Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai

trình sản xuất công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, công dụng kinh tế đặc điểm riêng, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hạch toán chính xác thì cần phân loại chúng một cách khoa học. - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại khác nhau: thép thân lõi khoá, nhôm đồng... Trong mỗi loại lại gồm rất nhiều thứ như trong thép có ống, thép CT3, thép góp, thép inox. - Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó làm cho sản phẩm bền đẹp hơn phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật như: dầu AC 10, dầu pha sơn, dầu may so. - Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng A83, dầu ma dút, củi đốt... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa cac thiết bị, dây cuaroa 13 x 1800 đá cắt thép, vòng bi... - Bao bì: bao gồm các loại hòm gỗ MK10, Mk14ET, hộp giấy crêmon, hộp carton... Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty là phù hợp với đặc điểm vai trò, tác dụng của mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. 4. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra còn một số vật tư tự gia công, chế biến. Để đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. * Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho của công ty tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập, vật liệu, công cụ dụng cụ đó được đánh giá theo giá thực tế theo các cách khác nhau. - Mua ngoài: + Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ được cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... (nếu có). + Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài không theo hợp đồng thì Giá mua thực tế = giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển (nếu có) Trường hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển đã được tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó giá mua thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT. Nếu mua ở nguồn nhập ổn định thì giá ít biến động, còn nếu mua ở trên thị trường tự do thì giá có thể biến động nhiều nên công ty đã quy định khi mua trên thị trường tự do giá mua phải thấp hơn hoặc bằng giá vẫn mua loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó ở các nguồn nhập ổn định. - Vật liệu, công cụ dụng cụ tự gia công, tự chế biến kế toán định giá như sau: Giá thực tế VL, CCDC tự gia công nhập kho = Giá thực tế VL, CCDC xuất gia công + Các chi phí gia công Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp việc nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi theo giá thực tế, còn vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được theo dõi thường xuyên theo giá hạch toán, Giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ là giá được phòng kế hoạch cung tiêu xây dựng và có xét duyệt của giám đốc, cơ sở xây dựng do từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ là dựa vào giá thực tế bình quân của thứ vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong năm hoặc hạch toán trước đó. Nhưng thực tế ở công ty hệ thống giá hạch toán của từng thứ, loại vật liệu công cụ dụng cụ năm nay do kế toán vật tư xây dựng trên cơ sở giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cuối năm trước. Hệ thống giá hạch toán này của công ty được sử dụng một cách ổn định, song hệ thống giá hạch toán này xây dựng cho từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ vẫn lấy một giá bằng nhau. Điều này không sát với thực tế vì mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá thực tế mua vào khác nhau. * Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho hàng ngày cũng được hạch toán chi tiết theo giá hạch toán. Đến cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ (cả theo giá hạch toán và giá thực tế) kế toán tổng hợp giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo 2 giá giá hạch toán và giá thực tế, rồi xây dựng hế số giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo công thức: Hệ số giá vật liệu, CCDC = Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của VL, CCDC nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của VL-CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán của VL-CCDC nhập trong kỳ Sau đó xây dựng trị giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Trị giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho = Hệ số giá vật liệu CCDC + Giá hạch toán vật liệu- CCDC xuất kho Ví dụ: Trên bảng kê số 3 tháng 1/ 2001 Số dư đầu kỳ của VLC là: 1.408.778.359 (giá hạch toán) 1.356.175.702 (giá thực tế) Số nhập kho trong tháng của VLC là: 526.955.960 (giá hạch toán) 537.675.392 (giá thực tế) Hệ số giá VL, CCDC = 1.356.175.702 + 537.675.392 = 0,97 1.408.778.359 + 526.955.960 Lượng xuất dùng trong tháng theo giá hạch toán là: 629.404.949 Vâuk trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ: 629.404.949 x 0,97 = 610.522.800 Như vậy trong công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai, vật liệu, công cụ dụng cụ được đánh giá theo giá hạch toán và giá thực tế. Trong đó giá hạch toán được sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ còn giá trị thực tế được sử dụng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế, công ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ một cách thường xuyên, kịp thời, đảm bảo giảm bớt khối lượng tính toán khi xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. II. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai 1. Thủ tục nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ khi về đến công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Thực tế ở công ty khoá Minh Khai, khi vật liệu, công cụ dụng cụ được giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật tư và viết phiếu kiểm tra KCS. Trường hợp giá trị vật liệu lớn hơn 5.000.000 (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư đưa cho cán bộ cung tiêu. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập (trên phiếu KCS). Phiếu nhập vật tư có chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng. Biểu số 1 Đơn vị: công ty khoá Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai Mẫu số 1/VT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 11 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Ngày tháng 1 năm 2001 Số: 5 Nợ: 1521 Có: 331 TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập Thép CT3 tròn 1 F 4 kg 22,5 22,5 4.300 109.650 2 F 8 - 60 60 4.300 258.000 3 F 10 - 125 125 4.300 537.500 4 F 12 - 115 115 4.300 494.500 Cộng 1.399.650 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu ba trăm chín chín ngàn sáu trăm năm mươi đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Phiếu nhập vật tư được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký tên. Trong đó Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch- cung tiêu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư. Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trường hợp mua vật tư thanh toán ngay. Trường hợp vật tư nhập kho nhưng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này. Hoá đơn GTGT được bên bán viết theo số thực nhập (nếu bên bán đã viết trước hoá đơn GTGT thì công ty sẽ trả lại hoá đơn GTGT đó, bên bán viết lại hoá đơn đó theo số thực nhập). Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của người mua hàng (cán bộ cung tiêu), kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị bán hàng. Biểu số 2: hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 3 tháng 1 năm 2001 Mẫu số: 01-GTGT No: 000034 Đơn vị bán hàng: Công ty ống thép Đài Nam Địa chỉ: 56 Nguyễn Văn Cừ Họ tên người mua hàng: Lê Văn Minh Địa chỉ: 125D Minh Khai- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm TT Tên hàng hoá dịch vụ Đ. vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thép CT3 tròn 1 F 4 kg 25,5 4.000 102.000 2 F 8 kg 60 4.015 240.900 3 F 10 kg 125 4.203 325.375 4 F 12 kg 115 4.370 502.550 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: 1.170.825 Tiền thuế GTGT: 117.082 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.287.907 Số tiền (bằng chữ): Một triệu hai trăm tám bảy nghìn chín trăm lẻ bảy đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết để dùng vào sản xuất rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng cung tiêu. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, cán bộ cung tiêu lập 3 liên, trong đó: Liên 1: Bộ phận vật tư giữ Liên 2: Thủ kho giữ để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Ví dụ: Biểu số 3 Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai Mẫu số 02/VT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 11 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2001 Số: 102 Nợ: 621 Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Anh Thắng- tổ kèn Lý do xuất kho: Sản xuất khoá Mk10, MK 105, MK 100 Xuất tại kho: Công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập Thép CT3 tròn 1 F 4 kg 42,7 42,7 4.300 183.610 2 F 8 - 139,5 139,5 4.300 599.880 3 F 10 - 40 40 4.300 602.000 Cộng 1.385.460 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu ba trăm tám lăm nghìn bốn trăm sáu mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuống cho thủ kho sau đó tổ trưởng hay công nhân của phân xưởng đó xuống kho nhận vật tư theo phiếu xuất. Như vậy, việc xuất vật tư theo yêu cầu của sản xuất mà không có định mức, đó là nguyên nhân gây lãng phí vật tư mà kế toán vật tư không kiểm soát được. 2. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Tại công ty hàng năm tiến hành kiểm kê định kỳ thường xuyên (mỗi quý 1 lần vào cuối quý) nhằm xác định số lượng vật tư tồn kho, phát hiện những trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát vật tư để có biện pháp xử lý kịp thời. Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty lập ban kiểm kê, khoá sổ kế toán, xác định số tồn kho ở thời điểm kiểm kê và đối chiếu số liệu giữa kế toán vật tư với thủ kho về mặt số lượng, đối chiếu số tồn thực tế so với sổ sách, xác định nguyên nhân thừa, thiếu. Sau khi quá trình kiểm kê được thực hiện xong, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê vật tư và các quyết định xử lý đi kèm. 3. Tài khoản sử dụng Công ty dùng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Các tài khoản sử dụng cho phần hành kế toán vật tư ở công ty là: Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế trong kỳ. Bên Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế: giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). Công ty đã theo dõi chi tiết các tiểu khoản: - TK 1521: Nguyên liệu- vật liệu chính - TK 1522: Nguyên liệu vật liệu phụ và CCDC - TK 1523: Nguyên liệu vật liệu khác Các tiểu khoản của công ty có tuân theo chế độ kế toán nhưng do công cụ dụng cụ ở công ty chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá thành (1,5- 2%) nên công ty không dùng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” mà hạch toán vào tiểu khoản 1522. III. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ nhập kho diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là vô cùng quan trọng. Công ty khoá Minh Khai sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau: - Phiếu nhập kho vật tư: Mẫu số 01/VT - Phiếu xuất kho vật tư: Mẫu số 02/VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03/VT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá: Mẫu số 05/VT - Hoá đơn GTGT: Mẫu số 01/GTGT - Hoá đơn cuớc vận chuyển: Mẫu số 03/BH Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý vì phương pháp phù hợp với điều kiện của công ty: chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, số lượng các nghiệp vụ lớn, trình độ kế toán tương đối cao. - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn. Hàng ngày, thủ kho tập hợp các phiếu nhập, xuất và đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho, đến cuối ngày thủ kho tính ra số tòn kho của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi sang cột số lượng của sổ số dư. Thẻ kho (biểu số 4) được mở cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Biểu số 4 Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai Mẫu số 86/VT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 11 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính thẻ kho Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép CT3 tròn F8 Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của KT SL Ngày Nhập Xuất Tồn 01/01/2001 93,6 1 5 4/1 Cty ống thép Đài Nam 4/1 60 153,6 2 93 13/1 Cty ống thép Đài Nam 13/1 37 190,6 3 102 15/1 Anh Thắng- tổ rèn 15/1 139,5 51,1 25 26,1 Cộng phát sinh 97 164,5 Tồn cuối tháng 1 26,1 Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số tồn trên thẻ kho. Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện được do có rất nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho nên kiểm tra tốn rất nhiều công sức và thời gian. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. - Tại phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày một lần kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ phân loại phiếu nhập theo từng nguồn nhập để lập bảng tổng hợp nhập vật tư cho đối tượng sử dụng. Cuối tháng kế toán kiểm tra xem thủ kho có tính đúng khối lượng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không. Nếu đúng kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho, ghi giá trị vật tư vào cột giá trị ở sổ số dư. Sổ số dư (biểu số 5) được mở cho cả năm và được mở cho từng loại vật liệu công cụ dụng cụ, mỗi loại dành riêng một số trang nhất định. Biểu số 5 Sổ số dư vật tư năm 2001-05-17 TK 1521 Tên quy cách, nhãn hiệu vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu năm Dư tháng 1 SL Thành tiền SL Thành tiền Thép CT3 tròn F4 kg 4.300 25,4 109.220 16,5 70.950 F8 - 4.300 93,6 402.480 26,1 112.230 F10 - 4.300 20 86.000 46 197.800 F12 - 4.300 203 872.900 307 1.320.100 F14 - 4.300 107,5 462.250 612,01 2.631.643 Cộng 2.935.700 5.827.023 Bảng kê nhập vật tư theo nguồn nhập (biểu số 6, 7, 8) có kết cấu gồm nhiều cột, mỗi cột tương tứng với 1 loại vật liệu công cụ dụng cụ nhập vào, mỗi loại vật liệu công cụ dụng cụ được chi tiết theo từng phiếu nhập và số tiền tương ứng. Các phiếu nhập đã được phân loại theo từng nguồn nhập, căn cứ vào đó kế toán chi tiết vật liệu ghi vào bảng kê nhập vật tư theo nguồn nhập. Mỗi nguồn nhập được theo dõi trên một hoặc nhiều trang sổ. Bảng kê xuất vật tư theo đối tượng sử dụng (biểu số 9, 10) có kết cấu gồm nhiều cột, mỗi cột tương ứng với một đối tượng sử dụng chi tiết theo từng tờ phiếu xuất và số tiền tương ứng. Căn cứ vào các phiếu xuất mà kế toán đã tiến hành phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào bảng kê xuất vật tư theo đối tượng sử dụng. IV. Kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai 1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. ở công ty khoá Minh Khai, kế toán tổng hợp nhập vật liệu công cụ dụng cụ sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: TK 152, 331, 111, 112, 141... công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên cũng sử dụng TK 133. a. Nhập do mua ngoài * Trường hợp Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài thanh toán chậm: ở công ty, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có), tuỳ từng trường hợp kế toán sẽ ghi như sau: trang ngang - Nếu không có hoá đơn cước phí vận chuyển (bên cung ứng bao thầu vận chuyển) chi phí vận chuyển đã tính trên hoá đơn giá trị gia tăng. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc viết phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lượng vật liệu mua mà cán bộ cung tiêu đem đi thanh toán với bên cung ứng, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Ví dụ: Khi mua thép CT3 tròn của công ty thép Đài Nam, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 5 và hoá đơn GTGT số 00034, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết 1521): 1.370.825 Nợ Tk 133: 137.082 Có TK 331: 1.507.907 Khi được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ghi: Nợ TK 331: 1.507.907 Có TK 112: 1.507.907 Nếu tự vận chuyển, chi phí vận chuyển sẽ được thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) và phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 133 Có TK 111 Để theo dõi tình hình nhập vật liệu công cụ dụng cụ và thanh toán với người bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" và nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331. Sổ chi tiết TK 331 được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán, mỗi đơn vị bán được mở một trang sổ nhất định. Trang đầu tiên của quyển sổ được ghi mục lục cho từng người bán, mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiền hàng cộng sổ và tính ra số dư cuối kỳ. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: Phần diễn giải: Ghi các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ (tên vật liệu, quy cách...) và các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Kế toán phải đối chiếu số liệu: giá mua, thuế GTGT, tổng giá trị vật tư nhập trên hoá đơn GTGT với phiếu nhập và giá cả đã thoả thuận xem có khớp không. Nếu không khớp phải điều chỉnh lại ngay. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trên một dòng. Dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước chuyển sang ghi dư nợ, dư có cho phù hợp. Số phát sinh trong tháng: - Nếu hàng về có đủ hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi Có TK 331 trên cùng hàng với TK đối ứng (TK 152, TK 133) - Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về, kế toán ghi trên dòng có TK 331 theo giá tạm tính. Đến khi nhận được hoá đơn, kế toán xoá bút toán tạm tính bằng cách ghi 2 bước: Bước 1: Ghi tên TK đối ứng và trên cùng dòng TK đối ứng đó ghi có TK 331 bằng mực đỏ theo giá tạm tính. Bước 2: Ghi có TK 331 trên cùng dòng TK đối ứng giá trị vật liệu và thuế GTGT theo hoá đơn GTGT. Sau khi ghi xong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tính ra số dư cuối tháng trên sổ chi tiết TK 331. ở trường hợp mua thép DT3 tròn của công ty ống thép Đài Nam theo phiếu nhập kho số 5 và hoá đơn GTGT số 00034 ngày 4/1, kế toán vào sổ kế toán chi tiết TK 331 như biểu số 13 Biểu số 13 sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331. Đối tượng: Công ty ống thép Đài Nam Tháng 1 năm 2001 Chứng từ Diễn giải Thời hạn được CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư PNK N/T Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 1521 5 4/1 Thép CT3 tròn (F4, 8, 10, 12) 1521 1.170.825 1.170.825 Thuế GTGT 133 117.082 1.287.900 93 13/1 Thép CT3 tròn (F8, 12) 1521 2.040.000 3.547.500 Thuế GTGT 133 204.000 3.751.900 Trả tiền mua vật tư 1121 3.751.907 Cộng 3.751.907 3.751.907 - - Cuối tháng kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu tổng coọng vào NKSC số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào 1 dòng ở NKSC số 5) Nhật ký chứng từ cố 5: Được dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 gồm có 2 phần: phần phản ánh số dư phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 đối ứng có các tài khoản liên quan). Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Nhật ký chứng từ số 5 gồm có các cột số thứ tự, tên đơn vị (hoặc người bán), số dư đầu tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan và các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331 đối ứng có các tài khoản liên quan. Cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 là sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331- Phải trả cho người bán). Cuối tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào nhật ký chứng từ số 5 một dòng)., - Cột "Số dư đầu tháng":là số dư đầu tháng trên sổ chi tiết TK 331 của đối tượng đó. - Cột "Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK": lấy số liệu tổng cộng của chi tiết từng tài khoản đối ứng Nợ với Có TK 331 của từng đối tượng ghi vào cột Nợ TK đó tương ứng trên NKCT số 5. Sau đó lấy số tổng cộng của bên Có TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 ghi vào cột Cộng có TK 331 trên NKCT số 5. - Cột :"Theo dõi thanh toán" (Ghi nợ TK 331): ghi số liệu chi tiết ở TK đối ứng Có với Nợ 331 từ sổ chi tiết TK 331 sang tương ứng trong NKCT số 5. Rồi lấy số liệu tổng cộng ở cột ghi Nợ TK 331 ở sổ chi tiết TK 331 ghi sang cột cộng Nợ TK 331 trên NKCT số 5. - Cột "Số dư cuối tháng": là số dư cuối tháng ghi trên sổ chi tiết TK 331 của từng đối tượng. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 5, xác định tổng số bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi vào sổ cái (Có TK 331, Nợ các TK). Tử sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 13) được đưa vào NKCT số 5 như ở biểu 14 sau: * Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu công cụ dụng cụ nhưng vật liệu chưa nhập kho căn cứ vào số tiền đã chi, kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (đối tượng đó) theo định khoản: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 331 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu cho số 137 ngày 12/1/2000, ứng trước tiền mua vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị Z 159, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 của đối tượng: Đơn vị Z 159 theo định khoản: trang ngang Nợ TK 331: 4.895.000 Có TK 111: 4.895.000 Sau đó đến ngày 15/1/2000, khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho số 53 và hoá đơn GTGT số 000371, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521): 4.450.000 Nợ TK 133: 445.000 Có TK 331: 4.895.000 Cuối tháng ghi vào NKCT số 5 như ở biểu số 14 * Trường hợp vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay với người bán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 133 Có TK 111,112 Ví dụ: Theo phiếu nhập vật tư số 22 ngày 12/1/2000 nhập theo góc của HTX Quyết Thắng, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 000218, phiếu chi số 131, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 152 (1521) : 4.815.000 Nợ TK 133 (1331): 481.500 Có TK 111 (1111) 5.296.500 Kế toán thanh toán sẽ theo dõi việc mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt trên NKCT số 1 ghi Có TK 111 b. Nhập vật liệu tự chế, gia công Theo phiếu nhập kho số 88 ngày 23/1/2000, trị giá thực tế vật liệu nhập kho là 2.937.000, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521): 2.937.000 Có TK 154- Gia công: 2.937.000 Trong trường hợp này, kế toán vật tư chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê nhập, xuất vật liệu theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ theo dõi trên sổ cái TK 1521, 1522... 1528 theo giá thực tế (Giá thực tế bằng giá hạch toán). Sở dĩ như vậy vì mặt hàng tự chế, tự gia công ở công ty không nhiều, việc theo dõi rất đơn giản. c. Nhập từ nguồn tạm ứng Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng. Ví dụ: Ngày 20/1/2000 theo giấy đề nghị tạm ứng số 37, ông Vũ Minh Tuấn đề nghị tạm ứng số tiền 2.000.000 đồng với lý do mua vật tư (thép góc). Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi được giám đốc công ty xét duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi số 254. Khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng. Nợ TK 141: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 Khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập vật tư số 78 (biểu số 15) và hoá đơn GTGT của người bán (biểu số 16A) người tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng. Số tiền chênh lệch trả lại vào quỹ theo phiếu thu số 124 ngày 24/1/2000. Căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 (biểu số 17) và cuối tháng ghi NKCT số 10 (biểu số 18) theo định khoản sau: Nợ TK 152 (1521): 1.475.000 Nợ TK 133: 145.000 Có TK 141: 1.622.500 Nợ TK 111: 377.500 Có TK 141: 377.500 Biểu số 15 phiếu nhập vật tư Ngày 21 tháng 1 năm 2001 Nợ: 1521 Có: 141 Bộ phận cung tiêu Nhập của HTX tháng 10 Nhập tại kho: Côn ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Thép góc (30 x 30 x 3) Cây 20 20 35.000 700.000 2 Thép góc (20 x 20 x 2) cây 25 25 35.000 875.000 Tổng cộng 1.575.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu năm trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn. Biểu số 16 hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 21 tháng 1 năm 2001 Đơn vị bán hàng: HTX CK tháng 10 Họ tên người mua hàng: Vũ Minh Tuấn Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai- Hà Nội - Số TK: - Mã số: 01-0040650-7-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép góc 30x30x3 cây 20 32.500 650.000 2 Thép góc 20x20x2 cây 25 33.000 825.000 Cộng tiền hàng: 1.475.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 147.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.622.500 Để theo dõi tình hình tạm ứng và việc thanh toán tạm ứng của từng người, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng để mở sổ chi tiết cho tài khoản 141 "Tạm ứng". Biểu số 17 sổ chi tiết tài khoản 141 Tháng 1/2001 Đối tượng: Vũ Minh Tuấn Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số N Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 0 0 13 3/1 Tạm ứng mua mũi khoan 111 2.200.000 2.200.000 17 7/1 Thanh toán tạm ứng 1521 2.000.000 200.000 133 200.000 - 37 20/1 Tạm ứng mua thép góc 111 2.000.000 2.000.000 25 24/1 Thanh toán tạm ứng 1521 1.475.000 525.000 133 147.500 377.500 124 24/1 Tiền chênh lệch nộp quỹ 111 377.500 - Cộng phát sinh trong tháng 4.400.000 4.200.000 Dư cuối tháng 0 Sổ chi tiết được mở cho từng người để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, kế toán thanh toán lập NKCT số 10 cho sổ chi tiết TK 141. Cơ sở ghi NKCT số 10 là sổ chi tiết TK 141. Cơ sở ghi NKCT số 10 như ở biểu số 18 sau: Ngoài ra chúng tôi còn có vật liệu nhập kho do thu hồi từ các khoản cho mượn tạm thời. Khi thu hồi, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 1338 Vì số lượng nghiệp vụ này rất ít, do đó kế toán lấy giá thực tế bằng với giá hạch toán và chỉ theo dõi trên bảng kê nhập, xuất vật tư. Cuối kỳ theo dõi ở sổ cái TK 152. Như vậy, tất cả các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất và được phân tích ra từng đối tượng sử dụng, từng nguồn nhập trên bảng luỹ kế nhập, xuất. Kế toán căn cứ vào bảng luỹ kế nhập (ghi Nợ TK 1521, 1522... theo giá hạch toán) và bảng luỹ kế xuất (ghi nợ TK 1521, 1522... theo giá hạch toán) căn sú vào NKCT số 1, số 5 và số 10 (ghi nợ TK 1521, 1522 theo giá thực tế) rồi lấy số tổng cộng ghi vào bảng kê số 3 "Tính giá thành thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ" Sau đây là bảng kê tính giá thành thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Khoá Minh Khai tháng 1 năm 2000 Trong đó các số liệu được tính toán như sau: I. Số dư đầu tháng: Lấy từ dòng tồn kho cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trước (tháng 12 năm 1999) II. Số phát sinh trong tháng - Cột giá hạch toán: Được lấy từ bảng luỹ kế nhập vật tư của tháng 1 (biểu số 11) - Cột giá thực tế: lấy số liệu ở dòng tổng cộng + Từ NKCT số 5 (ghi có TK 331 đối ứng nợ với các TK 1521,...1528) + Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111 đối ứng nợ với các TK 1521.,...1528) + Từ NKCT số 10 (ghi có TK 141 đối ứng nợ với các TK 1521...1528) Riêng với phần có TK 154- Gia công và TK 1388 thì căn cứ từ bảng luỹ kế nhập vật tư (biểu số 11) giá thực tế bằng giá hạch toán III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng: lấy số liệu ở 1 cộng tương ứng với số liệu ở II. IV. Hệ số chênh lệch (hệ số giá): được xác định Hệ số giá = Số liệu ở cột TT mục III Số liệu ở cột HT mục III V. Xuất dùng trong tháng - Phần giá hạch toán : lấy số liệu tổng cộng xuất ở mỗi nhóm vật liệu (1521....1528) từ bảng luỹ kế xuất vật liệu. - Phần giá thực tế: Được xây dựng Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá VI. Tồn cuối tháng: được xác định bằng số liệu dòng III trừ số liệu dòng IV tương ứng. 2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ Quản lý việc xuất dùng vật liệu công cụ dụng cụ cũng là một khâu hết sức quan trọng, kế toán cần phản ánh và theo dõi vật liệu được xuất dùng cho mục đích gì, lượng xuất dùng là bao nhiêu, chủng loại gì... Đồng thời kế toán vật liệu phải tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Vật liệu cở công ty khoá Minh KHai xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Khi vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất trên phiếu xuất kho, kế toán phân loại các phiếu xuất kho theo các đối tượng sử dụng rồi kế toán vật liệu căn cứ vào số thực xuất và ddơn giá hạch toán vật liệu để tính ra giá trị hạch toán của vật liệu xuất dùng và hệ số giá theo công thức. Giá thực tế vật liệu CCDC xuất dùng = Giá HTVL xuất dùng x Hệ số giá Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: TK 152, 621, 627, 642, 154... Tuỳ theo mục đích sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho,m kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng nợ với TK tương ứng. - Nếu xuất kho dùng cho sản xuất như: sản xuất các loại khoá, bản lề, giàn dáo... kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 (chi tiết) Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 65 ngày 10/1/2000, xuất kho thép inox phục vụ cho sản xuất, giá trị hạch toán của vật liệu xuất dùng cho phục vụ sản xuất là 8.695.000đ. Ta có xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất chung là: 8.695.000đ x 0,978 = 8.503.710đ Kế toán ghi: Nợ TK 627 (chi tiết 6272): 8.503.710 Có TK 152 (1521): 8.503.710 - Nếu xuất kho vật liệu cho tự gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 152 (chi tiết) Bên cạnh đó, khoản chi phí cho gia công chi bằng tiền mặt, kế toán thanh toán ghi: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 111 Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 3 xuất đồng cây F 12 cho tổ tiện để tự chế, tự gia công. Giá trị hạch toán vật liệu CCDC xuất kho ghi trên phiếu xuất kho là: 3,897.000đ. Thực tế ở công ty lấy giá thực tế vật liệu xuất kho cho gia công chính bằng giá hạch toán vật liệu CCDC xuất kho cho gia công , kế toán ghi: Nợ TK 154 (gia công) : 3.897.000đ Có TK 152 (1521) : 3.987.000đ Đồng thời, kế toán thanh toán phản ánh số chi phí cho tự gia công t heo phiếu chi số 83 là: Nợ TK 154 (gia công): 300.000đ Có TK 111: 300.000đ - Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp xuất kho cho mượn tạm thời, ở công ty sử dụng phiếu xuất kho kèm vận chuyển nội bộ, kế toán xác định được giá hạch toán của vật liệu xuất kho. Sau đó xác định giá trị thực tế của vật liệu CCDC xuất kho chính bằng giá hạch toán đó. Căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 13888 Có TK 152 (chi tiết) Do ở công ty, số vật liệu xuất kho cho mượn tạm thời ít nên kế toán chỉ theo dõi trên bảng kê xuất vật tư theo giá hạch toán, đến cuối kỳ theo dõi trên sổ cái TK 152 theo giá thực tế (giá thực tế = giá hạch toán). Để theo dõi việc xuất dùng vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng, công ty sử dụng bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ. Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: - Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu và CCDC xuất dùng trong tháng tính theo giá hạch toán và giá thực tế. - Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu và CCDC. Bảng này được lập trên cơ sở bảng luỹ kế xuất vật tư và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3 "Tính giá thành thực tế của vật liệu, CCDC". Cách lập như sau: - Cột giá hạch toán: căn cứ vào "Bảng luỹ kế xuất vật tư", lấy số liệu tương ứng từng dòng của đối tượng sử dụng và số liệu tổng cộng cuối mỗi cột. - Cột giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá. Chỉ riêng trường hợp xuất vật liệu CCDC cho tự gia công và xuất kho cho mượn tạm thời lấy giá thực tế = giá hạch toán. Dưới đây là bảng phân bổ vật liệu, CCDC cuối tháng 1/2000 ở Công ty Khoá Minh Khai. *******bảng ngang Hàng tháng để phục vụ cho kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu tiến hành nhập số liệu vào máy trên sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Trên cơ sở phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng số liệu tự động được chuyển vào các sổ kế toán liên quan như: sổ cái TK 1521, 1522, TK 331... Trích một số tổng hợp như sau: Sổ nhật ký chung Tháng 01 năm 2001 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Mang sang 837.254.676 837.254.676 5 4/1 Mua thép tròn CT3 (CTy Đài Nam) Nguyên vật liệu chính 1521 1.370.825 Phải trả cho người bán 331 1.370.825 Thuế GTGT đầu vào khấu trừ 3331 137.082 Phải trả cho người bán 331 137.082 124 24/1 Tuấn hoàn trả tạm ứng tiền mua thép gốc Nguyên vật liệu chính 1521 1.475.000 Tạm ứng 141 1.475.000 Thuế GTGT khấu trừ đầu vào 1331 147.500 Tạm ứng 141 147.500 Hoàn trả tiền thừa 111 377.500 141 377.500 ... Cộng dồn trang 845.703.800 845.703.800 Sổ cái TK 1521 Tháng 1 năm 2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.356.175.702 5 4/1 Mua thép tròn CT3 (Công ty Đài nam) 331 1.370.825 1.357.546.527 44 10/1 Mua thép tấm inox (Công ty Hoàng Vũ) 1111 905.000 1.358.451.527 62 13/1 Mua thép tấm inox (Cong ty Hoàng Vũ) 1111 125.600 1.358.451.527 131 17/1 Xuất vật liệu chính cho SX trực tiếp 621 318.000 1.358.259.127 124 24/1 Tuấn hoàn tạm ứng 141 1.475.000 1.359.734.127 ... Cộng phát sinh 542.690.392 615.558.040 Số dư cuối kỳ 1.238.308.054 Ta có quy trình hạch toán vật liệu CCDC được minh hoạ theo sơ đồ sau: ************** Chương III Một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vật liệu CCDC ở công ty khoá Minh Khai 3.1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu CCDC ở Công ty Khoá Minh Khai. Khi nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau. Với Công ty Khoá Minh Khai là cách hạ giá thành sản phẩm. Bởi sản phẩm của công ty sản xuất có chi phí vật liệu chiếm chủ yếu do đó tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu CCDC là một trong những biện pháp góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Những thành tựu mà công ty đã đạt được cũng do một phần đóng góp của việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu CCDC ở công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty khoá Minh Khai, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu CCDC ta thấy có các đặc điểm nổi bật sau: - Việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty: được tổ chức theo hình thức tập trung là hết sức hợp lý, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn và nhiệt tình tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt. - Công tác kế toán vật liệu CCDC được tiến hành hàng tháng có nề nếp, phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên phân xưởng và phòng kế toán. + Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu CCDC. Với khối lượng vật liệu sử dụng, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất. + Việc tổ chức bảo quản vật liệu CCDC trong kho được công ty luôn quan tâm, công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng khá tốt và hợp lý nên việc bảo quản vật liệu, tổ chức cấp phát vật liệu tiến hành khá tốt và hợp lý. - Phương pháp kế toán chi tiết mà công ty áp dụng là phương pháp ghi sổ số dư, bên cạnh việc sử dụng giá hạch toán là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu và trình độ kế toán của công ty. - Hình thức kế toán áp dụng để tổng hợp vật liệu CCDC là hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm phù hợp với quy mô sản xuất của công ty và thuận tiện cho áp dụng máy vi tính. - Việc áp dụng kế toán nguyên vật liệu CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của thành phẩm, vật tư, tiền vốn... Nhưng bên cạnh những điểm nổi bật trên, công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai còn có một số hạn chế, thiếu sót nhất định cần hoàn thiện: * Hệ thống danh điểm vật liệu, CCDC Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu CCDC ở công ty chưa thống nhất và chưa chi tiết. Có thể nói rằng công ty hầu như chưa có sổ danh điểm vật liệu chính thức sử dụng, do đó đôi lúc vẫn có sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chưa chính xác lắm. Vì vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu CCDC để thủ kho dễ dàng kiểm tra đối chiếu với phòng kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu CCDC. Ngoài ra nó còn giúp cho công tác kế toán chi tiết vật liệu CCDC giảm bớt được khối lượng ghi chép, đơn giản, dễ theo dõi, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Hơn nữa công ty sử dụng máy vi tính trong hạch toán vật liệu CCDC thì việc không có sổ danh điểm vật liệu mà lại sử dụng giá hạch toán sẽ làm cho việc áp dụng máy vi tính gặp nhiều khó khăn. Chính vì những lý do trên, nhất định cần phải hoàn thiện một hệ thống danh điểm vật liệu CCDC ở công ty khoá Minh Khai. * Đánh giá vật liệu , CCDC. Hệ thống giá hạch toán của công ty được xây dựng vẫn chưa đồng bộ. Trong bảng giá hạch toán của từng thứ, loại vật liệu của công ty có những thứ, loại vật liệu CCDC có giá thực tế rất khác nhau nhưng giá hạch toán lại được lấy bằng nhau. Như vậy việc xây dựng giá hạch toán là chưa sát với thực tế, chưa đồng bộ. Điều này làm cho kết quả tính toán vốn đã thiếu chính xác lại càng thiếu chính xác hơn. * Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC. Do đặc điểm của công ty kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện để mở sổ số dư là có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất và xây dựng được hệ thống giá hạch toán. Thực tế ở công ty khoá Minh Khai, hệ thống danh điểm vật liệu chưa hoàn chỉnh. Thực tế ta thấy ở Công ty, kế toán vật liệu lập bảng kê nhập, xuất vật liệu hàng ngày quá chi tiết theo từng nguồn nhập, từng đối tượng sử dụng song lại chưa chi tiết được theo từng thứ, loại vật liệu. Vì vậy phần nào cũng chưa tiết kiệm được nhiều thời gian, chưa quản lý chi tiết theo từng thứ vật liệu. Hơn nữa cuối tháng kế toán vật liệu lại không lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn làm cho việc kiểm tra đối chiếu khó khăn. Đây chính là tồn tại lớn trong công tác kế toán chi tiết vật liệu cần phải hoàn thiện hơn nữa để sao cho vừa tiết kiệm được thời gian và lao động mà vẫn kiểm tra, quản lý được từng thứ, loại vật liệu CCDC một cách tốt nhất. * Công tác hạch toán vật liệu CCDC nhập, xuất do gia công tự chế ở công ty. ở công ty, vật liệu xuất cho gia công tự chế cũng như khi nhập lại từ gia công, tự chế đều lấy từ giá thực tế với giá hạch toán. Như vậy việc xuất kho vật liệu cho gia công, tự chế là xuất theo giá hạch toán và việc nhập kho vật liệu từ gia công tự chế cũng là nhập theo giá hạch toán. Điều này trái với quy định hiện hành: Khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế và khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế với kho theo đúng phương pháp quy định. Để đúng với quy định hiện hành, đúng với nguyên tắc đánh giá vật liệu buộc công ty phải hoàn thiện lại việc đánh giá vật liệu khi nhập tự gia công và xuất kho cho gia công tự chế. * Hình thức nhật ký chung tại công ty khoá Minh Khai: Hiện nay tại công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hợp lý. Tuy nhiên kế toán vật liệu ở công ty vẫn sử dụng kết hợp với một số bảng biểu của hình thức nhật ký chứng từ như: nhật ký chứng từ số 1,2,5,10 là chưa đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Mà thực chất không nhất thiết phải sử dụng các nhật ký chứng từ cũng như bảng kê của hình thức nhật ký chứng từ mà chỉ cần áp dụng đơn thuần hình thức nhật ký chung đã đảm bảo quá trình hạch toán đầy đủ, gọn nhẹ. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai. Qua thời gian thực tập, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai, để không ngừng hoàn thiện và phát huy vai trò của công tác kế toán vật liệu, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: ý kiến 1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất. Đối với một công ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu khác nhau thì việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và kế toán là việc làm cần thiết. Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn, hạch toán kế toán sẽ chính xác khi sử dụng máy vi tính, sử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. ý kiến 2: Hoàn thiện đánh giá vật liệu, CCDC. ở Công ty, VL, CCDC có số lượng và chủng loại rất nhiều mà hiện nay việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán còn chưa đầy đủ nên việc sử dụng giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất hàng ngày là hết sức hợp lý, nó giúp cho khối lượng công việc hạch toán kế toán được giảm nhẹ hơn. Tuy nhiên nó vẫn có một nhược điểm là làm trong tính toán đòi hỏi công ty phải xây dựng hệ thống giá hạch toán chính xác. Nếu như công ty có đầy đủ máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán thì tốt hơn hết là đánh giá vật liệu và hạch toán vật liệu theo giá thực tế. ý kiến 3: Hoàn thiện kế toán chi tiết VL, CCDC. Trong điều kiện chưa trang bị đầy đủ máy vi tính cho công tác kế toán thì việc công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu là phù hợp với đặc điểm vật liệu và sự biến động hàng ngày ở công ty. Để vừa tiết kiệm được thời gian mà vẫn kiểm tra, quản lý được từng loại vật liệu trên cơ sở hệ thống danh điểm vật liệu và hệ thống giá hạch toán vật liệu đã được xây dựng, công tác hạch toán vật liệu cần được thực hiện như sau: - ở kho: hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và phân loại chứng từ. Cuối ngày thủ kho ghi vào thẻ số lượng vật liệu nhập, xuất trong ngày. Sau đó tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho tổng hợp số liệu để ghi vào cột số lượng vật liệu tồn kho trong sổ số dư, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. - Tại phòng kế toán: định kỳ 5 - 10 ngày, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho, nếu thấy đúng kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và thu nhận chứng từ nhập xuất. Sau đó kế toán định khoản, tính giá theo giá hạch toán rồi từ các phiếu nhập kho kế toán phân loại ghi vào bảng kê nhập vật liệu và từ các phiếu xuất kho kế toán phân loại ghi vào bảng kế xuất theo đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng kê nhập, xuất đó kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất và ghi số tiền vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Mặt khác cuối tháng khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán thực hiện tính giá hạch toán c ho từng thứ loại vật liệu trên cơ sở đơn giá hạch toán và số lượng tồn kho vật liệu, ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư. ý kiến 4: Hạch toán VL, CCDC nhập, xuất do tự gia công, tự chế. Theo nguyên tắc đánh giá vật liệu của chế độ kế toán hiện hành là khi xuất kho và nhập kho đều phải theo giá thực tế. Do đó có để thực hiện đúng quy định này khi xuất vật liệu cho gia công, tự chế phải theo giá thực tế. ý kiến 5: Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung, ngắn gọn và hiệu quả Ta thấy rằng việc hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung có sử dụng kèm theo một số nhật ký chứng từ của hình thức nhật ký chứng từ là không cần thiết. Bởi vì thực hiện thuần tuý hình thức nhật ký chung vẫn đảm bảo quá trình hạch toán đầy đủ và hợp lý. Trong quá trình hạch toán vật liệu ta có thể làm theo quy trình sau: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó vào sổ cái kế toán cho phù hợp. - Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi công nợ từng khách hàng. Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết TK 331. - Đối chiếu số liệu tương ứng trên các sổ cái tài khoản liên quan. Căn cứ vào sổ cái TK 152 đối ứng với ghi có các TK 331, 111, 141 hoặc căn cứ vào số ghi có TK 111, 141, 331 đối ứng nợ với TK 152 để vào bảng kê tính giá thành thực tế vật liệu. -ý kiến 6: áp dụng tin học trong công tác hạch toán kế toán VL, CCDC. Hiện nay công ty chỉ trang bị cho phòng kế toán một máy vi tính và nó chưa thực sự phát huy vai trò, các phần hành công việc kế toán hầu như làm bằng tay sau đó vào máy dưới dạng nhập chứng từ. Hơn nữa công ty hạch toán VL, CCDC với chủng loại rất phức tạp hoàn toàn làm kế toán bằng tay, khó có thể tránh khỏi sai sót, không đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán. Vì vậy trong thời gian tới công ty cần hoàn thiện trang bị hệ thống máy vi tính cho kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên kế toán có một máy). Mặc dù chi phí ban đầu có thể cao nhưng hiệu quả đem lại sẽ là tính chính xác, hiệu suất công việc cao và nhất quán trong công tác hạch toán. Hơn nữa việc trang bị công nghệ tin học sẽ đáp ứng được công tác quản lý ngày càng cao của nền kinh tế thị trường, việc cập nhật, thu nhập các thông tin diễn ra thường xuyên, nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ đắc lực trong công tác quản lý của công ty. Một vấn đề cần phải đề cập đến chính là các phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, thực trạng của công ty là rất quan trọng. Cùng với việc trang bị máy vi tính ở phòng tài vụ, công việc đào tạo nâng cao kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng các chương trình kế toán cho cán bộ kế toán ở công ty là rất cần thiết. Với các kiến nghị trên, công ty đã có hệ thống danh điểm VL, CCDC thống nhất, vật liệu sẽ được mã hoá đưa vào sử dụng trong máy vi tính. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý VL, CCDC được chặt chẽ hơn. Công ty đã có hoàn thiện hơn trong công tác kế toán vật liệu, bảo đảm hiệu quả và tiết kiệm thời gian lao động. Kết luận NL, VL, CCDC là một bộ phận của vốn lưu động. Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Mặt khác nó là bộ phận của hàng tồn kho. Do đó để phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại góp phần tiết kiệm vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm t hì đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán của công ty em đã đi sâu tìm hiểu về tổ chức kế toán NVL, CCDC. Qua đó thấy được cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời vật liệu cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Song bên cạnh những mặt mạnh này có một số tồn tại không thể tránh khỏi. Để khắc phục phần nào những nhược điểm chưa hoàn thiện đó, em đã đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm trong công tác hạch toán VL,CCDC ở Công ty Khoá Minh Khai. Do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của thầy cô và những người quan tâm. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Kế toán và nhà trường đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ của các phòng ban trong Công ty Khoá Minh Khai đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2001 Sinh viên Lưu Lệ Quyên Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính - Trường Đại học Tài chính kế toán Hà Nội - năm 1999 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp sản xuất - Nhà xuất bản tài chính - năm 1995 3. Thời báo Kinh tế Việt Nam (các số năm 1999, 2000) 4. Tạp chí tài chính các số năm 1999, 2000 5. Tạp chí diễn đàn doanh nghiệp năm 1999, 2000 6. Các luận văn khoá trước.