Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng I Thanh Hoá

m tra, giám sát kỹ thuật, an toàn thực hiện các công trình công nghệ kỹ thuật trong sản xuất, kiểm tra giám sát chất lượng công trình. - Phòng tài chính kế toán: Có chức năng hạch toán, tập hợp các số liệu, thông tin kinh tế, quản lý toàn bộ công tác tài chính kế toán, quản lý thu hồi vốn, huy động vốn tapạ hợp các khoản chi phí sản xuất, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với nhà nước về các khoản phải nộp. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tổ chức năng lao động trong biên chế, điều động cán bọ công nhân viên trong Công ty, giải quyết các chế độ chính sách, tổ chức công việc hành chính, chuyển giao công văn giấy tờ. Ban giám đốc cùng với các phòng chức năng điều hành hoạt động sản xuất thi công ở Công ty một cách thống nhất với các xí nghiệp, các đội xây dựng. Trên cơ sở các hợp đồng của Công ty với bên A, bộ phận kinh doanh tiếp thị và kinh tế kỹ thuật. Hai phòng này chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và thông qua hợp đồng trước khi trình giám đốc ký. Các đội và các xí nghiệp xây dựng chỉ được lệnh khởi công khi lập tiến độ và biện pháp thi công được giám đóc phê duyệt. - Về việc lập dự toán và quyết toán: Các đội, các xí nghiệp xây dựng tự làm dưới sự hỗ trợ của phòng kinh tế kỹ thuật. - Về vật tư: Một phần vật tư do bộ phận sản xuất phụ và bên A cung cấp nhưng số này rất ít, chủ yếu vật từ do các đội, các xí nghiệp mua của Công ty và mua ngoài theo định mức. - Về máy thi công: Chủng loại máy của Công ty khá phong phú và hiện đại, đáp ứng được yêu cầu thi cong. - Về chất lượng công trình: Giám đốc các xí nghiệp hay đội trưởng các đội là người thay mặt cho các xí nghiệp, các đội chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về chất lượng công trình. Nếu có sai phạm kỷ luật dẫn đến phải phá đi làm lại hoặc phải sửa chữa thì chi phí do các đội, các xí nghiệp chịu hoàn toàn. Phòng kỹ thuật phía giám sát giải quyết các vướng mắc về chuyên môn cho các đội, các xí nghiệp trong quá thi công. - Về an toàn và bảo hiểm lao động: Các xí nghiệp và các đội cód trách nhiệm thực hiện các quy định về an toàn và bảo hiểm lao động theo chế độ Nhà nước ban hành. 4. Tình hình chung về công tác kế toán của Công ty. Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời chính xác cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Muốn vậy việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty vào khối lượng và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Hiện tại việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty tiến hành theo hình thức công tác kế toán tập trung. Tại Công ty có phòng kế toán của Công ty. Đối với các đơn vị xí nghiệp, các đội trực thuộc kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ đầu, lập sổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng sự hướng dẫn của kế toán trưởng Công ty, rồi định kỳ gửi số liệu, tài liệu lên phòng kế toán Công ty. Phòng kế toán Công ty thực hiện việc tổng hợp các số liệu do các đơn vị báo cáo tiến hành tính giá thành các sản phẩm cuối cùng, xác định lãi, lỗ toàn Công ty. Bộ máy kế toán của Công tybao gồm 8 người và bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc được tổ chức như sau: Sơ đồ 04: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty xây dựng số 1 Kế toán trưởng Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc Thủ quỹ KT vật tư TSCĐ KT thanh toán KT Ngân hàng KT tiền lương KT thuế GTGT KT theo dõi XN Kế toán Công ty - Kế toán trưởng: Giúp giám đóc Công ty tổ chức chỉ đoạ thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán theo cơ chyế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán trưởng hiện hành. - Kế toán vật tư TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Khi có biến động về tăng giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào cá chứng từ, hoá đơn để phản ánh kịp thời. - Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán bằng tiền tất cdả các khoản thanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ Công ty với các đơn vị thực thuộc. - Kế toán ngân hàng: Lập kế hoạch đi vay Ngân hàng, thu nhận chứng từ của các xí nghiệp để tiến hành đi vay, theo dõi tình hình tăng giảm tài khoản tiền gửi Ngân hàng. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội: Nhận bảng lương và thanh toán tiền lương do phòng tổ chức chuyển đến tổng hợp số liệu. Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán bảo hiểm xã hội để trích BHXH theo chế độ hiện hành. - Kế toán thuế GTGT: Tiến hành hạch toán thuế GTGT đầu vào, đầu ra của Công ty đồng thời tổng hợp thuế của các đơn vị trực thuộc để hàng tháng thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. - Kế toán theo dõi các đơn vị trực thuộc: Có nhiệm vụ dõi tình hình thực hiện các chế độ chính sách về tình hình tài chính cũng như tình hình hạch toán dưới các xí nghiệp trực thuộc. - Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tập hợp chi phí phân bổ vật liệu, tiền lương định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty. ở phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu do kế toán các đơn vị trực thuộc gửi về tiến hành kiểm tra, phân loại đưa vào máy vi tính để vào sổ nhật ký chứng từ chung và các sổ cái tài khoản chi tiết và tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, Công ty áp dụng hình thức sổ " Chứng từ ghi sổ " Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản mới từ ngày 1/1/1995 và sử dụng gần hết 74 tài khoản do Bộ tài chính ban hành. Niên độ kế toán của Công ty từ 1/1 đến 31/12 hàng năm, kỳ kế toán là 1 năm 4 quý. II. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 1. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu. Tại các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, vật liệu có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng. Ví dụ xi măng gồm xi măng trắng, xi măng đen; thép gồm f 12, f 10, f 8...; gạch có gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ...nhựa đường… chúng được sử dụng với khối lượng lớn nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức khác nhau, có loại mua ở đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt, thép, gạch, có loại mua ở như vôi, sỏi, cát... cho nên việc bảo quản gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát ảnh hưởng đến việc tính giá. Do đặc điểm trên, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mau, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu của Công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận... 2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nên kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như: nhựa đường, đá các loại, xi măng, cát vàng, cát đen… - Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của công trình nhưng nó có tác dụng tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại: phụ gia, bê tông, gỗ, sơn, đất đèn… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, Dầu Diezen, dầu phụ… dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như các loại vòng bi, bánh răng… Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã phân loại một cách khoa học, tuy nhiên Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu nên việc phân loại chỉ được thể hiện trên sổ chi tiết vật liệu. 3. Tổ chức chứng từ 3.1. Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Do đặc điểm của công tác XDCB nên vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với công trình và đã được thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị thua lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường do các đội tự mua trừ nhựa đường là do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp đi mua cấp cho từng công trình. Những hợp đồng mua bán vật liệu do đội ký trực tiếp với người cung cấp thì phải có giấy xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán. Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp đồng mua bán thường thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tại chân công trình). Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau: - Khi vật liệu về đến chân công trình trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và "Bản kê nhận hàng" (Biểu 1) có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp là một tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập "Biên bản nghiệm thu khối lượng (Biểu 2) có xác nhận của bên giao và bên nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê đội sẽ báo cho phòng Kế hoạch đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp. Thủ kho không được tự ý nhập vật liệu như trên nếu chưa có ý kiến của phòng kế hoạch. Phòng Kế hoạch căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" "Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào "Hoá đơn GTGT" để làm thủ tục nhập vật tư "Phiếu nhập kho" (Biểu 3), phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho phòng Kế toán để ghi sổ. - Liên 3: Cán bộ cung tiêu giữ (người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh toán. 3.2. Khi xuất kho vật tư Công ty xây dựng số 1 là một đơn vị XDCB nên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình. Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo "Giá thực tế đích danh" nhận mặt hàng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như (Biểu 04). Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công trình phòng kế hoạch có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo yêu cầu tiến độ thi công. Phòng Kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình theo yêu cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng công trình cho nên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất vật tư thông thường. Phòng Kế hoạch căn cứ vào từng bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội công trình. Các trường hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho kế toán để ghi sổ - Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận sử dụng. Biểu 04: Phiếu xuất kho Ngày 14/09/2001 Mẫu số: 02- VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Số 431 Họ và tên người nhận hàng: Đội XD 2 Lý do xuất kho:Bản khoán 304-rải bê tông Asphal mặt đường công trình Sầm sơn Xuất tại kho: Đội XD2 Nhập tại kho: Đội XD2 Nợ TK621 Có TK 152 STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật liệu MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá 20x37,5 m3 1.971,0 70.909 139.761.639 2 Đá 10x20 m3 292,0 70.909 20.705.428 3 Đá 05x10 m3 598,0 70.909 42.403.582 4 Đá 0-05 m3 7,5 54.545 409.087 5 Đá thải tấn 187,2 34.545 6.466.824 6 Bột đá tấn 32,0 209.090 6.590.880 Cộng 216.437.440 Viết bằng chữ: (Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm ba mươi bảy ngàn, bốn trăm bốn mươi đồng) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.3. Kế toán chi phí quá trình nhập - xuất vật liệu tại Công ty xây dựng số I Công ty xây dựng số I việc hạch toán chi tiết được tiến hành theo phương pháp "Báo sổ" có nghĩa là mọi công việc kế toán đều được tiến hành trên phòng kế toán của công ty. Tại phòng Kế toán khi nhận được "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" do phòng kế hoạch chuyển lên kế toán cho từng loại vật liệu, sổ chi tiết này theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Có thể khái quát sơ đồ chi tiết vật liệu năm 2001 củaCông ty (Biểu 5) Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Công ty thông thường được mua chịu với thời hạn trả một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn do vậy không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng dựa vào các phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán như: giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán, được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít, việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán (TK331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. (Biểu 6) Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ: - Số dư đầu năm: Căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư nợ hoặc có. - Cột tài khoản đối ứng: Được ghi các tài khoản có liên quan đến TK 331. - Cột số phát sinh: + Bên nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng…) kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh nợ theo từng chứng từ. + Bên có: Căn cứ vào các hoá đơn ghi sổ chi tiết các nội dung: Số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và cột phát sinh có theo chứng từ. Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tổng hợp số liệu để lên bảng tổng hợp TK 331. Bảng này dùng để theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của Công ty vì vaạy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn theo dõi cả các khoản phải thanh toán với bên B phụ của Công ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng đối chiếu với sổ cái TK 331 (biểu 07). 4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu. 4.1. Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu. Vật liệu nhập kho của các đội chủ yếu từ nguồn mua ngoài trừ nhựa đường. Đối với các loại vật tư mau ngoài thì các đội tự tìm nguồn và ký hợp đồng mua có ý kiến của giám đốc, các đội sau khi mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ làm giấy vay gửi lên phòng kế toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký về thời hạn nợ và phương thức thanh toán kế toán sẽ chuyển trả theo giấy vay. Đối với vật liệu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng mà phòng kế hoạch và đơn vị chuyển đến, kế toán lập phiếu định khoản kế toán. Phiếu định khoản kế toán nhận vật tư để ghi có TK 331 và ghi nợ TK có liên quan (TK 152 phần vật tư nhập, TK 133 thuế đầu vào được khấu trừ) vì vật tư của Công ty thường mua chịu. Khi mua vật tư bên bán thường viết hoá đơn ngay vì vậy ở Công ty không có trường hợp hoá đơn về trước hàng về său hoặc ngược lại, vì vậy kế toán chỉ phải theo dõi một trường hợp duy nhất là hoá đơn và hàng cùng về (xem biểu 8,9,10,11). Khi mua chịu nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 216.437.440 Nợ TK 133 21.643.744 Có TK 331 238.081.184 Khi thanh toán tiền mua hàng với người cung cấp kế toán ghi. Nợ TK 331 328.081.184 Có TK 331 328.081.184 Từ phiếu phân tích tài khoản kế toán, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ, kế toán định khoản lên chứng từ ghi sổ như sau (xem biểu 12), (biểu 13). 4.2. Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu Vật liệu của công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và khi xuất vật liệu kế toán theo dõi chi tiết TK621 "chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" cho từng công trình, nếu xuất vật liệu cho bộ phận quản lý đơn vị thì hạch toán vào TK627 "chi phí sản xuất chung", nếu xuất cho bộ phận QLDN thì được hạch toán vào TK642 "Chi phí QLDN", khi xuất dùng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 621 chi tiết cho từng công trình Nợ TK 627 chi tiết cho từng công trình Nợ TK 642 chi phí vật liệu phục vụ cho văn phòng công ty Có TK 152 nguyên vật liệu Nếu vật tư do Công ty cấp cho các xí nghiệp hạch toán phụ thuộc thì khi xuất dùng ghi. Nợ TK 136 chi tiết cho từng đơn vị Có TK 152 Nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu xuất kho do phòng Kế hoạch chuyển tới song song với việc ghi sổ chi tiết vật liêụ và sổ chi tiết thanh toán với người bán, các chứng từ này được lập "Phiếu định khoản xuất vật liệu" vào cuối tháng (Xem các Biểu số 14,15,16,17). Phiếu này chính là bảng kê chứng từ gốc được lập cho tất cả các loại vật tư đã xuất trong tháng dùng để theo dõi chi tiết bên Có TK152. Từ phiếu định khoản xuất vật liệu cuối tháng kế toán vật tư lập "Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu" (Biểu 18). Đây là bảng tổng hợp xuất vật liệu dùng để theo dõi chi tiết tất cả các loại vật tư đã xuất trong tháng cho từng đối tượng sử dụng, được theo dõi chi tiết cho các mục đích sử dụng vào riêng cho từng công trình. (Xem Biểu 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) Từ "Bảng kê tổng hợp vật liệu" kế toán vật liệu lấy số liệu tổng cộng của các tài khoản để lập "Bảng phân bổ NVL" (Biểu số 19) ghi Có TK 152 và ghi Nợ TK liên quan. Và từ Bảng phân bổ NVL kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ, tương tự như phần nhập. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên Bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ (Biểu số 20). 5. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp Cuối mỗi tháng sau khi lên Chứng từ ghi sổ ở các phần hành, chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để đánh số Chứng từ ghi sổ và vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 21). Số liệu của Chứng từ ghi sổ được theo dõi liên tục và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dồn tổng để lấy số liệu đối chiếu với "Sổ cái" và "Bảng cân đối số phát sinh" của tháng đó. Các số liệu trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ được lấy từ các Chứng từ ghi sổ. (Xem biểu 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30) 6. Kiểm kê vật liệu tồn kho ở Công ty Xây dựng I công tác kiểm kê tiến hành 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của Công ty cùng với các nhân viên ở phòng Kế hoạch, phòng Tiền lương xuống hướng dẫn các đội, các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm là không có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bãi công trình nên khi kiểm kê chỉ có thể áp dụng đối với các công trình đang thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến kỳ kiểm kê 0h00 ngày 01/01 hàng năm hoặc ban kiểm tra của công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình. Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật liệu đã viết phiếu xuất kho trên phòng Kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà công trình còn đang thi công tiếp ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dùng hết cho công rình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Biên bản kiểm kê của Công ty được lập theo biểu sau (Biểu 31). Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 1 I. Nhận xét và đánh giá chung 1. Nhận xét chung về bộ máy quản lý của Công ty Điều dễ dàng nhận thấy ở công ty là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của công ty, phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng được quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình kinh doanh của Công ty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công có trách nhiệm và quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoản gắn được với lao động bỏ ra những hưởng thụ nhận được tạo cho người công nhân trong Công ty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất. 2. Nhận xét chung về bộ máy kế toán Cùng với sự lớn mạnh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở công ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho lãnh đạo Công ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá của các cán bộ kế toán. Công ty có đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm và trình độ kế toán của từng người vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. 3. Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty 3.1. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất với các nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế. Do tình hình thực tế vật liệu của Công ty thường được sử dụng với khối lượng lớn và được dự trữ cho từng công trình ngay tại bãi công trình. Do vậy việc tính giá vật liệu xuất kho theo "Giá thực tế đích danh" trở nên đơn giản và hợp lý. 3.2. Quản lý vật liệu - Về khâu thu mua: Về điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng vật tư nên Công ty đã để cho các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều này đã tạo ra sự chủ đọng của các nhân viên tạo điều kiện cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng. Bên cạnh đó còn tìm ra những nguồn vật tư có giá mua thấp hơn, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. - Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn giữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi "di động" theo các công trình đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. - Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều đưa qua phòng Kế hoạch xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu. - Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập - xuất kho vật liệu. - Phân loại vật liệu: Công ty đã đưa vào vai trò công dụng của vật liệu để đưa ra nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế… Việc phân loại nguyên vật liệu của Công ty dựa trên cơ sở như vậy là hợp lý và tương đối chính xác. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán của Công ty nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được củng cố và hoàn thiện. II. Kiến nghị đề xuất Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, với những kiến thức đã tiếp thu được ở trường về kế toán doanh nghiệp sản xuất, em xin mạnh dạn đưa ra một vài kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liêụ tại Công ty xây dựng số 1 như sau: Kiến nghị thứ nhất: Về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu là bảng kê ký hiệu, mã số vật liệu của Công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa vật liệu này và vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty. Sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty được thống nhất, dễ dàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó. Đó cũng là cơ sở để tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính. Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng được bộ mã hoá vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý. ở Công ty xây dựng số 1 có thể xây dựng bộ mã hoá vật liệu như sau: 152.1 : Nguyên vật liệu chính 152.2: Vật liệu phụ 152.3: Nhiên liệu 152.4: Phụ tùng thay thế. ……. Việc mã hoá sẽ căn cứ vào số liệu tài khoản này và đánh lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó. Số danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trên phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán. Căn cứ vào các loại nguyên vật liệu ở Công ty có thể lập sổ danh điểm vật liệu như sau: Biểu 32: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn gía Ghi chú Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 1521 Nguyên vật liệu chính 1521-01 Đá các loại 1521-01-01 Đá 20 x 37,5 m3 1521-01-02 Đá 10 x 20 m3 1521-01-03 Đá 5 x 10 m3 1521-02 Nhựa đường 1521-02-01 Nhựa đường ESSO 60/70 kg 1521-02-02 Nhựa đường lỏng kg 1521-03 Cát 1521-03-01 Cát vàng m3 1521-03-02 Cát đen m3 … … … 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522-01 Phụ gia bê tông kg 1522-02 Đất đèn kg … … … 1523 Nhiên liệu 1523-01 Xăng 1523-03-01 Xăng Mogas 83 lít 1523-03-02 Xăng Mogas 92 lít 1523-02 Dầu 1523-02-01 Dầu Diezel lít 1523-03-02 Dầu Mazut lít … … ….. Kiến nghị thứ hai: Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay tại Công ty việc hạch toán chi tiết vật liệu chỉ dừng lại ở sổ chi tiết vật liệu mà không lập Bảng tổng hợp TK152 cuối tháng (quý) do vậy mới chỉ theo dõi được lượng vật liệu xuất ra trong tháng thông qua Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu đối với vật liệu nhập kho thì không theo dõi được một cách tổng hợp do chưa lập Bảng tổng hợp nhập vật liệu, vì sau mỗi quý kế toán mới lập Bảng tổng hợp TK331 để theo dõi những khoản phải thanh toán với người bán, chủ yếu là nhà cung cấp vật liệu. Ngoài ra TK 331 còn theo dõi các khoản công nợ khác với bên có liên quan như bên B phụ vì vậy không thể theo dõi vật liệu nhập trong tháng và số vật liệu tồn cuối tháng một cách khoa học. Để theo dõi một cách khoa học hơn thiết nghĩ Công ty nên lập Bảng tổng hợp nhập vật liệu cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng và lên mỗi tháng một lần theo mẫu sau: Biểu 33: Bảng tổng hợp nhập vật liệu Tháng ….. năm ……. Số TT Tên loại quy cách vật liệu Tên đơn vị (người cung cấp) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành phẩm 1 2 3 ….. Tổng cộng Sau mỗi kỳ kế toán, kế toán nguyên vật liệu nên lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu để nắm được thông tin về lượng tồn kho của từng loại vật liệu để có thẻ cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo. Trên cơ sở Sổ chi tiết vật liệu và các Bảng tổng hợp nhập - xuất vật liệu trong tháng kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Bảng này dùng để theo dõi các loại vật liệu nhập - xuất - tồn trong tháng và được mở để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Các giá trị trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn này có thể sử dụng để đối chiếu với TK152. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu như sau: Biểu 34: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng ….. năm …….. Sổ danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Cộng Kiến nghị thứ ba: Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hiện nay Công ty đang áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nhưng em thiết nghĩ Công ty nên áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể sẽ đơn giản và nhanh gọn hơn. Bởi vì nguyên vật liệu ở đây mua về không phải qua kho mà mua đến đâu xuất dùng ngay đến đó. Lượng mua cũng vừa đủ cho công trình nên mọi chứng từ nhập - xuất như hiện nay ở trên phòng Kế toán chỉ là thủ tục chứ không có ý nghĩa gì tới việc quản lý nguyên vật liệu ở kho. Vì vậy ở phòng Kế toán phải phản ánh một tài khoản riêng, TK 611 "mua hàng". Hơn nữa giá trị hàng tồn kho không căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó là trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho để tổng hợp phân loại các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư mua vào trong kỳ. Cách ghi sổ kế toán trên Công ty sẽ tiến hành như sau: - Kế toán tổng hợp mở TK611 "mua hàng" (chi tiết cho từng đội, xí nghiệp hoặc từng công trình) - Căn cứ ghi Nợ: Các hoá đơn mua ở dưới đội gửi lên: - Căn cứ ghi Có: Biên bản kiểm kê vật liệu cuối kỳ. Trình tự kế toán như sau: Kết chuyển giá trị vật liệu đầu kỳ ở các đội TK 331 TK 611 TK 152 Mua NVL chưa trả người bán (Hoá đơn các đội gửi lên) Kiểm kê NVL cuối kỳ ở các đội TK 111,112,141 TK621,627,642,335 Giá trị của vật liệu đã dùng cho SXKD ở các đội theo các công trình Mua NVL trả tiền ngay hay mua bằng tiền tạm ứng VD: - Ngày 14/9/2001có phiếu nhập kho số 41 (biểu 3) kế toán công ty ghi: Nợ TK 152: 216.437.440 Có TK 331: 216.437.440 - Ngày 14/9/2001 có Phiếu xuất kho số 431 (biểu 4) kế toán công ty ghi: Nợ TK 621 : 216.437.441 Có TK 152: 216.437.441 Theo kiến nghị thì kế toán công ty ghi như sau: - Căn cứ hoá đơn số 034.009 ngày 3/9/2001 Nợ TK661: 216.437.441 (chi tiết đội xây dựng số 2) Có TK331: 216.437.441 (chi tiết tổ hợp sản xuất đá Thi Sơn) - Cuối kỳ theo kiểm kê ở công trường làm đường Sầm Sơn nếu thừa vật liệu thì giá trị vật liệu thừa là vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nếu không thừa chứng tỏ đã dùng hết cho công trình. - Căn cứ biên bản kiểm kê vật liệu ở các đội kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 621 216.437.440 (chi tiết công trình đường Sầm Sơn) Có TK611 216.437.440 (chi tiết đội XD số 2) TK331 TK611 TK621 216.437.440 Cuối kỳ 216.437.440 (1) Hoá đơn Điều kiện để thực hiện kiến nghị này là: Kế toán chi tiết vẫn mở sổ chi tiết như hiện nay, và cuối kỳ nếu số liệu vật liệu đã dùng vào sản xuất kinh doanh có chênh lệch với số liệu sổ chi tiết thì phải quy trách nhiệm cho người quản lý vật liệu ở các công trình. Kiến nghị này có ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng kế toán vật liệu ở trên Công ty. - Gắn kế toán với thực tế quản lý nguyên vật liệu như ở Công ty hiện nay. - Tăng cường được trách nhiệm của người quản lý nguyên vật liệu ở các đội công trình. Kết luận Một lần nữa cần khẳng định rằng kế toán nguyên vật liệu là công tác kế toán không thể thiếu trong sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở Công ty xây dựng số 1 nói riêng. Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp sản xuất quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả, ngăn chặn đươc hiện tượng tiêu cực làm thiệt hại chung đến tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển của vốn kinh doanh. Qua thời gian thực tập tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng số 1 em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong sản xuất kinh doanh, nó là một công cụ quản lý đắc lực giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình và có được những biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời. Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung phải không ngừng nâng cao và hoàn thiện hơn nữa. Những bài học thực tế tích luỹ được trong thời gian thực tập tại Công ty đã giúp em củng cố và vững thêm những kiến thức mà em học được ở nhà trường. Vì thời gian thực tập có ngắn, trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bản luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để bản luận văn này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Phạm Tiến Bình cùng Ban lãnh đạo công ty xây dựng số 1 và các cán bộ nhân viên phòng kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thiện bản luận văn này. Hà Nội, tháng 03 năm 2003 Sinh viên Lê Thị Thuý Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính - Trường đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. Bài giảng môn Tổ chức hạch toán - Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. Hệ thống kế doanh nghiệp - NXB Tài chính - Hướng dẫn về chứng từ kế toán - Hướng dẫn về sổ kế toán Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến vật liệu ở Công ty xây dựng số 1. mục lục Lời nói đầu Phần I. Những lý luận chung về quản l ý hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 1 I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1 1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 1 2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 1 3. Vai trò công tác kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu 3 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 4 1. Phân loại vật liệu 4 2. Đánh giá vật liệu 5 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 5 2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán 7 III. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu 7 1. Chứng từ sử dụng 7 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 8 2.1. Phương pháp ghi thẻ song song 8 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 9 2.3. Phương pháp sổ số dư 10 3. Kế toán tổng hợp vật liệu 12 3.1. Kế toán vật liệu tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên 12 3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 13 4. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu 15 Phần II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Công ty xây dựng I Thanh Hoá 16 I. Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình quản lý của Công ty xây dựng I 16 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 16 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 18 3. Hệ thống tổ chức quản lý và tình hình SXKD hiện nay của Công ty 19 4. Tình hình chung về công tác kế toán của Công ty 23 II. Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 1 26 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty 26 2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 26 3. Tổ chức chứng từ 27 3.1. Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu 27 3.2. Khi xuất kho vật tư 29 3.3. Kế toán chi phí quá trình nhập - xuất vật liệu tại Công ty xây dựng 1 30 4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu 32 4.1. Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu 32 4.2. Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu 33 5. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp 34 6. Kiểm kê vật liệu tồn kho 34 Phần III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng I I. Nhận xét và đánh giá chung 35 1. Nhận xét chung về bộ máy quản lý của Công ty 35 2. Nhận xét chung về bộ máy kế toán 35 3. Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch toán NVL ở Công ty 36 3.1. Đánh giá nguyên vật liệu 36 3.2. Quản lý vật liệu 36 II. Kiến nghị đề xuất 37 1. Kiến nghị thứ nhất: Về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu 37 2. Kiến nghị thứ hai: Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL 39 3. Kiến nghị thứ ba: Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho 40 Kết luận. Sơ đồ 1: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112, 141, 331, 311 TK 152 TK 621 (9)Xuất vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm (1a) Nhập kho vật liệu mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 133 (10) Xuất vật liệu phục vụ QLSX, QLDN hoặc dùng vào XDCB TK 151 TK 627, 641,642,241 (1b) Thuế NK tính vào giá trị VLNK TK 133 (11) Xuất vật liệu thuê ngoài gia công tự chế biến (2) Nhập kho VL đang đi đường kỳ trước (hàng đi đường kỳ trước nhập về) TK 154 (3) Nhập kho vật liệu do tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công (12) Xuất vật liệu TK 154 TK 632 (8a) Kiểm kê đánh giá tăng (8b) Kiểm kê đánh giá chênh lệch giảm TK 412 (4) Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần bằng vật liệu TK 411 TK 128,222 TK 128,222 (13) Xuất vật liệu góp vốn liên doanh (5) Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu (14) Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị giao (6) Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị nhận TK 336 TK 136 (15) Vật liệu thiếu trong kiểm kê (7) Vật liệu thừa trong kiểm kê TK 338(3381) TK 138 (1381) Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đầu kỳ Cuối kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn (đang đi đường) đầu kỳ) Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn (đang đi đường) cuối kỳ Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua được hưởng giảm giá TK 111,112,141 TK 151,152 TK 133 TK621,627,642 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh, VLXD Số tiền đã thanh toán Mua VL chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay TK 331,311 Xuất vật liệu bán TK 632 Thuế NK tính vào giá trị vật liệu nhập khẩu TK 333 TK 154 Vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần cấp phát bằng vật liệu TK 411 TK 154 TK 138,111 Vật liệu thiếu hụt mất mát Vật liệu tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Chênh lệch giảm giá về đánh giá lại nguyên vật liệu Chênh lệch tăng về đánh giá lại nguyên vật liệu TK 412 TK 412 Sơ đồ 5: Hình thức ghi sổ của Công ty "Chứng từ ghi sổ" Hàng ngày Định kỳ Chứng từ gốc ĐC, kiểm tra Cuối tháng Cuối tháng Cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Định kỳ Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối phát sinh tài khoản kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Định kỳ Định kỳ Định kỳ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Biểu 01 Bản kê nhận hàng Đơn vị bán: Tổ hợp sản xuất đá Thi Sơn Từ ngày 20/07/2001đến ngày 31/08/2001 STT Ngày nhận Loại hàng nhận Đá 20x37,5 Đá 10x20 Đá 5x10 Bột đá Đá thải Đá 0-5 1 20/07/2001 200,0 124,7 230,5 6 98,2 4,5 2 31/07/2001 260,4 130,0 225,0 5 89,0 3,0 3 08/2001 261,4 37,0 - - - - 4 20/08/2001 502,1 - 142,5 10 - - 5 31/08/2001 747,1 - - 11 - - Tổng 1.971,0 292,0 598,0 32,0 187,2 7,5 Bên giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Bên nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 02: Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư Thực hiện từ ngày 20/07/2001đến 31/08/2001 I. Bên bán hàng: Tổ hợp sản xuất đá Thi Sơn Đại diện là: - Ông Doãn Hữu Sử - Tổ trưởng - Ông Hoàng Hải Thanh - kế toán II. Bên mua hàng: Công ty xây dựng số I Đại diện là: - Ông Nguyễn Đức Thành - Đội trưởng đội XD 2 - Bà Nguyễn Thị Hiền - Thủ kho Cùng nhau kiểm tra chứng từ đối chiếu khối lượng vật liệu thực tế nhập trong kỳ cụ thể như sau: 1. Đá 20 - 37,5 mm 1.971,0m3 2. Đá 10 - 20 mm 292,0m3 3. Đá 5 -10 mm 598,0m3 4. Đá 0 - 5 mm 7,5m3 5. Đá thải 187,2 tấn 1. Bột đá 7,5 tấn Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Đại diện bên giao (Hai đại diện) Bên nhận (Hai đại diện) Biểu 3: Phiếu nhập kho Ngày 14/09/2001 Mẫu số: 01- VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Số 41 Họ và tên người giao hàng: Đội xây dựng2 Theo hoá đơn số 034009 ngày 3/9/2001 Nhập tại kho đôị 2 Nợ TK152 Có TK331 STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật liệu MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 20x37,5 m3 1.971,0 70.909 139.761.639 2 Đá 10x20 m3 292,0 70.909 20.705.428 3 Đá 05x10 m3 598,0 70.909 42.403.582 4 Đá 0-05 m3 7,5 54.545 409.087 5 Đá thải tấn 187,2 34.545 6.466.824 6 Bột đá tấn 32,0 209.090 6.590.880 Cộng 216.437.440 Viết bằng chữ: (Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm ba mươi bảy ngàn, bốn trăm bốn mươi đồng) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 12: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/09/2001 Số 164 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Phiếu phân tích 09/2001 Phải trả người bán trong các khoản sau: 331 2.174.306.529 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 175.467.065 - Vật liệu nhập trong tháng 152 1.969.814.064 Sửa chữa lớn máy lu lốp OANTANABE 335 29.025.400 Cộng 2.174.306.529 Kèm theo 52 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng Biểu 13: Mẫu số 03/GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 09 năm 2001 (TK 331) Tên cơ sở: Công ty xây dựng 1 Thanh Hoá Địa chỉ: số 5 Phan Chu Trinh Mã số thuế: 2800221474 - 1 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ mua hàng hoá dịch vụ Tên đơn vị Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 037203 31/08/01 Xí nghiệp cơ khí sửa chữa 2.902.600 10% 006978 29/08/01 Công ty hữu hạn Shell bitumen VN 2.407.312 10% 008130 30/08/01 Cty xăng dầu khu vực I 1.013.430 10% 008189 03/09/01 Cty xăng dầu khu vực I 1.069.040 10% 014994 01/09/01 Cty cung ứng nhựa đường 3.370.082 10% 013463 28/08/01 Xí nghiệp xăng dầu K133 1.082.400 10% 008241 07/09/01 Cty xăng dầu khu vực I 1.011.770 10% 008315 06/09/01 Đinh Thị Thỵ- 55 LT, T- Móng Cái 6.736.176 10% 034009 03/09/01 Tổ hợp sản xuất đá Thi Sơn 21.643.744 10% 000060 31/08/01 Cty TNHH nhựa đường Calltex 14.247.379 10% Cộng 175.467.065 Thanh hoá, ngày 05 tháng 10 năm 2001 Người lập Kế toán trưởng Biểu 19: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 09/2001 STT Ghi Có TK Đối tượng sử dụng (Nợ TK) TK 152 I TK 335 - Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 13.396.000 II TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.741.819.572 1 Thi công nút giao thông Nam Hàm Rồng - Thanh Hoá 130.475.150 2 Đường trung tâm thử nghiệm xe an toàn HONDA 113.848.524 3 Quốc lộ 217 - 220 Nga sơn 103.826.380 4 Quốc lộ 217 - 220 Nga sơn 14.711.330 5 Khôi phục quốc lộ 1A 230.143.354 6 Quốc lộ 21 km 76 - km 78 Hoà Bình 70.845.300 7 Rải bê tông Asphalt mặt đường Sầm sơn 1.055.265.534 8 Lát hè quốc lộ 5 đoạn 1 Gia Thuỵ 22.704.000 III TK 627 - Chi phí sản xuất chung 7.714.212 1 Rải bê tông Asphalt mặt đường Sầm sơn 3.914.262 2 Quốc lộ 217 - 220 Nga sơn 3.799.950 Tổng cộng 1.762.929.784 Biểu 20: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 165 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Bảng phân bổ vật liệu 30/9 Xuất vật liệu trong tháng cho đối tượng sử dụng 152 1.762.929.784 - Chi phí sửa chữa lớn trạm trộn D508-2A 335 13.396.000 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 1.741.819.572 - Chi phí sản xuất chung 627 7.714.212 Cộng 1.762.929.784 Kèm theo: 01 bảng phân bổ nguyên vật liệu và 42 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng Biểu 21 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 09 năm 2001 Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 161 30/09/01 5.7.428.314 162 30/09/01 2.938.402.122 163 03/09/01 2.492.787.868 164 03/09/01 2.174.306.529 165 03/09/01 1.762.929.784 166 03/09/01 18.355.590 167 03/09/01 1.741.819.572 … … … … … … Cộng 38.993.365.100 Biểu 22: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 161 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/9/01 Xuất gửi tiền mặt chi cho các đối tượng sử dụng 111 507.428.314 - Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 133 1.205.076 - Thanh toán với người bán 331 126.239.500 - Thanh toán lương cho CBCNV toàn Công ty 334 295.742.068 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 84.241.670 Cộng 507.428.314 Kèm theo: 01 phiếu phân tích và 254 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng Biểu 23: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 162 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/9/01 Chuyển TGNH chi cho các đối tượng sử dụng như sau: 112 2.938.402.122 - Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 133 3.470.938 - Trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng 331 2.730.524.868 - Thanh toán với người bán 334 25.241.500 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 179.134.816 Cộng 2.938.402.122 Kèm theo: 01 phiếu phân tích và 102 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu 24: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 163 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/9/01 Vay NHNH thanh toán cho các đối tượng sử dụng 311 2.492.787.868 - Vay tiền mặt về nộp quỹ 111 1.140.000.000 - Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 133 2.299.911 - Thanh toán với người bán 331 1.344.046.532 - Chi phí sản xuất chung 672 2.700.375 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3.741.050 Cộng 2.492.787.868 Kèm theo: 01 phiếu phân tích và 215 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu 25: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 166 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/9/01 Kết chuyển thuế GTGT đầu vào của công trình hoàn thành bàn giao 333 133 18.355.910 Cộng 18.355.910 Kèm theo: 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu 26: Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Số 167 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/9/01 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang chi phí SXKD dở dang 154 621 1.741.819.572 Cộng 1.741.819.572 Kèm theo: 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Chúng từ ghi sổ sau khi đã đăng ký số hiệu ở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái TK152, 331, 133, 621… Biểu 27 Sổ Cái Năm 2001 Tên TK: NVL Số hiệu: 152 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 9/2000 542.365.281 9/2001 164 30/09/01 Nhập vật liệu trong tháng 331 1.969.814.064 165 30/09/01 Xuất vật liệu trong tháng - Chi phí SCL trạm trộn 08-2A 335 13.396.000 - Dùng cho sản xuất trực tiếp 621 1.741.819.572 - Dùng cho sản xuất chung 627 7.714.212 Cộng phát sinh cuối tháng 1.969.814.064 1.762.929.784 Số dư cuối tháng 9/2000 749.249.561 Biểu 28 Sổ Cái Năm 2001 Tên TK: Phải trả cho người bán Số hiệu: 152 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 9/2001 11.062.694.822 9/2001 161 30/09/01 Thanh toán tiền với người bán 111 126.239.500 162 30/09/01 Thanh toán tiền với người bán 112 612.185.362 163 30/09/01 Thanh toán tiền với người bán 331 1.767.439.080 164 30/09/01 Phải trả người bán các khoản sau: - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 175.467.065 - Vật liệu trong tháng 152 1.969.814.064 - SCL máy lu lốp OANTANABE 335 29.025.400 Cộng phát sinh tháng 09/2001 2.505.863.942 2.174.306.529 Số dư cuối tháng 9/2001 10.731.137.409 Biểu 29 Sổ Cái Năm 2001 Tên TK: Thuế GTGT được khấu trừ Số hiệu: 133 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 9/2001 1.353.254.760 9/2001 161 30/09/01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của HH, DV mua vào 111 1.205.076 162 30/09/01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của HH, DV mua vào 112 3.702.006 163 30/09/01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của HH, DV mua vào 331 840.650 164 30/09/01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của HH, DV mua vào 331 175.467.065 166 K/c thuế GTGT đầu vào của CT hoàn thành bàn giao 333 18.355.910 Cộng phát sinh cuối tháng 181.750.024 18.355.910 Số dư cuối tháng 9/2001 15.166.488.744 Biểu 30: Sổ Cái Năm 2001 Tên TK: Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu: 621 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 9/2001 165 30/09/01 Xuất vật liệu cho các công trình đang thi công 152 1.741.819.572 167 30/09/01 K/c chi phí NVLTT sang chi phí NVLDD 154 1.741.819.572 Cộng phát sinh 09/2001 1.741.819.572 1.741.819.572 Biểu 31: Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá thời điểm kiểm kê 0h ngày 01/01/2001 Thành phần kiểm kê gồm có: 1. Ông: Nguyễn Xuân Cường - Phòng Kế hoạch - Trưởng ban 2. Bà: Lương Thị Bích Hương - Phòng Tài chính Kế toán - Uỷ viên 3. Ông: Nguyễn Đức Thành - Đội trưởng - Uỷ viên 4. Bà: Nguyễn Thị Hiền - Thủ kho - Uỷ viên Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tại Đội Xây dựng 2 công trình quốc lộ 18 lý trình km 35-km40. Cụ thể được ghi ở biểu sau dây: Tên vật tư Đơn vị tính SL tồn kho theo sổ sách Số lượng tồn kho thực tế Đơn giá Thành tiền Chất lượng tốt Kém phẩm chất Đá Sibbase m3 180 180 79.000 14.220.000 Nhựa đường kg 2.000 2.000 2.630 5.260.000 Cát vàng m3 36 36 45.000 1.620.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2001. Thành phần kiểm kê Thủ kho Đội trưởng Phòng kế toán Phòng kế hoạch