Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty in Công Đoàn

h¸p luËt vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: Cã chøc n¨ng tham m­u cho gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y, tæ chøc qu¶n lý s¶n xuÊt, qu¶n lý ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®iÒu ®éng s¾p xÕp lao ®éng, thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch tiÒn l­¬ng ®èi víi ng­êi lao ®éng. Ngoµi ra cßn thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o hé lao ®éng, c«ng t¸c b¶o hiÓm y tÕ, b¶o hiÓm x· héi ®èi víi ng­êi lao ®éng. - Phßng kÕ ho¹ch vËt t­: Lµ n¬i quan hÖ trùc tiÕp víi kh¸ch hµng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vµ kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm, vÒ thêi gian hoµn thµnh hîp ®ång, vÒ ®Þnh møc tiªu thu vËt t­ cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. X©y dùng kÕ ho¹ch sö dông vèn, kÕ ho¹ch n¨ng suÊt lao ®éng sau ®ã triÓn khai thùc hiÖn ë c¸c ph©n x­ëng lµm c«ng t¸c ®Iòu ®é sanr xuÊt. X¸c ®Þnh nhu cÇu tiªu dïng cña thÞ tr­êng,®Iòu tra khai th¸c nguån hµng. - Phßng kÕ to¸n tµi vô: Tham m­u cho gi¸m ®èc tæ trøc chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vµ thèng kª, ®ång thêi kiÓm tra kiÓm so¸t c«ng t¸c tµi chÝnh cña c«ng ty. Phßng kÕ to¸n tµi vô cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c nguån vèn cã hiÖu qu¶, thanh to¸n c¸c hîp ®ång kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, lËp kÕ ho¹ch gi¸ thµnh, s«a l­îng in Ên, doanh thu cña c«ng ty, cung cÊp sè liÖu cho viÖc ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, kiÓm tra vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng tµI chÝnh, lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n hµng quý, n¨m theo quy ®Þnh. - Phßng kü thuËt c¬ ®iÖn: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kü thuËt in, qu¶n lý vµ ban hµnh c¸c quy tr×nh c«ng nghÖ cña s¶n phÈm in, kiÓm tra ®«n ®èc c¸c bé phËn thùc hiÖn tèt c¸c quy tr×nh c«ng nghÖ, h­íng dÉn kü thuËt s¶n xuÊt tíi tõng bé phËn vµ theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn. ChÞu tr¸ch nhiÖm b¶o d­ìng vµ söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ cho toµn c«ng ty ®Ó lu«n ®¶m b¶o tiÕn ®é in Ên. - C¸c ph©n x­ëng: Lµ cÊp qu¶n lý cã nhiÖm vô tæ chøc, qu¶n lý mäi ho¹t ®éngcña ph©n x­ëng m×nh, hoµn thµnh c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch cña c«ng ty giao phã. 5/ Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty in C«ng §oµn ViÖt Nam 5.1/ Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n VËn dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n lµ mét néi dung quan träng cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp. ViÖc vËn dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña doanh nghiÖp vÒ c¬ cÊu s¶n xuÊt, tÝnh chÊt vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh, vÒ sù ph©n cÊp qu¶n lý . . §· chi phèi nhiÒu ®Õn viÖc sö dông c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n vµ viÖc thùc thiÖn chøc n¨ng ph¶n ¸nh gi÷a gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n. Trªn c¬ së lý luËn ®ã, thùc tÕ ë c«ng ty in C«ng §oµn ®· lùa chän vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo m« h×nh kÕ to¸n tËp trung phï hîp víi tr×nh ®é s¶n xuÊt vµ tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty. Theo m« h×nh nµy toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong c«ng ty ( ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp, chi tiÕt, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, kiÓm to¸n, . . . ) ®Òu tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n, ë c¸c ph©n x­ëng c«ng ty kh«ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n riªng. Mäi chøng tõ ®Òu ®­îc tËp trung vÒ phßng kÕ to¸n tµi vô cña c«ng ty ®Ó xö lý vµ hÖ thèng ho¸ th«ng tin nh»m phôc vô cho c«ng t¸c tµi chÝnh cña c«ng ty. XuÊt ph¸t tõ m« h×nh tæ chøc còng nh­ yªu cÇu qu¶n trÞ ®Æt ra, sè l­îng nh©n viªn kÕ to¸n ë phßng kÕ to¸n tµi vô cña c«ng ty gåm 5 ng­êi, mçi ng­êi cã mét chøc n¨ng nhiÖm vô riªng. - KÕ to¸n tr­ëng: §ång thêi còng lµ tr­ëng phßng tµi vô, cã nhiÖm vô phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n, phèi hîp ho¹t ®éng gi÷a c¸c néi dung cña c«ng t¸c kÕ to¸n nh»m ®¶m b¶o sù thèng nhÊt vÒ mÆt sè liÖu vµ quy tr×nh kÕ to¸n. KÕ to¸n tr­ëng cßn cã nhiÖm vô ®«n ®èc, kiÓm tra c«ng t¸c cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n vµ lËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c cho thêi gian tiÕp theo. - Thñ quü: Cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh thu chi, tån quü tiÒn mÆt, t×nh h×nh thanh to¸n néi bé nh­: t¹m øng, thanh to¸n t¹m øng. §ång thêi phô tr¸ch c«ng viÖc giao dÞch, theo dâi, tÝnh to¸n l·i vay, kÕ ho¹ch tr¶ l·i vay vµ tiÒn gèc vay víi ng©n hµng. Hµng th¸ng, thñ quü ph¶i nép b¸o c¸o quü cho kÕ to¸n tr­ëng. Thñ quü theo dâi c¸c tµi kho¶n : TK 111 ; TK 112 ; TK 141 ; TK 311 ; TK 341. - KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô: TiÕn hµnh ghi chÐp, tÝnh to¸n vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, trung thùc, kÞp thêi sè l­îng vµ trÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp, xuÊt, kiÓm tra viÖc chÊp hµnh c¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu. Cïng víi thñ kho, tÝnh to¸n kiÓm tra sè l­îng vµ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu tån kho, ph¸t hiÖn kÞp thêi, nguyªn vËt liÖu thiÕu, thõa, kÐm phÈm chÊt gióp c«ng ty cã biÖn ph¸t xö lý kÞp thêi, h¹n chÕ tèi ®a thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo dâi c¸c tµi kho¶n: TK 152 ; TK 153 (tk 1531; tk 1532) ; TK 621. - KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn l­¬ng: KÕ to¸n thanh to¸n cã nhiÖm vô theo dâi c¸c giao dÞch cña c«ng ty víi nhµ cung cÊp vµ víi kh¸ch hµng. Hµng th¸ng, kÕ to¸n thanh to¸n ph¶i lËp b¸o c¸o c«ng nî cho kÕ to¸n tæng hîp. KÕ to¸n thanh to¸n theo dâi trªn c¸c tµi kho¶n: TK 331 ; Tk 131 (chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng ); TK 133 ( tk 1331 ; tk 1332 );TK 333 ( tk 3331 ; tk 3333 ; tk 3334 ; tk 3335 ; tk 3338 ; tk 3339 ). - KÕ to¸n tiÒn l­¬ng cã nhiÖm vô tÝnh chÝnh x¸c l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng nh­ : B¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng ph¶i lËp b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng chuyÓn cho kÕ to¸n tæng hîp ®Ó lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng theo dâi c¸c tµi kho¶n: TK 334 ; TK 338 (tk 3381; tk 3382 ; tk 3383 ; tk 3384 ; tk 3388 ); TK 622 ; TK 627 ( tk 6271 – tk 6278 ). - KÕ to¸n tæng hîp: §ång thêi còng lµ kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh, cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c sè liÖu do c¸c nh©n viªn kÕ to¸n kh¸c cung cÊp, vµo sæ tæng hîp vµ lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. KÕ to¸n tæng hîp theo dâi tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cßn l¹i mµ c«ng ty sö dông nh­: TK 211 ; TK 214 ; TK 414 ; TK 415 ; TK 421 ; TK 431 ; TK 511 ; TK 632 ; TK 641 ; TK 642 ; TK 721 ; TK 711 ; TK 911. Nh×n chung, tuy mçi nh©n viªn kÕ to¸n cã mét nhiÖm vô kh¸c nhau song lu«n cã sù phèi hîp chÆt chÏ trong ph¹m vi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña mçi ng­êi nh»m hoµn thµnh tèt nhiÖm vô chung cña c¶ phßng. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ë c«ng ty in C«ng §oµn KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n thanh to¸n vµ tiÒn l­¬ng KÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô Thñ quü KÕ to¸n tr­ëng 5.2/ H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty in C«ng §oµn C«ng ty in C«ng §oµn ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n ViÖt Nam ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141-TC/ Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé tµi chÝnh, h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n c«ng ty ®ang vËn dông lµ h×nh thøc “ chøng tõ ghi sæ “. §Æc ®iÓm chñ yÕu cña h×nh thøc kÕ to¸n nµy lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ph¶n ¸nh á chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ph©n lo¹i theo c¸c chøng tõ cïng néi dung, tÝnh chÊt nghiÖp vô ®Ó lËp chøng tõ ghi sæ tr­íc khi ghi vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp. Theo h×nh thøc nµy, viÖc ghi sæ kÕ to¸n t¸ch rêi gi÷a viÖc ghi theo thø tù thêi gian ( ghi nhËt ký ) vµ ghi theo hÖ thèng ( ghi theo tµi kho¶n ), gi÷a viÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. HÖ thèng sæ kÕ to¸n doanh nghiÖp ¸p dông: - Sæ kÕ to¸n tæng hîp: - Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ - Sæ c¸i tµi kho¶n - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: thÎ kho, sæ xuÊt, nhËp vËt t­, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, . . . Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n ®­îc kh¸i qu¸t nh­ sau: S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n ë c«ng ty in C«ng §oµn Sæ quü Chøng tõ gèc (B¶ng tæng hîp C.tõ) Sæ ®¨ng ký chøng Tõ ghi sæ Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 5.3/ Niªn ®é kÕ to¸n, kú kÕ to¸n. Niªn ®é kÕ to¸n ë c«ng ty ¸p dông theo n¨m, n¨m kÕ to¸n trïng víi n¨m d­¬ng lÞch ( 1/1/N ®Õn 31/12/N ). Cßn kú kÕ to¸n cña c«ng ty ¸p dông theo quý. Hµng quý, c«ng ty tæ chøc lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh: - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n - B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh - ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh C¸c b¸o c¸o trªn nh»m gióp l·nh ®¹o c«ng ty kÞp thêi n¾m b¾t ®­îc thùc tr¹ng cña c«ng ty. Ngoµi ra cßn cung cÊp th«ng tin cho c¸c ®èi t­îng sö dông liªn quan nh­ b¸o c¸o ®­îc göi ®Õn côc thuÕ Hµ Néi, côc thèng kª, tæng liªn ®oµn lao ®éng ViÖt Nam, côc qu¶n lý vèn. 5.4/ Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho. C«ng ty in C«ng §oµn ¸p dông ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. 5.5/ Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng. C«ng ty in C«ng §oµn ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ. ViÖc tÝnh thuÕ tu©n thñ theo quy ®Þnh t¹i luËt thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ban hµnh ngµy 1/1/1999. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty in C«ng §oµn §Æc ®iÓm chung vÒ vËt liÖu cña c«ng ty in C«ng §oµn HiÖn nay, ë c«ng ty cã gÇn 400 thø vËt liÖu kh¸c nhau trong ®ã giÊy vµ mùc lµ 2 lo¹i vËt liÖu quan träng nhÊt. HÇu hÕt c¸c lo¹i vËt liÖu dïng cho c«ng nghÖ in cña c«ng ty ®Òu cã s½n trªn thÞ tr­êng víi gi¸ c¶ Ýt biÕn ®éng cho nªn viÖc thu mua nguyªn vËt liÖu kh«ng gÆp khã kh¨n, t¹o ®iÒu kiÖn ®¸p øng nhanh chãng vµ kÞp thêi cho mäi nhu cÇu s¶n xuÊt ®ång thêi gi¶m bít ®­îc sè l­îng vËt liÖu dù tr÷ trong kho, kh«ng ®Ó xÈy ra t×nh tr¹ng ø ®äng vèn. Mçi vËt liÖu cã tÝnh chÊt lý, ho¸ häc riªng, yªu cÇu dù tr÷ vµ b¶o qu¶n còng kh¸c nhau, ®Æc biÖt lµ giÊy, lo¹i vËt liÖu chÝnh cã ®Æc tÝnh dÔ ch¸y, hót Èm, thÊm n­íc, dÔ mèi mät. Do ®ã ph¶i chó träng c«ng t¸c qu¶n lý sö dông , tr¸nh h­ háng, hao hôt l·ng phÝ. * Ph©n lo¹i vËt liÖu ë c«ng ty in C«ng §oµn - VËt liÖu chÝnh: Gåm nh÷ng vËt liÖu tham gia trùc tiÕp vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®Ó t¹o ra s¶n phÈm cña c«ng ty gåm 3 nhãm: + GiÊy c¸c lo¹i: nh­ giÊy cuén, giÊy couche, giÊy offset, . . . + Mùc in c¸c lo¹i: Mùc ®en, mùc mÇu cña c¸c n­íc kh¸c nhau. + KÏm c¸c lo¹i VËt liÖu phô: gåm rÊt nhiÒu chñng lo¹i nh­ l­ìi dao chæ, tót b¶ng, chæi tót, b¨ng dÝnh, kim kh©u, bét chèng v¸ng, bét phun kh«, . . . Nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ PhÕ liÖu thu håi * §¸nh gi¸ vËt liÖu ë c«ng ty in C«ng ®oµn C«ng ty in C«ng §oµn thùc hiÖn viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. §¸nh gi¸ vËt liÖu nhËp kho Tuú theo nguån nhËp vËt liÖu mµ gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh theo nh÷ng c¸ch kh¸c nhau: §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: Th«ng th­êng khi mua vËt liÖu víi ssè l­îng lín, c«ng ty th­êng mua víi ¬h­¬ng thøc chän gãi, bªn b¸n sÏ giao vËt liÖu t¹i kho cña c«ng ty. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì do bªn b¸n chi ra vµ chi phÝ nµy ®­îc céng vµo gi¸ b¸nghi trªn ho¸ ®¬n. §èi víi vËt liÖu mua víi sè l­îng nhá th× sÏ do c¸n bé vËt t­ chuyªn chë. VËy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho cña c«ng ty lµ gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n ( kh«ng bao gåm thuÕ GTGT ®Çu vµo). - §èi víi phÕ liÖu thu håi: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ cña vËt liÖu cã thÓ sö dông ®­îc, gi¸ cã thÓ b¸n, hoÆc gi¸ cã thÓ ­íc tÝnh ( theo tØ lÖ phÇn tr¨m cña vËt liÖu cßn míi ). §¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho Do c«ng ty th­êng nhËp vËt liÖu theo tõng l« hµng víi sè l­îng lín nh­ng khi xuÊt víi sè l­îng nhá tuú theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt. V× vËy ®Ó qu¶n lý tèt vËt liÖu, kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc ®Ó tÝnh gi¸ trÞ cña vËt liÖu xuÊt kho. Thñ tôc nhËp, xuÊt kho vËt liÖu t¹i c«ng ty in C«ng §oµn Thñ tôc nhËp kho vËt liÖu §Ó ®¶m b¶o mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt liªn tôc, vËt liÖu trong kho ph¶i lu«n dù tr÷ mét l­îng cÇn thiÕt. Khi cã nhu cÇu s¶n xuÊt víi sè l­îng lín c«ng ty ph¶i tiÕn hµnh mua vËt liÖu ®Ó kÞp thêi ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt. Qu¸ tr×nh thu mua vËt liÖu do phßng kÕ ho¹ch vËt t­ ®¶m nhËn. TÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu vÒ ®Õn doanh nghiÖp ®Òu ph¶i lµm thñ tôc kiÓm nhËn vµ nhËp kho. Thùc tÕ, t¹i c«ng ty in C«ng §oµn, khi vËt liÖu vÒ ®Õn kho thñ kho sÏ c¨n cø vµo chøng tõ do bé phËn cung øng giao ®Ó kiÓm nghiÖm vÒ c¸c chØ tiªu nh­ tªn s¶n phÈm, ®¬n vÞ tÝnh, sè l­îng, ®¬n gi¸, tæng tiÒn hµng, thuÕ suÊt, thuÕ GTGT, tæng tiÒn thanh to¸n, . . .Qu¸ tr×nh nhËp kho nhÊt thiÕt ph¶i cã sù hiÖn diÖn cña c¸n bé cung øng vµ nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu. C«ng viÖc nµy sÏ kÕt thóc khi kÕ to¸n vËt liÖu lËp phiÕu nhËp kho víi ®Çy ®ñ ch÷ ký cña thñ kho, c¸n bé cung øng, kÕ to¸n vËt liÖu. PhiÕu nhËp kho viÕt thµnh 3 liªn: mét liªn thñ kho l­u lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ kho, mét liªn giao cho c¸n bé cung øng gi÷, liªn cßn l¹i c¸n bé kÕ to¸n l­u cïng víi ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ hîp ®ång cung cÊp hµng (nÕu cã) ®Ó lµm c¨n cø thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµ ghi sæ kÕ to¸n. MÉu ho¸ ®¬n khi mua vËt liÖu nhËp kho cña c«ng ty in C«ng §oµn: Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01 GTTK -3LL Liªn 2: Giao kh¸ch hµng GK/01- B Ngµy 8 th¸ng 1 n¨m 2002 N0 063016 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty tin häc TTX – VN §Þa chØ: 11A Phan Huy Chó Sè tµi kho¶n: §iÖn tho¹i MS: 0100108085 – 1 Hä tªn ng­êi mua hµng: Nguyªn Cao Kh¶i §¬n vÞ: C«ng ty in C«ng §oµn §Þa chØ: 169 T©y S¬n - §èng §a – Hµ néi: Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: MS: 0100110454 – 1 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 GiÊy couche 120g/m2 ( 65 X 86 ) Kg 1341,6 (80 ram) 11.545,45 15.489.376 2 GiÊy couche 80g/m2 ( 65 X 86 ) kg 894,4 (80 ram) 12.000 10.732.800 Céng tiÒn hµng: 26.222.176 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 2.622.217 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 28.844.393 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai t¸m triÖu t¸m tr¨m bèn bèn ngh×n ba tr¨m chÝn ba ®ång ch½n./. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Ho¸ ®¬n b¸n hµng MÉu sè: 02 GTTK -3LL Liªn 2: Giao kh¸ch hµng GK/01- B Ngµy 21 th¸ng 01 n¨m 2002 N0 049416 §¬n vÞ b¸n hµng: L÷ ThÞ BÝch HuÖ §Þa chØ: 28 Hµng Hßm – Hµ néi Sè tµi kho¶n: §iÖn tho¹i MS: 0100128902 –3 Hä tªn ng­êi mua hµng: Nguyªn Cao Kh¶i §¬n vÞ: C«ng ty in C«ng §oµn §Þa chØ: 169 T©y S¬n - §èng §a – Hµ néi: Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: MS: 0100110454 – 1 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 B¨ng dÝnh nhËt Cuén 100 7.500 750.000 Céng tiÒn hµng: 750.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 750.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Baû tr¨m n¨m m­¬i ngµn ®ång ch½n./. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ §¬n vÞ: C«ng ty in c«ng ®oµn MÉu sè 01-VT §Þa chØ: 169 T©y S¬n - §èng §a – Hµ néi Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC PhiÕu nhËp kho Sè 02 Ngµy 9 th¸ng 1 n¨m 2002 Nî TK 152 Cã TK 331 Hä tªn ng­êi nhËn: NguyÔn Cao Kh¶i Theo ho¸ ®¬n sè 063016 ngµy 8/1/2002 cña c«ng ty tin häc TTX-VN NhËp t¹i kho: GiÊy TT Tªn nh·n hiÖu (S¶n phÈm ) M· sè § vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo C.Tõ Thùc hËp A B C D 1 2 3 4 1 Gi¢ý couchÐ 120g/m2(65x8680ram x 250tê = 20.000 tê kg 1341,6 1341,6 11.545,45 15.489.376 2 Gi¢ý couchÐ 80g/m2(65x86)80ram x 250tê = 20.000 tê kg 894,4 894,4 12.000 10.732.800 Céng 26.222.176 Céng thµnh tiÒn (B»ng ch÷): Hai s¸u triÖu, hai tr¨m hai hai ngµn, mét tr¨m b¶y s¸u ®ång. Ngµy 9 th¸ng 1 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KTtr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho §¬n vÞ: C«ng ty in c«ng ®oµn MÉu sè 01-VT §Þa chØ: 169 T©y S¬n - §èng §a – Hµ néi Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC PhiÕu nhËp kho Sè 15 Ngµy 21 th¸ng 1 n¨m 2002 Nî TK 152 Cã TK 111 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn Th¸i Hµ Theo ho¸ ®¬n sè 049461 cña cöa hµng L÷ ThÞ BÝch HuÖ NhËp t¹i kho: VËt liÖu TT Tªn nh·n hiÖu (S¶n phÈm ) M· sè § vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo C.Tõ Thùc hËp A B C D 1 2 3 4 01 B¨ng dÝnh nhËt Cuén 100 100 7.500 750.000 Céng 750.000 Céng thµnh tiÒn (B»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m­¬i ngµn ®ång ch½n. Ngµy 21 th¸ng 1 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KTtr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho Tr­êng hîp sè vËt liÖu nhËp kho kh«ng ®¹t tiªu chuÈn còng nh­ c¸c yªu cÇu kh¸c th× thñ kho kh«ng nhËp kho vµ cã quyÒn tr¶ l¹i ng­êi b¸n. * §èi víi vËt liÖu nhËn gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho Tuú tõng hîp ®ång in Ên ®· ký kÕt, giÊy cã thÓ do kh¸ch hµng giao cßn C«ng ty chØ lµm gia c«ng in Ên. Mäi thñ tôc nhËp, xuÊt giÊy cña kh¸ch ®Òu ®­îc tiÕn hµnh t­¬ng tù nh­ thñ tôc nhËp vËt liÖu tõ mua ngoµi vµ xuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt ë c«ng ty, chØ kh¸c ë chç thñ kho chØ theo dâi chi tiÕt chø kh«ng theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ. * §èi víi phÕ liÖu thu håi. C«ng ty kh«ng lµm thñ tôc nhËp phÕ liÖu thu håi mµ sau mçi kú s¶n xuÊt, phÕ liÖu lÊy ra tõ c¸c x­ëng s¶n xuÊt ®­îc tËp trung ë n¬i quy ®Þnh, kh«ng qua mét h×nh thøc kiÓm tra nµo. 5.6- Thñ tôc xuÊt kho vËt liÖu C«ng ty in c«ng ®oµn lµ mét doang nghiÖp s¶n xuÊt nªn viÖc xuÊt kho vËt liÖu chñ yÕu ®Ó phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm. C¨n cø vµo hîp ®ång s¶n phÈm ®· ký víi kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ sÏ lËp lÖnh s¶n xuÊt ghi râ tªn s¶n phÈm s¶n xuÊt, quy c¸ch s¶n phÈm, lo¹i vËt liÖu sö dông…lÖnh s¶n xuÊt ®­îc lËp 03 liªn, mét liªn l­u l¹i phßng kÕ ho¹ch vËt t­, mét liªn l­u l¹i phßng kÕ to¸n, cßn mét liªn giao cho ph©n x­ëng s¶n xuÊt, c¸c ph©n x­ëng c¨n cø vµo lÖnh s¶n xuÊt x¸c ®Þnh nhu cÇu thùc tÕ cña bé phËn m×nh ®Ó lËp giÊy xin lÜnh vËt liÖu, giÊy xin lÜnh vËt liÖu nhÊt thiÕt ph¶i cã ch÷ ký cña c¸n bé phô tr¸ch ph©n x­ëng. C¨n cø vµo lÖnh xuÊt giÊy vµ giÊy xin lÜnh vËt liÖu kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt giÊy vµ phiÕu xuÊt vËt t­ , ghi râ vËt liÖu ®­îc xuÊt cho ph©n x­ëng nµo, phiÕu xuÊt giÊy, xuÊt vËt t­ ®Òu ®­îc lËp thµnh 3 liªn, mét liªn ®­îc l­u l¹i phßng kÕ to¸n, mét liªn chuyÓn cho thñ kho mét liªn ®Ó lËp chøng tõ ghi sæ. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lÖ vµ cho xuÊt vËt liÖu theo sè l­îng ghi trong phiÕu xuÊt vµ l­u phiÕu vµo hå s¬ kho, vËt liÖu ®­îc chuyÓn vÒ ph©n x­ëng s¶n xuÊt nÕu thiÕu hôt th× ng­êi nhËn xÏ ph¶i chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm. TrÝch lÖnh xuÊt giÊy C«ng ty c«ng ®oµn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc lÖnh xuÊt giÊy Sè phiÕu s¶n xuÊt Tªn tµi liÖu: TËp san nghiªn cøu khoa häc tµi chÝnh kÕ to¸n, sè 2/2002 C¬ quan: ChÞ Lan – Häc viÖn tµi chÝnh Tªn giÊy: CouchÐ 120/m2 (65x86) Sè l­îng: 2.590 tê Quy c¸ch pha: C¾t 3 khæ 36x50, C¾t 3 khæ 26x36 B×a CouchÐ 150/m2 (7+x109) Sè l­îng: 192 tê Quy c¸ch pha: c¾t 4 khæ 36x50 Ngµy 9 th¸ng 1 n¨m 2002 Thñ kho Ng­êi ®Ò nghÞ C«ng ty in C«ng §oµn PhiÕu xuÊt giÊy Sè: 32 Ngµy 9 th¸ng 1 n¨m 2002 Tªn ®¬n vÞ lÜnh: Hoµng Anh S¬n – M¸y 5 mµu LÜnh T¹i kho: GiÊy STT Tªn vËt liÖu §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Sè phiÕu 1 GiÊy couche 120g/m2 (65x86) Tê 2590 1011,8 2.620.562 45 2 GiÊy couche 150g/m2(79x109) Tê 192 12.000 230.400 45 Céng 2.850.962 ViÕt b»ng ch÷: Hai triÖu t¸m tr¨m n¨m m­¬i ngh×n chÝn tr¨m s¸u hai ®ång. Ng­êi lÜnh KÕ to¸n Thñ kho thñ tr­ëng C«ng ty in C«ng §oµn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc GiÊy xin lÜnh vËt liÖu Hä tªn : TrÇn Anh TuÊn §¬n vÞ: M¸y 5 mµu Dïng vµo viÖc: in tËp san nghiªn cøu KHTCKT, sè 2/2002 STT Tªn vËt liÖu §VT Sè l­îng 1 Mùc xanh §øc Kg 5 2 Mùc ®en §øc Kg 5 3 Bét phun kh« gãi 2 DuyÖt Ngµy 10 th¸ng 1 n¨m 2002 Ng­êi xin lÜnh C«ng ty in C«ng §oµn PhiÕu xuÊt vËt t­ Sè:35 Ngµy10 th¸ng1 n¨m 2002 Tªn ®¬n vÞ lÜnh: TrÇn Anh TuÊn – M¸y 5 mµu LÜnh t¹i kho: VËt liÖu STT Tªn vËt liÖu §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó 1 Mùc xanh §øc Kg 5 86.000 430.000 2 Mùc ®en §øc Kg 5 74.000 370.000 3 Bét phun kh« gãi 2 8.500 17.000 Céng 817.000 ViÕt b»ng ch÷: T¸m tr¨m m­êi b¶y ngµn ®ång ch½n. Thñ tr­ëng KÕ to¸n Thñ kho Ng­êi lÜnh * Thñ tôc nh­îng b¸n vËt liÖu: ë c«ng ty in c«ng ®oµn, nh­îng b¸n vËt liÖu lµ nghiÖp vô xÈy ra kh«ng th­êng xuyªn víi sè l­îng kh«ng lín. C«ng ty chØ nh­îng b¸n vËt liÖu víi kh¸ch hµng quen, cã quan hÖ mua b¸n l©u n¨m víi c«ng ty. Muèn ®­îc mua vËt liÖu cña c«ng ty tr­íc hÕt bªn mua ph¶i lËp v¨n b¶n ®Ò nghÞ vµ ph¶i ®­îc gi¸m ®èc phª duyÖt. C¨n cø vµo v¨n b¶n duyÖt kÕ to¸n vËt liÖu viÕt phiÕu xuÊt kho gåm 4 liªn, mét liªn giao cho thñ kho, mét liªn kÕ to¸n l­u lµm chøng tõ ghi sæ, mét liªn kÕ to¸n l­u, mét liªn giao cho bªn mua, ®ång thêi kÕ to¸n viÕt ho¸ ®¬n GTGT cho bªn mua. VËt liÖu nh­îng b¸n chñ yÕu lµ nh÷ng phô liÖu cho viÖc in Ên cã nguån gèc nhËp khÈu nh­ c¸c lo¹i mùc vµ dÞch ho¸ chÊt. ViÖc nh­îng b¸n chØ ®­îc thùc hiÖn khi kh«ng g©y ¶nh h­ëng tíi nhu cÇu vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt liªn tôc cña c«ng ty. VÝ dô: C«ng ty in C«ng §oµn PhiÕu xuÊt vËt t­ Sè:135 Ngµy29 th¸ng1 n¨m 2002 Tªn ®¬n vÞ lÜnh: ¤ng Lª V¨n Ch©u – C«ng ty VHP Hång hµ LÜnh t¹i kho: VËt liÖu STT Tªn vËt liÖu §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó 1 Mùc ®en §øc Kg 50 74.000 3.700.000 2 Mùc ®á §øc Kg 100 86.000 8.600.000 3 Mùc vµng §øc gãi 50 86.000 4.300.000 4 Mùc xanh §øc 100 86.000 8.600.000 5 Dung dÞch Compic lÝt 20 86.000 1.720.000 Céng 26.920.000 ViÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i s¸u triÖu, chÝn tr¨m hai m­¬i ngµn ®ång ch½n. Thñ tr­ëng KÕ to¸n Thñ kho Ng­êi lÜnh * Thñ tôc xuÊt b¸n phÕ liÖu: §­îc sù cho phÐp cña gi¸m ®èc, mçi tuÇn mét lÇn c«ng ty tiÕn hµnh b¸n phÕ liÖu thu håi. Ng­êi mua phÕ liÖu ph¶i ®­îc gi¸m ®èc xÐt duyÖt. Trªn phiÕu xuÊt nµy, ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi liªn quan vµ ®­îc lËp thµnh 3 liªn, mét liªn kÕ to¸n vËt liÖu l­u, mét liªn giao cho ng­êi mua, kÕ to¸n thanh to¸n nhËn mét liªn l¸m c¬ së viÕt phiÕu thu nhËn tiÒn b¸n hµng. VÝ dô: §¬n vÞ: C«ng ty in c«ng ®oµn MÉu sè 02-VT §Þa chØ: 169 T©y S¬n - §èng §a – Hµ néi Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC PhiÕu xuÊt kho Sè 01 Ngµy 05 th¸ng 1 n¨m 2002 Nî TK 621 Cã TK 152 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: NguyÔn V¨n T¸m §Þa chØ: C«ng ty TNHH Phóc §¹t XuÊt t¹i kho: TT Tªn nh·n hiÖu (S¶n phÈm ) M· sè § vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo C.Tõ Thùc hËp A B C D 1 2 3 4 01 B·i b»ng chÝnh kg 200 200 2.800 560.000 02 B·i b»ng x­íc kg 500 500 6.300 3.150.000 03 B·i gãi kg 100 100 1.700 170.000 04 Lâi l« kg 50 50 900 45.000 05 GiÊy t¹p kg 150 150 2.800 420.000 Céng 4.345.000 Céng thµnh tiÒn (B»ng ch÷): Bèn triÖu, ba tr¨m bèn l¨m ngµn ®ång ch½n. Ngµy 05 th¸ng 1 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KTtr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn hµng Thñ kho §¬n vÞ: C«ng ty in c«ng ®oµn MÉu sè C21-H phiÕu thu QuyÓn sè: 1 (Ghi 3 liªn) Ngµy 5 thµng 1n¨m 2002 Sè:12 Nî TK 111 Cã TK 721 Hä, tªn ng­êi nép tiÒn: NguyÔn V¨n T¸m §Þa chØ: C«ng ty TNHH Phóc ®¹t Lý do nép: Mua phÕ liÖu Sè tiÒn: 4.345.000® (viÕt b»ng ch÷) Bèn triÖu, ba tr¨m bèn l¨m ngµn ®ång ch½n. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KTtr­ëng Phô tr¸ch bé phËn Ng­êi nép Thñ quü 5.7- Tæ chøc kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i c«ng ty in C«ng ®oµn. Chñng lo¹i vËt liÖu cña c«ng ty ®a d¹ng, viÖc nhËp xuÊt vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn, cïng víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty, do vËy c«ng ty in C«ng §oµn ®· sö dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, thñ kho chØ theo dâi vÒ mÆt sè l­îng cßn ë bé phËn kÕ to¸n theo dâi c¶ mÆt sè l­îng lÉn gi¸ trÞ. Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®­îc tiÕn hµnh trªn c¬ së c¸c chøng tõ sau; - PhiÕu nhËp kho - PhiÕu xuÊt giÊy - PhiÕu xuÊt vËt t­ - C¸c ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n Tr×nh tù h¹ch to¸n cô thÓ nh­ sau: ë kho: Thñ kho sö dông sæ (thÎ) kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu c¨c cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt ®· ®­îc ph©n lo¹i theo tõng thø vËt liÖu. C«ng ty in C«ng §oµn Sæ kho Tªn vËt t­: GiÊy couche 120g/m2 Quy c¸ch: 65x86 PhÈm chÊt: Ho¸ ®¬n DiÔn gi¶i §VT Sè l­îng Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån Tån ®Çu th¸ng 1/2002 Tê 4.720 07 03/1 PSX 18 B¶n tin KS Tê 670 4.050 32 09/1 PSX 45 T¹p san Tê 2.590 1.460 02 09/1 NhËp cña C ty tin häc Tê 20.000 21.460 50 15/1 PSX 59 B×a VBF Tê 300 21.160 60 17/1 PSX 102 T/c B­u chÝnh Tê 9.380 11.780 64 18/1 PSX 17 Th©m nhËp TT Tê 2.298 9.482 73 19/1 PSX 155 NguyÖt san Tê 5.560 3.922 78 21/1 PSX 162 LÞch phong c¶nh Tê 2.700 1.222 12 28/1 NhËp cña C ty tin häc Tê 20.000 21.222 150 31/1 PSX 242 B¶n tin héi ND Tê 3.583 17.639 Céng P/S T1 40.000 27.081 Tån cuèi T1 17.639 ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n vËt liÖu sö dông sæ xuÊt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu. Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sæ chi tiÕt ®· ®èi chiÕu víi sæ kho cña thñ kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, ghi vµo cét ®¬n gi¸ vµ cét thµnh tiÒn trªn sæ xuÊt, nhËp vËt t­. §ång thêi, kÕ to¸n ghi vµo cét ®¬n gi¸ vµ cét thµnh tiÒn trªn phiÕu xuÊt giÊy, phiÕu xuÊt vËt t­ ®Ó lµm c¨n cø lËp chøng tõ ghi sæ. 5.8- Tæ chøc kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty in C«ng §oµn C«ng ty in C«ng §oµn¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. KÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 152: Nguyªn liÖu, vËt liÖu – Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. - C¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c: Tk111, 112, 133, 331, 621, 632. C«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ nªn ®Þnh kú cø cuèi th¸ng th× kÕ to¸n l¹i vµo sæ c¸c nghiÑep vô ph¸t sinh trong th¸ng. * KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu T¹i c«ng ty, kh«ng cã tr­êng hîp hµng vÒ nhËp kho mµ ho¸ ®¬n ch­a vÒ hoÆc ng­îc l¹i, kÕ to¸n chØ ghi duy nhÊt mét tr­êng hîp lµ hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ. Khi mua vËt liÖu vÒ nhËp kho, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ cÇn thiÕt vµ h×nh thøc thanh to¸n víi nhµ cung cÊp mµ kÕ to¸n tiÕn hµnh tæng hîp nhËp vËt liÖu nh­ sau: - §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho tr¶ b»ng tiÒn mÆt: VÝ dô: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng sè 049416, phiÕu nhËp kho sè 15, phiÕu chi tiÒn mÆt sè 58 ngµy 21/1/2002, kÕ to¸n sÏ vµo b¶ng kª chøng tõ chi tiÒn mÆt cña th¸ng 1/2002 ®Ó lËp chøng tõ ghi sæ vµo cuèi th¸ng nh­ sau: C«ng ty in C«ng §oµn MÉu sè C 22 – H (ghi 3 liªn) PhiÕu chi QuyÓn sè: Ngµy 21 th¸ng 1 n¨m 2002 Sè: 58 Nî Tk 152 Cã Tk 111 Hä tªn ng­êi nhËn tiÒn: ¤ng Nguyªn Cao Kh¶i §Þa chØ: C«ng ty in C«ng §oµn Lý do chi: Mua vËt t­ Sè tiÒn: 750.000® (viÕt b»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m­¬i nghin ®ång ch½n. KÌm theo: 02 chøng tõ gèc. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ PT/kÕ to¸n Ng­êi lËp phiÕu Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn. B¶ng kª chøng tõ chi tiÒn mÆt Th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Ngµy th¸ng Sè phiÕu DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã Nî Cã …. …. ……….. …. …. …… …… 21/1 58 Mua vËt t­ phiÕu nhËp sè 15 152 111 750.000 750.000 … …. ……… …. …. ……. …… Céng 17.824.856 17.824.856 B»ng ch÷: M­êi b¶y triÖu, t¸m tr¨m hai t­ ngµn, t¸m tr¨m n¨m s¸u ngµn ®ång. KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp b¶ng C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 17 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002 ®/vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã ……….. ….. … ….. …… …….. Mua vËt t­ PN sè 15 152 111 750.000 750.000 ……… ….. ….. ….. …… …… Céng 17.824.856 17.824.856 KÐm theo…chøng tõ gèc KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu - §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho thanh to¸n b»ng tiÒn göi ng©n hµng. VÝ dô: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 062534, PhiÕu nhËp kho sè 22 giÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng ngµy 29/1 sè bót to¸n 056004, kÕ to¸n sÏ vµo b¶ng kª chøng tõ chi TGNH cña thµng 1 n¨m 2002 ®Ó lËp chøng tõ vµo cuåi th¸ng nh­ sau. B¶ng kª chøng tõ chi tgnh Th¸ng 1 n¨m 2022 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Ngµy th¸ng Sè phiÕu DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã Nî Cã …. …. ……….. …. …. …… …… 29/1 UNC Cty in vµ VHP phiÕu nhËp sè 22 152 112 29.158.679 32.074.546 133 112 2.915.867 Céng 529.047.778 529.047.778 B»ng ch÷: N¨m tr¨m hai chÝn triÖu, kh«ng tr¨m bèn b¶y ngµn, b¶y tr¨m b¶y t¸m ®ång. KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp b¶ng C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 25 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã ……….. ….. … ….. …… …….. Mua vËt t­ PN sè 22 152 112 29.158.679 32.074.546 133 2.915.867 Céng 529.047.778 529.047.778 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu - §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho ch­a tr¶ tiÒn nhµ cung cÊp. C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 54 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã Mua Vt­ nî ng­êi b¸n 152 331 689.991.191 750.584.909 133 60.593.618 Céng 750.584.909 750.584.909 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu * KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu Thùc tÕ ë c«ng ty in c«ng ®oµn, xuÊt kho vËt liÖu chñ yÕu lµ ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt S¶n phÈm. ViÖc xuÊt vËt liÖu ®­îc c¨n cø vµo chøng tõ gèc nh­ lÖnh xuÊt giÊy, giÊy xin lÜnh vËt liÖu phiÕu xuÊt giÊy vµ phiÕu xuÊt vËt t­ C¸c nghiÖp vô gi¶m vËt liÖu chñ yÕu ë C«ng ty nh­ sau: - XuÊt kho vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt : Cuèi thµng kÕ to¸n tËp hîp c¸c phiÕu xuÊt vµ tæng hîp sè liÖu ®Ó lËp chøng tõ ghi sæ nh­ sau: C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 59 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt giÊy T1/2002 621 152 563.504.594 563.504.594 Céng 563.504.594 563.504.594 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 83 Ngµy 28 th¸ng 2 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt giÊy T2/2002 621 152 1.221.053.855 1.221.053.855 Céng 1.221.053.855 1.221.053.855 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 124 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt giÊy T3/2002 621 152 1.788.838.639 1.788.838.639 Céng 1.788.838.639 1.788.838.639 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu Còng vµo cuèi th¸ng, c¸c phiÊu xuÊt vËt t­ trong th¸ng ®· ®­îc x¸c ®Þnh ®¬n gi¸ vµ tæng sè tiÒn sÏ ®­îc kÕ to¸n tæng hîp l¹i, tæng hîp sè liÖu vµ lËp mét chøng tõ ghi sæ. C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 60 Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt V t­ T1/2002 621 152 384.638.660 384.638.660 XuÊt nh­îng b¸n vl 632 152 26.920.000 26.920.000 Céng 411.558.660 411.558.660 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 84 Ngµy 28 th¸ng 2 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt V t­ T2/2002 621 152 343.229.698 343.229.698 Céng 343.229.698 343.229.698 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 1 CT Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc chøng tõ ghi sæ sè: 125 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Nî Cã XuÊt V t­ T3/2002 621 152 593.609.080 593.609.080 Céng 593.609.080 593.609.080 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËpbiÓu XuÊt nh­îng b¸n vËt liÖu: C¨n cø v¸o v¨n b¶n nh­îng b¸n vËt liÖu cña c«ng ty in vµ VHP Hång hµ, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt vËt t­ sè 132, cuèi th¸ng kÕ to¸n ghi vµ ph¶n ¸nh vµo chøng tõ theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 632 26.920.000 Cã TK 152 26.920.000 C«ng ty in C«ng §oµn Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m:2002 (trÝch) Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 …… ….. …………… …. …… …………….. 17 31/1 17.824.856 83 28/2 1.221.053.855 …… …….. ……………… 84 28/2 343.229.698 25 31/1 529.047.778 …… …….. ……………… …… …….. ……………… 54 31/1 750.584.909 124 31/3 1.788.838.639 59 31/1 563.504.594 125 31/3 593.609.080 60 31/1 411.558.660 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ C«ng ty in C«ng §oµn Sæ c¸i Tµi kho¶n: 152 – Nguyªn liÖu, vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh: ®ång NT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Ghi chó SH NT Nî Cã Quý I / 2002 Dõ ®Çu kú 1.460.834.394 31/1 17 31/1 Mua vËt t­ 111 750.000 … … … …………. … ……… …….. ….. 31/1 25 31/1 Mua giÊy 112 32.074.546 … … … …………. … ……… …….. ….. 31/1 54 31/1 Mua chôi 331 689.991.291 … … … …………. … ……… …….. ….. 31/1 59 31/1 XuÊt giÊy T1 621 563.504.594 31/1 60 31/1 XuÊt vËt t­ T1 621 384.638.660 31/1 60 31/1 Nhùng b¸n vt 632 26.920.000 28/2 83 28/2 XuÊt giÊy T2 621 1.221.053.855 28/2 84 28/2 XuÊt vËt t­ T2 621 343.229.698 … … … …………. … ……… …….. ….. 31/3 124 31/3 XuÊt giÊy T3 621 1.788.838.639 31/3 125 31/3 XuÊt vËt t­ T3 621 593.609.080 … … … …………. … ……… …….. ….. Céng PS quý I/2002 6.968.303.977 5.109.240.514 D­ cuèi quý I/2002 3.319.897.857 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký ®ãng dÊu) C«ng ty in C«ng §oµn Sæ c¸i Tµi kho¶n: 331 – Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n §¬n vÞ tÝnh: ®ång NT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Ghi chó SH NT Nî Cã Quý I/ 2002 D­ ®Çu quý 2.629.979.137 …. …. ….. …………….. ….. …………… …………. 31/1 54 31/1 Mua chÞu 152 689.991.291 31/1 54 31/1 133 60.593.618 Céng PS Quý I/2002 5.077.493.027 D­ cuèi Quý I/2002 7.707.472.164 Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký ®ãng dÊu) PHÇn iii Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu trong c«ng ty in c«ng ®oµn 1.Nh÷ng nhËn xÐt chung vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu trong c«ng ty in C«ng ®oµn Tr¶i qua h¬n n¨m m­¬i n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn, v­ît qua nh÷ng khã kh¨n ban ®Çu, tõ chç chØ lµ mét x­ëng in nhá víi c¬ së vËt chÊt kü thuËt nghÌo nµn, ®Õn nay c«ng ty in C«ng §oµn ®· trë thµnh mét nhµ in lín m¹nh trong ngµnh in c¶ n­íc, víi trang thiÕt bÞ kü thuËt, c«ng nghÖ s¶n xuÊt hiÖn ®¹i cïng víi ®éingò c«ng nh©n viªn lµnh nghÒ cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao vµ kinh nghiÖm qu¶n lý giái.Tõ khi chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c«ng ty ®· cã nhiÒu thay ®æi trong c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng phï hîp víi t×nh h×nh míi. Sæ s¸ch kÕ to¸n, tµi kho¶n kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ®· ®­îc ®iÒu chØnh kÞp thêi theo c¸c qui ®Þnh míi cña bé tµi chÝnh. Tuy nhiªn, c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty vÉn cßn tån t¹i nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm sau: A/Nh÷ng ­u ®iÓm c¬ b¶n: - VËt liÖu trong kho ®­îc s¾p xÕp hîp lý, thuËn tiÖn cho qu¸ tr×nh b¶o qu¶n, dù ch÷ vµ sö dông. VËt liÖu mua vÒ ®­îc nhËp kho ®Çy ®ñ vµ ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ kÕ to¸n. - Tr×nh tù nhËp, xuÊt vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh hîp lý, râ rµng. ViÖc vµo sæ s¸ch theo râi t×nh h×nh nhËp, xuÊt ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn, ®Çy ®ñ. Sè liÖu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n lu«n lu«n ®­îc ®èi chiÕu, so s¸nh nªn nh÷ng sai sãt ®­îc ph¸t hiÖn kÞp thêi. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Ò ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ kÕ to¸n. - C«ng ty ®· lùa chän ®­îc ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vËt liÖu phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh, ®ång thêi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng, cung cÊp sè liÖu cho kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - ViÖc lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n cña c«ng ty lµ hÕt søc phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ quy m« cña doanh nghiÖp, phï hîp víi ®iÒu kiÖn vµ tr×nh ®é kÕ to¸n cña c«ng ty, ®¶m b¶o theo dâi s¸t t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. - KÕ to¸n vËt liÖu ®· vËn dông tµi kho¶n kÕ to¸n mét c¸ch t­¬ng ®èi phï hîp ®Ó theo râi sù biÕn ®éng cña vËt liÖu. - Ngoµi ra, c«ng ty cßn cã chÕ ®é th­ëng ph¹t hîp lý ®èi víi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt nh»m khuyÕn khÝch sö dông vËt liÖu tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶. B/Nh÷ng nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i: Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc, c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu cña c«ng ty vÉn cßn mét sè tån t¹i cÇn tiÕp tôc hoµn thiÖn ®Ó ®¸p øng tèt h¬n n÷a nh÷ng yªu cÇu cña qu¶n lý trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. - HiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông viÖc thu mua vËt liÖu theo nhu cÇu sö dông vµ tiÕn ®é s¶n xuÊt, c«ng ty tiÕn hµnh kiÓm so¸t th«ng qua viÖc cÊp ph¸t vèn nªn cã rÊt Ýt vËt liÖu tån kho. §iÒu nµy cã thuËn lîi lµ kh«ng g©y ø ®äng vèn, song khi cã biÕn ®éng bÊt th­êng trªn thÞ tr­êng vËt t­, doanh nghiÖp còng bÞ ¶nh h­ëng lín, cã thÓ lµ gi¸ thµnh s¶n phÈm t¨ng hoÆc khan hiÕm vËt t­. . .nh­ vËy sÏ ¶nh h­ëng lín ®Õn s¶n xuÊt còng nh­ viÖc thùc hiÖn hîp ®ång. - C«ng ty còng kh«ng thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­, do ®ã vËt t­ mua vÒ kh«ng ®­îc kiÓm tra tØ mØ, kh¸ch quan c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng còng nh­ chñng lo¹i. §iÒu nµy dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vËt t­ nhËp kho kh«ng ®¶m b¶o ®óng qui c¸ch phÈm chÊt, . . . ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. - HiÖn nay do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ sö dông nhiÒu lo¹i vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nªn viÖc qu¶n lý cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n vµ phøc t¹p, ®Æc biÖt lµ kh©u b¶o qu¶n vËt liÖu. C¸c l« giÊy cuén cã kÝch th­íc lín dïng ®Ó in b¸o, víi khèi l­îng Ýt nhÊt lµ 20 tÊn ®Òu ch­a cã kho b¶o qu¶n mµ cßn ®Ó ngoµi trêi dïng b¹t che dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vËt liÖu bÞ h­ háng, gi¶m chÊt l­îng. PhÕ liÖu kh«ng ®­îc lµm c¸c thñ tôc thu håi, nhËp l¹i trong khi hÇu hÕt c¸c phÕ liÖu ®Òu cã thÓ tËn thu t¸i chÕ ®­îc. PhÕ liÖu thu håi kh«ng ®­îc nhËp kho, kh«ng ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ lµm hao hôt phÕ liÖu vµ lµm thÊt tho¸t nguån thu cña c«ng ty. - C«ng ty ch­a sö dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu. V× vËy, c«ng t¸c kiÓm tra rÊt khã kh¨n vµ phøc t¹p. Khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu lµm thñ c«ng lín, mÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. Sæ s¸ch kÕ to¸n chi tiÕt cña c«ng ty ch­a cã kÕt cÊu hîp lý. C«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cña c«ng ty còng ch­a ®­îc hoµn thiÖn v× ®Þnh kú vµo cuèi th¸ng kÕ to¸n ch­a lËp “B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu”. - ViÖc theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, ngoµi sæ c¸i Tk 331 ph¶i tr¶ ng­êi b¸n, c«ng ty kh«ng sö dông bÊt cø sæ kÕ to¸n chi tiÕt nµo ®Ó theo dâi quan hÖ thanh to¸n cña c«ng ty víi ®¬n vÞ b¸n. ViÖc lËp chøng tõ ghi sæ vµo cuèi th¸ng c¨n cø ghi sæ c¸i TK 331 ®­îc lÊy sè liÖu tæng céng tõ viÖc tËp hîp tÊt c¶ c¸c chøng tõ ®èi víi ng­êi b¸n ph¸t sinh trong th¸ng. Nh­ vËy, viÖc theo dâi tõng lo¹i vËt liÖu mua trong th¸ng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sÏ gÆp khã kh¨n. - C«ng ty vÉn ch­a ¸p dông kÕ to¸n m¸y, c«ng t¸c kÕ to¸n lµm thñ c«ng nªn kh«ng tr¸nh khái sai sãt vµ kÐm hiÖu qu¶. 2- Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty in C«ng §oµn: 2.1- C«ng ty nªn tiÕn hµnh x©y dùng hÖ thèng ®Þnh møc vËt t­ ®Ó c«ng t¸c qu¶n lý thu mua vµ sö dông vËt liÖu ®­îc hiÖu qu¶ h¬n. §Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc, c«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch thu mua vµ dù tr÷ nhÊt ®Þnh ®èi víi nh÷ng vËt liÖu chÝnh, cã gi¸ trÞ lín, gióp cho doanh nghiÖp lu«n chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty còng ch­a vËn dông ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu, do vËy dÔ g©y l·ng phÝ, t¹o kÏ hë trong kh©u qu¶n lý vµ sö dông vËt liÖu. V× vËy c«ng ty nªn x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao cho tõng lo¹i vËt liÖu sö dông. HÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao ®ã ph¶i ®­îc x©y dùng trªn yªu cÇu kü thuËt, c«ng nghÖ cña s¶n phÈm kÕt hîp víi thùc tÕ vµ kinh nghiÖm s¶n xuÊt. HÖ thèng c¸c ®Þnh møc vËt liÖu STT §¬n vÞ sö dông Tªn vËt liÖu ®Þnh møc sx ®Þnh møc dù tr÷ 1 Ph©n x­ëng chÕ b¶n DÇu tra m¸y 0,5 lÝt/th¸ng … 2 Ph©n x­ëng in OFFSET Mùc in 2,8kg/1tr trang GiÊy cuén 20tÊn …. ….. …… ….. ….. 2.2- C«ng ty nªn lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm cho c¸c lo¹i vËt t­ mua ngoµi nhËp kho. §Ó ®¶m b¶o tÝnh x¸c thùc vµ ®é tin cËy cao cña sè liÖu kÕ to¸n phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu vµ ®Ó ®¸p øng tèt nhÊt yªu cÇu kü thuËt cña s¶n phÈm, vËt liÖu mua vÒ tr­íc khi nhËp kho ph¶i ®­îc kiÓm nghiÖm ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng, chÊt l­îng, quy c¸ch thùc tÕ cña vËt liÖu. Muèn vËy c«ng ty ph¶i thµnh lËp mét ban kiÓm nghiÖm vËt t­ bao gåm nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vËt t­ trong c«ng ty, trong ®ã ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh lµ thñ kho. C¬ së ®Ó tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm lµ ho¸ ®¬n cña ng­êi cung cÊp cïng nh÷ng hiÓu biÕt vµ kinh nghiÖm qu¶n lý, sö dông vËt liÖu cã tÝnh chuyªn m«n cña c¸c thµnh viªn trong ban kiÓm nghiÖm. Trong qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm nÕu ph¸t hiÖn thiÕu, thõa hoÆc sai qui c¸ch phÈm chÊt ®· ghi trong ho¸ ®¬n hay trong hîp ®ång mua b¸n th× ban kiÓm nghiÖm ph¶i lËp biªn b¶n x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n ®Ó xö lý. C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 05 VT Theo Q§ sè 1141/TC/ Q§/ C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña BTC Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸) Ngµy 9 th¸ng 1 n¨m 2002 - C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 063016 ngµy 8 th¸ng1 n¨m 2002 cña c«ng ty tin häc TTX-ViÖt nam - Ban kiÓm nghiÖm gåm: 1/ ¤ng nguyÔn Cao kh¶i tr­ëng ban 2/ Bµ NguyÔn ThÞ ThuÇn uû viªn 3/ Bµ Ng« ThÞ C¸ch uû viªn - §· kiÓm nghiÖm lo¹i vËt t­ TT Tªn nh·n hiÖu M· sè Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng theo chøng tõ KÕt qu¶ ®óng quy c¸ch phÈm chÊt KÕt qu¶ sai quy c¸ch phÈm chÊt 1 GiÊy CouchÐ 120g/m2 Toµn diÖn Kg 1.341,6 1341,6 0 2 GiÊy CouchÐ 80g/m2 Toµn diÖn Kg 894,4 894,4 0 ý kiÕn cña ban kiÓm nghiÖm: Sè l­îng vËt t­ ®ñ, chÊt l­îng tèt §¹i diÖn kü thuËt Thñ kho Tr­ëng ban 2.3- C«ng ty nªn lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu: Sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµ sæ tËp hîp toµn bé c¸c lo¹i vËt liÖu mµ c«ng ty ®· vµ ®ang sö dông ®Ó theo dâi vËt liÖu theo tõng lo¹i gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n ®­îc dÔ dµng vµ thèng nhÊt. Mçi lo¹i, nhãm vËt liÖu ®­îc qui ®Þnh mét m· riªng, s¾p xÕp mét c¸ch trËt tù, khoa häc, thuËn tiÖn khi cÇn t×m nh÷ng th«ng tin vÒ mét nhãm, mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã. §Ó lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu, ®iÒu quan träng nhÊt lµ ph¶i x©y dùng ®­îc bé m· vËt liÖu chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kh«ng trïng l¾p, cã dù tr÷ ®Ó bæ xung nh÷ng m· vËt liÖu míi thuËn tiÖn vµ hîp lý. 2.4- C«ng ty nªn lËp l¹i sæ chi tiÕt vËt liÖu. §Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu kÕ to¸n sö dông sæ xuÊt nhËp vËt t­, theo sæ nµy kÕ to¸n kh«ng theo dâi ®­îc sè tån kho v× trªn sæ kh«ng cã cét tån. Cø mét trang sæ cã tªn lµ nhËp th× trang kÕ tiÕp cã tªn lµ xuÊt, v× vËy kÕ to¸n sÏ gÆp khã kh¨n trong viÖc ®èi chiÕu theo dâi chi tiÕt viÖc sö dông vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu Th¸ng 1 n¨m 2002 Tªn, quy c¸ch vËt liÖu: §¬n vÞ tÝnh: Tªn kho: Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp XuÊt Tån SH NT SL §G TT SL §G TT SL §G TT Tån kho ngµy1/1 Céng P/S T1 Tån kho 31/1 Ng­êi lËp b¶ng KÕ to¸n tr­ëng 2.5- Trong viÖc qu¶n lý, sö dông vËt liÖu nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng, thñ kho cã mèi liªn hÖ mËt thiÕt víi kÕ to¸n vËt liÖu. V× vËy, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý, sæ s¸ch cña thñ kho ph¶i phï hîp víi sæ s¸ch cña kÕ to¸n. Dï ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu nh­ng thñ kho kh«ng sö dông thÎ kho ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng mµ sö dông sæ kho theo dâi mçi thø vËt liÖu trªn mét trang sæ. Nh­ vËy, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu, thñ kho cÇn ph¶i sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp. C«ng ty in C«ng §oµn M· sè 06 VT Theo Q§ sè 1141/TC/ Q§/ C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña BTC ThÎ kho Ngµy lËp thÎ 1/1/2002 Tê sè: Kho: - Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ : - §¬n vÞ tÝnh: - M· sè: Stt Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy nhËp xuÊt Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån a b c d e 1 2 3 4 Tån kho 1/1 Céng PS T1 Tån cuèiT1 2.6- C«ng ty nªn lËp b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu. Vµo cuèi th¸ng, ngoµi viÖc ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ chi tiÕtvíi thÎ kho nh»m ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu, ®Ó ®¸p øng mét c¸ch tèt h¬n cho nh÷ng yªu cÇu qu¶n lý, kÕ to¸n ph¶i tæng hîp sè liÖu tõ c¸c sæ chi tiÕt ®Ó ghi vµo b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu theo tõng lo¹i, nhãm. Trong ®iÒu kiÖn thùc tÕ ë c«ng ty in C«ng §oµn, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ kh«ng trùc tiÕp viÕt c¸c chøng tõ nh©ph, xuÊt kho vËt liÖu, nªn b¶ng kª nµy sÏ ®­îc sö dông nh­ mét b¸o c¸o vËt t­ cuèi th¸ng, gióp cho phßng kÕ ho¹ch vËt t­ cña c«ng ty chñ ®éng h¬n trong viÖc lËp kÕ ho¹ch thu mua còng nh­ trong c«ng t¸c qu¶n lý sö dông vËt liÖu. B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu Th¸ng 1 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Doanh ®iÓm vËt liÖu Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån cuèi kú SL §g TT SL §g TT SL §g TT SL §g TT Céng nhãm Céng lo¹i Tæng céng Ng­êi lËp b¶ng KÕ to¸n tr­ëng 2.7- Hoµn thiÖn vÒ ®Þnh kú lËp chøng tõ ghi sæ vµ lËp b¶ng ph©n bæ vËt liÖu xuÊt dïng. HiÖn nay, c«ng ty míi tËp trung chøng tõ vµ lËp chøng tõ ghi sæ mét th¸ng mét lÇn cho c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng. §Ó gióp cho l·nh ®¹o n¾m b¾t kÞp thêi th«ng tin kinh tÕ, c«ng ty nªn lËp chøng tõ ghi sæ tõ 10-15 ngµy mét lÇn sÏ gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n kh«ng bÞ giån dËp vµo cuèi th¸ng vµ viÖc lËp b¸o c¸o vµo cuèi th¸ng ®­îc kÞp thêi. Còng ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc lËp chøng tõ ghi sæ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô xuÊt vËt liÖu vµ phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ tÝnh gi¸ thµnh, cuèi mçi th¸ng c«ng ty nªn lËp b¶ng ph©n bæ vËt liÖu dïng trong th¸ng, ®Ó tõ ®ã lÊy sè liÖu ghi vµo chøng tõ ghi sæ. B¶ng ph©n bæ vËt liÖu Th¸ng 1 n¨m 2002 TK Cã TK Nî TK 152 TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 Céng TK 621 TK 627 TK 642 TK 641 Céng Ng­êi lËp b¶ng KÕ to¸n tr­ëng 2.8- §Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c thanh to¸n víi ng­êi b¸n, c«ng ty nªn më sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Víi mçi ®¬n vÞ b¸n th­êng xuyªn, nªn më mét trang sæ riªng ®Ó theo dâi, cßn víi nh÷ng ng­êi b¸n kh«ng th­êng xuyªn th× cã thÓ theo dâi chung trªn mét trang sæ nh­ng ph¶i më cho mçi ng­êi b¸n mét dßng vµo cét diÔn gi¶i. Cã nh­ vËy, viÖc kiÓm tra c¸c kho¶n thanh to¸n míi ®Ô dµng, ng¨n ngõa c¸c tr­êng hîp d©y d­a nî ®äng hay chiÕm dông vèn lµm gi¶m uy tÝn cña c«ng ty ®èi víi nhµ cung cÊp. Sæ chi tiÐt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Tµi kho¶n: §èi t­îng: Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Thêi h¹n ®­îc CK Sè ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã D­ ®Çu kú P/S trong kú Céng P/S D­ cuèi kú Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng 2.9- C«ng ty cÇn ph¶i tiÕn hµnh c¸c thñ tôc nhËp kho phÕ liÖu thu håi vµ quan t©m ®Õn viÖc b¶o qu¶n vËt liÖu. Víi nh÷ng vËt liÖu nhá, c«ng ty b¶o qu¶n t­¬ng ®èi tèt, nh­ng vèi nh÷ng vËt liÖu cã kÝch th­íc lín nh­ giÊy th× viÖc b¶o qu¶n cßn ch­a tèt nªn c«ng ty cÇn n©ng cÊp, x©y thªm kho b¶o qu¶n vËt liÖu. §èi víi phÕ liÖu c«ng ty còng cÇn lµm tèt c«ng t¸c tËn thu phÕ liÖu ®Ó gióp cho viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. PhÕ liÖu nhËp kho ph¶i ®­îc c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc c©n ®ong ­íc tÝnh gi¸ trÞ. Sau ®ã, kÕ to¸n viÕt phiÕu nhËp kho lµm hai liªn, mét liªn ®Ó l­u vµ vµo sæ, mét liªn giao cho thñ kho khi ®· nhËp phÕ liÖu vµo kho. 2.10- C«ng ty nªn sím ®­a tin häc vµo sö dông trong c«ng t¸c kÕ to¸n, ®Ó ®¶m b¶o ®¸p øng nhanh chãng, kÞp thêi th«ng tin do kÕ to¸n cung cÊp, gi¶m bít khèi l­îng tÝnh to¸n. §Ó ®¹t ®­îc yªu cÇu sö dông kÕ to¸n m¸y c«ng ty cÇn ph¶i cµi ®Æt ®­îc phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp víi thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ lo¹i h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµ ph¶i ®µo t¹o ®­îc ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n sö dông thµnh th¹o phÇn mÒm kÕ to¸n ®ã. KÕt luËn Chóng ta ®Òu biÕt vËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè co b¶n kh«ng thÓ thiÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chi phÝ vËt liÖu cã ¶nh h­ëng lín ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. ViÖc sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt gióp h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Môc tiªu ®ã chØ cã thÓ ®¹t ®­îc khi c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc quan t©m ®óng møc, ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn kh«ng ngõng. Qua thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ ë c«ng ty in C«ng §oµn, t«i nhËn thÊy c«ng ty ®· tæ chøc, s¾p xÕp vµ dÇn ®­a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®i vµo nÒ nÕp, gãp phÇn mang l¹i hiÖu qu¶ cho ho¹t ®éng qu¶n lý còng nh­ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tuy nhiªn, ®Ó cong t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng thùc sù trë thµnh c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ h÷u hiÖu, ®ßi hái c«ng ty ph¶i tÝch cùc ph¸t huy s¸ng kiÕn nhµm kiÖn to¸n h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu , võa ®¶m b¶o phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña c«ng ty võa cã ý nghÜa chØ ®¹o thùc tiÔn trong khi ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n vµ chuÈn mùc kÕ to¸n míi ban hµnh. Thêi gian thùc tËp tuy kh«ng nhiÒu nh­ng còng ®· gióp t«i hiÓu biÕt h¬n rÊt nhiÒu vÒ thùc tiÔn nghÒ nghiÖp. Víi nh÷ng cè g¾ng ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ trung thùc t×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty cïng víi mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt víi mong muèn c«ng ty ngµy mét ph¸t triÓn. Tuy nhiªn víi tr×nh ®é, kinh nghiÖm vµ thêi gian cã h¹n nªn chuyªn ®Ò cña t«i kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt. T«i rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn x©y dùng cña c¸c thÇy, c« gi¸o ®Ó chuyªn ®Ò ®­îc hoµn thiÖn h¬n n÷a. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n./. Hµ néi, th¸ng 11 n¨m 2002 Môc lôc Trang Lêi më ®Çu 01 PhÇn I C¬ së lý luËn cña h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu 03 Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt I- Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn 03 vËt liÖu (NVL) trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt: 1- Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm cña NVL: 03 2- Vai trß cña NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 03 3- Yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi NVL 04 4- Vai trß vµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña kÕ to¸n NVL 04 II- Nh÷ng néi dung c¬ b¶n trong tæ chøc c«ng 06 t¸c kÕ to¸n NVL ë doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1- Ph©n lo¹i NVL 06 2-Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu 07 3- §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu 08 4- Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL 13 5- Tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp NVL 17 6- H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: 22 7- Tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông trong 23 h¹ch to¸n tæng hîp NVL PhÇn II 25 T×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n 25 nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty in C«ng §oµn I/ §Æc ®iÓm, qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn 25 cña c«ng ty in C«ng §oµn 1/ Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 25 2/ §Æc ®iÓm vÒ quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n 28 xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty in C«ng §oµn: 3/ Tæ chøc s¶n xuÊt: 29 4/ Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty 30 5/ Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty in C«ng §oµn 32 PHÇn iii 62 Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nhÇm hoµn thiÖn c«ng t¸c 62 kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty in c«ng ®oµn 1.Nh÷ng nhËn xÐt chung vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu 62 trong c«ng ty in C«ng §oµn Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n 64 vËt liÖu ë c«ng ty in C«ng §oµn: KÕt luËn 71 Môc lôc 72