Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

nhập-xuất-tồn của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. + Kết cấu: -Cột ngày: Ghi ngày của chứng từ. -Cột số CT: Ghi số chứng từ. - Cột diễn giải: Phản ánh tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh. -Cột đơn vị tính: Được máy tính đề xuất theo khai báo lần đầu. - Cột TK đối ứng: Ghi các TK đối ứng với tài khoản 152. - Cột tồn: Phản ánh số lượng và số tiền của VL tồn đầu tháng, cuối tháng. -Cột nhập-xuất : Phản ánh số lượng và số tiền của VL theo từng lần nhập, xuất trong tháng. + Số liệu trên số này được dùng để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập-xuất –tồn của thứ VL đó có khớp không, nếu không thì phải kiểm tra lại. - Báo cáo vật liệu: Xem biểu 2.8. + Báo cáo vật liệu: Phản ánh tình hình nhập-xuất –tồn theo 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị của các thứ vật liệu theo kho. Mỗi thứ vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu. Xem biểu: 2.7 Biểu 2.8 (Trích) Báo cáo vật liệu Tháng 2 – 2003 TK 152 – Nguyên liệu vật liệu (Kho 01 - Đội cầu 1 – cầu Bắc Giang) STT Tên, loại vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Thép tròn xoắn f8 Kg 1230 3.158.640 3.100 7.976.000 4.330 11.125.640 2 Thép tròn xoắn f10 Kg 670 1.819.050 670 1.319.050 3 Thép tròn xoắn f16 Cây 239 14.340.000 198 11.880.000 41 2.460.000 … … … … … … … … … … … 9 Xi măng PC 30 Kg 400 308.800 76.000 58.956.000 73.000 56.629.500 3.400 2.635.300 10 Xi măng PC 40 Kg 13.000 10.874.500 11.500 9.619.750 1.500 1.254.750 … … … … … … … … … … … Tổng cộng 17.640.000 170.654.900 176.151.700 12.134.200 Biểu 2.9 (Trích) Báo cáo vật liệu Tháng 2 – 2003 TK 152 – Nguyên liệu vật liệu (Kho A- Toàn công ty ) STT Tên, loại vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Băng tải cao su TQ M 16 2.720.000 16 2.720.000 2 Băng tải cao su Nhật Sợi 4 5.094.000 4 5.094.000 3 Đầu nén 850 Cái 2 8.570.420 2 8.570.420 … … … … … … … … … … … 30 Thép tròn xoắn f8 Kg 3.140 8.065.718 18.900 48.549.375 20.700 53.173.035 1.340 3.442.058 31 Thép tròn xoắn f10 Kg 1.070 2.889.000 5.350 14.525.250 6.300 17.090.250 1.200 324.000 … … … … … … … … … … … 52 Xi măng PC 30 Kg 15.800 12.243.420 285.000 221.103.000 271.000 210.241.800 29.800 23.104.620 … … … … … … … … … … … Tổng cộng 131.532.600 1.569.039.000 1.597.821.450 102.750.150 2.2.2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng ctgt118 Nói đến hạch toán kế toán là nói đến sự phản ánh số hiện có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Mà kế toán chi tiết vật liệu mới chỉ phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn, vật liệu theo từng thứ, nhóm, loại vật liệu, chỉ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu này. Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 “Nguyên liệu vật liệu ”dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu theo giá thực tế. + Kết cấu: Bên nợ : Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng trị giá vật liệu. Bên có: Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho. . Hàng mua giảm giá, hàng trả lại. . Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị vật liệu. Dư nợ : Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho. + Tài khoản 152 ở công ty không mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2. - Tài khoản 331 : “Phải trả người bán”: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán. - Các tài khoản liên quan khác: 111, 112, 141, 311… 2.2.2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: (1). Nhập vật liệu mua ngoài. Do công ty thi công các công trình ở những địa điểm khác nhau nên vật liệu được mua về thường chuyển thẳng đến kho của công trình hoặc đưa thẳng vào thi công công trình đó (không qua nhập kho). O công ty không có trường hợp hàng hoá về hoá đơn chưa về hoặc hoá đơn về hàng chưa về nên hạch toán tổng hợp nhập vật liệu đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá cùng về. Chính vì thế ở công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng hoá đang đi đường”. Phương thức thanh toán của công ty là: - Trả ngay bằng tiền mặt. - Trả bằng tiền tạm ứng. - Trả chậm. Không có trường hợp trả ngay bằng TGNH. * (A) Trường hợp mua về nhập kho chưa trả tiền cho người bán . - Khi vật liệu được mua về nhập kho kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn của người bán và phiếu nhập kho để hoàn chỉnh phiếu nhập kho. Tiến hành định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho, sau đó chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ(kiêm kế toán thuế). + Khi hàng về nhập kho: Nợ tài khoản 152. Nợ tài khoản 133 (nếu có). Có tài khoản 331 + Khi trả tiền: Nợ tài khoản 331. Có Tài khoản 111,112, 141,311. - Sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy. VD: Ngày 13/2/2003, công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua xi măng PC30 của công ty xi măng Bút Sơn chưa trả tiền Giá mua chưa có thuế là : 27.936.000 đ Thuế GTGT (10%) là: 27.936.000 đ Tổng thanh toán là: - Kế toán vật liệu nhận được hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho thì sẽ định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho như sau:  Nợ TK 152 : 27.936.000 đ Nợ TK 133: 27.936.000 đ Có TK 331: 30.729.000 đ(công ty xi măng Bút Sơn) - Sau kế toán vật liệu chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ(kiêm kế toán thuế), và tiến hành nhập dữ liệu. Các bước tiến hành như sau: + Kích đúp chuột vào biểu tượng AFSY.5C + Vào menu “Chứng từ”, chọn chứng từ “cập nhật chứng từ vật liệu , công cụ dụng cụ- nhập mua “ CT mới + Máy sẽ hiện ra bảng hỏi rằng người sử dụng cập nhật mới hay sửa cũ. Trong trường hợp này kế toán sẽ kích chuột trái vào ô: Hiện ra màn hình nhập liệu như sau: Biểu 2.10 Mới ẹ ẹ ẹ ẹ ẹ - Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: + Kích trái chuột vào ô + Đưa con trỏ xuống dòng loại chứng từ và kích chuột trái vào ô để chọn loại chứng từ: Có hai loại chứng từ: + NVL 1: Phiếu nhập vật liệu + NVL 3: Phiếu nhập công cụ dụng cụ Trong trường hợp này kế toán kích chuột trái vào NLVL1 máy sẽ hiện nên dòng đậm “ Phiếu nhập vật liệu”. + ấn phím Tab ( ) để chọn kho nhập. Kích chuột vào để máy hiện danh sách các kho, Kích vào kho cần nhập, máy sẽ hiện nên số hiệu kho đã chọn. Trong trường hợp này kế toán chọn 01 – Kho đội cầu 1. + ấn phím Tab ( ) để nhập ngày của chứng từ. Trong ví dụ này là ngày 13/2/2003. + ấn phím Tab ( ) để nhập số phiếu nhập – số phiếu là 262. + ấn phím Tab ( ) hoặc kích chuột con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách VAT. Kích chuột vào để chọn tên của người giao hàng. Trong trường hợp này kế toán vật liệu sẽ chọn NVL 02 ( 02 ở đây không phải là chỉ đội 2 mà 02 ở đây là để mã hoá để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: Nguyễn văn Lân Mã là NVL01. Nguyễn văn Long Mã là NVL02. + ấn phím Tab ( ) hoặc ấn con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách công nợ, kích chuột vào , chọn nguyên vật liệu 02. - Mã đối tượng tập hợp: Kích chuột vào , chọn 01 – kho đội cầu 1. + Nhập xong các dữ liệu nói trên, ở dòng diễn giải máy sẽ hiện nên dòng chữ “ Nhập mua – kho 01 – Nguyễn văn Long ” + ấn con trỏ xuống dòng đầu của cột Mã hàng hoá. Kế toán đánh mã hàng hoá vào đó và ấn thì tên loại vật liệu đó sẽ ở cột “ Tên hàng hoá ” và hiện lên đơn vị tính ở cột “ ĐVT”. Sau đó kế toán nhập số lượng và đơn giá của loại vật liệu đó, cột thành tiền thì máy sẽ tự tính và hiện ra. Cứ như vậy cho tới hết phiếu nhập. Nhập xong máy sẽ tự tính ra, cho ta tổng số tiền vốn hiện có ở cột tiền vốn. + ấn phím Tab ( ) thì con trỏ sẽ nhảy sang phần định khoản, kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Cột TK nợ: đánh số hiệu 152 Cột TK có: đánh số hiệu 331 Trong trường hợp này kế toán sẽ đánh mã hàng hoá là: VLCXM PC30 sau đó ấn Nhập vào cột số lượng là 36.000 Nhập vào cột đơn giá là 776 Và định khoản là: Nợ TK 152: 27.936.000 Có TK 331: 27.936.000 - Dữ Liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ đi vào các sổ về vật liệu. Cũng với nghiệp vụ này , kế toán công nợ tiến hành nhập liệu trên giao điện, “ Cập nhật chứng từ công nợ ”. Giao điện này giống như giống như giao điện “ Cập nhật CT nhập vật liệu, công cụ dụng cụ- nhập mua ”, theo tác làm cùng giống song nội dung nhập một số tiêu thức là khác nhau Cụ thể: + Loại chứng từ : kế toán công nợ chọn CKCN2- công nợ ngoài công ty + Ngày : nhập ngày ghi trên HĐBH , HĐGTGT ( ngày 13/2/2003) + Số CT: nhập sổ của HĐBH, HDGTGT ( số 088437) +Mã thuế : nhập mã thuế của bên cung cấp vật liệu +Mã KH công nợ : nhập mã của cùng cấp vật liệu ( CTXMBS ) +Không nhập mã ĐT tập hợp +Sau khi nhập song ở dòng diễn giải sẽ hiện lên dòng chữ : Mua trả chậm Công Ty Xi Măng Bút Sơn +Nhập tên, số lượng , đơn giá VL mua vào như kế toán vật liệu +Phần định khoản : Cột TK nợ : Nhập vào số hiệu 152 Cột TK có : Nhập vào số hiệu 331 Cột số tiền : Nhập vào số tiền mua hàng chưa có VAT ( 27. 936. 000) + Tiếp đến, KT công nợ nhập phần thuế VAT bằng cách kích trái chuột vào (công thức hai) ở dòng thuế VAT . Máy sẽ phát hiện ra màn hình nhập liệu của phần thuế VAT và KT tiến hành nhập liệu . + Khi việc nhập liệu được nhập liệu xong, KT muốn lưu nội dung vừa nhập thì ấn vào(công thức) trên thanh công cụ hoặc (công thức) nếu muốn huỷ nội dung vừa nhập - Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( biểu 2.11 ) Sổ chi tiết thanh toán với người bán dùng theo dõi chi tiết các khoản công nợ và đối chiếu công nợ của công ty với các đơn vị cùng cấp nguyên vật liệu... cho công ty ở bất kỳ thời điểm nào , khi muốn xem tình hình công nợ , thanh toán đối với người bán , kế toán cũng có thể yêu cầu được xem sổ chi tiết thanh toán với người bán . Máy sẽ liệt kê chứng từ và cho biết tổng phát sinh và số dư của TK 331 ( chi tiết theo người bán) tại thời điểm xem + NKCT 5 ( biểu 2.12 ) : Dùng đẻ theo dõi một cách tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cùng cấp vật tư , hàng hoá .... cho công ty Kết cấu : NKCT số5 gồm hai phần : Phần phản ánh số phát sinh nên có của TK331 đới ứng với nợ các TK liên quan và phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK331 đối ứng với các TK liên quan. Cơ sở để ghi vào NKTC số5 là các sổ chi tiết thanh toán với người bán . Mỗi người bán được ghi một dòng . Cột số dư đầu tháng lấy số liệu tư chỉ tiêu dư đầu tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Phần ghi có TK331 , ghi nợ các TK lấy số liệu ở dòng cộng phát sinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán Cũng như sổ chi tiết thanh toán với người bán , NKCT cũng có thể xem ở bất kỳ thời điểm nào . ở thời điểm xem , máy sẽ liệt kê vào tất cả danh sách bên cung cấp số tiền công ty nợ, số tiền đã trả tại thời điểm xem. Biểu 2.11 Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK331 CTXMBS – Công ty xi măng Bút Sơn Tháng 2 – 2003 Dư 1/2 15.735.000 CT Diễn giải Nợ Có Số Ngày TK đối ứng TK đối ứng 111 112 311 … Tổng Cộng 133 152 621 … Tổng Cộng HĐ 088437 13/9 Mua nhập kho xi măng PC 30 2.793.600 27.936.000 30.729.600 HĐ 088449 20/9 Mua xi măng P C40 1.676.200 16.762.000 18.438.200 HĐ 088460 24/9 Mua nhập kho xi măng PC 30 3.102.000 31.020.000 34.122.000 UNC 428 27/9 Trả tiền mua xi măng 30.000.000 30.000.000 Cộng PS 30.000.000 30.000.000 7.571.800 58.956.000 16.762.000 83.289.800 Dư 30/2 53.2.89.800 Biểu 2.12 (Trích ) Nhật ký chứng từ Số 05 Ghi Có TK 331 – Phải trả người bán Tháng 2 – 2003 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 331, Ghi có các TK… Ghi có TK 331, Ghi Nợ các TK… Số dư cuối tháng Nợ Có TK 133 TK 152 TK621 … Công nợ TK 331 TK 111 TK 112 TK 311 … Cộng có TK 331 Nợ Có 1 Công ty cung ứng vật tư VT 4.698.215 46.982.150 51.680.365 51.680.365 2 Công ty Cung ứng thiết bị I 7.987.500 2.975.000 29.750.000 32.725.000 40.712.500 3 Công ty vật liệu số 4 150.000 4.060.000 40.606.000 44.666.000 40.000.000 40.000.000 4.816.000 4 Công ty phụ tùng xây lắp 6.840.000 390.000 7.800.000 8.190.000 5.000.000 5.000.000 10.030.000 … … … … … … … … … … … … … … … … 10 Công ty VLXD và t.trí NT 12.243.000 2.099.900 20.999.000 23.098.900 15.000.000 15.000.000 20.341.900 11 Nhà máy bê tông chèm 4.586.000 31.067.000 310.670.000 341.737.000 346.323.600 12 Nhà máy cơ khí 59 589.372.400 3.718.750 37.187.500 40.906.250 500.000.000 500.000.000 130.278.650 13 Công ty XM Bút Sơn 15.735.000 7.571.800 58.956.000 16.762.000 83.289.800 30.000.000 30.000.000 53.289.800 … … … … … … … … … … … …… … … … …… 42 N.Máy XM Hoàng Thạch 75.078.135 44.592.240 212.344.000 233.578.400 490.514.640 200.000.000 200.000.000 365.592.775 43 Xưởng tư doanh Thành Long 16.752.500 2.840.000 28.400.000 31.240.000 16.752.000 16.752.000 31.240.000 … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 1870.685.704 254.063.107 1.192.468.300 2.038.003.450 3.609.070.865 38.570.000 480.000.000 2.057.697.500 2.576.537.500 2.903.219.069 *(B) Trường hợp mua vật liệu nhập kho trả tiền tạm ứng. ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng được theo dõi trên TK141 Khi cán bộ cung ứng trước tiền mua nvl thì phải viết phiếu “đề nghị tạm ứng ”,trong đó nêu rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng và đưa cho kế toán trưởng duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt. Định khoản: + Khi cán bộ cung ứng tiền, kế toán ghi: Nợ TK141 Có TK111 + Khi giao hàng về (nhập kho )trình hoá đơn và phiếu nhập kho để kế toán công nợ viết “giấy thanh toán tiền tạm ứng ”(Xem biểu 2.13) Đồng thời khi có phiếu nhập kho và các công tác kế toán thì các kế toán vật liệu lập định khoản. Nợ TK152 Nơ TK133(nếu có) Có TK141 Ví dụ:Ngày 5/2/200, Ông Nguyễn Văn Mạnh -Phòng QLTB ứng trước 40.000.000đ để đi mua lốp ô tô 110-20. + Khi ông Mạnh nhận tiền, kế toán lập định khoản và nhập vào máy Nợ TK141 (Ông Mạnh -phòng QLTB) 40.000.000đ Có TK111 40.000.000đ + Khi ông Mạnh giao hàng về kho, Kế toán công nợ nhận được phiếu nhập kho , hoá đơn ...thì viết phiếu tạm ứng cho ông mạnh (Xem biểu2.13). Ông Mạnh cần hoá đơn và phiếu thanh toán tạm ứng trình kế toán vật liệu .Căn cứ vào hoá đơn, phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu nhập kho, kế toán vật liệu lập định khoản vào phiếu mặt sau của phiếu nhập kho định khoản Nợ TK152 : 38.095.240đ Nợ TK133(1): 1.904.760đ Có141: 40.000.000đ Và chuyển trả hoá đơn cộng với giấy thanh toán tạm ứng cho kế toán công nợ. +Kế toán vật liệu tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện nhập như phần nhập mua chưa trả tiền người bán . + Kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ghi có các TK công nợ ”.Số liệu do kế toán công nợ nhập sẽ đi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (xem biểu 2.14), nkctsố 10 (Xem biểu 2.15) Biểu 2.13 Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 5/2/2003 Họ và tên người nhận: Ông Văn Mạnh Địa chỉ :Phòng QLTB-công ty CTGT118 Diễn giải Số tiền I.Số tiền tạm ứng 1.Số tiền tạm ứng tháng trước 2.Số tiền tạm ứng tháng này II.Phiếu chi số 75 ngày 5/2/2003 III.Chênh lệch tạm ứng chi không Hết 0 40.000.000đ 40.000.000đ 0 Kèm theo chứng từ hoá đơn mua vật liệu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán công nợ Người nhận Biểu 2.14 Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng TK141 NVM01 – Nguyễn văn mạnh – Phòng QLTB Tháng 2 – 2003 Dư 1/2 0 0 CT Diễn giải Nợ Có Số Ngày TK đối ứng TK đối ứng 111 … Tổng Cộng 133 152 621 … Tổng Cộng PC 75 5/9 Tạm ứng mua vật liệu 40.000.000 40.000.000 HĐ 043892 5/9 Tạm ứng tiền thanh toán 1.904.760 38.095.240 40.000.000 PC 309 19/9 Tạm ứng mua vật liệu 22.250.000 22.250.000 HĐ 063712 19/9 Thanh toán tiền tạm ứng 1.049.355 20.987.000 22.036.355 Cộng phát sinh 62.250.000 62.250.000 2.954.115 38.095.240 20.987.700 62.036.355 Dư 30/2 213.645 Biểu 2.15 (Trích ) Nhật ký chứng từ Số 10 Tháng 2 – 2003 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 141, Ghi có các TK… Ghi có TK 141, Ghi Nợ các TK… Số dư cuối tháng Nợ Có TK 111 … Công nợ TK 141 TK 133 TK 152 TK 621 … Cộng có TK 141 Nợ Có … … … … … … … … … … … … … … 05 Nguyễn Hồng Chiến 41.500.000 41.500.000 2.623.150 13.520.000 25.423.000 41.566.150 66.150 06 Nguyễn Hải Hà 85.670 15.600.000 15.600.000 1.493.512 16.428.632 270.038 07 Đỗ thái Hùng 4.000.000 4.000.000 189.800 3.985.800 14.200 08 Nguyễn Văn Mạnh 62.250.000 62.250.000 2.954.115 38.095.240 20.987.000 62.036.355 213.645 … … … … … … … … … … … … … … 15 Trần Văn Nam 43.300 10.530.000 10.530.000 499.000 9.980.000 10.479.000 7.700 16 Nguyễn Hải Thọ 103.000 17.500.000 17.500.000 831.000 16.620.000 17.451.000 152.000 … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 2.675.000 418.735 545.036.000 545.036.000 42.471.680 271.031.700 217.215.730 545.024.116 2.587.851 319.702 *(C)Trường hợp mua vật liệu nhập kho trả ngay bằng tiền mặt. -Trường hợp này cũng xảy ra nhưng không phổ biến như trường hợp mua chịu . -Căn cứ vào HDBH (HDGTDT), phiếu nhập kho, kế toán viết phiếu chi để thủ quỹ xuất tiền trả cho người bán . -Sau đó kế toán định khoản . Nợ TK 152 Nợ TK133(1)-nếu có Có TK 111 -Ví dụ:Ngày 9/2/200, công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua 15 bộ bu lông tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dựng Hoàn Tân. Khi có hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán ghi : NợTK152: 1.750.000đ Có TK111: 1.750.000đ + Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy vẫn ở giao diện “cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ, dụng cụ- nhập mua”các thao tác làm giống như phần trình bày ở trước . Các sổ sử dụng gồm: Nhật ký chứng từ số : Xem biểu 2.17 + Các sổ kế toán liên quan khác . * (D) ở công ty không xảy ra trường hợp mua vật về nhập kho trả ngay tiền cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Thông thường nếu hai bên thoả thuận trả qua ngân hàng thì công ty thường yêu cầu bên bán cho nợ thời gian sau đó mới đó chuyển tiền gửi ngân hàng trả (2) Các trường hợp nhập vật liệu như phát hiện thừa khi kiểm kê, chênh lệnh do đánh giá lại vật liệu, kế toán sẽ tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 Có TK3381,421,721... (Trong tháng 9/2003 không có nghiệp vụ nào phát sinh làm tăng vật liệu thuộc trường hợp này) 2.2.2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Trong các doanh nghiệp xây dựng, vật liệu xuất kho chủ yếu để thi công các công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công các công trình đó. Mà như chúng ta đã biết, vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá trị công trình chi phí về công trình thường chiếm tỷ trọng có cao nhất trong giá thành thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng giá trị thực tế vật liệu dùng cho từng đối tượng sử dụng, từng đối tượng tập hợp chi phí. Do đặc thù của ngành xây dựng nên đối tượng tập hợp chi phí của công ty là các công trình (hạng mục công trình ) . -Tài khoản sử dụng . +TK621. +TK6232,TK6272,TK6422... +Các chứng từ chủ yếu được sử dụng để làm căn cứ hạch toán là: phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng ... +Hạch toán . Biểu 2.17 (Trích ) Nhật ký chứng từ Số 01 Tháng 2 – 2003 Ngày tháng Số CT Diễn giải Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK… Cộng có TK 111 112 141 152 621 627 … … … … … … … … … … … 5/9 PC 75 Anh Mạnh ứng tiền mua VL 40.000.000 40.000.000 6/9 PC76 Mua VL phục vụ V2 1.003.917 1.003.917 … … … … … … … … … … 9/9 PC 271 Mua bulông tạc kệ 1.750.000 1.750.000 10/9 PC272 Thanh toán tiền phô tô tài liệu 471.000 471.000 10/9 PC273 Thanh toán tiền mua bàn làm việc- Đội cầu 1 635.800 635.800 … … … … … … … … … … 10/9 PC279 Nộp tiền mặt vào ngân hàng ACB 200.000.000 200.000.000 11/9 PC280 Mạnh ứng tiền mua VL 22.250.000 22.250.000 … … … … … … … … … … Cộng 375.000.000 545.036.000 105.539.000 297.610.000 9.538.700 … 1.496.053.000 (1)Trường hợp xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất (thi công ) Phục vụ chung cho sản xuất, cho máy thi công ... Khi nhận được các chứng từ xuất vật liệu kế toán tiến hành định khoản vào mặt sau của phiếu xuất như sau: Nợ TK621,6232,6272,6422(chi tiết theo đối tượng tập hợp) Có TK 152 -Sau đó nhập dữ liệu vào máy. -Ví dụ: Căn cứ phiếu xuất kho số 302 ngay 15/2/2003, xuất 35000kg (35 tấn )xi măng 30 cho đội cầu 1 thi công cầu bắcgiang. Kế toán định khoản vào mặt sau của phiếu xuất kho: Nợ TK 621(đội thi công số 1-cầu BG): 27.160.000 Có TK152: 27.160.000 Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào giao diện “cập nhật CT xuất vật liệu ,công cụ dụng cụ-xuất cho sản xuất”. Các thao tác như sau: CT mới Mới Δ Δ * Đầu tiên ta phải kích chuột vào menu “chứng từ” rồi chọn cập nhật chứng từ xuất vật liệu, CCDC-xuất cho sản xuất, bằng cách kích chuột trái vào dòng đó .Máy sẽ hỏi là cập nhật mới hay sửa, trong trường hợp này ta chọn Lúc này màn hình nhập liệu sẽ hiện ra, để nhập dữ liệu ta ấn vào nút * Để chọn loại chứng từ ta kích trái từ vào ở dòng “loại chứng từ ”sau đó chọn NLVL2tức là “phiếu xuất VL”. *ấn tab ( ) hoặc( ) sang ô xuất kho ,ở ô này ta kích chuột trái vào Máy tính sẽ hiện ra danh sách các kho cần chọn và ấn Ta sẽ chọn được kho cần,ở Ví dụ này ta cho kho 01. *ấn tab ( ) hoặc ( ) để nhập ngày và số hoá đơn chứng từ ,kế toán nhập ngày 15/2/2003và số chứng từ là 202 sau đó ấn Δ *ở dòng “đối tượng pháp nhân ”ta kích chuột vào Máy sẽ hiện ra danh sách trên, ta trộn - Ngô Sách Thì sau đó ấn * Con trỏ ở dòng Mã khoản mục CF, kích chuột trái vào1-CFNVLTT sau đó ấn * “Ô Mã đối tượng tập hợp”, ta chọn CABAG- công trình cầu Bắc Giang. * Sau khi nhập song các dữ liệu trên ở dòng “Diễn giải”máy tự thực hiện nên dòng chữ: Xuất cho sản xuất kho 01- Ngô Sách Thì . * Tiếp đến là nhập mã vật liệu kho, số lượng còn “tiền vốn”là do máy tự hiện lên .Nhập kho xong máy tự hiện lên tổng số tiền ở đây tổng tiền vốn (là27.160.000đ) * Sau đó kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Bên cột TK Nợ kế toán đánh vào số hiệu: 621 Bên cột TK Có kế toán đánh vào số hiệu : 152 Và đánh tổng số tiền (chưa có VAT) vào cột “số tiền” * Cuối cùng ta đánh phím “Lưu”để lưu lại bút toán . (2) Trường hợp mua vật liệu về không qua kho mà xuất thẳng đến tận công trình để thi công luôn, thì kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT mặt sau có ký xác nhận của thủ kho, đội trưởng, phụ trách cung tiêu, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621,623,627... Nợ TK133(1)- nếu có Có TK111,141,331... -Ví dụ: Theo hoá đơn số 088449 của công ty xi măng Bút Sơn, bán vận chuyển thẳng 10 tấn xi măng PC40 cho đội cầu 1- Bắc Giang. Giá mua chưa có thuế :16.762.000đ thuế gtgt: 1.676.200đ Tổng giá thanh toán: 18.438.200đ + Kế toán định khoản: Nợ TK 621(cầu Bắc Giang- đội cầu 1): 16.726.000đ Nợ TK 133(1): 1.676.200đ Có TK 311(công ty xi măng Bút Sơn): 18.438.200đ + ở trường hợp này để nhập dữ liệu vào máy kế toán sử dụng giao diện”kế toán khác”. Việc nhập dữ liệu tương tự + Sau khi ấn “lưu”để lưu bút toán rồi nhập, với chương trình phần mềm đã cài đặt máy tính sẽ tự động chạy, chuyển ghi vào các sổ kế toán như: * Sổ chi tiết vật liệu(đã trích dẫn) * Báo cáo vật liệu (đã trích dẫn ) * Sổ chi tiết là :khoản 621(Xem biểu 2.18) Sổ chi tiết TK 621:phản ánh các chi tiết về vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ của từng công trình, hạng mục công trình mà các đội đang thi công . * Các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan * Sổ cái TK 621(biểu 2.19) Sổ cái TK 621dùng để tập hợp tất cả các chi phí về vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ theo TK đối ứng (có) và phản ánh tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp kết chuyển (phân bổ ) vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm . * Sổ cái TK 152 (biểu 2.20) Sổ cái TK 152 dùng để tổng hợp các số liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo tài khoản đối ứng (có) liên quan đến nhập xuất tồn vật liệu. Số vật liệu trên sổ này được dùng để đối chiếu với các sổ khác. Biểu 2.18 Biểu: 2.18. Sổ chi tiết tài khoản 621 CABAg - Cầu Bắc Giang Tháng 2/2003 Chứng Từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có ……. …… …….. …. … … … PX302 15/2 Xuất xi măng PC 30 cho thi công 621 152 27.160.000 PX303 15/2 Xuất cao su giằng cho thi công 621 152 776.000 … … ……….. … … … … HĐ 0884 20/2 Mua vận chuyển thẳng xi măng PC30 cho thi công 621 331 16.762.000 PX 319 21/2 Xuất thép tròn xoắn phi 8 cho thi công 621 152 2.750.000 … … ………. … …. ….. …… Kết chuyển chi phí NVL 621 154 571.662.129 Tổng cộng 571.662.129 571.662.129 Số dư cuối tháng 0 0 Biểu: Bảng kê số 4 Tháng 2/2003 TT ghi có ghi nợ TK 152 TK 153 TK 154 TK 214 TK 334 TK 338 TK 621 TK 622 TK 623 Tk 627 Từ các NKCT khác Tổng chi phí phát sinh NKCT1 NKCT2 NKCT5 NKCT10 1 TK 154 4.112.276.490 587.532.701 416.023.979 272.818.498 5.388.651.668 - cầu Bắc Giang 571.662.129 81.675.003 45.987.973 33.400.720 732.725.825 - QL1-KA-HT 767.115.850 109.600.035 61.112.453 45.368.550 983.196.888 2 TK 621 1.559.447.310 297.610.000 2.038.003.450 217.215.730 4.112.276.490 - cầu Bắc Giang 176.151.700 28.715.600 343.334.129 23.460.700 571.662.129 - QL1-KA-lit 300.011.850 15.007.300 413.389.870 38.706.830 767.115.850 - 3 TK622 587.523.701 587.532.701 - cỗu Bắc Giang 81.675.003 81.675.003 - QL1-KA-HT 109.600.035 109.600.035 4 TK623 21.503.800 258.165.071 76.072.600 18.930.500 41.352.008 416.022.479 - cầu Bắc Giang 5.387.000 23.168.075 7.937.052 3.671.003 5.824.845 45.987.973 - QL1-KA-HT 31.078.091 `10.001.362 7.097.000 12.936.000 61.112.453 5 TK 627 16.870.340 3.065.000 48.139.01 80.680.500 65.769.153 9.538.704 35.120.000 13.635.000 272.818.498 - cầu Bắc Giang 2.309.075 9.908.793 13.318.374 3.612.669 2.300.000 5.000.000 1.451.809 33.400.720 - QL1-KA-HT 4.139.008 498.753 12.379.000 19.006.000 4.272.535 1.378.000 3.405.519 289.735 45.368.550 Cộng 1.597.321.450 3.563.753 306.304.876 744.285.801 65.769.153 4.112.276.490 487.532.701 416.023.979 272.848.498 326.097.200 35.120.000 2.092.990.458 217.215.730 10.777.308.336 Biểu 2.19 Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 Sổ Cái TK 621 Ghi có các TK tương ứngvới Nợ TK này … Tháng 1 Tháng 2 … -TK 111 297.610.000 -TK 141 217.215.730 -TK 152 1.559.447.310 -TK 131 2.038.003.450 Cộng số PS nợ 4.112.276.490 Tổng số PS có 4.112.276.490 Số dư cuối tháng Nợ 0 0 Có 0 0 Biểu 2.20. Số dư đầu năm Nợ Có 241.762.100 Sổ Cái TK 152 Ghi có các TK ứngvới Nợ TK này … Tháng 1 Tháng 2 … -TK 111 105.539.000 -TK 141 271.031.700 -TK 331 1.192.468.300 Cộng số PS nợ 1.569.039.000 Tổng số PS có 1.597.821.450 Số dư cuối tháng Nợ 131.532.600 102.750.150 Có Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 TT Đối tượng sử dụng Chi phí vật liệu (152) 1 TK 621 - Đông Hà - Huế 870.679.035 - Khu công nghiệp Dung Quất 512.701.000 - Đường mòn HCM 431.450.009 - Quốc lộ 34 Cao Bằng 124.719.098 - QL1 – Kỳ Anh – Hà Tĩnh 767.145.850 - Cầu Bắc Giang 571.662.129 - Đường lạng Sơn 217.931.000 - Cầu Rạch Bàng 89.375.079 - Đường ra cảng Hoà Bình 135.097.333 - Ninh Bình – Nho Quan 261.544.086 - Cầu Khe Cấy 130.000.971 Cộng TK 621 4.112.276.490 2 TK 623 (2) – CF sử dụng máy thi công - QL1 – KA – Hà Tĩnh 6.713.520 - Cầu Bắc Giang 4.613.009 Cộng TK 623 (2) 39.175.000 3 TK 627 (2) – CF SXC - QL1 – KA – Hà Tĩnh 4.401.973 - Cầu Bắc Giang 4.013.009 4 Cộng TK 623 (2) 21.910.091 TK 642 – CF QLDN 0 Cộng TK 642 (2) 0 5 TK 821 0 Cộng TK 821 0 Tổng cộng 4.173.361.581 CHƯƠNG 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty 3.1- Một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 118 . Là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đường công trình công nghiệp thường có quy mô lớn , kết cấu phức tạp , thời gian sử dụng lâu dài , giá trị lớn . Nhiều công trình lớn do công ty thi công có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước . Nên công ty đã rất coi trọng chất lượng và tiến độ hoàn thành thi công các công trình và đã tạo lập được uy tín lớn trên thị trường . Hơn nữa, các sản phẩm xây dựng thường mang tính tổng hợp về nhiều mặt như kinh tế kỹ thuật mỹ thuật ... rất đa dạng nhưng mang tính độc lập , mỗi công trình được xây dựng theo một kiểu thiết kế riêng và tại một địa điểm nhất định . Quá trình từ khi khởi công xây dựng cho đến khi công trình. Hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng lâu dài . Do vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng , đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ảnh hưởng tới chất lượng cũng như mỹ quan của công trình . Chính vì thế tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu nhằm góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại công ty công trình giao thông , vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , với sự hướng dẫn của các cán bộ tài chính kế toán em thấy công tác kế toán vật liệu có những ưu điểm nổi bật sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đã phát huy được hiệu quả, tạo điều kiện chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự lãnh đạo (tập trung) thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán của công ty. Đội ngũ kế toán công ty có trình độ khá vững, am hiểu về nhiệm vụ kế toán. Hơn nữa, phải phòng- Tài chính kế toán lại được trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chương trình kế toán máy AFSYS đã được cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng được các yêu cầu về thông tin khi cần thiết - Về tổ chức hệ thống tổ chức kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách: Công ty đã vận dụng một cách tương đối đầy đủ theo chế độ và mẫu biểu do BTC ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của công ty. - Về tổ chức kế toán chi tiết vật liệu công ty tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ghi thể song song là hợp lý nhất với đặc điểm của ngành xây dựng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên , công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng ở công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp trực hoàn thiện đẻ phù hợp với yêu cầu với quản lý kinh tế, ngày càng trở thành một công cụ đắc lực và hiệu quả cho công ty. - Về phương pháp đánh giá vật liệu suất kho: công ty đăng ký đánh giá vật liệu suất kho heo phương pháp giá đích danh nhưng theo cách làm hiện nay thì việc đánh giá vật liệu suất kho của công ty không phải theo phương pháp giá đích danh mà cùng không tuân theo một trong những phương pháp đánh giá vật liệu suất kho đã được quy định. - Vận dụng hệ thống kế toán: vận dụng đầy đủ nhưng chưa hoàn thiện điều này thể hiện ở chỗ sử dụng Tài khoản 152 để hạch toán heo dõi giá tị hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu trong kho của công ty nhưng lại không mở chi tiết các tài khoản cấp 2,3... của tài khoản 152 trong khi đó vật liệu của công ty thì có nhiều loại nhóm. Hơn nữa, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế theo vai trò của chúng mà lại không mở chi tiết tài khoản 152 cho từng loại đó. Về thời gian luân chuyển chứng từ: Địa bàn công ty rất rộng lớn do công ty thường thi công tại các công trình ở nhiều vùng, địa phương trên cả nước . Vì vậy việc luân chuyển chứng từ chậm, việc hạch toán (nhập vật liệu vào máy tính) được thực hiện sau khi nghiệp vụ phát sinh khá lâu dẫn đến tình trạng khối lượng công việc vào một thời điểm dẫn đến sai sót làm mất đi tính chính xác thông tin về kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho: như đã chính bày ở chương II: Vật liệu mua về, trước khi nhập kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu (mặc dù đã lập ra ban kiểm nghiệm). Điều này dễ dẫn đến xảy ra trường hợp vật liệu nhập kho không đảm bảo yêu cầu về chất lượng, quy cách bởi vì công ty thường sử dụng khá nhiều vật liệu có tính năng kỹ thuật khác nhau mà chỉ riêng một mình thủ kho thì chưa chắc đã có đủ trình độ đẻ xác định xem vật liệu đó có đủ đảm bảo cho thi công “sản xuất” đó hay không. Một số tồn tại khác: Khi mua vật liệu về vận chuyển thẳng đến công trình phục vụ cho thi công, bộ phận vật liệu đó chỉ ký ngay vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản xác nhận vật liệu vào thi công. + Công ty chưa tiến hành xá định và quy định về định mức dự trữ vật liệu cho thi công. Mặc dù chưa có ảnh hưởng gì lớn đến kế hoạch sản xuất của công ty nhưng công ty nên sớm đưa ra quy định và thực hiện tốt vấn đề này nhằm tránh những rủi ro, đồng thời tránh tình trạng có những loại vật liệu để tồn kho nhiều đến lúc phải thanh lý và xin huỷ, điều này sẽ làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Công ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Thiết nghĩ, trong nền kinh tế thị trường khi mà cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt thì việc phấn đấu tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm là một trong những nhu cầu khách quan của tất cả các doanh nghiệp. muốn làm được điều này, ngoài việc phải hạch toán chính xác được chi phí vật liệu phát sinh, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu để từ đó có thể tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. + Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu ở công ty chưa phát huy được tác dụng trong từng phòng, bởi lẽ, mỗi phòng tài chính- kế toán quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp được với việc vận dụng thống tài khoản vào công ty. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty phần xây dựng công trình giao thông 118. 3.2.1- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản Hiện nay, Vật liệu của công ty đã được phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò của nó. Tuy nhiên công ty lại không mở chi tiết (cấp hai) cho TK152 . Vì vậy, để công tác kế toán được hoàn thiện hơn công ty nên mở thêm những TK cấp hai cho tài khoản 152 như sau: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác 3.2.2- Về việc mã hoá vật liệu và lập số danh điểm vật liệu Theo em để phát huy tác dụng của việc mã hoá vật liệu nhằm nâng cao chất lượng của công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Phục vụ chùn cho yêu cầu quản lý, quản trị vật liệu cần thiết là công ty phải sửa lại mã vật liệu giữa các phong trong công ty nhằm phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công tác quản lý vật liệu Phương pháp mã hoá vật liệu có thể như sau: - Kết hợp chặt chẽ với việc vận dụng hệ thống tài khoản, công ty có thể đưa vào ký hiệu của tài khoản cấp một (TK152) và dựa vào việc phân loại vật liệu để mã hoá. Theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu, theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu. Phương pháp mã hoá có thể như sau: Xxxx Xx xx Xx Mã loại vật liệu ( Mã TK cấp hai của TK 152) Mã nhóm vật liệu Mã tên vật liệu Mã quy cách, kích cỡ từng thứ vật liệu Giải thích : Vật liệu của công ty được chia thành sáu loại vì thế trước khi ta tiến hành mã hoá từng loại vật liệu, công ty nên sử dụng luôn ký hiệu của TK 152 (quy định trong hệ thống TK kế toán ) như đã nêu ở phần 3.3.1 tức là: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác Trong mỗi loại vật liệu thì lại gồm có các nhóm vật liệu khác nhau. Ví dụ trong loại nguyên vật liệu chính thì lại gần các nhóm như: Nhóm xi măng, Nhóm thép, Nhóm đá, Nhóm gạch …..... Vì thế ta nên mã hoá các nhóm như sau: - 01 Xi măng, - 02 là thép, - 03 là đá gạch ... Trong mỗi nhóm vật liệu lại bao gồm nhiều thứ vật liệu và mỗi loại vật liệu có thể có quy cách, kích cỡ khác nhau. Lên có thể dùng hai chữ số khác nhau để biểu thị cho tên ( từng thứ ) vật liệu, và dùng tiếp hai chữ số để biểu thị cho quy cách của chúng: Ví dụ: trong nhóm thép gồm có Thép tròn, Thép tròn trơn, Thép tấm, Thép danh Trong thép tròn xoắn lại có các kích cỡ sau: Thép tròn xoắn f 6 Thép tròn xoắn f 8 Thép tròn xoắn f 10 Thép tròn xoắn f 12 Thép tròn xoắn f 14 Thép tròn xoắn f 16 Thép tròn xoắn f 18 ........ Như vậy ta có thể mã hoá thứ vật liệu như sau: 01 – thép tròn xoắn 02 – thép tròn trơn 03 – thép tấm 04 – thép ray Và mã quy cách kích cỡ của từng thứ vật liệu như sau: Ví dụ: trong ( thứ ) vật liệu “ thép tròn xoắn – 01 ” Thép tròn xoắn f 6 Thép tròn xoắn f 8 ...... 07 Thép tròn xoắn f 18 Và như vậy , số danh điểm vật liệu có thể lập như sau: Bảng 3.1: Sổ danh điểm Ký hiệu danh điểm ( mã ) vật liệu Tên, Nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Xi măng Kg 1521.01.01 Xi măng PC 30 Kg 1521.01.02 Xi măng PC 40 Kg ............... ............................... 1521.02 Thép 1521.02.01 Thép tròn xoắn 1521.02.01.01 Thép tròn xoắn f 6 Kg 1521.02.01.02 Thép tròn xoắn f 8 Kg 1521.02.01.03 Thép tròn xoắn f 10 Kg 1521.02.01.04 Thép tròn xoắn f 12 Kg 1521.02.01.05 Thép tròn xoắn f 14 Kg 1521.02.01.06 Thép tròn xoắn f 16 Kg 1521.02.01.07 Thép tròn xoắn f 18 Kg ....................... ............................. .................. 1521.02.02 Thép tròn trơn 1521.02.02.01 Thép tròn trơn f CT1 Kg 1521.02.02.02 Thép tròn trơn f CT2 Kg ...................... ............................. ................... 1521.02.03 Thép tấm .................... ................................. .................... 1521.02.04 Thép ống ................. ....................... .................. 1521.02.05 Thép ray ................. ......................... ................... 1521.03 Gạch Viên 1521.03.01 Gạch đặc không chỉ Viên 1521.03.01.01 Gạch đặc 1 chỉ Viên 1521.03.01.02 Gạch đặc 2 chỉ Viên 1521.03.02 Gạch lỗ Viên 1521.03.02.01 Gạch 2 lỗ Viên 1521.03.02.02 Gạch 1 lỗ Viên 1 2 3 4 1521.04 Đá 1521.04.01 Đá AC 1521.04.02 Đá Base 1521.04.03 Đá Subbase 1521.04.04 Đá côn 1521.04.05 Đá hộc 1521.04.06 Đá mạt .................. ................................. ......... 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.01 Que hàn Kg ................ .................................... ........ 1522.02 Phụ gia bê tông ..................... .................................... ........ 1523 Nhiên liệu 1523.01 Dầu ................ .............................. ....... 1523.02 Nhớt .............. ............................ ......... 1523.03 Xăng ........... ......................... ............. 1524 Phụ tùng thay thế ................. ......................... ....... 1528 Vật liệu khác .............. ............................. ............. 3.2.3 Về đánh giá vật liệu suất kho Theo cách làm hiện nay của công ty thì vật liệu xuất kho được đánh giá theo phương pháp: tức là xuất kho vật liệu có đơn giá lớn nhất sau đó nhỏ dần. Việc đánh giá vật liệu xuất kho như vậy là không đúng qui định. Theo em, doanh nghiệp lên đánh giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân (liên hoà) vì doanh nghiệp sử dụng kế toán máy lên phương pháp này khá thích hợp. Theo phương pháp này(đơn giá bình quân) thì sau mỗi lần nhập máy sẽ tính gia đơn giá bình quân và khi xuất kho thì lấy số lượng xuất nhận với đơn giá bình quân này. Công thức tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân Giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kì số lượng vật liệu nhập trong kì Giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá vốn thực tế xuất kho Đơn giá thực tế bình quân số lượng vật liệu xuất kho = + = + Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 có tài liệu như sau: Tồn kho ngày 1/2: 400 Kg Số tiền 308.800 đ. Nhập ngày 13/2: 3.600 Kg Số tiền 27.936.000 đ Nhập ngày 21/2: 40.000 Kg Số tiền 31.020.000 đ Xuất ngày 15/2: 35.000 Kg Xuất ngày 24/2: 38.000 Kg Ta tính được giá trị vốn thực tế vật liệu xuất kho như sau: - Xuất kho ngày 15/2: ( 35.000 Kg ) 308.800 + 27.936.000 Đơn giá bình quân = = 775,96 ( đ/ Kg ) 400 + 36.000 Giá vốn thực tế xuất dùng = 35.000 * 775,96 = 27.158.600 đ - Xuất ngày 24/2: ( 38.000 Kg ) 1.086.200 + 31.020.000 Đơn giá bình quân = = 775,5 ( đ/Kg ) 1.400 + 40.000 Giá vốn thực tế xuất dùng = 38.000 * 775,5 = 29.496.000 đ 3.2.4 – Về chu trình luân chuyển chứng từ kế toán Do đặc điểm của ngành xây dựng là công trình ở các địa bàn khác nhau . Do đó chứng từ được chuyển về phòng tài chính kế toán ở công ty là muộn, điều đó gây khó khăn cho công tác kế toán. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể tổ chức bộ phận kế toán riêng hạch toán phụ thuộc tại các đội với cơ cấu gọn nhẹ, phù hợp với tính chất cơ động của công tác xây dựng. Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ tập hợp, xử lý các chứng từ phát sinh tại đội mình để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình ( hạng mục công trình ) do đội thi công. Hàng tháng kế toán các đội sẽ gửi báo cáo giá thành lên phòng TC- KT của công ty, để từ đó tổng hợp giá thành lập báo cáo lãi ( lỗ ). Khi đó sẽ giúp phần làm giảm nhẹ công tác kế toán ở công ty, nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu, hiện nay khối lượng công việc nhiều mà chỉ có một kế toán phụ trách. Hoặc công ty có thể trang bị máy tính tới các công trình và thực hiện nối mạng với phòng TC- KT ở công ty,hàng ngày nhân viên kế toán các đội khi có nghiệp vụ phát sinh sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập dữ liệu vào máy tính. Số liệu này sẽ được truyền về máy tính ở phòng TC – KT ở công ty. Giải pháp sau có thể ưu việt hơn song tính khả thi không cao bởi tin học việt nam chưa phát triển, việc nối mạng như vậy sẽ rất khó khăn. Chính vì vậy trong thời gian trước mắt, công ty nên thực hiện theo phương án 1 . 3.2.5 Về hạch toán phế liệu thu hồi Phế liệu thu hồi của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt thép vụn ... có thể sử dụng vào những vồng việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột ... ngoài ra có thể nhập kho để có thể sử dụng vào những công việc khác hoặc cũng có thể được bán ra ngoài để tái sản xuất ( sử dụng ). Hiện nay, số công trình công ty đang thi công nhiều, nếu tính riêng phế liệu từng công trình thì số phế liệu thu hồi không phải là lớn, nhưng tổng giá trị phế liệu thu hồi của tất cả các công trình thì không phải là nhỏ. Tuy nhiên công ty chưa tận dụng được nguồn phế liệu này. Do vậy, để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty nên quan tâm đến việc theo dõi, quản lý nguồn nguyên vật liệu này. - Khi nhập kho phế liệu thu hồi kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621 (chi tiết) - Khi bán phế liệu không qua nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112.... Có TK 621(chi tiết) 3.2.6.1- Thực hiện kiểm nghiệm vật tư Công ty không thể sản xuất (tạo) ra những công trình chất lượng cao, thẩm mỹ đẹp bằng những vật liệu thấp về chất lượng, sai về quy cách phẩm chất và thiếu về số lượng. Do đó có thể đảm bảo cho công trình có chất lượng cao thì các yếu tố đầu vào phải đạt yêu cầu trong đó có yêu cầu về vật liệu. Muốn vậy, vật tư mua về trước khi nhập phải trải qua kiểm nghiệm để xem vật liệu mua có đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra hay không. Với một ban kiểm nghiệm đã được đặt ra, thiết nghĩ họ nên thực hiện tốt nghĩa vụ của mình và công ty phải có tránh nhiệm đôn đốc họ thực hiện. Ban kiểm nghiệm xem vật liệu có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số liệu hay không.Sau đó ghi kết quả kiểm nghiệm vào ”biển kiểm nghiệm vật tư”. (Xem Biểu số 3.2). 3.2.6.2- Sửa lại mẫu sổ báo cáo vật liệu Trong thời gian tới có thể quản lý và quản trị vật liệu tốt hơn, theo em công ty cổ phần công trình giao thông 118 nên bổ sung và sửa lại mẫu Báo cáo vật liệu cụ thể: - Công ty nên mở sổ Báo cáo vật liệu theo kho cho từng loại vật liệu chính... Mã số”Báo cáo tổng hợp vật liệu” theo kho: Sổ này sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình xâm nhập, xuất tồn kho của các loại vật liệu. Nếu thực hiện như trên thì các “Báo cáo vật liệu” của công ty sẽ bao gồm: (các báo cáo này được mở cho từng kho và cho toàn bộ công ty ) - Báo cáo vật liệu chính – Biểu 3.3 - Báo cáo vật liệu phụ – Biểu 3.4 - Báo cáo nhiên liệu - Báo cáo phụ tùng thay thế - Báo cáo vật liệu khác - Báo cáo tổng hợp vật liệu – Biểu3.5 Biểu 3.2: Biên bản kiểm nghiệm Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 13 tháng 09 năm 2003 Số............... Căn cứ vào hợp đồng (CTGT) số 088437 ngày 13 tháng 09 năm 2003 của nhà máy xi măng Bút Sơn. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (bà): Nguyễn Mạnh Tuấn - Trưởng ban Ông (bà): Nguyễn Văn Cát - Uỷ viên Ông (bà): Trần Văn Tuấn - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 01 Xi măng PC 30 1521.01.01 Bằng mắt thường đếm Kg 36.000 36.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo kỹ thuật phục vụ thi công Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nếu mở thêm (trên cơ sở bổ sung và sửa lại) các báo cáo về vật liệu, công ty sẽ theo dõi quản lý tốt hơn vật liệu. Đồng thời nó còn góp phần vào việc quản trị vật liệu, Do công ty sử dụng kế toán máy nên việc mở và ghi thêm các loại báo cáo về vật liệu cũng sẽ không làm tăng khối lượng công việc mà kế toán phải làm bởi lẽ công việc này do máy thực hiện. Đây cũng là một cách khai thác triệt để tính ưu việt của kế toán máy. Biểu 3.3: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu chính- TK 1521 Kho 01...........Tháng............. STT Tên vật liệu chính ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Tổng cộng X X X X Biểu 3.4: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu phụ - TK 1522 Kho 01...........Tháng............. STT Tên vật liệu phụ ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Tổng cộng X X X X Các báo cáo nhiên liệu, báo cáo thay thế phụ tùng, báo cáo vật liệu khác có biểu tương tự như hai báo cáo trên. Biểu 3.5: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu chính- TK 152 Kho 01...........Tháng............. STT Diễn giải TK1521 TK1522 TK1523 TK1524 TK1528 1 Tồn đầu kỳ 2 Nhập trong kỳ 3 Xuất trong kỳ 4 Tồn cuối kỳ 3.2.6.3 Cần tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm là rất quan trong, song như thế vẫn chưa đủ. Trên cơ sở những số liệu kế toán kết hợp với tiêu chuẩn về kinh tế – kỹ thuật. Công ty phải tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu để đánh giá xem việc quản lý vật liệu đã tốt chưa sử dụng có hiệu quả hay không. Muốn phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu. - Ví dụ: Có thể phân tích tình hình quản lý sử dụng vật liệu bằng cách sử dụng các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý,sử dụng vật liệu đã đề cập ở chương một. - Hoặc có thể sử dụng chỉ tiêu “Mức tiêu hao vật liệu bình quân để phân tích ” 3.2.6.4 Cần hoàn thiện hơn nữa phần mềm kế toán ASSYS. Phần mềm kế toán hiện công ty đang sử dụng không được hiệu quả cho nắn, điều này được thể hiện ở chỗ: - Khi đang cập nhật chứng từ, nếu muốn chuyển sang loại chứng từ khác (Ví dụ: Đang cập nhật chứng từ vật liệu muốn chuyển sang cập nhật chứng từ tài sản cố định) kế toán phải thoát ra ngoài (đóng giao diện nhập liệu của vật liệu chứng từ ) rồi lại menu chứng từ, sau đó mới chọn được loại chứng từ về tài sản cố định để cập nhật (thường thì các phần mề kế toán hiện nay có tính năng động cao hơn, khi đang cập nhật chứng từ nếu muốn chuyển sang cập nhật loại chứng từ khác kế toán chỉ cần ấn vào nút mới và chọn luôn loại chứng từ khác mà không cần phải đóng màn hình giao diện nhập liệu của loại chứng từ cũ ). - Không có mặc định săn TK ghi nợ hoặc ( TK ghi có ) đối với một nghiệp vụ phát sinh quen thuộc. Ví dụ: đối với nghiệp vụ nhập kho vật liệu, Máy không mặc định sắn TK ghi nợ là TK52 mà kế toán phải tiến hành nhập số liệu tài khoản ghi nợ hoặc ghi có . - Cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải đến hai kế toán tiến hành nhập dữ liệu ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua nhập kho vật liệu chưa trả người bán, cả kế toán và kế toán công nợ phải tiến hành nhập liệu. Trên đây là một số phần mềm kế toán công ty đang sử dụng. Trong thời gian tới, để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của mình công ty nên yêu cầu bên cung cấp phần mềm kế toán sửa đổi một số lập tình về phần mềm này. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mau vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán thì chỉ cần kế toán vật liệu nhập liệu vào dữ liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ tự động đi vào các sổ vật liệu, công nợ.... Kết luận Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Do đó kế toán vật liệu có vai trò rất quan trong sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị. Làm tốt công tác kế toán vật liệu, thực hiện tốt phân tích tình hình quản lý, sử dụng tư liệu sẽ là một biện pháp tích cực để có thể tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm, quản lý vật liệu có hiệu quả. Qua quá trình thực tập tại công ty công trình giao thông 118, do điều kiện khách quan nên em mới chỉ đi vào nghiên cứ những vấn đề cơ bản, chủ yếu về công tác tổ chức kế toán vật liệu và tình hình phân tích việc quản lý sử dụng vật liệu ở công ty. Từ việc nghiên cứu đó em đã đánh giá những mặt mạnh, yếu của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh trong công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán doanh nghiệp nói riêng để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao. Do trình độ hiểu biết kinh nghiệm thực tế còn ít, thời gian thực tập lại không nhiều nên bài luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty để bản luận văn này thêm hoàn thiện. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn giúp đỡ của các cán bộ phòng tài chính kế toán và đặc biệt là của cô giáo: Trần Phương Lan Hà nội, tháng 4 năm 2003 Sinh viên: Phạm Văn Điền