bản Tài chính –2007) 3. Hớng dẫn thực hành chứng từ, sổ sách báo cáo kế toán Trờng Đại Học Kinh Tế Thành phố HCM-2007 4. Hệ thống Kế toán doanh nghiệp (Nhà xuất bản tài chính –2007 5. Kế toán Tài chính-Nhà xuất bản thống kê của D.I.ARSON 6. Chế độ mới về quản lý tài chính doanh nghiệp Nhà nước Nhà xuất bản tài chính –2007 7. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Nhà xuất bản Tài chính 2007 9. Kế toán doanh nghiệp vật liệu, công cụ, dụng cụ trong nền kinh tế thị trường-Nhà xuất bản thống kê-2007. MỤC LỤC