Đề tài Tổ chức giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH vận tải và thương mại can

LỜI MỞ ĐẦU Sau hơn 20 năm thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đã và đang có những bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hoá giao dịch với các nước khác tăng lên đáng kể. Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO thì hoạt động xuất nhập khẩu càng được đẩy mạnh. Trước xu thế đó, vận tải quốc tế đang khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển của thương mại quốc tế. Trong đó, không thể không đề cập đến các công ty giao nhận, đóng vai trò mắc xích liên kết những nhà xuất khẩu, nhập khẩu và các công ty vận tải, gánh vác một phần công việc giúp cho người kinh doanh xuất nhập khẩu có thể yên tâm hoạt động. Được thành lập gần 7 năm, đến nay công ty TNHH VT – TM CAN là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Trong đó, hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển luôn đóng một vai trò quan trọng đối với công ty, đem lại doanh thu và lợi nhuận cao.Vì vậy, đó là lý do mà em đã chọn đề tài báo cáo thực tập:“TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CAN”. Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài báo cáo của em gồm 3 chương: Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VT – TM CAN Chương 2: TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VT – TM CAN Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH CAN. Em xin cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Hà đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này. Em cũng xin chân thành cảm ơn Công Ty TNHH VT – TM CAN, đơn vị đã nhận em vào thực tập và hướng dẫn tận tình cho em trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Cuối cùng, em xin chúc tất cả mọi người sức khỏe dồi dào và luôn thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CAN Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại CAN: Lịch sử hình thành: Sau khi Hiệp định thương mại Việt-Mỹ được ký kết (tháng 12/2001) đã tác động không nhỏ tới sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, cùng với hiệu ứng tích cực của chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những bước phát triển bức phá, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá tăng lên đột biến. Với sự sôi động của thị trường xuất nhập khẩu như thế, hàng loạt các công ty giao nhận đã ra đời đáp ứng nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải, làm thủ tục Hải quan… của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Hoà mình vào sự phát triển chung của xã hội, công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại CAN đã được thành lập vào ngày 14 tháng 09 năm 2004 theo giấy phép kinh doanh số 4102024847 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp. Tên công ty: Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại CAN Tên giao dịch: CAN TRANSPORT & TRADING CO, LTD Tên viết tắt: CAN TRANS CO, LTD Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ Địa chỉ: Lô O-30, Đường D2, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP HCM Điện thoại: (84.8) 6258 9003 Fax: (84.8) 6258 9004 Email: cantransco@hcm.fpt.vn Mã số thuế: 0303487985 Quá trình phát triển của công ty: Công ty TNHH VT – TM CAN là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Cũng như các công ty dịch vụ khác, công ty CAN luôn hoạt động theo phương châm: “Đảm bảo uy tín, Phục vụ nhanh chóng, An toàn chất lượng, Mọi lúc mọi nơi, Giá cả cạnh tranh” nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động, công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững vàng trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong nước lẫn ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuê Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng… Những thành quả đạt được hôm nay cho thấy công ty đã có những chiến lược kinh doanh phù hợp, đúng đắn, kết hợp giữa đầu tư và am hiểu thị trường. Chức năng nhiệm vụ của công ty: Với chức năng kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu, công ty TNHH VT – TM CAN chuyên cung cấp các dịch vụ như: Thực hiện các dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển. máy bay, xà lan, container…) bằng các hợp đồng uỷ thác Door to Door và thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa nói trên như: việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định. Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước thực hiện chuyên chở, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, tài liệu chứng từ… Tình hình nhân sự và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH VT – TM CAN: Là một công ty chuyên về dịch vụ, công ty CAN không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả đều liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được phân bổ một nhiệm vụ rõ ràng cụ thể, kết nối công việc của từng người thành một công việc. Hoạt động của từng thành viên ở công ty đều được chỉ dẫn và giám sát của Giám đốc và Phó Giám đốc, với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đơn giản mà hoạt động rất hữu ích. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG XNK PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN CHỨNG TỪ Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH VT – TM CAN Hiện nay công ty có hơn 20 nhân viên tuổi từ 22 đến 35, đều rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường và có tinh thần trách nhiệm cao.Trong đó, số người đạt trình độ Đại Học, Cao Đẳng chiếm tới 40% tổng số nhân viên của công ty (phần lớn đều tốt nghiệp các trường uy tín như Đại Học Ngoại Thương, Đại học Giao Thông Vận Tải, Cao Đẳng Tài Chính Hải Quan…).Số còn lại là lao động phổ thông có trình độ lớp 12 hoặc tương đương nhưng đã được công ty đào tạo, huấn luyện đảm bảo trình độ chuyên môn cao. Đối với công ty CAN, Phòng xuất nhập khẩu là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, tập trung hơn ½ số lượng nhân viên. Phòng bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ.Bộ phận giao nhận: trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Bộ phận chứng từ: theo dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010: Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH VT – TM CAN giai đoạn 2008-2010 Đơn vị tính: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Doanh thu 2 547,5 2 827,5 3 167,2 Chi phí hoạt động kinh doanh 1 932,3 2 124,6 2 304,1 Lợi nhuận trước thuế 615,2 702,9 863,1 Lợi nhuận sau thuế 461,4 527,2 647,3 Tỷ suất LNST/DT 0,18 0,19 0,20 Tỷ suất LNST/CP 0,24 0,25 0,28 Nguồn: Phòng kế toán Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm không ngừng tăng trưởng. Cụ thể: Về chỉ tiêu doanh thu: Doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 11% tương ứng 280 triệu đồng. Doanh thu năm 2010 so với năm 2009 tăng 12% tương ứng 340 triệu đồng. Ta nhận thấy tỷ lệ tăng doanh thu năm 2010 tăng nhanh hơn tỷ lệ tăng doanh thu năm 2009, nhưng tăng không nhiều. Những nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu của công ty giai đoạn 2008-2010: Vào năm 2008 đã xảy ra cuộc khủng hoảng tài chính ở nhiều nước trên thế giới và có nguồn gốc tại Hoa Kỳ, ảnh hưởng không nhỏ đến tình trạng xuất nhập khẩu của Việt Nam từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của công ty. Đặc biệt bước qua năm 2009, kinh tế Việt Nam phát triển trong bối cảnh gặp nhiều khó khăn hơn những năm trước: thiên tai xảy ra trên diện rộng với mức độ nặng nề, bệnh dịch phát triển gây nhiều khó khăn trong sản xuất từ đó ảnh hưởng đến kim ngạch xuất nhập khẩu. Ảnh hưởng từ tình hình bất lợi chung của kinh tế đất nước, tình hình kinh doanh của công ty CAN cũng gặp nhiều khó khăn. Dù vậy, trên thực tế, quy mô của công ty CAN tương đối nhỏ nên mức độ bị ảnh hưởng bởi tình hình bên ngoài cũng hạn chế. Bên cạnh đó, công ty đã huy động mọi nguồn lực tài chính của chính công ty cũng như một phần nhỏ vốn vay từ bên ngoài, cùng với sự lãnh đạo tài tình của ban Giám đốc công ty và sự nổ lực của toàn thể nhân viên đã từng bước đưa công ty vượt qua khó khăn. Dù cơ bản công ty đã vượt qua được giai đoạn khó khăn 2008-2009, nhưng tốc độ tăng lợi nhuận của năm 2010 vẫn chưa thực sự vực dậy được công ty. Về vấn đề chi phí thì cũng đã được hạn chế. Cụ thể là: Chi phí năm 2009 cao hơn so với năm 2008 là: 192,3 triệu đồng. Chi phí năm 2010 cao hơn so với năm 2009 là: 179.5 triệu đồng. Nhìn chung tốc độ tăng chí phí bình quân giảm dần qua các năm. Nguyên nhân là do năm 2008-2009 công ty đã đầu tư một khoản chi phí lớn vào việc đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên cũng như nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị công ty. Mặt khác, năm 2008 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, tỷ lệ lạm phát của nước ta tăng cao, kéo theo mặt bằng chung về giá cũng tăng lên. Về tỷ suất lợi nhuận: Tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu của ba năm xấp xỉ bằng nhau, và tương đối chấp nhận được. Tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với chi phí thì cao hơn tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu. Do công ty CAN là một công ty cung cấp dịch vụ, không sản xuất ra hàng hoá nên chi phí hoạt động thấp hơn nhiều so với các công ty sản xuất hàng hoá khác. Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế song công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình. Điều này chứng minh rằng tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà Ban Lãnh đạo công ty vạch ra là rất đúng đắn. Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đối với công ty: Bảng 2: Tỷ trọng doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty VT – TM CAN giai đoạn 2008-2010: Đơn vị tính: triệu đồng Tiêu chí 2008 2009 2010 Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 509,5 20 989,6 35 1 266,9 40 Tổng doanh thu 2 547,5 100 2 827,5 100 3 167,2 100 Nguồn: Phòng Kế toán Bảng số liệu trên thể hiện tỷ trọng của hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển chiếm con số khá cao trong tổng doanh thu: Năm 2008 chiếm 20% trong tổng doanh thu của công ty. Năm 2009 chiếm 35% trong tổng doanh thu của công ty. Năm 2010 chiếm tới 40% tổng doanh thu của công ty. Mặc dù chủ trương của Nhà nước ta luôn khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu song trên thực tế kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch nhập khẩu. Chính vì vậy mà giá trị hoạt động giao nhận nhập khẩu chiếm tỷ trọng khá lớn trong doanh thu của công ty. Điều này cho thấy hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển là hoạt động khá quan trọng tạo nên doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Vì vậy, việc tổ chức giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển sẽ cần được chú trọng để phát triển toàn diện. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CAN Công tác tổ chức giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH VT – TM CAN: 1 2 3 Sơ đồ các bước thực hiện: Khai báo hải quan Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận yêu cầu từ khách hàng 4 Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng 5 Quyết toán và lưu hồ sơ Trình tự thực hiện: Nhận yêu cầu từ khách hàng: Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, với nhiệm vụ là thay mặt khách hàng (ở đây là người nhận hàng) làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho khách hàng đến địa điểm mà khách hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế . Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Tuy nhiên, đối với những khách hàng quen thuộc, đã hợp tác nhiều lần thì sau khi thoả thuận, công ty CAN sẽ tiến hành việc giao nhận lô hàng nhập khẩu trên tinh thần tin cậy lẫn nhau mà không cần phải ký kết bất cứ hợp đồng giao nhận nào. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Sau đó, khách hàng sẽ cung cấp cho công ty CAN một bộ hồ sơ gồm: Vận đơn đường biển (1 bản gốc); Phiếu đóng gói (1 bản gốc); Hoá đơn thương mại (1 bản gốc); Chứng nhận xuất xứ hàng hoá (1 bản gốc); Hợp đồng (1 bản chính)…Thông thường, những bộ chứng từ gửi đến công ty CAN đều đã được công ty khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hay đã được tu chỉnh khi xảy ra bất kỳ sai sót nào. Tuy nhiên, để thể hiện tính chuyên nghiệp, cẩn trọng trong quá trình làm việc, cũng như để việc giao nhận về sau được tiến hành một các nhanh chóng và thuận lợi, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của các chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết hàng hoá… trước khi lên tờ khai làm thủ tục. Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng chỉnh sửa lại các chứng từ cho phù hợp. Ngoài ra, dựa vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của mình, ban lãnh đạo công ty CAN cũng có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ nếu như được sự đồng ý của công ty khách hàng. Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng: Sau đó, công ty CAN sẽ nhận được “Giấy báo hàng đến” hay “Thông báo hàng đến” do công ty khách hàng gửi sang. Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là lô hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không. Có được giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận đi đổi Lệnh giao hàng (Delivery order – D/O) cầm vận đơn gốc (B/L) hoặc vận đơn “Surrender” và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (không bắt buộc) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu. Tại văn phòng đại diện, nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty CAN hoặc của khách hàng, tùy theo sự thỏa thuận giữa khách hành với công ty CAN), nhận Lệnh giao hàng và các biên. Thông thường, ban lãnh đạo công ty CAN sẽ dặn dò nhân viên giao nhận cần xem xét cẩn thận, đối chiếu theo Vận đơn nếu sai sót thì điều chỉnh ngay tại hãng tàu. Công ty cũng đặc biệt nhắc nhở nhân viên phải chú ý thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng trong việc lưu kho, lưu bãi, lưu container để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này. Khai báo Hải quan: Tiếp đến, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử. Sau đây là quy trình khai báo Hải quan điện tử: Bước 1: Lập tờ khai Hải quan điện tử: Nhân viên chứng từ dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử «ECUSKD», đăng nhập bằng tài khoản do công ty khách hàng cung cấp để truyền dữ liệu lên cơ quan Hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc nhân viên chứng từ phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: Vận đơn đường biển, Phiếu đóng gói, Hợp đồng, Hoá đơn thương mại, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá... Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử: Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì xem như đã xong bước gửi tờ khai điện tử. Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử: Sau một thời gian nhất định, nhân viên chứng từ sẽ nhận được kết quả phản hồi của cán bộ Hải quan. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, nhân viên chứng từ tiếp tục tiến hành theo hướng dẫn. Trường hợp nhận được phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên công ty CAN cần kiểm tra lại thông tin đã nhập vào máy. Sai sót có thể phát sinh trong quá trình nhập dữ liệu vào máy, do nhập sai số liệu hoặc thiếu một mục nào đó (bộ chứng từ đã được kiểm tra trước đó nên không thể sai sót). Sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới. Trường hợp cơ quan Hải quan yêu cầu scan chứng từ kèm theo thì nhân viên chứng từ mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai. Trường hợp khai báo thành công, nhân viên chứng từ sẽ được cấp số tờ khai. Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai: Sau khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ tiếp tục chờ kết quả phân luồng tờ khai. Thủ tục Hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính: xanh, vàng, đỏ. Tiếp đến, nhân viên chứng từ in 2 bản tờ khai điện tử, liên hệ với khách hàng để xin chữ ký và dấu mộc của công ty khách hàng, kèm với bộ chứng từ cần thiết (nếu là luồng vàng và đỏ) đem đến cơ quan Hải quan để ký thông quan hàng hoá. Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: hàng hoá phải được kiểm tra thực tế. Quy trình kiểm tra thực tế hàng hoá: Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa. Nhân viên giao nhận ra Hải quan giám sát bãi hoặc hải quan kho để đối chiếu Lệnh, đóng dấu: “đã đối chiếu” kèm theo ngày tháng năm trên Lệnh giao hàng. Tiếp tục, nhân viên giao nhận cần tìm lô hàng nhập đang ở đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa: Nếu là hàng nguyên container, nhân viên giao nhận chạy ra bãi container, tìm vị trí container, nếu như container đang ở trên cao, hoặc đang ở dưới đất mà không thể mở nắp được thì nhân viên giao nhận tới phòng điều độ trình Lệnh giao hàng, yêu cầu hạ container xuống, tiện thể yêu cầu điều độ viên đóng dấu:“cắt seal”. Nếu là hàng lẻ thì nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho biết vị trí hàng để kiểm hóa. Sau khi đã biết được vị trí lô hàng cần kiểm tra, nhân viên giao nhận liên lạc và dẫn kiểm hóa viên (gồm hai người) tới vị trí lô hàng để tiến hành kiểm tra hàng. Nếu là hàng nguyên container thì nhân viên giao nhận phải tìm đội cắt seal, trình D/O có đóng dấu chữ:“cắt seal”, yêu cầu cắt seal, mở container để kiểm hóa viên kiểm tra hàng. Sau khi container đã mở kiểm hóa viên bắt đầu kiểm tra hàng. Kiểm hóa viên sẽ điền kết quả kiểm tra vào tờ khai, hai kiểm hóa viên sẽ ký tên, đóng dấu họ và tên tại phần kết quả kiểm tra. Cuối cùng, nhân viên giao nhận bấm seal lại. Trường hợp phải kiểm tra thực tế hàng hoá thì cán bộ kiểm hóa sẽ ký thông quan cho lô hàng đó. Đến đây thì lô hàng nhập khẩu đã được thông quan, nhân viên giao nhận của công ty tiếp tục chuẩn bị nhận hàng tại cảng biển. Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng: Nếu là hàng nguyên container: Bước 1: Nhân viên giao nhận liên hệ với tài xế xe điều xe ra bãi container. Đây là xe công ty phải thuê ngoài do công ty CAN vẫn chưa có xe đầu kéo. Bước 2: Tới đại lý hãng tàu xin lấy nguyên container hoặc rút ruột tại bãi: Nhân viên giao nhận vào đại lý hãng tàu trình Lệnh giao hàng, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi (đã được thoả thuận với khách hàng trước đó). Thông thường, công ty CAN sẽ được yêu cầu lấy nguyên container đem về kho khách hàng nhằm tránh việc thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong quá trình rút ruột. Tuy nhiên, một số khách hàng có kho nhỏ, hoặc đường đi hạn chế thì buộc phải nhờ công ty CAN rút ruột tại bãi để thuận tiện trong việc chuyên chở. Nhân viên giao nhận sẽ đóng tiền cược container và lấy biên lai cược tiền cùng với Lệnh giao hàng có đóng dấu “Lấy nguyên container” hoặc “Rút ruột tại bãi”. Bước 3: Vào Phòng Thương vụ đóng tiền, lấy hoá đơn: Nhân viên giao nhận đem Lệnh đó vào Phòng Thương vụ đóng tiền và nhận hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty giao nhận. Nếu đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container (EIR), một phiếu EIR tương ứng với một container. Bước 4: Vào phòng điều độ liên hệ đội xe nâng và tiến hành bốc hàng lên xe: Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà Thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe. Bước 5: Biên nhận trả container sạch sau khi rút ruột (nếu rút ruột tại bãi): Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container Thương vụ sẽ thu hay không thu, nếu Thương vụ có thu thì khi rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trưởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngược lại thì phải xác nhận container sạch, tất nhiên lúc này nếu container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành cho dọn vệ sinh container. Nếu đem container về thì bước này không cần có. Bước 6: Thanh lý hàng hoá tại hải quan cổng: Khi đem container về, nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, Lệnh giao hàng ra Hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng, sau đó Hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container và trả lại cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận gởi cho chủ xe (tài xế) để chủ xe trình cho Hải quan cổng lúc ra cổng. Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc Thương vụ (tùy cảng hay tùy ICD) trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho Phiếu ra cổng (phiếu giao nhận hàng rời - trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng), các thủ tục thanh lý giống như lúc đem container về. Bước 7: Giao hàng cho người nhận: Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu. Sau đó, nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận. Biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ một bản. Bước 8: Trả vỏ container rỗng, lấy lại tiền cược: Trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà khách hàng yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cược container đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container, ví dụ là container sạch, tốt, không hư hỏng v.v… Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container. Nếu là hàng lẻ (LCL): Bước 1: Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS: Là xe của chính công ty CAN, do công ty có sẵn một đội xe chuyên chở riêng. Bước 2: Vào Phòng Thương vụ yêu cầu giao hàng CFS: Nhân viên giao nhận tới Phòng Thương vụ trình Lệnh giao hàng, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thì Thương vụ cho ra phiếu xuất kho (cảng Vict), có cảng thì Thương vụ đóng dấu lên Lệnh:“Đề nghị giao hàng CFS” (Tân Cảng). Bước 3: Vào kho CFS liên hệ thủ kho lấy hàng và bốc hàng lên xe nâng: Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu Lệnh giao hàng có đóng dấu:“đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thì thủ kho sẽ ra phiếu xuất kho) trình cho thủ kho. Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại. Bước 4+5: Thanh lý hàng hoá tại Hải quan cổng và Giao hàng cho người nhận: tương tự như nhận nguyên container. Quyết toán và lưu hồ sơ: Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, nhân viên sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và công ty CAN cũng lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Giấy báo nợ (Debit Note), trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào Giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Giấy báo nợ quyết toán với khách hàng. Đánh giá công tác tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty TNHH VT – TM CAN: Những kết quả đạt được: Ban lãnh đạo công ty CAN luôn quan tâm tới nhân viên, hoà nhã, thân thiện, có chế độ thưởng phạt hợp lý, khuyến khích tinh thần làm việc tự giác, vì lợi ích chung đã tạo cho công ty một khối đoàn kết vững chắc. Đồng thời các trang thiết bị máy móc cũng thường xuyên được bảo dưỡng thay mới tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên. Cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ, hợp lý cũng đã góp phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Mỗi phòng thực hiện một quy trình riêng sau đó kết hợp, chuyển giao cho các phòng khác, điều này đảm bảo công việc của công ty luôn được thực hiện một cách liên tục, nhất quán và hiệu quả. Đội ngủ nhân viên trẻ trung, năng động, có trình độ nghiệp vụ cao, có khả năng nắm bắt và cập nhật được những thay đổi về các quy định của pháp luật và các chế tài liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây chính là một trong những yếu tố làm nên thành công của công ty. Được thành lập hơn 6 năm, công ty TNHH VT – TM CAN là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, logistics được nhiều thương nhân khách hàng biết đến với sự phục vụ tận tâm tận lực. Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các chủ xe vận chuyển và các hãng tàu mà nhờ đó chi phí tương đối ưu đãi và tạo uy thế cạnh tranh về giá dịch vụ cho công ty. Một số hạn chế trong hoạt động: Nhìn chung, cơ sở vật chất và trang thiết bị của công ty CAN đều rất hiện đại, tiện nghi song về phương tiện vận chuyển thì công ty vẫn còn hạn chế. Công ty chỉ có xe vận tải vừa và nhỏ vì vậy chỉ có thể vận chuyển hàng lẻ, hàng rút ruột. Trong khi đó đối với hàng chở nguyên container thì công ty vẫn chưa đáp ứng được, công ty phải thuê xe ngoài vừa tốn chi phí, lại không an toàn cho hàng hóa, giảm tính chủ động của công ty. Điều này cũng cản trở rất lớn trong quá trình giao hàng cho khách cũng như giảm tính cạnh tranh của công ty. Việc phụ thuộc nhiều vào tính thời vụ không chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Công ty hiện tại chỉ có hơn 20 nhân viên, lực lượng còn quá ít nên không thể tránh khỏi nhiều lô hàng bị giao nhận trễ so với dự kiến gây mất uy tín cho công ty. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, nên lượng hàng giao nhận cũng ít đi. Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của nhân viên. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VT – TM CAN Triển vọng và mục tiêu phát triển của công ty: Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công ty và chuẩn bị cơ sở cho một sự phát triển lâu dài và ổn định trong thời gian tới, công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ sau: Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế. Giữ vững mối quan hệ đại lý, những khách hàng và những hợp đồng ký kết. Tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thông tin, nắm chắc khả năng, yêu cầu uỷ thác của khách hàng trong và ngoài nước. Tăng cường nghiên cứu và áp dụng chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt, dần dần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận bằng vốn ngân sách, vốn tự có, vốn liên doanh liên kết. Những cơ hội và thách thức đối với hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty TNHH VT – TM CAN: Cơ hội: Cùng với chủ trương công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, việc trở thành thành viên WTO là một bước tiến của Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, giúp cho hàng hoá nước ta sẽ được hưởng sự đối xử bình đẳng khi tiếp cận thị trường của 149 thành viên còn lại của WTO, các sản phẩm và dịch vụ giao nhận cũng không nằm ngoài quy luật này. Chúng ta có điều kiện thu hút khách hàng vào những thị trường mới, năng lực quản lý được nâng cao, dịch vụ Hải quan được cải thiện, các dịch vụ tài chính ngân hàng, dịch vụ thông tin liên lạc rẻ hơn và tốt hơn trước, có điều kiện tiếp cận các công nghệ thông tin tiên tiến… Bên cạnh đó, việc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác như Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) giúp cho những người làm giao nhận có điều kiện tin tưởng hơn vào sự phát triển trong thời gian tới. Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó thúc đẩy ngành giao nhận vận tải phát triển. Đây chính là những cơ hội lớn cho các công ty giao nhận vận tải nói chung và công ty CAN nói riêng ngày càng trở nên lớn mạnh và hoàn thiện hơn. Thách thức: Áp lực rất lớn từ việc hội nhập quốc tế đã đặt các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải trước thách thức cạnh tranh gay gắt trên sân nhà. Sự lớn mạnh không ngừng của thị trường cũng như những đòi hỏi ngày càng tăng từ phía khách hàng cũng tạo ra những thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp vận tải giao nhận, trong đó có cả công ty CAN. Luật pháp của nước ta đang được điều chỉnh dần để ngày càng phù hợp với nền kinh tế thị trường, tuy nhiên, vẫn còn nhiều điều bất hợp lý, nhiều điều chưa thống nhất giữa các văn bản pháp luật. Một số văn bản không có nguồn luật tham chiếu nên thường quy định: “Nếu luật quốc tế quy định khác thì áp dụng theo luật quốc tế”. Đây là một nguy cơ tiềm ẩn khả năng thua thiệt trong quá trình cung cấp dịch vụ không chỉ riêng đối với công ty CAN mà còn đối với toàn bộ các doanh nghiệp ở Việt Nam. Ngoài ra, hệ thống kho bãi nhỏ, quy mô rời rạc, chất lượng dưới trung bình và không phát huy đầy đủ chức năng cũng là những yếu tố kiềm hãm sự phát triển trong lĩnh vực vận tải giao nhận của đất nước. Việc xây dựng, quản lý và khai thác thiếu khoa học. Những phương tiện trang thiết bị như xe nâng hạ hàng hóa, dây chuyền, băng tải, phương tiện đóng gói mã hóa, ... đều còn hết sức thô sơ. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty TNHH VT – TM CAN: Một số giải pháp: Giải pháp “Thành lập một đội xe riêng cho công ty”: Hiện tại trang thiết bị văn phòng của công ty đều đã được trang bị rất tốt, nhưng về phương tiện chuyên chở thì công ty vẫn còn hạn chế. Vì ở phương diện này công ty còn phụ thuộc bên ngoài rất nhiều, gây ra nhiều khó khăn như được phân tích ở trên. Do đó, việc thành lập một đội xe riêng là một giải pháp hiệu quả, tạo được sự thuận tiện cũng như thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty. Cụ thể hơn là công ty cần tăng cường các đầu xe kéo, xe tải, bổ sung cho lượng xe hiện có. Giải pháp “Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ”: Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Dù có lúc lượng hàng có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, công ty CAN vẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, công ty CAN phải có được sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Trong ngắn hạn công ty có thể thực hiện một số giải pháp trong mùa hàng xuống như giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng, hay nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi. Giải pháp “Đào tạo và nâng cao nguồn nhân lực”: Nhân viên của công ty CAN vẫn còn thiếu nhiều, đặc biệt là nhân viên bên bộ phận giao nhận. Vì vậy, công ty cần có các chính sách tuyển dụng thích hợp để bổ sung vào nguồn nhân lực hiện tại. Cụ thể, ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp cho các nhân viên mới xen kẽ bên cạnh các nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm làm việc khá lâu trong công ty để lớp nhân viên trẻ có điều kiện được “vừa học vừa làm”, nâng cao khả năng hiểu biết thực tế, đồng thời tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo cho công ty. Sử dụng nguồn nhân lực theo chính sách “đúng người đúng việc”, xây dựng chế độ khen thưởng hợp lý nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên. Kiến nghị: Đối với Cục Hải quan: Nâng cao hiệu quả hoạt động của Hải quan cảng: Cục Hải quan cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kiên quyết chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong đội ngũ Hải quan. Công chức Hải quan cần hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh nghiệp. Đơn giản hóa thủ tục Hải quan theo hướng chuyên môn hóa, hiện đại hóa giúp việc thông quan hàng hóa nhanh chóng. Đối với Nhà nước: Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế: Một hệ thống pháp luật đồng bộ và thống nhất sẽ tạo một hành lang pháp lý ổn định, tạo tư tưởng an tâm cho các doanh nghiệp vận tải và giao nhận trong nước cũng như những nhà đầu tư nước ngoài. Vì vậy, Nhà nước phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách về thuế, thủ tục Hải quan, thủ tục hành chính…nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận. Đối với Bộ Giao Thông Vận Tải: Tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận đường biển: Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển như xây dựng và mở rộng cảng biển, hiện đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá. Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để cùng với vận tải đường biển, người giao nhận có thể thực hiện vận tải hàng hoá đa phương thức một cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. KẾT LUẬN: Vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Tại Việt Nam ngành vận tải biển đang từng bước phát triển góp phần đưa Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế thế giới cùng với nó là sự phát triển của ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Công ty TNHH VT – TM CAN là công ty vẫn còn non trẻ trong ngành dịch vụ giao nhận cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Với số vốn khiêm tốn nhưng nhờ biết tận dụng lợi thế linh hoạt cùng với chiến lược và chính sách đúng đắn, công ty đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong thị trường giao nhận. Tuy nhiên trong bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh thay đổi liên tục cùng với quá trình Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế thế giới mà gần đây nhất là việc Việt Nam là thành viên chính thức của WTO thì công ty CAN sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thách thức nhưng cũng đem tới rất nhiều cơ hội. Để đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động của mình, công ty cần có những chiến lược và thay đổi cho phù hợp. Đây cũng là bài toán khó không chỉ đặt ra cho công ty CAN mà còn cho tất cả các doanh nghiệp Việt Nam. Là một sinh viên, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của công ty TNHH VT – TM CAN, em đã tiến hành nghiên cứu hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty và mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp. Nhưng do kiến thức và kinh nghiệm hạn chế của mình, bài viết này của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong có được sự chỉ bảo giúp đỡ của các thầy, các cô để em có thể có những hiểu biết thấu đáo hơn trong quá trình học tập và công tác sau này. Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn cô Nguyễn Thị Thu Hà đã tận tình hướng dẫn để em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Em cũng xin cám ơn anh Phạm Công Chánh – Giám đốc công ty TNHH VT – TM CAN và các anh chị tại công ty đã nhiệt tình giúp đỡ. Em xin trân trọng kính chào!