Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ - Dụng cụ đối với công ty quảng cáo trẻ

heo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số gía thực tế với giá hạch toán vật liệu . Hệ số giá Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu vật liệu Tồn đầu kỳ nhập trong tháng công cụ = Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu dụng cụ tồn đầu tháng nhập trong tháng Tính giá thực tế vật liệu xuất kho : Giá thực tế vật liệu, Giá công cụ dụng cụ = hạch toán x Hệ số giá xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu, công cụ dụng cụ có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cho cả loại vật liệu . Có nhiều phương pháp tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ đã trình bày ở trên nhưng mỗi phương pháp có nội dung , ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một phương pháp riêng phù hợp nhất định do đó mỗi doanh nghiệp cần chọn cho mình một phương pháp riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh , khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên đôn kế toán . Trước khi đi sâu vào từng phần hạch toán tổng hợp , kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ ta phải biết được vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ như thế nào ? VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN ĐỐI VƠÍ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ . Nếu như công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh tế tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu , kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ có đầy đủ, chính xác , kịp thời hay không ,có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ của xí nghiệp . Hạch toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo công ty , xí nghiệp nắm tình hình và chỉ đạo sản xuất , hạch toán vật liệu có phản ánh chính xác , kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được một cách toàn diện tình hình thu mua nhập xuất , dự trữ vật liệu , tính chính xác của hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ ảnh hưởng đến việc tính giá thành vì chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm . Để thực hiện chức năng của mình trong phạm vi quản lý vật liệu , theo điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước , kế toán vât liệu ,công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép , phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua , vận chuyển bảo quản tình hình nhập , xuất và tồn kho vật liệu , tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho xí nghiệp , kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn ... nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ , hướng dẫn , kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị , thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán . Tạo điều kiện thuận lợi , cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi nghành kinh tế quốc dân . - Kiểm tra việc chấp hành , bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ , phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý nguyên vật liệu thừa , thiếu, ứ đọng, kém chất lượng , tính toán chính xác số lượng về giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng . - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ theo chế độ Nhà nước quy định , lập các báo cáo về vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý . Từ việc nhận biết vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ ở trên , ta đi sâu xem xét cách hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ được phản ánh như thế nào ? . KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU ,CÔNG CỤ DỤNG CỤ Việc hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán khá phức tạp ở công ty , hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị , số lượng và chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách . CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp , kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ phải được thực hiện theo từng kho , từng loại , nhóm , thứ vật liệu , công cụ dụng cụ và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ . Các chứng từ kế toán về vật liệu , công cụ dụng cụ bao gồm : - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 -VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - BH ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 - BH ) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT ) , Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT ) , phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT ) ... và các chứng từ khác phụ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp . SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ - Sổ theo dõi luân chuyển - Sổ số dư CÁC PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ . Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán , cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo ba phương pháp sau : a - Phương pháp thẻ song song *Nội dung của phương pháp này là : _ Ở kho : Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ và thủ kho cũng được ghi chép trên hệ thống thẻ kho do kế toán lập như sau : + Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu , công cụ dụng cụ , thủ kho kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ thực hiện các nghiệp vụ nhập , hoặc xuất vật liệu , công cụ dụng cụ . + Cuối ngày phân loại các chứng từ nhập, xuất kho theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ , để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ( mỗi thứ vật liệu , công cụ dụng cụ được mở một tờ thẻ kho ) , sau đó tính ra số tồn kho cuối ngày trên từng thẻ kho . - Ở phòng kế toán : Kế toán mở bộ thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ ( tương tự thẻ kho ) nhưng được theo dõi cả chỉ tiêu về mặt số lượng và giá trị . Hoặc kế toán mở sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lư ợng và giá trị cho từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ . Cụ thể là : Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng thứ vật liệu công cụ dụng cụ . Cuối tháng kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ phải tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo từng nhóm , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ , các bảng kê tổng hợp này được sử dụng để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng có thể đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho ( ghi theo số lượng ) vơí thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ . Về nguyên tắc các số liệu trên phải bằng nhau . *Ưu điểm của phương pháp này là việc hạch toán đơn giản , dễ kiểm tra dễ đối chiếu đến từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ . *Nhược điểm : Hạch toán giữa kế toán và thủ kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , việc kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . *Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ , chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ ít . b - Phương pháp đối chiếu luân chuyển *Nội dung của phương pháp này như sau + ở kho : Thủ kho sử dụng bộ thẻ kho do kế toán lập và bàn giao để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng . ( cụ thể tương tự như phương phạp trên ) + Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm để hạch toán tổng hợp tình hình vật liệu ,công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo tổng số nhập , tổng số xuất trong tháng và tồn cuối tháng cho tứng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu về số lượng và giá trị . Định kỳ khi nhận các chứng từ nhập ,xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán phân loại các chứng từ , kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ sau đó lập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ đồng thời theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị . Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất đã được lập theo định kỳ để tổng hợp lại tổng số nhập , tổng số xuất của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị rồi ghi vào sổ theo dõi luân chuyển . Đồng thời cuối tháng kế toán tính được số tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. _ Ưu nhược điểm của phương pháp này là : + Ưu điểm : Giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp trên + Nhược điểm : Kế toán vẫn hạch toán trùng lặp , chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra , đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra của kế toán _ Phương pháp này vận dụng với các doanh nghiệp không có điều kiện bố trí kế toán chi tiết vật liêụ , công cụ dụng cụ riêng , và khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không lớn . c - Phương pháp sổ số dư Nội dung của phương pháp này là : - Ở kho : Thủ tục thực hiện tương tự như như phương phạp thẻ song song . Cuối tháng căn cứ vào khối lượng tồn kho vật liệu , công cụ dụng cụ trên từng thẻ kho , thủ kho ghi vào cột số lượng trong sổ số dư cho từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . - Ở phòng kế toán : Kế toán được sử dụng sổ số dư để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng . Cụ thể là : + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho bàn giao , tiến hành kiểm tra hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chúng từ sau đó nhập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo chỉ tiêu giá hạch toán . Sử dụng các bảng kê nhập , bảng kê xuất đã được lập theo định kỳ để lập bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất , theo từng nhóm hàng , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị . Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho bàn giao , căn cứ vào số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ mà thủ kho đã ghi và giá hạch toán đơn vị để tính được giá hạch toán của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho ghi vào cột giá trị trong sổ số dư. Cuối tháng đối chiếu số liệu chỉ tiêu giá trị ( giá hạch toán ) trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn . Về nguyên tắc giá trị tồn kho của từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ trong hai sổ này phải bằng nhau . *Ưu nhược điểm của phương pháp này : + Ưu điểm : Phương pháp này hạch toán giảm bớt được khối lượng ghi chép của sổ kế toán , quá trình hạch toán được dàn trải trong tháng và sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ hàng ngày . + Nhược điểm : Do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị , nên muốn biết tình hình cụ thể của 1 thứ vật liệu , công cụ dụng cụ nào đó thì không thể xem trên sổ kế toán được . Khi đối chiếu số liệu nếu có chênh lệch thì việc kiểm tra , phát hiện sai sót rất khó khăn, tốn nhiều thời gian . *Phương pháp này vận dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ nhiều , tình hình biến động xuất, nhập thường xuyên , doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu , công cụ dụng cụ với hệ thống giá hạch toán đến từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . Cán bộ kế toán và thủ kho đòi hỏi phải có trình độ cao , có tinh thần trách nhiệm . HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ : Để hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ ta sử dụng một trong hai phương pháp sau : HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên , liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu , công cụ dụng cụ thành phẩm hàng hoá ... trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho . Như vậy việc xác định vật liệu , công cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp váo các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp , phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ tài khoản và sổ kế toán . Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại kinh doanh các loại mặt hàng có giá trị lớn . - TÀI KHOẢN SỬ DỤNG Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu là TK 151, 152 ,153,331 ngoài ra còn sử dụng các tài khoản còn liên quan khác như TK 111, 112 , 141, 341 ... TK 152 , 153 : Dùng để phản ánh tình hình hiện có và biến động theo giá thực tế của nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Đối với doanh nghiệp kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 , 153 phản ánh thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho và xuất kho cũng như tình hình tăng , giảm vật liệu , công cụ dụng cụ trong kỳ . Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp mà TK 152 , 153 được tổ chức thành các tài khoản cấp hai cho phù hợp . _ TK 331 “ Phải trả người bán” : Tài khoản này để theo dõi phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán , người nhận thầu về các khoản vật tư , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết . TK331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể : từng người bán người nhận thầu . _ TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật tư , hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán ( thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ) nhưng chưa về nhập kho cuối tháng , đồng thời tài khoản này còn được theo dõi thực tế của hàng đi đường về nhập kho trong tháng TRÌNH TỰ KẾ TOÁN : Trong doanh nghiệp , có nhiều trường hợp làm cho vật liệu , công cụ dụng cụ tăng hoặc giảm . Để kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên ta thể hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên TK152 , 153 TK151 SD ĐK : XXX TK621 (1) (9) TK111,112,141,311,331 TK627,641,642,241 (2) (10) TK333 TK 142(1421) (3) (11a) (11b) TK411 TK632(157) (4) (12) TK154 TK154 (5a) (5b) TK128,222 TK128,222 (6a) (6b) TK338(3381) TK138(1381) (7a) (7b) TK421 TK412 (8a) (8b) SDCK : XXX Chú thích: Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ đang đi đường kỳ trước . Nhập kho do mua ngoài ghi . Nợ TK 152, 153 : Vật liệu , CCDC: giá hoá đơn + chi phí vận chuyển ( nếu có ) Có TK 111, 112, 141: Trả ngay bằng tiền mặt , tiền gửi , tạm ứng Có TK 311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 331 : Chưa trả người bán Thuế nhập khẩu vật liệu , CCDC phải nộp Nhận vốn góp liên doanh ( vốn cổ phần , cấp phát ...) Nhập xuất vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến 5a : Nhập vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 5b : Xuất vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 6a : Nhập kho do nhận lại vốn góp liên doanh : _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 12 _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 222 6b : Xuất kho mang đi góp vốn liên doanh _ Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 128 Có TK 152,153 _ Nếu góp vốn liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 222 Có TK 152, 153 (7a,7b ) : Phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê vật liệu , công cụ dụng cụ 7a: Nếu phát hiện thừa ghi : Nợ TK 152, 153 Có TK 338 ( 3381) 7b : Nếu phát hiện thiếu : Xác định được bồi thường ghi Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 , 153 ( 8a , 8b ) : Đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho : 8a : Chênh lệch tăng 8b : Chênh lệch giảm Xuất kho vật liệu , công cụ dụng trực tiếp cho sản xuất , chế tạo sản phẩm . 10 - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ cho : -Sản xuất chung ghi : Nợ TK 627 -Bán hàng Nợ TK 641 -Quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 -Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 241 Có TK 152 , 153 11a - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần 11b - Phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ để bán 1.3.2 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU , CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ: Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho . Việc xác định giá trị hàng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ mua ( nhập ) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính , chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng ( hoặc xuất bán ) cho từng đối tượng , các nhu cầu khác nhau sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp ... hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết rõ được số mất mát , hư hỏng , tham ô ( nếu có ). Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ , chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh có giá trị thấp , mặt hàng nhiều . 1.3.2.1- TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG Kế toán sử dụng TK 151 , 152 , 153 , 331 , 611. + Các TK 151, 152 , 153 , 331 Nội dung được giới thiệu ở phần 1.3.1 Đối với các phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 151, 152 , 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên . Nghĩa là đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152,153,151 không thể dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ mà hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ , cuối kỳ vào tài khoản 611 “ mua hàng” + TK 611 “ Mua hàng” : TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 : không có số dư và mở thành 2 Tk cấp 2 6111 : Mua nguyên vật liệu 6112 : Mua hàng hoá Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như : Phương pháp kê khai thường xuyên . TRÌNH TỰ KẾ TOÁN Đế kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thực hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611(6111) TK151,152,153 TK151,152,153 ( 1 ) ( 8 ) TK 111,112 TK 331,111,112,138 ( 2a ) ( 7 ) ( 3a ) TK 331,311,341,141 TK621 (2b ) (10a ) TK333 (3b ) TK632 TK411 ( 10b ) ( 4 ) TK138,111,334 TK631 ( 5 ) ( 9 ) TH412 TK412 ( 6a ) ( 6b ) Chú thích : 1 - Kết chuyển số dư đầu tháng của các tài khoản hàng tồn kho 2a - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt , tiền gửi Ngân hàng . 2b - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho Ghi : Nợ TK 611 : Giá hoá đơn Có TK 331 : Chi trả tiền người bán Có TK311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 141 : Mua bằng tiền tạm ứng Có TK 341 : Thanh toán bằng tiền vay dài hạn . 3a - Chi phí thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ đã trả hoặc phải trả . Nợ TK 611 Có TK 111, 112 : Đã trả bằng tiền mặt , tiền gửi Có TK 331 : Phải trả người bán ... 3b - Thuế nhập khẩu vật liệu , công cụ dụng cụ phải nộp 4 - Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ do nhận vốn góp liên doanh , nhận vốn cổ phần ,nhận vốn cấp phát , nhận quà biếu tặng . 5 - Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ do tự sản xuất 6a , 6b - Đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho 6a - Chênh lệch tăng 6b - Chênh lệch giảm 7 - Các khoản chiết khấu mua hàng , giảm giá hàng hoá được hưởng , hàng hoá trả lại cho người bán . 8 - Phản ánh số dư cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho 9 - Nếu xác định được giá trị thực tế của vât liệu , công cụ dụng cụ bị mất , thiếu : -Xác định bồi thường : Ghi nợ TK 138 -Bồi thường nộp ngay bằng tiền mặt : Ghi nợ TK 111 -Xác định bồi thường : Ghi nợ TK 138 -Bồi thường nộp ngay bằng tiền mặt : Ghi nợ TK 111 -Bồi thường trừ vào lương : Ghi nợ TK 334 10a - Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được xuất dùng cho sản xuất kinh doanh 10b - Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được xuất bán * Xác định giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng ( hoặc bán ) bằng công thức sau : Giá thực Giá thực Giá Giá thực Giá thực tế tế của vật tế vật thực tế tế VL vật liệu liệu liệu vật liệu công cụ công cụ CCDC = công cụ + công cụ - dụng cụ - dụng cụ xuất kho dụng cụ dụng cụ tồn cuối thiếu , mất SXKD tồn đầu nhập kỳ do ( Nếu xác ( bán) kỳ trong kỳ kiểm kê định được) CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ HÀ NỘI Công ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội tiền thân là một trung tâm quảng cáo được thành lập theo thông tư số VHTT- TT ngày 01 tháng 07 năm 1995 của bộ văn hoá thông tin hướng dẫn thi hành nghị định 194/CP. Buổi ban đầu thành lập Công Ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội gặp rất nhiều khó khăn .Công ty ban đầu chỉ là một trung tâm quảng cáo không có tư cách pháp nhân , con dấu và tài khoản riêng . Thiết bị nhà xưởng cũ nát , hầu như không có gì . Trước những những khó khăn trên Công ty đã được sự ủng hộ của các cấp đã từng bước khắc phục khó khăn , xây dựng được cơ sở vật chất , đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề , dần dần khẳng định được sự tồn tại của mình .Ngày 21 tháng 5 năm 1997 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép số 3074 GP/TLDN thành lập Công ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội ( tên giao dịch quốc tế là : Hanoi Youth Advertisement Co .,Ltd ) hoạt động hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân , có tài khoản và con dấu riêng . Công ty có trụ sở đặt tại : Số nhà 59 -61 Nguyễn Thái Học - phường Điện Biên - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội . Điện thoại : 8434753 - Fax 8433057 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY : CHỨC NĂNG Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội được phép kinh doanh trên lĩnh vực quảng cáo thương mại về kinh tế , hội trợ triển lãm thương mại , lắp dựng biển quảng cáo, in ấn . Các hoạt động chính của Công Ty : -Thiết kế và thi công các loại biển quảng cáo , biển hiệu bằng mọi chất liệu -Hoạch định chiến lược quảng cáo và tiếp thị . -Sản xuất phim quảng cáo. -Dàn dựng triển lãm và các cuộc mít tinh , lễ hội . -In trên vải Hiflex với mọi kích thước phù hợp với biển quảng cáo tấm lớn và biển hiệu quảng cáo . 2.1.2.2 NHIỆM VỤ Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh .Tạo tích luỹ ban đầu , quan trọng làm tăng cường lực lượng sản xuất . Giải quyết đầy đủ công ăn việc làm , cải thiện đời sống cho người lao động , đóng góp một phần ngân sách cho nhà nước . Với tính chất kinh doanh của Công ty vừa phân tán vừa tập trung , vừa ổn định là công việc có thường xuyên . TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ HÀ NỘI Đến nay Công ty gồm có các bộ phận sau : _ Bộ phận giám đốc : Chịu trách nhiệm trong việc bổ nhiệm các vị trí trong Công ty và chịu mọi trách nhiệm hoạt động của Công ty . Bộ phận này bao gồm giám đốc và phó giám đốc . _ Bộ phận tài chính kế toán : Chịu trách nhiệm đảm nhận tài chính của Công ty . _ Bộ phận kế hoạch kinh doanh : Chịu trách nhiệm về tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước , liên hệ với khách hàng có sản phẩm cần quảng cáo , liên hệ với các nơi thuê địa điểm để làm quảng cáo . Đây là một bộ phận rất quan trọng của Công ty quảng cáo vì bộ phận này có nhiệm vụ thu hút được khách hàng làm biển quảng cáo , in ấn và lắp dựng biển qua Công ty mình . _ Bộ phận hành chính : Chịu trách nhiệm đối với công việc hành chínhvăn phòng và soạn thảo công văn , hợp đồng, tài liệu văn bản cũng như các chương trình cần thiết . _ Phòng thiết kế : Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về thiết kế Maket , Pano biển quảng cáo . _ Công ty gồm có hai xí nghiệp : + Xí nghiệp sản xuất biển điện tử + Xí nghiệp sản xuất thiết kế và lắp dựng biển quảng cáo . _ Công ty gồm có một kho hàng : Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chịu trách nhiệm về xuất nhập và bảo quản nguyên vật liệu . *Sơ đồ tổ chức Công ty : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG THIẾT KẾ PHÒNG KINH DOANH KHO XÍ NGHIỆP SẢN XUẤT BIỂN ĐIỆN TỬ XÍ NGHIỆP LẮP DỰNG BIỂN QUẢNG CÁO 2.1.4 CÔNG TÁC KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP Hàng năm vào kỳ tổng quyết toán doanh nghiệp tập hợp các hợp đồng đã ký thông báo kế hoạch vốn của cơ quan nghiệp vụ , khả năng marrketing của từng xí nghiệp để xây dựng một bản tổng hợp kế hoạch sản xuất năm . Bản kế hoạch này được thông qua ban lãnh đạo của Công ty lấy làm mục tiêu phấn đấu và đến tháng 4 hàng năm căn cứ vào tình hình cụ thể giám đốc có thể điều chỉnh kế hoạch chính xác và lấy đó làm chỉ tiêu kế hoạch mà các đơn vị thực hiện trong năm . Sau khi có bản tổng hợp kế hoạch sản xuất năm thì Công ty xây dựng một bản kế hoạch kèm theo như : “ Kế hoạch chi phí sản xuất theo yếu tố” “ Kế hoạch trích lập các quỹ” “ Kế hoạch nộp ngân sách” “ Kế hoạch quỹ lương- thu nhập và kế hoạch đầu tư” . Đây là các bản kế hoạch được xây dựng trong một năm . Hàng quý căn cứ vào tình hình thực tế quý trước thì doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch cho quý tiếp theo . Niên độ tài chính của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm và doanh nghiệp tổng quyết toán với cơ quan chủ quản cấp trên vào tháng 2 năm sau và thông qua kết quả năm tới . Mô hình tổ chức hạch toán kế toán Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội Hoạt động kinh doanh của các Công ty trong lĩnh vực nào cũng phải gắn liền với hoạt động kế toán tài chính . Hạch toán kế toán là công cụ để quản lý tài chính công ty , nó có vai trò tích cực và quan trọng trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty . Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ , song đã sớm hoà nhập và khẳng định được vị trí của mình trên thương trường . Cũng với đà đi trên đó , bộ máy kế toán của Công ty cũng dần dần được hoàn thiện và làm một việc cách có hiệu quả phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty . Trình độ kế toán tương đối đều . Với quy mô sản xuất tương đối lớn nên tổ chức sổ kế toán của Công ty theo hình thức “ Nhật ký chứng từ”, do đó các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi và phản ánh vào các nhật ký chứng từ số 1 , nhật ký chứng từ số 6 . Công ty mua nguyên liệu , vật liệu ,công cụ dụng cụ bằng tiền mặt và tiền tạm ứng , không phải theo dõi chi tiết thanh toán với người bán ( Sổ chi tiết TK 331 ) . Công ty không có trường hợp hàng đang đi đường ( không sử dụng TK 151) , mà nhật ký chứng từ số 6 ( ghi có TK 151 ) thì Công ty dùng để ghi có TK 141 ( nguyên liệu , vật liệu , mua bằng tiền tạm ứng ) . Các nghiệp vụ xuất vật liệu , bảng tính giá thành thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được sử dụng là bảng kê 3 , công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế , không có giá hạch toán , giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 ( bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ ). Cứ mỗi năm các xí nghiệp trực tiếp tiến hành thi công , lắp dựng các công trình . Toàn bộ số tiền thu được từ các hoạt động của xí nghiệp nộp về PTC của công ty đểt hạch toán chung . Mặt khác cuối năm Công ty phải báo cáo quyết toán lên cơ quan chủ quản cấp trên phê duyệt ( Cục thuế Hà Nội ). TSCĐ được quản lý chung về mặt giá trị trên phòng thị chính Công ty , các xí nghiệp chỉ có quyền sử dụng và bảo quản số TSCĐ mình hiện có . Công ty rất lớn và phân tán trên các công trình khác nhau , điều này làm cho công tác quản lý theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định trở nên khó khăn và việc theo dõi tài sản cố định tại phòng kế toán cũng phức tạp , khó theo sát thực tế . Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty rất đồng bộ , phân công phù hợp với trình độ năng lực của cán bộ kế toán . Kế toán trưởng điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán trong Công ty kết hợp với việc sử dụng thêm các trợ lý giúp việc cho kế toán trưởng ở một số nội dung tổng hợp như : lớp báo cáo quyết toán , phân tích hoạt động kinh tế kiểm tra nội bộ ..v..v... được thể hiện qua sơ đồ sau : KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP BIỂN ĐIỆN TỬ KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP LẮP DỰNG BIỂN QUẢNG CÁO 2.2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ HÀ NỘI : 2.2.1 TÌNH HÌNH CHUNG VỀ VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội là một Công ty chuyên thiết kế , lắp đặt các loại biển quảng cáo , sản xuất phim quảng cáo , dàn dựng triển lãm và các cuộc mít tinh lễ hội ... do đó vật liệu công cụ dụng cụ rất đa dạng và phong phú như : sắt , thép , tôn , mực , xăng , sơn , đinh , và các loại vật liệu phụ khác ..., mỗi loại vật liệu có đặc điểm riêng , nhưng nói chung , vật liệu của Công ty có khả năng để được trong một thời gian và ít hao hụt do ảnh hưởng của thời tiết . Tuy vậy mỗi loại vật liệu của Công ty cũng có đặc điểm nội dung kinh tế và tính chất lý hoá khác nhau , do đó Công ty phải có phương hướng quản lý và bảo quản hợp lý như : Sắt đinh có thể để trong kho một thời gian theo quy định , nhưng không thể để quá lâu , sắt và đinh có thế bị gỉ ảnh hưởng đên chất lượng sản phẩm , hoặc là xăng dầu đều là chất dễ cháy không nên để dự trữ nhiều , bảo đảm an toàn cho Công ty ... Tóm lại : phải dựa vào đặc điểm của từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ mà Công ty có kế hoạch mua dự trữ cho phù hợp , bảo đảm quá trình xuất được liên tục , không bị gián đoạn và bảo đảm cho sản phẩm làm ra chất lượng cao . Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ gồm giá hoá đơn cộng với các chi phí mua thực tế . _ Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ , giá thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển ( nếu có ) : Nghĩa là khi vật liệu , công cụ dụng cụ được mua về căn cứ vào giá mua ghi trên hoá đơn vào phiếu nhập , nếu có chi phí vận chuyển thì cộng thêm khoản chi phí đó . _ Khi dùng vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty cũng sử dụng giá thực tế bình quân theo công thức sau : Giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ xuất tr.kỳ 2.2.2 HẠCH TOÁN BAN ĐẦU Khi vật liệu ,công cụ dụng cụ về đến kho của Công ty , trình tự kế toán được tiến hành như sau : 2.2.2.1 THỦ TỤC NHẬP KHO Theo chế độ kế toán quy định , tất cả các loại vật liệu , công cụ dụng cụ về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho . Căn cứ vào kế hoạch sản xuất , phòng vật tư chịu trách nhiệm cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật liệu , công cụ dụng cụ . Sau đó cán bộ tiếp liệu mang hoá đơn và hàng về kho , tại kho thủ kho kiểm tra số lượng mua về cẩn thận , nếu đủ thì cán bộ tiếp liệu và thủ kho làm thủ tục nhập kho , phiều nhập kho được chia thành 3 liên . _ 1 liên lưu tại phòng vật tư _ 1 liên lưu tại kho _ 1 liên và hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán . Ở phòng kế toán : Hoá đơn mua vật liệu công cụ dụng cụ được chuyển cho kế toán thanh toán lưu giữ , còn phiếu nhập được chuyển cho kế toán vật tư lưu giữ . Khi nhận được phiếu nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ ( sổ nhập này ở Công ty gọi là trung gian ) theo thứ tự của số phiếu từng mặt hàng một , cuối tháng và cuối kỳ báo cáo , kế toán vật liệu ,công cụ dụng cụ tổng hợp số tiền mua vật liệu , công cụ dụng cụ theo từng tiểu khoản , đồng thời đối chiếu với bên tiền mặt tiền Séc và tạm ứng để xem trong tổng số tiền của từng loại mua về đó có trùng với số tiền được ghi trên các hoá đơn không . Nếu khớp với số tiền thì là vào đúng sổ , nếukhông khớp thì phải kiểm tra , xem lại từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ đã nhập đúng chưa.Trong quý I/2002. Công ty nhập nhiều lần vật liệu , công cụ dụng cụ , ta chỉ lấy 1 phiếu làm ví dụ điển hình . Cụ thể ( xem biểu số 1a ). Biểu số 1a Phiếu nhập kho : vật liệu chính : Số 27 Ngày 10/01/2002 Tên người nhập : Vũ Thành Đức Đơn vị : La Thành Nhập vào kho : Vật liệu chính Ghi có TK : Tiền mặt SỐ THỨ TỰ TÊN HÀNG ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG GIÁ ĐƠN VỊ TT GHI CHÚ Xin nhập Thực nhập 1 2 3 4 Sắt Tôn 3 ly Sơn Vatex Thép U dập kg m2 kg kg 58,7 40 50 35 6.500 5.500 10.000 16.000 381.550 220.000 500.000 560.000 CỘNG 1.661.550 Cộng thành tiền ( viết thành chữ ):Một triệu sáu trăm sáu mươi mốt nghìn năm trăm năm mươi đồng. Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.2.2 THỦ TỤC XUẤT KHO ở Công ty vật liệu , công cụ dụng cụ trong kho chủ yếu để xuất cho các hợp đồng của từng loại , ngoài ra còn xuất theo nhu cầu của từng phân xưởng . Khi có nhu cầu sản xuất , từng phân xưởng có giấy đề nghị lĩnh vật tư hoặc mang sổ xin lĩnh vật tư lên phòng vật tư xin lĩnh vật tư . Tại đây kế toán vật tư dựa theo yêu cầu của phân xưởng viết phiếu xuất mỗi phiếu xuất có thể ghi xuất nhiều vật tư . Phiếu xuất được lập thành 3 bản : _ 1 liên lưu phòng vật tư _ 1 liên lưu lại kho _ 1 liên chuyển lên phòng kế toán ở kho : Thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của phiếu xuất kho , sau đó xuất vật liệu , công cụ cho đơn vị đó , căn cứa vào chứng từ để ghi số lượng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất thực tế vào phiếu xuất : Mẫu phiếu xuất vật liệu ,công cụ dụng cụ như sau ( xem biểu số 1b ) Biểu Số 1b Phiếu xuất kho Số 185 Ngày 15/01/2002 Nợ ............ Có.............. Họ tên người nhận : Anh Hoàng Địa chỉ : HN Lý do xuất: Lắp đặt biển Xuất tại kho : Vật liệu chính . STT Tên nhãn hiệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 Tôn 3 ly Thép U dập Thép I 150 Sơn Matex m2 kg kg kg 5,3 2,4 1,4 5 30.82 18 10 20 5500 7800 7000 12000 169.500 140.400 70.000 240.000 Cộng 619.900 Xuất ngày 15 tháng 01 năm 2002 Phụ trách Phụ trách Kế toán Người nhận Thủ kho Đơn vị cung liêu trưởng 2.2.3 HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ Dựa vào kế hoạch sản xuất , hợp đồng thiết kế và lắp đặt biển quảng cáo, cán bộ tiếp liệu đi mua vật liệu , công cụ dụng cụ rồi đem về nhập . Tại kho thủ kho kiểm tra số liệu , công cụ dụng cụ mua về cả chất lượng và số lượng , chủng loại rồi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ . Khi có nhu cầu sản xuất , các phân xưởng lĩnh vật liệu , công cụ dụng cụ , căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính hợp lệ , hợp lý của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất thực phiếu và phát vật liệu , công cụ dụng cụ theo đúng số lượng đó . Kế hoạch chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty được tính theo phương pháp sổ số dư : + Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép , phản ánh tình hình nhập xuất – tồn vật liệu , công cụ dụng cụ về mặt số lượng , mỗi thứ vật liệu , công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho , thẻ kho được thủ kho xếp theo loại , thứ , nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ tiện cho việc sản xuất , thẻ kho trong ghi chép , kiểm tra , đối chiếu và quản lý . Khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ , thủ kho tiến hành việc nhập , xuất của mình và ghi số lượng thực nhập , thực xuất trên phiếu nhập , xuất đó thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho theo thứ tự số lượng , thủ kho phân loại theo phiếu nhập để riêng và phiếu xuất để riêng . Cuối cùng thủ kho ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho về mặt số lượng theo công thức sau : Số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối tháng Số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng Số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho trong tháng Số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng = + - + Ở phòng kế toán : Định kỳ nửa tháng một , khi nhận được nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ , kiểm tra tính đứng đắn của việc phân loại chứng từ và ghi chép trên thẻ kho của thủ kho , sau khi kiểm tra đối chiếu số kiệu trên chứng từ và trên thẻ kho nếu thấy đúng thì kế toán nhận vào phiếu giao nhận chứng từ . Sau khi nhận chứng từ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ ở kho , kế toán phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu , sau đó kế toán vào sổ nhập , xuất vật liệu , công cụ dụng cụ . + Sổ nhập vật liệu , công cụ dụng cụ : Căn cứ vào số phiếu nhập vật liệu , công cụ dụng cụ , phiếu nhập loại nào thì vào sổ loại đó ( Sổ nhập vật liệu chính , vật liệu phụ , công cụ dụng cụ ...), và theo thứ tự thời gian và số nhập theo từng cột tương ứng , có bao nhiêu loại vật liệu ,công cụ dụng cụ thì có bấy nhiêu sổ theo dõi , chúng ta lấy mẫu sổ nhập vật liệu chính từ bảng báo cáo tài chính quý I năm 2002 làm ví dụ như sau : ( xem biểu số 2) ở Công ty mở sổ nhập vật liệu , công cụ dụng cụ theo dõi luôn cả số tiền mua vật liệu , công cụ dụng cụ bằng loại tiền gì ( tiền mặt , tiền sec , hoặc tiền tạm ứng ) để cuối tháng đối chiếu với kế toán thanh toán . + Sổ xuất vật liệu , công cụ dụng cụ : Sổ theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ , cũng được mở theo từng loại công cụ dụng cụ . Căn cứ vào sổ theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ là giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất trong kỳ được tính trên thẻ kho . Ở phòng tài vụ , kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ căn cứ vào thẻ kho của thủ kho gưỉ lên , kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và phiếu nhập , xuất xem có đúng khớp không , nếu khớp đúng với phiếu nhập xuất thì kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho ngay trên thẻ kho theo phương pháp giá thực tế bình quân : = x + + Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng xuất bình quân Số lượng tồn Số lượng trong kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó từ thẻ kho và sổ xuất vật liệu , công cụ dụng cụ theo các dòng và cột tương ứng và theo dõi xuất vật liệu , công cụ dụng cụ cho các đối tượng sử dụng . (xem biểu số 3) 2.2.4 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU , CÔNG CỤ DỤNG CỤ Công ty thường nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài , trong đó người bán vật liệu , công cụ dụng cụ cho Công ty chính là người có quan hệ thanh toán với công ty . Từ khi cơ chế thị trường mở rộng và phát triển , vật liệu công cụ dụng cụ ngày càng nhiều , quan hệ thanh toán cũng được nhanh gọn hơn , ở Công ty áp dụng hình thức nhật kỳ chứng từ , để hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ , thường là sử dụng “ sổ chi tiết 331 – Phải trả cho người bán” và “ Nhật ký chứng từ số 5 – Ghi có TK 331”, nhưng riêng khoản mua vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty trả tiền ngay bằng tiền măt , tiền sec , hoặc tạm ứng tiền đi mua , không mua chịu do đó không phải theo dõi các khoản trả người bán nên không phát sinh “ Sổ chi tiêt TK 331 – Phải trả người bán” và “ Nhật ký chứng từ số 5 – Ghi có TK 331” “ Nhật ký chứng từ số 6 – Ghi có TK151” . Công ty cũng không sử dụng vì khi mua vật liệu , công cụ dụng cụ cán bộ tiếp liệu nhận hoá đơn và áp tải chuyển hàng đó về tận kho của Công ty , hoặc chỉ cần gọi điện là người bán mang hàng đến ngay vì cơ chế thị trường “ khách hàng là thượng đế” , do đó không có trường hợp hoá đơn về trước hoặc sau rồi hàng mới về . Vật liệu , công cụ dụng cụ khi tiếp liệu đi mua được vận chuyển về Công ty , cũng có khi cán bộ tiếp liệu phải thuê vận chuyển ngoài và cũng có khi người bán chở đến tận Công ty không mất tiền thuê vận chuyển , trường hợp nếu thuê vận chuyển thì cán bộ tiếp liệu sẽ lập chứng từ thanh toán và chuyển cho kế toán thanh toán . Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào chứng từ này để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 , nhật ký chứng từ số 10 cho phù hợp . Sau đó báo cho kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ biết được số tiền vận chuyển của từng chuyến hàng đó , số tiền này được cộng thêm vào giá hoá đơn để tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho Mẫu nhật ký chứng từ số 1 . Biểu số 4 Mẫu ký nhật ký chứng từ số 10 . Biểu số 5 Vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty chủ yếu là dụng cụ dùng để lắp dựng các loại biển quảng cáo vì vậy kế toán khâu này phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng theo giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, kế toán tổng hợp lập bảng kê số 3 và bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2) * Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ: Công ty chỉ sử dụng một loại giá (giá thực tế) không sử dụng giá hạch toán (xem biểu số 6) CHƯƠNG BA. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG Ở CÔNG TY QUẢNG CÁO TRẺ HÀ NỘI 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty quảng cáo trẻ Hà Nội. 3.1.1. Ưu điểm: Công ty quảng cáo trẻ Hà Nội áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đó là một hình thức kế toán phổ biến được áp dụng rộng rãi trong các doang nghiệp. Nói chung công tác kế toán ở Công ty đã vận dụng đúng chế độ kế toán của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu quản lý, phát huy được vai trò của kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý, phát huy được vai trò kế toán - công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cụ thể công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở Công ty có những ưu đIểm sau: - Đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác, phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty. Công ty đã bố trí một hệ thống kho hợp lý để bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ được tốt, tránh hư hỏng thất thoát, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và chất lượng của sản phẩm. - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ mở sổ sách theo dõi và quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đầy đủ, đúng với chế độ kế toán Nhà nước quy định. - Việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế (không sử dụng hạch toán), đIều này giúp cho việc tính giá thành của sản phẩm được chính xác hơn, phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay, giá cả vật liệu, công cụ dụng cụ biến động thường xuyên, không ổn định. Công ty sản xuất theo đơn hàng và theo hợp đồng vì vậy việc lập kế hoạch mua vật liệu, công cụ dụng cụ được chủ động, có kế hoạch và định mức quy định, do đó vật liệu công cụ dụng cụ chỉ dự trữ vừa phải, không tồn kho nhiều nhưng cũng không làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn, điều đó đã giúp cho Công ty bảo toàn được vốn, không bị ứ đọng vốn, đồng thời giúp cho kế toán không phải lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mặt khác công ty rất chú trọng đến khâu thu mua vật liệu công cụ dụng cụ khi vật liệu, công cụ dụng cụ được mua về, Công ty thanh toán ngay không mua chịu do đó vật liệu công cụ dụng cụ đã được cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất cũng như sửa chữa, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán thanh toán, không phải theo dõi các khoản phải trả người bán vật liệu công cụ dụng cụ. Công tác kế toán ở công ty đặc biệt là kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý kinh tế, giúp công ty đứng vững được trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mặc dù đã hết sức cố gắng hoàn t hành tốt nhiệm vụ nhưng vẫn còn một số nhược điểm nhất định ở một vài khâu sau: 3.1.2. Nhược điểm Khi mở sổ theo dõi chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ mới theo dõi đến từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, chưa theo dõi đến từng thứ, nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập, xuất, vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán phải lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Một số công cụ lao động nhỏ, có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, công ty chỉ thực hiện phân bổ một lần, điều này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. 3.2. Những ý kiến đề xuất nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quảng cáo trẻ Hà Nội. Qua một thời gian thực tập tại Công ty, tìm hiểu về công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tôi thấy kế toán vật liệu công cụ dụng cụ đã phát huy tốt vai trò của mình trong quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua, bảo quản đến khâu dự trữ, theo dõi, quản lý chặt chẽ cả trên sổ sách cũng như thực tế. Vì vậy tôI chỉ có một số kiến nghị nhỏ nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty. * Mở sổ theo dõi chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty rất nhiều loại, nhiều thứ, vì vậy khi mở sổ theo dõi chi tiết theo tôi không những mở chi tiết cho từng loại mà còn theo dõi đến từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. Do đặc đIểm của công ty là sản xuất và lắp dựng các loại biển quảng cáo do đó trong từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ lại có rất nhiều thứ kích cỡ khác nhau, theo tôi là nhóm từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm như nhóm thép các loại sơn các loại, mỗi loại vật liệu công cụ dụng cụ mở một quyển sô, mỗi nhóm vật liệu công cụ dụng cụ này mở một hay nhiều trang tuỳ theo nhu cầu sản xuất của công ty và cũng theo dõi chi tiết cho các đối tượng sử dụng. Có như vậy ta mới thấy ngay được trong 1 tháng hoặc 1 quý công tyđã sử dụng hết bao nhiêu thứ, mỗi thứ có số lượng và giá trị là bao nhiêu các đối tượng đã sử dụng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ là bao nhiêu đó mới gọi là theo dõi chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu sổ như sau) Xem biểu số (7,8) Các bảng tổng hợp nhập xuất các loại vật liệu công cụ dụng cụ, cứ để đối chiếu kiểm tra. Biểu số 9 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TOÀN CÔNG TY Tháng 1/2002 Loại vật liệu, CCDC Tổng số tiền TK 111 TK 112 TK 141 Vật liệu chính 62.500.000 55.000.000 7.500.000 Vật liệu phụ 5.500.000 3.000.000 2.500.000 Nhiên liệu 2.250.000 1.050.000 Công cụ dụng cụ 560.000 560.000 Cộng tháng 70251000 59610000 10000000 KẾT LUẬN Một lần nữa cần phải khẳng định kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty quảng cáo trẻ Hà Nội cho thấy công tác tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ đã giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, từ đó công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại công ty, em thấy răng công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nói riêng khá hoàn chỉnh, được thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu đIểm và cố gắng mà công ty đã đưa ra một số ý kiến trình hạch toán còn có những tồn tại nhất định mà em đã đưa ra một số ý kiến khắc phục tại chương ba. Tuy nhiên, thời gian thực tập và trình độ có hạn nên những vấn đề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, các cô chú, anh chị trong công ty quảng cáo trẻ Hà Nội cho bản báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2003 Sinh viên Phạm Kim Trang LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập hạn hẹp và trình độ hiểu biết hạn chế , để hoàn thành tốt Báo Cáo tốt nghiệp . Tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Cô giáo Đỗ Kiều Oanh , cảm ơn ban lãnh đạo công ty , cảm ơn các cô chú , anh chị trong phòng kế toán đã giúp Tôi hoàn thành tốt công việc của mình . Hà Nội ngày 14/06/2003 Sinh viên Phạm Kim Trang MỤC LỤC Lơi mở đầu 1 Chương 1: Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 3 1.1. Những vấn đề chung về kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ 3 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về vật liệu, công cụ dụng cụ 3 1.1.2. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ 4 1.1.3. Tính giá vật liệu 5 1.1.4. Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ 9 1.2. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 10 1.2.1. Chứng từ sử dụng 10 1.2.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 11 1.2.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 11 1.3. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 15 1.3.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 15 1.3.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ 19 Chương 2. Thực trạng công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Quảng cáo trẻ 24 2.1. Vài nét khái quát về công ty 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 24 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 24 2.1.3. Tổ chức quản lý công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 25 2.1.4. Công tác kế hoạch tài chính của doanh nghiệp 27 2.1.5. Mô hình tổ chức hạch toán kế toán công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 28 2.2. Thực tế công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 30 2.2.1. Tình hình chung về vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty quảng cáo trẻ 30 2.2.2. Hạch toán ban đầu 31 2.2.3. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 35 2.2.4. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 40 Chương 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty Quảng cáo trẻ Hà Nội 45 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 45 3.1.1. Ưu điểm 45 3.1.2. Nhược điểm 46 3.2. Những ý kiến đề xuất nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quảng cáo trẻ Hà Nội 46 Kết luận 51