Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty rượu Đồng Xuân

oanh Vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê Hàng đi đường kỳ trước Chênh lệch giảm khi đánh giá lại tài sản TK331,112,111 Chi phí liên quan tới gia công TK133 (1) NVL kém phẩm chất trả lại NB Thuế GTGT không được khấu trừ của số hàng giao trả hoặc giảm giá 1. Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài. Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về trong tháng. Căn cứ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệmv à phiếu nhập kho, kế toán ghi: -Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK152 (Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa có VAT) Nợ TK133 (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111, 112, 331 (Số tiền thanh toán) -Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK152 Có TK111, 112, 331 (Tổng số tiền thanh toán) Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, doanh nghiệp vẫn làm chủ tục nhập kho nếu xét thấy số nguyên vật liệu đó phù hợp với hợp đồng kinh tế đã ký kết. Sau đó, kế toán không ghi vào sổ kế toán mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn”. Trong tháng, nếu hoá đơn về thì căn cứ phiếu nhập VậT Tưvà hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK133 (1) Có TK111, 112, 331. Cuối tháng nếu hoá đơn chưa về thì ghi như trên theo giá tạm tính. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế. Trường hợp vật tư hàng hoá nhập khẩu , doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá CIF và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Căn cứ phiếu nhập kho vật tư hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK333(3) (Số thuế nhập khẩu phải nộp) Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi Nợ TK133(1) Có TK333(1) (Số thuế GTGT phải nộp) Khi thuế GTGT được nộp, kế toán ghi Nợ TK333 Có TK111, 112 2. Tăng nguyên vật liệu khi hàng đang đi đường nhưng hóa đơn đã về trong tháng. Những nguyên vật liệu doanh nghiệp phải tiến hành thu mua trong tháng (đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán chưa ghi sổ ngay vmà lưu hóa đơn, chứng từ vào hồ sơ “Hàng đi đường” Trong tháng, hàng về thì kế toán ghi như trường hợp tăng do mua ngoài. Cuối tháng, hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán ghi: Nợ TK511 Nợ TK133 (1) Có TK111, 112, 331 (Tiền thanh toán) Sang tháng khi hàng về kế toán ghi Nợ TK152 (nếunhập kho) Nợ TK621, 627 (nếu xuất kho cho sản xuất ở phân xưởng) Có TK151 4.2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá thể hiện theo sơ đồ TK152, 153, 156 TK611 TK621, 641, 642 Kết chuyển nguyên vật liệu tồn đầu kỳ TK411 Nhận vốn góp liên doanh TK111, 112, 331, 141 Nhập kho NVL TK157, 632 NVL xuất dùng cho sản xuất Vật tư hàng hoá bán ra cuối kỳ Chiết khấu, giảm giá, hàng mua bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ 1 2 3 4 7 5 6 4.3.3. Kiểm kê đánh giá lại vật tư hàng hoá Kiểm kê vật tư hàng hoá là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật tư hàng hoá mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Qua đó, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật tư, hàng hoá cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư hàng hoá, có biện pháp kịp thời xử lý những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật tư hàng hoá. Đánh giá lại vật tư hàng hoá thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư hàng hoá đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo đảm vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê có thành phần đại diện lãnh đạo, những người có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật tư hàng hoá. 4.3.4. Kế toán dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế haọch. Việc trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đều được thực hiện ở thời điểm khoa sổ kế toán để lập BCTC năm. Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng tồn kho giảm giá tại thời điemẻ lập BCTC năm là giá cả có thể mua hoặc bán được trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành cho từng loại VT, hàng hoá bị giảm giá và tông rhợp khoảng dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Xử lý khoản dự phòng giá hàng tồn kho Cuối năm, doanh nghiệp có vật tư hàng hoá tồn kho bị giảm gía so với giá trịghi trên sổ kế toán thì phải trích lập dự phòng giảm gái hàng tồn kho theo các quy định. -Nếu số dự phòng giảm gái hàng tồn kho phải trích lập cho năm kế haọch bằng số dư khoản dự phòng naưm trước đã trích thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp. -Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoanr dự phòng đã trích lập năm trước. -Ngược lại nếu dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn so với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thunhập khác phần chênhlệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lapạ năm trước với số dự phòng phải tích lập cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán và lập BCTC năm 4.3.5. Hình thức sổ kế toán. Tuỳ theo điều kiện đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụngc ác hình thức sổ kế toán khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung Là hình thức mà tất cả các Nhân viên kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Hình thức nhật ký chứng từ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có các tài khoản, kết hợp giữa việc ghi theo thứ tự thời gian với việc ghi theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu phục vụ cho lập BCTC. -Hình thức chứng từ ghi sổ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loaiị để lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại cùng nội dung kinh tế. III. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Để phục vụ tốt cho sản xuất sản phẩm thì một điều không thể thiếu đó là nguyên vật liệu. Vậy quản lý và sử dụng nguyên vật liệu đúng mức đúng quy cách sẽ là một yếu tố quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu để rút ra những nguyên nhân làm tăng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm và từ đó có các biện pháp quản lý và sử dụng hiệu quả hơn. 1. Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định khối lượng nguyên vật liệu mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng như tình hình sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Do đó trước hết để có thể đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng VậT Tưtrong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trường cung ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp (số lượng sản phẩm sản xuất ra trong ngày, mức tiêu hao vật liệu cho một sản phẩm, khoảng cách giữa các lần cung cấp) việc xác định nhu cầu này được tính toán cho từng nguyên vật liệu Sau đó, tiến hành so sánh khối lượng từng thứ vật liệu mua vào thực tế với kế hoạch. kết quả so sánh có thể xảy ra một trong 3 trường hợp > 0. Vật liệu còn tồn kho, nếu quá lớn dẫn đến ứ động vốn bằng 0. Mua vào vừa đủ cho sản xuất < 0. Thiếu vật liệu cho sản xuất, dẫn đến ngừng sản xuất Do việc sử dụng vật liệu nhiều hay ít phụ thuộcv ào kết quả sản xuất nên cần so sánh trong mối quan hệ với sản xuất về khối lượng sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể, so sánh khối lượng vật liệu cung cấp thực tế với khối lượng vật liệu cung cấp kế hoạch điều chỉnh theo số lượng sản phẩm sản xuất ra. Khối lượng vật liệu cung cấp bao gồm cả vật liệu tồn kho đầy kỳ và khối lượng vật liệu nhập về trong kỳ. Khi phân tích cần chú ý đến tính chất đồng bộ trong việc cung cấp các loại nguyên vật liệu và tính kịp thời của vật liệu được cung cấp. Ngoài ra, phân tích mức độ đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất không thể không đánh giá kế haọch cung cấp từng thứ vật liệu. Để phân tích sử dụng chỉ tiêu số ngày còn đủ vật liệu cho sản xuất (Nđ) Nđ = Vc: Số lượng vật liệu hiện còn mt:mức tiêu hao vật liệu bình quân 1 ngày. 2. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả sẽ góp phần giảm chi phí trong giá thành sản xuất sản phẩm. Thông thường để đánh giá thành sản xuất sản phẩm. Thông thường để đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là tiết kiệm hay lãng phí người ta thường sử dụng chỉ tiêu sau để phân tích. - Chỉ tiêu phân tích Cv = – F Cv: Khoản chi vật liệu trong giá thành Sl: Sản lượng sản xuất. Mi: Mức tiêu hao bình quân của từng nguyên vật liệu G1: Đơn giá của vật liệu xuất dùng F: Giá trị phế liệu thu hồi. Khi sản xuất chỉ tiêu phân tích này người ta thường sử dụng phương pháp so sánh và thay thế liên hàon để phân tích. Ta giả định các nhân tố khác không thay đổi (trong đó có cả chất lượng sản phẩm không thay đổi) Chỉ có nhân tố mức tiêu hao bình quân của từng nguyên vật liệu thay đổi đó. Nếu B = Cv1 – Cvk < 0 ta kết luận là tốt vì doanh nghiệp đã giảm được mức tiêu hao bình quân của nguyên vật liệu cho từng sản phẩm trong khi chất lượng sản phẩm không thay đổi. Chương II. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở côngt y rượu đồng xuân I. Những đặc điểm chung về công ty rượu đồng xuân. 1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty rượu Đồng Xuân Tên doanh nghiệp: công ty rượu Đồng Xuân Tên giao dịch đối ngoại: DONG XUAN LIQUOR COMPANY Tên viết tắt: DOAICO Địa chỉ: Thị trấn Thanh Ba, huyện ThanhBa Tỉnh Phú Thọ. Loại hình: Doanh nghiệp Nhà nước. Ngày 15/09/1965 xưởng rược Đồng Xuân được thành lập và nó là tiền thân của công ty rướu Đồng Xuân ngày nay. Ngày 21/07/1967 công trình cơ bản đã hoàn thành và được bàn giao đưa vào sản xuất. Năm 1973 xí nghiệp tiến hành mở rộng quy mô sản xuất với việc lắp đặt thêm hệ thống thắp cất gồm 52 mâm chíp để thu hồi cồn thành phẩm với công ty xuất 2500 l/năm. Năm 1981 xí nghiệp lắp đặt thêm 3 lò hơi Năm 1982 lắp thêm hai nồi nấu. Năm 1983 lắp đặt thêm 6 thùng ủ, 2 thùng đường hoá, 2 nồi nấu sơ bộ và nấu chín thêm, 3 tháp cất lắp thêm hàng loạt hệ thống thiết bị để nâng cao công suất lên 7500 lít/năm. Đến ngày 03/11/1992 uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phú ra quyết định xí nghiệp rượu Đồng Xuân là doanh nghiệp Nhà nước 1126/QB – VB Thực hiện chi thị 138/Công ty ngày 25/04/1991 Chủ tịch hội đồng bộ trưởng. Ngày 23/04/1992 Hội đồng giao vốn của tỉnh Vĩnh Phú đã giao cho xí nghiệp rượu Đồng Xuân với Tổng số vốn giao: 561.719.759 Trong đó: VCĐ: 269.102.608 VLĐ: 165.056.408 XDCB 127.560.671 Đến nay tổng số vốn của công ty là: 7.774.844.421 Nguồn kinh doanh VCĐ: 502.720.480 VLĐ: 5.813.779.870 Nguồn vốn XDCB 1.458.344.071 Tài sản cố định mới hình thành bằng 100% vốn vay để đầu tư dây chuyền sản xuất bia với công suất 5 triệu lít/năm và 3 triệu lít nước giải khát trên năm là 73.468.930.745. Sản phẩm của công ty Để đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng trong nước và đã có mặt ở một số nước. Trong vòng 10 năm liền từ 1992 đến 2000 có nhiều sản phẩm của công ty được giải thưởng huy chương vàng tại hội trợ quốc tế hàng công nghiệp cao. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Công ty rượu Đồng Xuân. Công ty rượu Đồng Xuân sản xuất kinh doanh những sản phẩm được chế biến từ những nông sản như hoa quả, gạo, sắn… dùng để uống. Do vậy nó phải đảm bảo công tác kiểm dịch vệ sinh hàng đầu. Như vậy mới đảm bảo sức khoẻ cho người tiêu dùng. Cùng một loại nguyên vật liệu người ta có thể sản xuất ra nhiều loại khác nhau, có bao bì, kích cỡ khác nhau chẳng hạn như Vodka 0,5 lít, rượu Hoàng Đế 0,7 lít đóng chai dẹt… Đến nay công ty Có hơn 10 loại rượu khác nhau được đóng hơn 40 loại chai. Sản phẩm khác nha được đem bán trên thị trường làm cho sản phẩm của Công ty ngày càng phóng phú, đa dạng. Đặc điểm sản phẩm của Công ty là càng để lâu chất lượng càng tốt, do đó khi bán hàng cạnh tranh, công ty có thể chuyển sản phẩm từ thị trường này sang thị trường khác. Sản phẩm cồn của Công ty được sản xuất đủ trong các tháng năm, còn sản phẩm rượu thì sản xuất theo thời vụ chủ yếu sản xuất với số lượng lớn vào quý I và quý IV trong năm để phục vụ lễ hội, tết nguyên đán… 3. Đặc điểm của bộ máy quản lý trong công ty rượu Đồng Xuân. Cùng với quá trình phát triển Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình để tận dụng hết khả năng sẵn có nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được điều hành với bộ máy quản lý như sau. - Giám đốc: là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: là người giúp cho giám đốc về các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh của Công ty trên thị trường. - Phó giám đốc điều hành sản xuất: là người giúp cho giám đốc trong ông việc đôn đốc sản xuất của Công ty. Các phòng ban gồm có: Phòng tổ chức hành chính: Gíp cho giám đốc bố trí nhân lực trong sản xuất kinh doanh . Cùng với công đoàn tham gia giúp việc cho Giám đốc sản xuất kinh doanh theo luật đối với người lao động. Phòng thị trường: Giúp cho cán bộ thị trường, tiếp thị, đội xe vận tải có nhiệm vụ bôc vác, tiêu thụ sản phẩm và mua bán vật tư sản phẩm cho Công ty. Các văn phòng đại diện: có nhiệm vụ nhận sản phẩm của Công ty để làm cho các đối tượng mua hàng của Công ty và cũng là nơi để giới thiệu những sản phẩm của Công ty mới được chế biến làm ra. Hiện nay các văn phòng đại diện này được đóng ở nhiều tỉnh và các thành phố khác nhau ở trong nước, Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra điều hành sản xuất của các phân xưởng theo từng ca, kiểm tra về an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. Chế thử các sản phẩm mới để khi thị trường có nhu cầu thì công ty sản xuất hàng loạt. Đăng ký bả quyền, nhãn hiệu hàng hoá và một số việc khác. Phòng kinh tế: là phòng được hướng dẫn chỉ đạo của kế toán trưởgn, là phòng quản lý tài chính của Công ty. Các phân xưởng gồm: Phân xưởng công Phân xưởng rượu Phân xưởng bia Các phân xưởng chịu trách nhiệm sản xuất ra các loại sản phẩm theo yêu cầu của Công ty. Như vậy khái quát tổ chức quản lý trong Công ty rượu Đồng Xuân qua sơ đồ sau. Cơ cấu tổ chức quản lý trong Công ty rượu Đồng Xuân Giám đốc Phòng kinh tế Kế toán trưởng PGĐ điều hành sản xuất PGĐ kinh doanh Phòng HCTH Phòng thị trưởng PX cồn PX rượu PX bia Các VP đại diện 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty rượu Đồng Xuân. Cũng giống như bao công ty khác, công ty rượu Đồng Xuân có bộ máy kế toán như sau: Về con người: Tổng số 8 người, 4 nam và 4 nữ Về trình độ: có 5 người tốt nghiệp đại học Tài chính – kế toán và đại học kinh tế quốc dân 3 người tốt nghiệp trung học tài chính. Phân công công việc: + Kế toán trưởng: là người giữ vị trí và trách nhiệm quan trọng. Điều này được quy định trong bộ luật kế toán trưởng. + Kế toán tài sản cố định, vặtt tiêu thụ sản phẩm. Làm nhiệm vụ theo dõi sự biến động tài sản cố định, tình hình nhập xuất vật tư của Công ty phục vụ cho sản xuất, nhập xuất sản phẩm nhất định cho bán hàng và theo dõi sự biến động của sản phẩm cả về lượng và tiền. + Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ: Bộ phận này căn cứ vào sự làm việc của các phân xưởng theo ngày công để tính tiền lương theo chế độ khoán sản phẩm, lương cơ bản chỉ dùng để tính BHXH, BHYT, theo dõi số phải nộp và đã nộp các khoản BHXH, BHYT… bảo vệ quyển lợi cho người lao động. + Bộ phận kế toán bằng tiền và thanh toán công nợ. Theo dõi tiền mặt thu, chi, thanh toán và theo dõi công nợ của từng khách hàng và cán bộ Công ty. Theo dõi vốn của Công ty (vốn vay, vốn tự có, huy động…) phục vụ cho sản xuất kinh doanh. + Bộ phận kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.Bộ phận này làm nhiệm vụ tập hợp giá thành, chứng từ có liên quan phát sinh trong kỳ đầy đủ chính xác để tính giá thành sản phẩm, cộng và báo cáo tài chính kể cả báo cáo thống kê và báo cáo của công ty có liên quan đến công tác tài chính kế toán hàng quý, hàng năm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các kế hoạch khác liên quan đến sử dụng vốn. + Kế toán phân xưởng bia. Các thành viên được kế toán trưởng phân công từng công việc đều tập hợp chứng từ và báo cáo về các bộ phận kế toán công ty để tập hợp ( nói cách khác kế toán phân xưởng bia là loại kế toán báo sổ). + Thủ quỹ: Các chức năng thu chi chứng từ khi đã có chữ ký duyệt của giám đốc và kế toán trưởng. Theo dõi tổng thu, tổng chi tiền hàng ngày để báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty rượu Đồng Xuân qua sơ đồ.KT TH tính Zsp lập kế hoạch SXKD Kế toán phân xưởng bia Thủ quỹ Kế toán trưởng KT TSCĐ VT, Tiêu thụ sản phẩm KT VBT và thanh toán công nợ Kế toán tiền lượng BHXH BHYT KPCĐ Hình thức sổ kế toán. Công tác kế toán của đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán, thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ sách kế toán cần thiết. Hình thức kế toán hiệnnay của Công ty là Nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán tại công ty. Nhật ký chứng từ. Là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, kết hợ việc ghi theo thờii gian và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu phục vụ cho lập báo cáo tài chính. Sổ cái Bảng kê Các bảng phân bổ và sổ kế toán chi tiết Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ ở công ty rượu Đồng Xuân Bảng kê Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ sổ chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty rượu Đồng Xuân. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty. Do đặc điểm của công ty rượu Đồng Xuân là sản xuất những sản phẩm được chế biến từ nông sản dùng để uống. Cho nên những nông sản này dùng để chế biến sản phẩm chính là những nguyên liệu chính của Công ty. Đặc điểm nguyên vật liệu ở đây là mang thính thời vụ như: sắn, gạo, ngô… và một số hoa quả thực phẩm khác dùng làm hương liệu trong chế biến. Do địa bàn công ty thuộc tỉnh Phú Thọ địa hình đồi núi, đất đai thích hợp trồng các loại cây như sắn, ngô, cam, chanh… và những loại cây cấu thành nên sản phẩm. Do đố về nguyên vật liệu đã đáp ứng được cho nhu cầu sản xuất. Do nguyên vật liệu là những sản phẩm nông nghiệp nên giá cả mua vào của nguyên vật liệu thường là không cao, cho nên ngoài việc cung cấp đủ cho sản xuất hiện tại mà công ty đã mua thêm nguyên vật liệu dự phòng cho sản xuất phòng khi có biến cố của thiên nhiên và thị trường. nói tóm lại là tình hình nguyên vật liệu ở công ty rượu Đồng Xuân là rất ổn định, đủ phục vụ cho sản xuất ra sản phẩm và khâu quan trọng để thu mua nguyên vật liệu của người dân với giá cao thì công ty phải tiêu thụ được sản phẩm. 2. Phân loại nguyên vật liệu. ở công ty rượu Đồng Xuân phân ra thành nhóm nguyên vật liệu sau. Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ Nhiên liệu động lực Phụ tùng thay thế. Trong đó chia ra cụ thể như sau: Sắn duôi Sắn lát Gạo tẻ Gạo nếp Gạo nếp cẩm Trong đó 152.2 “Nguyên vật liệu phụ” có Hoa quả Hương liệu Phẩm màu Men xúc tác Trong đó 152.3 “Nhiên liệu động lực” có Than Don Xăng 92 Dầu nhờn Dầu diegen Khí ga Trong đó 152.4 “Phụ tùng thay thế” có Săm lốp ô tô Bu lông, ốc vít ống nhựa mềm Bóng điện + đui điện Sắt thép ………. 3. Đánh giá Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu hiện có ở công ty được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo tài chính theo trị giá vốn thực tế theo đungd nguyên tắc đánh giá Nguyên vật liệu đảm bảo tính thống nhất và chân thực. Do Công ty là loại doanh nghiệp sản xuất cho nên nhiều loại nguyên vật liệu, vật tư xuất ra nhập vào hàng ngày nên kế toán đã sử dụng giá thực tê để ghi sổ kế toán tổng hợp. 3.1. Đánh giá Nguyên vật liệu nhập kho. Do các nguyên vật liệu của Công ty mua vào có nhiều nơi mua khác nhau. Ví dụ. Tên vật tư, vật liệu Nơi mua Than Don Nhãn mác các loại rượu Dầu Diegen Thuốc sát trùng Sắn lát khô Đạm Urê Phẩm màu … Trạm than Cảng Việt trì Công ty sáng tạo trẻ Trạm xăng dầu Thanh Ba Chi cục bảo vệ thực vật Xưởng sắn Nguyễn Văn Lợi Suppe lân Lâm Thao Công ty hoá chất … Các nguyên vật liệu này theo giá mua theo hoá đơn và chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến kho. Công thức tính: Giá mua thực tế vật liệu mua ngoài = Giá mua theo HĐ (Giá không có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Ví dụ: Mua 30 tấn sắn khô (30.000 kg) ở xưởng sắn Nguyễn Văn Lợi, giá mua 1500đ/kg ghi trên hoá đơn. chi phí vận chuyển bốc dỡ là 1.500.000 (đ). Vậy trị giá mua thực tế của vật liệu mua ngoài là . (30.000 x 1500) + 1.500.000 = 46.500.000 (đ) 3.2. Đánh giá Nguyên vật liệu xuất kho. Do đặc điểm của các loại vật liệu khác nhau nên theo dõi cụ thể từng loại nguyên vật liệu dùng thì Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền phương pháp này được thực hiện như sau. Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL còn tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau khi tính được giá thực tế của từng loại NVL kế toán NVL áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng và tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng. Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho + Đơn giá bình quân Ví dụ. Tại công ty rượu Đồng Xuân có tình hình sau. Ngày 13/11/2002. Nhập 20 tấn sắn, đơn giá 1.500.000 đ/tấn thành tiền 30.000.000 (đ). Ngày 20/12/2002 nhập 30 tấn, đơn giá 1.500.000 đ/tấn. Thành tiền 45.000.000(đ). Ngày 17/12/2002 xuất ra 45 tấm Tồn kho 1/10/2002: số lượng 10 tấn, đơn giá 1.450.000đ/tấn. Thành tiền 14.500.000đ. Bước 1: Đơn giá bình quân = 14.500.000 + 30.000.000 + 45.000.000 =1.491.660đ/tấn 10 +20 + 30 Bước 2: Giá giá thực tế của NVL xuất kho = 45 x 1.491.660 = 67.124.7000 (đ) 4. Kế toán chi tiết NVL 4.1. Thủ tục nhập kho. Tại kho hàng khi nguyên vật liệu về đến kho cán bôk phòng vật tư ghi vào phiếu nhập kho theo các nội dung. Tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng, vật tư mua vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp với phiếu nhập kho. Sau đó trưởng phòng Vật tư xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không theo hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập. Nếu phù hợp thì ký duyệt vào phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật liệu. Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách ghi trên hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lượng thì nhập kho và ghi vào “báo cáo KSC” phần nhận xét là đảm bảo chất lượng. Ngược lại, thủ kho chưa nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của ban lãnh đạo công ty để xác định nguyên nhân và xử lý. Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập sẽ chia làm 3 liên. Liên 1: Thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và sau đó kế toán xuống lấy. Liên 2: Gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán Liên 3: Để ở phòng vật tư Ví dụ. ở công ty, tháng 11/2002 có nghiệp vụ mua NVL (than Don) về nhập kho. Khi than Don về kho căn cứ vào HĐGTGT liên 2 số 165605 của Trạm than Cảng Việt Trị (biểu 2.1) cán bộ phòng vật tư ghi vào phiếu kho số 55 ngày 24/11/2002 (Biều 2.2). Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 24 tháng 11 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT – 3LL CV/99 – B Số: Đơn vị bán: Trạm than Cảng Việt Trì Địa chỉ: Số Tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Vũ Thị Dần Đơn vị: Công ty rượu Đồng Xuân Địa chỉ: Tài khoản: Hình thức thanh toán: TMCK Mã số: STT Tên hàng hoá, vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 1 x 2 = 3 1 Than Don Tấn 72 380.000 27.360.000 Cộng tiền hàng 27.360.000 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT 2.736.000 Tổng cộng tiền thanh toán 30.096.000 Số tiền viết bằng chữ. Ba mươi triệu, chín mươi sáu nghìn đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Kết toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu 2.1 Khi về đến Công ty, thủ kho và ban KCS căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho và lập báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm. Đơn vị: Công ty rượu Đồng Xuân Địa chỉ: Mẫu 01 - VT Phiếu nhập kho Ngày 24 tháng 11 năm 2002 Số: 55 Nợ: Có: Họ tên người mua: Vũ Thị Dần Theo … Hợp đồng … số Ngày 24/11/2002 Nhập tại kho. STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lựơng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Than Don Tấn 72 72 380.000 27.360.000 Cộng %VAT 27.360.000 2.736.000 30.096.000 Cộng tiền: Ba mươi triệu, không trăm chín mươi sáu nghìn đồng chẵn Nhập ngày 24 tháng 11 năm 2002. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Biểu 2.2 Báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm khi nhận. Đơn vị: MB 02/08 – 01 Số: STT Nội dung kiểm tra ĐVT Phướng pháp kiểm tra Kết quả kiểm tra Nhận xét I II 1 2 Tên sản phẩm Than Don Các chỉ tiêu kiểm tra Số lượng Chất lượng Tấn Cân Như hợp đồng Đủ Đạt yêu cầu Kết luận: Đạt yêu cầu như hợp đồng. Trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Nhân viên KCS (Ký, họ tên) 4.2. Thủ tuc xuất kho. Căn cứ vào yêu cầu được tính toán theo đúng định mức sử dụng nội bộ của đội trưởng và thủ trưởng. Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra lập phiếu xuất nguyên vật liệu trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho phải ghi số thực xuất, cả thủ kho và người lĩnh nguyên vật liệu phải ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được làm 3 liên: Liên 1: Thủ kho giữ Liên 2: Gửi cho người lĩnh vật tư Liên 3: Lưu ở phòng vật tư Ví dụ: Ngày 30/11/2002 có giấy yêu cầu vật tư vật liệu dùng để sản xuất công: Cụ thể xuất 50 tấn than để phục vụ cho việc nấu, chưng cất cồn. Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra và lập phiếu xuất kho Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu 01 – VT Phiếu xuất kho Ngày 24 tháng11 năm 2002 Số: 55 Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Vũ Thị Tuyết Hoa Lý do xuất: Xuất NVL phục vụ cho việc chưng cất cồn Xuất tại kho: Ông Quang STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lựơng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Than Don Tấn 10 10 380.000 3.800.000 Cộng 3.800.000 Xuất ngày 30 tháng 11 năm 2002 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) 4.3 Phương pháp ghi sổ. Do công ty rượu Đồng Xuân là một doanh nghiệp sản xuất do đó nguyên vật liệu mà công ty sử dụng rất đa dạng và phóng phú, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. Công ty rượu Đồng Xuân đã tổ chức hạch toán nguyên vật liệu của mình theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thì việc hạch toán chi tiết diễn ra ở kho và phòng kế toán. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của loại Vật tư, hàng hoá theo chi tiết số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh thủ kho thực hiện việc thi phát nguyên vật liệu và ghi vào chứng từ nhập, xuất. Thủ kho ghi số lượng nhập xuất vào the kho, mỗi chứng từ được nhận một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập số xuất để ghi vào cột tồn của thẻ kho. ở Công ty rượu Đồng Xuân áp dụng phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau. Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Thẻ kho Ghi hàng ngày: Đối chiếu kiểm tra: Ghi cuối ngày: Đơn vị: Địa chỉ: Thẻ kho Ngày 24 tháng11 năm 2002 Tờ số: Tên vật liệu: Than Don Đơn vị tính: Tấn Mã số: Chứng từ Diến giải Ngày Số lượng Ký xác Nhận S N N X T 01 07 11 20 30/9 1/11 3/11 15/11 23/11 Tồn Nhập Xuất Xuất Nhập 52 30 43 20 20 72 29 9 39 55 24/11 Nhập 72 111 Cộng phát sinh 234 198 Tồn cuối tháng 36 - Phòng kế toán: Định kỳ 5 ngày 1 lần kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập xuất về phòng kế toán. Đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và các chứng từ và căn cứ vào thẻ kho, chứng từ nhập, xuất để ghi vào Bảng kê nhập, Bảng xuất vật tư. Bảng kê nhập (trích) Phiếu nhập Diến giải Đơn giá ĐVT Nhập N S SL T. tiền 1/11 24/11 1/11 8/11 9/11 20/11 15/11 01 55 03 11 13 07 08 Than Don Nguyễn Văn Tùng Vũ Thị Dần Vỏ trai Vỏ chai 0,65 lít Vỏ Sầm Panh Vỏ chai Hoàng Đế Phụ tùng Phu lông 16x5 Nhiên liệu Dầu Điegen 380.000 380.000 2.000 3.500 3.000 1.500 42.000 Tấn Tấn Cái Cái Cái Cái Lít 52 72 2.000 1.000 1.000 800 300 27.096.000 4.000.000 3.500.000 3.000.000 1.200.000 1.260.000 Bảng kê xuất Phiếu xuất Diễn giải Đơn vị tính Đối tượng sử dụng Nhập S N Số lượng Đơn giá Thành tiền 03 2/11 Sắn khô Tấn 621 12 1500000 18000000 07 3/11 Than Don Tấn 621 43 380952 16380936 11 11/11 Than Don Tấn 621 30 380000 11400000 02 4/11 Vỏ chai 0,05 Cái 621 800 2000 1600000 --- --- --- --- --- --- --- --- 3 9/11 Bu lông 16x50 Cái 621 500 1500 750000 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Do Công ty không có nguyên vật liệu tự gia công chế biến nên Công ty chủ yếu là nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài. Vậy nguồn nhập chính của Công ty là nguồn mua ngoài. Đối tượng cung cấp nguyên vật liệu là những khách hàng thường xuyên. Cho nên khi nguyên vật liệu về nhập kho Công ty mới rút tiền từ tài khoản hoặc vay ngân hàng để trả cho người bán, cũng có trường hợp phải thanh toán ngaybằng tiền mặt hoặc nhân viên tạm ứng tiền để đi mua nguyên vật liệu. a. Đối với nguyên vật liệu thanh toán bằng hình thức trả chậm Để theo dõi tình hìnhnhập xuất nguyên vật liệu và thanhtoan với người bán, kế toán sử dụng tài khoản 331. ở Công ty khi có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chưa trả tiền, kế toán ghi. Nợ TK152 (trị giá thực tế vật liệu nhập kho) Nợ TK133 (Số thuế GTGT phải nộp) Có TK331. VD: theo HĐ số 55 ngày 24/11/02 mua than DOn chưa trả tiền cho người bán Nợ TK152 : 27.360.000 Nợ TK133(1) : 2736000 Có TK 331 : 30096000 Trong tháng kế toán viết phiếu chi thì định khoản Nợ TK331 Có TK111 VD: Theo phiếu chi 25/11/01 chi 10.000.000 (đ) trả tiền than, kế toán ghi: Nợ TK331 : 10.000.000 Có TK111 : 10.000.000 b. Đối với nguyên vật liệu thah toán bằng tiền mặt. Tại Công ty Rượu Đồng Xuân, chi phí liên quan tới việc mua các loại nguyên vật liệu có giá trịnhỏ, đơn lẻ được thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi có nghiệp vụ mua hàng trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán ghi. Nợ TK152 Có TK111 VD: Phiếu chi số 07 ngày 26/12/2002 chi 5.000.000 để mua nguyên vật liệu Nợ TK152 : 5.000.000 Có TK111 : 5.000.000 c. Đối với nguyên vật liệu thanh toán bằng TGNH. Trong Công ty rượu Đồng Xuân vãn có những hoạt động thanh toán với khách hàng chỉ giao dịch một lần, kế toán phải thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi, chuyển khoản. Khi có NVKTPS, kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK112 d. Đối với nguyên vật liệu thanh toán tạm ứng Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ tham khảo thị trường và thu nhập giấy báo gía của các đơn vị bán hàng. Căn cứ vào giấy báo giá, phòng vật tư sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng. Khi giấy đề nghị tạm ứng được chấp nhận, có chữ ký xác nhận của Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, phụ trách bộ phận, người đề nghị tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK141 Có TK111 (Nếu chi tiền mặt) Có TK112(Uỷ nhiệm chi, chuyển khoản) Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi Nợ TK152 (Tự giá thực tế) Có TK141 (Số thực chi) Nếu số tạm ứng không bằng số chi thực tế thì kế toán thu hoặc chi trực tiếp bằng tiền mặt của tiêps liệu viên về khoản chi không hết hoặc quá số tạm ứng. Ví dụ: Ngày 16/10/02 căn cứ vào giấy báo giá của công ty sáng tạo trẻ. Ông Quang phòng vật tư vào giấy đề nghị tạm ứng. Đơn vị: CTRĐX Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 16 tháng 10 năm 2002 Số 80 Kính gửi : Phòng Kế toán Tên tôi là : Trần Kim Quang Địa chỉ : Phòng vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 550.000 Ghi bằng chữ: Năm trăm năm mười nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua phẩm màu Thời hạn thanh toán: Cuối tháng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi nhận được tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK141 : 550.000 Có TK111 : 550.000 Sau khi mua phẩm màu về, tổng giá trị HĐ, kế toán ghi: Nợ TK152 : 540.000 Nợ TK133(1) : 540.000 Có TK141 : 594.000 Kế toán viết phiếu chi trả tiền trực tiếp cho ông Quang Nợ TK141 : 44.000 Có TK111 : 44.000 5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Như ta đã biết nguyên vật liệu là một thứ rất dễ dẫn đến việc gian lận. Do vậy, việc kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi lẽ đâylà khâu cuối cùng trước khi nguyên vật liệu chuyẻen toàn bộ giá trị của nó vào giá thành của sản phẩm sản xuất ra. Việc tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác và đầy đủ giá thành sản phẩm. ở công ty rượu Đồng Xuân việc xuất nguyên vật liệu ra là phục vụ cho quá trình sản xuất và cho quá trình quản lý sản xuất. Cho nên ta đi vào từng trường hợp. 5.2.1. Xuất kho NVL dùng cho trực tiếp sản xuất Khi có nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK621 Có TK152 Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 02 ngày 2/11/02 xuất 12 tấn sắn khô. Nợ TK621 : 18000000 Có TK152: 18000000 5.2.2. Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán ghi: Nợ TK627 Có TK152 Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 03 ngày 3/10/02 Xuất 30 lít xăng cho quản lý phân xưởng Nợ TK627: 30 x 5300 = 155000 Có TK152: 155.000 5.3. Phương pháp ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê, bảng phân bổ liên qan, các chứng từ cần phải hạch toán chi tiết thì ghi vào các sổ kế toán chi tiết các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt được ghi vào các sổ quỹ, sau đó mới ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan. -Cuối tháng, căn cứ vào số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT sau đó từ NKCT ghi vào các sổ cái. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết. -Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT với nhau giữa các NKCT với bảng kê, giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. -Căn cứ vào số liệu từ các NKCT bảng kê sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tên đơn vị bán: Trạm Than Cảng Việt Trì. Tên vật liệu: Than Don Chứng từ Diễn giải TKĐLP Thời hạn được chiết khấu SPS Số dư S N 20.000.000 Số dư đầu quý 4/02 01 8/10 Mua NVL hàng chưa về 151 21.000.000 55 25/11 Thanh toán bằng tiền mặt 111 10.000.000 08 30/11 Chuyển TGNH để thanh toán 112 17360.000 Số dư cuối quý 4/02 13.644.000 Sổ chi tiết vật tư Tên đơn vị: Tên vật liệu: Than Don Đơn vị tính: Tấn Mã số Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn S N L T L T L T Tồn quý III/02 10 3.800.000 55 24/11 Trạm than Cảng Việt trì 380.000 72 27.096.000 11 11/11 Xuất dùng để chưng cất cồn 30 11400.000 52 1.976.000 Nhật ký chứng từ số 5 (trích Q4/02) SPN N-T Họ và tên 152 153.1 153.2 133 Cộng 01 2/11/02 Công ty TNHH Kim khí S.Hà 1.251.300 38.700 1290.000 02 5/11/02 Nguyễn Văn Lợi 15.750.000 15750.000 06 9/11/02 Cửa hàng VậT TưPhú Thọ 1067.000 33.000 1.100.000 21 10/11/02 Công ty TNHH ứng dụng 7.999.800 400.000 8.399.800 29 15/11/02 Hà Trung Kiên 22.050.000 22.050.000 … … … 01 2/12/02 Nguyễn Thị Yến 4600000 230.000 4.830.000 30 5/12 Công ty Sáng tạo trẻ 2.273.750 2.273.750 36 6/12 Phạm Bích Ngọc 1.571.400 48600 1.620.000 37 6/12 Trần Xuân Duyên 3.511.400 108.600 3.620.000 53 21/12 Nguyễn Thị Tuyết 2.020.000 61.920 2.064.000 28 30/12 Vũ Thị Dần 22.000.000 2200.000 Tổng cộng 347400000 106575000 236487000 44266000 734.728.000 Bảng phân bổ số 2 (Trích Q4/02) STT Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền 641 642 627 154 1 Sắn khô 200.000 1500 300.000.000 300.000.000 2 Than Don 30.000 380 11.400.000 11400.000 3 Phẩmmàu 30 200.000 6.000.000 6000.000 4 Vỏ chai 0,65l 10.000 2.000 20.000.000 20000000 5 Nhãn 10.000 500 5.000.000 5000000 6 Nút 10.000 500 5.000.000 5000000 7 Quần áo bảo hộ 30 50.000 1500.000 1.500.000 8 Biển quảng cáo 10 200.000 2000.000 2.000.000 9 Thiết bị văn phòng 3 5.000.000 15.000.000 15.000.000 Cộng 365.900.000 2.000.000 15.000.000 1500.0000 347.400.000 Tài khoản 152 Số dư ngày 01 tháng 01 năm 2002 Nợ Có 230.480.000 Số hiệu các TK ghi có đối ứng với bên nợ tài khoản này Quý I Quý II Cộng 6 tháng Quý III Quý IV Tổng cộng cả năm 331 430.847.000 171.419.392 601.906.392 387400000 347400000 734.800.000 Cộng nợ 430.847.000 171.419.392 601.906.392 387400000 347400000 734.800.000 Cộng có 473.487.000 238399.392 711.886.392 485.000.000 328.560.000 813.560.000 Số dư cuối kỳ Nợ Có 187.487.000 120.500.000 22.900.000 417.400.000 III. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty rượu đồng xuân ở Công ty rượu Đồng Xuân do nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm là những mặt hàng nông nghiệp và lại những mặt hàngnày lại có thời vụ cho nên việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty phải xắp xếp hợp lý. Do đó, những nguyên vật liệu khác dùng trong sản xuất cũng phần nào chịu ảnh hưởng của yếu tố trên. Nhưng dù sao thì Công ty cũng đã thực hiện quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tốt với mục tiêu “Tránh thất thoát, lân lậu, sử dụng nguyên vật liệu đúng mức và không gây lãng phí” - Tình hình quản lý: Trong công tác quản lý ngoài việc quản lý chung còn phải quản lý chặt chẽ về số lượng giá cả của từng thứ, từng loại vật liệu thu mua, xuất dùng và còn lại trong kho. Để đáp ứng kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả và tiết kiệm thì công ty tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. - Tình hình sử dụng: Số NVL xuất dùng cho việc sản xuất phải được theo dõi ghi chép đầy đủ, kịp thời. Số nguyên vật liệu xuất dùng còn phải tham khảo ý kiến của phòng thị trường điều tra xem trên thị trường ưa thích mặt hàng nào thì nguyên vật liệu mới được xuất và sản xuất mặt hàng đó. Số nguyên vật liệu xuất ra còn được tính toán cụ thể, chặt chẽ về số lượng, chất lượng cần bao nhiêu nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rượu đồng xuân I.Những nhận xét chung về kế toán vật liệu ở công ty rượu Đồng Xuân Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng là lợi nhuận và để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau, phương pháp khác nhau. Nhưng một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất ,hạ giá thành sản phẩm. Đối với công ty rượu Đồng Xuân chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.Vì vậy việc tăng cường quản lý và hoàn thiện sản phẩm. Vì vậy việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng là một vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo công ty rượu Đồng Xuân quan tâm sâu sắc. Do đó kế toán có nhiệm vụ cung cấp, phản ánh số liệu về tình hình nguyên vật liệu kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. 1. Ưu điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu . Cùng với sự lớn mạnh của công ty, kế toán công ty đặc biệt là bộ phận kế toán nguyên vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế taón với bộ phận liên quan . Đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. Do đó về cơ bản tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty là phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị . Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu do vậy đã không xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc xây dựng định mức dữ trữ nguyên vật liệu rất sát với thực tế vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu do bộ phận vật tư đảm nhiệm Công ty có đội ngũ cán bộ thu mua nguyên vật liệu hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc lắm bắt giá cả vật liệu trên thị trường, trong việc tìm nguồn hàng và thu mua các loại vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Các kho nguyên vật liệu được sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý, đội ngũ thu kho có tinh thần trách nhiệm cao do vật việc tổ chức bảo quản và tổ chức cấp phát nguyên vật liệu được tiến hành tương đối tốt . Phong tài chính kế toán thực hiện tốt + các phân công việc của mình từ việc thu nhận, xử lý chứng từ ghi sổ kế toán cho đến việc lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và kiểm tra kế toán đơn vị. Mọi nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ đều tiến hành trên cơ sở chứng từ. Nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp lại được bố trí ở các kho khác nhau do vậy thông thường phòng kế toán quy định 5 ngày một lần kế toán viên xuống kho để lấy chứng từ nhập, xuất về để hạch toán. 2-Một số hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu Về phân loại nguyên vật liệu công ty đã xây dựng được hệ thống hàng tồn kho và sử dụng thống nhất ở toàn công ty. Tuy nhiên cách đánh số hiện nay chưa khoa học và hợp lý. Về tổ chức kho tàng nhập,xuất nguyên vật liệu. Công ty có một hệ thống kho tàng tốt đúng quy cách nhưng việc bố trí chưa hợp lý. Điều này làm khả năng vận chuyển nguyên vật liệu khó khăn, chi phí lớn. Về phương pháp hạch toán vật liệu . Tại công ty, khi mua nguyên vật liệu còn xảy ra các trừờng hợp sau: Nguyên vật liệu bị thiếu hụt so với số lượng ghi trên hoá đơn về nhập kho, nhưng khi tính thành tiền, kế toán vẫn ghi theo số tiền ghi trên hoá đơn mà không trừ đi phần thiếu hụt và được tính cả vào chi phí sản xuất làm cho giá thành sản phẩm tăng vật liệu mua về nhập kho bị kém phẩm chất so với hợp đồng đã ký kết nhưng vẫn được bằng giá trị vật liệu đủ quy định về công ty nhập kho. Điều này không đúng quy định của công ty là phải nhập vật liệu đúng quy cách phẩm chất nếu không sẽ dẫn đến khi hạch toán vào giá thành sản phẩm lại làm cho giá thành cao mà chất lượng sản phẩm lại giảm. Về sổ sách kế toán: Kế toán nguyên vật liệu đã sử dụng hệ thống sổ kế toán phù hợp về số lựơng nhưng vẫn chưa đủ theo chế độ quy định, chưa mở sổ đúng theo kết cấu biểu quy định . Trong thời đại ngày nay công ty chưa tận dụng hết khả năng thay thế con người bằng máy móc trong lĩnh vực hạch toán kế toán mà chủ yếu là dựa vào hạch toán thủ công. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rượu Đồng Xuân Là một sinh viên năm cuối của Học viện Tài chính tôi đã được trang bị một lượng kiến thức lý luận nhất định kết hợp với việc thực tập thực tế tại công ty rượu Đồng Xuân tôi đã vận dụng những kiến thức đã học vò nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty và đã rút ra một số ưu nhược điểm cần khác phục. Với mục đích góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tôi xin mạn dạn đề xuất một số ý kiến để công ty xem xét. 1. ý kiến một: - Qua quá trình thực tập tại công ty rượu Đồng Xuân tôi thấy công ty đã thực hiện tốt việc phân loại nguyên vật liệu nhưng do điều kiện kinh tế và sự phong phú về chủng loại nguyên vật liệu nên tôi mạnh dạn dề xuất ý kiến của mình là công ty nên xây dựng “Sổ đăng ký kinh doanh vật tư” đánh số thứ tự nhóm nguyên vật liệu. Trong mỗi nhóm nguyên vật liệu lại được chia cụ thể hơn, từng thứ vật liệu được ghi vào một trang sổ nhất định. - Phương pháp xây dựng: Sổ danh điểm vật liệu STT Nhóm hàng Số thẻ kho Ghi chú Đầu Cuối Ghi chú toàn Công ty 1 Sắn khô, gạo 1 50 2 Xăng dầu, than 51 100 3 Tạp phẩm 101 200 4 Phẩm màu 201 250 5 Bao hộ lao động 251 300 6 Hương liệu 301 320 7 Sắt thép 320 420 8 Phụ tùng ô tô 420 450 2. ý kiến thứ hai: Công ty nên thực hiện kế toán vật tư trên máy vi tính để bắt cập với công nghệ và để tránh hao tổn sức người - Phương án: Công ty cần cử người đi học thêm tin học và đầu tư khoảng 3->5 máy vi tính. Sau khi đã có một đội ngũ cán bộ biết sử dụng tin học, công ty phải cài đặt các phần mềm kế toán cho phù hợp với đặc điểm thực trạng của công ty. Hiện nay thì phòng kế toán nên sử dụng phần mềm kế toán viết trên Foxpro 3-ý kiến thứ ba: -ý kiến: Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu ở nguồn mua ngoài được mua ở nhiều địa điểm khác nhau nên công ty cần đăng ký mở mẫu “phiếu mua hàng hoặc thuế bốc vác vận chuyển” - Phương án thực hiện: Công ty xin mở theo mẫu sau: Phiếu mua hoặc thuê bốc vác-vận chuyển Số.................... Ngày tháng năm Họ tên người bán hàng hoặc vận chuyển............... Địa chỉ..................................................................... Nhận bán hoặc vận chuyển do................................ Đơn vị.................................................................... Số hàng kê theo hoá đơn số.......................... STT Tên hàng ĐVT SL Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Tổng số tiền viết bằng chữ Phụ trách cung tiêu Chứng nhận của địa phương Người mua hoặc thuê vận chuyển Người bán hoặc vận chuyển 4. ý kiến thứ tư: - Để quản lý tốt số lượng và chất lượng nguyên vật liệu thì tất cả VậT Tưmua về đểu phải làm thủ tục nhập kho kể cả là nguyên vật liệu nhập xuất kho cho sản xuất trực tiếp. - Phương án thực hiện: Các nguyên vật liệu về nên làm thủ tục nhập kho sau đó mới làm tiếp thủ tục xuất kho luôn nhằm quản lý tốt số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu Ví dụ: Ngày 10/12 nhập 20 tấn sắn của Nguyễn Văn Lợi ,đơn giá 1500.000đ/tấn. Chưa trả tiền cho người bán Nguyễn Văn Lợi Nếu như Nguyên vật liệu sắn này mà mua về xuất trực tiếp cho sản xuất trực tiếp còn tồn thì định khoản Nợ TK 621 30000.000 Có TK 331 30000.000 Nhưng để quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu sắn khô, công ty sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152 30.000.000 Có TK 311 30.000.000 Căn cứ vào chứng từ xuất ,kế toán ghi Nợ TK 621 30.000.000 Có TK 152 30.000.000 5. ý kiến thứ năm: Do sự phát triển của công ty về sau này, để đảm bảo cho việc nguyên vật liệu nhập kho đúng quy cách ,chất lượng và đủ về số lựong cộng với sự khách quan khi kiểm tra nguyên vật nhập kho ta nên thay đổi mẫu “Báo cáo kết quản kiểm tra sản phẩm khi nhận “Thành mẫu “Biên bản nghiệm vật liệu” Cụ thể em xây dựng mẫu sau: - Phương án thay đổi Theo mẫu “Báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm khi nhận” ở Phần kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tôi chuyển sang mẫu “Biên bản kiểm nghiệm vật liệu”như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Ngày.....Tháng ......Năm....... Căn cứ vào hoá đơn Ban kiểm nghiệm gồm:ông(bà)................Làm trưởng ban ông(bà).................uỷ viên KCS Ông(Bà)................Thủ kho uỷ viên Đã kiểm nghiệm vật liệu dưới đây Số danh điểm Tên và quy cách VL ĐVT Số lượng Nhận xét về phẩm chất Ghi ở HĐ Theo kiểm nghiệm Than Don Tấn 72 72 đảm bảo chất lượng đúng hợp đồng Những nguyên vật liệu nhận đúng phẩm chất và quy cách đã được nhập kho theo số lượng ghi ở cột số 5. Những vật liệu không đúng quy cách hay phẩm chất giao cho kho tạm bảo quản riêng và thông báo cho người hay đơn vị bán có biện pháp giải quyết Thủ kho Uỷ viên Trưởng ban Kết luận Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất trong công ty rượu Đồng Xuân. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm vì vậy công tác tổ chức và quản lý kế toán nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý. Nếu quản lý tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm ,đảm bảo chất lượng sản phẩm ,hoàn thành kế hoạch sản xuất cấp trên giao phó. Tuy nhiên, công tác quản lý kế toán là một công việc khó khăn phúc tạp, không phỉ một sớm một chiều là giả quyết được ngay và phải hoàn thiện dần. Sau thời gian đi thực tế tại cơ sở ,bản thân được nhà trường đào tạo trang bị những kiến thức khoa học nâng cao trình độ nhân thức lý luận về công tác quản lý kế toán. Được thầy cô giáo trong bộ môn chỉ bảo hướng dẫn tận tình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo công ty và các cán bộ phòng kế toán tôi đã hoàn thành chuyên đề với đề tài” Tổ chức công tác kế toán NVL và phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL ở công ty rượu Đồng Xuân”. Do khả năng và thời gian có hạn,chắc chắn chuyên đề này không thể trành khỏi những thiếu sót. Những ý kiến mà bản thân tham gia đóng góp cũng như phương hướng, biện pháp khắc phục là những điểm mà bản thân suy nghĩ nên tôi mạnh dạn xin đưa ra một số ý kiến nhằmcủng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL ở công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Văn Bá Thanh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Mục lục