Đề tài Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

oá, lao vụ tiêu thụ trong kỳ - Thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thường - Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. - Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ các nghiệp vụ chủ yếu có thể khái quát theo sơ đồ số 11: Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 1422 Kết chuyểnCPBH,CPQLDN TK 641, 642 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK421 Kết chuyển DTT Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Kết chuyển Chờ K/c Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh: B. Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả SXKD ở Công ty bánh kẹo Hải Hà: 1. Đặc điểm về thành phẩm và tình hình quản lý: Hiện nay, công ty chuyên sản xuất các loại bánh kẹo với mẫu mã đa dạng, có tính chất lý, hoá học phức tạp và mang tính đặc thù, dễ bị vi sinh vật phá huỷ như đường, bơ, sữa,..nên thời gian bảo quản và sử dụng ngắn, thường được bảo quản cẩn thận trong môi trường khô thoáng tránh ẩm mốc làm bánh kẹo chảy nước, mất chất. Do vậy, công tác tiêu thụ sản phẩm cần đựơc xúc tiến nhanh tránh HTK quá lâu hoăc quá lớn. Mặt khác, dây truyền sản xuất bánh kẹo ngắn liên tục, các khâu trong quá trình sản xuất chủ yếu là tự động hoá, quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty không có nửa thành phẩm nên sản phẩm được nhập kho thường xuyên, việc tiêu thụ cũng diễn ra liên tục nên biến động trong ngày lớn, đòi hỏi việc theo dõi thành phẩm được thực hiện hàng ngày. Hơn nữa, bánh kẹo không phải là mặt hàng thiết yếu mà nhu cầu chỉ tăng nhiều vào dịp lễ tết, lễ hội,... và giảm vào mùa hè do người tiêu dùng tìm những hàng hoá thay thế thích hợp hơn như hoa qủa, đồ uống, …..nên thành phẩm sản xuất mang tính thời vụ. Các sản phẩm sau khi được chế biến phải qua bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm mới được đưa vào nhập kho. Công ty đã tiến hành quản lý chặt chẽ thành phẩm về mặt số lượng, chất lượng và giá trị ở ba bộ phận chủ yếu là Phòng tài vụ (kế toán), Phòng kinh doanh và kho thành phẩm. 2. Đặc điểm tình hình tiêu thụ thành phẩm: Xuất phát từ đặc điểm thành phẩm của Công ty, đòi hỏi thành phẩm sản xuất ra phải được tiêu thụ nhanh. Vì vậy, công tác tiêu thụ thành phẩm luôn đựơc xúc tến khẩn trương, kịp thời và hiệu quả. Tiêu thụ phải gắn liền với sản xuất và thị trường thông qua kế hoạch quản lý chăt chẽ. Để tạo điều kiện cho người TD biết đến sản phẩm của công ty, công ty luôn tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị sản phẩm thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, tham gia vào các hội chợ triển lãm, xây dựng các panô, áp phích. Trong công tác tiêu thụ Công ty luôn coi trọng chữ “Tín” và luôn coi “Khách hàng là thượng đế” qua đó đẩy nhanh được khối lượng hàng bán 3. Tổ chức chứng từ ban đầu: Tại Công ty, việc hạch toán ban đầu về thành phẩm sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho, nhập kho, hoá đơn GTGT. 3.1.Phiếu nhập kho: (mẫu số 01): được lập khi thành phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại mà Công ty chấp nhận nhập trở lại kho: - Trường hợp nhập kho thành phẩm hoàn thành (Mẫu số 1A): Phiếu nhập kho thành phẩm được lập thành bốn liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho Liên 2: Thủ kho giữ Liên 3: Lưu ở phòng tài vụ Liên 4: Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu - Trường hợp nhập kho thành phẩm do khách hàng trả lại (Mẫu số 1B): Phòng kinh doanh lập 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ Liên 2: Thủ kho giữ Liên 3: Lưu ở phòng tài vụ 3.2. Hoá đơn GTGT (mẫu số 2A): - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay ( mẫu số 2A): thì Phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn (GTGT), căn cứ vào số lượng thành phẩm trong kho. - Trường hợp khách hàng thanh toán chậm (Mẫu số 2B): Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên đen Phòng kinh doanh giữ Liên xanh lưu ở Phòng tài vụ Liên đỏ giao cho khách hàng 3.3. Phiếu xuất kho (Mẫu số 3): được Phòng kinh doanh lập thành bốn liên Liên 1: Phòng kinh doanh giữ Liên 2: Thủ kho giữ Liên 3: Lưu ở Phòng tài vụ Liên 4: Giao cho người nhận giữ * Trình tự ghi sổ quá trình hạch toán thành phẩm, tiêu thụ và XĐKDSXKD (kết quả tiêu thụ) có thể khái quát theo sơ đồ số 11: Sơ đồ số 11: Trình tự quá trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ và XĐ KQSXKD Chứng từ gốc phản ánh quá trình nhập kho và xuất kho TP Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TP Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất Sổ chi tiết công nợ Sổ theo dõi công nợ Bảng kê số 5 Báo cáo N - X - T kho TP Báo cáo doanh thu bán hàng bảng theo dõi số dư của khách hàng Báo cáo tài chính Sổ cái NKCT số 8 Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng, quý, năm 4. Đánh giá thành phẩm: Đối với các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho thành phẩm kế toán đều phải ghi theo trị giá vốn thực tế. Công ty áp dụng phương pháp đánh giá thành phẩm theo giá thế, Công ty không thể hạch toán và theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị mà chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Vì thế giá trị vốn thế của thành phẩm được tính vào cuối tháng, được phản ánh trên “BC N - X - T kho thành phẩm) (Mẫu số 10) 4.1. Đối với thành phẩm nhập kho: Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm, thường sau một tháng do kế toán giá thành cung cấp. Kế toán thành phẩm căn cứ vào đó lấy giá thành đơn vị từng loại nhân với số lượng nhập kho sẽ xác định được tổng giá thành thực tế thành phẩm nhập kho. Trường hợp thành phẩm nhập kho chưa được tính giá thành đã có nhu cầu tiêu thụ thì thành phẩm đó cứ xuất bán theo giá thị trường( lúc này giá thành klhông còn là căn cứ của giá bán). Sau đó sẽ hạch toán sau khi có bảng tính giá thành thực tế của thành phẩm. Tuy nhiên, ở Công ty việc tính giá thành không sử dụng mẫu bảng kê 9 của Bộ tài chính mà căn cứ trên bảng kê 4. Chẳng hạn, trích bảng tính giá thành thực tế sản phẩm kẹo tháng 5/2002 như sau:(mẫu số 4). Ví dụ: Ngày 16/5/2002 nhập kho 1500kg kẹo hoa quả theo ( theo phiếu nhập số 315- mẫu sổ 1A). Căn cứ vào giá đơn vị thực tế nhập kho theo bảng tính giá thành là 9126đ/kg. Vậy tổng giá thành thực tế nhập kho kẹo hoa quả ngày 16/5/2002 là: 1500 * 9126 = 9126000(đ) 4.2.Đối với thành phẩm xuất kho: Để tính giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho trong tháng, Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tính cho từng loại thành phẩm. VD: Căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm: kẹo hoa quả ( mẫu số 8) và bảng tính giá thành sản phẩm ( mẫu số 4) vào tháng 5/2002 có tài liệu: Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 5436,25 49469875 Nhập trong tháng 37316,25 340958767,5 Xuất trong tháng 40810,4 Đơn giá bình quân = 49469875 + 340859767,5 = 9132,3(đ) 5436,25 +37316,25 Trị giá thực tế thành phẩm xuát kho trong tháng là: 40810,4 x 9132,3 = 372692815,9(đ) Đối với các sản phẩm bị hư hỏng, được xuất kho để tái chế thì trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho được xác định theo giá trị thực và số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ : Giá TTTP xuất tái chế = Trị giá vốn TTTP xuất tái chế = số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ x giá TTTP xuất tái chế . VD: căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm nhập lại, tái xuất ( mẫu số 9) ta có số thành phẩm kẹo hoa quả xuất tái chế trong tháng là 43469875 = = 9100đ/kg Trị giá TTTP xuất tái chế là: 9100 x 10 =91000(đ) 5. Kế toán chi tiết thành phẩm : Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự hạch toán diễn ra như sau: *ở kho: thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, sổ nhập kho, sổ xuất kho để theo dõi tình ghình nhập-xuất –tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ lập sổ này là các chứng từ nhập, xuất kho, bản sao hoá đơn GTGT. - Cách lập sổ nhập kho ( mẫu số 5) : được mở cho từng loại bánh kẹo khác nhau. Căn cứ vào sổ thực nhập trong ngày, thủ kho sẽ ghi ngày nhập và số lượng nhập của từng chủng loại. Cột phiếu nhập thủ kho chưa ghi đến khi phiếu nhập kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, thủ kho mới đối chiếu số thực nhập đã ghi trên sổ nhập kho với số lượng đã ghi trên phiếu nhập kho. - Cách ghi sổ xuất kho ( mẫu số 6): được mở để theo dõi tình hình xuất kho thành phẩm về mặt số lượng. Sổ này được mở theo từng trang để theo dõi từng loại thành phẩm xuất bán. Dựa vào hoá đơn GTGT( bản sao) thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo mẫu số 6. - Cuối tháng thủ kho tiến hành lập báo cáo kho thành phẩm. Đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn thành phẩm theo từng loại. Báo cáo này dùng để đối chiếu với báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm ở Phòng tài vụ về mặt số lượng nhập xuất tồn thành phẩm trong tháng ( vào cuối tháng ). Căn cứ lập báo cáo : sổ nhập kho, sổ xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cách ghi báo cáo kho thành phẩm ( mẫu số 7 ): + Cột tồn đầu tháng : căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo kho thành phẩm tháng trước chuyển sang. + Cột nhập, xuất trong tháng: căn cứ vào dòng tổng cộng từng loại thành phẩm trên sổ nhập kho, sổ xuất kho. + Cột nhập lại: căn cứ vào phiếu nhập kho của hàng nhập lại . + Cột xuất tái chế: căn cứ vào các phiếu xuất kho. Từ đó tính được số tổng nhập, tổng xuất và số tồn cuối tháng theo công thức cân đối ( Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất trong tháng) * ở Phòng tài vụ: thành phẩm được theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị. Hàng ngày các chứng từ phát sinh được thủ kho chuyển lên Phòng tài vụ. Sau đó kế toán thành phẩm tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại, từng nhóm thành phẩm và nhập số liệu vào máy tính để lên báo cáo nhập xuất tồn sản phẩm ( Bảng kê số 8). Hàng ngày kế toán theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho trên các sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng khi nhận được bảng tính giá thành thực tế sản phẩm, kế toán thành phẩm tính giá vốn thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền để ghi vào các cột phù hợp trên các sổ kế toán chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị. - Cách lập sổ chi tiết thành phẩm (Mẫu số 8): Hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng ,khi kế toán giá thành chuyển bảng tính giá thành thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập, xuất theo chỉ tiêu giá trị. Sau khi tính được đơn giá thực tế thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất: (Mẫu số 9): Đối với một số nghiệp vụ ghi nhập lại ( do hàng bán bị trả lại) hoặc xuất tái chế, do phát sinh với khối lượng ít nên kế toán chi tiết thành phẩm mở sổ chi tiết nhập lại, tái xuất để theo dõi. Sổ này được mở theo từng trang, mỗi trang theo dõi một nội dung nhất định về nhập lại, tái xuất (xuất tái chế ). - Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm ( Mẫu số 10): tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng và giá trị . + Căn cứ lập báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm là sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất. + Phương pháp lập: . Cột dư đầu tháng căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm tháng trước chuyển sang. . Cột nhập trong tháng, xuất trong tháng căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm . Cột nhập lại trong tháng, xuất tái chế căn cứ vào các phiếu nhập kho của hàng nhập lại, phiếu xuất kho, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất ( Mẫu số 9). . Từ đó tính được số tồn cuối tháng theo công thức cân đối . Cuối tháng, sau khi nhận được báo cáo kho thành phẩm ( Mẫu số 7) ở dưới kho đưa lên, kế toán thành phẩm tiến hành đối chiếu giữa báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm với báo cáo kho thành phẩm và sổ theo dõi thành phẩm ở Phòng kinh doanh nhưng chỉ đối chiếu về mặt số lượng. Đồng thời, kế toán thành phẩm tiến hành đối chiếu báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm với kế toán tổng hợp về mặt giá trị . 6. Hạch toán tổng hợp thành phẩm: - Tại Công ty, việc hạch toán tổng hợp thành phẩm sử dụng theo phương pháp KKTX để xác định giá vốn hàng bán. Công ty không lập định mức hao hụt và dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù số lượng hàng tồn kho cuối kỳ thường lớn và giá cả có biến động nên kế toán không sử dụng TK159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” . Để hạch toán thành phẩm nhập xuất tồn kho trong tháng, kế toán thành phẩm dùng “ Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm “ ( do Công ty tự thiết kế ). Công ty không sử dụng mẫu bảng kê số 8 của Bộ tài chính vì Công ty không theo dõi thành phẩm theo giá hạch toán mà tính luôn trị giá thành phẩm nhập xuất tồn theo giá thựctế ( Mẫu số 10) và bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm ( Mẫu số 11). Căn cứ lập bảng tổng hợp tiêu thụ là báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm. Số liệu trên bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tổng hợp giá trị thành phẩm nhập xuất tồn của cả Công ty trong tháng, không chi tiết cho một loại thành phẩm nào. Số liệu của bảng này sau khi khoá sổ cuối tháng được ghi vào NKCT số 8 (Mẫu số 21). Cuối tháng, khi nhận được Bảng tính giá thành sản phẩm, kế toán thành phẩm tính giá vốn thực tế thành phẩm nhập xuất tồn và phản ánh các bút toán trên bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và trên NKCT số 8. VD: Trong tháng 5/2002, kế toán hạch toán như sau: +Phản ánh giá vốn hàng nhập kho: Nợ TK155: 21.903.939.326 Có TK154: 21.903.939.326 +Phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK632: 21.807.535.584 Có TK155: 21.807.535.584 +Phản ánh giá vốn bị khách hàng trả lại: Nợ TK155: 266.312.464 Có TK632: 266.312.464 +Phản ánh giá vốn hàng xuất tái chế: Nợ TK154: 150.456.548 Có TK155: 150.456.548 7. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: 7.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng: * Các chứng từ bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng ... * TK sử dụng: - TK511 “ Doanh thu bán hàng ” dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu ghi trên Hoá đơn GTGT của thành phẩm được coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối kỳ kết chuyển vào TK911 phần doanh thu thuần - TK531 “Hàng bán bị trả lại “ phản ánh toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất hoặc lỗi thuộc về Công ty. - TK131 “phải thu của khách hàng “ phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng và được mở cho từng khách hàng. - TK3331 “thuế GTGT phải nộp “ – chi tiết TK33311 “ thuế GTGT đầu ra “ để hạch toán thuế GTGT của thành phẩm xuất bán trong kỳ. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác như TK111 “ tiền mặt “, TK112 “ tiền gửi ngân hàng “,... * Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng sản lượng tiêu thụ, Sổ theo dõi công nợ, Sổ chi tiết công nợ, Bảng theo dõi số dư của khách hàng, Bảng kê số 5, NKCT số 8, NKCT số 10.... 7.2. Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm : 7.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm: 7.2.1.1. Theo phương thức bán buôn trực tiếp: Kế toán sử dụng các sổ kế toán : Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng sản lượng tiêu thụ. + Sổ chi tiết bán hàng ( Mẫu số 12): kết cấu sổ này như sau: - Cột 1: Ngày tháng kế toán nhập chứng từ - Cột 2,3: Số hiệu, ngày tháng của Hoá đơn GTGT - Cột 4: Thường là tên của khách hàng mua sản phẩm - Cột 5: Số hiệu TK đối ứng với TK511 - Cột 6,7,8: Số lượng, đơn giá, thành tiền của thành phẩm đã bán. - Cột 9: Nếu là thành phẩm xuất khẩu thì ghi số thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu thành phẩm bán được. - Cột 10: Doanh thu của hàng bán bị trả lại. VD: ở sổ chi tiết bán hàng ( mẫu số 12) với loại kẹo hoa quả theo Hoá đơn GTGT số 530 ngày 16/5/2002 của khách hàng Nguyễn thị Hoa thì doanh thu bán hàng ( chưa có thuế GTGT) Công ty nhận được là 723.754đ + Sổ “ Báo cáo doanh thu bán hàng “ (Mẫu số 13) do Công ty tự thiết kế. Kết cấu sổ này như sau: - Cột 1,2: Ghi ngày, tháng và số liệu của hoá đơn GTGT - Cột 3: Tên khách hàng ghi trên hoá đơn GTGT - Cột 4,5: Phản ánh định khoản của kế toán tiêu thụ khi nhập chứng từ. - Cột 6,7,8: Căn cứ vào định khoản, xác định doanh thu thanh toán ngay, doanh thu trả chậm và tổng tiền hàng. Số tiền được lấy từ số liệu ở dòng cộng tiền hàng trên từng Hoá đơn ( khônh tính phần thuế GTGT) trên Hoá đơn GTGT. Tuy nhiên, công việc này là do máy tính tự làm, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu vào máy sẽ tự động tính các công việc còn lại. Cụ thể: Hoá đơn GTGT số 530 ( mẫu số 2A) ( thanh toán ngay ) doanh thu được phản ánh ở cột 6 và 8 còn Hoá đơn GTGT số 531 ( mẫu số 2B) ( thanh toán chậm ) doanh thu được hiển thị ở cột 7 và 8. Dòng cuối cùng của báo cáo doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu tiêu thụ trong tháng5/2002 của Công ty. Nhìn vào bảng ta thấy: tổng doanh thu tiêu thụ là 23.311.376.035đ, trong đó doanh thu thanh toán ngay là 7.682.992.886đ, còn doanh thu trả chậm là 15.628.149đ. Như vậy, doanh thu trả chậm chiếm tới 2/3 tổng doanh thu. Do đó, Công ty cần có các biện pháp tích cực hơn nữa để thu hồi tiền hàng nhanh. Số tổng cộng của doanh thu tiêu thụ trong tháng trên báo cáo doanh thu bán hàng là căn cứ để cuối tháng kế toán ghi vào NKCT số 8 – phần ghi có TK511 * Bảng sản lượng tiêu thụ trong tháng ( Mẫu số 14): Số liệu về số lượng và doanh thu để lập bảng này được kết chuyển từ các Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại ( phần nhập lại). Số liệu tổng giá trị trên Bảng sản lượng tiêu thụ phải trùng khớp với số tổng doanh thu trên Báo cáo doanh thu bán hàng còn số liệu tổng doanh thu bán hàng nhập lại phải bằng số tổng cộng cột thành tiền trên sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại ( Mẫu số 15). 7.2.1.2. Theo phương thức bán lẻ: Giá bán lẻ được niêm yết theo quy định và tại cửa hàng bán lẻ không chấp nhận hàng bán bị trả lại. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng tổng hợp từ các Bảng kê bán lẻ và các phiếu thu tiền tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Do giá bán trên Báo cáo bán hàng là giá bao gồm cả thuế GTGT 10% nên kế toán tiêu thụ phải tách số tiền thu được thành hai phần là doanh thu bán hàng ( chưa có thuế GTGT ) và thuế GTGT để định khoản riêng. VD: Ngày 20/5/2002 nhận được báo cáo bán hàng của cửa hàng giới thiệu sản phẩm ( 25 – Trương Định) với tổng số tiền bán hàng thu được là 5.464.800đ, kế toán định khoản như sau: Nợ TK111: = 4.968.000 Có TK511: 4.968.000 Các số liệu này sau đó cũng được cập nhật vào các Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng sản lượng tiêu thụ giống như trường hợp bán buôn trực tiếp thành phẩm. 7.2.2. Kế toán hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán tiêu thụ căn cứ vào các chứng từ liên quan như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,.. để định khoản doanh thu hàng bán bị trả lại. VD: - Trường hợp khách hàng Vũ thị Ngọc trả lại thành phẩm và yêu cầu nhận lại tiền, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 531, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi bút toán: Nợ TK531: 283.075 Nợ TK3331: 28.307 Có TK111: 311.382 - Trường hợp khách hàng Phạm Xuân Bách trả lại thành phẩm và đồng ý trừ vào số nợ phải thu, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán định khoản: Nợ TK531: 351.500 Nợ TK3331: 31.150 Có TK131: 386.650 Hàng bán bị trả lại được kế toán theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, từng loại thành phẩm trên sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại ( Mẫu số 15). Số lượng và doanh thu hàng bán bị trả lại được phản ánh trên bảng sản lượng tiêu thụ ( Mẫu số 14 ). Cuối tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán bị trả lại theo phương pháp bình quân gia quyền của hàng luân chuyển trong kỳ và định khoản: Nợ TK155: 266.312.464 Có TK632: 266.312.464 Số lượng và giá vốn của thành phẩm đã bán bị trả lại được bphản ánh trên báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm ( Mẫu số 10 ) Cuối tháng, kế toán kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK511: 296.487.500 Có TK531: 296.487.500 Đây là căn cứ để ghi vào NKCT số 8 – phần ghi có TK531 vào cuối tháng 7.2.3. Kế toán phải thu của khách hàng: Để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán của từng khách hàng, kế toán tiêu thụ mở "sổ theo dõi công nợ" (mẫu số 16). Cơ sở để ghi vào bảng này là các hoá đơn GTGT (hình thức thanh toán chậm), các phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng. - Cách ghi sổ này như sau: + Cột ngày tháng: Ghi ngày tháng vào sổ + Cột chứng từ: Ghi số hiệu của hoá đơn GTGT nếu đó là nghiệp vụ mua chịu thành phẩm, hoặc số hiệu của phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng nếu là nghiệp vụ thanh toán. + Cột diễn giải: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh, tính toán và ghi số dư vào các thời điểm cuối kỳ. + Cột phát sinh nợ: Ghi số tiền phát sinh khi mua chịu. + Cột phát sinh có: Chi số tiền người mua thanh toán. Ngoài ra kế toán còn theo dõi thông qua "sổ chi tiết công nợ" và "Bảng theo dõi số dư của khách hàng". * Sổ chi tiết công nợ (Mẫu số 17) có kết cấu giống sổ theo dõi công nợ, tuy nhiên có thêm cột "tài khoản đối ứng" để ghi tài khoản đối ứng với TK131. Khi kế toán nhập các thông tin cần thiết như hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có và khai mã, tên của khách hàng thì máy tính sẽ tự động phân loại và kết chuyển dữ liệu vào sổ này. Khác với số theo dõi công nợ được khất nợ qua nhiều năm, sổ chi tiết công nợ thường được in ra vào cuối tháng và là căn cứ để lập "Bảng theo dõi số dư của khách hàng". * Bảng theo dõi số dư của khách hàng (Mẫu số 18) là bảng tổng hợp theo dõi số phát sinh và số dư của tất cả các khách hàng của Công ty và là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 - phần ghi nợ, phần ghi có TK131. 7.3. Kế toán thuế GTGT Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đối với mặt hàng bánh kẹo, thuế suất thuế GTGT đầu ra là 10%. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán định khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp như sau: - TH hoá đơn GTGT số 530 (Mẫu số 2A), khách hành thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK111 217.350 Có TK3331 217.350 - TH hoá đơn GTGT số 531 (Mẫu số 2B), khách hành thanh toán chậm, kế toán ghi: Nợ TK131 456.860 Có TK3331 456.860 Các thông tin trên hoá đơn GTGT khi kế toán nhập vào máy sẽ được cập nhật vào "Bảng kê hoá đơn, hàng hoá, dịch vụ bán ra" (Mẫu số 19). Cuối ngày kế toán cộng dồn kết quả của từng cột số liệu. Cuối tháng kế toán cộng dồn kết quả. 8/ Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trong tháng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh ở bộ phận nào thì kế toán phụ trách phần hành đó thực hiện việc ghi chép và phản ánh trên các sổ phù hợp. Cuối tháng, khâu tiêu thụ mới tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi vào bảng kê số 5 (Mẫu số 20). Căn cứ vào: - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội của NVBH để ghi vào phần nợ TK641, 642 đối ứng với cột có TK334, 3383, 3384. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phần chi tiết liên quan đến bán hàng để ghi vào phần nợ TK641, 642 đối ứng với phần ghi có TK152, 153. - Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 8, số 10 để ghi vào phần nợ TK641, 642 đối ứng với phần có TK111, 112, 331, 131, 141. Bảng kê số 1, số 2 để ghi giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng và vào nhật ký chứng từ số 8. 9/ Kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh Kết quả tiêu thụ = doanh thu bán hàng thuần - giá vốn hàng bán - chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp Để hạch toán kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK911 " xác định kết quả sản xuất kinh doanh" và TK 421 "LCPP" và sử dụng sổ nhật ký chứng từ số 8, số 10 (ghi có TK421). Ta xác định kết quả tiêu thụ tháng 5 năm 2002 của công ty Bánh kẹo Hải Hà như sau: * Nhật ký chứng từ số 8 (Mẫu số 21) dùng để theo dõi và phản ánh toàn bộ quá trình tiêu thụ thành phẩm, đồng thời xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng. - Cơ sở để lập bảng này là BC doanh thu bán hàng, bảng sản lượng tiêu thụ (hoặc các sổ chi tiết), bảng theo dõi số dư của khách hàng, bảng kê số 5, BC xuất - nhập - tồn kho thành phẩm. - Cách lập nhật ký chứng từ số 8: + Căn cứ vào BC xuất - nhập - tồn kho thành phẩm hoặc sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại tái xuất, kế toán phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8 như sau: @ Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 21.807.535.584 Có TK155 21.807.535.584 @ Phản ánh giá vốn của thành phẩm xuất tái chế: Nợ TK154 150.456.548 Có TK155 150.456.548 @ Phản ánh giá vốn hàng bán nhập lại kho: Nợ TK155 266.312.464 Có TK632 266.312.464 @ Phản ánh kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ: Nợ TK911 21.541.223.120 Có TK632 21.541.223.120 + Căn cứ vào BC doanh thu bán hàng, bảng sản lượng tiêu thụ (hoặc các sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại), kế toán phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8 như sau: @ Phản ánh doanh thu bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK111 3.317.631.576 Nợ TK112 4.365.361.310 Có TK511 7.682.992.886 @ Phản ánh doanh thu bán hàng trả chậm: Nợ TK131 15.628.383.149 Có TK511 15.628.383.149 @ Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK531 296.487.500 Có TK511 296.487.500 @ Phản ánh kết quả doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu bán hàng thuần: Nợ TK511 296.487.500 Có TK531 296.487.500 @ Phản ánh kết quả doanh thu hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ: Nợ TK511 23.014.888.535 Có TK911 23.014.888.535 + Căn cứ vào bảng kê số 5, kế toán phản ánh bút toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ. Nợ TK911 581.887.775 Có TK641 68.276.157 Có TK642 513.611.618 * Để theo dõi được chính xác kết quả tiêu thụ, kế toán tiêu thụ thành phẩm còn mở sổ nhật ký chứng từ số 10 (Mẫu số 22) để theo dõi TK421 nhằm phản ánh số thu nhập thu được trong quá trình sản xuất kinh doanh và việc phân phối thu nhập. - Cách ghi nhật ký chứng từ số 10 như sau: + Kế toán tiêu thụ sẽ xác định kết quả tiêu thụ thông qua cột có TK911 và dòng nợ TK911 trên nhật ký chứng từ số 8. Chênh lệch giữa tổng có TK911 và tổng nợ TK911 được ghi vào nhật ký chứng từ số 10. @ Nếu tổng nợ TK911 > tổng có TK911 thì kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh bị lỗ, kế toán sẽ phản ánh trên cột ghi: Nợ TK421 Có TK911 @ Nếu tổng nợ TK911 < tổng có TK911 thì kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi, kế toán sẽ phản ánh trên cột ghi: Nợ TK911 Có TK421 VD: Trong tháng 5 năm 2002 thì kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (kết quả tiêu thụ) là: 23.014.888.535 - 21.541.223.120 - 68.276.157 - 513.611.618 = 981.777.640 Kế toán sẽ phản ánh trên cột ghi: Nợ TK911 981.777.640 Có TK421 981.777.640 + Cột số dư đầu tháng: Số liệu được lấy từ số dư cuối tháng trước chuyển sang, cột số dư cuối tháng được tính căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng. Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở công ty bánh kẹo hải hà I. một số nhận xét về tổ chức công tác kế toán thành phẩm tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở công ty bánh kẹo hải hà 1/ Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty có trình độ chuyên môn giỏi, vì kinh nghiệm thực tế, hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, việc phân công bố trí công việc cho các nhân viên kế toán chưa đồng đều và hợp lý. Kế toán tiêu thụ phải kiêm quá nhiều công việc như theo dõi, hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, thuế GTGT đầu ra, đồng thời phải xác định kết quả tiêu thụ với số lượng nghiệp vụ phát sinh trong ngày khá lớn, trong khi đó, kế toán vốn bằng tiền lại được chia cho 2 người phụ trách. 2/ Về tổ chức chừng từ kế toán ban đầu Việc lập phiếu nhập kho thành 4 liên sử dụng ở các bộ phận giúp cho việc theo dõi được chính xác số lượng nhập kho hàng ngày. Tuy nhiên, việc lập phiếu nhập kho thành phẩm trong nhiều TH là chưa hợp lý vì người nhập kho thành phẩm và người lập phiếu nhập khi thành phẩm là khác nhau do đó có thể gây ra gian lận, và không có cơ sở để quy kết trách nhiệm khi có hao hụt, mất mát, hư hỏng... 3/ Về hình thức tổ chức kế toán và hệ thống sổ kế toán Công ty đã tuân thủ theo đúng các nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chứng từ, ngoài ra còn vận dụng linh hoạt trong một số TH để phù hợp với đặc thủ của công ty. Mặt khác số lượng sổ sách khá phong phú và chi tiết đã phản ánh đầy đủ các thông tin kế toán trên các khía cạnh khác nhau, trở thành công cụ đắc lực cho quản trị và phân tích kinh doanh. Tuy nhiên, khi lập bảng kê số 5 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán không phản ánh chi tiết theo từng khoản mục chi phí nên không cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm của công ty không có chức năng tính giá thành thực tế thành phẩm và cũng không theo mẫu bảng kê số 8 của Bộ tài chính. Mặt khác công ty không mở sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động mà được thực hiện trên nhật ký chứng từ số 8 nên không đánh giá được chính xác kết quả của từng hoạt động. 4/ Về công tác hạch toán thành phẩm * Công tác quản lý thành phẩm: Công tác kế toán thành phẩm được theo dõi, quản lý theo từng loại, từng thứ, từng kho thành phẩm và chi tiết theo từng khách hàng. Đồng thời thành phẩm cũng được bảo quản rất khoa học và hợp lý. Tuy nhiên việc theo dõi tình hình biến động thành phẩm ở công ty còn trùng lặp, công tác hạch toán ở phòng kinh doanh là không cần thiết. Mặt khác, việc theo dõi thành phẩm ở dưới kho chưa kịp thời, hợp lý, hạn chế chức năng kiểm tra, giảm sát kịp thời, chi tiết thành phẩm của thủ kho. * Về đánh giá thành phẩm: Phù hợp với đặc điểm sản xuất và tiêu thụ của Công ty, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Tuy nhiên, việc đánh giá thành phẩm chỉ được tiến hành vào cuối thánh nên khối lượng công việc bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin không kịp thời cho quản lý. * Về việc lập hệ thống định mức hao hụt và dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty chưa đề ra được định mức cho hàng tồn kho nên trong nhiều TH thành phẩm bị hao hụt số lượng lớn không rõ nguyên nhân được kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Mặt khác, công ty cũng chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù số thành phẩm tồn kho cuối kỳ tương đối lớn. 5/ Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh Nhìn chung, công tác kế toán tiêu thụ ở công ty hiện nay tương đối đạt hiệu quả, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho quản lý. Công tác quản lý bán hàng, theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng được tiến hành liên tục, đều đặn. Song bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện. Cụ thể là: * Về phương thức bán hàng: Công ty nên thay đổi phương thức bán hàng đối với các đại lý cho phù hợp không nên chỉ áp dụng hình thức bán buôn trực tiếp: Hàng chỉ được xuất khỏi kho khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Đồng thời công ty nên có những chính sách khuyến mại phù hợp để thu hút các nhà phân phối trú trọng đến sản phẩm của mình. * Về kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: Doanh thu bán hàng được phản ánh kịp thời và chi tiết theo từng hoá đơn, từng loại thành phẩm và từng hình thức thanh toán. Còn đối với các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, kế toán chỉ hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại mà không thực hiện các khoản giảm giá hàng bán, bớt giá và chiết khấu, các khoản này được phòng kinh doanh trừ thẳng vào trong giá bán của thành phẩm công ty chưa có những chính sách phù hợp đối với khách hàng thanh toán nhanh (trước hạn) và tác động đối với khách hàng nợ quá hạn. Cuối kỳ, công ty có danh sách thưởng cho các đại lý tiêu thụ được nhiều thành phẩm hay các đại lý bán được nhiều sản phẩm mới. Kế toán ghi: Nợ TK641 Thưởng cho đại lý Có 111, 112 Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt Có 131 Nếu trừ vào số nợ phải thu của đại lý Kế toán đã phản ánh không đúng khoản tiền thưởng này. Thực chất đây là khoản chiết khấu Thương mại (hồi khấu) dành cho khách hàng. * Về việc hạch toán các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Các khoản phải thu được kế toán theo dõi trên bảng theo dõi số dư của khách hàng đã đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Việc theo dõi, quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn, tuy nhiên công ty chưa có những biện pháp, phương hướng cụ thể để giải quyết tình trạng này. Mặc dù vậy, kế toán vẫn không thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi, với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có Quyết định của Ban Giám đốc Công ty, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK642 và Có TK131) làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. * Về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán Công ty tập hợp khoản chi phí này không chi tiết theo từng khoản mục, cuối kỳ, không tiến hành phân bổ cho số thành phẩm đã tiêu thụ, số thành phẩm tồn kho cuối kỳ mà được kết chuyển hết cho số hàng bán ra trong kỳ. Do đó khó kiểm soát các khoản mục chi phí và kế toán không xác định được chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Với những TSCĐ không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán TSCĐ thực hiện trích khấu hao và phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Như vậy, trong chi phí bán hàng không có khoản mục chi phí khấu hao TSCĐ, mặc dù trên thực thế có 1 bộ phận TSCĐ sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng như xe vận chuyển, quầy hàng giới thiệu sản phẩm... * Về hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh: Hiện nay, Công ty hạch toán kết quả kinh doanh tổng hợp của các loại thành phẩm bán ra chứ chưa mở sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm, từng hoạt động nên không phản ánh chính xác và cung cấp đầy đủ, chi tiết kết quả của từng thành phẩm, từng hoạt động nên việc lập kế hoạch sản xuất, xác định kết cấu sản xuất và tiêu thụ thành phẩm cho kỳ tới gặp nhiều khó khăn. II. một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở công ty bánh kẹo hải hà Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty Bánh kẹo Hải Hà, có thể nói việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh đã đạt được những kết quả tốt, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Song bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hợp lý. Từ những kiến thức mà em đã được học ở trường và qua quá trình thực tập, nghiên cứu thực tế tại công ty em xin đưa ra một số kiến nghị với mong muốn góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện phần hành kế toán này của công ty. 1/ Về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ban đầu Để đảm bảo tính pháp lý và nghiệp vụ nhập kho không bị tách rời thì người lập phiếu nhập kho đồng thời phải là người nhập kho thành phẩm. Vì vậy khi sản phẩm đã hoàn thành và đủ điều kiện nhập kho, người trưởng ca sản xuất số thành phẩm đó sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho sau đó xuống kho để tiến hành thủ tục nhập kho thành phẩm. Điều này sẽ tránh được hiện tượng tiêu cực có thể xảy ra giữa người lập phiếu nhập kho và thủ kho thành phẩm. 2/ Về hạch toán chi tiết và quản lý thành phẩm + Việc hạch toán chi tiết thành phẩm chỉ tiến hành ở hai bộ phận là phòng tài vụ và kho thành phẩm. Phòng kinh doanh chỉ cần lấy số liệu do kế toán thành phẩm cung cấp. + Để kịp thời và chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm đồng thời cung cấp thông tin được nhanh chóng thủ kho có thể lập sổ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày theo mẫu số 23 thay vì theo dõi trên 2 sổ khác nhau là sổ nhập kho và sổ xuất kho thành phẩm. Cách ghi sổ này như sau: - Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, tiến hành ghi số phiếu nhập kho, tên người nhập, ngày tháng và số thực nhập kho vào các cột tương ứng theo từng loại thành phẩm. - Khi xuất kho thành phẩm, căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT thủ kho tiến hành xít kho thành phẩm và ghi số phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, ngày tháng, tên người nhập hàng, số lượng thực xuất vào các cột tương ứng theo từng loại thành phẩm. - Cuối ngày, căn cứ vào số dư đầu ngày, tình hình nhập, xuất trong ngày tính ra số tồn cuối ngày theo từng loại thành phẩm (số tồn cuối ngày = số tiền đầu ngày + số nhập trong ngày - số xuất trong ngày). 3/ Về việc lập định mức hao hụt và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Lập định mức hao hụt hàng tồn kho: Phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật nên phối hợp người kiểm để đề ra định mức hao hụt cho từng loại thành phẩm tồn kho căn cứ vào thực tế hao hụt của các kỳ trước. Định kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê: - Nếu thành phẩm thiếu trong định mức, kế toán phản ánh giá trị thành phẩm thiếu theo bút toán: Nợ TK 642 Có TK155 - Nếu thành phẩm thiếu ngoài định mức + Thiếu do thủ kho, bảo vệ thì phải bồi thường, có thể bằng tiền hoặc trừ dần vào lương: Nợ TK 111 (Nợ TK334) Có TK155 + Thiếu do chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381) Có TK155 * Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Với các doanh nghiệp có khối lượng thành phẩm tiêu thụ và tồn kho nhiều như Công ty Bánh kẹo Hải Hà thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết. Theo em, kế toán nên mở thêm tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". - Đối với thành phẩm nhập kho để bán, kế toán ghi: Nợ TK642 (6426) Có TK159 - Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số đã trích lập dự phòng năm trước và tình hình biến động giá cả năm nay, kế toán phản ánh 2 bút toán sau: + BT1: Hoàn nhập dự phòng năm trước Nợ TK159 Có TK721 + BT2: Trích lập dự phòng cho năm sau: Nợ TK624 (6246) Có TK159 4/ Về đánh giá thành phẩm Để có thể phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị (theo giá hạch toán), giúp cho việc lập kế hoạch nhập - xuất - tồn vật tư, thành phẩm được hợp lý hơn, theo em, Công ty nên xây dựng một hệ thống giá hạch toán cho từng loại bánh kẹo căn cứ vào các yếu tố liên quan để sản xuất thành phẩm đó. công ty có thể sử dụng giá vốn thực tế thành phẩm bình quân của kỳ trước (hoặc giá khấu hao) làm giá hạch toán. Khi đó, muốn tính được giá trị của thành phẩm nhập - xuất - tồn kho thành phẩm hàng ngày ta căn cứ vào đơn giá thực tế bình quân của kỳ trước (giá kế hoạch) và số lượng thành phẩm nhập kho, xuất kho để tính. Khi đó sổ kế toán chi tiết thành phẩm sẽ thêm cột "đơn giá hạch toán". Đến cuối tháng (cuối kỳ hạch toán) sau khi xác định được trị giá vốn thực tế của thành phẩm nhập kho (căn cứ vào bảng tính giá thành thành phẩm), kế toán sẽ xác định hệ số giá giữa giá hạch toán và giá thực tế để tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho, tồn kho cuối tháng (cuối kỳ hạch toán) để ghi sổ kế toán tổng hợp. Giả sử trường hợp kẹo hoa quả, nếu công ty lấy gía bình quân thực tế đầu kỳ của nó là: 9100 đồng/kg làm đơn giá hạch toán thì trong kỳ khi có nghiệp vụ xuất bán kẹo hoa quả phát sinh hàng ngày sẽ được kế toán hạch toán trên sổ chi tiết thành phẩm như sau: Trị giá hạch toán kẹo hoa quả nhập, xuất kho bằng số lượng, nhập, xuất kho x 9100. Ví dụ: Theo phiếu nhập số 315 ngày 16/05/2002 thì trị giá hạch toán của kẹo hoa quả là: 1000 x 9100 = 9.100.000đồng. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632: Giá vốn kẹo hoa quả đem bán Có TK 155: Trị giá hạch toán xuất kho kẹo hoa quả Cuối kỳ, việc xác định giá vốn thực tế của kẹo hoa quả thông qua hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán được thực hiện trên bảng kê 8, bảng kê 9 theo mẫu của Bộ tài chính: Hệ số giá = = 1,0035 Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả xuất kho = Trị giá hạch toán kẹo hoa quả x 1,0035: Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả tồn kho cuối tháng = Trị giá vốn thực tế kẹo hoa quả (tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng - xuất kho trong tháng). 5. Về hạch toán hàng tiêu thụ theo phương thức ký gửi, đại lý. Theo em, bên cạnh hình thức bán buôn trực tiếp, công ty nên áp dụng phương thức bán hàng ký gửi, đại lý. Theo hình thức này, Công ty sẽ chuyển hàng cho các đại lý (số hàng chuyển giao này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty), và đến khi hàng chính thức được tiêu thụ, các đại lý mới phải thanh toán tiền hàng với hình thức bán hàng này Công ty sẽ khuyến khích các đại lý nhập hàng của Công ty, đặc biệt là đối với các sản phẩm mới, từ đó đẩy mạnh tiến độ tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và lợi nhuận của Công ty. Với phương thức này kế toán Công ty sẽ hạch toán như sau: Khoản hoa hồng đại lý nên trừ luôn vào tổng giá thanh toán qua từng đợt đại lý thanh toán tiền hàng. Việc xuất giao hàng và theo dõi thanh toán cần được chi tiết cho từng đại lý. Như vậy, kế toán cần mở thêm TK 157 "hàng gửi đi bán" và sử dụng bảng kê số 10 (bảng kê hàng gửi đi bán) theo mẫu sổ của Bộ tài chính để theo dõi các loại thành phẩm đã chuyển đến cho đại lý và giá trị thành phẩm được đại lý chấp nhận mua trong kỳ. Việc hạch toán doanh thu của hàng gửi đi bán như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Cách lập bảng kê số 10 về hàng gửi đi bán như sau: - Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng trước của 157 chuyển sang. - Số phát sinh nợ và phát sinh có: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và chứng từ có liên quan để ghi vào các cột có liên quan (số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, TK ghi nợ, TK ghi có, cộng nợ TK 157, cộng có TK 157); mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Cụ thể, kế toán tiến hành định khoản như sau: + Phản ánh giá vốn của hàng gửi đi bán Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 155: Nếu hàng được xuất từ kho thành phẩm Có TK 154: Nếu hàng được lấy từ bộ phận sản xuất hoàn thành không qua nhập kho. + Phản ánh giá vốn của hàng gửi đi bán khi xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632: " Giá vốn hàng bán " Có TK 157 + Phản ánh giá vốn của hàng gửi bán bị trả lại Nợ TK 155: Nếu đem nhập kho thành phẩm Nợ TK 151: Nếu hàng còn để ở đại lý hoặc đang trên đường vận chuyển Có TK 157 - Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + phát sinh nợ - Phát sinh có - Số liệu tổng cộng cuối tháng của bảng kê này được ghi vào nhật ký chứng từ số 8. 6\ Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Công ty nên hạch toán riêng các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, giảm giá. Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau: * Hạch toán giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 532: Phần giảm giá, bớt giá, hồi khấu hàng bán cho khách hàng được hưởng. Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số giảm giá, bớt giá, hồi khấu đó. Có TK 111,112: Nếu trả lại bằng tiền Có TK 131: nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng Có TK 338(3388): Số giảm giá, bớt giá hồi khấu chấp nhận nhưng chưa được thanh toán. - Cuối kỳ hạch toán, kế toán phản ánh bút toán kết chuyển khoản giảm giá trừ vào doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 532 * Hạch toán chiết khấu thanh toán: trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 811: Tổng số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng Có TK 111,112: Xuất tiền trả lại cho khách hàng Có TK 338(3388): Phần chiết khấu thanh toán được chấp nhận nhưng chưa thanh toán. Có TK 131: Phần chiết khấu thanh toán được trừ vào số nợ phải thu * Về lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi là cần thiết. Công ty có thể sử dụng phương pháp ước tính trên doanh thu bán hàng trả chậm. - Cuối niên độ kế toán, khi thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm tới, kế toán ghi bút toán. Nợ TK 642 Có TK 139 - Sang năm sau, khi có quyết định xử lý nợ phải thu khó đòi, kế toán phản ánh bút toán: + BT1: Xoásổ khoản nợ thực sự không đòi được: Nợ TK 139 Có TK 131 Có TK 138 (1388) + BT2: Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004 "Nợ khó đòi đã xử lý" để tiếp tục theo dõi - Cuối năm hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 139: Số dự phòng đã trích của năm trước còn lại chưa dùng đến Có TK 721: Thu nhập bất thường Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tiếp theo như cách làm ở trên - Trường hợp các khoản nợ khó đòi đã xử lý nhưng lại thu hồi được nợ, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 111,112: Số tiền thu được Nợ TK 152, 153,156,211.v.v. Nếu trả bằng vật tư, CCDC, hàng hoá .... Có TK 721 Đồng thời ghi có TK 004: * Về vấn đề thu nợ, theo em Công ty cần có các quyết định cụ thể hơn nữa trong việc thanh toán như áp dụng chặt chẽ kỷ luật thanh toán, thưởng phạt nghiêm minh,.... các biện pháp đưa ra phải đảm bảo lợi ích của Công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất đi bạn hàng như áp dụng chiết khấu thanh toán, giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho những khách hàng thường xuyên, có uy tín, và luôn thanh toán đúng vào trước hạn. Ngoài các biện pháp cụ thể nêu trên để công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ngày càng hoàn thiện hơn thì cũng cần phải có sự phối hợp, giúp đỡ của các phần hành kế toán khác, các phòng ban chức năng khác và lãnh đạo của Công ty. Trước hết, liên quan trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm là các phần hành kế toán khác. Chẳng hạn nếu kế toán TSCĐ không xác định số khấu hao TSCĐ sẽ dẫn tới phân bổ chi phí khấu hao sai, sẽ làm kế toán giá thành tính giá thành thực tế thành phẩm nhập kho không đúng từ đó ảnh hưởng đến việc tính giá vốn hàng bán sẽ bị sai lệch, ... từ đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, các phần hành kế toán phải đồng bộ và đảm bảo cung cấp thông tin cho nhau đầy đủ chính xác và kịp thời. Phòng kinh doanh cũng cần cung cấp số liệu cần thiết cho việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm nắm được các số liệu đảm bảo cho việc theo dõi công nợ của khách hàng được kịp thời giúp cho việc đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn. Lãnh đạo Công ty là người có nhiệm vụ quản lý chung toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh và phải quy định chức năng của các bộ phận, phòng ban để đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận tạo nên sự luân chuyển chứng từ và thủ tục lập chứng từ ban đầu hợp lý, khoa học giúp cho công việc hạch toán được thuận lợi và dễ dàng hơn. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bất kỳ một dn nào muốn đứng vững và không ngừng phát triển thì không những chỉ sản xuất ra những sản phẩm mà mình sẵn có mà phải nghiên cứu thị trường để sản xuất ra những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng, tức là sản phẩm phải được tiêu thụ. Do đó, tổ chức tốt công tác tiêu thụ thành phẩm là công việc vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nhận thức được điều này, Công ty bánh kẹo Hải Hà rất chú trọng quan tâm đến khâu quản lý thành phẩm, tổ chức hạch toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Công ty đã chủ động tìm bạn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ và ngày càng sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Có được những thành quả đó phải để đến sự đóng góp không nhỏ của phòng tài vụ (kế toán), đặc biệt là phần hành kế toán tiêu thụ của Công ty. Tuy nhiên, để cho phần hành kế toán này ngàycàng được hoàn thiện hơn, Công ty cần chú ý khắc phục một số vấn đề còn hạn chế. Hy vọng rằng, trong thời gian tới cùng với những thành tích đã đạt được như hiện nay, Công ty còn thu được những thành công hơn nữa. Một lần nữa, Em xin cảm hơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn, cùng các cán bộ nhân viên trong phòng tài vụ Công ty bánh kẹo Hải Hà đã giúp em hoàn thành bản báo cáo tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Mẫu số 1A: Phiếu nhập kho Đơn vị: công ty bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 - Trương Định Họ và tên người nhập: Lan Bộ phận: Xí nghiệp kẹo mềm Nhập vào kho: Yến Ngày 16 tháng 5 năm 2002 Số: 315 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Kẹo cà phê mềm Kg 900 900 2 Kẹo mơ mềm Kg 850 850 3 Kẹo hoa quả Kg 1000 1000 4 Kẹo dâu mềm Kg 1050 1050 5 Kẹo dứa mềm Kg 500 500 Tổng cộng 4300 4300 Người nhập (Ký họ tên) Thủ kho (Ký họ tên) Kế toán trưởng (Ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký họ tên) Mẫu số 2A: Hoá đơn (GTGT) (Liên 3: dùng để thanh toán) Ngày 16 tháng 5 năm 2002 Số: 530 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 - Trương Định Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn thị Hoa Đơn vị: Địa chỉ: Hà Nội Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt Số TK: Mã số: Số TK Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B B 1 2 3 = 1 x2 1 Keọ cà phê mềm Kg 45,05 17.500 đ 788.375đ 2 Kẹo hoa quả Kg 53,75 10.700 đ 575.125đ 3 Kẹo sữa mềm Kg 60 13.500 đ 810.000đ Cộng tiền hàng: 2.173.500 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 217.350 đ Tổng tiền thanh toán: 2.390.850 đ Số tiền bằng chữ: (Hai triệu, ba trăm chín mươi nghìn tám trăm năm mươi đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Mẫu số 2B Hoá đơn GTGT Liên 3: dùng để thanh toán Ngày 16 tháng 5 năm 2002 Số: 531 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 - Trương Định Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Vũ Thị Ngọc Đơn vị: Địa chỉ: Hà Nội Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm Số TK: Mã số: Số TK Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B B 1 2 3 = 1 x2 1 Keọ cà phê mềm Kg 65,5 17.200 1.126.600 2 Kẹo hoa quả Kg 100 10.500 1.050.000 3 Kẹo sữa mềm Kg 90,5 13.000 1.176.500 4 Kẹo dừa sữa Kg 85 14.300 1.215.500 Cộng tiền hàng: 4.568.600 đ Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 456.860 đ Tổng tiền thanh toán: 5.025.460đ Số tiền bằng chữ: (Năm triệu không trăm hai lăm nghìn bốn trăm sáu mươi đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Mẫu số 1B Đv: Công ty bánh kẹo Hải Hà Đc: 25 - Trương Định Phiếu nhập kho Ngày 19 tháng 5 năm 2002 Số: 350 Họ và tên người giao hàng: Vũ thị Ngọc Theo hoá đơn GTGT: số 531 ngày 16 tháng 5 năm 2001 Nhập vào kho: Yến STT Tên, quy cách, vật tư. sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập 1 Kẹo sữa mềm Kg 10,5 10,5 2 Kẹo dừa sữa Kg 10,25 10,25 Tổng cộng 20,75 20,75 Người nhập (Ký họ tên) Thủ kho (Ký họ tên) Kế toán trưởng (Ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký họ tên) Mẫu số 3 Đv: Công ty bánh kẹo Hải Hà Đc: 25 - Trương Định Phiếu phiếu kho Ngày 25 tháng 5 năm 2002 Số: 75 Họ và tên người nhận hàng: Lan Bộ phận: Xí nghiệp kẹo mềm Lý do xuất kho: xuất tái chế Xuất tại kho: Yến STT Tên quy cách nhãn hiệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Kẹo mơ mềm Kg 16,5 16,5 12800 211200 2 Kẹo cà phê mềm Kg 8,5 8,5 14318 121703 3 Kẹo hoa quả Kg 10 10 9100 91000 Cộng 35 35 423903 Người nhập (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)