Đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện

ng phương pháp kê khai thường xuyên cho hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp này kế toán có thể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên. Tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định chính xác được lượng nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC. 3.1- Tổ chức tài khoản hạch toán tổng hợp NVL, CCDC. Để tổ chức tổng hợp NVL, CCDC, kế toán sử dụng hệ thống tài khoản hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên và các tài khoản có liên quan, cụ thể là các tài khoản sau: Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” được phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 331 “phải trả người bán” dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán. Được mở chi tiết theo tiền ngoại tệ và tiền Việt nam. Tài khoản 611 “mua hàng” được công ty mượn để phản ánh tình hình thanh toán tiền thuê giá công chế biến NVL, CCDC (tài khoản này thường được sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ). Ngoài ra, các tài khoản 111, 112, 141... cũng được sử dụng. 3.2- Hình thức sổ kinh tế toán tổng hợp trong hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện: Hình thức kế toán tổng hợp được áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Do đó bộ sổ kế toán tổng hợp sử dụng hạch toán NVL, CCDC tại công ty cũng tổ chức theo hình thức nhật ký chứng từ. Hệ thống sổ bao gồm: * Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (sổ chi tiết tài khoản 331) bao gồm hai phần: - Phần ghi có tài khoản 331, nợ tài khoản 152 - Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ tài khoản 331 là các hoá đơn ghi theo thứ tự thời gian và được theo dõi cho đến khi thanh toán. Ngoài ra mỗi người bán còn được theo dõi trên thẻ khách hàng riêng biệt. * Nhật ký- chứng từ số 5: là sổ tổng hợp thanh toán với người bán và các khoản mua sắm NVL, CCDC hàng hoá...Nhật ký- chứng từ số 5 gồm hai phần: - Phần ghi có tài khoản 331, ghi nợ các tài khoản liên quan - Phần theo dõi thanh toán ghi nợ tài khoản 331 làm căn cứ để ghi nhật ký- chứng từ số 5 là sổ chi tiết tài khoản 331. * Bảng phân bổ NVL, CCDC (bảng phân bổ số 2) Được lập trên cơ sở “bảng kê luỹ kế nhập vật liệu” và đơn giá xuất vật tư tính được vào cuối tháng. * Bảng kê số 3 trước khi áp dụng phần mềm kế toán áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho. Sau khi sử dụng phần mềm kế toán thì bảng kê số 3 được sử dụng để đối chiếu và lập trên cơ sở “bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu”. * Bảng kê số 4 “tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” (Phần ghi nợ các tài khoản 154, 621, 627 ghi có tài khoản 152) *Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản 641,642 (Phần ghi Nợ các TK641, 642,ghi Có TK 152) * Cuối tháng, tổng cộng bảng kê 4,5 và ghi vào nhật ký chứng từ số 7 3.3- Quá trình hạch toán tổng hợp NVL, CCDC: 3.3.1- Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập NVL, CCDC. * Trường hợp tăng do mua ngoài nguyên vật liệu nhập kho. Ví dụ: Ngày 2/3/2000, mua móc treo dài của Nhà máy cơ khí 17- BQP với hình thức trả chậm, trị giá 6.557.200 đồng, thuế GTGT là 655.720 đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, phiếu nhập kho số 207, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 định khoản: Nợ TK 152: 6.557.200 Nợ TK 133: 655.720 Có TK 331: 7.212.920 *Trường hợp tăng do mua ngoài CCDC nhập kho : Ví dụ : Ngày 24 / 3/ 2000, mua Panme đo ngoài của Nhà máy Long Hải trị giá 3.880.800 đ chưa thanh toán, thuế GTGT 10 %. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư và phiếu nhập kho số 212, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 định khoản: Nợ TK 152 : 3.880.800 Nợ TK 133 : 388.080 Có TK 111 : 4.268.880 *Trường hợp tăng do nhập khẩu NVL, CCDC : Ví dụ : Ngày 26 / 3 / 2000, nhập khẩu 17.644 kg tôn Silic của công ty Huyndai với hình thức trả chậm, đơn giá là 1,5 USD / Kg. Thuế nhập khẩu 3%, tỷ giá hối đoái là 1 USD = 14.000 đ. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư số 2000EX0326, phiếu nhập kho kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 định khoản : Nợ TK 152 : 370.524.000 Có TK 3333 – nk : 11.115.720 Có TK 331 : 381.639.720 Trong tháng, khi NVL, CCDC về nhập kho, căn cứ vào các hoá đơn thu mua, kế toán sẽ phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cơ sở số liệu và cách ghi sổ chi tiết TK 331. + Căn cứ vào số dư cuối tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có đầu tháng. + Cột ghi có TK 331: Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số tiền hàng phải trả người bán. + Cột ghi nợ TK 331: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy uỷ nhiệm chi...số tiền thanh toán với người bán. + Khoá sổ cuối tháng: kế toán tiến hành cộng cột để tính ra số tiền phải thanh toán và số tiền đã thanh toán cho người bán. Biểu số 14: Công ty EMIC Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tháng 3/2000. Dư có đầu kỳ: 7.642.207.726 PS nợ: 8.696.671.112 Dư có cuối kỳ: 9.278.548.016 PS có: 10.333.011.402. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có S.Lượng Đơn giá Nhà máy Cơ khí 17 Dư đầu PS 200.000.000 1.093.130.503 Dư cuối 893.130.503 2/3 207 Mua móc treo dài 152 133 6.557.200 655.720 25.220 250 21/3 356 Mua đầu cốt 1F 152 133 987.197.803 98.719.780 120.000 8.226,6 25/3 36 Thanh toán mua chi tiết công tơ 111 200.000.000 Công ty Huyndai Dư đầu 150.000.000 PS 231.639.720 381.639.720 Dư cuối Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng cộng ở sổ chi tiết tài khoản 331, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi như sau: + Căn cứ vào số liệu dòng cộng trong sổ chi tiét số 2 của từng khách hàng để ghi đầy đủ vào cột tương ứng trong nhật ký chứng từ số 5. + Căn cứ vào dòng cộng có Tài khoản 331 của từng khách hàng, cộng nợ tài khoản 331 của từng khách hàng, cộng cột dư đầu tháng của từng khách hàng để tính ra số dư cuối tháng. Số phát sinh nợ Số phát sinh có Số dư đầu tháng Số dư cuối tháng = + _ Biểu số 15 Lô hàng mua ngày 2/3/2000 được thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 207 và phiếu chi... kế toán tiến hành ghi vào nhật ký- chứng từ số 1. Biểu số 16. Công ty EMIC nhật ký- chứng từ số 1 STT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ TK khác Cộng có TK 111 ... TK152 ... 02/3 6.557.200 12.750.000 04/3 94.548.000 127.953.122 07/3 242.262 20.799.284 08/3 47.991.900 77.221.800 ..... Cộng 1.840.765.012 2.635.498.080 3.3.2- Hạch toán tổng hợp xuất NVL, CCDC. Trong tháng, các nghiệp vụ về nhập NVL, CCDC được kế toán nhập vào máy. Cuối tháng căn cứ vào từng khối lượng và giá trị NVL, CCDC nhập trong tháng để tính ra giá bình quân gia quyền một đơn vị NVL, CCDC xuất kho. Sau đó tính giá thực tế NVL, CCDC của từng lần xuất kho. - Trường hợp xuất kho NVL, CCDC cho sản xuất, giá trị NVL, CCDC được phân bổ vào các khoản mục chi phí liên quan. Ví dụ: ngày 10/3 xuất 10.000 cái móc treo dài cho sản xuất, kế toán định khoản: Nợ TK 621: 2.672.800 Có TK 152: 2.672.800 - Trường hợp xuất kho CCDC: Thường thì các công cụ dụng cụ xuất dùng được tính toán phân bổ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Giá trị thực tế của hầu hết công cụ dụng cụ là nhỏ nên áp dụng phương pháp phân bổ một lần là phù hợp, đối với công cụ dụng cụ phải phân bổ hai lần thì kế toán định khoản như phân bổ một lần. Ví dụ: Xuất 4 công tơ để làm mẫu cho các phân xưởng: Nợ TK 627: 400.000 Có TK 152: 400.000 - Trường hợp xuất NVL, CCDC cho mục đích khác, kế toán định khoản: Nợ TK 138.8: Có TK 152: Căn cứ vào “bảng kê nhập vật liệu” hàng tháng, cuối tháng tính ra giá thực tế xuất kho kế toán tiến hành lập bảng phân bổ NVL, CCDC. Biểu số 17 : Công ty EMIC bảng phân bổ NVL, CCDC Tháng 3/2000 TK Tên tài khoản 152 153 159 Cộng phát sinh 142 Chi phí trả trước 260.589.587 260.589.587 154 CP SXKD DD phụ 203.582.232 203.582.232 621 CP NVL trực tiếp 9.618.201.496 9.618.201.496 627 Chi phí SX chung 45.340.191 45.340.191 632 CP bảo hộ lao động 23.493.128 23.493.128 641 Chi phí bán hàng 227.741.875 227.741.875 642 Chi phí QLDN 6.314.178 6.314.178 Cộng 10.331.262.687 10.331.262.687 kế toán ghi sổ kế toán trưởng Căn cứ vào “bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn” kế toán lập bảng kê số 3. Bảng kê này dùng để đối chiếu với nhật ký- chứng từ số 5, bảng phân bổ số 2 và sổ số dư. Biểu số 18: Công ty EMIC bảng kê số 3 Tháng 3/2000 STT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 1 I- Dư đầu kỳ 10.317.239.713 2 II- Phát sinh nợ 11.841.583.451 TK 1111 1.840.765.012 TK 15423 15.773.175 TK 331 666.221.221 TK 611 2.284.315.908 TK 62113 210.000 TK 62114 19.082.000 TK 62145 22.000 TK 62722 125.000 TK 6422 15.069.135 3 III- Cộng dư đầu kỳ và PS nợ 22.158.823.164 4 IV- PS có 10.331.262.687 5 V- Dư cuối kỳ 11.827.560.477 kế toán ghi sổ kế toán trưởng Bảng phân bổ NVL, CCDC là căn cứ để kế toán chi phí vào bảng kê 4,5 số phát sinh có TK 152. Ví dụ: kế toán ghi vào bảng kê số 4 nghiệp vụ xuất NVL, CCDC cho sản xuất như sau: a) Nợ TK 621: 9.618.201.496 Có TK 152: 9.618.201.496 b) Nợ TK 627: 45.340.191 Có TK 152: 45.340.191 Số liệu tổng hợp của bảng kê 4, 5 sau khi khoá sổ vào cuối tháng được dùng để ghi vào nhật ký- chứng từ số 7. Biểu số 19: nhật ký- chứng từ số 7 Tháng 3/2000 (Trích) STT TKĐƯ ... Có TK 152 ... Tổng cộng 1 - TK 621 9.618.210.496 9.618.201.496 2 - TK 622 3 - TK 627 45.340.191 841.206.505 4 - TK 632 23.493.128 666.182.116 5 - TK 641 227.741.875 230.155.875 6 - TK 642 6.314.178 28.591.288 ... Cộng A 10.035.652.730 67.852.916.700 ... Cộng B 295.609.957 10.587.961.043 Cộng A+B 10.331.262.687 78.440.877.743 Đã ghi sổ cái ngày 31/3/2000 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng 3.3.3- Sổ cái tài khoản 152 (biểu số 18) Sổ cái tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp NVL, CCDC được kế toán Công ty Thiết bị đo điện mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối tháng. - Số phát sinh nợ được lấy từ: nhật ký chứng từ 1, 5. - Số phát sinh có được lấy từ: nhật ký chứng từ 7. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ. Biểu số 20 : Công ty EMIC Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Dư nợ đầu kỳ: 10.317.239.713 STT Ghi có TK đối ứng với TK này. ... Tháng 3 ... 1 TK 111 (NK-CT số 1) 1.840.765.012 2 TK 15423 ( Bảng BPCPSX phụ) 15.773.175 3 TK 331 (NK-CT số 5) 7.666.221.221 4 TK 611 ( Sổ chi tiết TK 154) 2.284.315.908 5 TK 621 ( Bảng kê nhập nội bộ) 19.314.000 6 TK 627 ( Bảng kê nhập nội bộ) 125.000 7 TK 642 ( Bảng kê nhập nội bộ) 15.069.135 8 Cộng PS nợ 11.841.583.451 9 Cộng PS có 10.331.262.687 10 Số dư nợ cuối kỳ 11.827.560.477 Đã ghi sổ cái ngày 31/3/2000 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng III - Công tác kiểm kê NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện: Định kỳ một năm một lần, Công ty Thiết bị đo điện tổ chức kiểm kê NVL, CCDC để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu tồn kho trên thực tế và số trên sổ sách. Khi có lện kiểm kê, phòng vật tư kết hợp với phòng kế hoạch lập bảng kiểm kê dùng để làm chứng từ hạch toán. Biểu số 19 sẽ minh hoạ biên bản kiểm kê NVL, CCDC năm 1999 của Công ty Thiết bị đo điện. * Trường hợp kiểm kê thấy thiếu hụt NVL, CCDC so với sổ sách: Nếu NVL, CCDC hao hụt trong định mức hoặc thiếu do đo lường không chính xác thì coi là một khoản chi phí quản lý: Nợ TK 642 Có TK 152 Kế toán định khoản trên bảng kê phiếu xuất kho NVL, CCDC. Nếu NVL, CCDC thiếu chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán theo dõi riêng trên bảng kê xuất kho, không tính vào chi phí NVL, CCDC trong kỳ: Nợ TK 138 (1381) Có TK 152. Ví dụ : Khi kiểm kê cuối năm, thấy Lõi cường độ công tơ một pha thiếu so với sổ sách kế toán là 2.002.140 đồng ( chưa rõ nguyên nhân) kế toán ghi : Nợ TK 138 (1381) : 2.002.140 Có TK 152 : 2.002.140 * Trường hợp kiểm kê thấy thừa NVL, CCDC so với sổ sách kế toán Nếu là NVL, CCDC thừa không phải của Công ty thì Công ty có trách nhiệm bảo quản coi như là vật tư giữ hộ, kế toán ghi nợ tài khoản 002. Ví dụ : Khi kiểm kê cuối năm thấy Nắp chắn bụi công tơ thừa so với sổ sách kế toán là 2.717.892 đồng. Sau khi xác định không phải của công ty, kế toán ghi đơn : Nợ TK 002 :2.717.892 IV - Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện: Như đã nêu ở phần trên, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện do phòng vật tư cùng nhân viên làm việc ở kho chịu trách nhiệm quản lý. Hiện nay Công ty có 3 kho chính : 01, 02 và 03. Có thể nói tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty luôn đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do phòng kỹ thuật đề ra, phòng vật tư tính ra số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong tháng. Từ đó dựa vào mức tồn đầu tháng, tồn cuối tháng theo kế hoạch mà tính ra mức thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng theo công thức sau: Xuất NVL, CCDC trong tháng theo định mức Tồn NVL, CCDC cuối tháng theo kế hoạch Mức thu mua NVL, CCDC trong tháng Tồn NVL, CCDC đầu tháng + = - Về phương thức thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Thực tế tại Công ty Thiết bị đo điện cho thấy công tác thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khá đơn giản do mua với khối lượng lớn nên được nhà cung cấp giao đến tận nơi, giá cả hợp lý, đáp ứng nhu cầu sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu sử dụng dòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này công ty đã tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt dộng sản xuất kinh doanh. ở khâu dự trữ, công ty đã xây dựng định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện, chúng ta hãy xem xét một số chỉ tiêu sau : Sức sản xuất của NVL, CCDC: Sức sản xuất của NVL, CCDC = Doanh thu ( giá trị sản lượng ) Giá trị NVL, CCDC bình quân Sức sản xuất của NVL, CCDC cho biết một đồng NVL, CCDC đem lại mấy đồng doanh thu, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả càng lớn và ngược lại. Sức sinh lợi của NVL, CCDC = Lợi nhuận Giá trị NVL, CCDC bình quân Sức sinh lợi của NVL, CCDC : Chỉ tiêu này phản ánh một đồng NVL, CCDC làm ra mấy đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng NVL, CCDC càng lớn và ngược lại. Hệ số quay kho NVL, CCDC = Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ Giá trị NVL, CCDC bình quân Hệ số quay kho NVL, CCDC : Chỉ tiêu này phản ánh lượng NVL, CCDC tồn kho của doanh nghiệp quay được bao nhiêu vòng. Số vòng quay càng nhiều thì hiệu quả sử dụng NVL, CCDC càng cao và ngược lại. Số vòng quay của NVL, CCDC = Doanh thu thuần Giá trị NVL, CCDC bình quân Số vòng quay của NVL, CCDC : Chỉ tiêu này cho biết NVL, CCDC quay được mấy vòng trong kỳ. Số vòng quay càng cao chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL, CCDC càng lớn và ngược lại. Thời gian một kỳ phân tích Số vòng quay của NVL, CCDC trong kỳ Kỳ luân chuyển của NVL, CCDC : Kỳ luân chuyển của NVL, CCDC = Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết để NVL, CCDC quay đủ một vòng. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn và ngược lại. Giá trị NVL, CCDC bình quân Doanh thu thuần Hệ số đảm nhiệm của NVL, CCDC : Hệ số đảm nhiệm của NVL, CCDC = Chỉ tiêu này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng giá trị NVL, CCDC bình quân dùng vào sản xuất kinh doanh. Chỉ tiêu này càng nhỏ thì hiệu quả sử dụng NVL, CCDC càng cao và ngược lại. Ta có thể phân tích hiệu quả sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện thông qua các chỉ tiêu trên như sau: Đánh giá công tác dự trữ : Ta phân tích chỉ tiêu hệ số quay kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ qua bảng sau: Biểu 22 : hệ số quay kho nvl, ccdc Chỉ tiêu 1998 1999 Chênh lệch 1) Giá trị NVL, CCDC xuất dùng 110.307.747.833 87.623.429.715 - 22.684.318.118 2) Giá trị NVL, CCDC tồn đầu năm 12.735.028.871 14.349.972.954 + 1.614.944.085 3) Giá trị NVL, CCDC tồn cuối năm 14.349.972.954 11.827.560.477 - 2.522.412.477 4) Giá trị NVL, CCDC bình quân 13.542.500.912,5 13.088.766.715,5 - 453.734.197 5) Hệ số quay kho của NVL, CCDC 8,15 6,69 - 1,46 Qua số liệu trên cho thấy, hệ số quay kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của năm 1999 giảm so với năm 1998 là 1,46 lần do giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng giảm 22.684.318.118 đồng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho bình quân cũng giảm là 453.734.197 đồng. Điều này chứng tỏ công ty chưa tận dụng hệ số quay kho nhanh, chưa tận dụng được khả năng sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Để phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty, ta dựa vào một số chỉ tiêu như : sức sản xuất, sức sinh lợi của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Biểu 23: sức sản xuất của nvl, ccdc Chỉ tiêu 1998 1999 Chênh lệch 1) Doanh thu 158.900.000.000 128.200.000.000 - 30.700.000.000 2) Giá trị NVL, CCDC bình quân 13.542.500.912,5 13.088.766.715,5 - 453.734.197 3) Hệ số sức sản xuất của NVL, CCDC 12 9,8 - 2,2 Năm 1999, giá trị sản lượng hàng hoá của công ty giảm so với năm 1998 là 30.700.000.000 đồng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bình quân giảm 453.734.197 đồng. Điều này làm cho sức sản xuất của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ năm 1999 giảm so với năm 1998 là 2,2 lần. Như vậy, một đồng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của năm 1999 tạo ra ít doanh thu hơn so với năm 1998. Biểu 24 : sức sinh lợi của nvl, ccdc Chỉ tiêu 1998 1999 Chênh lệch 1) Lợi nhuận 15.298.000.000 9.360.000.000 - 5.930.000.000 2) Giá trị NVL, CCDC bình quân 13.542.500.912,5 13.088.766.715,5 - 453.734.197 3) Hệ số sinh lợi của NVL, CCDC 1 0,7 - 0,3 Trong năm 1998, hệ số sinh lợi của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là 1; năm 1999 là 0,7 giảm 0,3 lần. Như vậy trong năm 1999 một đồng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bỏ ra thu được ít lợi nhuận hơn so voí năm 1998. Trong qua trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên biến động. Vì thế, thúc đẩy tốc độ chu chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng. Để đánh giá tốc độ chu chuyển vốn ở công ty, ta xem xét bảng sau: Biểu 25 : bảng phân tích chỉ tiêu hiệu quả sử dụng nvl, ccdc Chỉ tiêu 1998 1999 Chênh lệch 1) Tổng doanh thu 158.900.000.000 128.200.000.000 - 30.700.000.000 2) Thuế doanh thu 5.427.028.000 (*) 3) Doanh thu thuần 153.472.972.000 128.200.000.000 - 25.272.972.000 4) Giá trị NVL, CCDC bình quân 13.542.500.912,5 13.088.766.715,5 - 453.734.197 5) Số vòng quay của NVL, CCDC 11,83 9,79 - 1,54 6) Kỳ luân chuyển của NVL, CCDC 31,77 36,77 + 5 7) Hệ số đảm nhiệm của NVL, CCDC 0,088 0,102 + 0,014 (*) Từ năm 1999, công ty áp dụng luật thuế GTGT thay cho thuế doanh thu. Qua bảng phân tích cho thấy tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ năm 1999 đã giảm so với năm 1998. Trong đó số vòng quay của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giảm 1,54 vòng , thời kỳ luân chuyển tăng 5 ngày, hệ số đảm nhiệm tăng 0,014. Như vậy, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty năm 1999 sử dụng kém hiệu quả hơn so với năm 1998. Ta có thể xác định được giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiết kiệm hơn hay lãng phí hơn của công ty năm 1999 so với năm 1999 như sau: 128.200.000.000 360 Số NVL, CCDC tiết kiệm (- ) hay lãng phí ( + ) = + 1.780.555.556 đồng x = ( 36,77 – 31,77 ) Như vậy, năm 1999 c Như vậy, năm 1999 công ty lãng phí giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hơn so với năm 1998 là 1.780.555.556 đồng. Tóm lại, qua việc phân tích việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện cho thấy năm 1999 hiệu quả sử dụng kém hơn so với năm 1998. Có thể nói nguyên nhân khách quan ( nguyên nhân chính ) dẫn đến điều này là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính ở Đông Nam á, giá ngoại tệ tăng mạnh... .Bên cạnh đó là các nguyên nhân chủ quan như : máy móc của công ty quá cũ nên mức tiệu hao vật liệu cao, công nhân chưa có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh ... dẫn đến hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của năm 1999 thấp hơn so với năm 1998. phần iii Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện I - Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện : Sự cần thiết: Cùng với sự nghiệp đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển.Hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng phát triển quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh ngiệp. Qua nghiên cứu phần cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và áp dụng lý luận đó vào thực tiễn kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện. Chúng ta càng thấy rõ được vai trò vị trí của thông tin kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Điều này rất có ý nghĩa trong việc thực hiện nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội “ thực hành tiết kiệm triệt để trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh và xây dựng cơ bản “. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế đồng thời sớm hình thành chuẩn mực kế toán theo thông lệ Việt Nam. Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất từ 01/01/1996 được nghiên cứu xây dựng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực chung nhất của kế toán thế giới. Tuy vậy, vẫn còn nhiều tồn tại của cơ chế kế hoạch trong công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : thủ tục còn nhiều và phức tạp hơn so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta phải ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp, có khả năng hội nhập vào hệ thống kế toán thế giới. Nhận biết được tầm quan trọng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quản trị doanh nghiệp, các nhà quản lý Công ty Thiết bị đo điện đã cùng phòng kế toán nghiên cứu tìm ra các phương pháp hạch toán, cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất. 2. Phương hướng chung để hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện : Yêu cầu quản lý đặt ra là ngày càng phải hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện có ý nghĩa là việc thay đổi và bổ xung để công việc được tiến hành có hiệu quả hơn. Việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo những nguyên tắc nhất định. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống, chế độ kế toán. Tuy vậy việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoàn toàn không mang tính quy tắc, ép buộc. Nó được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng điều kiện của mỗi quốc gia. Theo đó, chế độ kế toán Việt Nam có thể vận dụng yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị mình để có thể rút ngắn hay thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước đã ban hành. Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện là phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Ngoài ra, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả của công tác kế toán. Bởi vậy, các giải pháp đề ra cho việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là ngoài việc chấp hành đúng chế độ Nhà nước quy định, công ty cần phải đáp ứng được tính hiệu quả và hiệu năng. Yêu cầu xây dựng chuẩn mực kế toán Việt nam trong tương lai đòi hỏi phải tăng cường hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Điều này đặt ra nhiệm vụ hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện. II - Đánh giá chung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện: Cũng như các doanh nghiệp Nhà nước khác, Công ty Thiết bị đo điện gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng Xã hội chủ nghĩa. Nhưng với sự năng động của bộ máy quản lý, cùng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty đã thực hiện một số chuyển đổi nhằm thích ứng với cơ chế mới. Một chuyển đổi mang tính chất quyết định đó là những cải tiến trong công tác kế toán tài chính, có thể thấy rõ điều đó qua các mặt sau: Thứ nhất: Về bộ máy kế toán của công ty: Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Kế toán ở khách sạn là kế toán báo sổ, mối phân xưởng bố trí một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu thu thập kiểm tra chứng từ ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi phân xưởng lập các báo cáo theo mẫu ...Định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ công ty. Vận dụng hình thức này bảo đảm sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ , kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý. Thứ hai: Về hệ thống chứng từ và phương pháp kế toán Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác xác định giá trị hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho, vì điều này có ảnh hưởng tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Thứ ba: về hình thức sổ hạch toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một công ty lớn. Các sổ sách nhật ký và các bảng biểu kế toán công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống, rõ ràng, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành. Các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. Thứ tư: Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán Công ty đã mạnh dạn vi tính hoá công tác kế toán. Việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của công ty đã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán từ đó tác động đến năng suất lao động và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. Thông qua việc vi tính hoá khối lượng công việc cho lao động kế toán được giảm nhẹ ( về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu kế toán ). So với trước, khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì hiệu quả công tác kế toán ở công ty đã được nâng cao. Thứ năm: Về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đã đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu, đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty là đã xây dựng được một hệ thống định mức vật liệu cho mối loại sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua hệ thống định mức này, công ty có thể tính toán được mức thu mức dự trữ và sử dụng vật liệu. Qua đó công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có hiệu quả hơn. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty có thể thấy rằng : Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tính toán, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng đối tượng sử dụng... Tuy nhiên, bên cạnh những cố gắng và thành tựu đạt được thì công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện còn một số hạn chế nhỏ : Một là: Về công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hai là : Về tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ dụng cụ. Ba là : Về việc phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị lớn. Bốn là : Về lập bảng kê giao nhận chứng từ. Năm là : Về việc lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sáu là : Về việc lập giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảy là : Về việc kiểm kê kho. Tám là : Về việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo điện, qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cô các chú trong phòng kế toán, em đã phần nào đó nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vng mắc trong công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhỏ hy vọng đống góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty. ý kiến thứ nhất: Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Doanh nghiệp cần phải có ban kiểm nghiệm vật tư, ban này chịu trách nhiệm kiểm nghiệm cả về mặt số lượng và chất lượng, chủng loại quy cách vật liệu đồng thời lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Song trên thực tế tại công ty không tổ chức kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Toàn bộ số lượng và chất lượng của vật tư đều khoán cho nhân viên cung ứng vật tư chịu trách nhiệm hoàn toàn. Sau khi tìm được nguồn hàng, công ty đề nghị đơn vị bán gửi đến một số mẫu để công ty chế tạo thử, nếu thành công thì mua lô lớn. Khi vật tư mua về thì thủ kho chỉ quan tâm xem số lượng có khớp với hoá đơn của người bán hay không rồi cho nhập kho mà không hề có sự kiểm tra nào về chất lượng. Chỉ đến khi đưa vào sản xuất nếu bị sai quy cách hoặc kém chất lượng thì nhân viên cung ứng phải chịu trách nhiệm đem hoàn trả , đổi lại hoặc bồi thường. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến sản xuất, có thể dẫn tới ngừng sản xuất do không có nguyên vật liệu hoặc làm giảm tốc độ thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, Mặt khác, chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành và hầu hết đều nhập ngoại với giá rất đắt, do đó chỉ một sai sót của nhân viên cung ứng ( có thể do tiêu cực hoặc thiếu trách nhiệm làm ăn với bạn hàng nước ngoài ) sẽ gây nên biến động lớn tới giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, để quản lý chặt chẽ hơn với việc thu mua và sử dụng vật liệu, muốn cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn thì cần thiết phải kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu qua kiểm nghiệm thấy số nguyên vật liệu mua về không đảm bảo chất lượng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm và thủ kho không được nhập kho. Có như vậy, nguyên vật liệu trong kho mới đảm bảo chất lượng và có thể xuất dùng bất cứ lúc nào. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau : Mẫu số 05 – VT Ban hành theo quyết định1141TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Bảng số ... Đơn vị ... Bộ phận... Số :.... biên bản kiểm nghiệm Ngày ...tháng...năm.... - Căn cứ ....số ....ngày.....tháng ....năm..... của: ...... - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà:.......................Trưởng ban....... Ông, bà:......................Uỷ viên.............. Ông, bà:......................Uỷ viên.............. - Đã kiểm nghiệm các loại : Tên nhãn Phương Số lượng Kết quả kiểm kê STT Hiệu, quy cách vật tư Mã số thức kiểm nghiệm Đơn vị tính theo chứng từ Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F ý kiến của ban kiểm nghiệm: ......................................................................... Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ý kiến thứ hai : Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định ( giá trị nhỏ hơn năm triệu đồng và thời gian sử dụng không quá một năm ). Công cụ dụng cụ của công ty bao gồm các dụng cụ gá lắp chuyên dùng ở các phân xưởng sản xuất, các loại bao bì chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm... Về nguyên tắc, để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất tồn kho công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153 – công cụ dụng cụ được chi tiết làm 3 tiểu khoản : Tài khoản 1531 - Công cụ dụng cụ Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 - Đồ dùng cho thuê Tuy nhiên, hiện nay kế toán công ty sử dụng TK 152 để theo dõi chung cho cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bởi vì công ty dùng chương ttrình kế toán máy và đã tạo lập được mã số chi tiết đến từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể, khi nhập số liệu chứng từ vào máy tính thì kế toán nên đồng thời nhập luôn mã hiệu của vật tư nên có thể theo dõi được tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy vậy, công ty nên sử dụng tài khoản 153 để theo dõi công cụ dụng cụ vì mỗi loại đối tượng cần phản ánh đều có một tài khoản tương ứng với nội dung, kết cấu và cách hạch toán nhất định tạo thành một hệ thống tài khoản thống nhất, việc lập mã số vật liệu chi tiết chỉ góp phần tích cực vào công tác kế toán chứ không thể vì thế mà sử dụng sai hệ thống tài khoản. ý kiến thứ ba : Về việc phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị lớn : Như ta đã biết đối với công cụ dụng cụ xuất dùng có quy mô lớn, giá trị cao, có tác dụng phục vụ cho nhiều chu kỳ sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí. Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán như sau : Bút toán1 : Phản ánh 100% giá trị xuất dùng : Nợ TK142 Có TK153 Bút toán 2 : Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ các tài khoản liên quan ( 627, 641, 642 ) Có TK 142 : Giá trị phân bổ mỗi lần Các bút toán tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ gía trị hao mòn ( bút toán 2 ở trên ) Nhưng hiện nay ở công ty khi xuất dùng công cụ dụng cụ sử dụng cho nhiều kỳ thì kế toán cho hết vào tài khoản chi phí. Kế toán định khoản: Nợ TK liên quan ( 627, 641, 642 ) Có TK 152 : Toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ. Bên cạnh việc công ty sử dụng tài khoản để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ thì theo em, công ty nên sử dụng tài khoản 142 “ Chi phí trả trước “ để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ xuất sử dụng nhiều kỳ và toàn bộ giá trị này được phân bổ dần vào chi phí. Làm như vậy để tránh cho giá thành sản phẩm của công ty bị biến động trong kỳ. ý kiến thứ tư : Về lập bảng kê giao nhận chứng từ Tại công ty Thiết bị đo điện, cứ định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với thẻ kho, nêú thấy khớp thì ký vào thẻ mà không lập “ phiếu giao nhận chứng từ “ giữa kế toán vật liệu và thẻ kho. Vậy theo em, kế toán vật liệu cần lập “ phiếu giao nhận chứng từ nhập NVL, CCDC ” và “ phiếu giao nhận chứng từ xuất NVL, CCDC ” . Vì khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ và phiếu này là cơ sở để ghi vào “ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn “. Hơn nữa, phiếu này là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ như sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) nvl, ccdc Kho.... Tháng....năm.... STT Tên vật tư Phiếu nhập (xuất ) Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận phiếu S. hiệu N. tháng ý kiến thứ năm : Về việc lập bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC : Ta biết rằng, Bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC được mở cho từng kho, tuỳ thuộc vào thời gian do doanh nghiệp quy định, kế toán xuống kho thu thập chứng từ để kê số cột trong bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC. Căn cứ vào Phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi tổng hợp mỗi loại vật tư trên một dòng của bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC. Số tồn kho cuối tháng trên bảng này chính là căn cứ để đối chiếu với Sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Hiện nay tại công ty Thiết bị đo điện có sử dụng bảng luỹ kế nhập (xuất ) NVL, CCDC. Nhưng các bảng này chỉ liệt kê lại các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC. Như vậy thì ưu điểm của phương pháp sổ số dư là giảm khối lượng ghi chép và bị trùng lặp đã không được phát huy. Vì vậy, theo em công ty nên thiết kế lại Bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC theo mẫu sau : Mẫu Bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC : Bảng luỹ kế nhập nvl, ccdc Tháng năm SDĐK : xxx Chứng từ Diễn giải Từ ngày 1đến 5 Từ ngày 6 đến 10 … Tổng cộng cột SH Ngày 1 2 3 4 5 6 7 Cộng SDCK : xxx Ghi chú : Bảng luỹ kế xuất được lập tương tự theo mẫu trên nhưng không có chỉ tiêu số dư. ý kiến thứ sáu:Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể nói, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty rất nhiều chủng loại, giá cả thường xuyên biến động. Xong công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để chủ động trong các trường hợp giảm giá vật tư. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thực sự có ý nghĩa đối với công ty, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại vật tư mua vào nhiều do yêu cầu sử dụng sản xuất. Nếu chuẩn mực kế toán quốc tế ( IAS ) đã xem việc lập dự phòng giảm giá là không thể thiếu được trong hàng tồn kho ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ) thì thông tư số 64 của Bộ Tài chính ngày 15/09/1997 lại càng khẳng định rõ vai trò của dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được lập theo các điều kiện : Việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không được vượt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, và có các bằng chứng về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Hội đồng này do giám đóc công ty thành lập với các thành phần bắt buộc là giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch cung ứng. * Phương pháp lập dự phòng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Số dự phòng được xác định như sau : Số lượng nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ tồn kho mỗi loại Mức dự phòng thực tế cần lập Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại = x * Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập thì toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước Nợ TK 159 Có TK 721 - Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới : Nợ TK 642 Có TK 159 - Trong niên độ kế toán tiếp theo, mà biến động về giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được phản ánh vào tài khoản 412. - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng như trên. Tóm lại, qua các điều kiện, phương pháp lập và phương pháp hạch toán dự phòng trên, em thiết nghĩ công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Như vậy sẽ vừa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. ý kiến thứ bảy : Về kiểm kê kho. Công tác kiểm kê kho ở công ty được tiến hành mỗi năm một lần, nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Công tác kiểm kê kho thường kéo dài, mặt khác công việc đối chiếu kiểm tra giữa thủ kho và kế toán vật liệu lại không thường xuyên do đó khó phát hiện tình trạng thừa, thiếu cũng như tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và không phát hiện được kịp thời. Vì vậy, theo em công ty nên tiến hành kiểm kê kho sáu tháng một lần. Để phục vụ cho việc kiểm kê được nhanh chóng, không kéo dài thời gian, phải kết hợp giữa kho và phòng kế toán. ở kho phải bố trí sắp xếp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học cà ngăn nắp thì khi kiểm kê mới dễ dàng, xử lý nhanh chóng tình trạng thiếu hụt, mất mát. ý kiến thứ tám : Về việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC : Việc sử dụng có hiệu quả NVL, CCDC là một vấn đề bức xúc đối với các doanh nghiệp. Bởi vì sử dụng tốt và có hiệu quả NVL, CCDC sẽ là tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển, mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. ở công ty Thiết bị đo điện, như đã phân tích ở trên, việc sử dụng NVL, CCDC tương đối có hiệu quả tuy rằng hiệu quả sử dụng năm 1999 có thấp hơn so với năm 1998. Vì vậy theo em để khắc phục một số mặt hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC công ty cần : Tận dụng tối đa nguồn vốn tự có, thực hiện các biện pháp huy động vốn và kiến nghị với Nhà nước bổ xung thêm nguồn vốn đầu tư. Vấn đề này muốn giải quyết một cách triệt để công ty cần có sự hỗ trợ tích cực và có hiệu quả của cơ quan chủ quản và các cơ quan chức năng như Tổng công ty Kỹ thuật Thiết bị điện, Tổng cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp, Cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp Hà Nội… Do NVL, CCDC của công ty rất nhiều, đa dạng về chủng loại nên việc quản lý và bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Công ty cần xem xét để quản lý NVL, CCDC tốt hơn tránh hao hụt, hư hỏng đặc biệt là NVL, CCDC nhập ngoại. Hơn nữa bộ phận cung ứng cần nghiên cứu tìm mua NVL, CCDC trong nước thay thế cho hàng nhập ngoại mà vẫn đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm đồng thời tránh phụ thuộc quá nhiều vào thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty cần phải năng động sáng tạo, nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy, công nhân ở phân xưởng phải qua đào tạo cho từng ngành nghề thích hợp với điều kiện sản xuất của công ty. Vậy phương hướng ở đây là : Thứ nhất, tuyển chọn tốt các nhân viên kế toán vật tư đòi hỏi phải có trình độ, trung thực, có thâm niên công tác đảm bảo theo dõi một cách chính xác tránh thất thoát NVL, CCDC. Thứ hai, công ty nên mở các lớp hướng dẫn đào tạo công nhân mới thành công nhân sẩn xuất lành nghề, có trình độ và ý thức trong sản xuất. Nói tóm lại, trong từng giai đoạn phát triển, để phù hợp với qui mô sản xuất , yêu cầu quản lí và hạch toán đúng chế độ kế toán công ty nên nhìn nhận, đánh giá một cách chính xác và có các biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại hiện có nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC. kết luận Qua các phần trình bày ở trên, có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại công ty Thiết bị đo điện cho thấy công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Từ đó công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo điện, em thấy rằng với tư cách là một trong những doanh nghiệp sản xuất lớn của ngành công nghiệp, công ty đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước ta hiện nay công tác tổ chức kế toán của công ty đang được hoàn thiện từng bước. Với mục đích đó, em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đưa ra một số ý kiến nhằm đóng góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy nhiên, do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên những vấn dề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong công ty Thiết bị đo điện cho bản luận văn của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sĩ Phạm Thị Thủy, ban lãnh đạo và các cô các chú phòng Tài vụ của công ty Thiết bị đo điện đã nhiệt tình giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 12 tháng 06 năm 2000. Sinh viên Trần Thị Thuý Quỳnh Tài liệu tham khảo 1- Trích giáo trình tổ chức hạch toán kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân - Bộ Giáo Dục 2 - Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. PTS. Nguyễn Văn Công - Trường Đại học kinh tế quốc dân 3 - Chế độ chứng từ kế toán. 4 - Kế toán và kiểm tra kế toán các doanh nghiệp. 5 - Kế toán thực hành. 6 - Phân tích hoạt động kinh doanh PTS. Nguyễn Mai Đăng - Nguyễn Văn Công - Trường Đại học kinh tế quốc dân. 7 - Sơ đồ hạch toán kế toán và hướng dẫn chuyển sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. 8 - Thống kê doanh nghiệp - Trường Đại học kinh tế quốc dân. 9 - “Báo phát triển kinh tế” 10 - Tạp chí “ Tài chính “ 11 - Tạp chí “ Kế toán “ 12 - Một số luận văn khoá 35, 36, 37. 13 - Một số tài liệu khác. Mục lục Lời nói đầu Phần I : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán. 3 II - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 5 III - Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất 10 IV - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 37 V - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 38 VI - Hạch toán hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế và sự vận dụng của kế toán Việt Nam khi hạch toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ 40 Phần II : Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 44 A - Khái quát chung về công ty Thiết bị đo điện 44 I - Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thiết bị đo điện 44 II - Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty Thiết bị đo điện 47 III - Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Thiết bị đo điện 49 IV - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Thiết bị đo điện 51 B - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 55 I - Khái quát chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 56 II - Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 59 III - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 77 IV - Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 78 Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 85 I - Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 85 II - Đánh giá chung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 87 Kết luận 99 Biểu số 12: bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Tháng 3/2000. Mã vật tư Vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị CV 114002 Móc treo dài Cái 708.630 27.023.630 216.200 8.215.600 190.000 7.239.000 734.830 28.000.230 CV 11A001 Panme đo ngoài Cái 640.030 34.440.055 343.500 18.205.500 191.000 10.130.640 801.530 42.514.915 CV03B301 Lõi điện áp vuông XK Cái 4.500 219.307 20.000 960.000 22.000 1.058.860 2.500 120.447 Cộng 10.317.239.713 11.841.583.451 10.331.262.687 11.827.560.477 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng Biểu số 15: Cty EMIC nhật ký- chứng từ số 5 Tài khoản 331- Phải trả người bán Tháng 3/2000 (Trích) TT Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Ghi nợ TK 331, ghi có TK khác Ghi có TK 331, ghi nợ TK khác Dư cuối kỳ Nợ Có TK111 TK112 .. Cộng TK152 . Cộng Nợ Có 1 Nhà máy Z117 200.000.000 200.000.000 993.755.003 1.093.130.503 893.130.503 2 Công ty Huyndai 150.000.000 231.639.720 231.639.720 381.639.720 3 Bưu điện Tư PHáP Hà Nội 47.623.484 47.623.484 47.623.484 4 Nhà máy Long Hải 1.282.917.562 849.413.880 849.413.880 2.085.988.411 2.190.287.831 2.623.791.513 … Cộng 223.415.730 7.865.234.456 2.869.318.415 5.081.704.676 8.696.671.112 7.666.221.221 10.331.011.402 22.520.505 6.301.068.521 Đã ghi sổ cái ngày 31/3/2000 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng