Đề tài Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty xây dựng số 2 Thăng Long

hản ánh ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty vào sổ sách kế toán theo đúng quy định về chế độ hạch toán kế toán, đảm bảo vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và thanh toán các khoản vốn đối với những công trình mà công ty đã làm, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ đối với những người làm công tác kế toán trong công ty. Các đội sản xuất trong công ty: là đợn vị kinh tế thuộc công ty, thực hành hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty. Đội chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng nhà nước. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng số 2 Thăng Long 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội, đơn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư, lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng. Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế Toán - Tài Chính gồm có: - Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán vật tư - TSCĐ: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn của vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty xây dựng số 2 thăng long Kế toán trưởng Kế toán vật tư TSCĐ CCDC Kế toán tiền mặt TGNH Kế toán Tổng hợp Kế toán tiền lương và các khoản vay Thủ quỹ Nhân viên thống kê kế toán tại các đội - Kế toán tiền lương và các khoản vay: căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và của khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành lập tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Theo dõi tiền vay và các khoản phải trả lãi ngân hàng. Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, TGNH và các khoản thanh toán cuối tháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty. 2.1.4.2. Hình thức tổ chức kế toán của Công ty Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian, nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ công ty, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Công ty hạch toán kế toán theo phương thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Số quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty xây dựng số 2 Thăng Long 2.2.1. Tình hình chung về quản lý lao động Trong điều kiện hiện nay việc quản lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn giải quyết tốt mối quan hệ giữa người lao động, tư liệu lao động, và môi trường lao động sẽ góp phần làm tăng NSLĐ mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty đã cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý và đạt hiệu quả công việc cao hơn. Công ty xây dựng số 2 Thăng Long là Công ty có khối lượng công việc mô hình sản xuất thuộc hạng doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản phẩm sản xuất ra mang tính chất đặc thù nên số lượng cán bộ công nhân viên của Công ty là 245 người và được chia ra thành các loại như sau: * Cán bộ công nhân viên lao động trực tiếp có 144 người Cấp bậc thợ bình quân toàn Công ty là 3,7/7 với đội ngũ CBCN tay nghề thành thạo trong công việc đã có kinh nghiệm trong nhiều năm công tác cho nên những năm gần đây Công ty luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho và ngày càng trên đà phát triển. * CBCNV quản lý nghiệp vụ. + Cơ quan Công ty: 1 giám đốc, 5 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng và 24 cán bộ nghiệp vụ khác. + Các đội sản xuất có 25 người. Đối với CBCNV quản lý và nghiệp vụ ở Công ty xét về trình độ khá đồng đểu, có tổng số 54 người đều có trình độ đại học cao đẳng và trung học chuyên nghiệp và được bố trí sắp xếp hợp lý với khả năng trình độ từ cơ quan Công ty, từ các đội sản xuất với đội ngũ cán bộ dầy dặn kinh nghiệm và có thể kiêm nhiệm xây dựng trong Công ty nên đã đưa Công ty phát triển khá mạnh. * Nhân viên khác: Có 18 người trong đó có lái xe, kho và bảo vệ. * Công ty còn có lực lượng lao động ngoài quỹ lương là nhà trẻ và tổ chức Đảng, Đoàn thể là 19 người. 2.2.2. Nguyên tắc chung trả lương cho CBCNV. - Phải trả đủ lương và phụ cấp cho CBCNV của Công ty theo chế độ Nhà nước ban hành theo cấp bậc lương của mỗi CBCNV được hưởng lương theo định 28/CP ngày 28/03/1997, thông tư số 05/2002/TT - BLĐTBXH ngày 29/01/2001 của Bộ lao động thương binh xã hội và công văn 4320/BLĐTBXH - TL ngày 29/12/1998 về quy định tiền lương và điều chỉnh mức tiền lương tối thiểu, mức trợ cấp, sinh hoạt phí - Ngoài mức lương đang hưởng theo quy định của Nhà nước các CBCNV đang làm việc trong doanh nghiệp được hưởng theo hệ số lương riêng của Công ty (hệ số này căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty) dựa trên cấp bậc công việc đang làm và định mức công việc được giao. - Chế độ lương khoán sản phẩm, khoán đất lượng nhằm gắn nhiệm vụ của người lao động với sản phẩm cuối cùng của đơn vị trên cơ sở quỹ lương được duyệt, việc phân phối tiền lương cho người lao động được áp dụng dưới hình thức khoán gọn công trình cho đơn vị đối với công việc có định mức kỹ thuật. Công nhân hỗ trợ cho sản xuất, nhân viên kỹ thuật, nghiệp vụ, cán bộ lãnh đạo, quản lý, được thực hiện chế độ lương khoán, lương sản phẩm được hưởng đầy đủ các khoản đãi ngộ khác theo chế độ hiện hành. 2.2.3. Các hình thức trả lương cho CBCNV. 2.2.3.1. Lương khoán sản phẩm. 1. Quy định về đơn giá tiền lương. a. Đơn giá cấp bậc. ĐGLCB = Trong đó : ĐGLCĐ: Tiền lương cấp bậc 1 công . 210.000: Mức lương tối thiểu. HSL: Hệ số lương. b. Đơn giá lương tối thiểu: ĐGLTT= Trong đó: KCL: Hệ số CL tính theo mức độ hoàn thành KH KCL từ 01 -> 05 c. Đơn giá sản phẩm (ĐGSP) xác định đơn giá sản phẩm căn cứ vào định mức lao động có kèm theo tiêu chuẩn kỹ thuật. ĐGSP = ĐM x LCBCV (1 + KCL) Trong đó: ĐM : Là định mức lao động tính bằng giờ, hoặc ngày LCBCV: lương cấp bậc công việc. 2. Khoán sản phẩm lẻ: Đối tượng áp dụng công nhân xây dựng công trình, các công nhân sản xuất trên cơ sở lương hoàn thành toàn bộ hay quy ước. + Định mức. + Đơn giá trả lương cho từng công việc sản phẩm. Tiền lương = Đơn giá sản phẩm của từng việc thực tế x Định mức Định mức lao động ở đây do nhà nước quy định cho từng công việc hạng mục công trình được quy ra các công việc đã làm thực tế. Chẳng hạn lương của ông Trần Anh Tuấn - công nhân điều khiển máy thi công đội 204 được tính như sau: - Số ca máy làm việc: 26 ca . - Đơn giá tiền công 1 ca máy: 20.045đ/ ca máy. Số tiền lương ông Trần Anh Tuấn đựoc lĩnh : 26 x 20.045 = 521.170đ. 3. Lương khoán sản phẩm tập thể. - Đối tượng áp dụng: Cho một tập thể trong Công ty như đội sản xuất, đội xây dựng công trình. - Quỹ lương khoán của cả tổ, đội sau khi chi trả lương thời gian làm khoán (trích trên lương tối thiểu và tính trên hệ số lương) của cá nhân. Đối với Công ty xây dựng thông thường trả cho CNCNB 100% lương. Sau khi trừ đi khoản lương thời gian còn lại bao nhiêu sẽ được tính lương năng suất chất lượng. - Hàng ngày đội trưởng căn cứ vào tay nghề, cấp bậc thợ để phân công công tác để đảm bảo công tác sản xuất. Cuối ngày làm việc chấm công năng suất chất lượng cho tổ viên, người có năng suất cao, chất lượng tốt được cộng thêm, người có năng suất thấp thì hưởng lương ít hơn hoặc bị trừ công. Mỗi tháng tổ trưởng, đội trưởng phải gửi bảng chấm công lần 1 để phòng tổ chức kế toán biết để tính lương tạm ứng. Cuối tháng tổng kết vào bảng chấm công để thanh toán lương (cột cộng lương sản phẩm). - Cơ sở để lập quỹ lương khoán là dựa trên phiếu giao việc và nghiệm thu thanh toán, số công việc thực tế và (đơn giá lương sản phẩm kế hoạch). * Tính lương cho cá nhân: Tiền lương = Trong đó: = - = + Tiền lương sản phẩm chi trả cho CBCNV ở đây chính là số tiền năng suất, chất lượng người nào làm được nhiều công trong tháng sẽ được hưởng nhiều tiền công và ngược lại 2.2.3.2. Lương thời gian: Đối tượng áp dụng: Được áp dụng cho những người làm công tác quản lý công tác hỗ trợ cho hoạt động sản xuất của Công ty bao gồm: Cán bộ các phòng ban, công nhân viên văn phòng lực lượng lao động gián tiếp. Tiền lương = ĐGLCB [ Công sản xuất * (1+ KCL) + VK + P] +LTN Trong đó: Csx: Công sản xuất KCL: Hệ số lương chất lượng LTN: Lương trách nhiệm VK: Công việc khác, trực dự phòng. P: Công nghỉ phép, việc riêng có lương + Hệ số lương chất lượng và hệ số trách nhiệm. Hệ số lương chất lượng. KCL = 0.5: Công nhân viên hướng chế độ lương thời gian ở các đội, tổ, phòng ban, cán bộ chuyên trách đoàn thể. KCL = 0,3: Nhân viên nhà trẻ mẫu giáo, công nhân thử việc. + Lương trách nhiệm được tính trên mặt bằng lương tối thiểu của Công ty thường ở Công ty hưởng lương trách nhiệm theo hệ số trách nhiệm và ngày công trực tiếp công tác. Quy định hệ só trách nhiệm: KTN Chứng danh bộ phận 1,0 Giám đốc 0,7 Phó giám đốc, kế toán trưởng, chủ tịch công đoàn chuyên trách 0,5 Trưởng phòng,ban, phó chủ tịch công đoàn cơ sở, bí thư đoàn xí nghiệp, đội trưởng đội sản xuất 0,3 Phó phòng, ban, phó đội trưởng đội xây dựng. * Trả lương ngày nghỉ chế độ: - Nghỉ lễ tết theo quy định của Nhà nước, nghỉ mát, nghỉ phép được trả lương cơ bản không hệ số của Công ty. - Nghỉ ốm, nghỉ trông con ốm, nghỉ thực hiện các biện pháp sinh đẻ kế hoạch, nghỉ trống con ốm, nghỉ thực hiện các biện pháp sinh để kế hoạch, nghỉ thai sản được trả 25% tiền lương cơ bản vào quỹ BHXH để thực hiện chế độ BHXH như ốm, con ốm, thai sản, hưu trí cho người lao động khi người lao động nghỉ hữu. * Trả lương cho các trường hợp khác. Trong trường hợp phải ngừng việc do khách quan như mất nước, mất điện, máy móc hỏng, người lao động được trả 100% tiền lương (phải có biên bản và xác định của phòng KTSX, có giám đốc duyệt mới được thanh toán lương). - Người lao động làm đủ ngày công, đủ định mức nhưng do bản thân tự nguyện làm thêm giờ (không do phụ trách yêu cầu) thì số giờ làm thêm đó được tính như ngày đi làm bình thường có hưởng hệ số của Công ty. - Làm thêm ca 3 mỗi giờ thêm 5.000đ/giờ. Hoặc khoán công trong công việc cụ thể cần giải phóng mặt bằng thay những công việc phù trợ cho những công việc ngày hôm sau. Ngoài ra, Công ty còn áp dụng các hình thức khen thưởng. Vượt số lương, đảm bảo chất lượng, khen thưởng từ 50.000 - 100.000 đ/người trong một hạng mục công trình. Khen thưởng lao động tiên tiến 100.000đ/người. 2.2.4. Tổ chức hạch toán lao động, tiền lương phải trả trong Cty. Công ty xây dựng số 2 Thăng Long là một đơn vị hạc toán độc lập, sản phẩm là những công trình xây dựng đã được nghiệm thu. Lao động có tính chất đặc biệt của ngành đó là có sự kết hợp cả lao động trí óc và lao động chân tay. Tỷ lệ tiền lương trong tổng giá thành tương đối cao là 15,3%. Đơn vị: Công ty XD số 2 Thăng Long Bộ phận: Đội XâY DÙNG 205 Mẫu số 06-LĐTL Ban hành theo QĐ số 1141-TC CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Ngày 31 tháng 05 năm 2002 STT Hạng mục công việc Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 Tháo dỡ mái gói H>4m m3 250 2.000 500.000 2 Phá dỡ tường gạch H<4m m3 58 20.000 1.160.000 3 Vận chuyển phế thải bộ xà 200m m3 50 30.000 1.500.000 4 Sản xuất LD cốt théo cọc D < =10 kg 3.230 300 969.000 5 ép tước cọc BTCTY 20 x 20L <4m m3 1.680 4.000 6.720.000 6 Vận chuyển đất trong phạm vi 30m m3 3 8.000 24.000 7 Đào xúc đất lên ôtô vận chuyển ra bãi rác thành phố. m3 102 15.000 1.530.000 8 Lắp cấu kiện BT đúc sẵn bằng thủ công. tấm 46 3.000 138.000 9 Sản xuất LD cốt thép phần nóng kg 4.800 235 1.128.000 Tổng cộng 13.669.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ):....................................................................... ...................................................................................................................... Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra chất lượng Người duyệt 2.2.4.1. Lương khoán sản phẩm tập thể. - Chứng từ xác định tiền lương cho CNV dựa trên bản chấm công của đội, xác định phiếu giao việc,phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành nghiệm thu và thanh toán. Bảng chấm công là chứng từ theo dõi thời gian làm việc của mỗi công nhân. Bảng chấm công được lập theo từng tổ, phòng ban và do tổ trưởng chấm cuối tháng bảng chấm công gửi lên phòng tổ chức xét duyệt và là cơ sở để lập bảng công tháng cho từng tổ, đội. Sau khi lập bảng công cho từng tổ, đội xây dựng, kế toán tiến hành tính lương cho mỗi cá nhân trong tổ. Kế toán tiến hành lập bảng lương cho tổ. Theo phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành: 13.669.000đ. Lương nghỉ phép 169.100 Lương nghỉ việc riêng 68.800 Lương trách nhiệm 157500 Tổng lương cả tháng của toàn đội 14.064.400 Cụ thể theo bảng chấm công trong tháng 05/2002 (Bảng 1) của đội xây dựng 205, có 2 nhân viên nghỉ phép, 1 nhân viên nghỉ việc riêng * Lương nghỉ phép = x Số công phép (nghỉ việc riêng) - Anh Trương Văn Cương trong tháng nghỉ phép 5 ngày nên số lương phép là. Lương thời gian nghỉ phép = x 5 = 123.200đ - Anh Nguyễn Duy Tiến trong tháng nghỉ phép 2 ngày. Lương thời gian nghỉ phép = x 2 = 45.900đ. * Lương nghỉ việc riêng. Anh Hoàng Quốc Nguyên trong tháng nghỉ 3 ngày việc riêng Lương nghỉ việc riêng =x 3 = 68.800đ * Lương trách nhiệm Lương trách nhiệm = Csx x ĐGLTT x KTN Ông Bùi Mạnh Cường là đội trưởng nên hưởng hệ số lương trách nhiệm là 0,5 do vậy ông có lương trách nhiệm như sau. = x 0,5 = 157.500 Tính lương sản phẩm của Công ty, Công ty tính sản phẩm cuối cùng cho các đội rồi dưới các đội tự phân chia lương cho nhau. Phòng kế toán Công sẽ chia tiền lương cho đội theo số liệu bảng khối lượng nghiệm thu thanh toán của từng công trình và hạng mục công trình và phần việc cụ thể giao cho đã được nghiệm thu. Dựa trên lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người để tính lương phân phối lần I cho từng người. Lương phân phối lần I = x Ngày công làm việc thực tế Ông Bùi Mạnh Cường có số lương phân phối lần I như sau: Lương phân phối lần I = x 26 = 640.500đ Tương tự các công nhân khác cũng tính như vây. Ta sẽ có tổng số lương phân phối lần I = 5.154.000 đ Sau khi số tiền trên bảng khối lượng nghiệm thu thanh toán trừ đi tổng số tiền phân phối lần I cuả đội sẽ là tổng số năng suất của cả đội. Tổng số năng suất của cả đội = 14.064.400 - 5.154.000 = 8.910.400đ Năng suất bình quân cả đội là = = 39.800đ Như vậy. = 39.800 x 21( ngày công) = 835.800 = 39.800 x 26 = 1034800đ. Tương tự cũng được tính với các công nhân khác trong đội. Như vậy ta tính được tổng số tiền lương được lĩnh cả tháng của từng CNV như sau. Ông Bùi Mạnh Cường có tổng số lương là. 640500 + 1034800 + 157.500= 1832800đ. Các khoản giảm trừ: - Nộp 1% bảo hiểm y tế (tính trên lương cơ bản): = 1% x 210.000 x 3,05 = 6.400đ - Nộp 5% bảo hiểm xã hội (tính trên lương cơ bản): = 5% x 210.000 x 3,05 = 32.100đ. Tổng các khoản giảm trừ = 6. 400 + 32.100 = 38.500đ Tổng số tiền thực lĩnh của Ông Bùi Mạnh Cường là: = 1832800 - 38500 = 1.794.300đ Căn cứ vào số liệu tiền lương của từng cá nhân, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương cho toàn đội (bảng 2). Phòng kế toán sẽ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng thanh toán tiền lương toàn đội để trả lương cho các cá nhân. Đồng thời dựa vào số liệu tổng cộng này để lập bảng thanh toán lương toàn Công ty. 2.2.4.2. Lương thời gian. Đối với nhân viên hỗ trợ sản xuất như nhân viên kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ các cán bộ lãnh đạo của Công ty được trả lương theo thời gian và được trả dưới nhiều dạng như lương trách nhiệm Chứng từ hạch toán lao động gồm có: - Bảng chấm công. - Phiếu báo làm thêm giờ. ở những bộ phận này hàng tháng mỗi phòng có một bảng chấm công riêng, trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng có nhiệm vụ chấm, theo dõi thời gian làm việc của công nhân viên trong phòng để lập bảng chấm công và chứng từ có liên quan cho trưởng phòng tổ chức xem xét và ký duyệt vào cuối tháng. Sau khi ký duyệt trưởng phòng tổ chức chuyển bảng chấm công và các giấy tờ khác về phòng kế toán tiền lương lập bảng tính trả lương cho từng phòng, ban và từng công nhân viên. Nhìn vào bảng chấm công tháng 5/2002 của phòng kế hoạch - điều độ (Bảng 3) ta thấy. * Bà Phạm Lê Anh là trưởng phòng nên hưởng hệ số lương TN là 0,5 Lương trách nhiệm = Csx x ĐGLTT x KTN = 26 x x 0,5 = 26 x x 0,5 = 26 x 12.100 x 0,5 = 157.300đ Lương thời gian = x Ngày công làm việc thực tế = x 26 = 640.500 đ. Lương khoán chất lượng = Csx x ĐGLtt x Kkcl = 26 x 12.100 x 0,5 = 157.300 Tổng lương của Bà Phạm Lê Anh = 157.300 + 640.500 + 157.300 = 955.100đ Các khoản khấu trừ. - Tạm ứng = 65% x 210.000 x 3,05 = 416.300đ - Trừ 1% BHYT = 1% x 210.000 x 3,05 = 6.400đ Trừ 5% BHXH = 5% x 210.000 x 3,05 = 32.000đ Tổng các khoản khấu trừ = 454.700đ Số tiền thực lĩnh kỳ II của Bà Phạm Lê Anh = 955.100 - 454.700 = 500.400đ * Chị Trương Thu Thuỷ có hệ số khoán chất lượng là 0,5 Lương thời gian = x 26 = 596.400đ Lương khoán chất lượng = 26 x 12.100 x 0.5 = 157.300đ Tổng lương = 596.400 + 157.300 = 753.700đ Các khoản khấu trừ: - Tạm ứng = 65% x 210.000 x 2,84 = 387.700đ - Trừ 1% BHYT = 1% x 210.000 x 2,84 = 5.900đ - Trừ 5% BHXH = 5% x 210.000 x 2,84 = 29.800đ Tổng các khoản khấu trừ = 423.400đ Số tiền thực lĩnh kỳ II của Chị Trương Thu Thuỷ = 753.700 - 423.400 = 330.300đ Tương tự các nhân viên khác phòng kế hoạch - điều độ cũng tính tương tự. Sau khi đã tính lương cho cá nhân kế toán tiền lương thành lập bảng thanh toán lương lên sổ tổng hợp của mình (Bảng 4). Phòng kế toán sẽ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng thanh toán tiền lương toàn đội để trả lương cho các cá nhân. Đồng thời dựa vào số liệu tổng cộng này để lập bảng thanh toán lương toàn Công ty. 2.2.4.3. Chi trả lượng cho CBCNV trong Công ty. Công ty thanh toán lương cho CBCNV hàng tháng làm 2 kỳ. Kỳ I (hay còn goi là kỳ tạm ứng): Tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng Kỳ II: Thanh toán lương kỳ II vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 6 đến ngày 10 tháng sau. Cụ thể: * Kỳ tạm ứng: Căn cứ vào Quyết định của Giám đốc, kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho CNV theo công thức. Tam ứng lương = 65% x tổng quỹ lương cơ bản của Công ty. Tiền tạm ứng được chia theo tổ, phòng, ban. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập phiếu chi, căn cứ vào phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng của tổ, phòng ban, thủ quỹ tiến hành chi. Phiếu chi Ngày 26/5/2002 Quyển số Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận: Phạm Lê Anh Địa chỉ: Phòng kế hoạch - điều độ Lý do chi: Trả lương kỳ I – Tháng 05/2002 cho CBCNV Số tiền: 2.440.600 VNĐ (Viết bằng chữ) Hai triệu bốn trăm bốn mươi ngàn sáu trăm đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền. Thủ trưởng (Ký, dấu) Kế toán trưởng Ký, họ tên Người lập Ký, họ tên Thủ quỹ Ký, họ tên Người nhận tiền Ký, họ tên Kỳ II: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, phòng kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi. Số tiền kỳ II được xác định: Số tiền được lĩnh Kỳ II = Tổng số tiền lương phải trả - Số tiền CBCNV đã tạm ứng - Số tiền các khoản phải trừ vào lương Do đặc điểm của ngành xây dựng nên số lao động ngoài danh sách được bổ xung thường xuyên nhằm tiết kiệm chi phí hạ giá thành. Nên Công ty đã ký hợp đồng ngắn hạn đối với một số công nhân viên ngoài danh sách. Do đặc điểm như vậy nên họ không có cấp bậc thợ không được hưởng các khoanả chế độ cũng không phải chi trả đóng góp các khoản BHXH, BHYT trừ vào lương. Mà hầu như tiền công của họ dựa trên lương khoán. Đối với các công nhân ngoài danh sách thì kế toán cuối tháng lập phiếu chi của họ kế toán tiền lương sẽ trả lương cho họ. Phiếu chi Ngày 31/5/2002 Quyển số Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận: Hồ Hữu Nguyên Địa chỉ: Đội XD 201 - Thuộc đội nề (HĐ) Lý do chi: Trả lương theo hợp đồng khoán lao động Số tiền: 750.000 VNĐ (Viết bằng chữ) Bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền. Thủ trưởng (Ký, dấu) Kế toán trưởng Ký, họ tên Người lập Ký, họ tên Thủ quỹ Ký, họ tên Người nhận tiền Ký, họ tên 2.2.4.4. Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Cuối tháng kế toán tiền lương căn cứ vào số liệu tổng hợp của các bảng tính lương của các bộ phận ,phòng ban, tổ đội trong Công ty để lập bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Công ty làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc cho các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ thống kê về lao động tiền lương. Sau đó dựa vào số liệu của bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Công ty này, kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương mục đích dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BHYT và KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động. Số liệu của bảng phân bổ được sử dụng để ghi vào các bảng kê, chứng từ ghi sổ, và các số kế toán có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, lao vụ dịch vụ hoàn thành. 2.2.5. Kế toán tiền lương và các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ. ở Công ty xây dựng số 2 Thăng Long việc thanh toán lương cho cán bộ, công nhân viên được sử dụng trên các tài khoản: - TK 334: Tài khoản "phải trả công nhân viên" .Tài khoản được sử dụng để phản ánh số tiền thanh toán với tất cả cán bộ, công nhân viên trong danh sách Công ty. - TK 335: Tài khoản "chi phí phải trả".Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền thanh toán cho công nhân lao động theo hợp đồng. - TK 338 - để phản ánh số tiền thanh toán các khoản trích theo lương là BHXH, BHYT và Kinh phí công đoàn của Công ty. Để thấy rõ hơn ta có thể khái quát qua sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ hạch toán TK 112 TK 111 TK 335 TK 622 Rút TGNH về Chi trả lương cho Tiền lương phải trả cho quỹ tiền mặt CBCNV công nhân lao động HĐ để trả lương TK 334 Tiền lương phải trả cho CN TK 338 trong danh sách TK 627 BHXH, BHYT KPCĐ trừ vào lương Tiền lương phải trả cho bộ phận cơ quan, Cty, K.sạn TK 111 TK 642 Tiền lương phải trả cho bảo vệ, lái xe, giám đốc Tạm ứng lương cho TK 431 CBCNV Trả thưởng cho CBCNV Sau khi định khoản xong, kế toán sẽ tiến hành phản ánh trên các sổ kế toán chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản Công ty xây dựng số 2 Thăng Long Ban hành theo quyết định Số 14 Chứng từ ghi sổ Tháng 5/2002 STT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú S N Nợ Có Tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên T5/2002 trong danh sách 622 627 642 334 334 334 150.520.640 46.831.700 9.404.600 Cộng 206.756.940 Công ty xây dựng số 2 Thăng Long Ban hành theo quyết định Số 15 Chứng từ ghi sổ Tháng 5/2002 STT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú S N Nợ Có Tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên T5/2002 ngoài danh sách 622 335 53.333.230 Cộng 53.333.230 Kèm theo chứng từ gốc Người lập chứng từ Kế toán trưởng Sổ cái Năm..2002. Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: 334 Số dư đầu kỳ Nợ Có Đơn vị: Đồng Ghi có TK Đối ứng nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 5 Tháng 12 TK 111 206.756.940 Cộng số phát sinh nợ 206.756.940 Cộng số phát sinh có 206.756.940 Số dư cuối kỳ Nợ Có Người giữ sổ Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên Sổ cái Năm..2002. Tên tài khoản: Chi phí trả trước Số hiệu: 335 Số dư đầu kỳ Nợ Có Đơn vị: Đồng Ghi có TK Đối ứng nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 5 Tháng 12 TK 111 53.333.230 Cộng số phát sinh nợ 53.333.230 Cộng số phát sinh có 53.333.230 Số dư cuối kỳ Nợ Có Người giữ sổ Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên 2.2.6. Trích nộp, thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ Căn cứ vào tổng qũy lương, kế toán lương tiến hành trích 25%. Trong đó: - 19% tính vào chi phí + 15% BHXH. + 2% BHYT + 2% KPCĐ. - 6% trừ vào lương. + 1% BHYT + 5% BHXH Tính tiền lương cơ bản (lương cấp bậc) của CBCNV trong danh sách Công ty. Cuối tháng căn cứ vào mức cần thiết phải nộp kế toán tiền lương tiến hành thủ tục đem nộp cho BHXH của Thành phố bằng TM hoặc uỷ nhiệm chi. Trình tự hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ như sau: TK 111 Khi nộp, chi BHXH TK338 TK622 Trích BHXH, BHYT TK627 TK642 TK334 Kinh phí công đoàn tính vào chi phí BHXH trừ vào lương Sổ chi tiết tk 338 Đối tượng: BHYT, BHXH, KPCĐ Ngày tháng ghi sổ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Thu Chi Nợ Có Nợ Có I. Số dư đầu kỳ II. Số phát sinh trong kỳ - Nộp BHXH lên cơ quan BHXH cấp trên T5/2002 111 6.488.800 - Mua BHYT 1297.000 Trích 15% BHXH - Cho CN lao động thị trường 622 22.578.096 - Cho CNV sản xuất chung 627 7024755 - Cho CNV quản lý doanh nghiệp 642 1410690 Trích 2% BHYT - Cho CNLĐTT 622 3.010.413 - Cho CNV sản xuất chung 627 936.634 - Cho CNV - QLDN 642 188100 Trích 2% KPCĐ - Cho CNLĐTT 622 3.010.413 - Cho CNV sản xuất chung 627 936.634 - Cho CNV QLDN 642 188100 III. Số dư cuối kỳ Chương iii. một số ý kiến nhận xét nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty xây dựng số 2 thang long . 3.1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở coong ty xây dựng số 2 thăng long Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán nói chung và đặc biệt là công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty xây dựng số 2 Thăng Long, em có một vài nhận xét sau: 3.1.1. Các điểm mạnh của Công ty . 3.1.1.1. Tình hình quản lý và sử dụng lao động Trong điều kiện hiện nay, việc quản lý hợp lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn. Giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, môi trường lao động sẽ góp phần tăng năng suất lao động mang lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty đã cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý hơn. Để thấy rõ hơn ta đi phân tích biểu tình hình lao động của Công ty trong mấy năm gần đây. Biểu tình hình lao động của công ty xây dựng số 2 thăng long. (Quý II năm 2002) Chỉ tiêu Thực hiện 2001 Thực hiện 2002 So sánh 2001/2002 Số người Số người Số người Tỷ lệ % Tổng số lao động 253 272 19 + 7,51 1. Trên đại học - - - 2. Đại học, cao đẳng 47 54 7 + 14.9 3. Trung cấp 6 9 3 + 50 4. Sơ cấp 8 7 -1 - 8,75 5. Công nhân kỹ thuật 27 31 5 + 14,8 6. Lao động trực tiếp 165 171 6 + 3,6 Tổng số Nam 202 213 11 + 5,45 Tổng số Nữ 51 58 7 + 13,7 Trong biên chế, HĐ dài hạn 239 245 6 + 2,51 HĐ ngắn hạn 14 27 13 + 9,3 Qua biểu phân tích trên, ta thấy số cán bộ công nhân viên chức của Công ty năm 2002 so với năm 2001 đã tăng lên 19 người tương ứng với tỷ lệ tăng là 7,51%. Xét về trình độ tính chất công việc ta thấy năm 2002 số CBCNV có trình độ trên đại học không có gì thay đổi. Còn số CBCNV có trình độ đại học, cao đẳng thì tăng lên 7 người tương ứng với một tỷ lệ tăng tương ứng là 14,9%. Số CBCNV có trình độ trung cấp và sơ cấp tăng lên là 2 người. Trong đó CBCNV có trình độ trung cấp tăng lên 3 người tăng 50% còn số CBCNV có trình độ sơ cấp thì lại giảm xuống 1 người và giảm tỷ lệ tương ứng là 8,75%. Lực lượng lao động trực tiếp năm 2002 đã tăng so với năm 2001 là 6 người tăng 3,6. Với sự thay đổi này đã chứng tỏ về cơ cấu phân bố lao động của Công ty đã có sự chuyển dịch đáng kể để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã không ngừng nâng cao trình độ CBCNV trong Công ty. Xét về cơ cấu giới tính trong đội ngũ CBCNV của Công ty cũng có sự thay đổi đáng kể. Nam 2002 tỷ lệ CBCNV nữ tăng lớn hơn tỷ lệ tăng của nam CBCNV (13,7% và 5,45%). Do đặc điểm tính chất ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh nên việc phân bố lao động theo giới tính như vậy là hoàn toàn hợp lý để đáp ứng được yêu cầu công việc của Công ty. Năm 2002 Công ty đã ký hợp đồng lao động dài hạn cho 6 người tăng 2,51% so với năm 2001. Điều này chứng tỏ đội ngũ CBCNV hợp đồng làm việc trong Công ty chưa lâu nhưng đã đáp ứng được yêu cầu của công việc, tạo được sự tin tưởng với Công ty. Có được điều này một phần là do sự cố gắng nỗ lực của chính bản thân người lao động, một phần là do sự giúp đỡ của Công ty đã tạo điều kiện để họ phát huy hết khả năng của mình trong công việc. Trong năm 2002 Công ty đã ký thêm 13 hợp đồng lao động ngắn hạn tăng 9,3% so với năm 2001. Hiện nay, do thị trường sức lao động đang bị dư thừa nên giá cả sức lao động cũng trở nên rẻ mạt, các Công ty đều tận dụng cơ hội này để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản xuất, tăng doanh thu, tăng thu nhập cho CBCNV trong danh sách của Công ty. Việc tăng thêm các hợp đồng lao động ngắn hạn cũng là một dấu hiệu tốt báo hiệu Công ty đang trên đà phát triển. Tuy nhiên đối với những người lao động theo hợp đồng ngắn hạn họ không phải đóng các khoản BHXH, KPCĐ và họ cũng không được hưởng một khoản trợ cấp nào khi ốm đau, tai nạn lao động Công ty cần phải xem xét đến các trường hợp này để đảm bảo an toàn người lao động có như thế người lao động mới có thể yên tâm làm việc và đóng góp hết khả năng lao động của mình. 3.1.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty xây dựng số 2 Thăng Long. Công ty xây dựng số 2 Thăng Long là một tổ chức sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng và chịu sự quản lý của Tổng công ty xây dựng Thăng Long – Bộ giao thông vận tải. Công ty thành lập từ năm 1966 và hoạt động cho đến nay. Với tinh thần tự lực tự cường, chủ động sáng tạo và những phấn đấu hết sức cố gắng, nỗ lực của CBCNV trong Công ty, Công ty ngày càng phát triển và càng tự khẳng định vị trí của mình trong rất nhiều công trình mới có giá trị và vô cùng thiết thực. Trong những năm qua, Công ty còn được Nhà nước, Bộ, Ngành liên quan công nhận những thành tích trong lao động sản xuất như : Một huân chương lao động hạng 3 Nhiều bằng khen, giấy khen của Bộ và Tổng công ty trao tặng Đảng bộ được công nhận là Đảng bộ trong sạch vững mạnh từ năm 1990 – 2002 Hai công trình được công nhận đạt chất lượng xuất sắc Có những kết quả đó, ban lãnh đạo cùng toàn thể CBCNV trong Công ty đã nhận thức đúng đắn được quy luật vân động của nền kinh tế thị trường từ đó rút ra “Tiền lương là thước đo hiệu quả sản xuất kinh doanh”. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp lao động hợp lý, tính toán và trả công cho người lao động một cách thoả đáng góp phần nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm hao phí lao động. Từ đó mang lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp. Do vậy, việc tính toán và chi trả lương cho người lao động là một yếu tố mà giám đốc và ban lãnh đạo luôn coi trọng. Trong những năm gần đây, về thu nhập bình quân của người lao động luôn tăng hơn, năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể: Năm 2000: Mức lương là 821.000 đ/ tháng Năm 2001: Mức lương là 867.000 đ/ tháng 5 tháng đầu năm 2002: Mức lương TB là 923.000 đ/ tháng. Có thể thấy rằng, mức lương bình quân tăng lên như vậy là nhờ vào sự năng động của ban giám đốc và sự nhiệt tình đối với công việc của mỗi cá nhân đã làm doanh thu của Công ty tăng lên, tổng quỹ lương trả cho CBCNV cũng tăng lên, phát huy được năng lực sản xuất của mỗi cá nhân. Công ty xây dựng số 2 Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy mô vừa và nhỏ nên Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung, tức là ở Công ty chỉ có 1 phòng kế toán hạch toán chung còn ở các đội chỉ cử 1 người kế toán thống kê, theo dõi giao dịch và làm việc trực tiếp ở phòng kế toán Công ty dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và lãnh đạo phòng. Vì vậy rất thuận tiện trong việc hạch toán chứng từ sổ sách cuối tháng, quý, năm được thực hiện tốt, rõ ràng, đầy đủ và đúng thời gian. Về hình thức kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Thực chất đây là một sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Hình thức kế toán này rất phù hợp với đặc điểm thực tế của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy mà kế toán có thể quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán đã ghi trên các tài khoản kế toán được chính xác, kịp thời sửa chữa những sai sót và hơn thế nữa là việc tính lương cho CBCNV được phản ánh đúng số công làm việc thực tế đảm bảo được sự công bằng cho người lao động. Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như các phần hành khác luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các chế độ về lương, thưởng, phụ cấp ... của Nhà nước luôn được thực hiện đầy đủ và chính xác. Công việc tổ chức tính lương và thanh toán lương được làm tốt. Theo em, việc tổ chức hệ thông sổ là khá đầy đủ, hoàn thiện với việc ghi chép số liệu trung thực và khách quan theo đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống chứng từ ban đầu luôn phản ánh đúng số lượng, chất lượng lao động của nhân viên trong Công ty. Về việc tổ chức tính lương và thanh toán lương cho CBCNV: Công ty luôn nhận thức được chi phí nhận công là một trong 3 khoản mục chủ yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm nên kế toán tiền lương cũng như kế toán các phần hành khác luôn ý thức được trách nhiệm của mình là tính đủ, kịp thời tiền lương cho người lao động. Ngoài ra, Công ty còn khuyến khích công nhân hoàn thành tốt công việc bằng cách tăng tiền thưởng, tiền bồi dưỡng các cán bộ đi công tác xa và làm những công việc hao tổn nhiều sức lực. Về việc quản lý và sử dụng các quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Xây dựng quỹ tiền lương để trả CBCNV Công ty thường căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch, căn cứ vào lợi nhận của năm trước liền kề để xây dựng định mức lương cho năm nay Định mức tiền lương được xác định = 15,3% x Tổng doanh thu trong năm. Công ty không trích lập quỹ dự phòng, quỹ tiền lương mà chi hết 100% quỹ lương cho CBCNV. Chính vì thế nên tiền lương của CBCNV luôn ổn định cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của CBCNV trong Công ty. Quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ Quỹ BHXH của Công ty được lập ra để sử dụng khi CBCNV trong Công ty gặp phải rủi ro cần được trợ cấp. Hơn thế nữa, Công ty thực hiện nghĩa vụ của mình đối với xã hội. Quỹ BHXH của Công ty được dùng vào những mục đích sau: Chi chế độ trợ cấp ốm đau, cho người lao động bị tai nạn lao động, bị ốm đau phải nghỉ việc. Tiền trợ cấp = 75% tiền lương Chi chế độ thai sản cho người lao động nữ có thai, sinh con. Tiền trợ cấp = 75% tiền lương Chi chế độ tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp. Tiền trợ cấp = 100% tiền lương trong quá trình điều trị. Chi lương hưu cho người lao động về hưu. Quỹ BHXH được quản lý thường xuyên ở tài khoản của người lao động, thương binh và xã hội. Hàng tháng, Công ty trích nộp lên cơ quan BHXH cấp trên theo tỷ lệ Nhà nước quy định và theo đúng thời hạn. Quỹ BHYT Công ty lập quỹ BHYT nhằm mục đích trợ cấp cho CBCNV trong Công ty một phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang. Quỹ BHYT được thành lập từ: - 1% người lao động đóng góp. Phần này trừ thẳng vào lương CBCNV trong Công ty. - 2% tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. KPCĐ Tổ chức công đoàn đại diện cho tập thể CBCNV trong Công ty tổ chức công đoàn luôn đứng ra đảm bảo sự công bằng quyền lợi cho CNV. Hàng tháng Công ty trích nộp KPCĐ dựa trên việc trích quỹ lương thực tế phát sinh. Trong đó 1% KPCĐ thu được sẽ nộp lên tổ chức công đoàn cấp trên. Còn 1% KPCĐ sẽ được giữ lại chi tiêu cho tổ chức công đoàn Công ty. Nguồn quỹ KPCĐ của Công ty dùng để trả thưởng cho CBCNV hoàn thành tốt công việc của mình, ngoài ra còn được sử dụng cho các sinh hoạt đoàn thể của CBCNV trong Công ty. Công ty không những chú trọng đến việc tăng năng suất tối đa tiết kiệm chi phí hạ giá thành, tăng lợi nhuận mà Công ty còn rất quan tâm đến đời sống CBCNV trong Công ty, luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyện vọng của CBCNV. Chính vì thế mà đội ngũ cán bộ, đội ngũ công nhân viên luôn nhiệt tình với công việc không ngừng sáng tạo, ngày càng đưa ra nhiều ý kiến thiết thực góp phần phát triển công ty. 3.1.2. Các khuyết điểm còn tồn tại Một công ty có phát triển đến đâu đi chăng nữa thì cũng không tránh khỏi những mặt còn sai sót, yếu kém và Công ty xây dựng Thăng Long cũng vậy công tác kế toán tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 Thăng Long vẫn còn tồn tại những mặt yếu cần giải quyết. Cụ thể: - Việc phân loại công nhân viên trong Công ty chủ yếu là công nhân viên trong danh sách và công nhân viên hợp đồng (Hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn). Cho nên dẫn đến việc quản lý lao động đôi khi chưa chặt chẽ. - Về khoản tiền tạm ứng cho CBCNV, công ty thường tạm ứng 65% tính trên lương cơ bản. Việc trích trước tạm ứng đồng đều cho CBCNV như vậy cũng chưa được sát với thực tế. Bởi giả sử CBCNV nghỉ làm việc nửa tháng (lý do việc riêng) hay nói cách khác là trong tháng công nhân đó chỉ làm việc nửa tháng, nếu kế toán cứ trích theo một tỷ lệ trên thực tế như vậy liệu có hợp lý không? Đã tiết kiệm được chi phi lương chưa? - Việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết TK338. Do đó khó có thể theo dõi một cách chi tiết từng tài khoản cũng như việc đối chiếu, kiểm tra các tài khoản đó. - Một số TK công ty sử dụng để hạch toán và thanh toán lương với CNV hợp đồng trên TK335 chưa thật hợp lý vì đây không phải là một khoản chi phí trích trước (chi phí phải chi trả không đồng đều giữa các kỳ). - Hiện nay công ty ngày càng trên đà phát triển, mở rộng công ty nếu chỉ có một mình kế toán tiền lương đảm nhận tất cả các công việc như chấm công, theo dõi tình hình lao động ở các tổ đội, tính lương cho các tổ, đội cuối tháng tập hợp tính lương cho toàn công ty. Với khối lượng công việc như vậy một kế toán tiền lương khó có thể đảm đương hết công việc của mình. Công ty cần có biện pháp khắc phục tình trạng trên để đảm bảo cho công việc tính lương và thanh toán lương cho người lao động được chính xác đầy đủ và hợp lý. Đảm bảo sự công bằng cho người lao động. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty xây dựng số 2 Thăng Long Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là cần thiết, vì hạch toán kế toán là công cụ hữu hiệu để quản lý và phục vụ quản lý doanh nghiệp với nhiệm vụ cung cấp thông tin phản ánh theo dõi chi tiết các quan hệ kinh tế dưới sự biểu hiện bằng tiền. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một việc cần làm ngay và phải làm thật tốt. Với những mặt còn tồn tại trên, em xin đưa một số kiến nghị sau: 1 -ý kiến về: Tổ chức, bố trí lại lao động cho phù hợp với nội dung công việc, quy trình công nghệ. Để tận dụng triệt để khả năng lao động và phân phối tiền lương theo hiệu quả đóng góp lao động được chính xác, công bằng cần phải: + Xác định nội dung công việc, phạm vi trách nhiệm, quy trình công nghệ, yêu cầu về chất lượng tiến độ công việc cho từng công việc chức danh cụ thể. + Xây dựng định mức lao động chi tiết cho mỗi loại sản phẩm, một công việc, bố trí đội hình, ban được hợp lý. Quy định hệ số lương cấp bậc cho mỗi loại việc, mỗi loại sản phẩm. + Xây dựng định mức đơn giá tiền lương cho mỗi loại công việc, mỗi loại sản phẩm. + Xây dựng hệ thống kiểm soát số lượng và chất lượng lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm công việc. 2 -ý kiến về: Việc phân công loại nhân viên trong công ty là công nhân viên trong danh sách và công nhân viên hợp đồng (cả hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn). Cho nên dẫn đến việc quản lý lao động đôi khi còn chưa chặt chẽ. Và để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Công ty cần phải tiến hành phân loại lao động và xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Công ty có thể áp dụng việc phân loại lao động theo các tiêu thức sau: + Phân theo thời gian lao động: Công ty có thể chia lao động thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn) và lao động tạm thời. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với Nhà nước được chính xác. + Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: Công ty có thể phân loại thành lao động trực tiếp sản xuất: Như cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng máy móc, công nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện lao vụ, dịch vụ. Những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu...). Và phân loại thành lao động gián tiếp sản xuất: Như nhân viên kỹ thuật, nhân viên hướng dẫn kỹ thuật nhân viên quản lý kinh tế.... Cách phân loại này giúp cho Công ty đánh giá được tính hợp lý của lao động, từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động cho phù hợp . + Phân loại theo chức năng của lao động: Lao động thực hiện chức năng sản xuất. Lao động thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tiếp thịi nghiên cứu thị trường. Lao động thực hiện chức năng quản lý. Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. 3 -ý kiến về: Thực hiện trích trước tiền lương của người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty cho cán bộ công nhân viên nghỉ phép theo đúng chế độ, tiền nghỉ phép sẽ tính theo lương cấp bậc. Việc không trích trước tiền lương nghỉ phép là chưa hợp lý vì chỉ dựa vào thực tế của những năm trước nếu tiền lương nghỉ phép phát sinh tăng đột biến trong khi đó sản phẩm trong kỳ làm giảm đi đáng kể và số tiền lương này được phân bổ vào giá thành sản phẩm sẽ làm giá thành bị biến động tăng bất hợp lý. Theo em nên thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động theo công thức sau: Tỷ lệ trích trước được xây dựng cho cả năm kế hoạch = Tổng tiền lương nghỉ phép của năm kế hoạch phải trả cho công nhân sản xuất ở các bộ phận sản xuất chính Tổng tiền lương chính phải trả cho CNSX ở các bộ phận sản xuất chính của năm kế hoạch x 100% Mức trích trước hàng tháng = (% trích trước) x Tiền lương chính phải trả cho CNSX ở các bộ phận SX chính 4 - ý kiến về: Về khoản trích tạm ứng cho CBCNV 65% tính trên lương cơ bản nên tính lại như sau: + Giả sử trong tháng 5 chị Vũ Thị Huệ chỉ đi làm có 15 ngày công trong một tháng. Mà theo quy định của Nhà nước nếu CBCNV đi làm đủ 26 ngày công trong một tháng sẽ được hưởng mức lương cơ bản là 210.000đ x HSL (do Công ty quy định). Chị Vũ Thị Huệ hưởng hệ số lương là 2,84. Như vậy, nếu chị Huệ đi làm đủ 26 ngày công/tháng thì chị sẽ được hưởng mức lương cơ bản là: 210.000 x 2,84 = 596.4000đ Tam ứng là: 65% x 210.000 x 2,84 = 387.700đ. Nhưng nếu trong tháng chị Huệ đi làm thực tế là 15 ngày công nên được chị chỉ được hưởng mức lương cơ bản là: 15 ngày công x = 334.100đ. Số tiền tạm ứng là = 65% x 334.100 = 217.200đ. Thực chất chị chỉ được tạm ứng trước là 217.200đ. Như vậy phần chênh lệch kia kế toán lương mà tạm ứng trước 387.700đ thì kế toán lại phải đòi lại người lao động số tiền là 387.700 – 217.200 = 170.500đ lương như thế rất phức tạp, thậm chí còn mất đi sự công bằng, hợp lý cho ngừơi lao động. Theo em ở Công ty nên trích trước tiền lương tạm ứng trên lương làm việc thực tế. Cứ chuẩn bị đến kỳ tạm ứng thì các tổ đội, phòng ban phải gửi ngay bản chấm công lên phòng kế toán để kế toán tính trích trước tiền tạm ứng. 5 - ý kiến về: Về sử dụng TK 335 để hạch toán việc tính lương và thanh toán lương với công nhân hợp đồng chưa phù hợp vì đây không phải là một khoản chi phí trích trước. Mà theo em, Công ty nên phản ánh tiền lương công nhân hợp đồng trên tài khoản 334 để phục vụ yêu cầu quản lý. Có thể mở 2 tài khoản cấp II. TK 3341: Thanh toán với công nhân trong danh sách. TK 3342: Thanh toán với công nhân hợp đồng. Khi đó với số liệu T5/2002 kế toán ghi sổ tiền lương phải trả: Nợ TK 622 : 203.853.870 Có TK 334 : 203.853.870 Chi tiết TK 3341: 150.520.640 Chi tiết TK 3342: 53.333.230 6 - ý kiến về: Sổ chi tiết tài khoản 338 là do kế toán BHXH lập là tổng hợp của cả 3 tài khoản cấp II (TK 3382,3383,3384). Sổ chi tiết chưa phân biệt được tình hình trích nộp của các khoản trích đó. Theo em, Công ty nên lập 3 sổ chi tiết cho từng TK cấp II đó. Được như vậy sẽ dễ dàng theo dõi một cách chi tiết từng TK cũng như việc đối chiếu, kiểm tra các TK đó. Sổ chi tiết TK 338 (3383) đối tượng: BHXH Ngày tháng ghi sổ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Thu Chi Nợ Có Nợ Có I. Số dư dầu kỳ II. Số phát sinh trong kỳ - Nộp BHXH lên cơ quan BHXH cấp trên T5/2002 111 6.488.800 Trích 15% BHXH - Cho CN lao động TT 622 22.578.096 - Cho CNV sản xuất chung 627 7.024.755 - Cho CNV quản lý doanh nghiệp 642 1.410.690 III. Cộng phát sinh có 31.013.541 IV. Cộng phát sinh nợ 6.488.800 V. Số dư cuối kỳ sổ chi tiết tk 338 ( 3384) đối tượng BHYT Ngày tháng ghi sổ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Thu Chi Nợ Có Nợ Có I. Số dư dầu kỳ II. Số phát sinh trong kỳ - Mua BHYT 1.297.000 Trích 2% BHYT - Cho CNLĐthị trường 622 3.010.413 - Cho CNV sản xuất chung 627 936.634 - Cho CNV – QLDN 642 188.100 III. Cộng phát sinh có 4.135.147 IV. Cộng phát sinh nợ 1.297.000 V. Số dư cuối kỳ sổ chi tiết tk 338 ( 3382) đối tượng KPCĐ Ngày tháng ghi sổ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Thu Chi Nợ Có Nợ Có I. Số dư dầu kỳ II. Số phát sinh trong kỳ - Mua BHYT 1.297.000 Trích 2% KPCĐ - Cho CNLĐthị trường 622 3.010.413 - Cho CNV sản xuất chung 627 936.634 - Cho CNV - QLDN 642 188.100 III. Cộng phát sinh có 4.135.147 IV. Cộng phát sinh nợ 1.297.000 V. Số dư cuối kỳ Nhìn chung, Công ty đã làm tốt công tác kế toán tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ. Thực hiện theo chính chế độ chính sách của Nhà nước quy định. Quá trình hạch toán và sổ sách, biểu mẫu rõ ràng, cụ thể, chi tiết. Tuy nhiên còn một số hạn chế trong cách tính lương, BHXH, BHYT và KPCĐ cho CBCNV. Nhưng em hy vọng với tinh thần trình độ và trách nhiệm của CBCNV phòng kế toán và sự giám sát chặt chẽ sát sao của ban giám đốc, Công ty sẽ nhanh chóng khắc phục được những nhược điểm trên và áp dụng đúng phương pháp chế độ hiện hành một cách thành thạo để hoàn thành tốt tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty. Kết luận. Bất kỳ hình thức sản xuất nào cũng phải có yếu tố lao động và bất kỳ sản phẩm nào hoàn thành cũng cấu thành trong nó giá trị sức lao động. Tiền lương và các khoản trích theo lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Quản lý chặt chẽ tiền lương và các khoản trích theo lương cũng là một đòi hỏi đặt ra nhằm đem lại hiệu quản sản xuất cao. Trong quá trình thực tập tại Công ty với thời gian thực tập tương đối ngắn, kinh nghiệm thực tế cũng như trình độ bản thân còn có hạn nên em chưa thật sự có một cách nhìn thật tổng quát cũng như chưa thể nắm bắt hết các vấn đề trong tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty. Qua đề tài, em muốn đề cập đến một số phương hướng cần hoàn thiện “Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” với mục đích góp phần phản ánh và tính toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty, đồng thời phát huy hơn nữa tác dụng tích cực của chế độ hạch toán kinh tế trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế mới, giúp Công ty đứng vững và không ngừng phát triển. Để hoàn thiện chuyên đề này, em xin cám ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Mạnh Thiều cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán Công ty xây dựng số 2 Thăng Long đã giúp đỡ chỉ bảo cho em trong thời gian qua. Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2003 Sinh viên Hoàng Việt tài liệu tham khảo. 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp - NXB tài chính 2001 2. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán - Trường ĐHTCKTHN - NXB Tài chính 1999. 3. Giáo trình Kế toán tài chính - Trường HVTC - NXB Tài chính 2001 4. Giáo trình kế toán quản trị - Trường HVTC - NXB Tài chính 2002. 5. Giáo trình phân tích các hoạt động kinh tế - Trường HVTC Tài chính 2002. 6. Hướng dẫn thực hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp - NXB thống kê. 7. Tạp chí tài chính. 8. Tạp chí kinh tế. 9. Một số luận văn của các anh chị khoá trước.