Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn

, sau hơn 20 năm hoạt động, dây chuyền công nghệ cũ đã trở nên lạc hậu và trở thành một hạn chế trong nền kinh tế năng động và trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của các Công ty khác trên thị trường. Nhận biết được vấn đề trên, ban lãnh đạo của Công ty xi măng Bỉm Sơn đã có đổi mới dây chuyền công nghệ từ sản xuất theo công nghệ ướt sang sản xuất theo công nghệ khô trên nền tảng cơ sở hạ tầng cũ. Điều này giúp năng cao khả năng cạnh tranh với các DN cùng ngành khác. Có thể khái quát quy trình sản xuất xi măng theo sơ đồ sau: Khai thác Nguyên liệu Nghiền nguyên liệu Nung Clinker Nghiền xi măng Đóng bao Sản phẩm Sơ đồ 1: Khái quát quy trình sản xuất xi măng */ Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt ( Sơ đồ 2) Ưu điểm: Chất lượng xi măng sản xuất theo phương pháp này có chất lượng tốt, vì các nguyên liệu và phụ gia được trộn đều. Nhược điểm: Tốn nhiều nhiên liệu để làm bay hơi nước Cần nhiều nhân công phục vụ cho quá trình sản xuất Phụ gia Đập Đá vôi Đập Đất sét Nhiên liệu (than đá) Khí lỏng Bừa thành đập Sấy Silô chứa nghiền mịn Bể điều Bơm pittông Phân phối LÒ QUAY Làm lạnh, ủ clinker Máy nén bể chứa Van điều chỉnh Sấy Silô chứa Nghiền clinker thành bột xi măng Phân phối Đóng bao, xe chuyên dụng Khói lò lọc bụi ống khói H2O Sơ đồ 2: Dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt */ Quy trình sản xuất theo phương pháp khô Ưu điểm: Tốn ít nhiên liệu vì tận dụng khói lò để sấy khô nguyên liệu Số công nhân sản xuất là ít hơn vì giảm được một số khâu trong dây chuyền sản xuất so với lò ướt Nhược điểm: Bắt buộc phải có thiết bị lọc bụi. Phụ gia Đập Sấy Silô chứa Phân phối Đá vôi Đập Đất sét Cán nhỏ Nhiên liệu (than đá) Đập Sấy Silô chứa Phân phối Máy nén Sây-nghiền LÒ QUAY Làm lạnh, ủ clinker Đóng bao, xe chuyên dụng Nghiền clinker thành bột xi măng Khói lò Lắng bụi Khí thải ra ống Sơ đồ 3: Dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp khô Hiện nay với những ưu điểm của sản xuất xi măng theo phương pháp khô thì phương pháp này đang được dần thay thế cho phương pháp ướt. 4/ Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 4.1/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Sơ đồ 4) Năm 2006, Công ty tiến hành Cổ phần hoá vì thế mô hình quản lý hoạt động kinh doanh có sự thay đổi. Đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông. 4.2/ Các phòng ban và nhiệm vụ chủ yếu trong Công ty Công ty xi măng Bỉm Sơn là Công ty có quy mô tương đối lớn với nhiều các phòng ban và được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Có thể nêu ra các phòng chính với nhiệm vụ chủ yếu sau: */ Phòng Kế toán thống kê tài chính Với chức năng là : quản lý tài chính và giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Công ty, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê. Phòng Kế toán thống kê tài chính có nhiệm vụ : quản lý, theo dõi tài chính, thu chi tiền tệ, thu chi các nguồn vốn, chứng từ hoá đơn thanh toán theo đúng quy định pháp lệnh và các văn bản pháp luật. Nói một cách khái quát là giám sát băng tiền đối với tài sản và các hoạt động sản xuất kinh doanh như là : xây dựng kế hoạch giá thành sản phẩm, cập nhật số liệu, phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời vào sổ sách…; lập các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo quyết toán của Công ty theo quy định và theo yêu cầu. */ Phòng vật tư thiết bị Phòng vật tư thiết bị có chức năng : tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng phục vụ sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chủ yếu: Theo dõi cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho sản xuất như: tổng hợp và cân đối nhu cầu vật tư hàng năm; mua sắm vật tư thiết bị; nghiệm thu vật tư hàng hoá mua săm. Lập báo cáo thực hiện kế hoạch theo đúng quy định; bảo đảm duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. */ Phòng cơ khí Phòng cơ khí có chức năng quản lý các kỹ thuật cơ khí các thiết bị trong dây chuyền sản xuất của Công ty, nhằm đảm bảo các máy móc, thiết bị hoạt động an toàn, ổn định đạt năng suất và hiệu quả cao. Nhiệm vụ: Theo dõi tình hình hoạt động của các thiết bị; lập kế hoạch sửa chữa định kỳ của dây chuyền công nghệ và các thiết bị gia công cơ khí; lập quy trình vận hành, sử dụng cho các thiết bị gia công cơ khí; bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm; cấp phát vật tư phụ tùng cho Công ty; đánh giá chất lượng, tình trạng máy móc, kiểm tra tình trạng kỹ thuật; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sửa chữa… */ Phòng năng lượng Phòng năng lượng có chức năng quản lý kỹ thuật, lĩnh vực điện, điện tự động, nước, khí nén, thiết bị lọc bụi của Công ty nhằm đảm bảo các thiết bị an toàn, ổn định. Nhiệm vụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình liên quan đến việc cung cấp năng lượng cho sản xuất và ác thiết bị điện. Tổ chức công tác kiểm tra kiểm định tiêu chuẩn các thiết bị điện, các thiết bị bảo vệ dụng cụ đo lường. Xây dựng, chỉ đạo thực hiện định mức tiêu hao điện năng , nước, khí nén… */ Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kỹ thuật sản xuất có chức năng quản lý kỹ thuật công nghệ sản xuất xi măng, đảm bảo xi măng sản xuất đúng chất lượng theo quy định, quản lý chặt chẽ các quy trình sản xuất sản phẩm, tiến bộ kỹ thuật, định mức nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Nhiệm vụ: Theo dõi hoạt động sản xuất các phân xưởng sản xuất chính và phân xưởng sản xuất phụ, theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm. Xây dựng các sản xuất xi măng, vận hành các thiết bị công nghệ hướng dẫn thực hiện quy trình trong quá trình sản xuất; theo dõi, sử dụng và sửa chữa phần công nghệ, thiết bị công nghệ; xây dựng các quy định và chủ trì tổ chức nghiệm thu sản phẩm, bán thành phẩm; quản lý các tài liệu kỹ thuật được giao, bảo đảm bí mật công nghệ của Công ty. Thường xuyên nghiên cứu , nắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường… */ Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kinh tế kế hoạch có chức năng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, xây dựng toàn bộ hệ thống kế hoạch thuộc cac lĩnh vực của Công ty . Cả về các mặt công tác quản lý kinh tế sửa chữa hợp đồng kinh tế thương mại. Nhiệm vụ : Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh và xây dựng đầu tư của Công ty; kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch của từng đơn vị; tổng hợp kết quả sản xuất king doanh , tiêu thụ sản phẩm… theo tháng, quý, năm; quản lý chỉ đạo kỹ thuật , áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; tổ chức, bảo quản, quản lý, lưu trữ các tài liệu kế hoạch, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế hoạch theo quyết định… */ Phòng tổ chức lao động Phòng tổ chức lao động có chức năng tham mưu về công tác tổ chức cán bộ, tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý lao động + tiền lương , tiền thưởng và các chế độ chính sách khác. Công tác đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng kỷ luật … nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch LĐTL, kế hoạch bồi dưỡng; sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân phù hợp với trình độ và năng lực; quản lý cán bộ công nhân viên về phẩm chất, đạo đức, năng lực; xây dựng định mức lao động, cấp bậc công việc, đơn giá tiền lương, hình thức trả lương, phân phối tiền lương cho từng đơn vị và cho toàn Công ty; thực hiện giải quyết các chế độ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, lao động, tiền lương. thưởng theo đúng quy định của Nhà nước… Ngoài các phòng ban chính và các xưởng đã nêu ở phần trước, Công ty xi măng Bỉm Sơn còn có nhiều phòng ban làm nhiệm vụ riêng phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty như các phòng : Phòng Điều độ sản xuất, phòng Quản lý xe máy, phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật an toàn, phòng Bảo vệ quân sự, phòng Đời sống quản trị. Đồng thời Công ty có một hệ thống tiêu thụ bao gồm 1 trung tâm giao dịch tiêu thụ, 8 chi nhánh ở các tỉnh thành, 1 văn phòng đại diện bên Lào và rất nhiều cac đại lý trên khắp cả nước có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Nhận xét Công ty xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp có quy mô lớn của ngành công nghiệp sản xuất xi măng của nước ta. Để phù hợp với quy mô sản xuất lớn như thế, tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cần có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Thông qua việc xem xét mô hình và các phòng ban, phân xưởng trong Công ty xi măng Bỉm Sơn có thể nhận thấy rằng, việc phân công chức năng nhiệm vụ là tương đối khoa học và hợp lý, phù hợp với nhu cầu quản lý cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh trong Công ty. Tuy nhiên cũng cần hoàn thiện nhằm tinh giảm bộ máy quản lý mầ vẫn đạt được hiệu quả quản trị và hiệu quả kinh doanh. 4.3/ Một số chính sách quản lý tài chính – kinh tế Công ty áp dụng Cũng như các Doanh nghiệp khác, chính sách quản lý tài chính - kinh tế của Công ty được thể chế hoá theo các văn bản pháp luật của Nhà nước và quy chế của Tổng Công ty. Các quy chế, chính sách này áp dụng tại Công ty xi măng Bỉm Sơn, các chi nhánh, trung tâm giao dịch tiêu thụ và văn phòng đại diện của Công ty tại CHDCND Lào. Dưới đây là một số chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được Công ty áp dụng 4.3.1/ Chính sách về quản lý sử dụng vốn và tài sản trong Công ty Trong chính sách về quản lý sử dụng vốn và tài sản trong Công ty được cụ thể thành các điều. Mỗi điều đề cập đến phần khác nhau. Có thể nêu ra một số chính sách như là: Quản lý sử dụng tài sản cố định vô hình và hữu hình, về sửa chữa TSCĐ, cho thuê, thế chấp tài sản; thanh lý nhượng bán tài sản; kiểm kê đánh giá tài sản và xử lý tổn thất tài sản; Quản lý vốn về đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý vốn bằng tiền … Quản lý vốn Cổ phần, khoản phải thu, phải trả Các khoản đầu tư và việc bảo toàn phát triển vốn Ví dụ trong chính sách về sửa chữa TSCĐ, có nêu: “Mọi trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ trong Công ty và các đơn vị phụ thuộc đều lập kế hoạch trình TCT (Tổng công ty) phê duyệt theo quy định của TCT. Công ty lập bảng tổng hợp quyết toán sửa chữa lớn trình TCT duyệt theo quy định của TCT..” 4.3.2/ Chính sách về quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm Quy định về vấn đề liên quan đến DT, chi phí, giá thành. Cụ thể là: Các khoản doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh Các chính sách liên quan đến chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Chính sách về chi phí bao gồm : chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, khấu hao TSCĐ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường Quy định về các khoản không được tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ Chính sách về Doanh thu quy định Doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: DT bán sản phẩm phát sinh tại Công ty; DT bán sản phẩm phát sinh tại các đơn vị phụ thuộc. DT phát sinh ở đâu sẽ phản ánh và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế GTGT ở đó. Khi phát hiện những khoản thu nhập để ngoài sô sách, phải truy nộp toàn bộ vào NSNN, người quyết định khoản thu nhập để ngoài sổ kế toán phải chịu trách nhiệm bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật, không được phép bổ sung vào kết quả hoạt động SXKD của Công ty 4.3.3/ Chế độ phân phối lợi nhuận sau thuế và quản lý các quỹ cơ quan Những quy định chung về lợi nhuận : là kết quả hoạt động kinh doanh toàn Công ty bao gồm lợi nhuận hoạt động SXKD và lợi nhuận khác Phân phối lợi nhuận do Đại hội đồng cổ đông quyết định Quản lý và sử dụng các quỹ cơ quan: Quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ trợ cấp mất việc làm, quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng: Các quỹ này được quản lý tập trung toàn Công ty và được sử dụng cho mục đích chung của toàn Công ty, được trích nộp về TCT để hình thành quỹ chung của TCT theo quy định của TCT. 4.3.4/ Lập và nộp BCTC, công bố, công khai, kiểm tra BCTC Lập và nộp BCTC : Theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước và TCT. Các công việc trước khi lập báo cáo phai làm, thời hạn nộp báo cáo. Kiểm tra kiểm toán BCTC: Tự tổ chức thường xuyên kiểm tra đảm bảo đúng chế độ và quy định của Nhà nước… Công bố công khai tài chính : Quy định về mục đích, nội dung, hình thức, thời điểm công khai. Nội dung BCTC: Hệ thống BCTC bao gồm các báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính. Gồm có: Bảng Cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Báo cáo Kết quả kinh doanh - Mẫu số B02-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số 03-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số 09-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC ► Nhận xét Như vậy các chính sách tài chính của Công ty dựa theo và tuân thủ theo quy định chung của Nhà nước. Đây là nền tảng để thực hiện các công việc cũng như các phần hành trong Công ty. Các chính sách này được thay đổi phù hợp với từng thời kỳ khi các chuẩn mực, các quy định của Nhà nước có sự thay đổi. Các chính sách này là cơ sở xây dựng đặc điểm công tác kế toán của Công ty xi măng Bỉm Sơn. Công tác kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và hiệu quả kinh doanh đối với doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có bộ máy kế toán tốt sẽ là một lợi thế trong cạnh tranh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp. II/ Đặc điểm công tác kế toán của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1/ Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty 1.1/ Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán của Công ty Cũng như các doanh nghiệp khác khi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các quy định chung. Trước hết, tổ chức công tác kế toán đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty. Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán. Không ngừng nâng cao đào tạo chuyên môn cho cán bộ kế toán nhằm nâng cao công tác kế toán cho Công ty. 1.2/ Hình thức tổ chức công tác kế toán Xuất phát từ đặc điểm của Công ty là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất tương đối lớn. Việc tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm nhiều bộ phận, chi nhánh. Để phù hợp với đặc điểm này, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán. Có nghĩa là công việc kế toán sản xuất kinh doanh ở các bộ phận xa Công ty sẽ do kế toán ở các bộ phận đó thực hiện. Định kỳ tổng hợp số liệu và báo cáo cho phòng kế toán tại Công ty. Phòng kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán tại các bộ phận tại Công ty, tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán định kỳ. Như vậy, Công ty đã lựa chọn được phù hợp hình thức tổ chức bộ máy kế toán và là bước đầu tiên để xây dựng bộ máy kế toán hiệu quả. 1.3/ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán - nhiệm vụ, chức năng từng bộ phận trong bộ máy kế toán Để đáp ứng được nhu cầu quản lý và để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán, mô hình bộ máy này có thể khái quát như sau: Kế toán trưởng Phó phòng Phó phòng Tổ tài chính Tổ kế toán vật tư Tổ kế toán tổng hợp và tính giá Kế toán chi nhánh Tổ kế toán nhà ăn Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm Sơ đồ 5: Mô hình bộ máy kế toán Công tyCP xi măng Bỉm Sơn Như đã trình bày ở phần chức năng, nhiệm vụ các phòng ban. Phòng Kế toán – tài chính - thống kê có nhiệm vụ giám sát bằng tiền đối với tài sản và hoạt động sản xuất của Công ty. Phòng Kế toán – tài chính - thống kê có 33 người chia làm 5 bộ phận. Tổ tài chính: Gồm 8 người ( trong đó có 2 thủ quỹ và 1 người quản lý toàn bộ máy vi tính của phòng). Tổ Tài chính có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán bao gồm: thanh toán với cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả, thanh toán tạm ứng và khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nước. Tổ Kế toán tổng hợp: Gồm có 10 người có nhiệm vụ tính giá thành sản phẩm, theo dõi khoản thanh toán với người bán, theo dõi TSCĐ, duyệt giá đối với vật tư đầu vào và sản phẩm bán ra, lập Báo cáo tài chính địng kỳ. Tổ Kế toán vật tư: Gồm có 6 người có nhiệm vụ theo dõi việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu của Công ty và hạch toán nội bộ. Tổ Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Gồm có người có nhiệm vụ hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ liện quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm tại Công ty và các chi nhánh. Tổ Kế toán nhà ăn: Gồm có người có nhiệm vụ làm công tác thống kê, theo dõi tại các bếp ăn của Công ty. Ngoài ra tại các chi nhánh và các trung tâm giao dịch cũng có bộ phận kế toán làm nhiệm vụ kế toán bán hàng và thu chi các khoản được Giám đốc và Kế toán trưởng phân cấp quản lý. 2 phó phòng quản lý từng tổ giúp cho công việc của Kế toán trưởng được dễ dàng và thuận tiện hơn. Trong mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý công việc thực hiện trong tổ của mình. Như vậy với quy mô sản xuất và đặc điểm kinh doanh của mình, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã xây dựng được mô hình bộ máy kế toán phù hợp. Sự phân công công việc và phân cấp quản lý trong bộ máy kế toán là tương đối rõ ràng, không chồng chéo đáp ứng nhu cầu cũng như quy định chung của TCT. 1.4/ Hình thức kế toán áp dụng của Công ty Với quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều với số lượng lớn, hình thức kế toán chủ yếu là kế toán máy. Bộ phận kế toán được trang bị đầy đủ máy tính. Phần mềm sử dụng là FAST 2004. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong một số công việc của phần hành tiền lương. 2/ Chế độ kế toán của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. 2.1/ Một số chính sách kế toán áp dụng Đối với hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng . Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đối với TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): TSCĐ hữu hình và vô hình được ghi nhận theo giá gốc. TSCĐ thuê tài chính được ghi nhận theo giá trị hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng. Thời gian khấu hao ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc: 10 – 20 năm Máy móc, thiết bị: 5 – 20 năm Phương tiện vận tải: 5 – 10 năm Thiết bị văn phòng : 3 – 7 năm Ngoài ra còn có các chính sách kế toán khác như: nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí… 2.2/ Chế độ chứng từ sử dụng trong Công ty Hệ thống chứng từ sử dụng của Công ty áp dụng theo Quyết định 15/2006/QD-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Toàn bộ chứng từ sử dụng đều theo quy định chung của Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lưu trữ và bảo quản theo đúng yêu cầu, quy định. Chứng từ là cơ sở dẫn liệu, là minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là nguồn gốc của số liệu trên sổ sách. Bên cạnh hệ thống chứng từ sử dụng áp dụng theo quy định, để đáp ứng nhu cầu quản lý còn có chứng từ do Công ty tự thiết kế. Có 2 cứng từ Công ty tự thiết kế: Bảng chia lương theo sản phẩm, giấy đề nghị thanh toán tiền mặt. Giấy đề nghị chuyển tiền đặc biệt là hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Công ty đã đăng ký và được Tổng cục thuế chấp nhận cho tự đặt in (HĐ đặc thù). Trải qua thời gian dài hoạt động và kết quả kiểm toán cho thấy hệ thống chứng từ của Công ty được lập chính xác về thời gian, về quy cách cũng như số liệu. 2.3/ Chế độ tài khoản sử dụng trong Công ty Hệ thống tài khoản của Công ty được lập theo quy định chung của Bộ tài chính. Và theo theo Quyết định 15/2006/QD-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính.Nhưng để phù hợp và đáp ứng được việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chi tiết, rõ ràng, đảm bảo được yêu cầu quản lý thì các Tài khoản được phân cấp chi tiết, hợp lý. Tài khoản cấp 1 và cấp 2 giữ nguyên theo quy định, từ cấp 3 là do Công ty tự tổ chức thích hợp với nhu cầu hạch toán trong Công ty. Do đặc điểm của Công ty là có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều nghiệp vụ liên quan tới nhiều các đối tượng khác nhau nên tài khoản được phân cấp nhiều, số bậc của một số tài khoản tương đối lớn. Việc phân cấp tài khoản chi tiết giúp cho Kế toán viên dễ dàng hạch toán nhưng đồng thời lại gây khó khăn trong việc kiểm soát thông tin tổng hợp. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm: 38 tài khoản và được chi tiết thành rất nhiều các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 và cả cấpCó thể trích ví dụ một số tài khoản trong Hệ thống danh mục tài khoản của Công ty để thấy rõ được sự phân cấp và bậc của tài khoản. Trích danh mục tài khoản Công ty xi măng Bỉm Sơn Tài khoản Tên tài khoản Mã NT TK mẹ Bậc Loại TK công nợ TK sổ cái 111 Tiền mặt 1 1 1111 Tiền Việt Nam 111 2 11111 Tiền Việt Nam tại công ty-VND 1111 3 111111 Tiền mặt tại công ty-quỹ I 11111 4 111111NP TM tại công ty-quỹ I(ngân phiếu) 111111 5 1 111111TM TM tại công ty-quỹI(tiền mặt) 111111 5 1 111112 Tiền mặt tại công ty-quỹ II 11111 4 111112NP TM tại công ty-quỹII(ngân phiếu) 111112 5 1 111112TM TM tại công ty-quỹII(tiền mặt) 111112 5 1 11112 Tiền Việt Nam tại chi nhánh 1111 3 1 11113 Tiền Việt Nam 1111 3 1 1112 Tiền mặt ngoại tệ USD 111 2 111211 Tiền ngoại tệ tại công ty-quỹ I USD 1112 3 1 111212 Tiền ngoại tệ tại công ty-quỹ II USD 1112 3 1 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 111 2 1 …… 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 627 2 62741 CP khấu hao TSCĐ 6274 3 627411 Xưởng khai thác mỏ 62741 4 6274111 Ch SX đá vôi 627411 5 1 6274112 Ch SX đất sét 627411 5 1 6274118 KH xưởng khai thác mỏ 627411 5 1 627412 Xưởng tạo nguyên liệu 62741 4 6274123 Sản xuất bùn 627412 5 1 6274124 Sản xuất bột sống 627412 5 1 6274128 KH xưởng tạo nguyên liệu 627412 5 1 …….. Ngoài các tài khoản ghi kép, Công ty có 2 tài khoản ngoài bảng là : TK 001 “Tài sản thuê ngoài” TK 002 “Vật tư, hàng hoá giữ hộ, nhận gia công” TK 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi” TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” TK 007 “Ngoại tệ các loại” TK 008 “ Hạn mức kinh phí” TK 0081 “Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách TW” TK 0082 “Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách ĐP” TK 009 “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” Qua trên ta thấy rằng hệ thống tài khoản của Công ty được mở rất chi tiết là phù hợp với yêu cầu quản lý và công tác hạch toán trong Công ty. 2.4/ Chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chung của Bộ tài chính. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký tiền mặt, Sổ cái các TK… Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ (Thẻ TSCĐ..), sổ kế toán thành phẩm (thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho (Bảng tính giá hàng xuất kho…)… Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ NK đặc biệt Sổ NK chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty theo hình thức Nhật ký chung 2.5/ Chế độ Báo cáo tài chính (BCTC) */ Lập và nộp BCTC - Hàng quý, năm Công ty phải lập BCTC theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước và TCT Hàng tháng, quý, năm các đơn vị phụ thuộc phải lập BC kế toán , thống kê theo quy định của Công ty Thời hạn nộp báo cáo: Các đơn vị phụ thuộc phải lập báo cáo kế toán, thống kê và gửi về cho Công ty chậm nhất là ngày 08 tháng sau để Công ty hạch toán kịp thời. Một số báo cáo phục vụ cho công tác quản lý điều hành của Công ty phải gửi định kỳ theo quy định của Công ty. Sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ báo cáo của các đơn vị phụ thuộc Công ty phải hoàn thành BCTC để nộp cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Kiểm tra, kiểm toán BCTC Công ty phải tự tổ chức thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các khoản chi đảm bảo đúng chế độ và quy định của Nhà nước BCTC hàng năm của Công ty phải được kiểm toán nội bộ của TCT hoặc kiểm toán độc lập xác nhận. Thời điểm công khai : Theo quy định của Nhà nước Sau 60 ngày kể từ ngày cuối cùng của quý và năm đối với hình thức phát hành ấn phẩm Sau 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của quý và năm đối với hình thức niêm yết công khai tại Công ty Sau 15 ngày kể từ ngày cuối cùng của quý và năm đối với hình thức thông báo trong các cuộc họp, hội nghị của Công ty. Nội dung công khai Tình hình tài sản, các khoản nợ phải trả, vốn nhà nước, các quỹ , các khoản doanh thu, tổng hợp chi phí, kết quả kinh doanh, tình hình nộp NSNN, tình hình lao động và thu nhập của người lao động Báo cáo giải trình (thuyết minh) tình hình quản lý vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, tình hình thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước… 3/ Hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Định kỳ Công ty lập và nộp các BCTC theo quy định của Bộ tài chính gồm có: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Nội dung của các Báo cáo này được lập theo quy định chung như đã trình bày ở phần trên. Để phục tốt hơn cho quản lý và theo dõi tình hình thực hiện các mục tiêu kinh doanh, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn còn có hệ thống Báo cáo riêng do TCT và Công ty quy định. Ví dụ như: Ước kết quả sản xuất kinh doanh, Kết quả kinh doanh theo địa bàn, Kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp… Như vậy, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm cả BCTC theo quy định chung và hệ thống Báo cáo nội bộ. Để đảm bảo cho nhu cầu và mục đích quản lý đối với Công ty có quy mô sản xuất lớn và đặc điểm riêng. Để thấy rõ hơn hệ thống báo cáo kế toán trong Công ty, một số BCTC và Báo cáo quản trị được nêu ở phần Phụ lục. Bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh (BCTC) ; Kết quả kinh doanh theo địa bàn (BC Quản trị). 4/ Giới thiệu phần mềm FAST Accounting4 Đây là phần mềm kế toán được sử dụng rất rộng rãi. Phần mềm này được phát triển từ năm 1999. Hiện tại phòng Tài chính - Thống kê - Kế toán của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã và đang ứng dụng phiên bản FAST Accounting phục vụ công tác kế toán. Sở dĩ phần mềm FAST nhanh chóng phát triển và được ứng dụng rộng rãi bởi vì phần mềm này cho phép người sử dụng được lựa chọn khác nhau phù hợp với đặc thù kế toán của từng doanh nghiệp. Ví dụ như cho phép lựa chọn phương pháp hạch toán Hàng tồn kho, phương pháp tính giá hàng xuất… Trong FAST Accounting có đầy đủ các phân hệ. Bao gồm: Hệ thống Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng Kế toán công nợ phải thu Kế toán HTK Kế toán công nợ phải trả Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán TSCĐ FAST Accouting cho phép bảo mật bằng mật khẩu. Ở mỗi phần hành chứng từ phát sinh hàng ngày được mã hoá và cập nhật cụ thể. Hệ thống sổ chi tiết được lưu giữ trong máy, hệ thống sổ tổng hợp có thể được in ra khi cần. Trước khi sử dụng phải khai báo tham số hệ thống và các danh mục cần thiết cho phần mềm. Các tham số này được khai báo từ đầu và trong quá trình sử dụng kế toán vẫn có thể khai báo lại phù hợp với đặc điểm phần hành, phù hợp với nội dung các nghiệp vụ phát sinh cũng như phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nước. Xuất phát từ các nghiệp vụ phát sinh dựa vào các chứng từ của nghiệp vụ đó để nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán FAST có xây dựng sẵn các chứng từ, bao gồm đầy đủ các chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, xuất kho… Đối với mỗi loại nghiệp vụ thuộc phần hành kế toán nào thì được cập nhật dữ liêụ ở phần hành đó. Có thể khái quát quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting Sơ đồ 7: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán FAST Accounting Lập chứng từ nghiệp vụ KT phát sinh Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán BC tài chính Ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, việc phân quyền sử dụng chi tiết đối với từng phần hành, từng loại chứng từ, từng loại báo cáo. Kế toán trưởng có thể kiểm tra chặt chẽ công việc của từng thành viên. Với việc sử dụng phần mềm kế toán đó, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn nâng cao được hiệu quả công việc và công tác quản lý nói chung. Quy trình chung của việc xử lý dữ liệu như trên nhưng đối với mỗi phần hành lại có những điểm khác nhau. 5/ Công tác kiểm tra, kiểm soát số liệu sổ sách và phân tích tài chính tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Trước khi cổ phần hoá còn là Công ty xi măng Bỉm Sơn có một một ban thanh tra gồm 19 người do đại hội CNVC bầu ra. Ban thanh tra bao gồm các thành viên hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau như kỹ thuật, tài chính, đời sống từ Công ty cho đến các chi nhánh. Nhiệm vụ của ban thanh tra là theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty và các chi nhánh. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh doanh nhằm phát hiện kịp thời những hạn chế tồn tại để nhanh chóng khắc phục nâng cao hiệu quả sản xuất linh doanh. Từ ngày 1/5/2006 Công ty xi măng Bỉm Sơn chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty Cổ phần. Để đáp ứng được điều kiện mới, Công ty có thêm 1 ban kiểm soát gồm 5 người. Ban kiểm soát co nhiệm vụ giúp cho Hội đồng quản trị Công ty giám sát quá trình hoạt động chung. Về công tác phân tích tài chính : Hàng năm Công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh với mục đích đánh giá hiệu quả kinh doanh trong năm, đồng thời phát hiện và phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh. Tìm các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ giá thành mà không ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm không ngừng thực hiện tốt kế hoạch đề ra nâng cao lợi nhuận, khả năng sản xuất của Công ty. III/ Một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1/ Kế toán TSCĐ Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn là DN sản xuất có quy mô tương đối lớn. Tài sản cố định có giá trị lớn trong tổng tài sản của Công ty. Năm 2005 giá trị TSCĐ là 1.354.859.198.818 đồng. Năm 2006 là 1.360.332.475.506 (tại thời điểm 31/12/2006) Khấu hao TSCĐ được quy định như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc: 10 – 20 năm Máy móc, thiết bị: 5 – 20 năm Phương tiện vận tải: 5 – 10 năm Thiết bị văn phòng : 3 – 7 năm Và được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phân hệ TSCĐ quản lý các TSCĐ của Công ty có một số chức năng là : Theo dõi TSCĐ về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng; Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm TSCĐ đồng thời tính và phân bổ khấu hao. Để có thể cập nhật số liệu trước hết cần khai báo các tham số của phần hành như : khai báo phần danh mục TSCĐ (tên, ký hiệu…). Cơ sở để khai báo và cập nhật dữ liệu là các chứng từ kế toán. Một số chứng từ kế toán sử dụng cho phần hành TSCĐ này như : Hoá đơn mua TSCĐ, Biên bản giao nhân, biên bản thanh lý, kiểm kê TSCĐ… Các chứng từ này theo quy định chung của Bộ tài chính. Chứng từ tăng, giảm, KH TSCĐ Sổ NK chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK 211,212,213,214 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TSCĐ Sơ đồ 8 : Trình tự ghi sổ phần hành Kế toán TSCĐ Là một DN có quy mô lớn, các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ tương đối thường xuyên. Có thể khái quát trình tự cập nhật dữ liệu của phần hành như sau. Quy trình này cũng giống như quy trình chung xử lý số liệu của phần mêm nhưng được chi tiết hơn đối với từng phần hành Nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào phân hệ TSCĐ Các tệp nhật ký Sổ cái TK211 và các sổ cái khác Các báo cáo phần hành BCTC và BC quản trị Sơ đồ 9:Quy trình xử lý dữ liệu phân hệ TSCĐ Các lý do tăng TSCĐ của Công ty nhiều như: do mua sắm, do xây dựng, do góp vốn liên doanh, Nhà nước cấp… Các lý do giảm TSCĐ như là: thanh lý, nhượng bán … Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ là phương pháp theo đường thẳng. Chương trình lại cho phép lên được bảng phân bổ nhưng không tự động hạch toán sang phân hệ kế toán mà trên cơ sở bảng phân bổ này người sử dụng gõ lại vào phên hệ kế toán tổng hợp. Đối với mỗi phân hệ kế toán có các báo cáo riêng nhằm đưa ra số liệu tổng hợp cho từng phân hệ đồng thời là cơ sở cho BCTC. Trong phân hệ TSCĐ có các báo cáo như: Báo cáo tăng giảm TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tổng hợp kiểm kê TSCĐ.. 2/ Kế toán thanh toán Công ty có số lượng khách hàng và nhà cung cấp tương đối lớn. Để đảm bảo được nhu cầu quản lý và thanh toán, việc theo dõi công nợ được chi tiết với từng khách hàng và nhà cung cấp. Quy trình ghi sổ phần hành kế toán thanh toán được khái quát như sau: Ctừ, phiếu thu, phiếu chi… NK chung NK Tiền mặt Sổ chi tiết KH, Nhà cung cấp Sổ cái TK 131, 331 BTH chi tiết Bảng cân đối số ps Báo cáo TC Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán thanh toán 2.1/ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Chức năng của kế toán mua hàng và công nợ phải trả là theo dõi nhập mua hàng hoá, vật tư theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho nhập hàng; theo dõi hàng xuất trả người bán; theo dõi chi phí thu mua vật tư, hàng hoá; theo dõi thuế GTGT đầu vào; theo dõi công nợ với người bán… Để tiến hành cập nhật và xử lý số liệu cần khai báo các tham số có liên quan như : danh mục nhà cung cấp, tên, mã vật tư, hàng hoá… Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả theo dõi hàng nhập mua và công nợ phải trả. Các phiếu nhập mua được cập nhật bằng “phiếu nhập mua”. Trong phiếu nhập mua này có phần khai báo số hoá đơn của người bán. Thuế GTGT hàng mua của các phiếu nhập mua được cập nhật như một loại hàng đặc biệt với số tiền mua bằng tổng giá trị thuế GTGT của phiếu nhập mua. Chứng tù sử dụng cho việc cập nhật dữ liệu vào phân hệ này bao gồm : Phiếu nhập mua, phiếu xuất trả lại người bán, phiếu nhập chi phí… Các chứng từ này là cơ sở đầu tiên để có thể cập nhật dữ liệu vào phần mềm. Quy trình xử lý dữ liệu trong phân hệ này cũng tương tự như đối với phân hệ Kế toán TSCĐ: Các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng → Chứng từ kế toán → Nhập chứng từ vào phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả → Các tệp nhật ký → Sổ cái TK152,153,156,331..→ Các báo cáo phần hành→ BCTC và BC quản trị. Có thể khái quát tổ chức phân hệ mua hàng và công nợ phải trả như sau CHỨNG TỪ Phiếu nhập mua Phiếu xuất trả NB Phiếu nhập chi phí PHÂN HỆ kế toán mua hàng SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN PHÂN HỆ KHÁC (HTK, Tổng hợp) SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC BÁO CÁO Nhật ký bán hàng Bảng kê HĐ bán hàng Bảng kê hàng bán bị trả Tổng hợp hàng nhập mua Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức phân hệ mua hàng và công nợ phải trả Báo cáo chính của kế toán mua hàng và công nợ phải trả gồm có : Bảng kê phiếu nhập mua hàng, Bảng kê phiếu nhập mua hàng theo hạn thanh toán; Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua; Sổ chi tiết công nợ của một người bán; Số dư công nợ của người bán. 2.2/ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi hàng bán ra theo mặt hàng, khách hàng; theo dõi hàng bán bị trả lại; theo dõi doanh thu bán hàng theo bộ phận, khách hàng…; theo dõi thuế GTGT đầu ra; theo dõi công nợ người mua… Cũng như phân hệ kế toán mua hàng và thanh toán, trước hết cần phải khai báo các tham số có liên quan sử dụng trong phần cập nhật dữ liệu như danh mục khách hàng, hàng hoá … Danh mục khách hàng và số dư đầu kỳ phải thu của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Hệ thống”, danh mục khách hàng có thể được mở rộng và khai báo các thông tin khác có liên quan trực tiếp đến khách hàng để thuận tiện cho việc quản lý và các lợi ích khi cập nhật số liệu. Các chứng từ được sử dụng để làm cơ sở cho việc cập nhật số liệu là: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn dịch vụ, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Thuế GTGT hàng bán được chương trình tự động tính tren cơ sở khai báo thuế suất của từng mặt hàng trong danh mục vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể thay đổi thuế suất. Các nhứng từ thu tiền của khách hàng được cập nhật bằng phân hệ “vốn bằng tiền” và phân hệ “bán hàng sẽ tự động nhặt số liệu liên quan ở phân hệ “vốn bằng tiền” để lên báo cáo công nợ phải thu của khách hàng. Quy trình xử lý dữ liệu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng → Chứng từ kế toán → Nhập chứng từ vào phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu → Các tệp nhật ký → Sổ cái TK156, 511,131..→ Các báo cáo phần hành→ BCTC và BC quản trị. CHỨNG TỪ Hoá đơn bán hàng Hoá đơn dịch vụ Phiếu nhập hàng bán trả lại PHÂN HỆ kế toán bán hàng SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN PHÂN HỆ KHÁC (HTK, Tổng hợp) SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC BÁO CÁO Nhật ký bán hàng Bảng kê HĐ bán hàng Bảng kê hàng bán bị trả Báo cáo bán hàng Sơ đồ 12: Tổ chức phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Các báo cáo chính của kế toán bán hàng và công nợ phải thu như: Bảng kê hoá đơn bán hàng, Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Báo cáo bán hàng, Bảng cân đối phát sinh của các khách hàng… 3/ Kế toán vật tư, hàng hoá Để đảm bảo cho sản xuất vật tư và hàng hoá của DN là lớn. Nguyên vật liệu khai thác ở mỏ của Công ty và được mua để dự trữ. Vật tư bao gồm một số loại như: Đá, đất sét, thạch cao, đá Bazan, các vật liệu phụ, phu tùng và các phế liệu, công cụ dụng cụ… Hàng hoá của Công ty bao gồm sản phaame xi măng của các đơn vị khác trực thuộc TCT và DN khác, các hàng hoá đời soonsg, hàng hoá bất động sản… Đây là một phân hệ kế toán quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất. Chức năng chính của phân hệ này là: Theo dõi tức thời và tồn kho cuối kỳ; tính giá vật tư, hàng hoá tồn kho; theo dõi danh điểm vật tư theo cấu trúc hình cây; theo dõi nhập, xuất và điều chuyển kho… Phân hệ này có liên hệ chặt chẽ với phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ bán hàng và công nợ phải thu bằng cách nhặt số liệu liên quan từ phân hệ này để theo dõi và quản lý nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hoá. Khái quát trình tự ghi sổ: Ctừ, bảng kê, bảng phân bổ Vtư NK chung NK mua hàng Sổ chi tiết Vtư Sổ cái TK 152,153 BTH chi tiết Vtư Bảng cân đối số ps Báo cáo TC Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ Kế toán Vật tư Chứng từ sử dụng cho phân hệ này như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển… Phiếu nhập nội bộ, phiếu nhập điều chỉnh Phiếu xuất nội bộ, xuất điều chỉnh Phiếu xuất điều chuyển PHÂN HỆ kế toán hàng tồn kho SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN PHÂN HỆ KHÁC (Tổng hợp) SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC (Mua hàng, bán hàng) BÁO CÁO Thẻ kho,sổ chi tiết vật tư Báo cáo tồn kho Tổng hợp nhập,xuất,tôn Báo cáo kiểm kê HTK CHỨNG TỪ Sơ đồ 14:Tổ chức phân hệ hàng tồn kho 4/ Kế toán lao động tiền lương Như đã trình bày ở phần trên, kế toán lao động tiền lương được hạch toán thủ công. Sau đó mới cập nhật vào phần chi phí để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Công ty trả lương cho công nhân sản xuất theo hình thức trả lương theo sản phẩm . Cán bộ nhân viên hành chính làm việc theo quy định còn công nhân sản xuất làm việc theo ca. Các chứng từ sử dụng cho việc trả lương cho cán bộ công nhân dụa vào: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng… Các khoản trích theo lương bao gồm BHXH, BHYT,KPCĐ được trích theo quy định chung. TK 334 dùng để hạch toán khoản trả cho cán bộ công nhân viên được chi tiết đến cấp 4. Ngoài trả lương còn có khoản trả tiền ăn ca cho công nhân sản xuất và nhân viên quản lý. Chứng từ tiền lương,thanh toán Sổ NK chung Bảng phân bổ t.lương và trích theo lương Sổ cái TK 334,335, 338 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 15: Quy trình ghi sổ phần hành lao động tiền lương 5/ Kế toán chi phí và tính giá thành Mỗi tháng Công ty đều tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành nhằm đánh giá khả năng sản xuất, mức độ tiêu hao NVL, mức độ hạ giá thành sản phẩm Chứng từ chi phí(Ctừ gốc, bảng kê, bảng pbổ Sổ NK chung Sổ chi tiết tính giá thành Sổ cái TK 621,622,627,154 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ16: Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp CPSX và tính giá thành Chức năng của phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Tập hợp chi phí dựa trên các tài khoản chi phí và tính giá thành; Tập hợp chi phí theo khoản mục. Phân hệ kế toán này là tổng hợp của các phân hệ trước. Số liệu đầu vào để tập hợp chi phí và tính giá thành được cập nhật băng cách : Các chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng tồn kho; Các chi phí bằng tiền được cập nhật ở phân hệ kế toán thanh toán; Bảng phân bổ chi phí như TSCĐ, lương, bảo hiểm… được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp. Và các bút toán phân bổ kết chuyển chi phí được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp. PHÂN HỆ kế toán chi phí và giá thành SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC (Hàng tồn kho, thanh toán, tổng hợp..) BÁO CÁO Bảng kê chi tiết theo khoản mục Chi phí Tổng hợp CP theo mục Bảng phân bổ CP chung … Sơ đồ 17: Tổ chức phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành 6/ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Tiêu thụ và xác định là giai đoạn cuối cùng để đánh giá cả một quá trình kinh doanh. Công ty có nhiều chi nhánh và các văn phòng đại diện làm nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm. Đến định kỳ theo quy định của Công ty, kế toán tại các chi nhánh và văn phòng đại diện tổng hợp số liệu và kết quả tiêu thụ sau đó gửi về cho phòng kế toán tại Công ty để tổng hợp số liệu, xác định kết quả. Kết quả kinh doanh được Công ty xác định theo từng quý hoặc được xác định theo từng tháng theo yêu cầu quản trị của Công ty. Ctừ: HĐBH, phiếu xuất… NK chung NK bán hàng, TM Sổ chi tiết bán hàng Sổ cái TK155,632,511,111,112… BTH bán hàng Bảng cân đối số ps Báo cáo TC Sơ đồ 17: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ► Để thấy rõ hơn trình tự và quan hệ đối ứng của các loại sổ sách cũng như mẫu sổ sách. Sau đây là ví dụ về chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp của phần hành Kế toán vật tư. Bao gồm chứng từ gốc là phiếu nhập kho, thẻ kho, NK chung và Sổ Cái TK 152. Đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Điạ chỉ: TX Bỉm Sơn, Thanh Hoá Ban hành theo QĐ số: 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31/12/2006 Số: BKT12 Nợ: TK 152218 Có: TK 111, 133 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Chí Thuyết - Theo HĐ số 15468 ngày 31 tháng 12 năm 2006 của Cty nước khoáng Cúc Phương - Nhập tại kho: KHS7 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 … 42 … Nước khoáng CP … 6141.44N601.003 … Bình … 24000 … 24000 … 27272 … 654528 Cộng … … … Nhập ngày 31 tháng 12 năm 2006 Đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Tên kho: HKS7 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 31/12/2006 Tờ số: 2 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nước khoáng Cúc phương Đơn vị tính: Bình Mã số: 6141.44N601.003 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 … 65 … PN BKT12 31/12/06 Nhập kho vật tư 31/12/06 24000 Công ty CP xi măng Bỉm Sơn SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Từ ngày: 01/12/2006 đến ngày: 31/12/2006 Số trang trước chuyển sang:…. Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Ngày Số … … … … 31/12 BKT12 Cty nước CPhương Nhập kho vật tư 152218 111111T 654528 31/12 BKT12 Cty nước CPhương Nhập kho vật tư 133100 111111T 65452 … … … Tổng cộng:… Ngày … tháng…năm… NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty CP xi măng Bỉm Sơn SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 … … … … …. … … … 31/12 BKT12 Nhập kho vật tư 152218 133100 1111111T 654528 65452 719980 .... … Cộng chuyển sang trang sau …… …… Tổng cộng ….. ….. Ngày … tháng .. năm… NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên, dấu Công ty CP xi măng Bỉm Sơn SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152-Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư nợ đầu kỳ: ……. Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 ….. … … … … … ….. 31/12 BKT12 Công ty nước CP Nhập kho vật tư 111 654528 … … … … … … … Tổng phát sinh nợ:…. Tổng phát sinh có:…. Số dư nợ cuối kỳ:…. Ngày … tháng...năm … Kế toán trưởng Người ghi sổ Ký, họ tên Ký, họ tên IV/ Đánh giá chung về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1/ Những thành tựu đạt được và ưu điểm Với thời gian hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã đạt được rất nhiều thành tựu. Kết quả kinh doanh tăng, tình hình tài chính ổn định, toạ được uy tín, với một thương hiệu mạnh là những điều tạo nên lợi thế cho Công ty trên thị trường. Có rất nhiều yếu tố tạo nên một Công ty xi măng như hiện nay, trong đó không thể không nói đến đó là công tác kế toán của Công ty. Trong suốt thời gian đó, phòng Tài chính - Thống kê - Kế toán đã hoàn thành công việc, nhiệm vụ của mình đặc biệt là những năm khó khăn về tài chính cũng như tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, trình độ quản lý cũng như yêu cầu quản lý của Công ty. Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán nhiều kinh nghiệm có nhiều người gắn bó với Công ty ngay từ thời gian đầu chính vì thế hiểu biết sâu sắc về tình hình cũng như công tác kế toán của Công ty. Đồng thời các kế toán viên có trình độ chuyên môn tốt, thường xuyên được đào tạo nâng cao chuyên môn để phù hợp với tình hình mới. Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán: Bộ máy kế toán được chia ra thành các phòng phụ trách từng phần hành kế toán khác nhau. Máy tính được trang bị tới từng phòng, đã được nối mạng trong nội bộ phòng kế toán và có phòng máy riêng thuận tiện cho việc cập nhật và xử lý dữ liệu. Mỗi người phụ trách một máy tương ứng với công việc mà mình đảm nhiệm. Đây là một ưu điểm trong công tác kế toán của Công ty. Công ty có hệ thống báo cáo quản trị nên thông tin được cung cấp kịp thời đầy đủ cho các nhà lãnh đạo ra quyết định đúng đắn góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh. Bên cạnh những ưu điểm trên, trong công tác kế toán tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn còn tồn tại một số hạn chế. 2/ Một số những tồn tại, hạn chếvề công tác kế toán của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Thứ nhất: Công ty có hệ thống tài khoản mà có hệ thống tài khoản con rất lớn. Các tài khoản mở chi tiết nhằm phục vụ nhu cầu quản lý của Công ty và đây cũng là sự vận dụng tương đối phù hợp chế độ tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên một số tài khoản được mở quá chi tiết sẽ làm cho hệ thống trở nên cồng kềnh làm cho sự quản lý không tiện lợi, gây khó khăn cho công tác kế toán. Ví dụ Tài khoản 228 “Đầu tư dài hạn” không cần thiết phải mở chi tiết đến cấp 4. Thứ hai: Chi nhánh có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm. Phần mềm kế toán tại các chi nhánh chưa được nối mạng với phòng kế toán Công ty nên việc theo dõi hàng tồn kho và việc hạch toán tiêu thụ sản phẩm cũng như chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ, các khoản công nợ với khách hàng do kế toán tại các chi nhánh đảm nhiệm. Đến định kỳ số liệu được tổng hợp và chuyển về cho phòng kế toán tại Công ty. Đây cũng là mặt hạn chế vì phần nào làm giảm hiệu quả quản lý của Công ty đối với các chi nhánh đồng thời phần nào ảnh hưởng đến tiến độ báo cáo chung của Công ty. Như vậy, để đảm bảo một hệ thống hoạt động hiệu quả cần có sự cố gắng của không chỉ bộ phận quản lý mà phái xuất phát từ các bộ phận phòng ban trong Công ty. Tuy có một số hạn chế như đã trình bày ở trên, nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là tương đối có hiệu quả, vận dụng đúng và sáng tạo quy định chung của Bộ tài chính vao điều kiện thực tế của Công ty. Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và yêu cầu quản trị của Công ty. Công ty nên tận dụng thế mạnh của mình như chất lượng, thương hiệu, uy tín tiếp tục quảng cáo nhằm nâng cao hơn nữa vị thế của mình trên thị trường trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. KẾT LUẬN Thông qua tìm hiểu chung về Công ty CP xi măng Bỉm Sơn và đi sâu vào tìm hiểu bộ máy kế toán, công tác hạch toán kế toán tại Công ty có thể nhận thấy rằng: Công ty CP xi măng là công ty có quy mô sản xuất lớn, được tổ chức quản lý một cách hợp lý. Công tác kế toán thực hiện và tuân thủ tốt theo quy định chung của Nhà nước. Công ty đã đảm bảo được nhu cầu quản lý, thực hiện tốt các mục tiêu sản xuất, không ngừng nâng cao đổi mới để phù hợp hơn với tình hình mới. Đứng trước tình hình hội nhập và những thay đổi không ngừng trong môi trường kinh doanh, mỗi Doanh nghiệp cần phát huy được những lợi thế của mình trên thị trường và nắm bắt cơ hội thì mới có khả năng có được chỗ đứng vững chắc. Và Công ty xi măng Bỉm Sơn đã phần nào làm được điều đó. Thương hiệu của Công ty được người tiêu dùng biết đến như một DN hàng đầu trong sản xuất xi măng và rất có uy tín đối với cá người tiêu dùng mà với cả các DN khác cùng ngành. Sau thời gian thực tập tổng hợp em cũng đã nhận xét được một số ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán của Công ty. Công ty tiến hành Cổ phần hoá được một thời gian ngắn và đây cũng là một cơ hội giúp Công ty phát triển hơn nữa trong tương lai. Thông qua nghiên cứu tổng quan chung giúp nắm bắt được vấn đề cơ bản trong Công ty. Giúp em có cái nhìn tổng quát về hoạt động của một Doanh nghiệp và những bài học hết sức thiết thực giúp ích cho công việc sau này mà trước mắt là báo cáo chuyên ngành trong thời gian tới. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, các phòng ban đặc biệt là các cô chú của phòng Kế toán-Thống kê-Tài chính và sự hướng dẫn của Cô giáo Trần Thị Nam Thanh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt Báo cáo tổng hợp này. PHỤ LỤC Bảng cân đối kế toán và Báo cáo KQKD năm 2006 của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Một số mẫu Báo cáo quản trị của Công ty.