Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội

bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, lên nhật ký chứng từ số 5. -Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định. -Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. -Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương... và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. -Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi nhân hàng của công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty. -Thủ quĩ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu,phiếu chi. -Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng kế toán tài chính của công ty. Qua mô hình trên ta thấy: công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc. Các nhân viên kế toán ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân cấp, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó công ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập báo cáo kế toán. Tổ chức công tác kế toán theo hình thức này, mọi công việc chủ yếu của hạch toán kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ: tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, tạo điều kiện trong phân công lao động, nâng cao trình độ, chuyên môn hoá lao động hạch toán. Việc trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá công tác kế toán được thuận lợi. Tuy nhiên hình thức này có hạn chế là khối lượng công việc kế toán tập trung ở phòng kế toán doanh nghiệp lớn, tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu thập xử lý thông tin và tổng hợp số liệu, hạn chế sự chỉ đạo kiểm tra của kế toán. Nói tóm lại, chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là: -Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm kết thúc ngày 31/12 năm đó. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong nhi chép ké toán: đồng -Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ -Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá TSCĐ +Phương pháp khấu hao áp dụng: theo QĐ 106/BTC -Phương kế toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên liệu, vật liệu +Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân. +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Để tập hợp các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh , cũng như viẹc hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính  Quy trình hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty Dệt may Hà Nội Chứng từ Nhập xuất Nhật ký chứng từ 5 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất Tổng hợp nhập Bảng kê nhập kê nhập NK-CT liên quan 1,2,4...10 Tổng hợp xuất Bảng kê số 3 Bảng phân bố số 2 Bảng kê 4,5,6 NK - CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ 2.6) II.Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực dệt may mặc, do vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bì... Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng. Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Thứ nhất phải kể đến nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm bông, xơ. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm (60% chi phí). Bông xơ thường được đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm là dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu ( 90% nhập từ các nước Nga , ấn Độ ... ). Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này bông xơ đã được tính toán một cách chính xác khi nhập để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng khô ráo Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói, xăng dầu, vật liệu xây dựng. Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân đo, đong đếm... để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho: Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng Kho vật liệu xây dựng Kho phế liệu Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu mà công ty sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lượng. Vì vậy công ty đã tiến hành phân loaị nguyên vật liệu như sau: - Vật liệu chính: Bông, Xơ ( Bông hoá học ) - Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl...), các loại thuốc in. - Phụ liệu dệt kim: Túi OPP - Vật tư bao gói: Nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên parafin... - Vật liệu xây dựng: Sắt thép, van hơi, van nước... - Phụ tùng: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánh xe... - Vật liệu phụ - Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được như bông phế F2, F3, xơ hồi vốn cục, sợi tụt lõi, sợi rối các loại, sắt vụn... Xuất chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy. 3. Quá trình hạch toán nhập-xuất kho nguyên vật liệu : Với đặc điểm vật tư vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn cần có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày, nên công ty Dệt may Hà nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và tiền của từng loại vật liệu. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ở công ty dệt may Hà Nội, để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính giá sau: Khi nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập: - Nguyên vật liệu chính của công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng với giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh ( nếu có). Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển đến tận kho của công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ... - Đối với nguyên vật liệu do công ty tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí chế biến thực tế phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc giá ước tính. - Vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất giao chế biến cộng chi phí liên quan. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên : - 1liên lưu tại phòng kinh doanh - 1liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán - 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT Bảng 2.1 - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - phiếu nhập kho Bảng 2.2 - thẻ kho Bảng 2.3 Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu Kiểm tra số thực nhập Thẻ kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Dưới đây là các chứng từ của thủ tục nhập kho theo ví dụ sau: công ty mua 197.166 kg bông TQ cấp I với đơn giá: 18.700 đồng tương đương với 1,34 USD/ kg của công ty ITOCHU HONGKONG. Khi đó công ty nhận được hoá đơn GTGT của công ty ITOCHU HONGKONG. Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.1 hoá đơn giá trị gia tăng Ngày 25/2/2000 Đơn vị bán hàng : itochu hong kong Địa chỉ : Đơn vị mua hàng : Công ty Dệt may Hà Nội Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hình thức thanh toán : Ngoại tệ STT Tên,qui cách sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1. Bông TQ cấp I Kg 197.160 18.700,00 (Tỷ giá 14.000đồng) 3.687.004.200 Cộng 3.687.004.200 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 368.700.420 đồng Tổng cộng thanh toán : 4.055.704.620 đồng (Viết bằng chữ : Bốn tỷ không trăm năm mươi nhăm triệu bảy trăm linh bốn nghìn sáu trăm hai mươi đồng). Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cán bộ tiếp liệu căn cứ vào hoá đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho theo mẫu dưới đây: Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.2 phiếu nhập kho Đơn vị bán : ITOCHU HONGKONG Chứng từ số : 17708 ngày 25 tháng 2 năm 2000 Biên bản kiểm nghiệm số : Nhập vào kho : Bông xơ STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn VT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Mã 1 Bông TQ cấp 1 (01 loại) Kg 197.160 18.700 3.687.004.200 BX BTQ Cộng 3.687.004.200 Cộng thành tiền : Ba tỉ sáu trăm tám mươi bảy triệu không trăm linh bốn nghìn hai trăm đồng. Thủ kho Người giao Phụ trách kinh doanh Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Công ty Dệt Hà Nội Bảng 2.3 Thẻ kho Tháng 5 năm 2000 Kho: Bông xơ Tên hàng: Bông TQ cấp 1-BX BTQ Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn NT SH SL GT SL GT SL GT T Tồn đầu tháng 8.357 5/5 17708 ITOCHU HONGKONG 197.166 19/5 8725 Nhà máy sợi 1 117.250 22/5 8837 Nhà máy sợi 2 29.680 Tồn cuối tháng 58.593 Kế toán trưởng: Ngày...tháng...năm... Người lập biểu Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các chứng từ này. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phỉếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho (Bảng 2.4). Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy vi tính: - Số phiếu nhập - Ngày tháng - Tên khách hàng (đơn vị bán) - Tỷ giá ngoại tệ (nếu có ) - Mã vật tư - Số lượng vật liệu nhập - Đơn giá nhập: tiền VNĐ, ngoại tệ Khi nhập xong dữ liệu, trên máy sẽ tự tính cột thành tiền: theo công thức đã cài đặt sẵn. Thành tiền = Số lượng ´ Đơn giá Từ các bảng kê nhập chi tiết vật tư ở các kho trên, kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập “Bảng tổng hợp nhập vật tư” - (Bảng 2.5). Tương tự, “Bảng tổng hợp xuất vật tư” - (Bảng 2.12) cũng được lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tíết xuất vật tư. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán từng người bán, công ty sử dụng Sổ chi tiết số 2-Thanh toán với người bán (Bảng 2.6). Đối với khách hàng thường xuyên, kế toán mở cho mỗi người từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập ghi chép vào sổ. Cuối tháng sổ chi tiết sẽ được tính toán cho từng người bán. Kết cấu sổ chi tiết số 2, cơ sở số liệu và cách ghi: - Cột số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. - Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu, ngày tháng nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra VNĐ ( nếu mua bằng ngoại tệ). - Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột Nợ hay Có của TK 331 và đối ứng với các TK có liên quan. - Tính ra số dư cuối tháng bằng : Số dư đầu tháng (Dư có) cộng (+) cột Có trừ (-) cột Nợ. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho một người bán. Sau khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331,Có TK 331, tính ra số dư cuối tháng. Số liệu ghi trên Nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên Bảng kê số 3. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5: - Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với công ty. - Cột số dư đầu tháng : Ghi số dư tháng trước của TK 331 (chi tiết theo từng người bán). - Phần ghi có TK 331- nợ các TK khác: Ghi chi tiết số tiền phải thanh toán cho từng đơn vị bán tính theo giá mua. - Phần theo dõi thanh toán : Ghi số tiền đã thanh toán cho từng đơn vị bán hàng. - Cột số dư cuối tháng: Ghi số dư cuối tháng của TK 331(chi tiết cho từng đơn vị bán). Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 5-Bảng 2.7 Việc ghi chép như trên cho phép công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán. b. Hạch toán vật liệu xuất kho Tính giá vật liệu xuất kho: Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho.. Lý do công ty sử dụng phương pháp này vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ khác chủ yếu nhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, do phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước...). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn việc tính toán được thực hiên nhanh gọn hơn. Kế toán chỉ việc cập nhật số liệu thực tế của một loại vật liệu nào đó, máy vi tính sẽ tự động tính ra giá trung bình theo công thức sau: = = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá trung bình Giá trung bình ´ Số lượng thực tế xuất kho Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ Giá trung bình được tính mỗi khi có nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu xảy ra trong kỳ. Theo đó, số lượng nguyên vật liệu xuất kho sẽ được nhân với giá trung bình tương ứng. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá VL = Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán VL nhập trong kỳtrong kykỳ Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá HT vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá = Giá vật liệu thực tế xuất trong kỳ Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các nhà máy, các bộ phận, đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh Các phiếu này được lập thành 3 liên : - 1 liên lưu ở phòng kinh doanh - 1 liên giao cho người lĩnh vật tư - 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho Định kỳ phiếu xuất kho được gửi lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trên các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Tại kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. .Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.8 phiếu xuất kho Tháng 5-2000 Bộ phận sử dụng : Nhà máy Sợi I Đối tượng sử dụng : Xuất tại kho : Bông Xơ STT Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Bông Trung Quốc cấp 1 (01 loại) Kg 117.250 117.250 18.698,47 2.192.395.607 BX BTQ Cộng 2.192.395.607 Cộng thành tiền : Hai tỉ một trăm chín mươi hai triệu ba trăm chín nhăm nghìn sáu trăm linh bảy đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách kinh doanh Người nhận Thủ kho Công ty dệt may Hà Nội Bảng 2.9 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Liên 3 : Dùng thanh toán nội bộ -Căn cứ lệnh điều động số 137 ngày 28 tháng 5 năm 2000 của chị Tâm về việc : nhu cầu sợi tháng 5 năm 2000 Họ tên người vận chuyển : Anh Thanh Xuất tại kho : Phụ liệu may Nhập tại kho : Nhà máy may thêu Đông Mỹ TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Thực xuất 1 2 Sợi Petex Sợi Petex Kg Kg 58 31 58 31 75007500 435.000232.500 Cộng 667.500 Cộng thành tiền : Sáu trăm sáu mươi bảy nghìn năm trăm đồng. Xuất ngày 31/3/2000 Nhập ngày 31/3/2000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ được lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Thủ kho nhập, sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng nhập và cùng với người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Một liên thủ kho nhập giữ lại, còn một liên thủ kho xuất giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá, thành tiền vật tư xuất. Căn cứ vào phiếu xuất vật tư, thủ kho tiến hành ghi số thực xuất vào thẻ kho (các bước tiến hành đã trình bầy ở phần nhập kho). Thẻ kho được dùng để ghi chép chung cho cả nghiệp vụ nhập và xuất. Tại phòng kế toán, dựa trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên đã được kiểm tra tính chính xác, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Đối với phiếu xuất kho kế toán tính giá theo phương pháp giá trung bình nêu trên và ghi đơn giá vào cột đơn giá trên phiếu xuất. Sổ chi tiết vật tư theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu như mở tại kho. Định kỳ cuối tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, số liệu trên sổ chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho về nhập xuất tồn. Giá trị tồn kho vật liệu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết vật tư. Mẫu sổ chi tiết vật tư Bảng 2.10 Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ số 2 Từ bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng và các Nhật ký chứng từ có liên quan số 1,2,5,7,10... kế toán tiến hành lên bảng kê số 3-tính giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ. Cột hạch toán lấy toàn bộ số liệu trên bảng Tổng hợp nhập vật tư. Sau khi tính toán được hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3, hệ số này được đưa sang Bảng phân bổ số 2-tính giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho. Cột hạch toán của bảng phân bổ số 2 lấy từ Bảng tổng hợp xuất vật tư. Số tổng nhập và tổng xuất theo giá hạch toán, giá thực tế được đưa sang Bảng kê 3 tính ra giá tồn kho cuối tháng. Bảng phân bổ số 2 dùng để lên Bảng kê 4,5,6 . Định kỳ 3 tháng kế toán lập bảng kê và bảng phân bổ quý. Sổ cái tài khoản 152, 153: Kế toán tổng hợp mở sổ cho cái tài khoản chi tiết 1521, 1522, 1523, 1524, 1527 và 1531 theo định kỳ quý (3 tháng một lần ). Kế toán không mở tài khoản tổng hợp 152, 153 . Cuối quý căn cứ vào các Nhật ký chứng từ, Bảng kê 3, kế toán cân đối tài khoản lên sổ cái. 4. Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu : Công ty Dệt may Hà Nội tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất, giảm giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì đánh giá theo giá trị ban đầu. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy, công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm). Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1Thủ kho 1Thống kê 1Kế toán vật liệu Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết, hay do hao hụt khi cân đo đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào “Biên bản kiểm kê” do phòng kinh doanh lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại: Chênh lệch Số lượng tồn Số lượng tồn thừa thiếu kho kiểm kê kho sổ sách Sau đó, kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: -Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152,153 Có TK 3381 -Thiếu phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 1381 Có TK 152,153 Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.15 biên bản kiểm kê kho thuốc nhuộm Sáu tháng cuối năm 1999 Thời điểm kiểm kê : 0 giờ ngày 01 tháng 1 năm 2000 Thành phần kiểm kê: * Thủ kho: Lê Phúc Vinh * Thống kê: Trần Thanh Hà * Kế toán : Cao Hồng Vượng SH Tên vật tư ĐV Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch Ghi chú SL GT SL GT SL GT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tổng- Thuốc nhuộm Drimarene Yellow Drimarene Blue Drimarene Violet Derpersol Navy C-4r Derpersol Violet Derpersol Black Lamefin NP Mikethren Terasil Blue Terasil Blue BG-02 ... Kg - - - - - - - - - 14.926,446 47,299 8,551 15,504 119,220 86,667 504,467 60,455 1.091,622 138,908 81,971 14 927,053 47,299 8,551 15,.504 119,.220 86,667 504,467 60,256 1091,852 139,100 81,971 0.607 (0.185) (0.190) 0.230 0.192 Thủ kho Thống kê Kế toán Phòng SXKD Phòng KTTC Kết quả kiểm kê cho thấy số lượng nguyên vật liệu bị hao hụt là không đáng kể, chứng tỏ đã có sự theo dõi, kiểm tra xn dịch vụ xây dựng chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho. Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, em nhận thấy hoạt động quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức với qui mô khá phù hợp. Hệ thống kho tàng (gồm 9 kho) bố trí thuận tiện, an toàn kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Trực tiếp quản lý kho là những nhân viên có trách nhiệm và năng lực, đảm bảo nguyên vật liệu trong kho được bảo quản đầy đủ về số lượng và giá trị. Về nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong công tác cấp phát và tiếp nhận vật tư. Để việc cung ứng đạt hiệu quả công ty đã thực hiện theo các nội dung sau: -Chủng loại nguyên vật liệu cần mua: đúng chủng loại mong muốn (cả nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ). Đây là một yêu cầu có tính bắt buộc. Do đó, công ty đã cử những cán bộ kỹ thuật có năng lực chuyên môn làm nhiệm vụ kiểm nghiệm vật tư. -Lượng cần dùng và lượng cần mua: đúng số lượng mong muốn, nhằm phục vụ yêu cầu sản xuất và dự trữ. Tính toán chính xác lượng vật tư cần thiết cũng làm giảm ứ đọng vốn kinh doanh. -Chất lượng nguyên vật liệu: đúng chất lượng mong muốn để phù hợp với yêu cầu chế tạo, đưa ra các sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Chất lượng cao nhất về mặt kỹ thuật chưa phải là tối ưu và sẽ dẫn đến sự lãng phí, không tiết kiệm được chi phí về nguyên vật liệu. Ngược lại, chất lượng thấp dẫn đến chất lượng sản phẩm không đảm bảo, tỉ lệ phế liệu phế phẩm nhiều. Do vậy đối với công ty hiện nay, chất lượng nguyên vật liệu mua vào đạt tiêu chuẩn mong muốn. -Thời điểm cần nguyên vật liệu: đúng thời điểm mong muốn. Đạt được mục tiêu này là công ty đã hạn chế được vấn đề ứ đọng vốn, giảm chi phí bảo quản vừa đảm bảo sự kịp thời cho sản xuất. -Dự tính chi phí và đảm bảo khả năng tài chính : giảm thiểu chi phí. Công ty tìm hiểu lựa chọn thị trường, chọn người bán có giá bán phù hợp với khả năng tài chính của công ty mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất. Bên cạnh đó, chi phí phục vụ quá trình thu mua cũng được chú trọng, giảm được chi phí thu mua là giảm được chi phí sản xuất sản phẩm. Đối với công tác quản lý kho, công ty đã làm tốt các mặt sau: Nguyên vật liệu trong kho không để xảy ra tình trạng ẩm mốc, thay đổi phẩm chất và giảm chất lượng. Hệ thống kho tàng, đặc biệt là kho nguyên vật liệu chính, đảm bảo các điều kiện về kỹ thuật và các điều kiện khác đối với kho nguyên vật liệu. Tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, thủ kho phân loại và sẵp xếp vật tư theo qui cách phẩm chất, không để tình trạng vật tư bừa bãi, lộn xộn. Vật tư được sắp xếp khoa học, hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo vệ, dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, sử dụng hợp lý diện tích kho, đảm bảo an toàn lao động trong kho. Về hệ thống chứng từ dùng để theo dõi kho nguyên vật liệu được thực hiện theo đúng chế độ Nhà nước đã ban hành, cung cấp kịp thời thông tin cho các nhà quản lý. Ngoài việc áp dụng hệ thống chứng từ mang tính bắt buộc, công ty không chú trọng nghiên cứu sử dụng các chứng từ có khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác hạch toán kinh tế như Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ... Các chứng từ được luân chuyển và ghi chép nhiều lần: một lần vào sổ chi tiết vật tư, một lần nhập vào máy vi tính in ra bảng kê chi tiết và một lần cùng với hoá đơn mua hàng vào sổ chi tiết số 2. Việc ghi chép nhiều lần một chứng từ sẽ đảm bảo yêu cầu kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên , với khối lượng ghi chép như vậy sẽ làm công việc của kế toán tăng lên nhiều. Hệ thống sổ sách phần hành vật liệu, công ty sử dụng theo mẫu hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành : Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, sổ cái tài khoản. Nội dung trên các sổ thể hiện đúng yêu cầu của tên sổ. Hiện nay, công ty không sử dụng Nhật ký chứng từ số 6 theo dõi hàng đi đường vì lý do vật liệu cung cấp trong nước thường mang đến tận kho của công ty, đối với hàng nhập ngoại thì hàng và hoá đơn cùng về. Trong trường hợp hàng về trước hoá đơn, kế toán đợi hoá đơn về mới ghi sổ (trường hợp này ít xảy ra). Đối với sổ cái tài khoản, công ty mở mỗi tờ sổ cho một tài khoản chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ do nghiệp vụ phát sinh nhiều với một tài khoản chi tiết. Điều này có thể tạo điều kiện cho kế toán theo dõi chi tiết cho từng tài khoản. Tuy nhiên, kế toán không tổng hợp số liệu ở tài khoản chi tiết vào tài khoản tổng hợp 152 " Nguyên vật liệu" theo qui định, dẫn đến khó khăn cho kế toán khi lập các bảng biểu, báo cáo tài chính. Phần BA Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội I-Nhận xét chung về tổ chức hạch toán vật liệu ở công ty Dệt Hà Nội 1.Nhận xét về công tác quản lý vật liệu: Qua chặng đường hơn 20 năm xây dựng và phát triển, công ty Dệt Hà Nội đã không ngừng phát triển lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình, công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, trở thành lá cờ đầu của ngành Dệt may Việt Nam. Có thể coi công ty là một trong những doanh nghiệp Dệt may sớm nhất được cấp chứng chỉ ISO 9002. Để đạt được những kết quả như trên, công ty đã thực hiện tốt việc quản lý vật liệu sản xuất nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là một biện phát giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng vật liệu cần dùng là bao nhiêu để đáp ứng yêu cầu sản xuất, có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu kịp thời. Công ty Dệt may Hà Nội đã xác định cho mình một mô hình quản lý khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản, sử dụng cho sản xuất. Công ty đã có sự theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các xí nghiệp. Tại các xí nghiệp nhỏ đó có đội ngũ cán bộ phụ trách tình hình nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và nắm vững số tồn kho nguyên vật liệu. Số nguyên vật liệu tồn lại trong kho sau quá trình sản xuất là bao nhiêu, để có kế hoạch bảo quản. Khâu thu mua: công ty có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại. Khâu bảo quản : công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý khoa học. Trong các kho đều được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp, đảm bảo cho vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị . Khâu sử dụng: nguyên vật liệu được sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu , phòng kinh doanh xem xét nhu cầu tính hợp lý hợp lệ và theo đó sẽ xuất kho đáp ứng yêu cầu theo số thực có. 2. Nhận xét về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Xuất phát từ thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và cùng với việc nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội em nhận thấy : công ty đã thực hiện tương đối toàn diện, đồng bộ trên tất cả các nội dung công tác kế toán : Chứng từ, Tài khoản, Sổ sách kế toán, Báo cáo, tạo ra một hệ thống văn bản pháp quy trong lĩnh vực kế toán một cách hoàn chỉnh. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được cải thiện củng cố, hoàn thiện và trở thành công cụ đắc lực trong điều hành, quản lý và ra các quyết định sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của công ty.Để đạt được những điều đó là do cán bộ quản lý đã nhanh chóng kịp thời nắm bắt được tình hình kinh tế chuyển đổi, từ đó sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán một cách gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu sản xuất. Bên canh đó công ty còn lựa chọn những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt và sử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời để giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao, đào tạo về nghiệp vụ trình độ cho cán bộ phòng kế toán. Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, cán bộ kế toán phần hành và các nhân viên khác có liên quan đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn có ý thức nâng cao trình độ và phản ứng kịp thời, đúng đắn mỗi khi có nghiệp vụ phức tạp về vật tư xảy ra. Hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty đảm bảo đầy đủ các yêu cầu bắt buộc của chế độ kế toán về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ... Trên tất cả các chứng từ đều thể hiện khá đầy đủ các yếu tố pháp lý: tên chứng từ, địa chỉ nơi thưc hiện, ngày tháng, số hiệu, nội dung chứng từ, số lượng thực nhập thực xuất... Qua các chứng từ đã được lập chi tiết như vậy kế toán sẽ dễ dàng kiểm tra và nắm bắt thông tin cụ thể về tình hình nhập xuất tại kho. Về đánh giá nguyên vật liệu : công ty dùng giá thực tế cho vật liệu nhập kho và giá trung bình cho vật liệu xuất kho, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá vật liệu thực tế xuất kho theo phương pháp hệ số giá. Việc đánh giá nguyên vật liệu như vậy là hợp lý. Vì đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là thường có sự biến động và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày. Cách đánh giá này đã phần nào khắc phục được sự biến động của giá cả, công tác kế toán cũng không bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên vận dụng cách đánh giá này làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Nhưng do công ty sử dụng hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn, công thức được cài đặt trên máy, sau mỗi nghiệp vụ nhập máy tự động tính ra giá xuất. Công việc được thực hiện nhanh gọn hơn. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : để hạch toán chi tiết vật liệu, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song - phương pháp kế toán chi tiết đơn giản nhất và dễ làm đối với kế toán vật liệu, thủ kho và những người có liên quan. Hơn nữa, kế toán dùng máy vi tính để tính toán, in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp ... giảm đáng kể khối lượng ghi chép tính toán, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. Tuy nhiên với một doanh nghiệp lớn như công ty Dệt Hà Nội thì phương pháp thẻ song song lại không phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập xuất diễn ra nhiều với đa dạng về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất nguyên vật liệu mất nhiều công sức. Về tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu : công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, phù hợp với qui mô đặc điểm sản xuất của công ty. Kế toán căn cứ vào chứng từ để luân chuyển và ghi vào bảng kê chi tiết và vào sổ chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài). Bảng kê chi tiết là căn cứ dùng để tập hợp chứng từ ban đầu tạo điều kiện cho kế toán lập các bảng tổng hợp, sổ tổng hợp. Trên các bảng kê đã thể hiện được nội dung, qui mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép vào tài khoản theo chế độ quy định. Về hệ thống sổ kế tóan : Hiện nay, công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, là hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm, phù hợp với điều kiện kế toán của công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Về ứng dụng kỹ thuật trong công tác kế toán : công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng tài chính kế toán khá đầy đủ. Cùng với sự gíup đỡ của một chuyên gia về máy vi tính, công việc tại phòng kế toán tài chính được tiến hành nhanh gọn chính xác hơn trong ghi chép, tính toán, lập các bảng biểu. Có được những kết quả tốt đẹp như trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. II.Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu : 1.Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng giữ một vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Do vậy họ phải cố gắng sao cho hạ thấp được giá thành sản phẩm, nâng cao doanh thu. Nên mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất, tiết kiệm nhằm giảm bớt chi phí sản xuất sản phẩm. Thực tế cho thấy ở công ty Dệt may Hà Nội, nguyên vật liệu được sử dụng hợp lý. Để đánh giá kỹ hơn, ta sử dụng một số chỉ tiêu sau: Tình hình sử dụng nguyên vật liệu định mức: Chỉ tiêu Cuối năm 1998 Cuối năm 1999 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 2 3 4 5 6 7 1. NVL 39.407.913.216 27,75 42.105.583.452 30,03 2.697.670.236 106,8 2. CCDC 1.011.588.276 0,71 1.223.124.966 0,87 211.536.690 120,9 3.Giá trị SPDD 23.143.505.084 16,3 21.615.830.351 15,42 -1527674733 93,4 4.Thànhphẩm 78.454.523.701 55,24 75.266.451.801 53,68 -3.188.071.900 95,9 Cộng 142.017.530.277 100 140.210.990.570 100 -1.806.539.707 98,7 Cột kết quả tính trên bảng ta thấy tổng tài sản dự trữ năm 1999 giảm so với năm 1998 là 1.806.539.707 (giảm 1,3%). Đi sâu vào từng loại như sau: Thành phẩm tồn kho chiếm tỉ trọng cao trong tổng tài sản dự trữ (trên 50%). Nguyên vật liệu năm 1999 tăng so với năm 1998 là 2.697.670.236 (đạt 106,8%) trong khi tổng tài sản dự trữ giảm. -Giá trị sản phẩm dở dang ứ đọng giảm so với năm trước (đạt 93,4 %) cho thấy khối lượng ứ đọng trong khâu sản xuất giảm. -Điều này có thể giải thích là khách hàng chưa nhận hàng đúng thời hạn. Nhưng năm 1999, thành phẩm giảm so với năm1998 chứng tỏ có sự đẩy mạnh tiêu thụ. Hiệu quả sử dụng vật tư Các chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Chênh lệch 1.Giá trị VT xuất dùng 231.192.613.375 249.513.816.293 18.321.202.918 2.Giá trị VT tồn đầu kỳ 38.454.563.124 39.407.913.216 953.350.092 3.Giá trị VT tồn cuối kỳ 39.407.913.216 42.105.583.452 2.697.670.236 4.Giá trị VT bình quân 38.931.238.170 40.756.748.334 1.825.510.164 Hệ số sử dụng vật tư 5, 94 6,12 0,18 Hệ số sử dụng vật tư Giá trị vật tư bình quân = (Giá trị vật tư đầu kỳ + Giá trị vật tư trong kỳ) : 2 = Giá tri vật tư xuất dùng Giá trị vật tư bình quân Qua số liệu trên cho thấy, hệ số sử dụng vật tư năm 1999 của công ty lớn hơn so với năm 1998 là 0,18 lần do tăng giá trị vật tư xuất dùng (18.321.202.918) và giá trị vật tư tồn kho bình quân (1.825.510.164). Như vậy dự trữ vật tư là phù hợp. Một số chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn lưu động Các chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Chênh lệch 1.Doanh thu 379.306.942.518 430.002.193.152 50.695.250.634 2.VLĐ đầu năm 186.471.663.793 180.006.588.207 -6.465.075.586 3.VLĐ cuối năm 180.006.588.207 176.472.633.961 -3.533.954.246 4.VLĐ bình quân 183.239.126.000 178.239.611.084 -4.999514.916 Hệ số sức sản xuất 2,07 2,41 0,34 = Vốn lưu động Vốn lưu động đầu năm + Vốn lưu động cuối năm bình quân 2 Hệ số sức sản xuất = Doanh thu : Vốn lưu động bình quân Năm 1999 hệ số sức sản xuất của vốn lưu dộng tăng hơn so với năm 1998 là 0,34. Hay nói cách khác, một đồng vốn lưu động năm 1999 tạo ra nhiều doanh thu hơn năm trước. Có sự thay đổi này là do công ty tăng cường cải tiến chất lượng, thay đổi mẫu mã sản phẩm, nhanh chóng hoàn thành hợp đồng đúng hạn, dẫn đến doanh thu tăng đáng kể. 2. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung. Khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, công ty càng phải cạnh tranh với nhiều đối thủ để đảm bảo hơn nữa thu đủ chi đủ và cao hơn nữa là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả của đồng vốn bỏ ra, công ty đã sử dụng hợp lý năng lực hiện có cuảe mình về lao động, vật tư tiền vốn kết hợp với tổ chức quản lý hạch toán. Trong vấn đề này kế toán đã có vai trò quan trọng trong việc hạch toán tổng hợp cung cấp và phân tích số liệu về tình hình sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung. Thông qua phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu thấy rằng công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu (năm 1999 thực hiện tốt hơn năm 1998). Nhưng bất kỳ một doanh nghiệp nào không bao giờ tự bằng lòng với hiện tại. Họ muốn phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh hơn nữa. Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, và góp phần vào sự phát triển chung của công ty, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả hơn. -Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm : Doanh nghiệp luôn muốn hạ thấp giá thành sản phẩm. Trong giá thành thì vật liệu lại chiếm tỉ trọng lớn. Để giảm tối thiểu khoản chi phí này cần phải giảm lượng tiêu hao vật liệu. Việc giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được thực hiện đồng thời với công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, coi trọng những biện pháp để giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. -Khâu dự trữ vật liệu : Tồn kho dự trữ là điều đáng sợ của hầu hết các doanh nghiệp vì dự trữ chính là tồn đọng vốn. Vấn đề đặt ra là công ty phải giảm khâu dự trữ đến mức cho phép. Tránh tình trạng mua nguyên vật liệu quá ít gây nên tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoặc mua với số lượng quá lớn gây nên tình trạng ứ đọng vốn, hư hỏng lãng phí vật tư. Kinh nghiệm của các nước là cố gắng tránh tồn kho. -Khâu cung ứng : Để đảm bảo cho dự trữ tối thiểu thì công việc mua sắm nguyên vật liệu phải diễn ra thường xuyên đều đặn. Lượng vật liệu mua vào phải vừa đủ (một cho đến hai tháng phải cung ứng một lần ) để hạn chế ứ đọng vốn, giảm vốn vay ngân hàng. Công ty nên tìm những nhà cung cấp có quan hệ bằng các hợp đồng dài hạn. Họ sẵn sàng cung cấp thường xuyên liên tục những lô hàng nhỏ tuỳ theo yêu cầu của người mua. Khi nguyên vật liệu về công ty tranh thủ bốc dỡ kiểm nhận, nhập kho để rút ngắn thời gian chờ đợi, tránh hao hụt mất mát. Ngoài ra, công ty nghiên cứu thay thế các loại vật liệu nhập ngoại bằng các loại vật liệu có sẵn trong nước với giá thấp hơn. Như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí, đồng thời góp phần thúc đẩy nền sản xuất trong nước và có thể tránh được sự biến động về tình hình tài chính của khu vực và trên thế giới. -Khâu bảo quản : Thường xuyên công ty kiện toàn việc bảo quản ở các kho, theo dõi phát hiện xử lý kịp thời các trường hợp mất mát, phát hiện vật liệu bị ứ đọng, có kế hoạch thanh lý nhượng bán để giải quyết ứ đọng vốn. -Công tác kiểm tra: Công ty thực hiện kiểm tra việc mua và dự trữ vật liệu, đề phòng tình trạng dự trữ quá mức. Tiến hành kiểm tra dự trữ định mức các kho,mức mua sắm trong kỳ của nhân viên cung ứng đảm bảo đúng định mức dự trữ qui định. -Kế hoạch đầu tư trang thiết bị và nâng cao chất lượng lao động : Công ty chú trọng đến việc đổi mới dây truyền công nghệ, nâng cấp nhà xưởng máy móc thiết bị. Đội ngũ cán bộ chất xám được chú trọng bồi dưỡng, nâng cao năng lực trình độ. Kết hợp chặt chẽ các yếu tố trên thì lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng hợp lý, tiết kiệm, sản phẩm làm ra mới đứng vững được trên thị trường. -Để mua nguyên vật liệu công ty phải ứng trước hàng chục tỷ đồng nộp thuế VAT đầu vào. Nhưng quá trình thoái thu diễn ra chậm, làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Do thiếu vốn, công ty phải vay ngân hàng. Số tiền phải trả mỗi năm trên 10 tỷ đồng. Em nghĩ rằng Nhà nước nên nghiên cứu lại vấn đề này một cách kỹ lưỡng, tránh tình trạng thiếu vốn kinh doanh không chỉ ở công ty Dệt Hà Nội mà còn ở nhiều doanh nghiệp khác. -Hiện nay, công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9002 cho hệ thống quản lý chất lượng thuộc lĩnh vực sản xuất, may xuất khẩu. Công ty cần đẩy nhanh tiến độ để đưa nguyên vật liệu vào kiểm tra thử nghiệm theo hệ thống quản lý chất lượng biểu mẫu ISO, nhằm kiểm soát chặt chẽ về chất lượng nguyên vật liệu nhập kho và đưa vào sản xuất. Từ tháng 1 năm 1999, Công ty đã ban hành qui chế khoán chi phí sản xuất và khoán quĩ tiền lương theo chi phí sản xuất để thực hiện mục tiêu : tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận trong năm 2000 này. Công ty đã chuẩn bị đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, bố trí kế hoạch sản xuất nhanh nhạy, giảm đáng kể tình trạng làm thêm giờ, tăng ca đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hợp đồng.Theo em, dựa trên những gì mà công ty đã làm tốt kết hợp với những biện pháp nêu trên sẽ giúp công ty thực tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao, sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả. Đồng thời, một biện pháp không kém phần quan trọng là tổ chức khoa học hợp lý kế toán nguyên vật liệu theo hướng đơn giản rõ ràng, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho các phần hành khác và cho nhu cầu quản trị. Trên đây là một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán tại công ty Dệt Hà Nội. Để các giải pháp này đi vào thực tế, ngoài phòng kế toán tài chính, cần phải có sự kết hợp chặt chẽ với ban lãnh đạo và các phòng ban cùng xem xét. kết luận Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần hướng tới đó là tối đa hoá lợi nhuận. Tối đa hoá lợi nhuận đồng nghĩa với việc tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý triệt để, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, nêu cao tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong quá trình tạo ra sản phẩm, với tư cách là chi phí nó chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như tổng giá thành của sản phẩm. Vì vậy muốn giảm chi phí tăng lợi nhuận, kế toán cần phải quản lý chặt chẽ và hợp lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, nhập, xuất dùng nguyên vật liệu cho đến khâu kiểm tra, kiểm soát tình hình bảo quản vật liệu. Công ty Dệt may Hà Nội đã nhanh chóng tổ chức chỉ đạo chặt chẽ từ việc bố trí nhân viên kế toán có đủ năng lực, trình độ đến việc áp dụng nghiêm túc đúng qui định các phương pháp hạch toán kế toán của Nhà nước ban hành. Sau một thời gian thực tập, dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo, giúp đỡ tận tình của các cô chú cán bộ phong kế toán của công ty Dệt may Hà Nội và cô giáo Bùi Thị Thu Thuỷ, em đã từng bước tìm hiểu, xem xét phần hành thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty, từ đó so sánh giữa lý luận và thực tiễn để rút ra những bài học bổ ích phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn sau khi ra trường. Do thời gian và trình độ có hạn nên cuốn luận văn của em còn có những thiếu sót nhất định. Em thành thực mong được sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị khoá trước cũng như toàn thể các bạn quan tâm đến vấn đề này để luận văn của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày05 tháng06 năm 2003 Sinh viên Đặng Ngọc Dũng TàI liệu tham khảo Lý thuyết hạch toán kế toán Lý thuyết thực hành kế toán tàI chính - TS Nguyễn Văn Công 2001 Hệ thống kế toán Doanh nghiệp - Vụ chế độ 1995 Chế dộ chứng từ kế toán – Nhà xuất bản thống kê 1995 Lý thuyết hạch toán kế toán trường ĐạI Học Kinh Tế Quốc Dân 6- TàI liệu về báo cáo tổng kết kết quả hoạt động kinh doanhQuý III/2002 của Công ty Dệt May Hà Nội