Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25

g công trình bằng phương pháp nổ mìn. Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước việt nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật.  3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn trách nhiệm hành chính vào các đơn vị trực thuộc bộ xây dựng. Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhà nước về nghành xây dựng công ty cổ phần Sông hồng 25 là doanh nghiệp nhà nước về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt động chủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dưng. Khái quát bộ máy quản lý công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty cổ phần Sông hồng 25 thuộc công ty Sông hồng tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty. Giúp viếc cho Giám Đốc là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng. - Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao. - Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai người giúp Giám Đốc công ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lượng các công trình. - Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi, quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thời các thiết bị vật tư. - Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất công tác đơn giá định mức tiền lương, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanh toán, quyết toán các công trình. - Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng như các đơn vị chức thụôc đáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động. Đông thời giúp Giám Đốc lắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên. Đề gia chương trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật chất lượng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến , thay đổi biện pháp thi công. - Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõi thực hiện kế hoạch. - Phòng vật tư cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật tư thiết bị của các đơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị có hiệu quả. - Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chính sách chế độ của nhà nước thường xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi. Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty cổ phần Sông hồng 25 tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh. Trong đó: 1. Chi nhánh Vĩnh Yên: Thi công các công trình công nghiệp, dân dụng cao tầng. 2. Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông hồng 251 3. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 252 4. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 253 thi công đào đắp công trình thủy. 5. Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 254 thi công các công trình dân dụng công nghiệp , đường dây và trạm điện cao thế, hạ thế. 6. Xí nghiệp xây dựng cầu đường 255. 7. Đội sản xuất vật liệu. Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh như: Liên doanh cảng Bích Hạ Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chế liên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty cổ phần Sông hồng 25. Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ....ngày.../..../..../. Định kỳ hàngthángbáo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liên doanh theo các chỉ tiêu : Sản lượng, doanh thu, thanh toán.... Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Sông hồng 25 Giám đốc công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng TC-HC Phòng TC-KT Phòng kt-cl-at Phòng KT-KH Phòng vt cơ giới Chi nhánh Vĩnh Yên Chi nhánh Sơn La Xí nghiệp 253 Xí nghiệp 254 Xí nghiệp 255 Công trình đường dây điện trong nước Đội điện nước ct Các đội XD và CN Các tổ đội đường A1 Đội thi công đóng ép cọc Công trình Yaly Các đội XD kv Hbình Trạm bê tông ASP Các đội thi công A1 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần Sông hồng 25 Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty cổ phần Sông hồng 25 Bao gồm 12 người. Ở văn phòng công ty: Phòng tài chính kế toán của Công ty là nơi cung cấp những thông tin về sự vận động của tài sản, là căn cứ cho ban lãnh đạo của Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập chung thống nhất của trưởng phòng tài chính kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý bộ máy kế toán Công ty được tổ chức như sau: + Trưởng phòng kế toán ( kế toán trường) là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình huy động và sử dụng vốn, điều hành tổ chức phân công các phần hành kế toán cho nhân viên, lập báo cáo quyết toán định ký. + Phó phòng kế toán : Là người giúp việc cho kế toán trưởng, cùng kế toán trưởng lập báo cáo tài chính định kỳ, đồng thời nghiên cứu chế độ chính sách soạn thảo văn bản quản lý, quản lý vốn và tài sản cố định. + Các nhân viên kế toán phần hành chịu sự điều hành chung của trưởng phòng tài chính kế toán: Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính; Kế toán theo dõi huy động vốn; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán ngân sách Nhà nước; Kế toán thanh toán nội bộ; Kế toán công nợ phải thu khách hàng; Kế toán ngân hàng. Ngoài ra còn có một thủ quỹ thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt. Các nhân viên kế toán có phân mảng công việc, tuy nhiên họ vẫn có thể làm các công việc của mảng khác và các công việc như kê khai báo cáo thuế, giao dịch với ngân hàng. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: 5. Công tác kế toán Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao. Việc thực hiện kế toán máy được tiến hành như sau: Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máy với các phần đã được khai báo từ trước. Ngay từ khi bắt đầu với chương trình người sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết như: - Khai báo mã số tài khoản. - Khai báo khoản mục phí. - Xác định các tiêu thức quản lý. - Phương pháp tính thuế GTGT. - Tỷ giá hạch toán. - Khai báo TSCĐ. - Định nghĩa các phần hành làm việc. Máy sẽ tự động lưu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ người dùng chỉ định. Sơ đồ kế toán máy của công ty như sau: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại Kế toán chi tiết. + Tiền vốn + Hàng hoá + Tài sản + Kế toán khác +Ngoài bảng Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá thành +Xác định kết quả Các báo cáo kế toán II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty cổ phần Sông hồng 25 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2006. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 (Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2006) 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loạI máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế nhập trước xuất trước. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty cổ phần Sông hồng 25 như sau: * Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu nhập kho của công ty chủyêú là vậtliệu mua ngoài công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển dob ên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư như vậy giá trị vật tư liệu nhạp kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển. Cụ thể công ty tính theo công thức sau: = + Giá ghi trên hoá đơn: là giá chưa có thuế GTGT đầu vào vì công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ chi phí liên quan bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm… * Giá thực tế vật liệu xuất kho: Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình sử dụng giá xuất kho bằng giá nhập trước xuất trước, theo phương pháp này thì đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo làm theo phương pháp này vật liệu sẽ không bị tồn kho. Cụ thể: Tồn kho đầu kỳ của cát vàng là 45m3 đơn giá 50.000, ngày 6/5 công ty nhập kho 30m3 cát vàng với đơn giá 55.000đ/1m3, ngày 14/5 nhập kho 50m3, đơn giá 55.000đ/1m3. Trong tháng xuất kho như sau: ngày 3/5 xuất 30m3 cát vàng, ngày 18/5 xuất kho 45m3 cát vàng giá thực tế của mỗi lần xuất kho như sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 3/5 = 30 m3 x 50.000đ = 1.500.000đ Giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 18/5 = (15m3 x 50.000đ) + (30m3 x 55.000đ) = 750.000đ + 1.650.000đ = 2.400.000đ 3. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty cổ phần Sông Hồng 25 gồm: Vốn ngân sách từ các Công ty Sông hồng, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng. Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 1. Thủ tục nhập kho. 1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Hoá đơn GTGT như sau  HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 9 tháng 5 năm 2007 ký hiệu:HC/01-B Số 032977 Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Hà Trí Bình Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 Địa chỉ: phố Quán Tiên - Phường Hội Hợp - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: Tiền mặt,..........................MS:0500236821 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Hoàng Thạch Kg 7.500 810 6.075.000 Cộng tiền hàng: 6.075.000 Thuế xuất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 607.500 Tổng cộng tiền thanh toán:6.682.500 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm tám hai nghìn năm trăm Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của công ty xuất nhập khẩu Hà Trí Bình bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 9 tháng 5 năm 2007 Nợ TK:………… Có TK:…… Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Nguyên Theo.....số......ngày......tháng.....năm2........của công ty XNK Hà Trí Bình từ 1/5 đến 9/5/2007. Nhập tại kho: Xi măng Hoàng Thạch STT Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Cộng Kg 7.500 7.500 810 6.075.000 6.075.000 Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu triệu không trăm bảy năm nghìn đồng Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất . Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.Thủ tục xuất kho. Trong công ty cổ phần sông đà 25 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Căn cứ vào tình hình thi công công trình trong tháng 5 công ty xuất kho một số loạit vật liệu sau: (theo số liệu của thủ kho tập hợp được) Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty cổ phần sông hồng 25 PHIẾU XUẤT KHO Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 18 tháng 5 năm 2007 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: chị Loan - đội trưởng độ kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Cát vàng STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát vàng 1801 M3 30 30 50.000 1.500.000 Tổng cộng 1.500.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng 3.Kế toán chi tiết vật liệu. Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty cổ phần Sông hồng 25 nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu. Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư. Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty cổ phần Sông hồng 25 như sau: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau: *Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau: Đơn vị: THẺ KHO Mẫu số 06 VT Công ty cổ phần Sông hồng 25 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 9/5/2007 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Kg Mã số 1522902 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 9/5/2007 1000 1 9/5 Xi măng Hoàng Thạch anh Đăng nhập 7.500 Tồn kho ngày 9/5/2007 8.500 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là nó theo dõi cả về số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi số lượng) hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển từ nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và sau đó lần lượt đi vào các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kho (sổ) kế toán chi tiết vật liệu có liên quan cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. + Chứng từ sử dụng Hoá đơn mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mở sổ ngày 01 tháng 5 năm 2007 Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Quy cách phẩm chất:……………………………………………………. Đơn vị tính:…………….. mã số:…………….. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn kho 17.000 13.600.000 PX 70 2/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 4.000 3.200.000 13.000 10.400.000 PX 74 7/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 3.000 2.400.000 10.000 8.000.0000 PN115 9/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 7.500 6.075.000 7.500 10.000 6.075.000 8.000.000 PN83 18/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 800 810 8.000 6.400.000 2.000 7.500 1.600.000 6.075.000 PN120 15/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 10.000 8.100.000 17.500 2.000 14.175.000 1.600.000 PN 125 20/5 Nhập kho vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình 331 810 800 5.000 4.050.000 22.500 2.000 18.225.000 1.600.000 ………………………….. Cộng phát sinh 33.500 27.135.000 40.000 32.230.000 Tồn cuối kỳ 10.500 8.505.000 Đơn vị: Công ty cổ phần Sông hồng 25 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mở sổ ngày 01 tháng 5 năm 2007 Tên vật liệu: Cát vàng Quy cách phẩm chất:……………………………………………………. Đơn vị tính:…………….. mã số:…………….. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầutháng 45 2.250.000 PX71 3/5 Xuất kho phục vụ xây cầu 621 50.000 30 1.500.000 15 750 PN97 6/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 50.000 30 1.650.000 30 15 1.650.000 750.000 PN119 14/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 50.000 50 2.750.000 80 15 4.400.000 750.000 PX82 18/5 Xuất kho phục vụ xây cầu mới 621 50.000 55.000 15 30 750 1.650.000 50 2.750.000 PN24 19/5 Nhập kho của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 331 55.000 60 3.300.000 110 6.050.000 ……………………………… Cộng phát sinh 140 7.700.000 155 8.300.000 Tồn cuối kỳ 30 1.650.000 4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu +TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311.......... *Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng....., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản: Nợ TK141 – Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng Có TK111 Ví dụ như trường hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2006. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 như sau: Công ty CP sông hồng 25 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Cơ quan Công ty Tháng 5 năm 2007 14108-Hoàng Văn Hoan Số dư đầu kỳ: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 13/5 778 13/5 HVH tạm ứng phục vụ công trình sông con Ngệ An 111 50.000.000 26/5 824 26/5 Ông Hoàng Văn Hoan tạm ứng phục vụ công trình đường sông con Nghệ An 111 50.000.000 28/5 850 28/5 Hoàng Văn Hoan tạm ứng phục vụ thi công cống hộp công trình quốc lộ 1A 111 100.000.000 31/5 860 31/5 Hoàng Văn Hoan tạm ứng chi thu mua vật tư thi công cống hộp quốc lộ 1A 111 200.000.000 31/5 K/19 31/5 K/c bù trừ số phải thu, số dư tạm ứng với số phải trả ông Hoàng Văn Hoan 3311 400.000.000 Cộng phát sinh 400.000.000 400.000.000 Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty cổ phần Sông hồng 25 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) Căn cứ phiếu nhập kho số 116 nhập vật tư VP sửa chữa ASP Nợ TK 152: 7.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 141:7.700.000 -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) Theo phiếu nhập kho số 118 ngày 12/5 công ty nhập kho nhựa đường của công ty nhựa đường caltex Nợ TK 152: 550.000.000 Nợ TK 133: 55.000.000 Có TK 331: 605.000.000 Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331,141 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Ngày 31 tháng 5 kết chuyển số phải thu số dư tạm ứng với số phải trả ông Hoan Nợ TK 331: 400.000.000 Có TK 141: 400.000.000 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Ngày 03 tháng 5 vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư cho xí nghiệp Kim Hà Nội (ông Ổn) Nợ TK 331: 150.000.000 Có TK 311: 150.000.000 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trìnhđược kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi..........Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. 5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng: TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty. Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. +Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 *Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy như trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó được in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Các mẫu sổ được trích dẫn như sau: Công ty CP sông hồng 25 SỔ TÀI KHOẢN Tháng 5 năm 2007 152- Nguyên liệu vật liệu Số dư đầu kỳ: 350.700.000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 01/5 PN 95 01/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư VP Sửa chữa thay thế cho các máy xúc lật 141 3.500.000 02/5 PX70 02/5 Xuất kho xi măng Hoàng Thạch phục vụ xây cầu 621 3.200 03/5 PX71 03/5 Xuất kho Cát vàng phục vụ thi công công trình 621 1.500.000 04/5 PN97 04/5 Nhập kho sắt 6 của công ty thương mại Hưng Thịnh 141 25.000.000 ……………………………… 07/5 PN101 07/5 Nhập kho thép phi 8 của công ty thương mại Hưng Thịnh 331 16.500.000 07/5 PX74 07/5 Xuất kho cho chị Phương xi măng Hoàng Thạch 621 2.400.000 ……………………………… 17/5 PN123 17/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư sửa chữa trạm ASP 141 4.200.000 18/5 PX82 18/5 Xuất vật tư phục vụ xây cầu mới 621 2.400.000 ……………………………… 26/5 PN132 26/5 Lê Duy Thọ mua vật tư phục vụ sản xuất 141 5.700.000 28/5 PN137 28/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư của Công ty thương mại Thịnh Dương 331 147.500.000 29/5 PN139 29/5 Đội sản xuất vật liệu nhập vật tư của Công ty nhựa đường Caltex 331 522.300.000 ………………………………… 25/5 PX155 25/5 Đội sản xuất VL xuất vật tư sản xuất bán ra ngoài (XN 106) 621 540.000.000 31/5 PX161 31/5 Đội sản xuất VL xuất vật tư PVSX aspalt bán ngoài (XN 102) 621 230.000.000 31/5 PX160 31/5 Đội SXVL xuất vật tư bán ngoài (ct 238) 621 5.700.000 31/5 PX159 31/5 Đội SXVL xuất vật tư asphalt bán ngoài (ct Bình An) 621 64.000.000 31/5 PXK158A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX asphal bán ra ngoài 621 55.000.000 31/5 PXK157A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX as phalbán ngoài (106) 621 202.000.000 31/5 PXK156A 31/5 Đội SXVL xuất vật tư PVSX asphal bán ngoài (công ty thăng long) 621 307.000.000 31/5 PXK162 31/5 Đội xuất vật tư PV bảo dưỡng trạm asphalt bán ngoài 627.2 2.705.000 Tống số phát sinh 1.987.637.000 1.987.427.500 Tồn cuối tháng 350.909.500 Công ty CP sông hồng 25 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 5 năm 2007 331 - Phải trả cho người bán Tồn đầu kỳ: 565.000.000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 03/5 UNC715 3/5 Vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư cho XN Kim Hà Nội (ông ổn) 311 150.000.000 5/5 UNC717 5/5 Vay ngắn hạn trả tiền mua vật tư ch bà Đinh Thị Lương 311 30.000.000 6/5 PN97 6/5 Mua cát vàng của xí nghiệp khai thác Hoàng Minh 133 152 165.000 1.650.000 7/5 PN101 7/5 Nhập kho thép phi 8 chưa trả tiền Công ty TM Hưng Thịnh 152 133 16.500.000 1.650.000 9/5 PN115 9/5 Mua vật tư của công ty XNK Hà Trí Bình chưa trả tiền 152 133 6.075.000 607.500 11/5 PC19 11/5 Chi tiền mặt trả tiền Công ty TM Hưng Thịnh 111 18.150.000 ………………………….. Cộng phát sinh 828.550.000 1.536.405.500 Dư cuối tháng 1.372.855.500 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. I. NHỮNG THNÀH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. 1. Những thành tích. Là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm1980, công ty cổ phần Sông hồng 25 chịu sự kiểm tra kiểm sát của ban lãnh đạo tổng Công ty Sông hồng song công ty đã tự ý thức được vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của đảng uỷ và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 20 năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhất là từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực nhiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ xung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong tổng công ty Sôn Hồng và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, Công ty cổ phần Sông hồng 25 đã và dang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của bộ tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đềusử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bẩctong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hường vào việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức , kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến , thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm.Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệuvà hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 2.Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hàon thiện để việ lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. Thứ nhất, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyênkế toán vật liệu xong trong quá trình theo xuất vật liệu kế toán chưa phân tích vật liệu xuất dùng cho từng công trình cụ thể cho nên việc kiểm tra đối chiếu với nhật ký công trình cụ thể và chính xác tuyệt đối. Thứ hai, công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Thứ ba, việc lập bảng phân bổ vật liệu của công ty không phản ánh cho từng loại vạt liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm trên gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của công ty. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu đIểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số đIểm cần xem xét.Chẳng hạn như việc sử dụnh sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25. * Ý kiến 1: Về việc kiểm nghiệm vật liệu công cụ dụng cụ. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp.Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuấtvà gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quýêt định số……ngày…../……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VTvà quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … Ý kiến của ban kiển nghiệm: Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban * Ý kiến 2:Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu.Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU 1521 1522 1523 …… Cộng có152 1542 …… 621 ……… 627 ……. 632 ……. 641 ……. 642 Cộng + Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu dùng trong tháng được tính theo giá thực tế. Trong đó cột 1521, 1522 được lấy từ số liệu trong sổ chi tiết tương ứng cho từng đối tượng sử dụng. + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật liệu. Điều nay cho phép công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện được bằng cách quản lý và theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu. * Ý kiến 3:Việc mua hàng ở công ty thường là mua chịu theo nguyên tắc công ty cần mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi cho từng người bán. Với nhà cung cấp thường xuyên thì mõi nhà cung cấp công ty mở một sổ chi tiết.Với nhà cung cấp không thường xuyên thì vài nhà cung cấp mở một sổ chi tiết. *Ý kiến 4: về việc công ty hạch toán vật liệu xuất bán theo các chứng từ phiếu xuất kho số 160, PXK 161, PXK 159A......thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Theo chuẩn mực kế toán khi vật tư xuất bán ta định khoản như sau: Nợ TK 632 Có TK 152 Trường hợp doanh nghiệp xuất dùng cho đơn vị trực thuộc hoặc vay mượn cho đơn vị. +Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK152 Như vậy doanh nghiệp cần xem xét lại những nghiệp vụ có liên quan đến xuất bán vật liệu để từ đó xác định TK sử dụng cho hợp lý hơn tránh tình trạng hạch toán sai khi quyết toán tập hợp , phân bổ chi phí công trình hạng mục công trình *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . KẾT LUẬN Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong bài luận văn nay em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét.Ý kiến đề xuất trong luận văn qua quá trình ngiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được . Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập tại công ty cổ phần Sông hồng 25, em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản.Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai xót em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo Công ty cổ phần Sông hồng 25, chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Phùng Thị Mỹ Linh đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà nội, tháng 07/ 2007 Người thực hiện Lê Thị Ngọc Anh MỤC LỤC